AS-magazine | het magazine voor de ambtelijk secretaris en adviseur medezeggenschap | #04 - juni 23

De INSA-methode Wat je ogen over je verklappen

Ruben Houweling - CBM

“Het spanningsveld in de medezeggenschap is buitengewoon fascinerend”

AANMELDEN>>

INVLOEDOPKWALITEITENEFFECTIVITEIT VAN

OR-VERGADERINGEN

NA-TAFELENMETMARGOHENDRIKS

11OKTOBER2023|19.00-21.30|GOUDA

https://or-ondersteuning.nl/evenementen/na-tafelen-invloed-op-kwaliteit-en-effectiviteit-van-or-vergaderingen/

Colofon

AS-MagazineiseenuitgavevanDiviRecruitmentB.V.handelendonderdenaamOR-ondersteuningenverschijnt3xperjaar.

Redactieadres

Blekerssingel37

2806AB Gouda

Email:info@or-ondersteuning.nl

Redactie

AngèlaAbbo(hoofdredacteur)

LizaArends

HeleneHubers

MetmedewerkingvanMaximeNoordermeer

Fotografie

©SandraZeilstraPhotography (pagina’s3en5) AngèlaAbbo(1,7,8,10,11,16en19)

Auteursrecht

AS-MagazineiseenproductievanDiviRecruitment B.V.Allerechtenwordennadrukkelijkvoorbehouden. Nietsuitdeuitgavemagwordengereproduceerd en/ofverveelvoudigd,opwelkewijzedanook.Of wordenopgeslagenineendatabase,zonder voorafgaandetoestemmingvanDiviRecruitmentB.V.

“Het ‘empty nest’-gevoel kan ik zo lekker uitstellen”

IederekeeralsweeenAS-magazinebijnarondhebbenenikeeneditorial magschrijven,benikzotrotsopwatweneerhebbengezet.Nietalleenhet magazinezelf,ookinhetvakzijnweonssteedsmeeraanhetprofessionaliseren.

Zowasdeinterim-opdrachtbijdeGemeenteGoudaineersteinstantieeen beleidsondersteunendeopdracht.OR-ondersteuningheefttoendeopdracht ingevuldmeteeninterim-ambtelijksecretarisadviseur.Ditheeftnaeenpaar maandengeleidtothetaanpassenvanhetfunctieprofielenhetaannemenvan deinterimmer.Zomooidatookdebestuurdervollofoverhemspreektende toegevoegdewaardevaneenadviseurmedezeggenschapziet.Daarwordikheel blijvan.Ishettochweergeluktomdekwaliteitvandemedezeggenschapte verbeteren.

EntofdattweeledenvandeCommissieBevorderingMedezeggenschapindit nummermetonsingesprekwillenoverderolvandeambtelijksecretarisen adviseurmedezeggenschap.Demeerwaardeendecrucialerolvandeambtelijk secretarisvooreenprofessionelemedezeggenschapstaatsteedsmeeropde kaart.Wieweetwordenerdantochlangzaamstappengezetom ondernemingsradentehelpenbijhetaanstellenvaneenambtelijksecretaris.

DankijkiknaaronzecoverfotoenzieikdestralendeblikvanNico.Zonderenige kennisoverhetvakginghijvorigjaarvanstartenhadalheelsneldoordatjeals ambtelijksecretarisoveralmetjeneusbovenopzit,indekeukenkuntkijkenvan verschillendeorganisatieseneenbelangrijkebijdragekuntleveren.Nicoisbij onsgekomenviaValentina.HijisdekamergenootvandevriendvanValentina, eenvriendinvanmijndochter(volgjehetnog?).Valentinazochteenbaanenik vondheteenleukideeomtekijkenofweeenjongestudentkondenopleidentot ambtelijksecretaris.Zijwaszoenthousiastenstuurdemeervriendenen vriendenvanvriendennaarons.Hetafgelopenjaarzijn,naastValentina, studentenMaxime,Nico,Niek,Guusje,DaniekenSorayagestartaande opleidingJuniorAmbtelijksecretarisbijAS-opleidingen.Intussenzijnzebijna allemaalvoorzienvanwerkals juniorASofinvalnotulist.

Hetlooptzoalshetloopt.Ikhebhier,zoalsgewoonlijk,nietvantevorenover nagedacht.Werkenmeteengroepjongvolwasseneniszekereenuitdaging, plannenrondomcollegesisnietaltijdmakkelijkenopafstandinwerkenen begeleidenvandezejongeambitieuzetwintigersisbestingewikkeld.En tegelijkertijdookleuk:zezorgenvoorverjongingvanhetvak;éénvande speerpuntenvandeCBM.Ookoponskantoorhebbenwevoorverjonging gezorgd,metDominique(21jaar/HR)enonzenieuwsteaanwinstRobin(21jaar/ Finance).Tja..hethoudtmijookjongenscherpenhet‘emptynest’-gevoelkan ikzolekkeruitstellen,hadikzogedacht.Warehetnietdatzethuisnognietvan planzijnhetnestteverlaten..!

Liza

LIZA ARENDS Directeur OR-ondersteuning

INHOUD

EDITORIAL

VAN OR-ONDERSTEUNING

IN THE SPOTLIGHT

Maak kennis met de nieuwe generatie ambtelijk secretarissen; Nico Verschoor, student én junior ambtelijk secretaris

Van notulist tot adviseur medezeggenschap bij één werkgever - Jeanne van Hoof

Op de bres voor de medezeggenschap- Kitty Jong

OR ACTUEEL

Vertrouwenspersoon

Wat je ogen over je verklappen - De INSA-methode verbetert de communicatie dankzij het meten van microbewegingen

De AS is de spil in de medezeggenschap - Joan Janssens-Boer

Van afvinklijstjes naar een dynamisch instrument - Geraldo Kumeling en Porto Franco

Belangrijk, lekker belangrijk - Maarten van Kempen

NIEUWE OPDRACHTEN

UIT HET WERKVELD

EVEN VOORSTELLEN

Ruben Houweling - Commissie Bevordering Medezeggenschap

LANGS DE MEETLAT

20 32

12

03 08 14 26

AS-POLL

Is een OR-secretaris nodig als de ondernemingsraad een ambtelijk secretaris heeft?

Nieuwe poll: Hoe ga jij ermee om als de opmerkingen en/of bezwaren op het verslag van inhoudelijke aard zijn?

AS-OPLEIDINGEN UITGELICHT

De ambtelijk secretaris als hoeder en voeder van de groep - Margo Hendriks

NIEUWS: AS-opleidingen start met eerste HBO en Post-HBO vakopleidingen Ambtelijk secretaris en Adviseur Medezeggenschap

Wet- & regelgeving: Taal! Op de werkplek - Steven Jellinghaus

Pensioenen: In verkeerde handen - Hoe pensioenenquêtes gevaarlijk kunnen zijn - Mark Jordens

Financiën: Monitoren van de organisatie - Rob Latten

PRAKTISCH

De 7 beste apps voor digitale focus - Bouke van Kleef

BOEKRECENSIE

OR en financieel management. De geheimen voor de OR ontrafeld - Rob Latten en Jako van Slooten

Vacature

Ambtelijksecretaris ondernemingsraad LUMC (30uur|Amsterdam)

Wij zijn een ziekenhuis dat zich met passie inzet voor de inwoners van Amsterdam-Noord en omgeving. Onze kracht is ieders bevlogenheid en onze omvang. Samen werken we aan een duurzaam en innovatief BovenIJ. Zo zetten we ons in voor een toekomstbestendige gezondheidsorganisatie voor onze patiënten en medewerkers en dragen we bij aan een gezondere regio.

De Ondernemingsraad (OR), bestaande uit 13 leden, behartigt de belangen van de medewerkers in het BovenIJ ziekenhuis, zonder hierbij de belangen van de werkgever uit het oog te verliezen. De OR is een gelijkwaardige gespreks- en onderhandelingspartner van de Raad van Bestuur. De ambtelijk secretaris ondersteunt het Dagelijks bestuur (DB) van de OR, dat bestaat uit de voorzitter, vicevoorzitter en secretaris. Doe je met ons mee?

De functie

Word jij enthousiast van het ondersteunen en adviseren van de ondernemingsraad? Ben jij een echte spin in het web en fungeer je graag als schakel tussen de ondernemingsraad, de bestuurder en de medewerkers? Dan maken we graag kennis met jou!

Als ambtelijk secretaris zet jij jouw inhoudelijke kennis en organisatorische vaardigheden in om de medezeggenschap naar een hoger niveau te brengen en optimaal te laten functioneren. Jij bent de constante factor, de vraagbaak en het geheugen van de medezeggenschap. Op dagelijkse basis geef jij leiding aan de managementassistent. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor het organiseren en onderhouden van het netwerk van de medezeggenschap, zowel intern als extern. Samen zorgen jullie voor een open en motiverende sfeer voor de leden van de medezeggenschap, medewerkers en bestuurders.

Interesse in deze opdracht?

AANSTELLING

LUMC/bepaaldetijdmet uitzichtopvast

LOCATIE

Leiden

PROCEDURE

Desollicitatiegesprekken vindenplaatsopdinsdag 11juli2023.

GavoormeerinformatieofsolliciterennaardewebsitevanOR-ondersteuning (https://or-ondersteuning.nl/vacatures/ambtelijk-secretaris-ondernemingsraad-lumc-30-uur-p-w-leiden/)

ONTWIKKELINGEN OR-ONDERSTEUNING

ErisveelgaandebijOR-ondersteuningendaarzijnwe trotsop.Welopengraagevenlangsalleontwikkelingen:

UITBREIDINGTEAM

HetteamvanOR-ondersteuningheeftondersteuning gekregenvantweestudentenvandeHogeschool Rotterdam.DominiqueBernadina(BachelorHuman RecourceManagment)isgestartalsHR-assistenten RobinOpschoor(BachelorFinanceandControl)als assistentFinanciën.

Verderwordthetteamper3juliuitgebreidmetHester deWaal.Zijwordtverantwoordelijkvoormarketingen sales.Opdefotovanonsteamuitje(rechtsonderop dezepagina)ishetheleteamcompleet.

NIEUWPAND

Metdegroeivanonsteamwordtonspandaande Blekerssingelnatweejaartekleingeworden.Dezeweek tekenenwedekoopovereenkomstvooreengroter pand,zo’n750meterverderopaandeFluwelensingelin Gouda.

NIEUWEWEBSITE

Wellichthebjehetalgezien.Wehebbenonzewebsite vernieuwdeneen‘make-over’gegeven.Dewebsite heefteenrustigerbeeldgekregenmetmeeraandacht vooralleinformatieopdesite.Laatonsvooralweten wetenwatjeervanvindtenofjenogietsmist.

VAN OR-ONDERSTEUNING

STOER EN IN DE FINALE

Datonsteamsportiefis,wistenweal.Marizalietons ziendatzeooknogeensheelstoeris.Nahaar kwalificatievoordefinalevandeCrossfitNationals, hebbenwehaarmethetteamaangemoedigdtijdensde finale(halfapril)inZoetermeer.

TEAMUITJE

Opdinsdag13juniorganiseerdenweeenteamuitjemet hetgeheleteam,inclusiefdenieuwkomers.Hetweer wasgeweldigenwegenotendanookvaneenheerlijke lunch, metuitzichtoverHaarlemophetterrasvande Dakkas(bovenopparkeergarageDeKamp).Nadelunch vertrokkenwemetE-choppersrichtingBloemendaal vooreenduikinzeeenevengenietenvanhet strandleven.

AS-MAGAZINE #3

FUNCTIEWAARDERING AS

Roland de Bock & Ronald Borgts van Eprom organisatieadvies vertelden over functiewaarderingsystemen en het onafhankelijk advies dat zij gaan uitbrengen over de functiewaardering van de ambtelijk secretaris. In dit nummer van het AS-magazine wilden we u daarover informeren. Het advies bevindt zich in de afrondende fase, maar is nog niet gereed voor publicatie. Zodra we meer weten, hoor je weer van ons.

RECTIFICATIE

In het artikel ‘Reisbegeleider van de OR’ (een interview met vier ambtelijk secretarissen) stond de verkeerde functiebenaming bij Eleonora van Vloten. Dit moet zijn Adviseur Medezeggenschap.

SAVE THE DATE: KLANTENDAG

Opvrijdag29septemberorganiserenwijweeronze KlantendagopdeKNVBCampusinZeist.Hetbelooft weereenmooiprogrammatewordenmet interessantesprekers,workshopsennetwerken.Het programmastaatbinnenkortoponzewebsite. Vergeetnietdedatumalvastindeagendatezetten.

V.l.n.r.: Hester, Angèla, Bianca, Liza, Dominique, Minoux, Lizette, Robin en Mariza

IN THE SPOTLIGHT

NicoVerschoor StudentBestuurskundeénjuniorambtelijksecretaris

Jong en ambitieus

Maakkennismetdenieuwegeneratieambtelijksecretarissen

TIENSTUDENTENHEBBENVIAOR-ONDERSTEUNINGHUNPLEKINDEMEDEZEGGENSCHAPGEVONDEN.ZIJ

DOENNOTULEERKLUSSENOFZIJNAANDESLAGGEGAANALSJUNIORAMBTELIJKSECRETARIS,MEESTAL NAASTHUNSTUDIE.NICOVERSCHOOR(21JAAR)ISÉÉNVANHEN.HIJZITINDEAFRONDENDEFASEVANZIJN

BACHELORBESTUURSKUNDEAANDEERASMUSUNIVERSITYROTTERDAMENHIJVOLGTDEOPLEIDINGTOT JUNIORAMBTELIJKSECRETARISBIJAS-OPLEIDINGEN.WIJZIJNNIEUWSGIERIGWAAROMNICOVOORHETVAK

VANAMBTELIJKSECRETARISHEEFTGEKOZENENVOORALWATZIJNKIJKOPHETVAKIS.

DoorLizaArendsenAngèlaAbbo

Over hoe het begon

Hoebenjeeigenlijkinaanrakinggekomenmethetvak vanambtelijksecretaris?

“Nouhetbegoneigenlijkallemaalnajaar2022,wanttoen wasikopzoeknaareenbijbaan.Ikwasmetbezigmetde afrondingvanmijnminorenhadeenperiodevanongeveer viermaandendieikgraagwildeopvullen.Alleenhetlastige was:alsjeeenmaalopzoekbentnaareenbaandanzieje vaakniksenalsjenietzoekt,komjejuistweerheelveel dingentegen.Daaroverwasikaanhetsparrenmetmijn huisgenoot.Hijverteldeoverzijnvriendindievoor publiekeorganisatieswerkt.Dievriendin,Valentina,heeft mijdaarnaheteenenanderuitgelegdover ondernemingsradenendeondersteuningdaarvan.Enzij

heeftmijmetOR-ondersteuningincontactgebracht.Dat washetbegin.”

Wathaaldejouoveromvoorditvaktekiezen?De verdiensten,ofwashettochwatanders?

Lachend:“Nee,nee,watikvooralzochtwaseenbijbaan diekonbijdragenaanmijnontwikkelinginmijnstudie.Ik benalbestwelvermetmijnstudie,dusikdacht:Ikwilwat meermetdepraktijkkennismaken.Valentinaverteldemij ookoverdeveleaanknopingspuntenmethaareigen studie. Datikdusoverdingenkanmeepratenenvooral dingenhoordieikookweerterugziekomeninmijn theorieboeken.Datsprakmijheelergaan.Danzieje eindelijkhoehetdaadwerkelijkindepraktijkis.Datvindik heelvet!”

Over de opleiding tot AS

Alle studenten die voor OR-ondersteuning aan de slag gaan, volgen de opleiding voor junior ambtelijk secretaris. Dat geeft hen de handvatten en de kennis om opdrachten als notulist of junior ambtelijk secretaris uit te kunnen voeren. Ook Nico ging meteen van start met de opleiding en zat een week na zijn intakegesprek al bij de training Doeltreffend vergaderen.

Gingmetdieeerstetraininghetvakvanambtelijk secretariseenbeetjeleven?Kreegjeeenideehoehet allemaalzat?

“Ikvondhetleukommeetemaken.Ikweetnogdatikeen beetjezataftetasten.Vanoké,watvoormensenzullener komen,watmoetikaan?HetgrappigewasdatValentina ookindietrainingzouzittenenikhadmetORondersteuningafgesprokenomhaarniettevertellendatik ookzoukomen.Maarja,toenkonikValentinadusnieteen berichtjesturenomtevragenwatikaanmoesttrekkenen watdevoorschriftenzijn.Hetwashetuiteindelijkwel waardomValentina’sbliktezien,toenikopeens aankwam.

Tijdensdieeerstetrainingmerkteikalsneldatikeigenlijk nognietveelwistvanhetvak,zekerinvergelijkingmetde anderenindetraining.Voorenkelenvanhenwashetde laatstetrainingvandeopleidingenvoormijdeeerste.Dus somsdachtikwel:Oei,noumoetikweleveneengrotere stapzetten.Gelukkigwasereenheleprettigesfeer waardoorik,misschienindeogenvananderen,domme vragenkonstellen.Daardoorhadikmettussenstapjesalles ondercontrole.

MettweevanmijnstudievriendenBestuurskunde,dievia mijeveneensdevakopleidingambtelijksecretariszijngaan volgen,hebikeenspecialegroepschatopgezet.Hierin kunnenweervaringenuitwisselen,besprekenwevragen diewehebbenofhebbenwehetovereenopdrachtvoor eentraining.”

Hoeishetnujealeenaantaltrainingenhebtgevolgd?

Hebjejekunnenontwikkelenindefunctie,vooralook omdatjealverschillendeondernemingsradenhebt kunnenondersteunen?

“Zeker.TijdensdieeerstetrainingDoeltreffendvergaderen hadiknoggeenOR.Ikvondhetdanookheelmoeilijkom zakentekoppelenaanmijnervaringen.Naarmateermeer trainingenkwamenennaarmateikookmeerervaring kreegbinnendemedezeggenschapkonikdeinformatie dieikbinnenkreegmakkelijkercombinerenmetde ervaringendieikhebopgedaanbijverschillende opdrachten.Mijnkennisoverdemedezeggenschapisdan ookflinkgestegen.Zelfsindiematedatikhetheel interessantvindendatiknumijnscriptievoormijn bachelorwilkoppelenaandemedezeggenschap.Hetheeft duseennieuwewereldvoormegeopend.”

Over werk

Al snel na de eerste training is Nico begonnen met een interim opdracht bij de Raad van State. Daar heeft hij ruim vier maanden de ambtelijk secretaris vervangen. Na een inwerkperiode met de ambtelijk secretaris van de Raad van State kon hij voor het eerst echt kennismaken met het vak van ambtelijk secretaris.

Jebentzoineenvakgestaptdatjenognietkende.Hoe isdatvoorjou?

“Ikkwamdaarenhetgingvooraloverdebasics.Dus,ik hadeenpaarbasistakendieeigenlijkoveralaltijdwelbij vergaderingenvoorkomen;erwordteenagendaopgesteld. Nou,ikhadalwelervaringmetagenda’sopstellen.Ener werdeenverslaggemaakt.Ikmerkteweldatikdieeerste maanddebegeleidingvandeambtelijksecretarisecht nodighad.Ikkwameenbeetjeineengekkecyclus,ineen lopendietsterechtenmochthetstokjeovernemen. Gelukkighaddeambtelijksecretarisvoormijeenheel handigstappenplangemaaktmetdaarindezakenwaarik aanmoestdenken.Datheeftmijheelerggeholpen.

Nadekerstvakantiegingdeambtelijksecretariswegen stondikeralleenvoor.Inhetbeginwasdatbestspannend. Opeensmoestikdeopdrachtenhelemaalzelfstandig uitvoerenenwasikerookverantwoordelijkvoor.Bestwel eng.Bijvoorbeeldalsikeennieuwsberichtonlinemoest zetten.Maaralsikheteenmaalhadgedaan,hetwasgoed gegaanenikkreegercomplimentenover,dangafdatwel eenkick.Yes,hetisgelukt!Ikkanhet.Datgafvertrouwen endaardoorkonikverderdoorpakken. Hetdagelijksbestuurvroegalheelsnelaanmijhoeikvond datdeondernemingsraadfunctioneert.Toendachtikwel even:Ikhebnogwelheelweinigideeën,ikmoetnogeen hoopleren.”

Jehebtdaarnanotuleeropdrachtengedaanbijandere ondernemingsraden.Hoeisdatomeenheleandere ondernemingsraadtezien?Ziejegroteverschillen?

“Ikzatookbijeenuniversiteitsraad.Daarinzittennaast medewerkersookstudenten.Datwaswelhetgrootste verschil.Bijheelveelbedrijven,enookbijdeRaadvan State,gaathetomdemedewerkers,deambtenaren.Bijde universiteitginghetopeensookoverdestudenten.Dat waswelandersdanikhadgeleerdbijdeRaadvanState.Bij deuniversiteitsraadzatenooktweebestuurdersaantafel, terwijlbijdeRaadvanStatehetiederekeerdebestuurder endeondernemingsraadwas.Hetlastigevondikdater veeltermenvoorbijkwamen,dieiknognooithadgehoord.

Het heeft een nieuwe wereld

Ja,alleenindeagendastukken.Ikkreeggelukkigheelsnel deterugkoppelingdatalsikeentermnietwisthetgewoon opkonschrijvenendanhielpiemandvanderaadme daarmee.Dusdatwasfijn.”

