Atea BYOD-magasin

FRIHET TIL Å VELGE

Les om: – Apple på jobben – Apper lønner seg – Atea tar sin egen medisin

IT er hyllevare

SIDE 6-7

Intern IT har endret seg kraftig de siste årene. Brukerne har tatt makten, og ITavdelingen må følge etter. Det er ingen dårlig nyhet i seg selv. Side 6-7

Med Mac på jobben

De aller fleste bedrifter har standardisert på pc og Windows i nettverkene sine.

Det betyr slett ikke at det er umulig å bruke en Mac der likevel. Side 8-11

iPad - får jobben gjort

SIDE 12-13

Mange har kjøpt seg en iPad. Mange planlegger å gjøre det. Spørsmålet er om dette bare er underholdning, eller om det også er noe for jobben. Side 12-13

Gjør deg attraktiv

En nye generasjon arbeidstakere er på vei ut til bedriftene. De er vokst opp med teknologi og deres syn på hva en arbeidsplass er stemmer ikke helt overens med den forrige generasjon har. Vil de finne seg i en arbeidsplass som ikke er oppdatert?

Side 14-15

Tar sin egen medisin

SIDE 12-13

Atea selger ikke bare løsninger for å støtte BYOD, bedriften tilbyr også BYOD-løsninger til sine egne ansatte. Det er en kilde til trivsel på arbeidsplassen. Side 16-17

Apper lønner seg

Bedrifter kan lage sine egne applikasjoner svært enkelt. Noen kan man faktisk lage selv, andre lønner det seg å få andre til å gjøre. Side 18-19

Fritt valg

SIDE 20-21

Det å la arbeidstakeren velge de arbeidsverktøyene som passer best og som man er vant til, er en stor fordel. Ikke bare for arbeidstakeren, men også for bedriften.

Side 20-21

Alt på ett brett

Digital dokumentbehandling kan gi en enorm effektivitetsgevinst i organisasjoner som behandler mange dokumenter. Hva med å stille på møtet uten et eneste ark i kofferten, og likevel ha med alle dokumentene? Side 22-23

Utgitt av Atea AS Besøksadresse: Brynsalléen 2 0667 Oslo

Postadresse: Postboks 6472 Etterstad 0605 Oslo

Sentralbord: Tlf +47 22 09 50 00 Fax +47 22 09 50 01

Produksjon: Loop Media Norge AS, Tekst/Layout/Design: Loop Media Norge AS www.loopmedia.no

Targus MacBook Sleev Eksklusivt beskyttelses-sleeve i flott stilrent design • Mykt materiale av høy kvalitet • Myk foring beskytter mot riper • Lukkes med stropp med trykklås Varenr.: TBS608EU (sort 15”) TSS65402EU (blå 13”) TBS60902EU (orange 13”) TBS609EU (sort 13”) TBS610EU (sort 11”)

Targus Click-In Case til iPad Sylslank og lett omslag som kan gjøres om til et praktisk stativ, så du kan bruke iPad-en håndfritt med en behagelig skrivevinkel.

• Beskyttelse til for- og baksiden av i-Paden, til å klikke på • Bakdeksel i hardplast som klikkes på iPad-en og beskytter baksiden og sidene • Slitesterkt frontdeksel med mykt fôr inni beskytter iPad-skjermen • Få tilgang til alle funksjoner mens iPad-en ligger i omslaget Varenr.: THD00801EU (New iPad Pink) THD00802EU (New iPad Blue) THD008EU (New iPad Black)

Privacy Screen for iPad Beskytt informasjonen på iPad skjermen mot uønsket innsyn

Targus SafePORT™ Heavy Duty cover

• Antirefleks – ikke-reflekterende skjerm hjelper å redusere belastningen på øynene • Enkel å feste (og kan lett tas av etter behov) • Beskytter skjermen mot skrap og skader Varenr.: ASF01EU (New iPad)

Targus Versavu Rotating Case & Stand iPad

Designet for å gi din iPhone den aller beste beskyttelsen både i hverdagen og i de mer utfordrende situasjoner!

Patentert, unik roterende enhet som gjør at iPad-en kan rotere 360° i omslaget for visningsvalg

• SafePort Heavy Duty er godkjent etter amerikansk militær standard (MIL STD 810).

• Helt ideel både på byggeplassen, til den mobile medarbeider og i skolesekken!

• Trelags beskyttelse. Skall av polykarbonat og kraftig allround silikon med forsterkede hjørner • Innebygget skjermbeskyttelse forhindrer riper • Silikon plugger lukker alle porter helt tett, så støv og fukt ikke trenger inn Varenr.: TFD001EU (iPhone 5 sort) TFD00109EU (iPhone 5 sort/gul)

eshop.atea.com/no | ateadirect.com

• Bakdeksel i hardplast som klikkes på iPaden og beskytter baksiden og sidene • Slitesterkt frontdeksel som er ekstra mykt inni for å beskytte iPad-en mot riper • 6 ulike visnings- og skrivestillinger • Innebygd stropp til pekepenn for sikker oppbevaring av pekepennen etter bruk • Få tilgang til alle funksjoner mens iPad-en ligger i omslaget Varenr.: THZ156EU (sort - Faux Leather)

3

Apple til allslags bruk For at man skal få et inntrykk av Apples produktomfang, gir vi her et lite glimt av utvalget som finnes.

Bærbar design Man kan si hva man vil om Macbook Air, men lekker er den. I helstøpt metall i to størrelser, både 11-tommer og 13-tommer har den alt den som er opptatt av stil og ytelse kan drømme om. En fantastisk batterilevetid på henholdsvis 9 og 12 timer sikrer deg bruk hele arbeidsdagen. Til reiser er den uovertruffen. Hvor kraftig den skal være bestemmer du selv når du kjøper den.

Finn en lekker Air her: apple.com/no/macbook-air/

For deg som krever mer Macbook Pro er for deg som krever litt mer, og behøver den kraften og ytelsen som trengs for å kjøre virkelig krevende applikasjoner. Den finnes i 13 og 15 tommers størrelse og begge benytter Apples retinateknologi, noe som gir fenomenal bildeytelse.

Som hos Air-modellene finnes også Pro-modellene i mange variasjoner avhengig av hva nettopp dine krav er.

Finn din Pro-modell her: apple.com/no/macbook-pro/

Kompromissløs Vi tok med denne for å vise at ikke alle trenger en bærbar, men også for å vise at en stasjonær maskin ikke trenger å se ut som en firkantet kasse. Mac Pro er en maskin som kommer på markedet senere i år. Den er Apples kraftigste maskin og for deg som arbeider med krevende data og ikke er avhengig av en bærbar maskin gir denne deg alt du kan ønske deg og mer til. Denne kan også selvfølgelig tilpasses dine behov.

Sjekk den ut her: apple.com/no/mac-pro/ 4

Et verktøy for alle Det spiller liten rolle om du sitter i sofaen hjemme eller i møte på jobben. En iPad er alltid nyttig. Den er standarden for nettbrett og er uten tvil det de fleste andre produsenter strever med å produsere. App utvalget til disse enhetene er nesten grenseløst enten du snakker jobb eller fritid. iPad kommer i to størrelser.

Den originale med 9,7 tommers skjerm eller lillebroren med 7,9 tommer. Du kan selv velge hvor mye minne den skal ha og om den skal ha bare trådløst nettverk eller om du trenger mobilt nettverk i tillegg. Det finnes en iPad for nesten alle behov.

