ASSEMBLEIA DISTRITALGuia para Líderes

ASSEMBLEIA DISTRITAL Guia para Líderes INCLUI CD-ROM

828-PT—(409)

Esta é a edição de 2009 do Guia para Líderes da Assembleia Distrital, a ser usada nas assembleias distritais de 2010, 2011 e 2012. As informações aqui contidas são baseadas nos Estatutos Prescritos para o Rotary Club, no Regimento Interno Recomendado para o Clube, nos Estatutos e no Regimento Interno do RI, no Código Normativo do Rotary e no Código Normativo da Fundação Rotária, os quais devem ser consultados se necessitar de dados mais detalhados. Alterações a esses documentos que venham a ser efetuadas pelo conselho de legislação ou conselho diretor do RI após sua impressão revogam as normas aqui dispostas.

Este guia foi elaborado pela divisão de capacitação de líderes do Rotary International. Dúvidas ou comentários devem ser enviados a: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 EUA E-mail: leadership.training@rotary.org Tel.: +1-847-866-3000 Fax: +1-847-866-9446

Conteúdo

Planejamento e organização Propósito da assembleia distrita Logística Exemplo de programação Preparação dos líderes de treinamento Como utilizar este guia Como utilizar o roteiro das sessões Avaliação

1 2 4 5 5 6 8

Sessões Sessão plenária de abertura

15

Sessões 1-3 para presidentes eleitos de clube Sessão 1: Oratória Sessão 2: Qualidades de líder Sessão 3: Estudo de caso

17 17 27 37

Sessões 1-3 para secretários de clube Sessão 1: Atribuições e responsabilidades Sessão 2: Definição de metas Sessão 3: Estudo de caso

45 45 57 59

Sessões 1-3 para tesoureiros de clube Sessão 1: Atribuições e responsabilidades Sessão 2: Definição de metas Sessão 3: Estudo de caso

65 65 75 77

Sessões 1-3 para comissões de administração do clube Sessão 1: Atribuições e responsabilidades Sessão 2: Definição de metas Sessão 3: Estudo de caso

83 83 95 107

Sessões 1-3 para comissões de desenvolvimento do quadro social Sessão 1: Atribuições e responsabilidades Sessão 2: Definição de metas Sessão 3: Estudo de caso

113 113 127 139

Sessões 1-3 para comissões de relações públicas Sessão 1: Atribuições e responsabilidades Sessão 2: Definição de metas Sessão 3: Estudo de caso

151 151 163 175

Sessões 1-3 para comissões de projetos de prestação de serviços Sessão 1: Atribuições e responsabilidades Sessão 2: Definição de metas Sessão 3: Estudo de caso

183 183 197 209

Sessões 1-3 para comissões da Fundação Rotária Sessão 1: Atribuições e responsabilidades Sessão 2: Definição de metas Sessão 3: Estudo de caso

217 217 233 245

Sessão 4 Trabalho em equipe: Conclusão do processo de estabelecimento de metas do clube e resolução de problemas

253

Sessão plenária sobre assuntos distritais

267

Sessão plenária de encerramento

269

A seção sobre planejamento e organização desse guia é destinada à comissão distrital de capacitação. Além de fornecer informações logísticas, ela inclui instruções para utilização do guia que devem ser copiadas e distribuídas aos líderes de treinamento. Os segmentos marcados como “Sessões 1 a 3” devem ser encaminhados aos líderes de treinamento que conduzirão as respectivas sessões.

Planejamento e organização

O Guia para Líderes da Assembleia Distrital fornece as informações necessárias à realização do treinamento de acordo com as diretrizes e tópicos recomendados pelo conselho diretor, devendo ser considerado como material de apoio e não um roteiro a ser seguido à risca. Governadores de distrito e a comissão distrital de capacitação devem adaptar o conteúdo de forma a atender às necessidades dos participantes, inserindo exemplos locais, reformulando as perguntas e os pontos-chave e modificando a programação, sempre que apropriado.

Este guia é produzido em nove idiomas e enviado a todos os distritos rotários, estando disponível em versão impressa e em CD-ROM. Os slides incluídos no CD podem ser adaptados às características de cada distrito e apresentados em projetor multimídia ou impressos para uso em retroprojetor ou distribuição aos participantes.

Para mais informações sobre o treinamento e a logística do evento, consulte o Manual de Capacitação Distrital (246-PT).

Propósito da assembleia distrital O propósito da assembleia distrital é: • Preparar os líderes entrantes de clube a formar a equipe de líderes e exercer seu mandato eficazmente.

• Oferecer a governadores eleitos, bem como a governadores assistentes e comissões distritais entrantes, a oportunidade de motivar as equipes de líderes dos clubes e de estabelecer uma relação de trabalho com eles.

Os seguintes tópicos devem ser tratados na assembleia distrital: • Lema do RI • Atribuições e responsabilidades

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1

• Normas e procedimentos • Seleção e treinamento da equipe de líderes • Definição de metas anuais e de longo prazo • Recursos • Trabalho em equipe • Oratória (somente nas sessões para presidentes eleitos) • Qualidades de líder (somente nas sessões para presidentes eleitos)

Logística A assembleia distrital deve ser realizada anualmente, de preferência em abril ou maio, após o seminário de treinamento de presidentes eleitos (PETS).

Os participantes incluem: • Presidentes eleitos de clube (devem tomar parte do PETS e da assembleia distrital) • Secretários entrantes de clube • Tesoureiros entrantes de clube • Presidentes entrantes de comissão de clube (especialmente de desenvolvimento do quadro social, relações públicas, administração do clube, projetos de prestação de serviços e Fundação Rotária) A organização deve ser feita pelos: • Governador eleito de distrito (responsável pela programação geral) • Governador de distrito (auxilia o governador eleito) • Membros da comissão distrital de capacitação (planejam e conduzem o seminário sob a supervisão do governador eleito) • Líderes de treinamento da assembleia distrital −− Presidentes de comissão distrital (responsáveis por liderar os grupos de discussão relacionados a suas áreas funcionais) −− Governadores assistentes (responsáveis por reunir-se com as equipes de líderes dos clubes a eles designados para discutir as metas de tais clubes) −− Ex-governadores, se apropriado (encarregados de liderar grupos de discussão)

Materiais O Manual do Presidente de Clube (222-PT), Manual do Secretário do Clube (229-PT), Manual do Tesoureiro do Clube (220-PT) e os cinco manuais que compõem o Manual das Comissões de Clube (226-PT) são partes integrais da assembleia distrital. Os líderes de clubes devem ler estes materiais antes de comparecer à assembleia e lembrar de levá-los consigo ao treinamento.

2

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Promoção É importante mostrar aos líderes entrantes de clube a importância do seminário. O governador deve incluir materiais promocionais e informativos sobre o PETS no site do distrito e em sua carta mensal e contar com uma pessoa de contato que possa atender àqueles que solicitem detalhes adicionais. Governadores assistentes e outros encarregados de auxiliar o governador de distrito na promoção do seminário devem: • Enviar com pelo menos dois meses de antecedência carta-convite e materiais de inscrição aos presidentes eleitos, e mandar lembretes ao aproximar-se a data do treinamento.

• Entrar em contato com os presidentes eleitos por telefone ou e-mail.

Programação A programação da assembleia distrital tem o propósito de possibilitar que presidentes eleitos de clube expandam os conhecimentos e habilidades adquiridos no seminário de treinamento de presidentes eleitos de clube (PETS), e preparar líderes entrantes de clube para exercer seu mandato. Os participantes são separados em grupos durante as sessões 1, 2 e 3, mas voltam a se reunir na sessão 4, na qual cada presidente eleito e demais líderes do mesmo clube desenvolvem um plano de ação para apoiar as metas do clube e identificam problemas e soluções.

O quadro abaixo oferece um panorama do programa da assembleia distrital.

A agenda completa encontra-se na página 4.

Sessão 1 Sessão 2 Sessão 3 Sessão 4

Presidentes eleitos Oratória

Líderes de clube Atribuições e responsabilidades Qualidades de líder Definição de metas Estudo de caso Estudo de caso Trabalho em equipe: Conclusão do processo de estabelecimento de metas e resolução de problemas

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3

4

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Início

Término

Refeição Sessão 3 Estudo de caso Intervalo Sessão 4 Trabalho em equipe: Conclusão do processo de estabelecimento de metas Resolução de problemas

8 sessões simultâneas Todos 6 sessões simultâneas Todos 8 sessões simultâneas Todos Todos (participantes trabalham em equipe) Todos Todos Todos

60

15

60

60

60

15

60

15

30

45

Sessão 2 Qualidades de líder

Sessão 1 Oratória

Todos

10

Relações públicas

Todos

Admissão

Projetos de prestação de serviços

Intervalo

Intervalo Sessão 2 Definição de metas e recursos

Sessão 1 Atribuições e responsabilidades Seleção dos membros da comissão

Sessão plenária de encerramento Sessão de perguntas e respostas Observações finais do governador eleito de distrito Avaliação

Sessão plenária sobre assuntos distritais

Reúnem-se com a comissão de administração de clubes

Sessão 1 Atribuições e responsabilidades

Sessão plenária de abertura Pronunciamento do governador eleito de distrito e apresentação do lema do RI Transferência para as salas dos grupos de discussão

Refeições e inscrições (opcional)

Administração de clubes

30

Tesoureiro

Todos

Secretário

60

Presidente eleito

Grupos

Grupos de comissões

Duração (minutos)

Grupos de dirigentes

Este guia foi elaborado para auxiliar na condução das sessões aqui sugeridas.

Exemplo de programação

Fundação Rotária

Adapte esta agenda de modo a atender às necessidades do distrito e incluir intervalos, refeições e outros detalhes, conforme apropriado. Caso novos tópicos sejam adicionados, elabore roteiros que ajudem o líder de treinamento a conduzir as respectivas sessões.

Considere os seguintes pontos: • Enfatize os tópicos de maior importância utilizando exemplos específicos ao clube e ao distrito.

• Utilize técnicas de treinamento apropriadas à cultural local.

• Aumente o interesse pela programação usando formatos variados, inclusive painéis de discussão, apresentações audiovisuais e atividades em grupos (veja “Atividades interativas” na página 7).

Preparação dos líderes de treinamento Os líderes de treinamento selecionados para facilitar as discussões costumam ter diferentes níveis de conhecimento e a padronização do que é ensinado garante uniformidade e coerência no desempenho de suas funções. A comissão distrital de capacitação deve planejar e conduzir esse treinamento pelo menos duas semanas antes da assembleia distrital visando enfocar técnicas para facilitar grupos de discussões e dar oportunidade para que os líderes de treinamento possam praticar conduzindo uma das sessões.

Mais informações sobre o assunto podem ser encontradas no Manual de Capacitação Distrital (246-PT). Os seguintes materiais devem ser usados na preparação dos líderes de treinamento: Antes da assembleia: • Como usar os roteiros das sessões (páginas 6-7) • Roteiros e slides das sessões que estarão facilitando • Cópia da programação da assembleia Durante a assembleia • Flipchart e marcadores

Como utilizar este guia Os líderes de treinamento são incentivados a adaptar as sessões conforme seus próprios conhecimentos e experiências de modo a oferecer uma programação relevante aos clubes do distrito. A versão eletrônica deste guia está disponível para ajudar na adaptação do conteúdo. Antes de usar os slides, inclua o número de seu distrito e introduza as modificações que considerar apropriadas. Poderá ainda adicionar fotografias ilustrativas de atividades e projetos distritais.

Este guia contém também roteiros para sessões plenárias e discussões facilitadas.

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5

Roteiros para sessões plenárias O roteiro das sessões de abertura e de encerramento sugerem tópicos para os discursos do governador eleito. Tais roteiros devem ser adaptados aos clubes do distrito.

Roteiros para discussões facilitadas Esta técnica motiva os presentes a compartilhar conhecimentos e experiências e a aprender com seus colegas. Os roteiros para estas sessões fornecem diretrizes de como conduzir os grupos de discussão. Os líderes de treinamento devem ser flexíveis e garantir o bom ritmo das discussões, certificando-se ao mesmo tempo de que o tópico seja devidamente abordado.

Para mais informações sobre o assunto, consulte o Manual de Capacitação Distrital (246-PT).

Os participantes devem preparar-se para a assembleia utilizando o Kit para Dirigente de Clube e respondendo às perguntas apresentadas nos apêndices. Presidentes eleitos devem levar ao treinamento o esboço das Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs elaborado durante o PETS e estar prontos para discutir as questões apresentadas. Além disso, todos devem ter em mãos na assembleia distrital os manuais referentes à sua função (ver “Materiais”).

Como utilizar o roteiro das sessões As sessões possuem formato padronizado e contêm os seguintes itens:

Questões para discussão Exemplos de perguntas que os líderes de treinamento podem formular aos participantes com o intuito de incentivar debates sobre determinado conceito. Algumas das questões para discussão deste guia foram incluídas nos manuais do Kit para Dirigente de Clube com vistas a auxiliar os participantes a se preparar para a assembleia distrital.

Possíveis respostas São exemplos de respostas que podem ser dadas pelos participantes a determinada questão. Os líderes de treinamento podem usá-las para estimular o debate se o grupo tiver dificuldades em expor seus pareceres. Nem todas as respostas precisam ser apresentadas à plateia.

Pontos-chave Os pontos-chave ajudam os líderes de treinamento a enfatizar conceitos importantes. Os líderes de treinamento são incentivados a explicar os pontoschave em suas próprias palavras.

Lembretes ao instrutor Contêm informações, sugestões e instruções para ajudar os líderes de treinamento a facilitar as discussões.

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Avisos para projetar slides Indicam quando um slide deve ser projetado de forma a dar início a uma sessão ou listar pontos-chave. Os slides encontram-se no CD-ROM que acompanha esta publicação e também estão disponíveis para download no site www.rotary.org, podendo ser modificados para atender às necessidades do distrito. Inclua fotografias ou gráficos ao adaptar os slides para o distrito.

Avisos sobre folhas-tarefa Indicam aos líderes de treinamento quando fazer referência às folhas-tarefa localizadas no final de cada sessão.

Atividades interativas Os líderes de treinamento podem decidir incorporar atividades interativas com o propósito de manter o interesse do grupo na sessão. Esta técnica permite que os participantes expressem suas ideias e vejam como aplicar na prática o que aprenderam. O equilíbrio entre discussões facilitadas e interação ajudará a maximizar a retenção do que está sendo apresentado.

Exemplos de atividades: • Conhecer os colegas Os participantes falam sobre si próprios ou a respeito de um tópico prédeterminado para que possam se conhecer e ao mesmo tempo iniciar discussões sobre o assunto programado para a sessão. Esta técnica promove a participação e propicia um ambiente de aprendizado mais informal.

• Discussão com parceiro Cada participante analisa independentemente determinada questão, a discute com um parceiro e depois, se houver tempo, apresenta suas ideias ao grupo inteiro. Esta técnica garante que todos os participantes tenham a oportunidade de expor suas opiniões.

• Votação Em uma lista de tópicos escritos no flipchart, os participantes assinalam uma ou duas opções de sua preferência. Esta atividade permite acessar rapidamente as principais necessidades e preocupações dos participantes.

• Pequenos grupos Os participantes são divididos em pequenos grupos para possibilitar melhor diálogo e interação durante a sessão. A formação dos grupos pode ser aleatória ou ter base em interesses comuns, como hobbies.

• Dramatização Os participantes atuam em papéis específicos para demonstrar determinada ideia ou situação. Esta técnica funciona melhor com pequenos grupos, nos quais as pessoas não se sentem tão inibidas.

• Atividade de encerramento No final da sessão, participantes escolhem um dos itens que aprenderam e definem que ação irão tomar em função dos conhecimentos adquiridos. Esta atividade faz com que os participantes reflitam sobre o que foi aprendido e sobre o que irão fazer para colocar as ideias em prática.

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Avaliação A avaliação é um aspecto essencial de qualquer programa de treinamento, pois permite conhecer o grau de satisfação dos participantes e instrutores e serve de base para melhorias nos métodos de ensino.

Os líderes de treinamento da assembleia distrital também devem avaliar o conteúdo e a logística do treinamento e a eficácia da preparação que receberam. O exemplo de avaliação pelos líderes de treinamento (páginas 9-13) deve ser preenchido após estes conduzirem as sessões, quando poderão avaliar tanto como foram preparados para atuar na assembleia distrital quanto o encontro em si. Estes formulários podem ser adaptados conforme necessário.

As informações coletadas através das avaliações feitas pelos participantes e pelos líderes de treinamento devem ser transmitidas ao governador eleito e ao instrutor distrital do ano do mandato deste, para que a assembleia distrital do ano seguinte possa ser aprimorada.

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Exemplo de avaliação pelos participantes da assembleia distrital Agradecemos o preenchimento deste formulário. Sua opinião é vital à avaliação do sucesso dos métodos de treinamento empregados e contribuirá ao aprimoramento das próximas assembleias distritais.

Dados do participante Para dirigentes de clube apenas Assinale o cargo que assumirá em 1º de julho.

Presidente

Secretário

Presidente de comissão

Outro

Tesoureiro

Para presidentes de comissão apenas Assinale a comissão que assumirá em 1º de julho.

Administração

Desenvolvimento do quadro social

Projetos de prestação de serviços

Fundação Rotária

Relações públicas Outra

Programas Avalie seu conhecimento sobre os tópicos a seguir utilizando a escala de pontuação indicada:

Para presidentes eleitos apenas: TÓPICO

ANTES DA ASSEMBLEIA DISTRITAL

Nenhum conhecimento

Algum conhecimento

Vasto conhecimento

APÓS A ASSEMBLEIA DISTRITAL

Nenhum conhecimento

Algum conhecimento

Vasto conhecimento

Oratória Qualidades de líder

Outros líderes de clube TÓPICO

ANTES DA ASSEMBLEIA DISTRITAL

Nenhum conhecimento

Algum conhecimento

Vasto conhecimento

APÓS A ASSEMBLEIA DISTRITAL

Nenhum conhecimento

Algum conhecimento

Vasto conhecimento

Atribuições e responsabilidades Seleção dos membros das comissões Definição de metas Uso de recursos

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9

Apresentação da programação Avalie os itens abaixo utilizando o critério indicado:

Concordo

Concordo até certo ponto

Discordo até certo ponto

Discordo

Não se aplica

Os discursos nas sessões plenárias foram inspiradores.

Os líderes de treinamento foram eficazes na facilitação dos grupos de discussão.

Um número adequado de técnicas de treinamento foi usado durante o seminário.

Os slides contribuíram ao aprendizado.

Os manuais de referência foram úteis.

Os tópicos dos grupos de discussão foram relevantes para mim como líder.

Estou preparado para exercer meu mandato como líder de clube.

O grupo apresentou ideias práticas que eu gostaria de utilizar em meu clube.

A equipe do meu clube trabalhou eficazmente.

Sei onde e como encontrar as ferramentas necessárias para alcançar as metas do clube.

Serei capaz de aplicar muito do que aprendi durante a assembleia distrital.

A equipe de líderes distritais é uma boa fonte de informações.

A assembleia distrital me ajudou a compreender melhor a estrutura organizacional do meu distrito.

No espaço abaixo, ofereça sugestões para aprimoramento dos tópicos a ser discutidos em futuras assembleias distritais.

10

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Logística Avalie os itens abaixo utilizando o critério indicado:

Concordo

Concordo até certo ponto

Discordo até certo ponto

Discordo

Não se aplica

Recebi a notificação sobre a assembleia com a devida antecedência.

Recebi as informações necessárias no kit de inscrição.

A data da assembleia foi conveniente O local da assembleia foi conveniente.

Comentários e sugestões adicionais:

Eu gostaria de obter mais informações sobre:

Nome (opcional): Nome do Rotary Club (opcional): Informações de contato (opcional): Agradecemos sua colaboração.

ASSEMBLEIA DISTRITAL — GUIA PARA LÍDERES

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Exemplo de avaliação pelos líderes de treinamento da assembleia distrital Seus comentários sobre os treinamentos que recebeu e conduziu, bem como a respeito da programação e dos materiais utilizados são inestimáveis e ajudarão a aprimorar o evento para o próximo ano.

Agradecemos sua participação e o preenchimento deste questionário.

Que sessões coordenou? (marque todas as opções aplicáveis) Sessões Presidente eleito de clube

1

2

3

Secretário de clube

1

2

3

Tesoureiro de clube

1

2

3

Comissão de administração de clube

1

2

3

Comissão de desenvolvimento do quadro social

1

2

3

Comissão de relações públicas

1

2

3

Comissão de projetos de prestação de serviços

1

2

3

Comissão da Fundação Rotária

1

2

3

Exercício de trabalho em equipe

4

Sessões Avalie os itens abaixo utilizando o critério indicado

Concordo

Concordo até certo ponto

Discordo até certo ponto

Foi fácil de usar o Guia para Líderes da Assembleia Distrital (828-PT).

Tive tempo suficiente para prepararme para a assembleia distrital.

O tempo dedicado a cada sessão foi suficiente.

Relacione os tópicos aos quais não foi dedicado tempo suficiente:

Nas sessões em que fui o facilitador, os participantes estavam bem preparados para discutir os tópicos.

A duração do evento foi adequada.

12

ASSEMBLEIA DISTRITAL — GUIA PARA LÍDERES

Discordo

Não se aplica

Concordo

Concordo até certo ponto

Discordo até certo ponto

Discordo

Não se aplica

Concordo até certo ponto

Discordo até certo ponto

Discordo

Não se aplica

Os roteiros das sessões foram eficazes nos grupos de discussão.

Os participantes das sessões em que fui facilitador entenderam os materiais apresentados.

Os métodos de treinamento incentivaram a participação.

Os slides apresentados facilitaram o aprendizado.

Os materiais informativos facilitaram o aprendizado.

Logística Avalie os itens abaixo utilizando o critério indicado:

Concordo O tamanho das salas dos grupos de discussão foi adequado.

A data do treinamento foi conveniente.

O local foi conveniente.

Relacione os tópicos que deveriam ter sido incluídos na assembleia.

Como a assembleia distrital poderia ser aperfeiçoada?

Comentários adicionais:

Agradecemos sua colaboração.

ASSEMBLEIA DISTRITAL — GUIA PARA LÍDERES

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Sessão plenária de abertura (30 minutos)

A sessão plenária de abertura define o tom do seminário e é a primeira oportunidade de o governador eleito se dirigir aos participantes. Os discursos devem ser informativos, motivadores e inspiradores, e o governador eleito deve usar os slides abaixo durante a abertura do treinamento.

Materiais Slides 1-5

Propósito SLIDE 1 • Explique como a assembleia distrital irá preparar os líderes de clube.

Bem-vindos à assembleia distrital!

• Comente qual será a agenda do seminário, provendo inclusive informações logísticas.

Assembleia Distrital - 2009 | 1

Distrito XXXX

Apresentação do lema do RI SLIDE 2

Lema do RI

• Explique como o lema está relacionado à sua visão para o distrito no ano rotário entrante.

Inserir lema e logotipo do RI.

• Forneça exemplos de como os clubes podem aplicar o lema a projetos e atividades.

Assembleia Distrital - 2009 | 2

Distrito XXXX

Metas do distrito SLIDE 3

Metas do distrito

• Descreva as metas do presidente eleito do RI para clubes e distritos no ano entrante.

Inserir metas do distrito.

• Informe quais são as metas distritais estabelecidas para o ano entrante.

Assembleia Distrital - 2009 | 3

Distrito XXXX

• Discuta projetos e atividades que são relacionados às metas ou as apoiam.

Sessão plenária de abertura

15

• Dê exemplos de como as metas do clube podem alinhar-se às metas distritais.

• Explique como os líderes e os clubes podem trabalhar juntos para alcançar as metas.

• Descreva como líderes distritais podem colaborar com os clubes para o alcance das metas.

Plano de Liderança de Clube Plano de Liderança de Clube O propósito deste plano é proporcionar uma estrutura administrativa que fortaleça os Rotary Clubs e os tornem eficazes.

SLIDE 4 • Explique o objetivo do Plano de Liderança de Clube.

• Pergunte quais clubes do distrito implementaram o Plano de Liderança de Clube.

• Explique como o plano pode fortalecer os Rotary Clubs.

Assembleia Distrital - 2009 | 4

Distrito XXXX

Objetivo do Rotary e as Avenidas de Serviços SLIDE 5

Avenidas de Serviços

• Discuta como as metas de clube e distrito possibilitam o alcance do Objetivo do Rotary através das Avenidas de Serviços.

• Explique como os líderes distritais ajudarão os clubes a alcançar o Objetivo do Rotary.

Assembleia Distrital - 2009 | 5

Distrito XXXX

Logística

• Apresente a programação do seminário, inclusive o horário dos intervalos e refeições.

16

Sessão plenária de abertura

OBSERVAÇÕES

Sessão 1: Presidentes eleitos de clube Oratória (60 minutos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Compreender noções básicas de oratória.

2. Identificar maneiras de aprimorar habilidades de comunicação através de atividades práticas

Roteiro da sessão Introdução 10 minutos Oratória 15 minutos Exercícios 30 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 6. Título da sessão 1 7. Objetivos 8. Dicas de preparação 9. Dicas de oratória 10. Objetivos

Folhas-tarefa 1. Oratória 2. Resumo

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito.

• Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Presidente de Clube (222-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 1: presidentes eleitos de clube — Oratória

17

OBSERVAÇÕES

Introdução PROJETE O SLIDE 6 Título da sessão 1

(10 MINUTOS) DAS

ÀS

Sessão 1: Oratória

Lembretes ao instrutor • Apresente-se aos participantes e explique sua função de facilitador.

Assembleia Distrital - 2009 | 6

Distrito XXXX

• Informe as regras que o grupo deverá seguir para que as discussões sejam eficazes, tais como evitar interrupções quando um participante estiver falando, ouvir com boa vontade todos os comentários e limitar o uso de telefones celulares.

• Considere começar a sessão com uma atividade para “quebrar o gelo” relacionada ao tópico em questão.

• Apresente os objetivos desta sessão aos participantes.

• Peça aos participantes que consultem o resumo da sessão e sugira que façam anotações.

PROJETE O SLIDE 7 Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 2 Resumo

Objetivos • Compreender noções básicas de oratória.

• Identificar maneiras de aprimorar habilidades de comunicação através de atividades práticas.

Assembleia Distrital - 2009 | 7

Lembrete ao instrutor • Avalie o conhecimento e a experiência dos participantes formulando as perguntas abaixo e facilitando a discussão de forma apropriada.

18

Sessão 1: presidentes eleitos de clube — Oratória

Distrito XXXX

Alguém aqui já serviu como presidente de clube?

Que experiências tiveram em oratória?

OBSERVAÇÕES

Sessão 1: presidentes eleitos de clube — Oratória

19

OBSERVAÇÕES

Oratória

(15 MINUTOS) DAS

ÀS

Por que a oratória é importante para os presidentes de clube?

Pontos-chave • Presidentes de clube se dirigem aos sócios semanalmente.

• Presidentes de clube servem como porta-vozes dos clubes e do Rotary.

Como devem preparar-se para uma apresentação?

PROJETE O SLIDE 8 Dicas de preparação

Ponto-chave • Antes de uma apresentação os presidentes de clube devem: –– Conhecer bem o assunto a ser apresentado.

–– Identificar os tópicos principais.

–– Fazer anotações sempre que necessário.

–– Preparar audiovisuais conforme apropriado.

–– Ensaiar o que vão dizer.

Que diretrizes vocês devem seguir ao usar recursos audiovisuais?

20

Sessão 1: presidentes eleitos de clube — Oratória

Dicas de preparação • Conheça bem o assunto a ser apresentado.

• Identifique os tópicos principais.

• Faça anotações sempre que necessário.

• Prepare audiovisuais conforme apropriado.

• Ensaie o que vai dizer.

Assembleia Distrital - 2009 | 8

Distrito XXXX

OBSERVAÇÕES

Ponto-chave • Para preparar recursos audiovisuais eficazes, os presidentes de clube devem: –– Limitar a quantidade de texto.

–– Usar letras que facilitem a leitura.

–– Usar gráficos para ilustrar certos tópicos.

Que dicas poderiam oferecer com relação a oratória?

PROJETE O SLIDE 9 Dicas de oratória

Dicas de oratória

Ponto-chave • Para assegurar a eficácia da apresentação os presidentes de clube devem

• Utilize exemplos para ilustrar pontos principais.

• Não exceda o tempo concedido.

• Evite ler suas anotações durante a apresentação.

• Mantenha postura adequada e estabeleça contato visual.

• Fale claramente, variando o tom de voz.

• Mostre-se descontraído e confiante.

Assembleia Distrital - 2009 | 9

Distrito XXXX

–– Utilizar exemplos para ilustrar pontos principais.

–– Não exceder o tempo concedido.

–– Evitar ler suas anotações durante a apresentação.

–– Manter postura adequada e estabelecer contato visual.

–– Falar claramente, variando o tom de voz.

–– Mostrar-se descontraído e confiante.

Como poderão manter-se descontraídos e confiantes ao se apresentar em público?

Sessão 1: presidentes eleitos de clube — Oratória

21

OBSERVAÇÕES

Exercícios PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 1 Oratória

Lembretes ao instrutor • Nesta atividade de 30 minutos de duração, dê aos participantes entre 5 e 10 minutos para preparar sua apresentação e 15 a 20 minutos para apresentar-se e ouvir os comentários do grupo.

• Explique a atividade.

• Peça aos participantes para formar grupos de três pessoas.

• Se tiver tempo, peça aos grupos para contarem suas observações aos outros participantes.

22

Sessão 1: presidentes eleitos de clube — Oratória

(30 MINUTOS) DAS

ÀS

OBSERVAÇÕES

Revisão

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados.

Responda às perguntas apresentadas.

• Usando a folha de resumo, peça que contem algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado desta sessão. Os participantes poderão se dirigir à pessoa que estiver ao seu lado ou ao grupo inteiro.

• Agradeça aos participantes.

Objetivos

PROJETE O SLIDE 10 Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 2 Resumo

• Compreender noções básicas de oratória.

• Identificar maneiras de aprimorar habilidades de comunicação através de atividades práticas.

Assembleia Distrital - 2009 | 10

Distrito XXXX

Encerramento

Sessão 1: presidentes eleitos de clube — Oratória

23

Folha-tarefa 1: Oratória

OBSERVAÇÕES

Você foi convidado por um canal de televisão local para fazer uma declaração breve (no máximo 3 minutos) sobre um dos três assuntos a seguir: a) um projeto de prestação de serviços do seu clube, b) o motivo pelo qual você entrou para o Rotary ou c) o próximo evento de arrecadação de fundos do seu clube. Faça um esboço da sua declaração no espaço abaixo. Esteja pronto para falar ao grupo.

