Caso de Exito -AFD- español

Microsoft SharePoint Caso de Éxito

Máxima eficiencia y reducción de costos en el apoyo financiero al desarrollo y al empleo.

Resumen País: Paraguay Sector: Servicios Financieros Perfil del cliente Es un organismo público que canaliza recursos a entidades financieras del sector privado. Administra una cartera superior a los 895 millones de dólares Situación Tiene un gran volumen de documentos sensibles asociados a diferentes procesos de negocios. La normativa exigía mayor trazabilidad y control de esos documentos.

Solución Implementación de SharePoint Foundation sobre una infraestructura íntegramente Microsoft.

Beneficios  Trazabilidad de documentos según nueva normativa vigente.  Ahorro de costos en papel y traslados.  Reducción de tiempos en cada trámite.  Agilidad y continuidad del negocio.  Información en tiempo real para Directores.

“La utilización de SharePoint constituye un factor clave para la AFD porque nos permite dar cumplimiento efectivo a los lineamientos establecidos por el Gobierno Paraguayo.” Viviana Gamarra, Coordinadora de Infraestructura.

La AFD tiene una misión fundamental en el desarrollo y la generación de empleo en Paraguay. A partir de nuevas normativas gubernamentales, requería implementar una solución que automatizara la gestión documental. En tan sólo 3 meses se logró el cambio cultural necesario para que todas las solicitudes y comunicaciones que recibe el organismo se procesen electrónicamente.

“Antes todo se manejaba con un libro de mesa de entradas, con planillas y en forma manual. Los requerimientos referidos a transparencia y eficiencia en los organismos públicos, en un contexto de desarrollo económico y crecimiento de las operaciones, requería una solución y lo desarrollado con SharePoint Foundation fue la respuesta adecuada.”

Marcelo Segovia, Encargado del área de Tecnología de la Información

Situación La Agencia Financiera de Desarrollo (AFD) es un organismo público dedicado al impulso y la generación de empleo a través de la canalización de recursos a entidades financieras del sector privado, constituyéndose así en una banca de segundo piso, utilizando para ellos fondos del exterior provistos por organismos multilaterales de crédito. Actualmente administra una cartera superior a los 895 millones de dólares.

Al ser una institución pública se rige por diversas leyes nacionales y está sometida a supervisión por la Superintendencia de Bancos y la Contraloría General de la República, y periódicamente tiene Auditorías tanto Internas como Externas. Cada solicitud de crédito implica un extenso proceso que involucra mucha información sensible, lo que siempre ha exigido ir profundizando progresivamente la integración de sistemas.

“Desde hace 3 años venimos trabajando en mejorar el uso de las tecnologías en la AFD, iniciando el proceso en el ordenamiento, estandarización y organización de la infraestructura. A partir de la entrada en vigencia de la Ley 4679/12 (“Reglamento de Trámites Administrativos, R.T.A”), tenemos que atender a nuevos requerimientos formales ya que la ley establece que en toda petición formal realizada a la AFD tienen que poder identificarse fechas, áreas o sectores, personas que intervienen y estado de los pedidos, desde el inicio hasta el fin del proceso denominado “Mesa de Entrada”; se introduce así el concepto de trazabilidad”, comenta Viviana Gamarra, Coordinadora de Infraestructura.

El Secretario General de AFD, el Abogado Oubenfm Figueredo, encargó al área de TI el desarrollo de una solución que permita hacer el seguimiento de cada documento ingresado, a través de las sucesivas etapas del proceso de Mesa de Entrada y otros

relacionados a éste, que permitiera agregar comentarios y agilizar toda la operatoria; esta solución tenía que implementarse en menos de 3 meses.

Solución Desde la creación de la AFD, el área de Tecnología de la Información ha adoptado, luego de analizar otras opciones de distribución gratuita, a la plataforma Microsoft para resolver los diferentes requerimientos que a lo largo del tiempo fueron surgiendo. Esto incluye un entorno Windows Server y SQL Server que es la base de datos de su sistema Core Financiero, y Exchange Server para el correo electrónico.

