Guia para Organizaçãode Novos Clubes

Guia para Organização de Novos Clubes

Para Governadores de Distrito e seus Representantes Especiais

Organização de novos clubes

Prevenção de baixa de sócios

Recrutamento

Desenvolvimento do quadro social

Conteúdo 1 Introdução........................................................................................................................1 2 Atribuições e responsabilidades do governador de distrito..........................................3 3 Atribuições e responsabilidades do representante especial..........................................9 4 Formulários requeridos pelo RI.....................................................................................21 Estudo para fundação de novo clube........................................................................................ 23 Padrinho de novo clube............................................................................................................ 25 Pedido de admissão de novo clube........................................................................................... 27

5 Entrega do diploma de admissão..................................................................................31 Data e horário da cerimônia..................................................................................................... 31 Discurso do governador do distrito........................................................................................... 31 Planejamento da cerimônia...................................................................................................... 32

6 Perguntas mais frequentes............................................................................................35 Apêndices 1: Folha de planejamento do governador para organização do novo clube............................. 39 2: Classificações dos associados do novo clube....................................................................... 41 3: Glossário de termos rotários............................................................................................... 43 4: Sugestão de programação para as reuniões semanais......................................................... 47 5: Lista de verificação para a cerimônia de entrega do diploma de admissão........................... 49 6: Modelo de comunicado à mídia......................................................................................... 51

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Introdução A organização de um novo clube envolve trabalho intenso e grande dedicação, mas muitos rotarianos consideram esta experiência extremamente gratificante.

Há várias razões para o RI autorizar a fundação de um novo clube, como: vários associados potenciais na comunidade preferem um horário de reunião que se adeque melhor a seus compromissos, o local de reunião de um clube existente é pequeno para acomodar novos associados, vê-se a necessidade de se conduzir as reuniões em um idioma diferente, etc.

Veja quem é seu representante da equipe de Suporte a Clubes e Distritos no link em Português de www.rotary.org /clubdistrictreps.

O governador do distrito é responsável por facilitar a fundação de novos clubes no distrito, assim, rotarianos interessados em criar um clube devem contatá-lo. O representante da equipe de Suporte a Clubes e Distritos (CDS) para a região também pode prestar assistência neste assunto.

O propósito desta publicação é orientar governadores de distrito e seus representantes especiais sobre como organizar um Rotary Club. Os formulários exigidos pelo RI durante o processo também fazem parte deste material. Para sua conveniência, os formulários on-line (em PDF) podem ser preenchidos eletronicamente e, depois de impressos e assinados, enviados por correio ao RI. Como as circunstâncias são diferentes em cada localidade do mundo rotário, os dados contidos neste guia servem apenas como ponto de partida para organizar um novo clube, tendo o intuito principal de assegurar que os requisitos mínimos do RI sejam atendidos. O processo pode ser adaptado às tradições rotárias locais e às exigências legais de determinadas jurisdições.

Se seguidas as ações recomendadas para cada etapa, a fundação de um novo clube deverá transcorrer com sucesso.

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2 Atribuições e responsabilidades do governador de distrito Organizar um Rotary Club requer cuidadosa supervisão do governador de distrito e cooperação de vários rotarianos.

Cabe a você, como governador, a responsabilidade de organizar novos clubes, sob a supervisão geral do conselho diretor do RI (regimento interno do RI, seção 15.090.). Nomeie uma comissão distrital de expansão para desenvolver um plano para a fundação de novos Rotary Clubs no distrito, e coordene, você mesmo ou através de um representante especial, a organização de cada novo clube. Determine as atribuições do representante especial e o oriente sobre como trabalhar com o clube padrinho, recrutar associados fundadores, envolver outros rotarianos na tarefa (inclusive o coordenador regional do quadro associativo do RI) e garantir que o novo clube seja bem-sucedido.

Sua principais responsabilidades como governador estão descritas neste capítulo, e devem ser informadas ao representante especial. A decisão de como se envolver no processo é sua. Se participará mais diretamente ou delegará algumas das tarefas dependerá da situação e das circunstâncias específicas ao distrito. Como o representante especial continua envolvido com o clube novo por mais um ano após sua fundação, recomenda-se que o governador eleito, e talvez o governador indicado, sejam consultados antes da tomada de decisão. As listas das ações a ser tomadas são boa referência para determinar uma estratégia adequada ao distrito.

O apêndice 1 contém uma folha de planejamento para a organização do novo clube que pode ser usada para definir as metas iniciais do governador e do representante especial.

Use o cronograma de planejamento na página 39 para iniciar a organização de um novo clube

Nomeie os integrantes da comissão distrital de expansão Sob a orientação do governador, a comissão distrital de expansão elabora e implementa um plano para a fundação de novos Rotary Clubs no distrito. Ela tem as seguintes responsabilidades: • Identificar comunidades sem Rotary Clubs onde possam ser fundados novos clubes.

• Identificar comunidades onde Rotary Clubs adicionais possam ser fundados sem afetar negativamente os clubes existentes.

• Dar assistência na fundação e organização de novos clubes.

O critério mínimo de qualificação recomendado para integrar uma comissão distrital é ser associado representativo, em pleno gozo de seus direitos, de clube do distrito (Código Normativo do Rotary 17.030.03.). Deve-se dar preferência a ex-governadores de distrito que tenham se mostrado atuantes e bem-sucedidos na organização de novos clubes.

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Ações a ser tomadas: ❑❑ Defina quem irá fazer parte da comissão distrital de expansão e quando assumirão suas responsabilidades.

Forneça no formulário Estudo para Organização de Novo Clube, na página 23, o nome do responsável pela pesquisa.

❑❑ Informe à comissão distrital de expansão suas atribuições e o que é esperado de seus membros. ❑❑ Forneça uma visão geral de quais serão as atividades da comissão. ❑❑ Defina como manterá contato com a comissão.

Inicie o Estudo para Fundação de Novo Clube Quando a comissão distrital de expansão verifica a possível necessidade de se fundar um novo clube na região, esta solicita ao governador do distrito que prepare o formulário Estudo para Organização de Novo Clube (pág. 23).

Ações a ser tomadas: ❑❑ Nomeie um rotariano para ser o responsável oficial por avaliar a localidade sugerida.

Ele deve conhecer bem a área, para que possa determinar se esta poderá suportar um novo clube. ❑❑ Inicie a busca de um clube padrinho (se ainda não foi identificado).

Um representante especial dedicado é fundamental ao sucesso do novo clube. Quando podem, alguns governadores assumem eles mesmos esta função.

❑❑ Determine, junto com o pesquisador, se o local potencial possui suficientes profissionais e empresários para manter o novo clube em funcionamento, com pelo menos 20 associados representativos que se encaixem no sistema de classificação do RI. Escolha um representante especial e um ou mais clube padrinho O representante especial é o principal responsável por recrutar os associados fundadores, e portanto ligado ao sucesso do novo clube. Assim, escolha-o cuidadosamente.

Como ele também terá contato próximo com o clube padrinho, o ideal é que seja parte deste.

Você terá que definir quem será seu representante especial e clube padrinho antes de submeter o Estudo para Fundação de Novo Clube ao RI. Em regiões onde é geograficamente difícil o representante especial e o clube padrinho se reunirem, o instrutor distrital se torna um recurso importante.

Não é obrigatório que um clube novo tenha um clube padrinho, mas é recomendado, pois este ajuda a assegurar que o clube recém-fundado tenha uma base sólida em quadro associativo, projetos humanitários e companheirismo. Os clubes novos podem ter mais de um padrinho, mas pelo menos um deles deve ser geograficamente perto. Requisitos para um clube padrinho: • Estar em dia com seus pagamentos ao RI. • Contar com pelo menos 20 associados representativos.

• Realizar programas eficazes de serviços humanitários.

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O clube padrinho tem as seguintes responsabilidades:

Forneça ao potencial clube padrinho cópias do formulário Padrinho de novo clube (pág. 25).

Informe os dirigentes do clube quais são suas expectativas e o prazo para aceitarem a função.

• Auxiliar o representante especial no planejamento e na execução dos trabalhos de organização do novo clube.

• Ajudar a planejar as reuniões e os projetos iniciais do novo clube.

• Orientar o novo clube quanto a sua evolução como membro do RI. • Dar assistência no envio dos relatórios exigidos pelo governador de distrito durante o primeiro ano do clube.

• Servir de mentor ao novo clube, de preferência por dois anos após sua admissão ao RI. Foi observado pelo RI que novos clubes precisam de um forte sistema de apoio, principalmente nos dois primeiros anos. A maior perda de associados e desativação de clubes costuma ocorrer no segundo ano de existência dos clubes. Clubes que têm sólido suporte do clube padrinho durante este período inicial geralmente se tornam autossuficientes e produtivos.

O apadrinhamento múltiplo tem as seguintes vantagens: • O novo clube tem um sistema de apoio mais forte, pois as diferenças entre os clubes padrinhos o permite conhecer pontos de vista e experiências variadas.

• O tempo e esforço necessários para organizar um novo clube não são arcados por um só clube ou uns poucos rotarianos.

• Há mais rotarianos que podem sugerir associados fundadores potenciais.

• O apoio financeiro é dividido.

• Servir como clube padrinho é revigorante para o clube e seus associados.

Ações a ser tomadas: ❑❑ Escolha seu representante especial e forneça-lhe um exemplar desta publicação.

Governadores de distrito podem ver no link www.rotary.org/pt/ membershipresources resultados de pesquisas do RI e o relatório sobre tendências em novos clubes.

❑❑ Decida quais atribuições e responsabilidades delegará ao representante especial (veja capítulo 3). ❑❑ Defina como se comunicará regularmente com o representante especial. ❑❑ Informe suas expectativas ao representante especial. ❑❑ Considere envolver o instrutor distrital no processo de organização do novo clube e treinamento de seus associados. ❑❑ Discuta com o representante especial um cronograma preliminar (veja apêndice 1). ❑❑ Determine as atribuições suas e do representante especial para trabalhar com os associados fundadores. ❑❑ Identifique um ou mais clube padrinho potencial. Considere a possibilidade de apadrinhamento múltiplo. ❑❑ Informe os clubes padrinhos potenciais sobre as responsabilidades envolvidas, ou delegue esta tarefa ao representante especial. (veja mais no capítulo 3).

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❑❑ Envie o formulário Padrinho de Novo Clube ao presidente do clube padrinho. ❑❑ Certifique-se de que o clube conduza uma votação formal entre os associados para determinar se desejam assumir o papel de clube padrinho de um novo clube.

Contate o representante da equipe CDS se tiver alguma dúvida sobre como preencher o formulário.

Envie os formulários Estudo para Fundação de Novo Clube e Padrinho de Novo Clube ao representante da equipe CDS Ambos os formulários precisam ter todos os campos preenchidos antes de serem enviados ao RI, inclusive assinaturas. Para preenchê-los eletronicamente, acesse a versão on-line desta publicação em www.rotary.org/downloadlibrary, digite as informações, imprima-os, obtenha as assinaturas necessárias e os encaminhe ao RI. Ações a ser tomadas: ❑❑ Determine junto com o representante especial as responsabilidades específicas do clube padrinho. ❑❑ Certifique-se de que você ou o representante especial informou essas responsabilidades ao clube potencial antes que este concorde em apadrinhar o novo clube. ❑❑ Se decidiu não ter um clube padrinho, explique detalhadamente o motivo. ❑❑ Obtenha todas as assinaturas requeridas e verifique os dados antes de enviar os formulários. ❑❑ Contate o representante da equipe CDS se tiver dúvidas.

