/(681' .20081(
Språkprofil 2017
«Vi må ikke bare tale slik at tilhørerne kan forstå oss, men slik at de ikke kan misforstå oss.»
Innholdsliste Innledning 1 Nært, tydelig og enkelt
Quintilian (ca 35 -100 e.Kr.), romersk retoriker
10 bud for klart språk
1
1
Slik skriver du klart, nært, tydelig og enkelt 2 1. Vær bevisst på hvorfor du skriver, og hvem du skriver til 2 2. Skriv direkte til mottakeren 2 3. Få frem hvem som skriver 3 4. Bruk aktive formuleringer – få frem hvem som gjør hva 4 5. Start med det viktigste 5 6. Lag ei innledning som forklarer hva teksten handler om 8 7. Bruk presise og beskrivende overskrifter og mellomtitler 9 8. Bruk punktlister for å skape oversikt 10 9. Skriv forståelige og ryddige setninger 11 10. Bruk ord leseren kan forstå 12
Slik skriver du korrekt 15 Ålesund kommune er språknøytral 15 Interkommunale samarbeid 15 Navn på tjenester og virksomheter 15 Stor og liten forbokstav 16 Lov- og regelhenvisninger 17 Stedsnavn og gatenavn 17 Hvordan skrive tall 17 Forkortelser 19 Særskrivingsfeil og sammensatte ord 20 Andre tegn 20 Anførselstegn 21 Utheving av tekst 21 Mer om språk 22 Kilder 22
3
Innledning
Godt språk gir grunnlag for god kommunikasjon. Målet for alle tekstene våre er at de skal være forståelige og nyttige for dem vi skriver til. Godt språk får vi ved klare tekster, og en god struktur og oppbygging av tekstene. Ålesund kommunes språkprofil gir retningslinjer som skal hjelpe oss å velge formuleringer som gjør det lett for mottakeren å forstå og lese teksten.
Nært, tydelig og enkelt Språket må være:
Nært
Tydelig
Enkelt
• Legg språket nært opp til dagligspråket – unngå interne begrep og stive formuleringer, og bruk hunkjønnsord og a-endinger der det er mulig.
• Bruk et aktivt språk som får frem hvem som skal gjøre noe og hvem som har ansvaret for å gjøre det.
• Lag oversiktlige tekster – gi lesehjelp med informative overskrifter, mellomtitler og punktlister.
• Bruk verb for å uttrykke handling, ikke substantiv.
• Fjern støy. Les korrektur og bruk oppslagsverk når du er i tvil.
• Tenk teksten som en skriftlig samtale – bruk vi og du der det passer.
10 bud for klart språk i Ålesund kommune 1. Vær bevisst på hvorfor du skriver og hvem du skriver til.
6. Lag ei innledning som forklarer hva teksten handler om.
2. Skriv direkte til mottakeren.
7. Bruk presise og beskrivende overskrifter og mellomtitler.
3. Få frem hvem som skriver.
8. Bruk punktlister for å skape oversikt.
4. Bruk aktive formuleringer – få frem hvem som gjør hva.
9. Skriv forståelige og ryddige setninger.
5. Start med det viktigste.
10. Bruk ord leseren kan forstå.
1
Del 1:
Slik skriver du klart, nært, tydelig og enkelt Her tar går vi gjennom de 10 budene for klart språk med eksempler.
1. Vær bevisst på hvorfor du skriver, og hvem du skriver til Det skal ikke være tvil om hvorfor teksten er skrevet og hvem den er skrevet til. Ha hovedbudskapet klart for deg før du begynner å skrive og når du skriver. Disponer hva du skal ha med i teksten ut fra budskapet.
Skru av autopiloten
Om tekstene vår skal bli bedre må vi bli bevisste på hvem vi skriver til. Ikke la vedtaktstekster, brev og skjema passere uten at du tenker deg om!
Kill your darlings og short and sweet
Begge begrepene viser til at det er lettere å skrive langt enn kort, og at det ikke er sikkert at all informasjon bør inn i samme tekst. Jobb med teksten slik at unødvendig informasjon og unødige småord blir luka bort.
Skriv tydelig – spar kollegene dine for merarbeid
En uklar tekst kan skape usikkerhet. Da ringer eller skriver leseren til kommunen for å få klarhet i hva teksten betyr, eller leseren kan gjøre feil som kommunen må bruke tid på å rydde opp i. Dette skaper unødvendig merarbeid for leseren – og kommunen. Mindre arbeid betyr økonomisk gevinst. Her er gode eksempler på innsparinger ved klarspråkarbeid: • Vegvesenet har spart 1,2 millioner kroner på forenkling av tekster. • Plan- og bygningsetaten i Oslo får færre henvendelser etter klarspråkarbeid. • Skedsmo kommune har redusert saksbehandlingstid på grunn av klarspråksarbeid. • Lånekassen rapporterer om vesentlig nedgang i antall forespørsler etter klarspråksarbeid.
2
Still deg selv disse spørsmålene både før og underveis i skrivinga: • Hva vil jeg oppnå med teksten? Skal leseren svare på noe, gjennomføre noe eller være orientert om noe? • Hvem er den viktigste leseren? Ofte har du flere lesere, men du skal vite hvem som er viktigst og skrive for hovedleseren.
Eksempler uten direkte henvendelse
Eksempler med direkte henvendelse
Det skal fylles ut både grunnutdanning og eventuell videreutdanning.
Du skal fylle ut både grunnutdanning og eventuell videreutdanning.
Hensikten med denne brosjyren er å gi informasjon om reglene som gjelder til brukere og pårørende.
