Page 1

1


KANDUNGAN LAPORAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Pengenalan Pemilihan Projek Penjelasan Projek Analisis Projek Cadangan Penyelesaian Tindakan Penyeragaman (Standardization) Pencapaian Hasil Projek (Outcome) Penilaian Kumpulan

Lampiran 2


"Creativity is thinking up new things. Innovation is doing new things." – Theodore Levitt (Economist, Professor)

"Innovation distinguishes between a leader and a follower" – Steve Jobs (ex Chairman & CEO of Apple Inc.)

"When you innovate, you've got to be prepared for everyone telling you you're nuts." – Larry Ellison (co-founder Oracle Corp. )

“If we want to have the biggest impact, the best way to do this is to make sure we always focus on solving the most important problems" – Mark Zuckerberg (Chairman & CEO of Facebook Inc. )

3


KANDUNGAN LAPORAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

4

Pengenalan Pemilihan Projek Penjelasan Projek Analisis Projek Cadangan Penyelesaian Tindakan Penyeragaman (Standardization) Pencapaian Hasil Projek (Outcome) Penilaian Kumpulan


PENGENALAN

5


VISI DAN MISI JABATAN Menjadi Peneraju Perancangan Bandar dan Desa Ke Arah Mewujudkan Persekitaran Kehidupan Yang Berkualiti, Sejahtera dan Mampan Menjelang 2020

6

VISI

MISI

Memacu perancangan fizikal negara melalui pelaksanaan dan pemantauan perancangan pembangunan yang komprehensif, sistematik dan inovatif ke arah kesejahteraan masyarakat


CARTA ORGANISASI JPBD SM KAMI DISINI JPBD NEGERI

KETUA PENGARAH TIMBALAN KETUA PENGARAH (PERANCANGAN ) BAHAGIAN RANCANGAN FIZIKAL NEGARA

TIMBALAN KETUA PENGARAH (PEMBANGUNAN)

BAHAGIAN KORPORAT

BAHAGIAN PENYELIDIKAN DAN PEMBANGUNAN

SELANGOR

JOHOR

PERAK

BAHAGIAN PERANCANGAN WILAYAH BAHAGIAN RANCANGAN PEMBANGUNAN UNIT PENYELARASAN PROJEK PEJABAT PROJEK ZON TENGAH PEJABAT PROJEK ZON UTARA PEJABAT PROJEK ZON SELATAN PEJABAT PROJEK ZON TIMUR

7

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN SEKSYEN PENTADBIRAN

BAHAGIAN PERUNDANGAN DAN KAWAL SELIA PERANCANGAN BAHAGIAN MAKLUMAT GUNATANAH NEGARA

PULAU PINANG

PAHANG

SEKSYEN KEWANGAN

TERENGGANU

SEKSYEN SUMBER MANUSIA

MELAKA

SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT

KEDAH

UNIT UNDANGUNDANG

NEGERI SEMBILAN

KELANTAN

UNIT AUDIT DALAM

PERLIS


CARTA ORGANISASI & AKTIVITI UTAMA BAHAGIAN PENYELIDIKAN DAN PEMBANGUNAN (BPP) TIMBALAN KETUA PENGARAH (PEMBANGUNAN) BAHAGIAN PENYELIDIKAN DAN PEMBANGUNAN (BPP)

UNIT PENYELIDIKAN GUNATANAH

UNIT METODOLOGI PERANCANGAN

UNIT MORFOLOGI , REKA BENTUK DAN WARISAN BANDAR

Input Kepakaran Perancangan

Sebaran Am

Kajian Penyelidikan Perancangan Kolaborasi & Perkongsian Pintar

UNIT PENILAIAN DASAR DAN PENYELIDIKAN ANTARABANGSA

UNIT KEMAMPANAN DAN BANDAR SELAMAT

(Dipinjamkan ke Unit Khas NKRA)

Aktiviti BPP

Garis Panduan Perancangan

8

UNIT ALAM SEKITAR DAN PENGURUSAN RISIKO

Penerbitan Maklumat Penyelidikan


LATAR BELAKANG KUMPULAN PERKARA

9

KETERANGAN

Nama Kumpulan

MyTownNet

Jabatan/Bahagian

Bahagian Penyelidikan dan Pembangunan, Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia

Fasilitator

Dr. Alias bin Rameli

Ketua Kumpulan

En. Muhammad Anwar bin Ramli

Tarikh Ditubuhkan

2 Mei 2012

Bilangan Ahli

10 orang

Bilangan Projek

Pertama (1)

Tempoh Projek

4 bulan


VISI DAN MISI KUMPULAN MyTownNet

10

VISI

MISI

Menggalakkan Perkongsian Ilmu dan Maklumat Penyelidikan Perancangan

Meningkatkan Keupayaan Kebolehcapaian Maklumat Penyelidikan Perancangan


LOGO KUMPULAN

MyTownNet 11


PENERANGAN LOGO TERBAHAGI KEPADA 2 ELEMEN

2 1

1. BAHAGIAN PENYELIDIKAN DAN PEMBANGUNAN DENGAN SEMUA PELANGGAN 2. HUBUNGAN DAN AKSES YANG TIADA BATASAN SERTA HALANGAN

12


CARTA ORGANISASI KUMPULAN MyTownNet DR. ALIAS BIN RAMELI (FASILITATOR)

MUHAMMAD ANWAR BIN RAMLI (KETUA KUMPULAN)

NORAINI BINTI KASIM (SETIAUSAHA)

MAIZURA BINTI MADZALAN (AHLI) AZLIN BIN MUJIR (AHLI)

13

EZWAN BIN ADLAN (AHLI)

MOHD ZHARIFF MOHD JAAFAR (AHLI)

PUTERI ZANZARINA BINTI ABDUL LATIFF (AHLI)

AZIZI BIN SABU (AHLI) NURUL HUDA BINTI MANSOR (AHLI)

ROHAYA BINTI DAUD (AHLI)


TANGGUNGJAWAB AHLI BIL

1.

2.

3.

4.

5.

14

NAMA

Muhammad Anwar bin Ramli (Ketua Kumpulan)

Noraini binti Kasim (Setiausaha)

Maizura binti Madzalan

Azlin Bin Mujir

Rohaya binti Daud

TUGASAN / AKTIVITI • • • • •

Mengetuai mesyuarat dan memberi taklimat Mengumpul bahan-bahan rujukan Membentangkan projek Menyediakan skrip pembentangan projek Memastikan persediaan kumpulan untuk semua peringkat pertandingan

• • • • •

Menyediakan minit mesyuarat Merekodkan kedatangan ahli Menyediakan laporan projek Menyediakan urusan dokumentasi Membuat tempahan bilik mesyuarat

• Menyediakan pendekatan pemilihan projek • Menyediakan pemilihan masalah • Pengumpulan bahan terbitan BPP (Book Review) • Menyediakan kriteria pemilihan projek • Pengumpulan bahan terbitan BPP (Planning Guidelines) • Membuat salinan digital dokumen-dokumen • Menganalisa borang soal selidik • Menyediakan cadangan penyelesaian masalah • Pengumpulan bahan terbitan BPP (Planning Research Events)


BIL

5.

6.

7.

8.

NAMA

TUGASAN / AKTIVITI

Ezwan bin Adlan

• Merekabentuk logo kumpulan • Menyediakan video dan gambar • Pengumpulan bahan terbitan BPP (Planning Research, Selected Planning Articles, Malaysian Journal Townplan)

Azizi bin Sabu

• Menyediakan visual ahli kumpulan • Menyediakan jadual penilaian kumpulan • Pengumpulan bahan terbitan BPP (Planning Thesis)

Nurulhuda binti Mansor

• Menyediakan borang soal selidik • Menyediakan analisis masalah • Pengumpulan bahan terbitan BPP (Planning Research Events)

• Puteri Zanzarina binti Abdul •

Latiff •

9.