EnnuzitjebijdeProvincieZuid-Holland.Hoeisdat?

“Jaleuk,maarookweerheelanders.BijdeRaadvanState stondikeropeengegevenmomentalleenvoorenwasik deenigeambtelijksecretaris.Ikzatineenkamertje, helemaalrechtsbovenindehoek.NubijdeProvinciewerk iksamenmetdrieanderenenishetveelmeerteamwerk. Elkemaandaghebbenweeenweekstart,waarinwe besprekenwatwedieweekgaandoen,welkezakener langskomenennogwatpraktischedingen.Ikondersteun zesverschillendemedezeggenschapscommissiesenben daardoornietdirectbetrokkenbijdeoverlegvergaderingof deondernemingsraadvergadering.Hetiswelbeetjegek datiknietmeekrijgwatertijdensdieoverlegvergaderingen allemaaltotindetailwordtbesproken.Maarikvindhetwel weerergleukomdiezesverschillendecommissies, eigenlijkmijnkleineondernemingsraden,tebegeleiden.”

Hoewistjewatjemoestgaandoenvoordie commissies?

“Elkecommissieheefteensoortvanvoorman.Datnoemen zedaareentrekker.Ikhadeenlijstjegekregenmetalle ledenvandeondernemingsraadenwieinwelkecommissie zit.Ikhebdetrekkersvandecommissieseenmailgestuurd meteenverzoekvooreenkennismakingsgesprek.Indie gesprekkenkonikeenbeetjeaftasten:oké,wat verwachtenjullievanmij?Watvoorondersteuning verwachtenjullie?Enwehebbenafsprakengemaaktzoals: datikeenweekvantevorendeagendapubliceerendat soortdingen.Hetwaseenwatmeeronderzoekende manieromerachtertekomenwatmijntakenwaren.Door diekennismakingwordik,denkik,welmeerbetrokkenbij diecommissies.Decommissieszijnheeldivers.Deene vergadertwekelijkszondervasteagenda.Zijbespreken vooralwattertafelkomtendatvindenzezelfprima,want hetpastbijhetonderwerpvandiecommissie.Eenandere commissiehebiknognietzoveelgehad.Zijvergaderen weermaandelijks.”

De Provincie Zuid-Holland was op zoek naar ondersteuning voor hun medezeggenschap. OR-ondersteuning heeft de Provincie aangeboden om de functie te laten vervullen door een senior en een junior ambtelijk secretaris, met een coachende rol voor de senior. Pauline Goossens coacht als zodanig Nico in zijn rol en in zijn professionele groei. Door haar begeleiding en advies kan Nico nog beter in de functie van ambtelijk secretaris groeien.

DeverkiezingenkomeneraanbijdeProvincie.Gaje Paulinehelpen?

“Ikweetnognietzogoedhoedieverkiezingenwerken,dus ikvindhetwelinteressantommeetekijken.Kijk,ikheber weleenbeeldvan,vooraldoordetrainingenoverdeWOR endeachterbancommunicatie,maarquapraktijkmoetik nogzienhoehetinzijnwerkgaat.Ikondersteunookeen commissiecommunicatiebijdeProvincieendiegavenmij alsopdrachtmeeomtekijkenhoehetzitmetde communicatierondomdeverkiezingen.Dusikkijkgraag metPaulinemee.”

Over het vak

In het grote AS-onderzoek van 2020 kwam naar voren dat de functie van ambtelijk secretaris vooral door vrouwen boven de 50 jaar wordt uitgevoerd. Een vergrijsd vak dus. We zijn benieuwd hoe Nico erover denkt.

“Watbedoelje?Ofhetvergrijsdis,ofdatjehetvergrijsd noemt?Ikhoorhetvakerdathetvergrijsdis,dusikhebhet gevoeldatdatdealgemenestemmingis.Maarikvindhet lastigomtezeggendatiksnapwaaromhetzovergrijsdis.

Nico met coach Pauline Goossens

Ik had niet kunnen bedenken dat ik met veel grote onderwerpen aan de slag zou gaan, die ik tegelijkertijd ook behandel in mijn studie. Die koppeling vind ik supervet!”

Ikdenkdathetvakteweinigbekendisbijjongemensen. Destudentendieiknuspreekendiebijdeopleidingzitten, kendenvoorheenhetbegripondernemingsraadnogniet heelgoed.

Ikhebnogeenandergrappigvoorbeeld.Opeengegeven momentwasikdusbezigmetdeRaadvanStateondernemingsraad.Iksprakerovermetmijnvaderentoen zeihijdathijzestienjaargeledeneenkortetijdvoorzitteris geweestvanondernemingsraadbijeenNederlandse zorgautoriteit.Ikdacht:huhdatwistikhelemaalniet.Dat washeelgrappigenikdacht:Ohwow,alsjediteenjaar geledentegenmijhadgezegd,danhadikmeergeenbeeld bijkunnenmaken.Nukonikhetmeteenheelpraktisch voormezien.

Watikookheelvaakhoordeindetrainingenisdatmensen eerstietsandersdeden,zebijdeondernemingsraad betrokkenraaktenentoendiecarrièreswitchhebben gemaakt.Ambtelijksecretarisisnietietswatmensen verzinnenalszedenken:watgaiklaterworden?”

Enzoudenzedatwelmoetendoen?

“Jajaja,wantikvindhetheelgaafdatjeviadezeweg betrokkenbentbijdegrotezakenvaneenorganisatie.Wat jehoort,waaroverjemeekandenken.Datjekuntzorgen datdestructuurvaneenraadfunctioneert,omuiteindelijk ookvoordeorganisatiegoedtefunctioneren.Datis natuurlijkmijneigenmening.Ikdenkdatjealsambtelijk ondersteunereigenlijkbezigbentomeenorganisatiebeter telatenfunctioneren.Alsjijervoorzorgtdatereengoed verslagligt,dataltijdallesklaarligt,zodatzijhetoverde inhoudkunnenhebben.Enalsjedanookkuntcoachenom desamenwerkingbinnenzo'nondernemingsraadte verbeteren,danbenjeeigenlijkindirectbezigomde medewerkersvertegenwoordigingendemedezeggenschap teverbeteren.Jemaakterdaneenbetereorganisatievan. Indirect,inmijnogen,hebjeerheelveelinvloedop. Maaralsjehetkleinziet,als:jeondersteunteencommissie ofderaad,danishetnatuurlijkevenwatmindersexy.Dus, alsjeniethetgrotereplaatjeeromheenziet,enjebentpuur enalleeneengroepaanhetondersteunen,dansnapikdat hetalsminderaantrekkelijkwordtgezien.Hetiseigenlijk hetgrotereplaatjedatverteldzoumoetenworden:wateen ondernemingsraadbetekentbinneneenorganisatie.”

NICO VERSCHOOR

OPLEIDING / CURSUSSEN

Jesnapthetgrotegeheel.Datistof!Hoeziejehet zitten?Jebentbinnenkortafgestudeerd,endan?

“Gaikdoormetmijnmaster.”

Dusvoorlopigwerkjenogwelalsambtelijksecretaris?

“Ikgametdemasterpubliekmanagementaandeslag,dus datheeftookweeroverlap.Enikgagraagdoormetmijn ambtelijksecretariswerkzaamheden.Ikzitsowiesototen meteinddecemberbijdeProvincie.Vanafdaarkijkik door.Misschieneenkeereengemeenteofeen semioverheid,ofietsdergelijks.Danhebikalleniveaus gehad.

Nogééndingetjedan:inhetafgelopennajaarhadikniet kunnenbedenkendatikinhetvoorjaareenbaanzou hebben,waarbijikmetheelveelgroteonderwerpenaan deslagzougaandieikeigenlijkooktegelijkertijdbehandel inmijnstudie.Diekoppelingvindiksupervet!”

Datzijnmooiewoordenommeeteeindigen!

• BachelorBestuurskundeErasmusUniversity,Rotterdam

• VakopleidingJuniorambtelijksecretarisondernemingsraadASopleidingen(2020-heden)

RELEVANTE WERKERVARING

• InterimambtelijksecretarisRaadvanStateDenHaag(dec2022-mrt2023)

• AmbtelijksecretarisProvincie Zuid-Holland(mrt2023–heden)

• Diversenotuleeropdrachten

Vertrouwenspersoon

DoorLizaArends

DeArbowetverplichtwerkgeversbeleidtevoerentegenongewensteomgangsvormen(artikel3,lid2).Indewetworden ongewensteomgangsvormen‘psychosocialearbeidsbelasting’genoemd.Discriminatie,seksueleintimidatie,agressieen geweldenpestenvallenonderdezepsychosocialearbeidsbelasting.Hetbeleidvanorganisatiesmoetzowelgerichtzijnop deaanpakvan‘interne’ongewensteomgangsvormenengrensoverschrijdendgedragafkomstigvancollega’sof leidinggevendenalsopongewenstgedragafkomstigvanzogenoemdederden,zoalsklanten.

Werkgeversmoetenbeleidvoerenompsychosocialearbeidsbelastingtevoorkomenenalsdatnietmogelijkis,omhetin iedergevaltebeperken.Ongewenstgedragvandezogenaamdederdenkomtweliswaarvakervoordan grensoverschrijdendgedragvancollega’sofleidinggevende,maarvandelaatsteisdeimpactvelemalengroter.

MededoordemisstandenbijdeVoiceofHolland,DWDDenrecentelijkookbijNOSSport,isersteedsmeerbehoefteom beleidbijongewenstgedragenmisstandengoedteregelenbinnendeorganisatiesenzorgtedragenvooreenveilige werkomgeving.

TAKEN VERTROUWENSPERSOON

Dehoofdtaakvandevertrouwenspersoonligtindeopvang,advisering,ondersteuningenbegeleidingvande medewerkerdielastervaartvanongewensteomgangsvormenopdewerkplek.Devertrouwenspersoonheeft volledigegeheimhoudingtenzijersprakeisvaneenernstigstrafbaarfeit,zoalsbijvoorbeeldverkrachtingofmoord.

Eentweedebelangrijketaakvandevertrouwenspersoonbetrefthetgevenvanvoorlichtingbinnenorganisaties overderol,taakendekaderswaarindevertrouwenspersoonwerkt.Daarnaastmagenkandevertrouwenspersoon gevraagdenongevraagdadviesgevenaandirectie/HRofandereleidinggevenden.Indiendaarvooropgeleidkande vertrouwenspersoonookwordenbenaderdvoorintegriteitsschendingenzoalsbijvoorbeeldfraude.

Wetsvoorstelvertrouwenspersoon/instemmingsrechtOR

IndeTweedeKameriseeninitiatiefwetsvoorstel(wijzigingArbowet)aangenomenwaarbijorganisaties verplichtwordenomeenvertrouwenspersoontehebbenenkrijgtiederewerknemereenwettelijk rechtoptoegangtoteenvertrouwenspersoon.Daarnaastwordtdepositievandevertrouwenspersoon indeorganisatieversterkt.Hetdoelis:

• hetterugdringenvanongewenstgedragopdewerkvloerenhetcreërenvaneenveilige werkomgevingvoorállewerknemers.

• defunctievanvertrouwenspersoononderdeaandachtbrengenbijdewerknemers.

• geïnteresseerdegeschiktekandidatenhiervooropleidenofeenexternevertrouwenspersooninde armtenemen(viaeenbrancheverenigingofarbodienst).

• deondernemingsraad(OR)enpersoneelsvertegenwoordiging(PVT)krijgeninstemmingsrechtbij deaanstellingvaneenvertrouwenspersoon.

• vertrouwenspersonenkrijgendezelfdewettelijke(ontslag)beschermingalsbijvoorbeeldledenvan demedezeggenschapendepreventiemedewerker,zodatdeonafhankelijkepositievaneen vertrouwenspersoonindeorganisatiewordtversterkt.

DatbetekentdatjealsORookinstemmingsrechthebtopdewerkwijze,hetprofielende functiebeschrijvingbijhetaanstellenvaneen(externe)vertrouwenspersoon.

VertrouwenspersoonbijOR-ondersteuning

OR-ondersteuningisverantwoordelijkvoorveiligewerkomstandighedenvanhetkantoorpersoneelen deuitzendkrachten.Uitzendkrachtenkunnenindepraktijkookeenberoepdoenopde vertrouwenspersoonvandeopdrachtgever.Hetisnogweldevraaginhoeverredevertrouwenspersoon vandeinlenendepartij(opdrachtgever)makkelijktoegankelijkisvoordeuitzendkracht.

DaaromheeftOR-ondersteuningzelfeenexternevertrouwenspersoonaangesteldvoorzowelhet kantoorpersoneelalsdeuitzendkrachten.JokevanderZandenisgecertificeerd vertrouwenspersoonènambtelijksecretarisadviseur.

WieisJoke?

JokeisgecertificeerdVertrouwenspersoon ongewensteomgangsvormenenintegriteit (HobéonSKOcertificering)enlidvande LandelijkeVereniging Vertrouwenspersonen(LVV)enalszodanig opgenomeninhetlandelijkregister Vertrouwenspersonen.

DaarnaastbeschiktJokeoverruime ervaringmetdewerkzaamhedendie OR-ondersteuningverrichtenaanbiedtaan dediverseorganisatiesenkanzijzichgoed verplaatsenindesituatiewaarinde medewerkers,uitzendkrachtenenOR’shun werkverrichten.Jokeheeftinhetverleden ookalsuitzendkrachtgewerktvia OR-ondersteuning.

VoordeZZP’ers

UiteraardkanJokeookgebeldwordendoor ZZP’ers,diewerkzaamzijnvia OR-ondersteuning,enbehoeftehebbenomte sparren.

JokeisopgenomeninhetexpertiseteamvanOR-ondersteuning.Haargegevenswordenbinnenkortopgenomenoponze website.WiljeindetussentijdmetJokesparren,neemdancontactmetonsopenwebrengenjedirectmethaarin contact.

Joke van der Zanden met Liza Arends

Nieuwe opdrachten OR-ondersteuning

WEKELIJKSSTARTENNOTULISTEN/AMBTELIJK SECRETARISSEN/ADVISEURSBIJEENNIEUWE OPDRACHTGEVER.

SOMSINTERIM,SOMSSTRUCTUREEL.INDIENSTVERBAND, ALSZZP’EROFUITZENDKRACHT.FULLTIMEOFPART-TIME.

Welkom in ons team!

Anniek Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Intravacc

Aster Saxo Bank Duo+ Barbera Gemeente de Wijdemeren Els Abrona Epie Rijksuniversiteit Groningen Eric

Technische Universiteit Eindhoven - diverse commissies Geertjan

Windesheim Almere Hanna Detailconsult Supermarkten BV Detailresult

ServicesBV Bacu Inge Bayer Ingrid SMO Breda / Veilig Thuis West-Brabant / Vrouwenopvang Safegroup Jan Windesheim Almere Windesheim Zwolle Jennefer

Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Progresso Johan Gemeente Den Haag Equans

Jolanda Nyenrode BAM Surplus Jorinde Stadgenoot Julia GGZ Delfland

Lieve Purmerendse Scholengroep Marielle Huisartsenpost Rijnmond Marino Woonplus

Marjan Nedcargo Maxime Upfield Stichting Amsterdamse Gezondheidscentra

Michiel Sanofi Genzyme New Motion Miriam LabMicta Mirka Sanquin OR

Nico Provincie Zuid-Holland Niek Ministerie J en V

OR-ondersteuning Stadgenoot Paula Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland Midden Pauline Provincie Zuid-Holland

Petra Careander Sabine Stichting Kalorama Saskia

Saxo Bank Valentina Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Willy MeeSamen

Bovenstaand overzicht is van 1 januari 2023 tot 1 mei 2023

De bevlogenheid van de ambtelijk secretaris

Watisernodigomalsambtelijksecretarisbevlogenteblijveninjewerk? DievraagwerdbeantwoordtijdenshetNa-tafelenop12april.

OR-adviseurBobvanWeert–onzegespreksleiderdieavond– weeterallesvan; hijisafgestudeerdophetonderwerpbevlogenheid.

HETUIT VELDWERK

Eengemêleerdgezelschapvanachttienambtelijk secretarissen–doorgewinterdenkersversinhetvak, constateerdemetBobdatdewereldomonsheensnelverandert.Ontwikkelingen alsflexibilisering,digitalisering,individualisering entendensenalssteedsmeervantop-downnaarnetwerkorganisatieszorgen ervoordatorganisatiesveranderen.Endemensendieerinwerkenmoetendus meeveranderen.Hoehoudjezeenthousiast?

Bevlogenheidkomtvoortuitintrinsiekemotivatie. Organisatieskunnendatstimulerendoortezorgenvoor autonomie,meesterschapenzingeving.Drieaspecten diezorgenvoor drive.Insteedswisselendegroepjes besprakendeaanwezigenhoehetbijhenzitmetdie drive.Datleverdeleukegesprekken,mooieinzichtenén nieuwecontactenop.

ONZE JAARLIJKSE PAASEITJES; enkele reactie die wij ontvingen

Ruben Houweling over zijn missie als voorzitter van de Commissie Bevordering

Medezeggenschap

“Het spanningsveld in de medezeggenschap is buitengewoon fascinerend”

EVEN VOOR STELLEN

Ruben

Houweling CommissieBevorderingMedezeggenschap

PROF.MR.RUBENHOUWELINGWERDINNOVEMBER2022BENOEMDTOTVOORZITTERVANDECOMMISSIE BEVORDERINGMEDEZEGGENSCHAP.WESPREKENHEMOPEENZONNIGELENTEDAGINHETGEBOUWVANDE SER.HOUWELINGISEENGEDREVENJURISTENENORMGEBOEIDDOORHETONDERWERPMEDEZEGGENSCHAP. HIJVERTELTENTHOUSIASTOVERDEROLDIEHIJVOORDEKOMENDETIJDZIETVOORDECBM.ENUITERAARD PRATENWEOOKOVERDEROLENPOSITIEVANDEAMBTELIJKSECRETARIS.

Hetspanningsveldmedezeggenschap

RubenHouwelingsfascinatievoormedezeggenschap ontstondtijdenszijnstudiearbeidsrecht.Hijkijktmet plezierterugopzijnperiodealslidvanhet faculteitsbestuur.Daarmaaktehijkennismetallerlei gremiavanmedezeggenschapeninspraak.Dedynamiek vanmedezeggenschapbleefhemboeien.Hijzegthierover: “Ikwordaltijdheelenthousiastdaarwaareen spanningsveldontstaattussenmensendieopdeeenof anderemaniermetelkaarietsmoetendoen,totelkaar veroordeeldzijn.Datspanningsveldkomtinde medezeggenschapheelmooitotuitdrukking.Deenekant zegt:‘Alsondernemer/bestuurderwiliknatuurlijkeen gedragenonderneming,wilikdatmijnbusinessookeen beetjedoormijnwerknemerswordtuitgeademd.Maar tegelijkertijdbenikookdebaasenwilikhetdoenzoalsik hetwildoen.’Endeanderekantzegt:‘Ikwilalswerknemer

kunnenmeepraten.Ikmaakimmerseentijdlangdeeluit vandezerechtsorde’.Tegelijkertijdiserookeenander spanningsveld:hetgaatommedezeggenschap;jebent geenaandeelhouderdiebepaaltwatdekoersmoetzijn. Datspanningsvelddatvindikbuitengewoonfascinerend.”

Bevorderenvanmedezeggenschap

GevraagdnaarderolvandeCBMlegtHouwelinguitdathet bevorderenvanmedezeggenschapwathembetrefttwee elementenkent.Teneerstemoetmedezeggenschap geborgdzijn.Jekuntpasietsbevorderenalsheteris.Dat houdtindatoveralwaarmedezeggenschapvantoepassing is,ereenpassendevormvanzoumoetenzijn.Tentweede wordtsomsnietvoldaanaandewettelijkevoorwaarden voormedezeggenschap,terwijleropzichwel medezeggenschapwordtuitgeoefend.Waaromdatis, intrigeerthem.“Watkunnenwedaarvanleren?Watzegt

DoorLizaArendsenHeleneHubers

dat?Maarookomgekeerd:watzijnde belemmeringen?Ofwaaromzijner ookorganisatieswaargewoongeen invullingwordtgegevenaandie medezeggenschap?Endatkandan wellichtzijn,omdatmenzegt‘wezijn gewoontecomplexomdithelemaal vormtegeven’.”

AlshetaanHouwelingligt,gebeurt bevorderenvanmedezeggenschap nietalleenineenvergaderzaal.De ledenvandecommissiegaaneropuit. “Hetzouheelmooizijnalsweover eenjaarofdrie,vierkunnen terugblikkenenzeggen:allepartijen diezichindemarktbezighoudenmet medezeggenschap–dusdatzijn zoweldeOR’s,PVT’s,ondernemingen, detrainersvandetrainersverenigingenendelezersvanhet AS-magazine–ziendeCBMalseen natuurlijkepartneromtekunnen sparrenenkennistedelen.Ensoms ookomtekunnenzeggen:ditwerkt niet,Helponsomtotwetgevingte komen.”