Finn din iPad her: apple.com/no/ipad/

Vær fargerik Vi er vant til iPhone i to farger. Hvit eller sort. Nå blir den nye iPhone 5C å finne i en lang rekke lekne farger. Sammen med egne cover i en rekke farger kan du sette sammen en kobinasjon som passer nettopp deg. La oss ikke glemme at designet, teknologien og kraften er av kjent iPhone-kvalitet.

Den er bare litt mer leken og personlig.

Lek med iPhone 5C her: apple.com/no/iphone-5c/

En helt ny iPhone iPhone 5S er siste skuddet på stammen. designet er som vanlig nydelig. Den er også et stort teknologisk fremskritt med fingavtrykksensor innebygget og den eneste telefonen med 64-bit arkitektur. Denne telefonen er kort sagt en kraftplugg i et nydelig og rent design. Ikke bare det, du får den gullfarge.

Se mer av iPhone 5S her: apple.com/no/iphone-5s/

5

IT er hyllevare!

Intern IT har endret seg kraftig de siste årene. Brukerne har tatt makten, og IT-avdelingen må følge etter. Det er ingen dårlig nyhet i seg selv.

Husker du den gang da IT-avdelingen valgte og delte ut ITutstyret som bedriftens ansatte værsågod hadde med å bruke?

Ikke kun IT-utstyret heller, den gang var ikke mobiltelefoner definert som IT, men likefullt måtte brukerne ta til takke med telefonene som de fikk tildelt. IT-avdelingen tok valgene, og kriteriene for disse valgene var ikke alltid like enkle å forstå.

De dagene er definitivt over nå.

BRUKERNE BESTEMMER! I dag er situasjonen snudd helt på hodet. Brukerne krever å kunne bestemme selv hvilket utstyr de skal bruke på jobben, og dette gjelder både datamaskiner og mobiltelefoner.

I større og større grad tar brukerne også med seg sitt eget private mobil- og datautstyr på jobben – og forventer å kunne koble det til bedriftens nettverk og systemer. Det vanligste er å få koblet enheten til bedriftens e-postsystem, men mange ønsker også å få tilgang til fag- og forretningssystemene, for å kunne gjøre jobben, på sitt eget utstyr.

De fleste tenker nok først på smartmobiler og nettbrett i denne sammenhengen, men også komplette bærbare datamaskiner kan plutselig dukke opp i bedriftens nettverk på denne måten.

«KONSUMERISERING AV IT» Bakteppet for denne utviklingen er det som oversatt fra engelsk omtales som «konsumerisering av IT». Dette handler om at utstyrsfabrikantene konsentrerer sin innovasjon og utvikling om produkter og funksjoner som er rettet mot det private konsumentmarkedet. Etter som alle ansatte også er private konsumenter, vil slike produkter likevel finne veien

inn på arbeidsplassene.

Apples iPhone er slående eksempel på dette. Da denne mobilen kom på markedet i 2007, var den helt og holdent rettet mot privatbrukere. Ikke desto mindre dukket den raskt opp på arbeidsplassen, fordi den helt fra starten av støttet e-post og nettleser. Det gjorde den brukbar på jobben, og brukerne begynte å kreve at de skulle få tilgang til internett og e-posten sin med de nye mobilene sine. Mange har selvfølgelig bare brukt det som allerede er i iOS og fikset det selv.

Siden har en lang rekke fabrikanter kommet på markedet

Løsninger: Om bedriften ikke lager løsninger som de ansatte trenger, vil de raskt finne alternativer på internett.

Det bør IT-avdelingene ta inn over seg.

6

BYOD eller CYOD?

«Bring Your Own Device» er navnet på IT-trenden der brukerne benytter sitt eget private utstyr på jobben. Begrepet dukket første gang opp i 2009, og har fått mye omtale og oppmerksomhet fra 2011 og framover. I dag er BYOD en av de viktigste megatrendene i IT-industrien. En annen variant av dette er CYOD, eller ”Choose Your Own Device”. Her stiller bedriften med et godkjent utvalg som de ansatte kan velge i. Dette er definitvt en trend vi kommer til å se mye til fremover og kan vel sees som en videreutvikling av BYOD.

med utpregete konsumentprodukter, som særlig ved hjelp av valgfri ekstra programvare - «apper» - gjør produktene svært velegnet også på jobben. Apple har imidlertid et betydelig forsprang på konkurrentene, både hva antall applikasjoner gjelder og et totalkonsept tilpasset både bedrifter og brukere.

DET ER TJENESTEN SOM TELLER Tilbake står IT-avdelingen ribbet for kontroll over brukernes utstyr og bruksmønstre. Sett fra brukernes ståsted skal ITavdelingen bare levere tjenestene som brukerne etterspør,

Mobilitet: Mye av BYOD-trenden handler om mobilitet - vi ønsker å jobbe med det utstyret vi har for hånden, der vi er.

uten å mukke.

I tillegg konkurrerer IT-avdelingen plutselig med resten av verden om de ansattes gunst. Har ikke bedriften selv en effektiv måte å utveksle filer med kunder og kontakter? Ingen problem for en ansatt med initiativ. Hun vil enkelt og greit opprette en personlig konto hos en av verdens fildelingstjenester, for eksempel Dropbox.com.

Det er slik brukerne er vant med å løse problemene som privatbrukere, og det skal ikke overraske noen at disse vanene også blir med på jobben. Dette fører naturligvis med seg nye krav og forventninger til IT-avdelingen, og hvordan den løser de nye oppgavene som bedriftens ansatte gir den.

MULIGHET, IKKE TRUSSEL Det er nok på tide for mange IT-avdelinger å ta en grundig kikk i speilet. Tiden for at IT-avdelingens teknisk funderte valg automatisk blir til bedriftens IT-politikk er forbi. I stedet er ITavdelingen nødt til å se på seg selv som en tjenesteleverandør for bedriftens brukere, og det er strengt tatt ingen dårlig nyhet.

I de aller fleste bedrifter er IT tross alt bare «hammer og sag»; verktøy som bedriften bruker for å drive sin virksomhet.

I så måte går det an å se på BYOD-trenden som en driver for at IT-funksjonen skal bli til et konkurransefremmende verktøy for bedriftens virksomhet. Det er noe som både toppledelsen og økonomisjefen vil se på med velvillige øyne.

At de ansatte i tillegg blir mer motiverte og opplever større arbeidsglede ved å jobbe på utstyr de selv har valgt, er også en faktor som teller i favør av å henge seg med på bølgen. Det er uansett for seint å motsette seg denne trenden.

7

Med Mac p책 jobben De aller fleste bedrifter har standardisert p책 pc og Windows i nettverkene sine. Det betyr slett ikke at det er umulig 책 bruke en Mac der likevel.

8

IKKE ET PROBLEM – Mac er ikke et problem i vår organisasjon, snarere tvert i mot.

VIDAR UTNE, IT-SJEF SUPEROFFICE

BYOD og privat utstyr på jobben handler ikke bare om smartmobiler og nettbrett. Det er også noen som ønsker å bruke sin egen private datamaskin på jobben, og da gjerne en lekker Apple MacBook. Dette faller ikke alltid i like god jord når spørsmålet om tilkobling kommer til IT-avdelingen.

