PERATURAN UMUM KEPEGAWAIAN PERKUMPULAN PUSAT PARLEMEN INDONESIA (Indonesian Parliamentary Center)
Ditetapkan di Bogor, 12 Januari 2012 Disahkan Oleh:
Sulastio Direktur Perkumpulan Pusat Parlemen Indonesia
1
PENDAHULUAN Peraturan pegawai ini dibuat untuk dijadikan pegangan bagi Perkumpulan maupun pegawai. Peraturan Perkumpulan ini memuat aturan-aturan kerja, tata tertib, hak dan kewajiban Perkumpulan maupun pegawai, dengan tujuan untuk memelihara hubungan kerja yang harmonis antara Perkumpulan dan pegawai dalam usaha bersama demi kelangsungan serta meningkatkan kemajuan Perkumpulan dan kesejahteraan lembaga. Perkumpulan sebagai Perkumpulan Pusat Parlemen Indonesia (Indonesian Parliamentary Center – IPC) mempunyai maksud dan tujuan di bidang sosial dan kemanusiaan yang dituangkan dalam visi lembaga “Sebagai lembaga pusat kajian parlemen, sehingga mampu memberikan kontribusi maksimal guna terwujudnya Parlemen Indonesia yang lebih representatif dan efektif� Dan Misi IPC adalah, pertama, melakukan pendidikan keparlemenan sebagai bagian dari pendidikan kewarganegaraan kepada seluruh elemen sebagai bagian dari wahana pembelajaran demokrasi berdasarkan pengalaman nyata lapangan secara terus menerus. Kedua, melakukan penguatan kapasitas dan kapabilitas lembaga keparlemenan dan partai politik dalam rangka mendorong budaya politik yang lebih beradab dan bermartabat Ketiga, melakukan advokasi kebijakan dalam rangka menciptakan mekanisme akuntabilitas dan partisipasi politik, sehingga mekanisme berpolitik menjadi transparan dan mengakomodir aspirasi sebagian besar warga. Dalam peraturan umum kepegawaian ini, perkumpulan selanjutnya disebut sebagai lembaga.
2
Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Dalam peraturan umum kepegawaian ini yang dimaksud dengan: (1)
Perkumpulan adalah Perkumpulan Pusat Parlemen Indonesia (Indonesian Parliamentary Center – IPC), berkantor di Jl. Teuku Cik Ditiro 37 A PAV, Menteng, Jakarta Pusat.
(2)
Badan Pembina adalah organ perkumpulan yang mempunyai fungsi dan tugas melakukan pembinaan pengawasan atas kebijaksanaan pengurus dalam menjalankan keputusan serta memberi nasehat kepada pengurus.
(3)
Badan Pengurus adalah penanggungjawab penuh dalam melaksanakan tugas yang ditujukan kepada perkumpulan untuk mencapai maksud dan tujuan.
(4)
Badan Pelaksana adalah pelaksana harian mandat yang diberikan oleh pengurus.
(5)
Pegawai adalah semua tenaga kerja yang bekerja pada Perkumpulan dengan status apapun dan menerima gaji/upah.
(6)
Pegawai masa percobaan adalah calon pegawai yang telah memenuhi persyaratan untuk diterima sebagai pegawai dengan bersedia menandatangani surat perjanjian dengan direktur dan sedang menjalani masa percobaan.
(7)
Pegawai tetap adalah pegawai yang bekerja penuh waktu di Perkumpulan dan mendapatkan haknya sesuai dengan aturan-aturan perkumpulan. Pegawai tetap merupakan pegawai yang telah berhasil melampaui masa percobaan dan ditetapkan melalui Surat Keputusan Direktur sebagai pegawai tetap.
(8)
Pegawai tidak tetap adalah pegawai yang bekerja di Perkumpulan untuk jangka waktu tertentu berdasarkan proyek, serta bertanggung jawab pada pelaksanaan tugas dan syaratsyarat yang telah diatur secara khusus di dalam perjanjian kerja.
(9)
Relawan adalah orang yang menyediakan waktu, tenaga dan pikiran, membantu dengan suka rela untuk bekerja di Perkumpulan demi terwujudkan cita-cita Perkumpulan.
(10) Keluarga pegawai adalah istri/suami sah pegawai, anak-anak pegawai yang sah dan masih menjadi tanggungan pegawai, belum menikah, belum bekerja dan berumur dibawah 20 tahun yang tercatat/terdaftar di Kartu Keluarga. Dalam hal pegawai masih belum menikah maka yang dimaksud keluarga pegawai adalah ayah, ibu, saudara sekandung. (11) Jam kerja adalah waktu yang ditetapkan oleh Perkumpulan untuk bekerja bagi pegawai, yaitu 8 (delapan) jam sehari dan/atau 40 (empat puluh) jam seminggu untuk 5 hari kerja/minggu. (12) Hari kerja adalah hari yang ditentukan oleh Perkumpulan untuk bekerja. (13) Seminggu adalah waktu selama 7 (tujuh) hari terus menerus. (14) Sebulan adalah waktu kalender selama 28 hingga 31 hari. (15) Setahun adalah waktu kalender selama 12 bulan. (16) Aset adalah semua harta benda dan sarana yang merupakan harta kekayaan baik berupa harta bergerak maupun harta tidak bergerak millik Perkumpulan. (17) Cuti adalah waktu tidak bekerja bagi pegawai dengan seizin Perkumpulan sebagai hak karyawan setelah memenuhi persyaratan sesuai dengan tata tertib dan syarat-syarat kerja Perkumpulan. (18) Izin adalah waktu tidak bekerja pegawai untuk Perkumpulan oleh karena sesuatu hal yang diberikan, sepengetahuan atau seizin Perkumpulan dengan berpedoman pada peraturan umum kepegawaian ini. (19) Mangkir adalah bila pegawai tidak masuk bekerja pada waktu wajib bekerja yang ditetapkan tanpa pemberitahuan dan alasan yang dapat diterima oleh Perkumpulan. (20) Gaji/upah adalah penghasilan pegawai berupa uang yang diterima dari perkumpulan pada tiap-tiap bulan setelah sebulan penuh bekerja, sesuai prosedur yang berlaku di perkumpulan.
3
(21) Jaminan sosial & kesejahteraan pegawai adalah jaminan yang diberikan perkumpulan kepada pegawai dalam rangka perlindungan, perawatan, dan kesejahteraan pegawai. (22) Tunjangan hari raya adalah pendapatan pegawai yang wajib dibayarkan oleh perkumpulan kepada pegawai menjelang hari raya keagamaan yang berupa uang atau bentuk lain, dengan mengindahkan standar prosedur keuangan. (23) Bantuan adalah bantuan yang diberikan kepada pegawai yang menikah, melahirkan, serta kehilangan anggota keluarganya karena meninggal dunia, sesuai dengan prosedur yang berlaku di Perkumpulan. Bab II Maksud dan Tujuan Pasal 2 Maksud dan tujuan Peraturan Umum Kepegawaian Perkumpulan ini adalah: a. Menjelaskan hak-hak dan kewajiban masing-masing pihak yaitu antara direktur dan pegawai; b. Menciptakan dan sekaligus mengembangkan suasana kerja serta hubungan kerja harmonis sesuai visi serta misi Perkumpulan; dan c.
Menetapkan syarat-syarat kerja kepada Pegawai demi terciptanya pengertian yang baik serta terpeliharanya motivasi kerja pegawai guna menunjang pencapaian visi dan misi Perkumpulan. Pasal 3
(1) Peraturan Umum Kepegawaian Perkumpulan ini terbatas mengatur mengenai hal-hal yang bersifat umum, hal-hal yang bersifat teknis yang merupakan penjabaran lebih lanjut dari Peraturan Umum Kepegawaian Perkumpulan ini akan diatur dalam prosedur dan atau ketentuan Perkumpulan lainnya. (2) Peraturan Umum Kepegawaian Perkumpulan ini berlaku bagi semua pegawai sepanjang syaratsyarat kerjanya tidak diatur dalam perjanjian khusus. (3) Prosedur dan atau ketentuan Perkumpulan lainnya sebagaimana dimaksud ayat (1) dan perjanjian khusus sebagaimana dimaksud ayat (2) tetap mengacu pada Peraturan Umum Kepegawaian Perkumpulan.
