2. LES OUTILS DE GESTION METHODOLOGIQUES

Afin d’organiser et de cadrer notre projet de création d’entreprise de la meilleure des façons, nous avons décidé avec l’ensemble du groupe d’utiliser différents outils de gestion.

2.1. Le diagramme de Gantt et ses outils annexes

Le diagramme de Gantt est un outil d’information pertinent dans la création d’un projet. Il permet d’avoir une vision globale de l’ensemble du projet et de visualiser l’agencement, l’enchaînement et la simultanéité des différentes tâches à réaliser dans le temps. Afin de le créer correctement, nous avons déterminé la durée des différentes tâches de chaque mission dans le tableau organisationnel des tâches (Cf. Annexe 4).

Le respect de la durée et le contrôle de leur avancement doivent être pris en compte avec attention. C’est pourquoi, un responsable de mission a été nommé avec une couleur le représentant. Des membres de l’équipe ont également été ajoutés en support pour la réalisation des différentes tâches permettant d’apporter non seulement un soutien au responsable de mission mais également de transférer de nouvelles compétences entre les différents membres de l’équipe.

Une fois la durée des tâches déterminée, nous avons créé un premier diagramme de Gantt (Cf. Annexe 5 : Gant 1) en essayant de d’effectuer l’évolution des tâches au fur et à mesure de l’avancée du projet. Cette première approche nous a permis d’obtenir une première visibilité du projet. Suite à l’évaluation et aux conseils de Clarisse Vitel, nous avons revu notre diagramme de Gantt (Cf. Annexe 5 : Gant 2) afin d’améliorer la cohérence entre la réalisation des différentes tâches dans le temps. En effet, nous avons rajouté les journées ressources et prévu un temps pour l’écriture des rapports, la correction et l'entraînement à l’oral. L’organisation de nos tâches étant prévu sur 108 jours au lieu de 192 jours. Nous avons donc revu les durées des différentes missions et en parallèle le tableau avant tâches répertoriant les durées de début et de fin estimées.

Finalement afin d’avoir une meilleure visibilité sur l’avancée et l’affectation des tâches parmi les membres du groupe, nous avons également créé un tableau récapitulatif des tâches hebdomadaires (Cf. Annexe 6). Ainsi chaque semaine le chef de projet peut se référer à ce tableau afin de remplir le tableau de la semaine et de le présenter à toute l’équipe.

2.2. Les outils d’analyse et de synthèse basés sur l’expertise des intervenants

Suite aux jalons réalisés et afin de formaliser les informations et conseils donnés par les différents intervenants au fur et à mesure de notre PCE, nous avons utilisés une matrice de compte rendu de réunion (Cf. Annexe 1). Cette matrice a permis d’attribuer à chaque membre du groupe les différents points à revoir avec une deadline précise pour contrôler l’avancée du projet. De plus, afin de synthétiser avec pertinence les différents conseils donnés par les intervenants, nous avons décidé de créer deux tableaux annexes à cette matrice.

Le Tableau des axes d’amélioration (Cf. Annexe 7) présente dans le détail les commentaires et conseils des évaluateurs, suite aux différents jalons, sur l’utilisation des outils de gestion mais également sur l’avancée du projet. Pour chaque point à améliorer nous avons mis en place des axes d’amélioration à prendre en compte dans la réalisation du projet.

Le Tableau conseils intervenants (Cf. Annexe 8) reprend quant à lui les avis donnés par les intervenants suite aux journées ressources ou encore aux différents rendez-vous demandés personnellement par le groupe. Ce tableau permet de répertorier et de hiérarchiser les informations en fonction des missions et des différents intervenants sollicités pour leur expertise.

2.3. Quelques méthodes pour avancer plus efficacement

Afin d’être le plus efficace possible, nous avons décidé de mettre en place plusieurs outils méthodologiques :

Tout d’abord, nous avons utilisé la méthode “ QQQCP ” ( Q ui, Q uoi, Q uand, C omment, P ourquoi). Cette méthode est très simple d’utilisation et peut se pratiquer partout. Cela permet de poser un contexte assez rapidement.

Nous avons également utilisé la méthode “ Plan, Do, Action & Check ”. Cette méthode consiste à prévoir en amont le programme de la semaine. Le chef de projet de la semaine planifie, avec l’aide du Gantt, le planning et les tâches à faire durant la semaine. Cela permet à l’ensemble de l’équipe, de connaitre ses missions et de pouvoir venir en aide à un autre membre si besoin. En termes d’organisation, cet outil nous a été très utile puisqu’il nous a permis d’avoir une vision globale sur le projet.

Afin de souder au maximum notre équipe et de travailler en cohésion, nous avons mis en place des ateliers Team Building . Chaque jour, nous réalisons un atelier de 30 minutes.

Le contexte particulier dans lequel nous réalisons ce Projet de Création d’Entreprise nous amène à renforcer la cohésion de groupe au travers de team building fréquents. En effet, nous essayons de créer des liens et d’apprendre à toujours mieux nous connaître à travers des activités différentes : culture générale, blind test, apéro Teams ou encore petit déjeuner d’équipe.

2.4. Une journée type

8H15 : Debout !

Vérifier l’agenda commun sur Trello pour regarder les RDV planifiés

8H30 : Un bon café pour démarrer

9H15 : Première réunion Teams avec touteFaire le point de la veille

Brainstorming Séparation des tâches de la journée

10H15 : Chaque membre de l’équipe effectue ses tâches

Travail seul, en binôme ou en trinôme

12H30 : Miam miam miam.

14H00 : Réunion Teams avec toute l’équipe

Échanges décontractés sur le festin de midi Mise au point de l’avancée de chacun sur les tâches

Hop hop hop, c’est pas l’heure de la sieste mes petites gaufres !

Un bon petit café, des vitamines et on est reparti sur nos claviers !

14H30 : Rendez-vous Teams par binôme de travail Avancer sur les différentes tâches Faire parvenir au groupe complet l'avancée de chacun Entraide si besoin

17H30 : Réunion débriefing Teams avec tout le monde pendant 30 petites minutes

A noter, s’il y a dans la journée, un rendez-vous avec un intervenant : - Préparer en amont ses questions pour les responsables de missions - Réveil plus tôt en fonction des horaires - Débriefing après échange avec l’intervenant