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ECHANTILLON

II – SAGE GESTION COMMERCIALE POUR QUOI FAIRE 21

SAGE Gestion commerciale permet d'assurer la gestion commerciale d'une entreprise, c’està-dire gérer les stocks de produits, les achats et les ventes en suivant une chaîne devis-bon de livraison-facture.

LA CONFIGURATION CONSEILLÉE EST LA SUIVANTE :✓ ordinateur de type Core™ à plusieurs noyaux de 2 à 4 GHz avec Windows 10✓ mémoire vive de 6 à 24 Go✓ écran plat large de 19" à 24" résolution 1680/1050 - couleurs 32 bits

✓ disque dur 1 To / Ssd 250 Go✓ Lecteur-graveur Dvd/BlueRay✓ Souris Laser 2 boutons + roulette de qualité✓ Accès internet

Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation de sage Gestion commerciale

Sage Gestion commerciale est constitué de plusieurs modules complémentaires qui correspondent à des fichiers exécutables, notamment :

✓ La Gestion commerciale même dossier "gecomaes"

✓ Sage direct dossier "direct"

Il est recommandé de : Désactiver temporairement l'antivirus Décompresser les fichiers avant de les exécuter Mettre en ligne par défaut l'imprimante "pdf sage" (résoud les éventuels problèmes d'affichage de l'application)

POUR INSTALLER SAGE GESTION COMMERCIALE

S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur Lancer Windows Télécharger la dernière version de Sage Gestion commerciale L'ouvrir avec un <double clic> si c'est un fichier .rar ou .zip éventuellement, décompresser les fichiers dans un dossier temporaire Lancer chacun des exécutables par un <double clic> (fichier .exe : setup.exe, Sagedirect.exe…) Suivre les instructions L’installation est automatique

ECHANTILLON

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Comme toute application Windows, il suffit d'utiliser l'icône de l'application.

MENU DÉMARRER

Pour sortir de sage Gestion :

SAGE

SAGE GESTION

BOUTON GAUCHE<CLIC G> SUR LA CASE DEFERMETURE

Lancer sage Gestion commerciale Quitter sage Gestion commerciale Lancer sage Gestion commerciale

BARRE DES TACHESAFFICHER LE BUREAU

<DOUBLE CLIC> SUR L'ICÔNE OU LA BARRE DES TÂCHES

<CLIC G> SUR L'ICONE

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR (en haut, à gauche du ruban)

FERMER (en bas)

MENU FICHIER

MENU FICHIER QUITTER

ECHANTILLON

II – SAGE GESTION COMMERCIALE POUR QUOI FAIRE 23

Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur dans un dossier spécifique.

OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET

CLIQUER SUR LE LIEN OU SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE :https://www.ios.fr/public/exossagegcom.zip

tout en minuscules

<ENTRÉE> la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre

<CLIC G> SUR

SI WINDOWS BLOQUE LE PROGRAMME OU L'ANTIVIRUS BLOQUE LE PROGRAMME<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR INDIQUER UN DOSSIER DE DÉCOMPRESSION (EX : EXERCICES)

<CLIC G> SUR :

POUR VALIDER

Télécharger les exercices Vérifier que les fichiers sont décompressés (à priori "DOCUMENTS\SAGE_GESTCOM ") Toutes les impressions des exercices sont faites en pdf mais vous pouvez aussi, si vous disposez d'une imprimante, les imprimer sur papier.

ECHANTILLON

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ECHANTILLON

III – DIALOGUER AVEC SAGE GESTION COMMERCIALE 25

VOUS ALLEZ ÉTABLIR AVEC VOTRE ORDINATEUR ET AVEC VOTRE LOGICIEL UN DIALOGUE :

Vous allez lui demander d'effectuer un certain nombre d'opérations par l'intermédiaire de la souris et du clavier

Vous allez en constater le résultat à l'écran Vous allez éditer ce résultat (impression, publication, mail, document joint…).