Brosjyren skal gi brukere og pårørende informasjon om reglene som gjelder.
Har beboer som flytter inn ektefelle som bor i boligen, kan han/hun ha rett til fradrag.
Du kan ha rett til fradrag om du har ektefelle som bor i boligen du flytter inn i.
Dersom man vil klage på kommunens vedtak når det gjelder miljørettet helsevern, leverer man klagen til kommunen.
Om dere vil vil klage på kommunens vedtak når det gjelder miljøretta helsevern, kan dere levere klagen til kommunen.
Forespørsler angående samarbeidsavtaler mottas kun skriftlig.
Ta kontakt med oss på mailadresse@alesund.kommune. no hvis dere har spørsmål som gjelder samarbeidsavtaler.
Når du vet hvem du skriver til, kan du: • velge å bruke fagspråk når du kjenner leseren og vet at leseren forstår det. • forklare fagbegrep når du tror leseren ikkje kjenner til dem, forklaringa kan være i selve teksten eller i egne tekstbokser.
2. Skriv direkte til mottakeren En god dialog forutsetter at vi henvender oss til leseren direkte. Ved å bruke betegnelser som mottaker, innbygger, publikum, oppdragsgiver, en og man, skaper vi avstand og risikerer å snakke over hodet på den vi skriver til. Høflighetsformene De, Dem og Deres brukes lite i dagligspråket og mange oppfatter dem som fremmede. Høflighetsformene skal derfor bare brukes om vi svarer på et brev der avsender selv har brukt dem. • Bruk du eller dere for å henvende deg direkte til leseren. • Hvis du har flere målgrupper, skill tydelig mellom dem.
3. Få frem hvem som skriver Det skal være lett å se at det er Ålesund kommune som er avsender av teksten. Vi skal derfor introdusere kommunen tidlig. Vi må være en tydelig og imøtekommende avsender som tar ansvar. Bruk disse virkemidlene: • Bruk vi eller Ålesund kommune når du omtaler kommunen. • Finn muligheter der Ålesund kommune kan synes i teksten. I brev og e-post må det være tydelig hvem leseren kan kontakte om han eller hun har spørsmål å stille. Bruk kommunens e-postsignatur. Setninger der Ålesund kommune ikke er synlig
Setninger der Ålesund kommune er synlig.
Det er mulig å sende brosjyrer til skoler som ber om det.
Vi/Ålesund kommune sender ut brosjyrer til skoler som ber om det.
Det legges vekt på å utvikle materiell som kan være til støtte og hjelp for virksomhetslederne.
Vi/Ålesund kommune legger vekt på å utvikle materiell som kan være til støtte og hjelp for virksomhetslederne.
3
4. Bruk aktive formuleringer – få frem hvem som gjør hva
5. Start med det viktigste
Et passivt språk er ikke en naturlig del av det muntlige hverdagsspråket vårt. Mange opplever derfor passive formuleringer som et tungt og stivt språk som virker fremmed.
Leseren skal ikke være i tvil om hva som er hovedbudskapet i teksten, derfor må den sentrale informasjonen komme først. Husk at det som er den viktigste informasjonen for oss, kanskje ikke er den viktigste informasjonen for leseren.
I et passiv språk bruker vi ofte substantiver (tingord) i stedet for verb (handlingsord) når vi skal beskrive noe fordi vi synes det virker mer formelt eller saklig. Problemet er at det gjør språket tyngre og mer abstrakt – og dermed vanskeligere å forstå; Det er ofte uklart hvem det er som gjør noe eller har ansvaret for å gjøre noe.
Konklusjonen kan stå først, mens du bruker resten av teksten til å forklare, utdype og begrunne.
Ønsker vi effektiv kommunikasjon med lite rom for misforståelser, bør vi bruke færre passive formuleringer.
• Bruk den omvendte pyramiden. (se ill.) • Gjenta hovedbudskapet ditt.
• Bruk visuelle virkemidler til å fremheve budskapet ditt. • Bruk sammendrag i lengre tekster.
For å skrive aktivt må du ha et verb i alle setninger. Dette verbet bør være i presens (nåtid), løper, ikke i infinitiv, å løpe. Du bør unngå modale hjelpeverb som: skal, bør, vil og må.
Unngå substantivering
Bruk et kort verb
Gjennomføre en kartlegging
Kartlegge
Bringe i erfaring
Få vite
Fremlegge forslag om
Foreslå
Foreta en vurdering
Vurdere
Gjøre saken til gjenstand for drøftelse
Drøfte
Hovedbudskap Hovedbudskap
Hovedbudskap
Informasjon som bygger opp under og utdyper hovedbudskapet Informasjon som bygger opp under og utdyper hovedbuskapet
Annen informasjon Annen informasjon
Tilleggsinformasjon Tilleggsinformasjon Passive formuleringer som skjuler den som gjør noe
Aktive formuleringer som får frem hvem som gjør noe
Fullmakt vedlegges.
Vi legger ved ei fullmakt.
Saksbehandler kan kontaktes på tlf. 70 16 20 00.
Ta kontakt med saksbehandler på telefon 70 16 20 00.
Det må påregnes at avgiftene øker.
Du/dere må regne med at avgiftene øker.
Endring i inntekt skal meddeles barnehagen for ny betalingsfastsetting.
Om inntekten din endrer seg, melder du fra til barnehagen slik at de kan beregne hvor mye du skal betale fremover.
Det er en utfordring å lage gode utviklingsplaner som gir mulighet for en vurdering av måloppnåelse.
Det er ei utfordring å lage gode utviklingsplaner som gjør det mulig å vurdere om vi når målene våre.
