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Support de cours

utlook 2016™


Comment utiliser Outlook sous Windows ?

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De quoi est composée une fenêtre Outlook ? Comment utilise-t-on la souris et le clavier avec Outlook, où se trouvent le ruban, la barre d'outils, à quoi servent-ils ?... Comment utiliser la messagerie ? Quelles sont les règles à suivre pour créer un compte, envoyer un message, recevoir un message ? … Comment utiliser le calendrier ? Comment créer un rendez-vous, émettre un rappel, inviter des contacts à une réunion ?...

Comment gérer les contacts ? En ajouter à partir d'un message, les regrouper, les localiser, les joindre ?… Comment créer des tâches ? Consulter leur état d’achèvement, les marquer comme finies ?… Comment créer des notes ? …Les mettre sur le bureau ?...

Enfin, Comment gérer les fichiers Outlook ? Les sauvegarder, créer un profil, le sauvegarder, le restaurer?...

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Ce cours répond à toutes ces questions et bien d'autres encore, de manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous deviendra vite indispensable, posé à coté de votre ordinateur

Cet ouvrage a été entièrement réalisé avec Microsoft ™ Word ®2016,

Images des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft ™


SOMMAIRE WINDOWS ................................................................................................................................ 3 SOURIS .............................................................................................................................................................. 3 1 2 3 4

B.

CLAVIER ............................................................................................................................................................. 5 1 2 3 4 5

C.

II.

STRUCTURE .................................................................................................................................................................7 COMPOSITION ............................................................................................................................................................7 BARRE DE TITRE ..........................................................................................................................................................8 RUBAN .........................................................................................................................................................................8 BARRE D'ÉTAT .............................................................................................................................................................9 BARRE ACCÉS RAPIDE .................................................................................................................................................9 MENUS CONTEXTUELS................................................................................................................................................9 BOITES DE DIALOGUE .............................................................................................................................................. 10

FENÊTRES WINDOWS 10 ................................................................................................................................ 14 1 2 3 4 5

E.

PAVES ..........................................................................................................................................................................5 TOUCHES SPÉCIALES ...................................................................................................................................................5 TOUCHES DE RACCOURCI ...........................................................................................................................................6 TOUCHES AUTRES .......................................................................................................................................................6 ADAPTATION ...............................................................................................................................................................6

FENÊTRES STANDARDS ..................................................................................................................................... 7 1 2 3 4 5 6 7 8

D.

PRINCIPE......................................................................................................................................................................3 UTILISATION ................................................................................................................................................................3 VOCABULAIRE .............................................................................................................................................................3 ADAPTATION ...............................................................................................................................................................4

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A.

STRUCTURE .............................................................................................................................................................. 14 COMPOSITION ......................................................................................................................................................... 15 BARRE DE TITRE ....................................................................................................................................................... 15 VOLET GAUCHE ........................................................................................................................................................ 16 ZONES ACTIVES ........................................................................................................................................................ 16

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I.

GUIDE / DIDACTICIEL ...................................................................................................................................... 20

OUTLOOK POUR QUOI FAIRE ................................................................................................. 21 A. B. C. D.

CONFIGURATION ............................................................................................................................................ 21 INSTALLATION ................................................................................................................................................. 21 ENTRER / QUITTER.......................................................................................................................................... 22 EXERCICES ....................................................................................................................................................... 22

III. LA MESSAGERIE ...................................................................................................................... 25 A.

CRÉER UN COMPTE DE MESSAGERIE ............................................................................................................. 26 1 2 3

B.

LE COMPTE PROFESSIONNEL................................................................................................................................... 26 LE COMPTE PERSONNEL .......................................................................................................................................... 27 LE COMPTE MICROSOFT .......................................................................................................................................... 28

PARAMÉTRER LA MESSAGERIE ...................................................................................................................... 29 PARAMÉTRER LE COMPTE ....................................................................................................................................... 29 CONFIGURER LE COMPTE ........................................................................................................................................ 30 REMISER LES MESSAGES.......................................................................................................................................... 32 TESTER LE COMPTE .................................................................................................................................................. 32 COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE .............................................................................................................................. 32 MODIFIER UN COMPTE ........................................................................................................................................... 33 SUPPRIMER UN COMPTE......................................................................................................................................... 33 REGROUPER LES COMPTES ..................................................................................................................................... 34 L'AFFICHAGE ............................................................................................................................................................ 35

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1 2 3 4 5 6 7 8 9

C.

ENVOYER UN MESSAGE.................................................................................................................................. 35 1 2 3 4 5 6 7 8

INDIQUER LES DESTINATAIRES ................................................................................................................................ 36 SAISIR L'OBJET .......................................................................................................................................................... 37 COMPOSER LE MESSAGE ......................................................................................................................................... 37 ENVOYER LE MESSAGE ............................................................................................................................................ 38 METTRE EN FORME LE MESSAGE ............................................................................................................................ 38 CRÉER UNE SIGNATURE ........................................................................................................................................... 40 SIGNER LE MESSAGE ................................................................................................................................................ 40 JOINDRE DES FICHIERS............................................................................................................................................. 41


9 S'ASSURER DE LA RÉCEPTION ...................................................................................................................................43 10 INDICATEURS ET BOUTONS DE VOTE ......................................................................................................................43

RECEVOIR DES MESSAGES...............................................................................................................................44 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

E. F.

LA CONVERSATION ...................................................................................................................................................45 LIRE LES MESSAGES ..................................................................................................................................................45 RÉPONDRE À UN MESSAGE REÇU ............................................................................................................................46 CLASSER LES MESSAGES ...........................................................................................................................................47 TRIER LES MESSAGES ................................................................................................................................................48 SUPPRIMER LES MESSAGES......................................................................................................................................49 LES MESSAGES DOUTEUX .........................................................................................................................................50 BLOQUER DES EXPÉDITEURS ....................................................................................................................................52 CRÉER DES RÈGLES DE RÉCEPTION ..........................................................................................................................54 EXERCICE ...................................................................................................................................................................56

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D.

LES FLUX RSS ....................................................................................................................................................57 LES RESEAUX SOCIAUX ....................................................................................................................................58 1. LE VOLET DE PERSONNES .........................................................................................................................................58 2. AFFICHER LES INFORMATIONS .................................................................................................................................58

IV. LE CALENDRIER ....................................................................................................................... 61

LE RENDEZ-VOUS .............................................................................................................................................62 1 2 3 4 5 6 7 8 9

B.

LA RÉUNION.....................................................................................................................................................67 1 2 3 4 5

C.

AFFICHER PÉRIODE ET PÉRIODICITÉ .........................................................................................................................62 CRÉER UN RENDEZ-VOUS .........................................................................................................................................63 RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS ..............................................................................................................................64 MODIFIER UN RENDEZ-VOUS ...................................................................................................................................64 METTRE EN FORME LE RENDEZ-VOUS .....................................................................................................................65 ASSOCIER DES FICHIERS ............................................................................................................................................65 CRÉER UN RAPPEL ....................................................................................................................................................66 PERSONNALISER LES CATÉGORIES ...........................................................................................................................66 PERSONNALISER LE RENDEZ-VOUS ..........................................................................................................................67

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A.

FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION ........................................................................................................................67 RENSEIGNER UNE RÉUNION.....................................................................................................................................68 ACCEPTER / REFUSER................................................................................................................................................69 AJOUTER DES PARTICIPANTS ...................................................................................................................................69 AFFICHER LA PLANIFICATION ...................................................................................................................................70

LE CALENDRIER ................................................................................................................................................71 CRÉER UN CALENDRIER ............................................................................................................................................71 CRÉER UN GROUPE DE CALENDRIER........................................................................................................................71 REGROUPER DES CALENDRIERS ...............................................................................................................................72 COPIER / DEPLACER / SUPPRIMER UN CALENDRIER ...............................................................................................72 RENOMMER UN CALENDRIER ..................................................................................................................................73 AFFICHER/MASQUER UN CALENDRIER ....................................................................................................................73 SUPERPOSER LES CALENDRIERS ...............................................................................................................................73 COLORER LES CALENDRIERS .....................................................................................................................................74 MANIPULER DES RENDEZ-VOUS ..............................................................................................................................74 PLANIFIER LES HEURES .............................................................................................................................................75 HEURES DE TRAVAIL .................................................................................................................................................76 JOURS FÉRIÉS ............................................................................................................................................................76 PUBLIER UN CALENDRIER .........................................................................................................................................78 ENVOYER UN CALENDRIER .......................................................................................................................................79 PARTAGER UN CALENDRIER .....................................................................................................................................80 S'ABONNER À UN CALENDRIER ................................................................................................................................81 PARTAGER UN CALENDRIER OUTLOOK.COM OU .FR ..............................................................................................82 SYNCHRONISATION IPHONE ....................................................................................................................................82 SYNCHRONISATION SMARTPHONE ANDROÏD .........................................................................................................83

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1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

V.

A. B. C. D. E. F.

LES CONTACTS ........................................................................................................................ 85 CRÉER UN CONTACT ........................................................................................................................................85 ENREGISTRER UN CONTACT DE MESSAGERIE ................................................................................................86 AFFICHER LA CARTE DE VISITE ........................................................................................................................87 PERSONNALISER LA CARTE DE VISITE .............................................................................................................88 CRÉER UN GROUPE..........................................................................................................................................89 AFFICHER LES CONTACTS ................................................................................................................................90


G. H. I. J.

AFFICHER L'ACTIVITE ...................................................................................................................................... 91 MODIFIER UN CONTACT ................................................................................................................................. 92 LOCALISER UN CONTACT ................................................................................................................................ 92 JOINDRE UN CONTACT ................................................................................................................................... 94

VI. LES TÂCHES ............................................................................................................................. 95 LA BARRE DES TÂCHES.................................................................................................................................... 95 CRÉER UNE TACHE .......................................................................................................................................... 96 AFFICHER LES TACHES .................................................................................................................................... 96 MODIFIER UNE TACHE .................................................................................................................................... 97 AFFECTER UNE TÂCHE .................................................................................................................................... 97 AUTOMATISER UNE TACHE ............................................................................................................................ 98 TERMINER UNE TÂCHE ................................................................................................................................... 98 TRIER LES TÂCHES ........................................................................................................................................... 99 SUPPRIMER UNE TÂCHE ................................................................................................................................. 99

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A. B. C. D. E. F. G. H. I.

