J’apprends à me servir de
EXCEL 2007™ Joël GREEN
Comment utiliser Excel sous Windows Vista ? De quoi est composée une fenêtre Excel ? Comment utilise-t-on la souris et le clavier avec Excel ? Où se trouvent le ruban,la barre de formule ? A quoi servent-ils ? Qu'est ce qu'une cellule, une plage, une référence ? Comment créer un classeur ? Quelles sont les règles à suivre pour saisir des données ? Comment faire des totaux avec des formules, des fonctions ? Sur une feuille, entre plusieurs feuilles, créer des séries… Comment présenter les données d'une cellule, d'un tableau, d'une feuille ? Comment mettre des couleurs, des bordures, afficher les chiffres, les dates ? Comment recopier une mise en forme à un autre endroit ? Comment utiliser un thème de présentation, créer son propre thème ? Quand et comment modifier la structure de la feuille ? Sélectionner, créer, supprimer, modifier, cacher des lignes, des colonnes, des feuilles, des classeurs… Pourquoi et comment vérifier qu'il n'y a pas d'erreur ? Quelles méthodes simples permettent de s'assurer que le tableau, la feuille de travail, le classeur sont justes et comment les fiabiliser dans le temps ? Où et comment créer un graphique ? Quel type utiliser pour représenter mes données ? Comment modifier sa présentation, sa position, sa taille ? Pourquoi et comment finaliser le classeur ? Sous quelle forme l'éditer ? Comment le faire tenir sur une page, l'envoyer par mail, le publier sur internet, le partager avec des amis ou des collègues ? Enfin, comment être sur de retrouver mon classeur Excel quand j'en aurais besoin ? Où, quand et comment l'enregistrer ?
Ce livre répond à toutes ces questions et bien d'autres encore, de manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous deviendra vite indispensable, posé à coté de votre ordinateur Cet ouvrage a été entièrement réalisé avec Microsoft ™ Word 2007 ®,
Cover illustration by Ángel Corral Arias. http://trazo.deviantart.com/gallery/ Images des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft ™
SOMMAIRE I.
EXCEL POUR QUOI FAIRE .................................................................................... 1 A. B. C. D.
II. A. B. C. D. E. F. G. H. I.
CONFIGURATION OPTIMALE ................................................................................................. 1 PROCÉDURE D'INSTALLATION ............................................................................................... 2 ENTRER / QUITTER ................................................................................................................. 2 UTILISER LES EXERCICES ......................................................................................................... 3
UTILISER WINDOWS ........................................................................................... 5 LA SOURIS .............................................................................................................................. 5 LE CLAVIER ............................................................................................................................. 6 LES FENÊTRES......................................................................................................................... 7 LES MENUS ET BARRES D’OUTILS .......................................................................................... 8 LES BOITES DE DIALOGUE ...................................................................................................... 8 LE VOLET OFFICE .................................................................................................................. 10 LES BALISES ACTIVES ............................................................................................................ 10 LE PRESSE PAPIERS............................................................................................................... 11 LE GUIDE / LE DIDACTICIEL .................................................................................................. 12
III. DIALOGUER AVEC EXCEL .................................................................................. 13 A.
LA FENÊTRE EXCEL ............................................................................................................... 13 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
B.
LA SOURIS DANS EXCEL........................................................................................................ 24 1 2 3 4 5 6
C.
LA BARRE DE TITRE ..................................................................................................................... 14 LE MENU EXCEL .......................................................................................................................... 14 LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" ......................................................................................... 15 LE RUBAN ................................................................................................................................... 16 LES BARRES D'OUTILS ET MENUS CONTEXTUELS ....................................................................... 17 LA BARRE DE FORMULE .............................................................................................................. 18 LES ASCENSEURS – LES CURSEURS DE FRACTIONNEMENT ........................................................ 19 LA BARRE D'ÉTAT ........................................................................................................................ 19 LES ICONES D’AFFICHAGE ET LE ZOOM ...................................................................................... 20 LA ZONE DE SAISIE ...................................................................................................................... 21 RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR ......................................................................... 24 LE DÉPLACEMENT DANS LE DOCUMENT .................................................................................... 24 LA SÉLECTION DANS LE DOCUMENT .......................................................................................... 25 L'UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS .................................................................................. 26 L'ANNULATION D'ACTIONs ......................................................................................................... 26 L'ANNULATION DE L'ANNULATION ............................................................................................ 27
LE CLAVIER DANS EXCEL ...................................................................................................... 27 1 2 3 4 5 6
LE DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES ....................................................................................... 27 LES TOUCHES DE FONCTION ....................................................................................................... 28 LA SÉLECTION DANS LE DOCUMENT .......................................................................................... 28 L'UTILISATION DU RUBAN .......................................................................................................... 29 L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION................................................................................... 29 LA RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION ................................................................................... 29
IV. CRÉER UN CLASSEUR ........................................................................................ 31 A.
LA CREATION DU CLASSEUR ................................................................................................ 31 1 2
B.
LA SAISIE DES DONNÉES ...................................................................................................... 34 1 2 3 4 5 6
C.
LE MODÈLE NORMAL.................................................................................................................. 31 LES AUTRES MODÈLES ................................................................................................................ 32 LA SAISIE PROPRE ....................................................................................................................... 35 LES ENTRÉES LONGUES............................................................................................................... 36 LA SÉLECTION DES DONNÉES ..................................................................................................... 37 LA MODIFICATION DES DONNÉES .............................................................................................. 37 L'EFFACEMENT DES DONNES ..................................................................................................... 38 L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION................................................................................... 39
LES TYPES DE DONNÉES ....................................................................................................... 40 1 2 3
LES DONNÉES NUMÉRIQUES ...................................................................................................... 40 LES DONNÉES TEXTE ................................................................................................................... 41 LES FORMULES - LES FONCTIONS ............................................................................................... 43
D.
LES SÉRIES ............................................................................................................................ 55 1 2 3
LES SÉRIES A UNE VALEUR .......................................................................................................... 55 LES SÉRIES A DEUX VALEURS ...................................................................................................... 56 LES LISTES PERSONNALISÉES ...................................................................................................... 57
V. METTRE EN FORME LES DONNÉES................................................................... 59 A.
LES STYLES PRÉDÉFINIS ET LES THÈMES............................................................................... 59 1 2 3 4 5 6
B.
LES CARACTÉRISTIQUES DE MISE EN FORME....................................................................... 67 1 2 3 4 5 6 7
C.
LE STYLE DE TABLEAU ................................................................................................................. 59 LES COULEURS ............................................................................................................................ 62 LES POLICES ................................................................................................................................ 63 LES EFFETS .................................................................................................................................. 64 LES THÈMES ................................................................................................................................ 65 LE STYLE DE CELLULE .................................................................................................................. 66 LA POLICE ET LES ATTRIBUTS DE CARACTÈRES ........................................................................... 67 LES BORDURES ............................................................................................................................ 70 LE REMPLISSAGE ......................................................................................................................... 72 L'ALIGNEMENT ........................................................................................................................... 75 LE FORMAT DES NOMBRES......................................................................................................... 77 LE FORMAT DES DATES ET DES HEURES ..................................................................................... 79 L'ENREGISTREMENT DE LA MISE EN FORME .............................................................................. 80
LES MANIPULATIONS DE LA MISE EN FORME...................................................................... 83 1 2 3
LA RÉPÉTITION DE LA MISE EN FORME ...................................................................................... 83 LA COPIE DE LA MISE EN FORME ................................................................................................ 83 LA SUPPRESSION DE LA MISE EN FORME ................................................................................... 84
VI. MANIPULER LA STRUCTURE ............................................................................. 85 A.
LA LIGNE............................................................................................................................... 85 1 2 3 4 5 6
B.
LA COLONNE ........................................................................................................................ 91 1 2 3 4 5 6
C.
LA SÉLECTION DES COLONNES .................................................................................................... 91 L'INSERTION DES COLONNES ...................................................................................................... 91 LA SUPPRESSION DES COLONNES ............................................................................................... 93 LA LARGEUR DES COLONNES ...................................................................................................... 94 LE MASQUAGE DES COLONNES .................................................................................................. 95 L'AFFICHAGE DES COLONNES MASQUÉES .................................................................................. 96
LA CELLULE / LA PLAGE ........................................................................................................ 97 1 2 3 4 5 6 7 8 9
D.
LA SÉLECTION DES LIGNES .......................................................................................................... 85 L'INSERTION DES LIGNES ............................................................................................................ 86 LA SUPPRESSION DES LIGNES ..................................................................................................... 87 LA HAUTEUR DES LIGNES ............................................................................................................ 88 LE MASQUAGE DES LIGNES ........................................................................................................ 89 L'AFFICHAGE DES LIGNES MASQUÉES ........................................................................................ 90
LA SÉLECTION D'UNE PLAGE ....................................................................................................... 97 LE DÉPLACEMENT D'UNE PLAGE ................................................................................................ 97 LA COPIE D'UNE PLAGE ............................................................................................................... 99 LE COLLAGE SPÉCIAL ................................................................................................................. 100 LES OPERATIONS ENTRE PLAGES .............................................................................................. 101 LA TRANSPOSITION DE PLAGES ................................................................................................ 101 LE DÉVERROUILLAGE DES PLAGES ............................................................................................ 102 LE MASQUAGE D'UNE PLAGE ................................................................................................... 102 L'EFFACEMENT DES DONNÉES D'UNE PLAGE ........................................................................... 103
LA FEUILLE DE TRAVAIL ...................................................................................................... 103 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
LA SÉLECTION DES FEUILLES ..................................................................................................... 103 LE NOM DES FEUILLES .............................................................................................................. 104 LA COULEUR DES ONGLETS ...................................................................................................... 104 L'INSERTION DES FEUILLES ....................................................................................................... 105 LA SUPPRESSION DES FEUILLES ................................................................................................ 106 LE DÉPLACEMENT DES FEUILLES ............................................................................................... 106 LA COPIE DES FEUILLES ............................................................................................................. 107 LE MASQUAGE DES FEUILLES.................................................................................................... 107 L'AFFICHAGE DES FEUILLES MASQUÉES ................................................................................... 108 LA PROTECTION DES FEUILLES .................................................................................................. 108 LA DÉPROTECTION DES FEUILLES ............................................................................................. 111
12 LE GROUPE DE TRAVAIL............................................................................................................ 111 13 LES VOLETS DE TITRE ................................................................................................................ 112
E.
LE CLASSEUR ...................................................................................................................... 113 1 2 3
LE MASQUAGE DU CLASSEUR ................................................................................................... 113 LA PROTECTION DU CLASSEUR ................................................................................................. 114 LE PARTAGE DU CLASSEUR ....................................................................................................... 115
VII. VÉRIFIER LE CLASSEUR.................................................................................... 117 A.
LA VÉRIFICATION DU TEXTE ............................................................................................... 117 1 2 3 4 5 6
B.
LA VÉRIFICATION DES CHIFFRES ........................................................................................ 123 1 2 3 4 5 6 7
C.
LE TABLEAU SIMPLE ................................................................................................................. 123 LE TABLEAU COMPLEXE ............................................................................................................ 123 LA SAISIE DE DONNÉES A POSTÉRIORI ...................................................................................... 124 L'AFFICHAGE DES FORMULES ................................................................................................... 125 L'AUDIT DES FORMULES ........................................................................................................... 125 LA VÉRIFICATION DES ERREURS ............................................................................................... 126 LA FORMULE LOGIQUE ............................................................................................................. 126
la RECHERCHE ET REMPLACEMENT ................................................................................... 127 1 2
D.
LA LANGUE ............................................................................................................................... 117 LA CORRECTION AUTOMATIQUE .............................................................................................. 117 LA VÉRIFICATION GLOBALE ...................................................................................................... 119 LES DICTIONNAIRES .................................................................................................................. 120 LES SYNONYMES ....................................................................................................................... 121 LA TRADUCTION ....................................................................................................................... 122
LA RECHERCHE ......................................................................................................................... 127 LE REMPLACEMENT .................................................................................................................. 128
LA PROTECTION (Synthèse) ............................................................................................... 129 1 2 3
LE DÉVERROUILLAGE DES PLAGES ............................................................................................ 129 LA PROTECTION DES FEUILLES.................................................................................................. 130 LA PROTECTION DU CLASSEUR ................................................................................................. 131
VIII. CRÉER UN GRAPHIQUE ................................................................................... 133 A. B. C. D. E.
LA CREATION DU GRAPHIQUE ........................................................................................... 133 LE TYPE DE GRAPHIQUE ..................................................................................................... 135 LE STYLE DU GRAPHIQUE ................................................................................................... 136 LA DISPOSITION DU GRAPHIQUE ....................................................................................... 136 LA MODIFICATION DU GRAPHIQUE ................................................................................... 137 1 2 3
SÉLECTION ................................................................................................................................ 137 LA DIMENSION ......................................................................................................................... 138 LA POSITION ............................................................................................................................. 138
IX. ÉDITER LE CLASSEUR ...................................................................................... 139 A.
LA PRÉPARATION DU CLASSEUR ........................................................................................ 139 1 2 3 4 5 6 7
B.
LA VISUALISATION ............................................................................................................. 144 1 2 3 4 5 6 7
C.
LES PROPRIÉTÉS ........................................................................................................................ 139 L'INSPECTION............................................................................................................................ 140 LE CHIFFREMENT ...................................................................................................................... 141 LES AUTORISATIONS ................................................................................................................. 141 LA SIGNATURE NUMÉRIQUE .................................................................................................... 142 LA FINALISATION ...................................................................................................................... 142 LA COMPATIBILITÉ .................................................................................................................... 143 LE MODE NORMAL ................................................................................................................... 144 LE ZOOM ................................................................................................................................... 144 LE MODE PLEIN ÉCRAN ............................................................................................................. 145 LE MODE MISE EN PAGE........................................................................................................... 146 LE MODE APERÇU DES SAUTS DE PAGE ................................................................................... 146 LE MODE APERÇU AVANT IMPRESSION ................................................................................... 146 LES OPTIONS D'AFFICHAGE ...................................................................................................... 147
LA MISE EN PAGE ............................................................................................................... 148 1 2 3 4
LA TAILLE .................................................................................................................................. 148 LES MARGES ............................................................................................................................. 149 L'ORIENTATION ........................................................................................................................ 150 L'ARRIÈRE-PLAN........................................................................................................................ 151
5 6 7 8 9
D.
L'IMPRESSION .................................................................................................................... 157 1 2 3 4
E.
A.
LE MESSAGE ÉLECTRONIQUE .................................................................................................... 159 EXCEL SERVICES ........................................................................................................................ 160 LE SERVEUR DE GESTION DE DOCUMENTS ............................................................................... 161 L'ESPACE DE TRAVAIL ............................................................................................................... 161 LA PAGE WEB ............................................................................................................................ 162
GÉRER LES FICHIERS EXCEL ............................................................................ 163 L'OUVERTURE D'UN CLASSEUR .......................................................................................... 163 1 2 3
B.
L'APERÇU AVANT IMPRESSION ................................................................................................. 157 L'IMPRESSION RAPIDE .............................................................................................................. 158 L'IMPRESSION STANDARD ........................................................................................................ 158 LES TYPES DE SORTIE ................................................................................................................ 159
LA PUBLICATION ................................................................................................................ 159 1 2 3 4 5
X.
L'ÉCHELLE.................................................................................................................................. 152 LES ENTÊTES / PIEDS DE PAGE .................................................................................................. 152 LE SAUT DE PAGE ...................................................................................................................... 154 LA ZONE D'IMPRESSION............................................................................................................ 155 LES TITRES ................................................................................................................................. 156
LA CREATION D'UN NOUVEAU FICHIER .................................................................................... 163 L'OUVERTURE D'UN FICHIER EXISTANT .................................................................................... 164 L'OUVERTURE D'UN FICHIER D'UN AUTRE TYPE ....................................................................... 166
l'ENREGISTREMENT D'UN CLASSEUR ................................................................................. 166 1 2 3
L'ENREGISTREMENT STANDARD ............................................................................................... 166 L'ENREGISTREMENT COMPATIBLE............................................................................................ 168 LES OPTIONS ............................................................................................................................. 168
XI. DOSSIER PÉDAGOGIQUE ET EXERCICES ......................................................... 169 A. B. C. D. E. F. G.
COMMANDE DE FLEURS .................................................................................................... 169 BILAN.................................................................................................................................. 170 COMPTES ........................................................................................................................... 172 SOMME .............................................................................................................................. 173 SÉRIES................................................................................................................................. 174 EMPRUNT........................................................................................................................... 175 TRANSPORT ........................................................................................................................ 176
Ce livre présente différentes rubriques repérées par une icone DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION : ACTION
3 COMMANDES À SE RAPPELER : <CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX <CLIC D>
POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR
<DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX
INFOS
Des informations viennent compléter ces procédures
EXEMPLE
des exemples viennent illustrer ces procédures
CONSEIL
Des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances
ATTENTION
Des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir Des exercices permettent de tester les procédures et de mettre vos connaissances à l'épreuve
EXERCICE
AVANCÉ
Des procédures avancées décrivent des actions plus complexes Des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas de chaque page
NOTES
Souvent, une action peut être effectuée selon plusieurs méthodes : 1ÈRE MÉTHODE
2ÈME MÉTHODE
ACTION
Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler.
Ces actions peuvent être effectuées avec plusieurs moyens :
Avec le bouton gauche de la souris
Avec le bouton droit de la souris
Avec le clavier
Selon votre dextérité, vous travaillerez simplement avec le bouton gauche de la souris, vous appellerez des menus contextuels avec le bouton droit où vous utiliserez les touches du clavier, qui sont quelquefois plus rapides pour certaines actions.
Elles peuvent concerner différents endroits de l'écran : le menu "DÉMARRER" de Windows le bureau de Windows
le panneau de configuration la barre d'outils accès rapide la barre d'outils de la fenêtre
le menu de l'application le ruban de l'application
Là encore, en fonction de l'action que vous effectuez, vous pourrez choisir le menu de l'application, les outils du ruban ou la souris…selon vos préférences.
Tout au long de cet ouvrage, vous apprendrez à vous familiariser avec ces éléments et à choisir ce qui vous convient le mieux !
I - EXCEL POUR QUOI FAIRE
I. EXCEL POUR QUOI FAIRE Excel est un logiciel de la famille des tableurs. Il permet de gérer naturellement les données de type numérique sous forme de tableaux ou de graphiques, d'insérer en complément des données de toutes natures, de les organiser, de les présenter et de les éditer. Pour bien l'utiliser, il faut distinguer plusieurs étapes dans son utilisation : Le choix d’un modèle (pour éviter de partir de zéro dans la création du document ) La saisie des libellés puis des données La saisie des formules et des fonctions La mise en forme du tableau pour enrichir sa présentation La vérification éventuelle du texte (orthographe et grammaire) L'enrichissement de la feuille (graphiques, images, objets incorporés...) La mise en page (adaptation de la feuille à son support, taille, orientation, marges, entête, pied de page...) L'aperçu avant impression pour valider la présentation du document L'édition (impression, publication ou envoi vers un destinataire) la dernière étape
INFOS
Excel 2007 bénéficie de la convivialité de Windows Vista, ce qui lui permet de fonctionner en parfaite harmonie avec les autres applications et d'intégrer aisément des objets issus de ces autres applications
A A.. C CO ON NFFIIG GU UR RA ATTIIO ON NO OP PTTIIM MA ALLE E La configuration conseillée est la suivante :
ordinateur de type pentium™ à plusieurs noyaux de 2 à 3 GHz avec Windows Vista mémoire vive de 1 ou 2 Go écran plat 17" ou 19" résolution 1280/1024 couleurs 32 bits disque dur 250 Go Lecteur DVD / Graveur Souris optique 2 boutons + roulette de qualité
Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation de Excel INFOS
NOTES
1
2
B B.. P PR RO OC CÉ ÉD DU UR RE ED D''IIN NS STTA ALLLLA ATTIIO ON N
AVANCÉ
POUR INSTALLER EXCEL S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur Lancer Windows Introduire le CD Rom "Excel" ou "Office" dans le lecteur Suivre les instructions L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut
C C.. E EN NTTR RE ER R // Q QU UIITTTTE ER R 3 manières de travailler dans Excel (et dans les produits Office) Lancer l'application (Excel) et travailler directement au sein de l'application. POUR LANCER EXCEL ACTION
<CLIC G> SUR (en bas, à gauche)
MENU WINDOWS
POUR SORTIR DE EXCEL <CLIC G> SUR LA CASE DE FERMETURE OU MENU EXCEL(en haut, à gauche)
(en bas à droite)
A partir de l'ordinateur (documents)
ACTION
OUVRIR UN DOCUMENT EXISTANT AFFICHER LE DOSSIER DE L'UTILISATEUR OÙ SE TROUVENT LES DOCUMENTS (documents) <DOUBLE CLIC> SUR LE DOCUMENT EXCEL À OUVRIR
A partir du menu Windows. OUVRIR UN DOCUMENT EXISTANT ACTION
<CLIC G> SUR
MENU WINDOWS (en bas, à gauche)
(volet de droite) le dossier s’ouvre dans une fenêtre <DOUBLE CLIC> SUR LE DOCUMENT EXCEL À OUVRIR Lancer Excel à partir du menu, le fermer Lancer Excel à partir du bureau, le garder ouvert EXERCICE
NOTES
I - EXCEL POUR QUOI FAIRE
D D.. U UTTIILLIIS SE ER R LLE ES SE EX XE ER RC CIIC CE ES S Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur dans un dossier spécifique. CRÉER UN DOSSIER ACTION
MENU WINDOWS
(volet de droite) la fenêtre "documents" s'affiche DANS LE VOLET DE DROITE
<CLIC D>
le nouveau dossier est créé SAISIR AUSSITÔT "COURS OFFICE" PUIS <ENTRÉE>
le dossier est créé dans les documents de l'utilisateur
NOTES
3
4 TÉLÉCHARGER LES EXERCICES ACTION
OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE :
http://www.ios-fr.com/public/exosexcel07n1.exe <CLIC G> SUR la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre <CLIC G> SUR POUR CONFIRMER
DÉCOMPRESSER LES EXERCICES ACTION
DANS LA BOITE DE DIALOGUE
"TÉLÉCHARGEMENT" À UN ÉVENTUEL MESSAGE DE WINZIP (Winzip est le logiciel qui permet de
compresser les fichiers) <CLIC G> SUR INDIQUER LE DOSSIER DE DÉCOMPRESSION
"COURS OFFICE" DE "DOCUMENTS" POUR VALIDER
INSTALLER LES EXERCICES ACTION
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
POUR FERMER
WINZIP
les exercices sont présents dans le dossier "cours office" de "documents"
NOTES
5
II - UTILISER WINDOWS
II. UTILISER WINDOWS L'utilisation de Excel 2007 est simple pour autant que l'on maitrise : Le clavier pour saisir les données La souris pour les manipuler Les fenêtres dans lesquelles ces mêmes données s'affichent Les outils, le menu et la barre des tâches, qui permettent de traiter ces données et/ou de manipuler l'environnement.
A A.. LLA AS SO OU UR RIIS S La souris permet d'actionner les commandes du menu et de déplacer le pointeur ; le déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran. C'est un outil indispensable pour une utilisation optimale d'Excel. PRINCIPE Le POINTEUR a le plus souvent la forme d’une flèche : ou d'une croix ; son déplacement est proportionnel à celui de la souris sur le tapis <CLIC G> (appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) sélectionne la cellule à la position du pointeur : C’est là que les données vont s’insérer <CLIC D> (appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche la barre d'outils et le menu contextuel lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné La ROULETTE permet de se déplacer dans la feuille comme avec l'ascenseur vertical ou de modifier le zoom (en gardant <ctrl> enfoncé) ATTENTION
Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage de ne rien faire et d’attendre qu’il reprenne une forme normale (le processeur est occupé)
UTILISATION Allonger et poser de manière souple la main au dessus de la souris (main gauche ou droite selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, activer dans le panneau de configuration de la souris Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main Déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton gauche de la souris La roulette centrale permet de faire défiler le document et en maintenant <CTRL> enfoncé de modifier le zoom
NOTES
6 VOCABULAIRE POINTER signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré <CLIC G> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton gauche de la souris <CLIC D> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris <DOUBLE CLIC signifie appuyer deux fois de suite et rapidement sur le bouton gauche de la souris <FAIRE GLISSER> signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé (généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action
B B.. LLE EC CLLA AV VIIE ER R Le clavier permet principalement de saisir les données ; toutes les actions de manipulation et de déplacement étant dévolues à la souris.
BARRE ESPACE
Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (pour le texte), d'un pavé numérique (à droite) et d'un pavé directionnel (au milieu). Il est conseillé de bien utiliser chaque pavé en fonction des données à saisir. Les touches spéciales sont les touches suivantes : <ALT>
à gauche de la barre espace
<CTRL>
aux extrémités droite et gauche de la barre espace
<MAJ>
flèches vers le haut au dessus des touches <CTRL>
<ALTGR>
à droite de la barre espace
<WINDOWS>
à coté des touches <CTRL> avec un symbole Windows
Elles se combinent aux autres touches du clavier (touches de raccourci) afin d'obtenir de manière rapide des actions définies dans une application donnée ou dans le système d'exploitation.
NOTES
7
II - UTILISER WINDOWS
C C.. LLE ES S FFE EN NÊ ÊTTR RE ES S Les fenêtres sont à la base du fonctionnement de Windows. Toute application, tout dossier, tout fichier de données (classeur, document…) est ouvert dans une fenêtre. Leur contenu est très varié : texte, chiffres, images, icônes….
ATTENTION
dans W INDOWS VISTA, il existe une fenêtre par document ouvert et non plus une fenêtre par application ouverte.
LES FENÊTRES ONT TROIS ÉTATS POSSIBLES : plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran sa forme et sa taille sont personnalisables en icône : l'icône s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. LES DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES : la case de RÉDUCTION
réduit la fenêtre en icône
la case D'AGRANDISSEMENT la case de RESTAURATION la case de FERMETURE
agrandit de fenêtre à plein écran réduit de plein écran à fenêtre ferme la fenêtre
LA COMPOSITION DES FENÊTRES : LE RUBAN affiche les outils de la fenêtre LA BARRE "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus utilisés (personnalisable) LA BARRE D'ÉTAT affiche des informations sur le contenu de la fenêtre COMPOSITION D'UNE FENÊTRE (EXCEL)
BARRE D’OUTILS "ACCÈS RAPIDE"
RUBAN
BARRE DE TITRE CASE DE RÉDUCTION
BARRE D'ÉTAT
NOTES
CASE D’AGRANDISSEMENT
CASE DE FERMETURE
8 La position et la taille d'une fenêtre peuvent être modifiées.
ACTION
DÉPLACER UNE FENÊTRE
DIMENSIONNER UNE FENÊTRE POINTER sur L'ANGLE DE LA FENÊTRE FAIRE GLISSER JUSQU'À LA DIMENSION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE
ou
POINTER sur LA BARRE DE TITRE: FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE
le pointeur peut aussi être positionné sur un des cotés de la fenêtre ; il prend alors la INFOS
forme ou selon que l'un ou l'autre des cotés horizontaux ou verticaux ait été sélectionné ; seule la longueur ou la hauteur de la fenêtre peut alors être modifiée
D D.. LLE ES SM ME EN NU US SE ETT B BA AR RR RE ES SD D’’O OU UTTIILLS S Lorsqu'un <CLIC D>. est effectué sur une sélection, une barre d'outils et un menu dits "contextuels" s'affichent. Ils vont proposer les outils et les commandes appropriés à la manipulation des données sélectionnées.
ACTION
AFFICHER UNE BARRE D’OUTILS <CLIC D> DANS LA SÉLECTION (EXCEL)
Ils sont disponibles à tout moment que ce soit dans les applications ou dans le système d'exploitation. Ils permettent d'afficher les principales commandes de gestion d'un objet.
ACTION
MENU CONTEXTUEL POINTER sur UN OBJET <CLIC D>
le menu s’affiche
E E..
LLE ES SB BO OIITTE ES SD DE ED DIIA ALLO OG GU UE E
Le ruban de l'application ouverte affiche la plupart des outils nécessaires. Cependant, pour une utilisation plus pointue, les boites de dialogue proposent des options complémentaires.
ACTION
NOTES
OUVRIR LES BOITES DE DIALOGUE DANS LE RUBAN, À DROITE DU TITRE DU GROUPE D’OUTILS <CLIC G> SUR LA CASE la boîte de dialogue s’affiche
9
II - UTILISER WINDOWS
<CLIC G> ICI
le clavier est souvent plus rapide à utiliser que la souris pour le renseignement de boîtes de dialogue requérant beaucoup de saisie CONSEIL
Avec le clavier : une zone vers l'avant <TAB> (sélectionne le contenu de la zone)
une zone vers l'arrière <MAJ> <TAB> (sélectionne le contenu de la zone)
Avec la souris : afficher le contenu de la boite de dialogue <CLIC G> sur l'onglet afférent positionner le point d'insertion sur une zone <CLIC G> au début de la zone pour sélectionner le contenu d'une zone <DOUBLE CLIC> sur la zone
Une boîte de dialogue est constituée de diverses zones : les onglets les zones de texte les zones de liste
les cases à cocher les cases d'option les boutons de command
COMMANDE "POLICE" DE EXCEL ONGLETS
ZONE DE LISTE
ZONE DE LISTE DÉROULANTE
CASES À COCHER
BOUTONS DE COMMANDE
"APPLIQUER" applique immédiatement les choix effectués sans fermer la boite de dialogue INFOS
CONSEIL
Toujours sortir d'une boîte de dialogue à l'aide des boutons de commande fermer une boîte de dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le contenu, par le bouton <ANNULER>
10
FF.. LLE EV VO OLLE ETT O OFFFFIIC CE E Ce volet s'affiche automatiquement à droite de l'écran après certaines commandes. <CLIC G> POUR FERMER LE VOLET
FERMER LE VOLET OFFICE ACTION
<CLIC G> sur
DE
G G..
LLE ES SB BA ALLIIS SE ES SA AC CTTIIV VE ES S
Excel propose une balise active s'il n'est pas en mesure d'effectuer l'action demandée, si elle lui parait incohérente ou s'il reconnaît le type de données. UTILISER LES BALISES ACTIVES vous venez d'effectuer une opération et la balise active
s'affiche
ACTION
POINTER sur LA BALISE ACTIVE
<CLIC> SUR
NOTES
DE LA BALISE ACTIVE ET EFFECTUER LE CHOIX APPROPRIÉ
11
II - UTILISER WINDOWS
H H..
