Programa performance motivação e recompensa

VARA CRIMINAL, DO JÚRI, DAS EXECUÇÕES CRIMINAIS E DA INFÂNCIA E JUVENTUDE DE MATÃO

Programa Performance, Motivação e Recompensa

Elaborado por Alexandre Carlos da Silva – Escrivão Judicial – Matão – Agosto de 2014

VARA CRIMINAL, DO JÚRI, DAS EXECUÇÕES CRIMINAIS E DA INFÂNCIA E JUVENTUDE DE MATÃO

Sumário INTRODUÇÃO. .....................................................................................................................2 O QUE PRETENDEMOS REALIZAR..........................................................................................5 Tratamento do estoque de processos. ..................................................................................6 Melhorar a organização dos espaços de armazenamento dos autos dos processos. ...............6 Trabalhar com os Colaboradores, visando ao aumento de performance, o despertar da motivação e o oferecimento de recompensa em função do cumprimento de metas e consequente atingimento de objetivos, correlacionando tais valores ao Processo de Avaliação de Desempenho Institucional do TJSP. ...............................................................................................................................7 IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA. ..........................................................................................8 Apresentação. .....................................................................................................................9 Organização dos Espaços Cartorários. ..................................................................................9 Motivação. ........................................................................................................................ 10 Missão, Visão, Valores e Princípios. .................................................................................... 10 Fixação de metas. .............................................................................................................. 12 Recompensa. ..................................................................................................................... 14 ENCERRAMENTO ............................................................................................................... 17 QUADRO ESQUEMÁTICO ................................................................................................... 19

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VARA CRIMINAL, DO JÚRI, DAS EXECUÇÕES CRIMINAIS E DA INFÂNCIA E JUVENTUDE DE MATÃO INTRODUÇÃO. A Vara Criminal de Matão foi instalada em 2009, e foi formada a partir da reunião das seções criminais das então Primeira, Segunda e Terceira Varas Judiciais da Comarca.

Juntamente com os processos criminais, vieram para a Vara Criminal os processos do júri, os processos da execução criminal e os processos da infância e juventude, além da Seção de Depósito e Guarda de Armas e Objetos.

Para formação do cartório, foram parcialmente aproveitados os Colaboradores que atuavam nas seções criminais, na execução criminal e na infância e juventude.

Mas é preciso exclamar: não houve a transferência de todos os Colaboradores que então atuavam nas seções criminais, de execução criminal e da infância e juventude, para o novo cartório que então se instalava.

Assim, talvez por conta da união em um único cartório de todos os processos criminais, dos processos da infância e juventude, dos processos da execução criminal e da Seção de Depósito de Armas e Bens; também pela opção de não se transferirem para o novo cartório todos os funcionários que então atuavam nessas áreas e, principalmente, pela ausência de um trabalho prévio que proporcionasse aos Colaboradores que ali se reuniriam para formar uma nova Unidade, reflexão a respeito da imprescindível necessidade de entenderem que o momento exigia, em benefício próprio, a construção de uma matriz de princípios, que a partir de então nortearia o agir e o pensar de todos os componentes desse novo time (talvez sugerisse: responsabilidade compartilhada, trabalho em equipe, excelência no atendimento, melhor aproveitamento do tempo e educação continuada

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ensino/aprendizagem), esses primeiros anos do cartório da Vara Criminal de Matão foram especialmente difíceis.

Seguiu-se um período de sobrecarga de trabalho, represamento involuntário de processos, desestímulo e saída de Colaboradores sem nenhuma reposição e, por fim, a implantação do sistema SAJ, que exigiu a ausência temporária de alguns Escreventes para treinamento.

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VARA CRIMINAL, DO JÚRI, DAS EXECUÇÕES CRIMINAIS E DA INFÂNCIA E JUVENTUDE DE MATÃO Ao final desse difícil período, em meados de 2013, o cartório contava com apenas seis (6) Escreventes, incluindo chefes e escrivão, um (1) Colaborador cedido pela Prefeitura Municipal de Matão, dois (2) Estagiários de nível médio do CIEE/TJSP, um (1) estagiário de nível superior do CIEE/TJSP e um (1) estagiário de nível superior cedido pela Prefeitura Municipal (CIEE), mais um (1) Escrevente na sala de audiências: total de 12 pessoas.

Desde então, particularmente a partir de meados de novembro de 2013, a Serventia da Vara Criminal de Matão vem num esforço constante de melhoria contínua.

Novos Colaboradores, novos procedimentos, novas atitudes, novos agires e, principalmente, novos pensares: não há resultado sem dedicação e esforço, não há união se não houver convergência de propósitos.

No curso desse incessante trabalho, novos aprendizados emergiram dos imprevistos, das crises e das dificuldades, e a satisfação é perceber que o resultado vem se mostrando positivo e que estamos no caminho certo.

Implantamos a metodologia já consagrada no TJSP conhecida como NEP – Nova Estratégia de produção, por entender que no momento atenderia às necessidades de um cartório com sua equipe de Colaboradores na sua maior parte renovada, composta por pessoas de outras áreas que não a do Direito e sem experiência no trabalho com processos judiciais.

