Revista gestión de las comunicaciones grupo 108001_5

REVISTA: GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Grupo No: 108001_5 Docente: Gustavo Adolfo Valencia Universidad Nacional Abierta Y A Distancia Escuela De Ciencias Administrati vas, Contables, Económicas Y Negocios – ECACEN Gesti ón De Iván Oswaldo Jimenez COD 80720400, Eliana Lizeth Flórez González COD Stakeholders 2020 1024506483, Cristhian Alberto Ramírez Pérez COD 80881805, Paula Andrea Henao Osorio COD 1068927291, Eduardo Andres Duarte Fiquitiva COD 1031120893

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ESTRATEGIAS DE UN LÍDER PARA GESTIONAR PROYECTOS

Iván Oswaldo Jiménez1,

RESUMEN El presente artículo está enfocado en comunicar las principales estrategias que la literatura reporta sobre el buen desempeño de un líder dentro de un grupo de trabajo y para la gestión de proyectos, se refiere a las características tanto del líder individuales como las estrategias implementa al momento de la dirección del proyecto.

Palabras clave: Liderazgo, Dirección de proyectos, Estrategia.

Strategies of a leader to manage projects

ABSTRACT This article is focused on communicating the main strategies that the literature reports on the good performance of a leader within a work group and for project management, refers to the characteristics of both the individual leader and the strategies implemented at the time of the project management.

Keywords: Leadership, Project Management, Strategy.

1 Información del autor: Iván Jiménez, Ingeniero Industrial, especialización en Gerencia de Proyectos, Universidad Nacional Abierta y a Distancia, y Iojimenezh@unadvirtual.edu.co.

2

INTRODUCCIÓN

requiere del desarrollo de ciertas habilidades

Para liderar proyectos en el medio

y destrezas para ponerlas al servicio de tales

actual es necesario que hayan líderes al

proyectos y del mercado laboral.

frente de dicha gestión pues existen muchas

Tal es el caso de empresas líderes al

problemáticas de corte privado y social que

día de hoy que han aprovechado el

es necesario atender mediante la realización

fenómeno de la globalización para ser más

de funciones que ayuden a su solución y al

competitivas y productivas no sólo a nivel

mismo tiempo sean rentables y sostenibles.

local, sino que se posicionan a nivel

Desde el nacimiento de una idea de

mundial. Estos proyectos empresariales casi

proyecto a partir de una necesidad percibida

siempre, logran su cometido como

en el medio, pasando por su planificación y

consecuencia de su buena dirección y

ejecución, el proyecto debe contar con una

gestión interna. Y casi siempre detrás de un

firme dirección que haga todo lo posible por

buen equipo de trabajo se encuentra un gran

que el proyecto fluya y pueda alcanzar sus

líder.

metas y propósitos con un máximo impacto

Es por ello, que cabe mencionar a

positivo social y el mínimo impacto.

nivel mundial, cuáles son las principales

ANÁLISIS DE LAS

estrategias de las que se vale un líder para

ESTRATEGIAS ENCONTRADAS

poder lograr metas a mediano y largo plazo

En el mundo actual, de la era

y la forma en cómo logran llevar a cabo y

tecnológica, se requieren proyectos que

con éxito sus puestos de dirección de un

contribuyan al desarrollo de las empresas, a

proyecto surtiendo todo tipo de obstáculos

nivel social y a nivel digital, pues para poder

para obtener el mayor rendimiento de la

competir en el mercado, cada vez más se

inversión, rebajar los costos del proyecto y

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cumplir metas con la mejor calidad que

comunes debido a la efectividad que han

puedan imprimirle al trabajo e progreso.

demostrado tener en el desarrollo de trabajos

Díaz, Gonzáles & Medellín, (2015)

previos y que son muy mencionados en la

mencionan que dentro de las características

red:

comunes consideradas, se destaca a los

Una buena planificación del

líderes como visionarios, planea como

proyecto: todo buen líder sabe que para

ejecutar acciones que lo lleven al

construir se deben tener bases fuertes sobre

cumplimiento de los objetivos, aun

las cuales cimentar todo el trabajo, es por

conociendo los riesgos que estos conllevan,

ello que en el momento de la planificación,

los líderes se auto-motivan , encuentran una

el líder es quien mejor visiona y planifica

pasión en las actividades que desempeñan y

todo lo que puede pasar en un futuro en su

lo hacen con gusto. (p. 58)

proyecto, toma experiencias de la realidad,

El rol que el líder desempeña es vital

delega un buen grupo de trabajo y es

para la realización del proyecto, pues

responsable de coordinar y delegar las

depende de este carisma, la motivación que

responsabilidades de cada uno de sus

pueda imprimir en su equipo de trabajo, el

miembros.

