TEMA TEMa: : arbeidsglede
I SØKELYSET:
Fra papir til eKommune STAFETTPINNEN VIDERE: Ulla Momme har gått av som leder for Dokumentsenteret og gir her stafettpinnen videre til ny leder Nina Bønsnes Røed. FOTO: SYNNE STORVIK
I år har Dokumentsenteret 10-års jubileum. Mye har skjedd i løpet av disse ti årene. Tekst: Karin Merete Holter GODT ARBEIDSMILJØ: Lavt sykefravær og kollegaer som tar vare på hverandre. Fra venstre: Magnus Hedly, avdelingsleder Marthe Runden, Marianne Hallingstad, Heena Salem og tjenesteleder Kaja Frøystein. FOTO: SYNNE STORVIK
Høy trivsel i Paal Bergsvei 18 Latteren og smilene sitter løst i Paal Bergsvei 18. Så har de også fått pris for sitt gode arbeidsmiljø to ganger. Tekst: Synne Storvik
– Så lenge du trives, kan du klare å gjøre alt. Vi jobber aktivt med arbeidsglede og arbeidsmiljøet, sier tjenesteleder Kaja Frøystein ved Paal Bergsvei og Sleipnersvei arbeidslag. Tjenestestedet består av fem boliger for mennesker med ulike handikap. Fra begynnelsen var det en bolig, Rødskiferveien, som siden fikk navnet Paal Bergsvei. Denne ble slått sammen med Sleipners vei. Det siste tilskuddet på arbeidslagets boliger er Belsetveien og Per Skreddersvei. Til sammen er det godt over 100 ansatte og fire avdelingsledere spredt på fem boliger. – Vi er opptatt av høy takhøyde og at ansatte skal ha fleksible ordninger innenfor 14 | BÆRUM KOMMUNE
de rammene vi har. Ansatte bytter vakter og vi prøver å tilrettelegge for den enkelte ved behov. Jeg har inntrykk av at alle tar godt vare på hverandre, sier Frøystein. Men hun sier at å jobbe aktivt med arbeidsmiljøet ikke betyr en dans på roser. – Personalenheten og HMS/Bedriftshelsetjenesten har vært inne og ryddet, når vi har gått oss fast. Vi har noen fantastiske ressurser internt i kommunen, som kan sine saker. De har vært til stor hjelp for oss. En skal være modig for å si fra – og ved å bruke aktivt mot kan en ta opp utfordringer med hverandre eller sin nærmeste
avdelingsleder. Det heller ikke noe nederlag å få bistand fra Personal eller HMS, sier Frøystein. Ansatte er opptatt av å møte brukerne og hverandre med et godt smil og en jovial tone. Smil sprer seg og skaper bra stemning. Siste arbeidsmiljøundersøkelse er et bevis på at ansatte trives. Scoren er til sammen over 90. Yrkesstoltheten blant ansatte er på 93 prosent. To ganger har arbeidslaget fått Arbeidsmiljøprisen, 2004 og 2012. I tillegg har de oppnådd rådmannens bonus to ganger. Pengene for fjorårets pris bestemte medbestemmelsesmøtet at skulle gå til en felles båttur. – Det betydde mye for oss at vi fikk Arbeidsmiljøprisen 2012. Målet vårt er å jobbe godt innenfor de rammene vi har og ta vare på hverandre som kollegaer, sier tjenesteleder Kaja Frøystein.