Driespeerpunten

DekomendeperiodewilHouweling zijnschouderszettenonderdedrie speerpuntenvandeCBM.Naleving vandeWORisereenvan.Hijerkent datnalevingnegatiefkanklinken, maarzoishetnietbedoeld.Erzijn organisatieswaardemedezeggenschapnietdooronwil,maardoor onwetendheidofonkundenietvande

grondkomt.Eenander speerpuntisde strategische medezeggenschap.Om hetgesprekopdatniveau tekunnenvoeren,moet erwelaleengoed lopendedialoogzijn tussenbestuurderen medezeggenschapsorgaan.Dat gesprekkanbijvoorbeeldgaanover krapteopdearbeidsmarkt, digitalisering,milieueffectenende impactophetbedrijf.Hetlaatste speerpuntisverjongingen vernieuwing.Lachendvraagt Houwelingofwehemmisschien kunnenhelpenaaneenbetereterm, “wantmetverjonginglijkthetalsof wezeggen:alsueenbepaaldeleeftijd heeftdanzienweulievernietmeerin demedezeggenschap.Endatis absoluutnietdebedoeling!Hetgaat vooralomwatde21e eeuwofhetjaar 2030vraagtaantypemedezeggenschapenhoejeiedereeninde ondernemingkuntbetrekken.”

SOMS HELPT HET ALS ER IEMAND ZIT

DIE ZEGT: ‘IK WEET HOE HET WERKT’”

eigenlijk?’.Deambtelijksecretariswas eensoortspelverdelerdiezorgdedat erwatstructuurwas;daterook opvolgingkwamaanwaterallemaal tijdenszo’nvergaderingwas besproken.Endiekonzeggen:‘Dit moeteerstnognaarde opleidingscommissievoorwehier eenbesluitoverkunnennemen’.Het wasiemanddieonsregelmatigbijde leshield.”

Ambtelijksecretarisals spelverdeler

Deambtelijksecretarisisvoor Houwelinggeenonbekende.Inhet faculteitsbestuurmaaktehijerkennis mee.Enhijzagindepraktijkwatde meerwaardeervanis.Lachend:“In mijntijdwarenhetvrijchaotische vergaderingen,waarinjesomsdacht: ‘Bijwelkagendapuntzittenwe

MEER OVER DE CBM

Zekerbijeenuniversiteitishetprettig alseriemandisdiezorgtvoorde continuïteit,beaamtHouweling.Het bestuurwijzigtomdevierjaarmet eennieuwedecaanofiniedergeval nieuwebestuursleden.“Datzijnin onsgevalmensen,tjadiewaren gisterennoggewoononderzoeker; diehebbennognooitgewerktmet medezeggenschapsstructuren.En danhelpthetwelalsdaariemandzit diezegt:‘ikweetwelhoehetwerkt’.”

InhetvorigenummervanhetASmagazinekwamSimonSibma, voorzitterraadvanbestuurvande SocialeVerzekeringsbank,aanhet woord.Hijsteldedatdeambtelijk

DeCommissieBevorderingMedezeggenschap(CBM)bestaatsinds2012enisverankerdindeWetopde ondernemingsraden.DekerntaakvandeCommissieBevorderingMedezeggenschapisinbredezinbevorderenvan demedezeggenschapendekwaliteitervaninondernemingen.Anderetakenzijnadviserenvanderegeringenhet parlementovermedezeggenschap,behandelenvanverzoekenvanondernemingenomontheffingvandeORinstellingsplichtenhetmonitorenvandetweebedrijfscommissies.Leidraadisdatdewerkzaamhedenvande commissieeentoegevoegdewaardemoetenhebbentenopzichtevanwataldoorbetrokkenorganisaties, medezeggenschappersenbestuurderzelfwordtgedaan.

SpeerpuntenCBM-2023

1. Strategischemedezeggenschap

2. Verjongingenvernieuwingvanmedezeggenschap

3. NalevingvandeWOR

secretarissteedsbelangrijkeris gewordenvoordecontinuïteiten professionaliteitvande medezeggenschap.Houwelingdeelt dezevisie,maarhijheeftweleen kanttekening.Terwijlhijzijnwoorden zorgvuldigkiest,legthijuit,dathij nietweetofeenvolgendestapzou moetenzijndatdeambtelijk secretarisals‘onderdeelvandeOR’in dewetzoumoetenstaan.“Bijgrote organisatiesmetallerlei geïnstitutionaliseerdeoverleggremia, ismedezeggenschapbijnaeen dagtaak.Daarkunjeditwerkgoed beleggenenhebjedemiddelenom hetzijiemandintehurenofdaar permanentvoorvrijtemaken.Daar waardeorganisatieskleinerzijn,kan ikmevoorstellendatereen spanningsveldontstaattussen medezeggenschaporganiserenen zakenalskosten.Ikbesefdathet complexis,maarikzouheelgraag willenwetenwatdebelemmeringen zijn.”

Artikel17

Wekrijgenhetoverartikel17vande WOR:defaciliteitenvande ondernemingsraad.

OnderzoeksbureauBerenschot schreefeenpaarmaandengeledenin eenonderzoekvoorhetministerie vanOCWdatdeambtelijke ondersteuninggelezenmoetworden alseenvandiefaciliteiten.Houweling isheterdeelsmeeeens.Voorgrote encomplexeorganisaties,zoalsinhet onderwijsendezorgkaneen ambtelijksecretarisvolgenshem buitengewoonnuttigzijn.Maardatis nietoveralhetgeval.“Hoeikzelfaltijd 17hebgeïnterpreteerd,isals maatwerk.Persector,per ondernemingmoetdeondernemer hetmedezeggenschapsorgaanin staatstellenenfaciliterenomhet werkgoedtekunnendoen.Variërend vaneenvergaderruimtetotde ondersteuningdiezenodighebben. Maaralszo’nclubzegt:‘datkunnen wijprimazelf’,endatwillenzeook,ja, danzouhetgekzijnomtezeggen:ja, maarermoetperse…”

Voordatambtelijkeondersteuning verankerdkanwordenindewet, moeteniniedergevalgoedeanalyses wordengedaan.Houweling:“Voormij zouhetstappenplanzijneerstte kijkeninwelkesectorenwel,watzijn

RUBEN HOUWELING

RubenHouwelingstudeerdeNederlandsrechtaandeErasmus UniversiteitRotterdam.In2009promoveerdehijenwerdhij benoemdtotuniversitairhoofddocentArbeidsrecht.In2011volgde debenoemingtotbijzonderhoogleraarArbeidsrecht.

HouwelingismedeoprichterenredacteurvanhetTijdschriftvoor deArbeidsrechtpraktijk(TAP).

Op 17 juni 2022 heeft de ministerraad, op voordracht van de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, ingestemd met de benoeming van Houweling tot kroonlid van de SociaalEconomische Raad (SER). De benoeming duurt tot 1 april 2024, waarna herbenoeming mogelijk is.

In november 2022 is hij benoemd tot voorzitter van de Commissie Bevordering Medezeggenschap.

deervaringen,welkesectorenniet, waaromdanniet.AlseenORaangeeft ‘wijblijvenopachterstand,wijzijn nietgenoegempoweredomditte kunnendoen,wijhebbenwat ondersteuningnodig’,danzouje kunnenkijkenofdatonderde redelijkheidstoetsingvanartikel17 kanvallen.Volgensmijisdiebest mooiinterpretabelomtebepalenwat redelijkerwijsnodigisomdieORin staattestellenhetwerktedoen.”

Vooralsnogstaatdeambtelijk secretarisnietopdeagendavande CBM.Maar,constateertHouweling,als onderdeelvandedriespeerpuntenis heteenmooionderwerpomnogeens verderovernatedenken.

Van notulist tot adviseur medezeggenschap

EEN CARRIÈRE BIJ ÉÉN WERKGEVER

JEANNEVANHOOFISEENBEKENDPERSOONIN‘AMBTELIJKSECRETARISLAND’.ZEWASDEOPRICHTEREN MODERATORVANDEEERSTEAS-LINKEDINGROEP:‘DEASVANAMBTELIJKSECRETARIS’.ALSAMBTELIJK SECRETARISWERKTEZEALTIJDBIJSCHIPHOL.INMIDDELSHEEFTZEDEPENSIOENGERECHTIGDELEEFTIJD BEREIKT,MAARSTOPPENALSAMBTELIJKSECRETARISWILZENOGNIET.IKWASBENIEUWDNAARHAAR CARRIÈREENWATHAARZOGEDREVENMAAKTVOORHETVAK.ENDATWASEENMOOIEREDENENOMHAARIN DESPOTLIGHTTEZETTENEN–OPSCHIPHOL–EENKOPJEKOFFIEMETHAARTEGAANDRINKEN.

DoorLizaArends

IN THE SPOTLIGHT

JEANNE VAN HOOF

IkontmoetJeannevanHoofbijWings,eencaféindeoude verkeerstorenvanSchiphol.JeannewerktbijdeSchiphol Groupenwastotvoorkortnogadviseurmedezeggenschap vandeSchipholOR.Onderhetgenotvaneencappuccino besprekenwehaarcarrière:hoezijisgegroeidvanambtelijk secretaristotadviseurmedezeggenschap,zondervanbaante hoevenwisselen.

Jeanneisenergiek,vertelthonderduitenheefteenbakaan ervaringwaarzeuitkanputten.Zeheeftveelkennisoverhet vakvanambtelijksecretarisenadviseurmedezeggenschap, datisduidelijk.Datcombineertzemetgroteliefdevoorde medezeggenschapenhaarvak.

In2001solliciteerdeJeanneopeenvacatureinhetplaatselijk sufferdjevoorambtelijksecretarisORopSchiphol.Zewas toennoguitvoerendsecretarisvandedorpsraad.Tijdenshet sollicitatiegesprekbleekdathetomeenCORentienOR’sging diezesamenmeteencollega-ASzouondersteunen.Zo’n negentigprocentvandetijdzouaannotulerenworden besteed.

Indieperiodewarendevakbondenruimvertegenwoordigdin deORenheersteereengroot‘wij-zij’gevoel.Jeanne:“Ikging hiereerstinmee,omdatiktoennoggeeneigenvisieopde medezeggenschaphadontwikkeld.Ikhadnatuurlijknog onvoldoendeervaringinhetvak.Naarmateikmeverder ontwikkeldepakteikmeertakenop.Zobenikde introductietrainingengaangevenvoorOR-ledenénpotentiële OR-kandidaten.Hiermeekonikmeprofilerenalsdeskundige ophetgebiedvandemedezeggenschapenzagenstartende OR-ledenmijsteedsmeeralsadviseur.Ookhebikde vakopleidingambtelijksecretarisgedaanenbenikflinkgaan

netwerken,zowelinternalsextern.Ikbenookaangesloten bijeenintervisiegroep.”

Overdeontwikkelingvan demedezeggenschapzegt

Jeanne:“EénvandeOR’sgingwerkenvolgenshet dialoogmodel.Erkwammeeraandachtvoordeinhouden het‘bekvechten’overproceduresverdweensteedsmeer.Ik hebdezewerkwijzeomarmdeneraanbijgedragendatdit verderwerdingevoerd.”IntussenwerktdeOR(Schiphol heeftnuéénORmetkiesgroepen)volledigvolgensdit modelenisparticipatieoponderdeelniveau(de kiesgroepen)ingevoerd.Debesluitvorminggaatvlotteren snellerendeORheeftmaximaleinvloed.

Jeanneoverhandigtmijhaarvisitekaartjewaarop‘adviseur medezeggenschap’staat.Hetishaarnietkomen aanwaaienendedoorontwikkelingvanambtelijksecretaris naaradviseurheeftwatjaartjesgekost.SommigeOR’s

Advies van Jeanne van Hoof voor de ambtelijk secretaris

VAKKENNIS

warenbestmoeilijkenzekreegnietaltijdderuimteom haarrolgoeduittekunnenvoerenofinpositietekomen. Ditheefthaarernietvanweerhoudenomzichteblijven ontwikkelenenhaarpositietepakken.Uiteindelijkkreegze invloedopdeinhoudéndetitelvanhaarfunctie.

VoorJeannezelfishetbelangrijkgeweestom eigenaarschapteontwikkelen,zodatzebetrokkenkonzijn bijdegroep,zondererinhoudelijk(emotioneel)in verwikkeldteraken.Datlaatstegaattenkostevanje neutraliteitalsambtelijksecretarisendanloopjehetrisico dwingendtegaanadviseren.DeORmoetaltijdeeneigen keuzekunnenmaken.

TotslotishetvolgensJeanneessentieelomcreatieftezijn enopentestaanvoornieuweideeënenanderewegen.

Zorg dat je blijft leren. Met de OR op cursus is onvoldoende. Jeanne heeft naast de vakopleiding ambtelijk secretaris ook organisatiepsychologie gestudeerd. Ook kennis van de taal is belangrijk, zodat de stukken professioneel en helder, zakelijk en neutraal geschreven zijn. Leer ook over adviesstijlen, (team)coaching en werkvormen. Zo draag je eraan bij dat de groep optimaal kan functioneren.

KENNIS VERBREDEN

Pak losse taken of projecten op. Jeanne ondersteunde bijvoorbeeld ook een bezwarencommissie en leerde veel door te sparren met andere voorzitters. Ze heeft ook bijgedragen aan het opzetten van het OR-Arbo-netwerk Schiphol.

INTERVISIE EN NETWERKEN

Contact met andere AS’en biedt de mogelijkheid om te horen hoe het anders kan, tips & tricks te krijgen, emoties te delen en veel te leren van anderen. Om dit te stimuleren richtte Jeanne de LinkedIngroep ‘De AS van ambtelijk secretaris’ op. Die biedt ambtelijk secretarissen een veilige digitale omgeving om informatie en ervaring uit te wisselen, zonder commerciële belangen. De groep wordt inmiddels beheerd door andere moderators.

Jeanne van Hoof is na haar functie als uitvoerend secretaris van de Dorpsraad Sloten in 2001 in dienst getreden bij Schiphol. Daar werkt ze alweer 22 jaar als adviseur medezeggenschap en ondersteunt en adviseert ze medezeggenschapsorganen van Schiphol. In de tussentijd heeft ze als vrijwillig chauffeur gewerkt in de Sneeuwvloot op Schiphol en is ze secretaris van diverse stichtingen (alle aan vliegen gerelateerd).

OMDEORGOEDTEKUNNENADVISERENENBEGELEIDEN,ISHETBELANGRIJKDATDEAMBTELIJK

SECRETARISEENGOEDBEELDHEEFTVANHETOR-TEAM.METWATVOOR‘TYPES’HEBJETEMAKENENHOE JEZEHETBESTEKUNTBENADERENENCOACHEN.

INHETMEDEZEGGENSCHAPSWERKVELDKOMENWEDIVERSEMETHODENTEGENOMINZICHTTEKRIJGENIN DEGROEP.EENAANTALBEKENDEZIJNDISC,INSIGHTDISCOVERY,BELBINENDEROOSVANLEARY.EENIETS MINDERBEKENDEMETHODE(VANNEDERLANDSEBODEM)ISDEINSA-METHODE.HETTEAMVAN OR-ONDERSTEUNINGLIETEENPROFIELSCHETSMAKEN,VANZOWELDEINDIVIDUELELEDENALSHETTEAM INZIJNGEHEEL,ENHERKENDEZICHERIN.

DoorLizaArends

Zo’ntienjaargeledenkwamikvoorheteerstinaanraking metdemethodevanhetInstituutvoorNon-verbale Strategie-Analyse(INSA).Ikkeekgraagnaardeserie Lie to me.Daarinwerdenleugenaarsontmaskerddoortekijken naarmicrobewegingeninhungezichtennaaranderenonverbalesignalen.OmdatdemethodevanINSAookstoelt opmicrobewegingeninhetgezichthebikmeopgegeven voordebasisworkshop.Ikwasmeteenfanvandeze methode.Zondervragenlijstenkonikobjectiefenvrijwel directvaststellenwelke‘type’persoonvoormijzatenhoe ikhemhetbestekonbenaderen.

Intussenisdezemethodedoorontwikkeldenligter wetenschappelijkonderzoekaantengrondslag.Tijddus omoprichterHermanIlgenenzijncollegaSaraMakkenze tevragenhoeheternuvoorstaatmetdezeunieke methode.Enikbenvooralbenieuwdhoedeambtelijk secretarishaarkaninzetten.

HermanIlgen:“Alsonderhandelaarwasikbenieuwdhoe hetkwamdatdeinteractietussenpartijensomsmakkelijk

verliepofjuisthelemaalniet.Daarbijkeekiknietnaarde inhoudvanhetgesprek.Inmijnzoektochtontmoetteik BarryGoodfield,dieeentheoriehadoverhoegezichten latenzienopwelkemaniermensenmetspanningomgaan. Dithadgeenwetenschappelijkebasismaarvestigdewel mijnaandachtopdebetekenisvangezichtsuitdrukkingen, dieoverigensbijnahelemaalonbewustzijn.”

Hermanwasgeïntrigeerddoordegezichtsuitdrukkingen diemensenindividueelheelvaaklatenzien.Daarwasnog geenwetenschappelijkonderzoeknaargedaan.Samen metdeUniversiteitvanAmsterdamheefthijeenonderzoek opgesteldomtetoetsenofdezerepeterende microbewegingeneenbronvanbetrouwbareinformatie vormen,dieietslatenzienoverdepersoonlijkheidvaneen persoon.Ditonderzoekisin2021gepubliceerd.¹

SaraMakkenzeisbijINSAaangehaakttoenzijnet afgestudeerdwasalspsycholoog.Ineersteinstantiewasze vrijsceptisch,maarzebesloottochaanhetonderzoekdeel tenemen.

Wat jeoverogen je verklappen

DeINSA-methodeverbetertdecommunicatie dankzijhetmetenvanmicrobewegingen

Sara:“Ikvondhetfascinerendenbenhetgehele onderzoekerbijgebleven.Ikhebmijvervolgens aangeslotenbijINSA.Naastmijnfunctiealsdocentbijde UniversiteitLeidenbeniknubestuurslid,traineren adviseurteamontwikkelingbijINSA.Ikvindde teamontwikkelingstrajecten- zoalsikhebgedaanhebvoor OR-ondersteuning-erginteressantomtedoen.Daarnaast zieikeroptoedatdeINSA-methodeingezetwordtvoor communicatie-/interactiedoeleindenennietalseen psychologischinstrument.”

Watdezemethodezobijzondermaaktisdatzeobjectief, dynamisch,directtoepasbaareninteractiefis.INSAmaakt geengebruikvan(subjectieve)vragenlijsten,maarjekunt

SARA MAKKENZE

direct,realtime,demicrobewegingenvandeanderzienen interpreteren.Demethodevraagtdaarnaastdatjeleert kijkenzonderoordeel,waardoorjegestimuleerdwordtom ookzonderoordeelincontacttetreden.

HermanwilhetINSA-gedachtengoedzoveelmogelijk verspreidenomdeinteractietussenpersonente verbeteren.

¹Meerwetenoverhetonderzoek: https://doi.org/10.1080/02699931.2021.1877118

HERMAN ILGEN

SaraMakkenzeisafgestudeerdindesocialeen organisatiepsychologie.

ZewerktalsdocentpsychologieaandeUniversiteit Leiden,waarbijzijvooralartsenleertcommunicerenmet patiënten.Sinds2021iszijbestuurslidbijhetINSAInstituutenleidtzijINSA-trainersop.Ookadviseertzij bedrijvenophetgebiedvanteamontwikkeling.

HermanIlgenheefttheologieenbedrijfskunde gestudeerd.Hijwasonderhandelaarvoor werkgeversverenigingAWVN,voordathijalsHR-directeur gingwerkenvoorGistBrocades.Navierjaarbesloothijin 1997omalszelfstandigeonderhandelaaraandeslagte gaan.HijheeftregelmatigOR’shieringetraind.In2011heeft hijhetINSA-Instituutopgericht. Hijisdaarwerkzaamalstrainerenonderzoeker.

DE INSA-METHODE UITGELEGD

Inonzecommunicatiemetanderen(maarookalleen) latenwijtalrijke,snelleensubtielemicrobewegingenin hetgezichtzien.Datzijnbewegingendiebijeenindividu intienminutenzomaartientallenkerenofzelfsmeerdan honderdkeertezienzijn.Hetgebeurtvooralonbewust. Deanderregistreerteninterpreteertdieneigingen.Ook onbewust.Onbewustbetekentook:nietbeïnvloedbaar.

Dezemicrobewegingenzijneenbetrouwbarebronvan informatieenlatenziendatelkindividueeneigenset heeftvaneensteedsherhalendrepertoireaan microbewegingen,ongeachtdesituatie.EenPersoonlijk Non-verbaalRepertoire(PNR)datzichtgeeftopde persoonlijkheidendaarmeesamenhangend voorkeursgedragvandepersoon.

Dezepersoonisgeneigd omruimtetegevenaan deander,is ondersteunend,rustigen toegeeflijk.Hijhoudtvan eenontspannenen rustigesfeer,heeftruimte nodigvoorzijneigen tempoenheeftaandacht voorgevoel.

Herkenningtype1 witonderdeirisis zichtbaar,deelsgeloken ogenenogensluitendeels bijhetknipperen (deelknippers).

Dezepersoonisalerten actief,resultaatgericht, flexibelenrelativeerteen probleemdooreranders naartekijken.Hijhoudt vanresultaatgerichte actie,tempoen tegenwicht.

Herkenningtype2 optrekkenwenkbrauwen enoogledentegelijkertijd.

Dezepersoonisanalytisch sterk,issystematischen gestructureerd, oplossingsgerichten geconcentreerd.Hijheeft behoefteaan voorspelbaarheid,logica eninhoudelijkekwaliteit.