manejo de las emociones que tenga dentro

Coaching de grupo: existen muchos

del grupo y la capacidad de llegar a acuerdos

tipos de líderes, pero hay un consenso en

dentro de determinado contexto, lo que lo

cuanto a que el líder es el que

hacen suficientemente bueno para controlar

permanentemente está presente dentro del

y direccionar la ejecución de un proyecto.

grupo para generar cohesión, ser mediador

A continuación se exponen algunas

en conflictos y lograr convertir esa

estrategias de liderazgo que son muy

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motivación intrínseca en extrínseca y

que se apropie de sus procesos y saque el

contagiar a los demás miembros del equipo.

mayor rendimiento posible de su trabajo.

Visión: El líder de un proyecto debe

CONCLUSIONES

visionar tanto la manera en cómo se va a

Lo mencionado anteriormente, son

realizar el proyecto, como los riesgos y

sólo la muestra de algunas estrategias de

amenazas que puedan surgir en el camino,

liderazgo dentro de un proyecto que han

esta visión le es útil cuando tenga que

mostrado ser muy útiles al momento de su

enfrentar algún contratiempo que se le pueda

planificación, dirección y ejecución, para

presentar durante la implementación del

sacar el mayor provecho posible de los

proyecto, estará mejor preparado y sabrá la

recursos asignados y para cumplir a

mejor solución a implementar.

cabalidad con todos los objetivos

Conocimiento: un líder de un

planificados dentro del proyecto.

proyecto debe poseer tanto experiencia

Es necesario tener en cuenta que el

como conocimiento en implementación de

éxito de un proyecto no sólo se mide en la

proyectos, dado que es muy frecuente que

capacidad que tenga su líder sino que es un

un líder de proyecto recurra tanto al saber

constante trabajo en equipo, por lo que cada

previo que tiene como a experiencias

miembro del grupo de trabajo es igualmente

anteriores para sortear con éxito cualquier

importante y vital para el desarrollo del

etapa del proyecto.

mismo.

Responsabilidad: aunque no esté a cargo directamente del proyecto, el líder se

REFERENCIAS

siente igualmente responsable por los

Chávez Hernández, N. (2012). La

procesos que se llevan a cabo, lo que hace

gestión por competencias y ejercicio del

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coaching empresarial, dos estrategias

Lazzati, S. (2016). Gerente: estratega

internas para la organización. Pensamiento

y líder del cambio, El: Más allá de la gestión

& gestión, (33), 140-161.

operativa. Ediciones Granica.

Bolívar, A. (2011). Aprender a

Pérez, S. A. (2017). Trabaja

liderar líderes. Competencias para un

inteligente (mente): Estrategias de

liderazgo directivo que promueva el

Inteligencia Emocional para convertirte en el

liderazgo docente. Educar, 47(2), 253-275.

líder que siempre quisiste ser. Mestas Ediciones.

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¿Cómo afectan los interesados la ejecución de un proyecto? Por: Eliana Lizeth Florez Gonzalez ¿CÓMO AFECTAN LOS INTERESADOS LA EJECUCIÓN DE UN PROYECTO?

Eliana Lizeth Florez Gonzalez2,

RESUMEN El siguiente artículo se basa en informar la importancia que tienen los interesados en el proyecto, debido a que si estos no se identifican oportunamente el proyecto puede tener riesgos, los interesados ayudan al desarrollo de estrategias con el fin de que el proyecto sea un éxito.

2 Información del autor: Eliana Florez, Administradora de Empresas, Especialización en Gerencia de Proyectos, Universidad Nacional Abierta y a Distancia, y elflorezg@unadvirtual.edu.co.

Palabras clave: estrategias, proyecto, roles.

HOW STAKEHOLDERS AFFECT THE PROJECT EXECUTION

ABSTRACT

The following article is based on informing the importance of the stakeholders in the project, because if these are not identified in a timely manner, the project may have risks, the stakeholders help to develop strategies in order for the project to be a success.

Keywords: strategies, project, roles .INTRODUCCIÓN

Los stakeholders pueden afectar al proyecto tanto positivamente como

Los interesados pueden afectar al

negativo, por eso es de vital importancia

logro de los objetivos de una

saber la posición de cada uno ya que es

organización, participan en una empresa

fundamental por el impacto que puede

guiados por sus propios intereses y

tener durante el ciclo de vida.

objetivos en donde la empresa depende de cada uno de ellos para su funcionamiento.