LLE EP PR RE ES SS SE EP PA AP PIIE ER RS S
Le PRESSE PAPIERS a pour fonction de permettre le transfert d'information entre documents, quelle que soit l’application d’origine. Les informations qui y sont placées s'ajoutent à celles existantes. Le presse-papier fait l’objet d’un groupe d’outils au début de l’onglet "ACCUEIL" du ruban de l’application. ENLEVER ET METTRE DANS LE PRESSE-PAPIER
COLLER LE CONTENU DU PRESSE-PAPIER
COPIER ET METTRE DANS LE PRESSE-PAPIER
OPTIONS DE COLLAGE
COPIER LA MISE EN FORME
Le presse-papiers permet de conserver les derniers éléments enregistrés pour une utilisation future INFOS
Le PRESSE-PAPIERS peut aussi être utilisé, dans l'ordinateur ou dans l'explorateur, pour copier ou déplacer des dossiers ou des fichiers entiers AVANCÉ
<COUPER> supprime les données sélectionnées et les place dans le pressepapiers <COPIER> fait une copie des données sélectionnées et les place dans le presse papiers <COLLER> insère les données à partir du presse-papiers à la position du pointeur
ACTION
DÉPLACER DES DONNÉES
COPIER DES DONNÉES
SÉLECTIONNER LES DONNÉES LES COUPER DANS LE PRESSE PAPIERS POINTEUR DANS LE DOCUMENT D'INSERTION LES COLLER À LA POSITION DU POINT D'INSERTION
SÉLECTIONNER LES DONNÉES LES COPIER DANS LE PRESSE PAPIERS POINTEUR DANS LE DOCUMENT D'INSERTION LES COLLER À LA POSITION DU POINT D'INSERTION
COUPER <CTRL><X> ACTION
NOTES
COPIER <CTRL><C>
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
<CLIC D>
<CLIC D>
COLLER <CTRL><V> <CLIC G> SUR <CLIC D>
12
II.. LLE EG GU UIID DE E // LLE ED DIID DA AC CTTIIC CIIE ELL En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle très précise, à la leçon du didacticiel concernée ou à un index recensant les informations disponibles. LES DIFFÉRENTS MOYENS D'OBTENIR DE L'AIDE CASE AIDE
DE LA boite
de dialogue active
TOUCHE <FI>
du clavier CATÉGORIE des options de l’application
Excel semble ne pas fonctionner correctement : <CLIC G> sur AVANCÉ
NOTES
Excel et dans la catégorie
<CLIC G> sur
du menu
13
III - DIALOGUER AVEC EXCEL
III. DIALOGUER AVEC EXCEL Vous allez établir avec votre ordinateur et avec votre logiciel un dialogue : Vous allez lui demander d'effectuer un certain nombre d'opérations par l'intermédiaire de la souris et du clavier Vous allez en constater le résultat à l'écran Vous allez éditer ce résultat (impression, publication, mail, document joint…). CONSEIL
Dans tous les cas, il va être important de travailler en parfaite harmonie avec le logiciel de telle manière que chaque action de votre part détermine un résultat adéquat de la part de Excel. S'il y a pleine compréhension entre l'utilisateur et le logiciel, il n'y a pas de conflit possible et donc pas de problèmes à résoudre
A A..
LLA A FFE EN NÊ ÊTTR RE EE EX XC CE ELL
Excel ouvre une fenêtre par classeur. Chaque fenêtre propose le document ouvert ainsi que tous les outils permettant de le manipuler.
MENU EXCEL
RUBAN
BARRE DE TITRE
BARRE "ACCÈS RAPIDE"
ONGLETS DE FEUILLES
CURSEUR DE FRACTIONNEMENT HORIZONTAL
CURSEUR DE FRACTIONNEMENT ONGLET/ASCENSEUR BARRE D'ÉTAT
NOTES
ONGLETS DU RUBAN
CURSEUR DE FRACTIONNEMENT VERTICAL
14 La fenêtre Excel est composée des éléments suivants : LA BARRE DE TITRE affiche le nom du document et de l'application (Excel) LE MENU EXCEL propose les commandes globales de gestion du document LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" affiche les icônes symbolisant les actions les plus courantes LE RUBAN, composé d'onglets affiche des icônes symbolisant des actions et regroupées par nature LES MENUS ET BARRES D'OUTILS CONTEXTUELS proposent pour une sélection en cours les outils et commandes les plus appropriés LA BARRE DE FORMULE permet d'afficher ou de modifier le contenu d'une cellule ; la saisie ou la modification peuvent se faire directement dans la cellule LES ASCENSEURS ET CURSEURS DE FRACTIONNEMENT permettent de se déplacer verticalement et horizontalement avec la souris et de partager l'écran LA BARRE D'ÉTAT donne des informations sur la commande ou la sélection en cours LES ICÔNES D'AFFICHAGE et LE ZOOM permettent de passer d'un mode d'affichage et/ou d'un grossissement à un autre LA ZONE DE SAISIE affiche le document ouvert, le point d'insertion, la cellule sélectionnée …
1 LA BARRE DE TITRE La barre de titre est la barre de titre classique de toute fenêtre sous Windows avec le nom du document puis le nom de l'application.
2 LE MENU EXCEL Il est situé à gauche de la barre de titre et propose les commandes plus globales liées à l'ouverture, l'enregistrement, l'impression du document. MENU EXCEL: ACTION
<CLIC G> SUR le menu se déroule
MENU EXCEL
III - DIALOGUER AVEC EXCEL
3 LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" Elle est située à la suite de l'icône de menu, à gauche de la barre de titres.
BARRE D'OUTILS ACCÈS RAPIDE
<CLIC G> ICI POUR COCHER LES OUTILS À AFFICHER
La barre d'outils "accès rapide" affiche les outils les plus couramment utilisés. Enregistrer Annuler Rétablir
MODIFIER LA POSITION DE LA BARRE "ACCÈS RAPIDE"
ACTION
<CLIC D>
DANS LA BARRE
OU
Pour personnaliser la barre d'outils "accès rapide" AVANCÉ
<CLIC G>
SUR
OU <CLIC D>
dans la barre
Les commandes cochées sont affichées sous forme d'outils
NOTES
15
16 4 LE RUBAN Le ruban affiche une liste d'onglets. Les outils y sont regroupés par nature. Ils permettent d'effectuer très rapidement des opérations souvent complexes.
ACTION
AFFICHER LES OUTILS ASSOCIÉS À UN ONGLET <CLIC G> SUR L'ONGLET les outils associés s'affichent au dessous <POINTEUR> immobile sur un outil affiche sa fonction dans une bulle d'aide
INFOS
A) LES ONGLETS
Ils regroupent les outils de manière homogène en fonction de leur utilisation. ONGLET ACTIF
L'onglet "accueil" regroupe tous les outils relatifs à la saisie et à la présentation de la INFOS
AVANCÉ
feuille de travail Les onglets affichés et leur disposition varient ; selon la tâche en cours ou la sélection, de nouveaux onglets vont s'afficher au début ou à la fin du ruban (blog, image, tableau…) B) LES GROUPES D'OUTILS
Lorsque qu'un onglet du ruban a été mis au premier plan, les outils associés s'affichent. Ils sont groupés de manière logique et correspondent aux actions les plus courantes. Lorsque l'on réduit le ruban, seuls les onglets sont affichés et les groupes d'outils associés ne le sont plus. LE GROUPE POLICE
TITRE DU BLOC
NOTES
17
III - DIALOGUER AVEC EXCEL RÉDUIRE LE RUBAN ACTION
<DOUBLE CLIC> SUR L'ONGLET ACTIF OU <CLIC D> SUR UN ONGLET RÉDUIRE LE RUBAN (idem pour restaurer le ruban)
EXERCICE
Faire défiler les onglets du ruban Pour chaque onglet parcourir les outils (sans cliquer) et lire les bulles d'aide Réduire le ruban puis le restaurer
5 LES BARRES D'OUTILS ET MENUS CONTEXTUELS A) LA BARRE D'OUTIL
Une barre d'outils regroupant les principaux outils peut être affichée à tout moment.
ACTION
AFFICHER LA BARRE D'OUTILS <CLIC D> DANS LA SÉLECTION la barre d'outils s'affiche
EXERCICE
Dans le classeur en cours, sélectionner une cellule avec <CLIC G> Faire un <CLIC D> dans la sélection B) LES MENUS CONTEXTUELS
Ils sont liés au contexte d'utilisation et s'affichent sur un <CLIC D> à la position du pointeur de la souris. Selon la position du point d'insertion ou la sélection effectuée, le menu contextuel affiché concernera le texte, les tableaux, les images... GRAPHIQUE ACTION
NOTES
ONGLET DE FEUILLE
PLAGE DE CELLULES
18
ACTION
APPELER UN MENU CONTEXTUEL EFFECTUER UNE ÉVENTUELLE SÉLECTION POINTER LA SOURIS SUR LA SÉLECTION <CLIC D> POUR AFFICHER LE MENU CONTEXTUEL <CLIC G> SUR UNE COMMANDE DU MENU POUR LA LANCER
EXERCICE
Dans le classeur en cours, Appeler le menu contextuel d'une cellule Appeler le menu contextuel des barres d'outils Appeler le menu contextuel d'une ligne, d'une colonne Appeler le menu contextuel d'un onglet de feuille de travail
6 LA BARRE DE FORMULE La barre de formule permet d'afficher, saisir ou modifier les données de la cellule active. Elle est située sous le ruban et s'ouvre lors de saisie ou de modification.
BARRE DE FORMULE
RUBAN RÉDUIT
La barre de formule lors d'une saisie de constante RÉFÉRENCE DE LA CELLULE
CASE DE VALIDATION
SÉLECTIONNÉE
CASE D'ANNULATION
CONTENU DE LA CELLULE
La barre de formule lors d'une saisie de formule CASE D'ANNULATION
CASE DE VALIDATION
CONTENU DE LA CELLULE
LISTE DES FONCTIONS
ZONES PRINCIPALES COORDONNÉES
de la cellule active (colonne - ligne)
LISTE des plages nommées ou <CLIC G> pour dérouler la liste
liste des fonctions
CASE D'ANNULATION <CLIC G> sur cette case ou <ECHAP>
pour annuler une entrée
CASE DE VALIDATION <CLIC G> sur cette case ou <ENTRÉE>
pour valider une entrée
affichant le contenu de la cellule active pour modifier, <CLIC G> dans cette zone ZONE DE SAISIE
III - DIALOGUER AVEC EXCEL 19 La barre de formule peut être développée si une formule longue doit être affichée. DÉVELOPPER LA BARRE DE FORMULE ACTION
<CLIC G> SUR à l'extrémité droite de la barre
RÉDUIRE LA BARRE DE FORMULE <CLIC G> SUR à l'extrémité droite de la barre
7 LES ASCENSEURS – LES CURSEURS DE FRACTIONNEMENT Les ascenseurs permettent de faire défiler horizontalement et verticalement la partie affichée de la feuille. Le numéro de la ligne s'affiche dans une bulle d'aide lorsque l'on fait glisser le curseur verticalement.
UTILISER LES ASCENSEURS ACTION
<FAIRE GLISSER> LE CURSEUR AVEC LA SOURIS les cellules affichées correspondent à la position relative du curseur
Il existe trois sortes de curseurs de fractionnement : Le curseur de fractionnement vertical est positionné en haut de l'ascenseur horizontal au niveau du trait en relief. Il permet de partager une fenêtre à la position désirée en deux volets en faisant glisser le curseur CURSEUR DE FRACTIONNEMENT
Le curseur de fractionnement horizontal est positionné sur l'ascenseur horizontal, à droite, 'à l'intersection des 2 ascenseurs, au niveau du trait en relief . Il permet de partager une fenêtre à la position désirée en deux volets en faisant glisser le curseur CURSEUR DE FRACTIONNEMENT
Le curseur de fractionnement délimitant la zone "onglets de feuille" et la zone "ascenseur horizontal" permet de modifier l'espace alloué à chacune de ces zones CURSEUR DE FRACTIONNEMENT
EXERCICE
Dans le classeur en cours, Séparer la fenêtre en volets horizontaux et verticaux Modifier la disposition onglets de feuille/ascenseur horizontal – annuler les volets
8 LA BARRE D'ÉTAT La barre d'état, située en bas de la fenêtre EXCEL, affiche des informations sur l'action en cours, les icônes d'affichage, le zoom...
ETAT D'EXCEL
NOTES
ICÔNES D'AFFICHAGE
ZOOM
20 Il est possible de choisir les informations affichées dans la barre d'état.
ACTION
PERSONNALISER LA BARRE D'ÉTAT <CLIC D> DANS LA BARRE D'ÉTAT <CLIC G> POUR COCHER LES INFORMATIONS À AFFICHER
9 LES ICONES D’AFFICHAGE ET LE ZOOM Elles sont situées, dans la barre d'état, à l’extrémité droite. ICONES : Affiche le document en mode "normal" (mode normal de travail) Affiche le document en mode "mise en page" (avant impression) Affiche le document en mode "aperçu sauts de page"
ACTION
CHANGER LE MODE D'AFFICHAGE <CLIC G> SUR L'ICÔNE APPROPRIÉE l'affichage choisi est adopté
REVENIR AU MODE NORMAL <CLIC G> SUR L'ICÔNE "MODE NORMAL"
Dans le classeur en cours, utiliser les différents modes d'affichage puis revenir en mode "normal" EXERCICE
NOTES
21
III - DIALOGUER AVEC EXCEL
10 LA ZONE DE SAISIE la zone de saisie EXCEL est composée des éléments suivants : LES LIGNES IDENTIFIÉES PAR DES NUMÉROS LES COLONNES IDENTIFIÉES PAR DES LETTRES LES CELLULES, À L'INTERSECTION DES LIGNES ET DES COLONNES LES PLAGES, SÉLECTION D'UNE OU PLUSIEURS CELLULES LE POINT D’INSERTION SYMBOLISANT L’ENDROIT OÙ LES DONNÉES VONT ÊTRE INSÉRÉES LA CASE DE SÉLECTION TOTALE QUI SÉLECTIONNE LA TOTALITÉ DE LA FEUILLE AFFICHÉE LES FEUILLES DE TRAVAIL IDENTIFIÉES PAR DES ONGLETS DE FEUILLE LES ONGLETS DE FEUILLE AVEC LES CASES DE DÉFILEMENT
CASE DE SÉLECTION TOTALE
NUMÉRO DE LIGNE
CASES DE DÉFILEMENT DES ONGLETS DE FEUILLES
CELLULE ACTIVE
LETTRE DE COLONNE
ZONE D'AFFICHAGE
ASCENSEURS
horizontal ONGLETS DE FEUILLES
La zone de saisie affiche la structure de la feuille de travail sélectionnée, chaque feuille étant composée de lignes (l'axe des X d'un modèle orthonormé) et de colonnes (l'axe des Y de ce même modèle mathématique). Le numéro de la ligne et la lettre de colonne à l'intersection desquelles se trouve une cellule constituent ses références ou son adresse. L'insertion ou la suppression de lignes et/ou de colonnes provoque l'incrémentation en plus ou en moins des numéros des lignes ou des lettres des colonnes suivantes INFOS
A) LA LIGNE
La ligne part de l'extrémité gauche de la feuille et se poursuit jusqu'à son extrémité droite. Les lignes sont numérotées de 1 à 1 048 576 sur le bord gauche de la feuille. Le menu contextuel va permettre d'insérer de nouvelles lignes dans une feuille, d'en supprimer, d’en modifier la hauteur, etc INFOS
NOTES
22 B) LA COLONNE
la colonne part du haut de la feuille et se poursuit jusqu'en bas. Il y a 16384 colonnes numérotées de A à XFD sur le bord supérieur de la feuille. Le menu contextuel va permettre d'insérer de nouvelles colonnes dans une feuille, d'en supprimer, d’en modifier la largeur, etc INFOS
C) LA CELLULE
La cellule est l'intersection d'une ligne et d'une colonne. La cellule d'une feuille est donc définie par deux coordonnées, celle de la colonne et celle de la ligne. Ce sont ses références (ou son adresse).
INFOS
EXERCICE
La cellule est l'élément de base de la structure d'une feuille de travail. A1 est la première cellule, XFD1048576 la dernière. Une ligne est donc composée de 16384 cellules et une colonne de 1048576. Dans le classeur en cours, Appuyer en même temps sur les touches <CTRL> et <ORIGINE> pour aller en A1 Appuyer sur les touches <CTRL> et <BAS> Appuyer sur les touches <CTRL> et <DROITE> Revenir en A1 avec <CTRL> et <ORIGINE> D) LA PLAGE
La plage est formée d'un ensemble de cellules contiguës sélectionnées par l'utilisateur. Elle est identifiée par les coordonnées de la cellule de départ et par celles de la cellule de fin.
INFOS
La plage permet de considérer un ensemble de cellules comme une entité à part entière et, par la même, d'affecter globalement à ces cellules des caractéristiques définies
AVANCÉ
Il peut y avoir autant de plages que nécessaire et celles-ci peuvent recevoir un nom. Ce dernier permet entre autres choses de rendre plus aisée la compréhension d'une feuille de travail
EXERCICE
Dans le classeur en cours Sélectionner la plage "B2:D4" Annuler la sélection en cliquant en A1 E) LE POINT D'INSERTION
Le point d'insertion a la forme d'un trait vertical clignotant au sein de la barre de formule ou de la cellule lors de la saisie ou de la modification.
INFOS
NOTES
Dans les autres cas, le pointeur de la souris a la forme d'une croix dans la zone d'affichage. La cellule sélectionnée est entourée d'un cadre
23
III - DIALOGUER AVEC EXCEL F) LA CASE DE SÉLECTION TOTALE
La case de sélection totale, à l'angle supérieur gauche de la feuille, va permettre de sélectionner l'ensemble des cellules de la feuille pour des opérations globales
CASE DE SÉLECTION TOTALE
EXERCICE
Dans le classeur en cours Sélectionner la totalité des cellules de la feuille 1 Annuler la sélection en cliquant en A1 G) LA FEUILLE
La feuille de travail est assimilable à une feuille de papier à carreaux où chaque ligne porte un numéro et chaque colonne une lettre. Une feuille de travail est un modèle à deux dimensions puisqu'il n'y a que deux axes, la largeur (axe X ou nombre de colonnes) et la hauteur (axe Y ou nombre de lignes). INFOS
H) LES ONGLETS DE FEUILLE
Pour reprendre la comparaison précédente, Un classeur permet de rassembler plusieurs feuilles de papier, dont le contenu concerne un sujet déterminé. Excel permet de faire la même chose avec des feuilles de travail. Un classeur est un modèle à trois dimensions, la 3ème dimension étant la profondeur (l'axe des z ou le nombre de feuilles de travail). La partie inférieure de la fenêtre affiche plusieurs cases permettant de faire défiler les onglets des feuilles de travail, les onglets eux mêmes et l'ascenseur horizontal. AFFICHE LE 1 ER ONGLET
FONT DÉFILER LES ONGLETS DANS LE SENS DU TRIANGLE
ACTION
AFFICHE LE DERNIER ONGLET
ONGLETS DES DIFFÉRENTES FEUILLES DU FICHIER
MODIFIER LE NOM D'UN ONGLET <DOUBLE CLIC> ou <CLIC D> RENOMMER SUR L'ONGLET SAISIR LE NOUVEAU NOM OU MODIFIER L’EXISTANT <ENTRÉE> OU <CLIC G> EN DEHORS DE L'ONGLET POUR LE FERMER
EXERCICE
NOTES
Dans le classeur en cours Faire un <DOUBLE CLIC> sur l'onglet "FEUILLE1" Saisir "test" et valider par <ENTRÉE>
CRÉE UNE NOUVELLE FEUILLE
24
B B.. LLA AS SO OU UR RIIS SD DA AN NS SE EX XC CE ELL La souris permet d'utiliser l'outil et les menus et de déplacer le pointeur.
1 RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR En fonction de sa position dans la fenêtre ou dans l'écran ainsi que du choix de telle ou telle commande, le pointeur de la souris peut prendre des formes variées. QUELQUES FORMES DU POINTEUR : : Forme courante du pointeur (déplacement sur une plage ou sélection) : Déplacement ou copie d'une sélection : Un traitement s'exécute en arrière-plan et peut ralentir la machine. : Le processeur est en cours de travail ; attendre qu'il soit disponible. : Positionnement du point d'insertion en saisie ou modification : Accès à un lien hypertexte : Déplacement d'une sélection, d'un objet : Sur l'angle inférieur gauche d'une sélection <faire glisser> pour créer une série incrémentée
2 LE DÉPLACEMENT DANS LE DOCUMENT Il s'effectue avec la roulette de la souris ou avec les barres de défilement (ascenseurs) une ligne plus haut une ligne plus bas en hauteur une colonne à gauche une colonne à droite en largeur
<CLIC G> sur le triangle en haut (ascenseur vertical) <CLIC G> sur le triangle en bas (ascenseur vertical) <FAIRE GLISSER> le curseur (ascenseur vertical) <CLIC G> sur le triangle gauche (ascenseur horizontal) <CLIC G> sur le triangle droit (ascenseur horizontal) <faire glisser> le curseur de l'ascenseur horizontal
Une bulle d'aide indique au fur et à mesure du déplacement le numéro de la ligne ou la lettre de colonne INFOS
UNE LIGNE VERS LE HAUT
POSITION RELATIVE
UNE LIGNE VERS LE BAS UNE PAGE VERS LE DÉBUT UNE PAGE VERS LA FIN
25
III - DIALOGUER AVEC EXCEL
EXERCICE
Dans le classeur en cours, Utiliser les ascenseurs horizontaux et verticaux / lire les bulles d'aide Se rendre en H12 avec la zone adresse de la barre de formule
3 LA SÉLECTION DANS LE DOCUMENT La souris est particulièrement adaptée à des sélections rapides et précises. une cellule
pointeur sur cellule
<CLIC G>
une ligne
pointeur sur numéro de ligne
<CLIC G>
une colonne
pointeur sur lettre de colonne
<CLIC G>
plusieurs lignes
pointeur sur 1er numéro de ligne
<FAIRE GLISSER>
plusieurs colonnes
pointeur sur 1ère lettre de colonne
<FAIRE GLISSER>
une plage (1)
pointeur dans première cellule
<FAIRE GLISSER>
une plage (2)
pointeur dans première cellule <MAJ> enfoncé pointeur sur dernière cellule
<CLIC G>
série de plages
idem plage (1)
<CTRL> enfoncé
la feuille entière
pointeur sur case sélection totale
<CLIC G>
<CLIC G>
une plage multifeuilles sélection de la plage sur la 1ère feuille <CTRL>enfoncé pointeur sur chaque onglet de feuille <CLIC G> une plage multifeuilles sélection de la plage sur la 1ère feuille <MAJ>enfoncé pointeur sur onglet dern.feuille <CLIC G> pour annuler une plage multifeuilles
pointeur sur onglet 1ère feuille
<CLIC D> DISSOCIER
les feuilles
Dans le classeur en cours, sélectionner la plage B3:C6 - annuler la sélection EXERCICE
sélectionner la plage B3:C6 - ajouter à cette sélection la plage D9:E11 puis B14:C16 - annuler la sélection sélectionner la ligne 3 ajouter à cette sélection les lignes 6 et 9 - annuler la sélection sélectionner la colonne B ajouter à cette sélection les colonnes E et G - annuler la sélection sélectionner les lignes 3 à 9 - annuler la sélection sélectionner les colonnes B à G - annuler la sélection sélectionner la plage B3:C6 dans la feuille - étendre la sélection jusqu'à la feuille 3 enlever de la sélection la feuille 2 - annuler la sélection
NOTES
26 4 L'UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS La souris permet un accès rapide aux différentes commandes du ruban. RUBAN ACTION
ATTENTION
<CLIC G> SUR UN ONGLET DU RUBAN affiche les outils associés
Si un outil est suivi du signe , l'outil lui-même affiche la dernière variante utilisée et un <CLIC G> applique cette dernière ; pour afficher toutes les variantes de la liste, <CLIC G> sur
EXERCICE
<POINTER> SUR UN OUTIL affiche une bulle d'aide <CLIC G> SUR UN OUTIL effectue l'action associée
de l'outil
Dans le classeur en cours, <CLIC G> en b2 Saisir 25 <CLIC G> sur
de la barre de formule
<CLIC G> sur ruban
(gras) puis sur
(italique) du groupe police de l'onglet accueil du
5 L'ANNULATION D'ACTIONS Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler. BARRE "ACCÈS RAPIDE"
<CLIC G> SUR
ACTION
OU
<CLIC G> SUR POUR DÉROULER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE IL EST NÉCESSAIRE D'ANNULER
EXERCICE
Dans le classeur en cours, <CLIC G> en A1 Taper 35 avec la clavier numérique <VALIDER> AVEC <CLIC G> sur l'outil Annuler toutes les actions depuis l'ouverture du classeur une par une
NOTES
27
III - DIALOGUER AVEC EXCEL
6 L'ANNULATION DE L'ANNULATION Une action annulée peut être rétablie. BARRE "ACCÈS RAPIDE"
<CLIC G> SUR
ACTION
OU
<CLIC G> SUR POUR DÉROULER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE IL EST NÉCESSAIRE DE REPRENDRE
ATTENTION
CONSEIL
les annulations ne tiennent pas compte de la notion de feuille mais concernent les opérations effectuées sur la totalité du classeur avant d'effectuer une opération dont vous n'êtes pas sur, enregistrez votre travail ; si les choses se passent mal et que vous n'arrivez pas à revenir en arrière, il vous suffira de fermer le classeur sans l'enregistrer puis de le rouvrir. Rétablir toutes les actions précédentes une à une
EXERCICE
C C.. LLE EC CLLA AV VIIE ER RD DA AN NS SE EX XC CE ELL Le clavier permet de déplacer le curseur. Le pavé de flèches du clavier va permettre d'effectuer les opérations courantes de déplacement au sein du document ; la touche <F5> va permettre d'effectuer des déplacements adaptés à la configuration du document actif.
1 LE DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES Bien que la souris soit l'outil de déplacement privilégié, le clavier est pratique pour accéder à des zones du document éloignées de la partie affichée. une cellule vers là droite une cellule vers là gauche une cellule vers le bas une cellule vers le haut cellule A1 de la feuille active fin de la zone active de la feuille à droite de la zone active à gauche de la zone active en bas de la zone active en haut de la zone active un écran vers le bas un écran vers le haut feuille précédente feuille suivante
flèche droite flèche gauche flèche bas flèche haut <CTRL> <ORIGINE> <CTRL><FIN> <CTRL> flèche droite <CTRL> flèche gauche <CTRL> flèche bas <CTRL> flèche haut <PGSUIV> <PGPREC> <CTRL><PGPREC> (feuille Z vers feuille A) <CTRL><PGSUIV> (feuille A vers feuille Z)
28 2 LES TOUCHES DE FONCTION Les touches de fonction sont numérotées de <F1> à <F12>. Elles peuvent être employées seules ou en combinaison avec une touche spéciale. <F1> <F2> <F3> <F4>
aide modifie nom Absolu ou répéter <F5> va <F6> fenêtre <F7> orthographe <F8> extension <F9> calcul <F10> menu <F11> graphique <ALT> <F1> graphique <F12> enregistrer
appel de l'assistance en ligne modification du contenu d'une cellule existante liste des noms de plages référence absolue du contenu d'une cellule répète la dernière action déplacement vers une cellule précise passage d'un volet d'une fenêtre à l'autre vérification de l'orthographe active ou désactive le mode extension sélection lancement du calcul manuel de la feuille équivalent de <alt> insère une feuille graphique insère un graphique dans la feuille de travail enregistrer le classeur
<F5> permet de se déplacer précisément d'un endroit à l'autre du document. ATTEINDRE UNE CELLULE <F5>
ACTION
SAISIR LE NUMÉRO DE PAGE
3 LA SÉLECTION DANS LE DOCUMENT Le clavier peut le cas échéant être utilisé pour des sélections. une cellule
curseur sur cellule ère
étendre
curseur sur 1
mode extension de sélection
curseur sur 1ère cellule
les touches du pavé de flèches annulent la sélection INFOS
NOTES
cellule
<FLÈCHES> <MAJ>ENFONCÉ <FLÈCHES> <F8> <FLÈCHES>
III - DIALOGUER AVEC EXCEL
29
4 L'UTILISATION DU RUBAN Comme pour la sélection, l'utilisation du clavier pour accéder au ruban est plutôt réservée à des cas de dépannage (souris en panne…). RUBAN ACTION
EFFECTUER UNE ÉVENTUELLE SÉLECTION ENFONCER LA TOUCHE <ALT>
des cases avec lettres et/ou numéros s'affichent sur le ruban TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'ONGLET VOULU AU CLAVIER les outils de l'onglet s'affichent et d'autres cases s'affichent prés des outils TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'OUTIL VOULU AU CLAVIER l'action liée à l'outil s'effectue
5 L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler avec le clavier mais immédiatement après. ANNULATION <CTRL><Z> ou <ALT> <RETOUR ARRIÈRE> ACTION
6 LA RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION Une action peut être répétée sur une autre sélection mais immédiatement après. RÉPÉTITION <CTRL><Y>ou <F4> ACTION
NOTES
30
NOTES
31
IV - CRÉER UN CLASSEUR
IV. CRÉER UN CLASSEUR Les étapes nécessaires à la création d'un document Excel sont les suivantes Choisir le modèle (si nécessaire) Adapter l'affichage de l'écran (fenêtre plein écran, zoom) Saisir les données (hors données calculées : libellés d'abord puis valeurs ensuite) Saisir les formules et fonctions (données calculées : +, -, somme, moyenne...) Vérifier le tableau Mettre en forme le tableau Créer un graphique (si nécessaire) Définir la taille du support papier, l'orientation et les marges Protéger la feuille de travail (déverrouiller les cellules de données) Éditer le document CONSEIL
ATTENTION
Il faut considérer ces étapes comme les différentes vérifications d'une Check-list. Ainsi pour les deux premières étapes, il suffit la plupart du temps de dire "ok" et il n'y a rien à faire. Ces étapes ne sont pas obligatoirement indépendantes les unes des autres. Ainsi, la vérification de l'orthographe et une partie de la mise en forme pourront être faites lors de la saisie des données il est indispensable d'effectuer un enregistrement au minimum entre chacune de ces étapes
A A..