Pense nas técnicas de oratória discutidas quando for preparar sua apresentação.

Os participantes devem fazer suas declarações e ouvir a avaliação dos outros integrantes do grupo.

Use as seguintes perguntas como guia para a sua avaliação. Se tiver tempo, peça que os grupos contem suas observações aos outros participantes

Declaração:

24

Sessão 1: presidentes eleitos de clube — Oratória

Avaliação 1. As informações fornecidas foram suficientes?

OBSERVAÇÕES

2. Descreva a voz do apresentador. O apresentador variou seu tom de voz? A declaração foi feita com clareza?

3. O apresentador pareceu conhecer bem o assunto?

4. De que maneira ele usou suas anotações durante a declaração?

5. O apresentador pareceu descontraído e confiante? Por que você diz isso?

6. O ritmo da declaração foi adequado? A quantidade de tempo disponível foi respeitada?

7. Que outras observações ou dicas você poderia oferecer?

Sessão 1: presidentes eleitos de clube — Oratória

25

Folha-tarefa 2: Resumo

OBSERVAÇÕES

Observações

Oratória Aprendi . . .

Irei . . .

26

Sessão 1: presidentes eleitos de clube — Oratória

Contatos

OBSERVAÇÕES

Sessão 2: Presidentes eleitos de clube Qualidades de líder (60 minutos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Identificar as principais funções dos líderes.

2. Colocar em prática as qualidades de líder inerentes ao papel de presidente de clube.

Roteiro da sessão Introdução 5 minutos Qualidades de líder 45 minutos Recursos 5 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 11. Título da sessão 2 12. Objetivos 13. Qualidades de um bom líder 14. Recursos 15. Objetivos

Folhas-tarefa 3. Qualidades de líder 4. Resumo

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito.

• Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Presidente de Clube (222-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 2: presidentes eleitos de clube — Qualidades de líder

27

OBSERVAÇÕES

Introdução PROJETE O SLIDE 11 Título da sessão 2

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Sessão 2: Qualidades de líder

Lembretes ao instrutor • Apresente os objetivos da sessão aos participantes.

Assembleia Distrital - 2009 | 11

Distrito XXXX

• Peça aos participantes que consultem o resumo da sessão e sugira que façam anotações.

PROJETE O SLIDE 12 Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 4 Resumo

Objetivos • Identificar as principais funções dos líderes.

• Colocar em prática as qualidades de líder inerentes ao papel de presidente de clube.

Assembleia Distrital - 2009 | 12

28

Sessão 2: presidentes eleitos de clube — Qualidades de líder

Distrito XXXX

OBSERVAÇÕES

Qualidades de líder

(45 MINUTOS) DAS

ÀS

Ponto-chave • Os presidentes devem liderar os sócios de seus clubes para que eles alcancem o Objetivo do Rotary.

Quem vocês consideram um grande líder? Por quê?

Que qualidades são inerentes aos grandes líderes?

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 3 Qualidades de líder

Lembrete ao instrutor • Dê cinco minutos aos participantes para que completem a primeira parte da folha-tarefa.

PROJETE O SLIDE 13 Qualidades de um bom líder

Qualidades de um bom líder • • • •

Visão Motivação Organização Comunicação

Assembleia Distrital - 2009 | 13

Sessão 2: presidentes eleitos de clube — Qualidades de líder

Distrito XXXX

29

Ponto-chave • Liderança eficaz requer: –– Visão — Estabelecer uma rota de longo prazo para o clube e identificar projetos e atividades para o ano.

–– Motivação — Inspirar e liderar os sócios para que trabalhem juntos pelo alcance das metas do clube.

–– Organização — Certificar-se de que os sócios do clube estão cientes de suas responsabilidades e cronogramas.

–– Comunicação — Transmitir informações rotárias ao clube e encaminhar dados sobre o clube ao distrito e ao RI.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 3 Qualidades de líder

Lembretes ao instrutor • Dê 20 minutos para a segunda parte desta atividade, sendo que 10 são para os participantes completarem a segunda parte da folha-tarefa individualmente e 10 para formarem pequenos grupos e discutirem suas respostas.

• Explique o propósito da atividade.

• Se tiver tempo, peça aos grupos para contarem suas observações aos outros participantes.

Que desafios relacionados à liderança esperam enfrentar no próximo ano?

Como poderão superar tais desafios?

30

Sessão 2: presidentes eleitos de clube — Qualidades de líder

OBSERVAÇÕES

OBSERVAÇÕES

Recursos

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Que recursos podem usar para ajudálos a se preparar para ocupar sua nova posição de líder?

PROJETE O SLIDE 14 Recursos

Recursos

Ponto-chave • Os recursos disponíveis a presidentes de clubes incluem: –– Manual do Presidente de Clube (222-PT)

Assembleia Distrital - 2009 | 14

Distrito XXXX

–– Capacitação de Líderes — Guia para Elaboração de Programa (250-PT) –– Plano de Liderança de Clube (245-PT)

Quem pode exercer o papel de mentor para ajudá-los em seu novo cargo?

Possíveis respostas —— Ex-presidente do clube —— Governador assistente —— Outros presidentes de clubes do distrito —— Dirigentes do clube

Sessão 2: presidentes eleitos de clube — Qualidades de líder

31

Como irão trabalhar com seus mentores?

Possíveis respostas —— Reunindo-se com eles regularmente para discutir a situação do clube.

—— Convidando-os a assistir as assembleias do clube para oferecer sugestões.

32

Como vocês poderão ajudar a preparar o presidente eleito do clube para seu novo cargo?

Sessão 2: presidentes eleitos de clube — Qualidades de líder

OBSERVAÇÕES

OBSERVAÇÕES

Revisão

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados.

Responda às perguntas apresentadas.

• Usando a folha de resumo, peça que contem algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado desta sessão. Os participantes poderão se dirigir à pessoa que estiver ao seu lado ou ao grupo inteiro.

• Agradeça aos participantes.

Objetivos

PROJETE O SLIDE 15 Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 4 Resumo

• Identificar as principais funções dos líderes.

• Colocar em prática as qualidades de líder inerentes ao papel de presidente de clube.

Assembleia Distrital - 2009 | 15

Distrito XXXX

Encerramento

Sessão 2: presidentes eleitos de clube — Qualidades de líder

33

Folha-tarefa 3: Qualidades de líder

OBSERVAÇÕES

Relacione a seguir qualidades inerentes a líderes eficazes:

Nos espaços abaixo, liste quatro características de líderes que você acha que precisa melhorar e descreva como pretende fazê-lo.

34

Característica:

Característica:

Vou melhorar da seguinte maneira:

Vou melhorar da seguinte maneira:

Característica:

Característica:

Vou melhorar da seguinte maneira:

Vou melhorar da seguinte maneira:

Sessão 2: presidentes eleitos de clube — Qualidades de líder

Folha-tarefa 4: Resumo

OBSERVAÇÕES

Observações

Qualidades de líder

Contatos

Aprendi . . .

Irei . . .

Sessão 2: presidentes eleitos de clube — Qualidades de líder

35

OBSERVAÇÕES

Sessão 3: Presidentes eleitos de clube Estudo de caso (60 minutos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em seus clubes.

Roteiro da sessão Introdução 5 minutos Estudo de caso 50 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 16. Título da sessão 3 17. Objetivo

Folha-tarefa 5. Estudo de caso: Presidentes eleitos de clube

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Você poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito • Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Presidente de Clube (222-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 3: presidentes eleitos de clube — Estudo de caso

37

OBSERVAÇÕES

Introdução PROJETE O SLIDE 16 Título da sessão 3

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Sessão 3: Estudo de caso

Lembrete ao instrutor • Apresente os objetivos da sessão aos participantes.

Assembleia Distrital - 2009 | 16

Distrito XXXX

Objetivo

PROJETE O SLIDE 17 Objetivo

Identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em seus clubes.

Assembleia Distrital - 2009 | 17

38

Sessão 3: presidentes eleitos de clube — Estudo de caso

Distrito XXXX

OBSERVAÇÕES

Estudo de caso

(50 MINUTOS) DAS

ÀS

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 5 Estudo de caso: Presidentes eleitos de clube

Lembretes ao instrutor • Dê 30 minutos para os grupos discutirem e criarem seu plano de ação e 10 minutos para o apresentarem ao grupo.

• Explique a atividade.

• Divida os participantes em grupos de cinco ou seis.

• Peça a cada grupo que indique uma pessoa para anotar as idéias discutidas.

• Dê 10 minutos adicionais para os participantes responderem à pergunta a seguir e discutirem com o grupo.

O que vocês aprenderam que pode ser usado no seu clube?

Sessão 3: presidentes eleitos de clube — Estudo de caso

39

OBSERVAÇÕES

Revisão

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados.

Responda às perguntas apresentadas • Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 17 Objetivo

Objetivo Identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em seus clubes.

Encerramento Assembleia Distrital - 2009 | 17

40

Sessão 3: presidentes eleitos de clube — Estudo de caso

Distrito XXXX

Folha-tarefa 5: OBSERVAÇÕES Estudo de caso: Presidentes eleitos de clube Leia o estudo de caso abaixo e crie um plano detalhado para o presidente do Rotary Club de Park City South usando a tabela na próxima página. Considere as seguintes questões ao desenvolver o plano.

Fundado há 75 anos, o Rotary Club de Park City South tem atualmente 50 sócios. Nos últimos três anos, cinco foram admitidos e 12 deram baixa um ano após tornarem-se rotarianos. Como atividade de orientação, o clube apresenta aos novos sócios um distintivo do Rotary e um exemplar da publicação ABC do Rotary durante a cerimônia de admissão.

Os três últimos presidentes do clube fizeram parte do quadro social por menos de cinco anos. O clube tem 18 comissões, muitas das quais produzem pouco e são integradas por apenas um membro.

A maioria dos sócios comparece às reuniões semanais, mas um terço deles se retira após a refeição e, consequentemente, não participa da apresentação do palestrante. A programação da reunião semanal normalmente inclui a participação de membros do governo local que oferecem novidades da comunidade, empresários que querem promover suas empresas ou representantes de entidades filantrópicas locais que buscam apoio financeiro do clube.

Os rotarianos ocupam sempre os mesmos assentos durante as reuniões e comentam com frequência o quanto apreciam a oportunidade de encontrar seus companheiros rotarianos uma vez por semana.

O clube realiza um jogo anual de golfe do qual participam metade dos sócios e 20 de seus familiares. Todos os anos o clube oferece uma bolsa de estudos a um aluno da escola de ensino médio local, organiza um jantar de ano novo em um asilo da região e doa livros à biblioteca. Menos da metade dos sócios participa desses projetos. Das três atividades apenas o jantar recebeu cobertura da mídia local.

O clube, formado por 100% de Companheiros Paul Harris, apoia a iniciativa Todos os Rotarianos, Todos os Anos. O clube nunca inscreveu-se para um subsídio da Fundação Rotária nem jamais indicou alguém para participar de um programa da entidade.

Nos últimos três anos, um sócio serviu como governador assistente e outro como membro da comissão da conferência distrital. Pelo menos 10 sócios comparecem na conferência distrital e o presidente eleito sempre participa do seminário de treinamento de presidentes eleitos de clube.

Normalmente apenas novos dirigentes ou novos membros de comissão participam da assembleia distrital.

O clube encaminhou estudantes ao programa RYLA (Prêmios Rotários de Liderança Juvenil) nos últimos dois anos mas nunca participou do programa distrital de Intercâmbio de Jovens, do Interact, do Rotaract ou dos Núcleos Rotary de Desenvolvimento Comunitário.

O clube não recebe uma Menção Presidencial há cinco anos.

Quais são os pontos fortes do clube?

Sessão 3: presidentes eleitos de clube — Estudo de caso

41

Quais são os pontos fracos do clube?

OBSERVAÇÕES

O que poderia fazer para motivar o envolvimento dos sócios?

Que procedimentos devem ser colocados em prática para incentivar a participação dos sócios?

Qual é o problema principal do clube?

Como poderia aumentar a retenção do quadro social?

42

Sessão 3: presidentes eleitos de clube — Estudo de caso

Estudo de caso: Plano de ação

Etapa

Quem é o responsável?

Quanto tempo esta etapa levará?

OBSERVAÇÕES Como o progresso será medido?

Que recursos estão disponíveis?

1.

2.

3.

4.

5.

O que vocês aprenderam que pode ser usado no seu clube?

Sessão 3: presidentes eleitos de clube — Estudo de caso

43

OBSERVAÇÕES

Sessão 1: Secretários de clube Atribuições e responsabilidades (60 minutos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Compreender o papel do secretário de clube.

2. Identificar maneiras de trabalhar com outros líderes do clube

Roteiro da sessão Introdução 10 minutos Atribuições e responsabilidades 30 minutos Trabalho com o clube 15 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 18. Título da sessão 1 19. Objetivos 20. Responsabilidades 21. Acesso ao Portal 22. Envio de relatórios 23. Recursos 24. Objetivos

Folhas-tarefa 1. Responsabilidades 2. Resumo

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito.

• Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Secretário de Clube (229-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 1: secretários de clube — Atribuições e responsabilidades

45

OBSERVAÇÕES

Introdução

(10 MINUTOS) DAS

ÀS

PROJETE O SLIDE 18 Título da sessão 1

Lembretes ao instrutor • Apresente-se aos participantes e explique sua função de facilitador.

• Informe as regras que o grupo deverá seguir para que as discussões sejam eficazes, tais como evitar interrupções quando um participante estiver falando, ouvir com boa vontade todos os comentários e limitar o uso de telefones celulares.

• Considere começar a sessão com uma atividade para “quebrar o gelo” relacionada ao tópico em questão.

• Apresente os objetivos desta sessão aos participantes.

• Peça aos participantes que consultem o resumo da sessão e sugira que façam anotações.

PROJETE O SLIDE 19 Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 2 Resumo

Lembrete ao instrutor • Avalie o conhecimento e a experiência dos participantes formulando as perguntas abaixo e facilitando a discussão de forma apropriada.

46

Sessão 1: secretários de clube — Atribuições e responsabilidades

Objetivos • Compreender o papel do secretário do clube.

• Identificar maneiras de trabalhar com outros líderes do clube.

Assembleia Distrital - 2009 | 19

Distrito XXXX

Alguém já serviu como secretário de clube?

O que aprenderam de mais relevante com essa experiência?

OBSERVAÇÕES

Sessão 1: secretários de clube — Atribuições e responsabilidades

47

OBSERVAÇÕES

Atribuições e responsabilidades

(30 MINUTOS) DAS

Quais são as responsabilidades do secretário de clube?

PROJETE O SLIDE 20 Responsabilidades

Ponto-chave • O secretário de clube deve: –– Manter atualizada a lista de sócios.

–– Registrar o comparecimento às reuniões e enviar relatórios mensais ao governador de distrito.

–– Enviar lembretes sobre reuniões de clube, do conselho e das comissões.

–– Lavrar e arquivar as atas das reuniões.

–– Enviar os relatórios necessários, como o relatório semestral, ao Rotary International.

–– Trabalhar com o tesoureiro para coletar e enviar as cotas per capita e assinaturas de revistas ao RI ou diretamente à revista regional – o que for apropriado.

Que responsabilidades adicionais são designadas por seu clube ao secretário?

Ponto-chave • O regimento interno do clube define as responsabilidades do secretário e outros dirigentes específicas ao clube.

Que estratégias usarão para cumprimento de tais responsabilidades?

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 1 Responsabilidades

48

ÀS

Sessão 1: secretários de clube — Atribuições e responsabilidades

Responsabilidades • Manter atualizada a lista de sócios.

• Registrar o comparecimento às reuniões.

• Enviar lembretes sobre reuniões de clube.

• Lavrar e arquivar as atas das reuniões.

• Enviar os relatórios necessários ao RI. • Coletar e enviar as cotas per capita e assinaturas de revistas ao RI. Assembleia Distrital - 2009 | 20

Distrito XXXX

OBSERVAÇÕES

Lembretes ao instrutor • Dê 10 minutos para que os participantes resolvam o exercício da folha-tarefa sobre responsabilidades.

• Explique a atividade.

• Peça aos participantes que achem um parceiro.

• Se tiver tempo, peça que contem suas idéias ao restante do grupo.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 1 Responsabilidades

Como o Acesso ao Portal pode ajudá-los no desempenho de suas responsabilidades?

PROJETE O SLIDE 21 Acesso ao Portal

Acesso ao Portal

Ponto-chave • O secretário de clube pode usar o Acesso ao Portal para: –– Efetuar pagamentos das cotas do clube.

Assembleia Distrital - 2009 | 21

Distrito XXXX

–– Atualizar e verificar dados referentes ao quadro social antes de 1º de junho e 1º de dezembro.

–– Atualizar dados sobre o clube, como o local e horário das reuniões semanais.

–– Fornecer informações sobre os novos dirigentes do clube.

–– Acessar relatórios de contribuições do clube à Fundação Rotária.

–– Fazer contribuições à Fundação.

Sessão 1: secretários de clube — Atribuições e responsabilidades

49

OBSERVAÇÕES

Como irão preparar-se para o cargo de secretário?

Ponto-chave • Para preparar-se para seu mandato, os secretários entrantes devem: –– Analisar suas funções com o presidente entrante do clube.

–– Reunir-se com o seu predecessor para analisar as responsabilidades da função de secretário.

–– Providenciar a transferência dos arquivos do clube com o tesoureiro que está deixando o cargo.

–– Reunir-se com o novo tesoureiro para discutir as responsabilidades dele.

–– Ler o Manual do Secretário de Clube (229-PT).

Que relatórios deverão preparar durante seu mandato?

PROJETE O SLIDE 22 Envio de relatórios

Envio de relatórios Para o RI (via Acesso ao Portal)

Ao governador do distrito

Ao devido secretário de clube

Relatórios semestrais

Frequência mensal

Frequência de rotarianos visitantes

Formulário de Alteração de Dados do Quadro Social

Formulário de Alteração de Dados do Quadro Social

Formulário de Notificação de Mudança de Rotariano

Mudanças nas Mudanças nas informações sobre informações sobre dirigentes ou reuniões dirigentes ou reuniões Formulário de Dados para o Official Directory Assembleia Distrital - 2009 | 22

50

Sessão 1: secretários de clube — Atribuições e responsabilidades

Distrito XXXX

OBSERVAÇÕES

Ponto-chave • É responsabilidade do secretário do clube encaminhar: –– Relatórios semestrais das cotas per capita ao RI. –– Relatórios mensais de frequência ao governador de distrito.

–– O formulário Alteração de Dados do Quadro Social para comunicar modificações ao RI e ao governador de distrito (atualizar antes de 1º de junho e 1º de dezembro).

–– Relatórios sobre comparecimento de rotarianos visitantes aos secretários dos clubes pertinentes.

–– Formulário de Notificação de Mudança de Rotariano ao secretário de clube da área à qual o rotariano estiver se mudando.

–– Relatório indicando alterações nos dados dos dirigentes do clube ou no local e horário das reuniões semanais, ao RI e governador de distrito.

–– Formulário de Dados para o Official Directory ao RI.

Que recursos lhe serão úteis em sua função de secretário?

PROJETE O SLIDE 23 Recursos

Recursos

Pontos-chave • Os recursos disponíveis aos secretários de clube incluem: –– Manual do Secretário do Clube (229-PT)

Assembleia Distrital - 2009 | 23

Distrito XXXX

–– Estatutos Prescritos para o Rotary Club e Regimento Interno Recomendado para o Clube –– Manual de Procedimento (035-PT) –– Catálogo do RI (019-PT) –– Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs –– The Rotarian ou revistas rotárias regionais

Sessão 1: secretários de clube — Atribuições e responsabilidades

51

OBSERVAÇÕES

Trabalho com o clube

(15 MINUTOS) DAS

Como trabalharão com o presidente do clube?

Ponto-chave • Para que o trabalho com os presidentes de clube seja eficaz, os secretários devem: –– Estabelecer clara e inequívoca distribuição de responsabilidades antes de assumir o cargo.

–– Auxiliar o presidente com tarefas administrativas quando necessário.

Como trabalharão com o tesoureiro do clube?

Ponto-chave • Os secretário deve trabalhar com o tesoureiro para: –– Desenvolver um sistema para coletar e submeter cotas do clube, distrito e RI. –– Completar o relatório semestral duas vezes por ano.

–– Discutir como lidar com reconhecimentos e contribuições dos sócios à Fundação Rotária.

Como apoiarão as comissões do clube?

Ponto-chave • Para apoiar as comissões do clube, os secretários devem: –– Compartilhar informações relevantes provenientes do RI e do distrito.

–– Manter as comissões a par das tendências do clube, inclusive índices de frequência e encaminhamento de doações.

52

Sessão 1: secretários de clube — Atribuições e responsabilidades

ÀS

Como vocês vão apoiar os esforços para desenvolvimento do quadro social do seu clube?

OBSERVAÇÕES

Ponto-chave • Para apoiar o desenvolvimento do quadro social do clube, os secretários devem: –– Processar propostas de novos sócios.

–– Relatar ao RI mudanças ocorridas nos dados referentes ao quadro social.

–– Notificar Rotary Clubs de outras áreas sobre rotarianos que estejam de mudança para suas comunidades.

–– Registrar tendências ligadas à frequência e ao desenvolvimento do quadro social, sempre que necessário.

Sessão 1: secretários de clube — Atribuições e responsabilidades

53

OBSERVAÇÕES

Revisão

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados.

Responda às perguntas apresentadas.

• Usando a folha de resumo, peça que contem algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado desta sessão. Os participantes poderão se dirigir à pessoa que estiver ao seu lado ou ao grupo inteiro.

• Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 24 Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 2 Resumo

Encerramento

54

Sessão 1: secretários de clube — Atribuições e responsabilidades

Objetivos • Compreender o papel do secretário do clube.

• Identificar maneiras de trabalhar com outros líderes do clube.

Assembleia Distrital - 2009 | 24

Distrito XXXX

Folha-tarefa 1: Responsabilidades

OBSERVAÇÕES

Em cinco minutos complete individualmente a tabela abaixo. Nos cinco minutos seguintes compare suas respostas com as dos outros participantes.

Responsabilidade do secretário do clube Manter atualizada a lista de sócios.

Com que frequência deve Outras pessoas ser realizada? envolvidas

Estratégia

Registrar o comparecimento às reuniões e enviar relatórios mensais ao governador de distrito.

Enviar lembretes sobre reuniões de clube, do conselho e das comissões.

Lavrar e arquivar as atas das reuniões.

Enviar os relatórios necessários, como o relatório semestral, ao Rotary International.

Trabalhar com o tesoureiro do clube para coletar e enviar cotas per capita e assinaturas das revistas ao RI. Outro:

Outro:

Sessão 1: secretários de clube — Atribuições e responsabilidades

55

Folha-tarefa 2: Resumo

OBSERVAÇÕES

Observações

Atribuições e responsabilidades Aprendi . . .

Irei . . .

56

Sessão 1: secretários de clube — Atribuições e responsabilidades

Contatos

OBSERVAÇÕES

Sessão 2: Secretários de clube Definição de metas (60 minutos)

Os secretários devem participar desta sessão com a comissão de administração do clube. Leia as páginas 95–105 para esta sessão.

Sessão 2: secretários de clube — Definição de metas

57

OBSERVAÇÕES

Sessão 3: Secretários de clube Estudo de caso (60 minutos)

Objetivo Esta sessão visa preparar os participantes para identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em seus clubes.

Roteiro da sessão Introdução 5minutos Estudo de caso 50 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 25. Título da sessão 3 26. Objetivo

Folha-tarefa 5. Estudo de caso: Secretários de clube

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito.

• Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Secretário de Clube (229-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 3: secretários de clube — Estudo de caso

59

OBSERVAÇÕES

Introdução PROJETE O SLIDE 25 Título da sessão 3

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Sessão 3: Estudo de caso

Lembrete ao instrutor • Apresente os objetivos da sessão aos participantes.

PROJETE O SLIDE 26 Objetivo

Assembleia Distrital - 2009 | 25

Distrito XXXX

Objetivo Identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em seus clubes.

Assembleia Distrital - 2009 | 26

60

Sessão 3: secretários de clube — Estudo de caso

Distrito XXXX

OBSERVAÇÕES

Estudo de caso

(50 MINUTOS) DAS

ÀS

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 5 Estudo de caso: Secretários de clube

Lembretes ao instrutor • Dê 30 minutos para os grupos discutirem e criarem seu plano de ação e 10 minutos para que o apresentem aos demais.

• Explique a atividade.

• Divida os participantes em grupos de cinco ou seis.

• Peça a cada grupo que indique uma pessoa para anotar as idéias discutidas.

• Dê 10 minutos adicionais para os participantes responderem à pergunta a seguir e discutirem com o grupo.

O que vocês aprenderam que pode ser usado no seu clube?

Sessão 3: secretários de clube — Estudo de caso

61

OBSERVAÇÕES

Revisão

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados.

Esclareça as dúvidas dos participantes.

• Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 26 Objetivo

Encerramento

Objetivo Identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em seus clubes.

Assembleia Distrital - 2009 | 26

62

Sessão 3: secretários de clube — Estudo de caso

Distrito XXXX

Folha-tarefa 5: Estudo de caso: SecretáriosOBSERVAÇÕES de clube Leia o estudo de caso abaixo e crie um plano detalhado para o secretário do Rotary Club de Sunny Valley usando a tabela na página seguinte. Considere as seguintes questões ao desenvolver o plano.

O Rotary Club de Sunny Valley terá, a partir de 1º de julho, um novo secretário depois de 10 anos com uma única pessoa ocupando o cargo. Todos os registros do clube são escritos à mão e guardados em três arquivos chamados Sócios, Finanças e História. O clube de 19 sócios não tem tesoureiro. O secretário é responsável por coletar as cotas per capita e manter as contas de banco.

O governador assistente nunca visitou o clube e o governador de distrito normalmente inclui em sua visita oficial os três Rotary Clubs desta área metropolitana como visita multiclubes. A carta mensal do governador é lida pelo presidente e secretário do clube. Ninguém sabe se o distrito possui um site.

Durante as reuniões semanais, o secretário distribui crachás, registra o comparecimento, recebe o palestrante e encarrega-se das atas do encontro.

O índice de frequência tem diminuído nos últimos meses, assim como as doações à Fundação Rotária. Nos últimos três anos, sete novos sócios foram admitidos e dez deram baixa. O secretário atual envia por escrito ao RI os dados referentes ao quadro social.

Que procedimentos devem ser usados para realização das tarefas administrativas do clube?

Quem deveria colaborar com o secretário do clube?

Sessão 3: secretários de clube — Estudo de caso

63

Estudo de caso: Plano de ação

Etapa

Quem é o responsável?

Quanto tempo esta etapa evará?

1.

2.

3.

4.

5.

O que vocês aprenderam que pode ser usado no seu clube?

64

Sessão 3: secretários de clube — Estudo de caso

OBSERVAÇÕES Como o progresso será medido?

Que recursos estão disponíveis?

OBSERVAÇÕES

Sessão 1: Tesoureiros de clube Atribuições e responsabilidades (60 minutos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Compreender o papel do tesoureiro do clube 2. Identificar maneiras de trabalhar com outros líderes do clube

Roteiro da sessão Introdução 10 minutos Atribuições e responsabilidades 30 minutos Trabalho com o clube 15 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 27. Título da sessão 1 28. Objetivos 29. Responsabilidades 30. Gerenciamento de fundos 31. Recursos 32. Objetivos

Folha-tarefa 1. Resumo

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito.

• Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Tesoureiro de Clube (220-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 1: tesoureiros de clube — Atribuições e responsabilidades

65

OBSERVAÇÕES

Introdução

(10 MINUTOS) DAS

PROJETE O SLIDE 27 Título da sessão 1

ÀS

Sessão 1: Atribuições e responsabilidades

Lembretes ao instrutor • Apresente-se aos participantes e explique sua função de facilitador.

Assembleia Distrital - 2009 | 27

Distrito XXXX

• Informe as regras que o grupo deverá seguir para que as discussões sejam eficazes, tais como evitar interrupções quando um participante estiver falando, ouvir com boa vontade todos os comentários e limitar o uso de telefones celulares.

• Considere começar a sessão com uma atividade para “quebrar o gelo” relacionada ao tópico em questão.

• Apresente os objetivos desta sessão aos participantes.

• Peça aos participantes que consultem o resumo da sessão e sugira que façam anotações.

Objetivos

PROJETE O SLIDE 28 Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 1 Resumo

Lembrete ao instrutor • Avalie o conhecimento e a experiência dos participantes formulando as perguntas abaixo e facilitando a discussão de forma apropriada.

66

Sessão 1: tesoureiros de clube — Atribuições e responsabilidades

• Compreender o papel do tesoureiro do clube.

• Identificar maneiras de trabalhar com outros líderes do clube.

Assembleia Distrital - 2009 | 28

Distrito XXXX

Alguém já serviu como tesoureiro de clube?

O que aprenderam de mais relevante com essa experiência?

OBSERVAÇÕES

Sessão 1: tesoureiros de clube — Atribuições e responsabilidades

67

OBSERVAÇÕES

Atribuições e responsabilidades

(30 MINUTOS) DAS

ÀS

Quais são as responsabilidades do tesoureiro do clube?

PROJETE O SLIDE 29 Responsabilidades

Ponto-chave

Responsabilidades • Registrar entrada e saída de fundos.

• Coletar e enviar cotas e taxas • Apresentar relatórios ao conselho diretor do clube.

• Trabalhar com a Fundação Rotária.

• Manter-se fiel ao orçamento.

• Estabelecer controles financeiros.

• O tesoureiro de clube deve: –– Conservar os recursos do clube mantendo registros precisos de despesas e receita.

–– Coletar e enviar cotas e taxas.

–– Apresentar regularmente relatórios sobre as finanças do clube ao conselho diretor do clube e aos sócios.

–– Orientar os sócios sobre como fazer contribuições à Fundação Rotária.

–– Desenvolver com o secretário e o presidente de comissão da Fundação Rotária um procedimento para lidar com as contribuições e reconhecimentos.

–– Manter-se fiel ao orçamento feito pelo tesoureiro anterior e desenvolver um orçamento para o ano entrante.

–– Estabelecer controles financeiros que protejam os bens, garantam transparência e descentralizem responsabilidade financeira.

–– Garantir que todas as exigências do governo referentes a impostos e formulários sejam cumpridas

Que responsabilidades adicionais são designadas por seu clube ao tesoureiro?

Ponto-chave • O regimento interno do clube define as responsabilidades do tesoureiro e outros dirigentes específicas a este.