Dans tous les cas, il va être important de travailler en parfaite harmonie avec le logiciel de telle manière que chaque action de votre part détermine un résultat adéquat de sa part. S'il y a pleine compréhension entre l'utilisateur et le logiciel, il n'y a pas de conflit possible et donc pas de problèmes à résoudre

La gestion commerciale est organisée autour d'un fichier principal qu'il faut ouvrir ou créer après avoir lancé l'application "SAGE GESTION COMMERCIALE " pour que les modules et menus deviennent actifs.

ECHANTILLON

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MENU FICHIER

COMMANDE DÉSIGNER LE FICHIER <CLIC G> SUR SAISIR LE MOT DE PASSE (et éventuellement l'utilisateur) PAS DE MOT DE PASSE DANS L'EXEMPLE<CLIC G> SUR

POUR VALIDER

Le fichier en cours doit être fermé avant de pouvoir en ouvrir un autre

Ouvrir le fichier ios.gcm

Elle affiche en fond la fenêtre "SAGE" active.

MENU GESTCOMRUBAN

VOLET GAUCHE

BARRE DE TITRE

MENU SAGE

BARRE D'ÉTAT

ECHANTILLON

III – DIALOGUER AVEC SAGE GESTION COMMERCIALE 27Reconnaître sur votre écran les différentes composantes représentées ci-dessus

� BARRE DE TITRE

� MENU SAGE

� MENU GESTION COMMERCIALE

1 BARRE DE TITRE

� BARRE VERTICALE (volet gauche)

� BARRE D'ÉTAT

La barre de titre est la barre de titre classique d'une fenêtre sous Windows et affiche le nom de l'application et du fichier de gestion commerciale.

Repérer la barre de titre et les informations qu'elle affiche

2 MENU SAGE

Il propose différents écrans permettant d'accéder à des informations complémentaires. L'accueil permet notamment de lancer le module désiré.

BOUTON GAUCHE<CLIC G> SUR UN MENU POUR AFFICHER L'ÉCRAN

Afficher l'un après l'autre chacun des menus

Il est possible de rassembler les éléments du menu les plus utilisés dans l'onglet

MENU FENÊTRECOMMANDE

3 MENU GESTION COMMERCIALEUne fois le fichier ouvert, les différentes commandes gérant la gestion commerciale s'affichent.

ECHANTILLON

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR LE MENU POUR LE DÉROULER

<ALT> + LETTRE SOULIGNÉE DU MENU

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Tester les différents menus avec la souris puis le clavier

4 BARRE VERTICALE

La barre verticale affiche un regroupement plus synthétique des commandes que le menu. Pour l'afficher.

MENU FENÊTRECOCHER

Afficher la barre verticale

5 BARRE D'ÉTATLa barre d'état donne des informations sur le fichier, la monnaie, la date, etc.

Elle affiche les informations liées à la commande Sage en cours.

Il est recommandé d'utiliser les fenêtres une par une, d'ouvrir celle dont on a besoin puis de la fermer lorsqu'elle est inutile, plutôt que de gérer de multiples fenêtres à l'écran

FILTRE DES ÉLÉMENTS

BARRE DE TITRE

BARRE D'OUTILS

CASE DE REDUCTION

CASE D'AGRANDISSEMENT

LISTE DES ÉLÉMENTS

CASE DE FERMETURE D'ACTUALIT

ECHANTILLON

III – DIALOGUER AVEC SAGE GESTION COMMERCIALE 29 1 DISPOSITION DES FENÊTRES

Les fenêtres ont trois états possibles :

plein écran :

la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille

en fenêtre :

la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran ;

sa forme et sa taille sont personnalisables

en icône

:

l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. Elle ne peut pas être déplacée

