3. LES OUTILS UTILISES POUR LE TRAVAIL A DISTANCE

De plus, pour une durée d’à peu près 10 minutes, le chef de projet prépare un petit jeu, tel qu’un « blind test », de la culture générale ou encore un petit bac. Le chef de projet comptabilise les points, il y a donc un gagnant par semaine, qui a le droit de donner un gage ou d’instaurer une règle !

Suite à la conjoncture actuelle dû à la crise sanitaire qui paralyse le pays, nous sommes dans l’incapacité de travailler ensemble dans un même espace. Il a fallu utiliser et mettre en place des outils nous permettant une organisation simple et rigoureuse afin de respecter les délais imposés.

Comment communiquer avec l’équipe à distance ? TEAMS !

Pour pouvoir travailler tous ensemble, nous utilisons l’outil TEAMS . C’est une plateforme Microsoft qui permet de faire des visioconférences avec ou sans caméra. Cet outil nous relie essentiellement avec l’ensemble du corps professoral ainsi que les intervenants qui nous suivent durant ce projet. Cela nous permet de stocker et de partager nos documents sur les groupes effectués à cet effet sur la plateforme afin que chaque intervenant suive l’avancée du projet.

Les avantages ? Ce système permet de communiquer facilement entre l’ensemble des membres du groupe. La connexion est rapide et simple. En moyenne nous effectuons minimum deux rendez-vous en « visio » par jour. Cependant pour chaque mission le travail est souvent effectué en duo.

Comment travailler sur le même document à distance ? GOOGLE DRIVE !

Nous avons opté pour un cloud GOOGLE DRIVE. Ce dernier permet de répertorier l'ensemble de nos documents afin de pouvoir chacun y avoir accès. Pour cela il suffit de télécharger le document sur Google Drive dans le dossier créé à cet effet. Une fois que le document est téléchargé, il est possible de le modifier directement et l’enregistrement du document est effectif. Nous avons opté pour Google Drive car ce cloud est relié à l’ensemble de nos boites mail et à celle des P’tits Polissons. Cela permet aussi de décongestionner la plateforme Teams. Nous transférons uniquement les documents terminés sur Teams pour les intervenants.

Comment planifier des rendez-vous à distance en groupe ? TRELLO !

Agenda en ligne, très accessible et didactique, TRELLO est une application qui peut être téléchargé sur téléphone et ordinateur afin que chaque membre de l’équipe puisse y renseigner les dates clés du Gantt élaboré précédemment. Pour rendre cet outil opérationnel il est important de créer une page dans l’agenda spécifique au groupe afin de mettre en place tous les rendez-vous de la semaine. L’ensemble des membres de l’équipe reçoit une notification pour chaque rendez-vous.

Pour ce qui est de la gestion des tâches, il y a trois parties mise en place : - A faire - En cours - Terminé

De plus cet outil permet au chef de projet de la semaine de mettre l’ensemble des rendezvous en accès libre sur la page Planificateur PCE qui regroupe les rendez-vous ressources, les jalons et les cours.

Les avantages ? Un outil de communication et d’organisation qui permet de relier l’ensemble des membres de l’équipe au même planning via l’application sur smartphone et sur ordinateur. C’est la rapidité et la simplicité de l’application qui permet une bonne gestion du temps. (Cf. Annexe 9)

Comment faire partager ses idées sur un sujet à distance ? KLAXOON !

KLAXOON est une application permettant à chacun de « brainstormer » sur un sujet en fonction des besoins de l’équipe. Le lien est transféré sur la conversation sur teams, chacun note ses idées sur des post-it virtuel. Lorsque le brainstorming est terminé, le chef de projet de la semaine prend en note toutes les idées et en discute avec l’équipe afin de déterminer le meilleur choix.