16
FONCTIONNEMENT DES ORGANES D’ADMINISTRATION ET DE DIRECTION CONFORMITÉ AUX RÈGLES DE GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE
Les sociétés acquises sont immédiatement intégrées dans le process de reporting opérationnel et de gestion du Groupe. Selon leur taille, les systèmes d’information du Groupe sont déployés pour garantir la fiabilité des informations. Elles subissent des tests de valorisation sur un rythme annuel.
Immobilier L’expression des besoins concernant la recherche de nouveaux locaux est formalisée par le Responsable Opérationnel, confirmée par le Directeur des Opérations, et transmise aux Services Généraux du Groupe pour traitement. L’étude du projet et la validation des locaux retenus sont du ressort de la Direction générale. La Direction juridique intervient ensuite aux différents niveaux de la négociation des baux et assure leur suivi avec les Services Généraux. Un Comité immobilier se tient régulièrement, permettant d’entretenir un échange d’informations régulier entre la Direction juridique, les Services Généraux et le Contrôle de Gestion pour actualiser les données sur le parc existant et analyser les projets en cours et à venir.
Communication financière Le groupe ALTEN met en œuvre tous les moyens pour fournir une information régulière, fiable, claire et transparente à ses actionnaires, ainsi qu’aux analystes financiers. L’information est assurée par des communiqués diffusés dans la presse, ainsi que par la publication trimestrielle du chiffre d’affaires du Groupe et par la publication semestrielle et annuelle de ses résultats. Le Groupe organise deux (2) fois par an des réunions « SFAF », à l’occasion de la publication de ses résultats.
Délégations de pouvoir Les principes de délégations de pouvoir mis en place répondent à un triple objectif : z sensibilisation des Directeurs opérationnels à leurs responsabilités
en matière d’hygiène et sécurité ; z création d’un pouvoir de représentation du groupe ALTEN au profit
des Directeurs opérationnels ; z fixation d’un cadre précis dans lequel s’exercent les pouvoirs
des Directeurs opérationnels (en ce compris la faculté de subdélégation). Les délégations portent principalement sur des engagements directement liés à la partie opérationnelle (embauches de consultants ou de managers commerciaux, signature de contrats clients, gestion des litiges etc.). La signature bancaire n’est que partiellement déléguée, en France et à l’International, et pour des montants limités.
Systèmes d’information Le Groupe a mis en place des systèmes d’information dont l’objectif est triple : z réaliser des gains de productivité ; z sécuriser les flux d’informations financières ; et z contrôler les opérations réalisées par les différentes sociétés du
Groupe et disposer d’une information opérationnelle pertinente permettant de gérer l’activité de façon réactive. Les principaux applicatifs existants sont : z Customer Relationship Management (« CRM ») ;
150
ALTEN - Document de référence 2013
z Ressources Humaines, gestion du personnel ; z Paie ; z Administration des ventes et facturation ; z Gestion et suivi des temps des collaborateurs (adossée à la
gestion du personnel et des projets) ; z Gestion et suivi des frais (adossée à la gestion des temps et des
projets) ; z Comptabilité générale et analytique, contrôle de gestion et gestion
financière ; z Consolidation ; z Gestion de trésorerie.
Des interfaces ont été réalisées entre les différents applicatifs, afin de disposer d’une information fiable et homogène à toutes les étapes du traitement des données. Travaux réalisés en 2013 – Projets 2014 Suite au déploiement de l’ERP SAP sur les principales entités Françaises du Groupe, 2013 a été essentiellement consacré à l’optimisation des processus métiers. Pour les entités hors core business France et Internationales, un « core model » ERP dont les fonctionnalités sont identiques à celles du core model SAP a été développé sur la base de la solution ERP Agresso, dont les modules de gestion financière sont déjà utilisés depuis une dizaine d’années. Le déploiement de ce « core model » a commencé mi 2013 sur certaines entités hors core business France. Le plan de déploiement se poursuivra sur l’entité Espagnole d’ALTEN, en alignement avec la stratégie SI du Groupe initiée depuis 2012. Concernant le CRM (Solution Oracle), des évolutions ont été réalisées permettant d’optimiser à terme les processus sur la partie recrutement des ingénieurs. Dans le cadre de cette solution, ALTEN a reçu le trophée ORACLE 2014 en février dernier pour la qualité de son projet CRM et plus particulièrement l’optimisation des processus métiers qui en découle. Concernant l’infrastructure et conformément au plan stratégique IT, l’externalisation de l’ensemble des infrastructures France a été réalisée dans un data center tier 4+ basé en Île-de-France. Cette même opération s’est déroulée simultanément en Belgique et se poursuivra en 2014 dans d’autres pays. Cette première étape a été immédiatement suivie de la mise en place d’un Cloud privé permettant d’apporter au groupe ALTEN une flexibilité et une sécurité concernant la consommation d’énergie informatique. Cette vision sera complétée en 2014 avec l’ajout de Cloud public (Microsoft office 365) permettant de doter ALTEN d’une solution hybride complète et robuste pour accompagner la croissance du Groupe.
Trésorerie La trésorerie centralisée du Groupe gère les liquidités de l’ensemble des filiales françaises. Tous les flux sont sécurisés depuis 2009 via le réseau SWIFT NET et un ensemble de progiciels de trésorerie performants.