REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
PROYECTO DE CARRERA: CIENCIAS FISCALES
UNIDAD CURRICULAR: SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
AUTORA: ARIANA RODRÍGUEZ
LA GERENCIA Y LA INFORMACIÓN.
El Proceso Gerencial.
El Gerente.
Funciones y Roles.
Perfil Gerencial.
La información y su aplicación en la gestión gerencial.
LA ORGANIZACIÓN Y LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
El rol de los SI y las TI en los procesos, funciones y resultados de la organización.
La sociedad está basada fundamentalmente en organizaciones y nuestras mayores actividades las realizamos en esa dirección. En la actualidad, las organizaciones se enfrentan a una incertidumbre económica, que requiere de información actualizada y oportuna, con el propósito de lograr sus objetivos y poder satisfacer con sus bienes y servicios a sus clientes y ser el soporte del bienestar del ser humano.
La importancia de la información, es cada día más creciente en la gerencia de las organizaciones, y tiene dentro de sus objetivos básicos, mantenerse y perdurar en el mercado. La diferencia entre las organizaciones exitosas, respecto a las que se han mantenido estancadas y sin posibilidades de desarrollo, es sin duda alguna, la información. Esta información obtenida dentro o fuera de las organizaciones, nos sitúa o condiciona a un real avance gerencial o empresarial.
Por ello, la necesidad de la información debe ser compartida por todos los miembros de la organización.
Por otro lado, el avance tecnológico de la información ha provocado cambios en la manera de desempeñarse los miembros de la organización, en la denominada sociedad del conocimiento, donde los recursos humanos son fundamentales para la transformación de la economía del presente siglo.
A tal efecto, la Gestión Tecnológica debe ser efectiva en la administración de la información y del cambio tecnológico, incluyendo las actividades que permiten a la organización hacer el mejor uso de la ciencia y la tecnología. Al final del proceso, los responsables de la Gestión Tecnológica deben preocuparse de lo aprendido, por cuanto sirve como medio de retroalimentación para las nuevas decisiones.
Además, las organizaciones deben aceptar el desafío de la innovación, deben anticiparse al futuro, a las consecuencias de la innovación, a la reacción de los consumidores, de los competidores y del ambiente de negocios. La innovación debe ser un proceso guiado por la intuición, la inteligencia y la previsión.
El proceso gerencial es clave para el funcionamiento de una organización, no como una serie de departamentos en los que se toman decisiones coherentes. Se trata de hacer funcionar a la organización como un todo. Es el conjunto de acciones que ejecutan los gerentes de una institución, sociedad, entidad o empresa. Del mismo modo, estas acciones son las que repercuten en todos los niveles y ámbitos de la compañía.
Como es sabido, en cualquier proceso gerencial existen una serie de objetivos y metas que se trazan en función de los recursos que la organización tiene en su haber. Es en este proceso en donde se aplican las estrategias que fueron diseñadas por el o los gerentes de la compañía o por el propietario. De tal forma, que buscan la utilidad final en todos los niveles y departamentos de la organización.
Un gerente es una figura clave dentro de una organización, empresa o institución, que se encarga de la coordinación de toda la compañía o de un área o departamento determinado.
La meta principal de un gerente es organizar al equipo de trabajo para que se cumplan los objetivos de la empresa. Para esto, regula los recursos humanos y materiales disponibles, evalúa el desempeño de los trabajadores, toma decisiones estratégicas, además, establece contactos con todas las áreas de la empresa e intenta reducir la inversión monetaria sin afectar la calidad del producto o servicio que ofrece la compañía.
Las funciones de un/a gerente varían según el tipo de puesto. El gerente general tiene funciones como:
1-. Liderar toda la compañía.
2-. Coordinar el trabajo de las diferentes áreas dentro de la empresa u organización.
3-. Establecer las metas a corto y largo plazo de la organización.
4-. Planificar y supervisar todas las actividades que se llevan a cabo dentro de la empresa.
5-. Ser el portavoz de la organización.
6-. Coordinar alianzas o negocios con otras organizaciones o compañías.
7-. Tomar decisiones.
8-. Administrar los recursos humanos y materiales.
9-. Motivar al resto de los empleados.
Por otro lado, si la persona es encargada de la coordinación de solo un área de la organización, se la conoce como gerente de operaciones, de producción, de logística, de recursos humanos, entre otros.
Algunas de las funciones que tiene son:
1-. Liderar un área determinada de la compañía.
2-. Gestionar los vínculos del área a cargo con otros departamentos de la organización.
3-. Responder al gerente general.
4-. Realizar informes.
5-. Administrar los recursos humanos y materiales del área.
6-. Delegar tareas y distribuir el trabajo entre los miembros del equipo.
Mientras que los roles del gerente son:
º Interpersonal: El gerente representa a la organización. Es el líder y enlace con los diferentes grupos de interés.