Recrutamento de associados fundadores Associados fundadores são aqueles que ajudam a fundar o clube antes da admissão deste ao RI. Pelo menos 50% deles têm que ser da comunidade local. É função do governador determinar como interagir com os associados fundadores. Defina um plano de comunicações entre você, o representante especial, o clube padrinho e os associados fundadores que ajude o novo clube a ser bem-sucedido. Não se esqueça de definir o papel dos governadores assistentes no processo.

Diretamente, ou através do representante especial, informe os associados fundadores de suas responsabilidades gerais, que incluem: • Encontrar outros associados fundadores.

• Verificar que as classificações sejam preenchidas de maneira equilibrada.

• Definir o nome do clube.

• Adotar os Estatutos Prescritos para o Rotary Club.

• Determinar o local e horário das reuniões semanais.

• Adotar o Regimento Interno Recomendado para o Clube e a estrutura de comissões.

• Eleger o conselho diretor e os dirigentes do clube.

• Estabelecer a joia de admissão e as cotas pagáveis ao clube.

O capítulo 3 contém mais informações que o representante especial pode dar aos associados fundadores.

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Ações a ser tomadas: ❑❑ Determine qual será o papel do governador no recrutamento de associados fundadores.

Você atuará diretamente ou delegará a maioria das responsabilidades ao representante especial, clube padrinho e grupo de fundação? ❑❑ Elabore um plano de ação sobre como trabalhar com o representante especial e o clube padrinho no recrutamento de associados fundadores. ❑❑ Incentive que as classificações do novo clube sejam preenchidas de maneira equilibrada. ❑❑ Defina um programa de orientação para os associados potenciais e fundadores.

Outorgue ao clube a designação de clube provisório Após o grupo de fundação ter realizado algumas reuniões semanais e eleito dirigentes dispostos a adotar os Estatutos Prescritos para o Rotary Club, o governador lhe dá a designação de “clube provisório”. Este título dá direito ao clube de dar crédito de recuperação de frequência a rotarianos visitantes.

Ações a ser tomadas: ❑❑ Assegure que o representante especial, os associados do clube padrinho e o RRIMC (se envolvido no processo) conhecem e foram treinados sobre sua responsabilidade de orientar os associados fundadores sobre assuntos rotários. ❑❑ Desenvolva um plano de comunicação para assegurar que o governador, o representante especial, o clube padrinho e o RRIMC (se aplicável) trocam regularmente informações sobre seus trabalhos com o clube provisório e envolvimento na orientação de associados potenciais e fundadores. ❑❑ Responda às perguntas do clube provisório referentes aos Estatutos Prescritos para o Rotary Club.

Cheque os dados do formulário Pedido de Admissão de Novo Clube e envie-o ao conselho diretor do RI para aprovação

O formulário Pedido de admissão de novo clube está na página 27.

Quando o clube provisório tiver 20 associados fundadores, e a distribuição das classificações estiver equilibrada, este pode enviar ao RI o formulário de Pedido de Admissão de Novo Clube. A lista de associados inclusa no formulário é considerada a relação final de associados fundadores do clube. Enquanto o conselho diretor do RI não se pronunciar a respeito do pedido, nenhum outro associado pode ser admitido ao clube.

A lista de associados fundadores é parte crucial do formulário de Pedido de Admissão de Novo Clube, e sua acuracidade é checada pelo RI. Como governador do distrito, sua assinatura neste formulário indica que verificou as informações providas e que os associados fundadores foram informados de que seu nome consta da lista.

Enviar informações não verídicas tem sérias consequências para os envolvidos.

Quando um novo clube interessado em ter sua fundação aprovada envia listas não acuradas de associados fundadores, o secretário geral pode tomar as seguintes providências: a. Não permitir a fundação do novo clube;

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b. Notificar o governador de distrito que a admissão não será permitida até que os nomes da lista de associados fundadores tenham sido corrigidos e avisar que todos os pedidos do distrito para fundação de novo clube durante o restante do ano rotário serão verificados minuciosamente. c. Informar o governador de distrito que o envio de dados não acurados o tornou inelegível a qualquer função rotária nos três anos após a conclusão de seu mandato.

(Código Normativo do Rotary 18.050.15.)

Ações a ser tomadas: ❑❑ Verifique todas as informações fornecidas no formulário de Pedido de Admissão de Novo Clube. ❑❑ Cheque se o formulário está completo e legível. ❑❑ Reveja a folha de classificações fornecida pelo representante especial e certifique-se de que a distribuição de classificações está equilibrada. ❑❑ Envie o valor correto das joias de admissão junto com o pedido. ❑❑ Contate o representante da equipe CDS se tiver alguma dúvida. ❑❑ Envie o Pedido de Admissão de Novo Clube ao representante da equipe CDS para aprovação pelo conselho diretor do RI. Entregue o diploma de admissão ao novo Rotary Club O diploma é recebido pelo distrito geralmente dentro de quatro semanas após a aprovação da admissão do clube, sendo assinado pelo presidente do Rotary International e portando o timbre oficial da organização. O governador também assina o diploma.

Após o governador ser notificado que o pedido foi aprovado e que o clube está efetivamente em operação, ele e seu representante especial devem definir, juntamente com os dirigentes do clube, a melhor data e horário para apresentação do diploma de admissão. Observe que, em circunstância alguma, a data da cerimônia de entrega do diploma pode ser estabelecida antes do processo ser finalizado oficialmente, pois sempre pode haver atrasos imprevistos.

Veja no capítulo 6 informações sobre como organizar a cerimônia de admissão.

Ações a ser tomadas: ❑❑ Verifique quanto tempo levará para o representante especial e os dirigentes do novo clube organizarem a cerimônia para apresentação do diploma de admissão. ❑❑ Informe o representante especial sobre atividades, além das constantes do capítulo 6, que possam ser incorporadas na cerimônia. ❑❑ Defina com o representante especial como o fato pode ser divulgado na imprensa local. É aconselhável que governador mantenha contato com o novo clube após a organização deste e supervisione suas atividades de desenvolvimento. Ao deixar o cargo, forneça ao governador eleito a lista dos representantes especiais trabalhando na organização de novos clubes.

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3 Atribuições e responsabilidades do representante especial O governador deve nomear um rotariano bem informado de um clube das imediações, de preferência do clube padrinho, como seu representante especial na organização do novo clube e determinar a autoridade e as atribuições específicas que este irá assumir.

Como representante especial, poderá se envolver em algumas ou todas atividades do novo clube. Confirme com o governador quais são suas responsabilidades. Os procedimentos deste capítulo foram na maioria dispostos em ordem cronológica.

Realize a reunião de planejamento após o Estudo para Fundação de Novo Clube ser aprovado, mas antes de iniciar os trabalhos de organização.

Os principais recursos que lhe ajudarão a ser bem-sucedido na função são o governador, este manual, o Manual de Procedimento (035-PT) e o representante da equipe CDS. Realize uma reunião de planejamento com o clube padrinho e o grupo de fundação O propósito desta reunião é apresentar os membros do grupo de fundação ao clube padrinho.

O representante especial deve facilitar o entrosamento dos participantes e definir diretrizes de como irão trabalhar juntos nos anos seguintes.

Convide associados fundadores potenciais, o governador e o presidente do clube padrinho, e peça a este que convide outros associados do clube.

Use a reunião para coletar ideias, definir metas e conhecer os envolvidos. Discuta como recrutar associados fundadores. Use os Estatutos Prescritos para o Rotary Club como ponto de partida.

Sugestão de agenda:

• Requisitos de afiliação contidos nos Estatutos Prescritos para o Rotary Club.

Antes da reunião, leia as perguntas mais frequentes, na página 35.

• Recrutamento de associados.

Considere os seguintes recursos ao discutir meios de recrutamento: - Empresas e organizações mais influentes na área e pessoas a elas associadas que poderiam ser candidatos potenciais.

- Rotarianos de clubes vizinhos que poderiam considerar o horário de reunião do novo clube mais conveniente.

- Ex-rotarianos que moram na área.

- Ex-participantes de programas da Fundação Rotária ou do RI (para receber uma lista dos ex-participantes da área, envie e-mail a alumni@rotary.org).

- Ex ou atuais rotaractianos.

- Pessoas aposentadas que residem na área e que tenham ocupado cargos executivos.

- Listagens telefônicas e catálogos comerciais locais.

- Diretórios de outros grupos profissionais da localidade.

- Pessoas formadas em administração de empresas ou cursos similares.

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Incentive o novo clube a comprar recursos informativos oferecidos pelo RI: - Kit Informativo para Associados Potenciais (423-PTB), ou parte do kit, como pasta Bem-Vindo ao Rotary (265-MU), Noções Básicas do Rotary (595-PT), O Que É o Rotary? (419-PT), folheto Desafio 200 Milhões de Dólares do Rotary (986-PT) e cartão de bolso da Fundação Rotária (159-PT).

- Membership Video Set (427-MU) - Isto É Rotary (vídeo) (449-MU) - Desafio 200 Milhões de Dólares do Rotary (985-DVD)

- Rotary and the United Nations: Connecting the Local to the Global (266-MU)

Ações a ser tomadas: ❑❑ Peça ao governador que defina claramente o que espera que você faça durante o processo de organização do novo clube. ❑❑ Discuta com os associados fundadores que tipo de orientação esperam do clube padrinho, dando-lhes a oportunidade de expressar suas necessidades. ❑❑ Defina com que frequencia o clube padrinho deverá contatar o clube novo. Incentive uma relação estreita entre os dois clubes. ❑❑ Desenvolva um plano de comunicação para os envolvidos no processo. Como você se comunicará com o grupo de fundação e o clube padrinho? Como o clube padrinho se comunicará com o grupo de fundação? Quais são os meios de comunicação preferidos pelas partes envolvidas? ❑❑ Divida entre o grupo de fundação, o clube padrinho e o representante especial a responsabilidade por recrutar associados fundadores potenciais. ❑❑ Defina um cronograma para preparar os documentos de pedido de admissão de novo clube. ❑❑ Incentive o grupo de fundação a distribuir materiais rotários a associados potenciais.

Decida quem irá encomendar os materiais. Acesse o Catálogo do RI on-line, em shop. rotary.org, para ver as publicações disponíveis. ❑❑ Assegure que as dúvidas do grupo de fundação sobre o Rotary e o processo de organização sejam respondidas prontamente. ❑❑ Forneça aos associados fundadores um exemplar do Manual de Procedimento (035-PT).

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Informe o clube padrinho sobre suas responsabilidades

Incentive o clube padrinho a utilizar recursos do RI ao trabalhar com o novo clube.

O sucesso do novo clube depende da sua qualidade administrativa e operacional nos primeiros anos de existência, e o auxílio do clube padrinho é fundamental no processo. Seu papel como representante especial é assegurar que o clube padrinho seja eficaz na orientação ao novo clube.

Como a maioria dos clubes nunca assumiu esta função anteriormente, discuta claramente com o clube padrinho que responsabilidades terá e o que espera de sua atuação.

O clube padrinho funciona como um mentor do novo clube, tanto antes quanto depois da fundação deste. Ajude o clube padrinho a preparar os processos administrativos do novo clube e a definir como o ajudará com as programações e projetos iniciais.

Ações a ser tomadas:

A publicação Orientação de Novos Associados — Guia Prático para Clubes (414-PT) é muito útil para ajudar clubes recém-fundados a desenvolver treinamentos para associados novos e apresentações a associados potenciais.

Incentive os clubes padrinho e novo a procurar nas publicações Guia para Desenvolvimento do Quadro Associativo (417-PT) e Ferramentas de Avaliação do Clube métodos para recrutamento de associados.

Ambos os formulários podem ser baixados do link em português de www.rotary.org/ membershipresources.