Bab III Penerimaan Pegawai dan Hubungan Kerja Bagian I Penerimaan Pegawai Pasal 4 (1) Penerimaan pegawai dapat dilakukan dengan dua cara yaitu: a. Terbuka, dengan pengumuman lewat berbagai media; dan/atau b. Tertutup, dengan menghubungi calon tertentu yang dianggap mampu karena telah terbukti keahlian dan pengalamannya; (2) Penerimaan pegawai wajib mengedepankan prinsip-prinsip kesetaraan gender dan menghindari konflik kepentingan.
Bagian II Persyaratan Pasal 5 (1) Persyaratan khusus yang harus dipenuhi oleh calon pegawai mempunyai ketentuan sebagai berikut:
4
a. Memahami dan bersedia untuk menjalankan visi misi Perkumpulan, memiliki komitmen dan kepribadian yang sesuai dengan cita-cita serta tujuan Perkumpulan; b. Bersedia melaksanakan Peraturan Umum Kepegawaian, serta prosedur dan ketentuan yang berlaku di Perkumpulan; dan c.
Bersedia melaksanakan tugas-tugas pegawai sehari-hari, yang diuraikan dalam uraian tugas.
(2) Persyaratan umum yang harus dipenuhi oleh calon pegawai mempunyai ketentuan sebagai berikut : d. Sehat jasmani maupun rohani yang dinyatakan dengan surat keterangan dokter; e. Tidak terikat sebagai pegawai penuh waktu dengan pihak lain; f.
Tidak sedang/tidak pernah terlibat dalam kasus pidana;
g. Memenuhi tuntutan/persyaratan jabatan pada saat penerimaan seperti tingkat pendidikan dan keahlian; h. Bersedia mentaati Peraturan Umum Kepegawaian Perkumpulan yang berlaku; dan i.
Bersedia menandatangani perjanjian kerja sesuai dengan Peraturan Umum Kepegawaian Perkumpulan.
Bagian III Hubungan kerja Pasal 6 (1) Sebelum dimulainya hubungan kerja kepada calon pegawai akan diberitahukan Peraturan Umum Kepegawaian dan perjanjian kerja yang harus ditandatangani oleh calon pegawai dan direktur. (2) Calon pegawai yang telah memenuhi persyaratan, diterima sebagai pegawai dengan menandatangi Surat Perjanjian Kerja.
Pasal 7 (1) Penerimaan pegawai tetap melalui tahapan masa percobaan paling lama 3 (tiga) bulan dengan diberitahukan oleh perkumpulan. (2) Selama masa percobaan, Perkumpulan akan memberikan penilaian terhadap kinerja pegawai masa percobaan. (3) Selama dalam masa percobaan masing-masing pihak dapat memutuskan hubungan kerjanya setiap waktu tanpa syarat dengan pemberitahuan 2 (dua) minggu sebelumnya. (4) Pegawai masa percobaan yang berhasil melampui masa percobaan dengan kinerja baik, akan menerima pemberitahuan tertulis dari Perkumpulan dan diangkat menjadi pegawai tetap berdasarkan Surat Keputusan Direktur.
Pasal 8 (1) Masa kerja pegawai tetap paling lama sepuluh tahun. (2) Ketentuan pada ayat (1) tidak berlaku pada staf keuangan dan administrasi. Pasal 9 (1) Pegawai tidak tetap diadakan berdasarkan atas kebutuhan pelaksanaan suatu proyek. (2) Pegawai tidak tetap melakukan pekerjaan di Perkumpulan berdasarkan jangka waktu tertentu atau berdasarkan kurun waktu suatu proyek di Perkumpulan, dan melaksanakan tugas-tugas sesuai uraian tugas dalam Surat Perjanjian Kerja.
5
(3) Selama mengerjakan proyek, Perkumpulan berhak untuk meminta pegawai tidak tetap turut membantu kerja-kerja pegawai tetap sesuai kebutuhan.
Pasal 10 (1) Relawan diadakan berdasarkan kebutuhan tenaga kerja namun tidak terikat dalam hubungan kerja dengan Perkumpulan. (2) Relawan membantu tugas-tugas pegawai tetap dan pegawai tidak tetap di Perkumpulan. (3) Relawan yang dinilai oleh perkumpulan mampu untuk melaksanakan tugas-tugas di Perkumpulan dapat diangkat menjadi pegawai tidak tetap ataupun pegawai tetap, sesuai dengan kebutuhan Perkumpulan.
Bagian IV Berakhirnya Hubungan Kerja Pasal 11 (1) Perkumpulan sedapat-dapatnya mencegah terjadinya PHK. (2) Berakhirnya hubungan kerja antara Perkumpulan dengan pegawai dapat diakibatkan oleh hal-hal sebagai berikut : a. Pegawai meninggal dunia; b. Pegawai mengundurkan diri; c. Berakhirnya masa perjanjian kerja; d. Pegawai tidak memenuhi syarat masa pecobaan; e. Tidak cakap bekerja; f. Masa sakit yang berkepanjangan; g. Ketidakmampuan bekerja karena alasan kesehatan; h. PHK karena melakukan pelanggaran tata tertib; i. Pemberhentian karena lanjut usia; j. Rasionalisasi; k. Bencana alam dan kebakaran serta hal-hal lain yang mengakibatkan kegiatan Perkumpulan tidak dapat dijalankan secara permanen; dan/atau
operasi
l. Secara berturut-turut selama 3 tahun pegawai mendapatkan nilai kinerja yang cukup dan kurang. Bab IV Hak dan Kewajiban Bagian I Hak Pegawai Pasal 12 (1) Hak pegawai tetap: a. Menerima gaji/upah yang sesuai dengan Prosedur Keuangan Perkumpulan; b. Mendapatkan tunjangan sesuai dengan Prosedur Keuangan Perkumpulan; c.
Mendapatkan cuti, hari-hari libur resmi dan hari-hari libur yang ditentukan oleh Perkumpulan;
d. Mendapatkan penilaian secara berkala dalam rangka menetapkan kinerja kerja; e. Mendapatkan kesempatan yang sama dalam pengembangan kapasitas, sesuai dengan prioritas yang ditetapkan Perkumpulan; 6
f.
Mengundurkan diri sesuai dengan Peraturan Umum Kepegawaian Perkumpulan;
g. Mengemukakan saran dan pendapat kepada Badan Pelaksana Perkumpulan; h. Mengajukan keluhan dan pengaduan kepada Badan Pelaksana Perkumpulan menurut Peraturan Umum Kepegawaian Perkumpulan; dan i.
Memperoleh fasilitas peningkatan kapasitas disesuaikan dengan kemampuan keuangan perkumpulan.
