rapporto sulla comunicazione Campionati Europei MTB e TRIALS Lamosano Chies d'Alpago 22 - 26 luglio 2015
ottobre 2014 - agosto 2015
PREMESSA Attraverso l'informazione e la comunicazione il nostro Comitato Organizzatore dei Campionati Europei MTB e Trials ALPAGO 2015 ha cercato di stimolare consapevolezza e condivisione in tutti i soggetti interessati, reali e potenziali, al progetto: il risultato, estremamente positivo, è stato quello di portare gran parte dei soggetti contattati all'adesione al progetto medesimo. Si può riassumere in queste poche righe il nostro grande lavoro svolto per circa 11 mesi, dall'ottobre 2014, allorquando abbiamo iniziato concretamente a realizzare la manifestazione, fino all'agosto 2015, cioè qualche settimana dopo lo svolgimento delle competizioni. Attraverso la informazione e la comunicazione siamo riusciti ad attivare uno " oltreché prettamente materiale, tra la nostra struttura organizzatrice ed i "tanti" destinatari della manifestazione. E proprio per l'ampia "varietà" della tipologia dei nostri interlocutori, abbiamo cercato di trasmettere i contenuti essenziali dei nostri messaggi, evitando di cadere nella superficialità, nella generalizzazione e nella approssimazione, valendoci in questa azione prevalentemente dell'uso dei nuovi media: ciò ci ha consentito in modo mirato una più efficiente circolazione delle nostre informazioni, con l'utilissimo risultato di riuscire a costruire rapporti "individuali" (per singolo interesse) ma anche rapporti "collettivi" (d'interesse comune), che ci hanno senz'altro facilitato nella gestione della organizzazione dell'evento in tutte le sue fasi, da quelle propedeutiche iniziali, fino a quella dello svolgimento della manifestazione. La Rete dunque ha indubbiamente svolto il ruolo principale della complessa della azione informativa, ruolo ovviamente non esaustivo, poiché ovviamente non ci siamo negati il supporto delle altre forme tradizionali di divulgazione e promozione: la "carta stampata", la radio, la televisione, ma anche ricorrendo alle varie occasioni dirette "frontali" (congressuali e fieristici), che abbiamo attivato prima, durante e dopo l'evento. Tutto ciò ci ha consentito di gestire una comunicazione che oltre ad essere immediata, dettagliata e più esaustiva possibile, ha agito su più fronti, in maniera dinamica e soprattutto il più possibile interattiva: per quasi un anno (dal novembre 2014 ad oggi) abbiamo potuto creare una fitta rete di relazioni e rapporti, su un'area d'azione a 360°, dalle realtà del nostro territorio, a quelle in primis della Regione Veneto, e poi a quelle in Italia e in gran parte dell'Europa. Relazioni e rapporti che hanno contribuito a rendere vincente, non solo sul piano prettamente tecnico-sportivo, ma anche sotto il profilo promozionale, turistico, imprenditoriale e culturale, la migliore realizzazione del progetto Alpago 2015.
il nostro obiettivo: l'interscambio attivo di interessi, di passioni, di coinvolgimento fattivo ed emotivo di più soggetti possibile, attorno al progetto dei Campionati Europei MTB e TRIALS "Alpago 2015"
LA COMUNICAZIONE ATTRAVERSO LA RETE
La Rete è stato il nostro veicolo primario di comunicazione: grazie alla sua duttilità e soprattutto alla sua interattività ci ha consentito di dar vita ad una comunicazione che fosse assolutamente esaustiva, indirizzata ad un più vasto mondo di destinatari possibile.
Otto i canali utilizzati, tre social-network e cinque social-media
social-network:
il sito internet ufficiale, www.mtbalpago.it; il sito breaking-news BIKE-news le NEWSLETTER ALPAGO 2015
social media:
FACEBOOK facebook.com/alpagomtb; YOUTUBE youtube.com/alpagomountainbike; TWITTER twitter.com/mtbalpago, ISTAGRAM instagram/alpagomtb; KEEPSPORTING keepsporting/alpagomtb
I SOCIAL-NETWORK DI ALPAGO 2015 www.mtbalpago.it
Il sito ufficiale www.mtbalpago.it ha rappresentato l'elemento primario della comunicazione telematica dei Campionati Europei, una vera e propria banca dati riguardante la manifestazione, ove, in una forma elegante ed accattivante sul piano grafico, ma in ogni caso di semplice consultazione, è stata pubblicata la più completa documentazione (comunicati, avvisi, foto, video, risultati e notizie, oltre ad una vasta serie di informazioni di pubblico interesse) inerente l'evento ed i suoi protagonisti. Importante ed efficace si è rivelato l'esauriente spazio riguardante il "territorio" teatro dell'evento, cioè l'Alpago ed il Bellunese (con note turistiche, culturali e quelle riguardanti l'attività imprenditoriale locale), nonché i link interattivi dei partner istituzionali e degli sponsor tecnici della manifestazione (in totale n° 50 partnership) che a loro volta, nelle proprie pagine hanno provveduto a pubblicare il link del nostro sito. Il grafico sotto-riportato ripropone la movimentazione percentuale del traffico nelle cinque settimane focali dell'evento, a partire dal 26 giugno al 2 agosto 2015, dal quale si evince come il periodo da 13 luglio al 26 luglio abbia registrato il maggior numero di contatti.
