Hybridní schůzky jsou novým standardem. Umožňují organizacím snadno se spojit s lidmi z různých míst a zaměstnancům poskytují flexibilitu.
JAK VYLEPŠIT
HYBRIDNÍ SCHŮZKY
Hybridní schůzky přinášejí specifické výzvy, které pokud nejsou řešeny, mohou vést k frustraci. Mnoho pracovníků si jistě dokáže představit situaci, kdy se připojí na hybridní schůzku s připravenými nápady, ale nakonec sedí ve virtuální místnosti se zvednutou emoji rukou, zatímco kolegové v kanceláři probírají nápady mezi sebou, bez zapojení vzdálených účastníků. Tato situace poukazuje na paradox: účelem hybridních schůzek je být inkluzivní, ale často jsou upřednostňovány příspěvky a názory účastníků, kteří jsou fyzicky přítomni, na úkor těch, kteří se připojují na dálku.
Zaměstnanci si přitom nejvíce cení rovných příležitostí. Organizace, které zlepšují strategie hybridních schůzek, mohou získat významnou konkurenční výhodu. Otázkou je, jak může fyzický prostor přispět k rovnějším a inkluzivnějším hybridním schůzkám. Jak mohou promyšleně navržené konferenční místnosti spolu s novými postupy vyrovnat podmínky mezi osobními a vzdálenými účastníky.
Organizace a zaměstnanci často používají termín „hybridní“ jako univerzální označení pro každou schůzku, která zahrnuje virtuální i fyzickou účast. Ve skutečnosti však termín „hybridní schůzka“ pokrývá mnohem širší spektrum situací, než je běžně známo.
Existují čtyři odlišné hybridní pracovní režimy, které by měly organizace zohlednit při navrhování a implementaci hybridních pracovních setkání. Tyto pracovní režimy zdůrazňují potřebu flexibilních a přizpůsobitelných technologií, pracovních prostor a procesů, které vyhovují jedinečným požadavkům a scénářům práce.
PRVNÍ ZJIŠTĚNÍ
Organizovaná setkání se liší od krátkých schůzek stejně jako setkání s menším a větším počtem účastníků, a to jak z hlediska prezentovaného obsahu, tak samotného průběhu. Různé druhy hybridních schůzek vyžadují různá řešení, protože musí reagovat na různé požadavky a scénáře práce.
Konverzační schůzky
Tento typ schůzek probíhá mezi malými skupinami zaměstnanců, kde je dialog mezi účastníky spíše středem zájmu než
konkrétní prezentace nebo jiný obsah.
Klíčové aspekty: Všichni účastníci musí
být schopni slyšet dialog a vidět výrazy tváře ostatních.
Formální prezentace
Formální prezentace se vyznačují
přítomností hlavního prezentujícího, který je zodpovědný za předávání obsahu publiku s minimální spoluprací ze strany účastníků.
Tento pracovní režim lze přizpůsobit různým situacím, například větším celofiremním schůzkám nebo přednáškám, kde je hlavním cílem předávat informace spíše než podporovat aktivní spolupráci.
Klíčové aspekty: Účastníci musí být schopni slyšet prezentujícího a vidět všechny materiály, které jsou součástí prezentace.
Diskuse ve skupině s konkrétním zaměřením
Dva nebo více zaměstnanců diskutuje nad konkrétním obsahem, ale společně ho v reálném čase neupravují ani nevytvářejí další výstupy.
Klíčové aspekty: Prezentující by měl udržovat vzdálené účastníky zapojené pomocí interaktivních aplikací a dalších nástrojů, jako je hlasování v reálném čase. Je také užitečné určit zapisovatele, který bude sledovat obsah schůzky a v pravidelných intervalech pokládat otázky, aby podpořil aktivní zapojení všech účastníků.
Setkání pro společné spolutvoření
Společné spolutvoření je nejnáročnější pracovní činnost, protože vyžaduje plynulou spolupráci mezi přítomnými a vzdálenými členy týmu, kteří se aktivně podílejí na tvorbě společného výstupu v reálném čase. Tento režim vyžaduje vysokou úroveň interaktivity, komunikace a přístupu k nástrojům, které umožní příspěvky od všech účastníků upravovat a měnit v reálném čase, bez ohledu na jejich umístění.
Klíčové aspekty: Všichni účastníci musí mít možnost měnit prezentovaný obsah a komunikovat mezi sebou, jako by pracovali vedle sebe ve stejném fyzickém prostoru.
DRUHÉ ZJIŠTĚNÍ
Moderní komunikační technologie výrazně zlepšují kvalitu hybridních schůzek a minimalizují rozdíly mezi účastníky na místě a na dálku. Pokročilé kamerové systémy a platformy jako Microsoft Teams Room umožňují rovnoměrné zapojení všech účastníků, což zvyšuje efektivitu. Organizace by měly tyto technologie využívat k maximalizaci pozitivního dopadu a zajištění úspěšné spolupráce.
