Exact Online Bouw: omdat GWW’ers geen boekhouders (willen) zijn

Als GWW’er ben je vanzelfsprekend geen boekhouder. Dan heb je geen behoefte aan administratiesoftware die vanuit het gezichtspunt van de accountant is ontwikkeld, zegt Henk van Dijk, senior commercial productmanager bij Exact. “Wij leggen daarom de nadruk op gebruiksgemak en benaderen onze software zoals een bouw- en GWW-bedrijf dat doet.”

Administratieve taken zijn niet de leukste taken, zeker niet als je druk bent met een project. Gebruiksgemak staat daarom voorop bij Exact Online Bouw. “Dat is onze cloud-oplossing voor de bouw- en GWW-sector, met project- en financiële administratie ineen”, zegt Van Dijk. “We hebben gebruiksvriendelijke en handige features ontwikkeld waarmee administratieve handelingen worden geminimaliseerd en vereenvoudigd.”

Kantoor en werklocatie zien dezelfde informatie Exact biedt Exact Online Bouw nu drie jaar aan en het aantal gebruikers groeit snel. “We hebben vanaf het begin de doelstelling gehad om de bouwer te ontzorgen, zodat die zich op het project kan concentreren”, zegt Van Dijk. “Het uitgangspunt is om de projectadministratie van de mensen op de werklocatie makkelijker en efficiënter te maken. Een van de speerpunten daarin is dat alle informatie altijd en overal op één plek beschikbaar is. Met andere woorden, in de cloud. Op de werklocatie heb je dus dezelfde informatie als op kantoor.” Op de werklocatie is de boekhouding helemaal niet belangrijk, maar de planning des te meer. “Daarbij spelen vragen als: wat moet ik doen, wat is de status van het project, welke onderaannemers zijn erbij betrokken, welke inkoopopdrachten staan er uit, welke leverbonnen zijn er uitgeschreven? Dat wil je allemaal altijd inzichtelijk hebben”, somt Van Dijk op. Ook de urenregistratie staat in de mobiele app. “Alle ingevoerde gegevens worden meteen verwerkt en zijn meteen op kantoor zichtbaar.”

Procesbewaking De software zorgt niet alleen voor registratie van data, maar houdt ook de procesbewaking in de gaten. “De kracht van de software is het digitaliseren en automatiseren van dagelijkse processen en zorgen dat iedereen dezelfde informatie ziet. Bijvoorbeeld dat facturen gescand kunnen worden en er daarna digitaal een boekingsvoorstel wordt aangemaakt, waarbij er automatisch een accorderingsflow start. Als inkoopfacturen zijn ingeboekt, is direct duidelijk wie die moet goedkeuren en diegene krijgt daar proactief een notificatie van via de mobiele app.” Een nieuwe toevoeging in de software is debiteurenbeheer. “Die helpt om op een vriendelijke manier je openstaande posten te beheren met een herinnering.” De software denkt niet alleen aan de geldstromen, maak ook aan de workflow. “Vanuit de project- administratie kan de stand van het onderhanden werk realtime worden bijgehouden. Als je dat wilt, kun je de accountant via Exact Online overigens ook direct zicht geven op de stand van de administratie. Die kan dan waar nodig de GWW’er ondersteunen. Je hoeft dus niet meer met de schoenendoos naar de accountant.”

Intuïtief De schoenendoos? Ook in de bouwwereld is die toch wel verleden tijd? “De schoenendoos misschien wel. En al zijn bouw- en GWW- bedrijven wel doordrongen van de noodzaak om te digitaliseren, ze kunnen bij die stap wel wat ondersteuning gebruiken”, geeft Van Dijk aan. “Om je snel op weg te helpen, bieden wij consultancy en trainingen aan. Maar ons doel is om software zo intuïtief mogelijk te maken, zodat je zonder veel aanvullende informatie aan de slag kunt. Het voordeel is daarnaast ook dat je dankzij het eenmalig invoeren van gegevens niet allerlei verschillende systemen apart hoeft bij te houden. Exact Online is te koppelen met een groot aantal andere softwarepakketten, zodat data onderling uitgewisseld kan worden.”

Meer dan boekhouden alleen In de Exact-software zitten verschillende aanvullende tools die de GWW’er kunnen ondersteunen. “Zo hebben we een KAM-module, waarbij alle aspecten rondom Kwaliteit, Arbeidsomstandigheden en Milieu bijgehouden kunnen worden, zoals voor het vastleggen van inspecties of issues die spelen op een bouwplaats. We bieden ook een handig overzicht met meerwerk, dat per onderdeel inzicht geeft in de status. Zo is direct inzichtelijk of het meerwerk al akkoord is. We werken daarnaast aan een uitbreiding voor de Wet kwaliteitsborging voor het Bouwen, die al een tijdje op stapel staat. Dus ook daar kunnen we de GWW’er digitaal gaan ondersteunen.” Standaard ondersteunt de software de Wet Ketenaansprakelijkheid met mandagenregisters en geldigheidsduur van documenten: “Met ons pakket kun je altijd aantonen wie er op de bouwplaats was en wanneer.”

Flexibel en altijd up-to-date Met Exact Online Bouw is een GWW’er altijd up-to-date, besluit Van Dijk. “Je hoeft weinig aan beheer te doen; eigenlijk hoef je alleen maar in te loggen. De updates verzorgen wij. De software is schaalbaar: je kunt de variant kiezen die de functionaliteiten biedt die jij nodig hebt. Je kunt daarna makkelijk je abonnement upgraden als het nodig is. Heb je tijdelijk meer personeel, dan kun je het aantal gebruikers snel opschalen en andersom kun je makkelijk afschalen als het rustiger is. Alles is per maand bij te stellen. Wij ontzorgen GWW’ers en bieden dus optimale flexibiliteit, zodat je je volledig kunt richten op het project.”

Dit artikel is gesponsord door Exact.