Nelle 5 settimane suindicate il link del sito è stato cliccato 76.543 volte, con complessive 297.612 pagine visitate, per una media giornaliera di 8.500 visite. I download dei documenti, classifiche e foto sono stati 11.658, per un totale di materiale scaricato di 1,42 GigaBite, come meglio propone questa tabella.
breaking-news Nelle 150 ore che ha svolto il suo ruolo di agenzia stampa per la divulgazione di notizie in tempo reale, questo sito ha pubblicato 513 news, con una media (ad esclusione delle ore notturne) di 6 lanci informativi l'ora. Le pagine del sito durante i sei giorni sono state visitate 59.316 volte complessivamente.
Molto utile poi si è rilevata, limitatamente alla settimana delle gare, l'attivazione del link "breaking news", (operante in modo autonomo con una struttura redazionale dedicata, su dominio di terzo livello ma con riferimento diretto al dominio principale www.mtbalpago.it) ove sono state pubblicate in tempo reale tutte le disposizioni della giuria, i comunicati ufficiali dell'organizzazione, le informazioni inerenti le squadre e gli atleti, l'elenco dei partenti, gli ordini di arrivo, le classifiche, le foto relative all'arrivo dei primi tre classificati di ogni gara, nonché le note salienti in diretta riguardanti le fasi o i passaggi al giro di ogni competizione, e quindi dell'arrivo. La struttura semplice, con sole sei aree di menù (le prime due dedicate rispettivamente alla notizia dell'ultimo minuto e alle comunicazioni ai giornalisti accreditati, le altre ad ognuna delle quattro specialità in programma) ha consentito una consultazione immediata, preavvertita in tempo reale ad ogni aggiornamento con un "alarm flashing" (attraverso il sistema Feed RSS) i tablet e gli smartphone degli interessati ai contenuti del link in questione. Sono state complessivamente 513 le informazioni trasmesse dal link nel periodo dal 21 al 26 luglio. Successivamente alla pubblicazione real-time, dette informazioni venivano poi posizionate sul sito ufficiale.
newsletter
Lo strumento della newsletter si è rivelato ottimale nella comunicazione mirata: 7.254 i soggetti iscritti nella nostra mail-list (di cui 1.371 stranieri), ai quali, nel corso dei dieci mesi intercorsi tra ottobre 2014 e luglio 2015, sono state inviate complessivamente 27 comunicazioni. Ogni newsletter proponeva oltre i testi il collegamento ipertestuale con le pagine più importanti del sito internet ufficiale. Ovviamente le comunicazioni coi nostri interlocutori stranieri sono state effettuate in lingua inglese.
I SOCIAL MEDIA DI ALPAGO 2015
L'interesse che ha suscitato l'edizione 2015 degli Europei è data dall'alto numero delle persone che hanno seguito attraverso i media l'evento: i contatti registrati segnano cifre molto elevate, come ad esempio i 114.900 follower della nostra pagina Facebook nei cinque giorni effettivi di durata della manifestazione.
Il nostro account facebook.com/alpagomtb si è rivelato ancora una volta la piattaforma di comunicazione "social" più efficace per consentire alla nostra organizzazione di informare ma soprattutto incontrare ed interagire con un'ampia componente del mondo, non solo italiano ma internazionale del ciclismo. Di particolare importanza la sua funzione informativa nella settimana dell'evento, laddove l'account ha svolto una efficace azione complementare al sito ufficiale ed a quello delle breaking-news per la veicolazione immediata delle comunicazione. L'account si è rivelato molto utile anche ai fini promopubblicitari, sia nei riguardi del territorio che dei nostri partner e sponsor, poichè attraverso esso abbiamo potuto sostenere con maggiore efficacia alcune iniziative di particolare interesse, tra tutte la BIKE FUNTASTIC Card, realizzata in collaborazione con la Camera di Commercio di Belluno. Altrettanto importante è stata la sua utilità come strumento di instant messaging, che ci ha permesso di interloquire con migliaia di nostri follower, una buona percentuale dei quali interessati diretti, perché atleti, tecnici, dirigenti o giornalisti, necessitavano di conoscere informazioni e dettagli relativamente all'evento. In termini di fidelizzazione facebook.com/alpagomtb ha ricevuto complessivamente 3.874 like, un dato che però per sua natura non può ritenersi esaustivo, più chiarificatori in tal senso invece sono i dati di accesso registrati dal 22 al 28 luglio, dei quali riportiamo qui appresso un grafico riassuntivo, che esprimono in modo più netto la capacità di penetrazione del nostro account.
ALTRI SOCIAL MEDIA
Facebook ha certamente sbaragliato il campo in termini di contatti, ma anche gli altri quattro social da noi utilizzati, pur con un numero poco elevato di follower, youtube.com/alpagomountainbike - twitter.com/mtbalpago - instagram/alpagomtb e keepsporting/alpagomtb, hanno contribuito a rafforzare la nostra azione
comunicativa con gli interessati all'evento. Ognuno infatti ha svolto una sua funzione precipua estremamente utile: • Youtube, ove erano postati diversi filmati da noi prodotti e che si sono rilevati estremamente utili alla diffusione di informazioni tecnicamente rilevanti, come ad esempio quelli illustrativi i percorsi di gara; • Twitter, che pur registrando solo 183 twitter e appena 52 follower, essendo stato attivato esclusivamente per il periodo di gara dal 22 al 26 luglio, si è dimostrato importante per decine di operatori della stampa accreditata e presente in loco; • Istagram che ha segnato solo 46 post per un totale di 95 "seguaci", ma che è stato precipuamente utilizzato per coinvolgere i giovani del territorio a partecipare ad iniziative promo-pubblicitarie legate ai prodotti locali; • keepsporting ha dimostrato la sua utilità come veicolo di informazione pratica relativa all'attività del territorio e per consentire contatti con coloro che avevano bisogno di informazioni logistiche.
