Lean
Lean
Efficiënt tot op het bot
Paul Baars, medisch immunoloog in opleiding, is gewend kritisch naar zichzelf te kijken. Die houding sluit naadloos aan bij de uitgangspunten van het managementconcept Lean, waarmee Baars in 2011 kennismaakte. ‘Ons werd verteld dat Lean is bedoeld om de kwaliteit en veiligheid van werkprocessen te optimaliseren en verspilling tegen te gaan. Die verspilling zit hem in dingen dubbel doen, in het verrichten van handelingen die overbodig zijn, in het onnodig heen en weer lopen, in spullen zoeken. Er zijn zoveel routinehandelingen die eenvoudiger kunnen. Die gerichtheid op doelmatig werken spreekt mij bijzonder aan.’ Na de introductiebijeenkomst besluit het Labo ratorium Medische Immunologie het experiment aan te gaan. Sindsdien steken Baars en zijn collega’s dagelijks de koppen bijeen. Dat gebeurt staande voor een bord dat is behangen met memo’s voorzien van ideeën en in gang gezette acties. Tijdens die zogeheten ‘stand-ups’ wordt de voortgang richting het subdoel besproken, knelpunten benoemd en ideeën ter verbetering gelanceerd. Duur van dit alles: één kwartier. Baars: ‘Sinds we volgens de principes van Lean werken, zijn vele processen vereenvoudigd en gestroomlijnd. Dit alles is bedacht door het hele team en resulteert in een grote betrokkenheid en een aanzienlijke tijdwinst. Onze roosters zien er nu totaal anders uit dan voorheen, in die zin dat mensen veel meer bepalingen op één dag kunnen doen.’
Het bleek een effectief redmiddel dat door de gehele auto-industrie is gekopieerd. Aan het begin van deze eeuw omarmden de eerste Amerikaanse ziekenhuizen de nieuwe manier van werken. Die wisten miljoenen te besparen zonder op personeels kosten te beknibbelen. Nederland kent sinds enkele jaren een florerend Lean-netwerk, waarbij ruim vijftig zorginstellingen zijn aangesloten. ‘De drijvende kracht achter dit concept is de leidinggevende’, zegt Papadopoulos. ‘Die moet regelmatig op de werkvloer aanwezig zijn en personeelsleden uitdagen om het gestelde doel te behalen. Deze insteek werkt motiverend: mensen vinden het leuk om het heft in eigen hand te nemen.’ Het Laboratorium Medische Immunologie werkt inmiddels bijna drie jaar met Lean en de ideeën om werkprocessen te verbeteren blijven binnenstromen. ‘Dat komt’, analyseert Baars, ‘door ons enthousiasme in combinatie met de voort durende veranderingen in de omgeving: er komen nieuwe testen, nieuwe medewerkers, nieuwe doelen. Ik hoop alleen wel dat meerdere afdelingen volgens de Lean-methode gaan werken. Wij kunnen zaken soms niet goed regelen, omdat er in het voor- of natraject een probleem schuilt, waar wij geen vat op hebben. Het zou geweldig zijn als met name de ondersteunende diensten volgens Lean gaan werken, want de oplossing voor een knelpunt zit vaak in de ICT-hoek.’
Lege vakjes Pijn lijden
Stand-up bij het Lab Medische Immunologie
Tekst: Annet Muijen Foto: Jeroen Oerlemans
18
Continue doelgericht verbeteren: dat is het oogmerk van de managementfilosofie Lean. Sinds 2011 experimenteert het AMC ermee. RvB-lid Maas Jan Heineman: ‘Het is een methode die werkt. Dus, afdelingen en divisies, doe er je voordeel mee.’ januari 2014
Het succes van Lean staat en valt met de inzet van medewerkers. Zij worden getraind en gestimuleerd om hun ogen en oren goed de kost te geven, knelpunten te melden en aan te pakken. ‘Lean staat voor het systematisch en stapsgewijs naar lange-termijndoelen toewerken’, resumeert Niki Papadopoulos, programmaleider van Lean in het AMC en werkzaam bij de afdeling Kwaliteit en Procesinnovatie. ‘Je formuleert als team een einddoel, bijvoorbeeld: patiënten mogen geen pijn lijden. Vervolgens breng je de huidige situatie in kaart. Van daaruit bepaal je het eerste subdoel, zoals het omlaag brengen van de pijnscore tot een op dat moment haalbaar niveau. Op weg naar de realisatie van dat doel kom je obstakels tegen. Het zichtbaar maken en uit de weg ruimen van die obstakels is een essentieel onderdeel van Lean.’ Het nieuwe managementconcept verschilt op essentiële onderdelen van bestaande efficiencymaatregelen. Papadopoulos: ‘Die zijn veelal kortstondig, projectmatig, gericht op brandjes blussen. En als een project is beëindigd, leunen we zelfvoldaan achterover. Lean is gericht op de lange termijn, op het dagelijks doelgericht toewerken naar die stip aan de horizon. Medewerkers leren verspilling te herkennen en problemen zelfstandig op te lossen. Lean is ontwikkeld door Toyota, dat na de tweede wereldoorlog in zwaar weer was beland.
19
Bij de afdelingen Inkoop en Logistiek zijn inmiddels de eerste schreden op het Lean-pad gezet. Aanjager is de nieuwe directeur Inkoop, Rob van der Kolk, die in zijn vroegere werkkring als supply consul tant de vele voordelen van Lean heeft leren kennen. Bij zijn aantreden in mei 2013 werd hij geconfronteerd met problemen rond de invoering van CareCTRL. Het bestel- en leverproces haperde en vanuit de afdeling Endoscopie kwamen klachten. ‘Daar werden ze regelmatig geconfronteerd met “lege vakjes”’, zegt hij terugblikkend, ‘met essen tiële spullen die opeens niet voorhanden waren. De communicatie tussen Inkoop, Logistiek en Endoscopie liep niet soepel en Lean is de aan gewezen manier om dat te verbeteren. Sinds er met Lean wordt gewerkt, arriveren bestellingen op tijd en weten de afdelingen Inkoop, Logistiek en Endoscopie elkaar ook op dit vlak te vinden, concludeert Van der Kolk. ‘Het is belangrijk dat muurtjes worden geslecht, dat er over de af delingsgrenzen heen wordt gekeken. Er is nu een basis gelegd die andere afdelingen die kampen met leverantieproblemen kunnen benutten. Ik zou graag zien dat Lean breder wordt ingezet, zodat we uiteindelijk met zijn allen dezelfde taal spreken.’ Ook Maas Jan Heineman hoopt dat Lean zich als een olievlek in het AMC verspreidt. ‘Maar’, zegt hij gedecideerd, ‘ik ga niet topdown het evangelie van Lean verkondigen. Afdelingen moeten zelf overtuigd raken van de meerwaarde.’
status