Subdirección Red Nacional de Información Anexo Tomo Nº 1
Manual
De diligenciamiento del formato Relación de procesos de negocio y gestión de la información
Manual de diligenciamiento del formato: Manual de diligenciamoento de formato: “Relación de procesos de negocio y gestión de la información” Anexo: Manual Tomo Nº 1 Red Nacional de Información para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
“RELACIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN” El Formato de Relación de Procesos de Negocio y Gestión de la Información es una herramienta que forma parte del Lineamiento Organizacional de Interoperabilidad proyectado desde el Subcomité de Sistemas de Información Nacional, como parte de los esfuerzos por articular a las entidades del orden nacional, territorial, los organismos de cooperación internacional y las organizaciones de la sociedad civil para facilitar un flujo eficiente de información, que permita el diseño, implementación y evaluación de la política pública de asistencia, atención y reparación integral a las víctimas siguiendo la normatividad legal vigente establecida por el Gobierno Nacional. La herramienta es un libro de cálculo en formato .xls, compuesto por cuatro hojas que buscan recopilar la información más relevante respecto de los procesos de negocio relativos a la Atención y Reparación Integral a Víctimas, servicios de intercambio de Información, y Conceptos de Entrada y Salida manejados para cada entidad.
El presente documento se elabora como una guía para el diligenciamiento eficiente de la herramienta de manera que permita ser un insumo importante para la consolidación de la Estrategia de Interoperabilidad de las Entidades que hacen parte del Sistema Nacional de Atención y reparación Integral a Victimas. Para ello, se presenta de manera detallada la forma adecuada de interpretar y completar cada uno de los campos solicitados dentro de cada una de las hojas que hacen parte del Formato.
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Información de la Entidad La finalidad de esta sección es identificar la entidad y funcionario que diligencian el formato, así como sus datos de contacto. Entidad: En este campo se debe enunciar el nombre de la entidad Sector: En este campo se debe seleccionar de la lista desplegable el sector al que pertenece la entidad Área responsable del diligenciamiento: En este campo se debe enunciar el Área que ha sido encargada del diligenciamiento Funcionario que diligencia: En este campo se debe enunciar el nombre del funcionario encargado del diligenciamiento del Formato Teléfono de contacto: En este campo se debe enunciar el número telefónico de contacto de la persona que diligencia el formato E-mail de contacto: En este campo se debe enunciar la dirección de correo electrónico oficial de la persona que diligencia el Formato
Hoja 2 Procesos de Negocio Esta sección tiene como finalidad identificar los procesos de negocio que desarrolla la entidad relativos a la atención y reparación a Víctimas, así como los productos de información (tanto de entrada como de salida) que están involucrados. Para el correcto diligenciamiento es necesario que por cada proceso de negocio se llenen los campos correspondientes a una de las sub-tablas demarcadas, así: Proceso de negocio 1 (Por favor diligencie una tabla por cada proceso de negocio identificado)
Nombre del proceso de Negocio Descripción Objetivo
Productos de Información (Por favor diligencie una línea por cada producto de información (entrada o salida) identificado dentro del Proceso de Negocio) Nombre
Descripción
Rol dentro del Proceso de Negocio
Fuente Habitual
Nivel de Estructuración
Nivel de Prioridad
Diligenciar una sección de esta por cada proceso de negocio identificado.
