PROYECTO: Cero papel Subproyecto: Estrategias de TICs para la reducción de consumo de insumos de impresión OBJETIVO: Formular estrategias que permitan contribuir al proyecto “CERO PAPEL”, reduciendo los costos de insumos, energía, espacio físico y contaminación al medio ambiente. Realizado por: Alfredo A. Díaz Claros UNIVERSIDAD JORGE TADEO LOZANO 2.012 alfredo_diaz_claros@hotmail.com
Paradigma Creación de la cultura de aceptación del documento electrónico y del modelo de Gestión de contenidos digitales institucional en la Universidad Jorge Tadeo Lozano (Gestión Documental)
Proyecto de Gestión Documental, liderado por el Departamento de Archivo Central y Comunicaciones
Antecedentes a. Proyecto adelantado por la Especialización de Gestión Ambiental b. Avances en la implementación de Gestión Documental por el departamento de Archivo Central y Comunicaciones. c. Integración de los lineamientos de la Dirección Administrativa para el control de insumos. d. Implementación de los lineamientos del plan de desarrollo tecnológico, para la adquisición de impresoras departamentales, cuyos costos de impresión sean los más bajos del mercado.
Propuesta a. CONTROL DE IMPRESIÓN b. CREACIÓN DE LA CULTURA DE LA DIGITALIZACIÓN c. IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL d. OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS e. CULTURA DE LA IMPRESIÓN EN EL ÁREA ACADÉMICA
CONTROL DE IMPRESIÓN Corto plazo a. Reemplazo de las impresoras de inyección de tinta por Laser. b. Adquisición de impresoras por áreas o departamentos, no por personas. c. Integración de servicios de impresión en un solo dispositivo multifuncional. d. Adquisición de impresoras que sean ecológicamente eficientes. e. Adquisición de impresoras monocromáticas (no color). f. Implementar documentos electrónicos en procesos que tradicionalmente requieren mucha impresión (listas de clase, horarios, notas, etc.) g. No aprobación de compra de nuevos FAX, ni reposición. Equipo que se agoten los insumos serán retirados, motivando al uso del correo electrónico
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CONTROL DE IMPRESIÓN Mediano plazo a. Implementación de Print Server . Estadística y control de impresión para dar apoyo a la Dirección Administrativa. b. Centralización de la impresión por pisos y no por departamentos. c. Realizar el análisis y la implementación de un servicio de outsourcing de impresión. Se debe analizar el proyecto de retoma de impresoras. d. Implementación de la firma digital.
CREACIÓN DE LA CULTURA DE LA DIGITALIZACIÓN Corto plazo a. Implementación de la carpeta en red (Unidad de backup) por usuario, con el fin de que los documentos estén disponibles desde cualquier punto de la red. Esta acompañado de brindar herramientas de movilidad tales como, directorio activo, portátiles, WiFi b. Diseñar un proceso de medición del impacto de la cultura de la digitalización en los ahorros y en el carbon footprint c. Diseñar y divulgar piezas informativas (videos, correos masivos, página web), para motivar a la digitalización. Audiovisuales y Relaciones Públicas apoyarán dicho proceso.
CREACIÓN DE LA CULTURA DE LA DIGITALIZACIÓN • •
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Reuniones o juntas sin papel. Uso y masificación del correo web (desmotivar el uso de Outlook). Preconfiguración de impresión en modo Económico. Instructivos para el uso de fonts (ecofonts) Lineamientos para la no impresión y el uso de software como “PrintWhatYouLike”, para economizar insumos y papel. Reutilización de papel (reciclado) en condiciones óptimas para evitar daños de fusores. Uso estratégico del pdf como documento portable y seguro. Realizar informe de consumo de papel y enviarlo periódicamente a los jefes y publicar top 10. Brindar a los usuarios herramienta para analizar el costo de impresión (Green Print).
IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Proyecto liderado por el Departamento de Archivo Central y Comunicaciones apoyados por la Dirección de Tecnología, basado en el concepto Archivo total (Gestión, central e histórico), haciendo uso del software Docuware. a. Diseño del modelo de procesos de gestión documental. b. Implementación del modelo en el software Docuware. c. Implementación de servidores centralizados. d. Adquisición de los clientes web y dotación de escáneres. e. Inicio del proceso de digitalización y capacitación, según las tablas de retención.
OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS Proyecto liderado por la oficina de Productividad, analizando cada uno de los procesos que requieren altos volúmenes de impresión, con el fin que a través de un análisis de BPMS permita automatizar y digitalizar algunos procesos y documentos. a. Registro de documentos. b. Implementación de documentos electrónicos. Flujos de documentos, series documentales, tiempos por documentos, firma digital, trazabilidad de los documentos, tablas de retención, protección y seguridad, diseño de plantillas.
CULTURA DE LA IMPRESIÓN EN EL ÁREA ACADÉMICA Proyecto liderado por AVATA, cuyo objetivo es que a traves del portal AVATA (Portal estudiantes, Moodle, Portafolio, etc.), el estudiante pueda tener disponible la información en su proceso pedagógico evitando requerir la impresión de documentos tales como: tareas, talleres, silabus, tesis, contenidos programáticos, notas, horarios, bibliografías, etc. Igualmente motivar a los profesores y estudiantes en el uso intensivo del correo electrónico institucional y los portafolios para la interacción entre sí, motivando la lectura en pantalla y la utilización de “PrintWhatYouLike” en caso de requerir la impresión en papel. Finalmente motivar a realizar los exámenes en línea (evaluaciones, encuestas, competencias de ingreso)
INVERSIÓN EQUIPOS DE IMPRESIÓN 2012 Análisis de costos de impresión por modelo y referencia, la cual fue evaluada y aprobada para las adquisiciones del 2012: Total impresoras y escáner (especializado) presupuestadas y adquiridas: •15 Impresoras por reposición •11 Impresoras Nuevas •8 Escaner Fujitsu (Docuware)
Tipo Impresora
Modelo
Costo por Página
Multifuncional
Lexmark x544dn
$ 367.23
Laser Monocromática
Dell 3330dn
$ 59.64
Laser Color
DELL 3130cn
$ 212.52