º Informativo: Es monitor, difusor y portavoz.
º Decisor: Cumple con el perfil de un emprendedor, administrador de problemas, asignador de recursos y negociador.
Las características, rasgos o cualidades que un gerente debe poseer son los siguientes:
Poseer un espíritu emprendedor: Consiste en la capacidad para incursionar en cosas nuevas y desconocidas con la certeza y convicción de que todo saldrá bien. Es lo que Mc Lelland decía debe tener afán de logro y de poder.
Gestión del cambio y desarrollo de la organización: Habilidad para manejar el cambio para asegurar la competitividad y efectividad a un largo plazo. Plantear abiertamente los conflictos, manejarlos efectivamente en búsqueda de soluciones para optimizar la calidad de las decisiones y la efectividad de la organización.
Habilidades cognitivas: Debe poseer inteligencia para tomar decisiones acertadas, lo que implica buena capacidad de análisis y síntesis, buena memoria para recordar datos, cifras, nombres y rostros de personas y creatividad para innovar. Por eso Peter Drucker dice que el gerente es un trabajador cerebral.
Habilidad comunicativa: Es la capacidad para hacerse entender, expresar conceptos e ideas en forma efectiva, así como la capacidad para escuchar y comprender a otros, para hacer preguntas, capacidad para dar reconocimiento verbal, es decir, felicitar y expresar emociones positivas.
Liderazgo: Es la capacidad para ejercer influencia, motivar e integrar personas, ejercer el poder y aplicar la autoridad y la disciplina. El liderazgo también es la habilidad para orientar la acción de los grupos humanos en una dirección determinada. Inspirar valores de acción y anticipar escenarios de desarrollo, establecer los plazos y objetivos, efectuar un adecuado seguimiento y retroalimentación, considerando las opiniones de los otros.
Motivación y dirección del personal: Capacidad de poder hacer que los demás mantengan un ritmo de trabajo intenso, teniendo una conducta auto dirigida hacia las metas importantes. Tener la capacidad para desarrollar, consolidar y conducir un equipo de trabajo alentando a sus miembros a trabajar con autonomía y responsabilidad.
Integridad moral y ética: El gerente es una persona de confianza para los accionistas y para la sociedad, por lo que sus acciones y conductas deben enmarcarse dentro de una moral y ética intachable.
Capacidad crítica y autocorrectiva: El gerente enfrenta muchas situaciones de incertidumbre y muchos conflictos, por tanto, debe tener la suficiente perspicacia para autoanalizarse y tomar las acciones correctivas en caso estuviera tomando decisiones equivocadas o llevando a la organización en la dirección incorrecta.
Espíritu competitivo: Debe poseer cualidades para no dejarse amilanar por los fracasos y capacidad para no dejarse avasallar por circunstancias adversas, ni por las acciones de gerentes de otras entidades, es el espíritu de lucha del deporte trasladado a los negocios. También comprende su entrega al trabajo, la constancia y perseverancia por alcanzar los objetivos.
Un Sistema de Información Gerencial es un sistema integrado que proporciona información con el objeto de apoyar la planeación, el control y las operaciones de una organización con el fin de desarrollar información útil en la administración. Implica personal, procedimientos, equipos, modelos y otros.
Se puede inferir que los sistemas de información gerencial ofrecen información veraz y completa a los gerentes sobre la situación en que se encuentra la organización en lo que respecta a la planeación, control y operacionalización de todas las actividades que la misma lleva a cabo, con el propósito de tomar la decisión, más acertada que pueda ayudar a cumplir los objetivos propuestos por la organización. La parte administrativa de una organización representada en su talento humano, está muy relacionada con los Sistemas de información Gerencial, debido a que la misma clasifica la información de acuerdo a su importancia dando origen así a todas las estrategias y resoluciones que va a utilizar la organización al momento de llevar a cabo la toma de decisiones.
Los Sistemas de Información Gerencial poseen elementos o componentes que entrelazados pueden generar todo lo que los distintos niveles de la organización requieren para tomar una decisión, entre ellos el software que comprende el sistema o parte lógica que almacenara la información, el hardware que comprende la parte física, como por ejemplo las computadoras; las cuales pueden integrar en si a las telecomunicaciones, se considera al mismo tiempo al talento humano y los distintos procedimientos que se realizaran dependiendo del objetivo propuesto por la organización. La combinación del hardware, el software y las telecomunicaciones se les ha denominado tecnología de información que en la actualidad en su mayoría manejan las operaciones de las organizaciones.
La forma en que las empresas implementan sus actividades, depende en gran medida del contexto donde se desarrollan, de las condiciones a las que se enfrentan y de las herramientas que tienen a su disposición.