Herkenningtype3 aanspannenonderste oogleden.

Dezepersoonisbereidtot contact,isextraverten open,oplossingsgericht encompromisbereid,hij relativeertproblemen doorerandersnaarte kijken.Hijheeftbehoefte aansoepelcontact, oplossings-en compromisbereidheiden heeftaandachtvoorde relatie.

Herkenningtype4 optrekkenmondhoeken enbovenkantwangen tegelijkertijd.

Type1-Aanpassen

Type2-Handelen

Type3-Analyseren

Type4-Toenaderen

INSA EN HET INSA-TEAM

Wijdragenbijaanverbeteringvanhetfunctionerenvandesamenlevingdooreenbeterecommunicatieendaarmeemeer onderlingbegriptussenmensen.DoorhettrainenvancommunicatievaardighedenmetbehulpvandeINSA-methode helpenwijditbegripomtezettenineffectiefendoelmatighandelenininteractiemetanderen.

AlseersteterwereldverrichtINSA–insamenwerkingmetdeUniversiteitAmsterdam–onafhankelijkwetenschap onderzoeknaarhoogfrequentemicrobewegingeninhetgezichtvanindividuenenderelatiemetpersoonlijkheidenhet daaruitvoortkomendeinteractiegedrag.Wijhebbeneenmethodeeninstrumentenontwikkeldomdeinzichtenuit wetenschappelijkonderzoekgeschikttemakenvoordedagelijksepraktijkvaninteractietussenmensen.

Hetfeitelijkobserverenenoordelenuitstellenisessentieelomrelevanteinformatieinnon-verbalegedragingente herkennenentebegrijpen.DitishetfundamentvanINSA,insamenhangmethetcommitmentomdemethodetelkenste baserenopwetenschappelijkonderzoek.

DeINSA-methodehelpenwijuominzichttekrijgeninuweigennon-verbaleimpactopanderenenhoeuditindetoekomst zoefficientmogelijkinzet.Ditdoenwijdoormiddelvananalyseren,adviserenentrainen.Samenstomenwejou(enje team)klaaromnon-verbaalimpacttemaken.

INSAopdeKlantendag

SaraenHermanzijnallebeiaanwezigopdeOR-ondersteuningklantendagop29september.Zegevenertweeworkshops.

T +31 (0)6 5239 2871

M info@insa-foundation.org

www.insa-foundation.org

LANGS DE MEETLAT

INDEZELANGSDEMEETLATGEVENWEHETWOORDAANRUUDBAKKER.SINDS1OKTOBER2021ISHIJ GEMEENTESECRETARIS,OOKWELDEALGEMEENDIRECTEUR,ENWOR-BESTUURDERBIJDEGEMEENTEGOUDA. ALSSTRATEGISCHADVISEURVANDEBURGEMEESTERENHETCOLLEGEISHIJDEBRUGTUSSENDE AMBTENARENENHETBESTUUR. IN TIEN VRAGEN HOREN WE HOE HIJ ALS BESTUURDER TEGEN DE FUNCTIE VAN DE AMBTELIJK SECRETARIS AANKIJKT EN WELKE ROL DE AMBTELIJK SECRETARIS HEEFT.

DoorLizaArendsenHeleneHubers

Watisdenutennoodzaakvandeambtelijk secretaris?

Deambtelijksecretariszorgtvooreengoede agenda,goedestukkenennotulen.Hijkan terugvindenwaterisafgesprokenenwatdebesluitenzijn geweest.DeambtelijksecretariscoachtookdeOR.Enhij heeftbijonseenrolinhetsamenspeltussen gemeentesecretarisenOR.Hijkijkthoewemeeraande voorkantkunnenkomen,inplaatsvanadviserenaande achterkant.Deambtelijksecretarisisnietalleenmaarvan deOR,maarisookvanhetsamenspel.

Vindjedatdebestuurderbetrokkenmoet wordenbijdewervingvandeambtelijk secretaris?Waaromwel/niet?

Nee.Uiteindelijkzieikdeambtelijksecretaris alsdebelangrijksteadviseurvandeOR.Endaarzitvoormij ookhetzwaartepunt:watheeftdeORnodigheeftomdeze rolintevullen?

Watvoorrolvervultdeambtelijksecretaris indemedezeggenschap?

Datiseenbeetjede‘blauwe’rol;deformele rol.Duszorgenvoordeagendaendergelijke. Endaarnaastheefthijeencoachenderol,eenreflectieve rol.

Overwelkecompetentiesmoetdeambtelijk secretarisbeschikken?

Deambtelijksecretarisisvolgensmijeensoort fly on the wall.Alshetgoedloopt,heefthij helemaalgeenrol.Duswelkecompetentieszijnerdan nodig…?Hijmoetvoordeformelerolsecuurenzorgvuldig zijnengoedkunnenluisteren.Enwatde procesvaardighedenbetreftmoethijinterventiesplegen, feedbackgeven,reflectiefzijnendatinhetproces inbrengen.Onzeambtelijksecretariszitnooitopde inhoud.

Zoudeambtelijksecretarisookde bestuurder/HRmoetenadviseren?

Datvindikniet.IkhebeenhoofdHR,ikheb eenarbeidsjurist;ikworddusrijkelijk ondersteund.Volgensmijishetookindechecksand balancesgoed:deORheeftzijnadviseurenikhebmijn adviseur.

verslagleggingenagendering.Datisdancruciaal.De ambtelijksecretarisdoethetookgoedalshijinstaatisom vanuitzijnadviserenderoldeORinpositietebrengen.Dus doordejuistevragentestellen–nietopdeinhoud,maar meerophetproces.

Wanneerdoeteenambtelijksecretarishet mindergoed?

Wanneerdoeteenambtelijksecretarishet goed?

Alshetspannendwordt,valjeterugop structuur.Destukkenzijner,erligteenagenda endenotulenwordengoedvastgelegd.Eenambtelijk secretariscreëertrustalsdestructuurgoedstaat.Enalser spannendedossierszijn,kunjeterugvallenoparchivering,

RUUD BAKKER

MijnnaamisRuudBakker.Ikbengetrouwd metSimoneenwehebbentwee uitwonendeenstuderendekinderen,Esme (22)enKoen(19).WijwoneninRotterdam metzichtopdeCoolhaven.Mijnhobby’s zijnracefietsen,koken,theaterenrugby vanmijnzoonkijken.

Ikhebgewerktbijpolitie,reclassering,in dezorgenbijdegemeenteRotterdam. Mijnlaatstefunctiedaarwasdirecteur binnenhetsociaaldomein.

Op1oktober2021benikaangesteldals gemeentesecretaris–algemeendirecteur bijdegemeenteGouda.Metzo’n900 medewerkersdienenwijdestad-de inwoners,deondernemersenhetbestuurengevenwijvormaaneenstadwaar eeniederzichwelkomenthuisvoelt.Een stadmiddeninhetGroeneHartmeteen historischhartenduurzamenieuwbouwin verschillendewijken.

Alshijteveelopdeinhoudgaatzitten.De ambtelijksecretarismoetgoedophetprocesblijvenzitten. Hijmoetprocesinterventiesdoenopeenvriendelijke,niet tedominantemanier.

Hoezietjouwcontactmetdeambtelijk secretariseruit?

Mijncontactmetdeambtelijksecretarisis prima.Hijzitbijhetagendaoverleg,bijdeformele overleggenendeteamdagen.

‘Alsikambtelijksecretariswas,zouik….’ Mijnambtelijksecretariswillenzijn.Ikvindhet knapdathijindedynamiekdiesomsontstaat, eenneutralerolkanaannemenenerbovenkanhangen.

Welketiphebjevooranderebestuurders?

VoormijiseenORcruciaalomsignalenopte halenuitdeorganisatie.Zezijnde vertegenwoordigingvanonzemedewerkersen hetisgoedomtehorenwatvoorhenvanbelangisaanhet beginvanbeleidsontwikkeling.DaarombetrekikdeORal inhetbeginbijdiebeleidsontwikkeling.Dankzijde signalendieikvandeORkrijg,weetikiniedergevalwat hetbelangisvandemedewerkers.Vananderenkrijgik vaakgefilterdeinformatie,daarzittenwatlagentussen. DusweesnietbangvooreenORdiezichpositioneert;zorg datzesignalenafgevenenbetrekzevroegtijdiginde besluitvorming.

MR.JOANJANSSENS-BOERISSINDSENKELEJARENAUTEURVAN ‘INZICHTINDEORPRAKTIJKBOEK’.DITBOEKWORDTUITGEGEVEN DOORSDUALSHÉTHANDBOEKVOORHETOR-WERK.INHET

PRAKTIJKBOEKSTAATOOKEENKORTEPASSAGEOVERDEAMBTELIJK SECRETARIS.OMDATWEDAARDOORGEÏNTRIGEERDWAREN,NODIGDE JOANONSOPDEKOFFIEOPLANDGOEDZONHEUVEL.DAARVERTELTZE UITGEBREIDOVERHAARVISIEOPDEROLENPOSITIEVANDE AMBTELIJKSECRETARIS.

DoorLizaArends

Omdenken

“Alsorganisatieadviseurentrainer vanOR’skomikambtelijk secretarissentegeninallesoortenen maten.Vannotulisttotadviseurvan deORenallesertussenin.Waardie grotevariatieintakenenrollen vandaankomt?Daarisgeenpeilopte trekken.Deomvangvande organisatie,hetsoortwerk,desector waarindeorganisatieopereert;het kanallemaalinvloedhebben.

VerschillendeOR’shebbennatuurlijk verschillendebehoeftenalshetgaat omhettakenpakketvandeambtelijk secretaris.Zelfvindikhetbelangrijk datdeORdaarbewustovernadenkt: watisnodig,waarzitdemeerwaarde vandeambtelijksecretarisvoordéze organisatie?DatisookwatdeSER

zegt:‘HetisbelangrijkomalsOReerst nategaanwaarbehoefteaanisen welkeambtelijksecretarisdaarbij past’.Dieafwegingzieiklangniet altijdgemaaktworden.Danbepalen degewoonteofdebeschikbareuren derolvandeambtelijksecretaris.Dat verdientwatmijbetreft‘omdenken’: bijnulbeginnenenmeteenfrisseblik bekijkenwatnodigis.Gelukkig gebeurtdatsteedsmeer.Nietalleen injonge,groeiendeorganisaties;ook traditioneleorganisatiesverleggen hunblik.Aldannietdoor ontwikkelingenindeorganisatieen demedezeggenschap.”

Rolvandeambtelijksecretaris?

“Ofdeambtelijksecretarisnude inhoudelijkevraagbaakis,belastis metpraktischontzorgenofmet

adviserenofcoachenvandeOR:we hebbenhetwéloverdespilinde medezeggenschap.Inallerollen draagthijbijaande professionaliseringvande medezeggenschapindeorganisatie. Doordieprofessionaliseringwordtde OReenmeergelijkwaardige gesprekspartnervoordebestuurder.

Vergeetooknietdatdeambtelijk secretarisvaakdeconstantefactoris inhetOR-werk!Datisallereerstvan grotewaardenaeenverkiezing: opstartenvandenieuweORen overdracht.Maarmijnbeeldisook dattussentijdsdesamenstellingvan OR’ssnellerwisselt.Zijndehuidige personeelstekortendaarmededebet aan?Zoukunnen.Diezorgenimmers voormeerwisselingeninpersoneel

“De AS is de spil in de medezeggenschap”

In gesprek met Joan Janssens-Boer over de rol en positie van de ambtelijk secretaris

entegelijkleidenopenstaande vacaturesooktothogerewerkdruk.

OR-werkiswerk!Datismijnmotto, maarikzietevaakdatalseerstehet OR-lidmaatschapsneuvelt.HetORwerkstaatvaakonderdruk.Voormij betekentdattweedingenvoorderol vandeambtelijksecretaris.Als constantefactorinallewisselingenis deambtelijksecretariseenbakenvan continuïteitendeskundigheid.Dus ambtelijksecretaris,weesjedaarvan bewustenpakdierol.EnvoordeOR geldt:juistalserdrukligtophetORwerkzoujemetelkaareenstap achteruitmoetendoen.Omtekijken watnodigis,watkanhelpenomhet medezeggenschapswerkopeen professionelemanieropniveaute brengenoftehouden.

Despilfunctiedieikeerdernoemde,is nietaltijdzichtbaar.Hetlot(ofde kracht)vandeambtelijksecretarisis datdievaakachterdeschermen opereert.Gesteundofgecoachtdoor deambtelijksecretarisdoetdeOR eenstapnaarvoren,voerthetwoord. Alsjedespotlightsnodighebtomje happytevoeleninjewerk,isdaar niksmismee,maardanisambtelijk secretarismisschiennietjouwvak.Als ambtelijksecretariszitjenou eenmaalnietopdestoelvandeOR. Maarvergisjenietindemeerwaarde vanjeplek!Eenambtelijksecretaris zorgtdatdemedezeggenschap überhauptkanfunctionerenendat datopeenprofessionelemanier gebeurt.Deééndoetdatlieverineen meerfaciliterenderol:ontzorgenvan deORdooroverzicht,structuur,

organiseren,planning.Eenanderis goedininhoudenprocessen,ofin schrijvenvanadviezen.

Rolenpositievandeambtelijk secretariszijnindepraktijkdusheel divers.Begrijpmegoed,allevarianten hebbenhunspecifiekemeerwaarde: notulist,facilitator,expert,adviseur. Indepraktijkvanalledagkiesje doorgaanssnelderolwaarjegoedin bent.Maarweesjealsambtelijk secretarisbewustvande verschillendeandererollen,énvande mogelijkheidomjedaarinbrederte ontwikkelen!AlleredenvoordeOR omgebruiktemakenvandekennis envaardighedendiedeambtelijk secretarisheeft.Enomhemte stimulerenzichverderte ontwikkelen.Alleredenookvoorde

organisatieomdeambtelijksecretaris ruimtetebiedenvoorontwikkeling!”

Positievandeambtelijksecretaris?

“Julliehaddenlaatsteenpoll:hoe zienambtelijksecretarissenhun positietenopzichtevanhetteam. Interessantevraag!Jebentgeen gekozenOR-lidenindiezinstaje buitendeOR.Alsmensbenje onderdeelvanhetteam,maarinjerol bewaarjeafstandofjedoetoptijd eenstapjeachteruit.

Hetisbelangrijkdatjejealsambtelijk secretarisbewustbentvanjepositie. Natuurlijkvindjevanuitje professionaliteitenjegezonde verstandietsvandingen,maarjouw rolisdatdeORzelfuiteindelijktot eenmeningofstandpuntkomt.Dieis immersdegekozen vertegenwoordigervande medewerkersindeorganisatie.Praat dusvooralmeeengeefjemening, maarmarkeerdie,alsheterop aankomt,alsjóuwmening.

Depositievandeambtelijksecretaris indeorganisatieissomsookeen uitdaging.Dehiërarchischeplaatsis andersdandefunctioneleendat moetopenwordenuitgesproken tussenallepartijen.”

Detoekomst?

“Veelorganisatieszijnvoortdurendin bewegingenontwikkelingenlijken steedssnellertegaan.Structuren veranderenorganisch,werkprocessen wordencomplexerenverbandenzijn fluïde.Datheeftzijnweerslagophet medezeggenschapsproces:hetkomt vaakmeeraanophetgoedegesprek ineenvroegstadiumdanopde vertrouwdeWOR-procedurestegen heteindvanhet besluitvormingsproces.Mijnindrukis datindieontwikkelingderolvande ambtelijksecretarissteeds belangrijkerwordt.Vragenstellenom deinhoudendepositievandeOR scherptekrijgen,adviserenover procedures,metallebetrokkenen

reflecterenophetverloopvanhet overlegeniedersroldaarin.

Eenmooieontwikkelingdieikommij heenzie,isderolvan medezeggenschapsadviseur.Indie brederolfaciliteertdeambtelijk secretarisdeORéndebestuurderin devormgevingvanhet medezeggenschapsproces:inhet voerenvanhetgoedegesprekophet juistemomentofinbegeleidingvan advies-ofinstemmingstrajecten.Die rolvandeambtelijksecretariszieik echtalseenimpulsvoordekwaliteit vanhetoverlegendeprofessionaliteit vandemedezeggenschapin organisaties!”

JOAN JANSSENS-BOER

In het najaar verschijnt weer een nieuwe editie van het Praktijkboek Inzicht in de OR Ook de rol en positie van de ambtelijk secretaris komt daarin uitgebreider aan bod.

SBIFormaat (https://www.sbiformaat.nl/)

Telefoon: 0343 473 333

E-mail: info@sbiformaat.nl

JOAN JANSSENS-BOER Organisatieadviseur SBI

Taal! op de werkplek

Ikschrijfditindelobbyvanmijn hotelinLiverpool.Ookditjaarmagikweer metveelplezierhetEurovisiesongfestival bijwonen.Eengeweldigeinternationale happingwaarikiederjaarweernaar uitkijk.Graagbenikervolgendjaarook weerbij!Hetgaatnatuurlijknietomde kwaliteitvanalleinzendingen.Daarkanje altijdeendiscussieovervoeren.Maarde sfeerisgeweldig.Iedereenziterpositiefin! Enditinternationalekaraktergeeftmeteen ookinputvoorditartikel.

DeWetopdeondernemingsradenkentwat wenoementerritorialewerking.Ditiseen zwaarwoordwaarmeewordtbedoelddat debepalingenvandeWetopde ondernemingsradenalleengeldenvoorhet Nederlandsegrondgebied.Maardat betekentnietdatergeeninternationale dimensiebestaat.Immers,veel organisatiesopererenbinneneen internationaledimensie.Endatbetekent datwordtgewerktmetmeerdere nationaliteitenendusookmet anderstaligen.Ditkandirectopde werkvloerzijn,maarookophetniveauvan debestuurdervandeonderneming.Hoe hiermeeomtegaan?

Integenstellingtotbijvoorbeeldonze zuiderburenkentNederlandgeenwetdie zietophettaalgebruikopdewerkplek.Dat komtmededoordemeertaligheidvanhet land.InNederlandishetnietgereguleerd. Hetgevolghiervanisdateenwerkgever magbesluitenomdevoertaalopde werkvloerteveranderenvanNederlands naarbijvoorbeeldEngels.Hiervoormoet hijdanweleengoederedenhebben. Vanuithetgoedwerkgeverschapmagdat wordenverwacht.Daarbijmoetookde vraaginachtwordengenomenof medewerkerswelinstaatzijnomop niveaumetelkaarineenanderetaalte communiceren.Eventueelkandaarbijvan

DoorStevenJellinghaus

dewerkgeverwordenverwachtdathijde werknemersnaareentaalcursusstuurt (vanzelfsprekendvoorrekeningvande werkgever).Wezienopditmomentdatbij veelwerkgeversalgeziendesamenstelling vanhetpersoneelsbestandgeheelinhet Engelswordtgecommuniceerd.Danisde drempelvoorwijzigenvandetaal natuurlijkeenstuklager.

Vaneenandereaardishetfeitdatwelin meerderetalenkan(enwellichtmoet) wordengecommuniceerd.Hetgaatdan bijvoorbeeldomveiligheidsvoorschriften opdewerkplek.Datjeditmoet communicereniniederseigentaalspreekt voorzich.

Maarwatdoenwenumetdebuitenlandse bestuurderalsdezedeNederlandsetaal nietmachtigis?Meteentaalcursusisdit nietsnelopgelost.Zekeralshetgaatom zakelijkediscussies.VanuitdeWOR vertegenwoordigtdebestuurderde ondernemerinhetoverlegmetde ondernemingsraad.Maaralshijdetaalniet machtigishebjeeenaantalopties:

• VergadereninhetEngels.

• Inschakelenvaneentolkbijhet overleg.

• Werkenmeteengedelegeerd bestuurder.Ditbetekentdateenander persoon(bijvoorbeeldhethoofd personeelszaken)debestuurdersrol overneemt.

Iederekeuzeheeftwelweerzijneigenvoorennadelen.Endaarbijmogennaastdetaal eventuelecultuurverschillenookniet wordenvergeten.Endatzijnpuntenwaar deondernemingsraadbijde adviesaanvraagvooreennieuwe bestuurderaandachtvoormagvragen.

DR.MR. STEVEN JELLINGHAUS

Verbonden als medezeggenschapsadvocaat aan Pallas advocaten en als universitair docent aan de Tilburg University. –

Inzenden van vragen kan via info@or-ondersteuning.nl

Op de bres voor de medezeggenschap

KittyJongwasambtelijksecretaris enwerdvicevoorzittervandeFNV

OPEENDONDERDAGIN2017WERDKITTYJONG(58)GEKOZENTOTVICEVOORZITTERVANDEFNV.DEDAG

DAARNASTONDZEALINUTRECHTOPEENPODIUMSTAKERSTOETESPREKEN.TOTDIEDONDERDAGWASZE FULLTIMEAMBTELIJKSECRETARISVANDEONDERNEMINGSRAADVANDEVRIJEUNIVERSITEIT(VU).ALSZE TIJDENSHETINTERVIEWALZEKEREENKWARTIERNON-STOPAANHETVERTELLENISOVERDEAMBITIESDIE ZEHEEFTOPHETGEBIEDVANMEDEZEGGENSCHAP,BEGINTZETELACHENENZEGT:“JEGOOITEREEN KWARTJEINENDANKRIJGJEEENHEELVERHAAL.”HETISTEKENENDVOORDEBEVLOGENHEIDVANDEZE VAKBONDSBESTUURDER,ENVOORDEVOORMALIGAMBTELIJKSECRETARIS.