LLA AC CR RE EA ATTIIO ON ND DU UC CLLA AS SS SE EU UR R
Il peut être basé sur un modèle ou créé de toutes pièces. Le modèle correspond à un ensemble de caractéristiques communes à un type de document. Il permet de ne pas partir de zéro. un modèle enregistre un certain nombre de caractéristiques : contenu, mise en page, mise en forme, styles, macros... AVANCÉ
1 LE MODÈLE NORMAL C'est le modèle qui regroupe les caractéristiques les plus communes d'un classeur. CRÉER UN NOUVEAU CLASSEUR CLAVIER
ACTION
<CLIC G> SUR
MENU EXCEL
<CTRL><N>
<CLIC G> SUR
NOTES
32 L'écran d'accueil d'Excel propose déjà un document vierge appelé "classeur N°" et basé sur ce même modèle normal INFOS
CRÉER UN DOCUMENT STANDARD A PARTIR D'UN DOSSIER
ACTION
DANS LE DOSSIER VOULU DU POSTE DE TRAVAIL
(à priori un sous-dossier de "documents") <CLIC D> NOUVEAU NOMMER LE FICHIER <ENTRÉE> <DOUBLE CLIC> SUR LE FICHIER POUR L'OUVRIR DANS EXCEL
Créer un nouveau classeur standard dans Excel – le fermer sans l'enregistrer Créer un nouveau classeur standard Excel à partir du menu démarrer - le fermer EXERCICE
2 LES AUTRES MODÈLES Si le tableau est particulier et présente une certaine complexité (notes de frais, feuille de présence, facture…), il est pratique de partir d'un modèle existant. CRÉER UN NOUVEAU CLASSEUR BASE SUR UN MODÈLE ACTION
<CLIC G> SUR
MENU EXCEL
SÉLECTIONNER LE GROUPE DE MODÈLES DANS LE VOLET GAUCHE SÉLECTIONNER LE MODÈLE DANS LE VOLET DU MILIEU SI LE MODÈLE EST SUR "MICROSOFT ONLINE"
ou SI C'EST UN MODÈLE LOCAL
IV - CRÉER UN CLASSEUR
INFOS
La fenêtre "nouveau classeur" permet d'avoir accès à de nombreux modèles aussi bien des modèles locaux (installés en même temps que Excel) que des modèles online (téléchargeables sur le site de Microsoft) Il est possible de rechercher un modèle dans la zone de recherche au dessus du volet central
AVANCÉ
Créer un classeur basé sur le modèle "facture" Tester ses fonctionnalités, le fermer sans l'enregistrer EXERCICE
NOTES
33
34
B B.. LLA AS SA AIIS SIIE ED DE ES SD DO ON NN NÉ ÉE ES S Les données peuvent être de deux types : constante ou formule Une constante peut être un nombre, une date, une heure ou du texte ; sa valeur ne change pas à moins d'être directement modifiée par l'opérateur. Une formule est une combinaison de valeurs constantes et d'opérateurs ; sa valeur peut donc varier si les valeurs d'autres cellules de la feuille sont modifiées "25", "32", "maison" sont des constantes "=somme(b2:c5)", "=c6 + d8" sont des formules EXEMPLE
La saisie des données est la première étape de création d'un document de travail EXCEL Que la saisie soit numérique (chiffres) ou alphanumérique (texte), qu'elle soit constituée de chiffres, de caractères, de formules ou de fonctions, la procédure de saisie obéit aux mêmes règles. La saisie des données va s'afficher en deux endroits différents dans la barre de formule. dans la cellule concernée L'utilisateur va pouvoir intervenir au choix à l'un ou l'autre de ces emplacements. SAISIE SAISIR D'ABORD LES TITRES DE LIGNE ET DE COLONNES (libellés) ACTION
SAISIR ENSUITE LES DONNÉES (valeurs à l'intersection des lignes et colonnes de titre) SAISIR ENFIN LES FORMULES DE CALCUL (totaux…)
vous pouvez faire un minimum de mise en forme (largeur de colonne) si cela facilite la saisie
CONSEIL
Travailler de préférence dans la barre de formule ; il y est plus aisé de faire la différence entre le contenu réel de la cellule et le résultat affiché Lorsqu'une cellule est sélectionnée, elle est encadrée et son contenu est affiché dans la barre de formule
INFOS
Dans tous les cas, Excel va automatiquement déterminer la nature des entrées AVANCÉ
NOTES
35
IV - CRÉER UN CLASSEUR
1 LA SAISIE PROPRE La saisie concerne le plus souvent une cellule.
ACTION
CLAVIER
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR LA CELLULE À RENSEIGNER TAPER LES CARACTÈRES, CHIFFRES OU LETTRES, CONSTITUANT L'ENTRÉE ils s'affichent au fur et à mesure dans la barre de formule et dans la cellule sélectionnée
CONSEIL
EXERCICE
TAPER LES CARACTÈRES, CHIFFRES OU LETTRES, CONSTITUANT L'ENTRÉE
<CLIC G> SUR LA CASE POUR VALIDER (la même cellule reste sélectionnée)
ils s'affichent au fur et à mesure dans la zone de données et dans la cellule sélectionnée <ENTRÉE> POUR VALIDER LES DONNÉES (la cellule en dessous est sélectionnée)
ou
ou
<CLIC G> SUR LA CASE
ATTENTION
CURSEUR SUR LA CELLULE À RENSEIGNER
POUR ANNULER
<ECHAP> POUR ANNULER LA SAISIE
Toujours commencer la saisie des données dans la première feuille de travail du classeur (s'assurer que l'onglet "feuille1" est activé) et à l'origine de la feuille (l'angle supérieur gauche du tableau de données doit être en A1) Ne mélangez pas saisie et mise en forme : ne laissez pas de lignes ou de colonnes blanches à des fins esthétiques; Excel ne comprendrait plus vos données (la mise en forme d'Excel permettra d'arriver au résultat souhaité d'une manière plus adaptée) Créer un nouveau classeur (fermer les éventuels classeurs ouverts) Dans la 1ère feuille et en observant attentivement la barre de formule : <CLIC G> dans la cellule B2 et saisir "125" avec le clavier numérique Annuler la saisie (ne pas la valider) L'erreur la plus fréquente est d'oublier de valider la saisie ! N'oubliez pas de faire
ATTENTION
<ENTRÉE> ou <CLIC G> sur la case
à la fin de votre saisie
La saisie peut concerner une ou plusieurs plages de cellules.
ACTION
<SÉLECTIONNER> LA OU LES PLAGES ÈRE TAPER LES DONNÉES DE LA 1 CELLULE <CLIC G> SUR LA CASE DE VALIDATION <CLIC G> SUR LA 2ÈME CELLULE ÈME TAPER LES DONNÉES DE LA 2 CELLULE <CLIC G> SUR LA CASE ETC
NOTES
CLAVIER
BOUTON GAUCHE
DE VALIDATION
<SÉLECTIONNER> LA OU LES PLAGES ÈRE TAPER LES DONNÉES DE LA 1 CELLULE <ENTRÉE> POUR VALIDER LES DONNÉES ÈME TAPER LES DONNÉES DE LA 2 CELLULE <ENTRÉE> POUR VALIDER LES DONNÉES RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR LES AUTRES CELLULES
36 Dans le classeur en cours et sur la 1ère feuille Saisir le tableau suivant : EXERCICE
L'enregistrer sous le nom "commande de fleurs" puis le fermer
Le déplacement au sein des plages sélectionnées obéit aux règles suivantes <ENTRÉE> cellule suivante <MAJ><ENTRÉE> cellule précédente <TAB> une cellule vers la droite <MAJ><TAB> une cellule vers la gauche
AVANCÉ
La procédure pour saisir une même valeur dans toutes les cellules de la plage sélectionnée est identique hormis le fait qu'il faut appuyer simultanément sur les touches <CTRL> et <ENTRÉE> (au lieu de <ENTRÉE> seule) après avoir saisi la valeur SAISIR LA MÊME VALEUR DANS TOUTES LES CELLULES D'UNE PLAGE
ACTION
EXERCICE
SÉLECTIONNER LA PLAGE SAISIR LA VALEUR <CTRL><ENTRÉE>
Afficher ou créer un nouveau classeur Dans la 1ère feuille Sélectionner la plage B2:C8 et taper "74" avec le clavier numérique Valider avec les touches <CTRL><ENTRÉE>
2 LES ENTRÉES LONGUES La longueur de la suite de caractères saisis peut excéder la taille de la cellule contenante. Il est possible d'adapter à posteriori la taille de la cellule mais cela n'est pas toujours nécessaire INFOS
Lorsque la saisie est numérique (chiffres) et dans le format standard si la partie décimale est trop longue, les chiffres surnuméraires n'apparaissent pas et la valeur est arrondie si la partie entière est trop longue, l'affichage est en notation scientifique (si le format n'est pas automatique, des dièses remplacent les chiffres de la cellule)
NOTES
IV - CRÉER UN CLASSEUR Lorsque la saisie est alphanumérique (texte) le libellé se poursuit dans la cellule adjacente si celle ci est inoccupée le libellé est tronqué si la cellule adjacente est renseignée.
EXERCICE
37
Dans le classeur en cours et dans le 2ème feuille , saisir : 45,5555555555555555 la valeur arrondie est affichée 489658975644456555 la valeur est affichée sous forme scientifique anticonstitutionnellement l'affichage se poursuit dans la cellule adjacente "12" dans la cellule adjacente le libellé précédent est tronqué
3 LA SÉLECTION DES DONNÉES La sélection est préalable à toute action (saisie, modification, mise en forme…) SÉLECTION / SOURIS UNE CELLULE
pointeur sur cellule
<CLIC G>
UNE PETITE PLAGE
pointeur dans première cellule
<FAIRE GLISSER>
UNE GRANDE PLAGE
pointeur dans première cellule
<CLIC G>
se déplacer avec l'ascenseur
<MAJ>ENFONCÉ
pointeur dans dernière cellule
<CLIC G>
SÉRIE DE PLAGES
idem plage (1)
<CTRL>ENFONCÉ
LA FEUILLE ENTIÈRE
pointeur sur case sélection totale
<CLIC G>
La sélection s'effectue en transparence sans altérer la présentation des données INFOS
Tester les procédures de sélection dans la 1ère feuille du classeur en cours EXERCICE
4 LA MODIFICATION DES DONNÉES Il est toujours possible de modifier le contenu d'une cellule, que ce soit en cours de saisie ou une fois la saisie effectuée ; il est plus simple de le faire en cours de saisie et avant validation. En cours de saisie : la touche <RETOUR ARRIÈRE> efface les caractères en cours de saisie, un par un et de la fin de la saisie vers le début la touche
Echap
<ECHAP> annule la totalité de la saisie en cours
la case <ANNULATION>
annule la totalité de la saisie en cours
la saisie effectuée <F2> <CLIC G> dans la barre de formule <DOUBLE CLIC> dans la cellule
NOTES
permettent de passer en mode modification
38 5 L'EFFACEMENT DES DONNES L'effacement des données permet de vider le contenu des cellules. Si d'autres données doivent remplacer le contenu actuel, il n'est pas nécessaire d'effacer ce contenu avant saisie (les nouvelles données remplacent les anciennes). Suppr
ACTION
<SUPPR>
<RETOUR ARRIÈRE>
SE POSITIONNER DEVANT LES CARACTÈRES À SUPPRIMER
SE POSITIONNER APRÈS LES CARACTÈRES À SUPPRIMER
ou
ou
SÉLECTIONNER LES CARACTÈRES À SUPPRIMER
SÉLECTIONNER LES CARACTÈRES À SUPPRIMER
Suppr
EMPLOYER LA TOUCHE
EMPLOYER LA TOUCHE
ONGLET "ACCUEIL" ACTION
GROUPE "ÉDITION" (dernier bloc)
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA PLAGE DE CELLULES
<CLIC D> la mise en forme de la cellule est conservée
EXERCICE
ATTENTION
NOTES
<CLIC G>
SUR
Dans la 1ère feuille du classeur en cours En B2, effacer le contenu avec le menu contextuel En B3, effacer le contenu avec le ruban En C2, effacer le contenu avec En C3, faire un <DOUBLE CLIC> Effacer le contenu avec
INFOS
SÉLECTIONNER LA PLAGE DE CELLULES
Suppr
Une méthode encore plus simple consiste à sélectionner la cellule ou les caractères de la cellule à effacer puis à saisir directement les nouvelles données en lieu et place des anciennes Si la modification est refusée, vérifier que la feuille de travail n'est pas protégée (voir page 108) ou finalisée (voir page 142)
39
IV - CRÉER UN CLASSEUR SÉLECTION AU SEIN D'UNE CELLULE
En mode modification, <FAIRE GLISSER > pour sélectionner des caractères <DOUBLE CLIC> pour sélectionner un mot En mode modification, de direction pour se déplacer <MAJ> + FLÈCHES de direction pour étendre la sélection <CTRL> + FLÈCHES pour atteindre un mot <CTRL>+ <MAJ> + flèches pour étendre la sélection d'un mot ou d'une ligne <MAJ>+ <ORIGINE> pour étendre la sélection au début de la ligne <MAJ>+ <FIN> pour étendre la sélection a la fin de la ligne <CTRL>+ <ORIGINE> pour atteindre le début des données de la barre <CTRL>+ <FIN> pour atteindre la fin des données de la barre <CTRL><MAJ>+ <ORIGINE> pour étendre la sélection au début des données de la barre de formule <CTRL><MAJ>+ <FIN> pour étendre la sélection a la fin des données de la barre de formule FLÈCHES
6 L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION Il est aussi toujours possible d'annuler une action ou plusieurs actions erronées.
ACTION
BOUTON DROIT
<CLIC
EXERCICE
<CTRL><Z>
G> SUR
Dans la 2ème feuille du classeur en cours <CLIC G> sur la cellule ou est affiché "anticonstitutionnellement" <CLIC G> dans la barre de formule entre "ti" et "tu" Suppr
Essayer les touches <SUPPR> et Valider les modifications Annuler avec la modification
NOTES
CLAVIER
<RETOUR ARRIÈRE>
40
C C.. LLE ES S TTY YP PE ES SD DE ED DO ON NN NÉ ÉE ES S 1 LES DONNÉES NUMÉRIQUES Une donnée numérique est un nombre mais peut être aussi une date ou une heure. A) LES NOMBRES
Excel sait reconnaître automatiquement les données numériques. Un nombre doit être saisi tel quel, tous chiffres à la suite, la mise en forme du nombre intervenant dans un second temps ; les nombres sont à priori justifiés à droite. PRINCIPES : Excel accepte les caractères spéciaux suivants dans une saisie numérique : +-()/%*E le symbole monétaire, le séparateur de millier et le séparateur décimal sont également acceptés : € <espace> Le format standard est affecté par défaut aux cellules d'une feuille de travail. Excel remplace ce format par le format adapté en fonction de la saisie (%, €...). INFOS
CONSEIL
EXERCICE
Saisir d'abord les valeurs brutes, sans mise en forme, puis affecter le format du nombre (plutôt que de saisir à la fois valeur et format) - seul le % fait exception à cette règle (on peut saisir directement X%) Dans le classeur en cours Dans une cellule vierge, saisir 1500€ Dans la cellule au dessous, saisir 1500F Remarquer que dans le 1er cas, l'alignement se fait à droite (c'est un nombre) et dans le second cas, l'alignement se fait à gauche (il est reconnu comme du texte) B) LES DATES ET LES HEURES
Les dates et les heures sont reconnues par Excel et peuvent faire l'objet de calculs. Les dates sont considérées comme des nombres entiers et les heures comme des nombres décimaux. SAISIE DATE / HEURE ACTION
SÉLECTIONNER LA CELLULE DE SAISIE SAISIR LA DATE OU L'HEURE <ENTRÉE> POUR VALIDER
l'alignement automatique à droite indique qu'il s'agit d'un nombre
NOTES
IV - CRÉER UN CLASSEUR 41 RECOMMANDATIONS : Les dates doivent être saisies avec le séparateur / (slash) 13/07/06 les heures doivent être saisies avec le séparateur : (deux points) 14:20 ATTENTION
CONSEIL
ATTENTION
EXERCICE
Si l'alignement ne s'effectue pas automatiquement à droite à la validation, la saisie n'est pas reconnue comme une heure ou une date et aucun calcul ne pourra être effectué avec C'est dans un second temps, à l'aide du format que vous donnerez la présentation définitive à la date ou à l'heure (ex 30 juillet 2006 ou 14h 20 mn) Comme pour les autres formats de nombre, si vous saisissez directement les dates et les heures telles que vous voulez les voir afficher, vous prenez le risque que Excel ne les reconnaisse pas, les considère comme du texte et ne puisse faire de calcul avec Dans le classeur en cours, dans une cellule vierge, Saisir : 30/06/07 – valider puis saisir 11:45:30 – valider (vérifier que tout s'aligne à droite) Fermer le classeur sans l'enregistrer
2 LES DONNÉES TEXTE Les données alphanumériques sont les données qui ne sont pas considérées par Excel comme des nombres ou des formules. A) LE LIBELLE
Les libelles sont automatiquement alignés à gauche. Pour entrer en tant que texte des caractères qui sont numériques, le plus sûr est de les saisir sous forme de formule du type : ="256" AVANCÉ
ATTENTION
si vous saisissez le nombre et que vous lui donnez le format "texte", il sera quand même pris en compte dans les calculs B) LA ZONE DE TEXTE
La zone de texte permet de créer au sein de la feuille de travail une zone destinée à du texte, ce texte pouvant alors recevoir lui même une mise en forme particulière.
ACTION
ONGLET "INSERTION" GROUPE "TEXTE" (dernier bloc)
<CLIC G> SUR <FAIRE GLISSER> POUR POSITIONNER ET DÉFINIR LA TAILLE DE LA ZONE DE TEXTE (la largeur de la zone est alors fixe et la saisie se poursuit éventuellement sur d'autres lignes) ou <CLIC G> (taille de zone standard) la taille de la zone s'agrandit horizontalement au fur et à mesure de la saisie SAISIR LE TEXTE <CLIC G> EN DEHORS DE LA ZONE POUR VALIDER
NOTES
42
MANIPULATIONS <CLIC G> dans la zone de texte positionne le point d'insertion à l'intérieur et sélectionne la zone de texte (elle est entourée d'un cadre avec sur les cotés et aux angles) POINTER sur
un bord de la zone de texte sélectionnée (forme pointeur ) permet son déplacement en faisant glisser la souris <CLIC D> sur un bord de la zone de texte sélectionnée permet l'affichage de son menu contextuel C) LES COMMENTAIRES
Un commentaire est annexé à une cellule. Il est affiché dans une bulle d'aide ; un indicateur, petit triangle rouge en haut et à droite de la cellule, désigne les cellules annotées.
ACTION
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA CELLULE
<CLIC D> SAISIR LE TEXTE <CLIC G> EN DEHORS POUR VALIDER
La cellule annotée est marquée d'un triangle rouge INFOS
Le commentaire n'est normalement affiché que lorsque l'utilisateur pointe la souris sur la cellule commentée ; il peut cependant être affiché en permanence.
ACTION
NOTES
AFFICHER LE COMMENTAIRE
MASQUER LE COMMENTAIRE
SÉLECTIONNER LA CELLULE
SÉLECTIONNER LA CELLULE
<CLIC D> Le commentaire reste toujours affiché ; il se manipule comme une zone de texte
<CLIC D> La cellule annotée se présente ainsi
43
IV - CRÉER UN CLASSEUR
EXERCICE
Ouvrir le classeur "commande de fleurs" Sélectionner la cellule dont le contenu est "pivoines" Indiquer comme commentaire : "délais de 8 jours" Pointer sur le commentaire pour l'afficher
MODIFIER LE COMMENTAIRE
ACTION
EXERCICE
EFFACER LE COMMENTAIRE
SÉLECTIONNER LA CELLULE
SÉLECTIONNER LA CELLULE
<CLIC D>
<CLIC D>
Dans le classeur "commande de fleurs" Modifier le commentaire précédent en "délais de 15 jours" Afficher le commentaire en permanence
3 LES FORMULES - LES FONCTIONS Les formules ou les fonctions sont des types de données particulières. Elles prennent le plus souvent en compte les valeurs enregistrées dans d'autres cellules de la feuille de travail. La position de ces cellules est indiquée par leurs références. A) LES FORMULES
Une formule permet d'effectuer des calculs et d'afficher le résultat dans une cellule et ce, à partir de nombres et/ou d'autres cellules. les cellules intervenant dans le calcul sont définies par leurs références (lettre de colonne et N° de ligne)
des opérateurs les mettent en relation : + (plus), - (moins), * (multiplié), / (divisé). Les formules peuvent être arithmétiques, logiques ou texte selon les opérateurs utilisés.
ACTION
SAISIE DE LA FORMULE <CLIC G> DANS LA CELLULE OÙ DOIT S'AFFICHER LE RÉSULTAT DU CALCUL TAPER = (SIGNE ÉGAL) l'indicateur "entrer" s'inscrit dans la barre d'état à gauche <CLIC G> SUR LA PREMIÈRE CELLULE SAISIR L'OPÉRATEUR <CLIC G> SUR LA SECONDE CELLULE VALIDER PAR
NOTES
OU <ENTRÉE>
44 CONSEIL
Lors de la saisie, utiliser le pavé numérique à droite du clavier sur lequel vous avez les chiffres de 1 à 9, les opérateurs et une touche <ENTRÉE> l'idéal est d'utiliser la souris dans la main droite pour désigner les cellules ou les plages de cellule et d'avoir la main gauche sur le pavé numérique pour les opérateurs (+ - / *)
COMPOSITION D'UNE FORMULE OPÉRATEURS
OPÉRANDE
SÉPARATEUR
SYNTAXE OPÉRANDE
données ou références de cellules contenant les données faisant l'objet du calcul OPÉRATEURS
symboles indiquant l'opération à effectuer SÉPARATEURS
symboles permettant de combiner les différentes opérations (parenthèses) ne pas oublier de faire précéder les références de la cellule de = (égal) ATTENTION
LISTE DES OPERATEURS ARITHMÉTIQUES + PLUS MOINS * MULTIPLIÉ / DIVISÉ % ^
NOTES
POURCENTAGE PUISSANCE
LOGIQUES = < > <> <= >= & #non# #et# #ou#
ÉGAL INFÉRIEUR À SUPÉRIEUR À DIFFÉRENT INFÉRIEUR OU ÉGAL SUPÉRIEUR OU ÉGAL CONCATÉNATION NON LOGIQUE ET LOGIQUE OU LOGIQUE
IV - CRÉER UN CLASSEUR (1)
45
LA FORMULE ARITHMÉTIQUE
C'est la plus courante ; elle permet de manipuler des chiffres.
ACTION
EXERCICE
LA FORMULE ARITHMÉTIQUE =A5+B5 additionne les cellules a5 et b5 =A5-1 enlève 1 à la valeur de la cellule a5 =A5*3 multiplie la valeur de la cellule a5 par 3 =A5/2 divise la valeur de la cellule a5 par 2
Dans le classeur "commande de fleurs" Faire le total des quantités Calculer la valeur pour chaque type de fleur en multipliant quantité par prix Enregistrer et fermer le classeur "commande de fleurs"
(2)
LA FORMULE LOGIQUE
La formule logique est un type particulier de formule qui effectue un test et donne le résultat vrai/faux. LA FORMULE LOGIQUE +A5=10 donne vrai si a5 est égal à 10 et faux autrement ACTION
+A5>1
donne vrai si a5 est supérieur à 1 et faux autrement
Dans un classeur vierge, reproduire les 2 exemples ci-dessus EXERCICE
La formule logique, associée à un format conditionnel est un excellent moyen d'introduire une formule de vérification dans un tableau AVANCÉ
NOTES
46 (3)
LA FORMULE TEXTE
La formule texte manipule les chaines de caractères au lieu de manipuler des chiffres.
ACTION
LA FORMULE TEXTE +"TIC"&"TAC" AFFICHE TICTAC tic et tac peuvent être chacun dans une cellule différente (ex : b2 et b3) ils sont alors remplacés dans la formule par leur référence EX : +B2 & B3 Dans le même classeur, reproduire l'exemple ci-dessus Fermer le classeur sans l'enregistrer
EXERCICE
(4)
LA FORMULE MATRICIELLE
La formule matricielle est un type particulier de formule à employer lorsque la même formule est répétée dans une plage de cellules adjacentes. Elle permet de ne saisir qu'une seule fois la formule pour l'ensemble des cellules, cette dernière faisant référence à l'ensemble des cellules concernées. FORMULE MATRICIELLE – SAISIE ACTION
ATTENTION
EXERCICE
FORMULE MATRICIELLE – MODIFICATION
SÉLECTIONNER LA PLAGE DE CELLULES SAISIR LA FORMULE EN INCLUANT TOUTES LES PLAGES DE RÉFÉRENCE
SÉLECTIONNER UNE CELLULE DE LA PLAGE MODIFIER LA FORMULE
(ne pas mettre d'accolades) <CTRL><MAJ><ENTRÉE>
(ne pas mettre d'accolades) <CTRL><MAJ><ENTRÉE>
EXCEL convertit automatiquement les lettres minuscules d'une formule (ou d'une fonction) en majuscules. S'il ne le fait pas, c'est que celle-ci n'est pas valide ou n'est pas reconnue comme telle. Vérifier la saisie. Si la formule est reconnue comme valeur mais n'est pas acceptée, "ERR" s'affiche Vérifier la syntaxe Créer un nouveau classeur Se rendre en "feuille 3" Saisir le tableau suivant (les formules et fonction sont affichées en clair pour la compréhension du tableau mais doivent être saisies comme des formules et non des données)
Enregistrer le classeur sous le nom "bilan" et le fermer
NOTES
IV - CRÉER UN CLASSEUR B) LES FONCTIONS
Les fonctions sont des formules intégrées et prédéfinies suivies d'un ou plusieurs arguments et obéissant à une syntaxe précise. Dans un tableau, elles s'utilisent souvent en combinaison avec des formules et sont précédées du signe = (égal). Une fonction s'exprime toujours sous la forme :
=FONCTION(ARG1;ARG2;ARG3;ARGN) = ÉGAL indique à Excel qu'une fonction suit (...) PARENTHÈSES les parenthèses encadrent les arguments de la fonction ARG1 ARG2..ARGN définissent les différentes variables dont la valeur est à renseigner (emplacement, valeur, chaîne, condition) ; POINT VIRGULE caractère séparateur d'arguments indispensable " " GUILLEMETS encadrent un argument texte (1)
LA SOMME
C'est la fonction la plus utilisée et la plus utile.
ACTION
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ÉDITION" (dernier bloc)
<CLIC G> SUR LA CELLULE OU DOIT S'INSCRIRE LA SOMME <CLIC G> SUR
AVANCÉ
INFOS
ATTENTION
NOTES
de
La fonction utilisée par Excel pour faire la somme est normalement la fonction "SOMME" mais en fonction du contexte, ce peut être aussi la fonction "SOUS.TOTAL" : les références peuvent en être des adresses de cellules mais aussi une formulation du type "cette ligne de telle colonne à telle colonne" (format automatique de tableau) pour une autre fonction que "SOMME" (moyenne, nombre), <CLIC G> sur de et sélectionner la fonction adéquate ( propose toujours la fonction "SOMME" même si une autre fonction a été utilisée précédemment) Dans un tableau de valeurs, pour le 3ème total de ligne, Excel fera un total vertical et non horizontal - le rectifier en faisant glisser la souris sur la plage adéquate.
47
48 Ouvrir le classeur "commande de fleurs" Remplacer dans les totaux de colonne les opérateurs arithmétiques par des sommes EXERCICE
Enregistrer puis fermer (2)
LA SOMME D'UN TABLEAU CARRÉ
Lorsque le tableau que l'on crée est un tableau carré (somme des lignes = somme des colonnes), la somme du tableau peut être effectuée en un clic de souris. SOMME D'UN TABLEAU CARRE SÉLECTIONNER TOUT LE TABLEAU PLUS 1 LIGNE ET UNE COLONNE VIDES POUR LES TOTAUX ACTION
<CLIC G> SUR
SÉLECTION
EXERCICE
Ouvrir le classeur "somme" feuille "exercice" Faire les totaux des tableaux en un minimum d'opérations Effacer ces totaux en une seule opération Effectuer le total global des lignes des tableaux (somme de toutes les activités de toutes les régions) - le garder ouvert Saisir le tableau suivant sur la feuille 1 d'un nouveau classeur
EXERCICE
Faire les totaux en une opération Enregistrer le classeur sous le nom "transport" puis le fermer
NOTES
49
IV - CRÉER UN CLASSEUR (3)
L'ASSISTANT FONCTION
L'assistant fonction permet d'utiliser des fonctions plus complexes. ASSISTANT FONCTIONS ACTION
<CLIC G> SUR
DE LA BARRE DE FORMULE SÉLECTIONNER LA CATÉGORIE PUIS LA FONCTION (ou poser une question)
l'assistant fonction rentre en action DÉFINIR LES ARGUMENTS POUR VALIDER
ou <CLIC G> DANS LA CELLULE DE SAISIE (une seule cellule) <CLIC G> SUR
DE
DE LA BARRE STANDARD PUIS
DE FORMULE
EXERCICE
NOTES
Dans le classeur "commande de fleurs" Effacer les formules des lignes de total Indiquer sur cette ligne la moyenne de chaque colonne
OU
DE LA BARRE
50 C) LE CALCUL AUTOMATIQUE
La barre d'état de Excel affiche une zone dans laquelle figurent un certain nombre d'informations relatives à la sélection en cours et calculées en temps réel. CALCUL AUTOMATIQUE ACTION
INFOS
EFFECTUER LA SÉLECTION CONSULTER LA BARRE D'ÉTAT (en bas à droite)
les procédures standard de sélection (monozone ou multizones) peuvent être appliquées : <FAIRE GLISSER> <CTRL> pour ajouter (touche ) <MAJ> pour étendre (touche )
FONCTIONS AFFICHÉES ACTION
AVANT OU APRÈS LA SÉLECTION <CLIC D> SUR LA ZONE DE LA BARRE D'ÉTAT AFFICHANT LE RÉSULTAT <CLIC G> SUR LES FONCTIONS À AFFICHER DANS LA BARRE D'ÉTAT
EXERCICE
NOTES
Dans le classeur "somme" Effectuer une sélection de valeur Afficher si ce n'est pas le cas les fonctions "SOMME" et "MOYENNE" et visualiser les résultats dans la barre d'état Tester les autres fonctions puis fermer le classeur
51
IV - CRÉER UN CLASSEUR D) LES RÉFÉRENCES RELATIVES / ABSOLUES
Les références définissent la position de la cellule par rapport aux lignes et par rapport aux colonnes (comme dans un jeu de bataille navale). Elles peuvent aussi être définies par rapport à la feuille de travail pour une plage 3D (en 3 dimensions). Les références de la cellule peuvent être absolues, relatives ou mixtes : références relatives : références absolues ou : références mixtes : :
PLAGE 3D AVEC NOMS DE FEUILLE PAR DÉFAUT PLAGE 3D AVEC NOMS DE FEUILLE SPÉCIFIQUES
AVANCÉ
PRINCIPES : : référence par défaut la position de la plage ou de la cellule dans le repère orthonormé est définie par rapport à la position de la cellule devant recevoir l'entrée. RÉFÉRENCES ABSOLUES : toutes les coordonnées sont précédées du signe $. la position est définie par rapport à l'origine des axes et reste invariable. RÉFÉRENCES MIXTES : une des coordonnées de la cellule est précédée du signe $. Sa position est définie par rapport à l'origine de l'un des axes et reste invariable par rapport à celui-ci. L'autre coordonnée varie. RÉFÉRENCES RELATIVES
INFOS
la modification de la structure de la feuille de travail (insertion ou suppression de lignes ou de colonnes) est dans tous les cas prise en compte mais c'est au niveau de la copie ou de la saisie de données que les résultats peuvent être très différents selon le type de référence utilisé MODIFICATION DE LA RÉFÉRENCE (RELATIF / ABSOLU)
ACTION
CONSEIL
NOTES
EFFECTUER LA SAISIE APPUYER SUR LA TOUCHE APPUYER SUR LA TOUCHE APPUYER SUR LA TOUCHE
<F4> UNE 1ÈRE FOIS <F4> UNE 2ÈME FOIS <F4> UNE 3ÈME FOIS au sein de la barre de formule en cours de saisie ou de modification pour faire varier la nature des références Pensez à utiliser les références absolues pour le dénominateur lorsque vous effectuez un calcul de pourcentage ou lorsque vous multipliez les valeurs d'une colonne par un coefficient
52
EXERCICE
ATTENTION
Ouvrir le classeur "transport" En colonne G, ajouter un libellé "pourcentage" Calculer le pourcentage de la 1ère activité par rapport au total des activités Mettre le dénominateur en référence absolue ($F$6) Copier en glissant le résultat sur les cellules du dessous Enregistrer
L'indication des références d'une cellule ou d'une plage doit s'effectuer en désignant cette cellule ou cette plage avec la souris, et non en saisissant manuellement ces références E) LES RÉFÉRENCES 3D
Un calcul concernant plusieurs feuilles qui se suivent est aussi aisé à effectuer qu'un calcul interne à une feuille. SAISIR LES RÉFÉRENCES D'UNE PLAGE 3D DANS UNE FORMULE ACTION
SAISIR LA FORMULE OU LA FONCTION <CLIC G> SUR L'ONGLET DE 1ÈRE FEUILLE SÉLECTIONNER LA PLAGE EN FAISANT GLISSER LA SOURIS <MAJ> ENFONCÉ <CLIC G> SUR L'ONGLET DE DERNIÈRE FEUILLE VALIDER
la syntaxe d'Excel est la suivante : des parenthèses encadrent les références dans la plupart des formules
EXEMPLE
Pour faire dans la feuille 5 la somme de la cellule B2 à partir de la feuille 1 jusqu'à la feuille 4, il faut effectuer les opération suivantes : <CLIC G> sur la cellule B2 de la feuille 5 (celle devant recueillir la somme)
<CLIC G> sur outil somme (ne pas se préoccuper de ce qu'Excel inscrit entre parenthèses) <CLIC G> sur l'onglet de la feuille 1 <CLIC G> en B2 <MAJ ENFONCÉ> <CLIC G> sur l'onglet de la feuille 4 <CLIC G> sur Excel inscrit :
INFOS
en B2 de la feuille 5
les procédures standard de sélection peuvent être appliquées : <FAIRE GLISSER> <CTRL> pour ajouter (touche ) <MAJ> pour étendre (touche )
IV - CRÉER UN CLASSEUR RÉFÉRENCE 3D FEUILLE 3 FEUILLE 2 FEUILLE 1
T O T A U X L I G N E S
TOTAUX DE FEUILLES
TOTAUX DE COLONNES
dans le classeur transport, saisir le tableau suivant sur la feuille 2 EXERCICE
saisir le tableau suivant sur la feuille 3
saisir le tableau suivant sur la feuille 4
Effectuer le total de chacun des tableaux et un calcul de % comme sur la 1 ère feuille Sur la feuille 5 , recopier l'un des tableaux Effacer les données spécifiques Y effectuer une consolidation (un total) des 4 premières feuilles avec des formule de type Enregistrer
NOTES
53
54 Dans le classeur bilan Sur la feuille 3, effacer les valeurs des lignes chiffre d'affaires et charges (comme ciEXERCICE
dessous)
Saisir le tableau suivant sur la feuille 1 :
Saisir le tableau suivant sur la feuille 2 :
Sur la feuille 3, remplacer les valeurs des lignes chiffre d'affaires et charges par les rĂŠfĂŠrences aux cellules de total de chacune des feuilles saisies (comme ci-dessous)
Enregistrer les modifications puis fermer le classeur
NOTES
55
IV - CRÉER UN CLASSEUR
D D..