Realizamos nosso 1.º Encontro sobre Infância e Juventude, com o fim de darmos início à construção de um banco de ideias sobre ações voltadas à criança e ao adolescente e conhecer e mapear as ações e programas já em desenvolvimento e que tenham como público alvo a criança e o adolescente.

Viabilizamos uma importante parceria entre a Secretaria de Administração Penitenciária, por meio da Coordenadoria de Reintegração Social, com a Prefeitura Municipal de Matão, a qual resultou na vinda para Matão da Central de Atendimento ao Egresso e Família e da Central de Penas e Medidas Alternativas, serviços oferecidos pela Secretaria de Administração Penitenciária por meio de sua Coordenadoria de Reintegração Social, os quais entrarão em funcionamento já neste mês de setembro.

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VARA CRIMINAL, DO JÚRI, DAS EXECUÇÕES CRIMINAIS E DA INFÂNCIA E JUVENTUDE DE MATÃO Tais serviços, cremos, tarão maior efetividade ao cumprimento e fiscalização das penas em meio aberto, sem dizer do maior amparo ao egresso e sua família.

Realizamos, também, diversas melhorias pontuais.

Por outro lado, os desafios não cessaram e ainda há muito por fazer!

O planejamento elaborado para tratamento do estoque de processos represados aguardando cumprimento e aguardando elaboração de minutas de despachos NÃO foi executado, o que resultou no NÃO atendimento das expectativas e necessidades da Unidade; além disso, houve um acréscimo de novos processos ao estoque que aguardava tratamento, referentes ao exercício de 2014.

Diante disso, impõe-se, categoricamente, esforço, empenho e resignado compromisso de TODOS com a EXECUÇÃO do PLANEJAMENTO, para o enfretamento dessa importante questão.

Precisamos, além de tratar o represamento de processos, realizar, no ciclo ensino/aprendizagem, efetivo rodízio dos Colaboradores entre os núcleos de trabalho da Unidade, como forma de promover a aquisição e o aprimoramento de todas as competências necessárias para atuação em um cartório como é o Cartório da Vara Criminal de Matão. A propósito, tudo indica que a absorção pelos Núcleos de Movimentação e de Minutas, das atividades realizadas pelo Núcleo de Movimentação, se mostra medida razoável, especialmente para que possamos ampliar a capacidade de trabalho, e como forma de propiciar aos seus integrantes esse importante aprendizado relacionado à “movimentação”.

O capital humano foi, enfim, definitivamente recuperado. A partir de agora a Vara Criminal conta com onze (11) Escreventes, um (1) deles prestes a deixar a Unidade em razão do Processo de Remoção, incluindo chefes e escrivão, um (1) Assistente Judiciário, um (1) Colaborador cedido pela Prefeitura Municipal de Matão, dois (2) Estagiários de nível médio do CIEE/TJSP, um (1) Estagiário de nível superior do CIEE/TJSP e dois (2) Estagiários de nível superior cedidos pela Prefeitura Municipal (CIEE), mais um (1) Escrevente na sala de audiências: total de 19 pessoas.

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VARA CRIMINAL, DO JÚRI, DAS EXECUÇÕES CRIMINAIS E DA INFÂNCIA E JUVENTUDE DE MATÃO Assim, é preciso continuar, e nossa atual preocupação orbita em torno da necessidade de um aumento IMEDIATO de performance e, em razão disso, da necessidade de se criar um ambiente motivador e de aprendizagem para os Colaboradores. É urgente, também, que todos tenham efetiva consciência da importância que cada um tem com a execução do planejamento.

O QUE PRETENDEMOS REALIZAR.

Como já dissemos anteriormente, o planejamento elaborado para tratamento do estoque de processos represados aguardando cumprimento e aguardando elaboração de minutas de despachos NÃO atendeu às expectativas e necessidades da Unidade; além disso, houve um acréscimo de novos processos ao estoque que aguardava tratamento.

Assim, o momento se mostra oportuno para que façamos um debate em torno da questão, como medida para conhecer, a partir do ponto de vista de cada um, a razão pela qual o planejamento para tratamento do estoque de processos represados não obteve sucesso.

Com efeito, o principal problema, pensamos, apoiou-se no fato de que não houve a necessária compreensão de que por mais difícil que possa se apresentar o desafio, no caso o tratamento do estoque de processos represados, é preciso seguir o planejamento, discuti-lo e revisá-lo sempre que necessário, mas nunca abandoná-lo.

Quando pensamos o tratamento do estoque de processos, planejamos o tratamento em ciclos, respeitando a capacidade de produção e as competências de cada um: VER ANEXO 1.

O planejamento não foi executado!

Passados cinco (5) meses desde então, fica a pergunta para refletirmos: se cada um de nós Servidores tivesse retirado do estoque ao menos um processo por dia, quantos processos teríamos retirado até hoje?

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VARA CRIMINAL, DO JÚRI, DAS EXECUÇÕES CRIMINAIS E DA INFÂNCIA E JUVENTUDE DE MATÃO É nesse sentido, portanto, que precisamos caminhar, para chegarmos ao final desse ano com o estoque de processos no mínimo possível, talvez esgotado até.