DoorLizaArendsenHeleneHubers

Vanambtelijksecretarisnaarvakbondsbestuurder

Decarrièrevanambtelijksecretarisnaar vakbondsbestuurderiseenbijzondere.Hetiseenstapvan eenrolopdeachtergrondnaareenrolopdevoorgrond. Beiderollenvrageneenzekerestrijdbaarheid.BijJongis daarineenheelduidelijkerodedraadtezien:tomeloze ambitievoorhetopdekaartzettenvande medezeggenschap.AlsambtelijksecretariswerkteJong vooreenondernemingsraadvan25leden.Zehaderte makenmetdeWetophethogeronderwijsen wetenschappelijkonderzoek(WHW)endeWetopde ondernemingsraden(WOR).Zewasooksecretarisvande zogenaamdegezamenlijkevergaderingvan ondernemingsraadenstudentenraad.Diegezamenlijke vergaderinggaatovereenaantalzakenwaarindebeide radengezamenlijkinstemmingsrechthebben,zoalsde koersvandeondernemingendehoofdlijnenvande begroting.Jongwasookdeeersteambtelijksecretarisvan Lovum,hetLandelijkOverlegUniversitaire Medezeggenschap.

InhetkantoorvandeFNVinUtrechtverteltJongoverhaar overstapnaardeFNVenoverhaarplannen.Altijdenshaar werkalsambtelijksecretariszagzehetbelangvangoede samenwerkingtussenORenvakbond.Hetisooknunog eenvanhaarbelangrijkstestrijdpunten.Jong:“Ikbenaltijd ambitieusgeweestenhebookaltijdgeziendatdie strategischesamenwerkingmetdevakbondbelangrijkis. WehaddenbinnendeVUeengroteclubdiegeorganiseerd wasbijdeFNV.Erwerdenookdingenbesprokenmetdie vakbond.Ikmoestindertijdmijnwerkgevertoestemming vragenomalsambtelijksecretarisookactieftekunnen wordenindebedrijfsledengroepvandeFNV.Datmocht. Dusikwaseengoedgeïnformeerdkaderlid.Ikzat natuurlijkookaantafelmethetcollegevanbestuurenmet deraadvantoezicht–datwarenprominenten.Enikdacht heelvaak:alsikaanhunkantzouzitten,zouikhetanders doen.”

Kaderledenvandevakbondzijn‘actieveledendieeenstap harderwillenzettenvoordebond’.Hetisgeenbetaalde functie.ToenJongaleentijdjealskaderlidwerkzaamwas, werdzedooriemandgeattendeerdopeenintern traineeshipominheteerstegekozenbestuurvandeFNVte komen.Deopleidingwasgeengarantiedatzeookzou wordengekozen,maarzehadeensterkemotivatieom bestuurdertewillenworden.“Mijninhoudelijkemotivatie

wasdatikaltijddacht:hetisniet alleendevakbondvandemetaal,van debouw,vandehavensofde diensten.Ookaanuniversiteiten hebbenmensenproblemenwaareen vakbondzijntandeninkanzetten.Én ikdacht:devakbondmagookwel watvrouwvriendelijker.Daarbijvond ikookdatdebondzichveelmeer mochtroerenopeenaantalpolitieke enmaatschappelijkethema’s.Dus allesbijelkaardachtik:ikgaervoor. Entotmijngroteverrassingwerdikin hetnieuwebestuurgekozen.”

Portefeuillemedezeggenschap Jongwerdalsvakbondsbestuurder–hoekanhetookandersalsoudambtelijksecretaris–verantwoordelijkvoorhetbeleidvan deFNVophetgebiedvan medezeggenschap.Zeheeftde portefeuillesmedezeggenschapen corporategovernance.Datwilzeggen demedezeggenschapzowelvanafde werkvloeralsvanafderaadvan toezicht.Ookiszelidvanhet dagelijksbestuurvandeSER,vande SER-commissieterbevorderingvan medezeggenschap(CBM),zitzeinde alliantiemedezeggenschapin governance(AMG)eniszeeenvande steunendepartijenonderde monitorcommissiecorporate governancecode;decodevoor beursgenoteerdebedrijven.Jongs voornaamsteambitieisvanuitaldie partijenviaversterkingvande bevoegdhedenenderechtenvande medezeggenschapdeWORte veranderen.Jong:“Ikvondheteen heleeertoenikRobbertvanhetKaar voorheteerstontmoette.Hijisauteur vanhethandboekdatikdertienjaar opmijnbureauhadliggen.Datisnu gewooneencollegawaarik rechtstreeksmeekansparren.”

Ambities

Jongheefteenaantalambitieuze plannen.Eenvanhaarwensenishet instemmingsrechtopdekoersvande organisatie–zoalsindeWHW–ookin deWORopgenomentekrijgen.Een puntdattijdenshetinterviewsteeds naarvorenkomt,ishaarwensomals ORenvakbond‘schouderaan schouder’testaan.HetisJongeen doorninhetoogdatsommige ondernemingsradenzelfeen arbeidsvoorwaardenregeling afspreken.Datisnietdebevoegdheid vaneenORenbovendienlaatdeOR zichdaarmeeuitspelentegende vakbond.Delachendederdeis volgensJongdewerkgever.Zeziet voorORenvakbondvoorde toekomsteenbelangrijke gezamenlijkeopdracht:“Elke organisatiekrijgttemakenmetde energietransitie.Datraaktaanhet bedrijfsbeleidenhetheeftgevolgen voordewerknemers.Dushierligteen rolvoorzoweldeORalsdevakbond.”

Watzeheelgraagaanonskwijtwilis haarzorgomorganisatiesdieORplichtigzijn,maargeenORhebben. Datiseen–schokkend–aantalvan dertigtotvijfendertigprocent.De vakbondisbezigmeteenvoorstelom hethebbenvaneenVGW-commissie verplichttestellen.Debondhaaktdat nietaandeWOR,maaraande Arbowet.OphethebbenvangeenOR staangeensancties,maarhebbenvan eenVGW-commissieiswel handhaafbaar.Enja,alsjeeenVGW-

commissiehebt,moetjestrikt genomenookeenORhebben…

Deambtelijksecretarisiscruciaal GevraagdhoeJongderolvande ambtelijksecretarisziet,zegtze: “Cruciaal.Cru-ci-aal”.Omte vervolgenmet:“Eenbedrijfisgebaat bijeengoedfunctionerendeORen eenORkanalleenmaargoed functionerenmeteengoede ambtelijksecretaris.”Zehoudteen warmpleidooivooreenambtelijk secretarisvoorelkeorganisatie. “Natuurlijkkandatnaarratoalsje organisatiekleinis,maarelke organisatiemeteenORheefteen ambtelijksecretarisnodigdieweet waaroverhijpraat.Alsambtelijk secretarisbenjedespininhetweb dieallesmoetkunnen.Jemoetop bestuursniveaumeekunnenpraten enjemoeteenadvieskunnen schrijven.Maarjemoetookeenlunch kunnenbestellen,wetenhoefacilitair inelkaarziteneenzaaltjekunnen regelen.Alsdatnietfunctioneert,dan stagneertdemedezeggenschap. Misschiennietdeeerstemaand,maar weldaarna.”

Jongpleitnietalleenvoorhethebben vaneenambtelijksecretaris,maar ookvoordiensemancipatie.“Kijk,het woord‘ambtelijksecretaris’zegthet al;datiseenbestuurssecretaris.En bestuurssecretarissenzijnmensendie allesdoen.Alseenorganisatiezegt: ‘ikwileenambtelijksecretarisopeen laagniveau’,danhebjehetovereen secretaresse.Datisookeenmooivak, maarhetisniethetzelfde.Ikhebdat zelfookervaren.Ikwasfeitelijk gewooneenbestuurssecretaris,maar ikzattweeschalenlagerdande bestuurssecretarisaandekantvan hetcollegevanbestuur.Ikwas‘maar

De ambtelijk secretaris is ook een bestuurssecretaris

“ De rol van de ambtelijk secretaris is cruciaal

vandeOR’.Wemoetenalsambtelijk secretarissenzelfveelaanonze emancipatiedoen.”

Jongbegintweertelachen:“Jeziet, ikvereenzelvigmemeteenweermet degroep.”Omdaarnatezeggen:“Ik hebverschrikkelijkveelprofijtgehad vanalmijnervaringalsambtelijk secretaris.Juistomdatjebijdie overlegvergaderingenzit.Ikhebheel veelgeleerdvanaldiekerendatik hebgedacht:‘nou,datzouikzoniet doen’.Endatkaniknuindepraktijk brengen.Hetambtelijksecretariaatis gewooneenheelmooivak,waarje

KITTY JONG

heelveelkennisenervaringopdoet. Jegaatmetheelveelmensenom,je komtoveral.Jehebttemakenmet bestuurders,metdereceptionisteen deschoonmaker.Jeziethethele speelveldineenorganisatieendat maaktjevolgensmijbesteengoede bestuurder.”

KITTY JONG Vicevoorzitter FNV

KittyJongissindsmei2017vicevoorzittervandeFNV.Zijisin2021herkozeninhetFNVbestuurenverantwoordelijkvoorzorg,arbeidsomstandigheden,socialezekerheiden medezeggenschap.

“ De verhalen die ik dagelijks van onze leden hoor, motiveren mij om samen de barricades op te gaan.

Jong:'Ikwilbetereafsprakenafdwingenmetwerkgeversenpolitiek,metnamevoormensen diehetmoeilijkhebben.Diegroepisertijdenshetrechtsebewindvandelaatstedecennia bepaaldnietkleineropgeworden.’

JongheeftArabischgestudeerd,wasambtelijksecretarisaandeVUinAmsterdamen wethouderinWeesp.DaarnaastwaszijkaderlidFNVOverheidenwerdvanuitdiefunctiein hetbestuurgekozen.

“

We moeten als ambtelijk secretarissen zelf veel aan onze emancipatie doen

Is een OR-secretaris nodig als de ondernemingsraad een ambtelijk secretaris heeft?

DoorMaximeNoordermeer

DEAMBTELIJKSECRETARISHEEFTALSMEDEZEGGENSCHAPSPROFESSIONALEENVEELOMVATTENDEFUNCTIE. HIJONDERSTEUNT,ADVISEERTEN/OFCOACHTDEONDERNEMINGSRAAD.DEAMBTELIJKSECRETARISHEEFT EENBIJZONDEREPOSITIEOMDATHIJGEENDEELUITMAAKTVANDEOR.DEORKANOOKEENSECRETARIS AANSTELLEN,NAASTDEAMBTELIJKSECRETARISOFALLEEN.HETVERSCHILMETDEAMBTELIJKSECRETARISIS DATDESECRETARISWELDEELUITMAAKTVANDEOR.HIJISDUSGEKOZENDOORDEMEDEWERKERSVANDE ORGANISATIE.

OR-ondersteuningheeftviahaarwebsiteonderambtelijksecretarisseneenpollgehoudenmetdevraag‘IseenORsecretarisnodigalsdeondernemingsraadeenambtelijksecretarisheeft?’Intotaaldeden103ambtelijksecretarissenuit hethelelandmeeengavenantwoordopdezevragen!Deuitkomsten:

GEKOZENSECRETARISOVERBODIG?

Hetgrootstedeelvanderespondentengeeftaandatdegekozensecretarisoverbodigisalsereenambtelijksecretarisis. Devoornaamsteredendiezijhiervoorgevenisdatdeorganisatorischeensecretariëlewerkzaamhedenbijbeidenkomtte liggen,zodatdeOR-secretarisendeambtelijksecretarisinelkaarsvaarwaterraken.

Een 'reservesecretaris' is handig als achtervang voor de AS

WATZEGTDEWET?

DeWetopdeondernemingsradensteltalleendatdeORzijnsecretariaatmoetregelenengeeftdeondernemingsraad daardevolledigevrijheidinhoehijdatdoet.Dewetbenoemteenaantalkeerdemogelijkheidomeenexterne secretarisaantestellen.EeninhoudelijkeredenomzoweleenOR-secretarisalseenambtelijksecretarisaantestellen geeftdewetniet.

WAAROMZOWELEENASALSEENOR-SECRETARISAANSTELLEN?

DeambtelijksecretarissendieaangevendathetingewikkeldligtofdateenOR-secretariswelnodigis,gevenhiervoorals reden:hetishandigomeensecretaristehebbenomdeambtelijksecretaristevervangenbijziekteofverlof,omeengoede omvangtehebbenindesamenstellingvanhetdagelijksbestuur,omdetakensamenoptepakkenbijeenkleine aanstellingvandeambtelijksecretarisenzodatdesecretariskandeelnemenaanhetoverlegenniethoefttenotuleren.

“

Een AS is specifiek opgeleid om deze werkzaamheden te verrichten en beschikt daardoor over veel meer kennis dan een gekozen secretaris.

CORRY OOSTERHOORN | OPLEIDER/ADVISEUR MEDEZEGGENSCHAP

Iseengekozensecretarisoverbodigmeteenambtelijksecretaris?

Hetantwoorddaaropis‘ja’.WantophetmomentdatdeORkiestvooreenambtelijk secretariswordenallewerkzaamhedendooreenprofessionaluitgevoerd.Iemanddie vakkundigisophetgebiedvanhetondersteunen,begeleidenenadviserenvandeOR. ZodatdeOR-ledenzichophet‘echte’OR-werkkunnenrichten.

EenargumentvoorhethandhavenvandefunctiegekozensecretarisisdatdeOR daarmeedevervangingvandeambtelijksecretarisregelt.Maarjehoeftnietdetitel ‘gekozensecretaris’tedragenomdeambtelijksecretaristevervangenbijhetnotuleren vaneenvergaderingenhetopstellenvandeagenda.Datheetcollegialiteitenjeregeltdatonderling.Hetkan bijvoorbeeldookdatéénvandeoverigeOR-ledengoedkannotulerenenhetgraagwildoen.

SomshoudtdeORdefunctievangekozensecretarisinstandomdatdewerkdrukvandeambtelijksecretaristehoog is.Danwordthettijdomteonderzoekenwaarditvandaankomtenmetelkaarnaareenanderepassendeoplossing tezoeken.

DeWORenhetSER-voorbeeldreglementbenoemenspecifieketakenvandegekozensecretaris.InsommigeORreglementenstaatdatdezetakenonderdeverantwoordelijkheidvandegekozensecretarisplaatsvinden.Maarditis overbodig.Wantindepraktijkvoertdeambtelijksecretarisdezetakenuit.Dieverantwoordelijkheidhoortdusbijde ambtelijksecretariszelfteliggen.

Conclusie:defunctievangekozensecretarisisnietnodigwanneerdeORmeteenambtelijksecretariswerkt.

FRANCA BOK | CHAIR WORKS COUNCIL BAYER NETHERLANDS

Iseengekozensecretarisoverbodigmeteenambtelijksecretaris?

Nee,wanthetiseengoedeaanvullingophetdagelijksbestuur.Bijgrote ondernemingsradenishetfijnalsallefunctiesingevuldkunnenworden,dusookeen secretariseneenambtelijksecretaris.

Uiteraardishetbijziektehandigdatervervangingis.Belangrijkerisdat desecretaris dichterbijdewerkvloerstaatenmeermeekrijgtvanwaterspeeltopdiewerkvloerdan een(externe)ambtelijksecretaris.

Alssecretarisbenjeookdepresentatortijdensdevergadering,jehoudtvanallesindegatenendatgaatnietsamen methetnotulerenvaneenvergadering.Datlaatstedoetdeambtelijksecretaris.

Jebentalssecretarisderegisseur,organisator,planner,bewaker,adviseur,coach,websitemaker,(archief)beheerder; kortomdesterkekrachtbinnenhetdagelijksbestuur.Deambtelijksecretarisheeftookdezetaken,maarbekleedt echteenapartefunctie.Eenambtelijksecretarisheeftgeenstemrechteneensecretariswel,doordathijooklidisvan deondernemingsraad.BijonsishetzogeregelddatdeambtelijksecretarisdekennisheeftvandeWORendatde vraagstukkeninprincipedoordeambtelijksecretariswordengecoördineerd.Alssecretarisishetgeenvereisteom kennistehebbenvandeWOR.DiekenniskomttijdensdezittingsperiodeindeOR.

Dus,hethebbenvaneensecretarisnaasteenambtelijksecretarisisechteenmust!

NIEUWE POLL

Een poll is een eenvoudige manier om de mening te peilen over onderwerpen die ambtelijk secretarissen bezighouden. Hun betrokkenheid bij zien we ook terug in het stijgende aantal deelnemers aan de poll. Ook voor het komende AS-MAGAZINE nemen we weer een poll op.

ToelichtingmodelreglementSERartikel21(werkwijzeensecretariaatvandeOR) Het verslag dat de (ambtelijk) secretaris maakt van de vergadering van de OR dient een weergave te bevatten van de gevoerde discussies en een omschrijving van de genomen besluiten. De leden van de OR hebben de mogelijkheid bezwaar te maken tegen de inhoud van het conceptverslag, in principe tot de eerstvolgende OR-vergadering waarin indien nodig over de inhoud van het verslag wordt beslist en het verslag wordt vastgesteld.

Depraktijkisechterietsweerbarstiger…

De vraag is dan ook:

Wij zijn benieuwd hoe jij erover denkt. Op de website van OR-ondersteuning, onder nieuws, vind je de poll. In het volgende AS-magazine publiceren we de resultaten en gaan er inhoudelijk op in. Doe je weer mee?

Wat doe jij als je wijzigingen over de inhoud van jouw verslag krijgt die niet, of niet zo, zijn gezegd?

De ambtelijk secretaris als hoeder en voeder van de groep

VRIJDAGMIDDAG,HALFVIJF.MARGOHENDRIKSKOMTNETUITEENTRAININGONDERHANDELEN.WESPREKEN METELKAAROVERDEORALSTEAM–ZIJVANUITDEAUTOONDERWEGNAARHUISENIKTHUIS.WATMAAKT ZO’N‘SAMENGERAAPTZOOITJE’ALSEENORNOUTOTEENGOEDTEAM?ENHOEONTWIKKELTEENTEAMZICH TIJDENSDEZITTINGSPERIODE?OOKOPVRIJDAGMIDDAGNETVOORHETWEEKENDVERTELTMARGOMET AANSTEKELIJKENTHOUSIASMEOVERTEAMVORMINGENDEROLVANDEAMBTELIJKSECRETARISDAARIN.

DoorHeleneHubers

HetvaltmijvaakopdatOR-ledenvooraldeinhoudin willen.DaarvoorzijnzeindeORgegaan.Dathele teamgebeurenvindenzemaarbijzaak.Ishetook bijzaak?

“Nee!Ikgeloofdatalsjeweinigaanteamvormingdoet,je niettotgoedebesluitvormingkomt.Metteamvorming bedoeliknietleukespelletjesmetelkaardoen.Hetis vooralmetelkaaringesprekgaanoverwatergebeurtin hetteamenmet jou alslidvanhetteam.Hetgaatomopen eneerlijkzeggenwaterspeeltenleeft.Vanmiddagdeden weeenheelsimpeloefeningetje.Tweemensenwaren bestuurdereneenmanofzeswasdeORdiemoest onderhandelen.Opeengegevenmomentzeiiemand:‘We draaienereigenlijkdeheletijdomheen.Erzijndingendie erwelzijnmaarnietgezegdworden.’Datzijngave inzichten.Alsjeermetz’nallenomheendraait,hebbenwe eensoortrozeolifant;wezienhemallemaal,maar niemandzegtdat-ieeris.Wanneerhetluktomdieolifant boventafeltekrijgen,gaanweelkaarbeterbegrijpen.En daardoorgaanweookbetersamenwerken.”

Watkandeambtelijksecretarishierinbetekenen? “Deambtelijksecretarisheefteenmooiepositieomdingen heldertemaken.Alsineenteamnietechtwordtgezegd watiemandwilofvindtomdathijdatlastigvindt,gaat-ieer eenbeetjeomheendraaien.Deambtelijksecretariskan danhelpendoortezeggen:‘Goh,isditenditwatje

bedoelt?’Ikdenkdatdeambtelijksecretarishetkan aangevenalshijhetgevoelheeftdatomdehetebrijheen gedraaidwordt.”

Dusdeambtelijksecretarismoetdiplomatiekkunnen opereren?

Fel:“Juistniet!Ikdenkdatdeambtelijksecretariskan helpenomdenuanceereenbeetjeaftehalen.Enmet nuanceerafhalenbedoelikniet:gaiedereenstimuleren omlullignaarelkaartezijn.Maarwelomhetdiplomatieke erjuistaftehalen.Eenvoorbeeld:ikwaslaatstbijeenOR dieeenlijstjehadwaaropdeledenzichkondeninschrijven voorbepaaldethema’s.Nadriewekenstondernogbijna geennaamopdatlijstje.Eenvandeledendiedaarvan baalde,gafaan:‘Willenjulliejeallemaalbinnentwee wekeninschrijven?’Maarzehadwillenzeggen:‘Jongens pakjeeigenverantwoordelijkheid.Ikbaalervandatdat lijstjedriewekenlangopenstaatenniemandwatdoet.’ Snapjewatikbedoel?”