I 2003 ble Dokumentsenteret etablert for å innføre WebSak, kommunens elektroniske arkiv og saksbehandlingssystem. Arkivet ble sentralisert i Kommunegården og arkivarene ble samlet i én enhet. Systemet oppfattet som vanskelig - Mange av kommunens ansatte forsto den gang ikke nødvendigheten av å innføre WebSak, forteller enhetssjef Ulla Momme. «Nei takk, dette er ikke noe for oss. Vi har ikke tid til å sette oss inn i dette vanskelige datasystemet», var svarene hun fikk. Forankring i ledelsen var også en utfordring. For mange ble det en høy terskel å bruke det, fordi systemet ble oppfattet som vanskelig.. Dokumentsenteret måtte dessuten jobbe mye med å bevisstgjøre brukerne og jobbe med saksbehandlernes holdninger til arkivering. En grundig opplæring og en alltid tilgjengelig brukerstøtte ble derfor avgjørende for implementeringen av WebSak. Forenkles i fremtiden Mange oppfattet WebSak som komplisert å bruke, derfor ble det i 2005 innført et enklere registreringsbilde for saksbehandlerne (saksbehandlerbilde). I fremtiden vil WebSak Fokus, et forenklet grensesnitt integrert med e-postsystemet, gjøre saks-
behandling og arkivering i systemet enda enklere og bidra til lav brukerterskel. – I disse dager lanserer vi WebSak e-læring på Ansattportalen. Her finner saksbehandlerne grunnleggende informasjon samt korte og enkle veiledninger for hvordan man utfører ulike funksjoner i WebSak, forteller en fornøyd Ulla Momme. Tøff start Innføringen av WebSak ble «ingen dans på roser». Vissheten om at WebSak var selve grunnmuren for offentlig innsyn på internett og en forutsetning for utvikling av digitale innbyggertjenester, var likevel en sterk motivasjon for videre innsats. Etter 10 års innsats synes Ulla at det nå er en passende anledning til å fratre. Planene fremover er lagt. Nina Bønsnes Røed overtar som ny enhetssjef. Inspirasjon fra andre kommuner Dokumentsenteret har i år vært på studieturer til København og Stockholm, hvor de har kommet langt innen e-forvaltning. – Bærum kommune skal være godt forberedt på fremtiden og kunne møte de utfordringer som digitalisering av den offentlige sektor innebærer. Sammen med It-enheten har Dokumentsenteret en sentral rolle her. Dokumentsenteret blir et spennende sted å jobbe, og jeg gleder meg, sier Nina Bønsnes Røed. Bærum henger med i utviklingen Tre år på rad har Bærum kommune fått KS’ eKommune-pris, der elektronisk arkiv og saksbehandling er et vesentlig kriterium for prisen. I fjor ble Dokumentsenteret også
nominert til Årets Arkiv, en bransjepris for offentlige og private arkiver i Norge. «Digitalisering av offentlig sektor er den neste store reformen», sa statsminister Jens Stoltenberg da statens digitaliseringsprogram ble lansert. Dokumentsenteret har utarbeidet en arkivstrategi som vil sikre målrettet utvikling i tiden fremover. – Målet er automatisert arkivering og saksbehandling. I løpet av kort tid vil sikker kommunikasjon med innbyggere og næringsliv via digital postkasse være på plass, sier en entusiastisk Ulla. Historiske arkiver Kommunens papirarkiver går helt tilbake til begynnelsen av 1700-tallet. Dokumenter av historisk verdi er overført til Statsarkivet på Sogn, hvor de er gjort tilgjengelige for blant annet historikere og slektsforskere. Dokumentsenteret arbeider også med å etablere et «virtuelt byarkiv» med henvisninger til kilder for dokumenter og bilder fra vår egen kommune. I forbindelse med de store endringene som skjer innenfor digitalisering av offentlig sektor, skal kommunen ha jevnlige drypp med artikler og informasjon i Bæringen og Budstikka om hva fremtiden bringer. Og fremtiden er like rundt hjørnet!
Eksempler på digitale innbyggertjenester n Digital postkasse: En innbygger mottar posten i den digitale postkassen hun/han selv har valgt. I den digitale postkassen er det innbyggeren selv som råder over mottatte brev og dokumenter. De kan oppbevares trygt og sikkert i den digitale postkassen så lenge mottakeren ønsker. n E-skjema: Avanserte web-baserte skjema som støtter opp under automatiserte arbeidsprosesser, slik som automatisk arkivering og saksbehandling. n ID-porten: Felles innloggingsløsning med sikker pålogging til offentlige tjenester.
BÆRUM KOMMUNE
| 15