LLE ES SS SÉ ÉR RIIE ES S
Les séries vont permettre de réduire au minimum la saisie des libellés. Elles peuvent aussi trouver une utilité dans la saisie de données elles-mêmes si celles-ci ont un caractère logique. Il suffit de faire glisser le contenu d'une cellule pour que celui-ci soit intelligemment extrapolé dans les cellules de copie INFOS
1 LES SÉRIES A UNE VALEUR Une action par défaut est associée à chaque type de donnée, le plus souvent soit incrémentation, soit recopie à l'identique. REMPLISSAGE D'UNE PLAGE A PARTIR D'UNE CELLULE ACTION
SAISIR LES DONNÉES DANS LA CELLULE <CLIC G> SUR LA CELLULE COMPORTANT LES DONNÉES <FAIRE GLISSER> LA CASE DE RECOPIE (en bas à droite de la sélection)
la sélection peut être étendue dans n'importe quelle direction CELLULE SÉLECTIONNÉE
QUADRILLAGE
CASE DE RECOPIE
FEUILLE
Une balise active s'affiche à l'issue de la recopie ; elle permet de corriger éventuellement le choix par défaut qui a été effectué INFOS
En tirant la case de recopie avec le bouton droit de la souris, un choix de diverses opérations est offert AVANCÉ
NOTES
56
EXERCICE
Ouvrir le classeur "séries" Aller en feuille "série 1 valeur" Faire glisser la poignée de recopie de chaque cellule de la première ligne vers le bas (environ 10 lignes) Observer le résultat et corriger éventuellement la série avec la balise active REMPLISSAGE D'UNE PLAGE A PARTIR D'UNE CELLULE
ACTION
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ÉDITION" (dernier bloc) SAISIR LES DONNÉES DANS LA CELLULE SÉLECTIONNER LA CELLULE DE DONNÉES ET LES CELLULES ADJACENTES CONCERNÉES
<CLIC G> SUR L'OUTIL
(en fonction de la position des cellules adjacentes)
Dans le classeur "séries", feuille "série 1 valeur" Annuler les opérations précédentes EXERCICE
Recommencer avec les outils
2 LES SÉRIES A DEUX VALEURS Lorsque cela est possible, il est intéressant de sélectionner deux cellules au lieu d'une avant de tirer la case de recopie de la sélection. Excel possède alors tous les éléments requis pour calculer le pas (la différence) et extrapoler la série.
ACTION
REMPLISSAGE D'UNE PLAGE A PARTIR DE DEUX CELLULES <SÉLECTIONNER> LES 2 CELLULES COMPORTANT LES DONNÉES <FAIRE GLISSER> LA CASE DE RECOPIE AVEC LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS CELLULES DÉJÀ RENSEIGNÉES POIGNÉE DE RECOPIE
PLAGE OÙ VA S'INSCRIRE LA SÉRIE
NOTES
IV - CRÉER UN CLASSEUR
EXERCICE
57
Dans le classeur "séries" Aller en feuille "série 2 valeurs" Faire glisser la poignée de recopie de la sélection des deux premières cellules de chaque colonne vers le bas (environ 10 lignes) Observer le résultat
3 LES LISTES PERSONNALISÉES Excel est à même de raisonner sur des listes existantes et de les reconstituer (jours, mois…). Une fonctionnalité particulièrement intéressante consiste à créer ses propres listes. CRÉER SA PROPRE LISTE ACTION
MENU EXCEL SÉLECTIONNER UNE LISTE EXISTANTE DANS UNE FEUILLE DE TRAVAIL
dans le volet de gauche (et non ajouter)
A partir du moment où la liste est enregistrée, elle peut être réutilisée dans tout nouveau classeur. UTILISER UNE LISTE PERSONNALISÉE SAISIR TRÈS EXACTEMENT L'UN DES ÉLÉMENTS DE LA LISTE DANS LA PREMIÈRE CELLULE ACTION
<CLIC G> SUR
POUR VALIDER TIRER LA CASE DE RECOPIE INCRÉMENTÉE DE LA CELLULE SUR LES CELLULES ADJACENTES LÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS (dans n'importe quelle direction)
la liste est reconstituée entièrement ou partiellement
EXERCICE
NOTES
Dans le classeur "séries " Afficher la feuille "liste personnalisée" Créer une liste personnalisée à partir des données Vérifier dans un nouveau classeur qu'elle est bien disponible
58
NOTES
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES
59
V. METTRE EN FORME LES DONNÉES Afin de mettre en évidence les chiffres les plus importants et de rendre la présentation esthétique, il est impératif d'affecter aux données un minimum de mise en forme. Cette mise en forme pourra être affectée globalement et donc très rapidement ou bien personnalisée. La mise en forme va concerner la totalité ou une partie des caractères contenus dans la cellule, le caractère devenant la plus petite unité de mise en forme INFOS
ATTENTION
Attention, les commandes de mise en forme ne sont pas accessibles lorsque la feuille de travail est protégée (voir page 108) ou finalisée (voir page 142)
A A.. LLE ES SS STTY YLLE ES SP PR RÉ ÉD DÉ ÉFFIIN NIIS SE ETT LLE ES S TTH HÈ ÈM ME ES S Un style de tableau prédéfini permet d'affecter en une seule fois l'ensemble des caractéristiques de mise en forme au tableau. Une fois cette première mise en forme effectuée, sa modification devient un jeu d'enfant.
1 LE STYLE DE TABLEAU L'affectation du style de tableau est simple et complète. ONGLET "ACCUEIL" ACTION
GROUPE "STYLE (5ème bloc)
<CLIC G> DANS LE TABLEAU À METTRE EN FORME
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LE STYLE CHOISI CONFIRMER L'EMPLACEMENT DU TABLEAU CONFIRMER L'EXISTENCE D'ENTÊTES (OU INFIRMER)
NOTES
60
INFOS
À partir du moment où un style de tableau a été affecté, Il suffit de déplacer la souris sur les styles de tableau pour que les données affichent temporairement les caractéristiques du style Afficher le classeur "bilan" feuille 3 appliquer un style de tableau
EXERCICE
Une fois ce style appliqué, revenir sur l'outil et déplacer la souris sur les choix pour observer la modification temporaire de la mise en forme dans le tableau
NOTES
61
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES
AVANCÉ
EXERCICE
Le format automatique est plus qu'une simple mise en forme ; les données y sont reconnues sous forme d'une table et les formules que propose automatiquement Excel sont alors des formules de table. Il est alors aisé d'agrandir la table en faisant glisser la marque à l'angle extérieur droit du tableau vers le bas ou vers la droite Les nouvelles lignes ou colonnes du tableau sont déjà correctement mises en forme avec le plus souvent les formules appropriées Dans le classeur "séries" Afficher la feuille "table en format automatique" Agrandir le tableau vers le bas puis vers la droite en faisant glisser la marque à l'angle extérieur droit du tableau puis fermer sans enregistrer
M ARQUE À FAIRE GLISSER
Affecter le format automatique de préférence après avoir mis les formules CONSEIL
Excel applique en même temps que les caractéristiques de mise en forme un filtre automatique qu'il peut être nécessaire de désactiver. DÉSACTIVER LE FILTRE AUTOMATIQUE ACTION
ONGLET "DONNÉES" BLOC "TRIER ET FILTRER" (3ème bloc)
<CLIC G> SUR les marques de filtre automatique en début de colonne
disparaissent
Dans le classeur "bilan" feuille 3 Désactiver le filtre automatique EXERCICE
ATTENTION
NOTES
L'utilisation du "style de tableau automatique" provoque le mappage " XML" des plages de données concernées (voir onglet développeur, sources xml), ce qui entre autres interdit le partage du classeur
62 2 LES COULEURS Ce sont ici les couleurs de police. ONGLET "MISE EN PAGE" ACTION
BLOC "THÈMES" (1er bloc)
<CLIC G> DANS LE TABLEAU À METTRE EN FORME <CLIC G>
SUR DÉPLACER LA SOURIS SUR LES COULEURS POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LE JEU DE COULEURS CHOISI
Dans le classeur "bilan" feuille 3 Affecter les couleurs de police de votre choix EXERCICE
NOTES
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES
3 LES POLICES Tout un choix de polices différentes est proposé ici. Seul le texte auquel est affecté un style rapide sera concerné. ONGLET "MISE EN PAGE" ACTION
BLOC "THÈMES" (1er bloc)
<CLIC G> DANS LE TABLEAU À METTRE EN FORME <CLIC G>
SUR DÉPLACER LA SOURIS SUR LES POLICES POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LA POLICE CHOISIE
ATTENTION
Si une police a déjà été affectée directement (avec l'outil police), le tableau conserve la police affectée et ne prend pas en compte les polices du thème Dans le classeur "bilan" feuille 3 Affecter la police de votre choix
EXERCICE
NOTES
63
64 4 LES EFFETS Les effets de thème sont des jeux de lignes et d'effets de remplissage. ONGLET "MISE EN PAGE" ACTION
BLOC "THÈMES" (1er bloc)
<CLIC G> DANS LE TABLEAU À METTRE EN FORME <CLIC G>
SUR DÉPLACER LA SOURIS SUR LES CHOIX PROPOSÉS POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION <CLIC G> SUR L'EFFET DÉSIRÉ
NOTES
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES
65
5 LES THÈMES Un thème est une combinaison de couleurs, de polices et d'effets. Il a pour avantage de permettre une présentation élaborée de manière rapide et efficace d'un document auquel les styles rapides ont été appliqués.
ACTION
ONGLET "MISE EN PAGE" BLOC "THÈMES" (1er bloc)
<CLIC G> DANS LE TABLEAU À METTRE EN FORME
<CLIC G>
SUR DÉPLACER LA SOURIS SUR LES THÈMES POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LE THÈME CHOISI
Dans le classeur "bilan" feuille 3 Affecter le thème de votre choix EXERCICE
NOTES
66 6 LE STYLE DE CELLULE Le style de cellule va venir compléter le style de tableau pour mettre en forme des cellules particulières (libellés, titres…).
ACTION
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "STYLE (5ème bloc) SÉLECTIONNER LA OU LES CELLULES À METTRE EN FORME
<CLIC G> SUR si un style de tableau a été préalablement affecté, déplacer la souris sur les styles et observez les modifications sur la cellule sélectionnée <CLIC G> SUR LE STYLE CHOISI
Dans le classeur "bilan" feuille 3 Affecter le style de cellule de votre choix aux titres de colonnes EXERCICE
NOTES
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES
67
B B.. LLE ES SC CA AR RA AC CTTÉ ÉR RIIS STTIIQ QU UE ES SD DE EM MIIS SE EE EN N FFO OR RM ME E On retrouve les caractéristiques de mise en forme exploitées par le style de tableau prédéfini ou les thèmes. Elles peuvent être appliquées indépendamment de tout style automatique ou en complément.
1 LA POLICE ET LES ATTRIBUTS DE CARACTÈRES Une police regroupe un ensemble de caractères (lettres, chiffres et divers) ayant une forme homogène (pleins, déliés, forme des caractères). Leur taille s'exprime en points. Le standard est de type "Arial" ou "times new roman" de taille 11 ou 12. La police et les attributs de caractère doivent être choisis pour améliorer la lisibilité du tableau. Ils sont appliqués à une cellule, à une plage de cellules, à plusieurs plages de cellules ou aux caractères sélectionnés d'une cellule. Les outils, l'onglet "police" de la boite de dialogue "format de cellule" ou le clavier permettent de les affecter. A) LES OUTILS
Ils sont disponibles dans le ruban ou la barre d'outils. (1)
LA BARRE D'OUTILS
La barre d'outils propose des outils de mise en forme des cellules.
BOUTON DROIT
ACTION
EFFECTUER UNE SÉLECTION <CLIC D> DANS LA SÉLECTION POINTER SUR UN OUTIL
sa fonction s'affiche dans une bulle d'aide (2)
LE RUBAN
L'onglet "accueil" du ruban propose dans le bloc "police" (le 2ème) la plupart des outils nécessaires à la présentation.
ACTION
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "POLICE" (2ème bloc)
<CLIC G> SUR L'ONGLET "ACCUEIL" (s'il n'est pas déjà affiché) les outils correspondants s'affichent DANS LE GROUPE "POLICE" POINTER SUR L'OUTIL sa fonction s'affiche dans une bulle d'aide
NOTES
68 (3)
DESCRIPTION
Les outils sont particulièrement efficaces pour mettre en forme les données. UTILISATION DES OUTILS ACTION
EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC G> SUR L'OUTIL POUR L'ACTIVER OU POUR DÉROULER SA LISTE
Les outils affichent l'état actuel de la sélection et permettent de le modifier : INFOS
outil activé
la sélection possède la caractéristique liée à l'outil
(ici, le texte sélectionné est en gras)
outil non activé la sélection ne possède pas la caractéristique de l'outil ou la sélection n'est pas homogène (ici, le texte sélectionné n'est pas en gras)
OUTILS CHOIX DE LA POLICE CHOIX DE LA TAILLE DE POLICE POLICE PLUS GRANDE POLICE PLUS PETITE GRAS ITALIQUE SOULIGNEMENT BORDURES COULEUR DE REMPLISSAGE COULEUR DE POLICE
ATTENTION
EXERCICE
NOTES
dans le cas d'une liste déroulante, le seul déplacement sur les éléments de la liste affectent à la sélection leurs caractéristiques à des fins de visualisation un <CLIC G> sur l'élément entérine le choix Dans le classeur "bilan" feuille 3 Vérifier le zoom (110 %) Mettre les titres de ligne et de colonne en arial 12 marron foncé Mettre toutes les lignes de données en arial 11 marron clair Mettre les lignes de données "résultat brut" et "résultat net" en gras Mettre la ligne de données % en italique
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES B) LA BOITE DE DIALOGUE "FORMAT DE CELLULE"
Elle propose, les mêmes outils. ONGLET "ACCUEIL" ACTION
GROUPE "POLICE" (2ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC G> SUR À DROITE DU TITRE DU BLOC "POLICE" SÉLECTIONNER LES OPTIONS POUR VALIDER
La zone "aperçu" donne une représentation en temps réel de l'affectation à la sélection des différentes options INFOS
EXERCICE
NOTES
Dans le classeur "bilan" feuille 2 Vérifier le zoom (110 %) Mettre les titres de ligne et de colonne en verdana 12 marron foncé Mettre toutes les lignes de données en verdana 11 marron clair Mettre les lignes de données "résultat brut" et "résultat net" en gras Mettre la ligne de données % en italique
69
70 C) LES TOUCHES DE MISE EN FORME
Les touches de mise en forme directe vont permettre de modifier la mise en forme des caractères. Elles sont rappelées ici pour information. AFFECTATION CLAVIER :
2 LES BORDURES Les cellules sélectionnées peuvent recevoir diverses bordures permettant de structurer et de présenter un tableau de manière optimale. A) OUTIL BORDURE
Cet outil est disponible dans la barre d'outils contextuelle et dans le ruban. ONGLET "ACCUEIL" ACTION
GROUPE "POLICE" (2ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION
<CLIC G>
SUR
DE
PUIS SUR LA BORDURE ADÉQUATE
L'apparence de l'outil peut varier et dépend de la dernière option utilisée INFOS
NOTES
71
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES B) LA BOITE DE DIALOGUE "FORMAT DE CELLULE"
Les choix y sont proposés de manière plus visuelle. ONGLET "ACCUEIL" ACTION
GROUPE "POLICE" (2ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTE DE DIALOGUES
à droite du titre du groupe ONGLET OU
<CLIC G>
SUR DE PUIS SUR SÉLECTIONNER LES OPTIONS POUR VALIDER
<CLIC G> dans la zone ou sur un outil
Il faut être logique dans l'ordre d'utilisation des caractéristiques de bordure Sélectionner le style de ligne Sélectionner la couleur de ligne Appliquer ces caractéristiques avec les outils de "présélection" ou de "bordures"
INFOS
NOTES
Les outils "présélections" permettent d'apposer en une seule fois un quadrillage ou un contour - les outils bordure permettent de choisir précisément la bordure ; pour l'appliquer, <CLIC G> sur l'outil ou dans la représentation
72 C) ENLEVER DES BORDURES
Elles peuvent être enlevées globalement ou une à une. ONGLET "ACCUEIL" ACTION
EXERCICE
GROUPE "POLICE" (2ème bloc)
BOITE DE DIALOGUE "FORMAT DE CELLULE" ONGLET "BORDURE"
OUTIL
même procédure que pour les apposer ou
même procédure que pour les apposer ou <CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
Dans le classeur "bilan" feuille 3 Mettre un quadrillage marron de séparation de toutes les cellules Mettre un trait épais marron foncé au dessus et au dessous de "résultat brut" et "net" Encadrer le tableau d'un trait double marron foncé
3 LE REMPLISSAGE Les cellules sélectionnées peuvent être agrémentées d'une couleur et d'un motif de fond. A) OUTIL COULEUR DE REMPLISSAGE
Cet outil est disponible dans la barre d'outils contextuelle et dans le ruban. ONGLET "ACCUEIL" ACTION
GROUPE "POLICE" (2ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION
<CLIC G>
SUR
DE
PUIS SUR LE MOTIF ADÉQUAT
La couleur de l'outil peut varier et dépend de la dernière option utilisée INFOS
DONNE ACCÈS À UNE PALETTE DE COULEURS
NOTES
73
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES B) LA BOITE DE DIALOGUE "FORMAT DE CELLULE"
Les choix y sont proposés de manière plus visuelle. ONGLET "ACCUEIL" ACTION
GROUPE "POLICE" (2ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTE DE DIALOGUES
à droite du titre du groupe ONGLET SÉLECTIONNER LES OPTIONS POUR VALIDER
DONNE ACCÈS À UNE PALETTE DE COULEURS
EXERCICE
NOTES
Dans le classeur "bilan" feuille 3 Mettre une couleur de fond gris clair pour les titres de ligne et de colonne Mettre un fond jaune clair pour les lignes de "résultat brut" et de "résultat net"
74 Le bouton "motifs et texture" donne accès à des combinaisons "couleurs/motifs" du meilleur effet. METTRE UN MOTIF UNE TEXTURE ACTION
SÉLECTION EFFECTUÉE DANS LA BOITE DE DIALOGUE "FORMAT DE CELLULE" ONGLET "REMPLISSAGE"
<CLIC G> SUR CHOISIR LES OPTIONS POUR VALIDER
C) ENLEVER LE REMPLISSAGE
Couleur et motif peuvent être enlevés. ONGLET "ACCUEIL" ACTION
GROUPE "POLICE" (2ème bloc) OUTIL
<CLIC G> SUR
NOTES
BOITE DE DIALOGUE "FORMAT DE CELLULE" ONGLET "REMPLISSAGE"
<CLIC G> SUR
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES
4 L'ALIGNEMENT L'alignement concerne la position des données au sein de la cellule. Il peut se faire dans le sens horizontal comme dans le sens vertical ou même à un stade intermédiaire. A) OUTILS ALIGNEMENT
Ces outils sont disponibles dans le ruban et pour certains, dans la barre d'outils contextuelle.
ACTION
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ALIGNEMENT" (3ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC G> SUR L'OUTIL ADÉQUAT
ALIGNEMENT Alignement vertical du contenu des cellules de la sélection Alignement horizontal du contenu des cellules de la sélection Orientation du contenu des cellules de la sélection Gestion du retrait du contenu des cellules de la sélection Renvoie automatiquement à la ligne le contenu des cellules de la sélection (au lieu de tronquer ou prolonger l'affichage sur la cellule voisine) Fusionne les cellules sélectionnées en une seule cellule et centre les données dans cette cellule B) LA BOITE DE DIALOGUE "FORMAT DE CELLULE"
Les choix y sont proposés de manière plus visuelle.
ACTION
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ALIGNEMENT" (3ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTE DE DIALOGUES
à droite du titre du groupe SÉLECTIONNER LES OPTIONS POUR VALIDER
OPTIONS : permet de présenter le contenu sur plusieurs lignes en adaptant la hauteur de la ligne. ajuste la taille des caractères à l'écran pour qu'ils tiennent dans la cellule fusionne les cellules sélectionnées en une seule cellule
NOTES
75
76
Monter ou descendre l'aiguille d'orientation
pour modifier cette dernière
INFOS
EXERCICE
NOTES
Dans le classeur "bilan" feuille 3 Modifier l'alignement horizontal et vertical des titres et données pour améliorer la présentation
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES
5 LE FORMAT DES NOMBRES Les nombres reçoivent un format adapté au type de données qu'ils représentent. Il est important de différencier l'affichage des données à l'écran des valeurs utilisées dans les calculs. Quelle que soit la précision affichée, Excel utilise la valeur saisie pour ses calculs (ex : affiché : 2,56 / calculé réel : 2,555555). A) OUTILS FORMAT
Ces outils sont disponibles dans le ruban et dans la barre d'outils contextuelle.
ACTION
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "NOMBRE" (4ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC G> SUR L'OUTIL ADÉQUAT
BARRE D'OUTILS Liste déroulante des différents formats Format monétaire Format pourcentage Format milliers (avec séparateur) Ajoute une décimale Enlève une décimale
LISTE DÉROULANTE
77
78 B) LA BOITE DE DIALOGUE "FORMAT DE CELLULE"
Les choix y sont proposés de manière plus visuelle. ONGLET "ACCUEIL" ACTION
GROUPE "NOMBRE" (4ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTE DE DIALOGUES
à droite du titre du groupe SÉLECTIONNER LES OPTIONS POUR VALIDER
CONSEIL
utiliser le séparateur de milliers pour les nombres importants saisir la valeur décimale suivie de la touche % pour les pourcentages
Les principaux formats sont les suivants STANDARD MONÉTAIRE MILLIERS
% SCIENTIFIQUE
NOTES
Excel décide du format selon la donnée saisie selon devise spécifiée par défaut dans Windows milliers séparés par un espace nombres négatifs entre parenthèses chiffre multiplié par 100 affiche le chiffre en exponentiel
- 12345,67 - 12.345,67 € - 12 345,67 (12.345,67) - 1234567,00 % - 11,23 E+0,4
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES
INFOS
EXERCICE
79
Quand vous modifiez le format des nombres, il arrive que la valeur ne tienne plus dans la largeur d'origine de la colonne, Excel adapte alors automatiquement cette largeur au nouveau format Dans le classeur "bilan" feuille 3 Centrer les titres de colonne Aligner à gauche les titres de ligne Mettre un format euro sans décimale aux valeurs (hors %)
6 LE FORMAT DES DATES ET DES HEURES Les dates et les heures sont dans la réalité des chiffres, entiers pour les dates et fractions décimales pour les heures, qui peuvent s'afficher selon le format souhaité. ONGLET "ACCUEIL" ACTION
GROUPE "NOMBRE" (4ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTE DE DIALOGUES
à droite du titre du groupe CATÉGORIE "DATE" SÉLECTIONNER LE FORMAT POUR VALIDER
CONSEIL
ATTENTION
EXERCICE
NOTES
SAISIR LES DATES SOUS LA FORME : 01/01/00 SAISIR LES HEURES SOUS LA FORME 17:59:00 SÉPARER PAR UN ESPACE UNE DATE ET UNE HEURE FIGURANT DANS LA MÊME CELLULE
A la fin de la saisie, si les caractères s'alignent à gauche et non à droite, Excel n'a pas reconnu une date ou une heure dans les données ; il faut donc saisir si possible en ne tapant que des chiffres et aucun format Dans le classeur "bilan" feuille 3 Remplacer les années par 31/12/04, 31/12/05, et 31/12/06 Afficher sous la forme "mois + année" :
80 7 L'ENREGISTREMENT DE LA MISE EN FORME Le moyen le plus rapide et le plus efficace pour mettre en forme une feuille de travail est d'affecter dans l'ordre un style de tableau, un thème, des couleurs, des polices, des styles de cellule puis des caractéristiques de mise en forme spécifiques avec les outils ou la boite de dialogue "format de cellule". La nouvelle présentation peut être enregistrée pour une utilisation future soit sous forme de nouveau thème pour la partie couleurs, polices… soit sous forme de nouveau style de cellule pour l'ensemble de la mise en forme de la cellule sélectionnée, soit sous forme de nouveau style de tableau pour l'ensemble des caractéristiques de mise en forme du tableau. A) LE NOUVEAU THÈME
Le nouveau thème prend en compte les nouvelles caractéristiques du thème (couleurs, polices, effets).
ACTION
ONGLET "MISE EN PAGE" BLOC "THÈMES" (1er bloc) EFFECTUER LES MODIFICATIONS
<CLIC G>
SUR
<CLIC G> SUR
en bas
NOMMER LE THÈME POUR L'ENREGISTRER
Dans le classeur "bilan" feuille 3 Personnaliser le thème puis l'enregistrer sous le nom "thème financier" EXERCICE
NOTES
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES B) LE NOUVEAU STYLE DE CELLULE
Le nouveau style de cellule prend en compte les nouvelles caractéristiques de la cellule sélectionnée. ONGLET "ACCUEIL" ACTION
GROUPE "STYLE (5ème bloc) SÉLECTIONNER LA MISE EN FORME
<CLIC G> SUR <CLIC G>
SUR NOMMER LE STYLE DE CELLULE POUR L'ENREGISTRER
Dans le classeur "bilan" feuille 3 Enregistrer la présentation des cellules d'entête de colonne sous le nom "entête date" EXERCICE
NOTES
81
82 C) LE NOUVEAU STYLE DE TABLEAU
Le nouveau style de tableau prend en compte les nouvelles caractéristiques du style (couleurs, polices, alignements, bordures, formats…). ONGLET "ACCUEIL" ACTION
GROUPE "STYLE (5ème bloc) SÉLECTIONNER LE TABLEAU MIS EN FORME
<CLIC G> SUR <CLIC G>
SUR NOMMER LE STYLE DE TABLEAU POUR L'ENREGISTRER
EXERCICE
NOTES
Dans le classeur "bilan" feuille 3 Personnaliser le tableau puis enregistrer le style de tableau sous le nom "style de tableau financier"
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES
83
C C.. LLE ES SM MA AN NIIP PU ULLA ATTIIO ON NS SD DE E LLA AM MIIS SE EE EN N FFO OR RM ME E La mise en forme peut être répétée ou copiée avec souris.
1 LA RÉPÉTITION DE LA MISE EN FORME Une mise en forme venant d'être effectuée peut être répétée sur une autre partie du texte si les deux actions sont immédiatement successives. CLAVIER ACTION
EFFECTUER UNE 1ÈRE MISE EN FORME SÉLECTIONNER LES DONNÉES À PRÉSENTER <CTRL><Y> ou <F4>
les données sélectionnées reçoivent la même mise en forme que celle affectée auparavant
EXERCICE
Dans le classeur "bilan" feuille 3 Augmenter d'une taille le titre de la 1ère colonne et le mettre en bleu très foncé Répéter la modification sur les autres titres de colonne de la feuille
2 LA COPIE DE LA MISE EN FORME Lorsque des données ont déjà été mises en forme, et que d'autres plages doivent recevoir une mise en forme identique, il est pratique de simplement recopier la mise en forme existante plutôt que de réaffecter à plusieurs reprises les caractéristiques de mise en forme ou de créer un style. Le plus souvent, c'est la mise en forme complète d'un ensemble de cellules (un tableau) que l'on recopiera sur un autre ensemble de cellules (un autre tableau). COPIER UNE MISE EN FORME ACTION
SÉLECTIONNER LES CELLULES DONT LA MISE EN FORME EST À COPIER
<CLIC G> SUR L'ICÔNE <CLIC G> SUR LA 1ÈRE CELLULE DU TABLEAU DEVANT RECEVOIR LA MISE EN FORME
INFOS
ATTENTION
NOTES
<DOUBLE CLIC> sur permet de reproduire la mise en forme plusieurs fois ; dans ce cas, un nouveau <CLIC G> sur ou <ECHAP> permettent de sortir de la copie de la mise en forme Penser à désactiver le pinceau une fois la copie terminée sinon vous allez recopier cette mise en forme à chaque clic de la souris
84
COPIER UNE MISE EN FORME
ACTION
SÉLECTIONNER LES CELLULES COMPORTANT LA MISE EN FORME À COPIER <CLIC D> COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS ÈRE SÉLECTIONNER LA 1 CELLULE DU TABLEAU DEVANT RECEVOIR LA MISE EN FORME
<CLIC D> COLLAGE SPÉCIAL / COCHER POUR VALIDER
COPIE DE LA MISE EN FORME / CELLULES ADJACENTES
ACTION
SÉLECTIONNER LA CELLULE POSSÉDANT LA MISE EN FORME FAIRE GLISSER LA CASE DE RECOPIE INCRÉMENTÉE AVEC LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS CHOISIR
EXERCICE
Dans le classeur "bilan" feuille 3, sélectionner l'ensemble de la feuille Recopier la mise en forme de la feuille sur les autres feuilles du même classeur et l'adapter le cas échéant
3 LA SUPPRESSION DE LA MISE EN FORME A tout moment, il est possible de supprimer la mise en forme affectée.
ACTION
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ÉDITION" (LE DERNIER) SÉLECTIONNER LES DONNÉES COMPORTANT LA MISE EN FORME
<CLIC G>
SUR
les données n'ont plus aucune mise en forme
EXERCICE
Dans le classeur bilan Effacer la mise en forme que vous avez recopiée sur la deuxième feuille de travail puis annuler cette action Enregistrer puis fermer le classeur "bilan"
85
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
VI. MANIPULER LA STRUCTURE Dans la mise au point d'un tableau, il est souvent nécessaire de rajouter des éléments ou d'en enlever avant d'obtenir le produit définitif. EXCEL permet d'agir sur les différentes entités, que ce soit les lignes, les colonnes, les cellules, les plages ou les feuilles. Avant toute manipulation d'un élément de structure, le sélectionner la manipulation est plus rapide et évite de passer par des boîtes de dialogue lorsque Excel reconnaît l'entité concernée (ligne, colonne, plage, feuille...) le menu contextuel propose les commandes liées à la manipulation de l'entité seule une sélection préalable permet la manipulation directe avec la souris.