68

Sessão 1: tesoureiros de clube — Atribuições e responsabilidades

Assembleia Distrital - 2009 | 29

Distrito XXXX

OBSERVAÇÕES

Como poderão garantir que os fundos sejam administrados adequadamente?

PROJETE O SLIDE 30 Gerenciamento de fundos

Gerenciamento de fundos

Ponto-chave • Para garantir que os fundos do clube sejam administrados adequadamente, os tesoureiros devem: –– Depositar todas as verbas do clube em um banco especificado pelo conselho diretor do clube.

• Estabelecer contas individuais para administração do clube e projetos de prestação de serviços.

• Registrar cuidadosamente todas as entradas e saídas de fundos.

• Consultar um contador para informar-se sobre pagamento de impostos e outras obrigações fiscais.

• Obter aprovação do conselho diretor para despesas acima de determinado valor.

• Designar uma comissão de finanças.

Assembleia Distrital - 2009 | 30

Distrito XXXX

–– Estabelecer contas individuais para administração do clube e projetos de prestação de serviços.

–– Registrar cuidadosamente todas as despesas, pagamentos realizados e doações recebidas.

–– Consultar um contador para informar-se sobre pagamento de impostos e outras obrigações fiscais.

–– Obter aprovação do conselho diretor para despesas acima de determinado valor.

–– Designar uma comissão de finanças responsável pela supervisão de atividades.

–– Submeter anualmente as finanças do clube à revisão de um profissional.

–– Exigir duas assinaturas para aprovação de gastos.

Como devem preparar-se para o mandato como tesoureiro de clube?

Sessão 1: tesoureiros de clube — Atribuições e responsabilidades

69

Ponto-chave • Para preparar-se para seu mandato, tesoureiros entrantes devem: –– Analisar suas funções com o presidente entrante do clube.

–– Reunir-se com seu predecessor para analisar as responsabilidades da função de tesoureiro.

–– Providenciar a transferência dos arquivos do clube com o tesoureiro que está deixando o cargo.

–– Reunir-se com o novo secretário para discutir as responsabilidades dele.

–– Ler o Manual do Tesoureiro de Clube (220-PT).

Que atividades de arrecadação de verbas serão realizadas pelo clube este ano e que função terá como tesoureiro em tais esforços?

Qual é o papel do tesoureiro em seu clube no que se refere às doações à Fundação Rotária?

Ponto-chave • O tesoureiro de clube tem as seguintes responsabilidades com relação à Fundação: –– Incentivar os sócios a fazer doações diretamente à Fundação. Estes podem usar o Acesso ao Portal no site do RI para fazer doações à Fundação Rotária usando cartão de crédito ou para consultar o histórico de suas contribuições.

–– Assegurar-se de que um Formulário Universal de Contribuições (123-PT) ou um Multiple Donor Form (094-EN) segue anexo a todas as contribuições para que sejam processadas rapidamente.

–– Informar os sócios a respeito de dedução de imposto por doações à Fundação Rotária ou fundações associadas.

70

Sessão 1: tesoureiros de clube — Atribuições e responsabilidades

OBSERVAÇÕES

OBSERVAÇÕES

Trabalho com o clube

(15 MINUTOS) DAS

ÀS

Como trabalharão com o presidente do clube?

Ponto-chave • Para que o trabalho com o presidente de clube seja eficaz, o tesoureiro deve: –– Estabelecer clara e inequívoca distribuição de responsabilidades antes de assumir o cargo.

–– Finalizar o orçamento do clube para o ano entrante.

–– Ajudar com tarefas administrativas sempre que preciso.

Como trabalharão com o secretário do clube?

Ponto-chave • Para que o trabalho com o secretário de clube seja eficaz, o tesoureiro deve: –– Certificar-se do recebimento das cotas per capita dos sócios.

–– Desenvolver um sistema de registro de cotas e contribuições recebidas dos sócios.

–– Fornecer ao secretário uma lista dos sócios cujos pagamentos estejam atrasados por mais de 30 dias para que as devidas notificações sejam emitidas.

–– Encaminhar ao secretário uma lista dos sócios que não tiverem efetuado pagamento 10 dias após a notificação.

–– Submeter os pagamentos de cotas ao RI por meio do Acesso ao Portal.

Como apoiarão as comissões do clube?

Sessão 1: tesoureiros de clube — Atribuições e responsabilidades

71

Ponto-chave

OBSERVAÇÕES

• Para apoiar as comissões do clube, os tesoureiros devem: –– Consultar as comissões de clube à medida que elaboram o orçamento de suas atividades para o ano entrante.

–– Certificar-se de que todas as despesas estão orçadas e foram comprovadas com a documentação apropriada.

–– Assegurar-se de que existem procedimentos claramente demarcados para solicitar fundos e de que os presidentes de comissão conhecem tais procedimentos.

–– Oferecer orientação quanto a atividades de arrecadação de verbas.

Que recursos lhe serão úteis em sua função de tesoureiro?

Recursos

PROJETE O SLIDE 31 Recursos

Assembleia Distrital - 2009 | 31

Ponto-chave • Os recursos disponíveis a tesoureiros de clubes incluem: –– Manual do Tesoureiro de Clube (220-PT) na seção Sócios do site www.rotary.org.

–– Acesso ao Portal, para verificar e pagar faturas de relatórios semestrais.

–– O Banco de Dados de Melhores Práticas de Treinamento, uma coletânea de dicas e ideias de rotarianos do mundo todo.

–– Formulário Universal de Contribuição (123-PT) para doações individuais de sócios.

–– Multiple Donor Form (094-EN) para doações de vários sócios.

72

Sessão 1: tesoureiros de clube — Atribuições e responsabilidades

Distrito XXXX

OBSERVAÇÕES

Revisão

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados.

Responda às perguntas apresentadas.

• Usando a folha de resumo, peça que contem algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado desta sessão. Os participantes poderão se dirigir à pessoa que estiver ao seu lado ou ao grupo inteiro.

• Agradeça aos participantes

PROJETE O SLIDE 32 Objetivos

Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 1 Resumo

• Compreender o papel do tesoureiro do clube.

• Identificar maneiras de trabalhar com outros líderes do clube.

Assembleia Distrital - 2009 | 32

Encerramento

Sessão 1: tesoureiros de clube — Atribuições e responsabilidades

Distrito XXXX

73

Folha-tarefa 1: Resumo

OBSERVAÇÕES

Observações

Atribuições e responsabilidades Aprendi . . .

Irei . . .

74

Sessão 1: tesoureiros de clube — Atribuições e responsabilidades

Contatos

OBSERVAÇÕES

Sessão 2: Tesoureiros de clube Definição de metas (60 minutos)

Os tesoureiros devem participar desta sessão com a comissão de administração do clube. Leia as páginas 95–105 para esta sessão.

Sessão 2: tesoureiros de clube — Definição de metas

75

OBSERVAÇÕES

Sessão 3: Tesoureiros de clube Estudo de caso (60 minutos)

Esta sessão visa preparar os participantes para identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em seus clubes.

Roteiro da sessão Introdução 5 minutos Estudo de caso 50 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 33. Título da sessão 3 34. Objetivo

Folha-tarefa 4. Estudo de caso: Tesoureiros de clube

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito.

• Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Tesoureiro de Clube (220-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 3: tesoureiros de clube — Estudo de caso

77

OBSERVAÇÕES

Introdução PROJETE O SLIDE 33 Título da sessão 3

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Sessão 3: Estudo de caso

Lembrete ao instrutor • Apresente os objetivos da sessão aos participantes.

PROJETE O SLIDE 34 Objetivo

Assembleia Distrital - 2009 | 33

Distrito XXXX

Objetivo Identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em seus clubes.

Assembleia Distrital - 2009 | 34

78

Sessão 3: tesoureiros de clube — Estudo de caso

Distrito XXXX

OBSERVAÇÕES

Estudo de caso

(50 MINUTOS) DAS

ÀS

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 4 Estudo de caso: Tesoureiros de clube Lembretes ao instrutor • Dê 30 minutos para os grupos discutirem e criarem seu plano de ação e 10 minutos para que o apresentem aos demais.

• Explique a atividade.

• Divida os participantes em grupos de cinco ou seis.

• Peça a cada grupo que indique uma pessoa para anotar as idéias discutidas.

• Dê 10 minutos adicionais para os participantes responderem à pergunta a seguir e discutirem com o grupo.

O que vocês aprenderam que pode ser usado no seu clube?

Sessão 3: tesoureiros de clube — Estudo de caso

79

OBSERVAÇÕES

Revisão

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados.

Responda às perguntas apresentadas.

• Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 34 Objetivo

Objetivo Identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em seus clubes.

Encerramento Assembleia Distrital - 2009 | 34

80

Sessão 3: tesoureiros de clube — Estudo de caso

Distrito XXXX

Folha-tarefa 4: Estudo de caso: Tesoureiros de clube

OBSERVAÇÕES

Após ler o estudo de caso abaixo, crie um plano financeiro para o Rotary Club de Marina City Central, usando o plano de ação da próxima página. Considere as questões indicadas ao desenvolver o plano.

Após cinco anos com o mesmo tesoureiro, o Rotary Club de Marina City Central contará com outro rotariano para desempenhar referida função a partir de 1º de julho. O clube tem uma conta bancária com US$5.000 que foi transferida para o nome do novo tesoureiro, o qual será o único signatário. A última auditoria financeira foi realizada há quatro anos.

Os 46 sócios pagam cotas semestrais individuais de US$46,50, sendo que US$25 são encaminhados ao RI e US$8,50 ao distrito, US$12 são para pagamento da assinatura da revista e US$1 é a taxa do conselho de legislação. Tradicionalmente os sócios pagam tais cotas mediante aviso veiculado nas reuniões semanais e recebem comprovante de pagamento escrito à mão pelo tesoureiro do clube.

No começo do ano o conselho diretor aprovou um orçamento, mas seu registro escrito não foi encontrado. Quando as comissões têm gastos elas são reembolsadas diretamente pelo tesoureiro.

Para o próximo ano a comissão de projetos de prestação de serviços do clube planejou três eventos: uma campanha de coleta de livros que beneficiará 15 turmas de uma escola de ensino fundamental da região no valor de US$200 cada; pintura de um centro comunitário, o que está orçado em US$800; e participação em projeto de Serviços à Comunidade Mundial para instalar um poço de água na comunidade de um clube parceiro, o que requer uma doação de US$3.000. A comissão de administração do clube está propondo que o jantar para entrega de prêmios seja realizado em um novo restaurante, o qual cobrará US$4.000, equivalente a cerca de US$85 por sócio. A comissão de relações públicas, por sua vez, pretende promover o Rotary em uma revista local, o que custará aproximadamente US$5.000.

Que tipo de controle financeiro pode ser estabelecido para garantir a eficácia do gerenciamento financeiro?

Como o clube pode determinar a quantia necessária para alcançar os objetivos de seus projetos?

Sessão 3: tesoureiros de clube — Estudo de caso

81

Estudo de caso: Plano de ação

Etapa

Quem é o responsável?

Quanto tempo esta etapa levará?

1.

2.

3.

4.

5.

O que vocês aprenderam que pode ser usado no seu clube?

82

Sessão 3: tesoureiros de clube — Estudo de caso

OBSERVAÇÕES Como o progresso será medido?

Que recursos estão disponíveis?

OBSERVAÇÕES

Sessão 1: Comissão de administração do clube Atribuições e responsabilidades (60 minutos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Identificar o papel da comissão de administração.

2. Selecionar membros qualificados para integrar a comissão.

Roteiro da sessão Introdução 10 minutos Atribuições e responsabilidades 30 minutos Seleção dos membros da comissão 15 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 35. Título da sessão 1 36. Objetivos 37. Responsabilidades 38. Incentivo ao comparecimento 39. Objetivos

Folha-tarefa 1. Resumo

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito.

• Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da Comissão de Administração do Clube (226A-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 1: COMISSÃO de administração do clube — Atribuições e responsabilidades

83

OBSERVAÇÕES

Introdução PROJETE O SLIDE 35 Título da sessão 1

(10 MINUTOS) DAS

ÀS

Sessão 1: Atribuições e responsabilidades

Lembretes ao instrutor • Apresente-se aos participantes e explique sua função de facilitador.

Assembleia Distrital - 2009 | 35

Distrito XXXX

• Informe as regras que o grupo deverá seguir para que as discussões sejam eficazes, tais como evitar interrupções quando um participante estiver falando, ouvir com boa vontade todos os comentários e limitar o uso de telefones celulares.

• Considere começar a sessão com uma atividade para “quebrar o gelo” relacionada ao tópico em questão.

• Apresente os objetivos desta sessão aos participantes.

• Peça aos participantes que consultem o resumo da sessão e sugira que façam anotações.

Objetivos

PROJETE O SLIDE 36 Objetivos

• Compreender o papel da comissão de administração do clube.

• Selecionar membros qualificados para integrar a comissão.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 1 Resumo Lembrete ao instrutor • Avalie o conhecimento e a experiência dos participantes formulando as perguntas abaixo e facilitando a discussão de forma apropriada.

84

Sessão 1: COMISSÃO de administração do clube — Atribuições e responsabilidades

Assembleia Distrital - 2009 | 36

Distrito XXXX

Quem já serviu na comissão de administração?

O que aprenderam de mais relevante com essa experiência?

OBSERVAÇÕES

Sessão 1: COMISSÃO de administração do clube — Atribuições e responsabilidades

85

OBSERVAÇÕES

Atribuições e responsabilidades

(30 MINUTOS) DAS

ÀS

Qual é o papel da comissão de administração do clube?

Ponto-chave • A comissão de administração do clube conduz atividades que visam favorecer a eficácia do clube.

Quais são as suas responsabilidades com relação ao papel a ser desempenhado pela comissão?

PROJETE O SLIDE 37 Responsabilidades

Ponto-chave • A comissão de administração do clube deve:

Responsabilidades • Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas do clube.

• Organizar programações semanais.

• Publicar boletim e website do clube.

• Monitorar o comparecimento às reuniões.

• Promover companheirismo.

–– Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas anuais do clube.

–– Organizar programações semanais e especiais.

–– Elaborar o boletim e manter o website do clube.

–– Ajudar o secretário do clube a monitorar o comparecimento e incentivar a recuperação de frequência.

–– Promover companheirismo entre os sócios do clube.

–– Realizar atividades que favoreçam o bom funcionamento operacional do clube

86

Que atribuições adicionais são designadas pelo seu clube à comissão de administração?

Sessão 1: COMISSÃO de administração do clube — Atribuições e responsabilidades

Assembleia Distrital - 2009 | 37

Distrito XXXX

Ponto-chave

OBSERVAÇÕES

• O regimento interno do clube define as responsabilidades dos dirigentes do clube específicas a este.

Como o comparecimento frequente às reuniões pode ser estimulado?

PROJETE O SLIDE 38 Incentivo ao comparecimento

Ponto-chave • Para motivar o comparecimento, a comissão de administração do clube deve: –– Providenciar para que as reuniões semanais sejam agradáveis elaborando programações relevantes e interessantes.

Incentivo ao comparecimento • Fazer com que as reuniões sejam agradáveis elaborando programações interessantes.

• Assegurar que os sócios se envolvam nas atividades.

• Incentivar os sócios a repor faltas.

Assembleia Distrital - 2009 | 38

Distrito XXXX

–– Assegurar que os sócios sejam indicados para servir como membros de comissão de clube, ou se encarreguem de tarefas específicas.

–– Incentivar os sócios a repor faltas e fornecer informações sobre como deverão proceder.

O que vocês podem fazer para que as reuniões semanais sejam relevantes e interessantes?

Sessão 1: COMISSÃO de administração do clube — Atribuições e responsabilidades

87

Ponto-chave • A comissão de administração do clube pode usar as seguintes estratégias para aprimorar as reuniões semanais: –– Relacionar o programa às metas e atividades do clube.

–– Convidar rotarianos de outros clubes para relatar sobre os programas e atividades de seus clubes.

–– Transmitir aos sócios informações rotárias novas ou que devam ser esclarecidas.

–– Considerar os interesses dos sócios ao elaborar os programas das reuniões.

–– Procurar variar os palestrantes e os assuntos tratados.

–– Oferecer diversas oportunidades de companheirismo.

–– Garantir que as reuniões comecem e terminem na hora marcada.

Qual foi a programação semanal mais interessante este ano em seu clube?

Como poderiam incentivar o companheirismo em seu clube?

Possíveis respostas —— Solicitando aos sócios que usem crachás durante as reuniões de modo a facilitar as apresentações.

—— Elaborando uma lista com datas importantes referentes aos sócios, como aniversários.

—— Usando o boletim de clube para divulgar notícias referentes aos sócios.

—— Planejando eventos que incluam as famílias dos sócios.

—— Incentivando os sócios a sentar em um lugar diferente toda semana.

88

Sessão 1: COMISSÃO de administração do clube — Atribuições e responsabilidades

OBSERVAÇÕES

OBSERVAÇÕES

Qual é o propósito do boletim ou site do seu clube?

Ponto-chave • O boletim ou site do clube: –– Divulga notícias sobre o clube, seus sócios e o Rotary.

–– Informa os sócios sobre as programações das próximas reuniões do clube.

–– Veicula as decisões do conselho do clube e das comissões.

–– Incentiva o companheirismo promovendo as atividades do clube e divulgando informações sobre os sócios.

–– Destaca assuntos de importância relacionados ao clube e ao Rotary International.

–– Fornece relatório de progresso quanto ao alcance das metas do clube.

Onde vocês buscam informações para o boletim ou site do clube?

Possíveis respostas —— Membros do conselho diretor e presidentes de comissão de clube —— Carta mensal do governador —— Governador assistente e comissões distritais —— The Rotarian ou revistas rotárias regionais —— Website do RI ou do distrito —— Informativos semanais do Rotary International

Sessão 1: COMISSÃO de administração do clube — Atribuições e responsabilidades

89

OBSERVAÇÕES

Seleção dos membros da comissão

(15 MINUTOS) DAS

Que características devem ser consideradas ao selecionar membros para integrar a comissão de administração do clube?

Possíveis respostas —— Atenção a detalhes.

—— Conhecimento das normas do Rotary.

—— Capacidade de organização.

—— Capacidade de comunicação oral e escrita.

—— Experiência em design ou edição.

Como podem colaborar com os membros da comissão em suas tarefas?

Ponto-chave • De modo a oferecer apoio, o presidente de comissão pode: –– Certificar-se de que os membros da comissão compreendem suas responsabilidades.

–– Incentivar a comunicação com os membros das comissões de administração de outros clubes do distrito.

–– Emparceirar novos membros com outros mais experientes.

–– Conhecer os recursos disponíveis à equipe.

–– Apresentar aos membros uma lista de atividades e encontros distritais.

90

Sessão 1: COMISSÃO de administração do clube — Atribuições e responsabilidades

ÀS

Como podem motivar os membros da comissão?

OBSERVAÇÕES

Possíveis respostas —— Envolvendo-os no processo de planejamento.

—— Reconhecendo seus esforços e realizações.

—— Pedindo sugestões e colocando-as em prática.

—— Delegando a eles tarefas desafiadoras.

—— Explicando como o trabalho que realizam contribui ao alcance das metas do clube, do distrito e do Rotary.

De que maneira podem colaborar com outros líderes do clube?

Ponto-chave • A comissão de administração do clube deve: –– Trabalhar com a comissão de administração do clube recebendo os novos sócios, informando-os sobre as normas e procedimentos do clube e contribuindo para que eles se envolvam nas atividades do clube.

–– Trabalhar com a comissão de projetos de prestação de serviços e a comissão da Fundação Rotária para integrar os projetos do Rotary Club à programação semanal e ao boletim ou site do clube.

–– Trabalhar com a comissão de relações públicas de modo a garantir que os sócios estejam a par da publicidade recebida pelo clube na comunidade e informando-os sobre como podem contribuir.

Sessão 1: COMISSÃO de administração do clube — Atribuições e responsabilidades

91

OBSERVAÇÕES

Revisão

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados.

Responda às perguntas apresentadas.

• Usando a folha de resumo, peça que contem algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado desta sessão. Os participantes poderão se dirigir à pessoa que estiver ao seu lado ou ao grupo inteiro.

• Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 39 Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 1 Resumo

Objetivos • Compreender o papel da comissão de administração do clube.

• Selecionar membros qualificados para integrar a comissão.

Assembleia Distrital - 2009 | 39

Encerramento

92

Sessão 1: COMISSÃO de administração do clube — Atribuições e responsabilidades

Distrito XXXX

Folha-tarefa 1: Resumo

OBSERVAÇÕES

Observações

Atribuições e responsabilidades

Contatos

Aprendi . . .

Irei . . .

Sessão 1: COMISSÃO de administração do clube — Atribuições e responsabilidades

93

OBSERVAÇÕES

Sessão 2: Comissão de administração do clube Definição de metas (60 minutos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Definir metas anuais e de longo prazo.

2. Identificar recursos que favoreçam o alcance das metas.

Roteiro da sessão Introdução 5 minutos Metas 40 minutos Recursos 10 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 40. Título da sessão 2 41. Objetivos 42. Metas eficazes 43. Planejamento estratégico 44. Recursos 45. Objetivos

Folhas-tarefa 2. Metas 3. Plano de ação

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito.

• Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da Comissão de Administração do Clube (226A-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 2: COMISSÃO de administração do clube — Definição de metas

95

OBSERVAÇÕES

Introdução

(5 MINUTOS) DAS

PROJETE O SLIDE 40 Título da sessão 2

ÀS

Sessão 2: Definição de metas

Lembretes ao instrutor • Apresente os objetivos da sessão aos participantes.

Assembleia Distrital - 2009 | 40

Distrito XXXX

• Observe que nesta sessão os secretários e tesoureiros de clube se reunirão com a comissão de administração de clube.

• Os participantes irão usar as folhas-tarefa Metas e Plano de ação.

PROJETE O SLIDE 41 Objetivos

Que experiência vocês possuem com relação a definição de metas?

Objetivos • Definir metas anuais e de longo prazo.

• Identificar recursos que favoreçam o alcance das metas.

Assembleia Distrital - 2009 | 41

96

Sessão 2: COMISSÃO de administração do clube — Definição de metas

Distrito XXXX

OBSERVAÇÕES

Metas

(40 MINUTOS) DAS

ÀS

O que faz com que uma meta seja eficaz?

PROJETE O SLIDE 42 Metas eficazes

Metas eficazes • • • • •

Ponto-chave • Metas eficazes são: –– Participativas. Aqueles que ajudarão no alcance da meta devem participar do processo de definição.

Participativas Mensuráveis Desafiadoras Realistas Delimitadas

Assembleia Distrital - 2009 | 42

Distrito XXXX

–– Mensuráveis. As metas devem ter um ponto tangível e claro a ser alcançado.

–– Desafiadoras. As metas devem ser desafiadoras o suficiente para ir além das conquistas do passado.

–– Realistas. Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis.

–– Delimitadas. As metas devem ter prazo final ou cronograma de desenvolvimento.

Por que é importante definir metas?

Como as metas de longo prazo e as metas anuais se complementam?

PROJETE O SLIDE 43 Planejamento estratégico

Planejamento estratégico

Assembleia Distrital - 2009 | 43

Sessão 2: COMISSÃO de administração do clube — Definição de metas

Distrito XXXX

97

Pontos-chave • Se o clube tiver um plano estratégico, as metas de longo prazo devem refletir o que o clube pretende realizar em três anos.

• As metas anuais são medidas que devem ser tomadas para o alcance das metas de longo prazo.

• As metas do clube devem ser ajustadas à medida que o clube se aprimora.

O que devem considerar ao estabelecer metas?

Ponto-chave • Para definir metas eficazmente, a comissão deve: –– Avaliar as condições e recursos atuais do clube.

–– Incentivar o envolvimento dos sócios do clube de modo a fazer com que estes se comprometam com seu alcance.

–– Identificar as necessidades da comunidade.

–– Buscar a orientação de líderes distritais.

–– Aproveitar a experiência adquirida através de atividades e projetos anteriores.

Que metas anuais e de longo prazo já foram definidas pela sua comissão?

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 2 Metas

98

Sessão 2: COMISSÃO de administração do clube — Definição de metas

OBSERVAÇÕES

OBSERVAÇÕES Lembretes ao instrutor • Dê 10 minutos para a realização desse exercício.

• Explique a atividade.

• Este exercício deve ser feito em 5 minutos em dupla ou individualmente.

• Informe aos participantes que esta folha-tarefa complementa as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs, que serão analisadas na sessão 4.

• Se tiver tempo, peça aos grupos para apresentar suas observações ao restante dos participantes.

Como poderão garantir o alcance dessas metas?

Ponto-chave • Para garantir que as metas sejam alcançadas, o presidente da comissão deve: –– Verificar se os outros líderes do clube estão de acordo com as metas definidas pela comissão.

–– Estabelecer os passos necessários para o alcance das metas.

–– Nomear sócios para se encarregar dos passos a ser tomados, tendo por base suas aptidões e interesses.

–– Consultar os líderes distritais sobre recursos disponíveis.

–– Estabelecer um cronograma.

–– Definir critérios específicos para medir o progresso alcançado.

–– Avaliar o progresso.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 3 Plano de ação

Sessão 2: COMISSÃO de administração do clube — Definição de metas

99

OBSERVAÇÕES Lembretes ao instrutor • Dê 10 minutos para a realização dessa atividade.

• Informe aos participantes que esta folha-tarefa complementa as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs, que serão analisadas na sessão 4.

• Este exercício deve ser feito em dupla ou individualmente.

100

A qual meta anual a sua comissão se dedicará no próximo ano?

Sessão 2: COMISSÃO de administração do clube — Definição de metas

OBSERVAÇÕES

Recursos

(10 MINUTOS) DAS

ÀS

Ponto-chave • Para alcançar as metas, a comissão precisará de recursos humanos, informativos e financeiros.

Quem pode servir de recurso à sua comissão?

Possíveis respostas —— Ex-líderes de clube —— Membros da comissão de administração de outros clubes do distrito —— Governador do distrito —— Governador assistente —— Presidentes de comissão distrital —— Equipe do RI de Suporte a Clubes e Distritos

Que recursos estão disponíveis para a comissão de administração?

PROJETE O SLIDE 44 Recursos

Recursos

Assembleia Distrital - 2009 | 44

Sessão 2: COMISSÃO de administração do clube — Definição de metas

Distrito XXXX

101

Ponto-chave • Os recursos para a comissão de administração do clube incluem: –– Manual de Procedimento (035-PT) –– Catálogo do RI (019-PT) –– Regimento Interno Recomendado para o Clube –– Estatutos Prescritos para o Rotary Club –– The Rotarian e revistas rotárias regionais –– Site do RI, inclusive a seção Acesso ao Portal

Como vocês podem obter recursos para financiar as atividades da comissão?

Possíveis respostas —— Propondo ao conselho diretor do clube um orçamento que cubra as atividades da comissão para o ano.

—— Realizando campanhas de arrecadação de fundos.

—— Verificando se há fundos disponíveis no distrito.

102

O que vocês aprenderam que pode ser aplicado no clube?

Sessão 2: COMISSÃO de administração do clube — Definição de metas

OBSERVAÇÕES

OBSERVAÇÕES

Revisão

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados.

Responda às perguntas apresentadas.

• Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 45 Objetivos

Encerramento

Objetivos • Definir metas anuais e de longo prazo.

• Identificar recursos que favoreçam o alcance das metas.

Assembleia Distrital - 2009 | 45

Sessão 2: COMISSÃO de administração do clube — Definição de metas

Distrito XXXX

103

Folha-tarefa 2: Metas

OBSERVAÇÕES

Utilize esta folha-tarefa para elaborar as metas anuais necessárias ao alcance da meta de três anos.

Certifique-se de que suas metas sejam Participativas. Aqueles que participam da definição das metas e elaboração das estratégias para alcançá-las sentem-se mais envolvidos com o processo.

Mensuráveis. As metas devem ter um ponto tangível e claro a ser alcançado.

Desafiadoras. As metas devem ser desafiadoras o suficiente para superar as conquistas do passado.

Realistas. Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis.

Delimitadas. As metas devem ter prazo final ou cronograma de desenvolvimento.

Vocês deverão continuar a discutir estas metas preliminares juntamente com as equipes do clube e usar as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs na sessão 4.

• Meta de longo prazo (meta para o clube alcançar daqui a três anos):

• Meta para o 1º ano:

• Meta para o 2º ano:

• Meta para o 3º ano:

104

Sessão 2: COMISSÃO de administração do clube — Definição de metas

Folha-tarefa 3: Plano de ação

OBSERVAÇÕES

No espaço abaixo, escreva uma das metas anuais que estavam em sua folha-tarefa sobre metas. Em seguida, determine as etapas necessárias ao alcance da meta, indicando a pessoa responsável pela etapa, bem como o cronograma de desenvolvimento, os critérios para medir progresso e os recursos necessários.

Meta anual:

Etapa

Quem é o responsável?

Quanto tempo esta etapa levará?

Como o progresso será medido?

Que recursos estão disponíveis?

1.

2.

3.

4.

5.

Recursos necessários:

Sessão 2: COMISSÃO de administração do clube — Definição de metas

105

OBSERVAÇÕES

Sessão 3: Comissão de administração do clube Estudo de caso (60 MINUTOS)

Objetivo Esta sessão visa preparar os participantes para identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em suas comissões.

Roteiro da sessão Introdução 5 minutos Estudo de caso 50 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 46. Título da sessão 3 47. Objetivo

Folha-tarefa 4. Estudo de caso: Comissão de administração do clube

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito.

• Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da Comissão de Administração do Clube (226A-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 3: COMISSÃO de administração do clube — Estudo de caso

107

OBSERVAÇÕES

Introdução

(5 MINUTOS) DAS

PROJETE O SLIDE 46 Título da sessão 3

ÀS

Sessão 3: Estudo de caso

Lembrete ao instrutor • Apresente os objetivos da sessão aos participantes.

PROJETE O SLIDE 47 Objetivo

Assembleia Distrital - 2009 | 46

Distrito XXXX

Objetivo Identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em seus clubes.

Assembleia Distrital - 2009 | 47

108

Sessão 3: COMISSÃO de administração do clube — Estudo de caso

Distrito XXXX

OBSERVAÇÕES

Estudo de caso

(50 MINUTOS) DAS

ÀS

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 4 Estudo de caso: Comissão de administração do clube

Lembretes ao instrutor • Dê 30 minutos para os grupos discutirem e criarem seu plano de ação e 10 minutos para que o apresentem aos demais.

• Explique a atividade.

• Divida os participantes em grupos de cinco ou seis.

• Peça a cada grupo que indique uma pessoa para anotar as idéias discutidas.

• Dê 10 minutos adicionais para os participantes responderem à pergunta a seguir e discutirem com o grupo.