❑❑ Verifique que o grupo de fundação começou a definir o processo administrativo do Rotary Club. ❑❑ Lembre o clube padrinho sobre seu papel no recrutamento de associados potenciais. ❑❑ Desenvolva um programa formal de orientação para associados potenciais em cooperação com os associados fundadores. ❑❑ Defina quando o novo clube será capaz de realizar a primeira reunião, e transmita esta informação ao governador. ❑❑ Trabalhe com o grupo de fundação, o governador e o clube padrinho no planejamento das primeiras 8 ou 10 reuniões semanais. ❑❑ Certifique-se de que os líderes do clube padrinho estejam prontos para servir como mentores do novo clube.

Recrute associados fundadores potenciais Incentive os associados fundadores a continuar a recrutar interessados, mostrando assim que são os edificadores do clube. Continue a ensinar os associados fundadores sobre assuntos rotários, para que eles possam fornecer informações precisas ao falar com associados potenciais. Incentive os membros do clube padrinho a divulgar o Rotary a associados potenciais e a convidá-los para participar de projetos e eventos do clube. É sua responsabilidade, como representante especial, informar os associados fundadores sobre a importância dos clubes representarem a diversidade da comunidade local, pois compreensão e boa vontade internacional começam com exemplos dentro do próprio clube. Verifique se a lista de associados potenciais representa os grupos étnicos e religiosos da região e as diferentes faixas etárias e gêneros sexuais. Se vir algum problema, converse com o grupo de fundação. É também sua responsabilidade garantir que a distribuição de classificações seja equilibrada e submeter ao governador de distrito a folha de Classificações dos associados do novo clube (apêndice 2). O princípio do sistema de classificações do RI é que estas devem refletir a população de empresários e profissionais da comunidade, conceito sobre o qual o RI foi constituído.

Explique claramente esta ideia aos integrantes do grupo de fundação, mostre-lhes as normas do RI e incentive-os a segui-las.

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Ações a ser tomadas: ❑❑ Elabore um cronograma para o processo de obtenção do status de clube provisório.

O formulário Classificações dos Associados do Novo Clube está no apêndice 2.

❑❑ Ajude os associados fundadores a estabelecer o que irão enfatizar sobre o novo clube a associados potenciais. Por que associados potenciais podem se sentir atraídos em entrar para o novo clube? Que características diferem este clube de outros clubes da área? ❑❑ Discuta com o clube padrinho e os associados fundadores a importância de se conseguir um quadro associativo diversificado. O clube padrinho deve constantemente promover a diversidade do quadro associativo como um elemento essencial do recrutamento de novos associados. ❑❑ Forneça ao grupo de fundação cópias das normas do RI referentes à diversidade, constantes do Manual de Procedimento (035-PT), Estatutos do RI e Estatutos Prescritos para o Rotary Club. ❑❑ Ajude os associados fundadores a completar os documentos Levantamento de Classificações, Levantamento da Diversidade do Quadro Associativo, Levantamento de 25 Minutos sobre o Quadro Associativo e Ferramentas de Avaliação do Clube. Envolva o clube padrinho nesta tarefa. ❑❑ Determine quando o novo clube está pronto para realizar sua primeira reunião. Ajude o clube padrinho e os associados fundadores a planejar as primeiras reuniões semanais. ❑❑ Preencha o formulário Classificações dos associados do novo clube e entregue ao governador para avaliação.

Ajude os associados fundadores a definir as suas responsabilidades operacionais Quanto mais informação os associados fundadores receberem sobre os procedimentos operacionais de um Rotary Club, mesmo antes de o clube ser oficialmente fundado, mais chance haverá de o clube operar eficazmente. Certifique-se de que o grupo de fundação seja informado sobre cada um dos itens abaixo e os conheça em detalhes. Deixe claro a quem devem procurar se tiverem dúvidas.

O formulário Pedido de Admissão de Novo Clube está na página 27.

Lembre-se de que o RRIMC pode ser uma excelente ajuda para responder a perguntas e aconselhar o grupo de fundação.

Definição da localidade e do nome do clube Todo Rotary Club tem sua base em determinada localidade, ou seja, a principal região onde seus serviços serão prestados, a qual pode ser formada de uma ou mais comunidades. A localidade deve ser indicada no pedido de admissão ao quadro associativo do RI e nos estatutos do clube.

O nome do clube identifica-o com sua localidade e a comunidade atendida. O nome deve ser facilmente identificado em um mapa da área, e quando houver mais de um clube na mesma localidade, cada clube adicional deve usar o nome desta em conjunção com outro termo que o diferencie dos demais. Não é recomendável utilizar no nome palavra ligada à refeição (café da manhã, almoço, jantar, ceia), pois pode implicar que o objetivo do clube é se encontrar para compartilhar refeições. O secretário geral do RI avalia o formulário de Pedido de admissão de novo clube para determinar se o nome é apropriado.

Veja no capítulo 6 alguns exemplos de nomes apropriados. Se tiver dúvidas, contate o representante da equipe CDS.

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Determinação do local e horário das reuniões

No apêndice 3 há um glossário de termos rotários. Como os associados fundadores não conhecem a maioria deles, é recomendável que recebam uma explicação mais detalhada.

O local e horário das reuniões semanais devem ser cuidadosamente considerados, levando-se em conta fatores como idade dos membros fundadores, responsabilidades profissionais e pessoais, onde residem e trabalham e o tempo de locomoção até o local. Por exemplo, se a maioria tem filhos pequenos e prefere estar em casa à noite, a reunião não deve começar mais tarde que 17h00. Associados que moram longe do trabalho podem ter outra preferência de horário. A realização de reuniões durante o café da manhã, ou mesmo sem envolver uma refeição, deve ser considerada se o intuito for diminuir as despesas.

Reuniões semanais Várias questões devem ser tratadas durante as primeiras reuniões semanais do novo clube, tais como explicação das responsabilidades dos associados, propósito e conteúdo dos documentos estatutários e eleição de dirigentes. Para exemplo de programação, consulte o apêndice 4.

Eleição de dirigentes e convocação da primeira assembleia do clube

Use os exemplos de programação mostrados na página 47 como referência para tópicos e questões a ser tratados nas primeiras reuniões semanais.

A eleição de dirigentes qualificados para assumir cargos de líder é essencial ao sucesso de um novo clube. Dirigentes e diretores devem ser eleitos considerando-se sua visão para o clube, qualidades de líder e habilidade administrativa, devendo também estar preparados para dedicar tempo considerável às tarefas fundamentais à organização do clube. O representante especial do governador e o clube padrinho devem auxiliar o novo clube na eleição de seus dirigentes.

Os membros do novo conselho diretor devem se reunir logo após a respectiva nomeação, com o objetivo de eleger o presidente, presidente eleito (normalmente a mesma pessoa, se o clube for admitido ao RI no segundo semestre do ano rotário — janeiro a junho), vice-presidente (pode-se eleger mais de um), secretário, tesoureiro e diretor de protocolo. O representante especial preside essa reunião.

Após o conselho diretor ser eleito e as comissões nomeadas, o presidente deve convocar a primeira assembleia de clube. A assembleia serve como sessão de planejamento, na qual os presidentes das comissões podem discutir suas atribuições, e oferece oportunidade aos líderes de clube para detalhar seus planos e integrá-los à programação geral do clube.

Definição da estrutura de comissões de clube

Forneça ao clube provisório um Kit para Dirigente de Clube (225-PT) que pode ser adquirido em shop. rotary.org ou faça download das diferentes publicações em www.rotary.org.

O conselho diretor do novo clube deve desenvolver uma estrutura de comissões que atenda a suas metas e objetivos. Os artigos 9 e 10 do Regimento Interno Recomendado para o Clube descrevem a estrutura e as atribuições das cinco comissões permanentes (desenvolvimento do quadro associativo, relações públicas, admissão, projetos de prestação de serviços e Fundação Rotária). Comissões adicionais podem ser formadas à medida que se façam necessárias.

As responsabilidades de cada comissão são descritas no Regimento Interno do Clube. As comissões devem se reunir logo depois de formadas para discutir suas responsabilidades e planejar atividades. Assim que os projetos iniciais forem determinados, cada comissão deve enviar um relatório de seus planos ao conselho diretor do clube. Exceto mediante autorização expressa do conselho diretor, as comissões não podem iniciar suas atividades até que referido conselho tenha aprovado o relatório recebido. Os presidentes dessas comissões devem se reunir regularmente com os demais membros e enviar ao conselho diretor relatórios das atividades da comissão.

Como representante especial, incentive os presidentes das comissões do clube padrinho a reunirse com os presidentes das comissões do novo clube e convide os membros das comissões do novo clube a comparecer a reuniões das comissões do clube padrinho.

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Adoção do Plano de Liderança de Clube

Faça o download do Plano de Liderança de Clube (245-PT) em www.rotary.org /downloadlibrary, ou encomende versões impressas em shop. rotary.org e entregueas aos dirigentes do clube e membros de comissão.

O Plano de Liderança de Clube recomenda uma estrutura organizacional para o clube, possibilitando que este desenvolva procedimentos padrões para garantir continuidade administrativa, comunicação e envolvimento dos associados em suas atividades. O plano tem base nas Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Clubes e mantém enfoque em planejamento estratégico e definição das metas do clube. A educação continuada dos associados e seu envolvimento em atividades de companheirismo e serviços humanitários são os principais aspectos do plano. O Plano de Liderança de Clube pode ser adaptado para refletir a identidade do clube. O representante especial deve pedir aos governadores assistentes que auxiliem os líderes de clube a implementar o plano.

Ações a ser tomadas: ❑❑ Confirme que os associados fundadores concordaram unanimemente com o horário e local determinado para a reunião semanal. ❑❑ Supervisione o processo de adoção dos Estatutos Prescritos para o Rotary Club e do Regimento Interno Recomendado para o Rotary Club. ❑❑ Incentive o novo clube a procurar alcançar o mínimo de 20 associados fundadores até uma data definida.

Clubes dos Estados Unidos, Samoa Americana, Guam, Marianas do Norte, Porto Rico e Ilhas Virgens Americanas devem solicitar o número de identificação do empregador (RIN).

❑❑ Mostre a importância de se ter um quadro associativo diverso que reflita a composição profissional da comunidade. ❑❑ Supervisione a definição da programação das reuniões semanais (veja exemplos de agenda no apêndice 4). ❑❑ Acompanhe a eleição dos dirigentes e conselho diretor do clube provisório. ❑❑ Nomeie um tesoureiro interino para coletar dos associados potenciais a joia de admissão e as cotas pagáveis ao clube. ❑❑ Ajude a presidir a primeira reunião do conselho diretor e certifique-se de que todas as comissões permanentes foram formadas. ❑❑ Explique aos associados fundadores o propósito da assembleia de clube e ajude-os a convocar a primeira delas. ❑❑ Oriente o novo clube, com a ajuda do clube padrinho, em como conduzir reuniões de comissão eficazes. ❑❑ Convide as comissões do novo clube a participar das reuniões regulares das comissões do clube padrinho para que possam aprender com companheiros experientes. ❑❑ Certifique-se de que o novo clube adote o Plano de Liderança de Clube. ❑❑ Ajude-os a preencher o formulário de Pedido de Admissão de Novo Clube dentro do prazo e a encaminhar as joias de admissão ao governador do distrito. ❑❑ Assegure que o novo clube esteja atendendo às normas governamentais existentes na comunidade.

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Guia para O rgan i zaç ã o d e No vo s C l u be s

Trabalho com o clube provisório

A publicação Relações Públicas Eficazes – Guia para Rotary Clubs (257-PT) é excelente para clubes provisórios que precisam de ideias de como promover suas atividades na comunidade local.

A publicação Comunidades em Ação/Ferramentas para Identificar as Necessidades da Comunidade (605-PT) contém sugestões sobre projetos de serviços humanitários.

Clubes que administram bem seus projetos atraem mais associados potenciais.

O representante especial e o clube padrinho devem informar o clube provisório sobre os recursos oferecidos pelo RI.