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WEB TV
La diffusione capillare dei video streaming aventi come oggetto eventi sportivi (e non solo), piccoli e grandi, ripresi direttamente dagli spettatori presenti in loco, utilizzando i propri smartphone e tablet, e poi rimessi in rete attraverso piattaforme dedicate, come YouTube e Vimeo, ha certamente determinato una influenza calmieratrice sull'importanza della presenza in tali manifestazioni dei network televisivi e radiofonici di media/grande rilevanza e dimensione, che fino a ieri erano i soggetti esclusivi nella produzione e diffusione delle immagini di quegli eventi medesimi. Ed infatti, anche in occasione di Alpago 2015 non sono certamente mancati coloro che, a titolo prettamente amatoriale e spontaneo, abbiano registrato coi loro apparecchi le immagini salienti delle gare, per poi riproporle in Rete attraverso i Social del tipo sopra accennato. Pur non in grado di fornire dati concreti, abbiamo comunque elementi per credere che alcuni di questi video riguardanti l'evento continentale (per la loro qualità o per la particolarità dei soggetti ripresi), sono riusciti anche ad assumere i connotati di "filmato virale" (tale cioè a stimolare un navigatore in Internet a condividerlo e mostrarlo, sempre tramite Rete, ad altre persone, che a loro volta lo condivideranno, e così via, con la velocità, appunto, di un virus), avendo riscontrato, quantomeno nell'ambiente degli appassionati del ciclismo off road, un numero di adesioni e di contatti in termini di share, impensabili per gli stessi canali delle Televisioni ufficiali.
STAMPA SCRITTA, TELEVISIONE, RADIO Pur se l'uso della Rete è stato uno degli elementi vincenti di Alpago 2015, ovviamente la nostra azione di comunicazione non ha tralasciato le relazioni con i media tradizionali, in particolare quelli che si riferiscono alla stampa scritta, sia essa quotidiana, periodica, generalista o specialistica di settore, nonché la Televisione e la Radio. In realtà però il più razionale ricorso alla telematica ha consentito alle parti in azione di intensificare ed ottimizzare i rapporti e le prestazioni. I risultati positivi ci hanno dato ragione di questa scelta PRESS ROOM
Rispetto al passato, proprio in virtù delle modificazioni strutturali della gestione della comunicazione, i numeri registrati quest'anno in Sala Stampa (con essa da intendersi la movimentazione complessiva in loco o diretta degli operatori della informazione, giornalisti, fotografi, blogger) sono risultati leggermente inferiori, ma comunque nel rispetto degli standard medi che caratterizzano oggi altri medio-grandi eventi quali sono classificati gli Europei di MTB e TRIALS. Questi i numeri registrati complessivamente: sono stati 153 i giornalisti che hanno operato nel corso delle 5 giornate dal 22 al 26 luglio presso la Sala Stampa di Lamosano, per un totale di 69 testate rappresentate, tra quotidiani, riviste periodiche, blog, giornali telematici italiani e stranieri. A questi vanno aggiunti i 29 fotografi operanti lungo le zone di gara, di cui 8 professionisti e/o free-lance e gli altri 14 in rappresentanza di n° 6 agenzie fotografiche italiane e straniere. Capitolo a parte i "237 accreditati alla sala stampa telematica", tra giornalisti, blogger e collaboratori di agenzie stampa, che pur non presenti in loco hanno richiesto, e ricevuto, l’invio quotidiano (nel periodo dell'evento anche più volte nello stesso giorno) di materiale informativo e video-fotografico. Ogni giorno sono comparse sulle varie testate italiane e straniere, e, in misura ovviamente più evidente, sulla stampa regionale, articoli riguardanti la manifestazione. A tal proposito risulta che il numero delle “uscite” nel periodo compreso tra il 21 ed il 31 luglio sui vari giornali quotidiani ha superato nel loro complesso le 700 unità. Una annotazione particolare va fatta per quanto riguarda le riviste specializzate periodiche: considerata la numerosa la presenza di inviati (italiani e non), si presuppone che sui numeri in uscita nei mesi autunnali tutti i più importanti magazine di ciclismo e di mountain-bike pubblicati nel Vecchio Continente e nel mondo daranno ampio risalto ai Campionati Europei in Alpago.