¿COMÓ AFECTAN LOS INTERESADOS LA EJECUCIÓN DE UN PROYECTO?

que son los En todo proyecto es de gran importancia

identificar

a

los

que normalmente se

benefician de un resultado exitoso y los interesados de influencia negativa, que

Stakeholders o interesados, ya que de

son

aquellos

que

ven

resultados

esta manera se puede identificar el

negativos como consecuencia de la

impacto, compromiso y participación

ejecución de un proyecto.

que estos pueden tener durante el ciclo de vida del proyecto. Si el Gerente del

El director del proyecto debe

proyecto ignora algún interesado clave

estar en comunicación y trabajando con

corre el riesgo de que no haya éxito en el

los interesados del proyecto, siempre

proyecto.

satisfaciendo

las

necesidades

y

expectativas. Las responsabilidades de En la gestión de los Stakeholders se incluyen los procesos necesarios para identificar

grupos,

los interesados pueden variar en el proceso del proyecto.

personas,

Las empresas se preocupan por

organizaciones que pueden afectar o ser

identificar cada uno de los interesados ya

afectados en el proyecto y abordar

que son considerados como un riesgo

cualquier incidente o conflicto en el

para el proyecto, con influencia negativa.

momento en que se presente.

Las organizaciones la gran mayoría dependen de las partes interesadas

Existen dos clases de interesados,

externas

los de influencia positiva en el proyecto,

recursos.

de

financiación,

licencias,

Los interesados de un proyecto pueden ser:         

Clientes Consumidores ONG Gobierno Accionistas Sindicato Proveedores Medio ambiente Públicos internos

CONCLUSIONES Algunos problemas que son identificados como ineficaces en la gestión de los interesados son: • Falta de definición en el trabajo.

• Problemas derivados de los recursos asignados al proyecto.

Con lo mencionado en el artículo podemos decir que la estrategia de gestión de los interesados se basa en: el pensamiento estratégico, análisis y planificación, fortalecimiento de las capacidades de la relación, proceso de relación, actuar, revisar e informar.

• Cambio regulatorios o de normatividad que afecte al proyecto.

• Relación negativa de la comunidad frente al proyecto.

En el proceso de planificación de los interesados implica identificar las necesidades de información y de comunicación de cada uno de ellos, identificar los requerimientos y

preferencias de comunicación y como se debe aplicar.

Gerena, A. & Guevara, A. (2016, julio 29). Partes interesados stakeholders. [Archivo de video].

Se deben aprender a manejar la

Recuperado de

expectativa de cada uno mediante la

https://www.youtube.com/watch?

negociación y comunicación. Atender

v=9AtaIAZEu0c

cada una de las preocupaciones de los interesados.

Herrera, S. (2014, julio 29).

Identificar a los interesados. [Archivo de video]. Recuperado de

REFERENCIAS

https://www.youtube.com/watch? v=VrSajMab39M

Collado (2013) Gestión de los stakeholders y su impacto en la dirección de proyectos. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?

Consultores internacionales. (2015).

Gestionar la participación de los Interesados. Recuperado de http://ppmci.com/projectmanagement/45 3/133-gestionar-la-participacion-de-losinteresados.html

v=PsrtVCRyDIs

¿Cómo gestionar los recursos para el éxito de un proyecto?

Se

una comunicación asertiva de los líderes de proyecto.

Las demoras en las entregas de los productos de un proyecto en su gran mayoría son por una comunicación

identifica que la mayor

deficiente, se evidencia que uno de los

falencia de los proyectos es la falta de

problemas más comunes de estas faltas de comunicación es la gran cantidad de

personas que transmiten el mensaje pues

Al igual que en la comunicación verbal

entre más personas participan más

en la comunicación escrita se debe

tiempo tomara en decidir y ponerse de

cuidar el estilo y la forma de transmitir

acuerdo.

el mensaje, pues de ninguna manera podemos

faltar

al

respeto

a

un

colaborador de nuestro proyecto, por un La manera de resolver este problema es

mensaje enviado sin saludar, pedir el

aclarando desde el inicio del proyecto la

favor o despedirse. La falta de está

responsabilidad en cada una de las tareas

“nequiteca” puede generar una mala

a una sola persona para que el personal

impresión

del proyecto tenga claridad a quien se

ocasionando ponerla a la defensiva e

debe dirigir si surge un percance y

incluso

solucionarlo de manera óptima en un

colaboradores de nuestro proyecto.

que en

lleva

nuestra

al

contra

enfado a

los

corto plazo.