Para tanto, pretendemos:

Tratamento do estoque de processos. a. Reapresentar o último planejamento (geral) para tratamento do estoque de processos represados para discussão, agora considerando a existência dos Núcleos, os novos Escreventes e os processos relacionados às Metas CNJ. Caso o novo planejamento não se mostre adequado, elaborar-se-á um novo e adequado planejamento para tratamento do estoque de processos, entendidos estes como todos aqueles aguardando cumprimento e elaboração de minutas de despachos e decisões até 19 de dezembro de 2013, mais os que a estes se somaram nesse primeiro semestre de 2014; b. Paralelamente ao planejamento antes referido para tratamento do estoque, o qual também envolve os processos de execução criminais, e considerando a criação e a efetiva instalação do DEECRIM em nosso região, com regras próprias de distribuição de novas execuções, inclusive, trabalhar na identificação de processos de execução criminal aptos à extinção, levando-os desde logo para sentença, como forma de evitar a entradas de novas execuções na Vara Criminal de Matão; c. Paralelamente, ainda, ao planejamento antes referido para tratamento do estoque de processos, trabalhar na identificação de processos criminais pendentes de designação de audiência, seja para qual fim for, levando-os desde logo para despacho; d. Oficiar à Equipe de Correição Judicial solicitando apoio no tratamento dos processos “em fase de arquivamento”.

Melhorar a organização dos espaços de armazenamento dos autos dos processos.

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VARA CRIMINAL, DO JÚRI, DAS EXECUÇÕES CRIMINAIS E DA INFÂNCIA E JUVENTUDE DE MATÃO a. Simplificar e otimizar o armazenamento e a identificação dos autos de todas as competências e o controle dos escaninhos; b. Concluir a identificação dos processos das Metas CNJ e os processos em “fase de arquivamento” de todas as competências, colocando aqueles em posição de destaque para tratamento prioritário; c. Armazenar os NOVOS autos de processos (2014) também em ordem cronológica e em pé, especialmente os processos dos Núcleos de Minutas e de Cumprimento.

Trabalhar com os Colaboradores, visando ao aumento de performance, o despertar da motivação e o oferecimento de recompensa em função do cumprimento de metas e consequente atingimento de objetivos, correlacionando tais valores ao Processo de Avaliação de Desempenho Institucional do TJSP. a. Transportar para uma linguagem visual a declaração de Visão, da Missão e dos Valores do Planejamento Estratégico do TJSP e dos Princípios do Planejamento Estratégico do STF na gestão 2011, adaptando-os à realidade local, de modo a proporcionar aos Colaboradores a criação de vínculos de identidade entre si próprios e o TJSP, como fonte de inspiração e de motivação para melhor Colaborar e Servir, e de satisfação e orgulho diante de um trabalho realizado com excelência, para autopromoção, para o aumento de performance e para a consecução de oportunidades de ascensão profissional e pessoal; b. Encurtar o tempo destinado à realização das atividades que lhes são atribuídas, especialmente à expedição de documentos e, em consequência, aumentar a quantidade de documentos produzidos ou, em outras palavras, de determinações judiciais expedidas e cumpridas; c. Implementar rotina de tratamento dos processos prontos para arquivamento, pendentes apenas de armazenamento na caixa de arquivo e de cadastro no sistema Recall; Elaborado por Alexandre Carlos da Silva – Escrivão Judicial – Matão – Agosto de 2014

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VARA CRIMINAL, DO JÚRI, DAS EXECUÇÕES CRIMINAIS E DA INFÂNCIA E JUVENTUDE DE MATÃO d. Otimizar os intervalos para estudo e descanso dos Colaboradores.

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Variáveis de controle:

a. Como variáveis de controle na implementação deste Programa, voltar-se-ão os esforços para que os Colaboradores tenham cada vez mais domínio dos recursos de informática, do conteúdo das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça e de outras Leis de interesse para trabalho com processos criminais, de execução criminal e da infância e juventude e, por fim, máximo aproveitamento do tempo que é reservado para estudo e descanso, tudo para que se sintam motivados a superar as metas que serão fixadas. b. Fixação de metas de resultado tendo por base a média de expedientes produzidos no primeiro semestre de 2014, cuja apuração far-se-á a partir dos relatórios gerados pelo sistema SAJEST, dos quais constarão a quantidade de expedientes gerados; e levantamento e apuração, por meio de inserção do endereço eletrônico pessoal do Escrivão em todos os e-mails enviados, da quantidade de mensagens eletrônicas enviadas pelos Escreventes. c. No Processo de Avaliação de Desempenho institucional, levar-se-á em conta o Planejamento desenvolvido pela Vara Criminal de Matão e o envolvimento de todos os integrantes da Equipe em sua execução. d. Criar rotina visando à identificação e premiação dos Colaboradores que de fato são multiplicadores, seja por difundirem por palavras, seja por representarem no agir e no pensar, a Missão, a Visão e os Valores do TJSP, bem como os Princípios adotados pela Vara Criminal de Matão para orientar o agir e o pensar, e que por isso se destacam no seio da Equipe em razão do envolvimento com o Planejamento local e sua execução.

IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA. Elaborado por Alexandre Carlos da Silva – Escrivão Judicial – Matão – Agosto de 2014

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VARA CRIMINAL, DO JÚRI, DAS EXECUÇÕES CRIMINAIS E DA INFÂNCIA E JUVENTUDE DE MATÃO Apresentação.

Antes da apresentação desse Programa para toda a Equipe, o Escrivão realizará uma reunião preliminar para a apresentação do Programa ao Juiz e Chefes do Cartório, a fim de discuti-lo para possíveis correções.

Num segundo momento, com ou sem correções, o Escrivão entregará, previamente, uma cópia do presente Programa para cada um dos integrantes da Equipe e, posteriormente, com intervalo de 1 ou 2 dias, juntamente com os Chefes, fará reunião com toda a Equipe, onde apresentará o Programa e tirará dúvidas.

Organização dos Espaços Cartorários.

Visando ao desenvolvimento do Programa, como medida para otimização dos espaços do cartório e, consequentemente, daqueles destinados ao armazenamento dos autos dos processos, e levando em conta a indicação lançada pelo Escrivão da Vara Criminal por ocasião da elaboração do primeiro Relatório de Observação e Diagnóstico, para destinação do trabalho com determinados processos à equipe externa1, proceder-se-á à identificação, separação e armazenamento em escaninhos específicos, dos autos dos processos em “fase de arquivamento”, entendidos estes como aqueles pendentes de cumprimento da decisão/despacho que já determinou o arquivamento, bem como aqueles pendentes de decisão/despacho que determine o seu arquivamento.

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“Pretende-se, por fim, como parte do planejamento inicial para a manutenção de uma condição adequada

para que o trabalho necessário seja realizado, sem se correr o risco de inviabilizar a própria existência da Unidade, que destaquemos e deixemos de lado, talvez entregando esse trabalho para tratamento por Equipe externa, os processos com prescrição punitiva e executória próxima, a acontecer de hoje a seis meses, bem como os processos em fase final, de simples arquivamento, privilegiando, portanto, os processos com possibilidades de efetivo curso normal, dada a atual capacidade de trabalho da Unidade e a necessidade de ensino/aprendizagem relativamente aos novos Servidores.”

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VARA CRIMINAL, DO JÚRI, DAS EXECUÇÕES CRIMINAIS E DA INFÂNCIA E JUVENTUDE DE MATÃO Em continuidade do trabalho, após a identificação, separação e armazenamento, os autos dos processos serão contados e um ofício será elaborado à Corregedoria Geral de Justiça do TJSP, aos cuidados da Equipe de Correição que atualmente monitora o Ofício Criminal da Comarca de Matão, com a solicitação para tratamento desse estoque de processos.

Ainda, como medida de melhor armazenamento dos autos de processos novos (2014) nos escaninhos de processos aguardando cumprimento e despachos, considerando a separação e armazenamento em escaninhos próprios dos processos “em fase de arquivamento”, os espaços então disponíveis servirão para armazenamento dos novos processos, em ordem cronológica e com a devida identificação, vez que vinham sendo armazenados de modo a dificultar o manuseio.

Por sua vez, os processos das metas 2 e 4 do CNJ, serão identificados, contados para inclusão na planilha do sistema Movjudweb do TJSP e, por fim, armazenados em local de destaque, em escaninhos próprios, para tratamento prioritário.

Motivação.

Missão, Visão, Valores e Princípios.

O Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, com a edição da Resolução 505/2009, de 25 de novembro de 2009 (DJE de 08/01/2010), instituiu seu Planejamento estratégico, o qual, por meio da Resolução 604, de 27 de junho de 2013 (DJE de 03/07/2013), foi revisado.

A propósito, o processo de diagnóstico visando à elaboração de novo Planejamento Estratégico que vigorará entre os anos de 2015 e 2020 está em andamento.

O Planejamento Estratégico, podemos dizer, é o instrumento pelo qual a Instituição torna público interna e externamente, tudo aquilo que pretende fazer em prol do

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VARA CRIMINAL, DO JÚRI, DAS EXECUÇÕES CRIMINAIS E DA INFÂNCIA E JUVENTUDE DE MATÃO crescimento qualitativo e quantitativo da própria Instituição, como forma de melhor Servir ao seu principal propósito e ao seu Cliente: distribuir Justiça à Sociedade.

Para a construção do Planejamento Estratégico - PE, o TJSP adotou a metodologia conhecida como Balance Scorecard2, talvez a mais consagrada no universo corporativo.

Em razão disso, todo Planejamento foi construído e alicerçado naquilo que se convencionou chamar de Missão (a razão de ser da própria Instituição; o porquê dela existir), de Visão (ou visão de futuro. Que posição a Instituição ocupa no cenário da vida social atual, no caso, sua importância no contexto das instituições públicas e como um dos Poderes da República e do nosso Estado Democrático de Direito, e em qual posição pretende estar no futuro, qual importância pretende ter na vida da sociedade no futuro) e de Valores (costumes, posturas e ideias que direcionam o comportamento das pessoas, permeando todas as suas atividades e relações. Organizam e impulsionam as mudanças necessárias para uma organização alcançar plenamente seus objetivos).