Kamera jako periferie
Kamera jako periferní zařízení rozšiřuje
konferenční systémy o dynamické sledování prostoru. Umožňuje zachytit jak široké, tak detailní záběry, což zvyšuje
interaktivitu a zapojení účastníků. Toto řešení podporuje rovný přístup během hybridních setkání, ať už jsou účastníci fyzicky přítomní, nebo na dálku.
Jedno- a dvoukamerové systémy
Jednokamerové systémy jsou ideální pro malé konferenční místnosti, kde není nutné neustále měnit záběry. Poskytují jednoduché a efektivní řešení pro základní sledování dění. Dvoukamerové systémy naopak nabízejí plynulejší zážitek díky střídání záběrů – jedna kamera pokrývá celý prostor, zatímco druhá se automaticky zaměřuje na aktivního mluvčího, což zvyšuje dynamiku a přehlednost setkání.
Kamera a Microsoft Teams Room systém
Kamery integrované s Microsoft Teams
Room automaticky přizpůsobují záběry tak, aby každý účastník, ať na místě, či na dálku, viděl řečníka a klíčové interakce.
Systém zajišťuje plynulou spolupráci, snadné sdílení obsahu a rovnoměrné zapojení všech, což zvyšuje efektivitu a kvalitu schůzek.
Kamera s umělou inteligencí (AI)
AI kamery automaticky sledují a analyzují
účastníky, dynamicky rozpoznávají mluvčího a přizpůsobují záběry v reálném čase.
Tím zajišťují plynulé přepínání záběrů a
rovnoměrnou interakci. AI technologie zvyšuje efektivitu hybridních schůzek, kde je každý účastník vždy ve správný okamžik v centru dění.
Rovnocenné zážitky z hybridních schůzek pro všechny účastníky.
Čím více toho vzdálení účastníci vidí, tím více se cítí být součástí týmu. Čím více je kamerový systém automatizovaný, tím méně se musí účastníci v místnosti starat o jeho nastavení. Inteligentní video pomáhá zprostředkovat stejný, konzistentní a dynamický zážitek pro všechny. Sledování
TŘETÍ ZJIŠTĚNÍ
zde je několik způsobů, jak transformovat konferenční místnosti na výjimečné prostory pro hybridní setkání:
Optimalizujte osvětlení
Správné osvětlení je nezbytné pro funkční hybridní schůzky. Rovnoměrné světlo zajistí, že všichni účastníci jsou dobře viditelní, bez rušivých stínů a odlesků, které mohou zhoršit kvalitu videa. Nastavitelné osvětlení lze přizpůsobit různým potřebám, čímž se zvyšuje komfort a kvalita vizuální komunikace.
Zvýrazněte vzdálené účastníky
Vyhraďte displej pro zobrazení vzdálených účastníků a umístěte jej tak, aby byl přímo naproti fyzicky přítomným osobám. Kamera umístěná nad nebo pod displejem zajišťuje, že vzdálení účastníci jsou plnohodnotnou součástí diskuse, což usnadňuje jejich zapojení do celkového zážitku.
Optimalizujte akustiku a zvuk
Kvalitní zvuk je klíčový pro úspěšné hybridní schůzky. Investujte do mikrofonů, které snímají hlas mluvčího a eliminují šum. Reproduktory umístěte tak, aby byl každý příspěvek jasně slyšet. Akustické panely pomohou snížit ozvěnu a zajistit čistý zvuk, čímž se zlepší celkový zážitek ze schůzek.
Udržujte vizuální kontinuitu
Stejně jako ve filmu jsou kamery umístěny tak, aby udržely konzistentní záběr v rámci 180stupňového zorného pole, což pomáhá vzdáleným účastníkům lépe sledovat dění v místnosti. Tímto pečlivým výběrem kamery zajistíte, že každý pohyb a interakce jsou jasně viditelné, což zvyšuje zapojení všech účastníků.
Spojte digitální a analogové nástroje
Povzbuzujte vzdálené týmy ke spolupráci pomocí digitálních a analogových nástrojů, které jsou přístupné všem. Zvažte přidání interaktivního displeje s vizuálním obsahem nebo použití analogové tabule pro sdílení klíčových informací a nápadů. Tento přístup umožňuje efektivní paralelní práci.
Zvolte ergonomický a flexibilní nábytek
Nábytek v hybridní konferenční místnosti by měl být pohodlný, flexibilní a snadno přizpůsobitelný. Zakřivené stoly zlepšují zorné pole pro všechny účastníky, ať jsou přítomni fyzicky, nebo na dálku. Modulární nábytek umožňuje rychlé přeskupení podle potřeb schůzky, čímž podporuje dynamickou spolupráci.
