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Plan de Mejoramiento de Sistemas de Información Departamental 2014-2015 Plan Operativo de Sistemas de Información Fase II

El presente documento constituye el Plan de Mejoramiento en Sistemas de Información del Departamento ___________________ de la segunda fase del Plan Operativo de Sistemas de Información para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas. Los resultados obtenidos se basan en el diagnóstico realizado en el departamento en materia de sistemas de información y consagran la hoja de ruta estratégica sobre la cual encaminar las acciones para el fortalecimiento del municipio en materia de sistemas de información al servicio de la población víctima del conflicto armado interno.


SISTEMA NACIONAL DE ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL A LAS VÍCTIMAS Plan de Mejoramiento de Sistemas de Información Departamental 2014-2015 Tomo Nº 3 Subdirección Red Nacional de Información Dirección de Registro y Gestión de la Información Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas Carrera 10 No. 19 - 65 Piso 7 Teléfonos. (57 1) 7965150 Extensión 3449 Línea de atención gratuita 018000 911 119 Página Web. www.unidadvictimas.gov.co Correo Electrónico. rni@unidadvictimas.gov.co


CONTENIDO


Estructura del Plan de Mejora con base al Diagnóstico de la Fase II del POSI Presentación del Plan de Mejoramiento 1.  Red Nacional de información para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas 2.  Plan Operativo de Sistemas de Información 2.1 Fase I Transmisión de Lineamientos 2.2 Fase II Diagnóstico y Plan de Mejoramiento 2.3 Fase III Ejecución 3.  Metodología para la elaboración de Plan de Mejoramiento de Sistemas de Información 3.1 Metodología de Planificación, Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas de Información MÉTRICA 3 4.  Definición de formulario de diagnostico 5.  Competencias de la Administración Local en el marco de la Ley de Víctimas y Restitución de Tierras 6.  Diagnostico Territorial

7. 

10 10, 11 12, 13 14 15 15 - 17 17, 18 18 19

6.1 Flujo de Información 6.2 Producción de Información 6.2.1 Consumo de Información 6.2.2 Misionalidad y Registro 6.2.3 Grado de Madurez 6.3 Infraestructura Física y Tecnológica 6.2.1 Energía, Telefonía e Internet 6.2.2 Equipos de Cómputo e Infraestructura Física 6.2.3 Grado de Madurez 6.4 Recuso Humano 6.4.1 Grados de Madurez

19, 20 21, 22 22, 23 23, 24 24, 25 26 26 - 28 28 - 30 30, 31 31 – 37 38

Estudio de los Sistemas de Información de Actuales del departamento ______

39, 40

7.1.1 Flujo de Información 7.1.2 Producción de Información 7.1.3 Consumo de Información 7.1.4 Sistemas de Información 7.2 Recursos Físicos y Tecnológicos 7.2.1 Energía y Telefonía 7.2.2 Equipos de Cómputo, Redes e Infraestructura Física 7.2.3 Seguridad y Gestión de la Información 7.3 Recursos Humanos 7.4 Gobernanza y Territorio 8.  9. 

Páginas 6 7 9

Marco de Referencia de Sistemas de Información Plan de Ejecución

39, 40 41 41 42, 43 43 43, 44 44 – 47 48, 49 49 – 51 51 52, 53 54

9.1 Flujo de Información 9.2 Producción y Consumo de Información 9.3 Infraestructura Física y Tecnológica 9.3.1 Energía y Telefonía 9.3.2 Equipos de Cómputo y Redes 9.3.3 Seguridad de la Información 9.4 Recurso Humano

54 – 57 57 – 60 61 61, 62 62 – 65 65 66, 67


Estructura del Plan de Mejora con base al Diagnóstico de la Fase II del POSI

El presente documento estructura y desarrolla el contenido de los planes de mejoramiento que deben elaborarse con base en la información del diagnóstico de sistemas de información para los municipios seleccionados en la segunda fase del Plan Operativo de Sistemas de información. El proceso que ha liderado la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas y que consiste en el desarrollo de la segunda fase del Plan Operativo de Sistemas de Información, representa un esfuerzo sin precedentes a nivel nacional por generar una metodología completa de fortalecimiento territorial en materia de sistemas de información para el funcionamiento expedito de la Red Nacional de Información. Dentro del esfuerzo técnico adelantado por la Unidad para las Víctimas se han conjugado para este proceso importantes marcos de referencia que garantizan la entrega de un producto útil para las administraciones locales en procura del fortalecimiento de los sistemas de información a servicio de las víctimas. En el desarrollo del proyecto de diagnóstico y la formulación de los planes de mejoramiento se ha tenido en cuenta el marco para la interoperabilidad del Gobierno Colombiano, los lineamientos de Plan Operativo de Sistemas de Información de la Unidad para las Víctimas, así como la adaptación de estándares internacionales para el desarrollo de los Planes de Sistemas de Información.

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Presentaci贸n del Plan de Mejoramiento


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Red Nacional de Información para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas. Con el fin de crear un marco fundamental para la consolidación de una sociedad más justa, democrática y equitativa que permita identificar y priorizar los derechos de las víctimas y partiendo del principio de la Ley 1448 de 2011, “Ley de Victimas y Restitución de Tierras”, se deben garantizar para todas las entidades responsables de la ejecución de la política pública de víctimas, la disponibilidad de información actualizada, oportuna y confiable. Es así como se constituye la creación del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas, que está conformado por entidades nacionales y territoriales encargadas de formular y planear acciones que propendan a la ejecución de proyectos, planes y programas, tendientes a lograr los procesos de reparación integral a las víctimas en sus derechos de la verdad, justicia, reparación y garantías de no repetición, además de que es deber de cada una de estas entidades velar porque el intercambio de información se lleve a cabo sobre los principios de veracidad, confidencialidad, protección de datos de personales y demás garantías legales y constitucionales. De ahí que la Red Nacional de Información se crea en el marco de la Ley 1448 de 2011, como mecanismo para garantizar que el Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas- SNARIV, no solo cuenta con la información nacional y territorial necesaria para cumplir su política misional de atención y reparación integral a las personas víctimas del conflicto armado, sino que sirve de instrumento que contribuye a sistematizar toda la información, estableciendo los mecanismos, políticas, lineamientos, procesos y procedimientos que permiten en flujo eficiente de información y la interoperabilidad entre las entidades nacionales, territoriales, organismos de cooperación internacional, sociedad civil y otras entidades estatales que conforman el Sistema de Atención y Reparación Integral a las Víctimas – SNARIV, facilitando de esta manera el reconocimiento de los derechos de toda la población víctima.

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Plan Operativo de Sistemas de Información

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En el marco del Decreto 4800 de 2011, Artículo 56, se estable que la Red Nacional de Información – RNI, debe contar con información actualizada del registro de las víctimas y de la atención que han recibido; para lo cual la RNI ha diseñado las políticas, lineamientos, procesos y procedimientos mediante el Plan Operativo de Sistemas de Información - POSI en el orden nacional y territorial. Entendiendo la importancia que tiene el territorio como generador principal de información de las víctimas y la importancia del intercambio de información actualizada, pertinente y confiable para la prevención, caracterización, atención, asistencia y reparación integral a las víctimas, el POSI es el conjunto de criterios, procesos, procedimientos y actividades diseñados para garantizar la interoperabilidad y el flujo eficiente de la información relacionada con la población víctima.   Se dicta en el Artículo 60. Parágrafo 1 que el POSI “debe ser adoptado e implementado por todas las entidades públicas de los diferentes niveles que conforman la Red Nacional de Información, los gobernadores, alcaldes y demás representantes de las demás entidades, además serán responsables de la implementación y ejecución del POSI dentro de sus funciones y competencias” y en el Parágrafo 2 el POSI es establecido como “parte integral de los planes de acción de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas en el orden territorial”.   

2.1 Fase I Transmisión de Lineamientos El objetivo de esta fase es lograr que las entidades del SNARIV tanto del orden nacional como territorial conozcan:   ü  El POSI, sus objetivos y los resultados que se esperan con su implementación. ü  Los instrumentos de autodiagnóstico. ü  Instancias de coordinación y la institucionalidad en torno al POSI. ü  El proceso para la activación y puesta en marcha de los Subcomités de Sistemas de Información tanto departamentales como municipales   Se detallan a continuación las actividades que se deben realizar para alcanzar estos resultados:

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La Subdirección Red Nacional de Información capacita a las Direcciones Territoriales

Gobernaciones firman acta de compromiso y voluntad política de desarrollo e implementación POSI. Activación de los Espacios de articulación (Subcomités o Mesas Técnicas) de sistemas de información a nivel Departamental   Los Departamentos capacitan a los enlaces POSI municipales.

Las Direcciones Territoriales capacitan a los Departamentos.

HV HV

Los Espacios de articulación Departamentales de Sistemas de Información, generan compromisos de los Alcaldes para el desarrollo del POSI.

Activación de los los Espacios de articulación Municipales (Subcomités o Mesas Técnicas) de sistemas de información.

Se generan compromisos de las entidades SNARIV para el desarrollo del diagnóstico y plan de mejoramiento de Sistemas de información.

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2.2 Fase II Diagnóstico y Plan de Mejoramiento El objetivo de esta fase es lograr que las entidades del SNARIV tanto del orden nacional como territorial: ü  Identifiquen los flujos de información de víctimas entre las entidades del municipio que atienden a esta población. ü  Apliquen los instrumentos de autodiagnóstico y formulen sus propios planes de mejoramiento de sistemas de información. ü  Identifiquen las dificultades cuya solución esté por fuera de su alcance para escalarlas a instancias superiores de coordinación. ü  Reporten la información pertinente a la instancia de coordinación competente. Se detallan a continuación las actividades que se deben realizar para alcanzar estos resultados:

Las entidades deben identificar su flujo de información de las víctimas.

⎭ ⎬ ⎭ ⎬ ⎬ Las entidades deben realizar el diagnóstico.

Las entidades deben realizar el plan de mejoramiento de Sistemas de información.

Los Espacios de articulación (Subcomités o Mesas Técnicas) Municipales de Sistemas de información consolidan flujo de información y realizan su diagnóstico

Los Espacios de articulación (Subcomités o Mesas Técnicas) Municipales generan plan de mejoramiento

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En verde se presenta el ciclo de información al nivel municipal y los actores involucrados; En azul al nivel departamental y los actores que deben intervenir y en café el nivel nacional con los actores involucrados. Las flechas de color negro muestran el proceso de retroalimentación desde el Subcomité Técnico de Sistemas de Información en el nivel nacional, con respecto a los ajustes que sean necesarios, con el fin de fortalecer las metas propuestas para que sean claras, concretas, viables y medibles.

En resumen, una vez las entidades hayan realizado el ejercicio de autodiagnóstico y la formulación del plan de mejoramiento, el ciclo de reporte de la información sigue el siguiente esquema:

Los Espacios de articulación (Subcomités o Mesas Técnicas) Departamentales generan plan de mejoramiento.

A nivel municipal y departamental se identifican las dificultades escalables.

Reporte de los resultados del diagnóstico y el plan de mejoramiento, que permitirá una retroalimentación y directrices en los lineamientos.

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þ ý   þ   ý   ý  


2.3 Fase III Ejecución Como resultado de esta fase se espera que las entidades del SNARIV tanto del orden nacional como territorial: ü  Ejecuten los planes de mejoramiento de sistemas de información. ü  Reporten el avance de la ejecución a las instancias de coordinación competentes Se detallan a continuación las actividades que se deben realizar para alcanzar estos resultados: A nivel de las Entidades, Municipios y Departamentos se debe ejecutar los planes de mejoramiento.

⎭ ⎬

En todo nivel deben diseñar indicadores que les permitan a los Espacios de Articulación de sistemas de información realizar el seguimiento a las metas establecidas.

Los Espacios de articulación Municipales deben reportar avances de las acciones, metas y dificultades a los Espacios de Articulación Departamentales. . Los Espacios de Articulación Departamentales, facilitarán nuevas estrategias.

⎭ ⎬

Los Espacios de Articulación Departamentales, reportar al Subcomité Técnico de SI el avance de acciones y metas de municipios y Departamentos.

+ 14

El subcomité técnico de SI debe generar soluciones adicionales y activar mecanismos para facilitar el logro de las metas.


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Metodología para la elaboración de Plan de Mejoramiento de Sistemas de Información El marco lógico de referencia para la construcción del Plan de Mejoramiento considera elementos del marco para la interoperabilidad de la estrategia Gobierno en Línea del Estado Colombiano, así como los lineamientos del Plan Operativo de Sistemas de Información desarrollados por la Unidad para las Víctimas, y la adaptación del proceso de Planificación de Sistemas de Información de la metodología Métrica versión 3 del Gobierno de España.

3.1 Metodología de Planificación, Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas de Información MÉTRICA 3 Como un instrumento para la sistematización de las actividades del ciclo de vida del software, el gobierno español desarrollo la metodología Métrica. Los objetivos de esta metodología son: ü  Identificar las necesidades en Sistemas de Información para dar cumplimiento a los fines misionales de las organizaciones haciendo uso de un marco estratégico para el desarrollo de las soluciones. ü  Otorgar mayor relevancia al análisis delos requisitos y a los procesos de planeación en los procesos de desarrollo o adquisición de software por parte de las entidades. ü  Mejorar la productividad de las oficinas de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. ü  Facilitar la operación y mantenimiento de los productos de software obtenidos. Los estándares considerados en la elaboración de la metodología Métrica versión 3 son la norma ISO 12.207, la norma ISO/IEC TR 15.504/SPICE, UNEEN-ISO 9001:2000, el estándar IEEE 610.12-1.990, así como metodologías de Sistemas de Información desarrolladas por el Consejo Superior de Informática de España y de la Comisión de Comunicaciones Europeas. La adaptación de la metodología Métrica 3 ha sido utilizada en la elaboración del Plan Estratégico de Sistemas de Información 2011-2015 de la comunidad de Extremadura, así como en la concepción de una metodología innovadora para la elaboración de Planes de Sistemas de Información en organizaciones de tamaño micro y mediano, denominada como metodología ISIS. Dentro de los ejercicios del nivel nacional, la Universidad Nacional hizo uso de la metodología Métrica para el desarrollo de un proyecto de sistemas de información.

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...


En el contexto de la segunda fase del Plan Operativo de Sistemas de Información la adaptación de Métrica versión 3 permite explotar los avances que la metodología tiene con relación a los procesos de planificación, sobre todo al considerar que el alcance de la segunda fase del POSI consiste en la elaboración de un plan que permita generar una priorización sobre los proyectos tecnológicos que faciliten el desarrollo de sistemas de información y el fortalecimiento institucional de las administraciones locales para el adecuado funcionamiento de la Red Nacional de Información. De acuerdo con la metodología Métrica, al interior de la secuencia de actividades del proceso de Planificación de Sistemas de Información se pueden destacar dos importantes requisitos para la conformación del plan: la arquitectura de información y la definición del plan de proyectos. En lo que hace referencia a la actividad de arquitectura de información, se considera la arquitectura que permite dar soporte al modelo de información de la entidad. En tanto que la definición del plan de proyectos permite determinar y dar un orden a las acciones necesarias para implementar la arquitectura de información. En el marco del Plan Operativo de Sistemas de Información y la fase de Diagnóstico y Plan de Mejoramiento, la adaptación de estas dos actividades de la metodología Métrica 3 consiste en la definición de un marco de referencia de sistemas de información y en la priorización de la adquisición de requerimientos tecnológicos, de infraestructura, humanos y presupuestas para soportar el desarrollo de los sistemas de información en las administraciones locales. Como insumos para desarrollar el marco de referencia y la priorización de los proyectos de adquisición de recursos es necesario cumplir con las actividades preliminares definidas dentro del proceso de panificación de sistemas de información de la metodología Métrica: ü  Contar con información relevante: El objetivo de esta actividad es contar con la información relevante para la elaboración del Plan de Mejoramiento. La adaptación de esta actividad dentro del Plan Operativo de Sistemas de Información consiste en la definición de una línea base de información para el diagnóstico, que operativamente se traduce en la aplicación del cuestionario en territorio. ü  Identificación de requisitos: Esta actividad tiene como requisito la identificación de los requisitos de información de la entidad teniendo como referencia el deber ser. La adaptación de esta actividad dentro del Plan Operativo de Sistemas de Información consiste en la identificación de los procesos de las administraciones locales que deben sustentase en sistemas de información. ü  Estudio de los sistemas de información actuales: El propósito de esta actividad es realizar una valoración de la situación actual del estado de los sistemas de información que sustentan los procesos de las administraciones locales.

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Teniendo en cuenta la organización de la adaptación de las actividades del proceso de planificación dentro de la metodología Métrica 3 a la metodología del Plan Operativo de Sistemas de Información, se puede esquematizar el proceso de construcción del Plan de Mejoramiento de la siguiente manera: ü  Definición de Formulario de Diagnóstico ü  Definición de procesos (desde el deber ser) de las administraciones locales en el marco de la Ley de Víctimas y Restitución de Tierras con soporte en sistemas de información interoperables al interior de la Red Nacional de Información ü  Estudio de los Sistemas de Información actuales ü  Marco de referencia de Sistemas de Información ü  Plan de Ejecución

Definición de formulario de diagnóstico

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El formulario utilizado para la recolección de información pertinente al diagnóstico ha sido desarrollado con una estructura que permite dar cuenta de los componentes mínimos de los lineamientos entregados por la Unidad para las Víctimas en materia de Plan Operativo de Sistemas de Información y la Guía Técnica de Diagnóstico de Sistemas de Información. A partir de la definición de estos mínimos y la recolección de la información pertinente, la entidad territorial cuenta con una línea base de sus condiciones estructurales para el cumplimiento de los fines misionales en el marco de la Red Nacional de Información. De esta manera mediante la realización periódica de ejercicios complementarios, es posible ejecutar análisis longitudinales que permitan dar cuenta del avance del municipio en materia de sistemas de información. Los módulos del formulario a partir de los cuales se realizó la clasificación de la información son:

Módulo

Descripción

No de preguntas

Misional

Los aspectos misionales hacen referencia a los procesos y procedimientos definidos por las Gobernaciones, Alcaldías y Entidades del SNARIV para cumplir con sus competencias en cuanto a prestar atención, asistencia y/o reparación a las víctimas en el marco de la Ley 1448 de 2011.También incluyen la consulta de información a otras entidades del SNARIV, la identificación de la atención que se brinda a las víctimas, los acuerdos de información y confidencialidad entre entidades y los planes de mejoramiento que éstas tengan.

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... 17


Recursos Físicos y Tecnológicos

Los aspectos de recursos físicos y tecnológicos hacen referencia al estado de los servicios de electricidad, comunicaciones, acceso a internet así como de la infraestructura tecnológica y las condiciones de integridad y seguridad de la información de asistencia, atención y reparación integral a víctimas

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Recurso Humano

El recurso humano es una de las herramientas que soporta la interoperabilidad y el intercambio de información entre entidades. Los logros y avances en términos de los objetivos y funciones de la entidad dependen de la capacidad e idoneidad del personal que soporte los procesos y procedimientos

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Presupuesto Gobernanza y Territorio

Los aspectos presupuestales hacen referencia a los recursos financieros de la entidad y la inclusión de un rubro en su presupuesto orientado a la asistencia y/o atención y/o reparación integral a víctimas, en particular, para el apoyo a sistemas de información para la implementación del POSI

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5

Competencias de la Administración Local en el marco de la Ley de Víctimas y Restitución de Tierras Con el objetivo de identificar los requisitos de información de la entidad teniendo como referencia el deber ser, a continuación se presentan de manera esquemática las principales competencias y responsabilidades de la administración local en el marco de la Ley 1448 de 2011 que deben establecerse como procesos y procedimientos sustentados en soluciones tecnológicas que faciliten su realización y cumplimiento. ü  Caracterización a población víctima con el propósito de identificar sus necesidades y potencialidades. ü  Elaboración de censos masivos en caso de atentados terroristas y desplazamientos masivos. ü  Evaluar las condiciones de vulnerabilidad y debilidad manifiesta ocasionada por el hecho mismo del desplazamiento de las víctimas que se encuentren en su jurisdicción. ü  Brindar la atención humanitaria inmediata a aquellas personas que manifiesten haber sido desplazadas y se encuentren en situación de vulnerabilidad acentuada y requieren de albergue temporal y asistencia alimentaria. ü  Otorgar los gastos funerarios de las víctimas cuando estas no cuenten con los recursos para sufragarlos. ü  Garantizar la prestación eficiente y oportuna de los servicios de salud, educación, agua potable y saneamiento básico. ü  Complementar las medidas de atención y reparación integral.

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Diagnóstico Territorial 6.1 Flujo de Información Mapa de Intercambio de Información entre la gobernación y las entidades territoriales. 0.14

SENA

1

Gobernación 1.31

1.21 0.81

0.71

Alcaldía Ministerio Público

Para la construcción del Mapa de Intercambio de Información se anexa el documento Construcción Mapa de Intercambio de Información.PDF) (Limitar la metodología únicamente a la información recolectada a través de consulta a la gobernación) El Mapa de Intercambio de Información permite visualizar la relevancia del intercambio entre las entidades, alcaldías, gobernación del departamento y la frecuencia con la cual se realiza el flujo de la información relacionada con las víctimas al interior de la entidad territorial. Como se puede observar las entidades que mayor cantidad de información manejan al interior de la entidad territorial son: (Traer las 4 entidades con el mayor valor en Esfuerzo Total) ü  ü  ü  ü 

Gobernación Unidad para las Víctimas Ministerio Público Alcaldía

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Unidad para las Víctimas

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Lo anterior permite identificar plenamente las entidades que al interior del departamento deben considerarse de manera prioritaria al momento de establecer procesos y desarrollos de sistemas de información. En cuanto al tema de formalidad para el intercambio de información: (Traer las entidades que no tienen acuerdo firmado con el Departamento) ü  Alcaldía ü  SENA ü  Unidad para las Víctimas Se identifica que existen (buscar en la matriz de nodos -por filas o columnas- valores mayores a cero para identificar relación de intercambio para tener el total de relación entre entidades de acuerdo a la encuesta realizada a la Gobernación (A) y sumar todas las relaciones existentes para el total de municipios del departamento) # relaciones de intercambio al interior de la entidad territorial. Y de manera formal se han establecido (llamar en la base el total de acuerdos de intercambio de información) # acuerdos entre las entidades.

Las principales razones por las cuales las entidades manifiestan no haber firmado acuerdo de intercambio de información son: Gráfico circular con opciones de respuesta de la pregunta 129 – entidades territoriales Gráfico circular con opciones de respuesta de la pregunta 129 – instituciones En este mismo sentido, es importante resaltar que el XXX% de las entidades encuestadas en el departamento afirman no conocer los lineamientos del Plan Operativo de Sistemas de Información. A continuación se disgrega la información por entidad territorial y por institución. (Realizar con opciones de respuesta de la pregunta143) entidades territoriales (Realizar con opciones de respuesta de la pregunta143) instituciones Al consultar por las razones por las cuales no se conocen los lineamientos del Plan Operativo de Sistemas de Información se tiene: Gráfico circular con opciones de respuesta de la pregunta 143.aentidades territoriales Gráfico circular con opciones de respuesta de la pregunta 143.ainstituciones

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6.2 Producción de Información En la siguiente tabla se encuentra consolidada la información de las entidades que producen información en el departamento diferenciando entre alcaldías e instituciones en el territorio: Gráfico de círculos de entidades que productoras de información del municipio Pregunta 103 – entidades territoriales Gráfico de círculos de entidades que productoras de información del municipio Pregunta 103 – instituciones El tipo de información producida en el departamento presenta las siguientes características: Gráfico de círculos Pregunta 104 – entidades territoriales Gráfico de círculos Pregunta 104 – instituciones   Los principales medios de almacenamiento o registro de la información, utilizados por las entidades del departamento son: Gráfico de círculos Gráfico de círculos

Pregunta 106 – entidades territoriales Pregunta 106 – instituciones

Las herramientas informáticas de almacenamiento se encuentran instaladas recurrentemente en: Gráfico de círculos Pregunta 107– entidades territoriales Gráfico de círculos Pregunta 107 – instituciones Los propósitos principales para la producción de información de víctimas en el departamento son:   Gráfico Círculos pregunta 113 Entidades Territoriales Gráfico Círculos pregunta 113 Instituciones   Al interior del departamento las principales dependencias responsables de la producción de información de víctimas son: Gráfico Círculos pregunta 114 Entidades Territoriales Gráfico Círculos pregunta 114 Instituciones Al consultar a las entidades sobre la facilidad de acceso y consulta de información que reportan el % indica que la información que producen está debidamente archivada, foliada y completa. Gráfico de círculos. Entidades Territoriales que producen información archivada y foliada preg 115 Gráfico de círculos. Instituciones que producen información archivada y foliada 115

...

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Así mismo, al consultar a las entidades si la producción de su información incluye variables sobre enfoque diferencial, el % respondió afirmativamente. Gráfico de círculos. Entidades Territoriales que producen información con enfoque diferencial 117 Gráfico de círculos. Instituciones que producen información con enfoque diferencial 117 Los medios más recurrentes de publicación de la información en el territorio son: Gráfico circular de entidades territorial con opciones de respuesta de la pregunta 118 Gráfico circular de instituciones con opciones de respuesta de la pregunta 118 Los principales medios de suministro de información son: Gráfico circular de entidades territoriales con opciones de respuesta de la pregunta 121 Gráfico circular de instituciones con opciones de respuesta de la pregunta 121 Al consultar a las entidades presentes en el departamento si realizan algún tipo de seguimiento a la información que comparten se tienen las siguientes gráficas. Gráfico circular de entidades territoriales con opciones de respuesta de la pregunta 122 Gráfico circular de instituciones con opciones de respuesta de la pregunta 122 Los principales medios para realizar el seguimiento son: Gráfico circular de entidades territoriales con opciones de respuesta de la pregunta 123 Gráfico circular de instituciones con opciones de respuesta de la pregunta 123

6.2.1 Consumo de información

Del total de entidades encuestadas del departamento el X% consumen información relacionada a víctimas. Las entidades se encuentran distribuidas de esta manera: Tabla de entidades territoriales consumidoras de información del departamento Pregunta 124 Tabla de instituciones consumidoras de información del departamento Pregunta 124

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Las principales fuentes de datos relacionadas que consumen las entidades presentes en el departamento son: Gráfico circular de entidades territoriales con opciones de respuesta a la pregunta 125 Gráfico circular de instituciones con opciones de respuesta a la pregunta 125 Los principales medios de solicitud de la información son: Gráfico circular de entidades territoriales con opciones de respuesta a la pregunta 128 Gráfico circular de instituciones con opciones de respuesta a la pregunta 128  

6.2.2 Misionalidad y Registro Al consultar a las entidades cuáles son los datos básicos que solicita a la víctima al momento de registrar la información, se encuentra que él % de entidades solicita Documento de identidad, Nombres y Apellidos, Fecha de Nacimiento y Dirección. El % de las entidades solicitan Nombres y Apellidos, Documento de Identidad y Dirección. Finalmente el % no solicita ningún dato básico de la persona. El total de entidades encuestadas que cuentan con alguna fuente de consulta para establecer si una persona se encuentra en el Registro Único de Víctimas, es de #. Gráfico circular opciones de respuesta pregunta 138 - entidades territoriales Gráfico circular opciones de respuesta pregunta 138 - instituciones   Las principales fuentes empleadas por las entidades encuestadas para establecer el estado de la víctima en el Registro Único de Víctimas es:   Gráfico circular con opciones de respuesta pregunta139 - entidades territoriales Gráfico circular con opciones de respuesta pregunta139 - instituciones   Al consultar a las entidades si los programas sociales con los que cuenta benefician a la población víctima el % de entidades respondió afirmativamente. Al realizar la relación entre el total de víctimas atendidas mensualmente en promedio por cada entidad y el total de víctimas ubicadas mediante registros administrativos de la Red Nacional de Información se obtienen los siguientes resultados. REQUERIDO VÌCTIMAS UBICACIÓN DEPARTAMENTO (Realizar cálculo con resultados de pregunta 102)

...

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Entidad

Porcentaje de Atención

Gobernación

%

El total de víctimas beneficiarias de los programas por entidad es: (Realizar con resultados pregunta 141) Entidad

No de Víctimas beneficiadas

Con relación a la definición de procesos y procedimientos para la implementación de los componentes de asistencia, atención y reparación integral a víctimas el porcentaje de entidades que indican que: (Completar con respuestas pregunta 142) Están definidos, documentados, comunicados e implementados

Es de

%

Están definidos, comunicados, pero aún no se han implementado

Es de

%

6.2.3 Grado de Madurez      

Requisito

Porcentaje de Entidades que cumplen el requisito

Algoritmo

Procesos y procedimientos definidos, documentados, comunicados e implementados, por lo menos los relacionados con el tema de víctimas y que se encuentren asociados a su competencia.

%

Cumple desde IAM101-IAM104

Contar con mecanismos efectivos y en funcionamiento que permitan identificar con exactitud los programas sociales de su competencia que cubren a población víctima

%

Cumple IAM105

... 24


Tener claridad del rol de la entidad en el flujo de información que se genera en el municipio entorno a la víctima, es decir, conocer que información debe consumir, quién la produce y porqué.

%

C u m p l e IAM106-107

Tener claridad del rol de la entidad en el flujo de información que se genera en el municipio entorno a la víctima, es decir, conocer que información debe consumir, quién la produce y porqué.

%

Cumple IAM108IAM109

Tener por lo menos identificados los mecanismos que utilizará la entidad para reportar la información de acuerdo con el estándar definido por la UARIV

%

Cumple IAM110

Establecer acuerdos de intercambio de información

%

Cumple IAM111

Apropiar la metodología suministrada por el documento guía del POSI

%

Cumple IAM112

Contar con un plan de mejoramiento de sistemas de información a corto plazo (De 1 a 6 meses)

%

CumpleIAM113

En el departamento sólo se cumple con # del total de requerimientos a cumplir en el componente misional. Así mismo, se observa que tan sólo el % de las entidades territoriales de la gobernación cumple con estos requerimientos. Teniendo en cuenta el porcentaje de entidades que cumplen con las actividades respectivas por requisito se evidencia que se debe avanzar en acciones que permitan: TRAER EL REQUISITO CON LOS MENORES PORCENTAJES DE ENTIDADES EN ACTIVIDADES Con relación a los medios de registro de información se observa que el % de las entidades

Registrar en formatos físicos la información relacionada con las víctimas, de acuerdo con el estándar, lenguaje común y variables mínimas requeridas por la UARIV.

% de las entidades

Registrar en formatos de una solución informática, la información relacionada con las víctimas, de acuerdo con el estándar, lenguaje común y variables mínimas requeridas por la UARIV.

% de las entidades

Registrar en un sistema de intercambio de información los datos relacionada con las víctimas, de acuerdo con el estándar, lenguaje común y variables mínimas requeridas por la UARIV.

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6.3 Infraestructura Física y Tecnológica 6.2.1 Energía, Telefonía e Internet Al consultar a las entidades y alcaldías sobre la disponibilidad del servicio de energía se conformó la siguiente tabla: (Realizar con base a respuestas de la pregunta 201) ENTIDAD TERRITORIAL

INSTITUCIÓN  

TOTAL ENTIDADES

% Alcaldías preg 201=A/ Total de alcaldías

% Instituciones preg 201=A/ To t a l d e Instituciones

% Instituciones y entidades con Preg 2 0 1 = A / To t a l d e Instituciones y entidades

Indican que

no cuenta con servicio de energía

% Alcaldías preg 201=B/ Total de alcaldías

% Instituciones preg 201=B/ To t a l d e Instituciones

% Instituciones y entidades con Preg 2 0 1 = B / To t a l d e Instituciones y entidades

Indican que

cuentan con e n e r g í a d e fi c i e n t e (interrumpida o cortes continuos)

% Alcaldías preg 201=C/ Total de alcaldías

% Instituciones preg 201=C/ To t a l d e Instituciones

% Instituciones y entidades con Preg 2 0 1 = C / To t a l d e Instituciones y entidades

Indican que

cuentan con servicio de e n e r g í a permanente

NIVEL SERVICIO

El promedio de horas al día en el que se encuentra disponible el servicio de energía en las alcaldías del departamento es de (Calcular sumando respuestas de pregunta 202 y dividir por el total de alcaldías que respondieron la misma pregunta) (Incluir únicamente la información correspondiente a alcaldías en este indicador) El promedio de horas al día en el que se encuentra disponible el servicio de energía en las entidades con presencia territorial diferente a las alcaldías en el departamento es de (Calcular sumando respuestas de pregunta 202 en las entidades con presencia territorial diferente a las alcaldías en el departamento y dividir por el total de entidades que respondieron la misma pregunta) (Incluir únicamente la información correspondiente a entidades con presencia territorial diferente a las alcaldías en este indicador) El porcentaje de entidades que cuentan con planes de contingencia en caso de fallas en el servicio de energía en el departamento es del % (Con base a pregunta 204) (Diferenciar desde la perspectiva de alcaldía y entidades diferentes a alcaldías con presencia en el territorio)

...

Gráfico de barras

26


Los principales equipos contemplados dentro de los planes de contingencia son: Gráficos circulares con opciones de respuesta de pregunta 205 (Diferenciar desde la perspectiva de alcaldía y entidades diferentes a alcaldías con presencia en el territorio) Al consultar a las entidades sobre la disponibilidad del servicio de telefonía el (Realizar con base a respuestas de la pregunta 208) ENTIDAD TERRITORIAL

INSTITUCIÓN

TOTAL ENTIDADES

NIVEL SERVICIO

% Alcaldías preg 208=A/ Total de alcaldías

% Instituciones preg 208=A/ T o t a l d e Instituciones

% Instituciones y entidades con Preg 2 0 8 = A / To t a l d e Instituciones y entidades

Indican que

no cuenta con servicio de telefonía

% Alcaldías preg 208=B/ Total de alcaldías

% Instituciones preg 208=B/ T o t a l d e Instituciones

% Instituciones y entidades con Preg 2 0 8 = B / To t a l d e Instituciones y entidades

Indican que

% Alcaldías preg 208=C/ Total de alcaldías

% Instituciones preg 208=C/ T o t a l d e Instituciones

% Instituciones y entidades con Preg 2 0 8 = C / To t a l d e Instituciones y entidades

Indican que

cuentan con t e l e f o n í a d e fi c i e n t e (interrumpida o cortes continuos) cuentan con servicio de t e l e f o n í a permanente

El promedio de horas al día en el que se encuentra disponible el servicio de telefonía en las alcaldías del departamento es de (Calcular sumando respuestas de pregunta 209 y dividir por el total de alcaldías que respondieron la misma pregunta) (Incluir únicamente la información correspondiente a alcaldías en este indicador) El promedio de horas al día en el que se encuentra disponible el servicio de telefonía para las entidades consultadas con presencia territorial diferentes a alcaldías es (Calcular sumando respuestas de pregunta 209 en las entidades con presencia territorial diferente a las alcaldías en el departamento y dividir por el total de entidades que respondieron la misma pregunta) (Incluir únicamente la información correspondiente a entidades con presencia territorial diferente a las alcaldías en este indicador) Al consultar a las entidades sobre la disponibilidad del servicio de internet el

...

27


(Realizar con base a respuestas de la pregunta 223) ENTIDAD TERRITORIAL

INSTITUCIÓN

TOTAL ENTIDADES

% Alcaldías preg 223=A/ Total de alcaldías

% Instituciones preg 223=A/ T o t a l d e Instituciones

% Alcaldías preg 223=B/ Total de alcaldías

% Instituciones preg 223=B/ T o t a l d e Instituciones

% Alcaldías preg 223=C/ Total de alcaldías

% Instituciones preg 223=C/ T o t a l d e Instituciones

% Instituciones y entidades con Preg 2 2 3 = A / To t a l d e Instituciones y entidades % Instituciones y entidades con Preg 2 2 3 = B / To t a l d e Instituciones y entidades % Instituciones y entidades con Preg 2 2 3 = C / To t a l d e Instituciones y entidades

NIVEL SERVICIO Indican que

no cuenta con servicio de internet

Indican que

cuentan con servicio de internet deficiente (interrumpido o cortes continuos) cuentan con servicio de servicio de i n t e r n e t permanente

Indican que

El promedio de horas al día en el que se encuentra disponible el servicio de internet en las alcaldías del departamento es de (Calcular sumando respuestas de pregunta 226 y dividir por el total de alcaldías que respondieron la misma pregunta) (Incluir únicamente la información correspondiente a alcaldías en este indicador) El promedio de horas al día en el que se encuentra disponible el servicio de internet para las entidades consultadas con presencia territorial diferentes a alcaldías es (Calcular sumando respuestas de pregunta 226 en las entidades con presencia territorial diferente a las alcaldías en el departamento y dividir por el total de entidades que respondieron la misma pregunta) (Incluir únicamente la información correspondiente a entidades con presencia territorial diferente a las alcaldías en este indicador)

6.2.2 Equipos de Cómputo e Infraestructura Física (Para esta sección se tiene en cuenta únicamente los resultados de los formularios aplicados a alcaldías) El porcentaje de alcaldías que cuentan con por lo menos una estación de trabajo destinada únicamente a brindar atención a las víctimas es de % (total de alcaldías que respondieron “a” a la pregunta 211, sobre el total de alcaldías focalizadas para el departamento)  

... 28


Al consultar con las entidades territoriales si el hardware de sus equipos de cómputo es suficientes para el desarrollo de los procesos y procedimientos de víctimas, se encuentra que el % (total de alcaldías que respondieron “a” a la pregunta 213, sobre el total de alcaldías focalizadas para el departamento) contesta afirmativamente. (Si existe al menos una alcaldía con respuesta “b” a la pregunta 213) Las principales razones por las cuales las alcaldías consideran que los equipos no son suficientes para respaldar los procesos y procedimientos de víctimas se consolidan en el siguiente gráfico. (Gráfico de barras con las respuestas a la 213.a)   Al consultar con las entidades territoriales si el software de sus equipos de cómputo son suficientes para el desarrollo de los procesos y procedimientos de víctimas, se encuentra que el % (total de alcaldías que respondieron “a” a la pregunta 214, sobre el total de alcaldías focalizadas para el departamento) contesta afirmativamente.   (Si existe al menos una alcaldía con respuesta “b” a la pregunta 214)   Las principales razones por las cuales las alcaldías consideran que el software no es suficiente para respaldar los procesos y procedimientos de víctimas se consolidan en el siguiente gráfico.   (Gráfico circular con opciones de respuesta 214.a)   Con relación a los equipos periféricos con los que cuentan las alcaldías del departamento, la mayor prevalencia se (traer las dos opciones con mayor recurrencia como respuesta a la pregunta 216 así como la cantidad) donde principalmente la adquisición se da por ( traer las opciones de propiedad con mayor recurrencia para la pregunta 216)   Al consultar sobre la existencia de servidores destinados para soportar el almacenamiento y/o tratamiento de la información relacionada con víctimas al interior de las entidades, el % (Calcular mediante resultados pregunta 219) indicó que cuenta con por lo menos un servidor para manejar la información.   De las alcaldías del departamento que manifestaron contar con equipos servidores para el soporte, se encuentra que el % (Calcular con base a resultados pregunta 221) de las entidades consideran que estos servidores no son suficientes para apoyar los procesos de información de víctimas. Así mismo, el % (Calcular con base a respuestas de la pregunta 234) de alcaldías en el departamento cuentan con un centro de datos de apoyo para la gestión de la información.

29

...


Dentro de las alcaldías del departamento que cuentan con un centro de datos se identifican los siguientes servicios prestados por el centro de datos. (Realizar con base a respuestas pregunta 235) El % (Calcular con base a respuestas de pregunta 229) de alcaldías dentro del departamento cuentan con un archivo o centro de almacenamiento de documentos físicos. Con relación a los procedimientos de respaldo de la información, el % (Realizar con base a respuestas de pregunta 230) de las alcaldías del departamento realiza procedimientos automáticos de respaldo para proteger la información digital de víctimas. Los principales mecanismos de respaldo de la información digital son: Gráfico de barras con respuestas de pregunta 232 Finalmente, con relación a los espacios físicos, el % (Calcular con base a las respuestas de la pregunta 237) de alcaldías del departamento considera que no cuenta con los espacios físicos suficientes y adecuados para los equipos de cómputo y de red.

6.2.3 Grado de Madurez Al consultar a las entidades y alcaldías sobre la disponibilidad del servicio de energía se conformó la siguiente tabla: (Realizar con base a respuestas de la pregunta 201) Requisito  

Porcentaje De Alcaldías Que Cumplen Con El Requisito

Contar con servicio de energía por lo menos dos horas al día en promedio, ya sea en las instalaciones de la entidad o en otras. Contar con servicio de telefonía por lo menos dos horas al día en promedio, ya sea en las instalaciones de la entidad o en otras. Contar con servicio de conexión a internet por lo menos dos horas al día en promedio, ya sea en las instalaciones de la entidad o en otras. Contar con por lo menos un computador para registrar la información relacionada con la atención Contar con servicio permanente de energía en las instalaciones de la entidad.

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Contar con servicio permanente de telefonía en las instalaciones de la entidad. Contar con servicio permanente de conexión a internet superior a 1 MG en las instalaciones de la entidad. Contar con por lo menos un servidor que implemente el mecanismo automático de reporte de información Contar los mecanismos que garanticen la integridad y orden de los documentos físicos relacionados con la atención a víctimas Contar los mecanismos que garanticen la confidencialidad de los documentos físicos relacionados con la atención a víctimas Contar los mecanismos que garanticen la disponibilidad de los documentos físicos relacionados con la atención a víctimas Contar los mecanismos que garanticen la integridad de la información digital relacionada con la atención a víctimas Contar los mecanismos que garanticen la confidencialidad de la información digital relacionada con la atención a víctimas Contar los mecanismos que garanticen la disponibilidad de la información digital relacionada con la atención a víctimas En el departamento sólo se cumple con # del total de requerimientos a cumplir en el componente de Infraestructura Tecnológica y Física. Así mismo, se observa que tan sólo el % de las alcaldías del departamento cumple con estos requerimientos. Teniendo en cuenta el porcentaje de alcaldías que cumplen con las actividades respectivas por requisito se evidencia que se debe avanzar en acciones que permitan: TRAER EL REQUISITO CON LOS MENORES PORCENTAJES DE ALCADÍAS EN ACTIVIDADES

6.4 Recurso Humano Del total de entidades encuestadas en el Departamento, el % respondieron que cuentan con un responsable de la gestión documental y el % respondieron que NO cuentan con una persona responsable de esta gestión. Gráfico de barras, con las opciones de respuesta de la pregunta 301entidades territoriales Gráfico de barras, con las opciones de respuesta de la pregunta 301instituciones

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Al preguntar las razones por las cuales las entidades no cuentan con un responsable de la gestión documental se obtiene: Gráfico circular con opciones de respuesta de la pregunta 301aentidades territoriales Gráfico circular con opciones de respuesta de la pregunta 301ainstituciones Al consultar sobre el nivel de formación educativo con que cuentan los gestores documentales de cada una de las entidades se tiene: Gráfico circular con opciones de respuesta de la pregunta 302entidades territoriales Gráfico circular con opciones de respuesta de la pregunta 302instituciones   Al indagar si el gestor documental es también el responsable de la gestión documental relacionada con las víctimas en las entidades, el % respondieron que desempeñan ambas funciones. Gráfico de barras, de acuerdo a la respuesta de la pregunta 303entidades territoriales Gráfico de barras, de acuerdo a la respuesta de la pregunta 303instituciones   El # promedio (traer de pregunta 304) de personas de las áreas misionales de las entidades del Departamento, que trabajan con el tema de víctimas cuentan con los siguientes niveles de escolaridad: Nivel de escolaridad

Total de funcionarios con este nivel de formación educativa en el área misional.

Básica Primaria

Total de funcionarios

Básica Secundaria

Total de funcionarios

Universitario

Total de funcionarios

Posgrado

Total de funcionarios

Ninguno

Total de funcionarios

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Promedio


(Traer de la pregunta 305) el # promedio de personas que trabajan en el área de tecnología de las entidades del municipio. Nivel de escolaridad

Total de funcionarios con este nivel de formación educativa en el área misional.

Básica Primaria

Total de funcionarios

Básica Secundaria

Total de funcionarios

Universitario

Total de funcionarios

Posgrado

Total de funcionarios

Ninguno

Total de funcionarios

Promedio

Al consultar con las entidades sobre los procesos de capacitación al personal en el tema de víctimas, se obtiene que él % de las entidades “SI” capacitan a su personal y el % no lleva a cabo este proceso. Gráfico de barras, responder de acurdo a las respuestas obtenidas en la pregunta 306. - entidades territoriales Gráfico de barras, responder de acurdo a las respuestas obtenidas en la pregunta 306.- instituciones   La frecuencia con la que las entidades encuestadas realizan procesos de capacitación a su personal en el tema de victimas es la siguiente: Diligenciar la Tabla de acuerdo a las respuestas de la pregunta 307. %  en%dades    

Por demanda  /  Según  convocatorias  de  otras  en%dades    

% en%dades    

Mensuales  

% en%dades    

Semestrales  

% en%dades    

Anuales  

Se indaga con las entidades a cerca de los procesos de capacitación al personal sobre las herramientas tecnológicas que tienen a su disposición y el % responden que si existen estos procesos de capacitación y el % afirman que no capacitan a su personal en el uso de estas herramientas. Gráfico de barras, de acuerdo a las respuestas de la pregunta 308. entidades territoriales Gráfico de   barras,   de   acuerdo   a   las   respuestas   de   la   pregunta   308.   – Ins%tuciones  

33


La frecuencia con la que las entidades encuestadas realizan procesos de capacitación a su personal en el tema de herramientas tecnológicas a su disposición es la siguiente: Diligenciar la tabla de acuerdo a las respuestas de la pregunta 309. % en%dades    

Por demanda  /  Según  convocatorias  de  otras  en%dades    

% en%dades    

Mensuales  

% en%dades    

Semestrales  

% en%dades    

Anuales  

Al consultar con las entidades si emplean la plataforma E-Learning para sus procesos de capacitación, se obtiene que él % responde afirmativamente. Gráfico de barras, de acuerdo a las respuestas de la pregunta 310. entidades territoriales Gráfico de barras, de acuerdo a las respuestas de la pregunta 310. Instituciones La periodicidad con que se realizan reemplazos del personal asignado al soporte técnico y tecnológico que trabajan en el tema de víctimas en las entidades se obtiene: Diligenciar la tabla de acuerdo a las respuestas de la pregunta 312. %  en%dades    

Por demanda  /  Según  convocatorias  de  otras  en%dades    

% en%dades    

Mensuales  

% en%dades    

Semestrales  

% en%dades    

Anuales  

De las entidades encuestadas, ( de acuerdo a la pregunta 313) el % tienen designada en una(s) persona(s) específica(s) la elaboración del Reporte Unificado del Sistema de Información, Coordinación y Seguimiento Territorial (Rusicst) y el % de las entidades consultadas no tiene la(s) persona(s) asignada(s) para desarrollar esta actividad. Nº de personas encargadas de elaborar el reporte

% entidades que tienen designada esta actividad

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De las entidades consultadas, (responder de acuerdo a la pregunta 314) el % respondió afirmativamente a la pregunta sobre si la(s) persona(s) asignada(s) para elaborar el reporte en el Rusicst son las mismas que realizan todo lo relacionado con víctimas en la entidad. Gráfico de barras, con respecto a pregunta 314. - entidades territoriales Gráfico de barras, con respecto a pregunta 314. -Instituciones De las entidades encuestadas, (responder de acuerdo a la pregunta 315) el % tienen designada en una(s) persona(s) específica(s) la elaboración del Reporte del Formulario Único Territorial (FUT) y el % de las entidades consultadas no tienen la(s) persona(s) asignada(s) para desarrollar esta actividad. Nº de personas encargadas de elaborar el reporte

% entidades que tienen designada esta actividad

De las entidades consultadas, (responder de acuerdo a la pregunta 316) el % respondió afirmativamente a la pregunta sobre si la(s) persona(s) asignada(s) para elaborar el reporte del Formulario Único Territorial (FUT) son las mismas que realizan todo lo relacionado con víctimas en la entidad. Gráfico de barras, de acuerdo a pregunta 316. - entidades territoriales Gráfico de barras, de acuerdo a pregunta 316. - instituciones Al consultar sobre si las entidades cuentan con un profesional o área específica que brinde soporte técnico a la Infraestructura (responder de acuerdo a la pregunta 317) de SW y HW se obtiene: % entidades

Sí, esta(n) capacitado(s)

% entidades

Sí, pero no está(n) capacitado(s)

% entidades

No

% entidades

No sabe, no responde

Las principales razones por las cuales las entidades no cuentan con un profesional o área específica que brinde soporte técnico a la Infraestructura de SW y HW Gráfico circular con opciones de respuesta de la pregunta 318. entidades territoriales Gráfico circular con opciones de respuesta de la pregunta 318. instituciones

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Al consultar sobre a cargo de quien se encuentra el soporte para los equipos de cómputo (servidores, computadores de escritorio portátiles etc.) , de red (routers, switches, Access point) y software en las entidades se tiene que los casos más particulares son: Gráfico circular con opciones de respuesta de la pregunta 319. entidades territoriales Gráfico circular con opciones de respuesta de la pregunta 319. instituciones   La frecuencia con que se cumplieron las expectativas en el tiempo de respuesta en las ocasiones en que se utilizó el soporte técnico de las entidades:   Gráfico de barras, utilizando las respuestas de la pregunta 320. entidades territoriales Gráfico de barras, utilizando las respuestas de la pregunta 320. instituciones   Del total de entidades encuestadas en el Departamento, (de acuerdo a pregunta 321) el % respondieron que cuentan con una persona o área encargada de consolidar la información requerida por otras instancias (internas o externas) y el % respondieron que NO cuentan con una persona responsable de este proceso.   Gráfico de barras. - entidades territoriales Gráfico de barras. - instituciones   Del total de entidades encuestadas en el Departamento, (de acuerdo a pregunta 322) el % respondieron que cuentan con una persona o área encargada de enviar la información requerida por otras instancias (internas o externas) y el % respondieron que NO cuentan con una persona responsable de este proceso. Gráfico de barras. - entidades territoriales Gráfico de barras. - instituciones   Del total de entidades encuestadas en el Departamento, (de acuerdo a pregunta 323) el % respondieron afirmativamente a la pregunta si al interior de la entidad se formulan o se han formulado proyectos de carácter tecnológico.   Gráfico de barras- entidades territoriales Gráfico de barras- instituciones   Así mismo, si al interior de las entidades se formulan dichos proyectos, (de acuerdo a pregunta 324) el % de estas entidades cuentan con una persona o un área asesora de tecnología que brinde acompañamiento para la formulación de proyectos de carácter tecnológico.

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% entidades

Sí, esta(n) capacitado(s)

% entidades

Sí, pero no está(n) capacitado(s)

% entidades

No

% entidades

No sabe, no responde

Al interior de las entidades encuestadas, las personas que normalmente brindan el acompañamiento para la formulación de proyectos de carácter tecnológico son las siguientes: Gráfico circular con opciones de respuesta de la pregunta 325. entidades territoriales. Gráfico circular con opciones de respuesta de la pregunta 325. instituciones. Del total de entidades encuestadas en el municipio, (de acuerdo a pregunta 326) el % respondieron que cuentan con algún área o persona asesora de tecnología que participa en la formulación de los planes de mejoramiento de sistemas de información. % entidades

Sí, esta(n) capacitado(s)

% entidades

Sí, pero no está(n) capacitado(s)

% entidades

No

% entidades

No sabe, no responde

Al interior de las entidades encuestadas, las personas que normalmente brindan el acompañamiento para la formulación de los planes de mejoramiento son las siguientes: Gráfico circular con opciones de respuesta de la pregunta 327. entidades territoriales. Gráfico circular con opciones de respuesta de la pregunta 327. instituciones.

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6.4.1 Grados de Madurez REQUISITO

PORCENTAJE DE ENTIDADES QUE CUMPLEN CON EL REQUISITO

Contar con un responsable de la gestión documental de la entidad, que se encuentre relacionada con los procesos de atención a las víctimas

%

Contar por lo menos con un responsable capacitado, local o remoto, que se encargue de brindar soporte técnico, efectivo y oportuno a la infraestructura de HW y SW de la entidad

%

Contar con responsable de consolidar y enviar la información en medio digital a la instancia de reporte definida.

%

Contar con un asesor de tecnología que brinde el acompañamiento que requiera la entidad p a ra f o r m u l a r p r oye c t o s d e c a r á c t e r tecnológico

%

Contar con un asesor de tecnología que participe en la formulación del plan de mejoramiento de sistemas de información

%

En el Departamento sólo se cumple con # del total de requerimientos en el componente de Recurso Humano. Así mismo, se observa que tan sólo el % de las entidades del municipio cumple con estos requerimientos. Teniendo en cuenta el porcentaje de entidades que cumplen con las actividades respectivas por requisito se evidencia que se debe avanzar en acciones que permitan:

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7

Estudio de los Sistemas de Información Actuales del departamento __________ Los resultados de la presente sección corresponden a la información reportada únicamente por la gobernación.

7.1.1 Flujo de Información De manera particular, en el intercambio de información que realiza la administración departamental se caracteriza de la siguiente forma: ENTIDAD

MEDIO ENVÍO DE INFORMACIÓN

TIPO DE INF.ENVIADA

ENTIDAD

MEDIO CONSUMO DE INFORMACIÓN

TIPO DE INF. CONSUMIDA

Como medida de análisis, relacionar el grado de madurez de las entidades con las cuales intercambia información a fin establecer actividades de mejoramiento del sistema Generar gráfico de cuadrantes que relacione las entidades con el flujo de información y el grado de madurez. Donde se consideran como actores estratégicos para la gobernación (Traer las 3 entidades con mayor número de tipos de información intercambiados, tanto enviados como consumidos) porque representan las mayores interacciones para la administración local. Del total de entidades que realizan intercambio con la gobernación (#) (Traer de la matriz de interacciones el número de entidades que realizan intercambio con la gobernación, es decir aquellas con una frecuencia diferente de “0” tanto para producción como envió), sólo (#) han establecido oficialmente acuerdos de intercambio de información con la entidad territorial.

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La razón por la cual la gobernación manifiesta no haber firmado acuerdo de intercambio de información con alguna entidad es (traer respuesta de la pregunta 129, solo si existe una entidad con interacción con la que no haya oficializado acuerdo) Al indagar a la Gobernación al respecto de los lineamientos POSI, manifiesta (respuesta de la pregunta143) conocer los lineamientos del Plan Operativo de Sistemas de Información. (Si la gobernacion manifiesta no conocer los lineamientos POSI)Al consultar por las razones por las cuales no se conocen los lineamientos del Plan Operativo de Sistemas de Información se tiene (respuesta de la pregunta 143.a), como principal(es) determinante(s) de desconocimiento. (Si la gobernacion manifiesta conocer los lineamientos POSI) En el mismo sentido la gobernación, manifiesta que los funcionarios encargados del manejo de Sistemas de Información (respuesta de la pregunta144) implementan la guía del POSI. (Solo si la gobernación respondió no a pregunta 144) La(s) principal(es) razón(es) para su no implementación es (son) (respuesta de la pregunta144a) La entidad territorial (respuesta a la pregunta 145) tiene un rubro para la implementación o mejora de Sistemas de información. (Solo si la respuesta de 145 es SI). El mismo se encuentra incluido en el (respuesta a la pregunta 146) y tiene un monto de (respuesta a la pregunta 148) pesos. (Solo si la respuesta de 145 es NO). Lo anterior se debe principalmente a (respuesta a la pregunta 145.a) Puntualmente, la entidad (respuesta a la pregunta 149) tiene algún proyecto específico para la implementación o mejora de sistemas de información para la prevención, atención y reparación a las victimas. (Solo si la respuesta de 149 es SI). Actualmente el proyecto se encuentra en estado de (respuesta a la pregunta 150). Al interior de la entidad territorial está siendo liderada por (respuesta a la pregunta 152) y (Solo si la respuesta a la pregunta 151 es diferente de NO) (Respuesta a la pregunta 151) es (son) agentes de apoyo externo para el desarrollo del proyecto, y al interior de la entidad territorial está siendo liderada por (respuesta a la pregunta 152). El monto asociado al desarrollo del mismo es (respuesta a la pregunta 153) pesos.

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7.1.2 Producción de Información Gobernación (respuesta a la pregunta 103) produce información relacionado con víctimas del conflicto armado, generando (respuesta a la pregunta 104). Al respecto, (respuesta a pregunta 105) ha gestionado, desarrollado o creado una biblioteca digital de documentos. Los medios recurrentes de almacenamiento de la información de víctimas para la entidad territorial son (respuesta a la pregunta 106) y en caso de utilizar software específico, este se encuentra instalado en equipos de tipo (respuesta a la pregunta 107) (Solo si la respuesta de 106 es c, d o e) Actualmente el Sistema de Información de víctimas de la entidad territorial (respuesta a pregunta 108) se encuentra interactuando con sistemas externos. (Solo si la respuesta de 108 es No) Principalmente la falta de interacción se debe a (respuesta a pregunta 108a). (Solo si la respuesta de 106 es a, b) (Respuesta a pregunta 113) son los principales determinantes identificados por la gobernación para la producción de información relacionado con víctimas, y (respuesta a la pregunta 114) se constituye como la principal fuente de producción de información relativa a victimas dentro de la gobernación. De acuerdo al concepto de la entidad territorial la información (respuesta a la pregunta 115) es de fácil acceso y consulta, y (respuesta a la pregunta 117) incluye variables sobre enfoque diferencial. Los medios de difusión más utilizados para la información sobre víctimas que la gobernación produce son (respuesta a pregunta 118) y los consumidores habituales de esta información son (respuesta a pregunta 119) y es enviada principalmente a través de (respuesta 121). La entidad territorial manifiesta (respuesta a pregunta 122) implementar mecanismos de seguimiento a la información enviada, (Solo si la respuesta a 122 es SI) a través de (respuesta a pregunta 123). (Solo si la respuesta a 122 es No) debido a que (respuesta a la pregunta 122a)  

7.1.3 Consumo de Información

Gobernación (respuesta a la pregunta 124) consume información relacionada con víctimas del conflicto armado de entidades o instituciones externas, (Solo si la respuesta de 124 es Si) provenientes generalmente de (respuesta a pregunta 126),y solicita la información anterior principalmente a través de (respuesta a pregunta 128) (Solo si la respuesta de 124 es No) principalmente debido a (respuesta a pregunta 124 a),

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7.1.4 Sistemas de Información La Gobernación expresa (respuesta a la pregunta 413) haber realizado procesos de caracterización de la población victima (Solo si la respuesta a 413 es Si) El último levantamiento de esta información se realizó en el año (respuesta a la pregunta 414), y se encuentra almacenada en (respuesta a pregunta 415). Para su levantamiento (respuesta a la pregunta 416) cuenta con formatos establecidos y unificados además (respuesta a la pregunta 417) cuenta con un sistema de información o aplicativo específico para la recolección de información de caracterización (Solo si la respuesta a 417 es Si) denominado (respuesta a la pregunta 418). (Solo si la respuesta a 413 es No) La razón principal de la no realización de este proceso es (respuesta a la pregunta 413.a) La gobernación (respuesta a la pregunta 419) cuenta con procesos de levantamiento de información sobre la satisfacción de la población victima sobre la atención recibida. Para ello (respuesta a la pregunta 422) cuenta con formatos únicos y procedimientos establecidos para la presentación de peticiones, quejas y reclamos por parte de la población víctima, (respuesta a la pregunta 423) cuenta con una base de datos para el registro de dicha información. La entidad territorial (respuesta a la pregunta 424) cuenta con un gestor de casos que incluye la atención a las víctimas del conflicto armado. (Solo si la respuesta a 424 es Si) El gestor de casos funciona en (respuesta a la pregunta 425) y (respuesta a la pregunta 426) se realizan encuestas de satisfacción a los funcionarios que interactúan con el sistema, y adicionalmente considera que el sistema tiene un desempeño (respuesta a la pregunta 428.a) (Solo si la respuesta a 424 es No) Sin embargo a la entidad (respuesta a la pregunta 427) considera que es necesaria la implementación de una herramienta de este tipo, y al respecto, (respuesta a la pregunta 428) ha gestionado la adquisición o desarrollo del mismo para la atención a las víctimas. La Gobernación (respuesta a la pregunta 431) cuenta con formatos establecidos y procesos unificados para la recolección de información de las medidas de asistencia humanitaria inmediata entregada a la población, además (respuesta a la pregunta 432) cuenta con un sistema de información o aplicativo específico para la recolección de información relativo a asistencia (Solo si la respuesta a 417 es Si) denominado (respuesta a la pregunta 433), y (respuesta a la pregunta 434) cuenta con una base de datos para la administración de esta información.

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Al respecto de la efectividad del sistema de información la gobernación considera que (respuesta a la pregunta 436) satisface las necesidades para el registro, almacenamiento y gestión de la información relacionada con atención humanitaria. (Solo si la respuesta a 436 es No) La razón de esta consideración es (respuesta a la pregunta 436.a) (Solo si la respuesta a 431 es No) Sin embargo la gobernación (respuesta a la pregunta 435) ha gestionado la adquisición o desarrollo del sistema de información o aplicativo de recolección al respecto. La gobernación (respuesta a la pregunta 438) cuenta con formatos establecidos y procesos unificados para la recolección de información relativo a censos en el caso de atentados terroristas o desplazamientos masivos, además (respuesta a la pregunta 439) cuenta con un sistema de información o aplicativo específico para la recolección de información relativo a esta información (Solo si la respuesta a 439 es Si) denominado (respuesta a la pregunta 440), y (respuesta a la pregunta 443) cuenta con una base de datos para la administración de esta información. Al respecto de la efectividad del sistema de información la gobernación considera que (respuesta a la pregunta 442) satisface las necesidades para el registro, almacenamiento y gestión de la información relacionada con censos en el caso que se presenten atentados terroristas y /o desplazamientos masivos. (Solo si la respuesta a 438 es No) Sin embargo la gobernación (respuesta a la pregunta 441) ha gestionado la adquisición o desarrollo del sistema de información o aplicativo de recolección al respecto. Al respecto de otras responsabilidades de las entidades territoriales en el marco de ley 1448 sobre la política pública de atención y asistencia a las víctimas, la gobernación (respuesta a la pregunta 452) ha designado los recursos presupuestales a la personería para garantizar la toma de la declaración de las víctimas, (respuesta a la pregunta 453) maneja información y datos geográficos.

7.2 Recursos Físicos y Tecnológicos 7.2.1 Energía y Telefonía A continuación se listan las características del servicio de energía y telefonía en la entidad. TIPO DE   SERVICIO Energía

CARACTERISTICA DEL SERVICIO

RAZONES

TIEMPO DE SERVICIO

Respuesta pregunta 201

Si la pregunta es No(A), mostrar respuesta de la pregunta 201a

Si la pregunta en 201 es B, entonces mostrar la respuesta de la pregunta 202

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Telefonía

Respuesta pregunta 208

Si la pregunta es No(A), mostrar respuesta de la pregunta 208a

Si la pregunta en 208 es B, entonces mostrar la respuesta de la pregunta 209

(Si la pregunta 204 es SI) àLa entidad cuenta con un plan de contingencias para continuar en funcionamiento normal. El cual se basa en el uso de: (Respuestas pregunta 205). (Si la pregunta 204 es NO) àLa entidad no cuenta con un plan de contingencias para continuar en funcionamiento normal, debido a: (Respuestas pregunta 204a).

7.2.2 Equipos de Cómputo, Redes e Infraestructura Física De acuerdo a la encuesta, la entidad territorial respondió que los equipos de cómputo (respuesta pregunta 213) tienen las características adecuadas de hardware para el manejo de los datos e información relacionada con víctimas, adicionalmente las herramientas de software y aplicaciones (Pregunta 214) son suficientes para el desarrollo de procesos y procedimientos relacionados con víctimas. Respecto al tema de víctimas, los equipos dedicados únicamente para esta temática (Pregunta 216) son suficientes. En la siguiente grafica se muestra el porcentaje de equipos de acuerdo al estado físico de los mismos (óptima, aceptable, deficiente). Grafica de círculos Tabla de equipos. Porcentaje de equipos según condiciones del equipo. En caso que la pregunta 213 sea “NO” mostrar: Las razones por las cuales el hardware no cumple con las especificaciones son las siguientes: Listado de respuestas 213ª En caso que la pregunta 214 sea “NO” mostrar: Las razones por las cuales el software no cumple con las especificaciones son las siguientes: Listado de respuestas 214ª A continuación se listan las características de sistemas operativos y conexión a internet de los equipos reportados por la entidad territorial: Respuestas tabla de indicadores tabla de equipos.

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INDICADOR

%

Porcentaje de equipo con acceso a internet

(campo acceso a internet)

Porcentaje de equipos con Windows XP

(campo sistema operativo = Windows XP)

Porcentaje de equipos con Windows Vista

(campo sistema operativo = Windows Vista)

Porcentaje superior

(campo sistema operativo = Windows 7 u 8)

de equipos con Windows 7 o

Porcentaje de equipos con Linux (Ubuntu, Fedora, Debian u otros)

(campo sistema operativo = Debian, Fedora, Ubuntu)

Porcentaje de equipos con MAC

Campo sistema operativo igual a:

Equipos con dominio de red

Campo dominio de red = Si

Equipos con garantía

Campo garantía= si

Mac OS X Mac OS X v 10.0 Mac OS X v 10.1 Mac OS X v 10.2 Mac OS X v 10.3 Mac OS X v 10.4 Mac OS X v 10.5 Mac OS X v 10.6 Mac OS X v 10.7 Mac OS X v 10.8 Mac OS X v 10.9

El porcentaje de equipos que tienen las siguientes características: Procesador 2GHz, Memoria RAM 2GB, Disco Duro 160GB o inferior, es de (Tabla equipos: conteo de equipos con al menos las categorías especificas) del total de (Tabla equipos: conteo de todos los equipos) equipos registrados, como se ve en la siguiente gráfica. Diagrama de círculos (tabla de equipos- equipos con al menos las características listadas vs todos los equipos). Se recomienda que del total de equipos, al menos el 75% deben cumplir las características minimizas listadas en el párrafo anterior. Se debe tener en cuenta que el soporte al sistema operativo Windows XP por parte de Microsoft no está disponible desde el año 2014, por lo tanto se sugiere hacer la actualización de software y hardware adecuados para los equipos con este sistema operativo.

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La entidad cuenta con los siguientes equipos periféricos que apoyan la gestión para la atención a víctimas: Respuestas a la Pregunta 216, tabla PERIFÉRICO

CANTIDAD

Impresora Scanner Equipos de monitoreo Equipos de videoconferencia Otros

Los periféricos registrados en la tabla anterior (respuesta pregunta 217) son suficientes para la gestión de la organización según indico la entidad territorial en la encuesta. El estado de los periféricos es el siguiente: (Gráfico circular pregunta 218) Respecto a los servidores, la entidad territorial (respuesta pregunta 219) cuenta con al menos un servidor para la gestión de información a las víctimas. (En caso que la respuesta a la pregunta 219 sea “NO”) A continuación se listan las razones por las cuales no cuentan con un servidor: (Resultados pregunta 219a) (En caso que la respuesta a la pregunta 219 sea “SI”) A continuación se presenta la tabla de servidores dentro de la entidad. (Tabla respuestas a la pregunta 220)* TIPO EQUIPO

SISTEMA OPERATIVO

CAPACIDAD DE MEMORIA RAM EN GB

CAPACIDAD DE DISCO EN GB

Los tipos de servidores se encuentran distribuidos de la siguiente manera. (Gráfico circular pregunta 220 - tipo de servidor)

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CARACTERÍSTICAS DEL PROCESADOR


De los servidores registrados, la entidad (respuesta pregunta 222) cuenta con un servidor para la generación de reportes automáticos. De acuerdo a la información consignada en la encuesta, la entidad considera que los servidores que posee la entidad (respuesta pregunta 221) son suficientes para apoyar los procesos de la entidad. Acerca de los centros de cómputo, la entidad indicó que (Respuesta en 236) cuenta con al menos uno. (Si la Respuesta en 236 es NO) Las razones de no tener un centro de cómputo son: (Respuesta en 236a). (Traer la respuesta a la pregunta 223). (Si la respuesta es A en 223, mostrarà) Las razones por las cuales no cuentan con el servicio son: (respuestas preg 223a). (Si la respuesta es B o C en 223, mostrar): El tipo de conexión y velocidad de descarga son: (traeré respuesta pregunta 225). La red interna de la entidad territorial es (traer respuesta a la pregunta 224). Acerca de la red interna, la entidad (respuesta pregunta 237) cuenta con los espacios adecuados para la ubicación de los equipos de cómputo y red, además (respuesta pregunta 238) tiene los espacios para la ampliación de la red y adquisición de nuevos equipos. La siguiente tabla muestra la ponderación sobre las características de la red, de acuerdo al tipo de respuesta dado por la entidad territorial INFRAESTRUCTURA DE RED

NIVEL

Tipo de conexión

A

Nivel de transmisión de datos

B

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PESOS TIPO DE CONEXIÓN

ü  Fibra Óptica ü  ADSL/HFC ü  Conmutado ü  Radio Enlace ü  Internet móvil

PESO RED INTERNA ü  Alámbrica - sin cableado estructurado ü  Alámbrica - con cableado estructurado ü  Inalámbrica

60 40 5 40 40

40 60 40

La siguiente tabla muestra la cantidad de equipos y personas relacionadas a los procesos misionales de víctimas: INDICADOR

VALOR

Número de personas en el área misional de atención a victimas Número de equipos dedicado a la atención a victimas Relación de personas/equipos en el tema de víctimas

Suma resultado pregunta 304 y 305 (total de equipos registrados en la tabla de equipos) ((Suma 304 y 305)/ (total de equipos registrados en la tabla de equipos))

7.2.3 Seguridad y Gestión de la información La entidad (respuesta pregunta 227) cuenta con protocolos de seguridad de la información. (Si la respuesta es NO en 227 entonces): Las razones por la cuales no hay protocolos definidos son: (respuesta es no en 227ª). (Si la respuesta en 227 es SI, entonces): Los tipos de protocolos definidos son por la entidad son: (respuesta en 227b). La entidad (respuesta pregunta 228) cuenta con protocolos de seguridad para el control de la información de víctimas. (Si la respuesta es NO en 228 entonces): Las razones por la cuales no hay protocolos definidos son: (respuesta es no en 228ª). (Si la respuesta en 228 es SI, entonces): Los tipos de protocolos definidos para el tema de víctimas son: (respuesta en 228b). La entidad (respuesta pregunta 229) cuenta con un archivo o centro de almacenamiento de documentos físicos. (Si la respuesta es NO en 229 entonces): Las razones por la cuales no hay el espacio para el almacenamiento de la información son: (respuesta es no en 229ª).

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La entidad (respuesta pregunta 230) realiza procedimientos automáticos de respaldo de información para proteger la Información de víctimas. (Si la respuesta es NO en 230 entonces): Las razones por la cuales no hay procedimientos definidos son: (respuesta en 230ª). (Si la respuesta es SI en 230 entonces) Los procesos de respaldo se efectúan con productos (respuesta en 231), a través de los siguientes mecanismos (respuesta en 232) y se realizan los procesos con una frecuencia de (respuesta en 233) En cuento a centro de datos, la entidad respondió que (respuesta en 234) cuenta con al menos uno. (Si la respuesta es NO en 234à), las razones son: (respuesta en 234a). La entidad tiene establecido los siguientes planes de prevención para: (Respuestas pregunta 239).

7.3 Recursos Humanos Al realizar la consulta particularmente, la Gobernación departamental “SI” o “NO” Pregunta 301 cuenta con un responsable de la gestión documental. Al preguntar las razones por las cuales la Gobernación departamental “NO” cuenta con un responsable de la gestión documental se obtiene: pregunta 301a. Al consultar sobre el nivel de formación educativo con que cuentan el gestor documental de la Gobernación se tiene: pregunta 302 Al indagar “SI” o “NO” pregunta 303 el gestor documental es también el responsable de la gestión documental relacionada con las víctimas en la Gobernación se obtiene. Al consultar con la Gobernación sobre el proceso de capacitación al personal en el tema de víctimas, se obtiene que “SI” o “NO” pregunta 306 capacita a su personal. La frecuencia con que la Gobernación realiza el proceso de capacitación a su personal en el tema de victimas es el siguiente: pregunta 307 Se indaga con la Gobernación a cerca de los procesos de capacitación de su personal sobre las herramientas tecnológicas que tienen a su disposición y se concluye que “SI” o “NO” pregunta 308 realizan dichas capacitaciones.

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La frecuencia con que la Gobernación realiza el proceso de capacitación a su personal en el tema de herramientas tecnológicas a su disposición es el siguiente: pregunta 309 Al consultar con la Gobernación si emplea la plataforma E-Learning para sus procesos de capacitación, se obtiene que “SI” o “NO” pregunta 310 hace uso de este servicio. La Gobernación tiene designada en una(s) persona(s) específica(s) la elaboración del Reporte Unificado del Sistema de Información, Coordinación y Seguimiento Territorial (Rusicst) pregunta 313. NOMBRE DE  LA  GOBERNACIÓN  

# FUNCIONARIO(S)  RESPONSABLE (S)  DE  ELABORAR  EL  REPORTE  

La Gobernación respondió afirmativamente o negativamente a la pregunta sobre si la(s) persona(s) asignada(s) para elaborar el reporte en el RUSICST son las mismas que realizan todo lo relacionado con víctimas en la entidad. La Gobernación tiene designada en una(s) persona(s) específica(s) la elaboración del Reporte del Formulario Único Territorial (FUT) pregunta 315 NOMBRE DE  LA  GOBERNACIÓN  

# FUNCIONARIO(S)  RESPONSABLE (S)  DE  ELABORAR  EL  REPORTE  

La Gobernación respondió afirmativamente o negativamente a la pregunta sobre si la(s) persona(s) asignada(s) para elaborar el reporte del Formulario Único Territorial (FUT) son las mismas que realizan todo lo relacionado con víctimas en la entidad. Pregunta 316 Al consultar con la Gobernación “SI” o “NO” pregunta 317 cuenta con un profesional o área específica que brinde soporte técnico a la Infraestructura de SW y HW se obtiene Las principales razones por las cuales la Gobernación no cuenta con un profesional o área específica que brinde soporte técnico a la Infraestructura de SW y HW pregunta 318 Al consultar sobre a cargo de quien se encuentra el soporte para los equipos de cómputo (servidores, computadores de escritorio portátiles etc.) , de red (routers, switches, Access point) y software en la Gobernación se tiene que los casos más particulares son: pregunta 319

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La Gobernación respondió afirmativamente o negativamente si al interior de la entidad se formulan o se han formulado proyectos de carácter tecnológico. Pregunta 323. Así mismo, si se formulan dichos proyectos la Gobernación “SI” o “NO” pregunta 324 cuenta con una persona o un área asesora de tecnología que brinde acompañamiento para la formulación de proyectos de carácter tecnológico. Al interior de la Gobernación, las personas que normalmente brindan el acompañamiento para la formulación de proyectos de carácter tecnológico son las siguientes pregunta 325. La Gobernación “SI” o “NO” pregunta 326 cuenta con algún área o persona asesora de tecnología que participa en la formulación de los planes de mejoramiento de sistemas de información. Al interior de la Gobernación, las personas que normalmente brindan el acompañamiento para la formulación de los planes de mejoramiento son las siguientes. Pregunta 327

7.4 Gobernanza y Territorio Al consultar sobre el estado del subcomité de sistemas de información en el departamento, se evidenció que dicho espacio de articulación institucional se encuentra articulado en el XXX% de las entidaeds (Traer respuesta pregunta 401). Así mismo, en lagobernación NO/SI (con base a respuesta pregunta 406) existe un rubro dentro del Plan de Acción Territorial destinado a la implementación del Plan Operativo de Sistemas de Información.

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Marco de Referencia de Sistemas de Información

8

Los resultados del Estudio de los Sistemas de Información Actuales de la Gobernación en contraste con las competencias y responsabilidades de las Administraciones Locales en el marco de la Ley de Víctimas y Restitución de Tierras permiten establecer el marco de referencia para el desarrollo de sistemas de información en la gobernación.

Estadísticas e indicadores Atención y Asistencia

Caracterización Infraestructura Tecnológica

Recurso Humano

Seguridad

Gestión del conocimiento

Software y Aplicaciones

Calidad Recurso

Equipos de Cómputo y Red

Cantidad Recurso

Infraestructura Física Las actividades específicas de la Gobernación que deben soportarse en un sistema de información son: Generación de Estadísticas e Indicadores Como resultado de la gestión efectiva y transparente de la administración departamental se deben construir y publicar los indicadores de resultado y gestión que permitan dar cuenta del avance en el cumplimiento de las responsabilidades de la administración departamental.

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Atención y Asistencia Para dar cumplimiento a esta actividad se deben establecer los procedimientos que faciliten el otorgamiento de información, orientación y acompañamiento a las víctimas, así como el registro de las atenciones, asistencia y demás servicios y bienes entregados por las Alcaldías y la gobernación a la población. Caracterización Consiste en la determinación de las necesidades y potencialidades de la población víctima que se encuentra en la jurisdicción del municipio. En materia de sistemas de información estas actividades deben soportarse, además de procesos y procedimientos establecidos, en: Infraestructura Tecnológica Que comprende tanto los equipos de cómputo y hardware, así como los desarrollos de aplicaciones y software. Recurso Humano En esta dimensión se debe considerar la cantidad del recurso humano, así como su formación profesional, al tiempo que se establecen procedimientos y mecanismos que faciliten la gestión del conocimiento al interior de la administración local. Infraestructura Física Corresponde a la disponibilidad de espacios físicos suficientes y pertinentes para el soporte de la infraestructura tecnológica y el personal en la administración. Teniendo en cuenta este marco de referencia es posible determinar las acciones de ejecución que debe adelantar la administración local para avanzar en su grado de madurez al interior de la Red Nacional de Información.

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9 Plan de Ejecución Al considerar el marco de referencia de sistemas de información de la administración departamental y comparar con los resultados obtenidos en el diagnóstico, es posible determinar las acciones a ejecutar por los departamentos para avanzar en la implementación del Plan Operativo de Sistemas de Información.

9.1 Flujo de Información Las gobernaciones deben promover el fortalecimiento de Sistemas de Información en el departamento y municipios para facilitar sus procesos de intercambio al interior de ellos. Se sugiere que se establezcan estrategias y lineamientos para apoyar y dar las estrategias a los municipios en pro de mejoras de los sistemas de información y poder articularlos bajos los mismo objetivos, lineamientos y lenguaje. Tabla de entidades territorial ordenadas de mayor a menor flujo. Tabla de instituciones que intercambian información con la gobernación ordenados de mayor a menor flujo.   Tabla de nodos organizado de mayor a menor radio   (Si existen interacciones entre la gobernación y las demás actores territoriales identificados y/o entrevistados que no estén mediados por documentos de oficialidad para el intercambio) Las gobernaciones, alcaldías y demás entidades deben garantizar que todos los procesos de intercambio de información relativos a víctimas se realicen en el marco de la oficialidad a través de las herramientas establecidas por la Red Nacional de Información, de esta manera se vela porque existan las garantías legales para la protección de la información intercambiada, la competencia y responsabilidad de provisión de la información así como la estandarización misma del proceso de intercambio. ü  (Si la respuesta a 129 fue “a” y/o “b” y/o “j” y/o “k”) Procesos de capacitación a los funcionarios que resalten la ventaja de la estandarización del proceso de intercambio ayudará a la consolidación de la voluntad institucional para llegar a consolidar acuerdos enmarcados en la oficialidad. El enfoque de estas capacitaciones hacia el modelo multidimensional de interoperabilidad ayuda a clarificar la importancia de la existencia de normas de seguridad y protección de la información, responsabilidad y competencia o de provisión de información, así como características de intercambio definidas y documentadas que pueden ser alcanzadas a través de las herramientas de oficialidad definidas desde la Red Nacional de Información.

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ü  (Si la respuesta a 129 fue “c”) La cantidad de personal por sí misma no debería considerarse como una limitante para la consolidación de dicha oficialidad, pero si el recurso humano disponible se encuentra saturado de tal forma que no se cuenta la fuerza laboral para la gestión de los acuerdo bajo las consideraciones establecidas, es conveniente encontrar los mecanismos para aumentar el recurso humano necesario. ü  (Si la respuesta a 129 fue “d” y/o “f”) Procesos de evaluación y seguimiento de los procedimientos de intercambio actuales pueden ayudar a la redefinición de los mismos con miras a la efectividad en el resultado, y facilitar la inclusión de la necesidad de oficialidad como determinante del éxito del proceso. ü  (Si la respuesta a 129 fue “e”) Deficiencias en infraestructura tecnológica si bien pueden constituir en barreras para la implementación efectiva de procesos de intercambio de información, no constituyen por si mismos en determinantes para la adopción de mecanismos de oficialidad del intercambio ü  (Si la respuesta a 129 fue “g”) La adopción de las herramientas de oficialidad de intercambio de información relacionada a victimas establecidas para la Red Nacional de Información deben entenderse como agilizado y normalizador del proceso y no como un trámite adicional. Es necesario considerar el proceso como parte de la cadena de adición de valor en la atención a víctimas, implícito en el modelo multidimensional de la interoperabilidad. ü  (Si la respuesta a 129 fue “h”) La identificación de las fuentes de información necesaria puede estar soportada por la caracterización de los procesos misionales de la entidad relativos a víctimas. Para esto, puede implementarse la herramienta de Relación de procesos de negocios y Gestión de la información establecida por la Red Nacional de Información como parte de los lineamientos organizacionales del modelo de interoperabilidad. La correcta implementación de la herramienta permite identificar las necesidades de información de la entidad así como las fuentes oficiales de la misma. Una vez identificadas es preciso iniciar el proceso de articulación para establecer de manera oficial y legal el intercambio efectivo. ü  (Si la respuesta a 129 fue “i”) La implementación de los mecanismos de oficialidad del intercambio permiten establecer condiciones de protección para la información intercambiada, de esta manera las responsabilidad y competencia de provisión de la información se mantiene. Es recomendable realizar procesos de capacitación al respecto de los objetivos y políticas asociadas a la oficialidad de los procesos de intercambio de información, tanto al interior de la entidad territorial como los actores involucrados en la atención a

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víctimas en el municipio para crear la conciencia de la importancia de esta actividad. ü  (Si la respuesta a 129 fue “l” se debe dar la recomendación particular a que haya lugar, resaltando la necesidad de oficialidad en el intercambio como mecanismo para garantizar la protección de la información intercambiada, y la competencia y responsabilidad de la provisión de la información ) (Si la respuesta a la pregunta 143 fue NO) La administración departamental debe establecer un cronograma de capacitaciones sobre los lineamientos del Plan Operativo de Sistemas de Información y la implementación del mismo ya dentro de la normatividad vigente hace parte de sus funciones y la implementación y ejecución del POSI (Articulo 60, parágrafo 1 del Decreto 4800 de 2011). A su vez a nivel departamental se deben establecen los lineamientos y la articulación para la implementación y desarrollo del POSI de cada municipio. Para esto cuenta con el apoyo y acompañamiento directo de la Unidad para la Atención y Reparación integral a las Victimas. ü  (Si la respuesta a 143.a fue “a”) Si aún no ha sido capacitado al respecto se sugiere acudir a la Dirección Territorial de la Unidad para solicitar el desarrollo de la actividad, así como apoyarse en sus funcionarios para la implementación y ejecución del Plan en caso de ser necesario. ü  (Si la respuesta a 143.a fue “b”) Si a pesar del proceso de capacitación aún persisten vacíos sobre la estructura metodológica o conceptual al respecto, deben acudir a la Dirección territorial de la Unidad para solicitar actividades adicionales de capacitación y apoyo en la implementación y ejecución del POSI. ü  (Si la respuesta a 143.a fue “c”) Es necesario mantener a los funcionarios capacitados en el Plan Operativo de Sistemas de Información. En caso de haber presentado rotación de personal, deben acudir a la Dirección Territorial de la unidad para solicitar el acompañamiento en los procesos de capacitación al respecto siempre que sea conveniente ü  (Si la respuesta a 143.a fue “d” se debe dar la recomendación particular a que haya lugar resaltando que la representación territorial de la Unidad para las Víctimas es el actor encargado de los procesos de capacitación y acompañamiento sobre la implementación y ejecución del POSI)

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(Si la respuesta a la pregunta 145 fue NO) Si la gobernación no cuenta con el rubro presupuestal para la implementación o mejora de sus sistemas de información, debe establecer acciones o estratégicas que permita destinar los recursos adecuados para la consecución de este objetivo de manera que respondan a las funciones y responsabilidades emanadas de la ley 1448 de 2011 y sus decretos reglamentarios. (Si la respuesta a la pregunta 149 fue SI) La administración departamental debe asegurarse que los proyectos que estén enfocados en la mejora o implementación de sus sistemas de información, estén articulados con los lineamientos del modelo de interoperabilidad adoptado por la Red Nacional de Información. La administración debe velar por el desarrollo efectivo de los proyectos emprendidos y acompañar de cerca su avance para consolidar su ejecución y conclusión efectiva. Para esto cuenta con el apoyo y acompañamiento de la representación territorial de la Unidad para las Victimas.

9.2 Producción y Consumo de Información En virtud del principio de transparencia de la administración departamental, es objetivo implícito de la implementación y mejora del Plan Operativo de Sistemas de Información, en el marco de la política y responsabilidades de las entidades territoriales, la publicación masiva de cifras y estadísticas que den cuenta de las acciones realizadas para la atención y reparación integral de las víctimas a nivel territorial. Es decir el esfuerzo por fortalecer la plataforma organizacional, física y tecnológica de soporte a las acciones misionales debe permitir la eficiencia de los procesos además de facilitar estrategias de divulgación pública y rendición de cuentas de los resultados de las acciones específicas que den respuesta a las competencias y responsabilidades territoriales. Por lo anterior se debe establecer el estado inicial del proceso de divulgación, tanto desde el punto de vista de los mecanismos implementados, como desde el componente estructural de la información publicada. El gráfico siguiente muestra un panorama de las características actuales del Sistemas (o componentes del Sistema) de Información que da soporte a la gobernación para procesos y responsabilidades particulares de la administración departamental a la luz de la ley 1448 de 2011 y sus decretos reglamentarios. Traer aquí el diagrama de red/radar para el estado de los procesos y sistemas de soporte al cumplimiento de las responsabilidades de la gobernación

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Para cada una de las competencias y responsabilidades territoriales que tengan menor calificación para sus sistemas (o componentes del sistema) de información de soporte se darán recomendaciones particulares en función del componente jalonador de la baja calificación así: Se recomienda como punto de partida realizar un proceso de análisis de la competencia y responsabilidad particular para la gobernación buscando consolidar los procedimientos o protocolos necesarios de manera estandarizada. Si la documentación al respecto de procedimientos establecidos es inexiste se recomienda generar los espacios de articulación al interior de la entidad, con la participación de los actores que se consideran necesarios para obtener un resultado consistente. Es importante que la documentación resultante de este espacio contenga: ü  Objetivo claro y definido del procedimiento y/o proceso misional (Competencia y responsabilidad). ü  Entradas e insumos necesarios al proceso (Recurso humano demando, recursos económicos requeridos (rubros presupuestales), Recursos físicos y tecnológicos requeridos, necesidades particulares de información, otros). ü  Salidas o productos del procedimiento (Formularios, registros y protocolos definidos). ü  Responsabilidades definidas para el diseño, ejecución, seguimiento y control del procedimiento definido. ü  Actividades y tareas puntuales necesarias para el cumplimiento del objetivo definido (Debe estar definida la secuencialidad en la ejecución de las tareas específicas, y es de gran utilidad que se cuente con el diagrama de flujo del proceso) Para la realización de este procedimiento se puede utilizar como guía la norma técnica NTC-ISO9001, aplicada para calidad en servicios o en productos según se vea conveniente. (Si el componente de baja calificación es lo relacionado a las herramientas de almacenamiento de datos) Al respecto del almacenamiento de información recolectada, es recomendable contar con mecanismos estructurados para el almacenamiento de la información levantada. Con mecanismo estructurado se hace referencia a herramientas que almacenan los datos de manera esquematizada y se encuentre organizada con cierto criterio. Si no es posible contar con Sistemas de Información automatizados que soporten de manera conjunta actividades de captura y almacenamiento de datos, es aceptable que se cuente con una base de datos estructurada para el almacenamiento de la información recolectada en el cumplimiento de los procesos misionales de la entidad territorial, de manera que se pueda contar con la posibilidad de tener acceso de manera eficiente y precisa, y además posibilite la realización de consultas y reportes de manera sistemática.

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(Si el componente de baja calificación es lo relacionado a los sistemas de información) Es conveniente el fortalecimiento de las herramientas de recolección de información al respecto de las tareas y actividades documentadas para el cumplimiento de las responsabilidades específicas. Es recomendable el desarrollo o adopción de un sistema de información de información de soporte que articule los procesos de carga y registro de información, el proceso de almacenamiento y generación de reportes, y adicionalmente permita el intercambio efectivo de información entre entidades. Si existen consideraciones limitantes para la adopción directa de un sistema de información de soporte, es aceptable emprender esfuerzos iniciales para la implementación de aplicativos de captura y registro de información proveniente del desarrollo de actividades tendientes al cumplimiento de las competencias y responsabilidades territoriales específicas. (Si el componente de baja calificación es la falta de encuesta de satisfacción a usuarios del sistema de información)

TABLA DE DATOS PARA EL DIAGRAMA DE RED/RADAR

El paso final para la consolidación de los sistemas de información como soporte a los procesos misionales es el establecimiento de mecanismos de control y seguimiento. Es recomendable establecer los mecanismos de evaluación de la percepción de los usuarios tanto internos como externos de los sistemas de información, de manera que puedan establecer acciones tendientes a al mejoramiento de las variables de usabilidad, intención de uso y desempeño percibido.

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COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES TERRITORIALES

(A) Formatos únicos y procesos establecidos

(B) Herramienta s de almacenamie nto de datos

(C) Sistemas de Información/ Aplicativos de soporte

(D) Encuestas de satisfacción sobre uso de las herramientas

CALIFICACIÓN

CARACTERIZACIÓN

AT E N C I Ó N A VÍCTIMAS

% de alcaldías donde Si (416="a") entonces "1"

% d e alcaldías donde Si (422=”a”) entonces “1”

% de alcaldías donde Si (415=”b” o “c”) entonces “1” ‘ “0” en otro caso

% de alcaldías donde Si (417="a") entonces "1"

% d e alcaldías donde Si (423="a") entonces "1"

% d e alcaldías donde la ponderación es mayor o igual 0.5

CENSOS MASIVOS

ASISTENCIA HUMANITARIA

% d e alcaldías donde  S i (438="a") entonces "1"

% de alcaldías donde Si (431="a") entonces "1"

% d e alcaldías donde Si (443="a") entonces "1"

% de alcaldías donde Si (434="a") entonces "1"

% d e alcaldías donde Si (439="a") entonces "1"

% de alcaldías donde Si (432="a") entonces "1"

% de alcaldías donde Si (419="a") entonces "1"

% d e alcaldías donde Si (426="a") entonces "1"

% d e alcaldías donde Si (444="a") entonces "1"

% de alcaldías donde Si (437="a") entonces "1"

= A*(0.5)+B* (0,2)+C*(0,2)+D* (0,1)

= A*(0.5)+B* (0,2)+C* (0,2)+D* (0,1)

= A * (0.5)+B* (0,2)+C* (0,2)+D* (0,1)

= A*(0.5)+B* ( 0 , 2 ) + C * (0,2)+D*(0,1)

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9.3 Infraestructura Física y Tecnológica 9.3.1 Energía y Telefonía Si la pregunta 201 es A – NO tiene servicio La Entidad no cuenta con el servicio de energía eléctrica. Se considera necesario gestionar un plan que permita asegurar mínimo 2 horas diarias de fluido eléctrico en las instalaciones de la entidad para el desarrollo de las actividades de asistencia y atención a las víctimas. Si la pregunta 201 es B – Servicio deficiente. Y 204 es SI. La entidad cuenta con el servicio de energía intermitente (al menos dos horas diarias) y posee un equipo de respaldo en caso de fallas eléctricas. De acuerdo a esto, la entidad debe establecer un plan de acción que permita mejorar la infraestructura eléctrica del territorio que permita normalizar el servicio del fluido eléctrico. A su vez la administración local procurar el aumento del tiempo la autonomía de los equipos de respaldo en casos de fallas eléctricas, a fin de permitir salvaguardar la información y la finalización de actividades críticas y/o fundamentales. Es decir que se tenga la autonomía suficiente para completar las actividades en caso de una falla eléctrica. Si la pregunta 201 es B – Servicio deficiente. Y 204 es NO. La entidad cuenta con el servicio de energía intermitente y no posee equipos de respaldo en caso de fallas eléctricas. Para este se recomienda dar prioridad para la consecución de una alternativa que permita salvaguardar la información al momento de las fallas de energía. (Respuesta 204A es A), De acuerdo a la encuesta la entidad respondió que no posee el servicio de energía, por lo tanto la entidad debe: ü  (Respuesta 204A es A).Dedicar un rubro y asegurar la ejecución del mismo para poder llevar a cabo el punto anterior. ü  (Respuesta 204A es B).Establecer un plan de contratación del personal idóneo, a fin de corregir las falencias identificadas por la entidad en cuanto a la infraestructura física relacionada con el fluido eléctrico. ü  (Respuesta 204A es C).Planear y realizar las capacitaciones sobre infraestructura eléctrica y medidas de contingencia ante fallas eléctricas. ü  (Respuesta 204A es D).Debe evaluar y adecuar los procesos organizacionales. Establecer un plan de seguimiento y control para la identificación y corrección de los elementos que impiden la gestión de la organización

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ü  (Respuesta 204A es E).Dedicar un rubro y asegurar la ejecución de la adecuación de la infraestructura física y la adquisición de los equipos necesarios. En  cuanto  al  servicio  de  telefonía,  (respuesta  pregunta  208).  Por  lo  tanto  la   en%dad  debe:     ü  (Respuesta 208A es A).Dedicar un rubro y asegurar la ejecución de un programa para la implementación y/o mejoramiento de la red de telefonía local y móvil. ü  (Respuesta 208A es B).Establecer un plan de contratación del personal idóneo, a fin de corregir las falencias identificadas por la entidad respecto al servicio de telefonía. ü  (Respuesta 208A es C).Planear y realizar las capacitaciones sobre infraestructura de telefonía, características del servicio y sobre equipos disponibles. ü  (Respuesta 208A es D).Evaluar y adecuar los procesos organizacionales. Establecer un plan de seguimiento y control para la identificación y corrección de los elementos que impiden la gestión de la organización para establecer el servicio de telefonía ü  (Respuesta 284A es E).Dedicar un rubro y asegurar la ejecución de la adecuación de la infraestructura física y la adquisición de los equipos necesarios para usar el servicio de telefonía.

9.3.2 Equipo de Cómputo y Redes Pregunta 201 es B o C y 213 es NO. La entidad considera que los equipos que tiene dedicados al tema de víctimas no son los adecuados. Según esta situación se sugiere que se haga un plan de actualización de los equipos de cómputo dedicados al tema de víctimas. Se recomienda que el plan del acción establezca la meta del menos el 75% de los equipos que tiene la entidad estén en condiciones aceptables con al menos las siguientes características

CATEGORIA DEL MUNIICIPIO

CARACTERISTICAS DEL EQUIPO

VALOR

Velocidad del procesador ESPECIAL

OBSERVACION

3.4GHZ

Capacidad memoria RAM

6 GB

Capacidad del Disco Duro

500GB

Equipos de Gama Alta procesador multinucleo

... 62


Velocidad del procesador PRIMER

SEGUNDA

TERCERA

CUARTA

QUINTA

SEXTA

3.4GHZ

Capacidad memoria RAM

6 GB

Capacidad del Disco Duro

500GB

Velocidad del procesador

3GHZ

Capacidad memoria RAM

4 GB

Capacidad del Disco Duro

25GB

Velocidad del procesador

3GHZ

Capacidad memoria RAM

4 GB

Capacidad del Disco Duro

250GB

Velocidad del procesador

3GHZ

Capacidad memoria RAM

3 GB

Capacidad del Disco Duro

250GB

Velocidad del procesador

3GHZ

Capacidad memoria RAM

3 GB

Capacidad del Disco Duro

250GB

Velocidad del procesador

3GHZ

Capacidad memoria RAM

3 GB

Capacidad del Disco Duro

160GB

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Equipos de gama media-alta Procesador doble núcleo

Equipos de gama media Procesador preferiblemente doble núcleo

Equipos de gama media-baja Procesador preferiblemente doble núcleo


Pregunta 201 es B o C y 214 es NO. La entidad debe dedicar un rubro y establecer un plan de actualización de las licencias, software, sistemas operativos que soportan los procedimientos de la entidad. Tenga en cuenta que Microsoft suspenderá definitivamente el soporte al sistema operativo Windows XP el 8 de abril de 2014, esto significa que no se desarrollaran más complementos y parches para todas las versiones de XP. De acuerdo a esto la actualización de los equipos debe ir acompañado de un acompañamiento de la actualización del hardware de los equipos de cómputo. En cuanto a las aplicaciones, las entidades deben velar por hacer uso de medios digitales para la gestión y tratamiento de los datos, de acuerdo al grado de madurez a fin de pasar al siguiente nivel. Pregunta 201 es B o C y 223 es NO. La entidad actualmente no cuenta con el servicio de internet, por lo cual se establecen las siguientes recomendaciones:   ü  Dedicar un rubro y asegurar la ejecución del mismo para la adquisición del servicio, los equipos necesarios. (Respuesta 223A es A). ü  Establecer un plan de contratación del personal idóneo, a fin de dar soporte y capacitación a todo el personal en la entidad. (Respuesta 223A es B). ü  Planear y realizar las capacitaciones sobre redes, conceptos generales de internet, manejo de correo electrónico entre otros. (Respuesta 223A es C). ü  Debe evaluar y adecuar los procesos organizacionales. Establecer un plan de seguimiento y control para la identificación y corrección de los elementos que impiden la gestión de la organización (Respuesta 23A es D). ü  Dedicar un rubro y asegurar la ejecución de la adecuación de la infraestructura internet y gestionar con los operadores de telecomunicaciones medidas que permitan ampliar la cobertura para el acceso a internet en el territorio Pregunta 224 mostrar cualquier opción o combinación diferente a (B - C) En cuanto a la red de computadores al interior de la entidad se recomienda que las entidades tengan una combinación de red de cableado estructurado (uso de canaleta, racks, cable de transmisión de adecuado) certificada en combinación con una red inalámbrica que permita dar acceso a todas las estaciones de trabajo y dar acceso a dispositivos móviles.  Tenga en cuenta que la obsolescencia y la depreciación de los equipos de cómputo son de 3 años, por lo cual en el plan de adquisición se debe complementar con hoja de rutas para actualizar y/o renovar los equipos.

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Pregunta 225 mostrar cualquier opción o combinación diferente (ab, ad, bf, df) Se sugiere que la entidad tenga dos medios de conexión. Uno de media o alta capacidad de transmisión como fibra óptica o ADSL/HFC que sea respaldado por una solución móvil o Inalámbrica (internet móvil o radio enlaces) que permita operar a parte de la entidad en casos especiales. Pregunta 237 = NO, entonces: Para los equipos de trabajo la entidad debe realizar una adecuación y/o ampliación de las instalaciones para el diseño adecuado de los puestos de trabajo. Pregunta 238 = NO, entonces: La entidad debe establecer un plan para la adecuación de los espacios dedicados a nuevos equipos de cómputo y de red en caso que sea necesario ampliar el recurso tecnológico.

9.3.3 Seguridad de la Información Pregunta 227 = NO La entidad debe realizar un plan de acción para la adecuación de sus procesos de acuerdo a la norma ISO27000 preferiblemente. De acuerdo a las respuestas dadas se identificaron las siguientes acciones: ü  Dedicar un rubro y asegurar la ejecución del mismo desarrollar un plan para la gestión y seguridad de la información al interior de la entidad. Pregunta 227 = NO y 227a = “a” ü  Establecer un plan de contratación del personal idóneo a fin de diseñar e implementar el proyecto sobre la gestión y seguridad dela información. Pregunta 227 = NO y 227a = “B” ü  Planear y realizar las capacitaciones seguridad de la información, ISO 27000 y adecuación de los procedimientos organizacionales. Pregunta 227 = NO y 227a = “C” ü  Evaluar y adecuar los procesos organizacionales relacionados con la implementación de medidas para seguridad de la información. Establecer un plan de seguimiento y control para la identificación y corrección de los elementos que impiden la gestión de la organización Pregunta 227 = NO y 227a = “D” ü  Dedicar un rubro para asegurar el diseño y ejecución del proyecto de implementación de medidas para la seguridad de la información. Pregunta 227 = NO y 227a = “E”

 

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9.4 Recurso Humano Pregunta 201 es B o C y 213 es NO. Si la gobernación no cuenta con una persona encargada de la gestión documental (validar con la respuesta dada a la pregunta 301) ya sea porque recibe apoyo de un funcionario de otra entidad, por falta de presupuesto, falta de recurso humano capacitado o falta de gestión (validar con la respuesta dada a la pregunta 302) es importante desarrollar un plan de adquisición y capacitación de recurso humano que le permita a la gobernación administrar adecuadamente su flujo de documentos además de garantizar la integridad de los mismos. Si la persona responsable de la gestión documental relacionada con víctimas no es la misma de gestión documental en general (validar con la respuesta dada a la pregunta 303) la Gobernación debe procurar que esta persona asuma la responsabilidad de manejar la información de las víctimas, dado que sus conocimientos en esta área le permitirá tener un manejo adecuado bajo todos los parámetros, normas técnicas y de acceso a dicha información. Si en la gobernaci no existen procesos de capacitación en el tema de víctimas y en el uso de las herramientas tecnológicas disponibles (validar con la respuesta dada a la pregunta 306 y 308) es importante solicitar el apoyo necesario para llevar a cabo este proceso. Adicionalmente la frecuencia con que se deben hacer estas capacitaciones debe estar alineadas con la periodicidad con que se realizan los reemplazos al personal asignado a los procesos de víctimas (validar con la respuesta dada a la pregunta 311 y 312) para que no se pierdan los esfuerzos realizados en materia de gestión del conocimiento. Si la gobernación no cuenta con un profesional o área específica que brinde soporte técnico a la infraestructura de SW y HW (validar con la respuesta dada a la pregunta 317) debe designar a una persona con el perfil y competencias suficientes para dar soporte a las novedades de infraestructura que se presenten a nivel de software y hardware. Si la gobernación no cuenta con una persona o área encargada de consolidar y enviar la información requerida por otras instancias (validar con la respuesta dada a la pregunta 321 y 322) en torno al tema víctimas (validar con la respuesta dada a la pregunta 103 del ámbito misional) en medio digital (validar con la respuesta dada a la pregunta 121 del ámbito misional) es importante que se realice la gestión necesaria para designar al recurso humano competente y capacitado que identifique el tipo de información que se produce en la Gobernación y a que entidades va dirigida, ya sea a otras entidades nacionales o territoriales, organizaciones del sector privado u organizaciones gubernamentales.

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Si al interior de la gobernación no se formulan proyectos de carácter tecnológico (validar con la respuesta dada a la pregunta 323) y adicionalmente no se cuenta con una persona o área asesora de tecnología que brinde acompañamiento para la formulación de este tipo de proyectos (validar con la respuesta dada a la pregunta 324) es necesario que la entidad desarrolle un plan de adquisición del recurso humano especializado y capacitado para llevar a cabo la iniciación, planeación, ejecución, monitoreo, control y cierre de estos proyectos. Si la gobernación no existen proyectos para implementar o mejorar los sistemas de información para la prevención, atención y reparación a las víctimas (validar con la respuesta dada a la pregunta 149 del ámbito misional) y además no cuenta con un profesional o área asesora de tecnología para la formulación del plan de mejoramiento de sistemas de información POSI (validar con la respuesta dada a la pregunta 326) se debe designar a una persona con las competencias necesarias y que conozca los lineamientos del POSI para asesorar este tipo de proyectos.  

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Subdirecci贸n Red Nacional de Informaci贸n. Plan de Mejoramiento de Sistemas de Informaci贸n Departamental 2014-2015 Plan Operativo de Sistemas de Informaci贸n Fase II

Plan de accion departamental  

SRNI