De outro lado, embora o TJSP não tenha uma carta de princípios, na medida em que a fixação de princípios não integra a metodologia do BSC, nada impede que criemos ou, no caso, adotemos uma Matriz de Princípios, desde que alinhadas e compatíveis com o propósito maior do PE do TJSP. É nesse passo que também adotaremos e adaptaremos à realidade local a matriz de princípios do Supremo Tribunal Federal, a qual vigorou na gestão do Ministro Antonio Cezar Peluso, por se mostrar adequada para a difusão de uma mentalidade e de uma postura em relação ao propósito de melhor Servir à coisa pública.

Sobre Princípios não é preciso dizer muito. É tudo aquilo que principia, que vem primeiro, por onde se começa, que norteia, que direciona.

Assim, como forma de alinhar as ações levadas a efeito, bem como o agir e o pensar no Cartório da Vara Criminal de Matão, serão afixados banners no interior do Cartório, com a descrição da Missão, da Visão e dos Valores do TJSP, e dos Princípios antes referidos, possibilitando que assim, a todo tempo, possamos deles nos socorrer e nos 2

http://pt.wikipedia.org/wiki/Balanced_scorecard Elaborado por Alexandre Carlos da Silva – Escrivão Judicial – Matão – Agosto de 2014

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VARA CRIMINAL, DO JÚRI, DAS EXECUÇÕES CRIMINAIS E DA INFÂNCIA E JUVENTUDE DE MATÃO orientar, sempre, nos motivando a cumprirmos nossas metas e atingirmos nossos objetivos, pessoais e institucionais.

Fixação de metas.

Na medida em que o Planejamento deve indicar, em linhas gerais, qual o caminho que se pretende seguir, também deve estabelecer como e quando cada passo no curso desse caminho deve ser dado para se chegar onde se quer, cumprindo-se a Missão e chegando-se ao futuro na exata medida do que se pretendeu lá no começo das coisas.

Quando falamos em quanto de esforço será necessário para caminharmos e chegarmos a determinado ponto do caminho e quando esse esforço deve ser empregado, estamos falando de Metas e Objetivos; quando falamos em Metas, estamos dizendo em “quanto de esforço devemos empregar, como empregaremos esse esforço e por quanto tempo o esforço deve ser empregado”; quando falamos em Objetivos, falamos em “onde pretendemos chegar a partir do esforço”.

Para que tratemos o represamento de processos em nosso Cartório, levando em conta a indicação de concluirmos o tratamento do estoque de processos represados até o final deste ano ao mesmo tempo em trabalhamos com os processos não represados, o incremento na performance se impõe.

Desse modo, implantaremos uma rotina de verificação de produtividade mensal, ou seja, fixaremos metas de desempenho, já a partir do mês de agosto.

Inicialmente, o faremos levando em conta o quantitativo de movimentações realizadas no sistema SAJ, partindo-se da média de movimentações no período de janeiro a julho de 2014.

A análise se apoiará em relatórios gerados pelo sistema SAJ, formado por todas as movimentações que cada um dos Escreventes gerar no sistema, destacando-se para fixação das metas as relacionadas ao cumprimento e às minutas, o que denominaremos de “principais movimentações”.

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VARA CRIMINAL, DO JÚRI, DAS EXECUÇÕES CRIMINAIS E DA INFÂNCIA E JUVENTUDE DE MATÃO Em relação aos e-mails, apenas a título de conhecimento, elaborar-se-á relatório para se saber qual o impacto da quantidade de e-mails expedidos em relação às principais movimentações geradas.

Assim, como objetivo para aumento da performance em relação ao desempenho desejado, os esforços serão concentrados na superação da média geral de movimentações realizadas no mês anterior ao da apuração, partindo-se, inicialmente, da média geral de movimentações do período compreendido entre os meses de janeiro a julho de 2014.

Em relação aos documentos expedidos fora do sistema SAJ, contar-se-ão os documentos manualmente, diariamente.

Nessa primeira etapa, para análise do aumento da performance, as metas serão coletivas, apuradas nos Núcleos de Minutas e de Cumprimento.

Nessa primeira etapa, também, apenas como forma exclusiva de orientação e NÃO de avaliação, será apurada a produtividade individual visando ao encorajando, apoio, motivação, incentivo ao crescimento profissional, aumento do conhecimento, de habilidades, de capacidades e de atitudes, conscientização de valores, com foco em melhor qualidade de vida, visando à satisfação de objetivos desejados pelo próprio orientado, inclusive.

VER ANEXO 2.

Também como forma de incrementarmos o aumento da performance e prepararmos terreno fértil para cultivarmos a motivação e a recompensa, fixaremos metas relacionadas ao ciclo ensino/aprendizagem, consistentes no estudo contínuo e sistemático das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, de atos normativos em geral e de textos legais relacionados à temática de trabalho da Unidade.

