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Exchange Online Caso de éxito

Máxima productividad y ahorro de costos con plataforma de correo electrónico en la nube.

Resumen Región: Paraguay Industria: Financiera Perfil del cliente Entidad financiera con más de 40 años de trayectoria, 22 centros de atención a clientes en diferentes ciudades del país, y una amplia cartera de productos y servicios. Situación Inicial Una aplicación Open Source de correo electrónico, no satisfacía los requerimientos de la organización a partir de su crecimiento. Solución Implementación de Exchange Online. Beneficios  Mayor productividad del personal.  Agilidad y ahorro de costos gracias a videoconferencias.  Generación de reportes y cumplimiento de ISO 27001.  Alta disponibilidad del servicio, con seguridad y gran rendimiento.

“Somos la primer institución financiera del país en adoptar una plataforma de correo electrónico en la nube y estamos muy satisfechos con Exchange Online. Con esta herramienta procuramos impulsar el talento de nuestra gente.” Hugo Alberto Santacruz López, Oficial de Seguridad

Banco Itapúa es una importante entidad financiera de Paraguay. Tiene 22 centros de atención en todo el país. Para conectar e integrar a todo su personal, necesitaba que la aplicación de correo electrónico Open Source que utilizó durante años evolucionara; de allí que migró a Exchange Online, lo que le permitió muy rápidamente y con un significativo ahorro de costos, mejorar sus comunicaciones y entornos de colaboración. Además, incrementó los niveles de seguridad y ahora le resulta más simple atender a los requerimientos de auditoría de las autoridades regulatorias. La plataforma le permite proyectar nuevos proyectos tecnológicos que apuntalan la modernización de la compañía.


“Obtendremos un ahorro en lo que respecta a movilidad, al permitirnos realizar -desde nuestras instalacionesvideoconferencias entre personas o grupos de trabajo, o para hacer presentaciones al Directorio sin necesidad de trasladar a nuestros funcionarios.” Hugo Alberto Santacruz López, Oficial de Seguridad

Situación El Banco Itapúa de Paraguay es una entidad financiera con más de 40 años de trayectoria. Cuenta con 22 centros de atención a clientes en diferentes ciudades del país, y una amplia cartera de productos y servicios que incluyen préstamos personales, agrícolas y comerciales, préstamos para la vivienda y para compra de vehículos, cajas de ahorro, certificados de depósito de ahorros, cuentas corrientes, tarjetas de créditos, tarjetas de débito, transferencias de dinero, cobro de servicios públicos y privados y pagos de salarios, entre otros. La compañía cuenta con cerca de 300 empleados. Cada una de sus líneas de producto requiere un intenso flujo de información, interconsultas entre áreas, solicitud de autorizaciones con niveles gerenciales, entre otras dinámicas internas que hacen del correo electrónico una herramienta crítica. Además, las autoridades que regulan la actividad bancaria, suelen requerir reportes respecto al manejo de datos de los clientes. “Antes teníamos una aplicación en servidores locales, en nuestro propio datacenter; era una solución Open Source que durante un determinado período de tiempo cumplió las funciones requeridas. Sin embargo, llegamos a un punto de crecimiento en el que requeríamos una actualización de funcionalidades que no se podía realizar; además, estábamos teniendo algunos problemas de recepción de mensajes provenientes de listas de correo necesarias para nosotros, y también comenzaba a ser un problema el tema del almacenamiento”, comenta Fátima Sotelo, Gerente de Asuntos Legales y Recuperaciones de Banco Itapúa. Concretamente tenían limitaciones en la capacidad de almacenamiento, por lo que los correos tenían que estar distribuidos en los

equipos de los usuarios; también implicaba que no se afianzara la imagen corporativa del banco (por la falta de una firma del correo que fuese estándar). Había dificultades para la actualización de políticas de seguridad, la administración de cuentas (altas, bajas, bloqueos, etc.), para la recepción de determinados tipos de archivos (formatos no compatibles) y para el seguimiento del flujo de correo.

Solución La gerencia de sistemas de Banco Itapúa decidió implementar Exchange Online como la plataforma de comunicación y colaboración para toda la organización. “Entendimos que con Exchange tendríamos cubiertas nuestras necesidades y más; consideramos que Microsoft brindaba la confiabilidad necesaria para un servicio de estas características, y además que lograríamos sacar el máximo provecho de la integración de otras aplicaciones de Office que utilizamos cotidianamente”, explica Pedro Larroza, Gerente de Tecnología de la Información. En el plano financiero, para los mismos niveles de prestación la inversión requerida era menor en la opción 'nube' que en una implementación 'on premise'. En lo tecnológico, las actualizaciones se aplican inmediatamente sin requerir intervención de personal del banco; esto alcanza también a medidas adicionales de seguridad como antivirus y antispam, diversos controles e informes de cumplimiento, seguimiento y auditoría. Por último, el factor tiempo, que resultaba significativamente menor. Roberto Bresani, Gerente de Auditoría Informática de la entidad, agrega que “fue muy importante el acompañamiento que tuvimos en el proceso de implementación y configuración de todo el entorno, tanto de Microsoft Paraguay como del Grupo Olam, el