(2) Pemberlakuan hak-hak keuangan pegawai akan disesuaikan dengan kondisi keuangan di Perkumpulan. Pasal 13 (1) Hak Pegawai tidak tetap: a. Menerima gaji/upah yang sesuai dengan prosedur Perkumpulan.; b. Mendapatkan tunjangan-tunjangan sesuai dengan kesepakatan antara pegawai tidak tetap dengan Perkumpulan seperti yang tercantum dalam Surat Perjanjian Kerja; c. Mendapatkan kesempatan untuk mengembangkan kapasitas sesuai dengan prioritas Perkumpulan; d. Mengundurkan diri sesuai dengan Peraturan Umum Kepegawaian Perkumpulan; dan e. Mengajukan keluhan dan pengaduan menurut Peraturan Umum Kepegawaian Perkumpulan. (2) Pemberlakukan hak-hak keuangan pegawai akan disesuaikan dengan kondisi keuangan di Perkumpulan Pasal 14 Hak Relawan adalah: a. Memiliki hak untuk mendapatkan tugas yang berarti; b. Diperlakukan sebagai teman kerja yang setara; c. Mendapatkan supervise secara efektif; d. Terlibat dan berpartisipasi secara penuh
Bagian II Tunjangan-Tunjangan Pasal 15 Untuk menjamin kesejahteraan pegawai, Perkumpulan memberikan tunjangan-tunjangan sebagai berikut: a. Tunjangan jabatan; b. Tunjangan transportasi; c.
Tunjangan komunikasi;
d. Tunjangan kesehatan; e. Tunjangan hari tua; f.
Tunjangan kematian;
g. Tunjangan kecelakaan kerja; h. Tunjangan hari raya; i.
Tunjangan kesehatan keluarga;
j.
Tunjangan prestasi; dan
k.
Tunjangan pesangon.
Pasal 16 7
Apabila dipandang perlu, Perkumpulan dapat menetapkan pemberian tunjangan lainnya, sesuai dengan keadaan dan kondisi Perkumpulan serta kebutuhan akan tunjangan tersebut dengan Surat Keputusan Badan Pengurus sesuai dengan kemampuan keuangan Perkumpulan.
Pasal 17 (1) Tunjangan jabatan adalah tunjangan tetap yang diberikan Perkumpulan kepada pegawai yang menduduki jabatan tertentu dan hanya berlaku selama pegawai menduduki jabatan tertentu. (2) Tunjangan transport adalah tunjangan tetap yang diberikan Perkumpulan kepada pegawai untuk biaya perjalanan pulang pergi dari dan ke tempat kerja. Tunjangan ini diberikan kepada semua pegawai. (3) Tunjangan komunikasi adalah tunjangan tetap yang diberikan Perkumpulan kepada pegawai untuk biaya komunikasi pendukung kerja. Tunjangan ini diberikan kepada semua pegawai. (4) Tunjangan kesehatan adalah tunjangan pemeliharaan dan perawatan kesehatan yang diberikan oleh Perkumpulan pada pegawai tetap beserta keluarganya. Perkumpulan bekerja sama dengan lembaga asuransi menyelenggarakan asuransi kesehatan bagi pegawai dan keluarganya. (5) Tunjangan hari tua adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai untuk persiapan hari tua. Perkumpulan bekerja sama dengan lembaga asuransi menyelenggarakan asuransi kesehatan bagi pegawai dan keluarganya. (6) Tunjangan kematian adalah tunjangan yang diberikan kepada ahli waris pegawai sebagai santunan. Perkumpulan bekerja sama dengan lembaga asuransi menyelenggarakan asuransi kesehatan bagi pegawai dan keluarganya. (7) Tunjangan Hari Raya adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai tetap pada hari raya keagamaan sesuai dengan agama dan kepercayaan masing-masing (8) Tunjangan kesehatan keluarga adalah tunjangan tetap yang diberikan kepada pegawai tetap yang memiliki keluarga dibawah tanggungannya (9) Tunjangan prestasi adalah tunjangan yang diberikan 1 (satu) kali setahun kepada pegawai tetap berdasarkan hasil nilai terbaik dan baik dari performance review. (10) Tunjangan Pesangon adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai tetap pada saat berhenti dan tidak lagi bekerja di Perkumpulan. (11) Besaran tunjangan diatur dalam SOP keuangan.
Bagian III Bantuan Pasal 18 (1) Bantuan menikah, melahirkan dan kedukaan adalah bantuan berupa uang yang diberikan oleh Perkumpulan kepada pegawai tetap maupun pegawai tidak tetap. (2) Perkumpulan dengan mempertimbangkan kemampuannya dan dengan mengacu kepada prosedur Perkumpulan, akan memberikan bantuan menikah, melahirkan dan kedukaan bagi yang berhak. Pasal 19 Penerima bantuan kedukaan adalah salah satu dari yang ditetapkan dibawah ini : a. Dalam hal pegawai yang meninggal dunia, bantuan diberikan kepada ahli waris yang sah yang terdaftar di Perkumpulan; b. Dalam hal keluarga inti pegawai tetap dan pegawai tidak tetap yang meninggal dunia, sumbangan diberikan kepada pegawai yang bersangkutan.
Bagian III Hari libur, cuti dan izin meninggalkan Pegawaian 8
Pasal 20 (1) Hari-hari libur yang diakui oleh Perkumpulan adalah hari-hari libur resmi yang ditetapkan oleh pemerintah dan/atau atas kebijakan perkumpulan. (2) Setiap pegawai diberikan istirahat mingguan, sekurang-kurangnya 2 (dua) hari untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu.
Pasal 21 (1) Setiap pegawai tetap yang telah bekerja selama 12 (dua belas) bulan terus menerus tanpa terputus-putus berhak atas istirahat (cuti) tahunan selama 12 (dua belas) hari kerja dengan mendapat gaji/upah penuh. (2) Penggunaan cuti tahunan masing-masing pegawai maksimal 5 (lima) hari kerja berturut. (3) Setiap pegawai yang hendak mengajukan cuti tahunan, terlebih dahulu mengajukan permohonan kepada wakil direktur perkumpulan, untuk mendapatkan persetujuan. (4) Jika dalam waktu yang bersamaan terdapat lebih dari 1 pegawai yang mengajukan cuti tahunan, maka diputuskan maksimal 2 (dua) pegawai yang bisa menggunakan cuti tahunan secara bersamaan. (5) Pengaturan penggunaan cuti tahunan dengan pertimbangan untuk menjaga kelangsungan dan kelancaran kerja/operasional Perkumpulan.
Pasal 22 (1) Cuti bersalin diberikan kepada pegawai wanita maksimal selama 3 (tiga) bulan. (2) Pegawai wanita yang mengalami gugur kandungan (dinyatakan dengan surat kerterangan dokter atau bidan) diberikan hak cuti maksimum selama 1,5 (satu setengah) bulan dengan tetap mendapatkan gaji/upah penuh. (3) Jika pegawai telah mengambil cuti melahirkan dalam tahun bersamaan tidak diperkenankan mengambil cuti tahunan. (4) Pemberian cuti bersalin atau cuti gugur kandungan sesuai dengan prosedur Perkumpulan. Pasal 23 (1) Perkumpulan memberikan izin bagi pegawai yang beragama Islam untuk menunaikan ibadah haji sesuai dengan jadwal waktu dan Perkumpulan wajib untuk tetap memberikan gaji/upah penuh. (2) Izin menjalankan ibadah haji tersebut dalam ayat (1) hanya diberikan 1 (satu) kali selama pegawai bekerja di Perkumpulan dan sesuai dengan jadwal yang dikeluarkan oleh pihak yang berwenang.
Pasal 24 (1) Perkumpulan memberikan cuti panjang selama 2 (dua) bulan kalender kepada pegawai yang telah memiliki masa kerja/bekerja 6 (enam) tahun berturut-turut yang diberikan pada tahun ke 7 (tujuh) dan ke 8 (delapan) masing-masing selama 1 (satu) bulan. (2) Perkumpulan berhak mengatur/menunda waktu pengambilan cuti panjang pegawai, dengan pertimbangan untuk menjaga kelangsungan dan kelancaran kerja/operasional Perkumpulan. (3) Hak cuti panjang tidak dapat diganti dengan uang. (4) Pegawai yang pada tahun berjalan telah mengambil cuti panjang tidak berhak atas cuti tahunan pada tahun bersangkutan.