RAI - canale ufficiale
Pur confidando nelle risorse promozionali del WEB, nell'allestire l'evento non abbiamo lesinato il nostro impegno nel ricercare la maggiore e più qualificata copertura televisiva della manifestazione secondo gli standard convenzionali. In quest'ottica abbiamo volutamente escluso alcune ipotesi che ci erano state proposte, peraltro a titolo oneroso, da società di produzione televisiva operanti con propri canali su piattaforma satellitare o del digitale terrestre, optando invece, in sintonia e collaborazione con la Federazione Ciclistica Italiana, per un accordo con la RAI - canale del digitale terrestre RAI SPORT 1 attraverso un contratto di cessione, a titolo gratuito, dei diritti televisivi in modo esclusivo dal 24 al 29 luglio, ed assunzione delle spese di produzione delle immagini a nostro carico (solo il commento in voce e la regia è stato di competenza di RAI Sport). Sul piano prettamente esecutivo, questo impegno, certamente oneroso sotto ogni punto di vista (tra l'altro, per legge, abbiamo dovuto iscrivere la nostra Società nel ROC, Registro Operatori della Comunicazione) ci è stato possibile assolvere con l'affidamento dell’incarico delle riprese a due distinte agenzie primarie di Produzioni Televisive specializzate nel settore mountainbike: una di queste ha provveduto alla realizzazione della diretta televisiva di venerdì 24 luglio, e l'altra della realizzazione del filmato relativo alla sintesi andata in onda il 28 luglio. Con soddisfazione rileviamo che ambedue le agenzie hanno assolto il loro incarico in modo altamente professionale, sia in termini di mezzi che di personale tecnico. La scelta RAI, evidentemente onerosa, trae la sua motivazione su una serie di considerazioni ed opportunità che solo l'Ente di Stato, per sua natura istituzionale, poteva garantirci: infatti la diffusione delle immagini dell'evento Alpago 2015 escludeva a priori ogni nostro presupposto di tipo commerciale strettamente legato a questioni meramente pubblicitarie, ma aveva come fondamento primario la valorizzazione dell'immagine del territorio, delle sue bellezze, della sua attrattiva paesaggistica, nonché della sua qualità di essere luogo ideale per la pratica delle discipline del ciclismo fuoristrada, sia di tipo turistico che di quello agonistico sportivo. In altre parole, una valenza promozionale di altissimo profilo. Tutto ciò comunque non ha escluso l'inserimento, in modo moderato e compatibile col paesaggio, di esposizioni cartellonistiche pubblicitarie sui percorsi di gara, che, tra l'altro, per la loro particolare tipologia, in termini di esposizione televisiva si sono rivelate strategiche ed efficaci. Non solo: grazie all'accordo RAI è stato possibile - evenienza molto rara in Italia per ciò che concerne il ciclismo fuoristrada - dar vita alla messa in onda dalle 20.00 alle 20.50 in telecronaca diretta della fase finale ELIMINATOR, disciplina altamente spettacolare, il cui percorso di gara abbiamo voluto inserirlo nel contesto urbano di Lamosano, rafforzando così, anche in termini "fotografici" il valore delle immagini trasmesse. I riscontri d'audience a tale trasmissione peraltro in onda venerdì 24 luglio in orario di prima serata - sono stati molto elevati, anche se poi purtroppo, complice un nubifragio che ha infierito sull'Alpago a partire dalla prima mezz'ora di gara e protrattasi fino a notte inoltrata, il Collegio di Giuria ha sospeso le competizioni. Nei cinquanta minuti effettivi di trasmissione lo share è stato del 10,06 %, con un audience pari a circa 850.000 contatti. Oltre all'Eliminator, la RAI ha messo in onda la sintesi delle gare finali delle altre tre discipline in programma, Team Relay, CrossCountry e Trials, con uno speciale trasmesso martedì 28 luglio su RAI SPORT 1 dalle 15.15 alle 16.15, emissione che ha registrato anch'essa positivo riscontro con uno share del 9.47% e 1.008.000 contatti. Le immagini dei Campionati Europei sono state trasmesse nella settimana successiva all'evento con servizi mirati di durata media di 2 minuti cadauno anche attraverso RAI ITALIA, il network internazionale satellitare della RAI che ritrasmette una selezione delle trasmissioni della programmazione italiana su un suo canale visibile in America, Asia, Australia ed Africa. Infine, sempre in relazione all'Ente radiotelevisivo di Stato, si evidenzia che la redazione regionale di RAI VENETO ha provveduto mandare in onda tra il 21 ed il 27 luglio, nel corso dei suoi notiziari, servizi filmati relativi all'evento, per un totale complessivo di 16 minuti.
TV private in Italia
TV private in Veneto
TV straniere
i numeri totali
Il contratto sottoscritto con la RAI, limitando la cessione esclusiva dei diritti televisivi di riproduzione per il periodo tra il 24 ed il 29 luglio, e imponendoci il coinvolgimento attivo della produzione delle immagini, ha consentito alla SCD Chies d'Alpago, successivamente al 29 luglio, di veicolare le immagini degli Europei anche su altre emittenze televisive italiane (network privati e territoriali) e straniere. Il pesante onere contrattuale con la RAI quindi è stato compensato dal fatto che abbiamo avuto la possibilità di poter realizzare, tramite le predette agenzie, “pacchetti di postproduzione” (in altre parole dei servizi filmati di diversa impostazione e minutaggio), che abbiamo potuto veicolare a titolo gratuito, successivamente al 29 luglio, a 18 emittenti territoriali a diffusione regionale, che hanno dedicato spazio ai Campionati Europei, inserendo le cronache delle gare, secondo diverse modalità ed orari, per complessive 21 ore di trasmissione. Sempre in tema di TV territoriale, discorso specifico si deve fare per l'emittenza territoriale veneta, con la quale indistintamente si è instaurato sin dall'ottobre 2014 un proficuo rapporto di collaborazione. Tra l'altro è importante rilevare che alcuni canali, trasmettendo su piattaforma satellitare SKY, hanno consentito la diffusione delle immagini anche al resto d'Italia. Infatti, nel corso dei 10 mesi precedenti la manifestazione sono stati messi in onda periodicamente dei servizi filmati (ma anche una diretta TV su Tele Chiara della durata di due ore, in onda una settimana prima dell'inizio dei Campionati) avente per tema principale lo stato d'avanzamento dei lavori di allestimento nonché altre informazioni, non solo sportive, ad essa collegate (vedi ricettività, logistica, viabilità, etc). Poi, a partire dalla settimana successiva alle gare, le emittenti regionali hanno provveduto a ritrasmettere le immagini delle gare, con valutazioni, non solo tecniche ma anche di tipo turistico ed imprenditoriale, sui risultati globali della manifestazione riguardo lo stesso territorio bellunese. Non è mancato anche il coinvolgimento dell'emittenza televisiva straniera, che, con soddisfazione, ha rappresentato tutti i 31 Paesi europei partecipanti oltre l'Italia: abbiamo infatti registrato la presenza in loco di 13 giornalisti ed operatori accreditati (per una rappresentanza di n° 6 emittenti), nonché è stato rilasciato l'accredito telematico ad altre 25 emittenti. Mentre le emittenti accreditate in loco hanno prodotto in maniera autonoma le immagini delle gare, che poi hanno mandato in onda nel loro Paese, le altre hanno utilizzato le immagini del circuito EBU (Eurovisione), attraverso il sistema convenzionale di interscambio di videonews giornaliere tra le televisioni aderenti al circuito medesimo. Da un calcolo comparativo, tenuto conto anche di specifiche informazioni ricevute, la copertura televisiva di livello internazionale nel suo complesso ha superato i 500 minuti di trasmissione.
