Altamira International School MANUAL DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN ALTAMIRA INTERNATIONAL SCHOOL
CONTACTO DEPARTAMENTO DE COMUNICACIONES 3853577 Ext. 102 - 121 - 128 comunicaciones@altamira.edu.co Km 10 Autopista Puerto Colombia www.altamira.edu.co
“La comunicación genera confianza. El silencio genera dudas...”, C,J. “Lo que no se comunica, no existe”, Gabriel García Marquez.
Manual de Medios de Comunicación Altamira International School
El presente Manual de Medios de Comunicación Institucional, tiene como objetivo establecer una guía en el manejo de los Canales de Comunicación Oficiales del Altamira International School. La Comunicación en la Organización es una herramienta que nos sirve para expresar, defender y promover los intereses de nuestra Institución, por tanto debe ser efectiva y transversal a todos los procesos de la institución. Para ello nos valemos de los Medios o Canales de Comunicación a través de los cuales serán transmitidos los mensajes oficiales de la Institución. El Manual de Medios aplica a todos los Institución. A continuación se detallarán comunicación utilizados en el Altamira, sincronizados en nuestros procesos de Organizacional.
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Altamira
International School
CANALES DE COMUNICACIÓN EN EL ALTAMIRA INTERNATIONAL SCHOOL HACEMOS USO DE LOS SIGUIENTES CANALES OFICIALES DE COMUNICACIÓN: SECCIÓN 1
CORREO INSTITUCIONAL
SECCIÓN 2
PHIDIAS
SECCIÓN 3
PÁGINA WEB
SECCIÓN 4
BOLETÍN INSTITUCIONAL: NEWSLETTER - Weekly News - Newsletters Vicerrectores
SECCIÓN 5
NEWS WEB: SECCIÓN DE NOTICIAS PÁGINA WEB
SECCIÓN 6
REDES SOCIALES
SECCIÓN 7
CARTELERAS INSTITUCIONALES
01. CORREO INSTITUCIONAL
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CORREO INSTITUCIONAL Medio que se utiliza además de la gestión diaria, para enviar información bajo el domino institucional @altamira.edu.co. Está dirigido a públicos internos: personal administrativo, docentes y a público externo: estudiantes, padres de familia, proveedores, contactos comerciales, entre otras instituciones que guarden relación con el área educativa. Es importante establecer las pautas para el manejo de la mensajería digital, que establezca los parámetros a seguir en el uso de un medio tan importante como lo es el correo electrónico institucional. El objetivo de este manual en cuanto al manejo de los correos electrónicos, es asegurar y facilitar la comunicación interna y externa de la Institución. El servicio de mensajería digital, permite el intercambio de información oficial entre los miembros del colegio y la comunidad en general, por ende éste no puede convertirse en una herramienta de datos indiscriminados para la Institución. Aquí se encuentran las normas, procedimientos y políticas para el uso de la mensajería digital.
CHAT INSTITUCIONAL Es indispensable que el correo electrónico institucional tenga activada la opción de CHAT como disponible todo el tiempo que permanezca dentro de la Institución, ya que esta opción se considera como una forma de comunicación necesaria por su característica de inmediatez.
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CORREO INSTITUCIONAL Quiénes tienen correo institucional: - Equipo Administrativo - Docentes Estructura de las cuentas de correo institucional: cargo@altamira.edu.co ó nombre.apellido@altamira.edu.co Uso de los Mensajes a través del Correo Electrónico Institucional: Para el Altamira International School, el uso del correo electrónico Institucional debe estar normalizado con el objetivo de asegurar y facilitar la comunicación interna y externa de la Institución. Los correos electrónicos permiten el intercambio de información oficial entre los miembros de la Institución y la comunidad en general, por ende éste no puede convertirse en una herramienta de datos indiscriminados para la Institución. Políticas de Uso del Correo Electrónico Institucional: 1. La persona que tiene asignada una cuenta de correo institucional es la única y directa responsable de los mensajes y acciones enviados a través de ésta. La cuenta de correo es personal e intransferible, de allí la responsabilidad con este medio. 2. Los usuarios de estas cuentas son responsables de la información enviada la cual es considera comunicación oficial. 3. La revisión del correo es una actividad diaria y constante para la recepción de documentos y en general material de trabajo. 4. Es indispensable que el correo electrónico institucional tenga activada la opción de CHAT como disponible todo el tiempo que permanezca dentro de la Institución, ya que esta opción se considera como una forma de comunicación necesaria por su característica de inmediatez. 5. Al finalizar el mensaje es obligatorio que aparezca la firma del correo, es decir nombre completo, cargo, entidad y teléfonos de contacto. Tal como se registra en el Manual de Identidad del Altamira International School.