Pasal 25 9
Cuti haid adalah cuti yang diberikan pada pegawai perempuan pada hari pertama dan hari kedua masa haidnya. Pasal 26 Seorang pegawai tetap dan pegawai tidak tetap dapat diberi izin untuk tidak masuk kerja dengan mendapat gaji/upah dan tanpa dipotong cuti sehubungan dengan hal-hal sebagai berikut : a.
Pegawai menikah diberikan izin selama 5 hari kerja;
b.
Pernikahan anak Pegawai diberikan izin selama 2 hari kerja;
c.
Khitanan, pembabtisan anak Pegawai diberikan izin selama 2 hari kerja;
d.
Istri melahirkan diberikan izin selama 5 hari kerja;
e.
Istri keguguran kandungan diberikan izin selama 2 hari kerja;
f.
Kematian keluarga pegawai (suami/istri orang tua/mertua, anak atau menantu saudara sekandung) diberikan izin selama 3 hari kerja;
g.
Kematian anggota keluarga dalam 1 rumah diberikan izin selama 3 hari kerja;
h.
Izin untuk berurusan dengan pihak berwajib seperti mengurus KTP, SIM, Pasport, buku bank dan lain-lain maksimal diberikan izin selama 2 hari; dan/atau
i.
Jika penggunaan izin meninggalkan pekerjaan melebihi dari jumlah hari yang diizinkan, maka harus memberikan surat pemberitahuan sebelumnya dan maksimal penambahan izin adalah 2 hari.
Bagian II Kewajiban Pegawai Tetap, Tidak Tetap dan Relawan Pasal 27 Kewajiban pegawai tetap, pegawai tidak tetap dan relawan : a.
Membela dan menjaga nama baik Perkumpulan;
b.
Mengetahui, memahami, menaati dan melaksanakan setiap ketentuan didalam Peraturan Umum Kepegawaian dan Prosedur Perkumpulan;
c.
Melaksanakan kerja-kerja yang ditugaskan oleh Perkumpulan;
d.
Memberikan keterangan yang benar tentang Perkumpulan;
e.
Melakukan kerja lembur apabila dibutuhkan Perkumpulan;
f.
Menggunakan dengan baik dan memelihara keamanan barang-barang milik Perkumpulan;
g.
Menjaga kebersihan lingkungan Perkumpulan, tempat kerja dan keselamatan kerja;
h.
Memelihara hubungan kerja yang harmonis antar sesama pegawai;
i.
Menyimpan dan menjaga data dan informasi yang bersifat rahasia yang berhubungan dengan kegiatan Perkumpulan sesuai dengan peraturan dan kebijakan perkumpulan;
j.
Menjaga kesusilaan dan kesopanan dalam kehidupan sehari-hari;
k.
Wajib mendahulukan kepentingan Perkumpulan di atas kepentingan pribadinya dan sedapat mungkin menghindari terjadinya benturan antara kepentingan Perkumpulan dan kepentingan pribadinya;
l.
Wajib melaksanakan tugas dengan penuh dedikasi, bertanggung jawab dan disiplin;
m.
Melaporkan tindakan pegawai lain yang merugikan Perkumpulan kepada Direktur;
n.
Melaporkan kepada Perkumpulan apabila terjadi perubahan tempat tinggal, dan status keluarga; dan
o.
Meningkatkan taraf keahliannya dengan mengikuti perkembangan dalam bidang tugasnya masing-masing. 10
Pasal 28 (1) Setiap pegawai tetap dan pegawai tidak tetap wajib mengisi dengan benar data pribadi pegawai yang bersangkutan pada saat dibutuhkan secara berkala. (2) Setiap pegawai wajib memberitahukan kepada Pengurus dengan menyerahkan foto copy dokumennya, apabila ada perubahan/penambahan data pribadi yang menyangkut : a. Status pegawai dan keluarga (perkawinan, perceraian, kelahiran, kematian, pendidikan); b. Alamat rumah dan nomor telepon; c.
Ahli waris;
d. KTP dan KK; dan/atau e. Dokumen lain yang diperlukan.
Bagian III Konflik Kepentingan Pasal 29 Untuk menghindari terjadinya konflik kepentingan di dalam Perkumpulan, baik dalam struktur Perkumpulan maupun pegawai, maka Perkumpulan mengatur sebagai berikut: a. Tidak menerima pegawai tetap/kontrak/magang yang memiliki hubungan keluarga dekat (orang tua/anak/adik/kakak/ipar/keponakan/paman/bibi/sepupu) dengan salah seorang staf Perkumpulan maupun individu dalam struktur Perkumpulan. b. Apabila terjadi pernikahan di antara pegawai, antara pegawai dengan individu dalam struktur Badan Pelaksana Perkumpulan, maka salah satu pihak harus mengundurkan diri dari struktur atau pegawai Perkumpulan.
Bagian IV Gaji Pasal 30 (1) Sistem dan skala gaji/upah disusun oleh Perkumpulan berdasarkan jabatan, tanggung jawab, jenis pegawai, masa dan pengalaman kerja dan tingkat pendidikan pegawai. (2) Besarnya gaji/upah dan penyesuaian gaji/upah setiap pegawai diatur dan ditetapkan dalam prosedur keuangan Perkumpulan. (3) Berdasarkan status hubungan kerjanya, gaji/upah diatur dengan cara sebagai berikut : a.
Pegawai tetap -Pembayaran diatur menurut gaji/upah bulanan sesuai prosedur yang berlaku. -Dalam setahun penuh pegawai menerima 12 (dua belas) kali gaji/upah yang dibayar bulanan;
b.
Pegawai tidak tetap Gaji/upah untuk pegawai tidak tetap diatur dan disepakati bersama dalam surat perjanjian kerja (surat kontrak kerja antara Perkumpulan dan pegawai dan berlaku selama kontrak) sesuai dengan prosedur yang berlaku, dengan tidak bertentangan dengan Peraturan Umum Kepagawaian Perkumpulan;
c.
Peninjauan kenaikan gaji/upah dilakukan setiap setahun sekali melihat kemampuan keuangan Perkumpulan;
d.
Penghitungan kenaikan gaji/upah sesuai dengan prosedur yang berlaku di Perkumpulan;
e.
Peninjauan kenaikan gaji sebagaimana dimaksud dalam pasal 15 ayat (3) huruf c berlaku bagi pegawai tetap dan pegawai tidak tetap; dan
f.
Dalam hal kondisi keuangan darurat, Perkumpulan dapat melakukan peninjauan penurunan gaji/upah pegawai yang disepakati bersama dalam rapat Perkumpulan.
(4) Gaji/upah minimum/terendah tidak akan kurang dari ketentuan gaji/upah minimum yang telah ditetapkan oleh pemerintah. 11
Pasal 31 (1) Apabila pegawai tetap menderita sakit dalam jangka waktu lama dan dibuktikan dengan surat keterangan dokter yang sah dari dokter, maka gaji/upah pegawai dibayar sebagai berikut : a.
3 (tiga) bulan pertama dibayar 100 % dari gaji/upah;
b.
3 (tiga) bulan kedua, dibayar 75 % dari gaji/upah;
c.
3 (tiga) bulan ketiga, dibayar 50 % dari gaji/upah; dan
d.
Untuk bulan selanjutnya dibayar 25 % (dua puluh lima perseratus) dari gaji/upah.
(2) Apabila setelah 12 (dua belas) bulan pegawai belum mampu untuk bekerja kembali, maka Perkumpulan dapat memutuskan hubungan kerja dengan pegawai tersebut, dan besarnya tunjangan pesangon yang diterima sesuai dengan ketentuan pasal 15 huruf k dan dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan Peraturan Umum Kepegawaian. (3) Gaji/upah selama sakit sebagaimana yang dimaksud dalam pasal ayat (1) dan (2) dapat diterima oleh pegawai tetap dan pegawai tidak tetap selama masih dalam masa kontrak.