Quando o clube estiver pronto para se reunir semanalmente e tiver escolhido seus dirigentes, o governador pode lhe outorgar o status de clube provisório, condição em que este permanecerá até receber seu diploma de admissão. Este título lhe dá direito de dar crédito de recuperação de frequência a rotarianos visitantes.

O clube padrinho atua como mentor do clube provisório durante a época em que está sendo formado. O representante especial deve supervisionar estas atividades e manter contato regular com o clube padrinho (se este não for o seu próprio clube) e o clube provisório, checando se os procedimentos estão sendo seguidos e os problemas sanados. O clube padrinho pode ajudar o clube provisório a: • Desenvolver um website do clube.

• Elaborar um plano de comunicação, no qual deve estar incluído o boletim do clube. Para produzir o boletim, o clube padrinho pode pedir a seu editor que ajude o futuro editor do clube provisório em questões referentes a produção, tópicos e recursos do distrito e do RI. Boletins eletrônicos são extremamente recomendados por serem mais econômicos e fáceis de distribuir.

• Preparar programas de orientação continuada para seus associados e apresentações para associados potenciais.

• Preparar as reuniões de pelo menos as primeiras oito semanas.

Ações a ser tomadas: ❑❑ Incentive o clube provisório a desenvolver um website para divulgar suas atividades à comunidade e atrair associados fundadores. ❑❑ Enfatize a importância da diversificação de classificações. Associados fundadores que sejam de diferentes áreas profissionais aumentam a chance de o clube ser bem-sucedido. ❑❑ Se o clube não tem associados suficientes para pedir a admissão ao RI, sugira a realização de uma apresentação a associados potenciais. Ajude o clube a divulgar o evento e incentive os associados do clube padrinho e o grupo de fundação a convidar pessoas da comunidade para participar. Para sugestões de programas para o evento, consulte Orientação de Novos Associados — Guia Prático para Clubes (414-PT). ❑❑ Verifique com o governador qual é a situação do pedido de admissão do novo clube e ajuste a data prevista para a entrega do diploma de admissão, se necessário. Ajude o clube provisório a preparar a documentação e a submetê-la ao governador quando estiver pronta. Lembre o clube de coletar a joia de admissão dos novos associados. ❑❑ Notifique o governador sobre o andamento do processo de organização do novo clube.

Veja no Guia de Identidade Visual do RI (547-PT) as normas para uso do emblema e marcas do RI.

Planejamento da cerimônia de entrega do diploma de admissão Depois da aprovação do pedido de admissão pelo conselho diretor do RI, o clube provisório torna-se membro do Rotary International e o governador do distrito é notificado. Assim que enviar o Pedido de Admissão de Novo Clube, o representante especial deve, junto com o governador, começar a preparar a cerimônia para entrega do diploma de admissão. Contudo, a data não deve ser firmada até que o governador receba a notificação da aprovação do pedido.

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Use a lista de verificação para a cerimônia de entrega do diploma de admissão (página 49) e o comunicado à mídia sobre a fundação do novo clube para preparar o evento.

Os dirigentes do novo clube, com a assistência do representante especial, organizam e planejam o evento. Para mais informações, consulte o capítulo 5. Exemplos de lista de verificação para a cerimônia de entrega do diploma de admissão e do comunicado à mídia sobre a fundação do novo clube foram inclusos no apêndice 4 e 5. Eles podem ser adaptados conforme necessário.

Ações a ser tomadas: ❑❑ Uma vez que o pedido de admissão tenha sido oficialmente aprovado, defina com o novo clube, o clube padrinho e o governador qual é a melhor data para realizar a cerimônia para entrega do diploma de admissão. Considere que o RI levará pelo menos quatro semanas para analisar a documentação. Não estabeleça a data do evento até que o governador receba a notificação oficial da aprovação. ❑❑ Pergunte aos dirigentes do novo clube que tipo de assistência precisam para o planejamento do evento. ❑❑ Peça a associados do clube padrinho que ajudem o novo clube nos preparativos. ❑❑ Divulgue o evento à comunidade. Contate a mídia local e distribua comunicados à imprensa. Um exemplo de comunicado pode ser visto no apêndice 6. ❑❑ Mantenha o governador informado sobre o andamento dos planejamentos.

Distribua cópias da publicação Como Propor um Novo Associado (254-PT) durante as primeiras reuniões do clube.

Lembre os associados fundadores que eles devem continuar a procurar recrutar novos associados.

O representante especial continua exercendo suas atribuições até que o presidente e o secretário do clube e os presidentes das principais comissões tenham pleno entendimento de quais são suas responsabilidades. É indicado que o governador eleito renomeie o mesmo representante especial para que este continue a dar suporte ao clube durante o primeiro ano após a fundação.

As responsabilidades do clube padrinho continuam por pelo menos um ano após a fundação do novo clube, mas é recomendado que os trabalhos de orientação continuem durante os primeiros anos. O representante especial também deve continuar a dar assistência ao novo clube e ao clube padrinho nos anos seguintes.

O representante especial e/ou o clube padrinho contribuem ao sucesso do clube ao: • Participar das reuniões semanais para ajudar os novos rotarianos a se manter informados sobre o Rotary.

• Incentivar outros clubes do distrito e membros da comissão distrital a auxiliar na orientação inicial dos associados.

Distribua cópias do material Fundação Rotária — Guia de Referência (219-PT) na reunião do clube, para que os associados conheçam as oportunidades para participarem de programas da Fundação.

Encomende exemplares gratuitos em shop.rotary.org.

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Suporte o novo Rotary Club

• Incentivar os novos rotarianos a participar da conferência distrital e da convenção do RI. • Aconselhar o clube sobre quais associados devem participar dos treinamentos distritais.

• Estar disponível para orientar o clube durante o planejamento do primeiro projeto humanitário.

• Transmitir aos associados informações sobre a Fundação.

• Auxiliar o novo clube, no primeiro ano, a planejar as reuniões semanais.

• Planejar atividades conjuntas de captação de recursos entre o clube padrinho e o novo clube.

• Incentivar associados do clube padrinho a participar das reuniões semanais do clube novo.

• Incentivar os novos associados a recuperar frequência em clubes vizinhos (Encontre os horários das reuniões em Localizar Clubes em www.rotary.org/pt).

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Incentive o novo clube a definir sua visão para o futuro e completar o Guia para Planejamento Estratégico, o qual pode ser baixado do site do RI.

Complete on-line algumas das tarefas rotárias, como pagamento do relatório semestral. Acesse www.rotary.org /memberaccess e clique Português no canto inferior direito da página.

Após seis meses, confira a situação do clube no que diz respeito aos tópicos a seguir e ofereça orientação, quando apropriado: • As reuniões semanais são dinâmicas e bem planejadas?

• Pode ser observado progresso das comissões quanto às metas relativas ao aumento do quadro associativo, serviços à comunidade, Fundação Rotária e capacitação de líderes de clube?

• As reuniões mensais do conselho diretor do clube têm sido eficazes?

• O clube está usando e operando de acordo com o Plano de Liderança de Clube?

Envio do primeiro relatório semestral e pagamento das cotas per capita O presidente e o secretário do novo clube devem ser orientados pelos dirigentes do clube padrinho sobre como enviar pela primeira vez o relatório semestral (SAR) e as cotas per capita.

Certifique-se de que eles entenderam que são responsáveis pelo pagamento das cotas referentes ao semestre seguinte ao período em que foram admitidos ao RI, exceto: ❑❑ Clube admitido entre 16 de maio e 30 de junho está isento de entregar o SAR em 1º de julho e as cotas referentes. ❑❑ Clube admitido entre 16 de novembro e 30 de dezembro está isento de entregar o SAR em 1º de janeiro e as cotas referentes.

Além disso, verifique que os dirigentes do novo clube estão seguindo as leis locais referentes ao pagamento de impostos.

Cumprimento de obrigações financeiras vencidas Os dirigentes do novo clube devem compreender quais são as providências tomadas pelo RI em caso de não pagamento de obrigações financeiras. Clubes com pagamentos atrasados superiores a US$250 recebem da secretaria do RI uma notificação 90 dias (três meses) após a data do vencimento do(s) título(s). Se a dívida não for sanada, a desativação do clube acontecerá 180 dias (seis meses) após a data original do vencimento. Para mais informações sobre esses procedimentos, consulte os artigos 9.020.2. a 9.020.8. do Código Normativo do Rotary.

Sistema de arquivamento O secretário do clube padrinho pode ajudar o secretário do novo clube a estabelecer um sistema permanente de arquivamento e controle para assegurar que os registros do clube sejam devidamente organizados desde o início. Informações sobre a fundação do clube e a lista de associados fundadores são documentos de importância histórica. Certifique-se de que o novo secretário possui exemplar dos estatutos do clube com os artigos 2 e 3 apropriadamente preenchidos e do Regimento Interno Recomendado para o Clube, os quais devem ser mantidos como registro permanente do clube. Ajude o secretário a organizar um sistema simples de registro de frequência e relatos significativos que possam fazer parte da história do clube. Certifique-se também de que o clube possui um exemplar do Manual de Procedimento (035-PT).

Mudanças no quadro associativo devem ser cuidadosamente registradas e relatadas através do Acesso ao Portal (este é o método preferido, mas poderá também registrá-las por meio do formulário Alteração de Dados do Quadro Associativo, o qual pode ser baixado do site do RI ou encontrado no Manual do Secretário de Clube, parte do Kit para Dirigente de Clube). Essas informações devem também ser compartilhadas com o distrito. Um associado do clube padrinho deve ajudar o secretário a preparar o relatório mensal de frequência do clube e enviá-lo ao governador até o dia 15 do mês subsequente.

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Utilização dos recursos do RI

Incentive os clubes a verificar no Catálogo do RI (019-PT) os recursos disponíveis, o qual pode ser encontrado em shop. rotary.org e em www.rotary.org /downloadlibrary.

O RI possui várias publicações, vídeos e recursos on-line. Diversos materiais impressos são enviados aos secretário do clube logo após a admissão do clube. Informe o clube que eles devem ser usados pelo conselho diretor, pelos associados e pela comissão de desenvolvimento do quadro associativo para aprenderem mais sobre o Rotary e atraírem associados potenciais.

A comissão de desenvolvimento do quadro associativo deve se familiarizar com as publicações Guia para Desenvolvimento do Quadro Associativo (417-PT) e as Ferramentas de Avaliação do Clube, disponíveis on-line. Avaliações regulares são essenciais para o bom funcionamento e eficácia do clube, principalmente se este for recém-fundado. Os materiais Orientação de Novos Associados - Guia Prático para Clubes (414-PT) e Como Propor um Novo Associado (254-PT) podem também ser úteis a esta comissão. O Guia para Planejamento Estratégico, disponível somente on-line no site do RI, ajuda os clubes a definir uma visão de longo prazo e estabelecer metas para alcançá-la, processo muito útil para novos clubes.

A publicação Comunidades em Ação/Ferramentas para Identificar as Necessidades da Comunidade (605-PT) também é recurso importante para novos clubes, assim como os materiais sobre programas e projetos da Fundação Rotária. Um panorama das várias oportunidades para apoiar a entidade podem ser encontradas em Fundação Rotária — Guia de Referência (219-PT).

O Noções Básicas do Rotary on-line (www.rotary.org/pt/rotarybasics) é uma ferramenta interativa de autoaprendizado que oferece a associados atuais, novos e potenciais uma visão geral sobre o Rotary.

Ações a ser tomadas: ❑❑ Assegure que o presidente e o secretário do clube saibam como usar o Acesso ao Portal.