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CORREO INSTITUCIONAL Conductas de mal uso en los correos electrónicos: - Intentar o apoderarse de claves de acceso de otros usuarios, acceder o modificar mensajes de otro usuario. - Enviar mensajes para la difusión de noticias o correos electrónicos de autores anónimos, tales como mensajes cadena, oraciones, mensajes destructivos, obscenos y que contengan opiniones que atenten contra el honor de los empleados de la Institución y en general datos aislados a la filosofía y razón de ser del Altamira. - Usar el correo electrónico institucional para propósitos que no se sean laborales, comerciales o publicitarios, los cuales atentan contra la legalidad e imagen de la Institución. - Perturbar el trabajo de los demás enviando mensajes que interfieran en el desempeño laboral.
Responsabilidades de la Institución: El Altamira International School a través del Departamento de Tecnología, es responsable de la creación del correo electrónico, así como de brindar el soporte técnico necesario que garantice y mejore la operatividad de este servicio. Es función de la Dependencia encargada activar, desactivar y suspender por un periodo determinado o en su defecto cancelar las cuentas de correo electrónico por inactividad o mal uso, comunicando esta situación a los Directivos de la Insitución.
02. PHIDIAS
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Phidias Académico es una plataforma online para la gestión integral del Colegio, permite administrar los procesos de la Institución mediante una aplicación web segura, rápida, intuitiva y accesible desde cualquier dispositivo. Entre los procesos que se manejan desde el Sitema de Phidias están los relacionados con:
Comunicaciones
COMUNICACIONES A TRAVÉS DE PHIDIAS Phidias en las Comunicaciones del colegio, nos permite el envío de mensajes entre usuarios de la Plataforma, así como el envío de comunicados a grupos de estudiantes, padres de familia, profesores y asistentes. - Tipo de Medio: es un canal de comunicación Intitucional interno y externo. - Público Objetivo: estudiantes, docentes, padres de familia y algunos administrativos con usuarios creados en la plataforma. - Contenido utilizado en la plataforma: - Envío de mensajes externos a padres de familia y estudiantes masivos o individuales - Envíos de Comunicados y circulares - Notificaciones - Envío de Archivos adjuntos - Permite la verificación de lectura de mensajes recibidos por los destinatarios.
03. PÁGINA WEB
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PÁGINA WEB La Página Web del Altamira International School es luna de las principales herramientas de comunicación y branding de la Institución, va dirigido al público interno y externo. Para el año escolar 2015-2016, el Altamira lanzó su nuevo sitio web con una nueva imagen y herramientas de utilidad, también ofrece la posibilidad de ver la página en dispositivos móviles gracias a su diseño responsive. El sitio web es administrado directamente por el Departamento de Comunicaciones del Altamira International School, quienes se encargan de publicar los diferentes contenidos. Cada dependencia o área de la Institución se encarga de verificar la información publicada y enviar al correo comunicaciones@altamira.edu.co las actualizaciones correspondientes. En el diseño de piezas para la página web, se manejan conceptos como sobriedad y se evita la sobrecarga de colores con el fin de disminuir ruidos visuales, en ningún momento se utilizan colores no establecidos dentro del Manual de Identidad Corporativa del Altamira, ni se publica información sin previa autorización del Departamento de Comunicaciones.