VII. LES NOTES............................................................................................................................. 101 A. B. C. D.

CRÉER UNE NOTE .......................................................................................................................................... 101 GÉRER UNE NOTE ......................................................................................................................................... 102 AFFICHER LES NOTES .................................................................................................................................... 102 METTRE SUR LE BUREAU .............................................................................................................................. 102

VIII. GERER LES FICHIERS OUTLOOK............................................................................................ 103

CRÉER UN FICHIER OUTLOOK ....................................................................................................................... 103 DÉFINIR LE FICHIER PAR DÉFAUT ................................................................................................................. 104 SUPPRIMER UN FICHIER ............................................................................................................................... 105 COMPACTER UN FICHIER.............................................................................................................................. 105 PROTÉGER UN FICHIER ................................................................................................................................. 106 SAUVEGARDER UN FICHIER .......................................................................................................................... 106 LE PROFIL ...................................................................................................................................................... 107 SAUVEGARDR LE PROFIL .............................................................................................................................. 108 EXCHANGE .................................................................................................................................................... 108

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A. B. C. D. E. F. G. H. I.

IX. EXERCICES ............................................................................................................................. 109 IOS.PST .......................................................................................................................................................... 109

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A.


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I – WINDOWS Ce cours présente différentes rubriques repérées par une icône

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DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION : 3 COMMANDES À SE RAPPELER : <CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX <CLIC D> POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR <DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX

des informations viennent compléter ces procédures

des exemples viennent illustrer ces procédures

des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances

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des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir

des exercices permettent de tester les procédures et d'appliquer vos connaissances

des procédures avancées décrivent des actions plus complexes

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des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas de chaque page


2 SOUVENT, UNE ACTION PEUT ÊTRE EFFECTUÉE SELON PLUSIEURS MÉTHODES :

2ÈME MÉTHODE

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1ÈRE MÉTHODE

Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler. CES ACTIONS PEUVENT ÊTRE EFFECTUÉES AVEC PLUSIEURS MOYENS :

Avec le bouton gauche de la souris

Avec le bouton droit de la souris

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Avec le clavier

Windows demande l’utilisation du bouton gauche et du bouton droit de la souris ainsi que du clavier. L'écran tactile, lui, est manipulé avec les doigts.

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ELLES PEUVENT CONCERNER DIFFÉRENTS ENDROITS DE L'ÉCRAN : L'angle bas/gauche avec le MENU DÉMARRER L'angle bas/droite pour afficher le BUREAU Des emplacements spécifiques (NOTIFICATIONS, BARRE DES TÂCHES…) N'importe quelle zone de l'écran (MENU CONTEXTUEL).


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Pour bien utiliser Windows, il faut savoir démarrer ou arrêter à volonté une session, accéder simplement au bureau de Windows, lancer des applications et gérer les fichiers.

La souris permet d'actionner les commandes des menus et de déplacer le pointeur ; le déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran.

1 PRINCIPE

Le POINTEUR de la souris a le plus souvent la forme d’une flèche : Le déplacement de cette flèche est proportionnel à celui de la souris sur le tapis <CLIC G> (appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) affiche le point d’insertion à la position du pointeur : .C’est là que les données vont s’insérer <CLIC D> (appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche la barre d'outils et le menu contextuel lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné La ROULETTE permet de se déplacer dans le document comme avec l'ascenseur vertical ou de modifier le zoom du document (en gardant <CTRL> enfoncé) ; il est aussi possible d'appuyer sur le bouton de la roulette.

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Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage de ne rien faire et d’attendre qu’il reprenne une forme normale (le processeur est occupé)

2 UTILISATION

Allonger et poser de manière souple la main au-dessus de la souris (main gauche ou droite selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, activer alors dans le panneau de configuration de la souris Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main Déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton de la souris La roulette centrale permet de faire défiler le document (soit en faisant tourner cette roulette, soit en cliquant dessus puis en déplaçant verticalement la souris), en maintenant <CTRL> enfoncé de modifier le zoom et en cliquant dans la barre des tâches de créer une nouvelle session d'une application en cours (avec CTRL).

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3 VOCABULAIRE

signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré <CLIC G> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton gauche de la souris <CLIC D> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris <DOUBLE CLIC> signifie appuyer 2 fois rapidement sur le bouton gauche de la souris <FAIRE GLISSER> signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé (généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action POINTER


4

4 ADAPTATION

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L'adaptation de la souris à son utilisateur est la condition essentielle à une utilisation aisée de Windows. Le panneau de configuration permet d'effectuer ces réglages.

PANNEAU DE CONFIGURATION

<CLIC G> SUR CHOISIR L'ONGLET RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR

DÉPLACER LA SOURIS POUR TESTER MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS

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POUR VALIDER

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PANNEAU DE CONFIGURATION

<CLIC G> SUR CHOISIR L'ONGLET

RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR

MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS

<DOUBLE CLIC> SUR

(POUR TESTER)


I – WINDOWS

ILL ON

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Vérifier le bon réglage de la vitesse de la souris et du double-clic. Modifiez-les éventuellement

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Le clavier est très utilisé dans Windows 10.

BARRE ESPACE

1 PAVES

Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (pour le texte), d'un pavé numérique (à droite) et d'un pavé directionnel (au milieu). Il est conseillé de bien utiliser chaque pavé en fonction des données à saisir.

2 TOUCHES SPÉCIALES

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Les touches spéciales se combinent aux autres touches (touches de raccourci) afin d'exécuter rapidement des actions définies dans une application donnée ou dans le système d'exploitation : <ALT>

: à gauche de la barre espace

<CTRL> <MAJ>

<ALTGR>

<WINDOWS>

: au niveau de la barre espace aux extrémités droite et gauche : flèches vers le haut au-dessus des touches <CTRL>

: à droite de la barre espace : à côté des touches <CTRL> avec un symbole Windows


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3 TOUCHES DE RACCOURCI La touche Windows

est utilisée sous Windows 10 pour appeler le menu démarrer. APPEL MENU DÉMARRER

AFFICHE LE BUREAU

+ - ECHAP

ZOOME OU DÉZOOME

+H

PARTAGER

+

SAISIE

4 TOUCHES AUTRES

AFFICHAGE FENÊTRES OUVERTES

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+D

+ TAB

+I

ALT + TAB

RECHERCHE LOCALE DES CARACTÈRES SAISIS

ÉCRAN PARAMÈTRES BASCULE ENTRE FENÊTRES

Les autres touches de raccourci sont communes à la plupart des applications du bureau et permettent d'effectuer directement sélections ou actions. VALIDATION D'UNE ACTION

<ENTRÉE>

<CTRL>

<MAJ>

(dépendent de l'application)

ANNULATION D'UNE ACTION

<INS> <SUPPR> <RETOUR>

TOUCHES DE MODIFICATION

ATTRIBUTION DE FORMAT / OPTIONS DE SÉLECTION / AJOUT

<ALT>

ÉTENDRE /ACTION INVERSEDIRECTION OPPOSÉE

<TAB> <ORIGINE> <FIN> <PGPR> <PGSV>

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<F1>À <F12>

TOUCHES DE FONCTION

<ECHAP>

ACTIONS LIÉES À LA FENÊTRE D'APPLICATION (choix de

commandes, sélection options)

TOUCHES DE DÉPLACEMENT OU DE SÉLECTION

5 ADAPTATION

L'adaptation du clavier à son utilisateur est paramétrable.

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PANNEAU DE CONFIGURATION

<CLIC G> SUR CHOISIR L'ONGLET

RÉGLER LA POSITION DES CURSEURS ESSAYER LE CLAVIER POUR TESTER MODIFIER SI NÉCESSAIRE POUR VALIDER


I – WINDOWS

ILL ON

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Vérifier le bon réglage du clavier. Modifiez-le éventuellement

Les fenêtres sont à la base du fonctionnement du bureau de Windows. Toute application, tout dossier, tout fichier de données (document) est ouvert dans une fenêtre. Leur contenu peut être très varié : des données texte, des données chiffres, des images, des icônes…

1 STRUCTURE

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LES FENÊTRES ONT 3 ÉTATS POSSIBLES : plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. Elle ne peut pas être déplacée LES DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES : la case de RÉDUCTION

: réduit la fenêtre en icône

la case D'AGRANDISSEMENT

: agrandit de fenêtre à plein écran

la case de RESTAURATION la case de FERMETURE

: réduit de plein écran à fenêtre

/

: ferme la fenêtre

2 COMPOSITION

Une fenêtre, notamment d'application, est structurée de manière standard :

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LA BARRE DE TITRE affiche le nom de la fenêtre LE RUBAN affiche les outils de la fenêtre regroupés dans des MENUS LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus utilisés LA BARRE D'ÉTAT affiche des informations sur le contenu de la fenêtre DES MENUS CONTEXTUELS permettent de gérer les objets DES BOÎTES DE DIALOGUE précisent les actions


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RUBAN

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BARRE D’OUTILS "ACCÈS RAPIDE"

CASE DE RÉDUCTION

CASE D’AGRANDISSEMENT

BARRE DE TITRE

CASE DE FERMETURE

BARRE D'ÉTAT

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Ouvrir Outlook et repérer les différents éléments de la fenêtre

3 BARRE DE TITRE

Elle affiche le nom de la fenêtre, pour une application le nom de l'application et du document. BARRE D’OUTILS "ACCÈS RAPIDE"

4 RUBAN

NOM DU DOCUMENT ET DE L'APPLICATION

CASES DE RÉDUCTION / AGGRANDISSEMENT

Le ruban propose les outils appropriés à la manipulation des données sélectionnées.