15

Mohd Zhariff bin Mohd Jaafar

Menyediakan keseluruhan bahan pembentangan Pengumpulan bahan terbitan BPP (Conference Proceedings) Membuat salinan digital dokumen-dokumen • Tugas-tugas logistik dan peralatan • Penyediaan animasi • Menyediakan bahan pameran


PENGESAHAN PENYERTAAN BUKTI PENYERTAAN DAN PERANCANGAN PROJEK

Memo pengesahan penyertaan Kumpulan Inovatif dan Kreatif oleh Bahagian Penyelidikan kepada Bahagian Korporat JPBD SM melalui surat bertarikh 5 April 2012 oleh Pengarah BPP

16


PEMBENTUKAN KUMPULAN

Memo perlantikan kumpulan Inovatif dan Kreatif Bahagian Penyelidikan oleh Pengarah BPP melalui surat bertarikh 2 Mei 2012

17


JADUAL MESYUARAT DAN KEHADIRAN BIL.

MESYUARAT

TEMPAT

TARIKH/MASA

1.

Mesyuarat Bil. 1/2012

Bilik Perbincangan BPP Tingkat 13, Wisma UOA, Bukit Damansara

2/5/12

2.

Mesyuarat Bil. 2/2012

Bilik Perbincangan BPP Tingkat 13, Wisma UOA, Bukit Damansara

16/5/12

3.

Mesyuarat Bil. 3/2012

Bilik Perbincangan BPP Tingkat 13, Wisma UOA, Bukit Damansara

6/6/12

4.

Mesyuarat Bil. 4/2012

Bilik Perbincangan BPP Tingkat 13, Wisma UOA, Bukit Damansara

20/6/12

5.

Mesyuarat Bil. 5/2012

Bilik Perbincangan BPP Tingkat 13, Wisma UOA, Bukit Damansara

4/7/12

6.

Mesyuarat Bil. 6/2012

Bilik Perbincangan BPP Tingkat 13, Wisma UOA, Bukit Damansara

18/7/12

7.

Mesyuarat Bil. 7/2012

Bilik Perbincangan BPP Tingkat 13, Wisma UOA, Bukit Damansara

1/8/12

Rujuk Lampiran 1 – Minit Mesyuarat

18


STATISTIK KEHADIRAN MESYUARAT BIL.

NAMA AHLI

1.

TARIKH 2/5/12

16/5/12

6/6/12

20/6/12

4/7/12

18/7/12

1/8/12

JUMLAH

En. Muhammad Anwar bin Ramli

1

1

1

1

1

1

1

7

Pn. Noraini binti Kasim

1

1

1

1

1

1

1

7

3.

Cik Maizura binti Madzalan

1

1

1

0

1

1

1

6

4.

En. Azlin bin Mujir

1

0

1

1

1

1

1

7

5.

En. Ezwan bin Adlan

1

1

1

1

1

1

1

7

6.

En. Azizi bin Sabu

1

1

0

1

1

1

1

6

7.

Pn. Nurul Huda binti Mansor

1

1

1

1

1

1

1

7

8.

Cik Puteri Zanzarina binti Abdul Latiff

1

1

1

1

1

1

1

7

9.

Pn. Rohaya Binti Daud

1

1

0

1

1

1

1

6

En. Mohd Zhariff Bin Mohd Jaafar

1

1

1

1

1

1

1

7

JUMLAH

67

10.

CARTA PAI KEHADIRAN MESYUARAT

19

1.59%

4.76%

93.65%

HADIR CUTI REHAT TUGAS LUAR


KANDUNGAN LAPORAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

20

Pengenalan Pemilihan Projek Penjelasan Projek Analisis Projek Cadangan Penyelesaian Tindakan Penyeragaman (Standardization) Pencapaian Hasil Projek (Outcome) Penilaian Kumpulan


KITARAN PDCA PLAN

ACT 9. Penyeragaman

CHECK 7. Penilaian 8. Pemantauan

AP CD

1. 2. 3. 4. 5.

Pembentukan Kumpulan Mengenalpasti projek Pemilihan projek Analisis projek Penetapan objektif/sasaran projek 6. Cadangan penyelesaian/ penambahbaikan

DO 7. Analisis masalah 8. Kenalpasti punca masalah 9. Pelaksanaan

21


JADUAL PELAKSANAAN Bulan Minggu

Mei 2012 1 2 3 4

Jun 2012 1 2 3 4

Julai 2012 1 2 3 4

Penubuhan kumpulan Perancangan projek Senarai masalah

P

Pemilihan masalah Penjelasan masalah Analisis punca masalah Kumpul data sebelum Analisis data

D

Perlaksanaan cadangan Menjalankan ujicuba Kumpul data selepas

C

Ubahsuai dan baik pulih Pencapaian hasil projek Tindakan penyeragaman

A

Tindakan susulan Penilaian kumpulan

22

PETUNJUK

PERANCANGAN

PELAKSANAAN

Ogos 2012 1 2 3 4


KANDUNGAN LAPORAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

23

Pengenalan Pemilihan Projek Penjelasan Projek Analisis Projek Cadangan Penyelesaian Tindakan Penyeragaman (Standardization) Pencapaian Hasil Projek (Outcome) Penilaian Kumpulan


KRITERIA ASAS PEMILIHAN PROJEK

Aduan dari Agensi Kerajaan Persekutuan dan Negeri, Orang Awam (Pelajar, NGO) - Maklumbalas Kepuasan Pelanggan BPP 2011

24

Alatan/Kaedah semasa yang digunakan di BPP, JPBD SM


PEMILIHAN PROJEK KUMPULAN SEJAJAR DENGAN - Visi & Misi Jabatan - Dasar Kualiti Jabatan - Objektif Jabatan

25


PENDEKATAN PEMILIHAN PROJEK Kaedah yang digunakan dalam menganalisis masalah

1 KAEDAH ‘BRAINSTORMING’ (5W + 1H)

26

2 KAEDAH ‘MATRIKS’

MASALAH YANG DIPILIH


1. KAEDAH BRAINSTORMING NO.

SENARAI MASALAH

PENCADANG

1.

Masalah kemudahan tempat letak kereta

Rohaya

2.

Pelanggan hadapi masalah aksesibiliti ke pejabat BPP

Noraini

3.

Pelanggan hadapi masalah untuk akses bahan terbitan dan maklumat penyelidikan BPP

Nurulhuda

4.

Masalah kekurangan ruang penyimpanan bahan terbitan dan maklumat penyelidikan BPP yang banyak dan terhad

Ezwan

5.

Prosedur pembelian bahan terbitan dan maklumat penyelidikan BPP yang rumit dan tidak ekonomik

Azizi

Sumber : Kajian Maklumbalas Kepuasan Pelanggan BPP 2011, JPBD SM

27


1. KAEDAH BRAINSTORMING (Perincian Masalah)

1. MASALAH KEMUDAHAN TEMPAT LETAK KERETA WHAT

Pelanggan BPP menghadapi masalah untuk meletak kenderaan jika mereka mengunjungi BPP. 68.2% pelanggan tidak berpuas hati. (Sumber : Kajian Maklumbalas Kepuasan Pelanggan BPP Tahun 2011, JPBD SM)

WHY WHERE WHO WHEN HOW 28

Kekurangan penawaran tempat letak kereta untuk pelawat. Hanya 250 petak letak kenderaan pelawat disediakan oleh pihak pengurusan. Setiap kali pelanggan datang ke BPP di Wisma UOA, Damansara Heights, Kuala Lumpur. Pelanggan BPP (Bahagian lain di JPBD SM, Pihak Berkuasa Negeri / Tempatan, Pelajar IPTA / IPTS, NGO dan orang awam) Setiap kali pelanggan datang ke BPP (menghadiri mesyuarat / mendapatkan bahan kajian dan membuat rujukan) Penawaran tempat letak kereta untuk pelawat tidak mencukupi (250 petak sahaja) dan harga mahal (RM3.00 sejam dan tiada flat rate)


1. KAEDAH BRAINSTORMING (Perincian Masalah)

2. PELANGGAN HADAPI MASALAH AKSESIBILITI KE PEJABAT BPP WHAT

Pelanggan BPP menghadapi masalah untuk mengakses ke pejabat BPP. 39.2% pelanggan tidak berpuas hati. (Sumber : Kajian Maklumbalas Kepuasan Pelanggan BPP Tahun 2011, JPBD SM)

WHY WHERE

WHO WHEN HOW 29

Pelanggan perlu melalui tapisan keselamatan di pintu masuk utama dan kemudian di pintu masuk ke pejabat BPP. Setiap kali pelanggan datang ke BPP di Wisma UOA, Damansara Heights, Kuala Lumpur.