Les différentes cases en haut et à droite des fenêtres permettent d'afficher ces états :

case de RÉDUCTION

case D'AGRANDISSEMENT

case de RESTAURATIONcase de FERMETURE

<CLIC G> CASE DE RÉDUCTION

<CLIC G> CASE DE RÉDUCTION

réduit la fenêtre en icôneagrandit de fenêtre à plein écranréduit de plein écran à fenêtreferme la fenêtre

<CLIC G> CASE D'AGRANDISSEMENT

<CLIC G> CASE RESTAURATION

<CLIC G> CASE DE FERMETURE <CLIC G> SUR DE L'ICÔNE EN BAS ET À GAUCHE DE L'ÉCRAN

Afficher la liste des clients plein-écran à partir du volet droit, restaurez-la en fenêtre puis réduisez la en icône - Restaurez-la de nouveau en fenêtre

2 MANIPULATION DES FENÊTRESLa position et la taille d'une fenêtre peuvent être modifiées.

BOUTON GAUCHE

POINTER sur LA BARRE DE TITRE :

FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE POUR MODIFIER LA POSITION

BOUTON GAUCHE

ECHANTILLON

POINTER sur L'ANGLE DE LA FENÊTRE

formes ou du pointeur FAIRE GLISSER LE POINTEUR DE LA SOURIS JUSQU'À LA DIMENSION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE POUR MODIFIER LA TAILLE

30le pointeur peut aussi être positionné sur un des côtés de la fenêtre ; il prend alors la forme

ou selon que l'un ou l'autre des cotés horizontaux et verticaux ait été sélectionné ; seule la longueur ou la hauteur de la fenêtre peuvent alors être modifiées

Modifier la position et la taille de la fenêtre de la liste des clients Restaurez sa taille et position antérieure

3 MENU CONTEXTUELComme dans toutes les applications sous Windows, il s'affiche avec un clic droit

BOUTON DROIT<CLIC D> SUR UN ÉLÉMENT POUR AFFICHER SON MENU CONTEXTUEL

Sélectionner un client Afficher son menu contextuel

4 PERSONNALISATION DES FENÊTRES

La présentation des données dans les fenêtres peut être personnalisée, les colonnes de données, leur largeur, leur ordre…

BOUTON DROIT<CLIC D> DANS LA FENÊTRE

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE LIBELLÉ DE COLONNE

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER

ECHANTILLON

III – DIALOGUER AVEC SAGE GESTION COMMERCIALE 31

BOUTON GAUCHE

POINTER sur LA TÊTE DE COLONNE :FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION DÉSIRÉE

Afficher comme ci-après la liste des clients

BOUTON GAUCHEPOINTER sur LE CÔTÉ DROIT DE LA TÊTE DE

COLONNE forme du pointeur FAIRE GLISSER JUSQU'À LA DIMENSION DÉSIRÉE DE LA COLONNE

Le système permet d'annuler certaines actions (mais pas les actions de suppression)

<CTRL> Z

<CLIC G> SUR

MENU ÉDITION

ECHANTILLON

ECHANTILLONIV –L'ORGANISATION 33

L'organisation est liée à la structure juridique.

À l'installation du logiciel, un dossier "sage/ i gestion commerciale " est créé : L'un dans les documents personnels ex : C:\Users\xxxxx\Documents\Sage (il contient un fichier .RGC qui est un raccourci vers le fichier de données dont vous pouvez mettre une copie sur le bureau pour accéder directement à votre fichier) L'autre dans les documents publics : C:\Users\Public\Documents\Sage (il contient des fichier de données exemple .MAE et .GCM)

1 OUVERTURE DU FICHIER COMMERCIAL

Le fichier contenant la gestion commerciale est ouvert à partir de l'application même.