Dette er spesielt sant for IT-miljøer som har stor Microsoftdominans, og særlig blant IT-administratorer som har vært med en god stund.

GAMMEL HISTORIE Det er gammel historie som er grunnen til at mange, særlig eldre, IT-administratorer ser mørkt på å integrere Mac-er inn i nettverket. Denne historien har sin opprinnelse tilbake til midten av 80-tallet (se egen ramme).

På den tiden var det vanskelig å integrere Mac-er i et nettverk med andre typer maskiner, men dette er slett ikke tilfellet i dag. Blant enkelte har imidlertid denne virkelighetsoppfatningen blitt holdt i live helt fram til nå, og det kan være en kilde til motstand mot Mac-er i IT-avdelingen.

Som vi skal se, finnes det ikke lenger noen gode grunner for denne motviljen. I dag kan alle bruke Mac og pc om hverandre i bedriftens nettverk, og de som sier noe annet har ikke satt seg godt nok inn i emnet.

MANUELL INTEGRERING For å få én eller flere Mac-er til å fungere i et Microsoft-dominert IT-miljø, holder det med manuelt oppsett av den Utdaterte problemer: enkelte Mac-en. Det finnes For lenge siden, da denne også velprøvde løsninger for maskinen var ung, var det svært utrullig av store antall i en vanskelig å få slike og pc-er til å smell. Det er enkelt å koble snakke sammen. Det problemet Mac-en direkte til serverne, finnes ikke lenger. slik at filområder og skrivere blir tilgjengelige for Mac-brukeren også. E-post fungerer tilsvarende, litt manuelt oppsett er tilstrekkelig for at Mac-brukeren skal kunne få lest e-posten sin på bedriftens e-post-servere. For vanlige Office-funksjoner finnes tekstbehandlere og regneark for Mac, både fra Microsoft, Apple og andre. De aller fleste av disse støtter Microsofts filformater, slik at filene er kompatible med alle de andre maskinene i bedriften – både pc-er og Mac-er. Husk bare at komplekse filer som er fulle av skripter, typisk avanserte regneark, kan ha problemer med å fungere likt mellom pc og Mac, helt på lik linje med problemene man kan støte på mellom forskjellige versjoner av Excel på pc.

Mange bedrifter har i tillegg til kontorstøtte og e-post enkelte systemer som er litt mer spesielle. I mange tilfeller dreier det seg om regnskap, faktura eller produksjonsstøtte, og disse er vanligvis avhengige av at brukeren kjører Windows. Heller ikke dette er noe spesielt vanskelig å få til på en Mac, og det finnes flere alternative måter å løse dette

9

10

på, avhengig av hva som er mest praktisk i det enkelte miljø.

Nå skal det sies at nyere systemer stort sett er forbedredt for begge plattformer og da faller problemet bort.

nevnt en egen server til dette i datarommet, men når den først er på plass vil klienthåndteringen bli svært enkel, sikker og fleksibel.

WINDOWS PÅ MAC Dagens Mac-er bruker samme prosessortype som pc-er, og dermed er det ingenting i veien for å kjøre Windows på Mac-en. Innebygd i nyere Mac-er finnes programvaren «Boot Camp», som gjør det mulig å starte opp Mac-en med Windows i stedet for Mac OS. For å veksle mellom Window og Mac OS må man imidlertid omstarte maskinen, noe som kan være upraktisk dersom man ønsker å bytte mellom systemene mange ganger i løpet av dagen.

Da blir løsningen å kjøre en «virtuell pc» på Mac-en. Det er to utbredte alternativer av programvare for dette, Parallels Desktop og VMware Fusion. Begge disse gir deg muligheten til å kjøre Windows i et eget vindu under Mac OS, og dermed er det ingen venting for å veksle mellom Windows og Mac OS – kun et museklikk.

Til sist har vi muligheten av å kjøre mange Windows-pc-er på en egen server, og kun ha et vindu mot en av dem på Macen (såkalt «VDI»). Den mest utbredte løsningen her, er Citrix, som har klientprogrammer for de aller fleste maskiner – til og med smartmobiler og nettbrett. Denne løsningen krever som

KONTROLL OG STYRING I store miljøer brukes programvare for å kontrollere og administrere klientmaskinene, der automatisk oppdatering og innstilling er en sentral funksjon. Den aller mest utbredte er Microsoft Active Directory (AD), der alle brukere og maskinene deres blir sentralt kontrollert av it-avdelingen. Det er ikke mulig å direkte integrere en Mac i AD, med mindre man bruker tilleggsprogramvare for dette.

Til dette finnes det imidlertid en lang rekke alternativer som sørger for at Mac-ene lar seg kontrollere via AD, helt tilsvarende måten pc-ene administreres på.

Atea har flere forskjellige slike systemer i sin portefølje, og velger det som passer best for den aktuelle situasjonen når det er behov for et slikt system.

I PRAKSIS Vi har snakket litt med det norske programvarehuset SuperOffice, som er en bedrift med det «klassiske» it-miljøet: Bedriften har standardisert på serversystemer fra Microsoft og klientmaskiner med Windows operativsystem. Selv om

Mac i nettverk – kort historie På tidlig 80-tall var ikke nettverksfunksjonalitet like godt standardisert som det vi er vant med i dag, og Apple valgte derfor å lage sine egne løsninger for å få tingene til å fungere. Dette var spesielt viktig i forbindelse med laserskriverne «LaserWriter» som Apple hadde stor suksess med. Disse var på det tidspunktet var svært kostbare, og derfor måtte deles mellom flere maskiner.

Opprinnelig kalte Apple sin proprietære teknologi for «AppleTalk», og den besto av egne kabler, nettverkskort og koblingene mellom dem. Fint om hele nettverket ditt utelukkende besto av Apple-utstyr, men det var jo ikke slike nettverk fremtiden kom til å bringe.

Etter som 90-tallet gikk, kom internett-teknologiene med protokollfamilien TCP/IP stadig sterkere inn på markedet. Apple implementerte disse protokollene på Mac, og sakte men sikkert ble de gamle teknologiene mer og mer utdaterte. Apple holdt likevel på støtten for AppleTalk på Mac-ene, først og fremst på grunn av det store antallet laserskrivere som stadig fantes ute blant brukerne. Med lanseringen av Mac OS X 10.6 i 2009 ble det imidlertid satt en endelig stopp.

Fra det tidspunktet av støttet ikke Mac-ene lenger den gamle AppleTalk-teknologien. I dag er dermed Macene fullstendig standardbaserte når de kommuniserer på nettverket.

At man er standardiser betyr i praksis at alt fra internett til e-post, WiFi osv. fungerer som på en vanlig PC. E-postklienten på en Mac fungerer helt fint mot Outlook-systemer basert på Exchange.

dette er utgangspunktet, er det likevel flere ansatte som bruker Mac, om det er gode grunner til dette. Det er det tydeligvis, for det er flere enn kun et par markedsmennesker som bruker Mac i bedriften: – Vi er vel i nærheten av ti prosent Mac-brukere i bedriften, kanskje litt under, forteller Vidar Utne, IT-sjef i selskapet.

Med to hundre ansatte betyr dette at det nærmer seg et tyvetalls Mac-er hos SuperOffice. Likevel er ikke dette et problem for IT-avdelingens drift av systemene, fordi mange av Macbrukerne klarer seg selv og er flinke til å hjelpe hverandre, forteller Utne. Selvhjelp løses med linker på bedriftens intranettsider til programvare og tjenester, samt dokumenter og et brukerforum der Mac-brukerne tipser og hjelper hverandre.