4
Teksten skal bygges opp slik at den kan kuttes bakfra. Det første avsnittet i en tekst leses alltid og bør inneholde nødvendig og tilstrekkelig informasjon for å vekke interessen. Resten av teksten skal ha synkende viktighet. For å få frem budskapet ditt, kan det være lurt å bruke visuelle virkemidler som faktabokser eller illustrasjoner. Det gir god lesehjelp. Vurdér om du kan utheve et sitat fra teksten som er sentralt for innholdet. Hustrykkeriet gir hjelp til grafiske og visuelle virkemidler, konsentrer deg om budskapet.
5
I lange tekster hjelper sammendraget leserne med å få oversikt over den viktigste informasjonen. Sammendraget skal oppsummere hovedpunktene og en eventuell konklusjon. Sammendraget kan være fra ei halv til to sider og skal ha mellomtitler om det overstiger ei halv side. Du kan vurdere om hvert kapittel trenger et eget sammendrag.
Tekst som er bygd opp etter prinsippet om en omvendt pyramide. Hovedbudskapet i overskrifta – si din mening. Flere detaljer om hovedbudskapet i innledinga for å vekke interesse.
Hva mener du om kommunereformen? Har du synspunkter om kommunereformen? Si din mening! Høringsfristen er 10. mai. Alle som har synspunkt på intensjonsavtalen kan sende disse inn til kommunen på en av følgende måter:
Utdyping av hovedbudskapet om å si din mening - hvordan går du frem.
Send elektronisk høring på kommunens hjemmesider (Under aktuelt - høringer - areal og reguleringsplaner til høring) Med post til Ålesund kommune, Postboks 1521, 6025 Ålesund På e-post til postmottak@alesund.kommune.no Høringsfrist: 10. mai 2016
Annen informasjon i mellomoverskrift og avsnitt.
Informasjonsbrosjyre Forhandlingsnemndene i kommunene Giske, Haram, Hareid, Sandøy, Skodje, Stordal, Sula, Sykkylven, Ørskog og Ålesund har signert en intensjonsavtale om å skape en ny kommune i regionen med navnet Ålesund. En orientering om avtalen ble sendt ut til alle husstandene i kommunen i slutten av april.
6
Tilleggsinformasjon.
7
6. Lag ei innledning som forklarer hva teksten handler om
7. Bruk presise og beskrivende overskrifter og mellomtitler
Alle tekster skal ha ei kort innledning. Du kan velge to typer:
Gode overskrifter er korte og presise, kan romme mye informasjon og gir god lesehjelp til leseren. Overskrifter som bare består av ett stikkord gir lite informasjon. Pass på at overskriftene gir fullgod mening og unngå tomme fraser som i henhold til, vedrørende og angående.
• Oppsummerende innledning • Påpekende innledning
• Overskrifta skal være søkbar. Den skal derfor være tydelig og sjølforklarende. (I e-poster er det emnefeltet som er over skrifta og som skal være søkbar.)
Ei oppsummerende innledning gir et kort sammendrag av innholdet i ei til to setninger. Du gjentar altså budskapet fra overskrifta med litt flere ord.
• Det skal aldri være punktum i ei overskrift eller en mellomtittel.
Ei påpekende innledning forklarer leseren hva teksten består av. Denne typen innledning fungerer godt i tekster som skal ramse opp mye ulik informasjon eller som viser en fremgangsmåte. Du kan vurdere å utheve innledninga (ingress). Da har du hjulpet leseren til å orientere seg. Artikler på nett skal alltid ha en ingress.
Eksempel på oppsummerende innledning
Sandingane og Prinsen friskmeldes Sandingane og Prinsen badeplasser blir friskmeldte etter kontrollprøver av badevannet. Kommunelegen anbefaler likevel at alle tar en titt på vannet før de bader. Det gjelder alle badeplasser generelt.
• Ei overskrift skal ikke skrives i store bokstaver, bortsett fra første bokstav. Tekstene blir lettere å orientere seg i hvis vi bruker informative overskrifter og flere mellomtitler.
Mellomtitler Mellomtitlene skal hjelpe leseren til å finne frem til de mest relevante delene av teksten. Vi kan bruke mellomtitler i alle typer tekster som for eksempel vedtak, brev og e-poster og ikke bare i rapporter og lengre tekster.
Litt for generelle overskrifter og mellomtitler
Her får leseren mer presis informasjon
Bekreftelse
Bekreftelse på vedtak
Billettsatser
Oversikt over billettsatser i Ålesund kommune i 2012
Svar på klage på valg av leverandør til sykehjemmet – konkurranse om persontransport
Svar på klage i anbudskonkurransen om persontransport til sykehjemmene
Meddelelse om bruk av opsjon
Ålesund kommune vil forlenge avtalen med billeverandør
Eksempel på påpekende innledning
Strategiplan for kvalitet og barnehagestruktur 2016-2027 Ålesund kommune sender forslag til Strategiplan for kvalitet og barnehagestruktur 2016 – 2027 på høring: En barnehage for alle som har fokus på leik og vennskap. Høringsfristen er 1. september 2016. Høringsforslaget inneholder forslag om følgende tiltak: • Barnehagene skal ha et kompetent personale. • Barnehagene skal oppfylle normen om pedagogisk bemanning. • Barnehagene skal tilby to foreldresamtaler per år. • Tidlig innsats. • Satsing på økonomisk drift når det gjelder størrelse på nye og gamle kommunale barnehagebygg. • Forlenge leieavtalen til Kvennaneset barnehage. • Bygge ut kapasiteten på Ellingsøy i kommunal regi
8
9
Avsnitt
Bruk mange avsnitt. Luftig tekst er lettere å skumlese og navigere i. Del teksten opp i flere naturlige avsnitt etter tema.