Un Sistema de Información es un sistema organizacional formalizado que se define como un conjunto de componentes interrelacionados que incluyen elementos sociales y técnicos organizados para recolectar, procesar, ordenar, almacenar y convertir los datos en información; la cual se distribuye en la organización para apoyar los procesos de toma de decisiones relacionados con la coordinación, control de recursos, análisis de problemas y temas complejos así como en la creación de nuevos productos.
Los Sistemas de Información generan y gestionan información sobre componentes relevantes para la organización como: Clientes, empleados, compras, ventas, etc.
Independientemente del tamaño y complejidad de una organización, es importante que se reconozca la diferencia entre una herramienta de cómputo y un Sistema de Información que apoye a la gestión empresarial y fortalezca la toma de decisiones.
Los datos deben ser procesados para generar información útil mediante 3 actividades indispensables:
A) Entrada: Ingresar al Sistema de Información los datos brutos que se generan dentro o fuera de la empresa.
B) Proceso: Convierte el dato de entrada en información mediante procesamiento interno del sistema.
C) Salida: Transfiere la información obtenida a los usuarios.
Toda empresa debe monitorizar de forma continua y eficiente los recursos con los que cuenta, con el objetivo de posicionarse de forma ventajosa. Por lo que los Sistemas de Información (SI) son cruciales para ese cometido ya que ayudan a administrar, recolectar, recuperar, procesar, almacenar y distribuir información relevante para los procesos fundamentales y las particularidades de cada organización. Estos cumplen tres objetivos fundamentales:
a) Automatizar procesos.
b) Proporcionan información de apoyo a la toma de decisiones.
c) Logran ventajas competitivas a través de su implantación y uso. Su misión es facilitar las actividades de gestión y administrativas a todos los niveles mediante el suministro de información adecuada y de calidad, a la persona que la necesite para su uso correcto. En la actualidad tienen un rol estratégico porque son utilizados para obtener una mayor ventaja competitiva ayudando a la toma de decisiones para mejorar las ventas, pero también, para evaluar los procesos de cualquier compañía y saber actuar en consecuencia.
Sus funciones son:
º Captación y recolección de datos.
º Almacenamiento de datos.
º Tratamiento de datos.
º Distribución y comunicación de la información.
Los componentes principales de un sistema de información son:
(1) El hardware o componentes físicos,
(2) El software o código fuente,
(3) Las telecomunicaciones,
(4) Bases de datos y servidores, y;
(5) Recursos humanos y procedimientos (Marakas & OBrien, 2006; James & George, 2003).
El
de los
Por otro lado, las TI hacen referencia al estudio, diseño, desarrollo, implementación y gestión de sistemas de información basados en computadores. Esto facilita el acceso a fuentes de información interna y de conocimiento en la organización. Por tanto, el uso de las TI permite a las organizaciones ser más competitivas mediante el desarrollo de una mayor flexibilidad y dinamismo, características esenciales para competir en el actual entorno empresarial
Para todos estos cambios, se requieren sistemas de información que puedan ser distribuidos, además, que sean colaborativos y se puedan integrar, lo cual es mucho mejor que introducir sistemas independientes. De esta manera, las Tecnologías de Información se han convertido, hoy en día, relevantes para la gestión empresarial, siendo una realidad contrastable de que su aplicación está cambiando drásticamente la forma de competir entre las empresas y lo que éstas demandan de los profesionales.
Por otra parte, las TI por sí mismas no hacen que la gestión empresarial sea eficiente, las organizaciones necesitan de otros recursos, como los humanos o las habilidades de gestión. Es necesario un verdadero ajuste entre la tecnología y el proceso, ya que de lo contrario los usuarios y los administradores pueden eludir los sistemas de información. El principal impacto de las TI está en su potencial para reforzar la integración y la comunicación.
Que las tecnologías de la información den soporte a la gestión de los procesos de negocio supone cambios en:
1-. La organización (en la cultura de la empresa, la forma de liderazgo, etc.).
2-. Los procesos (soporte del servicio, servicio prestado, etc.) y,
3-. La propia tecnología (integración de aplicaciones, análisis, visualización, automatización, etc.)
Por último, cabe destacar que los SI conjuntamente con las TI se han considerado importantes herramientas en el contexto empresarial marcado por los rápidos avances tecnológicos, la creciente globalización de los mercados y las exigencias cada vez mayores de los clientes; situaciones estas propician para que las organizaciones decidan adoptar los SI y las TI para la automatización de sus operaciones, creando ventajas competitivas para hacer frente a la feroz competencia a la cual se enfrentan.
En las grandes empresas, los SI conjuntamente con las TI, han producido cambios significativos vinculados directamente con la automatización de sus instalaciones, reorganización y reducción de puestos de trabajo, reducción de costos operativos, incrementos sustanciales de productividad, que si bien es ciert,o no se consideran cambios radicales pero han contribuido a la mejora significativa del área productiva.
El rol de los SI y las TI en los procesos, funciones y resultados de la organización
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