ČTVRTÉ ZJIŠTĚNÍ
Hybridní schůzky, stejně jako ty osobní, slouží především k setkávání, ke spolupráci a společné tvorbě nových nápadů. Je však důležité si uvědomit, že metody a postupy, které fungují při osobních setkáních, nejsou vždy vhodné pro hybridní schůzky. Stejně jako se musí konferenční místnosti přizpůsobit hybridnímu formátu, musí se změnit způsob facilitace a komunikace, aby schůzky byly spravedlivé pro všechny účastníky. Zvažte následující:
Vytvořte adopční video
Natočte příběhové video, které účastníkům názorně ukáže, jak se chovat v hybridní konferenční místnosti a jak ovládat jednotlivé technologie. Takové video může účinně zvýšit sebevědomí uživatelů a zajistit plynulý průběh schůzky tím, že poskytne jasné a srozumitelné instrukce v atraktivní formě.
Sdílejte a ukládejte
Povzbuzujte účastníky, aby z interaktivního displeje centrální digitální úložiště, má přístup každý člen týmu. postup zajišťuje, že všechny a informace jsou snadno další zpracování a rozvoj, efektivita spolupráce.
digitální obsah
aby sdíleli obsah a ukládali jej na
úložiště, ke kterému týmu. Tento všechny nápady
snadno dostupné pro rozvoj, čímž se zvyšuje
Udržujte schůzky krátké
Podporujte aktivní účast
Prezentující by měli aktivně zapojovat
všechny účastníky, zejména pokud se konverzace stane nevyváženou.
Přidělením specifických rolí zajistíte, že
každý ví, kdy a o čem má mluvit.
Hybridní schůzky jsou nejefektivnější, pokud nepřekračují dvě hodiny. Dlouhé workshopy rozdělte na kratší bloky a zajistěte, aby si vzdálení účastníci mohli během přestávek skutečně odpočinout.
Zapněte kamery
Viditelnost účastníků zlepšuje kvalitu komunikace. Vytvořte kulturu, kde je zapnutí kamer standardem, což pomáhá udržet vysokou úroveň zapojení a interakce.
Nominujte ambasadory
Pro usnadnění přijetí nových prostor nominujte interní ambasadory, kteří budou kolegům vysvětlovat výhody nových technologií a prostor. Tímto způsobem pomůžete překonat obavy z nových technologií a zajistíte, že místnosti budou plně využívány
VIDEOPŘÍBĚHY
Unikněte z monotónnosti a načerpejte energii z výjimečných kancelářských prostor. Staňte se svědky toho, jak mohou výjimečné kanceláře proměnit pracoviště v prosperující ekosystém produktivity a pohody nejen v hybridních konferenčních místnostech.
ZÁVĚR
Neexistuje univerzální řešení pro dosažení plné rovnosti v hybridních schůzkách. Moderní technologie však hrají klíčovou roli v překonávání rozdílů mezi fyzickým a virtuálním prostředím. Díky nim dnes můžeme realizovat efektivní hybridní schůzky, které by bez těchto inovací nebyly možné. Tyto technologie umožňují všem účastníkům aktivně se zapojit a spolupracovat.
Před rezervací konferenční místnosti důkladně zvažte cíle schůzky, abyste zajistili, co je nejlepším zážitkem pro všechny účastníky. Co přesně znamená „spolupráce“ pro vaše kolegy nebo zákazníky?
Bude schůzka spíše konverzační, nebo se zaměří na společnou interakci a hledaní nových řešení? Je prioritou rovnoměrné zapojení i vzdálených účastníků, nebo má být důraz kladen na to, co se děje v místnosti? Jsou technologie integrovány tak, aby nenarušovaly, ale především podporovaly uživatelský zážitek? Tyto otázky by měly být zodpovězeny před plánováním účasti na hybridní schůzce, což povede k rovnocennějšímu, inkluzivnějšímu a produktivnějšímu zážitku pro všechny.
Michael.Csiszar@avmedia.cz avid dalecký
+420 724 444 166
David.Dalecky@avmedia.cz
Ondřej viselka
+420 725 261 483
Ondrej.Viselka@avmedia.cz
Martin zikmunda
+420 603 484 570
Martin.Zikmunda@avmedia.cz
zdeněk rychetník
+420 724 444 179
Zdenek.Rychetnik@avmedia.cz
Ján hadžega
+420 724 444 125
Jan.Hadzega@avmedia.cz
radek klatovský
+420 725 261 459
Radek.Klatovsky@avmedia.cz
Michal bureš
+420 724 444 120
Michal.Bures@avmedia.cz
Jaroslav petran
+420 724 444 177
Jaroslav.Petran@avmedia.cz