9. Skriv forståelige og ryddige setninger Gode setninger er lette å lese og mulige å forstå selv om du ikke kjenner stoffet fra før. • Det er viktig å sette punktum ofte. Da gir du leseren pauser og hjelp til å forstå.
Lag alltid avsnitt ved å hoppe over ei linje, ikke ved innrykk.
• Varier mellom lengre og kortere setninger.
Lenketekster
Lenketekster viser hvor på nett leseren kan finne mer informasjon om et emne. Lenketekstene skal være selvforklarende og beskrivende, slik at leseren skjønner hvor lenka viser. Mange svaksynte bruker programmer som leser opp lenkene for dem. Da må vi sørge for at lenketekstene er meningsbærende. Her er noen eksempler på lenker i tekst. Eksemplene er ikke klikkbare. Unngå lenketekster som "Les mer her", skriv heller "Les mer om eksamen."
• Server ett moment om gangen, og sett gjerne puntum før det neste. Vær samtidig på vakt mot ord som ikke er nødvendige – kan det sies enklere? • Det er lurt å lese teksten høyt til slutt. Da merker du fort hvor det stokker seg, og hvor setningene blir for lange eller tunge. Be gjerne en kollega om å lese gjennom. • Sørg for at du har tydelige sammenhenger i teksten. Bindeord som derfor, altså, likevel og lignende gjør sammenhengen tydelig og teksten lettere å forstå.
Følg disse prinsippene når du lager lenker: • La det komme fram av lenketeksten at lenka viser til et eksternt nettsted, som her: Les mer om konkurransen på Moa svømmehalls nettsider. • Marker i lenketeksten at lenka viser til et nedlastbart dokument, for eksempel slik: Her kan du laste ned veileder for medlemmer i skolemiljøutvalg (PDF). • Har du mange lenker, samler du dem i ei lenkeliste nederst på sida.
8. Bruk punktlister for å skape oversikt Punktlister gir raskt oversikt over et tema og er særlig nyttig når du skal ramse opp ulike alternativ, funn eller vilkår, eller når du skal fortelle leserne hva du forventer av dem. Du kan også nummerere ei punktliste for å vise rekkefølge, fremgangsmåte eller prioritering. Husk dette når du lager punktlister: • Punktene skal ha samme form. • Ikke sett flere setninger eller heile avsnitt som punkt. Alle punktene må ha samme formulering når du har valgt en måte. Velg mellom disse måtene å formulere et punkt på: • ei fullstendig setning • ei leddsetning
Eksempel på avsnitt med flere vanskelige setninger
Kommentar til hver setning
(1) Skoleeier må selv eventuelt operasjonalisere de enkelte punktene i sjekklistene og gjøre en vurdering i forhold til behovet for detaljeringsgrad på de ulike områdene.
(1) Vær mer konkret – henvend deg direkte til leseren (bruk «dere/du») og legg mer innhold i «operasjonalisere». Skill innholdsmomentene fra hverandre med punktum. Uttrykket «gjøre en vurdering i forhold til behovet for detaljeringsgrad» er unødvendig vanskelig –bruk enkle verb («vurder») i stedet.
(2) Videre må det gjøres et arbeid i forhold til hvilke funksjoner og nivåer hos skoleeier som skal ha myndighet og oppfølgingsansvar på de ulike områdene.
(2) Dette er unødvendig vanskelig, gå heller rett på sak og introduser temaet, nemlig at ansvar og myndighet må plasseres.
(3) Det kan for eksempel legges inn ekstra kolonner i skoleeiers operasjonaliserte sjekklister hvor det frem går hvem som har ansvar for oppfyllelse av de enkelte bestemmelsene, videre kan det være aktuelt å synlig gjøre i sjekklistene hvilke områder som den enkelte skoleeier og/eller skole har definert med spesiell risiko for ikke å nå målsettingen. (fra Veileder om kravet til skoleeiers «forsvarlige system»)
(3) Setningen er for lang og har flere momenter – del opp. Mange unødvendige ord kan fjernes, løft heller fram det sentrale innholdet ved å bruke enkle verb («legg gjerne inn»). Bruk litt flere ord på å konkretisere «ansvar for oppfyllelse», skriv heller «ansvar for at hver enkelt bestemmelse blir oppfylt». Løft fram det sentrale momentet om risiko ved å innlede ei ny setning om det.
• et setningsemne • ett eller flere stikkord Så lenge punktene ikke er ei selvstendig setning så skal de ikke ha stor bokstav. Punkt i fullstendige setninger skal alltid ha punktum. Hvert av punktene må kunne knyttes direkte til setninga som står som innledning til punktlista.
Eksempel på punktliste der punktene ikke har samme form
Eksempel på punktliste der punktene har samme form
Du må:
Du må sende oss:
• Sende oss dokumentasjon på hvor du har fått studieplass
• Dokumentasjon på hvor du har fått studieplass.
Lovhenvisning
Vær nøye med å henvise til lovverket der det er nødvendig, men henvisninga må ikke skygge for innholdet – sett budskapet først og henvisning etterpå. Du kan også samle lovhenvisninger i et eget avsnitt som for eksempel heter Aktuelt regelverk. Husk at ei lovhenvisning kan være viktig for vår forankring, men at det ikke trenger være den viktigste informasjonen for leseren. Leseren er kanskje mer opptatt av tjenesten, tilbudet, pliktene og hvor de finner informasjon.