Datdeambtelijksecretarisdankanzeggen:jongens,ik baalervandathetnietgebeurt?

“Nee,deambtelijksecretarismoetjuisthetOR-lidhelpen. Hetgesprekmoetgaanoverpakkenvande verantwoordelijkheid;nietoverhetaantalweken.Alsje merktdatiemandeenbeetjeaarzeltomzoietsuitte spreken,kunjealsambtelijksecretariszeggen:‘Bedoelje

eigenlijktezeggen:jongens,iedereenishiervoor verantwoordelijk?’Danbenjeeenbeetje‘luidspreker’van hetteamlid.”

Aha,dusdeambtelijksecretarishangterboven,zietwat ergebeurtenbenoemtdat. “Datishet!Wenoemendatversterken.Jezegtdan bijvoorbeeld:‘Hetisniethelemaalduidelijkwatjebedoelt, ikgahemietsversterken,ietsuitvergroten.Pietbedoelje tezeggen…?’DanhoeftPietalleenmaarjaofneetezeggen enkanhetdaarnaconcreetmaken.Daarmeehelpje iemandinz’ncommunicatie.Doordenuanceeraftehalen wordtdecommunicatiehelderderengaanweelkaarbeter begrijpen.”

WekrijgenhetoverhetmodelvanTuckman(zie onderstaandkader).OokeenORdoorlooptdestadiavan groepsvormingdieTuckmanonderscheidt.Datgaat geleidelijkenmisschienhebbendeOR-ledenhetzelfniet eensdoor.

Watisderolvandeambtelijksecretarisindieeerste fase,devormfase?

“Inhetbeginishetmetelkaarkennismakenheelerg

Het model van Tuckman

In1965publiceerdedeAmerikaanse sociaal-psycholoogBruceTuckman eenmodelmetvierstadiavan groepsvorming.

belangrijk.EnikdenkdatjealsORsuccesvolwordtalsje ookdediepteindurfttegaan.Jemoetechttijdinvesteren: watvindjijnoubelangrijk?Hoestajijindingen?Jemoet ervooropenstaandeandertelerenkennen.Ineennieuwe groepisdatspannend.Alsambtelijksecretariskunnenje structuurbiedeneneengevoelvanveiligheid.Enjekuntde ledenvandegroepstimulerenommetelkaarincontactte komen.”

Datisookvoordeambtelijksecretariseenspannende rol.

“Ikmerkdatveelambtelijksecretarissendierollastig vindenofmenendatdienietbijhenhoort.Ikdenkdathet zekereenrolisdiejemagpakken.Hetkanookeenheel sterkerolzijnvanafdezijlijn;jestaataandezijlijn,maar nietbuitenspel.”

Margowijsteropdatdeambtelijksecretarisookeen bruggenbouweris.“Alserveelverschillendemeningenzijn, kandeambtelijksecretaristeruggevenwathijhoort. Bijvoorbeeld:‘Ikhooraandeenekantdit,aandeandere kantdat,enikhoorookbeidenditzeggen’.”

Indieeerstefasegebruikentrainerssomsinstrumenten alsBelbin,Disc,breinvoorkeuren,etcetera.Hebjedaar eigenlijkietsaan?

“Ikgebruikdiedingenookgraagineentraining.Hetisgeen hardewetenschap.Alsikprecieswilwetenhoemijn persoonlijkheideruitziet,moetikeen persoonlijkheidsonderzoekdoenbijeenpsycholoogof psychiater.Nutvandieinstrumentenisvooraldathet mensenuitnodigtommeeroverzichzelftevertellen.En

Stormfase Vormfase

Prestatiefase Afscheidsfase Normfase

Effectiviteit van het team

In1977voegdehijereenvijfdeen laatstestadiumaantoe.Volgens Tuckmandoorloopteengoed functionerendteamallefasen.Het modelgeeftinzichtindeontwikkeling vaneenteamdoordetijd.Deovergangentussendefasesverlopengeleidelijk.

• Inde vormfase verkennendegroepsledenhetteam,hetwerkenelkaar.Zevolgenvaakdevoorzitterofdeambtelijk secretaris.Enzestellenveelvragen.

• Inde stormfase gaathet‘stormen’indegroep.Eronstaanmeerdiscussies,deledensprekenzichmeeruit;ook wanneerzehetergensnietmeeeenszijn.Tuckmanwijsteropdatdegezamenlijkeconflictenindezefasenodigzijnom eenhechtteamtekunnengaanvormen.

• Alshetteamdestormfasedoorstaat,volgtde normfase.Degroepkrijgtbehoefteaanafsprakenendeledenkrijgen ookweeroogvoorelkaarsbehoeftes.

• Devierdefaseisde prestatiefase.Alleledenzijngoedopelkaaringespeeldendegroepheeftflow.

• Totslotvolgtde afscheidsfase.Alsdetaakvanhetteambijnaisafgerond,daaltdemotivatie.Uiteindelijkwordthet teamontbonden.

“

De ambtelijk secretaris moet soms een beetje luidspreker zijn”

datgaatsomsmakkelijkeraandehandvanzo’nmodeldan datikineengroepzitenerwordtgevraagd:wiebenje,wat doeje,watisbelangrijkinhetleven.Wantdankunjeje nogalopgelatenvoelen.”

Detweedefaseisdestormfase.Isderolvande ambtelijksecretarisvooraldánhetbenoemenvande dingendiehijzietgebeuren?

“Inderdaad.Dangaathetrommelenindegroep.Mensen gaanzichwatmeerlatengelden,meerhuneigenmening latenhoren.Wekrijgendanookeenbeetjehetspelomde macht.Hetisdanechtbelangrijkomdeonderstroom bespreekbaartekrijgen.Alsjemerktdatjeerzelfonrustig vanwordt,weetdatjedanechtnietdeenigebentdieer lastvanheeft.Indiefasekunjealsambtelijksecretariseen ‘weerbericht’gevenenzeggenwatjezietgebeuren.”

Enwatdoetdeambtelijksecretarisindevolgendefase, denormfase?

“DeOR-ledenblijvenstimuleren,enzeggenwateris,ook opinhoud.Alszebijvoorbeeldbalenvanietsinhetproces metdebestuurder,kunjezestimulerenomhetmethemte bespreken.Eenvalkuilindezefaseishetmakenvansteeds nieuweprocesafsprakenwaarniemandzichaanhoudt.En alsambtelijksecretarismaartrekkenaandieafspraken, wantzorgendatzedienakomeniseendeelvanjetaak. Maarwaarweheteigenlijkovermoetenhebben:wat maaktdatwehetnietdoen?Danmoetjehetnietoverde afsprakenhebben,maarover:watgebeurternu?De

ambtelijksecretarisheeftdemooierolomhetgesprek hierovertestarten.”

BereikteenORdeprestatiefaseeigenlijkwel?

“Jammergenoeggebeurtdatvaakniet.Datkomtdoordat jeelkaarrelatiefweinigziet.JezitweldriejaaralsORbij elkaarmaarintotaalzijndatmaarweinig dagen.Erzijn vaakwisselingenindegroep.Datbetekentiederekeer weerterugnaardiekennismakingsfase.Ookvoorde ambtelijksecretarisbeginthetdanopnieuw.”

Enalsjetochdeprestatiefasebereikt?

“Alsambtelijksecretarisblijfjedegroepvoeden.Jemag lekkermeegaanindeflow,maarblijftoetsenofdeenergie goedis,blijfnagaanofwordtgezegdwatergezegdmoet worden.”

Dusdeambtelijksecretarisleuntnooitachterover…

“Klopt.Maarjehoeftindeprestatiefaseminder interventiestedoen.Indeprestatiefaseregeltdegroepdat veelmeerzelf.Datfaciliteerjezogoedmogelijkenalsje zietdathetverslapt,pakjehetweerop.”

Watisvolgensjouhetgeheimvaneengoed functionerendeOR?

Lachend:“Goedevraag.Daarisnietéénantwoordopte geven.HetzitermetnameindatdeOR-ledeninstaatzijn omnaarelkaarsstandpuntenbelangenteluisteren.Een goedeORisinstaatomelkaartebevragenopstandpunten entekijken:watvindenwedaaringezamenlijkenwat verschilt?

IkdenkdatineengoedeORverschillenmogenbestaan.Je moetookbeseffendatjeállemedewerkers vertegenwoordigt.Datisnooitéénstem,maarmeerdere meningenengeluiden.VolgensmijbenjeeengoedeORals hetjeluktomeenbesluittenemenendatbesluitte verrijkenmetallerleiverschillendeideeën.”

TRAINER | MARGO HENDRIKS

MargoHendriksismededirecteurvanAS-opleidingen.Daarverzorgtzeonderanderede trainingenindeleerlijnGroepsontwikkeling.Daarnaastheeftzehaareigentrainings-en coachingbureauwaarmeezeOR’straint.ZeisNoloc(beroepsvereniging loopbaanprofessionalsenjobcoaches)gecertificeerdenLINKgeaccrediteerdtrainer.

Margoheeftin2015deoverstapgemaaktvandezorgnaarhettrainersvak

Haarmotto:daagjezelfiederedaguiteenkleinbeetjebetertewordenendurfte experimenteren.

AS-opleidingen: trainingen in de leerlijn Groepsontwikkeling

• Debasisvaneensuccesvolteam| 31oktober2023|AS1

• Deimpactvangroepsdynamicaopgoedsamenwerken|20november2023|AS2

• Teamcoaching|begin2024|AS3

• Traineronthejob|13november&11december2023|AS3

“

Je mag lekker meegaan in de flow, maar blijf nagaan of wordt gezegd wat er gezegd moet worden”

AS-opleidingen start met eerste HBO en Post-HBO vakopleidingen Ambtelijk secretaris en

Adviseur Medezeggenschap

AS-opleidingenheefteenprimeur,zijisdeeersteaanbiedervanvakopleidingentotAmbtelijke secretarisenAdviseurMedezeggenschapdieeenerkendeHBOénPost-HBOaccreditatieheeft verworven.

“Eenlanggekoesterdewensvanmenigambtelijksecretarisgaathiermeeinvervulling”,aldusLiza Arends,AlgemeenDirecteurvanOR-ondersteuningenAS-opleidingen.“Watwijzienisdathet vakgebiedvanambtelijksecretarisdeafgelopenjareneenenormegroeiquavolwassenheidheeft doorgemaakt.”“ZowelAS-opleidingenalsOR-ondersteuningstrevennaardehoogstekwaliteitin medezeggenschapmetoogvoordetoekomst”,vultMargoHendriks,DirecteurAS-opleidingenaan. “Daaromhebbenwijdeafgelopenperiodehardgewerktaanhetherzienénherstructurerenvanons opleidingsaanbod,metalsresultaateenbewusteoverstapvan3naar2vakopleidingen,dievolledig aansluitenopdepraktijkenhetbredespectrumwaarindeambtelijksecretarisenadviseur medezeggenschapzichbevinden.”

Beidevakopleidingenhebbeneenpositiefadviesontvangenvandetoetsingscommissievanhet CentrumvoorPostInitieelOnderwijsNederland(CPION).Ditbetekentconcreetdatdeopleiding AmbtelijkSecretarisofficieelHBOgeaccrediteerdisendeopleidingAdviseurMedezeggenschap Post-HBO.

DetweeofficiëleRegisteropleidingenworden,onder verantwoordelijkheidvanCPION,jaarlijksgeauditen beoordeeldopinhoud,kwaliteitenpraktijkrelevantie. Deelnemersdiemetgoedgevolghebbendeelgenomenaan éénvandetweevakopleidingenontvangenhetofficieel erkendeSHO-ofPHBO-diplomavanStichtingHoger OnderwijsNederlandofdeStichtingPostHogerBeroeps OnderwijsNederlandenwordenopgenomeninhaar Abituriëntenregister.

“Dejaarlijkseauditswordengekenmerktdoorde betrokkenheidvantweeexterneadviescommissies.De ledendiezittinghebbeninde,dooronssamengestelde commissies,zijnprominenten,auteursenbeslissersuitons eigenwerkveld.Zijzieneroptoedatonzevakopleidingen opcontinuebasiszijntoegespitstopdedagelijksepraktijk vandeprofessionalswerkzaambinnenonsboeiende vakgebied”,legtLizaArendsuit.

DeelnemersvanAS-opleidingenwordenbinnenkort persoonlijkgeïnformeerdoverdevoorwaardenom(met terugwerkendekracht)bijvoldoenderesultaatin aanmerkingtekomenvoorhetSHOofPHBOdiploma.

Deelnemersdieookinaanmerkingwillenkomenvooreen SHOofPHBOdiplomaendieelderseenVASMOgecertificeerdeleerganghebbengevolgd,kunnencontact opnemenmetAS-opleidingen.

E-mail:Info@as-opleidingen.nl

ASOpleidingen T.a.v.mevrouwL.N.Arends Blekerssingel37 2806ABGOUDA

Rotterdam,21juni2023 Onzeref.:PE-21/6

Betreft:ToetsingAmbtelijkSecretaris,enAdviseurMedezeggenschap GeachtemevrouwArends, OnlangsheeftdeToetsingscommissiezichgebogenoveruwaanvraagtotregistratievanuwlanglopende opleidingenAmbtelijkSecretaris,enAdviseurMedezeggenschapZeertotonsgenoegenmogenwijumeedelen datdecommissieeenpositiefadvies’totregistratievandeopleidingenheeftafgegeven.Ditadviesisinmiddels overgenomen.Alsgevolgvanditbesluitkomendeelnemersaandezeopleidinginaanmerkingvoorhetofficiële HO-diplomavoordeopleidingAmbtelijkSecretaris,enPHBO-diplomavoordeopleidingAdviseur Medezeggenschap.

Beoordeling Beideopleidingenvolgendezelfdeopzetenstructuur,vandaardathetgeschreveneindoordeelvanbeide opleidingenhetzelfdeis.Debeschrijvingenzijnduidelijk,gestructureerdenvolledig.Zijbiedeneengoedebasis vooreenprofessioneleopleidingen.Aanalletebeoordelentoetsingscriteriawordtvoldaan.Vandaareenpositief eindoordeel.

Eindoordeel

Zondervoorwaardenpositief

HetadviesvandeToetsingscommissieisinmiddelsovergenomen,opbasiswaarvanuwopleidingenals Registeropleidingenzullenwordenbijgeschreven.Deopleidingzulleneveneenswordenvermeldopdewebsite vanCPION,www.cpion.nl.

Vervolg Graagontvangenwijnaafloopvaniedereopleidingeenbeknoptevaluatierapportwaarineventueleverbeterpunten zijnopgenomen.DaarbijdienteenonafhankelijkoordeelvanuwAdviescommissieoverdeuitgevoerdeevaluatie deeluittemakenvanditevaluatierapport.

HetreglementvoorhetgebruikvanhetpredicaatSHO/SPHBO-Registeropleiding,evenalsde procedurebeschrijvingvoorhetverkrijgenvangetuigschriften,treftuaanalsbijlage. Restonsuvanhartetefeliciterenmethetbehaalderesultaat,enusuccestoetewensenbijdeuitvoeringvande opleidingen.

Metvriendelijkegroet,

Drs.PaulM.Esveld Directeur

Ons team zoekt uitbreiding

Onzeklantenbestandbreidtzichiedereweekweeruit.Devraagnaarondersteuningstijgtenelkeklant vraagtomeenstukjemaatwerk.Omdezelfdekwaliteittekunnenleverenzijnweopzoeknaareennieuwe collega

Intercedent

24 - 32 uur

Wijgajedoen?

• Jegaatmetondernemingsradeningesprekoverdegewensteondersteuningenmaakthiervooreenpassend voorstel.

• Jezieteroptoedatbestaandeopdrachtgeverscontinukwalitatiefgoedeondersteuningkrijgen.Jeregelt vervanging,houdtevaluatiegesprekken,verwijstdoornaaronsexpertteam,etc.

• JeonderhoudtcontactmetdeambtelijksecretarissenenadviseursdieviaOR-ondersteuningwerkzaamzijn.En daarwaarnodigstajehenbij.

• Jehoudtzichtopwaterspeeltbijdeklantenindesectorenvertaaltdatnaardienstverlening.

• Bijnieuweopdrachtenregeljedeonboarding,zoalsopstellenen/ofbeoordelenvancontracten.

• Samenmetdeanderecollega-intercedentenonderhoudjedepersoneels-ensalarisadministratie.

Watkanjeverwachten?

• EenopleidingtotintercentetervoorbereidingophetSEU-examenUitzendprofessional.

• Onsteambestaatuit9vrouwen,waaronder2parttimestudenten.

• Wewerkenhybride,waarvantweemaalperweekoponskantoorinGouda(iniedergevalopdinsdag).

• Wezijneenhechtteam,resultaat-enoplossingsgerichtenvooralbetrokken.

• Jouwsalarisismarktconform,wehebbeneenthuiswerkvergoedingensportabonnement.

Ervaringindemedezeggenschapiseenpré!

Interesse in deze functie?

VoormeerinformatieofsolliciterenkunjecontactopnemenmetOR-ondersteuning.

Telefoon: (0)182231270

E-mail: info@or-ondersteuning.nl

Wij zijn een ‘niche’ intermediair en uitzendbureau voor ambtelijk secretarissen in de wereld van de ondernemingsraden. We zijn marktleider en onze missie is al ruim 10 jaar dezelfde: ‘ondersteuning op maat voor de medezeggenschap’. Geen klant hetzelfde, geen dag hetzelfde en we blijven ons inzetten voor de community van ambtelijk secretarissen.

DATA AS-OPLEIDINGEN

Aanmelden kan via de website: www.AS-opleidingen.nl

In verkeerde handen

Hoe pensioenenquêtes gevaarlijk kunnen zijn

NADETWEEDEKAMERHEEFTOOKDEEERSTEKAMERINGESTEMDMETDEWETTOEKOMSTPENSIOENEN.DE WETGAATDAARMEEOP1JULIAANSTAANDEIN.HEELWATBEDRIJVENENPENSIOENUITVOERDERSZIJN GESTARTMETDEVOORBEREIDINGENOPHETNIEUWEPENSIOENSYSTEEM.BIJDIEVOORBEREIDINGHOORT VAAKEENENQUÊTEONDERDEELNEMERSENGEPENSIONEERDEN.DATKLINKTGOED,MAARDAARKANHET ERNSTIGMISGAAN.

DoorMarkJordens

Pensioenenquêteskunnennuttigzijn,maarzezijnniet rechtstreeksbindend Voorelkewerknemer,oud-werknemerenallewerkgevers inNederlandwordthetpensioenanders.Erzijnstraksop hoofdlijndriesoortenpensioenregelingenbeschikbaar. Binnendieregelingenbestaanweerverschillendeopties. Daarmoetenkeuzesinwordengemaakt.Elkekeuzebiedt verschillendevoor-ennadelenvoorwerkgevers, pensioenuitvoerders,deelnemersengepensioneerden.Als hulpbijdeafwegingdaarvanzijnpensioenenquêtes populair.

Kortgezegdmakendesocialepartnersdeuiteindelijke keuzes.Wiediesocialepartnerszijnhangtafvande situatie.Alsersprakeisvaneenverzekerderegelingzonder cao,danheeftdeondernemingsraadinstemmingsrecht. Alshetpensioenisondergebrachtbijeenpensioenfonds staatindecaowiedesocialepartnerszijn.Enalsergeen caois,staatdatindearbeidsovereenkomst.Maareriseen uitzondering.Alsdepensioenregelinginhetbedrijfbeteris danderegelingdiedecaovoorschrijft,heeftde ondernemingsraadookweerinstemmingsrecht.

Deonderhandelingspartnerskunnenbesluiteneen pensioenenquêtetehouden.Alsdeondernemingsraadniet aandeonderhandelingstafelzit,kanhijdatzelfookdoen. Datstaatlosvanwatdeonderhandelingspartnersdoen.

Depensioenenquêteheeftbijdebesluitvormingover pensioengeenwettelijkebasis.Inprincipekaniedereende uitkomstennegeren.Alsdatgebeurtwanneerde ondernemingsraadnietaandeonderhandelingstafelzit, kanhijdaarweinigtegendoen.Andersomkanook:de ondernemingsraadkanvindendatdeuitkomstenvande pensioenenquêtenietgebruiktzoudenmoetenworden maardatgebeurttoch.Ookdaarkanhijformeelweinig tegendoen.Maarviahetpolitiekecircuitkanzijnopinie weldegelijkinvloedhebben.Alsdeondernemingsraadwel aandeonderhandelingstafelzit,bepaalthijzelfwathijmet deuitkomstenvaneenenquêtedoet.

Pensioenenquêteskunnengevaarlijkzijn

Waaromzoueenondernemingsraadnietwillendateen pensioenenquêtewordtmeegenomeninde besluitvorming?Vanwegeonbedoelde–ofzelfsbedoelde–kansopsturingvandeantwoorden.

Halfmaartmochtenwestemmenvoordeprovinciale staten.Bijelkeverkiezingploppenerallerleikieswijzersop. Ikprobeerdeerdezekeervier.Bijtweekwamhetzelfde adviesboven,maardetweeanderegavenelkeenander advies.Enzozatikmetdrie‘objectieve’maarverschillende adviezen.Hoedatkan?Enquêteszijnnauwelijks100% objectieftekrijgen.Deuitkomstwordtmedebeïnvloed doorallerleikleinevariatiesindeopzet.Welkevragen

wordengesteld?Welkewoordenwordengebruikt?Watis hetverschilinlengtevandeteksten?Inwelkevolgorde staandevragenenantwoorden?Hoebegrijpelijkzijnde vragen?Wordengepensioneerdenookbevraagdofalleen deactievedeelnemers?