Mostre a eles os módulos e-learning do Acesso ao Portal. ❑❑ Delegue responsabilidades de treinamento ao presidente, secretário e tesoureiro do clube padrinho. Cada um deve se reunir com o ocupante da mesma função no clube novo para rever suas responsabilidades administrativas. ❑❑ Certifique-se de que o novo clube saiba como enviar os relatórios semestrais adequadamente, e oriente os dirigentes sobre exigências locais referentes a impostos. ❑❑ Contate o novo clube pelo menos uma vez ao mês durante o primeiro ano, oferecendo a orientação necessária. ❑❑ Contate o clube padrinho pelo menos uma vez ao mês durante o primeiro ano para verificar como ele está dando suporte ao novo clube. Peça ao clube padrinho que ajude o novo clube em tudo que precisar. ❑❑ Solicite ao RRIMC e coordenador regional da Fundação Rotária (CRFR) que ofereçam ao novo clube fazer uma apresentação sobre recursos para desenvolvimento do quadro associativo e da Fundação, respectivamente. ❑❑ Pergunte ao novo clube se precisa de alguma orientação sobre como começar a desenvolver projetos. ❑❑ Sugira ao novo clube que use as Ferramentas de Avaliação do Clube, principalmente o Questionário de Satisfação do Associado. Obter a opinião dos associados várias vezes durante os primeiros anos de existência do clube ajuda o clube a ser bem-sucedido.

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Guia para O rgan i zaç ã o d e No vo s C l u be s

❑❑ Ajude o clube a encontrar ideias sobre programações para as reuniões semanais. ❑❑ Verifique se o clube tem alguma dúvida sobre como coletar as cotas per capita e outras taxas administrativas. ❑❑ Acompanhe os esforços de recrutamento e retenção do clube, e oriente-os apropriadamente. ❑❑ Comunique regularmente ao governador e governador eleito o progresso do novo clube.

Os DVDs do RI mostram a novos associados o que os rotarianos têm feito ao redor do mundo. Os materiais Membership Video Set (427-MU), Desafio 200 Milhões de Dólares do Rotary (985-DVD), Rotary and the International Community: Connecting the Local to the Global (266-MU), Isto É Rotary (vídeo) (449-MU) e The Rotarian Video Magazine (RVM) inspiram novos rotarianos a participar de projetos humanitários locais e internacionais.

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Formulários requeridos pelo RI Os seguintes formulários são exigidos ao solicitar admissão do clube ao Rotary International: • Estudo para organização de novo clube • Padrinho de novo clube (se aplicável) • Pedido de admissão de novo clube Todos eles estão disponíveis em PDF no link em Português de www.rotary.org/downloadlibrary.

O governador deve assinar cada formulário e, após verificar que estejam preenchidos corretamente e que as informações fornecidas são acuradas, enviá-los ao representante da equipe CDS. Deve-se manter cópias para o arquivo do futuro clube. É importante observar que as informações de contato contidas nos formulários são mantidas no banco de dados do RI e utilizadas somente para contatar o rotariano. O mais indicado é que os associados forneçam seu endereço de e-mail.

O apêndice 3 contém definições de vários dos termos encontrados nos formulários, os quais devem ser explicados aos dirigentes dos clubes padrinho e novo para evitar erros de preenchimento. Em caso de dúvidas, o representante da equipe CDS deve ser contatado. O capítulo 6 tem várias respostas a perguntas mais frequentes.

Guia uia para para Organ Organiizza ção ão d de Nov vo Clubes es G aç e No o ss Club

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Estudo para organização de novo clube ADMISSÃO AO ROTARY INTERNATIONAL O pesquisador designado pelo governador do distrito deve preencher o formulário e enviá-lo ao governador para aprovação e assinatura.

Nome proposto para o novo clube: Distrito: Localidade: Estado/Província: País: Descreva os vários aspectos da localidade em cada uma das categorias abaixo: INFORMAÇÕES DEMOGRÁFICAS RELEVANTES (como população ou principais indústrias ou instituições):

OUTRAS ORGANIZAÇÕES HUMANITÁRIAS:

NÚMERO DE ROTARY CLUBS NA MESMA LOCALIDADE (se não houver nenhum, o Rotary Club mais próximo):

NOMES E OCUPAÇÕES DE PESSOAS QUE POTENCIALMENTE PODERIAM INTEGRAR O NOVO CLUBE: (Há limite para o número de pessoas com a mesma classificação na lista de associados fundadores. Para mais informações, consulte os Estatutos do RI, 5.2(b))

ROTARIANOS ATUAIS E PASSADOS (prover nomes e clubes a que pertenciam ou pertencem):

Avaliação do pesquisador: Declaro que visitei esta localidade e concluí ser ela viável para a fundação de um novo Rotary Club.

Nome

Data G uia para Organ iz a ç ão d e No v o s Club es

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ESTUDO PARA FUNDAÇÃO DE NOVO CLUBE — PÁG. 2 Deve ser preenchido pelo governador do distrito.

Clube padrinho Rotary Club(s) padrinho(s): ❑❑ O novo clube não terá clube padrinho.

Representante especial Tratamento (Sr., Sra., Dr., Dra., etc.):

Sufixo (Jr., III, etc.):

Sobrenome: Primeiro nome: Associado do Rotary Club de

(nome oficial do clube, inclusive país)

E-mail: Endereço (se for uma caixa postal, forneça também um endereço alternativo):

Código Postal: Decisão do governador de distrito Esta localidade ❑ é ❑ não é capaz de conter um novo Rotary Club.

Assinatura do Governador do Distrito

Data

O governador deve encaminhar o formulário ao representante da equipe CDS e manter uma cópia para o arquivo do futuro do clube.

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Guia para Organi za ção de No vo s C l u be s

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Padrinho de novo clube ADMISSÃO AO ROTARY INTERNATIONAL Nome do clube padrinho: Rotary Club de Número do clube padrinho: Nosso clube decidiu por votação em

data

apadrinhar o novo Rotary Club, que provavelmente será chamado Rotary Club de

(cidade, estado/província, país/área geográfica)

❑❑ Nosso clube concorda em ser um clube padrinho. Nós nos comprometemos a auxiliar na organização do clube e no planejamento da cerimônia de entrega do diploma de admissão, e a colaborar diretamente com seus associados durante pelo menos um ano. ❑❑ Nosso clube possui atualmente

associados representativos.

(O clube padrinho deve ter no mínimo 20 associados.)

Assinatura do presidente do clube

Data

Assinatura do secretário do clube

Data

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Pedido de admissão de novo clube ADMISSÃO AO ROTARY INTERNATIONAL Preencha todos os campos para evitar atraso no processamento.

Estatutos Prescritos para o Rotary Club Os números das seções são correspondentes aos artigos dos Estatutos Prescritos para o Rotary Club.

Artigo 2: Nome O nome desta organização será Rotary Club de

(nome completo inclusive cidade, estado/ província, país/área geográfica)

O nome do clube deve ser facilmente encontrado em um mapa da área, de modo que qualquer pessoa não familiarizada com a região possa determinar a localização geral do clube.

Artigo 3: Localidade do clube A localidade do clube é a seguinte:

(nome da localidade)

Coloque neste campo a descrição geográfica da área à qual servirá.

Veja na página 36 exemplos de nomes apropriados para clubes e localidades.

Artigo. 10, Seção 4: Dirigentes Presidente Secretário Presidente eleito Tesoureiro Vice-presidente(s)

Diretor de protocolo Artigo 14: Revistas rotárias (marque uma) ❑❑ Todos assinam a revista The Rotarian. ❑❑ Alguns ou todos os associados assinam a seguinte revista rotária regional: , e todos assinam esta revista ou a The Rotarian.

(Certifique-se de que esteja marcado na lista de associados fundadores a revista que cada um escolheu assinar).

❑❑ O clube está localizado em país dispensado pelo conselho diretor do RI de assinar uma revista rotária.

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PEDIDO DE ADMISSÃO DE NOVO CLUBE — PÁG. 2 Reuniões ordinárias Dia da semana

Horário

Nome do local da reunião Endereço Endereço

Código postal

Joia de admissão ao RI Número de associados fundadores

x US$15 =

Moeda em que a joia de admissão foi paga e valor: Joia de admissão foi paga com: ❑❑ Cheque* ❑ Ordem de pagamento ❑ Agente financeiro ❑❑ Transferência bancária para conta do RI fora dos EUA ❑❑ Outro: *Clubes de fora dos EUA pagando com cheque devem fazer o pagamento por meio de um banco americano.

(Anexe cheque ou comprovante de pagamento)

Informações de contato do novo clube Se o clube preferir que as correspondências sejam entregues em outro endereço como, por exemplo, caixa postal, forneça os dados:

Telefone (incluir código do país e da cidade): Fax (incluir código do país e da cidade): E-mail: Website:

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Guia para Organi za ção de No vo s C l u be s

" PEDIDO DE ADMISSÃO DE NOVO CLUBE — PÁG. 3 Endosso Leia os materiais com atenção. Sua assinatura irá certificar que este novo clube atende às qualificações determinadas pelos documentos estatutários do RI.

O Rotary Club provisório de

(nome completo inclusive cidade, estado/ província, país/área geográfica)

vem, por meio deste, solicitar admissão ao Rotary International e garante que: 1. Agirá de acordo com Estatutos e Regimento Interno do Rotary International.

2. Adotou os Estatutos Prescritos para o Rotary Club pelo Rotary International e operará de acordo com as provisões indicadas nestes.

3. Manterá em vigência um regimento interno consonante com os documentos estatutários do Rotary International, inclusive os Estatutos Prescritos para o Rotary Club.

4. Não se tornará membro (ou assumirá obrigações como tal) de nenhuma outra organização além o Rotary International.

5. Cumprirá compromissos condizentes à sua condição de membro do Rotary International e sujeitase à jurisdição deste.

As assinaturas do presidente e secretário atestam que este clube provisório está sendo organizado em conformidade com os documentos estatutários e as diretrizes do Rotary International e que as informações fornecidas neste documento são acuradas e verdadeiras.

Assinatura do Presidente do Clube

Data

Assinatura do Secretário do Clube

Data

Eu, na função de governador do distrito, certifico que este pedido de admissão satisfaz os requisitos previstos nos documentos estatutários do Rotary International e nas normas estabelecidas pelo conselho diretor do RI, e ratifico o pedido deste clube de admissão à organização. ❑❑ Todos os associados do Rotary Club provisório participaram de orientação e treinamento ministrados por líderes distritais e associados do Rotary Club padrinho. ❑❑ O clube estabeleceu joia de admissão (pelo menos US$15) e cota per capita apropriadas. ❑❑ O quadro associativo do clube é equilibrado e está de acordo com as diretrizes do Artigo 5, Seção 2 dos Estatutos do RI, que especifica: “Todo clube deverá manter bom equilíbrio em seu quadro social sem que qualquer profissão, tipo de negócio ou serviço comunitário predomine. O clube não deverá eleger à categoria de sócio representativo alguém de classificação que já esteja representada por pelo menos cinco sócios, exceto se o clube possuir mais de 50 sócios, caso em que poderá eleger novos sócios representativos para a classificação desde que em total não somem mais de dez por cento do quadro de sócios representativos do clube.”

Assinatura do governador do distrito

Data

Lista de associados fundadores Segue anexa a relação de associados fundadores representativos, a qual está em conformidade com as normas estabelecidas pelo conselho diretor do RI. G uia para Organ iz a ç ão d e No v o s Club es

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LISTA DE ASSOCIADOS FUNDADORES Tire cópias desta página para poder fornecer os dados pessoais de cada associado (mínimo de 20 associados fundadores).