• Informasjon om hvor mange uker i året du skal bruke til videre utdanning.
• Informasjon om hvor mange uker i året du skal bruke til videreutdanningen
• Kontaktopplysninger til arbeidsgiveren din (skolen).
• Vi trenger også kontaktopplysninger til arbeidsgiveren din (skolen).
10
11
10. Bruk ord leseren kan forstå
Fremmedord som kan gjøre teksten vanskelig å forstå
Gode alternativer
Skriv oppdatert norsk og unngå formuleringer som kan oppleves som fremmede. Du vinner mye på å nærme deg et muntlig språk. Velg ord som viser at du skriver for leseren. Her er noen viktige huskeregler:
Adekvat
Passende, dekkende, fullgod
• Bytt ut unødvendige og tunge substantiver med klare og konkrete verb og adjektiver.
Dimensjonere
Tilpasse
Disponere
Bruke
Forestå
Lede, ha ansvar for
Imidlertid
Likevel, men
Initiere
Ta initiativ til, begynne, sette i gang
Inneværende år
I år
• Luk bort foreliggende, hjemmehørende, gjeldende (partisippformer) og ubestemte substantiv som sakfører, denne lov, dette dokument.
Innovativ
Fornyende, ny
• Upresise og vage uttrykk som i forhold til og fokus stiller seg i veien for et klart og tydelig språk.
Kasus
Tilfelle
Komplettere
Utfylle, supplere
Konsensus
Enighet
Konstantere
Slå fast
Koordinere
Samordne
Kun
Bare
Potensial
Mulighet
Samt
Og
• Bruk hverdagslige ord og enkle leddsetninger i stedet for kompakte og abstrakte uttrykk. • Spar interne forkortelser til internt bruk, ikke gjør teksten kryptisk for leseren. (VH, Team, ABA) • Uttrykk deg så presist som mulig, unngå interne klisjeer. • Tenk nøye gjennom navn på satsinger, strategier, programmer osv. Gir de mening for leseren? • Ikke bruk stammespråk. (Stammespråk er interne uttrykk og ord som er kjent i fagmiljøet og som for utsetter at leseren forstår og kan det samme som du som skriver.) • Velg bort ord og uttrykk som oppleves som umoderne byråkratspråk som for eksempel hvorledes, angående og vedrørende.
- I forhold til betyr sammenlignet med og skal derfor bare brukes ved sammenligninger. - Vi kan gjerne fokusere på noe, men uttrykket blir ulogisk når vi snakker om stort fokus, bredt fokus og utvida fokus.
Vanskelig å forstå
Lettere å forstå
I forbindelse med økonomisk kartlegging ønskes bekreftelse av deres krav mot skyldneren.
Vi skal kartlegge økonomien og ber om at du bekrefter kravet mot skyldneren.
I henhold til regelverket er oppdragsgiver således forpliktet til å avvise klager.
Oppdragsiver må avvise klageren på grunn av regelverket.
Med bakgrunn i den foreliggende saksmengde vil søknaden kunne behandles ca. 2. mai.
Vi kan ikke behandle søknader før etter 2. mai på grunn av den store saksmengden.
Det har vært og er rettet et stort fokus på kryssutbedringer langs trafikkerte riksveger.
Det har vært retta stor oppmerksomhet mot trafikkerte riksveger og utbedring av kryss den siste tida.
En vil hevde at det kan synes som om…
Det er…
I følge de opplysninger vi har vedrørende deg og din situasjon kommer du ikke innenfor de prioriterte gruppene.
I følge opplysninger vi har, er du ikke innenfor de prioriterte gruppene.
Reglene gjelder fra forskriftens ikrafttredelse.
Reglene gjelder fra forskriften trer i kraft.
12
13
Del 2:
Slik skriver du korrekt Denne delen av språkprofilen er ment som et oppslagsverk når du skriver. Målet for Ålesund kommune er at tekstene våre skal inneholde minst mulig skrive- og tegnsettingsfeil. Del to av språkprofilen er derfor en rettskrivingsdel der du finner svar på alt fra bruken av stor og liten forbokstav til skrivemåten av tall, datoer og ordenstall.
Ålesund kommune er språknøytral Ålesund bystyre har vedtatt at kommunen er språklig nøytral. Det betyr at ansatte ikke har plikt til å bruke ei bestemt målform. Skriv på den målforma du behersker best og velg et språk som ligger nært dagligtalen din. Du bestemmer selv målform når det gjelder interne dokumenter, utredninger og uttalelser overfor kommunens folkevalgte organer. Svar på den målforma som er mest naturlig når du får henvendelser utenfra. Bruk målforma som er logisk ut fra hva saken gjelder og hvem den er sendt fra. Eksempelvis er det fint om vi svarer Noregs Mållag på nynorsk. Blir det et spørsmål om å svare på ei målform du ikke behersker, få hjelp av noen med rettskrivinga.
Interkommunale samarbeid Ansatte som skal svare eller saksutrede på vegne av interkommunale selskap, må velge målform ut fra andelen nynorskkommuner det skrives for, og hva saken gjelder. Statlige organer som henvender seg skriftlig til Ålesund kommune, kan henvende seg på både nynorsk og på bokmål.
Navn på tjenester og virksomheter Ålesund kommune skal ha en heilhet i navnsetting av virksomheter og tjenester. Nye benevnelser skal til rådmannen for språkfaglig anbefaling. Rådgivning gis av Team kommunikasjon. Dette skal skje før saken legges fram til endelig politisk behandling og vedtak.