Información del Proceso de Negocio Nombre del Proceso de negocio: En este campo se debe relacionar el nombre con que se identifica al proceso de negocio que la entidad desarrolla direccionados a la Atención y Reparación Integral de Victimas 1 Descripción: En este campo se deben relacionar las características que describen el proceso de negocio involucrado. Objetivos: En este campo se debe mencionar el objetivo del proceso de negocio. Un proceso de negocio es un conjunto de tareas relacionadas lógicamente, llevadas a cabo para generar productos y servicios. Los procesos reciben insumos para transformarlos utilizando recursos de la entidad
Información de los Productos de Información En esta sección es necesario diligenciar una línea por cada producto de información (entrada o salida) identificado dentro del Proceso de Negocio. Con producto de información se ha de entender al conjunto de datos organizados de tal manera que presenten unidad de contexto y manejo. Por ejemplo una base de datos, registros administrativos, una declaración, etc. 1 Un proceso de negocio es un conjunto de tareas relacionadas lógicamente, llevadas a cabo para generar productos y servicios. Los procesos reciben insumos para transformarlos utilizando recursos de la entidad
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Nombre: En este campo se debe relacionar el nombre que identifica a cada uno de los productos de información. Descripción: En este campo se deben relacionar las características que describen el producto de información relacionado. Rol dentro del Proceso de Negocio: En este campo se debe especificar si el producto de información corresponde dentro del proceso de negocio relacionado a una entrada o a una salida (insumo para el proceso de negocio o resultado del mismo) Fuente Habitual: En este campo se debe seleccionar entre las opciones según corresponda a la fuente de donde regularmente se genera o se toma. (i) Construcción Propia (ii) Otra dependencia de la entidad (iii) Otra Entidad (iv)Fuente NO Identificada. (Se escogerá esta opción en los casos en los que no se conozca la fuente del activo de información) Nivel de Estructuración: En este campo se debe escoger entre las opciones de la lista según corresponda de acuerdo a las siguientes definiciones: No estructurada: Información que se almacenan como documentos u objetos sin estructura uniforme. Por ejemplo, cartas y comunicados de la entidad sin lineamientos estándares mínimos para su definición. Resulta imposible indexarla y por lo tanto facilitar mecanismos de búsqueda y acceso. Por ejemplo, correspondencia y archivo de la entidad sin un modelo de gestión documental que lo apoye. Los correos electrónicos o un archivo PDF son por sí solos, información no estructurada. Semiestructurada: Información débilmente tipada, es decir, que el formato asociado a su representación puede variar con el tiempo. Por ejemplo, si las fechas de registro de un trámite varían en formato, por ejemplo, dd/mm/aaaa o dd/mm/aa.. Información que no contienen todos sus atributos plenamente definidos. Por ejemplo, cuando uno o más datos de la información pueden ser omitidos, dificultando contar con una definición completa de la misma. Por ejemplo, un formulario de suscripción a un servicio en donde es posible omitir información requerida por la entidad aún cuando esta se considera obligatorias. Cuando las características de la información no permiten identificarla como única. Por ejemplo, si se tuviera asociada un mismo número de identificador al carné de dos funcionarios en una misma entidad. Estructurada: Información con una estructura (taxonómica, jerárquica, matricial, de grafo, entre otros) que permite identificar y acceder de manera sistemática a sus partes específicas. Por ejemplo, un formulario de pago de impuesto predial cuyos campos de diligenciamiento son estándares a todos sus usuarios. Cuenta con un grado de organización que facilita su administración vía medios electrónicos tales como bases de datos o aquellos que facilitan la costo-eficiencia de su administración. Índices de búsqueda o bases de conocimiento (Wikis) son ejemplos complementarios de información estructurada. Nivel de Prioridad: En este campo se debe seleccionar entre las opciones de la lista de acuerdo a la importancia percibida para la entidad entre Alta, Media, Baja. Es importante considerar que de la prioridad definida para la información depende la jerarquización al momento de establecer y consolidar los servicios de intercambio de información.
Hoja 3 Descripción Información de Entrada Se deberá diligenciar una línea para cada uno de los productos de información de Entrada identificados dentro de la entidad, independiente si pertenecen o no a un mismo proceso de negocio. Estos productos de información corresponderán a la demanda de consumo de información para la entidad Nombre del Producto de Información: En este campo se debe diligenciar el nombre que identifica el producto de información Categoría: En este campo se debe seleccionar de la lista la categoría a la cual pertenece la información. (A la espera de la categorización oficial) Clasificación de Acuerdo a condiciones especiales de protección (Opcional): En este campo se debe seleccionar de la lista la posible clasificación de la información de acuerdo a los niveles de protección de la información así: Pública: La información que por su naturaleza no requiere un nivel de protección especial Reservada: La información vulnera o afecta las estrategias de negocios, la competitividad, la ubicación geográfica específica, los secretos profesionales o las historias clínicas. Pública sometida a reserva: Información pública que sólo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad administrativa en el cumplimiento de sus funciones o en el marco de los principios de la administración de datos personales. Restringida: La información vulnera o afecta las relaciones internacionales, la vida, dignidad, seguridad o salud de las personas, la propiedad industrial y derecho de la competencia, los descubrimientos científicos, tecnológicos o culturales desarrollados y/o las leyes especiales. Secreta: La información vulnera afecta las actuaciones políticas, la defensa nacional y de seguridad del Estado, la política monetaria, la investigación de delitos, el material clasificado y/o la información registral.