Digite ou escreva em letra de forma Tratamento (Sr., Sra., Dr., Dra., etc.):

Sufixo (Jr., III, etc.):

Sobrenome: Primeiro nome: Sexo: ❑ Masculino ❑ Feminino Idioma preferido: Ex ou atual rotariano: ❑ Não ❑ Sim Se sim, forneça o nº de associado no RI: Nome do clube anterior ou atual: Nome da empresa anterior ou atual: Cargo: Telefone (incluir códigos de país e cidade)

Fax (incluir códigos de país e cidade)

Residencial:

Residencial:

Comercial:

Comercial:

Celular: E-mail: Endereço para correspondência* (marque um): ❑ Residencial ❑ Comercial ❑ Outro

*Se o endereço for uma caixa postal, forneça também um endereço alternativo

Endereço alternativo: (forneça somente se o endereço de correspondência for uma caixa postal) ❑ Residencial ❑ Comercial ❑ Outro

Assinatura: ❑ The Rotarian ❑ Revista regional rotária

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Guia para Organi za ção de No vo s C l u be s

5 Entrega do diploma de admissão A cerimônia de admissão, ocasião em que o novo clube passa a integrar oficialmente o Rotary, é um evento memorável na história do Rotary Club, devendo incluir um discurso inspirador e a entrega do diploma pelo governador do distrito.

O diploma é recebido pelo distrito geralmente dentro de quatro semanas após a aprovação da admissão do clube, sendo assinado pelo presidente do Rotary International e portando o timbre oficial da organização. Após ser assinado também pelo governador e apresentado aos associados, o documento deve ser cuidadosamente preservado e, se possível, emoldurado e pendurado em local bem visível na sede do clube, no recinto das reuniões ou no escritório do secretário.

Data e horário da cerimônia A data oficial de admissão do clube, dando início à filiação deste ao RI, é a data da aprovação pelo conselho diretor do RI e não a da cerimônia de entrega do diploma. Portanto, o novo clube não deve esperar pela entrega formal do diploma para iniciar suas atividades, podendo começar a operar normalmente assim que tiver sua admissão aprovada. Observe que, em circunstância alguma, a data da cerimônia de entrega do diploma pode ser definida antes do processo ser finalizado oficialmente, pois sempre pode haver atrasos imprevistos.

Após o governador certificar que o pedido foi aprovado e que o clube está efetivamente em operação, ele e seu representante especial devem definir, juntamente com os dirigentes do clube, a melhor data e horário para apresentação do diploma de admissão. Ao selecionar a data, deve-se permitir tempo suficiente para planejar o evento e providenciar cobertura da mídia. É importante evitar conflitos com datas de outros eventos distritais para que associados de outros clubes possam participar das festividades.

Discurso do governador do distrito O governador geralmente entrega o diploma após discorrer sobre: • Relevância do Rotary aos associados e à comunidade.

• Itens constantes da proposta do clube de admissão ao Rotary International.

• Benefícios do companheirismo rotário no distrito e no mundo.

• Impacto mundial dos programas da Fundação Rotária.

• Compromisso do Rotary com a erradicação da pólio.

• Importância do crescimento contínuo do quadro associativo.

Depois do pronunciamento de abertura, o governador faz a entrega do diploma de admissão.

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Planejamento da cerimônia Os dirigentes do novo clube, com a assistência do representante especial, organizam e planejam o evento, considerando os detalhes a seguir. Ao planejar o evento, use a lista de verificação no apêndice 5.

Local Após definir a data, é preciso selecionar o local da cerimônia, com base nas instalações disponíveis e no número esperado de convidados.

Estimativa das despesas O preço cobrado dos participantes deve ser razoável, porém apropriado para cobrir as despesas concernentes. O clube recém-fundado deve ajudar no planejamento e ter a decisão final sobre o grau de formalidade e tamanho do evento.

Ao preparar o orçamento, deve-se levar em consideração o número previsto de pessoas, o custo real por refeição, despesas com impressão do programa, ingressos para o jantar, cartão de identificação para as mesas, convites, material publicitário e despesas gerais com lembranças, recepção de convidados especiais, etc.

Convite aos clubes do distrito Ao enviar convites, é necessário dar tempo suficiente para que os clubes possam divulgar o evento em pelo menos duas de suas reuniões semanais. Os convites devem incluir data, horário, preço e local do evento, bem como o nome do orador, pessoa de contato e prazo final para reserva. Sugere-se que os rotarianos efetuem o pagamento com antecedência.

Publicidade É recomendável enviar comunicados à imprensa local para que a comunidade tenha a oportunidade de conhecer o Rotary e o novo clube. Para modelo de programação, consulte o apêndice 5.

Uma boa prática é enviar ingressos de cortesia a editores e redatores de jornais locais e diretores de estações de TV e rádio.

Convidados de honra Para apresentar o clube à comunidade à qual servirá, devem ser convidados dignitários locais e todos os administradores atuais e anteriores do Rotary International que residem no distrito ou distritos vizinhos. Cabe ao novo clube decidir quais convidados de honra devem receber convites de cortesia.

Comissão de boas-vindas O indicado é que os associados do clube padrinho recepcionem pessoalmente os convidados à porta.

Inscrição O ideal é que o local para as inscrições no evento seja amplo e espaçoso e que sejam distribuídos crachás com nomes, para facilitar interação entre os convidados.

Assentos Os assentos devem ser reservados com antecedência. O governador, o representante especial, o presidente do clube padrinho, o presidente e o secretário do novo clube, convidados de honra e respectivos cônjuges geralmente sentam-se em lugar de destaque. Veja os protocolos do RI no Manual de Procedimento (035-PT).

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Programação A programação deve ser elaborada de modo a incentivar companheirismo e motivar os associados do novo clube.

A seleção do orador que fará o discurso principal deve ser cuidadosamente considerada para que o discurso seja inspirador.

Geralmente, o representante especial do governador ou o presidente do clube padrinho inicia oficialmente o evento e continua como mestre de cerimônias, certificando-se de que cada participante esteja ciente de sua função e do tempo que tem disponível.

Para modelo de programação, consulte o apêndice 5.

Programa comemorativo Como lembrança e documento histórico da cerimônia de entrega do diploma de admissão, um programa comemorativo do evento pode ser oferecido, o qual não precisa ser demasiado requintado nem oneroso, contendo basicamente: • Nome do novo clube • Data e local da cerimônia de entrega do diploma de admissão • Programação, incluindo nomes dos oradores • Detalhes das atividades de entretenimento • Nomes dos dirigentes e associados fundadores • Nome do clube padrinho, ou clubes padrinhos, e representante especial Presentes para o novo clube Geralmente, o clube padrinho e outros clubes brindam o novo clube com presentes como pódio, bandeira do Rotary, distintivos de lapela, sino e martelo, etc. O clube padrinho pode também se oferecer para cobrir os custos das joias de admissão dos novos clubes. O governador ou o representante especial deve providenciar a entrega desses itens e informar ao mestre de cerimônias, antes do evento, que clubes entregarão presentes.

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6

Perguntas mais frequentes Esta lista de perguntas pode ajudar a sanar dúvidas de associados fundadores e clubes padrinhos sobre a organização do novo clube. É realmente necessário conduzir o Estudo para Fundação de Novo Clube?

Sim, o conselho diretor exige que esse estudo seja apresentado antes de começar a recrutar associados para o novo clube.

O novo clube necessita de clube padrinho?

Não obrigatoriamente, mas o conselho diretor aconselha este procedimento, pois reduz significantemente a probabilidade de o clube ser desativado nos primeiros anos, ao ajudá-lo a manter em crescimento o quadro associativo, implementar projetos relevantes e incentivar o companheirismo entre os associados. Um novo clube pode ter um ou mais clubes padrinhos, e pelo menos um deles deve ser em localidade próxima. É necessário que o representante especial seja associado do clube padrinho?

Não. Em muitos casos, o clube ao qual o representante especial pertence atua como clube padrinho, mas não é uma exigência. O governador pode selecionar qualquer rotariano para servir como representante especial.

Exige-se um número mínimo ou máximo de associados fundadores?

O número mínimo de associados fundadores é 20, mas não existe requisito a respeito do número máximo.

Quais são as qualificações requeridas dos associados potenciais?

Eles devem fazer parte de uma dessas categorias: ❑❑ Profissionais atuais ocupando as funções de donos de empresas, executivos ou administradores, bem como aposentados que exerciam cargos nas áreas mencionadas. ❑❑ Líderes comunitários dedicados à prestação de serviços humanitários. ❑❑ Ex-participantes de programas da Fundação Rotária (de acordo com definição do conselho diretor do RI).

Eles devem também: ❑❑ Ter condições de comparecer às reuniões semanais e atender aos requisitos de participação nos projetos comunitários do clube. ❑❑ Residir ou trabalhar nas proximidades do clube. ❑❑ Preencher uma classificação que não tenha representantes demais no clube (exceção feita aos ex-participantes de programas da Fundação).

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Existem restrições quanto às classificações?

Sim. No máximo 5 associados ou 10% do total de associados representativos (o número que for maior) poderão pertencer a campos profissionais afins. Por exemplo, em uma lista de 20 associados fundadores somente 5 destes podem pertencer a uma categoria relacionada ao ramo de educação ou finanças. Por outro lado, uma lista com 60 associados pode ter até 6 rotarianos (10%) com a mesma classificação.

Cheque na folha de classificações preparada pelo representante especial se a distribuição está equilibrada e diversificada.

O RI não possui uma lista modelo de classificações, pois cada comunidade possui suas próprias profissões e negócios. Para criar a lista das classificações dos associados potenciais, use a lista telefônica local, o diretório da câmara de comércio e/ou outras listagens profissionais.

Como posso encontrar o representante da equipe CDS que atende à minha área?

Encontre seu representante no link em Português de www.rotary.org/clubdistrictreps.

Quais são alguns exemplos de nomes aceitos para Rotary Clubs?

Comunidades múltiplas Três comunidades

Belford Roxo-Lote 15

Clube parte de um condado

Condado Alpheretta/North Fulton

Clube de condado, com local da reunião

Condado Haywood (Canton)

Clubes adicionais Bairro da cidade

Chania (Crete)

Ano fundado

Piatra Neamt 2005

Apelido cívico

Carlsbad (Cavern City)

Marco cívico

Nagoya Airport

Nome de pessoa

Hilton Head Island-Van Landingham

Região litorânea

Tampa Bay (Tampa)*

Horários de reunião Manhã

Prospect Sunrise, Kawaguchi Morning

Meio dia

Sedona Midday, Chatsworth-High Noon

Noite Karachi Sunset Millennium, Winter Park-Evening * O nome da cidade Tampa é necessário pois a área geográfica Tampa Bay não se refere a uma comunidade.

Devem ser fornecidas informações mais detalhadas se o nome do clube proposto for igual ao de um clube desativado.

O nome de rotariano que já pertence a um clube pode ser incluso na lista de associados fundadores de um novo clube?

Sim. O rotariano deve avisar o clube atual sobre sua intenção, para que a baixa seja dada no mesmo dia em que o clube provisório for admitido ao Rotary International. Uma pessoa não 36

Guia para O rgan i zaç ã o d e No vo s C l u be s

pode pertencer, concomitantemente, a dois Rotary Clubs, a menos que detenha a categoria de associado honorário em um deles.

O novo clube terá a hora e o local de sua reunião irrevogavelmente restritos à escolha original?

Não. O clube admitido ao RI tem autonomia para definir o dia da semana, horário e local que desejar para suas reuniões.

Existem requisitos específicos com relação à descrição da localidade?

Sim, deve ser apresentada por escrito uma clara descrição da localidade, conforme mostrado na página 12.

Como o novo clube pode evitar problemas no processamento do pedido de admissão?

Recomenda-se enviar ao representante da equipe CDS, para sua análise e comentários, uma relação parcial dos associados fundadores tão logo esta esteja disponível.

Lembre-se de que pode contatá-lo a qualquer momento do processo. Encontre seu representante no link em Português de www.rotary.org/clubdistrictreps.