O que vocês aprenderam que pode ser aplicado no clube?

Sessão 3: COMISSÃO de administração do clube — Estudo de caso

109

OBSERVAÇÕES

Revisão

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados.

Responda às perguntas apresentadas.

• Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 47 Objetivo

Objetivo Identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em seus clubes.

Encerramento Assembleia Distrital - 2009 | 47

110

Sessão 3: COMISSÃO de administração do clube — Estudo de caso

Distrito XXXX

Folha-tarefa 4: Estudo de caso: Comissão deOBSERVAÇÕES administração do clube Leia o estudo de caso abaixo e crie um plano detalhado de administração para o Rotary Club de Harbor Town usando a tabela na próxima página. Considere as seguintes questões ao desenvolver o plano.

O Rotary Club de Harbor Town está localizado em uma cidade de 10.000 habitantes que conta com diversas microempresas e uma indústria pesqueira de pequeno porte. Contudo, nos últimos anos, a economia local tem sofrido, principalmente em virtude da pesca predatória.

O clube que, com 25 sócios, já foi parte relevante da comunidade teve sua importância diminuída.

Pouco mais da metade deles comparece às reuniões semanais, sentando-se ao lado das mesmas pessoas todas as vezes. Quase não há palestrantes de fora e as reuniões praticamente consistem da chamada de presença e almoço.

Em geral, quando um dos sócios pede baixa, um amigo seu o acompanha. O pagamento das cotas do clube é enviado com atraso, e em alguns casos não é sequer coletado. Nos últimos anos, alguns líderes de clube não têm participado dos eventos distritais. Os relatórios não são arquivados e os registros do clube estão sempre desorganizados.

As atividades de maior sucesso incluem um evento de venda de peixe frito em benefício ao centro de jovens local e um torneio de golfe que atrai residentes da vizinhança. Essas duas atividades têm sido conduzidas anualmente nos últimos quinze anos. Embora haja rotarianos dedicados no clube, estes parecem se distanciar cada vez mais. Recentemente, a governadora de distrito solicitou ao clube que busque maneiras de se aprimorar.

Como o clube pode aprimorar suas reuniões semanais?

De que forma a melhoria da programação das reuniões semanais poderia aumentar o comparecimento?

Como o companheirismo pode ser incorporado às reuniões semanais de modo a fazer com que os sócios se envolvam mais?

Como o clube pode aprimorar as atividades que obtiveram sucesso para aumentar a satisfação de seus sócios?

Sessão 3: COMISSÃO de administração do clube — Estudo de caso

111

OBSERVAÇÕES

Estudo de caso: Plano de ação

Etapa

Quem é o responsável?

Quanto tempo esta etapa levará?

Como o progresso será medido?

1.

2.

3.

4.

5.

O que vocês aprenderam que pode ser usado no seu clube?

112

Sessão 3: COMISSÃO de administração do clube — Estudo de caso

Que recursos estão disponíveis?

OBSERVAÇÕES

Sessão 1: Comissão de desenvolvimento do quadro social Atribuições e responsabilidades (60 minutos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Identificar o papel da comissão de desenvolvimento do quadro social.

2. Selecionar membros qualificados para integrar a comissão.

Roteiro da sessão Introdução 10 minutos Atribuições e responsabilidades 20 minutos Retenção de sócios 10 minutos Seleção dos membros da comissão 15 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 48. Título da sessão 1 49. Objetivos 50. Responsabilidades 51. Recrutamento 52. Diversidade 53. Estratégias de retenção 54. Objetivos

Folha-tarefa 1. Resumo

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito.

• Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da Comissão de Desenvolvimento do Quadro Social (226B-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 1: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Atribuições e responsabilidades

113

OBSERVAÇÕES

Introdução PROJETE O SLIDE 48 Título da sessão 1

(10 MINUTOS) DAS

ÀS

Sessão 1: Atribuições e responsabilidades

Lembretes ao instrutor • Apresente-se aos participantes e explique sua função de facilitador.

Assembleia Distrital - 2009 | 48

Distrito XXXX

• Informe as regras que o grupo deverá seguir para que as discussões sejam eficazes, tais como evitar interrupções quando um participante estiver falando, ouvir com boa vontade todos os comentários e limitar o uso de telefones celulares.

• Considere começar a sessão com uma atividade para “quebrar o gelo” relacionada ao tópico em questão.

• Apresente os objetivos desta sessão aos participantes.

• Peça aos participantes que consultem o resumo da sessão e sugira que façam anotações.

Objetivos

PROJETE O SLIDE 49 Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 1 Resumo

• Identificar o papel da comissão de desenvolvimento do quadro social.

• Selecionar membros qualificados para integrar a comissão.

Assembleia Distrital - 2009 | 49

Lembrete ao instrutor • Avalie o conhecimento e a experiência dos participantes formulando as perguntas abaixo e facilitando a discussão de forma apropriada.

114

Sessão 1: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Atribuições e responsabilidades

Distrito XXXX

Por que o desenvolvimento do quadro social é importante para o Rotary?

Quem aqui já serviu na comissão de desenvolvimento do quadro social?

O que aprenderam de mais relevante com essa experiência?

OBSERVAÇÕES

Sessão 1: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Atribuições e responsabilidades

115

OBSERVAÇÕES

Atribuições e responsabilidades

(20 MINUTOS) DAS

ÀS

Qual é o papel da comissão de desenvolvimento do quadro social?

Ponto-chave • A comissão desenvolve e implementa um plano abrangente para identificação, recrutamento e retenção de sócios.

Quais são as suas responsabilidades com relação ao papel a ser desempenhado pela comissão?

PROJETE O SLIDE 50 Responsabilidades

Ponto-chave

Responsabilidades • Estabelecer as metas da comissão para alcance das metas do clube.

• Determinar pontos fortes e fracos.

• Criar uma imagem pública positiva.

• Desenvolver treinamentos para sócios novos e antigos.

• Dar apoio a clubes recentemente fundados no distrito.

Assembleia Distrital - 2009 | 50

• A comissão de desenvolvimento do quadro social do clube deve: –– Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas do clube para o ano seguinte.

–– Conduzir estudos de identificação das necessidades para determinar pontos fortes e fracos.

–– Trabalhar, junto com a comissão de relações públicas, para criar uma imagem pública positiva.

–– Desenvolver programas de treinamentos para sócios novos e antigos.

–– Dar apoio a clubes recentemente fundados no distrito, se aplicável.

116

Sessão 1: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Atribuições e responsabilidades

Distrito XXXX

Que atribuições adicionais são designadas pelo seu clube à comissão de desenvolvimento do quadro social?

OBSERVAÇÕES

Ponto-chave • O regimento interno do clube define as responsabilidades dos dirigentes do clube específicas a este.

Como apoiarão os esforços de recrutamento de novos sócios?

PROJETE O SLIDE 51 Recrutamento

Ponto-chave • Para apoiar os esforços de recrutamento, a comissão de desenvolvimento do quadro social deve:

Recrutamento • Ajudar os sócios a identificar rotarianos potenciais e promover o recrutamento de novos sócios como parte das responsabilidades de todos os rotarianos.

• Assegurar que o quadro social seja diverso.

• Indicar novos sócios ao quadro social do clube.

Assembleia Distrital - 2009 | 51

–– Ajudar os sócios a identificar rotarianos potenciais e promover o recrutamento de novos sócios como parte das responsabilidades de todos os rotarianos.

Distrito XXXX

–– Assegurar que o quadro social do clube reflita a diversidade profissional e empresarial da comunidade.

–– Usar as Ferramentas de Avaliação do Clube, disponíveis em www.rotary.org, para desenvolver estratégias de recrutamento para os clubes.

Quem vocês estão tentando recrutar?

Pontos-chave • Os estatutos prescritos para o Rotary Club requerem que os sócios sejam pessoas idôneas e de excelente reputação em suas profissões e negócios, bem como na comunidade.

• A comissão de desenvolvimento do quadro social deve ajudar a recrutar sócios que tragam novas habilidades, talentos e ideias.

Sessão 1: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Atribuições e responsabilidades

117

Como vocês podem encontrar novos sócios?

OBSERVAÇÕES

Possíveis respostas —— Empresas locais —— Associações profissionais —— Câmaras de comércio —— Órgãos governamentais locais e regionais —— Ex-participantes de programas da Fundação Rotária —— Rotaractianos e ex-rotaractianos

Como o seu clube irá identificar e recrutar novos sócios?

Qual seria a composição de um clube diversificado em sua comunidade?

PROJETE O SLIDE 52 Diversidade

Ponto-chave • O quadro social do clube deve refletir a comunidade no que se refere a profissão, faixa etária, sexo, etnia e religião.

Por que ter diversidade no quadro social é importante?

Como o seu clube garante que os sócios novos sintam-se bem-vindos e sejam devidamente informados sobre o Rotary?

118

Diversidade Refletir como é a comunidade com relação a: • Profissão • Faixa etária • Sexo • Etnia • Religião Assembleia Distrital - 2009 | 52

Sessão 1: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Atribuições e responsabilidades

Distrito XXXX

Possíveis respostas

OBSERVAÇÕES

—— Destacando os benefícios e responsabilidades de ser rotariano por meio de um programa de orientação para sócios potenciais e sócios novos.

—— Incentivando o envolvimento dos novos sócios nas comissões e projetos de clube.

—— Realizando uma cerimônia formal de admissão para novos sócios com inclusão de suas famílias.

—— Presenteando o novo rotariano com um distintivo de lapela ou algo similar.

Como podem envolver novos sócios em projetos, comissões e atividades de clube?

Possíveis respostas —— Desenvolvendo um programa de mentores para novos sócios.

—— Designando novos sócios para comissões que sejam do interesse deles.

—— Organizando evento especial de orientação de novos sócios.

Que tópicos são abordados em seu programa de orientação de novos sócios?

Ponto-chave • Programas de orientação devem incluir os seguintes tópicos: –– Oportunidades para servir –– Normas e procedimentos do Rotary –– História e realizações do clube, do distrito e do Rotary International

Sessão 1: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Atribuições e responsabilidades

119

OBSERVAÇÕES

Retenção de sócios

(10 MINUTOS) DAS

ÀS

Por que é importante evitar a baixa de sócios?

Pontos-chave • Manter os sócios experientes no clube é essencial ao alcance das metas de desenvolvimento do quadro social e à transmissão dos valores rotários aos novos sócios.

• A retenção de sócios aumenta a capacidade de prestação de serviços do clube.

• Clubes que possuem um grande número de rotarianos experientes e atuantes atrai e motiva novos sócios.

Quais são os desafios enfrentados pelo seu clube quanto à retenção de sócios?

Que estratégias podem ser usadas para aumentar o índice de retenção de sócios?

PROJETE O SLIDE 53 Estratégias de retenção

Estratégias de retenção • Fazer levantamentos entre os sócios.

• Entregar um questionário a sócios que cancelaram o título.

• Conduzir sessões de orientação continuada.

• Realizar regularmente assembleias de clube para discutir as atividades.

• Cuidar para que as reuniões semanais sejam interessantes.

Assembleia Distrital - 2009 | 53

120

Sessão 1: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Atribuições e responsabilidades

Distrito XXXX

Ponto-chave

OBSERVAÇÕES

• Os clubes podem usar as seguintes estratégias para aumentar o índice de retenção de sócios: –– Utilizar levantamentos como o Questionário de Satisfação dos Sócios, que faz parte das Ferramentas de Avaliação do Clube, para identificar o que é importante para os sócios e colocar em prática as sugestões por eles apresentadas.

–– Pedir aos sócios que derem baixa que preencham o Questionário de Baixa de Sócio, que faz parte das Ferramentas de Avaliação do Clube, para identificar os desafios enfrentados pelo clube.

–– Conduzir sessões de orientação continuada para manter os sócios a par das atividades do clube, do distrito e do RI. –– Realizar regularmente assembleias de clube para discutir as atividades que os sócios gostariam que fossem mantidas ou modificadas.

–– Cuidar para que as reuniões semanais e os projetos de clube sejam interessantes e significativos.

Sessão 1: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Atribuições e responsabilidades

121

OBSERVAÇÕES

Seleção dos membros da comissão

(15 MINUTOS) DAS

ÀS

Que características devem ser consideradas ao selecionar membros para a comissão de desenvolvimento do quadro social do clube?

Possíveis respostas —— Experiência profissional em recrutamento, contratação de pessoal ou vendas.

—— Fortes conexões com diversos setores da comunidade.

—— Amplo conhecimento sobre o Rotary.

—— Extroversão e sociabilidade.

Como podem colaborar com os membros da comissão em suas tarefas?

Ponto-chave • Em apoio a seus integrantes, o presidente da comissão pode: –– Oferecer-lhes as ferramentas e informações necessárias.

–– Emparceirar novos membros com outros mais experientes.

–– Conhecer bem os recursos disponíveis à equipe.

122

Sessão 1: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Atribuições e responsabilidades

Como poderão motivar os membros da comissão?

OBSERVAÇÕES

Possíveis respostas —— Envolvendo-os no processo de planejamento.

—— Reconhecendo seus esforços e realizações.

—— Pedindo sugestões e colocando-as em prática.

—— Delegando a eles tarefas desafiadoras.

—— Explicando como as responsabilidades dos membros e suas tarefas contribuem ao alcance das metas do clube, do distrito e do Rotary International.

De que maneira podem colaborar com outros líderes do clube?

Ponto-chave • A comissão de desenvolvimento do quadro social do clube deve: –– Colaborar com a comissão de relações públicas para projetar uma imagem positiva do clube na comunidade, tornando-o atraente a rotarianos potenciais e motivo de orgulho a seus sócios.

–– Trabalhar com a comissão de projetos de prestação de serviços para assegurar a implementação de projetos relevantes aos sócios e envolver nãorotarianos nas atividades do clube.

–– Consultar a comissão de administração do clube quanto a reuniões semanais que visam orientar os sócios sobre o Rotary e que estejam voltadas a suas necessidades e interesses pessoais.

Sessão 1: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Atribuições e responsabilidades

123

OBSERVAÇÕES

Revisão

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados.

Responda às perguntas apresentadas.

• Usando a folha de resumo, peça que contem algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado desta sessão. Os participantes poderão se dirigir à pessoa que estiver ao seu lado ou ao grupo inteiro.

• Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 54 Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 1 Resumo

Objetivos • Identificar o papel da comissão de desenvolvimento do quadro social.

• Selecionar membros qualificados para integrar a comissão.

Assembleia Distrital - 2009 | 54

Encerramento

124

Sessão 1: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Atribuições e responsabilidades

Distrito XXXX

Folha-tarefa 1: Resumo

OBSERVAÇÕES

Observações

Atribuições e responsabilidades

Contatos

Aprendi . . .

Irei . . .

Sessão 1: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Atribuições e responsabilidades

125

OBSERVAÇÕES

Sessão 2: Comissão de desenvolvimento do quadro social Definição de metas (60 minutos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Definir metas anuais e de longo prazo.

2. Identificar recursos que favoreçam o alcance das metas.

Roteiro da sessão Introdução 5 minutos Metas 40 minutos Recursos 10 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 55. Título da sessão 2 56. Objetivos 57. Metas eficazes 58. Planejamento estratégico 59. Recursos 60. Objetivos

Folhas-tarefa 2. Metas 3. Plano de ação

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito.

• Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da Comissão de Desenvolvimento do Quadro Social (226B-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 2: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Definição de metas

127

OBSERVAÇÕES

Introdução PROJETE O SLIDE 55 Título da sessão 2

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Sessão 2: Definição de metas

Lembrete ao instrutor • Apresente os objetivos da sessão aos participantes.

PROJETE O SLIDE 56 Objetivos

Assembleia Distrital - 2009 | 55

Distrito XXXX

Que experiência vocês possuem com relação a definição de metas?

Objetivos • Definir metas anuais e de longo prazo.

• Identificar recursos que favoreçam o alcance das metas.

Assembleia Distrital - 2009 | 56

128

Sessão 2: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Definição de metas

Distrito XXXX

OBSERVAÇÕES

Metas

(40 MINUTOS) DAS

ÀS

O que faz com que uma meta seja eficaz?

PROJETE O SLIDE 57 Metas eficazes

Ponto-chave

Metas eficazes • • • • •

Participativas Mensuráveis Desafiadoras Realistas Delimitadas

• Metas eficazes são: –– Participativas. Aqueles que ajudarão no alcance da meta devem participar do processo de definição.

Assembleia Distrital - 2009 | 57

Distrito XXXX

–– Mensuráveis. As metas devem ter um ponto tangível e claro a ser alcançado.

–– Desafiadoras. As metas devem ser desafiadoras o suficiente para ir além das conquistas do passado.

–– Realistas. Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis.

–– Delimitadas. As metas devem ter prazo final ou cronograma de desenvolvimento.

Por que é importante definir metas?

Como as metas de longo prazo e as metas anuais se complementam?

PROJETE O SLIDE 58 Planejamento estratégico

Planejamento estratégico

Assembleia Distrital - 2009 | 58

Sessão 2: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Definição de metas

Distrito XXXX

129

Pontos-chave • Se o clube tiver um plano estratégico, as metas de longo prazo devem refletir o que o clube pretende realizar em três anos.

• As metas anuais constituem medidas que devem ser tomadas para o alcance das metas de longo prazo.

• As metas do clube devem ser ajustadas à medida que o clube se aprimora.

O que devem considerar ao estabelecer metas?

Ponto-chave • Para definir metas eficazmente, a comissão deve: –– Avaliar as condições e recursos atuais do clube.

–– Incentivar o envolvimento dos sócios do clube de modo a fazer com que estes se comprometam com seu alcance.

–– Identificar as necessidades da comunidade.

–– Buscar a orientação de líderes distritais.

–– Aproveitar a experiência adquirida através de atividades e projetos anteriores.

Que metas anuais e de longo prazo já foram definidas pela sua comissão?

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 2 Metas

130

Sessão 2: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Definição de metas

OBSERVAÇÕES

OBSERVAÇÕES Lembretes ao instrutor • Dê 10 minutos para a realização desse exercício.

• Explique a atividade.

• Este exercício deve ser feito em 5 minutos em dupla ou individualmente.

• Informe aos participantes que esta folha-tarefa complementa as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs, que serão analisadas na sessão 4.

• Se tiver tempo, peça aos grupos para apresentar suas observações ao restante dos participantes.

Como poderão garantir o alcance dessas metas?

Ponto-chave • Para garantir que as metas sejam alcançadas, o presidente da comissão deve: –– Conseguir o apoio dos demais líderes do clube às metas definidas pela comissão.

–– Estabelecer as etapas necessárias para o alcance das metas.

–– Nomear sócios para se encarregar de cada etapa, tendo por base suas aptidões e interesses.

–– Consultar os líderes distritais sobre os recursos disponíveis.

–– Estabelecer um cronograma.

–– Definir critérios específicos para medir o progresso alcançado.

–– Avaliar o progresso.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 3 Plano de ação

Sessão 2: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Definição de metas

131

OBSERVAÇÕES Lembretes ao instrutor • Dê 10 minutos para a realização dessa atividade.

• Informe aos participantes que esta folha-tarefa complementa as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs, que serão analisadas na sessão 4.

• Este exercício deve ser feito em dupla ou individualmente.

132

A qual meta anual a sua comissão se dedicará no próximo ano?

Sessão 2: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Definição de metas

OBSERVAÇÕES

Recursos

(10 MINUTOS) DAS

ÀS

Ponto-chave • Para alcançar as metas, a comissão precisará de recursos humanos, informativos e financeiros.

Quem pode servir como recurso à sua comissão?

Possíveis respostas —— Ex-líderes de clube —— Presidentes de comissões de desenvolvimento do quadro social de outros clubes no distrito —— Governador do distrito —— Comissões de desenvolvimento do quadro social e de expansão —— Coordenador regional do quadro social do RI (RRIMC) —— Governador assistente —— Funcionários do departamento de desenvolvimento do quadro social do RI

Que recursos estão disponíveis à sua comissão?

Recursos

PROJETE O SLIDE 59 Recursos

Assembleia Distrital - 2009 | 59

Sessão 2: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Definição de metas

Distrito XXXX

133

Ponto-chave • Os recursos para a comissão de desenvolvimento do quadro social incluem: –– Guia para Desenvolvimento do Quadro Social (417-PT) –– Ferramentas de Avaliação do Clube (apenas na web) –– Orientação de Novos Sócios — Guia Prático para Clubes (414-PT) –– Como Propor um Novo Sócio (254-PT) –– Membership Video Set (427-MU) –– Kit Informativo para Sócios Potenciais (423-PT) e Kit Informativos para Novos Sócios (426-PT) –– Boletim eletrônico Curtas do Quadro Social (cadastre-se em www.rotary.org/pt/Members /GeneralInformation/MembershipResources) –– Site do Rotary (www.rotary.org) –– Catálogo do RI (019-PT). Pode ser obtido on-line em shop.rotary.org.

Como vocês podem obter recursos para financiar as atividades da comissão?

Possíveis respostas —— Propondo ao conselho diretor do clube um orçamento que cubra as atividades da comissão para o ano.

—— Realizando campanhas de arrecadação de fundos.

—— Verificando se há fundos disponíveis no distrito

134

O que vocês aprenderam que pode ser usado no seu clube?

Sessão 2: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Definição de metas

OBSERVAÇÕES

OBSERVAÇÕES

Revisão

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados.

Responda às perguntas apresentadas.

• Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 60 Objetivos

Encerramento

Objetivos • Definir metas anuais e de longo prazo.

• Identificar recursos que favoreçam o alcance das metas.

Assembleia Distrital - 2009 | 60

Sessão 2: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Definição de metas

Distrito XXXX

135

Folha-tarefa 2: Metas

OBSERVAÇÕES

Utilize esta folha-tarefa para elaborar as metas anuais necessárias ao alcance da meta de três anos.

Certifique-se de que suas metas sejam Participativas. Aqueles que participam da definição das metas e elaboração das estratégias para alcançá-las sentem-se mais envolvidos com o processo.

Mensuráveis. As metas devem ter um ponto tangível e claro a ser alcançado.

Desafiadoras. As metas devem ser desafiadoras o suficiente para superar as conquistas do passado.

Realistas. Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis.

Delimitadas. As metas devem ter prazo final ou cronograma de desenvolvimento.

Vocês deverão continuar a discutir estas metas preliminares juntamente com as equipes do clube e usar as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs na sessão 4.

• Meta de longo prazo (meta para o clube alcançar daqui a três anos):

• Meta para o 1º ano:

• Meta para o 2º ano:

• Meta para o 3º ano:

136

Sessão 2: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Definição de metas

Folha-tarefa 3: Plano de ação

OBSERVAÇÕES

No espaço abaixo, escreva uma das metas anuais que estavam em sua folha-tarefa sobre metas. Em seguida, determine as etapas necessárias ao alcance da meta indicando a pessoa responsável pela etapa bem como o cronograma de desenvolvimento, os critérios para medir progresso e os recursos necessários.

Meta anual:

Quem é o responsável?

Etapa

Quanto tempo esta etapa levará?

Como o progresso será medido?

Que recursos estão disponíveis?

1.

2.

3.

4.

5.

Recursos necessários:

Sessão 2: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Definição de metas

137

OBSERVAÇÕES

Sessão 3: Comissão de desenvolvimento do quadro social Estudo de caso (60 minutos)

Objetivo Esta sessão visa preparar os participantes para identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em suas comissões.

Roteiro da sessão Introdução 5 minutos Estudo de caso 50 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 61. Título da sessão 3 62. Objetivo

Folhas-tarefa 4. Estudo de caso: Comissão de desenvolvimento do quadro social 5. Modelo de Retenção de Sócios

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito.

• Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da Comissão de Desenvolvimento do Quadro Social (226B-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 3: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Estudo de caso

139

OBSERVAÇÕES

Introdução

(5 MINUTOS) DAS

PROJETE O SLIDE 61 Título da sessão 3

ÀS

Sessão 3: Estudo de caso

Lembrete ao instrutor • Apresente os objetivos da sessão aos participantes

PROJETE O SLIDE 62 Objetivo

Assembleia Distrital - 2009 | 61

Distrito XXXX

Objetivo Identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em seus clubes.

Assembleia Distrital - 2009 | 62

140

Sessão 3: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Estudo de caso

Distrito XXXX

OBSERVAÇÕES

Estudo de caso

(50 MINUTOS) DAS

ÀS

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 4 Estudo de caso: Comissão de desenvolvimento do quadro social

Lembretes ao instrutor • Dê 30 minutos para os grupos discutirem e criarem seu plano de ação e 10 minutos para que o apresentem aos demais.

• Explique a atividade.

• Divida os participantes em grupos de cinco ou seis.

• Peça a cada grupo que indique uma pessoa para anotar as idéias discutidas.

• Dê 10 minutos adicionais para os participantes responderem à pergunta a seguir e discutirem com o grupo.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 5 Modelo de Retenção de Sócios

Pontos-chave • O presidente da comissão deve preencher o Modelo de Retenção de Sócios.

• Este modelo ajudará a determinar se o maior desafio do clube diz respeito à retenção de sócios novos ou antigos.

• Uma vez especificado o grupo que tende a se desligar do clube, poderão ser implementadas estratégias voltadas a tais rotarianos.

Sessão 3: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Estudo de caso

141

OBSERVAÇÕES Lembretes ao instrutor • Use o modelo a seguir para mostrar aos como preenchê-lo.

• Certifique-se de que os participantes tenham em mãos o Modelo de Retenção de Sócios, incluso no capítulo Quadro Social do Manual das Comissões de Clube (226-PT).

• Peça que consultem no Guia para Desenvolvimento do Quadro Social (417-PT) estratégias para retenção e recrutamento.

• O modelo, assim como outros recursos de avaliação, pode ser encontrado nas Ferramentas de Avaliação do Clube.

Modelo de Retenção de Sócios 2003 Data inicial

47 no de sócios

(número de) novos sócios admitidos

39

8 n de baixas de sócios antigos o

(número de) sócios antigos que continuam no clube

baixas de novos sócios

3 (número de) novos sócios que continuam no clube

17

% de baixa de sócios antigos

2

40

% de baixa de novos sócios

2006 Data final

42 no de sócios

142

-11

% ganho/perda líquidos

O que vocês aprenderam que pode ser aplicado em seu clube?

Sessão 3: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Estudo de caso

OBSERVAÇÕES

Revisão

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembretes ao instrutor • Cheque o objetivo para certificar-se de que foi devidamente abordado. Responda às perguntas apresentadas.

• Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 62 Objetivo

Objetivo Identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em seus clubes.

Encerramento Assembleia Distrital - 2009 | 62

Sessão 3: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Estudo de caso

Distrito XXXX

143

Folha-tarefa 4: Estudo de caso: Comissão deOBSERVAÇÕES desenvolvimento do quadro social Utilize as informações aqui fornecidas para preencher o Modelo de Retenção de Sócios. Após ler o texto abaixo, elabore um plano detalhado para o quadro social do Rotary Club de Sun Village utilizando as perguntas e a tabela.

Sun Village é uma cidade de 40.000 habitantes, cercada por fazendas, cuja economia se baseia na indústria e comércio. Esta possui duas escolas secundárias e uma pequena faculdade.

Recentemente, grandes empresas que se instalaram na área atraíram profissionais jovens.

Há três anos, o Rotary Club de Sun Village tinha 47 sócios. Desde então, dois morreram e seis se desligaram do clube. Durante o mesmo período, cinco pessoas se associaram, sendo que duas delas deram baixa. Hoje o clube tem 42 sócios com idade média de 62 anos, sendo que 85% deles são homens. A maioria dos sócios está no clube há 15 anos.

Apesar das realizações e atividades de prestação de serviços empreendidas pelo Rotary Club, a diminuição de seu quadro social poderá prejudicar a capacidade deste de servir à comunidade de Sun Village. Todo ano, o clube realiza os mesmos projetos de prestação de serviços pelos quais ficou conhecido, embora alguns sócios tenham vontade de implementar novos projetos.

Quais são os pontos fortes e fracos deste clube?

Qual é o principal problema do clube: o índice de baixa de novos sócios ou dos sócios de longa data?

144

Sessão 3: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Estudo de caso

OBSERVAÇÕES Como o clube pode identificar fontes de sócios potenciais na comunidade?

Com quem o clube poderia colaborar para analisar suas estratégias de retenção e conhecer aquelas que foram bem-sucedidas em outros clubes?

Como o clube pode atrair sócios mais jovens?

Como o clube pode oferecer à comunidade informações básicas sobre seus projetos e atividades?

Sessão 3: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Estudo de caso

145

Estudo de caso: Plano de ação

Etapa

Quem é o responsável?

Quanto tempo esta etapa levará?

OBSERVAÇÕES Como o progresso será medido?

1.

2.

3.

4.

5.

O que vocês aprenderam que pode ser usado no seu clube?

146

Sessão 3: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Estudo de caso

Que recursos estão disponíveis?

Folha-tarefa 5: Modelo de Retenção de Sócios

OBSERVAÇÕES

Para permanecer viåvel, o clube precisa admitir novos sócios qualificados e retê-los, bem como seus sócios antigos. O modelo de retenção Ê uma ferramenta para ajudar clubes a calcular seu índice de crescimento ou diminuição do quadro social em determinado período de tempo e identificar o grupo crítico: sócios novos ou antigos.

Utilize os dados referentes ao quadro social do clube e o diagrama e instruçþes a seguir para criar seu modelo de retenção. Serå necessårio ter em mãos as datas de associação e de desligamento de todos os sócios nos últimos três a cinco anos. (Se seu clube não possuir os registros completos, o presidente ou secretårio poderão obtê-los por intermÊdio do Acesso ao Portal, no site www.rotary.org.)

Depois de preencher o modelo, siga as instruçþes para interpretå-lo.

Criação do modelo de retenção de sócios

$ATA INICIAL

NO DE SĂ˜CIOS

NĂžMERO DE NOVOS SĂ˜CIOS ADMITIDOS NO DE BAIXAS DE SĂ˜CIOS ANTIGOS

NĂžMERO DE SĂ˜CIOS ANTIGOS QUE CONTINUAM NO CLUBE

BAIXAS DE NOVOS SĂ˜CIOS

NĂžMERO DE NOVOS SĂ˜CIOS QUE CONTINUAM NO CLUBE

DE BAIXA DE SĂ˜CIOS ANTIGOS

DE BAIXA DE NOVOS SĂ˜CIOS

$ATA lNAL

NO DE SĂ˜CIOS

GANHO PERDA LĂ“QUIDOS

1. Estabeleça o período a ser estudado e preencha o campo superior com a Data inicial e o campo inferior com a Data final. (Período sugerido: de três a cinco anos.)