Los líderes de proyecto deben generar Otro problema de comunicación es que

confianza mediante una comunicación

el receptor de la información no entiende

precisa y concisa,

el mensaje que se envía, esto puede

retroalimentación de los entregables y

ocasionar demoras, perdidas, entre otros.

rendimiento de los mismos.

permitiendo

Este problema de comunicación debe ser mitigado

con

unas

órdenes

claras

repitiendo el mensaje con distintas palabras, esto permite que la persona que ejecuta la orden lo entienda con claridad.

Se puede corroborar que el mensaje fue entendido al hacer unas preguntas cortas de lo que se quiere se ejecute.

El éxito en las comunicaciones de un proyecto

así

Una

buena comunicación reducirá la cantidad de conflictos, aumentará la eficiencia del proyecto, generará una cantidad de información que aportará valor y en su cantidad justa.

No olvidemos que cuando comunicamos se trata de hablar y de escuchar. Se trata de tener claro con quién tenemos que comunicar en el proyecto y cómo vamos a comunicar.

Uno de los factores que más contribuyen al éxito de un proyecto, es mantener una comunicación efectiva con los interesados.

La clave para establecer con éxito las comunicaciones, es planificarlas. Y hacerlo, no es tan complicado, basta con seguir unos algunos pasos y adaptarlos a la situación de tu proyecto: Identifica a los interesados de tu proyecto, y averigua sus necesidades/requisitos de información, equilibra esas necesidades de información. Establece un plan para comunicarte con tus interesados clave.

Distribuye la información.

Aplicar la tecnología de comunicación es muy importante para lograr el éxito de tu proyecto, hoy en día, estamos en la era de la digitalización y la comunicación electrónica, por lo que hay innumerables métodos para ponerse en contacto con las personas. Lo importante es determinar qué factores pueden influir, para elegir la tecnología más adecuada para nuestras comunicaciones:

El acceso tecnología.

o

disponibilidad

a

la

En este entorno en el que se desarrolla el proyecto: mismo espacio físico, países y horarios diferentes, equipos virtuales.

Conocimiento y habilidad para manejar los medios disponibles, Urgencia, frecuencia y formato. Sensibilidad y confidencialidad de la información.

Las comunicaciones en un proyecto son una vía de doble sentido. Al igual que en la planificación del proyecto, se deben establecer expectativas y tanto el equipo del proyecto como las partes interesadas del cliente tienen que cumplir con sus responsabilidades para que la comunicación se desarrolle sin problemas. Si bien un proyecto no se iniciaría sin un Plan de Proyecto en marcha, el Plan de Comunicación de un Proyecto no se discute tan fácilmente, pero debería.

Un Plan de Comunicación de Administración del Proyecto define cómo se entregará la información importante a lo largo del proyecto, quién lo hará y con qué frecuencia. A lo largo de un proyecto, la comunicación sobre la alineación con las metas y las actividades, y la posterior realineación de estos a medida que los proyectos cambian son cruciales para la participación y la transparencia de los interesados en el estado del proyecto a lo largo de toda la línea de tiempo del proyecto.

La comunicación es fundamental para mantener una buena relación con el cliente, y un plan de comunicación de un proyecto puede

ayudarte a planificar por adelantado para mantener esa comprensión compartida de lo que está sucediendo y lo que debería estar sucediendo a lo largo de tu proyecto.

No todos los proyectos se crean igual, y por eso, un plan de comunicación de un proyecto es exclusivo para ese proyecto, por lo que es tan importante pensar en esto cuando está creando su plan de proyecto después de la primera junta.

Los proyectos grandes tienen necesidades de comunicación diferentes a los proyectos pequeños, y lo mismo ocurre con los proyectos con equipos de partes interesadas en lugar de un solo contacto de proyecto. Los proyectos con diferentes objetivos, presupuestos, cronogramas e incluso entregas requieren una comunicación adaptada a esas necesidades, y eso es algo que se debe tener en cuenta al crear un plan de comunicación de un proyecto o con nuestros pasos a continuación.

origen, generalmente relacionadas con ineficiencias, precaria planificación, flexibilidad insuficiente, problemas técnicos o descensos en el nivel de productividad.

Sin embargo, nada de esto es posible sin la detección, pero ¿cómo llevarla a cabo de forma eficaz?

Una práctica muy extendida para la identificación de cuellos de botella en la cadena de suministro es recurrir a la monitorización de los procesos, prestando especial atención a los eslabones más débiles.