Pelanggan BPP (Bahagian lain di JPBD SM, Pihak Berkuasa Negeri / Tempatan, Pelajar IPTA / IPTS, NGO dan orang awam) Setiap kali pelanggan datang ke BPP (menghadiri mesyuarat / mendapatkan bahan kajian dan membuat rujukan) Pelanggan perlu berurusan dengan pegawai keselamatan warga Nepal untuk mendapatkan pas keselamatan. Kemudian melalui pintu keselamatan BPP.


1. KAEDAH BRAINSTORMING (Perincian Masalah)

3. PELANGGAN HADAPI MASALAH UNTUK AKSES BAHAN TERBITAN DAN MAKLUMAT PENYELIDIKAN BPP WHAT

Pelanggan BPP menghadapi masalah untuk akses bahan terbitan dan maklumat penyelidikan BPP. 47.9% pelanggan tidak berpuas hati. (Sumber : Kajian Maklumbalas Kepuasan Pelanggan BPP Tahun 2011, JPBD SM)

WHY

Prosedur pembelian bahan terbitan yang rumit dan tidak ekonomik.

WHERE

Setiap kali pelanggan menghubungi BPP di Wisma UOA, Damansara Heights, Kuala Lumpur untuk mendapatkan bahan terbitan.

WHO

Pelanggan BPP (Bahagian lain di JPBD SM, Pihak Berkuasa Negeri / Tempatan, Pelajar IPTA / IPTS, NGO dan orang awam)

WHEN HOW 30

Setiap kali pelanggan datang ke BPP (menghadiri mesyuarat / mendapatkan bahan kajian dan membuat rujukan) Tidak terdapat petugas khusus di BPP yang mengendalikan bahan terbitan dan maklumat tertentu.


1. KAEDAH BRAINSTORMING (Perincian Masalah)

4. MASALAH KEKURANGAN RUANG PENYIMPANAN BAHAN TERBITAN DAN MAKLUMAT PENYELIDIKAN BPP YANG BANYAK DAN TERHAD WHAT

Kekurangan ruang penyimpanan bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan di BPP – hanya 55m² untuk bilik bacaan.

WHY

Ruang lantai pejabat terhad kerana BPP terletak di lokasi komersial Kuala Lumpur – luas ruang lantai adalah 1672.25m² sahaja.

WHERE WHO WHEN HOW 31

Pejabat BPP di Wisma UOA, Damansara Heights, Kuala Lumpur untuk mendapatkan bahan terbitan.

Pegawai dan kakitangan BPP – 45 orang kakitangan. Berlaku apabila terdapat sesuatu bahan terbitan baru yang telah dicetak hendak disimpan. Jumlah penerbitan yang direkodkan di BPP meliputi 91 jenis bahan terbitan. Itu tidak termasuk bahan terbitan yang disumbangkan.


1. KAEDAH BRAINSTORMING (Perincian Masalah)

5. PROSEDUR PEMBELIAN BAHAN TERBITAN DAN MAKLUMAT PENYELIDIKAN BPP YANG RUMIT DAN TIDAK EKONOMIK WHAT

Untuk mendapatkan bahan terbitan dan maklumat penyelidikan di BPP, pelanggan perlu ke BPP dan Ibu Pejabat JPBD – merumitkan.

WHY

Prosedur pembelian memerlukan pelanggan untuk membeli di BPP dan membuat pembayaran di Ibu Pejabat JPBD dan kemudian kembali semula ke BPP setelah bayaran dibuat.

WHERE WHO

WHEN HOW 32

Setiap kali pelanggan hendak membeli bahan terbitan di Wisma UOA, Damansara Heights, Kuala Lumpur. Pelanggan BPP (Bahagian lain di JPBD SM, Pihak Berkuasa Negeri / Tempatan, Pelajar IPTA / IPTS, NGO dan orang awam). Setiap kali pelanggan datang ke BPP untuk membuat pembelian bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan. Masalah ini berlaku disebabkan prosedur pembelian yang rumit dan memerlukan pelanggan untuk ke dua tempat yang berbeza.


2. KAEDAH MATRIKS Bil.

1

Senarai Projek Berpotensi Pelanggan menghadapi masalah untuk akses bahan terbitan dan maklumat penyelidikan BPP

Berkaitan dgn matlamat Jabatan

Dalam Berkaitan keupayaan Data dengan mudah kumpulan Kerja dikumpul

Kos dapat diukur/ nilai

X5

X4

X3

X2

X1

6X5 =30

6X4 =24

6X3 =18

6X2 =12

6X1 =6

Markah Rank

90

1

“MASALAH YANG DIPILIH”

2

Masalah kekurangan ruang penyimpanan maklumat penyelidikan BPP yang terhad

6X5 =30

6X4 =24

3X3 =9

1X2 =2

3X1 =3

68

2

3

Prosedur pembelian maklumat penyelidikan BPP yang rumit

6X5 =30

3X4 =12

3X3 =9

1X2 =2

3X1 =3

56

3

SKALA 1 = RENDAH

33

SKALA 3 = SEDERHANA

SKALA 6 = TINGGI


PELANGGAN HADAPI MASALAH UNTUK AKSES BAHAN TERBITAN DAN MAKLUMAT PENYELIDIKAN BPP

34


MENGAPA MASALAH DIPILIH ?

Bagi Menjimatkan Masa, Kos Dan Tenaga Pelanggan Untuk Mendapatkan Bahan Terbitan dan Maklumat Penyelidikan BPP

35

Bagi menyelesaikan masalah kekurangan ruang penyimpanan maklumat penyelidikan di BPP yang terhad

Bagi memberikan keselesaan berurusan kepada pelanggan terhadap capaian bahan terbitan dan maklumat penyelidikan BPP


JIKA MASALAH TIDAK DAPAT DISELESAIKAN ?

36

1.

Pelanggan selama-lamanya akan menghadapi kesukaran mendapatkan bahan terbitan dan maklumat penyelidikan BPP dari segi kos, masa dan tenaga.

2.

Pelanggan terpaksa melalui prosedur yang rumit dan membebankan untuk mendapatkan maklumat bahan terbitan dan maklumat penyelidikan.

3.

Lambakan bahan terbitan dan maklumat penyelidikan (salinan hardcopy) di Bahagian Penyelidikan dan Pembangunan – ruang pejabat tidak cukup.


ISTILAH PERKATAAN BIL

ISTILAH

1.

Bahan Terbitan

Segala bahan terbitan berbentuk cetakan atau tidak yang dihasilkan oleh BPP.

2.

Kos Terbitan

Jumlah kewangan yang diperuntukkan untuk menerbitkan bahan terbitan.

3.

Maklumat Penyelidikan Perancangan

Segala hasil kajian perancangan yang dihasilkan oleh BPP samada bercetak atau tidak.

4.

Pelanggan BPP

Pihak-pihak yang sentiasa berurusan dengan BPP untuk mendapatkan maklumat penyelidikan (Pihak Berkuasa Negeri, Pihak Berkuasa Tempatan, Pelajar-pelajar di IPTA/IPTS dan Orang Awam).

5.

Repositori

Merupakan suatu tempat di mana sesuatu bahan boleh didepositkan, disimpan atau ditawarkan (muat turun) secara atas talian.

6.

Garis Panduan Perancangan

Merupakan kenyataan bertulis yang mengandungi panduan yang menjadi rujukan dalam meluluskan pembangunan. Digunakan oleh pihak berkuasa tempatan dalam mengawal pembangunan.

37

TUJUAN / FUNGSI


KOS PENERBITAN, JUALAN DAN EDARAN Garis Panduan Perancangan (GPP) JUALAN DAN EDARAN GPP OLEH BPP, JPBD SM 2010 - 2011 1200 1000 800 600 400 200

GPP Papan Iklan Luar -Tahun terbitan – 2009 - Bil. Cetakan – 1,000 unit GPP Rekabentuk Sejagat - Kos – RM18,700.00 -Tahun terbitan – 2011

- Bil. Cetakan – 350 unit - Kos – RM8,450.00 Sumber : Kelulusan Pegawai Pengawal KPKT Berkaitan Penentuan Harga Garis Panduan Perancangan Keluaran JPBD SM, Ogos 2012

38

2010

0

Jualan

Edaran

2011

Bil.

Tahun

Jualan

Edaran

1.

2010

123

337

2.

