STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI INDONESIAN PARLIAMENTARY CENTER I.
Pengantar
Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) pengelolaan informasi dan dokumentasi ini merupakan respon Indonesian Parliamentary Center (IPC) terhadap keberadaan UndangUndang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) yang efektif berlaku per 1 Mei 2010. Berdasarkan ketentuan umum UU KIP, organisasi IPC termasuk dalam kategori badan publik, seperti tercantum dalam Pasal 1 UU KIP “..organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri�. Secara detail pengelolaan informasi dan dokumentasi di IPC akan diatur melalui standar prosedur operasional (SOP) ini, yang diharapkan dapat menjadi panduan bagi PPID IPC secara khusus dan umumnya kepada seluruh anggota. Sekaligus nantinya diharapkan SOP ini akan memberikan kemudahan bagi masyarakat luas yang membutuhkan pelayanan informasi.
II. Pengertian Umum a. Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca atau disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. b. Dokumen adalah informasi yang telah terdokumentasi dalam berbagai kemasan baik cetak maupun elektronik, misalnya dalam bentuk laporan, buku, pernyataan sikap, informasi dalam website. c. Jenis informasi adalah informasi yang telah diklasifikasikan sesuai dengan mandat UU KIP yaitu informasi serta merta, informasi yang disajikan secara berkala, informasi yang tersedia setiap saat dan informasi yang dikecualikan. d. Petugas Pengelola Informasi dan Dokumentasi adalah petugas yang mendapatkan mandat dari Direktur IPC untuk melaksanakan tugas pengelolaan dan pelayanan informasi. e. Mekanisme perolehan informasi dan dokumentasi adalah tata cara yang diberlakukan IPC kepada setiap pemohon informasi ketika mengajukan permintaan informasi.
III. Informasi yang dimiliki Informasi umum yang dimiliki di IPC, adalah: a. Dokumen Pendirian b. Surat Keterangan Terdaftar (SKT) c. Program dan kegiatan organisasi; d. Nama, alamat, susunan kepengurusan, dan perubahannya;
e. Pengelolaan dan penggunaan dana yang bersumber dari sumbangan masyarakat, dan/atau sumber luar negeri; f. Mekanisme pengambilan keputusan organisasi; g. Keputusan-keputusan organisasi; dan/atau h. Laporan keuangan yang telah di audit.
IV. Klasifikasi Informasi Dalam rangka memudahkan pemohon informasi dalam mengakses dan menggunakan informasi yang berada dalam lingkup IPC, maka informasi diklasifikasikan menjadi beberapa bagian, diantaranya ; IV a. Informasi yang diumumkan secara berkala a. Informasi yang wajib diumumkan paling lambat 6 bulan sekali, meliputi: - Informasi tentang kegiatan dan kinerja lembaga. - Informasi tentang jumlah laporan pengaduan dan status penanganannya. b. Informasi yang wajib diumumkan 1 tahun sekali, meliputi: - Jumlah permintaan informasi yang diterima; - Waktu yang diperlukan untuk memenuhi setiap permintaan informasi; - Jumlah pemberian dan penolakan permintaan informasi; - Alasan penolakan permintaan informasi. - Informasi tentang laporan keuangan yang telah diaudit. IV b. Informasi yang tersedia setiap saat 1. Hasil keputusan dan kebijakan lembaga beserta pertimbangan dan dokumen pendukungnya. 2. Informasi yang disampaikan utusan lembaga dalam pertemuan terbuka di muka umum. 3. Prosedur kerja lembaga yang berkaitan dengan pelayanan masyarakat. 4. Laporan mengenai pelayanan akses informasi. 5. Hasil kerja lembaga
V. Informasi yang dikecualikan 1. Laporan kasus beserta dokumen pendukungnya yang masih dalam proses investigasi dan/ atau belum dilaporkan secara resmi ke lembaga penegak hukum. 2. Laporan keuangan yang belum diaudit oleh Kantor Akuntan Publik. 3. Informasi yang jika diberikan akan berpotensi mengganggu: a. privasi seseorang; b. kepentingan komersial seseorang atau badan hukum; c. upaya penegakan hukum; d. proses penyusunan kebijakan; e. proses persaingan dalam mendapatkan kepercayaan donor 4. Informasi lain berdasarkan keputusan Perkumpulan.