BOUTON GAUCHE

EC

<CLIC G> SUR UNE SÉLECTION


I – WINDOWS

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5 BARRE D'ÉTAT Elle donne des informations complémentaires. AFFICHAGES

6 BARRE ACCÉS RAPIDE

ZOOM

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ÉTAT

En haut et à gauche, elle permet un accès immédiat aux commandes.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR L'UN DES OUTILS

7 MENUS CONTEXTUELS

Ils sont disponibles à tout moment dans les applications ou le système d'exploitation. Ils permettent d'afficher les principales commandes de gestion d'un objet.

BOUTON DROIT

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POINTER SUR UN MESSAGE, UN CONTACT, UN RENDEZ-VOUS <CLIC D>

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le menu s’affiche


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Le système d'exploitation Windows et les applications fonctionnant sous ce système sont basées sur la notion d'objet ; un objet a des propriétés et permet de faire des actions : Ex1 : un balai a pour propriété d'être allongé, d'avoir un manche en plastique ou en bois et une brosse au bout ; l'action naturellement associée est de "balayer" Ex2 : une corbeille à papier peut avoir comme propriété d'être en plastique, verte, ajourée ; les actions associées vont être de la "remplir" et de la "vider". ces principes sont applicables à n'importe quelle sélection de l'écran (objet) ; le menu contextuel donne accès aux propriétés et aux actions associées Pointer sur la barre des tâches, <CLIC D> sur le bureau de Windows, sélectionner la corbeille, <CLIC D> Pointer sur le fond de l'écran, <CLIC D>

8 BOITES DE DIALOGUE

Le ruban de l'application ouverte affiche la plupart des outils nécessaires. Cependant, pour une utilisation plus avancée, les boites de dialogue proposent des options complémentaires.

BOUTON GAUCHE

DANS LE RUBAN, À DROITE DU TITRE DU GROUPE D’OUTILS

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<CLIC> SUR LA CASE (lanceur de boîte de dialogue) la boîte de dialogue s’affiche

<CLIC G> ICI

Pointer sur cette case affiche un descriptif de la boite de dialogue

Afficher la boîte de dialogue "organiser" du calendrier et tester les différents zones Fermer la boîte de dialogue

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le clavier est souvent plus rapide à utiliser que la souris pour le renseignement de boîtes de dialogue requérant beaucoup de saisie


I – WINDOWS

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BOUTON GAUCHE

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UNE ZONE VERS L'AVANT : <TAB> (sélectionne le contenu de la zone) UNE ZONE VERS L'ARRIÈRE : <MAJ> <TAB> (sélectionne le contenu de la zone)

AFFICHER LE CONTENU DE LA BOITE DE DIALOGUE : <CLIC G> SUR L'ONGLET AFFÉRENT POSITIONNER LE POINT D'INSERTION SUR UNE ZONE : <CLIC G> AU DÉBUT DE LA ZONE POUR SÉLECTIONNER LE CONTENU D'UNE ZONE : <DOUBLE CLIC> SUR LA ZONE

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UNE BOÎTE DE DIALOGUE EST CONSTITUÉE DE DIVERSES ZONES : Les onglets Les cases à cocher Les zones de texte Les cases d'option Les zones de liste Les boutons de commande Les zones de liste déroutante

ONGLETS

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ZONE DE LISTE

ZONE DE LISTE DÉROULANTE

CASES À COCHER

BOUTONS DE COMMANDE


12 a) ONGLET

Ils regroupent dans un même plan des éléments cohérents d'une boîte de dialogue.

CLAVIER

<CLIC G> SUR L'ONGLET DÉSIGNANT LES INFORMATIONS À ATTEINDRE

<CTRL><PGPREC> : UN ONGLET VERS L'AVANT <CTRL><PGSUIV> : UN ONGLET VERS L'ARRIÈRE

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BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR L'ONGLET POUR AFFICHER SON CONTENU

b) ZONE DE TEXTE

Dans une zone de texte, il est nécessaire de saisir un certain nombre d'informations complémentaires sans lesquelles la commande ne pourrait s'effectuer.

CLAVIER

BOUTON GAUCHE

<DOUBLE CLIC> DANS LA ZONE DE TEXTE SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES POUR VALIDER

<TAB> JUSQU'À LA ZONE DE TEXTE

SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES <ENTRÉE> POUR VALIDER

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Si la zone de texte est vide, le curseur est positionné au début de la zone si la zone de texte est déjà pré-renseignée, le texte existant est sélectionné et les caractères frappés par l'utilisateur viennent en remplacement de ceux sélectionnés (Si ce qui est pré-renseigné ne convient pas, il n'est donc pas nécessaire de l'effacer.) Dans tous les cas, il suffit de saisir le nouveau texte

Ne pas cliquer dans la zone si elle est déjà pré renseignée, le texte saisi viendrait s'inscrire au milieu de celui déjà existant c) ZONE DE LISTE

La liste de choix possibles est affichée, le choix actuel étant en surbrillance.

BOUTON GAUCHE

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POINTER DANS LA ZONE VOULUE CLIQUER SUR LES FLÈCHES DE DÉFILEMENT <CLIC G> SUR L'OPTION CHOISIE POUR VALIDER

CLAVIER

<TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE UTILISER LES FLÈCHES POUR SE DÉPLACER JUSQU'À L'OPTION VOULUE <ENTRÉE> POUR VALIDER


I – WINDOWS

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d) ZONE DE LISTE DÉROULANTE

Elle est basée sur le même principe que la zone de liste, le signe affiché dans la case de droite permet d'afficher les choix disponibles. <CLIC G> ICI POUR

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AFFICHER LA LISTE

e) CASE À COCHER

Une case à cocher est une option qu'il est possible d'activer ou de désactiver. Une zone de cases à cocher propose une ou plusieurs cases dont le choix n'est normalement pas exclusif. Une case activée est cochée (comporte une coche bleue).

CLAVIER

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> DANS LA CASE POUR L'ACTIVER <CLIC G> DANS LA CASE POUR LA DÉSACTIVER POUR VALIDER

<ALT> ENFONCÉ

TAPER LA LETTRE SOULIGNÉE DE L'OPTION <ENTRÉE> POUR VALIDER

<CLIC G> SUR UNE CASE POUR LA COCHER

HA NT

f) CASE D'OPTION

Une zone de cases d'options propose une ou plusieurs cases dont le choix est exclusif. Une seule case peut être activée dans une zone. Une case activée comporte un cercle plein bleu ; une case non activée comporte un cercle vide.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> DANS LA CASE POUR L'ACTIVER <CLIC G> DANS UNE AUTRE CASE pour désactiver la précédente POUR VALIDER

EC

<CLIC G> SUR UNE CASE POUR L'ACTIVER

<ALT> ENFONCÉ

CLAVIER

TAPER LA LETTRE SOULIGNÉE DE L'OPTION


14 g) BOUTON DE COMMANDE

Le bouton de commande permet de fermer une boîte de dialogue en acceptant ou en refusant les modifications apportées. Le bouton par défaut est entouré de bleu.

<CLIC G> SUR LE BOUTON DÉSIRÉ

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CLAVIER

BOUTON GAUCHE

VALIDE LES MODIFICATIONS

NE LES PREND PAS EN COMPTE

<ENTRÉE> POUR <OK> <ECHAP> POUR <ANNULER> <ALT>+ LETTRE DU BOUTON POUR AUTRES CAS

<CLIC G> SUR UN BOUTON DE COMMANDE (le bouton par

défaut est encadré de bleu)

"APPLIQUER" met en œuvre immédiatement les choix effectués sans fermer la boite de dialogue

HA NT

Sortir d'une boîte de dialogue à l'aide des boutons de commande Fermer une boîte de dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le contenu, par le bouton <annuler>

Les nouvelles fenêtres de Windows 10 utilisent un design beaucoup plus épuré, claqué sur celui des systèmes pour tablettes ou smartphone. Les règles de fonctionnement sont comparables mais l'interaction avec l'utilisateur est là encore simplifiée.

1 STRUCTURE

LES FENÊTRES ONT 3 ÉTATS POSSIBLES : plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran ; sa forme et sa taille sont personnalisables en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. Elle ne peut pas être déplacée LES DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES : la case de RÉDUCTION

: réduit la fenêtre en icône

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la case D'AGRANDISSEMENT

: agrandit de fenêtre à plein écran

la case de RESTAURATION la case de FERMETURE

: réduit de plein écran à fenêtre /

: ferme la fenêtre


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2 COMPOSITION

ILL ON

permet de revenir en arrière dans l'affichage du contenu UNE BARRE DE TITRE affiche le nom de la fenêtre UN VOLET GAUCHE affiche des choix UN VOLET DROIT affiche DES LIENS HYPERTEXTE donnant accès à des options DIFFÉRENTES ZONES permettent de dialoguer avec l'ordinateur

BARRE DE TITRE

CASE DE RÉDUCTION

CASE D’AGRANDISSEMENT

CASE DE FERMETURE

LIENS HYPERTEXTE

HA NT

VOLET GAUCHE

Ouvrir la fenêtre "paramètres" du "menu démarrer" Afficher les options de personnalisation Repérer les différents éléments de la fenêtre

3 BARRE DE TITRE

Elle remplit la même fonction que dans les fenêtres standard mais sa présentation est légèrement différente.