Av denne grunn har IT-sjefen heller ikke sett noen grunn til å ta i bruk et styringssystem for Mac-ene, til tross for at antallet slike maskiner øker i bedriften.

– Vi brukte et slikt tidligere, men det fungerte ikke særlig godt for oss. Systemet ble mer et problem for vår bruk, heller enn at det løste noen problemer, derfor sluttet vi med det, forteller Utne. I tillegg mener han at det er ikke mange nok Mac-er i miljøet til å anskaffe et administrasjonssystem. Det kan imidlertid endre seg over tid, for IT-sjefen tror slett ikke at det blir færre Mac’er å se på jobben: – Mac har blitt mer og mer populært, og jeg hadde ikke blitt overrasket om vi ser at andelen Macer her vil øke betraktelig, avslutter Vidar Utne.

FORNØYD MAC-BRUKER Konsernsjefen i Superoffice, Gisle Jentoft, bruker Mac til alle oppgaver på jobben, unntatt én.

Den løser han med Citrix på Mac-en, og plager IT-avdelingen lite med supporthenvendelser.

– Jeg hadde vært en vanskeligere bruker som hadde trengt mer support om jeg hadde vært Windows-bruker.

GISLE JENTOFT, KONSERNSJEF SUPEROFFICE 11

iPad – får jobben Utbredelsen av iPad er formidabel.

Også i arbeidslivet finner man nå iPader nærmest over alt. At iPaden er et meget kraftig arbeidsverktøy er et ubestridt faktum.

Dette er kanskje en av de best gjemte hemmelighetene med en iPad. På overflaten ser det gjerne ut som en enhet for nettsurfing, litt e-post og resten er bare underholdning og spill.

At denne oppfattelsen fester seg er kanskje ikke så rart, men sannheten er en ganske annen. iPad er like god til arbeid som til lek.

EN PERFEKT FORMFAKTOR Det først som taler for en iPad i daglig arbeid er formfaktoren.

Her trenger man ikke å åpne noe. Ingenting skal startes og er applikasjonen riktig kan man håndtere meget avanserte operasjoner med bare fingeren. Dette er noe man ikke kan gjøre med en tradisjonell bærbar maskin. En iPad er også en langt enklere enhet å håndtere i mange arbeidssituasjoner.

For dem som må ha et tastatur finnes det et enormt utvalg av slike på markedet. Med et tastatur har man faktisk en ”fullvoksen PC” for hånden.

Det man skal huske på er at en iPad er et verktøy der man ikke vil bruke en bærbar maskin, eller at det rett og slett ikke egner seg med en stor maskin. En iPad er konstruert for å bruke når man ikke sitter i kontorstolen, og til dette er den glimrende. For dem som heller ikke trenger en fullvoksen maskin i sitt arbeid er den også et glimrende verktøy.

ET PERFEKT VERKTØY En iPad, gitt sin formfaktor, passer som hånd i hanske til mange yrker der dokumentasjon eller innlegging av opplysninger er sentralt. Tenk bare på leger, lagerarbeidere, serviceyrker etc. Listen er utrolig lang. For disse er en bærbar datamaskin for stor. Disse yrkene sitter ikke stasjonært på et kontor. Deres arbeidsdag er i ”felten” og der trengs andre løsninger.

I og med at iPaden selvfølgelig er online nesten uansett, kan den kommunisere med et sentralt kontor. Den kan utveksle data og ting som før tok lang tid kan nå utføres på stedet brukeren befinner seg. I tillegg er den utstyrt med kamera, både still og video, noe som gjør den i stand til bedre å dokumentere ting som ikke er så lett å forklare. Tenk bare på en takstmann i forsikringsbransjen som gjerne er ut i felten. Da er 12

gjort

en iPad bortimot ideell med sitt kamera. For dokumentasjon kan en egen app spesialsydd for oppgaven være svært praktisk. Det er i slike situasjoner iPaden virkelig kommer til sin rett og blir et arbeidsverktøy få andre kan konkurrere med.

Get

Get er landets mest innovative leverandør av kabel-tv, IP-telefoni og bredbånd. Get vinner stadig tester for beste kundeservice, faktisk bredbåndshastighet og geniale TV-bokser.

Get har en klar kundefilosofi. Alt selskapet gjør skal være til kundens beste. Dette gjennomsyrer hele organisasjonen, og i fjor utviklet Get en egen iPad-applikasjon for ansatte som er på hjemmeoppdrag hos kundene.

– Vi har installert appen på ca.120 ipads som teknikerne bruker i felten. Hver ipad er koblet mot en avdeling som fordeler arbeidsoppgaver og oppdrag til teknikerne når de er ute. Det hele fungerer omtrent som en taxi-sentral, og er en utrolig effektiv og smidig måte å administrere serviceoppdragene på, sier Elisabeth Larsen, IT Operations Manager hos Get. Gets app er integrert med bedriftens interne systemer. Dermed sanntidoppdateres alle endringer som gjøres av teknikerne i felt på hovedkontoret i Nydalen i Oslo. Samtidig får teknikerne hele tiden inn ferske oppdrag og servicebeskrivelser mens de er ute på veien.

– Nå har vi brukt ipadene som arbeidsverktøy i nesten et år, og det er ikke tvil om at teknikerne våre har en mer effektiv arbeidshverdag. Når teknikeren melder oppdraget utført på nettbrettet får vedkommende straks et nytt oppdrag, ofte er i nærheten av der vedkommende befinner seg. Systemet gjør oss langt mer smidige enn tidligere. Dette er skikkelig hverdagsinnovasjon, sier Larsen.

For kundene betyr Gets nye måte å jobbe på at de ikke lenger trenger å bekymre seg for å være hjemme en hel arbeidsdag når Get kommer på besøk.

– Kundene våre får enda bedre service, fordi vi kan estimere ganske nøyaktig når teknikeren faktisk vil være hjemme hos kunden. Dermed kan kunden planlegge dagen på en helt annen måte enn tidligere. Det er vi veldig glade for, sier Larsen.

APPEN GJØR FORSKJELLEN Vi har tidligere vært inne på apper og spesielt på bedriftsinterne apper. Det er utvikling av slike som gjør iPaden til en enhet som er spesialsydd for dine oppgaver. Bedriftene kan selv lage apper som kun gjør det selskapet selv ønsker å at de skal utføre. Dette gir en mye bedre tilpasset bruk enn et program kjøpt til en bærbar datamaskin. En egen app gjør det du vil den skal gjøre og kun det.

Mange bedrifter har allerede innført iPad i sin struktur.

Mange av dem har også utviklet spesialapplikasjoner som er tilpasset nettopp deres drift og oppgaver.

MØTEHJELPEREN Det er ikke bare i felt en slik enhet kommer til sin rett. Mange går fra det ene møtet til det andre og det å gjøre notater underveis er viktig. Sammen med et godt tastatur blir iPad et nyttig verktøy. Den er enkel, liten og veier svært lite. Det å ta med seg en iPad er enkelt og benytter du iPad mini kan den nesten få plass på innerlommen. Kort sagt et verktøy som kan brukes til nesten alt. Nevnte vi forresten studenter under forelesning, perfekt.