ATTENTION
N'oubliez pas que lorsque vous sélectionnez une ligne entière, vous sélectionnez 16 384 cellules et que lorsque vous sélectionnez une colonne entière, vous sélectionnez 1 048 576 cellules ; Ne faire ces sélections que pour des manipulations globales (pas pour la mise en forme par exemple)
A A..
LLA A LLIIG GN NE E
L'insertion, comme la suppression de lignes, fait varier le numéro des lignes suivantes, en + ou -, du nombre de lignes insérées ou supprimées. Les formules, que leurs références soient relatives ou absolues, sont automatiquement adaptées à la nouvelle structure.
1 LA SÉLECTION DES LIGNES La sélection d'une ou plusieurs lignes entières s'effectue de préférence avec la souris.
ACTION
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR LE NUMÉRO D'UNE LIGNE LA SÉLECTIONNE
ou <FAIRE GLISSER> LE POINTEUR SUR LES
CLAVIER
<MAJ><ESPACE> SÉLECTIONNE LA LIGNE A LAQUELLE APPARTIENT LA OU LES CELLULES SÉLECTIONNÉE
NUMÉROS DE LIGNE POUR LES SÉLECTIONNER
Comme dans la plupart des manipulations de sélection, utiliser <CTRL> pour ajouter une sélection et <MAJ> pour étendre une sélection INFOS
EXERCICE
NOTES
Ouvrir le classeur "commande de fleurs" Sélectionner avec la souris la ligne 1 Sélectionner avec la souris les lignes 4 à 6 Sélectionner avec la souris la ligne 3 et 6
86 2 L'INSERTION DES LIGNES Les lignes insérées viennent s'ajouter au-dessus de la première ligne sélectionnée. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant dernier) ACTION
SÉLECTIONNER LE(S) NUMÉRO(S) DE LIGNES
<CLIC G>
SUR
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LE(S) NUMÉRO(S) DE LIGNE <CLIC D>DANS LA SÉLECTION
il y a autant de lignes vierges d'insérées que de lignes sélectionnées
ATTENTION
Si la sélection est incorrecte, Excel demande de préciser ce qui est à insérer (cellules, lignes, colonnes)
La souris permet d'effectuer l'insertion des lignes de manière très graphique mais la forme adéquate du pointeur n'est pas toujours facile à trouver.
ACTION
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LA LIGNE EN DESSOUS DE CELLE OÙ SERONT INSÉRÉES LES NOUVELLES LIGNES <MAJ> ENFONCÉ, POINTEUR SUR LA CASE DE RECOPIE (en bas, à droite du N° de ligne)
le pointeur prend la forme <FAIRE GLISSER> D'AUTANT DE LIGNES QUE NÉCESSAIRE VERS LE BAS une balise avec un petit pinceau propose de recopier la mise en forme des autres lignes LIGNES SÉLECTIONNÉES
CASE DE RECOPIE FORME DU POINTEUR
CONSEIL
EXERCICE
Dans toutes ces manipulations, préférer le menu contextuel ou le ruban, plus souples, à la souris Dans le classeur "commande de fleurs" Insérer deux lignes au-dessous de la ligne 3 (entre tulipes et iris) Insérer les lignes "tournesols" et "renoncules"
Compléter la colonne valeur Vérifier la cohérence du tableau
NOTES
87
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
3 LA SUPPRESSION DES LIGNES La suppression de lignes se fait selon les mêmes principes que l'insertion. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant .dernier) ACTION
BOUTON DROIT
SÉLECTIONNER LE(S) NUMÉRO(S) DE LIGNE
<CLIC G> SUR les lignes sélectionnées sont supprimées
ATTENTION
SÉLECTIONNER LE(S) NUMÉRO(S) DE LIGNE
<CLIC D>DANS LA SÉLECTION
Si la sélection est incorrecte, Excel demande de préciser ce qui est à insérer (cellules, lignes, colonnes)
La souris permet d'effectuer la suppression des lignes de manière très graphique mais la forme adéquate du pointeur n'est pas toujours facile à obtenir.
ACTION
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LES LIGNES À SUPPRIMER <MAJ> ENFONCÉ, POINTEUR SUR LA CASE DE RECOPIE (en bas, à droite du N° de ligne)
le pointeur prend la forme <FAIRE GLISSER> D'AUTANT DE LIGNES QUE NÉCESSAIRE VERS LE HAUT LIGNES SÉLECTIONNÉES À SUPPRIMER
CASE DE RECOPIE FORME DU POINTEUR
CONSEIL
Dans toutes ces manipulations, préférer le menu contextuel ou le ruban, plus souples, à la souris Dans le classeur "commande de fleurs" Supprimer les deux lignes créées précédemment
EXERCICE
NOTES
88 4 LA HAUTEUR DES LIGNES La hauteur des lignes dans EXCEL s'adapte automatiquement à celle de la police choisie (12,75 pt pour une police de 10, 15 pt pour une police de 12 …) mais elle peut être modifiée.
ACTION
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant .dernier) SÉLECTIONNER LE(S) NUMÉRO(S) DE LIGNE
<CLIC G>
SUR
SAISIR LA HAUTEUR
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LE(S) NUMÉRO(S) DE LIGNE <CLIC D>DANS LA SÉLECTION SAISIR LA HAUTEUR
POUR VALIDER
POU VALIDER
La souris permet de modifier la hauteur des lignes de manière graphique et simple.
ACTION
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LES LIGNES À MODIFIER POINTEUR SUR LE BORD INFÉRIEUR DE LA CASE DU NUMÉRO D'UNE LIGNE ÉTIRER LA LIGNE VERS LE HAUT OU VERS LE BAS POUR ADAPTER SA HAUTEUR
si plusieurs lignes sont sélectionnées, toutes sont modifiées LIGNES SÉLECTIONNÉES
FAIRE GLISSER POUR MODIFIER LA HAUTEUR
Il peut être nécessaire de redonner la hauteur standard à des lignes. ONGLET "ACCUEIL" ACTION
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LES LIGNES CONCERNÉES POINTEUR SUR LE BORD INFÉRIEUR DE LA CASE DU NUMÉRO D'UNE LIGNE <DOUBLE CLIC>
NOTES
GROUPE "CELLULES" (avant .dernier) SÉLECTIONNER LE(S) NUMÉRO(S) DE LIGNE
<CLIC G>
SUR
89
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
EXERCICE
Dans le classeur "commande de fleurs" Affecter la hauteur de 18 points aux lignes 2 à 6 Affecter la hauteur de 20 points à la ligne 1
5 LE MASQUAGE DES LIGNES Il peut être utile de ne pas afficher certaines données ; masquer les lignes contenant ces données permet d'atteindre cet objectif. Celles-ci ne sont alors plus visibles et à priori non imprimées. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant .dernier) ACTION
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LE(S) NUMÉRO(S) DE LIGNE À MASQUER <CLIC D>DANS LA SÉLECTION
ACTION
SÉLECTIONNER LE(S) NUMÉRO(S) DE LIGNE À MASQUER
<CLIC G>
SUR
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LES LIGNES CONCERNÉES POINTEUR SUR LE BORD INFÉRIEUR DE LA CASE DU NUMÉRO DE LA DERNIÈRE LIGNE DE LA SÉLECTION ÉTIRER LE BORD INFÉRIEUR DE LA CASE JUSQU'À SON BORD SUPÉRIEUR
les lignes sélectionnées ne sont plus affichées Même si les lignes ne sont plus visibles, les numéros de ligne manquant indiquent à INFOS
l'utilisateur que des lignes sont masquées
NOTES
90 6 L'AFFICHAGE DES LIGNES MASQUÉES Le processus de réaffichage des lignes masquées est sensiblement le même. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant .dernier) ACTION
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES LIGNES MASQUÉES + UNE LIGNE AVANT ET UNE LIGNE APRÈS <CLIC D>DANS LA SÉLECTION
ACTION
SÉLECTIONNER LES LIGNES MASQUÉES + UNE LIGNE AVANT ET UNE LIGNE APRÈS
<CLIC G>
SUR
BOUTON GAUCHE
POINTEUR SUR LA LIMITE OU LES NUMÉROS DE LIGNE SONT ABSENTS
forme du pointeur <DOUBLE CLIC> où ÉTIRER LA LIGNE JUSQU'À LA BONNE HAUTEUR
les lignes sélectionnées sont réaffichées
POUR AFFICHER POUR MASQUER LIGNES 4 ET 5 MASQUÉES
EXERCICE
NOTES
Dans le classeur "commande de fleurs" Masquer les lignes 3 et 5 Les réafficher
POINTER ICI
91
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
B B..
LLA AC CO OLLO ON NN NE E
L'insertion, comme la suppression de colonnes, fait varier les lettres des colonnes suivantes, en plus ou en moins, du nombre de colonnes insérées ou supprimées. Les formules, que leurs références soient relatives ou absolues, sont automatiquement adaptées à la nouvelle structure de la feuille.
1 LA SÉLECTION DES COLONNES La sélection d'une ou plusieurs colonnes entières s'effectue de préférence avec la souris.
ACTION
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR LA LETTRE D'UNE COLONNE LA SÉLECTIONNE
ou <FAIRE GLISSER> LE POINTEUR SUR LES
CLAVIER
<CTRL><ESPACE> SÉLECTIONNE LA COLONNE A LAQUELLE APPARTIENT LA OU LES CELLULES SÉLECTIONNÉE
LETTRES DE COLONNE POUR SÉLECTIONNER
Comme dans la plupart des manipulations de sélection, utiliser <CTRL> pour ajouter une sélection et <MAJ> pour étendre une sélection INFOS
EXERCICE
Dans le classeur "commande de fleurs" Sélectionner la colonne B Sélectionner les colonnes B et D Sélectionner les colonnes B à D
2 L'INSERTION DES COLONNES Les colonnes insérées viennent s'ajouter à gauche de la première colonne sélectionnée. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant .dernier) ACTION
SÉLECTIONNER LES LETTRES DE COLONNES
<CLIC G> SUR il y a autant de colonnes vierges d'insérées que de colonnes sélectionnées
ATTENTION
NOTES
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES LETTRES DE COLONNES
<CLIC D> DANS LA SÉLECTION il y a autant de colonnes vierges d'insérées que de colonnes sélectionnées
Si la sélection est incorrecte, Excel demande de préciser ce qui est à insérer (cellules, colonnes, lignes…)
92 La souris permet d'effectuer l'insertion des colonnes de manière très graphique mais la forme adéquate du pointeur n'est pas toujours facile à trouver.
ACTION
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA COLONNE À GAUCHE DE LAQUELLE DOIVENT ÊTRE INSÉRÉES LES NOUVELLES COLONNES <MAJ> ENFONCÉ, POINTEUR SUR LA CASE DE RECOPIE (en bas, à droite de la lettre de colonne)
le pointeur prend la forme <FAIRE GLISSER> D'AUTANT DE COLONNES QUE NÉCESSAIRE VERS LA DROITE FORME DU POINTEUR
CASE DE RECOPIE
COLONNE SÉLECTIONNÉE
CONSEIL
EXERCICE
NOTES
Dans toutes ces manipulations, préférer le menu contextuel ou le ruban, plus souples, à la souris Dans le classeur "commande de fleurs" Insérer deux colonnes devant la colonne B Les appeler "nom scientifique" et description Renseigner ces colonnes
93
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
3 LA SUPPRESSION DES COLONNES La suppression de colonnes se fait selon les mêmes principes que l'insertion. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant .dernier) ACTION
SÉLECTIONNER LA OU LES LETTRES DE COLONNES
<CLIC G>
ATTENTION
SUR
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES LETTRES DE COLONNES
<CLIC D> DANS LA SÉLECTION les colonnes sélectionnées sont supprimées
Si la sélection est incorrecte, Excel demande de préciser ce qui est à insérer (cellules, colonnes…)
La souris permet d'effectuer la suppression des colonnes de manière très graphique mais la forme adéquate du pointeur n'est pas toujours facile à obtenir.
ACTION
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LES COLONNES À SUPPRIMER <MAJ> ENFONCÉ, POINTEUR SUR LA CASE DE RECOPIE (en
bas, à droite de la lettre de colonne)
le pointeur prend la forme <FAIRE GLISSER> D'AUTANT DE COLONNES QUE NÉCESSAIRE VERS LA GAUCHE FORME DU POINTEUR
CASE DE RECOPIE
COLONNES SÉLECTIONNÉES
CONSEIL
EXERCICE
NOTES
Dans toutes ces manipulations, préférer le menu contextuel ou le ruban, plus souples, à la souris Dans le classeur "commande de fleurs" Supprimer les deux colonnes créées devant la colonne B Annuler la suppression
94 4 LA LARGEUR DES COLONNES La largeur des colonnes dans Excel est par défaut de 10,71 caractères (80 PIXELS) ; cette largeur peut être modifiée et adaptée aux données saisies. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant .dernier) ACTION
BOUTON DROIT
SÉLECTIONNER LES LETTRES DE COLONNES
<CLIC G>
SUR
SAISIR LA LARGEUR
SÉLECTIONNER LES LETTRES DE COLONNES <CLIC D>DANS LA SÉLECTION SAISIR LA LARGEUR
POUR VALIDER
POUR VALIDER
La souris permet de modifier la largeur des colonnes de manière graphique et simple.
ACTION
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LES COLONNES À MODIFIER POINTEUR SUR LE BORD DROIT DE LA CASE DE LETTRE D'UNE COLONNE ÉTIRER LA COLONNE VERS LA DROITE OU VERS LA GAUCHE POUR ADAPTER SA LARGEUR
si plusieurs colonnes sont sélectionnées, toutes sont modifiées
FAIRE GLISSER POUR MODIFIER
COLONNES SÉLECTIONNÉES
NOTES
VI - MANIPULER LA STRUCTURE 95 Il est possible d'adapter la largeur des colonnes sélectionnées à la taille de la plus longue donnée contenue dans une des cellules de chacune des colonnes
ACTION
AJUSTEMENT LARGEUR SÉLECTIONNER LES COLONNES CONCERNÉES POINTEUR SUR LE BORD DROIT DE LA CASE DE LETTRE D'UNE COLONNE (idem largeur)
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant .dernier) SÉLECTIONNER LES LETTRES DE COLONNES
<CLIC G>
SUR
<DOUBLE CLIC>
EXERCICE
Dans le classeur "commande de fleurs" Mettre la largeur de la colonne de libelles à 13,55 Ajuster les autres colonnes
5 LE MASQUAGE DES COLONNES Il peut être utile de ne pas afficher ou de ne pas imprimer certaines données ; masquer les colonnes contenant ces données permet d'atteindre cet objectif. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant .dernier) ACTION
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA OU LES LETTRES DE COLONNES À MASQUER <CLIC D>DANS LA SÉLECTION
SÉLECTIONNER LA OU LES LETTRES DE COLONNES À MASQUER
<CLIC G>
SUR
Même si les colonnes ne sont plus visibles, les lettres de colonne manquantes indiquent à l'utilisateur que des colonnes sont masquées INFOS
ACTION
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LES COLONNES CONCERNÉES POINTEUR SUR LE BORD DROIT DE LA CASE DE LETTRE DE LA DERNIÈRE COLONNE DE LA SÉLECTION ÉTIRER LE BORD DROIT DE LA CASE JUSQU'À LA CASE DE LA COLONNE PRÉCÉDENTE
les colonnes ne sont plus affichées
NOTES
96 6 L'AFFICHAGE DES COLONNES MASQUÉES Le processus de réaffichage des colonnes masquées est sensiblement le même. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant .dernier) ACTION
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES COLONNES MASQUÉES + 1 COLONNE AVANT ET 1 COLONNE APRÈS <CLIC D>DANS LA SÉLECTION
ACTION
SÉLECTIONNER LES COLONNES MASQUÉES + 1 COLONNE AVANT ET 1 COLONNE APRÈS
<CLIC G>
SUR
BOUTON GAUCHE POINTEUR SUR LA LIMITE OU LES NUMÉROS DE COLONNE MANQUENT
POINTER ICI FAIRE GLISSER JUSQU'À LA LARGEUR DE COLONNE DÉSIRÉE
ou <DOUBLE CLIC> AFFICHE LES COLONNES EN ADAPTANT LEUR LARGEUR À CELLE DES DONNÉES LES PLUS LONGUES
POUR AFFICHER
COLONNES B ET C MASQUÉES
POUR MASQUER
EXERCICE
NOTES
Dans le classeur "commande de fleurs" Masquer la colonne prix Réafficher la colonne prix
97
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
C C..
LLA AC CE ELLLLU ULLE E // LLA AP PLLA AG GE E
La cellule et à un niveau d'agrégation supérieur, la plage, sont les entités dont les manipulations sont les plus puissantes et les plus perfectionnées. Elles vont pouvoir recevoir un nom, un format particulier, être déplacées, copiées, verrouillées.
1 LA SÉLECTION D'UNE PLAGE Elle s'effectue de préférence avec la souris.
BOUTON GAUCHE
une plage
pointeur la dans première cellule <FAIRE GLISSER> OU
pointeur dans première cellule
une plage multifeuilles
pointeur dans dernière cellule première feuille active
une série de plages
pointeur sur onglet dern.feuille idem plages
<CLIC G> <MAJ>ENFONCÉ <CLIC G> SÉLECTION PLAGE <MAJ>ENFONCÉ <CLIC G>
<CTRL>ENFONCÉ
clavier (pour info) une cellule étendre d'une cellule étendre la sélection de la cellule active à la cellule a1 étendre la sélection de la cellule active à la fin du tableau une plage
curseur sur cellule curseur sur cellule
<FLÈCHES> <MAJ><FLÈCHES>
curseur sur cellule
<CTRL><MAJ><ORIGINE>
curseur sur cellule
<CTRL><MAJ><FIN>
curseur début de plages
<F8><FLÈCHES>
2 LE DÉPLACEMENT D'UNE PLAGE Le déplacement de la plage conserve intacte les références des cellules de la plage. Ce déplacement peut indifféremment avoir lieu au sein d'une feuille de travail, entre deux feuilles de travail d'un même classeur ou de deux classeurs différents. La règle à suivre est la suivante : Lorsque l'emplacement d'origine et l'emplacement de destination sont tous les deux affichés à l'écran, faire glisser les données avec la souris Lorsque l'emplacement d'origine et l'emplacement de destination sont éloignés, utiliser le couper/coller (presse-papier)
NOTES
98 PRESSE-PAPIERS ACTION
BOUTON GAUCHE
SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉPLACER
SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉPLACER POINTEUR SOUS LA SÉLECTION
COUPER
<CLIC G> SUR LA 1ÈRE CELLULE DE LA PLAGE
forme du pointeur <FAIRE GLISSER> À LA NOUVELLE POSITION
DE DESTINATION COLLER
RELÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS
Pour effectuer le couper/coller, trois possibilités :
ACTION
CLAVIER BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉPLACER
SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉPLACER
<CLIC D> <CLIC G> SUR LA 1ÈRE
<CTRL> X <CLIC G> SUR LA 1ÈRE
CELLULE DE DESTINATION
CELLULE DE DESTINATION
<CLIC D> SUR
<CTRL>V
SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉPLACER
<CLIC G> SUR<CLIC G> SUR LA 1ÈRE CELLULE DE DESTINATION
<CLIC G> SUR
Il est aussi possible de glisser des données d'une feuille de travail à l'autre.
ACTION
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉPLACER <ALT> ENFONCÉ <FAIRE GLISSER> LA SÉLECTION VERS L'ONGLET DE FEUILLE DE TRAVAIL DU CLASSEUR DÉSIRÉ
la feuille de travail cible s'affiche POSITIONNER LA SÉLECTION DANS LA FEUILLE LÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS LÂCHER LA TOUCHE <ALT>
EXERCICE
NOTES
Dans le classeur "commande de fleurs" Sélectionner la plage A1:D8 La déplacer en B10 avec la souris Annuler le déplacement La déplacer en A156 avec le couper/coller Annuler le déplacement La déplacer dans le troisième onglet de feuille en A1 avec la souris Annuler le déplacement
99
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
3 LA COPIE D'UNE PLAGE La copie est une des fonctions les plus utilisées d'un tableur ; elle permet de créer plus rapidement un tableau en recopiant un tableau existant avec sa mise en forme puis en le modifiant si nécessaire. La copie peut s'effectuer à n'importe quel endroit de la feuille, dans une autre feuille du même classeur ou d'un autre classeur ou dans un document d'une autre application (tableau Excel dans Word par exemple). La règle à suivre est toujours la même : Lorsque l'emplacement d'origine et l'emplacement de destination sont tous les deux affichés à l'écran, faire glisser les données avec la souris Lorsque l'emplacement d'origine et l'emplacement de destination sont éloignés, utiliser le couper/coller (presse-papier) PRESSE-PAPIERS ACTION
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉPLACER POINTEUR SOUS LA SÉLECTION
SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉPLACER COPIER
<CLIC G> SUR LA 1ÈRE CELLULE DE LA PLAGE
forme du pointeur <CTRL> ENFONCÉ
DE DESTINATION
+ le pointeur prend la forme <FAIRE GLISSER> À LA NOUVELLE POSITION
COLLER
RELÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS RELÂCHER <CTRL>
Pour effectuer le copier/coller, trois possibilités : CLAVIER ACTION
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA PLAGE
SÉLECTIONNER LA PLAGE
<CLIC D> <CLIC G> SUR LA 1ÈRE
<CTRL> C <CLIC G> SUR LA 1ÈRE
CELLULE DE DESTINATION
CELLULE DE DESTINATION
<CLIC D> SUR
NOTES
<CTRL>V
SÉLECTIONNER LA PLAGE
<CLIC G> SUR<CLIC G> SUR LA 1ÈRE CELLULE DE DESTINATION
<CLIC G> SUR
100 Il est aussi possible de glisser des données entre deux feuilles de travail.
ACTION
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LA PLAGE À COPIER <ALT> ET <CTRL>ENFONCÉ <FAIRE GLISSER> LA SÉLECTION VERS L'ONGLET DE FEUILLE DE TRAVAIL DU CLASSEUR DÉSIRÉ
le pointeur prend la forme
+
et la feuille de travail cible s'affiche
POSITIONNER LA SÉLECTION DANS LA FEUILLE LÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS LÂCHER LES TOUCHES <ALT> ET <CTRL>
EXERCICE
Dans le classeur "commande de fleurs" Sélectionner la plage A1:D8 La copier en B10 avec la souris Annuler la copie La copier en A156 avec le copier/coller Annuler la copie La copier dans le troisième onglet de feuille en A10 avec la souris Annuler la copie
4 LE COLLAGE SPÉCIAL Il est possible de ne copier au choix que les valeurs, le format, les formules ou les annotations des cellules de la plage sélectionnée ou d'en copier le contenu complet.
ACTION
ONGLET "ACCUEIL", GROUPE "PRESSE-PAPIER" (1er bloc)
BOUTON DROIT
SÉLECTIONNER LA PLAGE À COPIER
SÉLECTIONNER LA PLAGE À COPIER LA COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA 1ÈRE CELLULE DE DESTINATION
SÉLECTIONNER LA CELLULE DE DESTINATION
<CLIC D>
L
<CLIC G> SUR
DE
SÉLECTIONNER LES OPTIONS DE COLLAGE POUR VALIDER
SÉLECTIONNER LES OPTIONS DE COLLAGE POUR VALIDER
NOTES
VI - MANIPULER LA STRUCTURE ATTENTION
101
La boite de dialogue affichée est différente si c'est un objet (image, forme, graphique…) ou des données provenant d'une autre application qui se trouvent dans le pressepapier
5 LES OPERATIONS ENTRE PLAGES EXCEL permet d'exécuter directement des opérations entre des plages différentes, sans passer par une formule mais seules figurent alors dans la plage cible les valeurs résultant de ces calculs.
ACTION
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA PLAGE LA COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS SÉLECTIONNER LA CELLULE DE COPIE
<CLIC D>
L SÉLECTIONNER L'OPÉRATION POUR VALIDER
6 LA TRANSPOSITION DE PLAGES EXCEL permet de transposer les valeurs d'une plage en inversant les lignes et les colonnes et en remplaçant les formules par les valeurs.
ACTION
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA PLAGE LA COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS SÉLECTIONNER LA CELLULE DE COPIE
<CLIC D>
L SÉLECTIONNER ÉVENTUELLEMENT L'OPÉRATION COCHER LA CASE TRANSPOSÉ POUR VALIDER
CONSEIL
NOTES
Penser à recalculer le tableau avant cette opération sinon les valeurs résultantes transposées seront fausses
102 7 LE DÉVERROUILLAGE DES PLAGES Les cellules sont par défaut toutes verrouillées ; cela signifie que lorsque la protection de la feuille est activée, ni le contenu des cellules, ni leur mise en forme ne peuvent être modifiés. Il est cependant possible de déverrouiller certaines cellules (VOIR PAGE 108 PROTECTION DE LA FEUILLE). ONGLET "ACCUEIL", ACTION
BOUTON DROIT
GROUPE "CELLULES" (6ème bloc) SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉVERROUILLER
SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉVERROUILLER
<CLIC G> SUR
<CLIC D> ONGLET DÉSACTIVER LA CASE POUR VALIDER
POUR VALIDER
la cellule verrouillée est déverrouillée, la cellule déverrouillée est verrouillée
Dans le classeur "commande de fleurs" Déverrouiller la plage B2:C7 EXERCICE
8 LE MASQUAGE D'UNE PLAGE Un champ de cellules peut être masqué ; dans ce cas, son résultat reste affiché dans la feuille de travail mais la formule produisant ce résultat n'est plus ni visible dans la barre de formule ni accessible lorsque la protection est activée. ONGLET "ACCUEIL", ACTION
BOUTON DROIT
GROUPE "CELLULES" (6ème bloc) SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉVERROUILLER
SÉLECTIONNER LA PLAGE À MASQUER
<CLIC G> SUR
<CLIC D> ONGLET ACTIVER LA CASE POUR VALIDER
EXERCICE
NOTES
Dans le classeur "commande de fleurs" Masquer la plage B8:D8 et D2:D7 Enregistrer puis fermer
ONGLET ACTIVER LA CASE POUR VALIDER
103
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
9 L'EFFACEMENT DES DONNÉES D'UNE PLAGE Les données saisies dans une plage, la mise en forme d'une plage, les formules contenues dans une plage ou encore les annotations associées peuvent être effacées. ONGLET "ACCUEIL", ACTION
GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA PLAGE À EFFACER
<CLIC D> -
SÉLECTIONNER LA PLAGE À EFFACER
<CLIC G> SUR de <CLIC G> SUR LA COMMANDE VOULUE
la structure de la feuille de travail n'est pas modifiée AVANCÉ
D D..
LLA A FFE EU UIILLLLE ED DE E TTR RA AV VA AIILL
Les feuilles de travail peuvent être manipulées aussi aisément que les lignes ou les colonnes.
1 LA SÉLECTION DES FEUILLES La sélection des feuilles concernées est préalable aux actions concernant ces feuilles. ONGLETS DE FEUILLES
INSERTION NOUVELLE FEUILLE
CASES DE DÉFILEMENT DES ONGLETS
SÉLECTION DE FEUILLES ensemble de la feuille pointeur sur case sélection totale pointeur sur onglet feuille une feuille idem feuille plusieurs feuilles <CTRL>ENFONCÉ pointeur sur onglet 1 ère feuille série de feuilles
toutes les feuilles
NOTES
pointeur sur onglet dernière feuille pointeur sur onglet feuille <CLIC D>
<CLIC G> <CLIC G> <CLIC G> <CLIC G> <MAJ>ENFONCÉ <CLIC G> <CLIC G>
104
EXERCICE
Dans le classeur "bilan" Sélectionner la 1ère feuille Sélectionner la 3ème feuille Sélectionner de la 1ère à la 3ème feuille Sélectionner la 1ère et la 3ème feuille
2 LE NOM DES FEUILLES Lorsque l'on utilise plusieurs feuilles de travail, il est pratique de les nommer pour les différencier.
ACTION
ONGLET "ACCUEIL", GROUPE "CELLULES" (6ème bloc) BOUTON DROIT
<DOUBLE CLIC> ou <CLIC D> SUR L'ONGLET DE FEUILLE A RENOMMER <SAISIR> LE NOM <ENTRÉE> POUR VALIDER
EXERCICE
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <SAISIR> LE NOM <ENTRÉE> POUR VALIDER
Dans le classeur "bilan" Nommer la première feuille "ventes" Nommer la seconde feuille "charges" et nommer la feuille de synthèse "résultat"
3 LA COULEUR DES ONGLETS Affecter des couleurs différentes aux onglets est aussi un bon moyen de les différencier.
ACTION
ONGLET "ACCUEIL", GROUPE "CELLULES" (6ème bloc) BOUTON DROIT
<CLIC D> SUR L'ONGLET DE FEUILLE A COLORIER <CLIC G> SUR LA COULEUR VOULUE
Dans le classeur "bilan" Colorer les onglets de feuille EXERCICE
NOTES
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA COULEUR VOULUE
105
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
4 L'INSERTION DES FEUILLES Le nombre de feuilles disponibles par défaut (pour tout nouveau classeur) est paramétrable dans les options de Excel ; il peut y en avoir 256 au maximum. ONGLET "ACCUEIL", GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)
ACTION
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR
À L'EXTRÉMITÉ DES
ONGLETS DE FEUILLE
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
de
une feuille numérotée est insérée Dans le classeur "bilan" Insérer 2 nouvelles feuilles EXERCICE
ACTION
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER AUTANT D'ONGLETS DE FEUILLES QUE DE FEUILLES À INSÉRER À LA POSITION D'INSERTION <CLIC G> SUR L'ONGLET DE LA FEUILLE DEVANT LAQUELLE DOIVENT ÊTRE INSÉRÉES LES NOUVELLES FEUILLES
<CLIC D> SÉLECTIONNER FEUILLE POUR VALIDER
NOTES
106 5 LA SUPPRESSION DES FEUILLES La suppression de feuilles se fait selon les mêmes principes. ONGLET "ACCUEIL", GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)
ACTION
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES ONGLETS DES FEUILLES À SUPPRIMER
<CLIC D> -
SÉLECTIONNER LES ONGLETS DES FEUILLES À SUPPRIMER
<CLIC G> SUR <CLIC G>
de
SUR
Dans le classeur "bilan" Supprimer les deux feuilles venant d'être insérées EXERCICE
6 LE DÉPLACEMENT DES FEUILLES Le déplacement des feuilles de travail est comparable au déplacement des lignes (vertical) ou des colonnes (horizontal) mais il s'effectue sur un 3ème axe.
ACTION
DANS UN MÊME CLASSEUR SÉLECTIONNER LES ONGLETS DES FEUILLES À DÉPLACER LES FAIRE GLISSER À LEUR NOUVELLE POSITION
FAIRE GLISSER
EXERCICE
ACTION
Dans le classeur "bilan" Modifier l'ordre des feuilles de telle manière qu'il soit le suivant : Ventes, charges, résultat
ENTRE CLASSEURS SÉLECTIONNER LES FEUILLES À DÉPLACER
<CLIC D> INDIQUER LE CLASSEUR INDIQUER LA POSITION D'INSERTION POUR VALIDER
ONGLET "ACCUEIL", GROUPE "CELLULES" (6ème bloc) SÉLECTIONNER LES FEUILLES À DÉPLACER
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE
107
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
7 LA COPIE DES FEUILLES La copie des feuilles de travail est comparable au déplacement. Elle peut s'effectuer entre deux classeurs par le menu.