A aprovação do pedido de admissão de um novo Rotary Club pelo conselho diretor é considerada mera formalidade?

Não. A documentação é examinada detalhadamente para verificar se o clube obedece aos documentos estatutários do RI e às normas estabelecidas pelo conselho diretor. Alguns clubes provisórios tiveram seu pedido de admissão recusado pelo conselho diretor.

A assinatura dos documentos pertinentes à fundação de um novo clube é a única tarefa que cabe ao governador?

Não. Este deve, inicialmente, aprovar o Estudo para Fundação de Novo Clube, nomeando, a seguir, seu representante especial. É também sua responsabilidade verificar o formulário de pedido de admissão e aprová-lo. Dependendo das circunstâncias da organização do novo clube, o governador pode estar altamente envolvido no processo ou transferir a maioria de suas atribuições ao representante especial.

Qualquer pessoa pode organizar um novo clube?

Não. Pessoas interessadas em formar um novo clube devem trabalhar com o governador do distrito e o representante especial por este nomeado.

Como um novo clube é fundado em país ou área geográfica não-rotária?

O conselho diretor determinou que nestes casos os rotarianos interessados devem procurar o auxílio de uma comissão regional de expansão, criadas para facilitar a presença do Rotary nestas áreas e auxiliar Rotary Clubs a nelas conduzir projetos humanitários. Esta abordagem garante a apresentação de um trabalho uniforme e estruturado aos governos locais e federais. Se estiver interessado em expandir a um país não-rotário, contate o presidente da comissão de expansão de sua região ou o representante da equipe CDS. G uia para Organ iz a ç ão d e No v o s Club es

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Apêndice 1: Folha de planejamento do governador para organização do novo clube Ação

Prazo

Data de conclusão

Nomeação do representante especial

Recebimento do formulário Padrinho de Novo Clube

Análise do Estudo para Fundação de Novo Clube.

Assinatura e envio do formulário ao RI. (junto com o formulário Padrinho de Novo Clube)

Recrutamento de associados fundadores potenciais

Verificação da folha Classificações dos Associados do Novo Clube

Definição da localidade, nome do clube, local e horário da reunião

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Ação

Prazo

Definição da joia de admissão, cotas pagáveis ao clube e horário das reuniões semanais, e eleição dos dirigentes do clube

Outorga do status de clube provisório (pelo governador do distrito)

Adoção pelos associados fundadores dos Estatutos Prescritos para o Rotary Club, Regimento Interno do clube e estrutura de comissões

Recebimento do formulário de Pedido de Admissão de Novo Clube

Aprovação e envio ao RI do formulário de Pedido de Admissão de Novo Clube

Admissão do novo Rotary Club pelo conselho diretor do RI

Recebimento da notificação de aprovação do novo clube pelo RI

Definição da data para apresentação do diploma de admissão

Entrega do diploma de admissão ao novo clube

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Guia para Organi za ção de No vo s C l u be s

Data de conclusão

Apêndice 2: Classificações dos associados do novo clube Este formulário deve ser completado pelo representante especial e verificado pelo governador. O documento preenchido deve ser mantido nos arquivos do clube e do distrito, não devendo ser encaminhado ao RI. Nome do associado

Classificação

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

Verificação do equilíbrio das classificações ❑❑ Eu, abaixo assinado, certifico que os associados deste clube representam classificações que estão distribuídas de maneira equilibrada e conformes com as provisões do artigo 8 dos Estatutos Prescritos para o Rotary Club.

Representante especial

Data

❑❑ Verificado por Governador do distrito

Data

Apêndice 3: Glossário de termos rotários Acesso ao Portal Área de acesso exclusivo no site do RI que possibilita aos rotarianos fazer contribuições à Fundação Rotária, cadastrar seu e-mail para recebimento de mala direta, inscrever-se para reuniões e acessar os benefícios outorgados aos associados.

Dirigentes de clube e distrito têm acesso a relatórios adicionais e podem atualizar dados do quadro associativo e pagar cotas per capita. Este é o método preferido pelo RI para atualização de dados. assembleia de clube Reunião dos dirigentes, diretores e presidentes de comissão de clube, realizada com o propósito de examinar a programação das reuniões semanais e as atividades do clube. associados fundadores Associados fundadores de um Rotary Club, eleitos para integrar o quadro associativo antes de o clube ser admitido no RI. classificação Serviços específicos prestados por empresas, instituições ou profissionais na comunidade. O clube identifica as classificações existentes localmente, e designa a cada associado representativo uma classificação relacionada à atividade principal e reconhecida de seu negócio ou profissão ou da empresa ou instituição à qual está ligado. clube padrinho Rotary Club que assume a responsabilidade de ajudar a organizar um novo clube e a orientá-lo durante seu período inicial como membro do RI. O clube padrinho funciona como um mentor do novo clube, antes e depois da fundação deste.

O clube ao qual pertence o representante especial geralmente atua como clube padrinho, mas isso não é uma exigência. Se outro clube for selecionado para atuar como clube padrinho, o governador deve informar o representante especial. O novo clube pode ter mais de um clube padrinho. clube provisório O governador dá a designação de clube provisório ao grupo de fundação após este ter realizado algumas reuniões semanais e eleito dirigentes dispostos a adotar os Estatutos Prescritos para o Rotary Club. Este título dá direito ao clube provisório de dar crédito de recuperação de frequência a rotarianos visitantes.

Código Normativo do Rotary Documento com as normas gerais e permanentes aprovadas pelo conselho diretor do Rotary International. O código suplementa os documentos estatutários do RI. A versão mais recente, somente em inglês, pode ser encontrada no site do RI (palavra-chave “Rotary Code of Policies”).

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conselho diretor do clube Órgão dirigente de um Rotary Club, constituído conforme normas do regimento interno do clube. O presidente, presidente eleito e vice-presidente são sempre membros do conselho diretor. O tesoureiro, secretário e diretor de protocolo podem ser incluídos no conselho diretor à discrição do clube. (Estatutos Prescritos para o Rotary Club, artigo 10.4.) coordenador regional da Fundação Rotária (CRFR) Rotariano nomeado pelo presidente e presidente eleito do RI, em consulta com os curadores da Fundação Rotária. Há 42 CRFR servindo em diferentes áreas geográficas. A relação mais recente pode ser encontrada em www.rotary.org/pt. cotas per capita Cota paga semestralmente pelo Rotary Club ao RI, em 1º de julho e 1º de janeiro, por todo associado representativo de seu quadro associativo. dirigentes Presidente, presidente eleito, vice-presidente (é permitido haver mais de um), secretário, tesoureiro e diretor de protocolo. (Estatutos Prescritos para o Rotary Club, artigo 10.4.) diversidade O Rotary International reconhece o valor da diversidade no quadro associativo dos clubes e os incentiva a buscar em suas comunidades associados potenciais de diferentes grupos étnicos, religiosos, políticos, etc. Um clube que em sua composição reflete a respectiva comunidade profissional e empresarial possui o essencial para um futuro promissor.

Estatutos Prescritos para o Rotary Club Dispositivos normativos do RI que devem ser adotados pelos Rotary Clubs.

Obedecem aos Estatutos e ao Regimento Interno do RI e somente podem ser alterados pelo conselho de legislação. O novo clube é admitido ao RI somente depois de adotar os estatutos prescritos para o Rotary Club. (Regimento Interno do RI, seção 2.030.)

Formulário Alteração de Dados do Quadro Associativo Alternativa à atualização automática via o Acesso ao Portal. Usado pelo secretário do clube para notificar o secretário geral do RI sobre entradas e baixas de associados e mudanças de endereço e classificações. Pode ser baixado de www.rotary.org/pt ou encontrado no Manual do Secretário de Clube, parte do Kit para Dirigente de Clube.

Formulário Classificações dos Associados do Novo Clube Formulário a ser preenchido pelo representante especial e verificado pelo governador detalhando as classificações de um novo clube. O distrito e o clube mantêm esta folha em seus arquivos. Veja a folha de classificações no apêndice 2.

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Guia para Organi za ção de No vo s C l u be s

joia de admissão Novos clubes devem pagar a joia de admissão de US$15 para cada associado fundador. Este valor tem o propósito de cobrir os custos do RI referentes à admissão do clube a serviços de atendimento. joia de admissão e cotas pagáveis aos clubes Joia de admissão e cotas anuais pagas pelos associados representativos aos respectivos clubes. Cada clube estabelece os valores a ser cobrados.

Levantamento de Classificações Estudo anual conduzido pelo Rotary Club para determinar se as classificações de seus associados refletem as existentes na comunidade local e garantir que haja diversidade em sua constituição. As Ferramentas de Avaliação do Clube podem ser baixadas do site do RI. lista de associados fundadores Lista dos associados fundadores representativos enviada como parte do formulário Pedido de Admissão de Novo Clube, onde constam informações detalhadas de cada um. A lista deve conter apenas nomes dos associados representativos, excluindo-se os associados honorários. Listas de associados fundadores são sujeitas a verificação aleatória pelo RI. O RI contatará o governador de distrito se a relação não estiver correta. O governador que aprova uma lista não acurada está sujeito a sofrer sérias consequências por parte do RI. Manual de Procedimento Publicação criada para ajudar os líderes de clube e distrito a compreender as normas e procedimentos rotários mais relevantes. Uma edição revisada é publicada a cada três anos, após o conselho de legislação. Inclui os documentos estatutários do RI. Regimento Interno Recomendado para o Clube Dispositivos normativos para o Rotary Club. O clube pode adaptar as recomendações do conselho diretor do RI às suas condições especificas, desde que as alterações estejam em consonância com os documentos estatutários do RI. O regimento interno recomendado para o Rotary Club pode ser acessado no site do RI, www.rotary.org/pt, ou solicitado ao representante da equipe CDS. relatório semestral Relatório que cada Rotary Club prepara para o RI em 1º de julho e 1º de janeiro para informar ao conselho diretor do RI seu número de associados. Tal relatório é assinado pelo presidente e secretário do clube e encaminhado ao secretário geral do RI em formulário fornecido pela secretaria para esse fim, ou opcionalmente, preenchido on-line, no site do Rotary. O cálculo das cotas per capita a ser pagas ao RI tem base nestes relatórios. representante especial Rotariano nomeado pelo governador para representá-lo na organização de um novo clube. O Rotary International requer dos representantes especiais que mantenham atualizadas suas informações de contato, para o caso de haver questões ou problemas com os pedidos de admissão dos novos clubes.

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Apêndice 4: Sugestão de programação para as reuniões semanais Tradicionalmente, o representante especial colabora com o presidente do novo clube para organizar e presidir essas reuniões. Use as agendas abaixo como guia para ajudar os associados fundadores a planejar as primeiras reuniões.

Primeira reunião • Pedir aos participantes que se apresentem ao restante do grupo, mencionando a profissão que exercem e o ramo de negócios. Atestar a presença de ex-rotarianos e das pessoas que pretendem se associar ao novo clube.

• Explicar quais são os tipos de serviços humanitários com os quais os rotarianos podem ser envolver.

• Dar uma visão geral sobre a Fundação e seus programas. Distribuir exemplares da publicação Fundação Rotária — Guia de Referência (219-PT). Encomendar exemplares gratuitos em shop. rotary.org.

• Explicar as Quatro Avenidas de Serviços, os elementos de um clube eficaz e outros princípios básicos do Rotary.

• Distribuir exemplares das publicações Isto É Rotary (001-PT) e Noções Básicas do Rotary (595-PT).

Incentivar os presentes a assistir on-line à apresentação interativa sobre o Rotary: Noções Básicas do Rotary (link em Português de www.rotary.org/rotarybasics).

• Convidar o governador do distrito a falar sobre sua função e o papel do distrito.

• Explicar a exigência de 50% de frequência e mencionar onde os associados podem recuperar a frequência da reunião à qual faltaram (veja mais informações em www.rotary.org/pt).