2. No campo superior (Data inicial), coloque o nĂşmero de sĂłcios que seu clube possuĂ­a na data inicial.

3. No campo inferior (Data final), coloque o número de sócios que seu clube possuía ao final do estudo e calcule a __% de ganho/perda real da seguinte forma: (número de sócios na data final – número de sócios na data inicial) * 100 = número de sócios na data inicial

% de ganho/ perda real

SessĂŁo 3: COMISSĂƒO de desenvolvimento do quadro social — Estudo de caso

147

4. No espaço referente a baixas de sócios antigos, anote o número de sócios que já integravam o clube na data inicial e que se desligaram antes da data final, e calcule a __% de baixa de sócios antigos OBSERVAÇÕES da seguinte forma: baixas de sócios antigos * 100

% de baixas de sócios antigos

=

número de sócios na data inicial

5. O número de sócios antigos que continuam no clube pode ser calculado da seguinte forma: Número de sócios na data inicial – baixas de sócios antigos = sócios antigos que continuam no clube 6. No espaço novos sócios admitidos, anote o número de admissões dentro do período estudado.

7. No campo baixas de novos sócios, coloque o número de novos sócios que se desligaram antes da data final e calcule a __% de baixa de novos sócios da seguinte maneira: baixas de novos sócios * 100 novos sócios admitidos

=

% de baixa de novos sócios

8. O número de novos sócios que continuam no clube pode ser calculado da seguinte forma: novos sócios admitidos – baixas de novos sócios = novos sócios que continuam no clube

Atenção: A soma dos valores de sócios antigos que continuam no clube e novos sócios que continuam no clube deve ser igual ao número de sócios na Data final.

Interpretação do modelo de retenção Depois de conhecer a estrutura de aumento ou redução do quadro social do clube, deverá identificar seus pontos fortes e fracos com relação à retenção de sócios.

Ganho ou perda real O principal indicador da situação do clube com relação à retenção é o valor real de ganho ou perda de sócios. Ganho real significa que o clube ampliou seu quadro social. Isto pode ter ocorrido devido à retenção dos sócios antigos somada à admissão de novos sócios ou devido ao número de novos sócios ser superior ao número de baixas de sócios antigos.

Perda real significa que o clube não conseguiu reter mais sócios do que o número de sócios admitidos.

Avaliação do índice de baixa dos sócios A principal evidência de que o clube pode estar enfrentando problemas de retenção é a saída maciça de sócios. Adicione os valores de baixas de sócios antigos (caixa à esquerda) ao número de baixas de novos sócios (caixa à direita) para determinar quantos se desligaram do clube no período. O número de baixas é razoável para o tamanho do clube? Avalie os motivos para a saída desses sócios e as medidas que podem ser adotadas para limitar essas perdas.

Novos sócios Para continuar a análise, considere o número de baixas de novos sócios (caixa à direita), que indica quantos novos sócios ingressaram no clube e dele saíram no período analisado. Procure manter esse número o mais baixo possível. É compreensível que algum novo sócio deixe o clube inesperadamen-

148

Sessão 3: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Estudo de caso

te, contudo, se o clube informar cuidadosamente os sócios potenciais sobre as responsabilidades dos rotarianos e mantiver um programa efetivo de orientação aos entrantes, a quantidade de novos sócios OBSERVAÇÕES que dá baixa deverá se reduzir drasticamente. O valor indicado abaixo da caixa baixas de novos sócios (__% de baixa de novos sócios) representa a porcentagem de sócios que entraram depois da data inicial e saíram antes da data final do período analisado.

Sócios antigos O número de baixas de sócios antigos (caixa à esquerda) indica a quantidade de sócios representativos na data inicial que se desligaram, ou seja, a porcentagem de desgaste do clube (__% de baixa de sócios antigos). Quanto mais baixa for esta porcentagem, mais eficaz é a retenção de sócios antigos no clube.

Outros recursos Estratégias e recursos de avaliação relacionadas à retenção de sócios podem ser encontradas respectivamente no Guia para Desenvolvimento do Quadro (417-PT) e nas Ferramentas de Avaliação do Clube. Peça orientação ao coordenador regional do quadro social do RI (RRIMC).

Instruções detalhadas sobre como preencher e analisar o modelo de retenção estão disponíveis na publicação Ferramentas de Avaliação do Clube no site www.rotary.org.

Sessão 3: COMISSÃO de desenvolvimento do quadro social — Estudo de caso

149

OBSERVAÇÕES

Sessão 1: Comissão de relações públicas Atribuições e responsabilidades (60 minutos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Identificar o papel da comissão de relações públicas.

2. Selecionar membros qualificados para integrar a comissão.

Roteiro da sessão Introdução 10 minutos Atribuições e responsabilidades 30 minutos Seleção dos membros da comissão 15 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 63. Título da sessão 1 64. Objetivos 65. Responsabilidades 66. Campanhas de relações públicas 67. Trabalho com a mídia 68. Objetivos

Folha-tarefa 1. Resumo

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito.

• Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da Comissão de Relações Públicas (226C-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 1: COMISSÃO de relações públicas — Atribuições e responsabilidades

151

OBSERVAÇÕES

Introdução PROJETE O SLIDE 63 Título da sessão 1

(10 MINUTOS) DAS

ÀS

Sessão 1: Atribuições e responsabilidades

Lembretes ao instrutor • Apresente-se aos participantes e explique sua função de facilitador.

Assembleia Distrital - 2009 | 63

Distrito XXXX

• Informe as regras que o grupo deverá seguir para que as discussões sejam eficazes, tais como evitar interrupções quando um participante estiver falando, ouvir com boa vontade todos os comentários e limitar o uso de telefones celulares.

• Considere começar a sessão com uma atividade para “quebrar o gelo” relacionada ao tópico em questão.

• Apresente os objetivos desta sessão aos participantes.

• Peça aos participantes que consultem o resumo da sessão e sugira que façam anotações.

Objetivos

PROJETE O SLIDE 64 Objetivos

• Identificar o papel da comissão de relações públicas.

• Selecionar membros qualificados para integrar a comissão.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 1 Resumo

Lembrete ao instrutor • Avalie o conhecimento e a experiência dos participantes formulando as perguntas abaixo e facilitando a discussão de forma apropriada.

152

Sessão 1: COMISSÃO de relações públicas — Atribuições e responsabilidades

Assembleia Distrital - 2009 | 64

Distrito XXXX

Por que relações públicas são importantes para o Rotary?

Quem aqui já serviu na comissão de relações públicas?

O que aprenderam de mais relevante com essa experiência?

OBSERVAÇÕES

Sessão 1: COMISSÃO de relações públicas — Atribuições e responsabilidades

153

OBSERVAÇÕES

Atribuições e responsabilidades

(30 MINUTOS) DAS

ÀS

Qual é o papel da comissão de relações públicas?

Ponto-chave • A comissão de relações públicas deve desenvolver um plano para divulgar ao público informações sobre o Rotary e as atividades e os projetos de prestação de serviços do clube.

Quais são as suas responsabilidades com relação ao papel a ser desempenhado pela comissão?

Responsabilidades

PROJETE O SLIDE 65 Responsabilidades

Ponto-chave

• Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas do clube.

• Promover o clube na comunidade.

• Maximizar os esforços de relações públicas.

• Conhecer as mensagens principais do Rotary.

• A comissão de relações públicas deve: –– Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas do clube para o ano seguinte.

–– Promover o clube na comunidade.

–– Juntamente com os rotarianos do clube, procurar maximizar os esforços de relações públicas.

–– Compreender os componentes de relações públicas que ajudarão a promover o Rotary na comunidade.

–– Conhecer as mensagens principais do Rotary e ser capaz de transmiti-las eficazmente ao dirigir-se ao público em geral.

154

Sessão 1: COMISSÃO de relações públicas — Atribuições e responsabilidades

Assembleia Distrital - 2009 | 65

Distrito XXXX

Que atribuições adicionais são designadas pelo seu clube à comissão de relações públicas?

OBSERVAÇÕES

Ponto-chave • O regimento interno do clube define as responsabilidades dos dirigentes do clube específicas a este.

Como os membros da comissão podem ajudar a promover o Rotary?

PROJETE O SLIDE 66 Atividades de relações públicas

Ponto-chave • Para ajudar a promover o Rotary, a comissão de relações públicas deve: –– Manter-se atualizada sobre iniciativas para clubes e recursos do RI de relações públicas pelo site www.rotary.org.

Atividades de relações públicas • Manter-se atualizada sobre iniciativas para clubes e recursos do RI em www.rotary.org.

• Criar uma lista de contatos com a mídia.

• Manter o site do clube atualizado e interessante para o público em geral.

• Incentivar seus membros a promover o Rotary.

Assembleia Distrital - 2009 | 66

Distrito XXXX

–– Criar uma lista de contatos com a mídia da comunidade.

–– Manter o site ou blog do clube atualizado e interessante para o público em geral.

–– Usar sites de redes sociais para promover as atividades do clube.

–– Incentivar seus membros a usar os distintivos e outros itens do Rotary.

–– Pedir aos sócios que divulguem os projetos e atividades do clube na comunidade.

Como o clube pode estabelecer bons relacionamentos com a mídia?

Sessão 1: COMISSÃO de relações públicas — Atribuições e responsabilidades

155

OBSERVAÇÕES

Ponto-chave • Para criar bom relacionamento com a mídia, o clube deve: –– Recrutar profissionais da mídia para o quadro social do clube.

–– Convidar representantes da mídia para se apresentar em reuniões semanais ou eventos especiais.

–– Manter uma lista atualizada de jornalistas que podem cobrir eventos de caráter humanitário na comunidade.

–– Convidar a mídia para cobrir projetos ou eventos especiais.

Que atividades atraem atenção positiva da mídia?

Ponto-chave • Os seguintes tópicos e eventos tendem a atrair a atenção da mídia: –– Projetos de prestação de serviços comunitários e internacionais.

–– Projetos que envolvem jovens.

–– Palestrantes proeminentes na reunião semanal.

–– Experiências internacionais de membros de equipe de Intercâmbio de Grupos de Estudos ou beneficiários de Bolsas Educacionais.

–– Relatos com fortes elementos visuais.

Como poderão se preparar para trabalhar com a mídia?

PROJETE O SLIDE 67 Trabalho com a mídia

Trabalho com a mídia • Conhecer detalhes sobre o fato que deseja promover.

• Designar porta-vozes.

• Preparar folhas informativas • Redigir um comunicado à mídia.

Assembleia Distrital - 2009 | 67

156

Sessão 1: COMISSÃO de relações públicas — Atribuições e responsabilidades

Distrito XXXX

OBSERVAÇÕES

Ponto-chave • Visando preparar-se para trabalhar com a mídia, a comissão deve: –– Conhecer detalhes sobre o fato que deseja promover.

–– Designar porta-vozes.

–– Preparar folhas informativas ou fazer o download das disponíveis em www.rotary.org.

–– Redigir um comunicado à mídia.

Que esforços foram envidados pelo seu clube para atrair a atenção do público em geral?

Possíveis respostas —— Projetos de prestação de serviços que envolveram a participação da comunidade.

—— Outdoors que aumentaram a conscientização pública sobre o Rotary.

Sessão 1: COMISSÃO de relações públicas — Atribuições e responsabilidades

157

OBSERVAÇÕES

Seleção dos membros da comissão

(15 MINUTOS) DAS

Que características devem ser consideradas ao selecionar membros para a comissão de relações públicas do clube?

Possíveis respostas —— Proeminência na comunidade.

—— Contatos ou experiência profissional no meio jornalístico.

—— Amplo conhecimento sobre o Rotary e o clube.

—— Habilidade em oratória, escrita ou fotografia.

—— Experiência com websites ou rede social.

Como podem colaborar com os membros da comissão em suas tarefas?

Ponto-chave • Visando oferecer apoio, o presidente da comissão pode: –– Fornecer ferramentas de relações públicas e materiais de treinamento elaborados pela divisão de relações públicas do RI. –– Incentivar os membros da comissão a cadastrar-se para receber o boletim PR Tips (disponível apenas em inglês) no site www.rotary.org.

–– Analisar os esforços de relações públicas implementados anteriormente pelo clube.

–– Emparceirar novos membros com outros mais experientes.

–– Compartilhar os recursos disponíveis com os membros da comissão.

158

Sessão 1: COMISSÃO de relações públicas — Atribuições e responsabilidades

ÀS

Como podem motivar os membros da comissão?

OBSERVAÇÕES

Possíveis respostas —— Envolvendo-os no processo de planejamento.

—— Reconhecendo seus esforços e realizações.

—— Delegando a eles tarefas desafiadoras.

—— Pedindo sugestões e colocando-as em prática.

—— Explicando como o trabalho que realizam contribui ao alcance das metas do clube, do distrito e do Rotary.

De que maneira podem colaborar com outros líderes do clube?

Ponto-chave • A comissão de relações públicas deve: –– Comunicar-se com a comissão de projetos de prestação de serviços para informar-se sobre as iniciativas que podem ser de interesse da mídia.

–– Trabalhar com a comissão de desenvolvimento do quadro social visando atrair o interesse de sócios potenciais na comunidade.

–– Colaborar com a comissão da Fundação Rotária para informar-se sobre projetos humanitários que receberam subsídios ou sobre a vinda de beneficiários de bolsas de estudos.

–– Conhecer a programação das reuniões semanais através da comissão de administração do clube e divulgar à mídia informações que possam lhe interessar.

Sessão 1: COMISSÃO de relações públicas — Atribuições e responsabilidades

159

OBSERVAÇÕES

Revisão

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados.

Responda às perguntas apresentadas.

• Usando a folha de resumo, peça que contem algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado desta sessão. Os participantes poderão se dirigir à pessoa que estiver ao seu lado ou ao grupo inteiro.

• Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 68 Objetivos

Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 1 Resumo

• Identificar o papel da comissão de relações públicas.

• Selecionar membros qualificados para integrar a comissão.

Assembleia Distrital - 2009 | 68

Encerramento

160

Sessão 1: COMISSÃO de relações públicas — Atribuições e responsabilidades

Distrito XXXX

Folha-tarefa 1: Resumo

OBSERVAÇÕES

Observações

Atribuições e responsabilidades

Contatos

Aprendi . . .

Irei . . .

Sessão 1: COMISSÃO de relações públicas — Atribuições e responsabilidades

161

OBSERVAÇÕES

Sessão 2: Comissão de relações públicas Definição de metas (60 minutos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Definir metas anuais e de longo prazo.

2. IIdentificar recursos que favoreçam o alcance das metas.

Roteiro da sessão Introdução 5 minutos Metas 40 minutos Recursos 10 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 69. Título da sessão 2 70. Objetivos 71. Metas eficazes 72. Planejamento estratégico 73. Recursos 74. Objetivos

Folhas-tarefa 2. Metas 3. Plano de ação

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito.

• Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da Comissão de Relações Públicas (226C-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 2: COMISSÃO de relações públicas — Definição de metas

163

OBSERVAÇÕES

Introdução PROJETE O SLIDE 69 Título da sessão 2

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Sessão 2: Definição de metas

Lembrete ao instrutor • Apresente os objetivos da sessão aos participantes.

PROJETE O SLIDE 70 Objetivos

164

Que experiência vocês possuem com relação à definição de metas?

Sessão 2: COMISSÃO de relações públicas — Definição de metas

Assembleia Distrital - 2009 | 69

Distrito XXXX

Objetivos • Definir metas anuais e de longo prazo.

• Identificar recursos que favoreçam o alcance das metas.

Assembleia Distrital - 2009 | 70

Distrito XXXX

OBSERVAÇÕES

Metas

(40 Minutos) DAS

ÀS

O que faz com que uma meta seja eficaz?

PROJETE O SLIDE 71 Metas eficazes

Metas eficazes • • • • •

Ponto-chave

Participativas Mensuráveis Desafiadoras Realistas Delimitadas

• Metas eficazes são: –– Participativas. Aqueles que ajudarão no alcance da meta devem participar do processo de definição.

Assembleia Distrital - 2009 | 71

Distrito XXXX

–– Mensuráveis. As metas devem ter um ponto tangível e claro a ser alcançado.

–– Desafiadoras. As metas devem ser desafiadoras o suficiente para ir além das conquistas do passado.

–– Realistas. Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis.

–– Delimitadas. As metas devem ter prazo final ou cronograma de desenvolvimento.

Por que é importante definir metas?

Como as metas de longo prazo e as metas anuais se complementam?

PROJETE O SLIDE 72 Planejamento estratégico

Planejamento estratégico

Assembleia Distrital - 2009 | 72

Sessão 2: COMISSÃO de relações públicas — Definição de metas

Distrito XXXX

165

Pontos-chave • Se o clube tiver um plano estratégico, as metas de longo prazo devem refletir o que o clube pretende realizar em três anos.

• As metas anuais constituem medidas que devem ser tomadas para o alcance das metas de longo prazo.

• As metas do clube devem ser ajustadas à medida que o clube se aprimora.

O que devem considerar ao estabelecer metas?

Ponto-chave • Para definir metas eficazmente, a comissão deve: –– Avaliar as condições e recursos atuais do clube.

–– Incentivar o envolvimento dos sócios do clube de modo a fazer com que se comprometam.

–– Identificar as necessidades da comunidade.

–– Buscar a orientação de líderes distritais.

–– Aproveitar a experiência adquirida através de atividades e projetos anteriores.

Que metas anuais e de longo prazo já foram definidas pela sua comissão?

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 2 Metas

166

Sessão 2: COMISSÃO de relações públicas — Definição de metas

OBSERVAÇÕES

OBSERVAÇÕES Lembretes ao instrutor • Dê 10 minutos para a realização desse exercício.

• Explique a atividade.

• Este exercício deve ser feito em 5 minutos em dupla ou individualmente.

• Informe aos participantes que esta folha-tarefa complementa as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs, que serão analisadas na sessão 4.

• Se tiver tempo, peça aos grupos para apresentar suas observações ao restante dos participantes.

Como poderão garantir o alcance dessas metas?

Ponto-chave • Para garantir que as metas sejam alcançadas, o presidente da comissão deve: –– Verificar com outros líderes do clube se estão de acordo com as metas definidas pela comissão.

–– Estabelecer os passos necessários para o alcance das metas.

–– Nomear sócios para se encarregar dos passos a ser tomados, tendo por base suas aptidões e interesses.

–– Consultar os líderes distritais sobre os recursos disponíveis.

–– Estabelecer um cronograma.

–– Definir critérios específicos para medir o progresso alcançado.

–– Avaliar o progresso.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 3 Plano de ação

Sessão 2: COMISSÃO de relações públicas — Definição de metas

167

OBSERVAÇÕES Lembretes ao instrutor • Dê 10 minutos para a realização dessa atividade.

• Informe aos participantes que esta folha-tarefa complementa as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs, que serão analisadas na sessão 4.

• Este exercício deve ser feito em dupla ou individualmente.

168

A qual meta anual a sua comissão se dedicará no próximo ano?

Sessão 2: COMISSÃO de relações públicas — Definição de metas

OBSERVAÇÕES

Recursos

(10 MINUTOS) DAS

ÀS

Ponto-chave • Para alcançar as metas, a comissão precisará de recursos humanos, informativos e financeiros

Quem pode servir de recurso à sua comissão?

Possíveis respostas —— Ex-líderes de clube —— Outros presidentes de comissão de relações públicas no distrito —— Governador do distrito —— Comissão distrital de relações públicas —— Membros do Grupo de Apoio à Imagem Pública do Rotary —— Governador assistente —— Ex-dirigentes distritais —— quipe do RI de Suporte a Clubes e Distritos

Que recursos estão disponíveis à sua comissão?

PROJETE O SLIDE 73 Recursos

Recursos

Assembleia Distrital - 2009 | 73

Sessão 2: COMISSÃO de relações públicas — Definição de metas

Distrito XXXX

169

Ponto-chave • Os recursos para a comissão de relações públicas incluem: –– Relações Públicas Eficazes: Guia para Rotary Clubs (257-PT) –– Anúncios de utilidade pública do RI –– Plano de Comunicação com a Mídia em Casos de Crise (515-PT) –– Manual de Procedimento (035-PT) –– Catálogo do RI (019-PT) –– The Rotarian ou revistas rotárias regionais –– Website do RI –– Boletim eletrônico PR Tips (somente em inglês)

Como vocês podem obter recursos para financiar as atividades da comissão?

Possíveis respostas —— Propondo ao conselho diretor do clube um orçamento que cubra as atividades da comissão para o ano.

—— Realizando campanhas de arrecadação de fundos.

—— Verificando se há fundos disponíveis no distrito.

170

O que vocês aprenderam que pode ser aplicado em seus clubes?

Sessão 2: COMISSÃO de relações públicas — Definição de metas

OBSERVAÇÕES

OBSERVAÇÕES

Revisão

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados.

Responda às perguntas apresentadas.

• Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 74 Objetivos

Encerramento

Objetivos • Definir metas anuais e de longo prazo.

• Identificar recursos que favoreçam o alcance das metas.

Assembleia Distrital - 2009 | 74

Sessão 2: COMISSÃO de relações públicas — Definição de metas

Distrito XXXX

171

Folha-tarefa 2: Metas

OBSERVAÇÕES

Utilize esta folha-tarefa para elaborar as metas anuais necessárias ao alcance da meta de três anos.

Certifique-se de que suas metas sejam Participativas. Aqueles que participam da definição das metas e elaboração das estratégias para alcançá-las sentem-se mais envolvidos com o processo.

Mensuráveis. As metas devem ter um ponto tangível e claro a ser alcançado.

Desafiadoras. As metas devem ser desafiadoras o suficiente para superar as conquistas do passado.

Realistas. Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis.

Delimitadas. As metas devem ter prazo final ou cronograma de desenvolvimento.

Vocês deverão continuar a discutir estas metas preliminares juntamente com as equipes do clube e usar as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs na sessão 4.

• Meta de longo prazo (meta para o clube alcançar daqui a três anos):

• Meta para o 1º ano:

• Meta para o 2º ano:

• Meta para o 3º ano:

172

Sessão 2: COMISSÃO de relações públicas — Definição de metas

Folha-tarefa 3: Plano de ação

OBSERVAÇÕES

No espaço abaixo, escreva uma das metas anuais que estavam em sua folha-tarefa sobre metas. Em seguida, determine as etapas necessárias ao alcance da meta, indicando a pessoa responsável pela etapa, bem como o cronograma de desenvolvimento, os critérios para medir progresso e os recursos necessários.

Meta anual:

Etapa

Quem é o responsável?

Quanto tempo esta etapa levará?

Como o progresso será medido?

Que recursos estão disponíveis?

1.

2.

3.

4.

5.

Recursos necessários:

Sessão 2: COMISSÃO de relações públicas — Definição de metas

173

OBSERVAÇÕES

Sessão 3: Comissão de relações públicas Estudo de caso (60 minutos)

Objetivo Esta sessão visa preparar os participantes para identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em suas comissões.

Roteiro da sessão Introdução 5 minutos Estudo de caso 50 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 75. Título da sessão 3 76. Objetivo

Folha-tarefa 4. Estudo de caso: Comissão de relações públicas

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito.

• Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da Comissão de Relações Públicas (226C-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 3: COMISSÃO de relações públicas — Estudo de caso

175

OBSERVAÇÕES

Introdução PROJETE O SLIDE 75 Título da sessão 3

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Sessão 3: Estudo de caso

Lembrete ao instrutor • Apresente os objetivos da sessão aos participantes

PROJETE O SLIDE 76 Objetivo

Assembleia Distrital - 2009 | 75

Distrito XXXX

Objetivo Identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em seus clubes.

Assembleia Distrital - 2009 | 76

176

Sessão 3: COMISSÃO de relações públicas — Estudo de caso

Distrito XXXX

OBSERVAÇÕES

Estudo de caso

(50 MINUTOS) DAS

ÀS

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 4 Estudo de caso: Comissão de relações públicas

Lembretes ao instrutor • Dê 30 minutos para os grupos discutirem e criarem seu plano de ação e 10 minutos para que o apresentem aos demais.

• Explique a atividade.

• Divida os participantes em grupos de cinco ou seus pessoas.

• Peça a cada grupo que indique uma pessoa para anotar as idéias discutidas.

• Dê 10 minutos adicionais para os participantes responderem à pergunta a seguir e discutirem com o grupo.

O que vocês aprenderam que pode ser usado no seu clube?

Sessão 3: COMISSÃO de relações públicas — Estudo de caso

177

OBSERVAÇÕES

Revisão

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados.

Responda às perguntas apresentadas • Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 76 Objetivo

Objetivo Identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em seus clubes.

Encerramento Assembleia Distrital - 2009 | 76

178

Sessão 3: COMISSÃO de relações públicas — Estudo de caso

Distrito XXXX

Folha-tarefa 4: OBSERVAÇÕES Estudo de caso: Comissão de relações públicas Após ler o estudo de caso abaixo, crie um plano de relações públicas para o Rotary Club de Royal Gardens usando o plano de ação da próxima página. Considere as seguintes questões ao desenvolver o plano.

O Rotary Club de Royal Gardens está localizado em próspera cidade de 35.000 habitantes. Os 40 sócios do clube refletem a diversidade da comunidade profissional de Royal Gardens.

O clube já conduziu vários projetos para atender às necessidades da comunidade, sendo que o mais bem-sucedido e duradouro beneficia os idosos. Através do projeto, os rotarianos preparam e distribuem refeições, providenciam reparos para as residências e fazem visitas a doentes em hospitais.

Além disso, o clube colaborou recentemente com escolas locais para selecionar uma pessoa do distrito para receber uma Bolsa Educacional da Fundação Rotária. A bolsista, que optou por estudar os efeitos do aquecimento global nos níveis dos oceanos, corresponde-se regularmente com rotarianos do clube para compartilhar suas experiências.

A programação semanal do clube inclui frequentemente palestrantes locais que discorrem sobre assuntos importantes à comunidade. O índice de comparecimento às reuniões é alto e o entusiasmo dos sócios contagiante.

Uma pesquisa indicou que poucas pessoas da comunidade estão cientes dos esforços do clube, e algumas achavam que o Rotary fosse um clube social para homens mais velhos. Vários rotarianos reclamaram da dificuldade de atrair novos sócios, bem como da falta de reconhecimento da comunidade com relação aos serviços prestados pelo clube. As atividades implementadas nos últimos cinco anos não receberam nenhuma cobertura da mídia.

A cidade conta com duas estações de rádio. Uma delas apresenta músicas populares e a outra tem programação com notícias e talk-shows. O jornal diário tem circulação de 15.000 exemplares e o jornal semanal de 9.000. Royal Gardens conta com uma estação de televisão que veicula regularmente anúncios de utilidade pública. O novo cinema da cidade também passa anúncios locais antes do filme.

Como o clube pode oferecer à mídia e à comunidade informações básicas sobre o Rotary International e o próprio clube?

Sessão 3: COMISSÃO de relações públicas — Estudo de caso

179

OBSERVAÇÕES

Que atividades atuais do clube podem ser do interesse da mídia? Qual o canal de mídia mais apropriado para cada atividade? Por quê?

Como os programas do clube podem interessar à mídia?

Que medidas o clube deve tomar para manter a mídia e a comunidade informadas sobre suas atividades?

180

Sessão 3: COMISSÃO de relações públicas — Estudo de caso

Estudo de caso: Plano de ação

Etapa

Quem é o responsável?

Quanto tempo esta etapa levará?

OBSERVAÇÕES Como o progresso será medido?

Que recursos estão disponíveis?

1.

2.

3.

4.

5.

O que vocês aprenderam que pode ser usado no seu clube?

Sessão 3: COMISSÃO de relações públicas — Estudo de caso

181

OBSERVAÇÕES

Sessão 1: Comissão de projetos de prestação de serviços Atribuições e responsabilidades (60 minutos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Identificar o papel da comissão de projetos de prestação de serviços.

2. Selecionar membros qualificados para integrar a comissão.

Roteiro da sessão Introdução 10 minutos Atribuições e responsabilidades 30 minutos Seleção dos membros da comissão 15 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 77. Título da sessão 1 78. Objetivos 79. Responsabilidades 80. Diretrizes para projetos de prestação de serviços 81. Programas do RI 82. Como avaliar o projeto 83. Objetivos

Folha-tarefa 1. Resumo

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito.

• Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da Comissão de Projetos de Prestação de Serviços (226D-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 1: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Atribuições e responsabilidades

183

OBSERVAÇÕES

Introdução PROJETE O SLIDE 77 Título da sessão 1

(10 MINUTOS) DAS

ÀS

Sessão 1: Atribuições e responsabilidades

Lembretes ao instrutor • Apresente-se aos participantes e explique sua função de facilitador.

Assembleia Distrital - 2009 | 77

Distrito XXXX

• Informe as regras que o grupo deverá seguir para que as discussões sejam eficazes, tais como evitar interrupções quando um participante estiver falando, ouvir com boa vontade todos os comentários e limitar o uso de telefones celulares.

• Considere começar a sessão com uma atividade para “quebrar o gelo” relacionada ao tópico em questão.

• Apresente os objetivos desta sessão aos participantes.

• Peça aos participantes que consultem o resumo da sessão e sugira que façam anotações.

Objetivos

PROJETE O SLIDE 78 Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 1 Resumo

• Identificar o papel da comissão de projetos de prestação de serviços.

• Selecionar membros qualificados para integrar a comissão.

Assembleia Distrital - 2009 | 78

Lembrete ao instrutor • Avalie o conhecimento e a experiência dos participantes formulando as perguntas abaixo e facilitando a discussão de forma apropriada.

184

Sessão 1: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Atribuições e responsabilidades

Distrito XXXX

Por que projetos de prestação de serviços são importantes para o Rotary?

Quem já serviu na comissão de projetos de prestação de serviços?

O que aprenderam de mais relevante com essa experiência?

OBSERVAÇÕES

Sessão 1: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Atribuições e responsabilidades

185

OBSERVAÇÕES

Atribuições e responsabilidades

(30 MINUTOS) DAS

ÀS

Qual é o papel da comissão de projetos de prestação de serviços?

Ponto-chave • A comissão de projetos de prestação de serviços planeja e conduz projetos que atendem a necessidades da comunidade local e de outros países.

Quais são as suas responsabilidades com relação ao papel a ser desempenhado pela comissão?

PROJETE O SLIDE 79 Responsabilidades

Ponto-chave • A comissão de projetos de prestação de serviços deve:

Responsabilidades • Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas do clube.

• Cuidar para que os projetos incluam identificação das necessidades da comunidade, planejamento e avaliação.

• Organizar esforços de arrecadação de verbas.

• Compreender as potenciais responsabilidades jurídicas.

Assembleia Distrital - 2009 | 79

–– Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas de prestação de serviços do clube para o ano seguinte.