Viktig verktøy: For Elisabeth Larsen og Serviceavdelingen i Get AS er iPad et viktig verktøy.

13

14

Gjør bedriften attraktiv En nye generasjon arbeidstakere er på vei ut til bedriftene. De er vokst opp med teknologi og deres syn på hva en arbeidsplass er stemmer ikke helt overens med den forrige generasjon har. Vil de finne seg i en arbeidsplass som ikke er oppdatert?

Even Sandvold Roland er erfaren til å være så ung. Han karriere startet for alvor da han gikk rett fra videregående og ble som 18-åring journalist i VG-nett. Derfra gikk han rett over som Norges, sannsynligvis, yngste konsulent hos Geelmuyden-Kiese. I fjor gikk han enda et steg lenger og startet sitt eget byrå, Rotor. Her tilbringer han dagene som byråleder sammen med fem gode kolleger. Han har imidlertid ikke glemt det som var utgangspunktet. Den som ikke tar hensyn til den nye generasjonen arbeidstakere, gambler med sin bedrifts fremtid. Han er i dag kun 22 år.

Vi tok en liten prat om hva som opptar unge arbeidssøkere i dag.

HVORDAN SER EN IDEELL ARBEIDSPLASS UT FOR DAGENS UNGE? – De unge ønsker seg fleksibilitet og valgfrihet i større grad enn tidligere. De godtar ikke ”one size fits all”-tilnærmingen til arbeidsforhold hvor alle ansatte plasseres på samme samlebånd. Bedrifter som klarer å tilpasse seg til individene henter store gevinster i form av økt trivsel og dermed økt produktivitet og lojalitet, slå Even fast.

HVILKE KRAV STILLER DAGENS UNGE ARBEIDSTAKERE TIL BEDRIFTEN? – De unge krever åpenhet og ærlighet fremfor alt. De er lei av bedrifter som maler alt rosenrødt og tåkeprater vekk alle problemer. De skyr det glatte og blankpolerte fasadespillet mange bedrifter driver med. Gjennom hele veien

fra rekruttering til ansettelse til exit fra bedriften vil de ha sannheten. Evnen til å være troverdig, menneskelig og konsistent er viktigere nå enn noen sinne.

HVA INSPIRERER DE UNGE I DAGENS ARBEIDSLIV? – Inspirasjonen kommer av å se hvordan arbeidet deres utgjør en forskjell ovenfor kunder, partnere og samfunnet forøvrig. Lønn og goder kan hvem som helst tilby en sulten og dyktig ung arbeidstaker. Derfor ser de etter en arbeidsgiver hvor de kan gjøre et synlig bidrag. De vil kunne peke på noe, enten det er en mobilapp eller en bygning, og si at de var med på å skape det. Det krever at norske bedrifter blir flinkere til å involvere, gi eierskap, og synliggjøre hva den enkelte bidrar med.

HVA MED BYOD OG HVORDAN HAR BEDRIFTENE TATT DENNE TRENDEN INNOVER SEG? – Mitt inntrykk er at holdningen til BYOD er svært varierende i Norge. Enkelte bedrifter er flinke til å tilrettelegge, mens andre er firkantede og tenker gammeldags. Det er synd. For bedrifter som ikke driver med statshemmeligheter er BYOD en enkel mulighet til å la de ansatte skreddersy arbeidshverdagen selv.

Det er med andre ord forbedringspotensial i norske bedrifter. Det gjelder tilnærming til teknologi og ikke minst også på hvordan man ser på dagens unge arbeidstakere og tilpasser seg dem.

Even Sandvold Roland finner du til daglig på Rotor.no. Hans mailadresse er even@rotor.no.

15

Tar sin egen medisin Atea selger ikke bare løsninger for å støtte BYOD, bedriften tilbyr også BYODløsninger til sine egne ansatte. Det er en kilde til trivsel på arbeidsplassen.

Atea er ikke bare en svært stor leverandør av IT-produkter og IT-tjenester. Selskapet er også en stor arbeidsplass, med nesten 1800 ansatte bare i Norge. I og med at dette er IT-selskap, er det all grunn til å forvente at det er svært mange ansatte med en interesse for teknologi ut over det ordinære. Dermed er kanskje BYOD-trenden enda mer aktuell for Atea enn for bedrifter flest.

Dette har naturligvis selskapets IT-avdeling tatt inn over seg, og den har en svært pragmatisk holdning til hvordan dette skal løses for bedriftens egne ansatte. Vi har slått av en prat med Atea Norges «Head of IT», Øystein Vandvik.

BASERT PÅ «DET FRIE VALG» Atea bruker «Det frie valg» (les mer om dette i en egen artikkel i dette magasinet) også internt. Det betyr i korthet at de ansatte kan velge mellom standardprodukter for bærbar datamaskin, mobiltelefon og eventuelt nettbrett som Atea tilbyr, eller så kan brukerne velge å legge litt ekstra penger i mellom selv for å få utstyr som yter bedre enn det som strengt tatt trenges for å gjøre jobben. Et slikt oppsett kalles CYOD eller ”Choose Your Own Device”.

16

– Brukerne kan få helt greit utstyr for å gjøre jobben sin, men vi ser jo at jobb og fritid smelter sammen, slik at mange ansatte ønsker å ha produkter som yter bedre enn dette minstemålet, forteller Vandvik. Dette har en sammenheng med at innovasjonen i IT-industrien i langt større grad er rettet mot privatbrukernes ønsker, foran bedriftenes behov, fortsetter han. Dette så vi først på mobiltelefoner, men nå er dette også sant for andre typer enheter, mener han.

ARBEIDSGLEDE – Vi ser at kraftigere utstyr enn det som strengt tatt er nødvendig i jobbsituasjonen gir de ansatte bedre flyt og arbeidsglede i hverdagen, sier Vandsvik. Dette mener han er en viktig kilde til trivsel og engasjement på jobben, og han kan fortelle at tilbakemeldingene IT-avdelingen får fra egne ansatte er positive.

– Dette er ganske nytt for oss, og vi lærer stadig mer om hvordan vi skal løse dette for alle impliserte, forteller han.

– Vi tror likevel at dette er noe som kommer mer og mer, og som vil bli et viktig konkurransefortrinn i forhold til å få folk til å ønske å jobbe for oss, sier Vandvik.

“Vi er ikke så fryktelig redde for at data skal komme på avveie.” Øystein Vandvik, Head of IT, Atea Norge.

Et annet moment ved at de ansatte legger til noen kroner for å få det utstyret de selv ønsker seg, er at de ansatte tar bedre vare på det. Vandsvik mener dette understøtter en kultur der alle tar ansvar, og som blir til en vinn-vinn-situasjon for alle involverte parter i bedriften.

HVA MED SIKKERHETEN? Til å være ansvarlig for en så stor bedrift som Atea, viser Vandvik en ganske avslappet og pragmatisk holdning til sikkerheten, noe som mange er bekymret for i forbindelse med BYOD: - Vi er i utgangspunktet ikke så fryktelig redde for at informasjon skal komme på avveie, sier Vandvik. Det er klart at børssensitiv informasjon, i tillegg til informasjon som Atea forvalter på vegne av sine kunder må beskyttes. Dette er data som vil ligge lagret på de sentrale serverne til Atea, og der er det sikkerhetsmekanismer på plass for å beskytte dataene.