LA RADIO
Nell'excursus sulle modalità della comunicazione di Alpago 2015 non possiamo tralasciare il prezioso coinvolgimento dell’emittenza radiofonica territoriale. Infatti, oltre a RAI RADIO REGIONE, che non ha mancato mai di inserire nei propri notiziari ogni informazione riguardante l'evento nella settimana delle gare, è evidenziare lo stretto rapporto con le emittenti locali, che, oltre a svolgere una azione informativa di tipo sportivo e cronachistico, nel periodo antecedente l'evento ci ha consentito di creare e far maturare una opinione positiva e collaborativa della popolazione, in particolare del bellunese sulla manifestazione, stimolando in essa affezione e senso di appartenenza. Importante in tal senso è stato il rapporto di media-partnership attivato con le emittenti di Company Group grazie al quale sono stati messi in onda da ottobre 2014 fino al luglio 2015 complessivamente quattromila spot radiofonici, andati in onda nelle varie fasce orarie della giornata e su diversi canali radio. Tale azione promo-pubblicitaria è stata ovviamente accompagnata anche da interventi informativi appropriati e puntuali da parte delle rispettive redazioni sportive. Sotto il profilo prettamente giornalistico infine, davvero importante si è rivelato il rapporto collaborativo con Radiobelluno Dolomiti, emittente che ha svolto il ruolo e la funzione di vera e propria radio ufficiale dell'evento, sia nei giorni precedenti le gare, nonché ovviamente, nella settimana delle competizioni continentali, con flash informativi sui risultati di ogni corsa.
ALTRE FORME DI COMUNICAZIONE Oltre alle forme di comunicazione illustrate nelle pagine precedenti, particolare attenzione è stata posta nei riguardi delle pubblicazioni promo-pubblicitarie, che abbiamo veicolato in modo mirato, sia nel contesto territoriale, utilizzando come canali distributivi gli esercizi commerciali, gli uffici e le agenzie del turismo, sia direttamente, allorquando in occasione di eventi agonistici o fieristici, allestendo degli stand, veri e propri "punti Alpago 2015", abbiamo provveduto a distribuire detto materiale ai visitatori. PUBBLICAZIONI
A partire dall'autunno 2014, ogni qual volta si è svolta una iniziativa riguardante la manifestazione la nostra organizzazione ha provveduto a realizzare alcune pubblicazioni, brochure, depliant, pieghevoli, locandine, con l'evidente scopo di far veicolare materiale informativo di tipo promozionale sia in Italia che in Europa: si sono quindi realizzati prodotti tipografici particolarmente accattivanti, proposti nella doppia lingua italiano ed inglese, che oltre ad essere distribuite in occasione dei tanti incontri frontali (fieristici, congressuali, o negli stand Alpago 2015 che sono stati allestiti a margine di alcune tra le più importanti manifestazioni agonistiche MTB italiane ed europee), hanno visto la loro diffusione anche a mezzo della Rete, avendo di ognuno predisposto anche un formato digitale, scaricabile dagli interessati sul proprio computer, tablet e smartphone dal nostro sito internet o ricevute a margine delle nostre periodiche newsletter.
Finalizzato al più ampio coinvolgimento del territorio all'evento, nel mese di luglio 2015 si è provveduto a far pubblicare pagine promozionali all'interno di alcuni quotidiani regionali (per un totale di n° 10 uscite complessive), nonché è stata realizzata una capillare comunicazione su cartellonistica stradale su itinerari di media - alta frequenza delle strade provinciali e comunali del Bellunese. Infine sono stati promossi messaggi promozionali Alpago 2015 all'interno di pubblicazioni realizzate da Enti Locali, Aziende ed Associazioni, per un numero complessivo di circa 15.000 copie.
INIZIATIVE FRONTALI
Concludiamo l'excursus relativo alla comunicazione attivata per Alpago 2015 nel periodo autunno 2014/estate 2015, con la elencazione di una serie di "incontri frontali" con un vasto panorama di pubblici potenzialmente interessati all'evento: imprenditori, manager aziendali, operatori turistici, amministratori, rappresentanti del mondo dello sport (tecnici, dirigenti ed atleti) nonché, ovviamente, singoli appassionati del MTB e TRIALS. In questa occasione, in virtù del rapporto diretto che è possibile instaurare con questa vasta gamma di soggetti, abbiamo offerto tutta la nostra disponibilità nell'illustrare nel dettaglio la manifestazione, le sue potenzialità economiche e promozionali, e soprattutto abbiamo incentrato la nostra comunicazione sul territorio, affrontando in merito una ampia tematica di argomenti tesi a valorizzare l'Alpago, il Bellunese e la stessa Regione Veneto. Tali incontri hanno avuto compimento in occasione di eventi fieristici, ovvero collateralmente nel corso di manifestazioni MTB di alto livello, o ancora con propri stand nelle varie iniziative culturali, turistiche e commerciali in programma sul territorio. Infine sono state anche organizzate specifiche conferenze stampa. Come evidenziato nel segmento precedente (pubblicazioni), questi eventi sono stati utile occasione per distribuire tutto il materiale promo da noi realizzato. Il prospetto sottoriportato propone gli incontri più rilevanti da noi organizzati.