2011

220

1,006

Jumlah

343

1,343

Sumber : Jawatankuasa Jualan Terbitan BPP, 2012


DEFINISI MASALAH KUMPULAN MENDEFINISIKAN PENDEKATAN KAEDAH :-

39

MASALAH

MELALUI


DEFINISI MASALAH WHAT

WHY

WHERE

WHO

WHEN

HOW

1. What / Apakah masalah yang dihadapi? Kesukaran akses kepada bahan terbitan dan maklumat penyelidikan BPP. ďƒź 47.9% pelanggan hadapi masalah untuk akses (Sumber : Kajian Maklumbalas Kepuasan Pelanggan BPP Tahun 2011, JPBD SM)

Apakah bahan terbitan dan maklumat penyelidikan BPP? Bahan-bahan terbitan dan maklumat penyelidikan BPP terdiri daripada: i. ii. iii. iv. v.

40

Garis Panduan Perancangan Kajian-kajian Penyelidikan Prosiding Seminar / Bengkel Jurnal Malaysian Townplan Artikel Perancangan Terpilih

vi.

Coffee Table Book vii. Planning Thesis viii. Book Review ix. Newsletter x.

Direktori Penyelidikan


DEFINISI MASALAH WHAT

WHY

WHERE

WHO

Contoh bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan di BPP, JPBD SM

41

WHEN

HOW


DEFINISI MASALAH WHAT

WHY

WHERE

WHO

WHEN

HOW

2. Why / Kenapa ia berlaku? •

Prosedur pembelian yang rumit dan tidak ekonomik. ďƒź Contoh : Seorang pelajar UiTM untuk mendapatkan bahan terbitan di JPBD Ibu Pejabat, KL

Pelajar UiTM di Shah Alam Kos Perjalanan

BPP di Wisma UOA, Damansara - Pertanyaan & semakan Tenaga

Balik ke Shah Alam

42

JPBD SM Ibu Pejabat - Belian & Pembayaran Kos Pembelian

Kembali semula ke BPP - Ambil semula bahan terbitan dan bukti dengan resit


DEFINISI MASALAH WHAT

WHY

WHERE

WHO

WHEN

HOW

Contoh pelajar dari UiTM Shah Alam : Kos Pelanggan BPP untuk mendapatkan bahan terbitan dan maklumat di Wisma UOA Damansara. Kos perjalanan pergi dan balik (menaiki kereta)

Harga petrol : RM 1.90/Liter Kos petrol : 6 liter x RM 1.90 = RM 11.40 Kos Tol Batu 3 : RM 1.10 x 2 = RM 2.20 Bayaran TLK : RM 3.00/jam x 1 jam = RM 3.00 Pengiraan kos :Kos perjalanan dari UiTM Shah Alam JPBD Ibu Pejabat Jalan Cenderasari ke Wisma UOA Jalan Dungun Damansara Height

= RM 16.60

43


DEFINISI MASALAH WHAT

WHY

WHERE

WHO

WHEN

HOW

Kos Pembelian Bahan Terbitan (Pelajar) RM 25.00

RM 80.00

Kos pembelian bahan terbitan =

RM 105.00

BUKU GARIS PANDUAN PERANCANGAN PAPAN IKLAN LUAR

44

COFFEE TABLE BOOK TAIPING : LIFE AND SOUL


DEFINISI MASALAH WHAT

WHY

WHERE

WHO

WHEN

HOW

Anggaran Keseluruhan Kos Yang Perlu Ditanggung (Pelajar) Jenis kos

Anggaran Kos

Kos Perjalanan

RM 16.60

Kos Pembelian bahan terbitan

RM 105.00

Jumlah kos

RM 121.60

Seorang pelanggan BPP (pelajar) perlu memperuntukkan sekurang-

kurangnya RM 121.60 untuk mendapatkan bahan terbitan dan maklumat penyelidikan daripada BPP. Anggaran pengiraan kos ini melibatkan pelanggan dari sekitar kawasan Lembah Klang sahaja. Sekiranya pelanggan adalah di luar kawasan, kos untuk mendapatkan bahan terbitan akan bertambah. 45


DEFINISI MASALAH WHAT

WHY

WHERE

WHO

2. Why / Kenapa ia berlaku? •

46

Kesukaran untuk mendapatkan bahan terbitan (dari segi kos, masa dan tenaga) • Kos – RM121.60 (Rujuk ms. 45-47) • Masa – lebih kurang 4 jam Bahan terbitan (maklumat penyelidikan) di BPP terlalu banyak – lebih kurang 91 jenis bahan terbitan (Sumber : Senarai Bahan Terbitan BPP 2012) Ruang penyimpanan di BPP yang terhad – 55 meter persegi sahaja

WHEN

HOW


DEFINISI MASALAH WHAT

WHY

WHERE

WHO

WHEN

HOW

3. Where / Di mana perkara ini berlaku? Setiap kali pelanggan menghubungi BPP untuk mendapatkan bahan terbitan dan maklumat penyelidikan di BPP, Damansara Heights, KL

47


DEFINISI MASALAH WHAT

WHY

WHERE

WHO

4. Who / Siapa yang terlibat? • • • •

48

Pegawai JPBD (Bahagian lain dan BPP) Stakeholders (PBN, PBT dll) Pelajar-pelajar di IPTA/IPTS Orang Awam

WHEN

HOW


DEFINISI MASALAH WHAT

WHY

WHERE

WHO

WHEN

HOW

5. When / bila ianya berlaku? •

• •

49

Pegawai JPBD dan BPP - Setiap kali bahan terbitan dan maklumat penyelidikan diperlukan sama ada semasa menjalankan kajian dan penyelidikan, maklum balas mesyuarat serta apabila terdapat isu-isu berbangkit berkaitan perancangan. Pelanggan – Untuk pemajuan perancangan. Pelajar – Rujukan di dalam bidang perancangan bandar. Orang Awam – Maklumat berkaitan bidang perancangan.


DEFINISI MASALAH WHAT

WHY

WHERE

WHO

WHEN

6. How / Bagaimana ianya berlaku?

50

Tidak terdapat petugas khusus di BPP yang mengendalikan maklumat penyelidikan yang tertentu.

Terlalu banyak maklumat penyelidikan di BPP.

Carian maklumat penyelidikan BPP tidak dapat dibuat dengan pantas.

HOW


OBJEKTIF DAN SASARAN PROJEK

51

OBJEKTIF PROJEK

SASARAN PROJEK

Meningkatkan kebolehcapaian maklumat penyelidikan perancangan dengan mengurangkan masa dan kos agar lebih efisyen dan dinamik.

Mewujudkan suatu kaedah yang lebih efisien kepada capaian maklumat penyelidikan perancangan (sasaran 75.01% - kaedah pareto)


TEMA PROJEK

52


KANDUNGAN LAPORAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

53

Pengenalan Pemilihan Projek Penjelasan Projek Analisis Projek Cadangan Penyelesaian Tindakan Penyeragaman (Standardization) Pencapaian Hasil Projek (Outcome) Penilaian Kumpulan


ANALISIS MASALAH Setelah membentuk objektif projek, satu analisis telah dijalankan bagi mengenalpasti punca-punca masalah yang dihadapi. Teknik gambarajah hubungkait dan verifikasi punca-punca telah digunakan dalam analisis ini. 54


2 2

2 4

Halangan fizikal untuk mendapatkan bahan terbitan (kos, masa & tenaga)

GAMBARAJAH HUBUNGKAIT Prosedur pembelian yang rumit dan tidak ekonomik

5

Lokasi kedudukan BPP yang jauh dari Ibupejabat

0 3 4

6

2 1

KESUKARAN KEPADA AKSES BAHAN TERBITAN DAN MAKLUMAT PENYELIDIKAN BPP

Prosedur kerja melibatkan pihak lain

7

1 4 in

punca

out

masalah

55

Kekangan sumber manusia untuk mengendalikan urusan

8

2 3

Bahan terbitan di BPP terlalu banyak

3

Ruang penyimpanan yang terhad di BPP

1

4 2

Tiada sistem penyimpanan (cataloging) yang teratur

0 3

2


PEMILIHAN PUNCA PALING MUNGKIN JADUAL HUBUNGKAIT Punca melebihi satu dipilih Bil

Elemen

Bilangan Punca Dan Masalah

Pemerhatian

1

Bahan terbitan di BPP terlalu banyak

2-3

Punca dan Masalah

2

Ruang penyimpanan yang terhad di BPP

0-3

Masalah

3

Tiada sistem penyimpanan (cataloging) yang teratur

4-2

Punca dan Masalah

4

Lokasi kedudukan BPP yang jauh dari HQ

0-3

Masalah

5

Prosedur pembelian yang rumit dan tidak ekonomik

2-4

Punca dan Masalah

6

Halangan fizikal untuk mendapatkan bahan terbitan (kos, masa & tenaga)

2-2

Punca dan Masalah

7

Prosedur kerja melibatkan pihak lain

2-1

Punca dan Masalah

8

Kekangan sumber manusia untuk mengendalikan urusan

1-4

Punca dan Masalah

56


5 PUNCA PALING MUNGKIN Bahan terbitan dan maklumat penyelidikan yang terlalu banyak di BPP.

Ruang penyimpanan yang terhad.