EC

REVENIR EN ARRIÈRE

NOM DE LA FENÊTRE PRINCIPALE

CONTENU ACTUEL

CASES DE RÉDUCTION / AGGRANDISSEMENT

RECHERCHE


16

4 VOLET GAUCHE

ILL ON

Il est utilisé pour choisir les éléments dans la nouvelle interface. Les options correspondantes sont alors affichées dans le volet droit.

OPTIONS CORRESPONDANTES

ÉLÉMENT CHOISI

BOUTON GAUCHE

HA NT

<CLIC G> SUR UN CHOIX DU VOLET GAUCHE les options correspondantes s'affichent dans le volet droit

5 ZONES ACTIVES

Elles correspondant aux différents éléments des boîtes de dialogue des anciennes fenêtres a) LIENS HYPERTEXTE

EC

Ils permettent d'accéder à un contenu externe ou ne répondant pas encore aux nouvelles normes de Windows 10.

LIENS HYPERTEXTE


I – WINDOWS

17

BOUTON GAUCHE

ILL ON

<CLIC G> SUR LE LIEN HYPERTEXTE une fenêtre s'affiche avec les options correspondantes

Afficher Paramétrer le pointeur de la souris

b) INTERRUPTEURS

Ce sont des zones binaires de type oui / non, ouvert / fermé, comme un interrupteur électrique. Ils présentent donc deux états : /

BOUTON GAUCHE

HA NT

<CLIC G> SUR L'INTERRUPTEUR POUR LE FAIRE CHANGER D'ÉTAT Il passe alternativement de "ouvert" à "fermé"

Afficher Désactiver puis réactiver l'affichage des applications récemment utilisées

c) CURSEUR

Il permet d'effectuer un paramétrage rapide.

BOUTON GAUCHE

<FAIRE GLISSER>

JUSQU'À LA VALEUR DÉSIRÉE CORRESPOND À LA

EC

POSITION DU CURSEUR

<FAIRE GLISSER> LE CURSEUR

Afficher Modifier le nombre de lignes à faire défiler


18 d) CASE À COCHER

BOUTON GAUCHE

ILL ON

Une case à cocher est une option qu'il est possible d'activer ou de désactiver. Une case activée comporte une coche rouge.

<CLIC G> DANS LA CASE POUR L'ACTIVER <CLIC G> DANS LA CASE POUR LA DÉSACTIVER POUR VALIDER

<CLIC G> SUR LA CASE POUR LA COCHER

Afficher Cocher puis décocher la case pour les accents natifs

e) ZONE DE TEXTE

HA NT

La zone de texte permet de saisir des informations complémentaires.

BOUTON GAUCHE

CLAVIER

<CLIC G> DANS LA ZONE DE TEXTE SAISIR LE TEXTE AVEC LE CLAVIER

<CLIC G> ÉVENTUELLEMENT SUR f) BOUTON DE COMMANDE

Ils sont peu utilisés dans cette interface car les informations sont pour la plupart enregistrées aussitôt, sans avoir à les valider. Il existe cependant des boutons de commande pour enregistrer, parcourir, modifier...

BOUTON GAUCHE

EC

<CLIC G> SUR LE BOUTON DÉSIRÉ


I – WINDOWS

19

g) LISTE

ILL ON

Elles sont assez élaborées pour permettre de rajouter éventuellement des options.

CHOIX

<CLIC G> SUR UN ÉLÉMENT

AJOUTER UNE ÉLÉMENT

DISPONIBLES

POUR AFFICHER LES CHOIX

DANS LA LISTE

HA NT

CHOIX ACTUEL

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR UN ÉLÉMENT POUR AFFICHER LA LISTE DES OPTIONS <CLIC G> SUR POUR AJOUTER UNE OPTION

EC

Afficher Modifier la liste des applications dont on veut afficher l'état


20 h) LISTE DÉROULANTE

CHOIX ACTUEL

<CLIC G>

ILL ON

Leur principe est le même que pour les fenêtres standards, seule la présentation est différente.

CHOIX

DISPONIBLES

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR POUR AFFICHER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ÉLÉMENT DÉSIRÉ

HA NT

Afficher Le modifier

En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle très précise ou à un index recensant les informations disponibles. de la boite de dialogue active TOUCHE <F1> du clavier

EC

CASE AIDE

à droite du menu


II – OUTLOOK POUR QUOI FAIRE

21

ILL ON

Outlook est un logiciel d'organisation. Il permet de gérer naturellement ses messages, ses rendez-vous, ses contacts… Il permet aussi de suivre les tâches à effectuer et de créer simplement des notes. IL FAUT DISTINGUER DEUX STADES DANS SON UTILISATION : Le paramétrage qui, selon l'utilisation, peut être simple ou complexe L'utilisation proprement dite, intuitive avec une interface graphique simple

Outlook 2016 bénéficie de la convivialité de Windows, ce qui lui permet de fonctionner en parfaite harmonie avec les autres applications

LA CONFIGURATION CONSEILLÉE EST LA SUIVANTE :

HA NT

ordinateur de type pentium™ à plusieurs noyaux de 2 à 3 GHz avec Windows 10 mémoire vive de 4 à 24 Go écran plat large de 19" à 24" résolution 1680/1050 couleurs 32 bits SSD (Solid State Disk) de 128 Mo minimum disque dur 1 To Lecteur BlueRay / Graveur Souris Laser 2 boutons + roulette de qualité

Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation de Outlook – le SSD est maintenant quasiment indispensable

POUR INSTALLER OUTLOOK S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur Lancer Windows lancer l'installation à partir http://office.com/myaccount ou lancer le programme exécutable téléchargé ou Introduire le CD Rom ("Outlook" ou "Office") Suivre les instructions L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut

EC

       


22

MENU DÉMARRER

<CLIC G> SUR

ILL ON

POUR TRAVAILLER DANS OUTLOOK (et dans les produits Office) Lancer l'application (Outlook) et travailler directement au sein de l'application. BARRE DES

TACHES

BARRE DES TÂCHES AFFICHÉE

<CLIC G> SUR

POUR SORTIR DE OUTLOOK

<CLIC G> SUR LA CASE DE FERMETURE OU

(en haut, à gauche du menu) FERMER (en bas)

HA NT

Lancer Outlook Quitter Outlook Relancer Outlook

Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur. OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE :

http://www.ios.fr/public/exosOutlook16n1.exe tout en minuscules <CLIC> SUR la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre

EC

<CLIC G> SUR

<CLIC G> POUR OUVRIR LE DOSSIER

"TÉLÉCHARGEMENT"


II – OUTLOOK POUR QUOI FAIRE

23

Si l'antivirus bloque le téléchargement, le désactiver pour 10 minutes <clic d> sur l'antivirus dans la zone de notification

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

ILL ON

SI SMATSCREEN BLOQUE LE PROGRAMME

INDIQUER UN DOSSIER DE DÉCOMPRESSION (EX : MES DOCUMENTS/EXERCICES OUTLOOK)

<CLIC G> SUR

HA NT

POUR VALIDER

:

EC

Télécharger les exercices Vérifier que les fichiers sont décompressés


EC ILL ON

HA NT

24


III – LA MESSAGERIE

25

Elle permet d'échanger des messages et aussi des fichiers avec d'autres utilisateurs.

SMTP

utilise le port 25,

POP3

ILL ON

LES TYPES LES PLUS COURANTS DE MESSAGERIE SONT : SMTP : Le courrier est remis directement au serveur de courrier du destinataire. Le protocole SMTP fonctionne grâce à des commandes textuelles POP3 : Le protocole POP (protocole bureau de poste) permet d'aller récupérer son courrier sur un serveur distant (le serveur POP). Il permet de consulter les mails hors connexion IMAP : les messages sont conservés sur le serveur dans le but de pouvoir les consulter de différents clients de messagerie ; il comporte des fonctionnalités avancées : boîtes aux lettres multiples, tri… utilise le port 110 et

IMAP

utilise le port 143

HA NT

<CLIC G> SUR EN BAS DU VOLET GAUCHE le détail du module s'affiche dans la partie haute du volet gauche <CLIC G> SUR UN DES DOSSIER affiche sa structure dans le volet de navigation <CLIC G> SUR UN MESSAGE affiche son contenu dans le volet de lecture

VOLET DES DOSSIERS

VOLET D'AFFICHAGE

VOLET DE LECTURE

MESSAGE

SÉLECTIONNÉ

EC

COMPTES DE

MESSAGERIE

ET DOSSIERS

MODULE MESSAGERIE

LISTE DES

MESSAGES

VOLET CONTACT TÂCHES


26

1 LE COMPTE PROFESSIONNEL

ILL ON

Dans une structure professionnelle, le compte est créé par le service informatique pour chacun des utilisateurs. Le plus souvent, cette structure possède un nom de domaine auxquels sont rattachés les comptes utilisateurs et un serveur Microsoft Exchange ™. L'entreprise s'appelle "transports bretons" Elle a acheté le nom de domaine "www.tbr.fr" auprès d'une société spécialisée qui héberge en même temps ce nom de domaine "http://www.tbr.fr" sur ses serveurs. Un serveur de messagerie est associé à ce nom de domaine pour lequel l'hébergeur fournit les indications de server POP et SMTP, ici : POP.TBR.FR et SMTP.TBR.FR Les utilisateurs reçoivent des noms simples reprenant le prénom et le nom : Ainsi Pierre Dedupont aura pour adresse professionnelle : Pierre.dedupont@tbr.fr Chez l'hébergeur ovh : Aller dans le manager : https://www.ovh.com/manager/ Dans le volet gauche, <clic g> sur <clic g> sur le domaine concerné