I tillegg er informasjon om tilbud som er ute nå, og andre ting som er i arbeid også beskyttet, men der stopper de «harde» begrensningene.

– Vi nekter ikke folk å bruke Dropbox, Google og andre

offentlige skytjenester, sier Vandsvik. Dette er slett ikke forbudt, men brukerne er pålagt å forvisse seg om at tjenestene de bruker er sikre, forteller han.

– Vi tillater naturligvis ikke å kopiere data direkte mellom de sentrale lagringssystemene og eksterne tjenester, men dette er også de begrensningene vi har. Dette synes vi selv er en ganske liberal policy, legger Vandvik fornøyd til.

OGSÅ HELT PRIVATE ENHETER På spørsmål om hvordan Atea håndterer at ansatte kommer på jobb med helt privat utstyr som ikke er en del av «Det frie valg», viser Vandvik også en helt avslappet holdning: - Slike enheter vil få tilgang til gjestenettet i lokalene, slik at de kommer seg ut på internett uten motstand, forteller han. For å få tilgang til interne systemer fra slike enheter, tilbyr vi tilsvarende funksjonalitet som når brukeren kobler seg opp hjemmefra, altså med Citrix, avslutter han.

Dette er en IT-ansvarlig som slett ikke engster seg for BYODtrenden som feier over bedriftene, men som derimot utnytter den til bedriftens og de ansattes beste.

17

Apper lønner seg!

En egen app kan være en gullgruve for mange bedrifter. Vi snakker effektivitet, forenkling, lønnsomhet og ikke minst kostnadsbesparende.

Det beste er at det er enkelt å få til.

Mange bedrifter har sin egen applikasjon, ofte i flertall, for iPhone og iPad. Mange av oss kjenner til dem fordi de ligger åpent ute og kan lastes ned fra App Store av hvem som helst.

De mest kjente er bankene og dagligvarehandelen. Det finnes i tillegg apper for bedrifter innen forsikring, underholdning og omtrent alt du kan tenke deg. Utvalget er enormt.

Det som kanskje ikke er så kjent er bedriftsinterne apper.

Dette er kort sagt apper som kun er ment for innternt bruk i bedriften. Disse appene er enkle og kan gi informasjon til brukerne om alt fra lagerbeholdning til varenummer.

Det kan være arbeidsrelaterte apper for de bedriftene som gjør arbeid ute i feltet. Dette kan være alt fra elektrikere, rørleggere til takstmenn i forsikringsbransjen eller den lokale vaktmesteren i borettslaget. Alle disse vil kunne forenkle arbeidet betraktelig med en riktig konstruert app. Ikke minst vil de kunne oppdatere og hente ned informasjon direkte fra hovedkontoret i nåtid. Dette er bare noen løsrevne eksempler på områder hvor apper brukes. Spørsmålet er hva som skal til for å lage sin egen app?

DIN EGEN APP Dette er langt fra så komplisert som det høres ut til. Det hele likner litt på internett da det ble populært. Det var veldig vanskelig å få laget en nettside i begynnelsen, nå er det blitt så enkelt at alle kan gjøre det. Det samme gjelder egentlig apper. Det er mange enkle verktøy som lar deg lage apper både fort og uproblematisk. Mange bedrifter har også ansatte som klarer å lage en

Enkelt for brukeren: Et rent og tydelig brukergrensesnitt gjør det enkelt for brukeren, og ikke minst sikrer det at den faktisk blir brukt.

18

app og med et lite kurs eller to, da har man kompetansen innen bedriftens fire vegger.

Er det å få laget appen i selve bedriften vanskelig, finnes det firmaer som Atea. Disse kan hjelpe deg med å få laget din egen app. Ikke trenger det å koste enorme summer heller. App-snekring er blitt en såpass utbredt tjeneste at prisen ikke kommer skremmende høyt opp. Det kommer selvfølgelig litt an på hvor du legger listen i forhold til kompleksitet og design.

HVA SKAL EN APP GJØRE? Mange bedrifter har latt seg rive med av begeistringen rundt apper og har lagd produkter som er mildest sagt håpløse. Det er med apper som med alt annet, man er nødt til å planlegge. Det er ikke bare å sette i gang uten en plan. Vi skal se litt på hvordan dette kan gjøres enklest og ikke minst effektivt.

Det første spørsmålet man må stille seg er hva skal appen gjøre? Før man vet hvilken oppgave en app skal gjøre, er det liten vits i å gå videre. Når dette planlegges er det viktig at man har fokus på én ting. En app skal fungere på en iPhone eller en iPad. Dette betyr at skjermstørrelsen blir en viktig faktor som man må ta i betraktning. Den gir også en del begrensninger på hvordan en app kan formes. Husk at den skal være enkel å bruke og den skal være oversiktlig for brukerne. Dette betyr i praksis at oppgavene den skal løse må begrenses. ÉN APP FOR ALT Det største feilen som gjøres er å lage én app som skal løse alle oppgaver. Dette fungerer dårlig og bli veldig uoversiktlig. Hvis vi tenker en app som skal brukes eksternt blir dette veldig viktig.

Husk at appen skal brukes av alle uansett forkunnskaper. Se på hva mange banker gjør. En av grunnene til at du ikke kan foreta alle banktjenester i en og samme app er enkel. For de fleste brukere vil dette bli helt uoversiktlig. Derfor er gjerne hovedappen

Fakta om apper • Apper er enkle små programmer kan brukes både internt og eksternt • Interne apper trenger ikke Apples godkjenning.

• Din bedrift kan ha sin egen App Store • En app har kort utviklingstid • En app kan videreutvikles etter behov og enkelt oppdateres • Apper kan kobles opp mot bedriftens interne systemer

Huskeliste for apper • • • • • •

Har du tenkt gjennom hva appen skal gjøre?

En app bør konsentrere seg om én ting.

Det er bedre med flere apper enn én som gjør alt Start enkelt, husk at appen kan oppdateres senere Har du brukt nok tid på appens utseende?

Har du husket at firmaets profil gjenspeiler seg i appen • Har du husket å teste appen på noe brukere før du publiserer

begrenset til oppgaver som saldo, overføring mellom konti og regningsbetaling. Her stopper det gjerne. Hvis man ser litt i App Store vil man se at mange av bankene har flere apper. Noen er fokusert på aksjer andre på eiendom. Dette er gjort fordi man har forstått at det er bedre å ha flere spesialiserte apper enn én som kan alt. Hovedappen som skal brukes av folk flest, fokuserer på et fåtall tjenester som brukes oftest av flest brukere. Den samme strategien bør brukes på bedriftsinterne apper.

DESIGN Når man har definert de oppgavene man vil at en app skal utføre, er det på tide å se på design. Her gjelder noe av det samme som ved oppgaveutvelgelse. Mindre er mer. Husk at en bruker som åpner en app skal forstå hva den handler om umiddelbart. Det betyr at det er oppgaven eller budskapet som skal fremstå som fokus, ikke en masse farger og grafikk.

Dette betyr på ingen måte at en app ikke kan se lekker ut, snarere tvert imot. Det faktum at man tar design seriøst bidrar bare til at brukeropplevelsen forsterkes, i positiv retning. Husk at de fleste som åpner en app gjør seg opp en mening i løpet av få sekunder. Er appen uoversiktlig og rotete er sjansen for at den lukkes og aldri blir brukt igjen ganske store. Dette er et faktum som også gjelder for apper utviklet for bruk internt i bedriften.