Datiseenkansvoorwiewilbeïnvloeden.Jekunteen enquêtezoinrichtendatmeerrespondentendegewenste uitkomstengeven.Maarookalsergeensprakeisvaneen bijbedoelingkaneenenquêtetochdekansopbepaalde antwoordenvergroten.Hetisgoedalsde ondernemingsraaddaaralertopis.

Voorkomdatdeondernemingsraadgebruiktwordtom eenenquête’wittewassen’

Alsdeondernemingsraadwordtbetrokkenbijdeopzetvan eenenquêtevaneenanderepartijmoethijextrascherp zijn.Bijnaaltijdzalereenopeneneerlijkeintentieachter hetafnemenvaneenpensioenenquêtesteken,maarwe zienhetindepraktijkookweleensanders.Optiesbijde transitienaarhetnieuwepensioenstelsel,brengenieder huneigenkostenenvoor-ennadelenmetzichmee. Dan wordthetsomsverleidelijkomdaarviaeenenquête, ’goedgekeurddoordeondernemingsraad‘watsturingaan tegeven.

Alsdeondernemingsraadakkoordgaatmeteensturende enquête,doordathijdesturingnietherkent,kande enquêterendepartijclaimendat’deondernemingsraad achterdeenquêtestaat‘.Zowordtdesturingviade ondernemingsraad’witgewassen‘.

Ondernemingsradenkunnenzichdooreen pensioencommunicatiespecialistlatenondersteunen Nietalleenquêtebureauskunnenvoldoendehelpenbij pensioenenquêtes.Vaakwetenzijnetzoveelvanpensioen alsderespondenten.Omdatzenietanderskunnen,nemen zedetaalenkennisovervandeopdrachtgever.Diens jargonenimplicietevoorkeurenkomenzoindeenquête terecht.Enwaarhuurdedeondernemingsraaddehulpnou voorin?

Andersomkanhetookmindergoedeenquêtesopleveren alseenpensioenbureaudatallesvanpensioenmaarte weinigvanenquêterenweetdeenquêteopstelt. Ondernemingsradenkunnendaaromhetbesteeen adviseurinzettendieisgespecialiseerdinenquêterenover pensioen.Dathelpttevoorkomendatsturendeelementen, methetakkoordstempelvandeondernemingsraaderop, onbedoeldineenenquêteterechtkomen.

EEN VOORBEELD UIT ONZE PRAKTIJK

Depensioencommissiewaarinvakbond,werkgeverenvertegenwoordigingvanhetfondsbestuurzitten,steldeeen pensioenenquêteop.Deondernemingsraadwerdgevraagdmeetekijken.Hijschakeldeeenvanonzespecialisten in.

Deenquêtewerdbesprokenindepensioencommissie,metledenvandeondernemingsraadenonze communicatiespecialist.Erontstondsteedsdiscussieoverdedubbelzinnigheidvandevragen.Nahetbehandelen vaneenvraagofvijfraakteeenpensioencommissielidwatgeïrriteerdoverdetragevoortgang.“Nietelkevraaghoeft zoindetaildoorgenomenteworden.Deondernemingsraadmoetooknaarhetbredereplaatjekijken”,zeize.Ze legdeuitdathetdebedoelingwasdatdecommissieruimtezoubehoudenomhaarbesluitenmedetekunnen onderbouwenmetverwijzingnaardeenquête.Overdeformuleringvandevragenwasmaandenlangzorgvuldig nagedachtmetdatdoelingedachten.

Dezeondernemingsraadvonddaarwatvan.Hijsteldeinzijnschriftelijkadviesaandecommissievooromde doelstellingvandeenquêteaantepassen.Formeelkandeondernemingsraaddatnietafdwingen,maarnuzijn adviesdeeluitmaaktevandedocumentatievanhetprojectkondepensioencommissieernietomheenditte bespreken.Hoehetaflooptwetenwenogniet.

Edmond Halley

Telefoon: 030 251 9881

E-mail: advies@edmondhalley.nl

MARK JORDENS Programmamanager bij Edmond Halley

Van afvinklijstjes naar een dynamisch instrument

Regierol voor de OR bij de RI&E

”DEOUDERISICO-INVENTARISATIES(RI&E’S)WARENVOORALPAPIERENTIJGERS.DIEBLEVENDANOOKINDE KASTTOENDEONDERNEMINGSRAADBLANCOENMETFRISSEBLIKWERDMEEGENOMENINDEONTWIKKELING

VANEENNIEUWARBO-ENVITALITEITSBELEID.DIGITALEVRAGENLIJSTENWERDENRONDGESTUURD,OR-LEDEN

HIELDENEENRONDGANGLANGSALLELOCATIES,DEARBOCATALOGUSERBIJ.DATHEEFTONTZETTENDVEEL OPGELEVERD,WAARDEORGANISATIENOGSTEEDSOPKANVOORTBORDUREN”,DATZEGTPORTOFRANCO, VEILIGHEIDSKUNDIGEENDIRECTEURBIJTRI-PLUS. HIJVERTELTOVEREENTRAJECTBIJEENGROTE

INSTELLINGVOOROUDERENZORGMETMEERDAN3.000MEDEWERKERSWAARZIJEENDYNAMISCHERI&E HEBBENINGEVOERD.

DoorGeraldoKumelingenPortoFranco

Dezeinstellingkendeeenbovengemiddeldziekteverzuim. Hogewerkdruk,fysiekebelastingenongewenste omgangsvormen,maarooksteedscomplexerezorgbij chronischziekeouderenzorgdevoorhoogziekteverzuim enuitval.

Rondgangdoordeorganisatie

DeORenmanagementgingengezamenlijkaandeslagom denegatievetrendinhetverzuimomtebuigen. Bevorderingvandeskundigheidmettrainingkreeg topprioriteit,zodatdeOReenregierolkreegbijhetinkaart brengenvandelichamelijkeenpsychosocialebelasting. Franco:“Bijonzerondgangenstuittenweopuiteenlopende knelpunten.Vansnoerenopdevloerdievalgevaar veroorzaken,totbukkeninkleineafwaskeukens, ongewenstgedragvancollega’s,agressievancliëntenof hunfamilie.”

LedenvandeVGWM-commissieliepenmeemetde veiligheidskundigeensteldenvragen:Watdoenwe vandaag?Enhoebelastendisdit?Watzijndeoorzaken?De adviseursvanTri-plushaddenmeetapparatuurbijzichvoor binnenklimaatengeluid.DeVGWM-ledenwistenmeteen waarzeopmoestenletten.Ookzakenalsbrandveiligheid,

vluchtroutesingebouwenenbedrijfshulpverleningwerden onderdeloepgenomen.Ofneemhetwerkenindehete zomersvanafgelopenjaren.DeORhielddaareenenquête over.DaarnaastisereenapartverdiependRI&E-onderzoek uitgevoerdnaarpsychosocialefactorendieleidentot stressgevoeligheid,zoalsintimidatieenpesten,ennaar werkdrukalsgevolgvankrapperoostersenweinigeigen regelruimte.

OR-ledenalsonmisbareschakel

Franco:“Dedirectievandezorginstellingheefterkenddat zonderderondesmetdemedezeggenschapernooitzoveel arbo-knelpuntenaanhetlichtwarengekomen.Arbobeleid moetnaadloosaansluitenbijdeervaringenopde werkvloer.AangezienOR-ledeneenonmisbareschakel vormentussenwerknemersenbestuurder,washetlogisch deVGWM-commissieominputtevragenbijhetopstellen vandeRI&E’s.Zo’nsoepeleaanpakzorgtookvooreenvlot verloopvandeinstemmingsaanvragenbijdeOR.”

Medewerkershebbenrechtopeennormaalrooster. Gesplitstedienstenwaarbijeenmedewerkergedurende eenwerkdagtweedienstendraait,zijninmiddels afgeschaft.Tweekeerperdageendienstdraaien,

verstoordedeprivé-werkbalans.Medewerkersdievroeger inhuneentjeeennachtdienstdedenenzichonveilig voelden,hebbenernueencollegabij.Ookisrecentelijk geïnvesteerdinklimaatbeheersingvanwerkplekkeninde tehuizen.

Ogen

enoren

Voordeintramuralezorgendewijkzorgheeftde organisatienieuweRI&E’slatenopstellen.Enerzijnmeer dantwintigpreventiemedewerkersopgeleiddietoezienop deuitvoeringvandeplannenvanaanpak.Zijzijnook doorgeefluikvanklachtenoverwerkomstandighedenenze gevenverbetersuggestiesdooraandearboadviseuren leidinggevenden.

IederelocatieheeftnuzijneigendynamischeRI&E.Geen afvinklijstjesmeer,maardirectinspelenoponveiligeof fysiekzwaresituaties.Depreventiemedewerkerszijn daarbijookdeogenenorenvandeOR.Gezondwerkenen welzijnisnucorebusiness.

Anderemaatregelendiezijngenomenomverzuimen arbeidsbelastingteverminderenzijn:

• preventiefmedischonderzoek(‘healthchecks’);

• naziekmeldingnogdiezelfdeweekeengesprekmet debedrijfsarts;

• Afschaffenvandeminutenregistratievoor thuiszorgmedewerkers;

• coachingvanmedewerkersmetfinanciële problemen;

• traininginhetomgaanmetagressie.

Hetziekteverzuimisdankzijhetoffensievearbobeleid teruggebrachttotonderhetlandelijkgemiddeldeinde verpleeg-enthuiszorgbranche(VTT).Hetgaatnudegoede kantop,maarerisnogveelwerktedoen.ZohoudtdeOR metpersoneelszakenbijeenkomstenoverbeleidophet gebiedvanduurzameinzetbaarheid.“Doormedewerkers scholing,verdiepingenwerkpleziertebieden,hopenwe hentotaanhunpensioenaanonstebinden.”DeORisbij uitstekhetorgaanommedewerkerstelatenmeepraten overdekwaliteitvanarbeidenwelzijnopdewerkvloerin alleleeftijdsfasen.

BetrokkenheidORvanbelang

”WanneereenwerkgeverdeORnietvanmeetafaan betrektbijhetopstellenvandeRI&Eenhetconceptplan vanaanpak,krijgjeeentraagenfrustrerendproces”,aldus PortoFranco.“GrotekansdatdeORnietzalinstemmen methetresultaat,watveelaleenpapierentijgeris.Voor eenvolledigebedrijfsspecifiekeRI&Edoorloopjeelf arbogerelateerdeelementen.Daarisveelkennisvoor nodig,dieeenexterneadviseurkanleveren.Als bijvoorbeeldhetbinnenklimaatslechtis,kandatleidentot eenproductiviteitsdalingvanveertigprocent.Maarveel organisatiesbagatelliserendatnogsteeds.Ofneemde

branche-RI&E.Dieheeftvaakveelblindevlekken.Hetis eeninvuloefeningvantweeofdriemanagers.Maarbijeen dynamischeRI&Emaakje,metdigitalevragenlijstenen gesprekkenmetsleutelfiguren,maximaalgebruikvan ervaringenvandewerkvloer.

DoordeORvanafhetbeginbijnieuwarbobeleideen duidelijkeroltegeven,creëerjestevigdraagvlak.DeOR heeftinstemmingsrechtopdewerkwijzevandeRI&E,op deconcept-RI&Eenhetplanvanaanpak,enopde voortgangsrapportage.”

Waarkandeambtelijksecretarisde ORopattenderen?

• Houd in de gaten dat de RI&E drie instemmingsmomenten kent:

1. de wijze van uitvoeren,

2. het vaststellen van RI&E met conceptplan van aanpak,

3. het definitieve plan van aanpak.

• Bepaal op welke wijze de OR betrokken wil zijn: reactief (volgend/toetsend) of proactief (initiatief nemend).

• Werk aan expertiseontwikkeling binnen de OR: welke leden gaan dit doen? En werken we met portefeuillehouders of een VGW-commissie?

• Maak werkafspraken met de bestuurder over een goede overlegstructuur: met wie vindt het overleg plaats en wat is de frequentie? Hoe zorgen we voor goede informatievoorziening?

• Leg de afspraken vast in een convenant (en in een instellingsbesluit voor het instellen van een VGWcommissie).

TRI-plus (https://www.tri-plus.nl/)

Telefoon: 023 711 4639 E-mail: info@tri-plus.nl

PORTO FRANCO (l)

trainer/adviseur/veiligheidsdeskundige

GERALDO KUMELING (r)

trainer/adviseur medezeggenschap en vitaliteit

Belangrijk, lekker belangrijk!

HETADVIESRECHTVANDEONDERNEMINGSRAADISVAAK

OPGEHANGENAANDEVRAAGOFHETTENEMENBESLUIT

‘BELANGRIJK’IS.HOEBEPAALJENOUOF EENBESLUIT

BELANGRIJKISENDAARMEEADVIESPLICHTIGOPDEVOET

VANARTIKEL25WOR?

DoorMaartenvanKempen

Belangrijkenartikel25WOR

DeWetopdeondernemingsraden(WOR)kenteenlijstmet veertienvoorgenomenbesluitendieadviesplichtigzijn.Dezezijn tevindeninartikel25lid1a-n.Bijnegenvandiebesluitenis sprakevanhetbegrip‘belangrijk’.Achtereenvolgens:Belangrijke wijziging(b),belangrijkonderdeel(c),belangrijkeinkrimping(d), belangrijkewijziging(e),belangrijkeinvestering(h),belangrijk krediet(ienj),belangrijketechnologischevoorziening(k),entot slotbelangrijkemaatregelinzakehetmilieu(l).Hetbegrip ‘belangrijk’isechternietindewetuitgewerkt.Datmaaktaande enekantdatjeallefeitenenomstandighedenmeekannemenbij debeoordeling,maaraandeanderekantlaatditzoveelruimte datjebestvanmeningkuntverschillenofeenbesluitof maatregel‘belangrijk’is.Datkomtookregelmatigvoor.De wetgeverenookdeSERalsadviserendorgaanvindenechterdie flexibiliteitbelangrijkerdaneennadereconcretiseringmetvast omlijndeconcreteabsolutecriteria.Inzijnalgemeenheidmoet hetgaanombesluitenofmaatregelendienietalledaagszijn.Dus alshetgaatombesluitendieregelmatigwordengenomenen onderdeelzijnvandevastebedrijfsprocessen,isdatalsneleen aanwijzingdathetnietzo‘belangrijk’isdatde ondernemingsraaddaaroveromadvieshoeftteworden gevraagd.Alsechterduidelijkisdaterietsbijzondersaandehand is,komthetadviesrechtnatuurlijksnelnaderbij.

Gezichtspunten

Indeloopderjarenzijnerwelgezichtspuntenontstaandieons kunnenhelpenbijhetbeoordelenofeenbesluitofmaatregelals belangrijkmoetwordengezien.Diegezichtspuntenkomenvoort uitdetoelichtingopdewet,decommentarenuitdewetenschap ennatuurlijkderechtspraakvandeOndernemingskamer. Uitgangspuntbijdebeoordelingistochdathetmoetgaanom eenbesluitofmaatregeldienietalledaagsis.Hetmoetgaanom

ietsbijzonders.Bijhetbeoordelenofdaarvansprakeis,kun jekijkennaargezichtspuntenzoalsdefinanciëleimpact vaneenbesluit,degevolgendiehetbesluitzalhebbenvoor deindeondernemingwerkzamepersonen,de beweegredenenvanhetbesluit,degrootteendeaardvan deonderneming,deomvangvande ondernemingsactiviteitenen-lastbutnotleast-devraag ofhetbesluitimpactheeftopeenkernactiviteit.Deze gezichtspuntenhoevennietallemaalafgelopenteworden bijdebeoordelingenzezullenpergevalookanderszijn.Er isnatuurlijkverschiltusseneenbelangrijkeinvesteringof eenbelangrijkewijzigingindewerkzaamhedenvande onderneming.Alsjedantocheensoortvanvolgordewilt hanteren,danligthetvoordehandominiedergevalte kijkennaardegevolgenvoordeindeonderneming werkzamepersonen,definanciëleimpactendeaarden

omvangvandeonderneming.Bijdegevolgenvoordeinde ondernemingwerkzamepersonengaathetdannatuurlijk omhetaantalmogelijkeontslagen,maarookomandere gevolgenzoalsveranderingeninwerkprocessen.Financiële impactzaleenhoofdbestanddeelzijnvanbesluitenen maatregelendiezienopinvesteringenenfinancieringen. Hierkijkjebijvoorbeeldnaardeomvangvaneen investeringinverhoudingtotdejaarlijksgebudgetteerde investeringsbedragen.Deaardvandeondernemingspeelt altijdeenrolbijdebeoordeling.Watvoordeene ondernemingbelangrijkis,isdatvoordeandereweerniet. Decontextwaarinallesplaatsvindt,isenblijftdanookvan grootbelang.

RECENTE UITSPRAAK ONDERNEMINGSKAMER

Een recente uitspraak eerder dit jaar illustreert hoe de Ondernemingskamer omgaat met bovengenoemde gezichtspunten. Het betrof hier het verval van één functie bij Insight Nederland. De Senior Solution Sales Manager zou vervallen als gevolg van een wijziging in de organisatie. Deze persoon stuurde een afdeling aan van zeventig medewerkers. Die taken zouden worden ondergebracht bij de ‘Head of sales & Business Management Netherlands’.

Deondernemingsraadvonddat sprakewasvaneenbelangrijke wijziging.Methetopheffenvande functieSeniorSolutionSales Managerwerdnamelijk eenbelangrijkemanagementlaag weggesneden.Dezeventig medewerkerszoudenna effectueringvanhetbesluit(naast 130overigemedewerkers)onderde HeadofSales&Business ManagementNetherlandsgaan vallen.Laatstgenoemdeheeftmeer takendandeSeniorSolutionSales Managerhadenheeftdusminder tijdomleidingtegevenaande

salesafdelingendemedewerkers vandesalesafdeling(metnamede lijnmanagers)opteleidenente coachen.

Deondernemervondhetbesluit nietbelangrijk.Hetbesluitwaseen logischuitvloeiselvandebegin2022 inganggezettereorganisatie, waartegendeondernemingsraad niethadgeprotesteerd.Erwerd slechtséénfunctieopgeheven,die niettothetstrategischmanagement behoorde.DetakenvandeSenior SolutionSalesManagerverdwenen niet,maarwerdenherverdeeld:de strategischetakenwerdenbelegdbij deHeadofSales&Business ManagementNetherlandsende uitvoerendetakenbijde(tien) lijnmanagers.Debelastingvande HeadofSales&Business ManagementNetherlandszou slechtsbeperkttoenemen,omdat dezealverantwoordelijkwasvoor destrategischetakenvandeSenior SolutionSalesManagerendetaken vandezetweefunctiesbovendien deelsoverlappen.Hetbeleggenvan deuitvoerendetakenbijde lijnmanagersvormdeevenmin

eenbelangrijkewijzigingomdathet hieralleentakenbetreftter uitvoeringvanreedsvastgesteld beleid.

DeOndernemingskamervondtoch dathiersprakewasvaneen belangrijkewijziging.DeSenior SolutionSalesManagergafnamelijk leidingaaneengrote,belangrijke afdeling(sales).Ruimeenderde (zeventig)vanhettotaalaantal werknemersiswerkzaamopdeze afdeling.Deleidinggevendeen strategischetakenvandeSenior SolutionSalesManagerwerdenna effectueringvanhetbesluit overgedragenaaneenfunctionaris (HeadofSales&Business ManagementNetherlands)dieeen bredertakenpakkethaddande SeniorSolutionSalesManager.De HeadofSales&Business ManagementNetherlandsheefteen functiemeteenbelangrijk strategischkarakterenis,anders dandeSeniorSolutionSales manager,mede-WOR-bestuurderen aanspreekpuntvande ondernemingsraad.Dathetbesluit slechtsbetrekkingheeftopéén persoon/functiemaaktnietdathet hiernietomeenbelangrijke wijzigingindeorganisatievande

Vacature

Ambtelijksecretaris ondernemingsraadLister (24uur/week|Utrecht)

Heb je ervaring met het ondersteunen van de ondernemingsraad en affiniteit met de (ggz) zorg? Lister is op zoek naar een Ambtelijk Secretaris Ondernemingsraad. Als Ambtelijk Secretaris Ondernemingsraad ondersteun je de Ondernemingsraad (OR) bij de uitvoering van zijn taken en het bevorderen van de medezeggenschap binnen de organisatie. Je zorgt ervoor dat de OR goed functioneert en zijn wettelijke taken kan vervullen.

Ambtelijk secretaris per 1 juli

Als ambtelijk secretaris heb je een spilfunctie in de OR door ervoor te zorgen dat de OR zijn werk zo goed en efficiënt mogelijk kan verrichten. Je doet een aantal secretariële taken, draagt zorg voor de organisatie van de OR-vergaderingen en je adviseert het dagelijks bestuur van de OR. Daarnaast wordt een inhoudelijke bijdrage van je verwacht met betrekking tot de voorbereiding van de beeld- en oordeelsvorming en standpuntbepaling van de OR. Je geeft gevraagd en ongevraagd informatie; je bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en je bent alert op naleving van wet- en regelgeving ten aanzien van medezeggenschap.tekst

Interesse in deze opdracht?