Es importante aclarar que del tipo de información indicada en este punto dependerá el nivel de protección y seguridad delimitadas en los acuerdos de intercambio que oficialicen y regulen los servicios de intercambio de información existentes o por consolidar, y en ningún caso la clasificación dada podrá considerase como una barrera para la consolidación del intercambio.
Clasificación de Acuerdo a Protección de Datos Personales (Opcional): En este campo se debe seleccionar de la lista la clasificación de la información de acuerdo al tipo de datos personales involucrados. Entiéndase el dato personal como cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como el nombre, la edad, el sexo, el estado civil, el domicilio, entre otros. Así:
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Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266 Público : De conformidad con la Ley 1266 de 2008, “(e)s el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados (…) Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas” Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos Información de niños, niñas y adolescentes: Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional en sentencia C-748 de 2011 (la cual examinó la constitucionalidad del Proyecto de Ley), precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éste “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”. Entidad Proveedora: En este campo se debe especificar cuál es la entidad fuente oficial (o habitual) de la información. ¿Es atendida por un Servicio de Intercambio de Información?: En este campo se debe seleccionar de la lista si el producto de información es atendido o está involucrado en un servicio de intercambio de información. Ha de entenderse el servicio de intercambio de información como el proceso sistemático, bien definido y regulado de intercambio de información colaborativo entre entidades Nombre del SII (Si aplica): En este campo se relaciona el nombre (o identificador) del servicio de Intercambio de Información en el caso que este exista. Medio de Transferencia: En este campo se debe seleccionar de la lista el mecanismo de transferencia por el cual la entidad adquirió la información (exista el Servicio de intercambio o no )
Hoja 4 Descripción Información de Salida Se deberá diligenciar una línea para cada uno de los productos de información de Salida identificados dentro de la entidad, independiente si pertenecen o no a un mismo proceso de negocio. Estos productos de información corresponderán a la oferta de información de la entidad
Nombre del Producto de Información: En este campo se debe diligenciar el nombre que identifica el producto de información Categoría: En este campo se debe seleccionar de la lista la categoría a la cual pertenece la información. (A la espera de la categorización oficial) Clasificación de Acuerdo a condiciones especiales de protección (Opcional): En este campo se debe seleccionar de la lista la posible clasificación de la información de acuerdo a los niveles de protección de la información (De acuerdo a las consideraciones ya expuestas). Clasificación de Acuerdo a Protección de Datos Personales (Opcional): En este campo se debe seleccionar de la lista la clasificación de la información de acuerdo al tipo de datos personales involucrados. (De acuerdo a las consideraciones ya expuestas). Entidades con permiso de consumo: En este campo se deben relacionar (separando con “,” en caso de ser necesario), las entidades que tienen el permiso de consumir la información, o aquellas entidades que se han identificado lo consumen. ¿Es atendida por un Servicio de Intercambio de Información?: Es este campo se debe seleccionar de la lista si el producto de información es atendido o está involucrado en un servicio de intercambio de información. Nombre del SII (Si aplica): En este campo se relaciona el nombre (o identificador) del servicio de Intercambio de Información en el caso que este exista. Medio de Almacenamiento: En este campo se debe seleccionar de la lista el mecanismo de por el cual la entidad almacena el producto de información. Medio de Transferencia: En este campo se debe seleccionar de la lista el mecanismo de transferencia por el cual la entidad trasmite la información otras entidades o agentes consumidores. Frecuencia de actualización: En este campo se debe seleccionar de la lista la frecuencia con la que se actualiza la información. Entiéndase bajo demanda la información actualizada solo cuando es solicitada. La caracterización de los productos de información ha de permitir la consolidación de los Servicios de Intercambio de Información y su configuración en virtud de niveles de soporte y requerimientos técnicos, semánticos y político-legales.
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Subdirección Red Nacional de Información. PROTOCOLO DE INTERCAMBIO Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.