• Explicar sobre a importância de diversidade do quadro associativo e a responsabilidade de os associados trazerem novos membros aos clubes.

• Enfatizar os pré-requisitos para ser rotariano: Entre os associados potenciais qualificados estão: ❑❑ Profissionais atuais ocupando as funções de donos de empresas, executivos ou administradores, bem como aposentados que exerciam cargos nas áreas mencionadas. ❑❑ Líderes comunitários dedicados à prestação de serviços humanitários. ❑❑ Ex-participantes de programas da Fundação Rotária (de acordo com definição do conselho diretor do RI).

Eles devem também: ❑❑ Ter condições de comparecer às reuniões semanais e atender aos requisitos de participação nos projetos comunitários do clube. ❑❑ Residir ou trabalhar nas proximidades do clube. ❑❑ Preencher uma classificação que não esteja muito representada no clube (exceção feita aos ex-participantes de programas da Fundação).

• Explicar as obrigações financeiras com relação ao clube, distrito e RI. • Solicitar o pagamento no valor de US$15 referente à joia de admissão, lembrando os associados que ainda não efetuaram o pagamento.

• Mostrar partes do vídeos Membership Video Set (427-MU) e Isto É Rotary (449-MU).

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• Anunciar e explicar a programação das reuniões subsequentes.

• Encerrar a reunião.

Segunda reunião • Confirmar data, horário e local da reunião semanal.

• Discutir quais são os objetivos e metas do clube, inclusive que tipos de Serviços à Comunidade e Serviços Internacionais associados potenciais podem estar interessados. Considerar reservar um tempo para preencher o Guia para Planejamento Estratégico (disponível no site do RI, ajuda clubes a definir sua visão).

• Fazer um resumo sobre os esforços de erradicação da pólio desenvolvidos pelo Rotary. Mostrar a situação atual do Desafio 200 Milhões de Dólares do Rotary e distribuir distintivos de lapela Elimine a Pólio Agora (988-MUP).

• Explicar o princípio de classificações e procurar preencher o levantamento de classificações das Ferramentas de Avaliação do Clube (disponível no site do RI). Esta atividade tem o propósito de envolver todos os associados e incentivá-los a recrutar profissionais da comunidade para preencher as classificações vagas.

• Anunciar que na próxima reunião os estatutos e o regimento interno recomendado para o clube serão adotados e que os dirigentes do clube e membros do conselho diretor serão eleitos (assumindo que o clube sendo organizado já tenha o mínimo exigido de 20 associados fundadores).

Todos os associados devem vir preparados para votar.

• Mencionar a programação das próximas reuniões.

• Encerrar a reunião.

Terceira reunião Quando 20 ou mais pessoas qualificadas concordarem em tornar-se associados fundadores e efetuar o pagamento da joia de admissão (ao clube), o clube sendo organizado deve eleger seus dirigentes, adotar os estatutos e regimento interno, coletar a joia de admissão (ao RI) de cada associado fundador e preencher o formulário de Pedido de Admissão de Novo Clube. Prepare a terceira reunião conforme a situação em que o clube se encontra.

• Convidar um ex-participante de programa da Fundação para fazer palestra aos associados.

• Definir a localidade do clube e escolher um nome que o identifique à área. (Ter em mente que o nome não é oficial até que obtenha aprovação do conselho diretor do RI; portanto, não imprimir nenhum material com o nome do clube até entrar em contato com o representante da equipe CDS.) • Adotar os Estatutos Prescritos para o Rotary Club.

• Selecionar a semana e o mês para a reunião anual dos dirigentes, a qual deverá ser realizada entre 1° de julho e 31 de dezembro.

• Selecionar o dia e a semana para a reunião mensal do conselho diretor.

• Determinar a joia de admissão ao clube e as cotas per capita anuais. O valor deve cobrir as cotas pagáveis ao distrito e ao RI. Informações sobre joia de admissão e cotas exigidas pelo RI encontramse nas instruções do formulário de pedido de admissão.

• Estruturar as comissões de modo a apoiar as metas e objetivos do clube, com base nas comissões indicadas no Plano de Liderança de Clube.

• Adotar regimento interno que seja consistente com os estatutos e o regimento interno do RI, e estatutos prescritos para o Rotary Club (disponíveis para download em www.rotary.org/pt).

• Eleger os dirigentes do clube.

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Guia para O rgan i zaç ã o d e No vo s C l u be s

Apêndice 5: Lista de verificação para a cerimônia de entrega do diploma de admissão ❑❑ Data selecionada e confirmada ❑❑ Local selecionado e confirmado ❑❑ Orçamento aprovado pelo conselho diretor • Multiplicado preço do ingresso pelo número esperado de participantes • Feita previsão das despesas • Calculada a receita estimada ❑❑ Representantes de Rotary Clubs convidados (com registro detalhado de todos aqueles que aceitaram o convite) ❑❑ Associados do clube padrinho convidados (com registro detalhado de todos aqueles que aceitaram o convite) ❑❑ Representante especial convidado ❑❑ Governador do distrito convidado ❑❑ Elementos da programação planejados • Recepção/encontro informal de companheirismo • Abertura da cerimônia • Boas-vindas • Jantar • Apresentação das pessoas sentadas à mesa principal • Apresentação dos rotarianos visitantes, por clube • Discurso sobre o Rotary • Entrega do diploma de admissão • Aceitação do diploma e discurso do presidente do novo clube • Entrega dos distintivos de lapela aos associados fundadores • Apresentação dos associados do novo clube e respectivos cônjuges • Entrega de presentes pelos outros clubes • Discurso do governador do distrito ou representante especial agradecendo aos participantes

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❑❑ Agenda entregue a todos os participantes indicando o tempo alocado para cada parte da programação ❑❑ Programa comemorativo • Elaboração • Impressão • Exemplar enviado com antecedência a cada participante ❑❑ Publicidade • Comunicados à imprensa enviados a todos os jornais, estações de rádio e televisão • Ingressos de cortesia para o jantar enviados à mídia ❑❑ Convites especiais • Dignitários locais • Todos os administradores atuais e anteriores do RI que residem no distrito • Governador eleito e governador indicado • Representantes de outros clubes de prestação de serviços ❑❑ Logística • Seleção de serviço e cardápio • Inscrição • Comissão de boas-vindas • Ornamentação das mesas • Distribuição dos lugares • Publicações do RI • Recebimento de convidados especiais • Sistema de microfones e alto-falantes • Lugar para guardar casacos • Assistência aos que chegarem atrasados • Iluminação • Ventilação • Estacionamento • Equipamentos e materiais de suporte • Distintivos rotários

Outros detalhes

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Guia para O rgan i zaç ã o d e No vo s C l u be s

Apêndice 6: Modelo de comunicado à mídia Siga as instruções entre colchetes para adaptar este modelo às circunstâncias de seu clube. Dê ao comunicado um título que desperte o interesse de não-rotarianos, por exemplo “Membros da comunidade se unem para melhorar [nome de sua cidade]”. Inclua informações específicas do distrito, e não estenda o comunicado por mais de uma página. Para dicas adicionais sobre como escrever e utilizar comunicados à mídia, acesse www.rotary.org/pt e clique em Associados>Administração do clube>Relações públicas.

One Rotary Center | 1560 Sherman Avenue | Evanston, IL 60201-3698 EUA Contato: [Nome] [E-mail] [Fax e telefone] www.rotary.org/pt COMUNICADO À MÍDIA [Título] [Cidade, Data] — O Rotary International, a organização de prestação de serviços humanitários mais antiga do mundo, fundou recentemente um novo Rotary Club em [cidade]. A cerimônia de entrega do diploma de admissão ocorreu em [data], quando o clube passou oficialmente a integrar esta associação global que conta com mais de 33.000 clubes em cerca de 200 países. Rotary Clubs são integrados por homens e mulheres, representantes dos diversos setores profissionais e empresariais da comunidade, que se reúnem toda semana para discutir assuntos humanitários.

O Rotary Club de [nome do clube] planeja [iniciativas ou projetos locais previstos para o primeiro ano do clube]. O clube se junta à rede global de voluntários do Rotary para melhorar comunidades locais e promover a boa vontade internacional através do patrocínio de projetos, bolsas de estudos, intercâmbios culturais e subsídios para projetos humanitários e de desenvolvimento.

[Inserir citação de algum líder rotário local, como por exemplo: “O Rotary International foi fundado há mais de 100 anos em Chicago, nos EUA, e agora sua influência pode ser sentida em todas as partes do globo. As realizações da organização são um registro inspirador para pessoas de todas as raças, religiões, nacionalidades e posições políticas que desejem colaborar para fazer deste mundo um lugar mais pacífico”.]

O braço filantrópico da associação é a Fundação Rotária do RI, que fornece verbas aos clubes para prestação de serviços humanitários e financia programas de intercâmbio, com o intuito de promover a compreensão internacional e a boa vontade. A Fundação Rotária doa milhões de dólares todos os anos para projetos de clubes e distritos, tanto local quanto internacionalmente. A entidade também patrocina o maior programa internacional privado de bolsas de estudos.

Por mais de 20 anos, o Rotary tem liderado o setor privado nos esforços globais para livrar o mundo da poliomielite. O Desafio 200 Milhões de Dólares do Rotary é a campanha de captação de recursos lançada pelo RI em resposta à doação conjunta de US$355 milhões da Fundação Bill & Melinda Gates para a erradicação da pólio, uma grande validação do sucesso do programa Pólio Plus.

Para obter informações sobre como se associar a um Rotary Club ou ajudar em projetos rotários em sua comunidade, contate [nome do presidente ou secretário do clube].

Fundado em Chicago em 1905, o Rotary International é uma organização integrada por líderes profissionais e empresariais que prestam serviços humanitários e se dedicam ao alcance da paz e boa vontade no mundo. Para mais informações sobre o Rotary, visite www.rotary.org/pt. ### G uia para Organ iz a ç ão d e No v o s Club es

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Clubes também podem adicionar ao comunicado acima: • Citação do novo presidente e suas metas e esperanças para o próximo ano.

• Informações sobre projetos locais e internacionais do clube • Foto de atividade humanitária do novo clube, incluindo nomes das pessoas na foto e descrição do evento

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Guia para Organi za ção de No vo s C l u be s

Formulário de Avaliação da Publicação O RI se empenha para oferecer recursos eficazes aos rotarianos, clubes e distritos, e suas opiniões são fundamentais ao aprimoramento das futuras edições desta publicação. Muito obrigado.

1. Que papel desempenhou ou desempenha na organização do novo clube?

2. Se for governador ou representante especial, como utilizou este manual?

3. O que considerou mais útil?

4. O que considerou menos útil?

5. Que informações adicionaria ao guia?

6. Tem algum comentário ou sugestão?

Informações de contato (opcional) Data: Nome: Rotary Club de

Distrito:

Endereço: Cidade, estado/província, código postal: País: E-mail:

Telefone:

Envie a: Membership Development Division (MD100) Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 EUA Fax: +1-847-866-9446 E-mail: membershipdevelopment@rotary.org G uia para Organ iz a ç ão d e No v o s Club es

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Esta é a edição de 2009 do Guia para Organização de Novos Clubes (808-PT). As informações aqui contidas são baseadas nos Estatutos Prescritos para o Rotary Club, no Regimento Interno Recomendado para o Clube, nos Estatutos e no Regimento Interno do RI e no Código Normativo do Rotary. Qualquer alteração efetuada nos supracitados documentos pelo conselho de legislação de 2010 ou conselho diretor prevalece sobre o apresentado neste manual.

Plano de Liderança de Clube Guia para Planejamento Estratégico Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs Estes materiais devem ser usados juntos.

Faça o download em www.rotary.org.

808-PT–(1209)