Una particolare menzione va infine fatta per la "presentazione ufficiale di Alpago 2015" svoltasi il 26 giugno 2015 a Belluno, presso la sede dell’Amministrazione Provinciale di Belluno, nella prestigiosa Sala degli Affreschi. La conferenza stampa, oltre ai giornalisti, fotografi ed inviati di molte testate quotidiane, agenzie e periodici specializzati, ha visto la presenza di importanti autorità sportive e di autorevoli rappresentanti di molte Amministrazioni territoriali. A corollario di questo evento, si è provveduto ad allestire nella piazza prospiciente il Palazzo, nella centralissima Piazza dei Martiri, un'area espositiva attrezzata con stand e gazebo, ove tra l'altro è stata anche allestita un'area tecnica con ostacoli artificiali, ove si sono esibiti gli atleti della squadra nazionale italiana di Trials. Tutta la giornata è stata seguita da dall'emittente locale Radio Belluno, che ha provveduto nel corso della sua programmazione a mandare in onda flash informativi in diretta, con interviste ai protagonisti ed agli intervenuti. Sempre in tema di incontri frontali, si sono rilevati utili occasioni di incontro e di promozione in tal senso anche i due ritiri collegiali che la nostra organizzazione ha voluto ospitare, riferiti alle due squadre azzurre di Cross Country e TRIALS, per far prendere loro conoscenza e confidenza coi percorsi di gara, e per testare sul campo i meccanismi organizzativi previsti per l'evento specifico. Ed infatti iIn occasione del ritiro della squadra nazionale di TRIALS, svoltasi dal 25 al 27 giugno, ed in quello della squadra nazionale CROSS COUNTRY, svoltosi dal 9 all'11 luglio, abbiamo dato vita anche manifestazioni collaterali aperte al pubblico, tese a pubblicizzare e fidelizzare ancor più il territorio al grande evento internazionale.
CONCLUSIONI In questo documento abbiamo illustrato tutta l'attività di comunicazione relativa ai Campionati Europei 2015: questi interventi sottintendono un loro significato specifico se si hanno presenti gli elementi fondanti che hanno caratterizzato nella sua complessità l'evento. Una impostazione a 360° che ha comportato un lavoro capillare, dettagliato e costante per quasi un anno intero, dal settembre 2014 al luglio 2015. Lo sforzo realizzativo è stato reso possibile grazie alla fattiva e professionale partecipazione dello staff della SCD Chies d'Alpago, integrata con l'intervento, in alcuni settori specifici, dal supporto di operatori professionisti di consolidata esperienza e di riconosciuto prestigio. Importantissimo e fondamentale il contributo concreto offerto da oltre 500 volontari, la gran parte residenti nel territorio dell'Alpago, la cui spinta primaria è stata quella derivante dalla consapevolezza che iniziative manifestazioni sportive di altissimo livello come quella di Alpago 2015 (fondata sul rispetto e l'integrazione ambientale) rappresentano momenti di assoluto valore per ciò che concerne la promozione e la valorizzazione del territorio. I risultati hanno dato ragione alla nostra scelta di organizzare una manifestazione internazionale di altissimo livello: hanno aderito all'evento 32 Paesi Europei, numero record per la storia venticinquennale dei Campionati, per un totale di 598 concorrenti; si è registrata una risonanza mediatica sia a livello italiano che internazionale di altissima densità e qualità, non solo in ambito sportivo-agonistico, ma riguardante, grazie ai suoi pregi turistico-ambientali, anche il territorio teatro della manifestazione; c'è stato un numero di presenze record nel periodo tra il 22 ed il 26 luglio 2015, impensabile per la zona interessata, quantificabili in circa 125.000 soggetti, con una punta massima, nella giornata clou del 26 luglio, di 50.000 presenze. Sono numeri da cui, senza altre descrizioni specifiche, si può dedurre (in termini quantitativi e qualitativi) la consistenza della relativa movimentazione economica, a favore soprattutto degli operatori commerciali, alberghieri e della ristorazione di Chies d'Alpago (e con essa la cittadina di Lamosano) e di tutto il comprensorio della Conca d'Alpago e del Bellunese. A completamento del quadro offerto dal presente documento, riportiamo in allegato una appendice schematica di numeri e di note (anche relativa a settori particolari minimali) che meglio ancora possono contribuire al rafforzamento del convincimento di collocare "Alpago 2015" nell'elenco delle grandi manifestazioni sportive svoltesi nel 2015 in Italia.