Como medida para operacionalizar e apoiar a Equipe no cumprimento das metas de desempenho e de aprendizagem, a Direção da Unidade, assim entendidos os Chefes do Cartório e o Escrivão, orientados pelo Juiz da Vara, se reunirão mensalmente e selecionarão o material para estudo no período, fixando um determinado dia e horário por semana, de acordo com a conveniência da Unidade, para reunião de toda a Equipe, ocasião em que o material selecionado será trabalhado, preferencialmente pela Direção da Unidade visando Elaborado por Alexandre Carlos da Silva – Escrivão Judicial – Matão – Agosto de 2014

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VARA CRIMINAL, DO JÚRI, DAS EXECUÇÕES CRIMINAIS E DA INFÂNCIA E JUVENTUDE DE MATÃO também desenvolver competências, no formato de aulas expositivas com tempo para questionamentos e debates, predominantemente com foco na prática cartorária.

Na seleção de material para estudo, também serão levadas em consideração as demandas apresentadas pelos próprios Colaboradores.

Também será objeto de trabalho, no ciclo ensino/aprendizagem, o uso dos sistemas de informática e seus inúmeros recursos; temos observado certo desconhecimento das possibilidades e dos recursos que os sistemas informatizados nos oferecerem, sejam os nativos do TJSP, os do tipo office e os das instituições que colocam seus bancos de dados à disposição da Justiça.

Eventualmente, de acordo com a necessidade que puder a vir se apresentar, poderá ser solicitado apoio à EJUS – Escola Judicial dos Servidores do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo e à EPM – Escola Paulista da Magistratura, para capacitação direta da Equipe ou para capacitação da Direção da Unidade visando torná-la multiplicadora de conhecimento.

O trabalho com as metas do ciclo ensino/aprendizagem será realizado também já a partir de agosto.

Recompensa.

A Lei Complementar do Estado de São Paulo n.º 1.111/10 instituiu o Plano de Cargos e Carreira dos Servidores do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo.

Dentre as inúmeras previsões legais ali dispostas, trataremos aqui dos dispositivos relacionados ao desenvolvimento da carreira do Servidor no TJSP. Assim, conforme disposto no artigo 11 do referido diploma legal, o “servidor nomeado para cargo de provimento efetivo ficará sujeito, durante o período de 36 (trinta e seis) meses, a Estágio Probatório, ao longo do qual a assiduidade, pontualidade, aptidão, capacidade e eficiência que demonstrar serão objeto de avaliação, para a efetivação na carreira”.

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VARA CRIMINAL, DO JÚRI, DAS EXECUÇÕES CRIMINAIS E DA INFÂNCIA E JUVENTUDE DE MATÃO Além disso, conforme disposto no artigo 12 da Lei em comento, a “evolução profissional dos servidores públicos na Carreira do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo dar-se-á por meio dos institutos da Progressão, Promoção e do Acesso, objetivando o reconhecimento, pelo resultado do trabalho esperado e planejado com a autoridade, para a otimização das atividades previstas na unidade em que esteja designado para o exercício de suas atribuições; o constante aproveitamento do servidor pelo efetivo exercício do cargo de que é titular, pela experiência adquirida ao longo do tempo, com resultados efetivos no aprimoramento das suas aptidões e potencialidades”.

Desse modo, alinhando-nos à melhor orientação a respeito da “gestão de pessoas por competências”3, e também como forma de fortalecer e retribuir a dedicação, o compromisso e o engajamento de toda a Equipe, implantaremos na Unidade uma política de recompensa além daquela já prevista no Plano de Carreira do TJSP, leia-se, progressão, promoção e acesso.

Conforme ensina Andréa Rezende Russo, “As pessoas querem do trabalho o que sempre quiseram: respeito, confiança, possibilidade de controle sobre suas tarefas, oportunidade de aprendizagem e crescimento, interações agradáveis com os colegas e outras pessoas, tratamento justo, oportunidade de levar uma vida razoável, ter orgulho do que fazem e com as realizações alcançadas, ter reconhecimento”.

Desse modo, e levando-se em conta as limitações e possibilidades de que dispõe a Autoridade responsável pelo Cartório da Vara Criminal de Matão, ofereceremos um tipo de recompensa não-financeira, baseada no reconhecimento público, primeiro perante os próprios integrantes da Vara Criminal e respectiva Serventia, segundo perante o Presidente e o Corregedor Geral de Justiça do TJSP. Nada tão diferente do que um elogio pela dedicação de alguém em relação aos seus pares, ao seu local de trabalho, em relação à Instituição a qual voluntariamente veio a pertencer, senão pelo meio que se oferecerá a recompensa, conforme abaixo será exposto; nada diferente, por exemplo, do que a oportunidade de assumir, mesmo que temporariamente, a chefia da seção da Unidade na ausência do seu titular.

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RUSSO, Andréa Rezende. Uma Moderna Gestão de Pessoas no Poder Judiciário. Rio de Janeiro: FGV, 2009.

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VARA CRIMINAL, DO JÚRI, DAS EXECUÇÕES CRIMINAIS E DA INFÂNCIA E JUVENTUDE DE MATÃO Assim como forma de operacionalizar essa política de recompensa, todo Colaborador Escrevente, com exceção dos chefes e do escrivão, que superar as metas de desempenho e de aprendizado, sem deixar de descuidar do aspecto qualitativo do trabalho que realiza, bem como servir como multiplicador da Missão, da Visão, dos Valores e dos Princípios já referidos anteriormente, e todo Colaborador não Escrevente, leia-se Estagiário e funcionário Cedido por outro órgão, que também não descuidar do aspecto qualitativo do trabalho que realiza e servir como multiplicador da Missão, da Visão, dos Valores e dos Princípios já referidos anteriormente, receberá das mãos do Juiz da Vara um documento escrito, por ele assinado, que denominaremos de “Carta de Elogio”, do qual constará uma declaração formal de reconhecimento pelos bons serviços prestados à Vara Criminal de Matão, consequentemente ao Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo.