EC

HA NT

à droite, <clic g> sur renseigner la boite de dialogue

de

une fois le compte c réé, <clic g> sur paramétrer la taille du compte à 5 Go : <clic g> sur

en face du compte


III – LA MESSAGERIE

2

27

LE COMPTE PERSONNEL

Il est toutefois toujours utile, ne serait-ce qu'à titre personnel, de posséder plusieurs adresses de messagerie. De nombreuses sociétés proposent des comptes gratuits permettant de créer une adresse personnelle avec souvent des services associés : Google (Gmail)

Yahoo (Yahoo! Mail)

ILL ON

Microsoft™ Live (Outlook, Live)

La poste

Créer un compte à la poste Aller sur le site de la poste : https://compte.laposte.net/ Renseigner le formulaire puis valider

EC

HA NT

<


28 Créer un compte à votre nom à La Poste et consultez-le en ligne

3

ILL ON

Il est recommandé de créer un compte de messagerie personnel indépendant de votre fournisseur d'accès ; autrement, si vous êtes amenés à changer de fournisseur d'accès (comme cela est probable puisque tous proposent des prix, des techniques, des services ou une qualité de service qui varient dans le temps et en fonction des régions), il faudra prévenir tous vos contacts de votre nouvelle adresse et vous en perdrez certainement dans l'opération. LE COMPTE MICROSOFT

Pour pouvoir installer les logiciels Microsoft en ligne, il est indispensable de posséder un compte Microsoft. Ce compte peut être lié à une adresse mail personnelle ou une adresse mail Microsoft. Il permet d'envoyer, recevoir ses mails, d'enregistrer ses rendez-vous, ses contacts… MENU DÉMARRER

<CLIC G> SUR

HA NT

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

Pour créer un compte Microsoft

EC

<CLIC G> sur

puis renseigner les informations de compte


ILL ON

36

ÉMETTEUR

DESTINATAIRE COPIE

OBJET

PIÈCES JOINTES

HA NT

CARTE DE VISITE

INFORMATIONS SUR LE DESTINATAIRE

1 INDIQUER LES DESTINATAIRES

Les destinataires peuvent être choisis dans la liste des contacts ou saisis manuellement ; s'ils sont connus, ils sont proposés après la saisie de quelques caractères.

<CLIC G> SUR

POUR CHOISIR UNE AUTRE ADRESSE D'ENVOI QUE CELLE PAR

DÉFAUT

<CLIC G> SUR

POUR CHOISIR UN DESTINATAIRE DANS LE CARNET D'ADRESSE

EC

OU SAISIR DIRECTEMENT L'ADRESSE DU DESTINATAIRE

PERMET DE DÉSIGNER DES DESTINATAIRES EN COPIE SEULE

PERMET DE DÉSIGNER DES DESTINATAIRES EN COPIE INVISIBLE

ce destinataire n'est pas affiché S'il y a plusieurs destinataires, les adresse sont séparées par un point-virgule

ouvre la même fenêtre que

ou


III – LA MESSAGERIE

ILL ON

37

1-<CLIC G> SUR LE NOM

2- <CLIC G> SUR LE BOUTON

3-VALIDER

Il n'est pas correct d'envoyer un même message à plusieurs destinataires qui ne se connaissent pas en laissant leurs adresses visibles : Pour envoyer un message à plusieurs destinataires sans que leurs adresses soient visibles, utiliser disponible dans la fenêtre des contacts qui s'ouvre lorsque

ou

HA NT

l'on clique sur

2 SAISIR L'OBJET

Tout message doit avoir un objet.

FENÊTRE DE MESSAGE

<CLIC G> DANS LA ZONE SAISIR L'OBJET :

3 COMPOSER LE MESSAGE

EC

Il reste à saisir le texte du message, dans la partie basse de la fenêtre. Word est utilisé comme éditeur par défaut avec ses outils de correction et de mise en forme.

FENÊTRE DE MESSAGE

<CLIC G> DANS LA PARTIE BASSE DE LA FENÊTRE SAISIR LE TEXTE LE METTRE EN FORME


38

4 ENVOYER LE MESSAGE Une fois le message saisi, il ne reste plus qu'à l'envoyer.

ILL ON

FENÊTRE DE MESSAGE

<CLIC G> SUR POUR MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LE COMPTE D'ENVOI (si différent du compte par défaut)

<CLIC G> SUR

Écrire le message suivant : objet : "Rendez-vous" texte :"Réunion de travail du lundi 31. 14h00 : diaporama - 15h00 : discussion par groupe - 16h00 : synthèse - 17h00 : conclusion Cordialement " L'envoyer à votre voisin

5 METTRE EN FORME LE MESSAGE

HA NT

On retrouve dans Outlook les principales fonctions de Word, ce qui permet d'appliquer un thème, d'affecter des styles, de mettre en forme précisément les caractéristiques de police et de paragraphe, d'insérer toutes sortes d'éléments ou de traduire le texte. a) TYPE DE MESSAGE

Plusieurs formats peuvent être utilisés pour l'envoi de messages. Le format "html" est le standard le plus riche. Il permet (ainsi que le format "texte enrichi") d'utiliser des mises en forme élaborées. ONGLET "FORMAT DU TEXTE"

GROUPE "FORMAT"

(2ème

bloc)

VÉRIFIER QUE LE FORMAT EST BIEN "HTML" SINON

EC

<CLIC G> SUR

S'IL N'EST PAS DÉJÀ SÉLECTIONNÉ


III – LA MESSAGERIE

39

b) CHOISIR UN THÈME

Un thème est une combinaison de couleurs, de polices et d'effets. Il a pour avantage de permettre une présentation élaborée de manière rapide et efficace d'un message auquel des styles ont été appliqués (polices et effets peuvent être modifiés). GROUPE "THÈMES" (1er bloc)

<CLIC G> SUR

ILL ON

ONGLET "OPTIONS"

DÉPLACER LA SOURIS SUR LES THÈMES POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LE THÈME CHOISI

On retrouve ici les outils classiques de la suite Office utilisés notamment dans Word c) AFFECTER UN STYLE

Le style comprend des caractéristiques de mise en forme liées au thème. Ainsi, un style "titre 1" va proposer une présentation différente selon le thème choisi ONGLET "FORMAT DU TEXTE"

HA NT

GROUPE "STYLE" (5ème bloc)

SÉLECTIONNER LE TEXTE OU CLIQUER DANS LE PARAGRAPHE POINTER SUR LE STYLE POUR AFFICHER SA PRÉSENTATION <CLIC G> SUR LE STYLE CHOISI

d) METTRE EN FORME LES POLICES

On retrouve ici les procédures de Word (les caractéristiques choisies remplacent celles du thème). ONGLET "FORMAT DU TEXTE"

GROUPE "POLICE" (3ème bloc) SÉLECTIONNER LE TEXTE <CLIC G> SUR UN OUTIL

EC

e) METTRE EN FORME LES PARAGRAPHES

Idem pour le paragraphe (les caractéristiques choisies remplacent celles du thème ou s'y ajoutent). ONGLET "FORMAT DU TEXTE"

GROUPE "PARAGRAPHE" (4ème bloc)

<CLIC G> DANS LE PARAGRAPHE <CLIC G> SUR UN OUTIL

Reprendre le message précédent Le mettre en forme de manière élaborée en choisissant un thème et des styles


40

6 CRÉER UNE SIGNATURE La signature permet de personnaliser le message. Il faut tout d'abord la créer. ONGLET "MESSAGE" bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

ONGLET "INSERTION" GROUPE "INCLURE" (1er bloc)

ILL ON

GROUPE "INCLURE"

(4ème

POUR NOMMER LA UNE NOUVELLE SIGNATURE

PUIS POUR VALIDER DANS LE VOLET BAS, SAISIR LE TEXTE ET LE METTRE EN FORME JOINDRE ÉVENTUELLEMENT UNE CARTE DE VISITE DU GESTIONNAIRE DE CONTACTS

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER

7 SIGNER LE MESSAGE

HA NT

La signature créée est alors disponible.

ONGLET "MESSAGE"

GROUPE "INCLURE" (4ème bloc)

GROUPE "INCLURE" (1er bloc)

<CLIC G> DANS LE MESSAGE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR UNE SIGNATURE DANS LA LISTE la signature choisie est insérée

EC

ONGLET "INSERTION"

ASSOCIER UN THÈME


III – LA MESSAGERIE

41

Pour associer un thème (ensemble de styles homogènes + fond…) à la signature : onglet

puis bouton

de la fenêtre "signature"

8 JOINDRE DES FICHIERS

ILL ON

Créer une signature liée pour l'adresse que vous avez créée

À défaut de partager un fichier avec d'autres, il est souvent pratique d'envoyer par messagerie le fichier concerné (pour autant qu'il ne soit pas trop gros). Le fichier, reçu sur un ordinateur ou un Smartphone, peut être alors être affiché et éventuellement réutilisé. ONGLET "MESSAGE" GROUPE "INCLURE"

(4ème

bloc)

ONGLET "INSERTION"

GROUPE "INCLURE" (1er bloc)

<CLIC G> SUR la liste des derniers fichiers envoyés s'affiche <CLIC G> SUR UN FICHIER OU

HA NT

<CLIC G> SUR

SÉLECTIONNER LE DOSSIER SÉLECTIONNER LE OU LES DOCUMENTS (AVEC <CTRL> OU <MAJ>)

<CLIC G> SUR les fichiers joints d'affichent dans l'entête du message

EC

La plupart des serveurs bloquent les messages supérieurs à 5 Mo mais les fournisseurs d'accès proposent des outils spécifiques utilisant FTP (et non SMTP)


42

HA NT

ILL ON

1 - ouvrir word faire le courrier suivant

EC

L'enregistrer dans "documents"sous le nom "lettre" 2 - ouvrir Excel faire le tableau suivant :

l'enregistrer dans "documents" sous le nom : "tableau" Les joindre au message en cours


III – LA MESSAGERIE

43

9 S'ASSURER DE LA RÉCEPTION Pour les messages importants, il est préférable de s'assurer de la bonne réception du message par une confirmation de lecture.