14
15
Ålesund kommune skal som offentlig organisasjon være pådriver for godt språk og: • velge norske ord fremfor utenlandske • praktisere norske skriveregler i navngiving • hente ord og vendinger fra lokal tradisjon • ta hensyn til begge målformer når det gjelder navngiving Navn på virksomhet Navn på virksomheter og navn på tjenester skal bygges opp logisk, slik at det er lett å finne frem til dem i alfabetiske registre. Første stavelse i navnet skal være beskrivende for ansvarsområder og arbeidsoppgaver. Navnet skal ikke begynne med ”Kontor for” eller lignende. Forkortelsen VH på virksomheter Forkortelsen er ikke vanlig utenfor kommunen og kan derfor bare brukes internt. VH skal heller ikke brukes i stillingsannonser. Internt: Forkortelsen VH kan også kuttes internt. Uansett om forkortelsen brukes foran virksomhetsnavnet, skrives navnet med stor bokstav i første ledd: • (VH) Barn og unge midtre distrikt • (VH) Psykisk helse og rus • Hjemmetjenester indre bydel Eksternt: Virksomhetsnavnet skal skrives fullt ut første gang det presenteres, ved repetisjon kan det brukes forkortelse: • Hjemmetjenestene (HT) indre bydel kan repeteres som HT indre bydel. • IT er den eneste virksomheten som har en normert forkotelse som navn. Forkortelsen kan benyttes i tekst. Teamnavn Navn på team kan snus etter at de er presentert første gang. De skrives da med liten forbokstav. • Team bestiller – bestillerteamet • Tildelingskontor for helse- og omsorgstjenester – tildelingskontoret Oversikt over navn som er i bruk På kommunens nettsider under ”Organisasjon” ligger oppdatert liste over hvilke navn som er i bruk. Engelske virksomhetsnavn og titler settes opp i norsk-engelsk ordliste for Ålesund kommune. Denne ligger også på intranettsidene.
Stor og liten forbokstav Hovedregelen er at du skal bruke liten forbokstav så lenge det ikke er snakk om egennavn. Egennavn betegner en konkret gjenstand, en person, et sted eller et begrep slik som Oslo, Det hvite hus, Tippeligaen, Statens vegvesen, Coca-Cola, Aftenposten. Er du i tvil, er liten forbokstav ofte det riktige. Kommunale og interkommunale foretak og aksjeselskap skal følge norske rettskrivingsregler og ha morsmålet som grunnlag for navnelaging. Navn med to eller flere ledd har bare stor forbokstav i første ledd. Dette gjelder også ledd etter egennavn:
Som hovedregel skrives navn på prosjekt, dokumenter, artikler og rapporter med stor forbokstav og skilles ut med kursiv. • Klart språk i staten er mal for arbeidet. • Kommunedelplan for idrett ble vedtatt. • Vi har fått ny IKT-strategi.
Slik: • Ålesund kommunale eiendom KF • Ålesund parkering AS • Skansen aktivitet • Statens vegvesen • Ålesund kommune • Klagenemnda for offentlige anskaffelser • Nørvøy bydel • Larsgården skole • Inde Borgund bydelstuvalg • Ålesund formannskap
Hvis vi bruker kortformen av navnet, får det liten forbokstav og skilles ikke ut med kursiv: • Dette klarspråksprosjektet… • I kommuneplanen står det at…
Erstatter du Ålesund formannskap med formannskapet i egenskap av Ålesund formannskap, skal det ikke være stor ”F” i formannskapet. Politiske utvalg og komiteer skrives med liten forbokstav, og det er akutt aksent over e i komité i entall. En komité – flere komiteer • formannskapet • rådet for likestilling av funksjonshemmede • bystyret • komiteen • ungdomsrådet • arbeidsmiljøutvalg • plan- og byggesaksutvalget
I sammenstilling med Ålesund skrives bygningsnavn med liten forbokstav i andre ledd: • Moa svømmehall • Ålesund kirke • Ålesund bibliotek • Ålesund rådhus Hvis vi omtaler bygningene generelt, og ikke bruker fullformen, setter vi liten forbokstav: • svømmehallen, kirka, biblioteket, rådhuset Navn på møterom har liten forbokstav om de ikke inneholder geografiske navn. • Holstoppen • Rødlandstua • bystyresalen • formannskapssalen
AltGR + \ og gjeldende bokstav blir f.eks. é SHIFT + \ og gjeldende bokstav blir f. eks è. Titler skrives som hovedregel med liten forbokstav. Det gjelder også i stillingsannonser. På visittkort skrives tittelen med stor bokstav. • rådmann • rådgiver • teamleder
Unntak: I noen tilfeller må vi skille mellom personen og institusjonen. Det gjelder først og fremst for fylkesmenn og i navn av ombud. Vi bruker stor bokstav når det er snakk om et konkret embete, men liten bokstav når det er snakk om personen. • Avgjørelsen kan påklages Fylkesmannen i Møre og Romsdal.(embetet) / Det var fylkesmannen som åpnet den nye veien. (personen) • Saken går til Likestillings- og diskrimineringsombu det. / Eva Kolstad var det første likestillingsombudet i Norge og verden. • Riksadvokaten (embetet)/ riksadvokaten (stilling).
• konsulent • fylkesmann • stortingspresidenten
16
Navn på priser skal skrives med liten forbokstav hvis de ikke inneholder et egennavn. • Byplansjef Olav Høydals minnepris/ byggeskikkprisen. • Ålesund kommunes hederspris/ hedersprisen.