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Pร GINA WEB
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04. BOLETĂ?N INSTITUCIONAL: NEWSLETTER Tipos de Newsletters Institucionales: - Weekly News - Newsletters Vicerrectores
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WEEKLY NEWS - Tipo de Medio: es un canal de comunicación Intitucional interno y externo. - Público Objetivo: Público Interno: docentes, personal administrativo, directivos y Público Externo: estudiantes padres de familia y demás visitantes a la Página web y/o Redes Sociales. - Periodicidad: semanal. - Diseño y Publicación: se diseña en Illustrator y se publica en formato PDF por medio de la Página Web para la todos los públicos. Igualmente se promociona por Correo Institucional interno, Redes Sociales y Phidias a toda la comunidad AIS. - Contenido: artículos informativos cortos con hechos noticiosos de carácter institucional, fotografías, eventos institucionales, actividades académicas y administrativas, se resalta cada semana la Expectativa General de Aprendizaje (GLO) y las MegaHabilidades del Programa de Liderazgo del Altamira. Weekly News www.altamira.edu.co www.altamira.edu.co/AIS_Weekly_News
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NEWSLETTERS DE VICERRECTORES - Tipo de Medio: es un canal de comunicación Intitucional externo. - Público Objetivo: Público Externo: padres de familia, estudiantes y demás visitantes de la Página web y/o Redes Sociales. - Periodicidad: bimestral. - Diseño y Publicación: se hace uso de una plantilla diseñada por el equipo de Comunicaciones entregada a cada sección, cuyo contenido es desarrollado por el vicerrector(a) de: Preescolar, Elemental y Secundaria; desde cada área es enviado a través de Phidias a los padres de familia y se publica en formato PDF por medio de la Página Web en las secciones de Preescolar, Elemental y Secundaria. - Contenido: artículos informativos cortos con hechos noticiosos de carácter institucional, fotografías, actividades académicas sucedidas y actividades programadas para el bimestre, se resaltan las Expectativas Generales de Aprendizaje (GLO’s) y las MegaHabilidades del Programa de Liderazgo del Altamira. Además de artículos relevantes que cada Vicerrector considere. Newsletters de Viderrectores
www.altamira.edu.co
Ejemplo de acceso en Página Web
www.altamira.edu.co/elementary
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MANUAL DE ESTILO PARA NEWSLETTERS EN GENERAL Estructura de la Información del Newsletter: - Las noticias se ubican en el orden de importancia, siendo la primera de mayor importancia. Se ubican imágenes en los sitios más visibles del boletín. - La brevedad del contenido textual es esencial, se coloca una foto y un título atractivo con una corta entrada y un desarrollo de la noticia completa, que normalmente no supera al tamaño de una página o cuartilla. - El Newsletter es un archivo que se publica en formato PDF, más bien pequeño con un contenido de buena calidad y bien dirigido. - El contenido está basado en las noticias o actividades relevantes realizadas en la semana o bimestre según corresponda al tipo de newsletter y las que están por suceder. Lo más importante es resaltar las actividades en las que nuestro Staff y Estudiantes sean los protagonistas, haciendo que luego de la lectura del mismo el usuario sienta deseos de obtener más información al respecto y visite nuestras Redes Sociales y la Página Web para leerlo. - Los títulos en este tipo de información reducida adquieren especial importancia. Los mismos deben ser muy atractivos para que, tras la lectura de los mismos, se desee continuar con el resto del contenido. El Diseño Gráfico del Newsletter: - Si tenemos una web con una paleta de colores determinada, es conveniente que la misma paleta de colores sea empleada en el diseño del boletín que enviamos a nuestra comunidad, de forma que los mismos relacionen fácilmente al boletín con la página. Utilización de fuentes: - La fuente utilizada en todos los News Institucionales para el contenido deberá ser la misma fuente establecida en el Manual de Identidad Corporativa: Century Gothic, éste tiene que tener un tamaño adecuado entre 11 o 12. Teniendo en cuenta lo anterior, hemos diseñado una plantilla para el AIS Weekly News y una plantilla para el Newsletter de Vicerrectores. Ante cualquier inquietud en el manejo de la Imagen Institucional es necesario se deben dirigir al Manual de Identidad Corporativa.
05. NEWS WEB:
SECCIÓN DE NOTICIAS PÁGINA WEB
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NEWS WEB: SECCIÓN DE NOTICIAS PÁGINA WEB - Tipo de Medio: es un canal de comunicación Intitucional interno y externo. - Público Objetivo: Público Interno: docentes, personal administrativo, directivos y Público Externo: estudiantes padres de familia y demás visitantes a la Página web y/o Redes Sociales. - Periodicidad: actualización una vez se cubren las noticias o hechos acontecidos. - Diseño y Publicación: las Noticias Web, se encuentran ubicadas en el home de nuestra Página Web: www.altamira.edu.co. Se coloca una foto y un título atractivo y un enlace a la noticia completa, la brevedad del contenido textual es esencial para lecturas digitales. La noticia es enlazada directamente con la página web de la Institución. - Contenido: esta sección contiene artículos informativos cortos con hechos noticiosos de carácter institucional, fotografías, eventos, actividades académicas y administrativas. Lo más importante es resaltar las actividades en las que nuestro Staff y Estudiantes sean los protagonistas.