“Adicionalmente, resultó significativo cumpla con la norma ISO 27001 respecto a la confidencialidad y la seguridad de los datos de los clientes y la empresa. Para nosotros era muy costoso tener una infraestructura que atienda nuestras necesidades garantizando continuidad de la operación y que además esté acorde a este tipo de normativas.” Fátima Sotelo, Gerente de Asuntos Legales y Recuperaciones

partner certificado que aportó sus conocimientos y experiencia, y nos dió la confianza necesaria para comenzar a utilizar seriamente un servicio en la nube, que era algo bastante nuevo para nosotros”. “Con el apoyo del equipo del Grupo Olam, creamos muy rápidamente todas las cuentas de usuario en el Exchange Online, configuramos las políticas de grupo y los permisos necesarios. También implementamos una serie de controles automatizados, para tener alertas que nos indiquen cuando se está alcanzando la cuota en alguna casilla o si hay algún otro aspecto de la infraestructura que requiera de una especial atención”, agrega Hugo Alberto Santacruz López, Oficial de Seguridad. Concretamente las tareas realizadas fueron la gestión y acompañamiento de migración de registros MX, migración y configuración de cuentas personales, configuración de cuentas genéricas, creación de listas de distribución, configuración de la firma automática, configuración de servicio SMTP para envío masivo de correos (extractos, etc.) y documentos escaneados, creación de reglas de flujo de correo, integración con otras herramientas del servicio (contactos, tareas, calendarios) y capacitación en el uso y administración de la herramienta. “Adicionalmente, resultó significativo cumpla con la norma ISO 27001 respecto a la confidencialidad y la seguridad de los datos de los clientes y la empresa. Para nosotros era muy costoso tener una infraestructura que atienda nuestras necesidades garantizando continuidad de la operación y que además esté acorde a este tipo de normativas. Con Exchange Online tenemos la solución adecuada”, amplía Sotelo.

Beneficios “Somos la primer institución financiera del país en adoptar una plataforma de correo electrónico en la nube y estamos muy satisfechos con Exchange Online. Con esta herramienta procuramos impulsar el talento de nuestra gente, al permitirles una mayor integración mediante las videoconferencias, las agendas y los espacios de almacenamiento compartidos, el diseño profesional de los correos y un funcionamiento confiable. Esta solución nos provee Alta Disponibilidad de un servicio que para nosotros es crítico, y una capacidad de almacenamiento sustancialmente superior a la que teníamos, que además está acorde a nuestras necesidades y es flexible llegado el caso en que fuera necesario ampliarla”, sostiene Hugo Santacruz. “Ahora tenemos las herramientas para la generación de reportes vinculados a los procesos de auditoría del Banco Central del Paraguay, y mecanismos de seguridad (ISO 27001) que nos exigen las autoridades y nuestras propias políticas de gobierno corporativo. Además, se ha simplificado notablemente la administración de todo lo relacionado con el correo electrónico, la creación de nuevas cuentas, las copias de resguardo, el control anti-spam, anti-virus y anti-malware, y gracias a la automatización de las actualizaciones siempre tenemos la última versión disponible”, acota Roberto Bresani. En la entidad se reconoce un impacto positivo en términos del ahorro en la inversión requerida, que permitió reorientar recursos financieros destinados por el Banco ITAPÚA a su infraestructura tecnológica en otros proyectos, citándose como una de las principales la actualización de los servidores del core bancario.


Para más información Acerca de los productos y servicios de Microsoft visite: www.microsoft.com/paraguay Acerca de Banco Itapúa, visite: www.bancoitapua.com.py Acerca de Grupo Olam, visite: www.olam.com

Este caso de éxito es publicado exclusivamente con fines de información general. MICROSOFT NO OFRECE GARANTÍAS, EXPLÍCITAS O IMPLÍCITAS EN ESTE DOCUMENTO. Documento publicado en marzo de 2016.

En efecto, con Exchange Online puede crecer el entorno sin requerir de la compra y puesta en marcha de nuevos equipos, lo que agiliza notablemente la operación. El personal del área de tecnología, que antes estaba cada día más abocada a resolver los problemas de la plataforma de correo electrónico, quedó a disposición para tareas de mayor valor, a disposición de los usuarios internos y externos de la institución. Y los usuarios pueden utilizar Outlook local o Outlook Web Access desde cualquier lugar y dispositivo, manteniendo el acceso a la libreta de direcciones, calendario, lista de tareas y novedades provenientes de listas de correo o recuperación de claves de usuario está automatizada, la compatibilidad con aplicaciones muy utilizadas por el personal del Banco, como Microsoft Excel, es total. Adicionalmente hay una mejor imagen corporativa con la gestión de la firma unificada.

Respecto a las ventajas de la implementación de Skype Empresarial Santacruz López agrega que “obtendremos un ahorro en lo que respecta a movilidad, al permitirnos realizar -desde nuestras instalaciones- videoconferencias entre personas o grupos de trabajo, o para hacer presentaciones al Directorio sin necesidad de trasladar a nuestros funcionarios, resguardando su integridad física”. “Ya estamos trabajando para implementar la Prevención de Pérdida de Datos (DLP) y también para sincronizar el Exchange con el Directorio Activo. Poco a poco iremos aprovechando todas las posibilidades que nos brinda Microsoft, con el apoyo y asesoramiento de Olam”, concluye el ejecutivo.

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