COMMANDEDÉSIGNER LE FICHIER

MENU FICHIER

<CLIC G> SUR SAISIR LE MOT DE PASSE (et éventuellement l'utilisateur)PAS DE MOT DE PASSE DANS L'EXEMPLE<CLIC G> SUR

POUR VALIDER

Le fichier en cours doit être fermé avant de pouvoir en ouvrir un autre

2 CRÉATION DU FICHIER COMMERCIALPour une nouvelle structure, il est nécessaire d'associer un fichier comptable (commun aux différents logiciels).

<CLIC G> SUR<CLIC G> SUR<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR DÉSIGNER LE FICHIER

<CLIC G> SUR

MENU FICHIER

ECHANTILLON

34

3 EXERCICE

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR (nous allons ici le créer de toutes pièces)

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE DOSSIER ET NOMMER LE FICHIER

<CLIC G> SUR<CLIC G> SUR<CLIC G> SUR

Créer le fichier de la société" Informatique & Industrie" à partir du fichier comptable "comptaI&I.mae" pour l'exercice en cours en récupérant tous les éléments – Le nommer gestionI&I.gcm

Ces informations, issues du fichier comptable, peuvent être modifiées directement (dans ce même fichier).

1 IDENTIFICATIONFigurent ici les éléments tels que nom, adresse, identifiants administration…

<CLIC G> POURAFFICHER LESINFORMATIONS LIÉES

<CLIC G> POUR

MODIFIER LA LARGEURECHANTILLON

IV –L'ORGANISATION 35

MENU FICHIER

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR RENSEIGNER OU VÉRIFIER LES INFORMATIONS

POUR VALIDER

C'est aussi cette fenêtre qui donne accès à la monnaie du compte.

IDENTIFICATION

ONGLET CHOISIR "EURO"

POUR VALIDER

Vérifier le paramétrage de l'identification de la société et de sa monnaie comme ci-avant

2 CONTACTS Les différents contacts de la société sont affichés ici.

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

MENU FICHIER

- la liste des contacts s'affiche

ECHANTILLON

<CLIC G> SUR

POUR CRÉER UN NOUVEAU CONTACTPOUR VALIDER

36

Le volet "contact" est un volet spécifique de la fenêtre "identification"

Créer le contact "PETIT" et paramétrer les contacts comme ci-avant

3 COMPTES GÉNÉRAUX Les comptes sont préparamétrés mais il est prudent de vérifier ce paramétrage.

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

MENU FICHIER

<CLIC G> SUR la structure de la codification, reprise de la comptabilité, s'affiche ici

Il faut cliquer sur

POUR VALIDER

après toute modification

<FAIRE GLISSER> POURMODIFIER LA LARGEUR DES COLONNES

ECHANTILLON

IV –L'ORGANISATION 39 2 JOURNAUX

Les journaux vont regrouper les écritures par nature. On distingue les journaux d'achat, de ventes, de trésorerie, des immobilisations, de paie, des od…

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

La liste des journaux s'affiche

MENU STRUCTURE

Pour afficher un journal, il suffit de faire un double-clic dessus ou un <clic g> sur

Afficher le journal "achats" et visualiser les différentes informations

3 BANQUESC'est ici la liste des banques et les comptes bancaires associés.

<CLIC G> SUR<CLIC G> SUR

MENU STRUCTURE

TYPE DE JOURNALDÉTERMINÉ À LA CRÉATION

CRÉE UN NOUVEAUJOURNAL

ECHANTILLON

40

Afficher la banque ci-avant

Pour afficher la banque, il suffit de faire un double-clic dessus ou un <clic g> sur

Pour afficher le compte bancaire associé, il suffit de sélectionner l'ongletfaire un double-clic sur le compte ou un <clic g> sur

Afficher le compte associé

ECHANTILLON

et de

IV –L'ORGANISATION 41 4 TAUX DE TAXE

Les taux de taxe (Tva) et les comptes associés sont préparamétrés dans le logiciel ; néanmoins, les taux existants peuvent évoluer ou de nouveaux taux voir le jour.