appendice : altri numeri su Alpago 2015 PICCOLI GRANDI NUMERI
La promozione di Alpago 2015 si è realizzata anche attraverso iniziative e proposte non aventi dimensioni di particolare rilevanza, ma di contro attraverso piccole espressioni, tangibili o partecipativi, che hanno la comune caratteristica di fare ognuna riferimento esplicito al territorio. I numeri qui appresso riportati (pur non avendo una logica consequenziale) vogliono solo esplicitare come in una campagna promozionale capillare sia necessario accompagnare progetti di ampio respiro anche con il ricorso ad "accessori infinitesimali", che però riescono a raggiungere in modo diretto i potenziali soggetti interessati al progetto medesimo, dando, a completamento, maggior forza persuasiva ai messaggi primari. In tale ottica sono state realizzate e distribuite: 1.500 T-shirt "Alpago 2015" 2.500 Paia calzini Alpago 2015 bustine di zucchero per complessivi Kg. 250 riportanti il logo Alpago 2015 (iniziativa in collaborazione con il Consorzio Turistico Alpago) 8.000 Adesivi Alpago 2015 100 Adesivi per automobili sulla carrozzeria di 15 mezzi di servizio è stata applicata la serigrafia Alpago 2015 3 km di TNT ufficiale Alpago 2015 distribuiti nel territorio dell’Alpago e bellunese 6 km di TNT sponsor ufficiali posati lungo il tracciato 22 km di nastro con colori ufficiali verde ed arancione 10 km di fettuccia sponsor ufficiali posati lungo il tracciato 5 km di transenne con pubblicità del territorio 30.000 km percorsi dal Furgone ed Autovettura Ufficiale Alpago 2015 messi a disposizione dalla Suzuki 3 bacheche in legno con pannello Alpago 2015 sono state posate nel territorio dell’Alpago (Cansiglio, Farra d’Alpago, Lamosano) 100 distributori automatici di bevande con grafica Alpago 2015 sono stati posizionati nel territorio bellunese 350 kg di sacchetti per pane con logo Alpago 2015 sono stati distribuiti da vari panifici dell'Alpago e nella provincia di Belluno 10.000 bicchieri per caffè, con grafica Alpago 2015 10 Sagome Alpago 2015 predisposte per essere utilizzate come sfondo per le foto collocate presso i centri commerciali e nelle catene di distribuzione della Lattebusche e della Beyfin allestimento di 10 Vetrine tematiche a Belluno e nel comprensorio dell' Alpago 2 allestimenti tematici Alpago 2015 posizionati lungo il bordo della strada provinciale verso Lamosano. ideazione e realizzazione della mascotte di Alpago 2015, Lumy, che ha accompagnato tutte le uscite promozionali relative alla manifestazione, dalla presentazione ufficiale del 26 giugno fino alla conclusione dell’evento.
BIKE FUNTASTIC CARD
Si tratta di una iniziativa tesa a valorizzare la grande opportunità rappresentata dai Campionati Europei per lo sviluppo turistico dell’Alpago. Realizzata con la collaborazione della Confcommercio di Belluno, è stata creata con lo scopo di avvicinare la popolazione, gli atleti, i turisti e i tifosi alla manifestazione, oltrepassando l'evento sportivo sul piano prettamente agonistico, ma creando di contro opportunità commerciali e turistiche di sviluppo riguardanti l’intera area dell’Alpago. Sono stati 105 gli esercizi commerciali, i promotori di attività sportive, i gestori di servizi di trasporto privato e i gestori di musei che hanno aderito all’iniziativa, che ha avuto come riferimento tangibile la Bike Funtastic Card, una tessera (ne sono state distribuite in tutto circa 1000 unità) i cui possessori hanno potuto fruire di una serie di sconti sui servizi e prestazioni offerte dalle aziende aderenti.
EVENTI COLLATERALI
Sono state diverse, oltre 35, le serate musicali e di informazione organizzate prima e durante gli Europei. Altra iniziativa da segnalare è stata la cena di benvenuto a base di prodotti tipici con 80 ospiti, organizzata la sera della cerimonia d’apertura, all’aperto in piazza a Lamosano.
ALLESTIMENTI VARI
L'immensa macchina organizzativa ha imposto la realizzazione di una serie di allestimenti, che hanno comportato oltre che oneri economici, l'utilizzo di uomini e mezzi specifici. Questo l'elenco (anch'esso senza logica consequenziale) delle realizzazioni: • transennatura del percorso, con relativa messa in sicurezza delle postazioni pubblico (comprese le vie d’accesso); • allestimento tracciato di gara comprendente: tabellazione, creazione passerelle per attraversamento torrenti e guadi, piccoli movimenti terra di sistemazione tracciato, drenaggio parti del tracciato; • realizzazione zona riservata alle Squadre Nazionali con allacciamento corrente elettrica, acqua, servizi vari, servizi igienici, parziale drenaggio del terreno esistente; • alimentazione elettrica generale alle varie utenze garantite con 5 generatori complementari di corrente, per supportare la rete Enel; • Illuminazione a giorno con 10 torri faro del tracciato della gara Eliminator (svoltasi in notturna) nonché di parte dei parcheggi; • impianto di cronometraggio predisposto secondo le più avanzate tecnologie per la rilevazione dei tempi; • installazione di prefabbricato temporaneo del centro direzionale gara; • installazione di apparecchiature di comunicazione televisiva • Installazione di prefabbricati temporanei per docce, servizi igienici, postazioni di primo soccorso; • riadattamento di locali preesistenti anche con l’installazione di prefabbricati temporanei per la zona accoglienza e servizi generali; • l’allestimento della sala stampa, ufficio stampa, e sala breafing; • istallazione servizi igienici per il pubblico; • realizzazione temporanea di ampie zone parcheggio per gli spettatori (con la relativa attivazione di un servizio bus navetta per il trasporto delle persone dai parcheggi alle zone pubblico), per le autorità, per le squadre, per i giornalisti: • predisposizione di un’area per l’atterraggio e decollo degli elicotteri di servizio; • allestimento strutturale di un’area riservata ai service TV; • allestimento zona expo, con servizi ed allestimenti vari per il pubblico presente tra cui un’area meeting-point.