A melhor média a ser superada será apurada entre a melhor média individual (considerando todos os Escreventes) e a média geral da unidade (também considerando todos os Escreventes).

Entender-se-á por “superar as metas de desempenho”, aquilo que for realizado em relação às principais movimentações acima da melhor média a ser superada, objetivando o alcance, e porque não, a superação da última melhor média individual.

A Direção da Unidade, juntamente com o Juiz da Vara, se reunirá semestralmente, em dia e hora designados de acordo com a conveniência da Autoridade, para a apuração dos requisitos objetivos (metas) e subjetivos (Missão, Visão, Valores e Princípios).

Para apuração dos requisitos subjetivos em relação aos Escreventes, a Direção da Unidade, o Juiz da Vara, um representante dos Escreventes escolhido por sorteio dentre os Escreventes do Cartório e um representante dos Estagiários e funcionários Cedidos por outro órgão, também escolhido por sorteio, responderão a um questionário em relação aos três Escreventes melhor avaliados nos requisitos objetivos.

No que se refere aos Colaboradores não Escreventes, o questionário será apresentado a todos os Colaboradores Escreventes.

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VARA CRIMINAL, DO JÚRI, DAS EXECUÇÕES CRIMINAIS E DA INFÂNCIA E JUVENTUDE DE MATÃO Na elaboração do questionário, a Direção orientar-se-á pelas questões que são apresentadas ao Escrivão para Avaliação de Desempenho Institucional, mantendo-as na íntegra, ou adaptando-as à realidade local, se necessário. VER ANEXO 3.

Aquele que obtiver melhor resultado será o que receberá a “Carta de Elogio”, a qual será entregue em sessão solene em local a ser anunciado na oportunidade e com a antecedência necessária, sendo o documento encaminhado à Presidência e à Corregedoria Geral de Justiça, no caso dos Escreventes; no caso dos não Escreventes, a “Carta de Elogio” será encaminhada ao órgão responsável pelo estágio ou ao órgão do qual o Cedido é funcionário.

ENCERRAMENTO Redação do doutor Ricardo Domingos Rinhel, MM. Juiz de Direito da Vara Criminal, do Júri, das Execuções Criminais e da Infância e Juventude de Matão.

Não é de hoje que as pessoas reclamam da morosidade e ineficiência do Poder Judiciário.

A Revista Veja publicou, no final de 2005 (Edição 1.934), reportagem especial sobre a má qualidade do serviço público, apontando que “a precariedade dos serviços públicos é responsável por cerca de 8% das barreiras ao crescimento do país. Esse impacto se deve aos efeitos em cascata que as deficiências no setor público causam à economia.”

Foi dito também que, “no Brasil, esses problemas parecem tão arraigados à rotina nacional que aparentam ser imutáveis.”

A pergunta que se faz é a seguinte: há solução para este problema?

A resposta, sem receio, é: depende!

Depende de quem? Depende do quê?

Depende de você! Depende de nós!

Não podemos nos esquecer de que somos remunerados para executar um serviço de grande relevância à população.

Elaborado por Alexandre Carlos da Silva – Escrivão Judicial – Matão – Agosto de 2014

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VARA CRIMINAL, DO JÚRI, DAS EXECUÇÕES CRIMINAIS E DA INFÂNCIA E JUVENTUDE DE MATÃO Por detrás de cada processo existem seres humanos que sonham, sofrem e necessitam de nossa ajuda.

Cada gesto de gentileza para com a parte ou simplesmente a presteza na condução do processo são atos da função pública e, principalmente, gestos de amor.

Não apenas o ‘amor sentimento’, mas o ‘amor conduta’, assim como nos ensinou Jesus: “Amai ao próximo assim como eu vos amei”. E o que isso quer dizer? Quer dizer que devemos tratar as pessoas assim como nós gostaríamos que fôssemos tratados.

Devemos nos colocar do lado oposto do balcão. Será que ficaríamos satisfeitos com nosso trabalho, com o nosso atendimento?

Superada a primeira indagação, tendo ciência de que a melhoria do serviço público depende primordialmente de todos os servidores, nos questionamos sobre como fazer isso.

Depende de quê?

A resposta é: de boa vontade, planejamento e dedicação.

Pelo simples fato de estar lendo este texto, tenha a convicção de que boa vontade não lhe falta.

O planejamento, que ora é proposto, é importantíssimo para instrumentalizar a mudança de paradigma.

Ainda segundo a Revista Veja, o Reino Unido, desde 1997, vem realizando com sucesso uma reforma objetivando o aumento de produtividade e à melhoria da qualidade dos serviços públicos.

O primeiro passo deu-se com o estabelecimento de alguns princípios. Depois, colocaram-se em prática ações pontuais e objetivas. Eis alguns dos princípios que nortearam o programa: metas de desempenho, mensuráveis e disponíveis para comparação pelo público; clara definição de responsabilidades entre as entidades públicas; aumento da flexibilidade, por meio da simplificação de processos e da redução da burocracia.