Ukedager, måneder og høytider skrives med liten forbokstav. • mandag • juli • jul • nyttårsaften • palmesøndag
Lov- og regelhenvisninger Her har vi tatt med noen av de mest sentrale korrekturreglene for lov- og regelhenvisninger. Det skal være liten forbokstav i navn på lover, bortsett fra for Grunnloven. Det gjelder også når lovnavnet blir skrevet fullt ut. • forvaltningsloven • offentlighetsloven • lov om folketrygd Det skal være mellomrom mellom paragraftegnet og tallet. Når vi viser til to paragrafer, er det vanlig å skrive to paragraftegn. •§5 • §§ 3 og 4 • §§ 5 til 8
Stedsnavn og gatenavn Gatenavn er egennavn og reguleres i lov om stedsnavn. I Ålesund ble det vedtatt rettskrivningsregler i 1940 (F9/40), noe som skaper forvirring når det gjelder navn som er gitt før dette året. Ett eksempel er Hellebroa som ikke skrives Hellebrua. I Ålesund heter det alltid. • torg • bru • veg og vegen • gard • hamn
I navn som inneholder Øvre eller Nedre, skal det være mellomrom mellom første og andre ledd, men ikke mellom andre og tredje ledd (bortsett fra ved personnavn): • Øvre Klasgarden • Nedre Skytterholmen Apostrof bruker vi bare etter gatenavn som slutter på s, x, og z: • Rosenkrantz’ gate • Jens Zetlitz’ gate Navn på gater, veger og plasser bør skrives heilt ut. Dersom adressene må forkortes, er dette de korrekte forkortelsene: • gate eller gata: g. (ikke *gt.) • veg eller vegen: v. (ikke *vn.) • plass eller plassen: pl. • etasje: et. (ikke *etg.)
Hvordan skrive tall Datoer, klokkeslett og telefonnummer Den offisielle norske skrivemåten for datoer har rekkefølgen dag–måned–år. I Ålesund kommune veksler vi mellom å skrive datoer med siffer og med bokstaver og tall. Vi kan ikke veksle mellom de to variantene i samme brev, saksdokument eller annen tekst: • 30.4. 2012 • 2. februar 2014 (med mellomrom mellom punktum og månedsnavn) Ordet den brukes bare ved ubestemte datoer (når vi ikke angir måneden): • Lønnen utbetales den 12. i hver måned
Gatenavn skrives med mellomrom når gatenavnet består av et personnavn eller et annet ord i genitiv (med -s til slutt) pluss gate, veg eller plass i ubestemt form. • Keiser Wilhelms gate • Emanuel Mohns veg • Per Bolstads plass Når gatenavnet slutter på bestemt form -gata, -vegen, -bakken, osv., utgjør navnet bare ett ord og skrives derfor uten mellomrom: • Ystenesgata • Apotekertorget • Øwregata
17
Vi skriver klokkeslett slik: • kl. 07.00 og ikke (07:00) • kl. 09.15 Mobilnummer skrives i grupper på tre, to og tre tall: • 900 10 800 Fasttelefonnummer og faksnummer skrives i fire grupper på to og to tall: • 70 16 20 00 Femsifrede telefonnummer skrives i ett: • 04005
Tall og beløp Tall til og med tolv skrives som hovedregel med bokstaver. Tall med desimaler og store tall skrives med siffer. • Bedriften har ni ansatte. • Byen har 14 skoler. • Ålesund bystyre har oppnevnt 514 meddommere til tingretten. • Regionen har nesten 100 000 innbyggere Vi unngår å blande bokstaver og siffer i samme setning – velg én av delene: • 5 av 16 kommuner svarte på undersøkelsen. • Fem av seksten kommuner svarte på .... Når vi skriver tall som er på 1 000 eller mer, bruker vi mellomrom etter det første sifferet for å gjøre tallet mer leselig. I tall med fire eller flere siffer ordner vi tusentall i grupper på tre, regna fra høyre (uten punktum). • Prisen er 2 300 kroner per måned. • Universitetet i Stavanger har 10 000 studenter. • Kommunen og byen har ca. 126 000 innbyggere. Etter norske rettskrivningsregler kan beløp skrives med eller uten komma og tankestrek. Husk at for kortelsen kr har ikke punktum bak seg. I budsjettdokumenter, tabeller og liknende skriver Ålesund kommune beløp slik: • kr 670,– I løpende tekst i dokumenter skriver vi kroner fullt ut og setter kroner uten forkorting etter beløpet der det er naturlig å ha med måleenheten: • 670 kroner
Vær også særlig oppmerksom på forkortelser som ofte skrives feil og som skal skrives slik: • et. (etasje) • ev. (eventuelt) • evt. (etter vår tidsregning) • mv. (med videre – uten punktum etter m) De fleste forkortelser skal ha punktum til slutt: • bl.a. (blant annet) • ca. (cirka) • d.d. (dags dato) • dvs. (det vil si) • f. (født) • f.eks. (for eksempel) - aldri f.x. • jf. (jamfør) • md. (måned) • m.a.o. (med andre ord) • mill. (million) • min. (minimum) • m.m. (med mer) • nr. (nummer) • o.l. (og lignende) • osv. (og så videre) • pga. (på grunn av) • tlf. (telefon) • moh. (meter over havet) Forkortelser for mål, vekt og myntenheter skal ikke ha punktum: • m (meter) • g (gram) • kr (kroner)
Ved desimaltall bruker vi flertallsformen av benevnelsen: • 1,1 millioner • 1,2 milliarder Forkortelse for milliarder og millioner i dokumenter som omhandler kroner og øre: • 1,1 mill. kroner • 1,2 mrd. kroner
Forkortelser Unngå bruk av forkortelser i løpende tekst. Vi unngår særlig å bruke lite kjente eller interne forkortelser som p.p., p.t., VH, VAR og VAP i eksterne tekster.