“A partir de esta organización en la infraestructura, se fueron desarrollando proyectos que optimizaron el uso de las soluciones y en ese marco se inscribe el trabajo con SharePoint Foundation, ya que se fueron incorporando espacios de las áreas de la institución que lentamente la adoptaron como repositorio de archivos compartidos entre los miembros de las áreas. Esta herramienta es la esencia de la solución de trazabilidad de documentos ingresados por Mesa de Entradas que nos permite atender a los nuevos requerimientos de la normativa vigente”, agrega Gamarra.

AFD opera con 42 entidades que incluyen bancos, financieras, cooperativas y otras instituciones. Diariamente ingresan solicitudes que ponen en marcha complejos procesos administrativos de evaluación de evaluación de riesgo, análisis crediticio, interconsultas con otros organismos y análisis de historiales de información, entre otros. Además, hay una innumerable cantidad de comunicaciones formales a los grupos de interés tanto internos como externo, y en especial con organismos internacionales, que exigen de respuestas en tiempo y forma, en ocasiones por cuestiones

“La implementación fue muy rápida pero tuvimos que trabajar en el cambio cultural dentro de la organización. Pasamos a digitalizar todos los documentos ingresados y eso implicaba una manera muy diferente de trabajar. Gracias al apoyo y las exigencias constantes tanto del Directorio como del Secretario General, en solo 3 meses se logró reemplazar los viejos métodos por el uso de SharePoint.”

Viviana Gamarra, Coordinadora de Infraestructura

de cortesía pero en otros incluso, porque podrían implicar penalizaciones de no ser enviadas de manera oportuna.

“Antes todo se manejaba con un libro de mesa de entradas, con planillas y en forma manual. Los requerimientos referidos a transparencia y eficiencia en los organismos públicos, en un contexto de desarrollo económico y crecimiento de las operaciones, requería una solución y lo desarrollado con SharePoint Foundation fue la respuesta adecuada”, comenta Marcelo Segovia, Encargado del área de Tecnología de la Información.

“La implementación fue muy rápida; pasamos de asentar en un libro de mesa de entrada en forma manual, fotocopiar y distribuir físicamente los documentos a los diferentes pisos del edificio donde se encuentran las oficinas de la AFD, a digitalizar todos los documentos ingresados, distribuirlos electrónicamente. Esto implicó una innovación, y si bien tropezamos en ocasiones con el temor de los usuarios al cambio cultural, finalmente logramos que la transformación se diera no sólo en la manera de hacer las cosas sino también en las personas. A partir de la implementación fueron surgiendo nuevos pedidos de automatización a medida que se internalizaba la herramienta tecnológica no sólo como un repositorio de datos seguro y confiable, sino como una forma de pensar en término de trabajo en equipo, equidad, proceso e innovación; esto permitió la transformación de la organización desde su interior, ofreciendo así a cada uno de los actores involucrados la posibilidad de aprender, acceder a más información en menor tiempo, lo que implica mejora de procesos y la posibilidad de monitorear e implementar niveles de seguridad, tanto para la realización de respaldos de la información, como para la clasificación y retención de las informaciones por el tiempo que sea necesario. Gracias al apoyo y exigencias

constantes tanto del Directorio como del Secretario General, en solo 3 meses se logró reemplazar los viejos métodos por el uso de SharePoint. Hoy ya todos están acostumbrados a operar de esta nueva forma, demostrando así su confianza en la solución implantada”, comenta Gamarra.

A partir de ahí, existieron otros procesos emprendidos por el área de Secretaria General, como el tratamiento de documentaciones recibidas para las sesiones de Directorio, Mesa de Salida, repositorio de actas de los diferentes Comités y Equipos de Trabajo, seguimiento y carga de evidencias de cumplimiento del Plan Operativo Anual (POA). También se publicó en SharePoint el Manual de la Institución en el que se detallan procedimientos varios, reglamentos y políticas internas que son muy importantes.

“Adicionalmente se logró ver al SharePoint no sólo como un repositorio de datos e información, sino como una plataforma que permite fortalecer la implementación de la continuidad operativa en la AFD, volcando en ella informaciones o datos que intervienen en los procesos de negocios que no se encuentran automatizados o se constituyen como herramientas auxiliares fuera del Core Financiero; para ellos se utiliza también un Sitio Alterno. Antes se creía que con sólo hacer un resguardo de la base de datos del Core Financiero era suficiente pero ahora toda la institución ha internalizado que se requiere de otros elementos que están fuera del Core y es ahí donde la AFD considera que SharePoint es una herramienta muy valiosa para lograr este objetivo”, explica Segovia.