Ao que parece, estamos no caminho certo.

Não existe fórmula pronta. O trajeto é árduo. Mas, se não nos dedicarmos, estaremos condenados a suportar as consequências de um serviço público medíocre, levando conosco o estigma da ineficiência.

O Poder Judiciário pode contar com a sua dedicação?

Elaborado por Alexandre Carlos da Silva – Escrivão Judicial – Matão – Agosto de 2014

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VARA CRIMINAL, DO JÚRI, DAS EXECUÇÕES CRIMINAIS E DA INFÂNCIA E JUVENTUDE DE MATÃO QUADRO ESQUEMÁTICO

Oportunidade de Melhoria

1. Planejamento para tratamento do estoque de processos represados NÃO realizado;

2. Criação do DEECRIM;

3. Existência de processos, dentre os represados, aptos para instrução e julgamento; 4. Existência de processos, dentre os represados, para execução de tarefas relacionadas à última fase do processo (já com despacho determinando o arquivamento ou pendente apenas de despacho que determine o arquivamento); 5. Situação da Unidade que se encontre sob monitoramento da Corregedoria; 6. Processos em mais

Ação Sugerida - reapresentação do planejamento; - Debate em torno da questão, como medida para conhecer, a partir do ponto de vista de cada um dos Colaboradores envolvidos, a razão pela qual o planejamento não obteve sucesso; - identificação dos processos de execução criminal aptos à extinção, para serem levados à conclusão desde logo; - identificação dos processos aptos à designação de audiência de instrução e julgamento, para serem levados à conclusão desde logo;

- identificação dos processos criminais, para colocação em posição de destaque, visando se oficiar à CGJ para que nos preste apoio no tratamento de referidos processos;

- oficiar à Corregedoria Geral de Justiça solicitando apoio no tratamento dos processos “em fase de arquivamento”; - simplificar e otimizar o

Data prevista para a providência

Data prevista para conclusão

Pendente

18/08/2014

18/08/2014

Pendente

25/08/2014

Até 31/10/2014

Pendente

01/09/2014

30/09/2014

29/08/2014

29/08/2014

Situação atual

Gesto r da melh oria

Concluído

Pendente

Concluído

Elaborado por Alexandre Carlos da Silva – Escrivão Judicial – Matão – Agosto de 2014

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VARA CRIMINAL, DO JÚRI, DAS EXECUÇÕES CRIMINAIS E DA INFÂNCIA E JUVENTUDE DE MATÃO de um escaninho para realização de mesma tarefa; 7. Determinação da CGJ para identificação de processos para tratamento prioritário; 8. Processos pendentes de execução de mesma tarefas em diversos escaninhos;

9. Desconhecimento do PE do TJSP;

10. Processos aptos ao arquivamento;

11. Necessidade de aumento de performance;

armazenamento e a identificação dos autos de todas as competências e o controle de escaninhos; - identificação dos processos das Metas CNJ, para colocação em posição de destaque nos escaninhos, para tratamento prioritário; - armazenar os novos autos de processos (exercício 2014) também em ordem cronológica e em pé, especialmente os processos dos Núcleos de Minutas e de Cumprimento; - transportar para uma linguagem visual a declaração da Missão, da Visão e dos Valores do PE do TJSP e dos Princípios do PE do STF (gestão 2011), com adaptações; criação de banners para colocação no interior do Cartório; - implementar rotina de tratamento dos processos prontos para arquivamento, pendentes apenas de armazenamento na caixa de arquivo e cadastro no sistema Recall; - otimizar os intervalos para estudo e descanso dos Colaboradores;

- fixação e apuração de metas de desempenho; 12. Necessidade de aumento performance

- fixação de metas de aprendizado; - considerar o Planejamento Operacional do Cartório e o envolvimento dos Colaboradores por ocasião do Avaliação de Desempenho Institucional

Concluído

Iniciado

Concluído

- do que está em estoque até hoje, concluir até 31/10/2014 - trabalhar para não ocorrer novo acúmulo

iniciado

Iniciado Iniciado; metas iniciais fixadas

Apuração mensal

Pendente

29/08/2014

Pendente

A partir do término da Avaliação Institucional 2014, previsto para

Reavaliação semestral

Elaborado por Alexandre Carlos da Silva – Escrivão Judicial – Matão – Agosto de 2014

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VARA CRIMINAL, DO JÚRI, DAS EXECUÇÕES CRIMINAIS E DA INFÂNCIA E JUVENTUDE DE MATÃO

Criação de rotina visando à identificação e premiação dos Colaboradores, de acordo com o descrito no Planejamento Operacional;

Pendente

15/09/2014; A partir do término da Avaliação Institucional 2014, previsto para 15/09/2014;

KÁTIA APARECIDA DE CAMPOS

GILSON CARLOS BATISTA

ALEXANDRE CARLOS DA SILVA

RICARDO DOMINGOS RINHEL

Elaborado por Alexandre Carlos da Silva – Escrivão Judicial – Matão – Agosto de 2014

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