KESUKARAN KEPADA AKSES BAHAN TERBITAN DAN MAKLUMAT PENYELIDIKAN BPP

Tiada sistem penyimpanan (cataloging) yang teratur. Prosedur pembelian yang rumit dan tidak ekonomik. Kesukaran (halangan fizikal) untuk mendapatkan bahan terbitan dan maklumat penyelidikan (segi kos, masa dan tenaga).

57


HURAIAN 5 PUNCA PALING MUNGKIN 1. Bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan yang terlalu banyak di BPP •

Kekangan dari segi sumber manusia untuk mengurus dan mengendalikan bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan di BPP – tiada petugas khusus Lambakan bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan di BPP – lebih kurang 91 jenis bahan terbitan (Sumber : Senarai Bahan Terbitan BPP 2012)

58


HURAIAN 5 PUNCA PALING MUNGKIN 2. Ruang penyimpanan yang terhad di BPP

59

Kekangan ruang lantai di BPP yang terpaksa menyewa keluar daripada ibu pejabat di Jalan Cenderasari menyebabkan peruntukan ruang yang terhad untuk tujuan penyimpanan bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan - (hanya 55m² untuk bilik bacaan)

Semakin hari semakin banyak bahan terbitan yang dihasilkan sendiri dan yang diterima daripada pihak luar.


HURAIAN 5 PUNCA PALING MUNGKIN 3. Tiada sistem penyimpanan yang teratur •

Akibat lambakan bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan di BPP, sistem penyimpanan yang teratur tidak dapat di pastikan, ditambah pula dengan kekangan sumber manusia.

Pelanggan yang datang tidak dapat mencari bahan yang yang dikehendaki - menyebabkan tempoh masa pencarian yang lama.

4. Prosedur pembelian yang rumit dan tidak ekonomik

60

Pelanggan perlu datang ke BPP di Damansara Heights, KL dahulu untuk melihat apakah bahan terbitan yang ada.

Seterusnya perlu Ibu Pejabat di Jalan Cenderasari, KL untuk membuat pembelian.

Setelah pembayaran dibuat, kemudian kembali semula ke BPP untuk mengambil bahan terbitan & pulang.

Rujuk info di Ms 44


HURAIAN 5 PUNCA PALING MUNGKIN 5. Kesukaran (halangan fizikal) untuk mendapatkan bahan terbitan dari segi kos, masa dan tenaga

61

Kedudukan BPP yang terletak di Damansara Heights, Kuala Lumpur menyebabkan pelanggan menghadapi beberapa halangan fizikal untuk mendapatkan bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan.

Halangan fizikal tersebut adalah: •

Lokasi yang sangat sibuk – sukar kepada pelanggan.

Tempat letak kenderaan yang terhad untuk pelawat – hanya 250 ruang untuk pelawat.

Kadar letak kenderaan yang mahal – RM4.00 sejam.

Kurangnya akses kepada kenderaan awam – hanya teksi .


PENGUMPULAN DATA (SEBELUM PROJEK) Selepas mengenalpasti punca-punca paling mungkin, kumpulan MyTownNet telah memulakan kaji selidik (mulai 4 – 8 Jun 2012) ke atas 10 orang kakitangan di BPP dan 10 orang pelanggan BPP

62


JADUAL HASIL KEPUTUSAN KAJISELIDIK YANG DIJALANKAN (SEBELUM) BIL.

KRITERIA

SETUJU

TIDAK SETUJU

JUMLAH

1.

Bahan terbitan terlalu banyak di Bahagian Penyelidikan dan Pembangunan

9

11

20

2.

Tiada sistem penyimpanan yang teratur

7

13

20

3.

Prosedur pembelian yang rumit dan tidak ekonomik

14

6

20

4.

Kesukaran untuk mendapatkan bahan terbitan (dari segi kos, masa dan tempat)

18

2

20

5.

Ruang penyimpanan yang terhad di Bahagian Penyelidikan dan Pembangunan

16

4

20

64

36

100

Jumlah Keseluruhan

Sumber : Kaji Selidik Kumpulan MyTownNet, BPP 2012

63


DATA KUMULATIF RAJAH PARETO (SEBELUM) Bilangan

%

Kumulatif Bil.

Kumulatif (%)

18

28.13

18

28.13

16

25

34

53.13

Prosedur pembelian yang rumit dan tidak ekonomik

14

21.88

48

75.01

Bahan terbitan terlalu banyak di Bahagian Penyelidikan dan Pembangunan

9

14.06

57

89.07

Tiada sistem penyimpanan yang teratur

7

10.94

64

100

Punca Masalah Kesukaran untuk mendapatkan bahan terbitan (dari segi kos, masa dan tempat) Ruang penyimpanan yang terhad di Bahagian Penyelidikan dan Pembangunan

Sumber : Kaji Selidik Kumpulan MyTownNet, BPP 2012

64


KEPUTUSAN KAJISELIDIK (SEBELUM) DITUNJUKKAN DALAM CARTA BAR KEPUTUSAN KAJISELIDIK (SEBELUM) DITUNJUKKAN DALAM CARTA BAR

Analisis dilakukan pada bilangan data “setuju”

18 16 14 12 10

8 6 4 2 0 Bahan terbitan terlalu banyak dan ruang penyimpanan yang terhad di Bahagian Penyelidikan dan Pembangunan

Tiada sistem penyimpanan yang teratur

Prosedur pembelian yang rumit dan tidak ekonomik

Kesukaran untuk Perkongsian dan mendapatkan bahan hebahan maklumat terbitan (dari segi kos, terbatas masa dan tempat) Ruang penyimpanan yang terhad di BPP

Setuju Tidak Setuju

Sumber : Kaji Selidik Kumpulan MyTownNet, BPP 2012

65


KEPUTUSAN KAJISELIDIK (SEBELUM) DITUNJUKKAN DALAM RAJAH PARETO 100 95 90 85 80 75 70 65 60 55 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0

100

Analisis dilakukan pada bilangan data “setuju”

89.07 75.01

Sasaran konsep berdasarkan konsep 80% :20% = 75.01%

53.13

18

28.13

Kesukaran untuk mendapatkan bahan terbitan (dari segi kos, masa dan tempat)

16

14

Perkongsian dan hebahan Prosedur pembelian yang Ruang penyimpanan yang terhadterbatas di BPP maklumat rumit dan tidak ekonomik

9

7

100 95 90 85 80 75 70 65 60 55 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0

75.01%

bil.

%…

Bahan terbitan terlalu Tiada sistem penyimpanan banyak dan ruang yang teratur penyimpanan yang terhad di Bahagian Penyelidikan dan Pembangunan

Sumber : Kaji Selidik Kumpulan MyTownNet, BPP 2012

66


KANDUNGAN LAPORAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

67

Pengenalan Pemilihan Projek Penjelasan Projek Analisis Projek Cadangan Penyelesaian Tindakan Penyeragaman (Standardization) Pencapaian Hasil Projek (Outcome) Penilaian Kumpulan


KAEDAH PENYELESAIAN – RAJAH POKOK

Masalah Kesukaran kepada akses bahan terbitan dan maklumat penyelidikan BPP

Punca Masalah

Cadangan Penyelesaian masalah

Bahan terbitan dan maklumat penyelidikan yang terlalu banyak di BPP.

Mewujudkan satu sistem yang dapat digunakan untuk capaian bahan terbitan dan maklumat penyelidikan dengan pantas.