En el proyecto de implementación de SharePoint colaboró LOGIN S.A. integrante del Grupo OLAM, partner certificado de Microsoft y especialista en soluciones de infraestructura, colaboración y productividad.

“El apoyo de aliados estratégicos fue clave en el camino para mejorar la eficiencia, agilidad y transparencia en los procesos a

Para más información Acerca de los productos y servicios de Microsoft visite: www.microsoft.com/paraguay Para más información sobre la Agencia Financiera de Desarrollo, visite: www.afd.gov.py Para más información sobre el Grupo OLAM, visite: www.olam.com

Este caso de éxito es publicado exclusivamente con fines de información general. MICROSOFT NO OFRECE GARANTIAS, EXPLICITAS O IMPLICITAS EN ESTE DOCUMENTO. Documento publicado en junio de 2015

través de la utilización de tecnología”, puntualiza Gamarra.

Beneficios “La utilización de SharePoint constituye un factor clave para la AFD porque nos permite dar cumplimiento efectivo a los lineamientos establecidos por el Gobierno Paraguayo relacionados a la implementación del MECIP (Modelo Estándar de Control Interno del Paraguay). Mediante la herramienta se logra un seguimiento de los avances y almacenamiento de evidencias de cumplimiento requeridas por los organismos de control como la Contraloría General de la República (CGR) y la Auditoría General del Poder Ejecutivo (AGPE), ente otros”, explica Viviana Gamarra.

Según cada proceso, los involucrados pueden acceder a la información en línea, ordenada, organizada y también pueden realizar análisis de los tiempos transcurridos por proceso, identificando así oportunidades de mejora. “Este tipo de implementaciones que implican flujos de trabajo y digitalización de documentos, permiten un ahorro en costos de papel, traslados, disminución de tiempo en los procesos, mayor utilización del correo electrónico como medio de comunicación y no como repositorio de datos. Asimismo, colabora con la implementación de procesos relacionados a la continuidad del negocio, a la implementación de políticas informacionales y de seguridad, como así también al acceso móvil a través de notebooks y tabletas dentro de la AFD, impactando en la reducción de costes a nivel presupuestario y mejorando la transparencia en los procesos, pudiendo posicionar a la AFD como institución modelo en implementaciones de soluciones tecnológicas de este tipo”, complementa Marcelo Segovia.

Actualmente la institución está analizando la posibilidad de implementar la gestión documental sobre la misma plataforma. “El SharePoint, al ser un producto maduro, ofrece estabilidad y, a la vez, la posibilidad de crecimiento a lo largo del tiempo. Estas ventajas son necesarias para la retención de la información que necesita una institución pública como la nuestra, regida por disposiciones legales de cumplimiento obligatorio que demanda el acceso a información por periodos de tiempo prolongados, y siendo nuestro Core Business el otorgamiento de créditos a largo plazo, en donde se requiere del uso de información que se encuentra en formato físico, fuera del Core Financiero, por períodos de tiempo de 10 a 20 años”, amplía Gamarra.

“Los Miembros del Directorio ahora saben en tiempo real qué documentación entra y cuál sale; tienen paneles de control que son dinámicos y permiten apreciar con mayor profundidad éstos procesos de negocios para su propio análisis. La Secretaría General logra una gestión más eficiente de todo lo referido a las reuniones de Directorio, que involucra documentos importantes y sensibles. Tenemos la posibilidad de emplear métricas de los tiempos de cada proceso, lo que simplifica la respuesta a controles externos. Ahora es más fácil lograr que apliquen su firma los responsables de cada área cuando un proceso así lo exige, y el trabajo que involucra a diferentes áreas es mucho más ágil. De esta manera el espíritu colaborativo va creciendo y se fortalece un cambio en la cultura organizacional que es uno de los objetivos estratégicos que nos hemos planteado”, concluye la Coordinadora de Infraestructura.