Med andre ord lønner det seg å bruke tid og ressurser på dette fordi design i stor grad avgjør appens suksess.

EKSTERNT ELLER INTERNT Skal appen utvikles eksternt eller skal det gjøres innomhus.

Selvfølgelig er pris et viktig spørsmål. Et eksternt firma vil nesten uten unntak være en dyrere løsning. På den annen side vil en intern utvikling binde opp ressurser. Atea har store ressurser og faglig tyngde som ligger klar til å bistå de som ønsker å få utviklet en egen app. Fordelen med eksterne er at man får noen som

ikke kjenner bedriften og kan se på hva som trengs uten å være belastet med historisk bagasje.

HVORDAN PUBLISERER JEG? Dette er kanskje den enkleste delen av prosessen. Her kan man velge to løsninger. Den ene er en rent ekstern løsning. Man kjøper seg en utviklingskonto og man trenger stort sett ikke noe annet. Det man må ta stilling til er om applikasjonen skal være gratis for publikum eller om det skal være en betalingsapplikasjon. Husk at skal det være en betalingsapplikasjon vil Apple ta en provisjon for hver solgte enhet.

Hvis bedriften skal ha en intern applikasjon for sine ansatte er det et eget oppsett for dette. Det betyr bare at publikum ikke har tilgang på applikasjonen, de ser den faktisk ikke i det hele tatt. De som er klarert for bruk vil kunne laste den ned på vanlig måte fra en intern tjener som kan se omtrent ut som App Store. En bedriftsintern app kan være både arbeids- og informasjonsrelatert. På denne måten kan det være et kraftig verktøy for bedriftens interne informasjonsoppgaver. Denne prosessen kan gjøres for alle plattformer, men da må man forholde seg til utviklingverktøyene som er tilpasset enheten som skal brukes.

Jfr. iOS, Android og Windows Phone.

HJELP I NØDEN Føler du at du trenger hjelp på veien? Atea starter nå egne workshops der ditt firma kan leie inn hjelp i én dag. Denne hjelpen går blant annet ut på definering av app-prosjektet.

Forarbeidet som ligger i utvikling av en egen app er viktig. Dette legger grunnlaget for hva man kommer til å gjøre i den enkelte appen og hva man vil gjøre fremover. Dette med tanke på enhetlig profil, for å nevne et eksempel. Kontakt Atesas Appleteam hvis du ønsker mer informasjon om bedriftsinterne apper: apple@atea.no 19

Fritt valg Det å la arbeidstakeren velge de arbeidsverktøyene som passer best og som man er vant til er en stor fordel.

Ikke bare for arbeidstakeren, men også for bedriften.

At medarbeiderne selv kan velge sin enheter gir ikke bare en fordel rent trivselsmessig. Det er vel liten tvil om at også på produktivitetssiden fungerer de fleste best med verktøy de kjenner og er komfortable med. Dette betyr selvfølgelig ikke at det er et fullstendig frislipp av enheter man kan velge mellom.

Bedriften har et standard sett med enheter som er bedriftens kjerneenheter. Blant disse kan medarbeiderne velge fritt og kostnadsfritt. I tillegg kommer systemet ”Det Frie Valg” inn som en ekstraservice. Dette benytter Atea til egne ansatte.

DET FRIE VALG Systemet kan nesten sammenliknes med en snacksautomat. Her har bedriften på forhånd plukket ut en seleksjon av utstyr som støttes i tillegg til kjerneutvalget. Disse tilleggsenhetene har bedriften på forhånd definert at skal være produkter som bedriften støtter. Hvordan dette utvalget settes sammen vil være opp til den enkelte bedrift og kan settes sammen som en funksjon av hva som er mest utbredt blant medarbeiderne i bedriften.

I motsetning til kjerneutvalget, som er gratis, vil tilleggsutvalget organiseres med et månedlig lønnstrekk. Ønsker en medarbeider en spesiell enhet som ikke dekkes opp gjennom kjerneutvalget kan han uten problemer velge dette, men må selv betale prisdifferansen gjennom systemet som nevnt ovenfor.

EN EGEN LØSNING I praksis fremstår ”Det Frie Valg” som en egen web-løsning.

For medarbeiderne vil det se ut som en Web-shop og hånd-

Websiden: ”Det Frie Valg” har mye til felles med en nettbutikk, rent utseendemessig.

20

Kontrollert valg: Med Det Frie Valg innfører Atea et tidriktig og effektivt system for kontrollert valg av teknologi for brukerne.

teres deretter. Brukeren vil kunne se hvilke produkter som er tilgjengelige. Hvilke som tilhører kjerneutvalget som bedriften har og hvilke produkter man kan velge i stedet for dette. Det er også fullt mulig å legge inn tilleggsutstyr som eksterne skjermer, spesielle tastaturer, covere til iPad osv.

På web-siden får alle ansatte sin egen unike pålogging.

Dette sikrer at ordningen ikke kan misbrukes. Brukeren vil også se hva et valg vil medføre av månedlige trekk. Det vil også klart fremgå hvor stor del av totalsummen som arbeidsgiveren betaler og hvor stort mellomlegget vil være for den enkelte.

VELG DIN EGEN ENHET Som de fleste har fått med seg er ”Bring Your Own Device” eller BYOD den store trenden i arbeidslivet. ”Det Frie Valg” er en variasjon over dette og vil vel kunne kalles ”Choose Your Own Device” CYOD. Så i stedet for at bedriften må støtte et fullstendig ”anarki” av enheter, møter man de ansatte med et produktutvalg som garantert støttes av bedriftens systemer.

Setter man sammen dette utvalget som et samarbeid mellom medarbeidere og IT-avdelingen, ender man opp med et utvalg som representerer de ansattes ønsker samti-

FRIHET TIL Å VELGE Vi er veldig godt fornøyd med Ateas Det Frie Valg. Vi bruker nå minimalt med tid på mobilforvaltning, og våre ansatte får frihet til å velge den type telefon man ønsker. At Atea også står for support på produktene er viktig for oss.

DAGFINN HEIGRE, REGIONAL IT MANAGER AT TEEKAY SHIPPING

dig som bedriften får ivaretatt sine ønsker om en sikker og forutsigbar drift.

STORE FORDELER Ateas løsning ”Det Frie Valg” er satt sammen av en rekke elementer foruten det rene produktvalget. Bedriften får også en rekke fordeler man velge å benytte seg av. Blant annet vil man ha førstelinjesupport i hele perioden hvor bedriften har kontrakt på systemet. Her vil den enkelte ansatte kunne ringe direkte til Atea med spørsmål om problemer som måtte oppstå. På denne måten flyttes også supportbelastningen over fra den interne IT-avdeling til Atea.

I tillegg vil det også være en byttepool tilgjengelig hvis den ansattes enhet av en eller annen grunn trenger å bli sendt til reparasjon. Den ansatte vil da umiddelbart få en erstatningsenhet i reparasjonsperioden.

En annen stor fordel ved systemet er at utstyret i hele kontraktsperioden vil være omfattet av en All-risiko-forsikring.

Til slutt vil man også ha et system for medarbeidere som

slutter i løpet av perioden. Disse vil kunne tilbys å kjøpe ut enheter som er omfattet av avtalen. Medarbeideren vil selvfølgelig kunne gå ut av avtalen og levere utstyret tilbake.