GROUPE "SUIVI" (4ème bloc)

ILL ON

ONGLET "OPTIONS" DANS LA FENÊTRE DE MESSAGE (avant de l'envoyer) COCHER L'UNE OU/ET L'AUTRE DES CASES SUIVANTES

L'accusé de réception est envoyé automatiquement par le serveur lorsque le message arrive dans la boite aux lettres du destinataire. La confirmation de lecture est proposée au destinataire du message à la suite de l'ouverture du message et celui-ci décide alors ou non de confirmer

10 INDICATEURS ET BOUTONS DE VOTE

Des indicateurs permettent de définir l'importance et d'assurer un suivi du message. Des boutons de vote permettent de donner son avis sur un point de manière formalisée ONGLET "MESSAGE"

GROUPE "SUIVI" (4ème bloc)

HA NT

GROUPE "INDICATEURS" (5ème bloc)

ONGLET "OPTIONS"

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR CHOISIR LE TYPE DE BOUTONS

EC

Envoyer un message avec "importance haute" et "boutons de vote" du type : "Bonjour, pouvez-vous me donner votre avis ?" à votre voisin


68

2 RENSEIGNER UNE RÉUNION Le rendez-vous est la base de fonctionnement du calendrier.

ILL ON

ONGLET "RÉUNION" SÉLECTIONNER LE CARNET D'ADRESSES À UTILISER INDIQUER LES DESTINATAIRES (obligatoires, facultatifs) ET L'EMPLACEMENT (ressources) INDIQUER DATES ET DURÉE

<CLIC G> SUR POUR ENVOYER LA DEMANDE la réunion est automatiquement créée dans le calendrier et mise à jour des acceptations/refus

Envoyer aux participants comme ci-dessus une invitation à une réunion sur le modèle cidessous

CARNET D'ADRESSES

HA NT

1-

2- SÉLECTIONNER LE DESTINATAIRE

INCLURE LE DESTINATAIRE DANS LA LISTE

EC

3-

AUTOMATIQUEMENT À JOUR DES ACCEPTATIONS/REFUS


IV – LE CALENDRIER

69

3 ACCEPTER / REFUSER

<CLIC G> POUR ACCEPTER

ILL ON

Les destinataires reçoivent l'invitation à laquelle ils doivent répondre.

<CLIC G> POUR PROPOSER

<CLIC G> POUR VÉRIFIER

UNE NOUVELLE DATE

LA DISPONIBILITÉ

Il est possible de répondre même si le message est affiché sans être ouvert :

4 AJOUTER DES PARTICIPANTS

HA NT

Ajouter des participants à un rendez-vous, c'est aussi créer une réunion. ONGLET "ACCUEIL"

GROUPE "NOUVEAU" (1er bloc)

<CLIC G> SUR la fenêtre événement s'affiche

BOUTON GAUCHE

<DOUBLE CLIC> SUR LA DATE DU CALENDRIER la fenêtre événement s'affiche

ONGLET "ÉVÉNEMENT" GROUPE "PARTICIPANTS" (4ème bloc) RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS

EC

<CLIC G> SUR l'onglet "réunion" s'affiche au lieu de l'onglet "rendez-vous" INDIQUER LES DESTINATAIRES INDIQUER LES DATES, DURÉE ET EMPLACEMENT DE LA RÉUNION

<CLIC G> SUR POUR ENVOYER LA DEMANDE la réunion est créée dans le calendrier


70

5 AFFICHER LA PLANIFICATION Le détail de la planification peut être affiché.

ILL ON

ONGLET "RÉUNION" GROUPE "AFFICHER" (2ème bloc)

HA NT

<CLIC G> SUR si les calendriers des participants sont partagés, Outlook affiche la disponibilité de ces derniers

Afficher la planification de la réunion précédente

Pour annuler la réunion, il suffit que l'organisateur la supprime dans son calendrier ou qu'il

EC

clique sur


IV – LE CALENDRIER

71

LES CALENDRIERS COCHÉS SONT AFFICHÉS

1 CRÉER UN CALENDRIER

ILL ON

Plusieurs calendriers peuvent coexister en fonction des besoins. Le calendrier coché est affiché. Tout calendrier peut être copié, déplacé, supprimé ou partagé.

Plusieurs calendriers peuvent être créés dans chaque groupe, chacun avec une finalité différente. ONGLET "DOSSIER" GROUPE "NOUVEAU" (1er bloc)

<CLIC G> SUR

SAISIR LE NOM DU NOUVEAU CALENDRIER

HA NT

POUR VALIDER

Dans ce groupe "exercice", créer deux nouveaux calendriers nommés "perso" et "pro"

2 CRÉER UN GROUPE DE CALENDRIER

Un groupe de calendrier regroupe plusieurs calendriers de même nature. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "GÉRER CALENDRIERS" (4ème bloc)

BOUTON DROIT

DANS LE VOLET GAUCHE

EC

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR <FAIRE GLISSER> LES CALENDRIERS DANS

<CLIC D> SAISIR LE NOM DU GROUPE <FAIRE GLISSER> LES CALENDRIERS DANS LE GROUPE

LE GROUPE

Créer un groupe de calendriers nommé "exercice" Faire glisser les calendriers "iosexo" dans le groupe "exercice"


72

3 REGROUPER DES CALENDRIERS Si plusieurs calendriers ont un point commun, il est intéressant de les regrouper à posteriori.

ILL ON

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "GÉRER LES CALENDRIERS" (4ème bloc) SÉLECTIONNER LES CALENDRIERS CONCERNÉS

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

SAISIR LE NOM DU NOUVEAU GROUPE DE CALENDRIER POUR VALIDER

HA NT

Regrouper les calendriers "perso" et "pro" dans un groupe "emploi tu temps"

4 COPIER / DEPLACER / SUPPRIMER UN CALENDRIER

Les calendriers une fois créés sont aisément manipulables.

BOUTON GAUCHE

BOUTON DROIT

<CLIC D>

<FAIRE GLISSER> LE CALENDRIER À SA

NOUVELLE POSITION POUR LE DÉPLACER <CTRL> ENFONCÉ POUR LE COPIER

INDIQUER LE NOUVEL EMPLACEMENT

<CLIC D> <CLIC D>

POUR LE COPIER POUR LE

SUPPRIMER

ONGLET "DOSSIER"

EC

GROUPE "ACTIONS" (2ème bloc) SÉLECTIONNER LE CALENDRIER CONCERNÉ

<CLIC G> SUR UNE ACTION

Déplacer les calendriers du groupe "exercice" vers le groupe "emploi du temps" et supprimer le groupe "exercice"


IV – LE CALENDRIER

73

5 RENOMMER UN CALENDRIER Le nom d'un calendrier peut être modifié. ONGLET "DOSSIER" BOUTON DROIT

ILL ON

GROUPE "ACTIONS" (2ème bloc) SÉLECTIONNER LE CALENDRIER CONCERNÉ

POINTER SUR LE CALENDRIER

<CLIC D>

<CLIC G> SUR

Renommer les deux calendriers "perso" et "pro" en "personnel" et "professionnel"

6 AFFICHER/MASQUER UN CALENDRIER

Si trop de calendriers existent, il est possible de choisir lesquels afficher.

BOUTON GAUCHE

POINTER SUR LE CALENDRIER

<CLIC D> <CLIC D>

HA NT

DANS LE VOLET DE GAUCHE COCHER LE CALENDRIER À AFFICHER

BOUTON DROIT

Afficher et masquer tour à tour les calendriers

7 SUPERPOSER LES CALENDRIERS

Les calendriers sont affichés côte à côte pour avoir une vue complète de l'emploi du temps d'une ou plusieurs personnes mais, si trop nombreux, ils peuvent être affichés sous forme d'onglets. ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "RÉORGANISATION" (3ème bloc) AFFICHER LES CALENDRIERS À SUPERPOSER

<CLIC G> SUR

BOUTON DROIT

AFFICHER LES CALENDRIERS À SUPERPOSER

<CLIC D>

EC

Idem pour revenir à l'affichage normal

Afficher en superposition les deux calendriers nommés "personnel" et "professionnel" puis les afficher côte à côte

Lorsque vous créer un rendez-vous, assurez-vous que le rendez-vous est créé dans le bon calendrier


74

8 COLORER LES CALENDRIERS Les codes de couleurs sont encore les plus simples et les plus parlant pour différencier les calendriers.

ILL ON

ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "COULEUR" (3ème bloc)

SÉLECTIONNER LE CALENDRIER CONCERNÉ

<CLIC G> SUR

BOUTON DROIT

CALENDRIER SÉLECTIONNÉ

<CLIC D> <CLIC G> SUR LA COULEUR ADOPTÉE

Colorer le calendrier "personnel" en vert et "professionnel" en bleu

9 MANIPULER DES RENDEZ-VOUS

Si vous disposez de plusieurs calendriers, il est pratique de savoir copier ou déplacer des rendez-vous ou des réunions de l'un à l'autre.