–– Cuidar para que os projetos incluam identificação das necessidades da comunidade, planejamento e avaliação.

–– Criar um programa equilibradode prestação de serviços.

–– Organizar esforços de arrecadação de verbas para financiar projetos.

–– Compreender as responsabilidades jurídicas relacionados a projetos e atividades do clube.

186

Que atribuições adicionais são designadas pelo seu clube à comissão de projetos de prestação de serviços?

Sessão 1: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Atribuições e responsabilidades

Distrito XXXX

Ponto-chave

OBSERVAÇÕES

• O regimento interno do clube define as responsabilidades dos dirigentes do clube, que são específicas ao próprio clube.

Como projetos de prestação de serviços beneficiam seus clubes?

Possíveis respostas —— Motivando os sócios a servir.

—— Atraindo sócios potenciais interessados em prestação de serviços.

—— Aumentando o interesse dos sócios nas atividades do clube.

—— Aprimorando a imagem pública do Rotary.

Que diretrizes deverão seguir quanto ao planejamento de projetos de prestação de serviços a ser implementados durante o ano?

PROJETE O SLIDE 80 Diretrizes para projetos de prestação de serviços

Diretrizes para projetos de prestação de serviços • Planejar um projeto em cada uma das Avenidas de Serviços.

• Atender a necessidades humanitárias.

• Envolver todos os sócios do clube.

• Trocar ideias com outros Rotary Clubs.

• Administrar adequadamente os fundos.

Assembleia Distrital - 2009 | 80

Sessão 1: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Atribuições e responsabilidades

Distrito XXXX

187

Ponto-chave

OBSERVAÇÕES

• A comissão de projetos de prestação de serviços deve: –– Planejar um projeto em cada uma das Avenidas de Serviços (Internos, Profissionais, à Comunidade e Internacionais).

–– Atender às necessidades dos beneficiários.

–– Assegurar que os projetos de prestação de serviços sejam relevantes aos sócios do clube.

–– Envolver todos os sócios do clube nos projetos.

–– Colaborar e trocar ideias com outros Rotary Clubs.

–– Utilizar os recursos disponibilizados pelo RI. –– Administrar adequadamente os fundos arrecadados e utilizados no projeto.

Antes de iniciar um projeto de prestação de serviços, o seu clube avalia as necessidades da comunidade?

Por que a identificação das necessidades é importante?

Ponto-chave • O estudo das necessidades: –– Indica os problemas reais da comunidade.

–– Avalia os interesses dos sócios do clube e os recursos necessários para realização de um projeto bem-sucedido.

188

Que projetos de prestação de serviços conduzirão este ano e como irão abordar as Quatro Avenidas de Serviços?

Sessão 1: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Atribuições e responsabilidades

Pontos-chave

OBSERVAÇÕES

• Alguns projetos englobam mais de uma Avenida de Serviços.

• A comissão de projetos de prestação de serviços deve procurar trabalhar com outras comissões.

Lembretes ao instrutor • O ProjectLINK é um banco de dados on-line disponível somente em inglês que lista projetos de clubes e distritos que precisam de financiamento, doações não-monetárias, voluntários e/ou parceiros para Subsídio Equivalente da Fundação Rotária, bem como projetos concluídos que podem servir de modelo.

• Peça aos participantes que consultem as Ferramentas para Identificar as Necessidades da Comunidade e o site do RI para obter mais informações sobre os tópicos acima.

Quais são as ênfases do presidente eleito do RI para o próximo ano rotário?

Lembrete ao instrutor • Peça aos participantes que consultem o folheto da Menção Presidencial (900A-PT) para mais informações sobre as ênfases.

Que programas do RI podem ser usados pelos clubes em apoio aos seus projetos de prestação de serviços?

Sessão 1: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Atribuições e responsabilidades

189

OBSERVAÇÕES

PROJETE O SLIDE 81 Programas do RI

Programas do RI

Ponto-chave • Participantes dos seguintes programas do RI podem ajudar em projetos de prestação de serviços: –– Interact

Assembleia Distrital - 2009 | 81

–– Rotaract –– Núcleos Rotary de Desenvolvimento Comunitário (NRDCs) –– Intercâmbio Rotário da Amizade –– Voluntários do Rotary –– Intercâmbio de Jovens –– Prêmios Rotários de Liderança Juvenil (RYLA) –– Serviços à Comunidade Mundial (SCM) –– Grupos Rotarianos em Ação –– Grupos de Companheirismo do Rotary

De que maneira podem trabalhar com Rotaract e Interact Clubs?

Pontos-chave • As comissões devem envolver os participantes destes programas em todos os aspectos do projeto, do planejamento à execução, e reconhecer seu trabalho.

• Os clubes devem ter em mente que os participantes dos programas pró-juventude são potencialmente futuros rotarianos.

190

De que forma a Fundação Rotária oferece apoio aos projetos de prestação de serviços de clube?

Sessão 1: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Atribuições e responsabilidades

Distrito XXXX

OBSERVAÇÕES Lembrete ao instrutor • Os distritos participantes do Plano Visão de Futuro podem fazer uso dos Subsídios Distritais e Subsídios Globais da Fundação Rotária em apoio a seus projetos.

De que maneira poderão avaliar os projetos de prestação de serviços?

PROJETE O SLIDE 82 Como avaliar o projeto

Ponto-chave • As respostas às perguntas abaixo ajudarão a avaliar a eficácia do projeto de prestação de serviços: –– O projeto atendeu às necessidades da comunidade como planejado?

Como avaliar o projeto • O projeto atendeu às necessidades da comunidade como planejado?

• O projeto contou com a participação de todos os sócios?

• O projeto atraiu a atenção da mídia?

• O clube pôde atender às demandas financeiras do projeto?

Assembleia Distrital - 2009 | 82

Distrito XXXX

–– O projeto contou com a participação de todos os sócios?

–– O projeto atraiu a atenção da mídia?

–– O clube pôde atender às demandas financeiras do projeto?

Como utilizarão os resultados da avaliação?

Sessão 1: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Atribuições e responsabilidades

191

OBSERVAÇÕES

Seleção dos membros da comissão

(15 MINUTOS) DAS

ÀS

Que características devem ser consideradas ao selecionar membros para integrar a comissão de projetos de prestação de serviços do clube?

Possíveis respostas —— Amplo conhecimento da comunidade local.

—— Profissões relacionadas a prestação de serviços.

—— Estudo em outro país, viajens ao exterior ou conhecimento de outro idioma.

—— Experiência com trabalhos voluntários na comunidade.

Como podem ajudar os membros da comissão a executar suas tarefas eficazmente?

Ponto-chave • De modo a oferecer apoio, o presidente da comissão pode –– Fornecer aos membros as informações necessárias.

–– Analisar as metas dos projetos de prestação de serviços e as estratégias para alcançá-las.

–– Estar ciente dos recursos disponíveis à comissão.

192

Sessão 1: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Atribuições e responsabilidades

Como poderão motivar os membros da comissão?

OBSERVAÇÕES

Possíveis respostas —— Envolvendo-os no processo de planejamento.

—— Reconhecendo seus esforços e realizações.

—— Pedindo sugestões e colocando-as em prática.

—— Delegando a eles tarefas desafiadoras.

—— Explicando como o cumprimento de suas atribuições e responsabilidades contribuem ao alcance das metas do clube.

De que maneira podem colaborar com outros líderes do clube?

Ponto-chave • A comissão de projetos de prestação de serviços deve: –– Reunir-se com a comissão da Fundação Rotária para identificar maneiras através das quais a Fundação pode disponibilizar recursos que ajudem a alcançar as metas de prestação de serviços.

–– Trabalhar com a comissão de relações públicas para garantir que o projeto e a participação dos sócios sejam divulgados apropriadamente.

–– Garantir, juntamente com a comissão de desenvolvimento do quadro social, o envolvimento de todo o clube, principalmente dos novos sócios.

–– Informar a comissão de administração sobre os projetos que estejam sendo desenvolvidos para que estes sejam divulgados no boletim do clube.

Sessão 1: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Atribuições e responsabilidades

193

OBSERVAÇÕES

Revisão

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados.

Responda às perguntas apresentadas.

• Usando a folha de resumo, peça que contem algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado desta sessão. Os participantes poderão se dirigir à pessoa que estiver ao seu lado ou ao grupo inteiro.

• Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 83 Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 1 Resumo

Objetivos • Identificar o papel da comissão de projetos de prestação de serviços.

• Selecionar membros qualificados para integrar a comissão.

Assembleia Distrital - 2009 | 83

Encerramento

194

Sessão 1: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Atribuições e responsabilidades

Distrito XXXX

Folha-tarefa 1: Resumo

OBSERVAÇÕES

Observações

Atribuições e responsabilidades

Contatos

Aprendi . . .

Irei . . .

Sessão 1: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Atribuições e responsabilidades

195

OBSERVAÇÕES

Sessão 2: Comissão de projetos de prestação de serviços Definição de metas (60 minutos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Definir metas anuais e de longo prazo.

2. Identificar recursos que favoreçam o alcance das metas.

Roteiro da sessão Introdução 5 minutos Metas 40 minutos Recursos 10 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 84. Título da sessão 2 85. Objetivos 86. Metas eficazes 87. Planejamento estratégico 88. Recursos 89. Objetivos

Folhas-tarefa 2. Metas 3. Plano de ação

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte o material “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Você poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito.

• Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da Comissão de Projetos de Prestação de Serviços (226D-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 2: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Definição de metas

197

OBSERVAÇÕES

Introdução PROJETE O SLIDE 84 Título da sessão 2

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Sessão 2: Definição de metas

Lembrete ao instrutor • Apresente os objetivos da sessão aos participantes.

PROJETE O SLIDE 85 Objetivos

198

Assembleia Distrital - 2009 | 84

Distrito XXXX

Objetivos • Definir metas anuais e de longo prazo.

• Identificar recursos que favoreçam o alcance das metas.

Que experiência vocês possuem com relação a definição de metas?

Sessão 2: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Definição de metas

Assembleia Distrital - 2009 | 85

Distrito XXXX

OBSERVAÇÕES

Metas

(40 MINUTOS) DAS

ÀS

O que faz com que uma meta seja eficaz?

PROJETE O SLIDE 86 Metas eficazes

Ponto-chave • Metas eficazes são:

Metas eficazes • • • • •

Participativas Mensuráveis Desafiadoras Realistas Delimitadas

Assembleia Distrital - 2009 | 86

Distrito XXXX

–– Participativas. Aqueles que ajudarão no alcance da meta devem participar do processo de definição.

–– Mensuráveis. As metas devem ter um ponto tangível e claro a ser alcançado.

–– Desafiadoras. As metas devem ser desafiadoras o suficiente para ir além das conquistas do passado.

–– Realistas. Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis.

–– Delimitadas. As metas devem ter prazo final ou cronograma de desenvolvimento.

Por que é importante definir metas?

Como as metas de longo prazo e as metas anuais se complementam?

PROJETE O SLIDE 87 Planejamento estratégico

Planejamento estratégico

Assembleia Distrital - 2009 | 87

Sessão 2: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Definição de metas

Distrito XXXX

199

Pontos-chave • Se o clube tiver um plano estratégico, as metas de longo prazo devem refletir o que o clube pretende realizar em três anos.

• As metas anuais são medidas que devem ser tomadas para que as metas de longo prazo sejam alcançadas.

• As metas do clube devem ser ajustadas à medida que o clube se aprimora.

O que devem considerar ao estabelecer metas?

Ponto-chave • Para definir metas eficazmente, a comissão deve: –– Avaliar as condições e recursos atuais do clube.

–– Incentivar o envolvimento dos sócios do clube de modo a fazer com que estes se comprometam.

–– Identificar as necessidades da comunidade.

–– Buscar a orientação dos líderes distritais.

–– Aproveitar a experiência adquirida através de atividades e projetos anteriores.

Que metas anuais e de longo prazo já foram definidas pela comissão de seu clube?

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 2 Metas

200

Sessão 2: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Definição de metas

OBSERVAÇÕES

OBSERVAÇÕES Lembretes ao instrutor • Dê 10 minutos para a realização dessa atividade.

• Explique a atividade.

• Este exercício deve ser feito em 5 minutos em dupla ou individualmente.

• Informe aos participantes que esta folha-tarefa complementa as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs, que serão analisadas na sessão 4.

• Se tiver tempo, peça aos grupos para apresentar suas observações ao restante dos participantes.

Como poderão garantir o alcance dessas metas Ponto-chave • Para garantir que as metas sejam alcançadas, o presidente da comissão deve: –– Conseguir o apoio dos demais líderes do clube às metas definidas pela comissão.

–– Estabelecer as etapas necessárias para o alcance das metas.

–– Nomear sócios para se encarregar de cada etapa, tendo por base suas aptidões e interesses.

–– Consutlar os líderes distritais sobre os recursos disponíveis.

–– Estabelecer um cronograma.

–– Definir critérios específicos para medir o progresso alcançado.

–– Avaliar o progresso.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 3 Plano de ação

Sessão 2: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Definição de metas

201

OBSERVAÇÕES Lembretes ao instrutor • Dê 10 minutos para a realização dessa atividade.

• Informe aos participantes que esta folha-tarefa complementa as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs, que serão analisadas na sessão 4.

• Este exercício deve ser feito em dupla ou individualmente.

202

A qual meta anual a sua comissão se dedicará no próximo ano?

Sessão 2: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Definição de metas

OBSERVAÇÕES

Recursos

(10 MINUTOS) DAS

ÀS

Ponto-chave • Para alcançar as metas, a comissão precisará de recursos humanos, informativos e financeiros.

Quem pode servir de recurso à sua comissão?

Possíveis respostas —— Ex-líderes de clube —— Outros presidentes de comissão de projetos de prestação de serviços no distrito —— Governador do distrito —— Comissões distritais dos vários programas —— Governador assistente —— Ex-administradores de distrito —— Equipe de Suporte a Clubes e Distritos —— Funcionários das divisões de programas do RI

Que recursos estão disponíveis?

PROJETE O SLIDE 88 Recursos

Recursos

Assembleia Distrital - 2009 | 88

Sessão 2: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Definição de metas

Distrito XXXX

203

Ponto-chave • Os recursos para a comissão de projetos de prestação de serviços do clube incluem: –– ProjectLINK (banco de dados somente em inglês) –– Comunidades em Ação: Guia para Desenvolvimento de Projetos (605A-PT) –– Manual de Procedimento (035-PT) –– Catálogo do RI (019-PT) –– The Rotarian ou revistas rotárias regionais –– Website do RI –– Boletins eletrônicos e cadastro para recebimento de correspondência sobre programas específicos do RI (como Rotaract, Serviços Profissionais, etc.)

–– Rotary Volunteers Database (banco de dados de Voluntários do Rotary)

Como vocês podem obter recursos para financiar as atividades da comissão?

Possíveis respostas —— Propondo ao conselho diretor do clube um orçamento que cubra as atividades da comissão para o ano.

—— Realizando campanhas de arrecadação de fundos.

—— Verificando se há fundos disponíveis no distrito.

—— Reunindo-se com a comissão da Fundação Rotária para determinar se subsídios da Fundação podem ser usados para financiar projetos do clube.

204

O que vocês aprenderam que pode ser aplicado no clube?

Sessão 2: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Definição de metas

OBSERVAÇÕES

OBSERVAÇÕES

Revisão

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados.

Responda às perguntas apresentadas.

• Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 89 Objetivos

Encerramento

Objetivos • Definir metas anuais e de longo prazo.

• Identificar recursos que favoreçam o alcance das metas.

Assembleia Distrital - 2009 | 89

Sessão 2: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Definição de metas

Distrito XXXX

205

Folha-tarefa 2: Metas

OBSERVAÇÕES

Utilize esta folha-tarefa para elaborar as metas anuais necessárias ao alcance da meta de três anos.

Certifique-se de que suas metas sejam Participativas. Aqueles que participam da definição das metas e elaboração das estratégias para alcançá-las sentem-se mais envolvidos com o processo.

Mensuráveis. As metas devem ter um ponto tangível e claro a ser alcançado.

Desafiadoras. As metas devem ser desafiadoras o suficiente para superar as conquistas do passado.

Realistas. Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis.

Delimitadas. As metas devem ter prazo final ou cronograma de desenvolvimento.

Vocês deverão continuar a discutir estas metas preliminares juntamente com as equipes do clube e usar as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs na sessão 4.

• Meta de longo prazo (meta para o clube alcançar daqui a três anos):

• Meta para o 1º ano:

• Meta para o 2º ano:

• Meta para o 3º ano:

206

Sessão 2: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Definição de metas

Folha-tarefa 3: Plano de ação

OBSERVAÇÕES

No espaço abaixo, escreva uma das metas anuais que estavam em sua folha-tarefa sobre metas. Em seguida, determine as etapas necessárias ao alcance da meta, indicando a pessoa responsável pela etapa, bem como o cronograma de desenvolvimento, os critérios para medir progresso e os recursos necessários.

Meta anual:

Quem é o responsável?

Etapa

Quanto tempo esta etapa levará?

Como o progresso será medido?

Que recursos estão disponíveis?

1.

2.

3.

4.

5.

Recursos necessários:

Sessão 2: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Definição de metas

207

OBSERVAÇÕES

Sessão 3: Comissão de projetos de prestação de serviços Estudo de caso (60 minutos)

Objetivo Esta sessão visa preparar os participantes para identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em suas comissões.

Roteiro da sessão Introdução 5 minutos Estudo de caso 50 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 90. Título da sessão 3 91. Objetivo

Folha-tarefa 4. Estudo de caso: Comissão de projetos de prestação de serviços

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito.

• Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da Comissão de Projetos de Prestação de Serviços (226D-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 3: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Estudo de caso

209

OBSERVAÇÕES

Introdução

(5 MINUTOS) DAS

PROJETE O SLIDE 90 Título da sessão 3

ÀS

Sessão 3: Estudo de caso

Lembrete ao instrutor • Apresente os objetivos da sessão aos participantes.

PROJETE O SLIDE 91 Objetivo

Assembleia Distrital - 2009 | 90

Distrito XXXX

Objetivo Identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em seus clubes.

Assembleia Distrital - 2009 | 91

210

Sessão 3: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Estudo de caso

Distrito XXXX

OBSERVAÇÕES

Estudo de caso

(50 MINUTOS) DAS

ÀS

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 4 Estudo de caso: Comissão de projetos de prestação de serviços

Lembretes ao instrutor • Dê 30 minutos para os grupos discutirem e criarem seu plano de ação e 10 minutos para que o apresentem aos demais.

• Explique a atividade.

• Divida os participantes em grupos de cinco ou seis pessoas.

• Peça a cada grupo que indique uma pessoa para anotar as idéias discutidas.

• Dê 10 minutos adicionais para os participantes responderem à pergunta a seguir e discutirem com o grupo.

O que vocês aprenderam que pode ser usado no seu clube?

Sessão 3: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Estudo de caso

211

OBSERVAÇÕES

Revisão

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados.

Responda às perguntas apresentadas.

• Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 91 Objetivo

Objetivo Identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em seus clubes.

Encerramento Assembleia Distrital - 2009 | 91

212

Sessão 3: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Estudo de caso

Distrito XXXX

Folha-tarefa 4: Estudo de caso: Comissão de projetos de prestação de serviços

OBSERVAÇÕES

Leia o estudo de caso abaixo e crie um plano de ação detalhado para o Rotary Club de Queen’s Park desenvolver projetos eficazes de prestação de serviços. Considere as seguintes questões ao desenvolver o plano.

O Rotary Club de Queen’s Park possui 65 sócios e está situado em uma cidade com 300.000 habitantes. O crescimento acelerado da cidade está contribuindo ao processo de urbanização de sua área rural, a qual serve de habitat para diversas espécies de plantas e animais nativos ameaçados de extinção. Se por um lado vários setores da cidade prosperam, cerca de 20% dos residentes lidam com dificuldades na área econômica e educacional.

As reuniões semanais contam com bom índice de comparecimento e os sócios participam de diferentes atividades de companheirismo. Contudo, o quadro social vem declinando nos últimos cinco anos. Nesse período, o clube perdeu 25% de seus sócios e tem tido dificuldade em manter os novos. Por intermédio do Questionário de Baixa de Sócio, vários reclamaram que suas expectativas quanto à participação em projetos de prestação de serviços à comunidade não foram alcançadas.

Os recentes projetos do clube eram limitados no seu âmbito e eficácia. Os de maior sucesso envolveram contribuição monetária para uma organização que renovava bancos de um parque e doação de playground a uma escola na região em que moram vários sócios do clube.

Que experiência decorrente dos projetos de prestação de serviços anteriores o clube pode aproveitar?

Como os clubes podem identificar as necessidades da comunidade?

Sessão 3: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Estudo de caso

213

Que tipos de projetos de prestação de serviços poderiam resolver problemas da população carente local?

OBSERVAÇÕES

De que maneira líderes do clube podem combinar companheirismo e prestação de serviços em seus projetos?

Como os clubes podem colaborar com outras organizações ou entidades de prestação de serviços da área?

214

Sessão 3: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Estudo de caso

Estudo de caso: Plano de ação

Etapa

Quem é o responsável?

Quanto tempo esta etapa levará?

OBSERVAÇÕES Como o progresso será medido?

Que recursos estão disponíveis?

1.

2.

3.

4.

5.

O que vocês aprenderam que pode ser usado no seu clube?

Sessão 3: COMISSÃO da projetos de prestação de serviços — Estudo de caso

215

Distritos não-participantes

OBSERVAÇÕES

Sessão 1: Comissão da Fundação Rotária Atribuições e responsabilidades (60 minutos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Compreender o papel da comissão da Fundação Rotária.

2. Selecionar membros qualificados para integrar a comissão.

Roteiro da sessão Introdução 5 minutos Atribuições e responsabilidades 30 minutos Plano Visão de Futuro

10 minutos Seleção dos membros da comissão 10 minutos Revisão 5 minutos

Distritos participantes do Plano Visão de Futuro podem encontrar em www.rotary .org um adendo a este guia.

Materiais Slides 92. Título da sessão 1 93. Objetivos 94. Responsabilidades 95. Programas da Fundação 96. Gerenciamento de fundos 97. Todos os Rotarianos, Todos os Anos 98. Benefícios do Plano Visão de Futuro 99. Dois tipos de subsídio

100. Áreas de enfoque 101. Cronograma do Plano Visão de Futuro 102. Recursos 103. Objetivos

Folha-tarefa 1. Resumo

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito.

• Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da Comissão da Fundação Rotária (226E-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 1: COMISSÃO da Fundação Rotária — Atribuições e responsabilidades

217

Distritos não-participantes Introdução PROJETE O SLIDE 92 Título da sessão 1

OBSERVAÇÕES (5 MINUTOS) DAS

ÀS

Sessão 1: Atribuições e responsabilidades

Lembretes ao instrutor • Apresente-se aos participantes e explique sua função de facilitador.

Assembleia Distrital - 2009 | 92

Distrito XXXX

• Informe as regras que o grupo deverá seguir para que as discussões sejam eficazes, tais como evitar interrupções quando um participante estiver falando, ouvir com boa vontade todos os comentários e limitar o uso de telefones celulares.

• Considere começar a sessão com uma atividade para “quebrar o gelo” relacionada ao tópico em questão.

• Apresente os objetivos desta sessão aos participantes.

• Peça aos participantes que consultem o resumo da sessão e sugira que façam anotações.

Objetivos

PROJETE O SLIDE 93 Objetivos

• Compreender o papel da comissão da Fundação Rotária.

• Selecionar membros qualificados para integrar a comissão.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 1 Resumo

Lembrete ao instrutor • Avalie o conhecimento e a experiência dos participantes formulando as perguntas abaixo e facilitando a discussão de forma apropriada.

218

Sessão 1: COMISSÃO da Fundação Rotária — Atribuições e responsabilidades

Assembleia Distrital - 2009 | 93

Distrito XXXX

Distritos não-participantes

Qual é a importância da Fundação Rotária para o Rotary e para seu clube?

Quem já serviu na comissão da Fundação Rotária?

O que aprenderam de mais relevante com essa experiência?

OBSERVAÇÕES

Sessão 1: COMISSÃO da Fundação Rotária — Atribuições e responsabilidades

219

Distritos não-participantes Atribuições e responsabilidades

OBSERVAÇÕES (30 MINUTOS) DAS

ÀS

Qual é o papel da comissão da Fundação Rotária Ponto-chave • A comissão da Fundação Rotária cria e implementa planos para conseguir apoio à Fundação Rotária através de assistência financeira e participação em seus programas.

Quais são as suas responsabilidades com relação ao papel a ser desempenhado pela comissão?

PROJETE O SLIDE 94 Responsabilidades

Ponto-chave • A comissão da Fundação Rotária deve:

Responsabilidades • Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas do clube.

• Orientar os sócios do clube sobre a Fundação Rotária.

• Incentivar os sócios a apoiar a Fundação.

• Informar os sócios sobre as metas relacionadas à Fundação Rotária.

Assembleia Distrital - 2009 | 94

–– Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas do clube para o ano seguinte.

–– Orientar os sócios sobre assuntos ligados à Fundação.

–– Incentivar os sócios a participar de programas da Fundação e a apoiá-la financeiramente.

–– Informar os sócios sobre as metas dos curadores e as metas distritais relacionadas à Fundação Rotária.

220

Que atribuições adicionais são designadas pelo seu clube à comissão da Fundação Rotária?

Sessão 1: COMISSÃO da Fundação Rotária — Atribuições e responsabilidades

Distrito XXXX

Distritos não-participantes Ponto-chave

OBSERVAÇÕES

• O regimento interno do clube define as responsabilidades dos dirigentes do clube específicas a este.

Como poderão informar os sócios sobre a Fundação Rotária?

Possíveis respostas —— Elaborando programações semanais interessantes que tratem de assuntos sobre a Fundação.

—— Incluindo os “pensamentos sobre a Fundação Rotária” no boletim do clube.

—— Inscrevendo sócios nos seminários e outros eventos relacionados à Fundação Rotária.

De que programas da Fundação vocês participaram e o que ganharam com a experiência?

PROJETE O SLIDE 95 Programas da Fundação Rotária

Programas da Fundação Rotária

Assembleia Distrital - 2009 | 95

Sessão 1: COMISSÃO da Fundação Rotária — Atribuições e responsabilidades

Distrito XXXX

221

Distritos não-participantes Ponto-chave • Programas da Fundação Rotária: –– Programa Pólio Plus –– Programas Educacionais • Bolsas Educacionais • Bolsas Rotary pela Paz Mundial • Intercâmbio de Grupos de Estudos (IGE) –– Programa de Subsídios Humanitários • Subsídios Distritais Simplificados • Subsídios Equivalentes

Lembrete ao instrutor • Distritos participantes da fase experimental do Plano Visão de Futuro podem usar Subsídios Distritais e Subsídios Globais para financiar seus projetos.

222

De que maneira os programas da Fundação Rotária são financiados?

Sessão 1: COMISSÃO da Fundação Rotária — Atribuições e responsabilidades

OBSERVAÇÕES

Distritos não-participantes Pontos-chave

OBSERVAÇÕES

• Rotarianos de todo o mundo doam verbas à Fundação Rotária.

• A maior parte das contribuições é direcionada ao Fundo Anual para Programas.

• Através do Sistema SHARE, as contribuições ao Fundo Anual para Programas são divididas pela metade.

Após três anos, 50% são encaminhados ao Fundo Distrital de Utilização Controlada e os outros 50% ao Fundo Mundial.

• O distrito, usando o Fundo Distrital de Utilização Controlada, escolhe os programas da Fundação dos quais deseja participar, entre eles Bolsas Educacionais e Subsídios Distritais Simplificados.

• Por intermédio do Fundo Mundial os curadores financiam programas da Fundação como Intercâmbio de Grupos de Estudos, Subsídios Equivalentes, certas Bolsas Educacionais (pelo Fundo para Concessão de Bolsas Educacionais a Países de Baixa Renda) e algumas Bolsas Rotary pela Paz Mundial.

Como poderão demonstrar que as verbas da Fundação Rotária estão sendo administradas eficazmente?

PROJETE O SLIDE 96 Gerenciamento de fundos

Gerenciamento de fundos • Certifique-se de que o projeto está sendo devidamente supervisionado.

• Estipule controles financeiros onde todos sejam responsáveis e que garantam a transparência das transações.

• Comunique imediatamente a utilização inadequada dos fundos outorgados.

• Implemente os projetos conforme foram aprovados.

• Encaminhe relatórios completos.

Assembleia Distrital - 2009 | 96

Sessão 1: COMISSÃO da Fundação Rotária — Atribuições e responsabilidades

Distrito XXXX

223

Distritos não-participantes

OBSERVAÇÕES

Ponto-chave • Para garantir o gerenciamento apropriado de fundos a comissão deve: –– Certificar-se de que o projeto está sendo devidamente supervisionado.

–– Estipular controles financeiros onde todos sejam responsáveis e que garantam a transparência das transações.

–– Comunicar imediatamente a utilização inadequada dos fundos outorgados.

–– Implementar os projetos conforme foram aprovados.

–– Encaminhar relatórios completos sobre o projeto, inclusive atividades financeiras.

Como seu clube estabelece a meta de contribuição ao Fundo Anual para Programas?

Possíveis respostas —— Revendo o histórico de contribuições e estabelecendo meta desafiadora porém realista.

—— Determinando primeiramente os programas da Fundação dos quais o clube deseja participar e estabelecendo, a seguir, a meta de contribuição ao Fundo Anual para Programas.

Como poderão alcançar a meta de contribuição ao Fundo Anual para Programas estabelecida pelo clube?

PROJETE O SLIDE 97 Todos os Rotarianos, Todos os Anos

Todos os Rotarianos, Todos os Anos

Assembleia Distrital - 2009 | 97

224

Sessão 1: COMISSÃO da Fundação Rotária — Atribuições e responsabilidades

Distrito XXXX

Distritos não-participantes Ponto-chave

OBSERVAÇÕES

• Para atingir a meta do Fundo Anual para Programas a comissão deve: –– Incentivar todos os rotarianos a contribuir anualmente ao Fundo Anual para Programas.

–– Prestar homenagem aos rotarianos que doam à Fundação.

–– Solicitar aos doadores que indiquem as razões que os levam a contribuir verbas.

Sessão 1: COMISSÃO da Fundação Rotária — Atribuições e responsabilidades

225

Distritos não-participantes Plano Visão de Futuro

OBSERVAÇÕES (10 MINUTOS) DAS

ÀS

O que sabem sobre o Plano Visão de Futuro da Fundação Rotária?

PROJETE O SLIDE 98 Benefícios do Plano Visão de Futuro

Pontos-chave • A Fundação Rotária está testando um novo modelo de subsídios viável para o segundo século da entidade.