VI. Petugas Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) a. Pengangkatan dan pemberhentian PPID Perkumpulan berdasarkan surat keputusan Direktur b. PPID bertanggungjawab kepada Direktur melalui rapat kerja per tiga bulan. c. PPID adalah staf yang ditugaskan mengelola informasi dan dokumentasi dalam perkumpulan, meliputi penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pelayanan informasi. d. PPID harus melakukan uji konskuensi terhadap informasi yang diputuskan lembaga untuk dikecualikan. VI a. Tanggungjawab PPID Dalam melaksanakan tugasnya, PPID bertanggungjawab ; 1. Mengkordinasikan penyimpanan/pendokumentasian seluruh informasi dari setiap divisi. 2. Memastikan bahwa setiap divisi telah melakukan penyimpanan secara fisik seluruh informasi yang berada di bawah penguasaannya. 3. Melakukan uji konskuensi sebelum mengecualikan informasi dan/atau membuka informasi yang dikecualikan. 4. Menyertakan alasan pengecualian secara jelas, tegas dan tertulis. 5. Menghitamkan atau mengaburkan informasi yang dikecualikan. 6. Melayani, meneruskan dan memastikan pengajuan keberatan diproses berdasarkan prosedur penyelesaian keberatan.
VI b. Dalam melaksanakan tanggungjawabnya, PPID berwenang; 1. Menugaskan petugas informasi dibawah wewenang dan koordinasinya untuk membuat, memelihara dan/atau memutakhirkan daftar informasi secara berkalasekurang-kurangnya satu kali dalam sebulan. 2. Memutuskan suatu informasi boleh diakses publik atau tidak. 3. Menolak permohonan informasi secara tertulis apabila informasi yang dimohon termasuk informasi yang dikecualikan/rahasia dengan disertai alasan serta pemberitahuan atas penolakan tersebut. 4. Memberikan mandat kepada petugas informasi jika yang bersangkutan berhalangan karena bersangkutan sakit, cuti atau sedang melaksanakan tugas lain yang dimandatkan oleh Koordinator Badan Pelaksana.
VII. Standar Pelayanan Informasi a.
Pelayanan informasi dilakukan melalui pengumuman dan melalui prosedur permintaan atau permohonan informasi. b. Informasi yang diumumkan menggunakan media papan pengumuman dan/atau website. c. Informasi yang di umumkan sesuai huruf VIb terait dengan rencana kegiatan IPC sehari-hari, misalnya rencana workshop, seminar, konferensi pers.
VIII. Tata Cara Permohonan Informasi a. Pelayanan informasi mengedepankan asas sederhana, cepat, tepat waktu dan biaya ringan.
b. Pelayanan informasi dilakukan saat jam kerja (pukul 10.00 WIB s/d pukul 17.00 WIB) c. Pemohon informasi yang mengajukan permintaan informasi wajib menyampaikan ; 1. Nama, alamat, nomor telepon pemohon yang dapat dihubungi. 2. Informasi yang dibutuhkan. 3. Alasan permintaan informasi. 4. Bentuk informasi 5. Cara penyampaian informasi. d. Pemohon informasi memiliki hak untuk melihat atau mendapatkan salinan. e. Untuk mendapatan salinan informasi, Permohonan informasi dilakukan secara tertulis. f. PPID harus mencatat semua permintaan informasi dari pemohon baik hanya untuk melihat, mendapatkan salinan termasuk ada tidaknya informasi maupun penolakan karena terkait informasi yang dikecualikan. g. Jangka waktu pemberian informasi atau keterangan atas informasi selambat-lambatnya dalam jangka waktu 10 (sepuluh) hari kerja. h. PPID dapat memperpanjang jangka waktu sebagaimana diatur dalam huruf g selambatlambatnya 10 (sepuluh) hari kerja apabila informasi yang dibutuhkan bervolume besar atau tidak secara tegas disebutkan sebagai informasi yang dapat diakses oleh publik sehingga PPID harus berkoordinasi dengan koordinator badan pekerja IPC. i. Pemohon bisa mendapatkan informasi yang berbentuk hard copy. Biaya penggandaan dokumen dibebankan kepada pemohon. j. PPID menyediakan formulir permohonan informasi (Terlampir)
IX. Pengajuan Keberatan Pemohon informasi berhak mengajukan keberatan jika: 1. Penolakan atas permintaan informasi dengan alasan dikecualikan. a. Tidak dipenuhinya permintaan informasi. b. Pengenaan biaya tidak wajar. c. Penyampaian informasi melebihi batas waktu. d. Permohonan informasi tidak ditanggapi sebagaimana mestinya; 2. Penyampaian keberatan ditujukan kepada PPID; 3. Penyampaian keberatan dilakukan secara tertulis dan disertai alasan; 4. Formulir penyampaian keberatan (terlampir); 5. PPID memberikan jawaban selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja.