E-POST
På et tiår har e-post gått fra å være et ubetydelig hjelpemiddel, til å bli et altoppslukende verktøy som ingen kan unnvære – og som derfor alle it-sjefer betrakter som et av sine mest forretningskritiske systemer. Fungerer ikke e-posten som den skal, kan hele virksomheten lammes.
E-post – vår største Kontakt i Steria: bjorn-christian.hannestad@steria.no anders.lindgren@steria.no
En stadig større del av arbeidshverdagen går med til å lese og svare på e-post. En undersøkelse fra det amerikanske analyseselskapet Information Mapping viser at nesten sju av ti arbeidstakere bruker mellom en og tre timer på å lese e-post hver dag. Én av ti bruker opp imot fem timer daglig på denne kanalen. It-sjefene slåss for å hindre at søppelpost og virus kommer inn i virksomheten, og for å sikre at hordene av data lagres på en forsvarlig måte. Kvalitets- og sikkerhetsansvarlige sliter med å holde kontroll på e-posten som går ut av selskapet.
Sløser med egen og andres tid – Det er på tide at nordmenn får et mer bevisst forhold til e-postbruken sin. Vi kaster bort både
form for tidssløseri. Folk flest ville både øke produktiviteten og få mer fritid hvis de brukte e-post på en mer effektiv og meningsfull måte, sier Anders Lindgren, som er markeds- og kommunikasjonsdirektør i Steria. En undersøkelse fra Steria bekrefter at norske arbeidstakere ikke er særlig mye flinkere enn sine amerikanske kolleger. Seks av ti norske arbeidstakere oppgir nemlig at de bruker mellom en og to timer på behandling av intern e-post hver dag.
På spedbarnsstadiet Lindgren påpeker at elektronisk post som kommunikasjonsform relativt sett befinner seg på spedbarnstadiet. Gjennom årtusener kommuniserte mennesker kun muntlig med hverandre, før utviklingen av skriftspråk etter hvert gjorde
I år 2000 ble det på verdensbasis sendt fem milliarder e-poster per dag. I 2005 har dette tallet eksplodert til mer enn 135 milliarder e-poster per dag. Prognosen for 2009 er totalt 193 milliarder e-poster daglig i hele verden. Kilde: Radicati Group vår egen og andre sin tid, sier Anders Lindgren og Bjørn Christian Hannestad i Steria. De viser til at en gjennomsnittlig nordmann bruker årlig omtrent 500 timer på e-post. Lindgren er markeds- og kommunikasjonsdirektør i it-selskapet, Hannestad er seniorrådgiver og en av Sterias spesialister på elektronisk dokumentforvaltning. – Vi bombarderer venner, kolleger og familie med unødvendig informasjon, tunge vedlegg og elendig språk. Dette er en vanvittig 20
www.steria.no
det mulig å sende hverandre skriftlige beskjeder over store avstander. Siden dette var både ressurs- og tidkrevende, var det viktig at informasjonen var konsentrert og at hvert ord ble veid på gullvekt. – Med e-posten har vi fått en kommunikasjonsform som er lynrask, tilnærmet kostnadsfri og uten grenser for lengde og innhold. Uten slike naturlige bremser har vi fått en informasjonsoversvømmelse uten like. Vi trykker på «svar alle», sender kopier til sjefen og kolleger,
skriver ustrukturerte meldinger og legger ved tunge filer, sier Lindgren.
Tredelt strategi Ifølge Hannestad er løsningen på problemet tredelt. – For det første må norske arbeidsgivere i større grad investere i skikkelig intranettverktøy, slik at informasjon om prosjekter, budsjetter, kunder og lignende ligger tilgjengelig for alle som trenger det. – For det andre bør bedriften sørge for at den har stor nok digital lagringskapasitet. Det som var tilstrekkelig for noen år siden, er avleggs i dag. Vi lever i en multimedieverden, som består av mye mer enn enkel tekst. Lagringsbehovet øker mange ganger etter hvert som distribusjon av bilder, grafikk, lyd og video blir stadig mer vanlig. – For det tredje må hver enkelt av oss lære oss å etterleve 11 konkrete e-postbud.
Lær e-postbudene – Det finnes ingen vei utenom. Vi må lære oss vanlig skikk og bruk for e-postkommunikasjon. Både for å spare oss selv for unødvendig tidsbruk, og for å unngå å kaste bort tiden til kolleger og bekjente. Disse 11 budene bør klippes ut og henges opp alle steder der det står en datamaskin, sier han. Eller last dem ned fra Sterias web-sider www.steria.no Ved å følge e-postbudene anslår Lindgren at folk flest kan halvere sin tidsbruk på e-post, og frigjøre tid til andre arbeidsoppgaver. – Næringslivet vil kunne ta ut en enorm gevinst ved å lære opp sine medarbeidere i fornuftig e-postbruk. For den jevne ansatte kan den økte effektiviteten tas ut i form av mer fritid, eller mer penger hvis man får prestasjonsbasert lønn, sier Hannestad.
FØLG E-POSTBUDENE: Bjørn Christian Hannestad (t.v.) og Anders Lindgren i Steria anslår at folk kan halvere tidsbruken på e-post ved å følge 11 enkle e-postbud. Foto: Marius E. Hauge.
tidstyv De 11 e-postbudene 1. Du skal vite hva du vil Din e-postmelding bør ha et klart definert mål. Spør deg selv: «Hva er det jeg vil oppnå, og hvordan vil jeg at mottakerne av budskapet skal reagere?» En god teknikk er å sjekke at meldingen gir svar på følgende spørsmål: Hvem? Hva? Hvorfor? Hvordan? Hvor? Når? 2. Du skal ha en informativ overskrift En god overskrift sørger for at mottakeren oppfatter og forstår det viktigste i ditt budskap ved første øyekast. Er budskapet veldig kort, prøv å skrive alt du vil si i overskriften, for eksempel «Allmøte for alle ansatte i kantinen 14. mai 2001 kl. 8.30-9.30.» 3. Du skal si det viktigste først Har du flere ting på hjertet, så si en ting om gangen, sier språkprofessor Finn-Erik Vinje. Presenter den viktigste informasjonen i den første setningen, og fortsett med de mindre viktige punktene. Prøv å begrense lengden og antall budskap du ønsker å formidle. 4. Du skal vurdere sirkulasjonslisten nøye Tenk deg godt om før du klikker på «svar alle». Sender du beskjed til store grupper, bør du alltid vurdere sirkulasjonslisten nøye. Den er ofte unødvendig lang. Junkmail og kjedebrev er forbudt. 5. Du skal ikke sende kopi av alt til sjefen Send ikke beskjeder og notater til andre enn dem du trenger å kontakte for å oppnå resultater. Det virker mot sin hensikt å sende kopi av alt til sjefen. 6. Du skal ikke sende vedlegg i utide Vedlegg tar masse plass, spesielt når de sendes til mange personer. Gi heller mottaker beskjed om hvor informasjonen kan finnes på for eksempel et intra-
nett. Gjennom linker kan materialet gjøres tilgjengelig for de berørte når de trenger det. Vanlige brev hører ikke hjemme som vedlegg. Legg i stedet teksten direkte inn i selve e-posten 7. Du skal slette mer enn du lagrer Husk: Det er forbløffende mye du mottar som du aldri senere får bruk for. Anslag viser at 75 til 85 prosent av materialet som lagres i arkivskap og -hyller aldri blir tatt fram igjen. 8. Du skal utvikle gode rutiner for saksbehandling Når du mottar informasjon, skal du vite hvordan den skal behandles: 1. Kastes 2. Behandles 3. Utsettes 4. Distribueres 5. Lagres. Opprett gjerne mapper for ulike håndteringsmåter. En mer rasjonell og effektiv lagringsstrategi er verdt å overveie. 9. Du skal ikke skjelle ut din neste Tenk deg godt om før du sender følelsesladde beskjeder. Et par ramsalte muntlige uttrykk glemmes fort. Men det du skriver i en e-post kan bli lagret for evigheten, videresendes til andre og bli brukt mot deg senere. Send ikke e-post når du er sint eller utslitt. La sinnet roe seg ned en dag eller to.
© 200 Steria www.steria.no
es ne bør heng disse 11 bude en pc r der det står opp alle stede
aS.
ostbud Sterias 11 e-p du vil
vite hva selv: 1. Du ska l mål.Spør deg re?". klart definert kapet skal reage ing bør ha et akerne av buds din e-postmeld vil jeg at mott nde spørsmål: og hvordan gir svar på følge jeg vil oppnå, e at meldingen "hva er det hvor? når? kk er å sjekk dan? tekni hvor god En hvorfor? hvem? hva? ift st. tiv overskr ved første øyeka en informa i ditt budskap 2. Du skal ha tter og forstår det viktigste n, for eksempel n oppfa overskrifte at mottakere alt du vil si i krift sørger for . 0 - . 0.» prøv å skrive En god overs mai 2001 kl. t veldig kort, Er budskape i kantinen 1 . alle ansatte for øte «allm e førs t . si det vikt igst språkprofessor Finn-Erik Vinjepunktene. 3. Du ska l sier re viktige om gangen, med de mind t, så si en ting , og fortsett ting på hjerte første setningen r å formidle. har du flere masjonen i den kap du ønske viktigste infor og antall buds en den nter lengd nse prese prøv å begre n nøy e ulas jons liste grupper, vur dere sirk . Sender du beskjed til store . 4. Du ska l lange r på «svar alle» unødvendig om før du klikke nøye. de er ofte Tenk deg godt lasjonslisten . vurdere sirku forbuden frukt er brev bør du alltid kjede Junkmail og en sjef til å resultater. kop i av alt ikke sen de du trenger å kontakte for å oppn 5. Du ska l dem alt til sjefen. er til andre enn sende kopi av eder og notat sin hensikt å Send ikke beskj det virker mot i utid e
ved legg ikke sen de sendes til mange personer. 6. Du ska l intranett. de spesielt når eksempel et masse plass, finnes på for er det. Vedlegg tar masjonen kan når de treng om hvor infor ten for de berørte aker beskjed i selve e-pos s tilgjengelig gjøre Gi heller mott en direkte inn rialet r kan mate i stedet tekst Gjennom linke vedlegg. legg som me hører ikke hjem er Vanlige brev enn du lagr e får bruk for. slet te mer fram igjen. du aldri sener 7. Du ska l tatt som ar blir mye du mott -hyller, aldri forbløffende arkivskap og husk - det er som lagres i nt av materialet dlin g at til prose sak sbe han anslag viser ndles: e ruti ner for utv ikle god du vite hvordan den skal behas. 8. Du ska l . lagre es masjon, skal infor ibuer ar når du mott og effektiv utsettes . distr mer rasjonell Behandles . 2. En s er. Kaste småt 1. tering eie. er for ulike hånd overv mapp å e verdt gjern er opprett lagringsstrategi ut din nes te
10. Du skal si viktige ting ansikt til ansikt En god, gammeldags samtale vil alltid være mer effektiv enn e-post, fordi du kan spille på flere sanser, kroppsspråk og tonasjon. 11. Du skal holde hviledagen hellig Når du har ferie, fortjener du fri fra flommen av e-post på jobben.
ikke skje lle esladde beskjeder. eten, 9. Du ska l r følels lagret for evigh om før du sende e-post kan bli utslitt. Tenk deg godt du skriver i en du er sint eller fort. men det ikke e-post når kk glemmes senere. Send muntlige uttry brukt mot deg eller to. bli Et par ramsalte og til andre seg ned en dag videresendes la sinnet roe ikt til ans ikt
ans si vikt ige tingvære mer effektiv enn e-post, 10. Du ska l vil alltid jon. eldags samtale sspråk og tonas En god, gamm sanser, kropp spille på flere fordi du kan gen hell ig hold e hvil eda på jobben. 11. Du ska l du fri fra flommen av e-post fortjener når du har ferie,
Du finner plakaten med «de 11 e-postbudene» på Sterias web-sider www.steria.no, under Temahefter. Last den ned og heng den opp på et strategisk sted!
www.steria.no
21