EC

HA NT

BOUTON GAUCHE AFFICHER LES CALENDRIERS CÔTE À CÔTE <FAIRE GLISSER> LES ÉVÉNEMENTS D'UN CALENDRIER À L'AUTRE POUR LES COPIER IDEM AVEC LA TOUCHE <MAJ> ENFONCÉE POUR LES DÉPLACER

Redistribuer les événements précédemment créés (réunion et rendez-vous) dans les calendriers "personnel" ou "professionnel" selon leur nature (comme ci-dessus)


IV – LE CALENDRIER

75

10 PLANIFIER LES HEURES Un mode d'affichage spécial permet de mieux planifier son emploi du temps, notamment lorsque l'on utilise plusieurs calendriers. ONGLET "AFFICHAGE"

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ORGANISER" (3ème bloc))

ILL ON

GROUPE "RÉORGANISATION"

(2ème

bloc)

CALENDRIERS AFFICHÉS

<CLIC G> SUR le calendrier s'affiche horizontalement en heures selon l'échelle de temps : outils de réorganisation d'affichage permettant de modifier l'échelle de

HA NT

temps

Afficher les calendriers "personnel" ou "professionnel" en mode "planification"

AJOUTE UN CALENDRIER

EC

À LA PLANIFICATION


76

11 HEURES DE TRAVAIL Les heures de travail peuvent être gérées à part. MENU FICHIER

(volet de gauche)

GROUPE "ORGANISER" (3ème bloc) <CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTE DE

ILL ON

SÉLECTIONNER

ONGLET "ACCUEIL"

DIALOGUE

DE

PARAMÉTRER VOTRE SEMAINE DE TRAVAIL

les éléments seront repris dans les calendriers

Paramétrer vos horaires de travail réels dans le calendrier professionnel

HA NT

Il ne reste plus qu'à afficher les heures de travail dans le calendrier ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "RÉORGANISATION" (2ème bloc) <CLIC G> SUR

le calendrier n'affiche plus que les heures de travail

Afficher le calendrier professionnel avec les heures de travail

12 JOURS FÉRIÉS

Les jours fériés sont souvent des éléments importants de la gestion d'un emploi du temps qu'il soit personnel ou professionnel. Outlook permet de les intégrer.

EC

MENU FICHIER

SÉLECTIONNER

(volet de gauche)

ONGLET "ACCUEIL"

GROUPE "ORGANISER" (3ème bloc) <CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTE DE DIALOGUE

DE

<CLIC G> SUR CHOISIR LE PAYS PUIS

POUR VALIDER

les jours fériés figurent dans les calendriers


IV – LE CALENDRIER

77

Il est aussi possible de rajouter d'autres éléments comme les vacances scolaires en allant chercher les éléments sur des sites spécialisés

ILL ON

POUR RAJOUTER LES VACANCES SCOLAIRES, FAÎTES UNE RECHERCHE DANS VOTRE MOTEUR DE RECHERCHE PRÉFÉRÉ AVEC DES MOTS CLÉS COMME "CALENDRIER VACANCES SCOLAIRES OUTLOOK" VOUS TROUVEREZ PLUSIEURS LIENS POSSIBLES (ex: http://www.education.gouv.fr/pid25058/le-calendrier-scolaire.html)

DANS LE VOLET À DROITE ACCEPTER OUTLOOK POUR OUVRIR LE FICHIER

HA NT

<CLIC G> SUR

LA FENÊTRE OUTLOOK S'AFFICHE

EC

POUR VALIDER

Un nouveau calendrier "vacances scolaires" s'affiche

Importer le calendrier des vacances scolaires de votre zone


78

13 PUBLIER UN CALENDRIER Partager son calendrier, c'est le rendre accessible aux autres. Outlook le permet si vous êtes connectés à un serveur EXCHANGE (inclus dans Windows server) ou si vous avez accès à un serveur WEBDAV.

ILL ON

Le service commercial d'une entreprise compte un directeur, 4 commerciaux et une secrétaire. Chacun des commerciaux partage son calendrier. La secrétaire qui gère l'emploi du temps de son directeur a alors aussi accès aux emplois du temps des commerciaux et peut convoquer une réunion en quelques secondes

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARTAGER" (5ème bloc)

CALENDRIER COCHÉ ET AFFICHÉ (un seul)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR INDIQUER L'ADRESSE DU SERVEUR

HA NT

POUR VALIDER

PARAMÉTRER LA FRÉQUENCE

EC

DE MISE À JOUR


IV – LE CALENDRIER

79

14 ENVOYER UN CALENDRIER C'est ici l'envoi par mail du calendrier au format ICS. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARTAGER" (5ème bloc)

<CLIC G> SUR RENSEIGNER LE DESTINATAIRE

POUR VALIDER

HA NT

<CLIC G> SUR

ILL ON

CALENDRIER COCHÉ ET AFFICHÉ (un seul)

Le destinataire enregistre le calendrier ICS reçu dans un dossier puis l'ouvre dans Outlook. MENU FICHIER

DÉSIGNER LE FICHIER ICS ENREGISTRÉ POUR VALIDER

EC

il n'y a pas là de synchronisation entre le calendrier d'origine et celui reçu à moins de passer par un serveur Exchange ou WebDAV.


80 Envoyer votre calendrier "professionnel" avec votre voisin

15 PARTAGER UN CALENDRIER

ILL ON

C'est ici l'envoi par mail du calendrier au format ICS. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARTAGER" (5ème bloc)

CALENDRIER COCHÉ ET AFFICHÉ (un seul)

<CLIC G> SUR RENSEIGNER LE DESTINATAIRE

HA NT

POUR VALIDER

EC

Partager votre calendrier "professionnel" avec votre voisin

Le destinataire reçoit un message et il lui suffit de cliquer sur le lien pour ouvrir le calendrier.


IV – LE CALENDRIER Si le lien ne fonctionne pas, il est aussi possible d'ouvrir le calendrier manuellement.

81

MESSAGERIE

ILL ON

SÉLECTIONNER LE LIEN DU MESSAGE LE COPIER DANS LE PRESSE-PAPIER

ONGLET "DOSSIER" GROUPE "PARTAGER" 3ème bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR COLLER LE LIEN DU MESSAGE POUR VALIDER

HA NT

16 S'ABONNER À UN CALENDRIER

Le destinataire peut aussi s'abonner au calendrier ; il peut alors consulter ce calendrier en temps réel, à jour de toute modification. MESSAGERIE

MESSAGE DE PARTAGE REÇU SÉLECTIONNÉ

EC

<CLIC G> SUR

(en haut)

Le calendrier s'affiche dans "autres calendrier"


82

17 PARTAGER UN CALENDRIER OUTLOOK.COM OU .FR

HTTP://WWW.OUTLOOK.COM OUVRIR VOTRE COMPTE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

ILL ON

L'intérêt de outlook.com, outlook.fr et autres "live" est que les éléments sont stockés sur le cloud. Le partage en est donc grandement facilité et s'effectue alors à partir d'Internet Explorer ou Edge. Ils sont cependant indépendants de la version locale de Outlook.

POUR CHOISIR LE CALENDRIER À AFFICHER

<CLIC G> SUR

SÉLECTIONNER LE CALENDRIER À PARTAGER RENSEIGNER LE DESTINATAIRE ET LES OPTIONS DE PARTAGE

<CLIC G> SUR

HA NT

<CLIC G> SUR

Le destinataire reçoit la demande de partage et doit l'accepter ou la refuser. S'il l'accepte, le lien lui permet d'afficher le calendrier dans son navigateur.

18 SYNCHRONISATION IPHONE

Elle s'effectue à partir de ITunes qui doit être installé sur le même micro que Outlook.

EC

IPHONE CONNECTEZ VOTRE IPHONE

iTunes s’ouvre automatiquement DANS ITUNES LISTE DE SOURCES, SOUS PÉRIPHÉRIQUES <CLIC G> SUR VOTRE IPHONE. <CLIC G> SUR L’ONGLET INFOS. SOUS CALENDRIERS <CLIC G> SUR SYNCHRONISER LES CALENDRIERS À PARTIR DE, PUIS SUR OUTLOOK. <CLIC G> SUR CALENDRIERS SÉLECTIONNÉS SÉLECTIONNEZ LES CALENDRIERS QUE VOUS SOUHAITEZ SYNCHRONISER <CLIC G>SUR APPLIQUER.


IV – LE CALENDRIER

83

19 SYNCHRONISATION SMARTPHONE ANDROÏD

EC

HA NT

ILL ON

La synchronisation n'est plus maintenue par Google avec l'arrêt de Google Calendar Sync. Il existe cependant des utilitaires gratuits comme Calendar Sync (http://www.pppindia.com/calendarsync/).


EC ILL ON

HA NT


V – LES CONTACTS

85

ILL ON

C'est ici que sont gérées toutes les informations concernant les contacts.

<CLIC G> SUR EN BAS DE LA FENÊTRE le détail du module s'affiche dans la partie haute du volet gauche <CLIC G> SUR UN DES DOSSIERS DE CONTACTS affiche son contenu dans le volet d'affichage <CLIC G> SUR UN CONTACT affiche son contenu dans le volet de lecture

GROUPES DE CONTACTS

LISTE DES CONTACTS

HA NT

CONTACT

SÉLECTIONNÉ

VOLET DES DOSSIERS

VOLET CONTACTS

VOLET DE LECTURE

EC

Les contacts ou les groupes de contact peuvent être créés directement, ONGLET "ACCUEIL"

GROUPE "NOUVEAU" (1ER BLOC)

BOUTON DROIT DANS LE VOLET CONTACTS (milieu)

<CLIC D>

<CLIC G> SUR

SAISIR LES ÉLÉMENTS

<CLIC G> SUR


ILL ON

86

INCLURE UNE PHOTO

MISE EN FORME DE

LE TITRE DU CHAMP

L'ESPACE NOTES

HA NT

DÉROULER POUR MODIFIER

Saisir un nouveau contact comme ci-avant

Ou plus naturellement à partir de la boîte de réception de la messagerie, message affiché ou ouvert, en pointant simplement sur une adresse mail.

BOUTON GAUCHE

EC

<POINTER> SUR UNE ADRESSE MAIL <CLIC G> SUR PUIS SUR

1-

BOUTON DROIT

<POINTER> SUR UNE ADRESSE MAIL <CLIC D>

2- CLIQUER

POINTER

Ajouter en tant que contact toutes les personnes avec lesquelles vous échangé des messages. Inventez le cas échéant les éléments que vous ne connaissez pas


V – LES CONTACTS

87

BOUTON GAUCHE

ILL ON

L'émetteur une fois répertorié dans les contacts, il suffit de pointer sur son nom dans le volet de lecture de la messagerie pour l'afficher.

<POINTER> SUR L'ADRESSE DE MESSAGERIE <CLIC G> SUR

2- CLIQUER

HA NT

1- POINTER

3-

AFFICHAGE CARTE DE VISITE

EC

À partir de la boîte de réception, afficher les cartes de visite de vos correspondants


88

Les cartes de visite peuvent être personnalisées.

GROUPE "OPTIONS" (5ème bloc) <DOUBLE CLIC G> SUR LE CONTACT

<CLIC G> SUR

ILL ON

CONTACT AFFICHÉ

MODIFIER LA TAILLE, LA POSITION, L'ALIGNEMENT DE L'IMAGE, L'IMAGE MÊME SÉLECTIONNER UN CHAMPS PUIS METTRE EN FORME POLICE, TAILLE ET COULEUR DU TEXTE

DÉPLACER LIGNES VIERGES (INTERLIGNES) ET CHAMPS AVEC

HA NT

POUR VALIDER

1- SÉLECTIONNER

EC

2- METTRE EN FORME

Personnaliser votre carte de visite ou celle de vos contacts


VI – LES TÂCHES

99

La liste des tâches étant affichée, elle peut être triée.

<CLIC G> sur

ILL ON

ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "RÉORGANISATION" (2ÈME BLOC) <CLIC G> SUR LE CRITÈRE DE TRI

pour inverser

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR LE TITRE DE COLONNE

idem pour inverser l'ordre de tri

L'ordre des colonnes peut aussi être modifié en faisant glisser les têtes de colonne. <clic d>

permet de choisir les colonnes à afficher

Trier les tâches selon les différents critères

HA NT

Une tâche (terminée) peut être supprimée.

ONGLET "TÂCHE" GROUPE "ACTIONS" (1er bloc) TÂCHE OUVERTE

BOUTON DROIT

TÂCHE NON OUVERTE <CLIC D> SUR LA TÂCHE

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

TÂCHE NON OUVERTE <CLIC G> SUR LA TÂCHE PUIS <SUPP>

EC

Supprimer la tâche terminée


EC ILL ON

HA NT

100


VII – LES NOTES

101

<CLIC G> SUR

ILL ON

Il est pratique de pouvoir afficher l'équivalent des "post-it" avec Outlook.

PUIS SUR EN BAS DE LA FENÊTRE le détail du module s'affiche dans la partie haute du volet gauche <CLIC G> SUR UN DES DOSSIERS DE NOTES affiche son contenu dans le volet d'affichage

La procédure est identique à celle des autres modules.

HA NT

ONGLET "ACCUEIL"

GROUPE "NOUVEAU" (1ER BLOC)

BOUTON DROIT

DANS LE VOLET DES NOTES (zone vide volet

droit)

<CLIC G> SUR

<CLIC D>

SAISIR LES ÉLÉMENTS

<CLIC G> SUR

POUR FERMER LA NOTE

EC

elle est automatiquement enregistrée

La note ouverte peut être est gérée comme une fenêtre de Windows

Créer une note comme ci-dessus – l'afficher au premier plan


102

BOUTON GAUCHE NOTE OUVERTE

<CLIC G> SUR

ILL ON

Le contenu de la note peut être modifié comme n'importe quel texte après avoir ouvert la note. La note elle-même peut être classée, enregistrée (format .msg), affectée à un contact…

(angle haut gauche)

BOUTON DROIT

NOTE FERMÉE <CLIC D> SUR LA NOTE

HA NT

Changer la couleur de la note créée précédemment et la classer dans une catégorie

L'affichage des notes d'un dossier peut être personnalisé. ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "RÉORGANISATION" (2ème bloc) <CLIC G> SUR L'UN DES OUTILS

EC

Modifier l'affichage des notes

La note peut être affichée directement sur le bureau.

BOUTON GAUCHE

<FAIRE GLISSER> LA NOTE DE OUTLOOK JUSQU'AU BUREAU

Afficher sur le bureau la note créée

<CLIC D> <CLIC D>

SUR LA NOTE SUR LE BUREAU


VIII – GÉRER LES FICHIERS OUTLOOK

103

ILL ON

Outlook présente l'avantage de contenir tous les éléments évoqués dans un seul fichier. Ceci est particulièrement pratique pour la sauvegarde des données. Le fichier Outlook se situe par défaut à l'emplacement suivant : C:\USERS\ NOMUTILISATEUR \DOCUMENTS\FICHIERS OUTLOOK ; Il est au format .PST

Un fichier Outlook peut être créé en n'importe quel emplacement. Il est nécessaire si deux fichiers sont en ligne d'indiquer lequel sera celui par défaut. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "NOUVEAU"

<CLIC G> SUR

(1er

bloc)

PUIS SUR

<CLIC G> SUR

HA NT

SAISIR LE NOM DU FICHIER

EC

POUR VALIDER

Éviter de multiplier les fichiers Outlook. Lors de la création des comptes de messagerie, Outlook crée automatiquement un nouveau fichier pour chaque compte, indiquer lui d'en utiliser un déjà existant plus global

Créer un nouveau fichier Outlook nommé "essai"


104

MENU FICHIER

ILL ON

Il faut vérifier le fichier utilisé par défaut ; pour notamment changer de fichier Outlook, il est nécessaire d'indiquer que celui-ci n'est plus le fichier par défaut avant de pouvoir le supprimer dans Outlook.

SÉLECTIONNÉ (volet de gauche)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

ONGLET <CLIC G> SUR LE NOUVEAU FICHIER PAR DÉFAUT

<CLIC G> SUR

HA NT

le nouveau fichier par défaut est précédé du signe

EC

Définir comme par défaut le fichier "essai" précédemment créé


VIII – GÉRER LES FICHIERS OUTLOOK

105

ILL ON

La liaison entre Outlook et le fichier de données peut être supprimée.

PARAMÈTRES DU COMPTE ONGLET "FICHIERS DE DONNÉES" <CLIC G> SUR LE FICHIER À SUPPRIMER (ne doit pas être le fichier par défaut)

<CLIC G> SUR la liaison entre Outlook et le fichier est supprimée mais le fichier même n'est pas supprimé Le fichier .pst même se supprime comme tout autre fichier dans l'explorateur

Si le fichier à supprimer est utilisé pour la remise des messages d'un compte de messagerie, les messages de compte ne sont plus accessibles mais figurent toujours dans le fichier .pst

HA NT

Vérifier dans les paramètres des comptes de messagerie (même fenêtre mais onglet ) et pour chaque compte qu'il n'utilise pas le fichier à supprimer et si c'est le cas, modifier le fichier de remise (sinon, OUTLOOK met le fichier par défaut).

Outlook ouvert, essayer de supprimer le fichier "essai" précédemment créé dans son dossier Supprimer la liaison entre Outlook et ce fichier "essai" puis vérifier qu'il existe toujours dans les fichiers Outlook de "documents" - essayer de nouveau de le supprimer

Les fichiers Outlook ont tendance à prendre de l'importance et il faut les compacter régulièrement pour limiter leur taille et améliorer les temps de réponse.

EC

PARAMÈTRES DU COMPTE ONGLET "FICHIERS DE DONNÉES" <CLIC G> SUR LE FICHIER À COMPACTER

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

POUR FERMER

la taille du fichier diminue sensiblement, d'autant plus que le dernier compactage est éloigné

Vérifier la taille du fichier Outlook en cours – Le compacter – Vérifier de nouveau l'espace utilisé


IX â&#x20AC;&#x201C; EXERCICES

109

EC

HA NT

ILL ON

Le fichier exemple IOS.PST contient tous les exemples et exercices de ce cours.


ILL ON

EC

HA NT

Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de Windows pour Microsoft ™ Windows ®, Word pour Microsoft ™ Word ®, Excel pour Microsoft ™ Excel ®, Access pour Microsoft ™ Access ®, Outlook pour Microsoft ™ Outlook ®, Edge pour Microsoft ™ Edge ® . Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

Tous les efforts ont été faits, et le temps nécessaire consacré, pour que cet ouvrage soit aussi fiable et rigoureux que possible. Cependant, ni l'auteur, ni l'éditeur ne sauraient être tenus pour responsable des conséquences de son utilisation ou des atteintes au droit des brevets ou des personnes qui pourraient résulter de cette utilisation. Toute reproduction, même partielle de cet ouvrage, et par quelque procédé que ce soit, est interdite sans autorisation préalable de iOs (acquisition de licences) et passible d'une peine prévue par la loi sur la protection des droits d'auteur.


Dépôt légal 1er Trim 2016

ILL ON

ISBN 978-2-916950-44-0

Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans l'apprentissage de ce logiciel.

Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation menée par un formateur.

C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions.

Les fichier d’exercices sont téléchargeables sur le site de l'éditeur (lien dans le support de cours) où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à des tests de connaissance en ligne. Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de bien se souvenir des recommandations de votre formateur.

HA NT

Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.

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EC

Access 2013, 1er niveau utilisation, 2ème niveau programmation Outlook 2013, Publisher 2013 Maintenance micro, Réseaux … Sage comptabilité I7, paie I7 Versions Microsoft Office 2016 en cours 129 rue du Maréchal Foch 14750 Saint Aubin sur Mer ios@ios.fr - www.ios.fr/

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