Ruang penyimpanan yang terhad.

Tiada sistem penyimpanan yang teratur.

Prosedur pembelian yang rumit dan tidak ekonomik.

Kesukaran (halangan fizikal) untuk mendapatkan dari segi kos, masa dan tenaga.

68

Mewujudkan satu sistem repositori (penyimpanan secara digital).

Menghasilkan satu sistem klasfikasi bahan terbitan dan maklumat.

Mewujudkan bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan secara digital yang dapat dikongsi bersama secara percuma.

Menyediakan prosedur yang mudah, menjimatkan kos, masa dan tenaga.

Huraian Pelanggan BPP dapat akses bahan terbitan dan maklumat penyelidikan dengan pantas tanpa menghubungi pegawai BPP. Penyimpanan dalam bentuk digital semua bahan terbitan dan maklumat penyelidikan. Bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan perlu diklasifikasi mengikut jenis sebelum disimpan secara digital. Paparan bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan secara digital boleh dicapai oleh semua. Penyimpanan secara digital bahan terbitan dan maklumat perancangan sangat memudahkan dan menjimatkan kos, masa dan tenaga.


MATRIX PEMILIHAN CADANGAN PENYELESAIAN BIL.

A

B

C

D

MARKAH

KEPUTUSAN

1.

Mewujudkan satu sistem yang dapat digunakan untuk capaian bahan terbitan dan maklumat penyelidikan dengan pantas.

2

2

2

2

8

Diterima

2.

Mewujudkan satu sistem repositori (penyimpanan secara digital).

0

1

1

1

3

Ditolak

Menghasilkan satu sistem klasfikasi bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan.

1

1

0

2

4

Ditolak

4.

Mewujudkan bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan secara digital yang dapat dikongsi bersama secara percuma.

2

2

2

1

7

Diterima

5.

Menyediakan prosedur yang mudah, menjimatkan kos, masa dan tenaga.

2

2

2

0

6

Diterima

3.

CADANGAN PENYELESAIAN

PETUNJUK (Faktor Dipertimbangkan)

69

PETUNJUK

A

Meningkatkan Imej

Praktikal

=2

B

Kepuasan Pelanggan

Kurang Praktikal

=1

C

Penjimatan Kos, Masa & Tenaga

Tidak Praktikal

=0

D

Mudah Dilaksanakan


CADANGAN PENYELESAIAN TERBAIK (Pro & Kontra)  Pelanggan BPP dapat akses bahan terbitan dan maklumat penyelidikan dengan pantas tanpa menghubungi pegawai di BPP.  Sangat memudahkan pelanggan.  Menjimatkan masa pegawai BPP.

 Bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan perlu diimbas dan disimpan secara digital dan mengambil tempoh masa yang tertentu untuk menyediakannya.

2.

Mewujudkan bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan secara digital yang dapat dikongsi bersama secara percuma.

 Bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan yang secara digital dapat dipaparkan secara online untuk dikongsi bersama secara percuma oleh semua pihak.

 Perlu meneliti samada adakah semua bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan sesuai untuk dipapar secara online dan percuma.

3.

Menyediakan prosedur yang mudah, menjimatkan kos, masa dan tenaga.

 Penyimpanan secara digital sangat memudahkan dan menjimatkan kos, masa dan tenaga.

 Semua pegawai di BPP perlu mahir untuk mengendalikan penyimpanan secara digital.

PRAKTIKAL

KONTRA (Keburukan)

TIDAK PRAKTIKAL

PRO (Kebaikan)

Mewujudkan satu sistem yang dapat digunakan untuk capaian bahan terbitan dan maklumat penyelidikan dengan pantas.

1.

70

CADANGAN PENYELESAIAN

TIDAK PRAKTIKAL

BIL.


CADANGAN PENYELESAIAN TERPILIH

Mewujudkan satu sistem yang dapat digunakan untuk capaian bahan terbitan dan maklumat penyelidikan dengan pantas.

71


PENYEDIAAN CADANGAN CADANGAN

PEMERHATIAN

Menjalankan kerja-kerja penyediaan sistem repositori mengenai bahan-bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan di BPP.

- Kelulusan / kebenaran oleh pihak pengurusan BPP. - Kerangka sistem perlu dirangka untuk memastikan ianya merangkumi ke semua bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan di BPP. - Digitize bahan-bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan di BPP yang pelbagai. - Pemilihan platform laman web yang sesuai dan target group yang tertentu. - Memuat naik bahan-bahan terbitan ke laman web (penyimpanan secara online).

- Menjalankan semakan dan uji lari (link) - Laman web repositori dibuka kepada umum.

72


PELAKSANAAN CADANGAN Kelulusan pembangunan sistem repositori

Penambahbaikan

Kerangka Sistem Repositori Digitize bahan terbitan dan maklumat penyelidikan perancangan BPP

Pemilihan laman web yang sesuai

Memuat naik bahan-bahan terbitan yang telah di digitize ke laman web

Semakan dan ujicuba semula Siap sedia untuk digunakan oleh pelanggan

73

Penambahan bahan dari masa ke sema

Semakan dan menjalankan ujicuba


JADUAL PELAKSANAAN (CADANGAN) Bulan Tarikh

D

Perlaksanaan cadangan • Kerangka Sistem Repositori

• Kerja imbasan (digitize) Bahan Terbitan dan Maklumat Perancangan • Pemilihan laman web yang sesuai • Memuat naik bahan-bahan terbitan yang telah diimbas ke laman web • Semakan dan menjalankan ujicuba • Pembaikan hasil ujicuba • Siap sedia untuk digunakan oleh pelanggan

74

Jun 2012 25

26

27

28

29


KERANGKA SISTEM REPOSITORI

75


MENGIMBAS (DIGITIZE) BAHAN-BAHAN TERBITAN DAN MAKLUMAT PENYELIDIKAN

Kerja mengimbas dijalankan oleh kakitangan BPP 76


PEMILIHAN LAMAN WEB

Analisis laman web yang berpotensi digunakan 77


PEMILIHAN LAMAN WEB

Penggunaan ‘Blogspot’ – percuma dan sangat mudah digunakan 78


PEMILIHAN LAMAN WEB (REPOSITORI)

Penggunaan ‘issuu.com’ – percuma dan mudah 79


KONSEP REKABENTUK

Layout yang dibangunkan pada peringkat awal 80

Menu pada peringkat awal


MEMUAT NAIK BAHAN TERBITAN KE LAMAN WEB Proses muat naik

Memuat naik bahan dalam format pdf

Bahan terbitan yang telah berjaya dimuat naik

81


MEMUAT NAIK BAHAN TERBITAN KE LAMAN WEB

Antara bahan terbitan yang telah dimuat naik 82


MEMUAT NAIK BAHAN TERBITAN KE LAMAN WEB

Antara bahan terbitan yang telah dimuat naik 83


MEMUAT NAIK BAHAN TERBITAN KE LAMAN WEB

Kerja-kerja menghubungkan antara bahan yang dimuat naik dengan laman web blogspot 84


PRODUK LAMAN WEB MyTownNet

Laman web sistem repositori penyelidikan perancangan bandar yang telah siap (www.mytownnet.blogspot.com) 85


KANDUNGAN LAPORAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

86

Pengenalan Pemilihan Projek Penjelasan Projek Analisis Projek Cadangan Penyelesaian Tindakan Penyeragaman (Standardization) Pencapaian Hasil Projek (Outcome) Penilaian Kumpulan


TINDAKAN PEMBETULAN & PENAMBAHBAIKAN Dari masa ke semasa, kumpulan telah menjalankan kajian dan perbandingan melalui bahan rujukan berkaitan bagi mendapatkan maklumat dan idea bagi menambahbaik laman web tersebut. Proses ini dijalankan secara berterusan.

87


TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN Penemuan dan pemerhatian mendapati cadangan untuk menghasilkan laman web yang mengandungi bahan repositori penyelidikan perancangan bandar untuk diterima dapat ditunjukkan melalui Kaedah Pro dan Kontra seperti berikut: Punca Masalah : Kesukaran akses kepada bahan terbitan dan maklumat penyelidikan BPP CADANGAN

88

PRO

KONTRA

PENCADANG

Menambah baik menu utama daripada 11 (asal) kepada 16 (baru)

- Dapat memberikan lebih banyak pilihan kepada pelanggan

- Tidak ke semua bahan dapat dimuat naik

Ezwan

Menambah baik layout laman web

- Memberikan penampilan laman web yang lebih baik dan lebih menarik

- Penambahan item di layout akan menyebabkan paparan laman web serabut

Nurul


TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN Cadangan daripada ahli kumpulan bagi penambahbaikan dari segi layout dan menu telah diambilkira dan dibuat pembaikan.