Benefícios do Plano Visão de Futuro • Simplificar os processos.

• Expandir as oportunidades de prestação de serviços.

• Aumentar o senso de propriedade entre os rotarianos com relação à Fundação Rotária.

• Aumentar o impacto coletivo dos subsídios, com maior concentração nas áreas de enfoque.

Assembleia Distrital - 2009 | 98

Distrito XXXX

• O novo modelo irá: –– Simplificar os processos.

–– Expandir as oportunidades de prestação de serviços.

–– Aumentar o senso de propriedade entre os rotarianos com relação à Fundação Rotária.

–– Aumentar o impacto coletivo dos subsídios, com maior concentração nas áreas de enfoque.

PROJETE O SLIDE 99 Dois tipos de subsídio

Dois tipos de subsídio • Os Subsídios Distritais da Fundação Rotária visam apoiar projetos de menor porte locais e internacionais.

• Os Subsídios Globais da Fundação Rotária visam apoiar projetos autosustentáveis de grande porte em uma das seis áreas de enfoque.

Assembleia Distrital - 2009 | 99

226

Sessão 1: COMISSÃO da Fundação Rotária — Atribuições e responsabilidades

Distrito XXXX

Distritos não-participantes

OBSERVAÇÕES

Pontos-chave • De acordo com o Plano Visão de Futuro haverá dois tipos de subsídios: –– Os Subsídios Distritais da Fundação Rotária visam apoiar projetos de menor porte locais e internacionais. Os distritos poderão usar até 50% de seu Fundo Distrital de Utilização Controlada (FDUC) em cada ano rotário para financiar iniciativas com esses subsídios, sendo que administrarão as verbas sem interferência da Fundação.

–– Os Subsídios Globais da Fundação Rotária visam apoiar projetos auto-sustentáveis de grande porte em uma das seis áreas de enfoque. Estes fundos serão administrados pela Fundação, tal como acontece no atual sistema de subsídios.

PROJETE O SLIDE 100 Áreas de enfoque Ponto-chave • Os Subsídios Globais da Fundação enfocam seis áreas:

Áreas de enfoque

• Paz e prevenção/resolução de conflitos • Prevenção e tratamento de doenças • Recursos hídricos e saneamento • Saúde materno-infantil • Educação básica e alfabetização • Desenvolvimento econômico e comunitário

–– Paz e prevenção/resolução de conflitos

Assembleia Distrital - 2009 | 100

Distrito XXXX

–– Prevenção e tratamento de doenças –– Recursos hídricos e saneamento –– Saúde materno-infantil –– Educação básica e alfabetização –– Desenvolvimento econômico e comunitário

PROJETE O SLIDE 101 Cronograma do Plano Visão de Futuro

Cronograma do Plano Visão de Futuro

2010-11 2010-11

011-12

2011-12

2012-13

2012-13

Assembleia Distrital - 2009 | 101

Sessão 1: COMISSÃO da Fundação Rotária — Atribuições e responsabilidades

2013-14

Distrito XXXX

227

Distritos não-participantes

OBSERVAÇÕES

Ponto-chave • O cronograma do Plano Visão de Futuro será: –– 2010-11: Início da fase experimental, que irá até 2012-13.

–– 2013-14: Lançamento oficial mundial.

PROJETE O SLIDE 102 Recursos

Recursos

Ponto-chave

Acesse www.rotary.org/pt/aboutus/therot aryfoundation/futurevision ou envie e-mail a newgrantspilot@rotary.org

• Mais informações podem ser obtidas pelo e-mail newgrantspilot@rotary.org ou nas páginas do Plano Visão de Futuro em www.rotary.org/pt/aboutus /therotaryfoundation/futurevision.

228

Sessão 1: COMISSÃO da Fundação Rotária — Atribuições e responsabilidades

Assembleia Distrital - 2009 | 102

Distrito XXXX

Distritos não-participantes Seleção dos membros da comissão

OBSERVAÇÕES

(10 MINUTOS) DAS

ÀS

Que características devem ser consideradas ao selecionarem membros para integrar a comissão da Fundação Rotária?

Possíveis respostas —— Experiência internacional —— Experiência como voluntário —— Experiência em cargos relacionados à prestação de serviços ou captação de recursos

Como podem colaborar com os membros da comissão em suas tarefas?

Ponto-chave • De modo a oferecer apoio, o presidente da comissão pode: –– Fornecer as informações necessárias.

–– Analisar projetos concluídos e aqueles em andamento.

–– Buscar recursos disponíveis à comissão.

Sessão 1: COMISSÃO da Fundação Rotária — Atribuições e responsabilidades

229

Distritos não-participantes

Como poderão motivar os membros da comissão?

Possíveis respostas —— Envolvendo-os no processo de planejamento.

—— Reconhecendo seus esforços e realizações.

—— Pedindo sugestões e colocando-as em prática.

—— Delegando a eles tarefas desafiadoras.

—— Explicando como o cumprimento de suas atribuições e responsabilidades contribuem ao alcance das metas do clube.

De que maneira podem colaborar com outros líderes do clube?

Ponto-chave • A comissão da Fundação Rotária deve: –– Reunir-se com a comissão de projetos de prestação de serviços para determinar se subsídios da Fundação podem ser usados para financiar projetos do clube.

–– Colaborar com a comissão de relações públicas para promover o projeto e a participação dos sócios.

–– Determinar com a comissão de administração formas apropriadas de homenagear os doadores.

230

Sessão 1: COMISSÃO da Fundação Rotária — Atribuições e responsabilidades

OBSERVAÇÕES

Distritos não-participantes Revisão

OBSERVAÇÕES (5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados.

Responda às perguntas apresentadas.

• Usando a folha de resumo, peça que contem algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado desta sessão. Os participantes poderão se dirigir à pessoa que estiver ao seu lado ou ao grupo inteiro.

• Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 103 Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 1 Resumo

Objetivos • Compreender o papel da comissão da Fundação Rotária.

• Selecionar membros qualificados para integrar a comissão.

Assembleia Distrital - 2009 | 103

Distrito XXXX

Encerramento

Sessão 1: COMISSÃO da Fundação Rotária — Atribuições e responsabilidades

231

Distritos não-participantes Distritos não-participantes Folha-tarefa 1: Resumo

OBSERVAÇÕES

Observações

Atribuições e responsabilidades Aprendi . . .

Irei . . .

232

Sessão 1: COMISSÃO da Fundação Rotária — Atribuições e responsabilidades

Contatos

Distritos não-participantes

OBSERVAÇÕES

Sessão 2: Comissão da Fundação Rotária Definição de metas (60 minutos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Definir metas anuais e de longo prazo.

2. Identificar recursos que favoreçam o alcance das metas.

Roteiro da sessão Introdução 5 minutos Metas 35 minutos Recursos 15 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 104. Título da sessão 2 105. Objetivos 106. Metas eficazes 107. Planejamento estratégico 108. Recursos 109. Objetivos

Folhas-tarefa 2. Metas 3. Plano de ação

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito.

• Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da Comissão da Fundação Rotária (226E-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 2: COMISSÃO da Fundação Rotária — Definição de metas

233

Distritos não-participantes Introdução PROJETE O SLIDE 104 Título da sessão 2

OBSERVAÇÕES (5 MINUTOS) DAS

ÀS

Sessão 2: Definição de metas

Lembrete ao instrutor • Apresente os objetivos da sessão aos participantes.

PROJETE O SLIDE 105 Objetivos

Que experiência vocês possuem com relação à definição de metas?

Assembleia Distrital - 2009 | 104

Distrito XXXX

Objetivos • Definir metas anuais e de longo prazo.

• Identificar recursos que favoreçam o alcance das metas.

Assembleia Distrital - 2009 | 105

234

Sessão 2: COMISSÃO da Fundação Rotária — Definição de metas

Distrito XXXX

Distritos não-participantes Metas

OBSERVAÇÕES (35 MINUTOS) DAS

ÀS

O que faz com que uma meta seja eficaz?

Metas eficazes

PROJETE O SLIDE 106 Metas eficazes

• • • • •

Ponto-chave • Metas eficazes são:

Participativas Mensuráveis Desafiadoras Realistas Delimitadas

Assembleia Distrital - 2009 | 106

Distrito XXXX

–– Participativas. Aqueles que ajudarão no alcance da meta devem participar do processo de definição.

–– Mensuráveis. As metas devem ter um ponto tangível e claro a ser alcançado.

–– Desafiadoras. As metas devem ser desafiadoras o suficiente para ir além das conquistas do passado.

–– Realistas. Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis.

–– Delimitadas. As metas devem ter prazo final ou cronograma de desenvolvimento.

Por que é importante definir metas?

Como as metas de longo prazo e as metas anuais se complementam?

PROJETE O SLIDE 107 Planejamento estratégico

Planejamento estratégico

Assembleia Distrital - 2009 | 107

Sessão 2: COMISSÃO da Fundação Rotária — Definição de metas

Distrito XXXX

235

Distritos não-participantes Pontos-chave • Se o clube tiver um plano estratégico, as metas de longo prazo devem refletir o que o clube pretende realizar em três anos.

• As metas anuais são medidas que devem ser tomadas para o alcance das metas de longo prazo.

• As metas do clube devem ser ajustadas à medida que o clube se aprimora.

O que devem considerar ao estabelecer metas?

Ponto-chave • Para definir metas eficazmente, a comissão deve: –– Avaliar as condições e recursos atuais do clube.

–– Incentivar o envolvimento dos sócios do clube de modo a fazer com que estes se comprometam com seu alcance.

–– Identificar as necessidades da comunidade.

–– Buscar a orientação de líderes distritais.

–– Aproveitar a experiência adquirida através de atividades e projetos anteriores.

Que metas anuais e de longo prazo já foram definidas pela sua comissão?

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 2 Metas

236

Sessão 2: COMISSÃO da Fundação Rotária — Definição de metas

OBSERVAÇÕES

Distritos não-participantes

OBSERVAÇÕES

Lembretes ao instrutor • Dê 10 minutos para a realização desse exercício.

• Explique a atividade.

• Este exercício deve ser feito em 5 minutos em dupla ou individualmente.

• Informe aos participantes que esta folha-tarefa complementa as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs, que serão analisadas na sessão 4.

• Se tiver tempo, peça aos grupos para apresentar suas observações ao restante dos participantes.

Como poderão garantir o alcance dessas metas?

Ponto-chave • Para garantir que as metas sejam alcançadas, o presidente da comissão deve: –– Verificar com outros líderes do clube se estão de acordo com as metas definidas pela comissão.

–– Estabelecer os passos necessários para o alcance das metas.

–– Nomear sócios para se encarregar dos passos a ser tomados, tendo por base suas aptidões e interesses.

–– Estabelecer um cronograma.

–– Definir critérios específicos para medir o progresso alcançado.

–– Avaliar o progresso.

Sessão 2: COMISSÃO da Fundação Rotária — Definição de metas

237

Distritos não-participantes PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 3 Plano de ação

Lembretes ao instrutor • Dê 10 minutos para a realização dessa atividade.

• Informe aos participantes que esta folha-tarefa complementa as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs, que serão analisadas na sessão 4.

• Este exercício deve ser feito em dupla ou individualmente.

238

A qual meta anual a sua comissão se dedicará no próximo ano?

Sessão 2: COMISSÃO da Fundação Rotária — Definição de metas

OBSERVAÇÕES

Distritos não-participantes Recursos

OBSERVAÇÕES (15 MINUTOS) DAS

ÀS

Ponto-chave • Para alcançar as metas, a comissão precisará de recursos humanos, informativos e financeiros.

Quem pode servir de recurso à sua comissão?

Possíveis respostas —— Ex-líderes de clube —— Governador do distrito —— Comissão distrital da Fundação Rotária —— Presidentes das subcomissões da comissão distrital da Fundação Rotária —— Coordenador regional da Fundação Rotária —— Coordenador de ex-participantes de programas da Fundação —— Coordenador regional assistente da Fundação Rotária —— Governador assistente —— Coordenador Zonal do Desafio 200 Milhões de Dólares —— Equipe do RI de Suporte a Clubes e Distritos —— Funcionários da Fundação Rotária

Que recursos estão disponíveis?

Recursos

PROJETE O SLIDE 108 Recursos

Assembleia Distrital - 2009 | 108

Sessão 2: COMISSÃO da Fundação Rotária — Definição de metas

Distrito XXXX

239

Distritos não-participantes Ponto-chave • Os recursos disponíveis para a comissão da Fundação Rotária incluem: –– Todos os Rotarianos, Todos os Anos, Kit Sucesso (958-PT) –– Fundação Rotária — Guia de Referência (219-PT) –– Manual de Procedimento (035-PT) –– Catálogo do RI (019-PT) –– The Rotarian ou revistas rotárias regionais –– Website do RI

Como vocês podem obter recursos para financiar as atividades da comissão?

Possíveis respostas —— Propondo ao conselho diretor do clube um orçamento que cubra as atividades da comissão para o ano.

—— Inscrevendo-se para obtenção de Subsídio Humanitário da Fundação Rotária.

—— Realizando campanhas de arrecadação de fundos.

—— Verificando se há fundos disponíveis no distrito.

240

O que vocês aprenderam que pode ser aplicado no clube?

Sessão 2: COMISSÃO da Fundação Rotária — Definição de metas

OBSERVAÇÕES

Distritos não-participantes Revisão

OBSERVAÇÕES (5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados.

Responda às perguntas apresentadas.

• Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 109 Objetivos

Encerramento

Objetivos • Definir metas anuais e de longo prazo.

• Identificar recursos que favoreçam o alcance das metas.

Assembleia Distrital - 2009 | 109

Sessão 2: COMISSÃO da Fundação Rotária — Definição de metas

Distrito XXXX

241

Distritos não-participantes Distritos não-participantes Folha-tarefa 2: Metas

OBSERVAÇÕES

Utilize esta folha-tarefa para elaborar as metas anuais necessárias ao alcance da meta de três anos.

Certifique-se de que suas metas sejam Participativas. Aqueles que participam da definição das metas e elaboração das estratégias para alcançá-las sentem-se mais envolvidos com o processo.

Mensuráveis. As metas devem ter um ponto tangível e claro a ser alcançado.

Desafiadoras. As metas devem ser desafiadoras o suficiente para superar as conquistas do passado.

Realistas. Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis.

Delimitadas. As metas devem ter prazo final ou cronograma de desenvolvimento.

Vocês deverão continuar a discutir estas metas preliminares juntamente com as equipes do clube e usar as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs na sessão 4.

• Meta de longo prazo (meta para o clube alcançar daqui a três anos):

• Meta para o 1º ano:

• Meta para o 2º ano:

• Meta para o 3º ano:

242

Sessão 2: COMISSÃO da Fundação Rotária — Definição de metas

Distritos não-participantes Distritos não-participantes Folha-tarefa 3: Plano de ação

OBSERVAÇÕES

No espaço abaixo, escreva uma das metas anuais que estavam em sua folha-tarefa sobre metas. Em seguida, determine as etapas necessárias ao alcance da meta, indicando a pessoa responsável pela etapa, bem como o cronograma de desenvolvimento, os critérios para medir progresso e os recursos necessários.

Meta anual:

Etapa

Quem é o responsável?

Quanto tempo esta etapa levará?

Como o progresso será medido?

Que recursos estão disponíveis?

1.

2.

3.

4.

5.

Recursos necessários:

Sessão 2: COMISSÃO da Fundação Rotária — Definição de metas

243

Distritos não-participantes

OBSERVAÇÕES

Sessão 3: Comissão da Fundação Rotária Estudo de caso (60 minutos)

Objetivo Esta sessão visa preparar os participantes para identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em suas comissões.

Roteiro da sessão Introdução 5 minutos Estudo de caso 50 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 110. Título da sessão 3 111. Objetivo

Folha-tarefa 4. Estudo de caso: Comissão da Fundação Rotária

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Queira modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito.

• Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da Comissão de Clube da Fundação Rotária (226E-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 3: COMISSÃO da Fundação Rotária — Estudo de caso

245

Distritos não-participantes Introdução PROJETE O SLIDE 110 Título da sessão 3

OBSERVAÇÕES (5 MINUTOS) DAS

ÀS

Sessão 3: Estudo de caso

Lembrete ao instrutor • Apresente os objetivos da sessão aos participantes.

PROJETE O SLIDE 111 Objetivo

Assembleia Distrital - 2009 | 110

Distrito XXXX

Objetivo Identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em seus clubes.

Assembleia Distrital - 2009 | 111

246

Sessão 3: COMISSÃO da Fundação Rotária — Estudo de caso

Distrito XXXX

Distritos não-participantes Estudo de caso

OBSERVAÇÕES (50 MINUTOS) DAS

ÀS

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 4 Estudo de caso: Comissão da Fundação Rotária

Lembretes ao instrutor • Dê 30 minutos para os grupos discutirem e criarem seu plano de ação e 10 minutos para que o apresentem aos demais.

• Explique a atividade.

• Divida os participantes em grupos de cinco ou seis.

• Peça a cada grupo que indique uma pessoa para anotar as idéias discutidas.

• Dê 10 minutos adicionais para os participantes responderem à pergunta a seguir e discutirem com o grupo.

O que vocês aprenderam que pode ser usado no seu clube?

Sessão 3: COMISSÃO da Fundação Rotária — Estudo de caso

247

Distritos não-participantes Revisão

OBSERVAÇÕES (5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados.

Responda às perguntas apresentadas.

• Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 111 Objetivos

Objetivo Identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em seus clubes.

Encerramento Assembleia Distrital - 2009 | 111

248

Sessão 3: COMISSÃO da Fundação Rotária — Estudo de caso

Distrito XXXX

Distritos não-participantes

Distritos não-participantes Folha-tarefa 4: OBSERVAÇÕES Estudo de caso: Comissão da Fundação Rotária Leia o estudo de caso abaixo e crie um plano detalhado para o Rotary Club de South Mountain usando o plano de ação da próxima página. Considere as seguintes questões ao desenvolver o plano.

O Rotary Club de South Mountain está localizado em uma cidade de 42.000 habitantes. South Mountain, próspera comunidade residencial, possui dezenas de lojas de varejo e um número crescente de fábricas. A maior parte dos residentes trabalha na cidade vizinha, uma metrópole de mais de três milhões de pessoas.

Embora os 60 sócios que compõem o quadro social tenham cada vez menos tempo para se dedicar a atividades rotárias, o clube é atuante na comunidade. Dentre outras iniciativas, o clube patrocina um Interact Club, coleta verbas para distribuição de alimentos e ajuda a organizar campanha de imunização no Dia Mundial da Saúde.

Apesar do sucesso, os sócios do Rotary Club de South Mountain têm dado pouco apoio à Fundação Rotária. No ano passado, vários sócios consideraram colaborar em uma proposta de subsídio com clube do exterior, mas não puderam completá-la pois tiveram dificuldade em se comunicar com o clube parceiro. O clube encontra-se, com frequência, entre os que menos contribuem no distrito, e nos últimos quatro anos não conseguiu alcançar sua meta de doações anuais.

Recentemente, um sócio que serviu como Voluntário do Rotary em outro país fez uma Doação Extraordinária à Fundação. Outro se afiliou ao clube em decorrência da experiência que teve com o Intercâmbio de Grupos de Estudos em anos anteriores. Mas, para a maioria dos rotarianos de South Mountain, a Fundação Rotária continua sendo um mistério.

O que pode ser feito para informar os sócios sobre a Fundação Rotária?

Que recursos do distrito o clube pode usar para ajudar nesta tarefa?

Sessão 3: COMISSÃO da Fundação Rotária — Estudo de caso

249

Distritos não-participantes Como o clube pode utilizar as experiências passadas relacionadas à Fundação?

OBSERVAÇÕES

De que maneira o clube pode aumentar sua participação em programas da Fundação Rotária?

Como o clube pode atingir sua meta de doação anual?

De que maneira o clube pode utilizar a ajuda dos ex-participantes de programas da Fundação Rotária para aumentar a participação nas iniciativas da entidade e a assistência financeira a esta?

250

Sessão 3: COMISSÃO da Fundação Rotária — Estudo de caso

Distritos não-participantes Estudo de caso: Plano de ação

Distritos não-participantes Etapa

Quem é o responsável?

Quanto tempo esta etapa levará?

OBSERVAÇÕES Como o progresso será medido?

Que recursos estão disponíveis?

1.

2.

3.

4.

5.

O que vocês aprenderam que pode ser usado no seu clube?

Sessão 3: COMISSÃO da Fundação Rotária — Estudo de caso

251

OBSERVAÇÕES

Sessão 4: Trabalho em equipe: Conclusão do processo de estabelecimento de metas e resolução de problemas (60 minutos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Refinar as metas do clube para o ano seguinte.

2. Identificar desafios que possam vir a ser enfrentados pelos clubes no que se refere ao alcance das metas estabelecidas.

3. Elaborar estratégias para superar tais desafios.

Roteiro da sessão Introdução 5 minutos Conclusão do estabelecimento de metas 25 minutos Resolução de problemas 25 minutos Revisão 5 minutos

Materials Slides 112. Título da sessão 4 113. Objetivos

Folhas informativas 1. Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs 2. Plano para resolução de problemas

Lembretes ao instrutor

• Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.

• O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito.

• Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa.

• Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

Sessão 4: Trabalho em equipe: Conclusão do processo de estabelecimento de metas e resolução de problemas

253

OBSERVAÇÕES

Introdução PROJETE O SLIDE 112 Título da sessão 4

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Sessão 4: Estudo de caso

PROJETE O SLIDE 113 Objetivos

Assembleia Distrital - 2009 | 112

Distrito XXXX

Lembrete ao instrutors • Apresente os objetivos da sessão aos participantes.

• Nas sessões 1 a 3, os participantes foram agrupados de acordo com a função que desempenham no clube. Nesta sessão, os participantes serão agrupados por clube.

• Faça um exercício para “quebrar o gelo” para que os participantes falem um pouco de si. Este tipo de atividade cria um ambiente mais propício ao aprendizado e faz com que os participantes permaneçam mais engajados durante a sessão.

• Esteja preparado para distribuir os materiais necessários durante a sessão. Considere mostrar em um flipchart os principais pontos sobre solução de problema.

254

Descrevam sucintamente o que aprendeu nas primeiras três sessões.

Sessão 4: Trabalho em equipe: Conclusão do processo de estabelecimento de metas e resolução de problemas

Objetivos • Refinar as metas do clube para o ano seguinte.

• Identificar desafios que possam vir a ser enfrentados pelos clubes no que se refere ao alcance das metas estabelecidas.

• Elaborar estratégias para superar tais desafios.

Assembleia Distrital - 2009 | 113

Distrito XXXX

OBSERVAÇÕES

Conclusão do estabelecimento de metas

(25 MINUTOS) DAS

ÀS

PEÇA QUE CONSULTEM AS FOLHAS INFORMATIVAS 1 E 2 Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs Plano para resolução de problemas

Lembretes ao instrutor • Dê 25 minutos para os grupos elaborarem uma meta em cada área, usando as folhas-tarefa de sessões anteriores. Os grupos devem preencher somente a primeira coluna do plano para resolução de problemas.

• Descreva a atividade, observando que ela foi elaborada para ajudar os clubes a resolver problemas que se interpõem ao alcance de suas metas.

• Os participantes devem estar agrupados por clube, de forma que cada grupo represente um clube.

• Peça aos presidentes eleitos que usem as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs (inclusas no Manual do Presidente de Clube), as quais foram por eles utilizadas durante o PETS. Os presidentes de comissão, secretários e tesoureiros de clube devem usar a Folha-tarefa para metas, com a qual trabalharam na sessão 2.

Sessão 4: Trabalho em equipe: Conclusão do processo de estabelecimento de metas e resolução de problemas

255

OBSERVAÇÕES

Resolução de problemas

(25 MINUTOS) DAS

ÀS

(5 MINUTOS) DAS

ÀS

Lembrete ao instrutor • Peça que preencham a segunda coluna do plano para resolução de problemas.

Revisão Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados.

Responda às perguntas apresentadas.

• Agradeça aos participantes.

256

Sessão 4: Trabalho em equipe: Conclusão do processo de estabelecimento de metas e resolução de problemas

ApêndiceȱIȱ DIRETRIZESȱPARAȱ AUMENTARȱAȱEFICÁCIAȱ DOSȱROTARYȱCLUBSȱ

ȱ

Agostoȱdeȱ2009

ȱ ȱ

Rotaryȱ OBSERVAÇÕES Internationalȱ

EstasȱdiretrizesȱforamȱelaboradasȱcomȱbaseȱnoȱPlanoȱdeȱLiderançaȱdeȱClubeȱparaȱajudarȱosȱclubesȱaȱavaliarȱ suaȱsituaçãoȱatualȱeȱestabelecerȱmetasȱparaȱoȱanoȱseguinte.ȱCadaȱseçãoȱdesteȱmaterialȱincluiȱsugestõesȱdeȱ estratégiasȱparaȱalcanceȱdasȱmetasȱpelosȱclubes,ȱemboraȱestesȱsejamȱincentivadosȱaȱdesenvolverȱ alternativasȱpróprias.ȱOsȱpresidentesȱeleitosȱdevemȱpreencherȱesteȱformulárioȱcomȱaȱassessoriaȱdeȱoutrosȱ líderesȱdoȱclubeȱeȱsubmeterȱumaȱcópiaȱaosȱgovernadoresȱassistentesȱatéȱ1ºȱdeȱjulho.ȱ OȱdownloadȱdaȱversãoȱemȱWordȱdesteȱmaterialȱpodeȱserȱfeitoȱnoȱsiteȱwww.rotary.org.ȱ ȱ

RotaryȱClubȱdeȱ

ȱȱȱȱȱȱ

Anoȱrotárioȱdoȱmandato:ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

Nomeȱdoȱpresidente:ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Endereço:ȱȱ

ȱȱȱȱȱȱ

Telefone:ȱȱ

ȱȱȱȱȱȱ

Fax:ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

EȬmail:ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

ȱ

QUADROȱSOCIALȱ Situaçãoȱatualȱ Númeroȱatualȱdeȱsócios:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Númeroȱdeȱsóciosȱemȱ30ȱdeȱjunhoȱdoȱanoȱpassado:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ eȱemȱ30ȱdeȱjunhoȱcincoȱanosȱatrás:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ Númeroȱdeȱsóciosȱhomens:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ

Númeroȱdeȱsócias:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ

Idadeȱmédiaȱdosȱsócios:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ.ȱ

ȱ ȱȱȱȱȱȱ

NúmeroȱdeȱsóciosȱqueȱsãoȱexȬparticipantesȱdeȱprogramasȱdoȱRIȱeȱdaȱFundação:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Númeroȱdeȱsóciosȱadmitidosȱdeȱ ȱ

1ȱaȱ3ȱanosȱatrás:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱȱ3ȱaȱ5ȱanosȱatrás:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱȱ5ȱaȱ10ȱanosȱatrás:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

Númeroȱdeȱrotarianosȱqueȱpropuseramȱnovosȱsóciosȱnosȱúltimosȱdoisȱanos:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ Assinaleȱosȱaspectosȱrelacionadosȱàȱdiversidadeȱdaȱcomunidadeȱrefletidosȱnoȱquadroȱsocialȱdoȱclube:ȱȱ ȱ

ȱProfissãoȱ

ȱFaixaȱetáriaȱ

ȱSexoȱ

ȱEtniaȱ

Oȱlevantamentoȱdasȱclassificaçõesȱfoiȱatualizadoȱemȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱeȱcontémȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱclassificações,ȱdasȱquaisȱȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ nãoȱestãoȱpreenchidas.ȱ (data)ȱȱ (número)ȱ (número)ȱ Descrevaȱoȱprogramaȱatualȱdoȱclubeȱparaȱorientaçãoȱdeȱnovosȱsócios:ȱ ȱȱȱȱȱȱ Descrevaȱosȱprogramasȱdeȱorientaçãoȱcontinuada,ȱtantoȱparaȱnovosȱsóciosȱquantoȱparaȱosȱveteranos:ȱ ȱȱȱȱȱȱ Oȱclubeȱapadrinhouȱumȱnovoȱclubeȱnosȱúltimosȱ24ȱmeses?ȱȱ

ȱSimȱȱ

ȱNãoȱ

NúmeroȱdeȱGruposȱdeȱCompanheirismoȱeȱGruposȱRotarianosȱemȱAçãoȱqueȱcontamȱcomȱaȱparticipaçãoȱdeȱ sóciosȱdoȱclube:ȱ DiretrizesȱparaȱAumentarȱaȱEficáciaȱdosȱRotaryȱClubsȱ1

Sessão 4: Trabalho em equipe: Conclusão do processo de estabelecimento de metas e resolução de problemas

257

ȱȱȱȱȱȱ Oȱqueȱfazȱcomȱoȱclubeȱsejaȱatraenteȱaȱsóciosȱpotenciais?ȱ ȱȱȱȱȱȱ

OBSERVAÇÕES

Queȱaspectosȱdoȱclubeȱpoderiamȱdificultarȱoȱprocessoȱdeȱrecrutamentoȱdeȱnovosȱsócios?ȱ ȱȱȱȱȱȱ Situaçãoȱnoȱfuturoȱ

Metaȱdeȱdesenvolvimentoȱdoȱquadroȱsocialȱnoȱpróximoȱanoȱrotário:ȱContarȱcomȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱsóciosȱatéȱ30ȱdeȱ junhoȱdeȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ (número)ȱ ȱ