ACTION
DANS UN MÊME CLASSEUR SÉLECTIONNER LES FEUILLES À COPIER ENFONCER <CTRL> FAIRE GLISSER LES FEUILLES À LEUR NOUVELLE POSITION
(sans lâcher le bouton gauche de la souris ni <CTRL>) LÂCHER LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS LÂCHER <CTRL>
EXERCICE
Dans le classeur "bilan" Copier la feuille charges La nommer frais financiers puis la supprimer
ENTRE CLASSEURS
ACTION
ONGLET "ACCUEIL", GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)
SÉLECTIONNER LES FEUILLES À DÉPLACER
SÉLECTIONNER LES FEUILLES À DÉPLACER
<CLIC D>
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
INDIQUER LE CLASSEUR INDIQUER LA POSITION D'INSERTION
RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE
COCHER LA CASE POUR VALIDER
8 LE MASQUAGE DES FEUILLES Comme pour les lignes ou les colonnes, il peut être nécessaire de ne pas afficher certaines données ; une solution est alors de cacher la (es) feuille (s) les contenant. ONGLET "ACCUEIL", GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)
ACTION
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES ONGLETS DES FEUILLES À MASQUER
<CLIC D> Dans le classeur "bilan" Masquer les feuilles "ventes" et "charges" EXERCICE
NOTES
SÉLECTIONNER LES FEUILLES À MASQUER
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
108 9 L'AFFICHAGE DES FEUILLES MASQUÉES Les feuilles masquées peuvent être à la demande réaffichées. ONGLET "ACCUEIL", GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)
ACTION
BOUTON DROIT POINTEUR DANS LES ONGLETS DE FEUILLE
<CLIC D> SÉLECTIONNER LA FEUILLE POUR VALIDER
SÉLECTIONNER LES FEUILLES À AFFICHER
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE
Dans le classeur "bilan" Réafficher les feuilles "ventes" et "charges" EXERCICE
10 LA PROTECTION DES FEUILLES Lorsque la protection de la feuille est activée, il est impossible de faire la moindre modification sur la feuille de travail si le verrouillage des cellules n'a pas été modifié. (voir page 102 déverrouillage des cellules).
ACTION
ONGLET "RÉVISION", GROUPE "MODIFICATIONS" (3ème bloc) FEUILLE À PROTÉGER AFFICHÉE
ONGLET "ACCUEIL", GROUPE "CELLULES" (6ème bloc) FEUILLE À PROTÉGER AFFICHÉE
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR PARAMÉTRER LES AUTORISATIONS SAISIR ÉVENTUELLEMENT UN MOT DE PASSE
PARAMÉTRER LES AUTORISATIONS SAISIR ÉVENTUELLEMENT UN MOT DE PASSE POUR VALIDER
POUR VALIDER
CONSEIL
NOTES
Dans une feuille protégée, seules les cellules non verrouillées peuvent être modifiées (contenu, mise en forme...) et par défaut, toutes les cellules sont verrouillées. pour effectuer des modifications, déprotéger la feuille avant d'effectuer ces modifications, reprotéger la feuille après puis sauvegarder
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
EXERCICE
Dans le classeur "bilan" Afficher la feuille "ventes", la protéger, essayer de la modifier puis la déprotéger Déverrouiller les cellules B2:D6 puis protéger la feuille Essayer de la modifier puis déprotéger la feuille et fermer le classeur sans l'enregistrer
le mot de passe n'est pas obligatoire. Si un mot de passe a été indiqué (et confirmé) lors de la protection, il est nécessaire de le saisir pour déprotéger la feuille INFOS
ATTENTION
Comme dans les versions précédentes d'Excel, il est impossible de protéger ou déprotéger plusieurs feuilles en mêmes temps en les sélectionnant préalablement.
Dans une feuille protégée, certaines plages ne peuvent être accessibles qu'à certains utilisateurs. GÉRER LES PLAGES ACTION
109
ONGLET "RÉVISION" GROUPE "MODIFICATIONS" (3ème bloc) FEUILLE CONCERNÉE AFFICHÉE
<CLIC G> SUR POUR CRÉER LA PLAGE À RENDRE DISPONIBLE SAISIR ÉVENTUELLEMENT UN MOT DE PASSE POUR VALIDER PROTÈGE LA FEUILLE (rend les autorisations immédiatement effectives)
110
AVANCÉ
Il y a alors deux méthodes distinctes de gestion des autorisations : la 1ère globale : tout utilisateur qui tape le mot de passe accède à la plage la 2ème spécifique et liée à la gestion des autorisations affecte le droit de modification à un utilisateur identifié et reconnu par la gestion de la sécurité du système AUTORISATIONS D'ACCÈS
ACTION
ONGLET "RÉVISION" GROUPE "MODIFICATIONS" (3ème bloc) DANS LA BOITE DE DIALOGUE PRÉCÉDENTE
<CLIC G> SUR les références des plage sélectionnées sont indiquées NOMMER LA PLAGE (facilite la gestion) SAISIR UN MOT DE PASSE
POUR VALIDER
permet de générer les autorisations d'accès spécifiques à des utilisateurs reconnus AVANCÉ
111
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
11 LA DÉPROTECTION DES FEUILLES La procédure pour déprotéger la feuille est similaire à la procédure de protection.
ACTION
ONGLET "RÉVISION", GROUPE "MODIFICATIONS" (3ème bloc)
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)
FEUILLE PROTÉGÉE AFFICHÉE
FEUILLE PROTÉGÉE AFFICHÉE
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR SAISIR ÉVENTUELLEMENT UN MOT DE PASSE
SAISIR ÉVENTUELLEMENT LE MOT DE PASSE
POUR VALIDER
POUR VALIDER
EXERCICE
Ouvrir le classeur "commande de fleurs" et protéger la feuille de travail Modifier le prix des tulipes à 3 € (cellules déverrouillées) Essayer de modifier la formule de calcul de la valeur de cette ligne (cellules verrouillées et masquées) puis fermer sans enregistrer
12 LE GROUPE DE TRAVAIL Dans certains cas, des feuilles de travail présentent suffisamment de caractères communs pour qu'il puisse être avantageux de les traiter comme un ensemble. Il est alors intéressant de créer un groupe de travail, sélection momentanée de plusieurs feuilles de travail (de la même manière qu'une plage est une sélection momentanée de cellules) pour travailler sur toutes les feuilles du groupe en même temps.
EXEMPLE
Vous travaillez au service financier du siège social d'une société qui possède plusieurs établissements ou filiales, vous faîtes alors un classeur dans lequel vous avez le même tableau (ventes, charges, amortissements, résultat…) par établissement sur chacune des feuilles avec une consolidation sur la dernière feuille Vous travaillez au service marketing d'une société qui vend sur le marché une cinquantaine de produits. vous faîtes alors un classeur dans lequel vous avez le même tableau (part de marché, statistiques de ventes, répartition…) par produit sur chacune des feuilles avec une synthèse sur la dernière feuille Vous travaillez dans une administration décentralisée, vous faîtes alors un classeur dans lequel vous avez le même tableau par centre sur chacune des feuilles avec une synthèse sur la dernière feuille GROUPER DES FEUILLES
ACTION
SÉLECTIONNER LES FEUILLES À ASSOCIER <CTRL>ENFONCÉ UNE PAR UNE <MAJ>ENFONCÉ DE L'UNE À L'AUTRE
<CLIC D> travailler de préférence sur la 1ère feuille
DISSOCIER DES FEUILLES <MAJ> <CLIC G> SUR ONGLET 1ÈRE FEUILLE si sélection effectuée à partir de la 1ère OU <CLIC G> SUR UNE FEUILLE NON ASSOCIÉE OU
<CLIC D> Toutes les opérations de saisie, de mise en forme ou de modification de structure effectuées sur l'une d'entre elles affectent alors la totalité des feuilles sélectionnées INFOS
NOTES
112 Il est toujours possible de recopier les caractéristiques de l'une des feuilles vers les autres. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ÉDITION" (7ème bloc)
ACTION
LE GROUPE ÉTANT CONSTITUÉ SÉLECTIONNER LES CELLULES À RECOPIER
<CLIC G>
SUR
RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE POUR VALIDER
13 LES VOLETS DE TITRE Pour conserver les titres de lignes ou de colonnes à l'écran, il suffit de les figer ; ces titres restent affichés et accessibles quelle que soit la partie affichée du tableau. La plupart du temps, il suffit de figer la première ligne ou la première colonne.
ACTION
FIGER LA 1ÈRE LIGNE
FIGER 1ÈRE COLONNE
ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "FENÊTRE" (4ème bloc)
ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "FENÊTRE" (4ème bloc)
<CLIC G>
<CLIC G>
SUR
SUR
Sur un tableau plus complexe, l'utilisateur définit les lignes ou colonnes à figer. FIGER LES VOLETS
LIBÉRER LES VOLETS
ONGLET "AFFICHAGE"
ACTION
ONGLET "AFFICHAGE"
GROUPE "FENÊTRE" (4ème bloc)
GROUPE "FENÊTRE" (4ème bloc)
POSITIONNER LE TABLEAU AVEC LES ASCENSEURS SÉLECTIONNER LA CELLULE D'ANGLE + 1 LIGNE DESSOUS ET 1 COLONNE À DROITE
<CLIC G>
<CLIC G>
SUR
SUR
CELLULE SÉLECTIONNÉE DISPOSITION DU TABLEAU PAR RAPPORT À L A FENÊTRE
EXERCICE
NOTES
Afficher le classeur "emprunt" Figer les volets pour que les titres du détail de l'emprunt soient toujours visibles (comme ci-dessus)
113
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
E E..
LLE EC CLLA AS SS SE EU UR R
Il est préférable d'organiser les données dans des feuilles de travail séparées (ou même dans des classeurs séparés) bien qu'il soit souvent nécessaire de reprendre des résultats ou des données d'une feuille de travail dans une autre. Dans le même ordre d'idée, il est fréquent que plusieurs feuilles de travail d'un même classeur traitent des étapes successives d'un même processus. Excel permet de résoudre de manière optimale la plupart de ces cas de figure. Dans tous les cas, les données doivent être très consciencieusement vérifiées et à la suite de cette vérification protégées afin de pérenniser leur fiabilité avant utilisation et/ou diffusion.
1 LE MASQUAGE DU CLASSEUR De la même manière que pour les lignes, les colonnes ou les feuilles, il est peut être nécessaire de ne pas afficher certaines données ; une solution est alors de cacher le (s) classeur (s) les contenant. MASQUER LE CLASSEUR ACTION
AFFICHER LE CLASSEUR ONGLET "AFFICHAGE"
ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "FENÊTRE" (4ÈME BLOC)
GROUPE "FENÊTRE" (4
CLASSEUR À MASQUER AFFICHÉ
<CLIC G>
<CLIC G>
SUR
ème
bloc)
SUR SÉLECTIONNER LE CLASSEUR POUR VALIDER
Masquer le classeur "emprunt" L'afficher de nouveau EXERCICE
NOTES
114 2 LA PROTECTION DU CLASSEUR La protection interdit la modification du fenêtrage du classeur ainsi que l'adjonction, la suppression, le déplacement ou la copie de feuilles de travail.
ACTION
PROTÉGER LE CLASSEUR
DÉPROTÉGER LE CLASSEUR
ONGLET "RÉVISION" GROUPE "MODIFICATIONS" (3ème bloc)
ONGLET "RÉVISION" GROUPE "MODIFICATIONS" (3ème bloc)
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
COCHER SAISIR ÉVENTUELLEMENT LE MOT DE PASSE
DÉCOCHER SAISIR ÉVENTUELLEMENT LE MOT DE PASSE
POUR VALIDER
ATTENTION
CONSEIL
EXERCICE
NOTES
POUR VALIDER
La protection du classeur n'est pas la protection de toutes les feuilles du classeur mais uniquement la protection de la structure et/ou du fenêtrage du classeur si un mot de passe a été indiqué lors de l'activation de la protection, il est nécessaire de l'indiquer lors de la procédure de déprotection si vous utilisez un mot de passe, utilisez le même pour l'ensemble de vos travaux (si vous l'oubliez, vous ne pourrez plus accéder aux données) le mot de passe à ce niveau n'empêche pas l'ouverture et l'affichage de la feuille de travail Dans le classeur "Emprunt" Protéger le classeur et essayer de supprimer des feuilles ou de modifier la position des fenêtres Fermer le classeur sans enregistrer ces modifications
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
3 LE PARTAGE DU CLASSEUR Le partage va permettre à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur le classeur ; les différentes modifications sont alors fusionnées.
ACTION
ONGLET "RÉVISION" GROUPE "MODIFICATIONS" (3ème bloc)
<CLIC G> SUR COCHER
: s'affiche dans la barre de titre
POUR VALIDER
la mention
L'onglet "avancé" propose les options de partage (notamment pour la résolution d'éventuels conflits) AVANCÉ
NOTES
115
116
NOTES
VII - VÉRIFIER LE CLASSEUR
117
VII. VÉRIFIER LE CLASSEUR Une fois les feuilles de travail renseignées et les tableaux réalisés, il faut procéder à une étape absolument indispensable même si fastidieuse ; c'est la vérification.
ATTENTION
Pourquoi cette vérification ? parce que personne d'autres que le créateur du tableau ne le fera (avez-vous déjà vu quelqu'un refaire à la calculatrice les totaux d'un superbe tableau en couleur illustré d'un graphique ?)
Deux types de données sont à vérifier dans un classeur : Les données texte (alphanumériques) demandent une vérification de type orthographe/grammaire Les données chiffre (numériques) demandent une vérification de type erreur de calcul Enfin, la cohérence globale de l'ensemble doit aussi être vérifiée.
A A.. LLA AV VÉ ÉR RIIFFIIC CA ATTIIO ON ND DU U TTE EX XTTE E L'orthographe d'une feuille de travail peut être vérifiée comme dans le traitement de texte.
1 LA LANGUE Les outils de vérification orthographique sont liés à la langue employée ; celle-ci est à priori le français, mais il est courant d'avoir à travailler dans des langues étrangères ; Excel permet d'utiliser la langue de son choix.
ACTION
MENU EXCEL EN BAS ET À DROITE VÉRIFICATION (volet de gauche)
2 LA CORRECTION AUTOMATIQUE Les fautes sont alors corrigées au fur et à mesure de la saisie sans aucune manipulation de l'utilisateur en lieu et place des données erronées. C'est le même module que dans Word. EFFECTUER UNE CORRECTION AUTOMATIQUE TAPER UN MOT MAL ORTHOGRAPHE CONNU DE EXCEL ACTION
APPUYER SUR LA BARRE ESPACE
le mot est automatiquement corrigé
NOTES
118 ATTENTION
si la correction automatique ne fonctionne pas, vérifier que est coché dans les options Excel, volet "VÉRIFICATION", groupe "OPTIONS DE CORRECTION AUTOMATIQUE",
bouton
, onglet "CORRECTION AUTOMATIQUE"
Dans un nouveau classeur et dans une cellule d'une feuille vierge (la 1ère) saisir lentement et tel quel le texte suivant (même s'il n'a pas de sens) : EXERCICE
" " observer au fur et à mesure les modifications effectuées par Excel
Si Excel ne propose pas la correction adéquate, vous pouvez la rajouter vous mêmes. STOCKER LA CORRECTION ACTION
MENU EXCEL EN BAS ET À DROITE VÉRIFICATION (volet de gauche)
<CLIC G> sur SAISIR LA MAUVAISE ORTHOGRAPHE DANS "REMPLACER" ET LA BONNE DANS "PAR" POUR STOCKER POUR VALIDER
EXERCICE
Dans une cellule d'une feuille vierge enregistrer la correction automatique de "ceuillir" par "cueillir" de la manière indiquée ci-dessus vérifier que lorsque vous taper "ceuillir", le mot est automatiquement corrigé fermer
Excel corrige automatiquement les cas de figure suivant :
NOTES
VII - VÉRIFIER LE CLASSEUR permet de gérer les exceptions aux règles AVANCÉ
3 LA VÉRIFICATION GLOBALE Excel vérifie l'orthographe du texte des cellules comme celle du texte des commentaires sans sélection préalable.
ACTION
ONGLET "RÉVISION" GROUPE" "VÉRIFICATION (1er bloc)
<CLIC G> sur ou <F7>
NOTES
119
120 OPTIONS IGNORER IGNORER TOUT AJOUTER REMPLACER REMPLACER TOUT CORRECTION AUTO OPTIONS ANNULER OU ECHAP
passe à l'occurrence suivante sans modification ignore toutes les occurrences - crée une liste de mots à ignorer ajoute le mot trouvé au dictionnaire indiqué effectue la modification effectue la modification de toutes les occurrences ajoute le couple mot erroné/mot corrigé à la liste des corrections paramétrage des options du vérificateur stoppe la vérification et revient au texte initial
les fautes grammaticales sont corrigées en même temps que les fautes orthographiques INFOS
Ouvrir le classeur "commande de fleurs" saisir le texte suivant (avec les fautes) en dessous du tableau EXERCICE
puis le texte suivant en tant que commentaire de la cellule C7
corriger les fautes d'orthographe
4 LES DICTIONNAIRES La commande <AJOUTER AU DICTIONNAIRE> permet d'enregistrer le mot à retenir dans un dictionnaire personnel "CUSTOM.DIC". La liste des dictionnaires est directement paramétrable par le bouton <OPTIONS> du correcteur orthographique et grammatical ainsi que le choix d'affichage des suggestions et des majuscules.
ACTION
MENU EXCEL EN BAS ET À DROITE VÉRIFICATION (volet de gauche) GROUPE "LORS DE LA VÉRIFICATION AUTOGRAPHIQUE DANS LES PROGRAMMES OFFICE"
<CLIC G>
SUR
À ce niveau, il est possible aussi bien de gérer les dictionnaires (création, suppression…) que de gérer les mots enregistrés dans les dictionnaires INFOS
121
VII - VÉRIFIER LE CLASSEUR
5 LES SYNONYMES Le dictionnaire de synonymes permet d'afficher les éventuels synonymes d'un mot afin d'aider l'utilisateur à éviter des répétitions trop fréquentes. ONGLET "RÉVISION" GROUPE "VÉRIFICATION (1er bloc)
ACTION
SÉLECTIONNER LA CELLULE OU EST LE MOT OU <DOUBLE CLIC> DANS LE MOT (si plusieurs mots dans la cellule)
<CLIC G> sur
le volet s'ouvre à droite de l'écran les résultats de la recherche de synonymes s'affichent dans le volet CONTINUER LA RECHERCHE <CLIC G> SUR UN LE MOT DÉSIRÉ DANS LA LISTE DES SYNONYMES POTENTIELS ACTION
MOT POUR LEQUEL UN SYNONYME EST RECHERCHÉ DICTIONNAIRE DANS LEQUEL LA RECHERCHE EST EFFECTUÉE
REPART VERS L'AV ANT
REVIENT EN ARRIÈRE
ER
1ER SENS DU MOT ER
SYNONYMES POUR CE 1ER SENS
<CLIC G> SUR UN DES MOTS POUR RECHERCHER UN SYNONYME DE CE MOT
ÈME
2ÈME SENS DU MOT ÈME
SYNONYMES POUR CE 2ÈME SENS
<ALT> enfoncé<CLIC G> ou <MAJ><F7>, sur le mot à rechercher dans le texte lancent directement la recherche dans le volet office si la cellule ne comprend qu'un seul mot INFOS
NOTES
122 OPTIONS Développe les synonymes correspondant à la signification indiquée Réduit les synonymes correspondant à la signification indiquée Sur un synonyme, permet de l'insérer ou de lancer une nouvelle recherche à partir de ce mot Dans le classeur "commande de fleurs" Remplacer "quantité", "prix" et "valeur" par des synonymes EXERCICE
6 LA TRADUCTION Word gère les langues de manière automatique et permet la traduction d'une langue vers l'autre. ONGLET "RÉVISION" ACTION
GROUPE "VÉRIFICATION (1er bloc) SÉLECTIONNER LA CELLULE OU SE TROUVE LE MOT À TRADUIRE
<CLIC G> sur
(le volet rechercher s'affiche / vérifier éventuellement la langue cible)
LIRE LES INFORMATIONS DANS LE VOLET
Dans le classeur "commande de fleurs" Remplacer les titres de colonne par leur équivalent en anglais EXERCICE
fermer le classeur sans enregistrer
NOTES
123
VII - VÉRIFIER LE CLASSEUR
B B.. LLA AV VÉ ÉR RIIFFIIC CA ATTIIO ON ND DE ES SC CH HIIFFFFR RE ES S La vérification du tableau de données est une étape aussi importante que sa création. Elle doit être effectuée après la saisie des formules et fonctions et peut s'effectuer de plusieurs manières :
1 LE TABLEAU SIMPLE Si le tableau est simple et ne doit être utilisé qu'une fois, il suffit de faire mentalement la somme des unités de chaque ligne et chaque colonne. TOTAL UNITÉS ACTION
FAIRE LA SOMME DU DERNIER CHIFFRE DE CHAQUE VALEUR VÉRIFIER QU'ELLE CORRESPOND AU DERNIER CHIFFRE DE LA VALEUR TOTALE
7+4+8+9+2+6 = 36 QUI SE TERMINE PAR 6 DONC LE TOTAL EST PROBABLEMENT BON
2 LE TABLEAU COMPLEXE Si le tableau est plus complexe et doit être réutilisé régulièrement, plutôt que de mettre les valeurs réelles dés le début, remplissez le d'abord de 1 ; la vérification est alors facile et rapide. SAISIE AUTOMATIQUE DE 1 ACTION
SÉLECTIONNER TOUTES LES PLAGES DE DONNÉES "1" <CTRL><ENTRÉE> VÉRIFIER LES VALEURS TOTALES ANNULER
ZONE SÉLECTIONNÉE
EXERCICE
NOTES
Afficher le classeur "bilan", Remplacer les valeurs (et non les formules) des feuilles "ventes, charges et résultat" par des "1" Vérifier la cohérence des calculs
124 3 LA SAISIE DE DONNÉES À POSTÉRIORI Dans le cas où les données du classeur ne sont pas connues au moment de sa création, remplacez les 1 qui ont servi à vérifier les formules par la valeur 0 puis désactivez l'affichage de la valeur zéro afin d'avoir une présentation propre, claire et un tableau prêt à l'utilisation. SAISIE DE LA VALEUR 0 ACTION
SÉLECTIONNER TOUTES LES PLAGES DE DONNÉES "0" <CTRL> <ENTRÉE>
NON AFFICHAGE DE LA VALEUR "ZÉRO" ACTION
MENU EXCEL EN BAS ET À DROITE OPTIONS AVANCÉES (volet de gauche) AFFICHER LES OPTIONS POUR CETTE FEUILLE DE CALCUL DÉCOCHER POUR VALIDER
EXERCICE
Dans le même classeur "bilan" et pour chacune des feuilles Remplacer les "1" par des "0" Désactiver l'affichage des zéros
LES TOTAUX S'AFFICHENT AU FUR ET À MESURE DE LA SAISIE
NOTES
125
VII - VÉRIFIER LE CLASSEUR
4 L'AFFICHAGE DES FORMULES Pour les formules complexes et répétitives, Il est intéressant d'afficher les formules et non plus les valeurs résultantes de ces formules afin de vérifier leur cohérence.
ACTION
ONGLET "FORMULES" ÈME GROUPE "AUDIT DE FORMULES" (3 BLOC )
<CLIC G> sur
EXERCICE
(idem pour réafficher les résultats)
Dans le même classeur "bilan" et pour chacune des feuilles Afficher les formules, les vérifier puis réafficher les valeurs Fermer le classeur (enregistrer éventuellement les modifications)
5 L'AUDIT DES FORMULES S'il devient compliqué de s'y retrouver dans un tableau trop complexe, Excel propose des outils permettant de clarifier la structure logique du tableau.
ACTION
REPÉRER LES ANTÉCÉDENTS
REPÉRER LES DÉPENDANTS
ONGLET "FORMULES" GROUPE "AUDIT DE FORMULES" (3ème bloc )
ONGLET "FORMULES" GROUPE "AUDIT DE FORMULES" (3ème bloc)
SÉLECTIONNER LA CELLULE À AUDITER
SÉLECTIONNER LA CELLULE À AUDITER
<CLIC G>
<CLIC G>
SUR
SUR
fait disparaître les flèches affichées INFOS
ANTÉCÉDENTS
EXERCICE
NOTES
Dans le classeur "transport", feuille 5 Afficher les antécédents et les dépendants de la cellule F6 Effacer les flèches
DÉPENDANTS
126 6 LA VÉRIFICATION DES ERREURS Cet outil repère une formule "illogique" dans une suite logique de formules. Le résultat n'est pas à toute épreuve mais a l'avantage de mettre en évidence tout ce qui "pourrait" être une erreur. VÉRIFIER LES ERREURS ACTION
ONGLET "FORMULES" GROUPE "AUDIT DE FORMULES" (3ème bloc)
<CLIC G> SUR la vérification s'effectue sur la totalité de la feuille de travail La liste de la même commande propose aussi ; il s'agit alors de rechercher les formules qui ont pour résultat la valeur erreur "ERR AVANCÉ
EXERCICE
Dans le classeur "transport", onglet "Total France" Renommer chaque feuille du nom de sa région (est, ouest…Total France) Vérifier les éventuelles erreurs dans le classeur
7 LA FORMULE LOGIQUE Un moyen simple et pratique de s'assurer qu'un tableau est toujours bon est d'y inclure une formule logique de vérification (malheureusement, ça ne fonctionne que pour les tableaux carrés : somme des lignes = somme des colonnes). METTRE UNE FORMULE DE VÉRIFICATION ACTION
SÉLECTIONNER UNE CELLULE DU TABLEAU Y SAISIR UNE FORMULE LOGIQUE COMPARANT LA SOMME DES DONNÉES AU TOTAL GÉNÉRAL
le résultat affichera "vrai" si le tableau est juste et "faux" dans le cas contraire
CONSEIL
NOTES
il est aussi possible d'y adjoindre un format conditionnel pour n'afficher le résultat que lorsqu'il est faux
127
VII - VÉRIFIER LE CLASSEUR
FORMULE LOGIQUE
En G9 du tableau "transport", la formule logique "=somme(B2:E5=F6" compare la somme de la plage de données au total calculé en F6 des totaux de colonne. EXEMPLE
EXERCICE
Dans le classeur "transport", onglet "Total France" Insérer en "F7" une formule logique de vérification Enregistrer et fermer le classeur
C C..
LLA AR RE EC CH HE ER RC CH HE EE ETT R RE EM MP PLLA AC CE EM ME EN NTT
Dans un tableur, les procédures de recherche et de remplacement sont particulièrement utiles pour solutionner globalement une erreur mise en évidence lors de la vérification.
EXEMPLE
Vous avez une colonne de calcul et vous avez indiqué la cellule $B$7 au lieu de la cellule $B$8 dans toutes les formules de la colonne, avec l'outil de recherche/remplacement, vous remplacez globalement $B$7 par $B$8
1 LA RECHERCHE Une donnée particulière peut faire l'objet d'une recherche afin de l'identifier, de la vérifier ou de la remplacer. Cette donnée peut être une valeur, un texte, un élément de formule, etc. ONGLET "ACCUEIL" ACTION
GROUPE "ÉDITION" (dernier
bloc)
CLAVIER
<CTRL><F> <CLIC G>
SUR
SAISIR LES DONNÉES À RECHERCHER
NOTES
128 passe à l'occurrence suivante ferme la boîte de dialogue donne accès à la boite de dialogue de remplacement
INFOS
L'onglet
L'OCCURRENCE PEUT ÊTRE COPIÉE/COLLÉE ICI
Le bouton
donne accès à des options complémentaires.
AVANCÉ
2 LE REMPLACEMENT Le remplacement fonctionne de manière identique à la recherche et utilise une boîte de dialogue similaire comprenant en plus la zone de remplacement. Il prend en compte le contenu réel de la cellule. Il est très utile pour modifier globalement des formules.
ACTION
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ÉDITION" (dernier bloc)
CLAVIER
<CTRL><H> <CLIC G>
SUR
SAISIR LES DONNÉES À RECHERCHER SAISIR LES DONNÉES À REMPLACER
remplace toutes les occurrences de la feuille de travail INFOS
effectue le remplacement dans la cellule en cours affiche la liste des occurrences dans un volet de la boîte de dialogue passe à l'occurrence suivante ferme la boîte de dialogue
NOTES
129
VII - VÉRIFIER LE CLASSEUR
Le bouton
donne accès à des options complémentaires.
AVANCÉ
EXERCICE
Dans le classeur "emprunt", Saisir "50 000" en B24 Remplacer dans toutes les formules "$B$8" par "$B$24" Observer le résultat puis fermer sans enregistrer
D D..
LLA AP PR RO OTTE EC CTTIIO ON N ((S SY YN NTTH HÈ ÈS SE E))
La protection va consister à s'assurer, une fois qu'un tableau a été conçu et vérifié, que les formules de ce tableau ne pourront pas être modifiées. Ainsi, quelles que soient les données saisies dans ce tableau, le tableau lui-même sera toujours juste. LA PROTECTION SE DÉCOMPOSE EN TROIS PHASES : Le déverrouillage des plages que l'on veut pouvoir modifier à tout moment La protection des feuilles de travail du classeur La protection de la structure du classeur (fenêtres, structure de feuilles)
1 LE DÉVERROUILLAGE DES PLAGES Les cellules sont par défaut toutes verrouillées ; cela signifie que lorsque la protection de la feuille est activée, ni le contenu des cellules, ni leur mise en forme ne peuvent être modifiés. On peut cependant déverrouiller certaines cellules.
ACTION
BOUTON DROIT
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (6ème bloc) SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉVERROUILLER
SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉVERROUILLER
<CLIC D> ONGLET DÉSACTIVER LA CASE POUR VALIDER
NOTES
<CLIC G> SUR POUR VALIDER
la cellule verrouillée est déverrouillée, la cellule déverrouillée est verrouillée
130 2 LA PROTECTION DES FEUILLES Lorsque la protection de la feuille est activée, il est impossible de faire la moindre modification sur la feuille de travail sauf pour les plages dont le verrouillage des cellules a été modifié.
ACTION
ONGLET "RÉVISION" GROUPE "MODIFICATIONS" (3ème bloc)
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)
FEUILLE À PROTÉGER AFFICHÉE
FEUILLE À PROTÉGER AFFICHÉE
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR PARAMÉTRER LES AUTORISATIONS SAISIR ÉVENTUELLEMENT UN MOT DE PASSE
PARAMÉTRER LES AUTORISATIONS SAISIR ÉVENTUELLEMENT UN MOT DE PASSE POUR VALIDER
POUR VALIDER
CONSEIL
Dans une feuille protégée, seules les cellules non verrouillées peuvent être modifiées (contenu, mise en forme...) et par défaut, toutes les cellules sont verrouillées. Pour effectuer des modifications, déprotéger la feuille si nécessaire avant d'effectuer ces modifications, protéger la feuille après ces modifications puis sauvegarder
le mot de passe n'est pas obligatoire. si un mot de passe a été indiqué lors de la protection, il est nécessaire de le saisir pour déprotéger la feuille INFOS
ATTENTION
NOTES
Comme dans les versions précédentes d'Excel, il est impossible de protéger ou déprotéger plusieurs feuilles en mêmes temps en les sélectionnant préalablement.
VII - VÉRIFIER LE CLASSEUR 131 La procédure pour déprotéger la feuille est similaire à la procédure de protection.
ACTION
ONGLET "RÉVISION" GROUPE "MODIFICATIONS" (3ème bloc)
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)
FEUILLE PROTÉGÉE AFFICHÉE
FEUILLE PROTÉGÉE AFFICHÉE
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SAISIR ÉVENTUELLEMENT LE MOT DE PASSE
<CLIC G> SUR SAISIR ÉVENTUELLEMENT UN MOT DE PASSE POUR VALIDER
POUR VALIDER
3 LA PROTECTION DU CLASSEUR La protection interdit la modification du fenêtrage du classeur ainsi que l'adjonction, la suppression, le déplacement ou la copie de feuilles de travail.