AANSTELLING

AanstellingbijLister

WERKDAGEN

In ieder geval op woensdag LOCATIE

Utrecht

GavoormeerinformatieofsolliciterennaardewebsitevanOR-ondersteuning (https://or-ondersteuning.nl/vacatures/ambtelijk-secretaris-ondernemingsraad-lister-24-uur-p-w-utrecht/)

ondernemingdanwelinde verdelingvanbevoegdhedenbinnen deondernemingkangaan.Het besluitheeftbelangrijkewijzigingen vandetakenenverantwoordelijkhedenbinnendesalesafdelingtot gevolg.Erwordteenmanagementlaaggeschrapt.Hetbesluitleidttot eenaanzienlijkeverzwaringvande functieHeadofSales&Business ManagementNetherlands.Geletop deaardenomvangvanbeide functiesheeftdeondernemingsraad terechtdevraaggesteldofdeHead ofSales&BusinessManagement

Netherlandseenbelangrijkdeelvan detakenvandeSeniorSolution SalesManager‘erbij’zalkunnen doen.Delijnmanagershebbener voortsdiversetakenbijgekregen.Dit allesleidttoteeningrijpend gewijzigdeopzetvande salesafdeling.Hetvorenstaande,in onderlingesamenhangbezien, maaktdathetbesluitomdefunctie vanSeniorSolutionSalesManager opteheffeneenbelangrijke wijzigingindeorganisatieeninde verdelingvanbevoegdhedenvande

Afsprakenmakenoverhetbegrip‘belangrijk’?

Hetismogelijkomafsprakentemakenmetdeondernemer overdecriteriawanneereenbesluit‘belangrijk’is.Dat biedtbeidepartijenmeerduidelijkheid.Datkanviade ondernemingsovereenkomstvanartikel32WOR.Jekunter danbijvoorbeeldvoorkiezenomnaderecriteriate formulerenomtrentdepersonelegevolgen(bijvoorbeeld vanaf een verval van 2 fte is het altijd belangrijk),specifieke maatregelenalsbelangrijkteduidenofprocesafsprakente makenalserverschilvaninzichtdreigtofeenbesluitaldan nietbelangrijkis.Dergelijkafsprakenzijndanbepalend voordebeoordelingofeenbesluitofmaatregelbelangrijk

ondernemingvanInsightNederland betreft.

DeOndernemingskamerlegtdusbij degevolgenvoordeorganisatieniet denadrukophetaantal medewerkersdatdeorganisatie gaatverlaten,maaropde veranderdestructuurendeinhoud vanhetwerk.Hetgaathierdusom degevolgenvoordemensendieook nauitvoeringvandeze herstructureringbijdeonderneming werkzaamblijven.

isendeOndernemingskamerzalvandiecriteriauitgaan. Voordeelvoordeondernemerisdathijbeterinzichtheeft wanneerhijadviesmoetvragen.Hetiszekerookvoordelig voordeondernemingsraad.Besluitendie ophetoogniet belangrijkzijn,kunnenzotochadviesplichtigzijnomdatze voldoenaandeafgesprokencriteria.Letop!Jekuntniet afsprekendatmaatregelen‘niet belangrijk’zijn.Decriteria vandeWORzijnimmersdeondergrens.Jekuntwel afsprakenmakenovermeerbevoegdheden,maarnietover minder.

PALLAS Advocaten (https://www.pallas.nl/)

Telefoon: 085 070 47 12

E-mail: info@pallas.nl

MAARTEN VAN KEMPEN Advocaat Arbeids- en Medezeggenschapsrecht

De 7 beste apps voor digitale focus

AVKCOACHESBOUKEVANKLEEFENINGEVERWEIJSCHREVENSAMENHETINSPIRERENDEE-BOOK 7 BESTE

APPS VOOR DIGITALE FOCUS – MEER GRIP OP JE WERK MET MICROSOFT 365.DEZEKUNJENUGRATIS

DOWNLOADENOPDESITEWWW.AVK.NL.BOUKEGEEFTHIERALVASTEENVOORPROEFJE.

DoorBoukevanKleef

Onsdagelijksewerkishettrainenencoachenvanmenseninhetslimomgaanmetveelwerk.Ofdatnuindividueelisofin eenteam,erisvaakveel(tijd-enenergie-)winsttehalen.Daarbijisdeaanleidingvaakeentool:“Wewillenmeer uitTeamsenSharePointhalen”,of“IkwilbeteromkunnengaanmetOutlook”. Een tool is echter nooit het doel. Het beter managen van je energie, tijd besparen of beter samenwerken zijn wél doelen die behaald kunnen worden. Deels door middel van slim gebruik van de juiste tool. Uitervaringweetikdatslimwerkenvaakhetmeesteeffectheeftalsjeeenintegrale aanpakhebt,waarbijaandachtisvoor:

1. Hetteamenhunsamenwerking

2. Hetkennenvandejuistetools

3. Juistinzettenvandetoolsmetbijbehorendewerkafspraken

InhetE-bookleggenwedenadrukopdecombinatievantoolsenwerkafspraken.Losvandetoolsenwerkafsprakenishet belangrijkomtewetenwatdebouwstenenzijnvooreensuccesvolteam.InonzetrainingTeameffectiviteithebbenwede bouwstenenvooreeneffectiefteamuiteengezetinvierdeelgebiedenmetelktweepijlers:

1. Hetproces:zijnerduidelijkewerkafsprakenentoetsenweofdezeworden nageleefd?

2. Defocus:hebbenweeengezamenlijkdoelmetoogvoorresultaat?

3. Werkenweinflow:oftewelzijnwewendbaarenisersprakevansoepele samenwerking?

4. Hoeishetgesteldmethetklimaatinhetteam:hebbenwevertrouwenin elkaarenzijnweeenverbondenteam?

DekleureninhetdiagramzijneenknipoognaarInsightsDiscovery.Alsjesuccesvol teamwerkvanuitdepraktischehoekbekijktenjededeelgebieden’klimaat,flow, focusenproces’opordehebt,kunjeschavenaanhetoptimaalinzettenvantools.

HetE-booklegtdefocusopdetoolsenhoejedezeinzetineenteam.Maarwelmet dewetenschapdatsamenwerkendraaitommeerdaneentool.Wantletop:tools werkenalleengoedalsallebouwstenenvaneenteamookvoldoendezijngeborgd.Jewiltimmersvoorkomendatjeals teamwelefficiëntwerkt(dekortsteroute),maarweinigeffectiefbent(doelstellingenbehalen).

TEAMEFFECTIVITEIT (BEKEKEN VANUIT DE TOOLS) KENT 5 AANDACHTSGEBIEDEN:

1. Jeagendaisdemeesteerlijkeweergavevandetijddiejehebt,gebruikdiedanookgoed!

2. Metfocuskunnenwerkenaanpersoonlijketakenendusdoelen.

3. Inflowkunnenwerkenaanteamtakenendoelen.

4. Overalenaltijdkunnencommunicerenopeencentraleplekmetdemensenwaarmeejeregelmatigsamenwerkt.

5. Overalenaltijdbijdebenodigdebestandenkunnenomjewerktekunnendoen.

Enkele praktische tips voor de (ambtelijk) secretaris

• BinnenafzienbaretijdgaatMicrosoftafscheidnemenvandehuidige’taken‘inMSOutlookenditvervangen voorMicrosoftToDo.Jekuntdezeappdownloadenindeappstore(s).DezeToDoappisookinOutlook beschikbaar.Gaeensexperimenterenmetdezetakenappdieinmijnogeneenvoudigmaarkrachtigisin gebruik.

• WaarToDogeschiktisvoorhetwerkenaanjepersoonlijketaken,isdeAppPlannergeschiktvoorhet werkenaanteamtaken.Deopzetiseendigitaaltakenbordverdeeldinkolommen(buckets)met bijvoorbeeldwerksoorten.JekuntPlannergebruikenalseenKanban-bord(KanbaniseenAgilemethode).

• WanneerjeinMSPlannereentaaktoewijstaaniemand,ontvangtdezeeene-mailmelding.Ennogmooieris datdezetaakookisterugtevindeninjepersoonlijketakendashboardinMSToDo.

• Maakafsprakenoverdigitaleetiquette:digitaalsamenwerkendoenweveelalautodidactenonze verwachtingenoverdigitaalsamenwerkenleidenvaaktotteleurstellingen,omdatdeverwachtingenniet zijnafgestemdofgewoonwegnietrealistischzijn.Debestemanieromhiermeeomtegaanisafsprakente makenoverdigitaalsamenwerken:

– Waarin/waarmeewerkenwesamen,welketoolgebruikenwealsteamprimair?

– Welkeafsprakenmakenweoverreactietermijnenin(offline)communicatiezoalse-mailsen MSTeamsberichten?

– Welkeafsprakenmakenweoverhybride(samen)werken?

– WelkeetiquettesprekenweafvoorMSTeams?

– WelkeetiquettesprekenweafvoorOutlook?

Nieuwsgieriggewordennaarderest?

Ganaarwww.avk.nl/ebookomhetgratise-booktedownloaden.

BOUKE VAN KLEEF

AVK Training & Coaching AVK

(https://www.avk.nl/)

Telefoon: 085 203 3388

E-mail: info@avk.nl

Monitoren van de organisatie

ALSONDERNEMINGSRAADWILJEMEEDOEN,INVLOEDUITOEFENENOPDEBESLUITVORMING.INDATGEVALIS HETHANDIGALSJEDEBELANGRIJKSTEHOBBELSINEENORGANISATIEKUNTVASTSTELLEN,HERKENNENEN KUNTMEEPRATENOVERBIJSTUREN.OFTEWEL,JEMOETZICHTHEBBENOPDEMANIERWAAROPEEN ORGANISATIEWORDTGEMONITORD.ALSDEMONITORONVOLDOENDECIJFERSLAATZIEN,WORDTER BIJGESTUURD.EENREORGANISATIELIGTDANOPDELOER.ENJUISTDAARWILJEALSMEDEZEGGENSCHAP VROEGTIJDIGOVERGEÏNFORMEERDZIJN.

DoorRobLatten

Monitoren

Eenorganisatiekunjevergelijkenmet eenauto.Indeautoziteen dashboardmeteengrootaantal meters,lichtjesengeluiden.Deze geveninzichtindestandvanzaken: waarbenje,hoestaatdemotor ervoor,hoehardrijdje?Ensoms brandenerlichtjeswaarbijjeweetdat jenaardegaragemoetomde onderliggendeproblemennaderte latenonderzoeken.

Eensoortgelijkdashboardwordtook binnenorganisatiesgebruikt.Veelalin devormvanwekelijkse,maandelijkse ofmanagementinformatieper kwartaal.Belangrijkistewetenwat dedoelstellingvanhetmetenis.Wat wiljeonderzoeken,monitorenof bijhouden?Zijnerstrategischedoelen enzittenweopdegoedeweg?Ofwil eenaandeelhoudervooralziendatde margesgoedzijnenjuistophet verbeterenhiervansturen?Ook financierskunnenspecifieke aandachtgevenaandeorganisatie doortekijkennaardematewaarinzij aanhaarbetalingsverplichtingenkan voldoen.

Kortom:metenisprima.Hetisechter essentieeldatjevooralduidelijkhebt watjeindegatenwilthouden.Watis jedoel?Enwelkekengetallensluiten goedaanophetinzichtdatjewilt hebben?

Kengetallen

Monitorenvindtplaatsdoorgebruik temakenvankengetallen.Een kengetalwordtookvaakKPI,ratio, verhoudingsgetalofkencijfer

genoemd.Hetiseenverhoudingsgetalofeenabsoluutcijferdat gebruiktwordtomsnelinzichtte geven.Vaakdoorzelfeenberekening temakenofdooruitbestaande gegevens(zoalseenbalans,winst-enverliesrekeningofkasstroomoverzicht)specifiekeinformatiete halen.

Zokanhetinteressantzijnomte kijkennaardeliquiditeitvande organisatie(hoeveelgeldiser werkelijk?)ofnaardesolvabiliteit (zijnweoplangeretermijnfinancieel gezond?)enhetrendement(watis hetniveauvankostentenopzichte vandeomzetdiewemaken?).

Erzijnveelverschillendekengetallen enallesuitjehoofdlerenisniet logisch.Belangrijkisaande bestuurderoffinancieeldirecteurte vragenwelkekengetallenvoorjouw specifiekeorganisatievanbelangzijn. Waarligthij’snachtswakkervan?Als jeweetwelkekengetallende bestuurderrelevantvindt,kunje verderanalyseren.

Analyse

Eengoedeanalysemetkengetallen bestaatuitdevolgendevragen:

1. Welkekritischesuccesfactor (KSF)staatcentraal?Watwilje metenenwaaromisdatvan belang?

2. Welkekritischeprestatieindicatoren(KPI,hetkengetal) gevenhierinzichtin?Welkinzicht geeftdeKPI,watzegthet?

3. HoewordtdeKPIberekend (formule)?

4. Welkenormisvantoepassingen waarkomtdezevandaan (benchmark,eigennorm, branche,wettelijk,etcetera)?

5. Watisdeuitkomst(nuende ontwikkeling,watisdetrend)?

6. Welkemeninghebjeerover?

EndeOR?

VoordeORishetbelangrijkomzicht tekrijgenopdemanierwaaropde organisatiewordtaangestuurd.Als ambtelijksecretariskunjedaarprima sturingaangeven.Aandeandere kant…erzijnalgenoegmensendie deprestatiesvandeorganisatieinde gatenhouden.Iedermetzijneigen invalshoek,kengetallenenmeningen.

JuistdaaromishetalsORbelangrijk natedenkenoverwelkekengetallen jezelfinteressantvindt.Watzijnje uitgangspunten?Watwiljeoptermijn bereikthebben?Endanvervolgensde vraagstellen:hoekunnenwedit metenenmonitoren?Juistdeze informatie(metkengetallen)moetje opvragen.

Laatjedusnietverleidendooralleen maartepratenoverdemanagementinformatiediedoordebestuurder wordtgeleverd.Dieisgekleurden vooralbedoeldomheminzichtte geven.AlsORwiljewellichtjuistook andereontwikkelingenmonitorenen bespreken.Laatjedaaropinformeren metkengetallen.

Ontwikkeldusjeeigen managementrapportageof OR-cockpit!

PRAKTIJKVRAAG

Alsdeaccountantbezigismetdecontrolevande jaarrekening,kijkthijnietalleennaardecorrectheid vandecijfers.Hijkijktooknaarzorgen,risico’sen aandachtspunten.Specifiekgaathetdanomde internebeheersingvandeorganisatie.Dezeinzichten dientdeaccountantineenmanagementletterte verwoordennaardebestuurder/toezichthouders.

AlsORbenjeookopzoeknaardiezorgen,naar risico’sdiejewellichtonderkentennaar aandachtspunten.Zijndezeaspectenterugtevinden indecijfers?Alseenprofessionalhierovereen rapportmaakt,ishetlogischdatviahet informatierecht(art.31WOR)optevragen.

Waaromwordtersomsmoeilijkovergedaan?Omdat hetookveelgedetailleerdeenfinancieel-technische gegevensbevat.Die90-95%vandemanagement letterisvoordeORnietinteressant.Jebentjuistop

zoeknaardieanderezorgen,risico’sen aandachtspunten.Daarmagjezelfstandigeen oordeelovervellen.Overlegensomsuitlegvande financieelverantwoordelijkeisdanwellichthandig. Eenanderpuntisdatbestuurdersen toezichthoudersdemanagementlettersomszienals eensoortbeoordelingvanhetfunctioneren.Eente kritischenootkandaaromwellichteenverkeerd beeldgeven.Endatwillenzenietaltijdmetde medezeggenschapdelen.

Kern:erisgenoegredenomdemanagement letteroptevragen.Sterkernog,hetiscruciaalvoor hetfunctionerenvandeOR.Datjeertactvolenwijs meemoetomgaan,datislogisch.

Hebjeeenvraagoverfinanciëninrelatietotdeondernemingsraad? Stuurdezedannaarinfo@or-ondersteuning.nl

T +31 (0)85 080 5666

M info@DeVerandermotOR.nl

www.deverandermotor.nl

De OR vraagt zich af waarom hij wel het financieel jaarverslag toegestuurd krijgt, maar niet de management letter.

RobLattengeeftantwoord

ROB LATTEN

Organsiatieadviseur bij De VerandermotOR en docent op de Hogeschool Rotterdam

recensie

BOEK E

verythingyoualwayswantedtoknow… overgeld

KuntuzoopsommenwatKSF’s,KPI’s,PI’senKRI’szijn?Danhoeftunietverdertelezen.Wie denkt:‘ojee,datgaatvastoverfinanciën,wegwezen’,leestochnogevendoor.Enalsu denkt:‘hé,KPI’s,daarhebikweleensvangehoord.Hoezitdatookalweer?’,danisditeen boekvooru.

OR en financieel management. De geheimen voor de OR ontrafeld isbeginditjaar verschenen.AuteursRobLattenenJakovanSlootenzijnbeidenspecialistenophetgebied vanORenfinanciën.RobLattenheeftinhetAS-Magazineeenvasterubriekwaarinhijeenfinancieelonderwerpbijde koppakt.

Ikzalmaarbekennendatikbijdetweedegroeplezershoor.Alshetoverfinanciëngaat,duizelthetmealsnel.Naeen cursus‘begrijpenvandebegroting’,begrijpikdebegroting.Dievanhetjaardaarnaisweernetzoabacadabraalsvoor decursus.Alsdebestuurderhetheeftoverdeebitdaishijmijnaandachtkwijt.GelukkigspitsendeOR-ledenuitde financiëlecommissiedanjuisthunoren.Ikgadecommissiebeslist OR en financieel management cadeaudoen.Alles, maardanookalleswatertewetenvaltoverfinancieelmanagementstaaterin.

Alles.Ensomsisdatwelergveel.Wantwelkeverschillendesoortenaccountantserzijn,isvooreenORnietzorelevant. Welheelbruikbaareninformatiefisbijvoorbeeldhethoofdstukoverwaterineenbusinesscasemoetstaan.Endetip omdiebusinesscasebijiedervoorgenomenbesluitoptevragen.Geefdeadviesaanvraagmaarterugalsde businesscaseontbreekt.

ErstaateenuitgebreidehoofdstukinoverduurzaamheidenwatdeORermeekan.FijnvoorOR’sdienogzoekennaar hunroldaarin.

Iedertheoretischhoofdstukeindigtmeteenstukje‘Endeondernemingsraad?’Daarinstaatdepraktischeinformatie. BijvoorbeeldoverderolvandeORindestrategischebeleidscyclus.Diecyclusvormtvolgensdeauteurs‘hethartvan deorganisatie’.Daarkomteenhoopbijkijken:missie/visie,besluitvormingopverschillendeniveaus,jaarverslag, kadernota,deplanning&controlcyclus,etcetera.WatdeORzelfkandoenisbijvoorbeeldaanhetbeginvandecyclus eenuitgangspuntennotitiemakenendiedelenmetdedirectie.Hijkanerookvoorzorgenbetrokkentewordenbijhet opstellenvandekaderbrief.

IkganietonthoudenwatPI’senKRI’szijn.Maarmochtikdietermenooittegenkomineenvoorgenomenbesluit,weet ikwelwaarikerheldereinformatieoverkanvinden.

Aansluiting

Vernieuwend

Leerzaam

Leesbaarheid

Inspirerend

Gemiddeld

DoorHeleneHubers

ZET IN JE AGENDA

28 SEPTEMBER

SAVETHEDATE:Deasdraaitdoor

Door:HaagseBeekOrganisatieadvies

https://or-ondersteuning.nl/evenementen/save-the-date-de-as-draait-door/

29 SEPTEMBER

SAVETHEDATE:KlantendagOR-ondersteuning

Door:OR-ondersteuning

11 OKTOBER | 19:00 - 21:30

Na-Tafelen:Invloedopkwaliteiteneffectiviteitvan OR-vergaderingen

Door:MargoHendriks|MargoHendriksTraining&Coaching|AS-opleidingen

https://or-ondersteuning.nl/evenement/na-tafelen-invloed-op-kwaliteit-eneffectiviteit-van-or-vergaderingen/

Intervisie

Alsambtelijksecretarisbekleedjeeenbijzonderepositie. Jebentdemedezeggenschapsprofessionaldiedeondernemingsraad ondersteuntenadviseert.Jebentechtergeenlidvande ondernemingsraad.Vaakbenjezelfsdeenigeambtelijksecretarisinde organisatie.Datmaakthetlastigommeteencollegatesparrenover medezeggenschapsvraagstukkenwaarjetegenaanloopt.

AS-opleidingen organiseert binnenkort weer nieuwe intervisiebijeenkomsten voor zowel beginnend als ervaren ambtelijk secretarissen.

Meer informa�e op AS-opleidingen.nl, voor AS niveau 1 of AS niveau 2

(h�ps://www.as-opleidingen.nl/2016/10/18/intervisie-voor-junior-ambtelijk-secretaris-niveau-1/ h�ps://www.as-opleidingen.nl/2016/12/02/intervisie-voor-ambtelijk-secretaris-niveau-2/)

Tel. 0182 231 275 | AS-opleidingen.nl