Tamaño de las imagenes que van en la sección de noticias 640 px X 630 px
IMPORTANTE Es importante que toda dependencia administrativa, sección académica: Preescolar, Elemental y Secundaria, Directivos, Administrativos y Docentes; compartan toda la información noticiosa que consideren de gran importancia para compartir a toda nuestra comunidad, desde la sección de Noticias de la Página Web y Weekly News. Para ello deben enviar la siguiente información al correo comunicaciones@altamira.edu.co - De qué trata la actividad, evento o novedad. - Cuál es el objetivo, importancia o cómo sucedió. - Cuándo se realizó. - Dónde se llevó a cabo. - Fotografías de buena calidad en archivos individuales .JPG para soportar la noticia.
“La comunicación genera confianza. El silencio genera dudas...”, C,J. “Lo que no se comunica, no existe”, Gabriel García Marquez.
06. REDES SOCIALES
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REDES SOCIALES La información publicada en las redes sociales Facebook, Instagram, Youtube y Twitter creadas con el nombre y marca Altamira International School, funcionan como un canal de comunicación entre estudiantes, docentes, administrativos y todo el público externo que visite nuestras cuentas públicas de las Redes Sociales. La información publicada en estas redes sociales es de carácter institucional. Se publican imágenes, videos y demás información de tipo institucional como eventos académicos, campañas institucionales e información noticiosa de interés para nuestra Comunidad. Las Redes Sociales del Altamira International School son manejadas directamente por el Departamento de Comunicaciones, como medio de información de rápido alcance y difusión al público en general. El equipo Administrativo, Docentes y Vicerrectores que deseen promocionar o dar conocer alguna actividad de su dependendecia, deberán enviar la información detallada al correo comunicaciones@altamira.edu.co - De qué trata la actividad, evento o novedad. - Cuál es el objetivo, importancia o cómo sucedió. - Cuándo se realizó. - Dónde se llevó a cabo. - Fotografías de buena calidad en archivos individuales .JPG para soportar la noticia.
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REDES SOCIALES Facebook: Altamira Barranquilla
Contenido fotográfico y de videos de corta duración sobre actividades y campañas institucionales. Ábumes de Fotos, Videos, Links de interés sobre nuestra página web y demás información relacionada a las actividades y servicios Intitucionales.
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REDES SOCIALES Youtube: Comunicaciones Altamira Contiene material audiovisual creativo e innovador con información relacionada a las actividades llevadas a cabo en la academia y servicios Intitucionales.
Twitter: AltamiraEdu Contenido vinculado con las publicaciones realizadas en Facebook, con el propósito de vincular blogs, artículos y fuentes de carácter científico relacionados a la academia.
07. CARTELERAS
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CARTELERAS Son herramientas visuales y didácticas que permiten publicar información sobre un tema específico, utilizando como medios los textos, imágenes y otros elementos complementarios. En ellas se pegan afiches que contienen información sobre eventos, campañas e información de carácter institucional e información externa (administrativa, arte, cultura y educación). Se encuentran ubicadas en el campus del Colegio y tienen una actualización mensual o quincenal según corresponda. La información publicada está dirigida a estudiantes, docentes, administrativos y visitantes a la institución.
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CARTELERAS
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CARTELERAS
Campaña de Valores
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CARTELERAS
Francés / AISMUN
Comunicaciones
Docentes Correspondientes
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CARTELERAS DIGITALES Esta es una nueva herramienta visual que nos permite transmitir videos o imágenes de manera interactiva. Se caracteriza por reproducir información didáctica sobre los eventos, campañas y actividades de carácter institucional. Los dos televisores se encuentran ubicados en el primer piso del campus del colegio, junto a la sección de primaria y tiene una actualización semanal. La información publicada está dirigida a los públicos internos como estudiantes, docentes, administrativos y públicos externos como visitantes o padres de familia.
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