¿Cómo salir de un cuello de botella para lograr el éxito en un proyecto?

Visión,

datos, tiempo real. No se necesita nada más para identificar los cuellos de botella en la cadena de suministro. Una vez detectadas estas obstrucciones potenciales, se pueden poner en marcha los mecanismos de elaboración de respuesta para, primero, resolver la situación lo antes posible y evitar sus consecuencias negativas; y, después, indagar en las causas de su

Se trata de hacer un seguimiento exhaustivo que permita identificar el inicio de una situación de atasco, con el potencial suficiente de generar retrasos e incluso una parada del sistema, antes de que suceda, atendiendo a las leyes de la probabilidad. De esta forma, habría que extremar la vigilancia en: Las áreas menos flexibles, donde es difícil adaptar los procesos a aumentos súbitos de volumen de trabajo.

Los procesos menos ágiles que, por su configuración, deben ser abordados de una forma menos dinámica.

Los componentes críticos de supply chain, no por su potencial de generación de cuellos de botella, sino por la gravedad de las consecuencias que se derivarían del que pudiese originarse a ese nivel.

Las partes más complejas del sistema, donde confluyen programas diferentes o funcionamiento combinado manual y automático.

Todos los procesos que sean eminentemente manuales, por definición, ya que son susceptibles de generar retrasos debidos a errores humanos.

No obstante, hay que tener en cuenta que no todos los cuellos de botella en la cadena de suministro son iguales.

Existen muchas clasificaciones, que han de ser tenidas en cuenta para poder llevar a cabo una detección efectiva, aunque merece la pena, al menos, conocer los dos principales grupos en que se dividen: Cuellos de botella tangibles Son los cuellos de botella que un mayor rendimiento del debido a limitaciones físicas elementos; que, a su vez, clasificarse en:

impiden sistema de sus pueden

Activos: así se denomina a aquellos elementos que pueden influir en el rendimiento del sistema por sus propias acciones y comportamiento, sea o no deliberadamente, como podría ser el caso de los operarios.

Pasivos: a diferencia de los anteriores, este tipo de cuello de botella no tiene la capacidad de afectar al rendimiento del sistema y transformar sus resultados por sí mismos, al carecer de voluntad. En esta categoría se incluyen las máquinas, los equipos o los transportadores.

Cuellos de botella intangibles

Son los procesos que inhiben el rendimiento del sistema en mayor medida, obstaculizándolo por errores de diseño o, simplemente, por la dificultad y lentitud del funcionamiento del propio proceso, ya sea debido a factores exclusivamente internos o por causas externas añadidas, como pueden ser las de carácter burocrático.

Las 3 claves de la detección prematura de cuellos de botella en supply chain Por supuesto, a la hora de establecer un plan de identificación prematura de cuellos de botella en la cadena de suministro que mejore su prevención, también hay que ser capaz de determinar si su origen es operativo u organizacional, si es de generación espontánea o si está relacionado con el diseño del sistema, si puede pronosticarse o no, si su duración puede agravar las consecuencias y si está dentro del alcance de los responsables de supply chain el poner solución a tiempo o si hace falta aplicar medidas alternativas.

Cualquiera que sea el caso, la detección proactiva es la mejor solución, puesto que amplía el abanico de posibilidades de elaboración de respuesta; y es posible llevarla a cabo si se cuenta con: 1. La visión necesaria: es imperativo el poder tener visibilidad sobre todo el sistema, de extremo a extremo, para que nada quede fuera del control de la gestión.

2. Los datos precisos y con la calidad suficiente: la monitorización de

indicadores no sólo es la clave para la mejora continua sino que puede ayudar a identificar estas obstrucciones, tal y como se explica en la guía "Indicadores para la mejora de la cadena de suministro" que puedes descargar de forma totalmente gratuita.

Cuando se lleva a cabo sistemáticamente, la capacidad de detección de cuellos de botella en la cadena de suministro mejora, puesto que contribuye a ganar en comprensión de los procesos, y eso hace posible darse cuenta de los cambios de tendencia en las métricas que indican que pronto se dará una situación como la que se pretende evitar.

3. El intercambio informacional en tiempo real: la conexión entre todos los componentes de supply chain y su coordinación resultan cruciales para la identificación de atascos. Cuando se dispone de datos en tiempo real, se puede detectar el inicio de un cuello de botella, incluso antes de que se produzca.

Hay que aprovechar las posibilidades que la tecnología nos brinda para mejorar la eficiencia de la cadena de esta forma. https://www.entrepreneur.com/article/27 7331