Bab IV Pedoman Kerja Bagian I Hari dan Jam Kerja
Pasal 32 Hari kerja dan jam kerja normal di Perkumpulan bagi setiap pegawai tetap dan tidak tetap adalah : a. 8 (delapan) jam dalam 1 (satu) hari; atau 40 (empat puluh) jam dalam 1 (satu) minggu untuk 5 (lima) hari kerja.yaitu Senin s/d Jumat pukul 09.00 s/d 17.00 waktu setempat; b. Masing-masing disertai istirahat 1 (satu) jam atau jam 12.00 sampai setempat.
dengan 13.00 waktu
Pasal 33 (1) Setiap pegawai wajib melaporkan pekerjaan-pekerjaan yang dilaksanakan di luar kantor kepada staf administrasi (2) Pada hari-hari tertentu dimana pegawai diwajibkan oleh agama dan kepercayaannya untuk menjalankan ibadah, Perkumpulan akan memberikan izin atau waktu yang cukup untuk itu. (3) Apabila pegawai tidak masuk kerja tanpa izin Pengurus dan tanpa alasan-alasan yang dapat diterima oleh Perkumpulan maka pegawai tersebut dianggap mangkir.
Bagian II Perjalanan dinas Pasal 34 Perjalanan dinas adalah perjalanan dalam rangka melakukan tugas-tugas atau kerja-kerja Perkumpulan yang dilakukan oleh pegawai tetap maupun tidak tetap di dalam negeri maupun luar negeri Pasal 35 Perkumpulan menanggung biaya perjalanan dinas atau pengeluaran biaya yang berkaitan langsung dengan perjalanan dinas tersebut. Pasal 36 Ketentuan/prosedur mengenai perjalanan dinas tersebut akan diatur sesuai dengan prosedur keuangan Perkumpulan 12
Bagian III Pengawasan Pasal 37 Direktur langsung bertanggung jawab atas pengawasan pelaksanaan peraturan umum kepagawaian dan wajib menjaga tegaknya kedisiplinan pegawai tetap dan pegawai tidak tetap. Pasal 38 Direktur dapat memberikan sanksi terhadap pegawai tetap dan pegawai tidak tetap yang melanggar ketentuan-ketentuan Peraturan Umum Kepegawaian dan prosedur Perkumpulan. Bagian IV Penilaian Kinerja Pasal 39 Pegawai tetap dan pegawai tidak tetap akan dinilai oleh Perkumpulan 1 (satu) tahun sekali setiap akhir tahun. Pasal 40 Pegawai tetap dan tidak tetap yang bekerja belum mencapai 1 tahun, akan dinilai sejak mulai bergabungnya dengan Perkumpulan. Pasal 41 Pegawai tetap dan pegawai tidak tetap yang mendapatkan nilai Sangat Baik dan Baik berhak mendapatkan pengahargaan yang ditentukan dalam SOP keuangan
Bagian V Komunikasi antar pegawai Pasal 42 Perkumpulan pada dasarnya menganut azas komunikasi dua arah yang proaktif yaitu jujur, bebas, terbuka dan bertanggung jawab. Pasal 43 (1) Perkumpulan senantiasa memperhatikan setiap keluh kesah pegawai. (2) Setiap pegawai tetap dan pegawai tidak tetap wajib menyelesaikan setiap permasalah yang timbul sesuai dengan prosedur Perkumpulan: a. Keluhan-keluhan yang bersifat pengaduan, disampakan secara tertulis kepada Direktur untuk diselesaikan sesuai prosedur Perkumpulan; b. Pegawai berhak pengaduannya; c.
untuk
meminta
rapat
pegawai
dalam
rangka
penyelesaian
Apabila Badan Pelaksana telah diberikan waktu yang cukup 2 (dua) bulan untuk menyelesaikan keluhan atau pengaduan, namun pegawai yang bersangkutan belum merasa puas atas keterangan atau keputusan yang diperolehnya, ia dapat mengajukan keluhan atau pengaduannya kepada Badan Pengurus;
d. Keputusan Badan Pengurus merupakan keputusan terakhir dalam Perkumpulan ; dan e. Demi terciptanya suasana yang kondusif di lingkungan Perkumpulan, maka selama proses penyelesaian keluh kesah hingga keluarnya keputusan akhir, para pihak dilarang memberikan informasi dan pernyataan kepada pihak-pihak di luar Perkumpulan. Bab V Larangan dan Sanksi Bagian I Larangan 13
Pasal 44 (1) Setiap pegawai dilarang membawa/menggunakan barang-barang atau peralatan Perkumpulan keluar dari lingkungan Perkumpulan tanpa izin dari Badan Pelaksana
milik
(2) Setiap pegawai dilarang minum-minuman keras, mabuk ditempat kerja, membawa atau menyimpan dan menyalahgunakan bahan narkotika, melakukan segala macam perjudian dan berkelahi dengan sesama pegawai atau Badan Pengurus. (3) Setiap pegawai dilarang membawa senjata api maupun senjata tajam ke dalam lingkungan Perkumpulan. (4) Setiap pegawai dilarang melakukan tindakan yang bertentangan dengan kesusilaan di dalam lingkungan Perkumpulan. (5) Setiap pegawai dilarang menyalahgunakan jabatan untuk kepentingan pribadi atau pihak lain sehingga merugikan Perkumpulan. (6) Pegawai dilarang melakukan tindakan menghasut dalam bentuk apapun terhadap Pegawai lainnya yang dapat menimbulkan keresahan dan mengeruhkan suasana kerja. Pasal 45 Setiap pegawai selama ada hubungan kerja dengan Perkumpulan dilarang untuk bekerja pada lembaga lain atau melaksanakan aktivitas lain yang sejenis dengan pegawaian/tugas Perkumpulan kecuali izin tertulis dari Badan Pelaksana.
Bagian II Sanksi Pasal 46 1. Apabila pegawai mangkir selama 5 (lima) hari kerja atau lebih berturut-turut tanpa keterangan secara tertulis yang dilengkapi dengan bukti yang sah dan telah dipanggil 2 (dua) kali secara berturut-turut dapat diputuskan hubungan kerjanya karena diklasifikasikan sebagai mengundurkan diri. 2. Keterangan tertulis dengan bukti yang sah sebagaimana dimaksud dalam pasal 34 harus diserahkan paling lambat pada hari pertama pegawai masuk bekerja.
Pasal 47 Pegawai yang tidak melaksanakan kewajiban-kewajibannya akan diberikan sanksi oleh perkumpulan
Pasal 48 Sanksi terdiri atas: a. Teguran lisan; b. Surat peringatan sebanyak dua kali berturut-turut dalam waktu satu bulan; c.
Pengurangan hak-hak kepegawaian; dan
d. Pemutusan hubungan kerja.
Bab XIV Lain-lain Pasal 49 Peraturan-peraturan yang bersifat prosedural dan merupakan pelaksanaan-pelaksanaan dari Peraturan Umum Kepegawaian Perkumpulan ini akan disusun lebih lanjut oleh aturan lembaga Pasal 50 14
Hal-hal yang belum dan tidak cukup diatur dalam PUK Perkumpulan ini akan dibuat pengaturannya di kemudian hari.
Bab XV Penutup Pasal 51 (1) Perkumpulan membagikan salinan PUK Perkumpulan kepada seluruh pegawai tetap dan pegawai tidak tetap sebagai pedoman dalam mengatur hubungan kerja, hak-hak dan kewajiban antara Pengurus dan pegawai. (2) Setiap pegawai tetap dan pegawai tidak tetap wajib untuk mengetahui dan mematuhi PUK Perkumpulan ini. (3) Tidak seorang pegawai tetap dan pegawai tidak tetap yang dapat mengelakkan tugas dan tanggung jawabnya, dengan alasan tidak mengetahui PUK Perkumpulan ini. (4) Perubahan PUK ini hanya dapat dilakukan melalui rapat kerja tahunan perkumpulan.
