NIEDER MIT DER ZETTELWIRTSCHAFT!

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Mit TD Synnex auf dem Golfplatz

Mit der digitalen Signatur hat es angefangen, aber inzwischen stehen bei Docusign digitale Prozesse im Vordergrund. Systemintegratoren und IT-Dienstleister aus diesem Umfeld sind so gesehen Unternehmensberater in Sachen Prozessoptimierung mit einem IT-Schwerpunkt.

Das papierlose Büro mag nach wie vor eine Utopie sein, aber überbordende Zettelwirtschaft und Medienbrüche weichen sukzessive digitalen Prozessen. Die Verlagerung von Arbeitsprozessen aus der Büroumgebung heraus, wo mehr mit Druckern gearbeitet wird und man von Kollegen umgeben ist, hin zu mehr Homeoffice, hat die Arbeitsweisen stark geändert. Es wird vermehrt per Videocall kommuniziert und auch was die Übergabe von Prozessen angeht, hat sich viel getan. Das spiegelt sich auch in vielen Datenpunkten der Studie „Digital Maturity Report“ wider, einem Paper, das der Hersteller Docusign veröffentlicht hat, der in diesem Marktumfeld beheimatet ist.

Ein Ergebnis daraus, das Mihály Gündisch, Vice President DACH bei Docusign, überrascht hat, ist folgende Diskrepanz: 78 Prozent der befragten europäischen Entscheidungsträger halten sich selbst für digital versiert. Bei den Arbeitgebern dieser Mitarbeiter seien es laut dem Paper aber nur 44 Prozent, die in Sachen digitale Prozesse auf dem neuesten Stand gesehen werden.

Das Thema eSignatur will man bei Docusign vor 20 Jahren erfunden haben und die rechtsgültige elektronische Unterschrift sei nach wie vor ein wichtiges Element. „Allerdings managed die eSignature ­Plattform die digitalen Prozesse von Anfang bis

Ein großer Teil der Wertschöpfung unserer Reseller-Partner und Systemintegratoren liegt in der Prozessberatung in den Unternehmen.

Ende“, sagt Gündisch. Der Großteil der Wertschöpfung von Reseller­Partnern und Systemintegratoren liege daher in der Prozessberatung in den Unternehmen. Oft steht hier die Frage im Mittelpunkt, wie Daten übergeben werden: In Papierform? Als PDF­Formular? Ist es automatisch auslesbar? Ist vorgesehen, dass es eingescannt wird? Werden die Daten von einem Sachbearbeiter nochmal händisch in eine Datenbank übertragen? Hier verbirgt sich viel Optimierungspotenzial im Tagesgeschäft der Kunden.

„Oder nehmen Sie als Beispiel einen KYCProzess (Know your Customer) bei einer Kontoeröffnung einer Bank“, sagt Gündisch. Es gebe die Möglichkeit zur Identitätsfeststellung ein Post­Ident­Verfahren anzustoßen, bei dem die Kunden sich mit Ausweis bei einer Postfiliale melden müssen. Die durchdigitalisierte, ebenso rechtsgültige Version dieses Prozesses unterstützt Docusign seit ein paar Wochen KI­gestützt mit einem eigenen IDV­Dienst (ID ­Verifizierung).

Neben der eSignature-Plattform bietet das Unternehmen eine Lösung für ContractLifecycle ­Management, bei der es um weitergehende Unterstützung bei der Vertragserstellung geht – beispielsweise in

Hinblick darauf, verschiedene Versionen des Dokuments KI­gestützt zu vergleichen. Diese Lösung ist eher für größere Unternehmen mit komplexerem Vertragswerk von Relevanz, dann aber mit jedem Aspekt, beispielsweise rollenbasierte Freigabeprozesse mit Vertreterregelungen bis hin zu Erinnerung bei auslaufenden Verträgen zur Vertragserneuerung.

Docusign-Partner beschäftigen sich in ihren Projekten im Rahmen der Einführung der Docusign­Lösung mit Change Management und dem Optimieren digitaler Prozesse. „Das geht durchaus in Richtung Unternehmensberatung, wenn man so will“, sagt der DACH­ Chef. „Letztendlich kann man davon sprechen, ‚Ausreden‘ wegzunehmen, die der Digitalisierung im Weg stehen. Dann nämlich, wenn die digitalen Prozesse einfacher und benutzerfreundlicher angelegt sind, als ihre analogen Vorgänger.“ Das Unternehmen investiert gerade in den Standort Deutschland: Am 1. September wird ein Büro in München eröffnet.

Nach Eröffnung des Standortes München werden etwas mehr als 100 Mitarbeiter bei Docusign für den deutschen Markt tätig sein.

Autor: Dr. Stefan Riedl