<CLIC G> SUR

MENU STRUCTURE

<CLIC G> SUR la fenêtre des taux de taxe s'affiche

<DOUBLE CLIC> SUR LALIGNE POUR L'AFFICHER

Afficher les taux de Tva et le détail du taux Tva collectée à 20%

<CLIC G> POUR MODIFIERLA SÉLECTION

DOIT ÊTRE COHÉRENT AVECLE PARAMÉTRAGE DE LA TVA

ECHANTILLON

42 5 MODÈLES ET MODES DE RÉGLEMENT

Les modèles créés et modes de règlement associés en comptabilité sont disponibles dans la gestion commerciale où ils peuvent être enrichis.

<CLIC G> SUR

MENU STRUCTURE

<CLIC G> SUR la fenêtre des modèles de règlement s'affiche

Afficher les modèles de règlement existants

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

MENU FICHIER

SÉLECTIONNER RENSEIGNER OU VÉRIFIER LES INFORMATIONS

POUR VALIDER

ECHANTILLON

50

Renseigner les nomenclatures suivantes :

La comptabilité d'une entreprise doit être à l'abri de toute intrusion. Pour ce faire, seuls les utilisateurs répertoriés y ont accès. L'administrateur possède, lui, la totalité des droits.

1 MODIFIER LE MOT DE PASSE ADMINISTRATEUR Si cela n'a pas été fait à l'installation, le mot de passe administrateur doit être personnalisé.

MENU FICHIER

CONNECTÉ COMME ADMINISTRATEUR<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR la fenêtre de modification s'affiche

SAISIR ANCIEN ET NOUVEAU MOTS DE PASSE

POUR VALIDER

Pour qu'un mot de passe soit efficace, il doit comprendre au minimum 8 caractères avec au moins une majuscule et un chiffre

ECHANTILLON

Modifier votre mot de passe – bien le mémoriser (ou le noter)

IV –L'ORGANISATION 51 2 CREÉR UN UTILISATEUR

L'administrateur doit créer les utilisateurs autorisés à utiliser le logiciel.

MENU FICHIER

CONNECTÉ COMME ADMINISTRATEUR<CLIC G> SUR<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR la fenêtre de saisie s'affiche

SAISIR LES INFORMATIONS

POUR VALIDER

Créer un utilisateur comme ci-dessous

La liste des utilisateurs se met à jour.

3 GÉRER LES AUTORISATIONS

Un utilisateur a des droits limités. Ceux-ci peuvent être personnalisés pour tenir compte du travail effectif de cet utilisateur (ex : saisie des achats, saisie des ventes, paie…).

MENU FICHIERCONNECTÉ COMME ADMINISTRATEUR

<CLIC G> SUR<CLIC G> SUR AFFICHER L'UTILISATEUR À PARAMÉTRER

<CLIC G> SUR L'ONGLET les informations d'autorisation s'affichent

DÉVELOPPER LA BRANCHE À MODIFIER SÉLECTIONNER L'ÉLÉMENT À PARAMÉTRER (précédé d'un verrou) <CLIC G> SUR OU POUR MODIFIER LES AUTORISATIONS IDEM POUR CHAQUE ÉLÉMENT À MODIFIER

ECHANTILLON

POUR VALIDER

52L'opération doit être effectuée élément par élément et est donc assez longue

<CLIC G> sur

pour

L'ÉLÉMENT développer

<CLIC G> sur

pour réduire

élément verrouillé :

élément autorisé : élément accessible élément non accessible

1- SÉLECTIONNER

pour l'autoriser

pour le verrouiller pour le verrouiller pour l'autoriser

Pour l'utilisateur Durand, paramétrer les autorisations suivantes : Documents des ventes : "tout autoriser" Documents des achats : "tout autoriser" Documents des stocks : "tout interdire"

ÉTAT ACTUEL DEL'ÉLÉMENT

2- MODIFIER LEVERROUILLAGE

ECHANTILLON