(ano)ȱ

Fontesȱdeȱsóciosȱpotenciaisȱnaȱcomunidadeȱidentificadasȱpeloȱclube:ȱ ȱȱȱȱȱȱ Comoȱoȱclubeȱplanejaȱalcançarȱasȱmetasȱdeȱdesenvolvimentoȱdoȱquadroȱsocial?ȱ(assinaleȱtodasȱasȱ opçõesȱaplicáveis)ȱ ȱ Executandoȱplanoȱdeȱretençãoȱqueȱviseȱmotivarȱosȱsóciosȱporȱintermédioȱdeȱsuaȱparticipaçãoȱemȱ programas,ȱprojetosȱeȱatividadesȱdeȱorientaçãoȱeȱcompanheirismo.ȱ ȱ CertificandoȬseȱdeȱqueȱaȱcomissãoȱdeȱdesenvolvimentoȱdoȱquadroȱsocialȱconheçaȱeȱsaibaȱaplicarȱ técnicasȱeficazesȱdeȱrecrutamento.ȱȱ ȱ Desenvolvendoȱplanoȱdeȱrecrutamentoȱqueȱviseȱtornarȱoȱclubeȱumȱreflexoȱdaȱdiversidadeȱdaȱ comunidade.ȱ ȱ Descrevendoȱaȱrotarianosȱpotenciaisȱoȱqueȱoȱclubeȱesperaȱdeȱseusȱsócios.ȱ ȱ Implementandoȱprogramaȱdeȱorientaçãoȱdeȱnovosȱsócios.ȱ ȱ ElaborandoȱmaterialȱqueȱofereçaȱdadosȱgeraisȱsobreȱoȱRotaryȱeȱinformaçõesȱespecíficasȱaȱrespeitoȱdoȱ clubeȱparaȱsóciosȱpotenciais.ȱȱ ȱ Indicandoȱumȱrotarianoȱexperienteȱcomoȱmentorȱparaȱcadaȱnovoȱsócio.ȱ ȱ Homenageandoȱrotarianosȱqueȱtrazemȱnovosȱsócios.ȱ ȱ IncentivandoȱosȱsóciosȱaȱafiliarȬseȱaȱumȱGrupoȱdeȱCompanheirismoȱouȱumȱdosȱGruposȱRotarianosȱemȱ Ação.ȱ ȱ ParticipandoȱdoȱprogramaȱReconhecimentoȱdoȱRIȱporȱDesenvolvimentoȱdoȱQuadroȱSocial.ȱ ȱ Apadrinhandoȱumȱnovoȱclube.ȱ ȱ Outrosȱ(queiraȱdescrever):ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Medidasȱaȱserȱtomadas:ȱ ȱȱȱȱȱȱ ȱ ȱ PROJETOSȱDEȱPRESTAÇÃOȱDEȱSERVIÇOSȱ Situaçãoȱatualȱ NúmeroȱdeȱparticipantesȱdoȱprogramaȱIntercâmbioȱdeȱJovens:ȱ

Recebidosȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱȱȱȱȱPatrocinadosȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

NúmeroȱdeȱInteractȱClubsȱpatrocinadosȱpeloȱclube:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱȱRotaractȱClubs:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱȱȱȱȱȱ ȱ

NúcleosȱRotaryȱdeȱDesenvolvimentoȱComunitário:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ DiretrizesȱparaȱAumentarȱaȱEficáciaȱdosȱRotaryȱClubsȱ2

258

Sessão 4: Trabalho em equipe: Conclusão do processo de estabelecimento de metas e resolução de problemas

NúmeroȱdeȱatividadesȱdosȱPrêmiosȱRotáriosȱdeȱLiderançaȱJuvenilȱ(RYLA):ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ NúmeroȱdeȱIntercâmbiosȱRotáriosȱdaȱAmizade:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ NúmeroȱdeȱparticipantesȱdoȱprogramaȱVoluntáriosȱdoȱRotary:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

OBSERVAÇÕES

NúmeroȱdeȱprojetosȱdeȱServiçosȱàȱComunidadeȱMundialȱ(SCM):ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Númeroȱdeȱoutrosȱprojetosȱatualmenteȱimplementadosȱpeloȱclube:ȱ ȱȱȱȱȱȱ Situaçãoȱnoȱfuturoȱ Oȱclubeȱestabeleceuȱasȱseguintesȱmetasȱdeȱprestaçãoȱdeȱserviçosȱparaȱoȱpróximoȱanoȱrotário:ȱ Naȱcomunidadeȱlocal:ȱ ȱȱȱȱȱȱ Emȱcomunidadesȱnoȱexterior:ȱ ȱȱȱȱȱȱ Comoȱoȱclubeȱplanejaȱalcançarȱasȱmetasȱdeȱprestaçãoȱdeȱserviços?ȱ(assinaleȱtodasȱasȱopçõesȱaplicáveis)ȱ ȱ CertificandoȬseȱdeȱqueȱaȱcomissãoȱdeȱprojetosȱdeȱprestaçãoȱdeȱserviçosȱdoȱclubeȱsaibaȱcomoȱplanejarȱeȱ conduzirȱprojetosȱ.ȱ ȱ Conduzindoȱumȱlevantamentoȱdasȱnecessidadesȱdaȱcomunidadeȱparaȱidentificarȱpossíveisȱprojetos.ȱ ȱ Analisandoȱosȱprojetosȱemȱandamentoȱparaȱconfirmarȱqueȱatendemȱàsȱnecessidadesȱdaȱcomunidadeȱeȱ interessamȱosȱsócios.ȱ ȱ Identificandoȱquestõesȱsociaisȱdaȱcomunidadeȱqueȱoȱclubeȱgostariaȱdeȱincluirȱnasȱmetasȱdeȱprestaçãoȱ deȱserviços.ȱȱ ȱ Determinandoȱseȱasȱatividadesȱdeȱangariaçãoȱdeȱfundosȱdoȱclubeȱatendemȱàsȱnecessidadesȱ financeirasȱdosȱprojetos.ȱȱ ȱ Envolvendoȱtodosȱosȱsóciosȱnosȱprojetosȱdeȱprestaçãoȱdeȱserviçosȱdoȱclube.ȱ ȱ Homenageandoȱsóciosȱqueȱparticipamȱeȱatuamȱcomoȱlíderesȱemȱprojetosȱdeȱprestaçãoȱdeȱserviçosȱdoȱ clube.ȱȱ ȱ IdentificandoȱclubesȱparceirosȱparaȱimplementaçãoȱconjuntaȱdeȱprojetosȱdeȱServiçosȱInternacionais.ȱ ȱ Participandoȱde:ȱ ȱInteractȱȱ

ȱIntercâmbioȱRotárioȱdaȱAmizadeȱȱ

ȱServiçosȱàȱComunidadeȱMundialȱ

ȱRotaractȱȱ

ȱVoluntáriosȱdoȱRotaryȱȱ

ȱIntercâmbioȱdeȱJovensȱ

ȱNúcleosȱRotaryȱdeȱDesenvolvimentoȱComunitárioȱȱ ȱ

ȱ

ȱPrêmiosȱRotáriosȱdeȱLiderançaȱȱ ȱJuvenilȱ(RYLA)ȱ

ȱ UsandoȱsubsídiosȱdaȱFundaçãoȱRotáriaȱparaȱfinanciarȱprojetosȱdeȱclube.ȱ ȱ RegistrandoȱnoȱProjectLINKȱumȱprojetoȱqueȱnecessiteȱdeȱfinanciamento,ȱsuprimentosȱouȱvoluntários.ȱ ȱ Outrosȱȱ(descreva):ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Medidasȱaȱserȱtomadas:ȱ ȱȱȱȱȱȱ ȱ ȱ

DiretrizesȱparaȱAumentarȱaȱEficáciaȱdosȱRotaryȱClubsȱ Sessão 4: Trabalho em equipe: Conclusão3 do processo de

estabelecimento de metas e resolução de problemas

259

FUNDAÇÃOȱROTÁRIAȱȱ Situaçãoȱatualȱ

OBSERVAÇÕES

Númeroȱdeȱsubsídiosȱrecebidos:ȱȱ ȱ SubsídiosȱDistritaisȱSimplificados:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

ȱ

SubsídiosȱEquivalentes:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

NúmeroȱdeȱbeneficiáriosȱdeȱBolsasȱEducacionais:ȱ ȱ Indicadosȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Selecionadosȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

ȱ Recebidosȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

NúmeroȱdeȱmembrosȱdeȱequipeȱdeȱIntercâmbioȱdeȱGruposȱdeȱEstudosȱ(IGE):ȱȱ ȱ Indicadosȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

Selecionadosȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

NúmeroȱdeȱBolsasȱRotaryȱpelaȱPazȱMundial:ȱ ȱ Indicadosȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

ȱ

Recebidosȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

ȱ

Selecionadosȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

Recebidosȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

ContribuiçõesȱdesteȱanoȱaȱatividadesȱdoȱPólioȱPlus:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ContribuiçõesȱdesteȱanoȱaoȱFundoȱAnualȱparaȱProgramas:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ContribuiçõesȱdesteȱanoȱaoȱFundoȱPermanente:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Númeroȱdeȱsóciosȱqueȱsãoȱȱ

ȱ

ȱ CompanheirosȱPaulȱHarris:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

ȱ

ȱ Benfeitores:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ DoadoresȱExtraordinários:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ContribuintesȱEspeciaisȱdaȱFundaçãoȱRotária:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ MembrosȱdaȱSociedadeȱdeȱDoadoresȱTestamentários:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ NúmeroȱdeȱexȬparticipantesȱdeȱprogramasȱdaȱFundaçãoȱcujasȱinformaçõesȱdeȱcontatoȱconstamȱdoȱbancoȱ deȱdadosȱdoȱclube:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Situaçãoȱnoȱfuturoȱ MetasȱreferentesȱàȱFundaçãoȱestabelecidasȱpeloȱclubeȱparaȱoȱpróximoȱanoȱrotárioȱ(registradasȱnoȱrelatórioȱ MetasȱdoȱClubeȱquantoȱaȱCaptaçãoȱdeȱRecursos):ȱ ContribuiçõesȱaoȱPólioȱPlus:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

ContribuiçõesȱaoȱFundoȱAnualȱparaȱProgramas:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

Doaçõesȱextraordinárias:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

Benfeitores:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

MembrosȱdaȱSociedadeȱdeȱDoadoresȱTestamentários:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ OȱclubeȱparticiparáȱdosȱseguintesȱprogramasȱdaȱFundaçãoȱRotária:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ComoȱoȱclubeȱpretendeȱalcançarȱasȱmetasȱrelacionadasȱàȱFundaçãoȱRotária?ȱ(assinaleȱtodasȱasȱopçõesȱ aplicáveis)ȱ ȱ CertificandoȬseȱdeȱqueȱaȱcomissãoȱdaȱFundaçãoȱRotáriaȱconheçaȱbemȱosȱprogramasȱdaȱFundaçãoȱeȱ promovaȱosȱsubsídiosȱdaȱentidade.ȱ ȱ ConscientizandoȱosȱsóciosȱsobreȱaȱrelaçãoȱentreȱcontribuirȱàȱFundaçãoȱeȱimplementaçãoȱdosȱ programasȱdaȱentidade.ȱ ȱ Planejandoȱaȱcadaȱtrimestreȱdedicarȱumaȱreuniãoȱordináriaȱdoȱclubeȱaȱassuntosȱȱdaȱentidade,ȱ especialmenteȱemȱnovembro,ȱmêsȱdaȱFundaçãoȱRotária.ȱȱ ȱ IncluindoȱbreveȱrelatoȱaȱrespeitoȱdaȱFundaçãoȱemȱtodaȱreuniãoȱsemanalȱdoȱclube.ȱ ȱ ProgramandoȱapresentaçõesȱparaȱinformarȱosȱsóciosȱsobreȱaȱFundação.ȱȱ ȱ IncentivandoȱoȱpresidenteȱdaȱcomissãoȱdeȱclubeȱdaȱFundaçãoȱRotáriaȱaȱparticiparȱdoȱseminárioȱ distritalȱdaȱFundação.ȱ 260

DiretrizesȱparaȱAumentarȱaȱEficáciaȱdosȱRotaryȱClubsȱ4

Sessão 4: Trabalho em equipe: Conclusão do processo de estabelecimento de metas e resolução de problemas

ȱ UsandoȱsubsídiosȱdaȱFundaçãoȱparaȱfinanciarȱprojetosȱinternacionaisȱdoȱclube.ȱ ȱ DandoȱdestaqueȱàȱparticipaçãoȱdosȱsóciosȱnosȱprogramasȱdaȱFundaçãoȱRotáriaȱeȱàsȱcontribuiçõesȱ OBSERVAÇÕES financeirasȱfeitasȱàȱentidade.ȱ ȱ IncentivandoȱosȱsóciosȱaȱcontribuirȱanualmenteȱàȱFundaçãoȱRotária.ȱ ȱ Participandoȱde:ȱ ȱIntercâmbiosȱdeȱGruposȱdeȱEstudosȱȱ

ȱPólioPlusȱ

ȱSubsídiosȱEquivalentesȱ

ȱBolsasȱEducacionaisȱȱ

ȱSubsídiosȱDistritaisȱSimplificadosȱȱ

ȱBolsasȱRotaryȱpelaȱPazȱMundialȱ

ȱConvidandoȱexȬparticipantesȱdeȱprogramasȱdaȱFundaçãoȱaȱtomarȱparteȱemȱatividadesȱdoȱclube.ȱ ȱ ȱ Outrosȱ(descreva):ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Medidasȱaȱserȱtomadas:ȱ ȱȱȱȱȱȱ ȱ ȱ CAPACITAÇÃOȱDEȱLÍDERESȱ Situaçãoȱatualȱ Númeroȱdeȱsóciosȱqueȱparticiparamȱdeȱ ȱ

Assembleiaȱdistrital:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ

ȱ

Seminárioȱdistritalȱsobreȱdesenvolvimentoȱdoȱquadroȱsocial:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ

ȱ

Seminárioȱdistritalȱdeȱcapacitação:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

SeminárioȱdistritalȱdaȱFundaçãoȱRotária:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

Conferênciaȱdistrital:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

Númeroȱdeȱsóciosȱenvolvidosȱemȱatividadesȱdistritais:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Númeroȱdeȱvezesȱemȱqueȱrecebeuȱoȱgovernadorȱassistenteȱnesteȱanoȱrotário:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Situaçãoȱnoȱfuturoȱ Metasȱparaȱcapacitaçãoȱdeȱfuturosȱlíderesȱestabelecidasȱparaȱoȱpróximoȱanoȱrotário:ȱ ȱȱȱȱȱȱ Quaisȱsãoȱosȱplanosȱparaȱpreparaçãoȱdeȱfuturosȱlíderes?ȱ(assinaleȱtodasȱasȱopçõesȱaplicáveis)ȱ ȱ Incentivarȱoȱpresidenteȱeleitoȱaȱparticiparȱdoȱseminárioȱdeȱtreinamentoȱdeȱpresidentesȱeleitosȱ(PETS)ȱ eȱdaȱassembleiaȱdistrital.ȱ ȱ Incentivarȱosȱpresidentesȱdeȱcomissãoȱdeȱclubeȱaȱparticiparȱdaȱassembleiaȱdistrital.ȱ ȱ IncentivarȱexȬpresidentesȱdeȱclubeȱaȱparticiparȱdoȱseminárioȱdistritalȱdeȱcapacitação.ȱȱ ȱ Indicarȱumȱinstrutorȱdeȱclubeȱparaȱdesenvolverȱosȱconhecimentosȱeȱhabilidadesȱdosȱsócios.ȱ ȱ Desenvolverȱumȱprogramaȱdeȱcapacitaçãoȱdeȱlíderesȱdeȱclube.ȱ ȱ Utilizarȱaȱexperiênciaȱdoȱgovernadorȱassistente.ȱȱ ȱ Encorajarȱnovosȱsóciosȱaȱassumirȱposiçõesȱdeȱliderançaȱservindoȱcomoȱmembrosȱdeȱcomissãoȱdeȱ clube.ȱ ȱ Sugerirȱaosȱsóciosȱqueȱvisitemȱoutrosȱclubesȱparaȱtrocarȱideiasȱeȱtrazerȱnovasȱinformaçõesȱaȱseusȱ clubes.ȱ ȱ Outrosȱ(queiraȱdescrever):ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Sessão 4: Trabalho em equipe: Conclusão5 do processo de DiretrizesȱparaȱAumentarȱaȱEficáciaȱdosȱRotaryȱClubsȱ

estabelecimento de metas e resolução de problemas

261

ȱ Medidasȱaȱserȱtomadas:ȱ

OBSERVAÇÕES

ȱȱȱȱȱȱ ȱ ȱ RELAÇÕESȱPÚBLICASȱ Situaçãoȱatualȱ

Relacioneȱasȱatividadesȱdoȱclubeȱdivulgadasȱpelaȱmídia,ȱespecificandoȱoȱmeioȱdeȱcomunicaçãoȱusadoȱ (rádio,ȱimprensa,ȱtelevisão,ȱinternet,ȱetc.):ȱ ȱȱȱȱȱȱ Situaçãoȱnoȱfuturoȱ Metasȱreferentesȱaȱrelaçõesȱpúblicasȱestabelecidasȱpeloȱclubeȱparaȱoȱpróximoȱanoȱrotário:ȱ ȱȱȱȱȱȱ Comoȱoȱclubeȱpretendeȱalcançarȱasȱmetasȱrelacionadasȱaȱrelaçõesȱpúblicas?ȱ(assinaleȱtodasȱasȱopçõesȱ aplicáveis)ȱ ȱ CertificandoȬseȱdeȱqueȱaȱcomissãoȱdeȱrelaçõesȱpúblicasȱdoȱclubeȱsejaȱtreinadaȱparaȱconduzirȱ campanhasȱmultimídia.ȱ ȱ Planejandoȱatividadesȱdeȱrelaçõesȱpúblicasȱqueȱdivulguemȱprojetosȱdoȱclube.ȱ ȱ Implementandoȱprogramaȱdeȱconscientizaçãoȱpúblicaȱdirigidoȱaȱempresáriosȱeȱprofissionaisȱcomȱ vistasȱaȱexplicarȱoȱqueȱoȱRotaryȱéȱeȱfaz.ȱ ȱ Providenciandoȱparaȱqueȱanúnciosȱdeȱutilidadeȱpúblicaȱsejamȱveiculadosȱemȱcanaisȱdeȱtelevisão,ȱ estaçõesȱdeȱrádio,ȱrevistasȱouȱjornaisȱlocais.ȱ ȱ Outrosȱ(queiraȱdescrever):ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Medidasȱaȱserȱtomadas:ȱ ȱȱȱȱȱȱ ȱ ȱ ADMINISTRAÇÃOȱ Situaçãoȱatualȱ SeuȱclubeȱsegueȱumȱPlanoȱdeȱLiderançaȱdeȱClube?ȱȱ

ȱSimȱȱ

ȱNãoȱ

Quandoȱeȱcomȱqueȱfrequênciaȱoȱconselhoȱdiretorȱdoȱclubeȱseȱreúne?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Quandoȱasȱassembleiasȱdeȱclubeȱsãoȱrealizadas?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Comoȱoȱorçamentoȱdoȱclubeȱéȱpreparado?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱ Oȱorçamentoȱéȱanalisadoȱporȱumȱagenteȱfinanceiroȱindependenteȱeȱqualificado?ȱ Oȱclubeȱsegueȱumȱplanoȱestratégicoȱdeȱlongoȱprazo?ȱ

ȱSimȱȱ

ȱSimȱȱ

ȱNãoȱ

ȱNãoȱ

Oȱclubeȱdesenvolveuȱumȱsistemaȱparaȱassegurarȱaȱcontinuidadeȱadministrativaȱnoȱconselhoȱdiretorȱdoȱ clube,ȱnasȱcomissões,ȱetc.?ȱ ȱSimȱȱ ȱNãoȱ 262

Sessão 4: Trabalho em equipe: Conclusão do processo de DiretrizesȱparaȱAumentarȱaȱEficáciaȱdosȱRotaryȱClubsȱ 6 estabelecimento de metas e resolução de problemas

Oȱclubeȱdesenvolveuȱumȱsistemaȱparaȱfavorecerȱoȱenvolvimentoȱdosȱsóciosȱnasȱatividadesȱrotárias?ȱȱ ȱSimȱȱ ȱNãoȱ

OBSERVAÇÕES

OȱclubeȱusaȱoȱAcessoȱaoȱPortalȱnoȱsiteȱwww.rotary.orgȱparaȱatualizarȱaȱlistaȱdeȱsócios?ȱ

ȱSimȱȱ

ȱNãoȱ

Comȱqueȱfrequênciaȱoȱboletimȱdoȱclubeȱéȱpublicado?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Descrevaȱcomoȱasȱprogramaçõesȱsemanaisȱdosȱclubesȱsãoȱelaboradas:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Oȱclubeȱtemȱseuȱpróprioȱwebsite?ȱ

ȱSimȱȱ

ȱNãoȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱComȱqueȱfrequênciaȱoȱsiteȱéȱatualizado?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

Oȱclubeȱcomemoraȱosȱmesesȱespeciaisȱdoȱcalendárioȱrotário,ȱcomoȱoȱMêsȱdaȱFundaçãoȱRotáriaȱouȱoȱMêsȱdaȱ Revista?ȱ ȱSimȱȱ ȱNãoȱ Comȱqueȱfrequênciaȱoȱclubeȱrealizaȱatividadesȱdeȱcompanheirismo?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Comoȱoȱclubeȱenvolveȱasȱfamíliasȱdosȱrotarianosȱnasȱatividadesȱrotárias?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Situaçãoȱnoȱfuturoȱ Comoȱoȱclubeȱconduzȱsuasȱatividadesȱadministrativas?ȱ(assinaleȱtodasȱasȱopçõesȱaplicáveis)ȱ ȱ Reuniõesȱperiódicasȱdoȱconselhoȱdiretorȱdoȱclube.ȱ ȱ OȱclubeȱreavaliaráȱoȱPlanoȱdeȱLiderançaȱdeȱClubeȱnasȱseguintesȱdatas:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Osȱplanosȱestratégicoȱeȱdeȱcomunicaçãoȱserãoȱatualizadosȱnasȱseguintesȱdatas:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ .ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱassembleiasȱdeȱclubeȱforamȱmarcadasȱparaȱasȱseguintesȱdatas:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

(número)ȱ

ȱ OȱclubeȱadotouȱaȱúltimaȱversãoȱdoȱregimentoȱinternoȱrecomendadoȱparaȱoȱRotaryȱClubȱouȱrevisouȱoȱ seuȱpróprioȱregimentoȱ(sugeridoȱapósȱcadaȱconselhoȱdeȱlegislação).ȱ ȱ Asȱeleiçõesȱdoȱclubeȱserãoȱrealizadasȱemȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ .ȱ ȱ

ȱ

(data)ȱ

ȱ Umȱmínimoȱdeȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱdelegadosȱtomarãoȱparteȱdaȱconferênciaȱdistrital.ȱ ȱ

(número)ȱ

ȱ Boletinsȱdeȱclubeȱserãoȱpublicadosȱparaȱinformarȱosȱsócios.ȱ ȱ Oȱsiteȱdoȱclubeȱseráȱatualizadoȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱvezesȱporȱano.ȱ ȱ

ȱ

(número)ȱ

ȱ Umȱplanoȱfoiȱdesenvolvidoȱparaȱassegurarȱqueȱprogramaçõesȱsemanaisȱsejamȱinteressantesȱeȱ relevantes.ȱȱ ȱ

ȱ Aȱfrequênciaȱmensalȱseráȱdivulgadaȱaosȱdevidosȱlíderesȱdistritaisȱatéȱoȱdiaȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱdoȱmêsȱseguinte.ȱ ȱ (número)ȱ ȱ OȱAcessoȱaoȱPortalȱseráȱusadoȱparaȱregistroȱdosȱdadosȱdoȱclubeȱatéȱ1°deȱjulhoȱeȱ1°deȱdezembro,ȱdeȱ modoȱaȱcontribuirȱparaȱaȱprecisãoȱdosȱrelatóriosȱsemestrais.ȱȱ

ȱ

ȱ AsȱmudançasȱnoȱquadroȱsocialȱserãoȱinformadasȱaoȱRIȱdentroȱdeȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱdiasȱdeȱsuaȱocorrência.ȱ ȱ (número)ȱ ȱ OsȱrelatóriosȱdevidosȱaoȱRI,ȱinclusiveȱoȱrelatórioȱsemestral,ȱserãoȱsubmetidosȱregularmenteȱdentroȱdoȱ prazoȱestabelecido.ȱȱ ȱ Asȱseguintesȱatividadesȱdeȱcompanheirismoȱenvolvendoȱtodosȱosȱsóciosȱdoȱclubeȱforamȱplanejadasȱ paraȱoȱano:ȱ

ȱ

ȱȱȱȱȱȱ ȱ Outrosȱ(descreva):ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

ȱ Medidasȱaȱserȱtomadas:ȱ Sessão 4: Trabalho em equipe: Conclusão do processo de

DiretrizesȱparaȱAumentarȱaȱEficáciaȱdosȱRotaryȱClubsȱ 7 de problemas estabelecimento de metas e resolução

263

ȱ

ȱȱȱȱȱȱ ȱ Outrosȱ(descreva):ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

ȱ Medidasȱaȱserȱtomadas:ȱ DiretrizesȱparaȱAumentarȱaȱEficáciaȱdosȱRotaryȱClubsȱ7

OBSERVAÇÕES

ȱȱȱȱȱȱ ȱ ȱ Nossoȱclubeȱgostariaȱdeȱreceberȱajudaȱdoȱgovernadorȱouȱdoȱgovernadorȱassistenteȱnoȱqueȱseȱrefereȱaosȱ seguintesȱaspectos:ȱ ȱȱȱȱȱȱ ȱ Nossoȱclubeȱgostariaȱdeȱdiscutirȱosȱseguintesȱtópicosȱcomȱoȱgovernadorȱouȱgovernadorȱassistenteȱ duranteȱaȱvisitaȱoficial:ȱ ȱȱȱȱȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱ

ȱȱȱȱȱȱ

ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱ

Assinaturaȱdoȱpresidenteȱ

Anoȱrotárioȱȱ

Assinaturaȱdoȱgovernadorȱassistenteȱ

ȱȱȱȱȱȱ Dataȱȱ

264

ȱȱȱȱȱȱ

Dataȱ

Sessão 4: Trabalho em equipe: Conclusão do processo de estabelecimento de metas e resolução de problemas

ȱȱȱ

SUMÁRIOȱDASȱMETASȱDOȱROTARYȱCLUBȱDEȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ___ȱ

OBSERVAÇÕES

PARAȱOȱANOȱROTÁRIOȱDEȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ _ȱ

Serviçosȱ Internacionaisȱ

Serviçosȱàȱ Comunidadeȱ

Serviçosȱ Internosȱ

ȱ

Serviçosȱ Profissionaisȱ

Assinaleȱa(s)ȱAvenida(s)ȱdeȱServiço(s)ȱapropriada(s)ȱaȱcadaȱmetaȱestabelecidaȱpeloȱclubeȱparaȱoȱpróximoȱ anoȱrotário.ȱParaȱumaȱdistribuiçãoȱbalanceadaȱnaȱprestaçãoȱdeȱserviços,ȱdeveráȱestabelecerȱpeloȱmenosȱ umaȱmetaȱparaȱcadaȱavenida.ȱAȱmaioriaȱdasȱmetasȱenvolveráȱumaȱouȱduasȱavenidas.ȱ ȱ

Metaȱdeȱdesenvolvimentoȱdoȱquadroȱsocialȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱsóciosȱatéȱ30ȱdeȱjunhoȱdeȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ (ano)ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

(número)ȱ

Metasȱdeȱprestaçãoȱdeȱserviçosȱ Naȱprópriaȱcomunidade:ȱ ȱȱȱȱȱȱ

ȱ

Emȱcomunidadesȱnoȱexterior:ȱ

ȱ ȱ

ȱȱȱȱȱȱ

ȱ ȱ

ȱ ȱ

ȱ

ȱ MetasȱrelativasȱàȱFundaçãoȱRotáriaȱȱ

ȱ

AȱmetaȱdeȱarrecadaçãoȱaoȱPólioȱPlusȱéȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ AȱmetaȱdeȱarrecadaçãoȱaoȱFundoȱAnualȱparaȱProgramasȱéȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ .ȱ AȱmetaȱdeȱarrecadaçãoȱaoȱFundoȱPermanenteȱéȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ .ȱ OȱclubeȱparticiparáȱdosȱseguintesȱprogramasȱdaȱFundação:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

Metasȱreferentesȱàȱcapacitaçãoȱdeȱlíderesȱ ȱȱȱȱȱȱ ȱ Metasȱdeȱrelaçõesȱpúblicasȱ ȱȱȱȱȱȱ ȱ Metasȱdeȱadministraçãoȱdoȱclubeȱ ȱȱȱȱȱȱ ȱ Outraȱmetaȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

Sessão 4: Trabalho em equipe: Conclusão9 do processo de DiretrizesȱparaȱAumentarȱaȱEficáciaȱdosȱRotaryȱClubsȱ

estabelecimento de metas e resolução de problemas

265

Plano para resolução de problemas

OBSERVAÇÕES

Utilize as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs e as metas da folha-tarefa da sessão 2 para ajudar no desenvolvimento de seu plano para resolução de problemas. Analise as metas de seu clube e pense que desafios deverão ser superados para alcançá-las. Por fim, ofereça soluções para superar esses desafios.

Meta

Possível desafio

Administração

Desenvolvimento do Quadro social

Relações públicas

Projetos de prestação de serviços

Fundação Rotária

Outros

266

Sessão 4: Trabalho em equipe: Conclusão do processo de estabelecimento de metas e resolução de problemas

Que recursos estão disponíveis?

Sessão plenária sobre assuntos distritais (30 minutos)

Esta sessão oferece aos distritos a oportunidade de decidir o valor da taxa distrital a ser cobrada dos clubes, bem como de aprovar o orçamento para o ano seguinte e discutir assuntos pertinentes, conforme necessário.

Sessão plenária sobre assuntos distritais

267

Sessão plenária de encerramento (45 minutos)

A sessão plenária de encerramento marca o término do treinamento e dos debates realizados durante o seminário. É também uma boa ocasião para o governador eleito enfatizar mais uma vez os pontos importantes a ser tratados no próximo ano rotário. O governador eleito deve usar o roteiro a seguir e os respectivos slides no desenvolvimento desta sessão.

MATERIAIS Slides 14-16 Material informativo Avaliação (veja exemplo na página 9-13)

Sumário das realizações Descreva o que os participantes aprenderam durante a assembleia distrital, explicando como o conhecimento adquirido os ajudará durante seus mandatos.

Lema do RI Insira lema e logotipo do RI para o ano seguinte.

SLIDE 114 Lema do RI

Aguardando o ano de prestação de serviços • Destaque o lema e as ênfases do próximo presidente do RI. Assembleia Distrital - 2009 | 114

Distrito XXXX

• Lembre aos presentes como as metas elaboradas hoje se relacionam com as metas do distrito.

Sessão plenária de encerramento

269

Reconhecimento SLIDE 115 Muito obrigado por participar da assembleia distrital!

Agradeça a todos pela participação

Perguntas e respostas Assembleia Distrital - 2009 | 115

Distrito XXXX

Deixe que os participantes façam perguntas ao governador eleito, a outros líderes distritais e aos demais presidentes eleitos de clube.

Avaliação Enfatize a importância da avaliação ao aprimoramento de futuros seminários de treinamento e à obtenção de mais apoio do distrito.

270

Sessão plenária de encerramento

LEVE SEUS INSTRUTORES

AO PRÓXIMO PATAMAR

Veja no Manual de Capacitação Distrital: Métodos eficazes de treinamento Dicas para atrair participantes Como planejar eventos de treinamento

Disponível por meio do governador eleito ou no site do RI: www.rotary.org.

One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 EUA www.rotary.org

828-PT—(409)