15
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI INDONESIAN PARLIAMENTARY CENTER
I.
Pengantar
Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) pengelolaan informasi dan dokumentasi ini merupakan respon Indonesian Parliamentary Center (IPC) terhadap keberadaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) yang efektif berlaku per 1 Mei 2010. Berdasarkan ketentuan umum UU KIP, organisasi IPC termasuk dalam kategori badan publik, seperti tercantum dalam Pasal 1 UU KIP “..organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri�. Secara detail pengelolaan informasi dan dokumentasi di IPC akan diatur melalui standar prosedur operasional (SOP) ini, yang diharapkan dapat menjadi panduan bagi PPID IPC secara khusus dan umumnya kepada seluruh anggota. Sekaligus nantinya diharapkan SOP ini akan memberikan kemudahan bagi masyarakat luas yang membutuhkan pelayanan informasi. II. Pengertian Umum (1) Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca atau disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. (2) Dokumen adalah informasi yang telah terdokumentasi dalam berbagai kemasan baik cetak maupun elektronik, misalnya dalam bentuk laporan, buku, pernyataan sikap, informasi dalam website. (3) Jenis informasi adalah informasi yang telah diklasifikasikan sesuai dengan mandat UU KIP yaitu informasi serta merta, informasi yang disajikan secara berkala, informasi yang tersedia setiap saat dan informasi yang dikecualikan. (4) Petugas Pengelola Informasi dan Dokumentasi adalah petugas yang mendapatkan mandat dari Direktur IPC untuk melaksanakan tugas pengelolaan dan pelayanan informasi. (5) Mekanisme perolehan informasi dan dokumentasi adalah tata cara yang diberlakukan IPC kepada setiap pemohon informasi ketika mengajukan permintaan informasi. III. Informasi yang dimiliki Informasi umum yang dimiliki di IPC, adalah: 1. Dokumen Pendirian 2. Surat Keterangan Terdaftar (SKT) 3. Program dan kegiatan organisasi; 4. Nama, alamat, susunan kepengurusan, dan perubahannya; 5. Pengelolaan dan penggunaan dana yang bersumber dari sumbangan masyarakat, dan/atau sumber luar negeri; 6. Mekanisme pengambilan keputusan organisasi; 7. Keputusan-keputusan organisasi; dan/atau 8. Laporan keuangan yang telah di audit.
IV. Klasifikasi Informasi
16
Dalam rangka memudahkan pemohon informasi dalam mengakses dan menggunakan informasi yang berada dalam lingkup IPC, maka informasi diklasifikasikan menjadi beberapa bagian, diantaranya ;
IV a. Informasi yang diumumkan secara berkala 1. Informasi yang wajib diumumkan paling lambat 6 bulan sekali, meliputi: - Informasi tentang kegiatan dan kinerja lembaga. - Informasi tentang jumlah laporan pengaduan dan status penanganannya. 2. Informasi yang wajib diumumkan 1 tahun sekali, meliputi: - Jumlah permintaan informasi yang diterima; - Waktu yang diperlukan untuk memenuhi setiap permintaan informasi; - Jumlah pemberian dan penolakan permintaan informasi; - Alasan penolakan permintaan informasi. - Informasi tentang laporan keuangan yang telah diaudit. IV b. Informasi yang tersedia setiap saat 1. 2. 3. 4. 5.
Hasil keputusan dan kebijakan lembaga beserta pertimbangan dan dokumen pendukungnya. Informasi yang disampaikan utusan lembaga dalam pertemuan terbuka di muka umum. Prosedur kerja lembaga yang berkaitan dengan pelayanan masyarakat. Laporan mengenai pelayanan akses informasi. Hasil kerja lembaga
V. Informasi yang dikecualikan 1. Laporan kasus beserta dokumen pendukungnya yang masih dalam proses investigasi dan/ atau belum dilaporkan secara resmi ke lembaga penegak hukum. 2. Laporan keuangan yang belum diaudit oleh Kantor Akuntan Publik. 3. Informasi yang jika diberikan akan berpotensi mengganggu: j. privasi seseorang; k. kepentingan komersial seseorang atau badan hukum; l. upaya penegakan hukum; m. proses penyusunan kebijakan; n. proses persaingan dalam mendapatkan kepercayaan donor 4. Informasi lain berdasarkan keputusan Perkumpulan.
VI. Petugas Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) 1. Pengangkatan dan pemberhentian PPID Perkumpulan berdasarkan surat keputusan Direktur 2. PPID bertanggungjawab kepada Direktur melalui rapat kerja per tiga bulan. 3. PPID adalah staf yang ditugaskan mengelola informasi dan dokumentasi dalam perkumpulan, meliputi penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pelayanan informasi. 4. PPID harus melakukan uji konskuensi terhadap informasi yang diputuskan lembaga untuk dikecualikan. VI a. Tanggungjawab PPID Dalam melaksanakan tugasnya, PPID bertanggungjawab ; 1. Mengkordinasikan penyimpanan/pendokumentasian seluruh informasi dari setiap divisi. 2. Memastikan bahwa setiap divisi telah melakukan penyimpanan secara fisik seluruh informasi yang berada di bawah penguasaannya. 3. Melakukan uji konskuensi sebelum mengecualikan informasi dan/atau membuka informasi yang dikecualikan. 4. Menyertakan alasan pengecualian secara jelas, tegas dan tertulis. 5. Menghitamkan atau mengaburkan informasi yang dikecualikan. 6. Melayani, meneruskan dan memastikan pengajuan keberatan diproses berdasarkan prosedur penyelesaian keberatan. 17
VI b. Dalam melaksanakan tanggungjawabnya, PPID berwenang; 1. Menugaskan petugas informasi dibawah wewenang dan koordinasinya untuk membuat, memelihara dan/atau memutakhirkan daftar informasi secara berkalasekurang-kurangnya satu kali dalam sebulan. 2. Memutuskan suatu informasi boleh diakses publik atau tidak. 3. Menolak permohonan informasi secara tertulis apabila informasi yang dimohon termasuk informasi yang dikecualikan/rahasia dengan disertai alasan serta pemberitahuan atas penolakan tersebut. 4. Memberikan mandat kepada petugas informasi jika yang bersangkutan berhalangan karena bersangkutan sakit, cuti atau sedang melaksanakan tugas lain yang dimandatkan oleh Koordinator Badan Pelaksana. VII. Standar Pelayanan Informasi 1. Pelayanan informasi dilakukan melalui pengumuman dan melalui prosedur permintaan atau permohonan informasi. 2. Informasi yang diumumkan menggunakan media papan pengumuman dan/atau website. 3. Informasi yang di umumkan sesuai huruf VIb terait dengan rencana kegiatan IPC sehari-hari, misalnya rencana workshop, seminar, konferensi pers. VIII. Tata Cara Permohonan Informasi 1. Pelayanan informasi mengedepankan asas sederhana, cepat, tepat waktu dan biaya ringan. 2. Pelayanan informasi dilakukan saat jam kerja (pukul 10.00 WIB s/d pukul 17.00 WIB) 3. Pemohon informasi yang mengajukan permintaan informasi wajib menyampaikan ; a. Nama, alamat, nomor telepon pemohon yang dapat dihubungi. a. Informasi yang dibutuhkan. a. Alasan permintaan informasi. a. Bentuk informasi a. Cara penyampaian informasi. 