Layout yang telah ditambah baik 89

Menu yang telah ditambah baik


TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN Kesukaran untuk memuat turun dokumen di laman web ini telah mendapat perhatian pihak pengurusan BPP dan komen dari pengguna. Pembaikan telah dibuat.

Menu yang telah ditambahbaik untuk memudahkan proses muat turun Dokumen yang sukar dimuat turun 90


TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN Komen daripada pengguna :

91


PENGUMPULAN DATA (SELEPAS PROJEK)

Bagi tujuan penambahbaikan, kumpulan MyTownNet telah menjalankan kaji selidik selepas projek disiapkan (mulai 9 – 13 Julai 2012) ke atas 10 orang kakitangan di BPP dan 10 orang pelanggan BPP

92


JADUAL HASIL KEPUTUSAN KAJI SELIDIK YANG DIJALANKAN (SELEPAS) BIL.

KRITERIA

SETUJU

TIDAK SETUJU

JUMLAH

1.

Kesukaran untuk mendapatkan bahan terbitan (dari segi kos, masa dan tempat)

1

19

20

2.

Ruang penyimpanan yang terhad di Bahagian Penyelidikan dan Pembangunan

2

18

20

3.

Prosedur pembelian yang rumit dan tidak ekonomik

2

18

20

4.

Bahan terbitan terlalu banyak di Bahagian Penyelidikan dan Pembangunan

3

17

20

5.

Tiada sistem penyimpanan yang teratur

1

19

20

9

91

100

Jumlah Keseluruhan

Sumber : Kaji Selidik Kumpulan MyTownNet, BPP 2012

93


KEPUTUSAN KAJISELIDIK (SELEPAS) DITUNJUKKAN DALAM CARTA BAR

20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0

Analisis dilakukan pada bilangan data “setuju�

19 17

11

1

2

13

12

2

3 1

penyimpanan Kesukaran untuk Ruang Perkongsian dan Prosedur pembelian Bahan terbitan Tiada sistem yang terhad mendapatkan hebahan maklumat yang rumit dan terlalu banyak dan penyimpanan yang di penyimpanan BPP bahan terbitan terbatas tidak ekonomik ruang teratur di BPP (dari segi kos, masa yang terhad di dan tempat) Bahagian Penyelidikan dan Pembangunan

94

bil. Setuju bil tidak setuju


PERBANDINGAN KEPUTUSAN KAJISELIDIK SEBELUM DAN SELEPAS DITUNJUKKAN DALAM CARTA BAR 20 18

Analisis dilakukan pada bilangan data “setuju�

18 16

16

14

14 12

10

9

8

7

6 4 2

1

2

2

3

Bil Data Sebelum 1

0 Kesukaran untuk mendapatkan bahan terbitan (dari segi kos, masa dan tempat)

95

Perkongsian dan Ruang penyimpanan hebahan maklumat yang terhad terbatas di BPP

Prosedur pembelian yang rumit dan tidak ekonomik

Bahan terbitan terlalu banyak di danBPP ruang penyimpanan yang terhad di Bahagian Penyelidikan dan Pembangunan

Tiada sistem penyimpanan yang teratur

Bil Data Selepas


HASIL SASARAN PROJEK Jumlah punca (data sebelum)

-

Jumlah punca (data selepas)

x

100 %

Jumlah punca (data sebelum)

= 64 – 9 x 100 % 64

= 85.94 % SASARAN PROJEK 75.01%, KEPUTUSAN TELAH MELEBIHI SASARAN PROJEK SEBANYAK 10.93%

PENCAPAIAN PROJEK SEBANYAK 85.94%

96


PENCAPAIAN SASARAN PROJEK RAJAH PARETO PERBANDINGAN CARTA SEBELUM PROJEK

100.00%

89.07%

100%

30

100

90%

25

75.01%

CARTA SELEPAS PROJEK INOVASI

80%

90 25 80

70% 20

70 20

53.13% 15

60% 50%

60 15

50

40% 10

28.13%

30%

40 10 30

20% 5

20 5

10% 0

97

Kesukaran untuk mendapatkan bahan terbitan (dari segi kos, masa dan tempat)

Perkongsian Prosedur Bahan Tiada sistem Ruang dan hebahan pembelian terbitan penyimpanan penyimpanan maklumat yang rumit terlalu banyak yang teratur yang terhad terbatas dan tidak dan ruang ekonomik penyimpanan yang terhad di BPP

14.06% 0%

10 0

Kesukaran untuk mendapatkan bahan terbitan (dari segi kos, masa dan tempat)

Perkongsian Prosedur Ruang dan hebahan pembelian penyimpanan maklumat yang terhad yang rumit terbatas dan tidak ekonomik

Bahan Tiada sistem terbitan penyimpanan terlalu yang teratur banyak dan ruang penyimpanan yang terhad di BPP

0

85.94%

30


PENGIKTIRAFAN DI PERINGKAT JABATAN

Setelah berpuas hati dengan hasil projek, kumpulan telah membawa hasil projek kumpulan ke mesyuarat Jawatankuasa Pemandu ICT JPBD Bil. 2/2012 dan telah bersetuju mengambil maklum mengenainya 98


PENGGUNAAAN MyTownNet

Penggunaan laman web MyTownNet melalui pelbagai gadget 99


TINDAKAN PENYERAGAMAN Kumpulan MyTownNet telah menjalankan tindakan susulan selepas projek siap dengan mengemaskini laman web mengikut keperluan dan menjalankan tindakan penambahbaikan hasil cadangan ahli kumpulan dan pihak pengurusan BPP. Di samping itu juga, tindakan penyeragaman telah dibuat untuk mengemaskini fail meja pegawai dengan membuat tambahan kepada fail meja sedia ada di Unit Penilaian Dasar Dan Penyelidikan Antarabangsa, BPP dan berkuatkuasa mulai 21 Sept. 2012

100


KANDUNGAN LAPORAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

101

Pengenalan Pemilihan Projek Penjelasan Projek Analisis Projek Cadangan Penyelesaian Tindakan Penyeragaman (Standardization) Pencapaian Hasil Projek (Outcome) Penilaian Kumpulan


PENCAPAIAN HASIL PROJEK 1. Kos Operasi - Diukur daripada Anggaran Belanja Mengurus (ABM) - Penurunan kos belanja mengurus Tahun 2009

Tahun 2011

Tahun 2012

Kos penerbitan GPP Papan Iklan Luar = RM18,700 (1,000 unit)

Kos penerbitan GPP Rekabentuk Sejagat = RM8,450 (350 unit)

Kos penerbitan GPP Taman Atas Bumbung = RM4,550.00 (350 unit)

Sumber : Kelulusan Pegawai Pengawal KPKT Berkaitan Penentuan Harga Garis Panduan Perancangan Keluaran JPBD SM, Ogos 2012

102


PENCAPAIAN HASIL PROJEK Kos Operasi (Penerbitan) – Jabatan Perancangan Bandar Dan Desa SM, KPKT Kos yang terlibat adalah kos penerbitan yang dibiayai oleh Jabatan. Kumpulan MyTownNet berjaya mengurangkan kos penerbitan dengan adanya laman web MyTownNet. JIMAT RM 13,625

Bilangan cetakan menurun

GPP Papan Iklan Luar -Tahun terbitan – 2009 - Bil. Cetakan – 1,000 unit - Kos – RM18,700.00

103

Kos menurun

JIMAT RM 14,150

Bilangan cetakan menurun

GP Penubuhan Tadika dan Taska - Tahun terbitan – 2012 - Bil. Cetakan – 350 unit - Kos – RM5,075.00

Kos menurun

GPP Taman Atas Bumbung - Tahun terbitan – 2012 - Bil. Cetakan – 350 unit - Kos – RM4,550.00


PENCAPAIAN HASIL PROJEK Penjimatan Kos Operasi – Jabatan Perancangan Bandar Dan Desa SM, KPKT PERKARA

Tanpa penambahbaikan (do nothing)