ACTION
PROTÉGER LE CLASSEUR
DÉPROTÉGER LE CLASSEUR
ONGLET "RÉVISION" GROUPE "MODIFICATIONS" (3ème bloc)
ONGLET "RÉVISION" GROUPE "MODIFICATIONS" (3ème bloc)
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
COCHER SAISIR ÉVENTUELLEMENT LE MOT DE PASSE
DÉCOCHER SAISIR ÉVENTUELLEMENT LE MOT DE PASSE
POUR VALIDER
ATTENTION
CONSEIL
NOTES
POUR VALIDER
La protection du classeur n'est pas la protection de toutes les feuilles du classeur mais uniquement la protection de la structure et/ou du fenêtrage du classeur si un mot de passe a été indiqué lors de l'activation de la protection, il est nécessaire de l'indiquer lors de la procédure de déprotection le mot de passe à ce niveau n'empêche pas l'ouverture et l'affichage de la feuille de travail. si vous utilisez un mot de passe, utilisez le même pour l'ensemble de vos travaux (si vous l'oubliez, vous ne pourrez plus accéder aux données)
132
NOTES
VIII - CRÉER UN GRAPHIQUE
133
VIII. CRÉER UN GRAPHIQUE Les graphiques sont un complément indispensable aux tableaux. Ils permettent de matérialiser les données en les présentant d'une manière concise et claire. Ils sont automatiquement mis à jour en fonction de l'évolution des données.
A A.. LLA AC CR RE EA ATTIIO ON ND DU UG GR RA AP PH HIIQ QU UE E Les graphiques peuvent être incorporés dans une feuille de travail (avec un tableau) ou indépendants dans leur propre feuille (feuille graphique) : Un graphique incorporé est un objet qui va venir compléter et illustrer un tableau sur la même feuille de travail et sera imprimé avec lui Un graphique indépendant est seul sur sa propre feuille; il se suffit à lui-même ; il est destiné à compléter un classeur ou à être projeté sur un écran.
SEULE LA ZONE ENCADRÉE EST À PRENDRE EN COMPTE DANS UN HISTOGRAMME (HORS TOTAUX)
GRAPHIQUE INCORPORÉ ACTION
ONGLET "INSERTION" GROUPE "GRAPHIQUES" (3ème bloc) SÉLECTIONNER LES DONNÉES À REPRÉSENTER Y COMPRIS LIBELLÉS et HORS TOTAUX <ALT> <F1> OU <CLIC G> SUR LE TYPE DE GRAPHE DÉSIRÉ POUR AFFICHER LES DIFFÉRENTES PRÉSENTATIONS
<CLIC G> SUR LA PRÉSENTATION RETENUE (LE GRAPHE EST CRÉÉ EN MILIEU D'ÉCRAN)
134 FEUILLE GRAPHIQUE ACTION
CLAVIER SÉLECTIONNER LES DONNÉES DU TABLEAU À REPRÉSENTER Y COMPRIS LIBELLÉS HORS TOTAUX <F11>
le graphe par défaut (histogramme simple) est créé sur sa propre feuille graphique CHOISIR LE TYPE DE GRAPHE DANS LE RUBAN RENOMMER ÉVENTUELLEMENT LA FEUILLE GRAPHIQUE
CONSEIL
EXERCICE
NOTES
Préférer autant que possible la feuille graphique, plus simple à mettre en œuvre (simplement F11) et toujours bien proportionnée Penser à utiliser la touche <CTRL> pour adjoindre des plages non contiguës Afficher la feuille "résultat" du classeur "bilan" Sélectionner les deux premières lignes de données et leurs libelles Créer un objet graphique colonnes 3D (histogramme) dans la feuille de travail et le positionner Supprimer le graphique incorporé Sélectionner les libellés et les lignes Chiffre d'affaires ,charges, amortissement, frais financiers et créer une feuille graphique avec un graphique à pyramide 3D Renommer la feuille "structure
VIII - CRÉER UN GRAPHIQUE
B B.. LLE E TTY YP PE ED DE EG GR RA AP PH HIIQ QU UE E Excel propose des graphiques de 2 catégories : Les graphiques en 2 dimensions - leurs données sont représentées par rapport à 2 axes, un axe horizontal et un axe vertical Les graphiques en 3 dimensions - leurs données sont représentées par rapport à 3 axes, un axe horizontal, un axe vertical et un axe de profondeur ATTENTION
ACTION
Certains graphiques ne sont pas des vrais graphiques en 3 dimensions ; ils sont représentés sur 2 axes mais leurs marques (la forme de représentation utilisée) est en 3 dimensions ONGLET "CRÉATION" GROUPE "TYPE" (1er bloc) GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ
<CLIC G>
SUR SÉLECTIONNER LE TYPE DE GRAPHIQUE POUR VALIDER
EXERCICE
NOTES
Afficher la feuille "ventes" du classeur "bilan Créer un graphique incorporé "histogramme 3d" Changer le type du graphe en "cônes 3D"
135
136
C C.. LLE ES STTY YLLE ED DU UG GR RA AP PH HIIQ QU UE E Excel propose tout un choix de styles de graphique qui, comme pour le tableau, proposent un ensemble de caractéristiques de mise en forme homogènes et esthétiques.
ACTION
ONGLET "CRÉATION" GROUPE "STYLES DU GRAPHIQUE" (4ème bloc) GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ <CLIC G> SUR UN STYLE PROPOSÉ
utiliser éventuellement l'ascenseur pour afficher un plus grand choix
Dans la feuille "ventes" du classeur "bilan Modifier le style du graphe précédemment créé EXERCICE
D D.. LLA AD DIIS SP PO OS SIITTIIO ON ND DU UG GR RA AP PH HIIQ QU UE E La disposition propose des combinaisons d'éléments du graphique et de positionnement de ces éléments dans le graphique (la légende à tel endroit, le titre à tel endroit, les titres des axes dans tel sens, des étiquettes de données à tel endroit…).
ACTION
ONGLET "CRÉATION" GROUPE "DISPOSITIONS DU GRAPHIQUE" (3ème bloc) GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ <CLIC G> SUR UNE DISPOSITION PROPOSÉE
utiliser éventuellement l'ascenseur pour afficher un plus grand choix Dans la feuille "ventes" du classeur "bilan Choisir une disposition parmi celles proposées EXERCICE
NOTES
137
VIII - CRÉER UN GRAPHIQUE
E E.. LLA AM MO OD DIIFFIIC CA ATTIIO ON ND DU UG GR RA AP PH HIIQ QU UE E En ce qui concerne le graphique incorporé, il peut être sélectionné, déplacé au sein de la feuille de travail ou redimensionné.
1 SÉLECTION Avant de pouvoir modifier les caractéristiques d'un graphique incorporé, il faut le sélectionner.
ACTION
BOUTON GAUCHE POINTEUR DANS LE GRAPHIQUE
le pointeur de la souris prend la forme d'une croix <CLIC G> le graphe est entouré d'un cadre bleu pastel Pour ne plus sélectionner le graphe, il suffit de cliquer en dehors INFOS
GRAPHE NON SÉLECTIONNÉ
ATTENTION
Si la souris n'a pas la forme de croix, ce n'est pas le graphe entier mais juste un élément du graphe qui est sélectionné avec les éventuelles conséquences d'une action inadéquate Dans la feuille "ventes" du classeur "bilan" Sélectionner le graphe
EXERCICE
NOTES
GRAPHE SÉLECTIONNÉ
138 2 LA DIMENSION La dimension du graphique dans la feuille est le plus souvent adéquate ; l'utilisateur peut cependant à tout moment l'adapter en l'augmentant ou la diminuant.
ACTION
BOUTON GAUCHE LE GRAPHIQUE ÉTANT SÉLECTIONNÉ POINTEUR SUR UNE DES ZONES DE SÉLECTION AU MILIEU D'UN COTÉ OU SUR UN ANGLE
ces zones sont identifiables par 3 points successifs …
si l'on pointe la souris sur une de ces zones, elle change de forme : <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA TAILLE DU GRAPHIQUE
ATTENTION
,
,
,
si le graphique n'est pas complet (libellés non affichés), agrandir le graphique ou réduire la taille des polices Dans la feuille "ventes" du classeur "bilan" Agrandir le graphe précédemment créé
EXERCICE
3 LA POSITION Le graphique peut être positionné n'importe où dans la feuille de travail.
ACTION
BOUTON GAUCHE POINTEUR DANS LE GRAPHIQUE (le pointeur de la souris prend la forme d'une croix
)
<FAIRE GLISSER> LE GRAPHIQUE À SA NOUVELLE POSITION
ATTENTION
EXERCICE
Si la souris n'a pas la forme de croix, ce n'est pas le graphe entier mais juste un élément du graphe qui est sélectionné et avec les éventuelles conséquences d'un déplacement inadéquat Dans la feuille "ventes" du classeur "bilan" Repositionner le graphe précédemment créé en dessous des données Fermer le classeur
Il est possible de déplacer un graphe entre 2 feuilles (graphiques ou de travail).
ACTION
ONGLET "CRÉATION" GROUPE "EMPLACEMENT" (5ème bloc)
GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ, <CLIC G> SUR INDIQUER LA DESTINATION PUIS
NOTES
POUR VALIDER
IX - ÉDITER LE CLASSEUR
139
IX. ÉDITER LE CLASSEUR L'édition est le plus souvent l'étape finale de création d'un classeur, que cette édition s'effectue sous la forme d'une impression, d'une publication ou d'un envoi sur un réseau inter ou intranet. CONSEIL
Plutôt que de régir vous-mêmes de manière absolue l'édition (sauts de page…), laisser faire le logiciel en lui indiquant des règles relatives de présentation (faire tout tenir en x pages)
A A.. LLA AP PR RÉ ÉP PA AR RA ATTIIO ON ND DU UC CLLA AS SS SE EU UR R Avant d'éditer une feuille d'un classeur, il est préférable de la préparer puis de faire un "aperçu" pour être certain de sa présentation.
1 LES PROPRIÉTÉS Les propriétés du document vont permettre de l'identifier au milieu de la foule de fichiers de l'ordinateur. Il est important de les renseigner au mieux.
ACTION
MENU EXCEL
un volet s'affiche en dessous du ruban pour saisir, visualiser ou modifier les informations
Ouvrir conjointement tous les classeurs créés lors du stage Pour chaque classeur, saisir ses propriétés, l'enregistrer puis le fermer EXERCICE
CONSEIL
NOTES
Renseigner comme il faut les propriétés de chaque classeur, Windows les retrouvera ainsi aisément même longtemps après
140 2 L'INSPECTION L'inspection du classeur consiste Ă informer l'utilisateur de toute information non visible contenue dans le document afin de lui laisser le choix de conserver ou supprimer ces informations.
ACTION
MENU EXCEL
<CLIC G> SUR un volet s'affiche en dessous du ruban pour saisir, visualiser ou modifier les informations
Inspecter le document "bilan" EXERCICE
NOTES
IX - ÉDITER LE CLASSEUR
141
3 LE CHIFFREMENT Le chiffrement va permettre de limiter les possibilités de piratage du document en le cryptant à l'aide d'un mot de passe.
ACTION
MENU EXCEL
<CLIC G>
ATTENTION
CONSEIL
SUR
L'utilisation des mots de passe est sensible ; utilisez des mots de passe non significatifs, longs, mélangeant lettres et chiffres et les conserver en lieu sur (fichier texte par exemple) la casse est prise en compte dans le mot de passe (a est différent de A) Mettre une clé de 128 caractères pour limiter les possibilités de décryptage par un logiciel spécialisé Chiffrer le classeur "bilan" avec le mot de passe "9geyrTVJ78DQsxcvFT1" L'enregistrer, le fermer, le rouvrir, supprimer le mot de passe et enregistrer
EXERCICE
4 LES AUTORISATIONS Elles vont permettre de nuancer l'accès au classeur selon les personnes. Cependant, leur gestion est soumise à un abonnement auprès de Microsoft. MENU EXCEL ACTION
NOTES
142 5 LA SIGNATURE NUMÉRIQUE Elle va permettre d'authentifier l'origine du classeur, soit localement (créer sa propre identification) soit vis-à-vis de tiers (utilisation de services achetés auprès de fournisseurs sur Office Marketplace).
MENU EXCEL
ACTION
si vous possédez déjà une signature ou pour créer une signature locale pour acquérir une signature authentifiée
6 LA FINALISATION Cette fonction va permettre de dire "ce travail est terminé : ceci est la version finale" et de le différencier des versions intermédiaires autrement qu'en regardant la date de création.
MENU EXCEL
ACTION
POUR VALIDER
l'icône
s'affiche dans la barre d'état
Rendre "final" le classeur "bilan" EXERCICE
Cette finalisation est réversible par la même procédure INFOS
NOTES
IX - ÉDITER LE CLASSEUR
7 LA COMPATIBILITÉ La compatibilité gère les éléments du classeur propres à la version 2007 et les différencie des éléments qui sont propres aux autres versions afin de pouvoir en assurer la compatibilité.
ACTION
MENU EXCEL
POUR VALIDER
Vérifier la compatibilité du classeur "bilan" EXERCICE
NOTES
143
144
B B.. LLA AV VIIS SU UA ALLIIS SA ATTIIO ON N Excel offre plusieurs possibilités de visualisation du travail.
1 LE MODE NORMAL C'est le mode normal de travail dans Excel. Il affiche les feuilles du classeur telles quelles et sans préjuger de leur finalité (feuille de papier, mail, blog, web…).
ACTION
ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHAGES CLASSEUR"(1er bloc)
<CLIC G>
BARRE D'ÉTAT
<CLIC G> SUR 1ère icône en bas à droite
SUR
2 LE ZOOM Le ZOOM va permettre de modifier le rapport entre la taille réelle du document et sa taille affichée à l'écran, ceci dans tous les modes évoqués ci-dessus.
ACTION
ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "ZOOM" (3ème bloc) BOUTON GAUCHE
<CTRL>ENFONCE
<CLIC G> SUR
UTILISER LA ROULETTE DE LA SOURIS
SÉLECTIONNER LE TAUX POUR VALIDER BARRE D'ÉTAT
<CLIC G> SUR à droite de la barre d'état FAIRE GLISSER OU UTILISER OU POUR CHOISIR LA VALEUR DU ZOOM
NOTES
IX - ÉDITER LE CLASSEUR
AVANCÉ
145
de l'onglet "affichage" du ruban permet de zoomer sur la cellule ou la plage sélectionnée tout en conservant les entêtes de lignes et de colonnes
INFOS
À tout moment,
réaffiche la page normalement
Tester les outils de zoom dans le classeur "bilan" EXERCICE
3 LE MODE PLEIN ÉCRAN Le mode "PLEIN ÉCRAN" utilise la totalité de l'écran et non plus une fenêtre ; c'est un mode qui permet d'avoir une vue globale du document sans ruban, ni barre d'état
ACTION
ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHAGES CLASSEUR" (1er bloc)
<CLIC G> SUR
ATTENTION
Attention à ne pas sortir du "plein écran" en cliquant sur la croix rouge (ce qui fermerait le classeur) mais en utilisant la touche <ECHAPPEMENT>en haut et à gauche du clavier Afficher la feuille "résultat" du classeur "bilan" en "plein écran" Sortir du "plein écran"
EXERCICE
NOTES
146 4 LE MODE MISE EN PAGE Il affiche la feuille en cours telle qu'elle sera éditée avec les caractéristiques de mise en page associées. C'est un mode qui va être très utile pour faire le lien entre la feuille de travail (un immense tableau de 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes) et le support de destination (feuille A4, page web, blog…).
ACTION
ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHAGES CLASSEUR"(1er bloc)
BARRE D'ÉTAT
<CLIC G> SUR (2ème icône en bas à droite) <CLIC G>
SUR
Ce mode permet de voir et gérer les entêtes et pieds de page. Les données sont réparties en fonction des sauts de page éventuellement insérés INFOS
Afficher la feuille "résultat" du classeur "bilan" en mode "mise en page" Revenir en mode "normal" EXERCICE
5 LE MODE APERÇU DES SAUTS DE PAGE Pour autant que des sauts de page manuels aient été insérés, ce mode permet de visualiser et gérer ces mêmes sauts de page.
ACTION
ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHAGES CLASSEUR"(1er bloc)
<CLIC G>
CONSEIL
BARRE D'ÉTAT
<CLIC G> SUR 3ème icône en bas à droite
SUR
Sauf quelques cas de figure très particuliers, il n'est pas conseillé de gérer manuellement les sauts de page
6 LE MODE APERÇU AVANT IMPRESSION L'aperçu avant impression permet de voir à l'écran les feuilles telles qu'elles seront imprimées ; c'est une étape indispensable.
ACTION
NOTES
MENU EXCEL
147
IX - ÉDITER LE CLASSEUR
INFOS
comme
permettent de sortir de ce mode
RUBAN APERÇU AVANT IMPRESSION
symbolise les marges et les colonnes par les signes glisser ces symboles modifient les marges et les colonnes
et
; faire
INFOS
Afficher la feuille "résultat" du classeur "bilan" en mode "aperçu avant impression" Revenir en mode "normal" EXERCICE
7 LES OPTIONS D'AFFICHAGE L'environnement de travail peut être paramétré par l'utilisateur.
ACTION
ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHER/MASQUER"(2ème bloc) COCHER LES OPTIONS À AFFICHER DÉCOCHER LES OPTIONS À NE PAS AFFICHER
INFOS
NOTES
Le quadrillage est la trame de fond qui symbolise les lignes et les colonnes et délimite les cellules les titres sont les entêtes de lignes (numéros) et de colonnes (lettres) qui servent de référence aux cellules
148
C C.. LLA AM MIIS SE EE EN NP PA AG GE E La mise en page définit la position des différents éléments d'une feuille de travail à éditer dans une page. Tous les outils de visualisation et de gestion de la mise en page sont regroupés dans un onglet spécifique du ruban. ONGLET "MISE EN PAGE"(3ème onglet) ACTION
A partir de cet onglet, il est possible d'appeler la boite de dialogue "MISE EN PAGE".
ACTION
BOITE DE DIALOGUE "MISE EN PAGE" ONGLET " MISE EN PAGE", GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc) <CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTE à droite du titre du groupe
1 LA TAILLE Le format A4 (21 x 29,7) est le format de papier le plus courant.
ACTION
ONGLET " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
<CLIC G> SUR (feuille de travail affichée ou groupe de travail constitué) affiche l'onglet "page" de la boite de dialogue "mise en page" CHOISIR LE FORMAT
NOTES
IX - ÉDITER LE CLASSEUR
2 LES MARGES Les marges vont délimiter la zone imprimable de cette page.
ACTION
ONGLET " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
<CLIC G>
SUR
(feuille de travail affichée ou groupe de travail constitué)
CHOISIR LES MARGES
affiche l'onglet "marges" de la boite de dialogue "mise en page" AVANCÉ
NOTES
149
150 CONSEIL
activer <CENTRER SUR LA PAGE HORIZONTALEMENT ET VERTICALEMENT> pour présenter le tableau au centre de la feuille
OPTIONS : distance entre bord supérieur de page et données MARGE BAS distance entre bord inférieur de page et données MARGE GAUCHE distance entre bord gauche de page et données MARGE DROITE distance entre bord droit de page et données MARGE ENTÊTE distance entre bord supérieur de page et entête MARGE PIED DE PAGE distance entre bord inférieur de page et pied de page CENTRER HORIZONTAL. disposition de la zone imprimée dans la page CENTRER VERTICAL. disposition de la zone imprimée dans la page MARGE HAUT
Pour chacune des feuilles de travail du classeur "bilan" Mettre des marges étroites et centrer les données EXERCICE
3 L'ORIENTATION C'est une caractéristique importante de la page qu'il va souvent être nécessaire de modifier ; il n'est pas rare d'imprimer un tableau en mode paysage pour l'avoir en entier sur la feuille. ONGLET " MISE EN PAGE" ACTION
GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
<CLIC G>
SUR
(feuille de travail affichée ou groupe de travail constitué)
CHOISIR L'ORIENTATION
Pour chacune des feuilles de travail du classeur "bilan", Choisir l'orientation "paysage" EXERCICE
NOTES
IX - ÉDITER LE CLASSEUR
4 L'ARRIÈRE-PLAN Une image peut être affichée en fond pour agrémenter la présentation.
ACTION
ONGLET " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
<CLIC G>
SUR
(feuille de travail affichée ou groupe de travail constitué)
CHOISIR UNE IMAGE POUR VALIDER
Choisir une image pas trop voyante de manière à ne pas occulter les données CONSEIL
permet de revenir à une présentation plus sobre Pour la feuilles de travail "résultat" du classeur "bilan" Mettre une image en arrière-plan" EXERCICE
NOTES
151
152 5 L'ÉCHELLE Elle va permettre d'adapter les données à la page tout en conservant la proportion de ces données.
ACTION
ONGLET " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE À L'ÉCHELLE" (3ème bloc) FEUILLE DE TRAVAIL AFFICHÉE OU GROUPE DE TRAVAIL CONSTITUÉ SÉLECTIONNER LE NOMBRE DE PAGES EN LARGEUR OU/ET SÉLECTIONNER LE NOMBRE DE PAGES EN HAUTEUR OU BIEN SÉLECTIONNER L'ÉCHELLE D'AGRANDISSEMENT/RÉDUCTION POUR VALIDER
Le lanceur de boite de dialogue affiche l'onglet "page" de la boite de dialogue "mise en page" avec les options d'échelle AVANCÉ
Pour chacune des feuilles de travail du classeur "bilan", Choisir "1 page" en largeur et "1 page" en hauteur EXERCICE
6 LES ENTÊTES / PIEDS DE PAGE L'entête est le texte qui apparaît en haut de chaque page d'une feuille ; le pied de page est le texte qui apparaît en bas de chaque page d'une feuille. Les entêtes et pieds de page peuvent être saisis directement dans la feuille si cette dernière est affichée en mode "mise en page". BARRE D'ÉTAT ACTION
FEUILLE DE TRAVAIL AFFICHÉE OU GROUPE DE TRAVAIL CONSTITUÉ
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR OU/ET <CLIC G> SUR
NOTES
DANS LA BARRE D'ÉTAT (2ème
icône en bas à droite) ET SAISIR L'ENTÊTE ET SAISIR LE BAS DE PAGE
IX - ÉDITER LE CLASSEUR 153 Il est utile de vouloir insérer dans les entêtes et pieds de page des champs pour indiquer par exemple la page, le nombre de pages, le nom de la feuille de travail ou du classeur…
ACTION
ONGLET " INSERTION" GROUPE "TEXTE" (5ème bloc)
<CLIC G> SUR l'affichage passe en mode "mise en page" et l'onglet "outils des entêtes et pieds de page" s'affiche l'entête est ouvert et en attente de saisie
L'entête comme le pied de page est divisé en 3 zones dans lesquels il suffit de cliquer, de saisir le texte et d'insérer les champs proposés dans le ruban.
ACTION
ONGLET " CRÉATION" GROUPE "ÉLÉMENTS ENTÊTES ET PIED DE PAGE" (3ème bloc)
<CLIC G>
DANS LA ZONE DÉSIRÉE (gauche, milieu ou droite) DE L'ENTÊTE OU DU PIED DE PAGE
SAISIR LE TEXTE ÉVENTUEL <CLIC G> SUR LE CHAMP À INSÉRER RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE ZONE À RENSEIGNER
penser à laisser éventuellement des espaces entre le texte et le champ et entre les champs d'une même zone
EXERCICE
Pour chacune des feuilles de travail du classeur "bilan" Mettre en entête l'heure puis le nom de la feuille et du classeur puis la date Mettre en pied de page le nom de votre société, rien au milieu puis la page courante sur le nombre de pages totales
La syntaxe des champs est de la forme "&" plus le nom du champ : AVANCÉ
NOTES
154 7 LE SAUT DE PAGE EXCEL gère automatiquement les sauts de page, c'est à dire que lorsque la quantité de données saisie dépasse la capacité d'une feuille dans le format défini, il insère un saut de page automatique. Il est cependant possible d'insérer un saut de page manuel pour mieux maîtriser la présentation du document.
ACTION
ONGLET " MISE EN PAGE", GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
ONGLET " MISE EN PAGE", GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
SÉLECTIONNER UNE LIGNE ENTIÈRE
SÉLECTIONNER UNE COLONNE ENTIÈRE
<CLIC G>
<CLIC G>
SUR
une ligne pointillée symbolise la position du saut de page au dessus de la ligne sélectionnée
ATTENTION
SUR
une ligne pointillée symbolise la position du saut de page à gauche de la colonne sélectionnée
pour supprimer un saut de page, se positionner à droite ou au dessous et choisir la commande du même outil
Le mode "aperçu des sauts de page" permet de les visualiser et mieux les gérer.
ACTION
ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHAGES CLASSEUR"(1er bloc)
<CLIC G>
SUR
BARRE D'ÉTAT
<CLIC G> SUR (3ème icône en bas à droite)
SAUTS DE PAGE
CONSEIL
EXERCICE
NOTES
à moins d'avoir un travail très spécifique à faire (impression d'une portion d'un tableau ou tableau de très grande taille), il est recommandé de ne pas utiliser de sauts de page manuels et de laisser Excel gérer les sauts de page automatiquement Pour la feuille de travail "résultat" du classeur "bilan" Afficher en "aperçu avant impression" le tableau de données, hors ligne et colonne de pourcentage, sur la 1ère page en utilisant des sauts de page puis annuler
155
IX - ÉDITER LE CLASSEUR
8 LA ZONE D'IMPRESSION Excel est à même de déterminer la zone contenant les données et imprime cette zone ; dans certains cas, notamment lorsqu'on ne veut imprimer qu'une partie des données, il faut définir manuellement la zone d'impression. deux cas de figure : La feuille de travail n'a rien de particulier - les données sont groupées et doivent être toutes imprimées Laisser Excel déterminer lui-même la zone d'impression
ACTION
MENU EXCEL
Pour l'impression en cours, on ne veut imprimer qu'une partie de la feuille de travail Sélectionner la zone d'impression avec la souris
ACTION
ONGLET " MISE EN PAGE", GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
SÉLECTIONNER LA ZONE D'IMPRESSION AVEC
MENU EXCEL SÉLECTIONNER LA ZONE À IMPRIMER
LA SOURIS COCHER "SÉLECTION"
<CLIC G> SUR (voir cas 1 au dessus)
AVANT D'IMPRIMER
POUR VALIDER
ATTENTION
Si vous devez de nouveau imprimer "normalement" penser à annuler la zone d'impression avec la commande "annuler" du même outil
EXERCICE
Pour la feuille de travail "résultat" du classeur "bilan" Afficher en "aperçu avant impression" le tableau de données, hors ligne et colonne de pourcentage en définissant la zone d'impression
NOTES
156 9 LES TITRES Si le tableau est de grande taille, il est utile de répéter les titres de lignes et de colonnes sur chacune des feuilles imprimées sous peine de ne plus savoir à quoi correspondent les données.
ACTION
ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHAGES CLASSEUR"(1er bloc)
<CLIC G>
SUR
<CLIC G>
SUR
<CLIC G>
DANS LA LIGNE DU TABLEAU À RÉPÉTER
<CLIC G>
SUR
POUR REVENIR À LA BOITE DE DIALOGUE
<CLIC G>
SUR
DE
<CLIC G>
SUR LA COLONNE DU TABLEAU À RÉPÉTER
<CLIC G>
SUR
DE
POUR REVENIR À LA BOITE DE DIALOGUE
POUR VALIDER
Les titres à l'impression sont un peu comme les volets à l'affichage INFOS
NOTES
157
IX - ÉDITER LE CLASSEUR
EXERCICE
Ouvrir le classeur "Emprunt" Définir la zone d'impression et les titres pour que sur chaque page imprimée, on puisse voir les données de remboursement et ce à quoi elles correspondent
D D..
LL''IIM MP PR RE ES SS SIIO ON N
1 L'APERÇU AVANT IMPRESSION L'aperçu avant impression permet de voir à l'écran les pages telles qu'elles seront imprimées ; c'est une étape indispensable. Il permet d'avoir une vue plus synthétique du document et d'en affiner la visualisation.
ACTION
MENU EXCEL
INFOS
comme
permettent de sortir de ce mode
RUBAN APERÇU AVANT IMPRESSION
symbolise les marges et les colonnes par les signes glisser ces symboles modifient les marges et les colonnes INFOS
et
; faire
158 2 L'IMPRESSION RAPIDE Le lancement de l'impression est alors immédiat avec les éléments par défaut.
ACTION
MENU EXCEL
3 L'IMPRESSION STANDARD Elle permet de choisir l'imprimante, le nombre de pages…
ACTION
MENU EXCEL
Imprimer ou faire un aperçu du classeur "Emprunt" avec les caractéristiques de zone d'impression et de titres préalablement définies EXERCICE
Si une sélection a été effectuée préalablement dans la feuille, vous pouvez activer la case d'option SÉLECTION INFOS
NOTES
159
IX - ÉDITER LE CLASSEUR
4 LES TYPES DE SORTIE En plus des imprimantes installées physiquement, Excel permet d'utiliser des imprimantes virtuelles qui vont permettre de créer un document "pdf", un document "image writer", un document "xps" (XPS -XML PAPER SPECIFICATION- est un format de fichier électronique à présentation fixe qui préserve la mise en forme du document et permet le partage des fichiers) ou encore un document fax.
INFOS
Tous ces formats permettent de générer un nouveau document dans un format non modifiable et indépendant de l'imprimante en ligne. Ils sont notamment utilisés pour faire circuler des documents sur un réseau ou sur internet Imprimer de nouveau le classeur "Emprunt" dans l'un des formats ci-dessus Ouvrir le document généré, le visualiser puis le fermer
EXERCICE
E E.. LLA AP PU UB BLLIIC CA ATTIIO ON N La publication va consister à diffuser le classeur Excel afin que d'autres puissent en voir le contenu et éventuellement travailler avec.
1 LE MESSAGE ÉLECTRONIQUE Le document Excel est envoyé comme pièce jointe avec comme objet le nom du fichier.
MENU EXCEL
ACTION
SAISIR L'ADRESSE DU DESTINATAIRE
POUR FAIRE PARTIR LE MESSAGE
EXERCICE
Si vous êtes reliés à internet avec vos propres adresses e-mail, Envoyer le classeur "Emprunt" en pièce jointe de message électronique à la personne de votre choix Si vous êtes abonnés à un service de télécopie internet, vous pouvez alors utiliser la
INFOS
commande
NOTES
160 2 EXCEL SERVICES Microsoft Office SharePoint Server 2007 permet la publication des classeurs Excel afin que d'autres utilisateurs puissent accéder intégralement ou partiellement, aux données avec un simple navigateur Internet. C'est une fonctionnalité liée à un réseau d'entreprise.
ACTION
MENU EXCEL
SÉLECTIONNER LE DOSSIER DE DESTINATION POUR VALIDER
permet de désigner les cellules qui pourront être modifiées INFOS
Si vous avez accès à Excel Services (réseau d'entreprise), Enregistrer le classeur emprunt sur le serveur et ajouter les cellules "N°" et "principal" EXERCICE
NOTES
IX - ÉDITER LE CLASSEUR
161
3 LE SERVEUR DE GESTION DE DOCUMENTS Un serveur de gestion de documents est un emplacement centralisé permettant à des utilisateurs de gérer et de suivre des fichiers (par exemple, une bibliothèque SharePoint). C'est aussi une fonctionnalité liée à un réseau d'entreprise.