4. Pemohon informasi memiliki hak untuk melihat atau mendapatkan salinan. 5. Untuk mendapatan salinan informasi, Permohonan informasi dilakukan secara tertulis. 6. PPID harus mencatat semua permintaan informasi dari pemohon baik hanya untuk melihat, mendapatkan salinan termasuk ada tidaknya informasi maupun penolakan karena terkait informasi yang dikecualikan. 7. Jangka waktu pemberian informasi atau keterangan atas informasi selambat-lambatnya dalam jangka waktu 10 (sepuluh) hari kerja. 8. PPID dapat memperpanjang jangka waktu sebagaimana diatur dalam huruf g selambatlambatnya 10 (sepuluh) hari kerja apabila informasi yang dibutuhkan bervolume besar atau tidak secara tegas disebutkan sebagai informasi yang dapat diakses oleh publik sehingga PPID harus berkoordinasi dengan koordinator badan pekerja IPC. 9. Pemohon bisa mendapatkan informasi yang berbentuk hard copy. Biaya penggandaan dokumen dibebankan kepada pemohon. 10. PPID menyediakan formulir permohonan informasi (Terlampir) IX. Pengajuan Keberatan Pemohon informasi berhak mengajukan keberatan jika: 1. Penolakan atas permintaan informasi dengan alasan dikecualikan. a. Tidak dipenuhinya permintaan informasi. b. Pengenaan biaya tidak wajar. c. Penyampaian informasi melebihi batas waktu. d. Permohonan informasi tidak ditanggapi sebagaimana mestinya; 2. Penyampaian keberatan ditujukan kepada PPID; 3. Penyampaian keberatan dilakukan secara tertulis dan disertai alasan; 4. Formulir penyampaian keberatan (terlampir); 5. PPID memberikan jawaban selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja. 18
Perkumpulan Pusat Parlemen Indonesia
Perkumpulan Pusat Parlemen Indonesia 1/13/2012
19
Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Dalam SOP ini, yang dimaksud dengan: 1. Pelatihan adalah kegiatan pelatihan yang diselenggarakan langsung oleh Perkumpulan sebagai penyelenggara atau pihak lain dengan mengundang Perkumpulan sebagai penyelenggara; 2. Modul adalah panduan pelatihan bagi fasilitator dan nara sumber agar tujuan dan output pelatihan tercapai; 3. Fasilitator adalah pemandu acara sepanjang pelatihan berdasarkan modul yang sudah disusun sebelumnya; 4. Narasumber adalah pengisi materi yang diundang untuk membahas satu topic tertentu secara lebih mendalam dan terperinci; 5. Tenaga pendukung adalah bagian tenaga bidang administrasi, keuangan dan teknis; 6. Peserta adalah peserta pelatihan yang direkrut menurut standar rekrutmen yang sudah ditetapkan sebelumnya; 7. Persiapan dan evaluasi adalah segala kegiatan yang dilakukan sebelum dam setelah pelatihan dilaksanakan yang terdiri dari rekrutmen, pengembangan modul, simulasi modul (training of trainer), evaluasi modul dan penulisan modul; 8. Perangkat pendukung pelatihan adalah alat-alat teknis penyelenggaraan pelatihan; 9. Rekrutmen adalah proses penjaringan peserta pelatihan; 10. Waktu adalah waktu sepanjang pelaksanaan penyelenggaraan pelatihan; 11. Tempat adalah tempat penyelenggaraan pelatihan;
Bab II Maksud Tujuan dan Ruang Lingkup Pasal 2 Maksud diterbitkannya SOP ini adalah: a. Untuk menertibkan penyelenggaraan pelatihan-pelatihan; b. Untuk menciptakan suasana kerja yang mendukung selama penyelenggaraan pelatihan-pelatihan.
Pasal 3 Ruang lingkup SOP ini adalah pelatihan-pelatihan yang diselenggarakan Perkumpulan secara mandiri dan pelatihan yang diselenggarakan oleh pihak luar dengan mengundang Perkumpulan sebagai Penyelenggara, dengan maksimal peserta sebanyak 30 orang. Bab III Pelatihan Pasal 4 1. Jenis pelatihan Perkumpulan adalah: a. Pelatihan yang diselenggarakan oleh Perkumpulan secara mandiri; dan b. pelatihan-pelatihan yang diselenggarakan oleh pihak luar dengan mengundang Perkumpulan sebagai penyelenggara. 2. Pelatihan terdiri dari tiga tahapan a. Tahapan persiapan; b. Tahapan pelaksanaan; dan c. Tahapan paska pelatihan. Pasal 5 Waktu penyelenggaraan pelatihan paling lama adalah tiga malam empat hari.
Pasal 6 20
Ketentuan pengadaan tempat pelatihan yaitu: 1. Tempat penyelenggaraan pelatihan adalah tempat yang sudah dipersiapkan dua minggu sebelum penyelenggaraan pelatihan dengan kriteria sebagai berikut: a. Memiliki ruang pertemuan yang cukup dan leluasa untuk menampung minimal 35 orang (terlampir); b. Terdapat ruang pertemuan dengan penataan meja dan kursi yang membentuk U-Shape; c. Terdapat media yang bisa digunakan untuk menempel pada ruang pertemuan tersebut; d. Terdapat pengeras suara pada ruang pertemuan tersebut; e. Memiliki kamar penginapan yang cukup untuk menampung minimal 35 orang; f. Menyediakan makan dan jeda; dan g. Menyediakan pelayanan yang nyaman bagi peserta dan penyelenggara pelatihan. (2) Administrasi Perkumpulan mendaftar dan mengklasifikasikan tempat pelatihan berdasarkan lokasi dan harga Pasal 7 1. Seluruh akomodasi pelatihan yang diselenggarakan oleh Perkumpulan secara mandiri ditanggung oleh Perkumpulan. 2. Seluruh akomodasi pelatihan yang diselenggarakan oleh pihak lain yang mengundang Perkumpulan ditanggung oleh pengundang. 3. Akomodasi pelatihan terdiri dari: a. Penginapan; b. Tiga kali makan dalam satu hari; c. Dua kali jeda coffie break dalam satu hari; d. Transportasi penjemputan dari lokasi yang telah ditentukan; dan e. Transportasi pengantaran ke lokasi yang telah ditentukan.
Pasal 8 1. Biaya transportasi peserta akan diganti oleh Perkumpulan sesuai dengan aturan keuangan Perkumpulan. 2. Biaya akomodasi fasilitator dan fasilitator pembantu ditanggung oleh pihak pengundang sesuai dengan aturan keuangan Perkumpulan atau atas kesepakatan bersama.
Pasal 9 Tata tertib pelatihan dirumuskan dan disepakati oleh peserta pelatihan pada saat pelatihan diselenggarakan.
Pasal 10 Perangkat pendukung training terdiri dari: (1) Perangkat pendukung yang bersifat substansi: a. Term of Refference; b. Modul Pelatihan; c. Alat bantu forum berdasarkan modul; d. Materi pelatihan; e. Perangkat pendukung tersebut harus tersedia maksimal 2 (dua) hari sebelum pelaksanaan pelatihan. (2) Perangkat pendukung yang bersifat teknis: a. Proyektor; b. Layar proyektor; c. Laptop; d. Laser point; e. Kertas plano; f. Spidol; g. Metaplan; h. Lakban kertas; 21
i. j. k. l. m. n. o. p. q. r. s. t. u. v. w.
Lakban hitam; Gunting; Kontainer; Paku dan palu; Kain hitam 3 m x 1,5 m; Papan flipcart; Lem kertas dan lem semprot; Sound system; Printer; Recorder; Kamera; Notulensi; Absensi; Catatan logistik kegiatan; dan Buku album peserta pelatihan.
Pasal 11 1. Hak peserta pelatihan adalah: a. Memperoleh akomodasi pelatihan; a. Memperoleh paket pelatihan dan materi pelatihan; dan a. Memperoleh ongkos pengganti transport sesuai ketentuan keuangan Perkumpulan. 2. Kewajiban peserta pelatihan adalah: a. Menaati tata tertib pelatihan yang telah disepakati; a. Mengikuti seluruh sessi pelatihan kecuali ada halangan dan memperoleh izin dari fasilitator. Pasal 12 Tugas penyelenggara pelatihan adalah: 1. Menentukan tanggal dan waktu; 2. Menentukan tempat dan akomodasi; 3. Mempersiapkan fasilitator, fasilitator pendamping dan narasumber; 4. Mempersipkan paket pelatihan dan materi pelatihan; 5. Mempersiapkan alat pendukung pelatihan; 6. Mempersiapkan anggaran-anggaran pelatihan; 7. Membuat catatan logistik bagi peserta; dan 8. Membuat Jadwal dan alur pelatihan. Pasal 13 (1) Rekrutmen peserta diselenggarakan untuk menjaring peserta training; (2) Tahapan rekrutmen; a. Penyebaran informasi pelatihan; b. Verifikasi dan wawancara; c. Pengumuman hasil verifikasi dan wawancara; dan d. Penugasan-penugasan. (3) Peserta yang sudah dinyatakan lulus tidak bisa diganti dengan peserta lain; dan (4) Jika mengganti dengan peserta lain, maka harus melalui tahapan-tahapan rekrutmen. Pasal 14 Monitoring dan evaluasi pelatihan dilakukan oleh penyelenggara pelatihan dengan ketentuan sebagai berikut: (1) Evaluasi mingguan pada tahap persiapan pelatihan; (2) Evaluasi harian pada saat pelaksanaan pelatihan; dan (3) Evaluasi paska pelatihan. Pasal 15 (1) Kegiatan paska pelatihan dirumuskan bersama menjelang akhir pelatihan. 22
(2) Penyelenggara berkewajiban untuk memonitoring dan mengevaluasi kegiatan paska pelatihan sekurang-kurangnya sebulan dalam jangka waktu satu bulan. (3) Perkumpulan membuat kompilasi kegiatan-kegiatan paska pelatihan dalam modul.
Bab IV Modul Pasal 16 (1) Modul disusun sekurang-kurangnya satu bulan sebelum pelatihan dilaksanakan; (2) Modul disusun oleh tim penyusun modul yang terdiri dari: a. Koordinator pelatihan; b. Fasilitator; c. Fasilitator pendamping; dan d. Ahli. (3) Setiap modul yang disusun dibukukan berdasarkan standar penulisan modul; (4) Penyusunan modul dievaluasi setiap pelaksanaan pelatihan usai.
Pasal 17 (1) Setiap modul yang telah selesai disusun harus disimulasikan oleh tim penyusun modul dan tim pendukung pelatihan; (2) Simulasi modul dilaksanakan sekurang-kurangnya tiga hari sebelum pelaksanaan pelatihan.
Pasal 18 (1) Modul yang sudah diimplementasikan dan dievaluasi akhir merupakan draft modul yang siap dicetak (2) Sebelum masuk proses cetak, draft modul diedit dan disempurnakan oleh divisi pelatihan dengan melibatkan pihak luar jika diperlukan, dan jika habis, pihak luar bisa mengcopy dengan biaya pribadi. Pasal 19 a. Modul didistribusikan oleh Perkumpulan kepada lembaga-lembaga yang ada kerjasama dengan Perkumpulan; b. Jika ada pihak luar yang menginginkan modul yang sudah dicetak, Perkumpulan wajib memberikan dengan meninggalkan identitas.
Bab V Fasilitator dan Nara Sumber
Pasal 20 (1) Fasilitator yang dapat memandu pelatihan adalah: a. Telah mengikuti ToT; b. Menguasai materi yang akan disampaikan; dan c. Menguasai standar metode-metode pelatihan. (2) Fasilitator terdiri dari fasilitator utama dan fasilitator pendamping.
Pasal 21 Fungsi fasilitator adalah: a. Pemandu pelatihan; b. Pengatur jalannya diskusi; dan 23
c.
Pencair suasana.
Pasal 22 Tugas fasilitator antara lain: (1) Setiap pelatihan setidaknya dipandu oleh satu orang fasilitator utama dan atau satu orang fasilitator pendamping; (2) Fasilitator utama bertugas memandu jalannya pelatihan sementara fasilitator pendamping bertugas membantu mempersiapkan peralatan dan mengingatkan fasilitator utama jika melenceng dari tujuan modul; (3) Fasilitator utama dan fasilitator pendamping harus terlibat dalam proses pengembangan modul dan simulasi modul; (4) Fasilitator utama dan fasilitator pendamping melakukan review dan evaluasi terhadap proses implementasi modul dan membuat modifikasi-modifikasi sepanjang masih relevan dengan tujuan modul; (5) Hadir di forum paling tidak 15 menit sebelum acara dimulai; (6) Fasilitator mempersiapkan materi yang akan dipandu, termasuk materi ice breaking. Pasal 23 Kriteria narasumber: (1) Telah memahami dan membaca ToR; dan (2) Memiliki rekam jejak dalam materi yang akan dibawakan.
Pasal 24 (1) Tugas narasumber adalah menyampaikan materi yang sudah dipersiapkan pada forum yang telah disediakan oleh penyelenggara. (2) Sebelum narasumber menyampaikan materi-materinya, narasumber harus memberikan materi yang akan disampaikan minimal satu hari sebelum pelatihan dilaksanakan. Bab VI Sistem Pendukung Pasal 25 Sistem pendukung merupakan bagian dari penyelenggara pelatihan yang bertugas mempersiapkan akomodasi, perangkat pendukung, proses rekrutmen dan mendampingi selama pelaksanaan pelatihan. Pasal 26 Sistem pendukung terdiri dari: (1) Staf Administrasi; (2) Staf Keuangan; dan (3) Pelaksana teknis.
Bab VII Hak, Kewajiban dan Larangan Pasal 27 Hak dan kewajiban fasilitator dan narasumber diatur dalam SOP keuangan Perkumpulan.
Pasal 28 Hak dan kewajiban sistem pendukung diatur dalam peraturan umum kepegawaian dan SOP Keuangan Lembaga.
Pasal 29 24
Larangan-larangan selama proses pelatihan adalah: (1) Tidak boleh meninggalkan lokasi pelatihan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu; (2) Membawa senjata tajam dan obat-obat terlarang; (3) Membawa orang luar yang membebani anggaran pelatihan dan mengganggu jalannya proses pelatihan; (4) Penyelenggara tidak boleh memberikan janji kepada peserta pelatihan yang tidak mungkin bisa dipenuhi; dan (5) Melakukan kegiatan-kegiatan yang mengganggu peserta lain.
BAB VIII Peningkatan Kapasitas Pasal 30 Untuk meningkatkan kualitas pelatihan-pelatihan, Perkumpulan memberikan peningkatan kapasitas kepada staff divisi pelatihan dan sistem pendukung. Pasal 31 Peningkatan kapasitas sebagaimana diatur dalam pasal 30 disesuaikan dengan kemampuan keuangan kelembagaan. BAB IX Permintaan Pelatihan Pasal 32 Untuk mendukung perluasan jaringan, Perkumpulan dapat menerima permintaan-permintaan pelatihan dari pihak luar. Pasal 33 Tata cara permintaan pelatihan dari pihak luar: a. Mengirimkan surat kepada Perkumpulan untuk pelaksanaa pelatihan minimal dua minggu sebelum pelaksanaan; b. Perkumpulan mengundang pengirim permintaan untuk mendiskusikan perihal permintaan tersebut; dan c. Perkumpulan mempersiapkan modul dan fasilitator pelatihan.
Bab X Penutup Pasal 34 SOP ini berlaku semenjak disahkan. Perubahan terhadap SOP ini hanya dapat dilakukan pada rapat kerja.
Disahkan di Bogor Tanggal 13 Januari 2011
Oleh :
Sulastio Direktur Perkumpulan Pusat Parlemen Indonesia 25
26