KOS RM18,700 setiap keluaran GPP (1,000 unit)

IMPAK • • • •

Melaksanakan Projek Inovasi MyTownNet

Faedah Bersih (Penjimatan kos penerbitan oleh BPP)

104

RM0 (kos pembangunan laman web MyTownNet) Penjimatan RM14,150.00

• •

• •

Jabatan menanggung bebanan kos penerbitan (percetakan) Pelanggan masih hadapi masalah untuk mendapatkan bahan terbitan. Pelanggan hadapi prosedur yang rumit dan tidak ekonomik. Lambakan bahan terbitan di BPP. Pelanggan hanya perlu mengakses menggunakan internet. Capaian maklumat boleh diakses pada bila-bila masa dan di mana jua menggunakan talian internet. Penyimpanan bahan terbitan dan maklumat disimpan dalam bentuk digital. RM18,700.00 (cetakan1000 unit, 2009) – RM4,550.00 (cetakan 350 unit, 2012)


PENCAPAIAN HASIL PROJEK 2. Penjimatan Masa - Proses penjualan bahan penerbitan dan maklumat penyelidikan semakin berkurangan. - Pegawai terbabit mempunyai lebih masa untuk melakukan tugas-tugas hakiki. - Dapat memenuhi JUALAN DAN EDARAN GPP OLEH BPP, JPBD SM 2011 - 2012 transformasi Kerajaan. 1200 1000 800

Bil.

Tahun

Jualan

Edaran

600

1.

2011

220

1,006

400

2.

2012

44

1,014

200

Jumlah

264

2,020

0

Sumber : Jawatankuasa Jualan Terbitan BPP, 2012

105

Jualan

2011

2012

Edaran


PENCAPAIAN HASIL PROJEK 2. Penjimatan Masa - Dapat menjimatkan masa pelajar untuk mendapatkan bahan terbitan dan penyelidikan dari BPP. - Menggalakkan ‘free knowledge’ dan ‘learned society’. - Meningkatkan ilmu masyarakat di Malaysia amnya.

3. Peningkatan Output / Produktiviti - Contoh : Penyediaan Garis Panduan Perancangan Tadika dan Taska yang disediakan secara atas talian di dalam website MyTownNet dapat digunakan oleh pengusaha tadika di Malaysia. Pengusaha tadika dapat mematuhi garis panduan tanpa melalui JPBD dan pihak berkuasa tempatan. - Impaknya : Ibu bapa akan merasa lebih selamat dengan pematuhan garis panduan tersebut dan confident level akan lebih tinggi. Imej negara akan meningkat dengan tahap confident level yang tinggi tersebut. 106


PENCAPAIAN HASIL PROJEK 4. Impak Lain - Menggalakkan `Research Collaboration’ - Meningkatkan `Knowledge Enrichment and Sharing ‘ - Free Planning knowledge / info - Comprehensive Town Planning Research Directory

107


IMPAK KEPUASAN PELANGGAN (SELEPAS)

108


IMPAK KEPUASAN PELANGGAN (SELEPAS)

109


IMPAK KEPUASAN PELANGGAN (SELEPAS)

110


IMPAK HASIL PROJEK - Pageviews

111


IMPAK HASIL PROJEK - Dokumen

112


IMPAK HASIL PROJEK - Pengunjung

113


IMPAK HASIL PROJEK – Sumber Capaian

114


IMPAK HASIL PROJEK – Document Views

115


Cost Benefit Analysis Projek MyTownNet Projek Inovasi KIK MyTownNet

116

Kalau Tiada KIK

BPP masih menanggung kos percetakan RM18,700 untuk 1 Buah Garis Panduan

Dengan Adanya KIK

Penjimatan RM14,150 (rujuk ms. 112)


KANDUNGAN LAPORAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

117

Pengenalan Pemilihan Projek Penjelasan Projek Analisis Projek Cadangan Penyelesaian Tindakan Penyeragaman (Standardization) Pencapaian Hasil Projek (Outcome) Penilaian Kumpulan


JADUAL KEMAJUAN AHLI KRITERIA AHLI ANWAR NORAINI MAIZURA EZWAN AZIZI NURULHUDA PUTERI ROHAYA ZHARIFF JUMLAH PURATA MARKAH

KERJASAMA

PENGETAHUAN ICT

BERKOMUNIKASI

118

LEMAH SEDERHANA

KEFAHAMAN

SB

SL

SB

SL

SB

SL

SB

SL

SB

SL

7 6 7 6 7 7 7 6 7 60 6.77

9 9 9 9 9 9 9 9 9 81 9

7 6 7 6 7 6 7 6 7 59 6.55

9 9 8 9 9 9 8 9 8 78 8.62

7 7 6 6 6 6 4 6 4 52 5.88

9 9 9 9 9 9 9 9 9 81 9

6 6 6 6 6 6 6 6 6 54 6

9 9 9 9 9 9 9 9 9 81 9

6 6 6 6 6 6 6 6 6 54 6

9 9 9 9 9 9 9 9 9 81 9

SKALA PEMARKAHAN 1-2 3-4

KEYAKINAN DIRI

5-6 7-8

BAIK CEMERLANG

PETUNJUK SB

SEBELUM PROJEK

SL

SELEPAS PROJEK


CARTA RADAR PRESTASI AHLI KERJASAMA 9 8 7 6 5 4

KEFAHAMAN

3

PENGETAHUAN ICT

2 1 0

sebelum selepas

KEYAKINAN DIRI

119

BERKOMUNIKASI


CARTA RADAR PRESTASI AHLI •

120

Ulasan Carta Radar adalah seperti jadual berikut : Bil

Masalah

Cara Mengatasi

1

Ahli kurang menumpukan perhatian kepada kumpulan kerana beban tugas kerja hakiki

Fasilitator kumpulan serta pihak pengurusan sentiasa memberi semangat untuk menjayakan projek kumpulan

2

Ahli kumpulan kurang pengalaman dan pengetahuan dalam penggunaan IT

Melantik ahli kumpulan yang berpengetahuan mendalam dalam penggunaan IT.

3

Ahli kumpulan lewat menghadiri mesyuarat mingguan kerana terpaksa menghadiri mesyuarat atau menyelesaikan tugas hakiki masing-masing

Mencari pegawai ganti untuk menghadiri mesyuarat atau memangku kerja.

4

Ahli kumpulan dari Unit yang berbeza

Menetapkan masa mesyuarat dua bulan sekali dan bergantung kepada keperluan mesyuarat.

5

Ahli kumpulan terpaksa membuat tugasan luar atas kehendak tugasan

Meminta pelepasan dari Ketua Kumpulan sebelum membuat tugasan luar


PEMBELAJARAN AHLI 4 3 Berkeupayaan dalam menyelesaikan masalah.

2 1

Memahami penggunaan software komputer untuk persembahan.

Inovatif dalam mencipta kaedah alternatif.

Berkeyakinan diri dan berdaya cipta

7 6

Berpengetahuan dalam mengendalikan projek KIK iaitu pemangkin kepada projek TQM.

Bertanggungjawab terhadap kerja-kerja mengikut masa yang Meningkatkan kualiti dan ditetapkan dan prestasi ahli-ahli serta menanam berkerja sebagai sifat ikhlas, sabar, berkeyakinan sebuah kumpulan. diri, mempunyai sifat kepimpinan dan berani mengeluarkan idea.

5

121


Pegawai BPP Penjimatan masa dan tenaga

Pelajar

Orang Awam

Penjimatan kos operasi

Peningkatan Imej Jabatan

122

PBT/PBN


“…Hasil inovasi, walau dilihat kecil, namun yang penting adalah terlahir budaya inovasi dan pembudayaan kreativiti. Ia sudah tentu memberi impak yang positif kepada kecekapan perkhidmatan kerajaan yang seterusnya membawa kepuasan hati rakyat”… -YAB Perdana Menteri Malaysia

petikan ucapan ketika merasmikan Majlis Sambutan Hari Inovasi Kementerian Kewangan 2010 123


MyTownNet

SEKIAN TERIMA KASIH www.mytownnet.blogspot.com 124


Lampiran 125

KIK MyTownNet  

Slide laporan KIK MyTownNet semasa pertandingan KIK peringkat kebangsaan di Awana Porto Malai, Langkawi pada 5 - 7 November 2012

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you