ACTION
MENU EXCEL
SÉLECTIONNER LE DOSSIER DE DESTINATION POUR VALIDER
4 L'ESPACE DE TRAVAIL Cet espace de travail peut être sur internet ou un serveur interne. Il va permettre le partage du document avec d'autres utilisateurs.
ACTION
MENU EXCEL
le volet "gestion de documents" d'affiche INDIQUER L'ADRESSE DE L'ESPACE DE TRAVAIL <CLIC G>
NOTES
SUR
POUR CRÉER CELUI-CI
162 5 LA PAGE WEB Il est possible d'enregistrer le document pour le publier sur le Web.
ACTION
MENU EXCEL
<CLIC G>
SUR
DE
SÉLECTIONNER L'UNE DES OPTIONS
AVANCÉ
Le choix "page web à fichier unique" crée un fichier au format MHTML qui inclut toutes les données dont il a besoin (contrairement au format HTML qui va les chercher dans les dossiers indiqués) Enregistrer le classeur "emprunt" en tant que page web à fichier unique Le visualiser avec le navigateur
EXERCICE
NOTES
163
X GÉRER LES FICHIERS EXCEL
X. GÉRER LES FICHIERS EXCEL La gestion des fichiers est particulièrement riche sous Excel, tant au niveau de la création d'un classeur qu'au niveau de la recherche ou de l'enregistrement.
INFOS
A noter le terme de classeur est plutôt employé lorsque l'on travaille sur le contenu (données, mise en forme, mise en page...) / le terme de fichier est employé lorsque que l'on le manipule de manière externe en tant qu'entité, sans considération de son contenu (copie, suppression, déplacement, sauvegarde) et à partir du système d'exploitation
A A.. LL''O OU UV VE ER RTTU UR RE ED D''U UN NC CLLA AS SS SE EU UR R Excel propose dés l'ouverture un classeur vierge dénommé "classeur 1" (ou 2, 3, 4...). Ce dernier prendra son vrai nom, donné par l'utilisateur, dés la sauvegarde.
1 LA CREATION D'UN NOUVEAU FICHIER A tout moment il est possible de créer un nouveau classeur ; il est nécessaire d'indiquer sur quel modèle il doit être basé. Par défaut, tout nouveau document est basé sur le modèle "normal".
ACTION
MENU EXCEL
CLAVIER
<CTRL><N> le classeur est créé aussitôt
NOTES
164 2 L'OUVERTURE D'UN FICHIER EXISTANT Les fichiers sont à priori dans "documents" ou un sous-dossier de "documents" et c'est le contenu de ce dossier "documents" de l'utilisateur en cours qui s'affiche dans la boite de dialogue.
MENU EXCEL
ACTION
CLAVIER
<CTRL><O> SÉLECTIONNER AVEC LES FLÈCHES
<ENTRÉE>
SÉLECTIONNER LE DOCUMENT
SUR LE FICHIER
BARRE D'ADRESSE
LIENS VERS LES DOSSIERS COURANTS
CONTENU
VOLET DE NAVIGATION
C'est le dossier "documents" de l'utilisateur qui est proposé en premier. Les dossiers "probables" sont proposés sous forme de liens en haut du volet de gauche, la structure en cours en bas du volet de gauche, le chemin d'accès en haut dans la barre d'adresse et le contenu du dossier sélectionné dans le volet de droite. Chacune de ces zones permet d'accéder aux documents. LIENS ACTION
<CLIC G>
BARRE D'ADRESSE <CLIC G> SUR LE LIEN
SUR DE DÉROULER LA STRUCTURE
VOLET DE NAVIGATION
CONTENU
<CLIC G>
<CLIC G> SUR <DOUBLE CLIC> SUR LE DISQUE <DOUBLE CLIC> SUR LE DOSSIER <CLIC G> SUR LE DOCUMENT
SUR DE POUR DÉVELOPPER LE DOSSIER (voir les sous-dossiers)
<CLIC G> SUR DE POUR RÉDUIRE LE DOSSIER (ne plus voir les sous-dossiers) <CLIC G> SUR UN DOSSIER POUR VOIR SON CONTENU DANS LE VOLET DROIT
POUR
X GÉRER LES FICHIERS EXCEL
INFOS
CONSEIL
les 3 icônes permettent de revenir en arrière, repartir en avant ou choisir un contenu précédemment affiché dans la boîte de dialogue (comme dans un navigateur internet) Si vous avez utilisé le document récemment, il figure dans la liste "documents récents" à droite du menu, une fois celui-ci affiché
garder la touche <CTRL> enfoncée pour ouvrir conjointement plusieurs documents INFOS
EXERCICE
Fermer tous les classeurs Ouvrir le classeur "bilan" Ouvrir les classeurs "transport", "commande" et "emprunt" en une seule fois Les fermer
OPTIONS : CRÉE UN NOUVEAU DOSSIER AU SEIN DU DOSSIER ACTUEL MODIFIE L'AFFICHAGE DES FICHIERS DÉTERMINE LE TYPE DE FICHIER À AFFICHER
NOTES
165
166 3 L'OUVERTURE D'UN FICHIER D'UN AUTRE TYPE EXCEL permet d'ouvrir sans manipulation particulière des fichiers de différents types (format). Il faut cependant lui indiquer, lorsqu'il ne l'a pas reconnu, le format du susdit fichier.
MENU EXCEL
ACTION
<CLIC G>
SUR
SÉLECTIONNER LE TYPE DE DOCUMENT
Pour ouvrir un fichier d'un autre type, procéder comme pour un fichier Excel. Excel le convertit automatiquement s'il est à même de le faire INFOS
Ouvrir le fichier "client.dbf" Le fermer EXERCICE
B B.. LL''E EN NR RE EG GIIS STTR RE EM ME EN NTT D D''U UN NC CLLA AS SS SE EU UR R L'enregistrement d'un fichier va provoquer son inscription dans les mémoires de stockage de l'ordinateur. Une fois l'ordinateur éteint, celui-ci sera conservé et pourra être réutilisé.
INFOS
Excel enregistre automatiquement les informations dé récupération (qui permettent de ne pas perdre les données en cas de plantage) toutes les 10 minutes ce qui met l'utilisateur à l'abri de mauvaises surprises
1 L'ENREGISTREMENT STANDARD L'enregistrement standard est le type d'enregistrement le plus rapide puisque son exécution est immédiate.
ACTION
BARRE D'OUTILS ACCÈS RAPIDE
CLAVIER
<CLIC G> SUR SAISIR LE NOM INDIQUER LE DOSSIER
<CLIC G>
<CTRL><S>
SUR
Si le fichier à enregistrer est nouveau, la boite de dialogue <ENREGISTRER SOUS> est appelée - si le fichier a déjà été enregistré, l'enregistrement est immédiat INFOS
NOTES
167
X GÉRER LES FICHIERS EXCEL
SAISIR ICI LE NOM DU CLASSEUR
Le lecteur et le dossier indiqués sont ceux indiqués dans le volet "enregistrement" de INFOS
CONSEIL
Pour enregistrer un document existant sous un autre nom, il suffit d'indiquer ici le nouveau nom à la place de l'ancien ; les deux documents coexisteront et évolueront indépendamment <CLIC G> sur de niveau donné
pour afficher les dossiers du
INFOS
les 3 icônes permettent de revenir en arrière, repartir en avant ou choisir un contenu précédemment affiché dans la boîte de dialogue (comme dans un navigateur internet)
NOTES
168 2 L'ENREGISTREMENT COMPATIBLE Si dans une structure coexistent différentes versions de Excel, le classeur "Excel 2007" au format XLSX peut être enregistré au format XLS "97-2003" sans perte d'information. Vérifier auparavant dans la préparation du document avec le "vérificateur de compatibilité".
ACTION
MENU EXCEL
3 LES OPTIONS Les options d'enregistrement vont permettre de définir précisément ce que comprend l'enregistrement et de quelle manière il s'effectue.
ACTION
MENU EXCEL
(volet de gauche)
NOTES
XI DOSSIER PÉDAGOGIQUE ET EXERCICES
169
XI. DOSSIER PÉDAGOGIQUE ET EXERCICES Les divers exemples et exercices sont reproduits ici. Leurs corrigés sont téléchargeables sur notre site : leurs noms sont identiques mais comportent la mention "fini". Certains sont marqués comme "finaux" et leurs feuilles sont protégées (sans mot de passe) ; penser à modifier ces caractéristiques pour travailler directement dessus. Penser également à enregistrer régulièrement votre travail.
A A..
C CO OM MM MA AN ND DE ED DE E FFLLE EU UR RS S
Saisir le tableau suivant dans une feuille vierge d'un classeur vide: EXERCICE
L'enregistrer sous le nom "commande de fleurs Indiquer dans la cellule "pivoines" le commentaire : "délais de 8 jours" Modifier le commentaire précédent en "délais de 15 jours" et l'afficher en permanence Faire le total des quantités avec des opérateurs arithmétiques Calculer la valeur pour chaque type de fleur en multipliant quantité par prix Remplacer dans les totaux de colonne les formules par des sommes et faire la moyenne des prix Insérer deux lignes au-dessous de la ligne 3 (entre tulipes et iris) Saisir les lignes "tournesols" et "renoncules" comme ci-dessous
Compléter la colonne valeur et vérifier la cohérence du tableau Paramétrer la hauteur des lignes Insérer 2 colonnes devant la colonne C et les saisir comme ci-dessous
Ajuster la largeur des colonnes Déverrouiller la plage B2:E9 et masquer B10:F10 et F2:F10 puis protéger la feuille Modifier le prix des tulipes à 3 € puis annuler Essayer de modifier la formule de calcul de la valeur de cette ligne Marquer le document comme final puis enregistrer définitivement
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B B..
EXERCICE
B BIILLA AN N
Dans un nouveau classeur Se rendre en "feuille 3" Saisir le tableau suivant (les formules et fonction sont affichées en clair mais doivent être saisies comme des formules et non comme des données)
Nommer la feuille "résultat" et enregistrer le classeur sous le nom "bilan" Effacer les valeurs des lignes chiffre d'affaires et charges
Saisir le tableau suivant sur la feuille 1 et la nommer "ventes" :
Saisir le tableau suivant sur la feuille 2 et la nommer "charges" :
Afficher la feuille "résultat" et remplacer les valeurs des lignes "chiffre d'affaires" et "charges" par les références aux cellules de total de chacune des feuilles saisies
Afficher la feuille "résultat" (vérifier le zoom (110 %) Attribuer la mise en forme de tableau suivante
XI DOSSIER PÉDAGOGIQUE ET EXERCICES
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Enlever le filtre automatique Mettre les titres de ligne et de colonne en arial 12 marron foncé Mettre toutes les lignes de données en arial 11 marron foncé Mettre les lignes de données "résultat brut" et "résultat net" en gras Mettre un quadrillage marron de séparation de toutes les cellules Mettre un trait épais marron foncé sous les titres de colonne et au dessus et au dessous de "résultat brut" et "net" Encadrer le tableau d'un trait double marron foncé Mettre une couleur de fond alternée "bleu clair" "bleu moyen" pour les données et "bleu foncé" pour les titres de colonne Adapter la hauteur des lignes, la largeur des colonnes et l'alignement horizontal et vertical des titres et données pour améliorer la présentation (centrer les titres de colonne / aligner à gauche les titres de ligne) Mettre un format euro sans décimale aux valeurs (hors %) Remplacer les années par "31/12/04", "31/12/05", et "31/12/06" Afficher sous la forme "mois + année" : Personnaliser le thème puis l'enregistrer sous le nom "thème financier" Enregistrer la présentation des cellules d'entête de colonne sous le nom "entête date" Personnaliser le tableau puis l'enregistrer sous le style de tableau sous le nom "style de tableau financier" Recopier la mise en forme de la feuille 3 "résultat" sur les autres feuilles du même classeur L'adapter le cas échéant Vérifier l'ordre des feuilles de telle manière qu'il soit le suivant et colorer les onglets Ventes, charges, résultat Afficher la feuille "ventes", déverrouiller les cellules B2:D6 puis protéger la feuille Vérifier la protection puis déprotéger Déverrouiller les cellules adéquates sur les autres feuilles Dans la feuille "ventes", sélectionner les 5 lignes de données et leurs libellés (titres de lignes et de colonnes) Créer un objet graphique cônes 3D dans la feuille de travail et le positionner Afficher la feuille "charges" Sélectionner les 5 lignes de données et leurs libellés (titres de lignes et de colonnes) Créer un objet graphique histogramme 3D dans la feuille de travail et le positionner Afficher la feuille "résultat" Sélectionner les libellés et les lignes Chiffre d'affaires ,charges, amortissement, frais financiers et créer une feuille graphique avec un graphique à pyramide 3D Renommer la feuille "structure Vérifier le document "bilan" par les méthodes adéquates (calcul, affichage formule…) Inspecter le document "bilan" Pour chacune des feuilles de travail du classeur "bilan" Mettre des marges étroites et centrer les données Choisir l'orientation "paysage" Choisir "1 page" en largeur et "1 page" en hauteur Mettre en entête l'heure puis le nom de la feuille et du classeur puis la date Mettre en pied de page le nom de votre société, rien au milieu puis la page courante sur le nombre de pages totales Protéger les feuilles puis protéger le classer Marquer le document comme final puis enregistrer définitivement
NOTES
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C C..
EXERCICE
C CO OM MP PTTE ES S
Ouvrir le classeur "comptes" et afficher la feuille "exo" Pointer sur les commentaires et saisir les formules de calculs Vérifier le tableau Appliquer un style de tableau
Une fois ce style appliqué, revenir sur l'outil et déplacer la souris sur les choix pour observer la modification temporaire de la mise en forme dans le tableau Dans la feuille "exo" Désactiver le filtre automatique Affecter les couleurs de police de votre choix Affecter la police de votre choix Affecter le thème de votre choix Affecter le style de cellule de votre choix aux titres de colonnes Enregistrer sous le nom "comptes finis" puis fermer
NOTES
XI DOSSIER PÉDAGOGIQUE ET EXERCICES
D D..
EXERCICE
NOTES
S SO OM MM ME E
Ouvrir le classeur "somme" Faire le total de la 1ère colonne du 1er tableau (outil ) Recopier ce total sur les autres cellules de la ligne avec la recopie incrémentée (tirer la cellule avec la souris) Idem pour les totaux de ligne du même tableau Faire le total de la 1ère colonne du 2ème tableau (outil ) Recopier ce total sur les autres cellules de la ligne avec l'outil Idem pour les totaux de ligne du même tableau Faire le total de la 1ère colonne du 3ème tableau (outil ) Recopier ce total sur les autres cellules de la ligne avec copier/coller Idem pour les totaux de ligne du même tableau Effacer ces totaux en une seule opération Faire les totaux de lignes et de colonnes de tous les tableaux en une seule opération (outil ) Fermer le classeur sans l'enregistrer
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E E..
EXERCICE
S SÉ ÉR RIIE ES S
Ouvrir le classeur "séries" Aller sur la feuille "tableau" Faire les totaux Sélectionner l'ensemble du tableau Tirer la poignée de recopie vers le bas ou/et vers la gauche Observer le résultat Aller en feuille "série 1 valeur" Faire glisser la poignée de recopie de chaque cellule de la première ligne vers le bas (environ 10 lignes) Observer le résultat Corriger éventuellement la série avec la balise active Annuler les opérations précédentes Recommencer avec les outils Aller en feuille "série 2 valeurs" Faire glisser la poignée de recopie de la sélection des deux premières cellules de chaque colonne vers le bas (environ 10 lignes) Observer le résultat Afficher la feuille "liste personnalisée" Créer une liste personnalisée à partir des données Vérifier dans un nouveau classeur qu'elle est bien disponible Afficher la feuille "table" en format automatique" Agrandir le tableau vers le bas puis vers la droite en faisant glisser la marque à l'angle extérieur droit du tableau puis fermer sans enregistrer Fermer le classeur sans l' enregistrer
NOTES
XI DOSSIER PÉDAGOGIQUE ET EXERCICES
FF..
EXERCICE
NOTES
E EM MP PR RU UN NTT
Ouvrir le classeur "emprunt" Figer les volets pour que les titres du détail de l'emprunt soient toujours visibles Définir la zone d'impression et les titres de telle manière que sur chaque page imprimée, on puisse voir les données de remboursement et ce à quoi elles correspondent Faire un aperçu avant impression du classeur "Emprunt" avec les caractéristiques de zone d'impression et de titres préalablement définies Imprimer le classeur "Emprunt" au format "xps" Ouvrir le document généré, le visualiser puis le fermer Si vous êtes reliés à internet avec des adresses propres Envoyer le classeur "Emprunt" en pièce jointe de message électronique à la personne de votre choix Si vous avez accès à Excel Services (réseau d'entreprise), Enregistrer le classeur emprunt sur le serveur et ajouter les cellules "N°" et "principal Enregistrer le classeur "emprunt" en tant que page web à fichier unique Le visualiser avec le navigateur
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G G..
TTR RA AN NS SP PO OR RTT
Saisir le tableau suivant sur la feuille 1 d'un nouveau classeur EXERCICE
Saisir le tableau suivant sur la feuille 2
Saisir le tableau suivant sur la feuille 3
Saisir le tableau suivant sur la feuille 4
Enregistrer le classeur sous le nom "transport" Renommer chaque feuille du nom de la région et colorier les onglets Effectuer le total de chacun des tableaux avec la fonction "somme" Faire une copie de la dernière feuille (sud) et la renommer "total France" La modifier et effectuer la consolidation des autres feuilles en faisant la somme des cellules correspondantes de chaque feuille de région – par exemple en B2 de "Total France" =SOMME('FEUIL1:FEUIL4'!B2) en mettant les noms réels des feuilles Calculer le total des ventes des régions pour vérification (somme de la plage de données 3D de la forme =SOMME('FEUIL1:FEUIL4'!B2:E5 en mettant les noms réels des feuilles)
Définir en B9 un coefficient d'actualisation pour obtenir la prévision 2007 par région par rapport à 2006 soit : valeur 2007 = valeur 2006 x (1 + coefficient) coefficient Est : 9 % coefficient Nord : 7 % coefficient Ouest :12 % coefficient Sud : 10 % Calculer les prévisions 2007 dans la colonne suivant le total dans chacune des feuilles et faire la consolidation de cette colonne dans "total France" Calculer la proportion pour 2007 de chacun des produits dans une colonne pourcentage dans chacune des feuilles et faire la consolidation de cette colonne dans "total France"
XI DOSSIER PÉDAGOGIQUE ET EXERCICES Faire une présentation élaborée de vos feuilles de travail et choisir le format de nombre "euros" Saisir en G6 de "total France" le commentaire suivant :"si la réalité est conforme à nos espoirs, notre groupe devrait dépasser les 4 Mrd d'euros dès l'année prochaine" et au dessous du tableau : " Les résultats de l'exercice 2006 sont un peu en deçà des prévisions cependant, les perspectives 2007 sont très prometteuses, notamment avec une augmentation prévue de l'activité "transport international" de 29 %" (fusionner des cellules et faire un renvoi à la ligne automatique)
Créer un graphique incorporé 3D dans chaque feuille de région (histogramme cônes, histogramme cônes, barres et barres pyramidales)
Créer une feuille graphique représentant sous forme d'histogramme 3D le total France Appeler cette feuille "représentation", colorier son onglet et la mettre en dernier Vérifier vos tableaux et inclure une formule logique de vérification en "f7" de "total France" de type =SOMME(B2:E5)=F6 Protéger votre travail (déverrouiller les cellules de données et protéger les feuilles de travail et la structure du classeur) Enregistrer et fermer le classeur
NOTES
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NOTES
INDEX AFFICHAGE DES COLONNES MASQUÉES...... 96
EFFETS............................................... 64
NOM DES FEUILLES ............................. 104
AFFICHAGE DES FEUILLES MASQUÉES ...... 108
ENREGISTREMENT COMPATIBLE ............ 168
NOMBRES........................................... 40
AFFICHAGE DES FORMULES ................... 125
ENREGISTREMENT DE LA MISE EN FORME .. 80
NOUVEAU FICHIER .............................. 163
AFFICHAGE DES LIGNES MASQUÉES ........... 90
ENREGISTREMENT D'UN CLASSEUR ........ 166
ONGLETS ............................................ 16
ALIGNEMENT ....................................... 75
ENREGISTREMENT STANDARD ............... 166
ONGLETS DE FEUILLE ............................. 23
29, 39 ANNULATION DE L'ANNULATION .............. 27 APERÇU AVANT IMPRESSION ......... 146, 157 APERÇU DES SAUTS DE PAGE ................. 146 ARRIÈRE-PLAN ................................... 151 ASCENSEURS........................................ 19 ASSISTANT FONCTION ............................ 49 ATTRIBUTS DE CARACTÈRES..................... 67 AUDIT DES FORMULES ......................... 125 AUTORISATIONS ................................. 141 AUTRES MODÈLES ................................. 32 BALISES ACTIVES ................................... 10 BARRE DE FORMULE .............................. 18 BARRE DE TITRE .................................... 14 BARRE D'ÉTAT ...................................... 19 BARRE D'OUTILS ............................... 8, 67 BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE"............. 15 BOITES DE DIALOGUE............................... 8 BORDURES .......................................... 70 CALCUL AUTOMATIQUE.......................... 50 CASE DE SÉLECTION TOTALE .................... 23 CELLULE........................................ 22, 97 CHIFFREMENT .................................... 141 CLAVIER.......................................... 6, 27 COLLAGE SPÉCIAL ............................... 100 COLONNE...................................... 22, 91 COMMENTAIRES................................... 42 COMPATIBILITÉ .................................. 143 CONFIGURATION .................................... 1 COPIE DE LA MISE EN FORME ................... 83 COPIE DES FEUILLES ............................. 107 COPIE D'UNE PLAGE .............................. 99 CORRECTION AUTOMATIQUE................. 117 COULEUR DE REMPLISSAGE ..................... 72 COULEUR DES ONGLETS ....................... 104 COULEURS .......................................... 62 CREATION DU GRAPHIQUE .................... 133 CRÉER UN CLASSEUR.............................. 31 CURSEURS DE FRACTIONNEMENT ............. 19 DATES ................................................ 40 DÉPLACEMENT ............................... 24, 27 DÉPLACEMENT DES FEUILLES ................. 106 DÉPLACEMENT D'UNE PLAGE ................... 97 DÉPROTECTION DES FEUILLES ................ 111 DÉVERROUILLAGE DES PLAGES ....... 102, 129 DICTIONNAIRES .................................. 120 DIDACTICIEL ........................................ 12 DIMENSION ....................................... 138 DISPOSITION DU GRAPHIQUE................. 136 DONNÉES NUMÉRIQUES ......................... 40 DONNÉES TEXTE ................................... 41 DOSSIER PÉDAGOGIQUE ....................... 169 ÉCHELLE ........................................... 152 EFFACEMENT DES DONNÉES .................. 103 EFFACEMENT DES DONNES ..................... 38
ENTÊTES .......................................... 152
OPERATIONS ENTRE PLAGES ................. 101
ENTRÉES LONGUES ...............................
OPTIONS .......................................... 168
ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION
36 ESPACE DE TRAVAIL ............................ 161 EXCEL SERVICES ................................. 160 EXERCICES ..................................... 3, 169 FENÊTRE EXCEL .................................... 13 FENÊTRES ............................................. 7 FEUILLE.............................................. 23 FEUILLE DE TRAVAIL ............................ 103 FINALISATION.................................... 142 FONCTIONS ........................................ 43 FORMAT DE CELLULE............................. 69 FORMAT DES DATES ET DES HEURES ......... 79 FORMAT DES NOMBRES......................... 77 FORMULE ARITHMÉTIQUE ...................... 45 FORMULE LOGIQUE ....................... 45, 126 FORMULE MATRICIELLE ......................... 46 FORMULE TEXTE .................................. 46 FORMULES ......................................... 43 GRAPHIQUE ...................................... 133 GROUPE DE TRAVAIL ........................... 111 GROUPES D'OUTILS .............................. 16 GUIDE ............................................... 12 HAUTEUR DES LIGNES ........................... 88 HEURES ............................................. 40 ICONES D’AFFICHAGE ............................ 20 IMPRESSION ..................................... 157 IMPRESSION RAPIDE ........................... 158 IMPRESSION STANDARD ...................... 158 INSERTION DES COLONNES ..................... 91 INSERTION DES FEUILLES ...................... 105 INSERTION DES LIGNES .......................... 86 INSPECTION ...................................... 140 INSTALLATION ....................................... 2 LANGUE ........................................... 117 LARGEUR DES COLONNES ....................... 94 LIBELLE .............................................. 41 LIGNE ................................................ 21 LISTES PERSONNALISÉES ........................ 57 MANIPULATIONS DE LA MISE EN FORME.... 83 MARGES .......................................... 149 MASQUAGE DES COLONNES ................... 95 MASQUAGE DES FEUILLES .................... 107 MASQUAGE DES LIGNES ........................ 89 MASQUAGE DU CLASSEUR.................... 113 MASQUAGE D'UNE PLAGE .................... 102 MENU EXCEL ....................................... 14 MENUS ................................................ 8 MESSAGE ÉLECTRONIQUE .................... 159 METTRE EN FORME .............................. 59 MISE EN PAGE ............................ 146, 148 MODE NORMAL ................................. 144 MODÈLE NORMAL ................................ 31 MODIFICATION DES DONNÉES ................. 37 MODIFICATION DU GRAPHIQUE ............. 137
OPTIONS D'AFFICHAGE ........................ 147 ORIENTATION .................................... 150 OUTIL BORDURE................................... 70 OUTILS......................................... 26, 67 OUTILS ALIGNEMENT ............................ 75 OUTILS FORMAT................................... 77 OUVERTURE D'UN CLASSEUR ................ 163 OUVERTURE D'UN FICHIER ................... 164 PAGE WEB ........................................ 162 PARTAGE DU CLASSEUR ....................... 115 PIEDS DE PAGE................................... 152 PLAGE.......................................... 22, 97 PLEIN ÉCRAN ..................................... 145 POINT D'INSERTION .............................. 22 POINTEUR .......................................... 24 POLICES ....................................... 63, 67 POSITION ......................................... 138 PRÉPARATION DU CLASSEUR ................. 139 PRESSE PAPIERS ................................... 11 PROPRIÉTÉS ...................................... 139 PROTECTION (SYNTHÈSE) ..................... 129 PROTECTION DES FEUILLES ........... 108, 130 PROTECTION DU CLASSEUR........... 114, 131 PUBLICATION .................................... 159 RECHERCHE ...................................... 127 RÉFÉRENCES 3D ................................... 52 RÉFÉRENCES RELATIVES / ABSOLUES ......... 51 REMPLACEMENT ................................ 128 REMPLISSAGE ...................................... 72 RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION ........ 29 RÉPÉTITION DE LA MISE EN FORME ........... 83 RUBAN.............................. 16, 26, 29, 67 SAISIE ................................................ 35 SAISIE DES DONNÉES ............................. 34 SAUT DE PAGE ................................... 154 SÉLECTION ............................. 25, 28, 137 SÉLECTION DES COLONNES ..................... 91 SÉLECTION DES DONNÉES ....................... 37 SÉLECTION DES FEUILLES ...................... 103 SÉLECTION DES LIGNES .......................... 85 SÉLECTION D'UNE PLAGE........................ 97 SÉRIES A DEUX VALEURS ........................ 56 SÉRIES A UNE VALEUR ........................... 55 SERVEUR DE GESTION DE DOCUMENTS.... 161 SIGNATURE NUMÉRIQUE...................... 142 SOMME ............................................. 47 SOURIS .......................................... 5, 24 STRUCTURE......................................... 85 STYLE DE CELLULE ................................. 66 STYLE DE TABLEAU ................................ 59 STYLE DU GRAPHIQUE ......................... 136 STYLES PRÉDÉFINIS ............................... 59 SUPPRESSION DE LA MISE EN FORME ........ 84
180 SUPPRESSION DES COLONNES ..................93
TOUCHES DE FONCTION ......................... 28
VÉRIFICATION GLOBALE ....................... 119
SUPPRESSION DES FEUILLES .................. 106
TOUCHES DE MISE EN FORME ................. 70
VISUALISATION .................................. 144
SUPPRESSION DES LIGNES .......................87
TRADUCTION..................................... 122
VOLET OFFICE ...................................... 10
SYNONYMES ..................................... 121
TRANSPOSITION DE PLAGES .................. 101
VOLETS DE TITRE ................................ 112
TABLEAU CARRÉ....................................48
TYPE DE GRAPHIQUE ........................... 135
ZONE DE SAISIE .................................... 21
TABLEAU COMPLEXE ........................... 123
TYPES DE DONNÉES............................... 40
ZONE DE TEXTE .................................... 41
TABLEAU SIMPLE................................ 123
TYPES DE SORTIE ................................ 159
ZONE D'IMPRESSION ........................... 155
TAILLE ............................................. 148
VÉRIFICATION DES CHIFFRES ................. 123
ZOOM ........................................ 20, 144
THÈMES ..............................................65
VÉRIFICATION DES ERREURS.................. 126
TITRES ............................................. 156
VÉRIFICATION DU TEXTE ...................... 117
Imprimé en 1000 exemplaires en Bulgarie le 05 avril 2007
Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de Windows Vista pour Microsoft ™ Windows Vista ®, Word pour Microsoft ™ Word 2007 ®, Excel pour Microsoft ™ Excel 2007 ®, Access pour Microsoft ™ Access 2007 ®, Powerpoint pour Microsoft ™ Powerpoint 2007® , Outlook pour Microsoft ™ Outlook 2007®, Explorer pour Microsoft ™ Explorer ® . Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites avec l'aimable autorisation de Microsoft ™
Tous les efforts ont été faits, et le temps nécessaire consacré, pour que cet ouvrage soit aussi fiable et rigoureux que possible. Cependant, ni l'auteur, ni l'éditeur ne sauraient être tenus pour responsable des conséquences de son utilisation ou des atteintes au droit des brevets ou des personnes qui pourraient résulter de cette utilisation. Toute reproduction, même partielle de cet ouvrage, et par quelque procédé que ce soit, est interdite sans autorisation préalable et passible d'une peine prévue par la loi sur la protection des droits d'auteur.
Dépôt légal 2ème Trim 2007 ISBN 978-2-916950-013
Ce livre est destiné à ceux qui n'ont jamais utilisé Excel 2007 ou qui ont appris par eux-mêmes, tout en étant conscient qu'il y avait probablement des méthodes plus simples que celles qu'ils ont pu découvrir. Ce n'est pas seulement un recueil de procédures, de trucs et d'astuces pour vous accompagner dans l'utilisation de Excel. C'est aussi un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions. Cet ouvrage peut donc être utilisé de deux manières : La première consiste à consulter le sommaire ou l'index lorsque vous n'arrivez pas à faire quelque chose et à reproduire la méthode indiquée et illustrée. La seconde consiste à consacrer un peu de temps à lire l'ouvrage, en passant rapidement sur ce que vous connaissez déjà mais en s'arrêtant le temps nécessaire sur ce vous ne connaissez pas encore et en faisant les exercices pour vous assurer de pouvoir refaire la même chose. Les exercices corrigés sont téléchargeables sur le site de l'éditeur où vous pourrez aussi vérifier vos acquis grâce à des tests de connaissance en ligne. A la fin de votre lecture, soyez assuré que vous serez assez autonome pour utiliser Excel 2007 en toute confiance et apprendre par vous-même les choses que vous ne connaissez pas encore.
DANS LA MÊME COLLECTION J'apprends à me servir de Windows Vista A PARAÎTRE J'apprends à me servir de Word 2007 J'apprends à me servir de Access 2007 J'apprends à me servir de Powerpoint 2007
129 bis rue du Maréchal Foch 14750 Saint Aubin sur Mer Email : ios@ios.fr - Web : http://www.ios.fr