EN MEGET FLEKSIBEL ORDNING Alt i alt er ”Det Frie Valg” en meget fleksibel ordning som ivaretar bedriftens behov for forutsigbarhet i hvilket utstyr som benyttes. Samtidig som bedriften får ivaretatt sine interesser, blir den ansatte møtt med et system som ivaretar dennes interesser for fleksibilitet og mulighetene for å bruke utstyr man kjenner og er komfortabel med. Kort sagt en ”vinn, vinn” situasjon for alle involverte.

Kom i gang nå

Send en e-post til detfrievalg@atea.no, eller kontakt oss på telefon 22 09 50 00.

21

Alt på ett brett Digital dokumentbehandling kan gi en enorm effektivitetsgevinst i organisasjoner som behandler mange dokumenter. Hva med å stille på møtet uten et eneste ark i kofferten, og likevel ha med alle dokumentene?

Det er mange som må forholde seg til veritable hauger av dokumenter. Både i styrer og organisasjoner, men kanskje aller mest i offentlig forvaltning og politikken. Man kan sikkert mene mye om jobben som blir gjort på både lokalt og nasjonalt plan, men den mengden av informasjon i form av dokumenter som blir håndtert på daglig basis, er unektelig formidabel.

DIGITALE SAKSDOKUMENTER Derfor er det ekstra attraktivt for politikere og tilhørende administrasjon å ta i bruk digitale dokumenter, rett og slett fordi disse har så mange dokumenter i arbeid. Det har ti kommuner på Vestlandet tatt konsekvensen av. Kommunene utgjør «SYS-kommunene», samarbeidende kommuner i Sunnfjord og Ytre Sogn.

Her har politikerne i alle kommunestyrene blitt utstyrt med hver sin iPad. På den får de levert alle saksdokumentene sine fra de kommunale saks- og arkivsystemene. Dermed slipper administrasjonen å kopiere opp papirdokumenter, i tillegg til at distribusjonen er lynrask og gratis. Politikerne trenger ikke å drasse på store stabler av dokumenter lenger så lenge de har iPad-en med seg, har de alt de trenger. Alle får en enklere hverdag.

Ideen til dette prosjektet ble født hos SYS IKT, SYS-kommunenes felles IT-selskap for delt datasenter, forvaltning av IT-utstyr og leverandør av driftstjenester. Vi har pratet litt med et par av de som var med på å gjennomføre dette prosjektet.

POSE OG SEKK – Vi ønsket å oppnå begge deler, både effektivitetsforbedringer i tillegg til kostnadsbesparelser, forteller Stein Mortensbakke, Driftsleder IKT hos SYS IKT. Han peker på muligheten til å forberede dokumentene langt tettere opptil leveringsfristen, for deretter levere dem elektronisk til politikerne, som en stor fordel i forhold til tradisjonell dokumentflyt.

I tillegg er det hevet over tvil at prosjektet har spart både penger og ressurser for kommunene. Marit Kleiven, Rådgiver i Førde kommune, opplyser at Førde har beregnet pengebe-

sparelsen på papir, kopiering og porto til 200 000 kroner i året.

– Førde kommune er riktignok den største SYS-kommunen, så vi regner ikke med at alle har like stor innsparing, fortsetter hun. Ikke desto mindre bekrefter hun at anskaffelseskostnaden for iPad-ene var innspart før første år var omme. Dette er et resultat som må få selv økonomisjefer til å smile.

RASK INNFØRING Prosjektet ble gjennomført på relativt kort tid i samarbeid med Atea. Pilotfasen tok til i midten av februar 2012, da administrasjonene og formannskapene i Førde og Høyanger fikk iPad-ene sine utdelt. Hovedutrullingen foregikk høsten 2012, og prosjektet ble avsluttet i desember samme år. Da hadde 377 iPad-er blitt delt ut til kommunestyrene, formannskapene og administrasjonene i alle de ti kommunene.

Selv om dette forlengst er historie nå, har SYS IKT slett

Atea har bistått SYS IKT med tilrettelegging av prosjekt for papirløse møter. Atea kar også tilrettelagt prosjektet med tanke på eksisterende sak- og arkivsystem.

For å fullføre tilpassing til iPad er det også blitt gjort mye på områder som utrulling til brukere og ikke minst sikkerhet.

På områdene sikkerhet og administrasjoner er PDF Expert Enterprise sentral i tilrettelegging av dokumenter. Denne løsningen er på norsk og Atea er både representant og integrasjonspartner. PDF Expert Enterprise er en Software as a Service (SaaS) hvor kunden administrerer og resirkulerer lisenser ettersom brukere og enheter kommer til eller skal ut av systemet. ikke ikke sluppet tak i prosjektet. Nå etter et års bruk, skal erfaringer samles inn for å se på tidsgevinster i forhold til overgangen til helt elektronisk saksbehandling gjennomføres. Det er også satt ned en gruppe for å se på videreutvikling og hvordan ta dette mer i bruk, forteller Mortensbakke.

POPULÆRT PROSJEKT At dette prosjektet har vært populært blant brukerne, er hevet over tvil. Mortensbakke forteller at SYS IKT har fått mange positive tilbakemeldinger.

– Det er vel ikke noe prosjekt som har vært så godt mottatt av samtlige. Brukerne var veldig ivrige etter å komme i gang.

Vanligvis er folk mer reserverte når vi kommer med nye prosjekt på IKT, men dette var noe brukerne ville ha, sier han.

Det er slett ikke rart. Mortensbakke forteller at i de mest ekstreme tilfellene kan saksdokumentene for en enkelt sak komme opp i hele 8-900 sider, og å slippe å ha med seg slike

POPULÆRT – Det mest populære IKT-prosjektet, noen gang.

STEIN MORTENSBAKKE, DRIFTSLEDER IKT, SYS IKT.

mengder med papir er selvsagt en stor fordel.

– Når de får dette inn på en iPad i stedet, kan de sitte på ferga eller flyet og lese, notere og organisere, siden de har dokumentene med seg hele tiden. I tillegg gjør programvaren det enkelt å holde styr på alle dokumentene. Alt i alt et veldig godt verktøy til å holde alle dokumenter samlet og oppdatert, ettersom endringer og oppdateringer går ut til alle brukere elektronisk, avslutter han.

Ny iPhone til deg.

Ny app til din bedrift.

Vinn en app-workshop til 50.000 kr.

Pluss en iPhone 5s.

Meld deg på nå!

Ditt første app-prosjekt begynner nå.

Skal man jobbe smart med ny teknologi må man ha en mobil strategi.

De sentrale oppgavene og prosessene i din bedrift blir mobile gjennom apper. Gevinsten er effektivitet som gir konkurransefortrinn og fornøyde medarbeidere og kunder.

Ja, jeg vil være med i konkurransen.

Vi holder en app workshop hvor vi sammen utarbeider en plan for å skape en smart, effektiv og mobil arbeidsplass. Resultatet av workshopen er et dokument som beskriver appen og tilhørende digitale tjenester i din bedrift. Workshopen har en verdi på 50.000 kr. Vinneren får også en ny iPhone 5s.

Påmelding: www.atea.no/apple

Snakk med oss om bruk og integrasjon av Apple i blandet miljø. Atea er Norges eneste Apple Authorised Systems Integrator. www.atea.no/apple apple@atea.no 22 09 50 00