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allestimento di una rete informatica dedicata che, con modalità distinte, è stata messa a disposizione degli operatori della manifestazione, della giuria, delle squadre ed atleti, dei giornalisti, del pubblico; installazione di palchi, di service luci e di amplificazione lungo gran parte del tracciato; installazione di maxischermo con funzioni di retropalco per premiazioni e video con immagini in diretta per il pubblico presente; servizio speakeraggio garantito da 3 speaker, di cui 1 internazionale; allestimento zona ospiti, con degustazione di prodotti locali; allestimento di un'area ristorazione che ha garantito la produzione e vendita di oltre 35.000 pasti nei giorni della manifestazione;
AZIONI SUL TERRITORIO
Un elemento fondamentale alla ottima riuscita dalle manifestazione (e che può dare l'idea delle dimensioni dell'evento) ha riguardato le iniziative poste in atto sin dall'ottobre 2014 e concluse entro la settimana successiva allo svolgimento delle gare, riguardante le operazioni rese necessarie per l'allestimento dei percorsi di gara, delle zone pubblico e per l'allestimento delle varie infrastrutture tecniche sul percorso: trattasi di aspetti tutti collegati alla migliore fruizione del territorio, nel rispetto della totale compatibilità e tutela con l'ambiente e con le giuste esigenze della popolazione residente. Questi gli interventi più rilevanti: Sistemazione spazio comunale all’entrata di Lamosano (sito in cui sorgeva un fabbricato demolito a seguito progetto delocalizzazione fabbricati di Lamosano). Sistemazione muro esistente e pericolante, verniciatura corrimano in ferro, sistemazione muretto lato strada, trasporto e posa sui due livelli di massi ciclopici della cava di Pianon con disposizione curata dall’artista Berry Bona e realizzazione di figure stilizzate scolpite sui massi, sempre ad opera di Berry Bona. Pulitura del versante di Costolana, sotto l’abitato di Lamosano: taglio piante esistenti, con trasporto legname ai proprietari. La ramaglia è stata cippata da personale dei Servizi Forestali e donato al comune di Tambre. Recupero e sistemazione di un vecchio sentiero a valle dei parcheggi nella zona cimitero. Movimenti terra con utilizzo di macchine operatrici, taglio piante e pulitura, posa di materiale stabilizzato lungo tutto il tracciato e posa di staccionata in legno. Manutenzione e pulitura di tutte le zone interessate dal passaggio del tracciato di gara durante i mesi precedenti l’evento. Pulizia con spostamento del materiale presente all’interno dello scivolo in cemento armato lungo l’alveo del Tessina all’interno dell’abitato di Lamosano. Pulitura mediante impiegno di un mezzo meccanico telecomandato di alcuni prati in loc. Alpaos, Tarcogna, Lamosano e Costolana. Sistemazione del monumento ai caduti presente all’esterno della scuola media ed elementare di Lamosano e sostituzione delle bandiere all’entrata della scuola.
ATTIVITA' DIDATTICHE
In collaborazione con il Centro Consorzi di Sedico, la Scuola del Legno ha realizzato per l’occasione degli Europei un manufatto in legno alto 4 ml. c.ca che è stato collocato nella zona sottostante l’abitato di Lamosano. Durante i giorni di gara, inoltre, oltre alla scuola del legno, la scuola di estetista e dei massaggi sha-tzu del Consozio di Sedico ha effettuato lezioni e test dimostrativi
...E PER CONCLUDERE
A conclusione di questa relazione illustrativa le linee portanti sulle quali siamo riusciti a realizzare una manifestazione di ampio respiro internazionale, dalla quale il vero "vincitore" è risultato essere il territorio dell'Alpago, con tutte le sue realtà residenti, vogliamo ricordare, con una elencazione tutt'altro che fredda e burocratica, ma permeata del nostro più sincero ringraziamento, quantomeno i "numeri" di tutte le entità che hanno contribuito, in misura pur diversa e con modi diversi tra loro, alla attuazione dell'ardua impresa. E più precisamente:
100 partner rappresentati da aziende private di grande, media e piccola dimensione del territorio, nazionali ed internazionali 12 Istituzioni, centrali e territoriali, quali: la Presidenza del Consiglio dei Ministri, il Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti, la Regione Veneto, la Provincia di Belluno, il Comune di Belluno, l’Unione Montana dell'Alpago, il Comune di Chies d'Alpago, il Comune di Puos d'Alpago, il Comune di Farra di Alpago, il Comune di Pieve d'Alpago, il Comune di Tambre, il Consorzio BIM Piave di Belluno la Fondazione Dolomiti Unesco. La Confcommercio di Belluno, Centro Consorzi di Sedico, Consorzio turistico Alpago-Cansiglio. ed ancora le strutture dell'Ordine Pubblico e di Assistenza: la Prefettura di Belluno, la Questura di Belluno, il Comando dei Carabinieri, la Polizia Provinciale di Belluno, i Servizi forestali, il Comando unificato della polizia municipale dell’Alpago, la Protezione civile ANA Alpago, il Soccorso Alpino dell’Alpago, l'Emergenza Volontari Alpago, i Medici, i Gruppi ANA dell’Alpago, gli organismi sportivi: Volley Alpago, CAI Alpago, Società ciclistica Alpago, Radio Club B. Zanon, le Società ciclistiche della provincia di Belluno e del Veneto, la ABVS sezioni dell’Alpago, le Regole del Comune di Chies d’Alpago, il Rugby Alpago, l'Associazione carabinieri in pensione, Frazioni del Comune di Chies d’Alpago. ed infine: la Federazione Ciclistica Italiana, centrale e territoriale, la UEC Union Europeeene de Cyclisme, la Giuria Internazionale UCI, i Giudici di Gara della Federciclismo, i Delegati Tecnici, la Commissione nazionale ed internazionale antidoping.