Sistema de Gestión académico Estudiantil Vicerrector Académico
7 de mayo 2014
Plan de Desarrollo 2010 - 2015
“La Universidad debe avanzar en forma importante a elevar sus estándares de gestión académica. Una de las líneas de acción en este sentido es la adquisición de un nuevo sistema computacional de planificación de recursos que busca mejorar nuestra eficiencia y eficacia en la administración académica y estudiantil.”
¿Por qué un Nuevo Sistema? • Porque hemos crecido en pregrado, postgrado y en programas interdisciplinarios. • Porque hemos incorporado estructuras curriculares flexibles. • Porque necesitamos contar con un sistema que contenga información consolidada. • Porque necesitamos registrar mayor información de nuestra actividad docente. • Porque adaptar los actuales sistemas implica altos tiempos de desarrollo. • Porque se requiere información accesible y de calidad para hacer seguimiento, monitorear situaciones de vulnerabilidad y facilitar la toma de decisiones en la Universidad.
Objetivo del Proyecto Fortalecer e integrar los procesos acadÊmico – estudiantiles de la universidad por medio la implementación de un nuevo sistema computacional utilizado por destacadas universidades internacionales.
¿Qué es Banner®? Banner® es un sistema de gestión académica estudiantil que automatiza procesos de instituciones de educación superior. MODULAR - CONFIGURABLE – DE PERMANENTE ACTUALIZACIÓN
Estructura de Gobierno RECTOR
Comisión Banner -‐ Estudiantes Comisiones Académicas
Funcional
Migración
DIRECTORIO DIRECTOR DEL PROYECTO
Vicerrector Académico Vicerrector Económico y de GesHón Vicerrectora Comunicaciones y Ed. ConHnua Director de Admisión y GesHón EstudianHl Director de Comunicaciones Directora EjecuHva VRA Director Académico de Docencia Director de InformáHca Director del Proyecto
GESTIÓN DEL CAMBIO
Integración
Reportes
Adaptación
Plataforma
Portal
Áreas que Interactúan VRI
GesHón del Cambio (4) Portal Luminis (3)
Integraciones de sistemas (7) Reportes (2) Adaptaciones y Desarrollos (4) Consultores Ellucian
DADO
GesHón del Proyecto (5)
Configuración Funcional (10)
Migraciones (3)
Infraestructura y Plataformas (5)
Alumnos y Unidades Académicas
DIRECCIÓN SUPERIOR
DARA Matrícula DASE DDA Ed. Con8nua DAE DAIP
Alcance Cursos
Alumnos
Profesores
Vicerrectorías, Direc8vos y Profesionales
Profesionales y Administra8vos
Subprocesos Involucrados en Fase I Catálogo de Cursos
Programación Académica
Inscripción de Asignaturas
Seguimiento Curricular
Encuesta Docente
Acta Final de Notas
SISTEMAS QUE PERMANECEN
PLATAFORMA BANNER
ADMISIÓN
CATÁLOGO DE CURSOS
MATRÍCULA
PROGR. ACADÉMICA
DASE
INSCRIP. DE CURSOS INGRESO NOTA FINAL
SIBUC (ALEPH) SAKAI OTROS SISTEMAS
EVALUACIÓN DOCENTE SEGUIMIENTO CURRICULAR CARPETA DEL ALUMNO REPORTES MI PORTAL UC
INFORMACIÓN PARA LAS UA
HISTORIAL ACAD.
INFORMACIÓN DE LAS UA
Primera Fase (2011 – 2014)
Segunda Fase II (2015 – adelante) CATÁLOGO DE CURSOS SAKAI
PROGR. ACADÉMICA INSCRIP. DE CURSOS
HISTORIAL ACAD. SIBUC (ALEPH) OTROS SISTEMAS
INGRESO NOTA FINAL EVALUACIÓN DOCENTE
INFORMACIÓN DE LAS UA
PLATAFORMA BANNER
SEGUIMIENTO CURRICULAR CARPETA DEL ALUMNO REPORTES MI PORTAL UC ADMISIÓN MATRÍCULA BENEFICIOS
INFORMACIÓN PARA LAS UA
SISTEMAS QUE PERMANECEN
Beneficios Esperados • Se registrará mayor información de los estudiantes: •
actividades extraprogramáticas, premios o reconocimientos, intercambio, ayudantes
• Mejor información de la programación académica: •
horarios, actividades, interrogaciones.
• Sistema de inscripción de cursos transparente •
Prioridad conocidas, vacantes disponibles, resultado inmediato
• La inscripción de asignatura se realizará una vez cerradas las notas del semestre previo. • Las UA podrán hacer reserva de vacantes según programas de estudio o nivel (pregrado y postgrado). • Mayor disponibilidad de reportes para las unidades académicas.
Algunos Hitos • Lanzamiento del Proyecto (dic. 2011) • Extenso levantamiento de procesos con participación activa de unidades académicas y centrales (2011 – 2012) • Talleres de rediseño de procesos con unidades académicas (2012) • Se conformaron tres comisiones con académicos y directivos de unidades académicas: Carpeta del Alumno, Profesores, programación académica (2012) • Se recogió la opinión de los estudiantes a través de focus groups y reuniones con consejeros académicos (jun. 2012, sept. 2013, Dic. 2013) • Jornada de Directivos Docentes (2013), Seminario Informática (2013) • Presentaciones de avance en H. Consejo Superior (2011, 2012, 2013) • Desayuno con FEUC 2014 y Consejero Superior
Cronograma Puesta en Operación
Hoy Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
1er semestre 2014 Prog. Académica 2-‐2014 Legado
SepHembre
Octubre
Noviembre Diciembre
Enero
2do semestre 2014
Inicio de Acta Notas Clases Evaluación Docente Inscripción en PUCMATICO
Migración Datos 2-‐2014
Término Acta Notas Periodo Evaluación Docente
Prog. Académica 1-‐2015 (TAV)
PRUEBAS INTEGRADAS (MAYO – AGOSTO) ENTRENAMIENTOS Y CAPACITACIÓN (JUNIO – DICIEMBRE)
Traspasos Eliminados Titulados
Inscrip. Cursos
INICIO TAV Admisión 2015 3 enero en adelante
Próximas Actividades • Desayuno con Rector para iniciar proceso de difusión • Decanos, directores, subdirectores, representantes estudiantiles
• Lanzamiento sitio web del proyecto con información general • Inicio de las Capacitaciones (julio 2014)
SiHo web
Próximas Instancias de Participación • Siendo puentes entre el proyecto y los estudiantes respecto de sus preocupaciones e inquietudes. • Participando en la Comisión Banner • Participando en las etapas de prueba del sistema • Construyendo y apoyando la estrategia de comunicación. • Transfiriendo información a sus compañeros sobre el alcance del proyecto.
Sistema de Gestión académico Estudiantil Vicerrector Académico
7 de mayo 2014