18
For lange navn og begreper benyttes av og til forkortelser, men da skal vi alltid oppgi det fulle navnet eller begrepet første gang vi omtaler det i en tekst. Da setter vi forkortelsen i parentes for å introdusere den for leseren og kan bruke forkortelsen videre. • Pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT)
19
Særskrivingsfeil og sammensatte ord
Komma mellom leddsetninger (leddsetninger i kursiv):
Sammensatte ord skal skrives som ett ord fordi ordene til sammen lager et uttrykk eller beskriver en gjenstand. Det er forskjell på: • sær skriving og særskriving • melke ku og melkeku • stor fe og storfe • koke bøker og kokebøker • røyk fritt og røykfritt
• Ålesund kommune har behandlet innsynskravet og konkluderer med at opplysningene er delvis taushetsbelagte, og at opplysningene derfor unntas offentlighet. • Avtalen omfatter også flere private virksomheter som har driftsavtale med Ålesund kommune, og som i hovedsak finansieres ved kommunal driftsstøtte.
Andre tegn Prosenttegn I løpende tekst skriver vi helst prosent med bokstaver. I budsjettdokumenter og liknende kan vi bruke tegnet %. Husk da mellomrom mellom siffer og tegn. • I 2010 økte befolkningen i kommunen med 1,8 prosent. • 0,5 % • 30 %
Slik skal disse ordene skrives: • boutgiftene • undertegnede • vederlagsbetaling • for øvrig • til stede Går ord over flere linjer, må de deles. Prøv å unngå dette, men om det ikke går, skal det alltid være minst én stavelse på hver linje. Forkortelser skal ikke deles. Må du dele sammensatte ord over to linjer, deler du mellom de sammensatte ordene. (katte-mat). Komma Her har vi satt opp de tre viktigste kommareglene med eksempler: Komma etter leddsetning som står først i heilsetninga: • Hvis skatten blir endra, må vi ha melding om det. • Da Napoleon tapte krigen mot de andre stormaktene, var Danmark-Norge på tapersiden. • Når skatteoppgjøret er sendt ut, vil vi foreta en etterberegning. Komma mellom heilsetninger: • Fossilt brensel fases ut, og Ålesund kommune bidrar til ei rettferdig fordeling av ressursene. • Ålesund kommune har et stort og økende behov for tjenesten, og kommunen antar at rammeavtalen har en samla verdi på 50 000 kroner.
20
Skråstrek Skråstrek betyr eller, eller og (unntak er skoleåret 2011/2012, sesongen 1995/96). Skråstrek skal brukes med varsomhet. • konsulent/rådgiver (kan bety enten konsulent og rådgiver, eller konsulent eller rådgiver)
Anførselstegn
Utheving av tekst
Vi bruker anførselstegn for å gjengi direkte tale, som et alternativ til replikkstrek eller for å skille ut et sitat fra resten av teksten. Anførselstegn kan også brukes ved navn på f.eks. malerier, båter og statuer, men dette er valgfritt.
Vi bør være varsomme med å bruke utheving og understreking i vanlig tekst. Utheving (fet skrift) bruker vi først og fremst i overskrifter.
Når vi skal forklare hva et ord betyr, setter vi gjerne betydninga i anførselstegn. Vi kan bruke anførselstegn når det tas forbehold der ordet ikke er helt dekkende, når det er brukt på en annen måte enn normalt eller er et nytt og ukjent ord.
Fet skrift Vi kan for eksempel bruke fet skrift til å skille ut nøkkelord eller annen viktig informasjon i en tekst. Skal teksten publiseres på nett, bør dette unngås. Bruk heller mellomtitler. • Dere må levere søknaden innen 14. februar 2011. Kursiv Kursiv bruker vi for å fremheve ord eller navn i teksten. Kursiv brukes ikke for å vise at ordet skal ha trykk, det går som regel frem av setningsbygninga. Kursivert tekst er ikke så leselig som vanlig rett skrift og skal ikke brukes i nettartikler. Vi bør ikke ha lange avsnitt i kursiv.
Han sa: «Jeg synes tegnsetting er vanskelig.» • Moteordet implementere kan vi oftest erstatte med «iverksette» eller «innføre». • Den «vakre» taggingen som dukker opp overalt. • MF «Boknafjord» (valgfritt).
Kolon Kolon brukes for å peike på det som kommer etter. Hvis det som kommer etter kolon er en helsetning eller et egennavn, skal vi bruke stor forbokstav, ellers ikke. • Bruk disse fargene: blått, gult og rødt. • Saken er klar: Båten er for dyr. Semikolon Når du bruker semikolon, betyr det at setningene semikolonet står mellom er så selvstendige at de egentlig kunne stått alene. Derfor bør semikolon stort sett unngås og det er heller aldri påbudt med semikolon. Semikolon blir mer å regne som en kunstform enn god lesbarhet. • Jeg fikk e-posten din; du får svar i løpet av dagen.
21
Mer om språk
Egne notater
Prosjektet Klart språk i staten har ei egen nettside: klartsprak.no. Her finner du tips, sjekklister og eksempler på hvordan vi kan skrive klare og tydelige tekster. På nettsidene til Språkrådet, sprakradet.no, finner du mye nyttig informasjon om tekst og språk. Bruk oppslagsverk: Både Bokmålsordboka og Nynorskordboka med korrekte bøyninger er gratis og ligger ute på nett: ordbok.uib.no Nettsida korrekturavdelingen.no har gode tips om rettskriving og tegnsetting. Står du fast? Spør Språkrådet på sprakradet.no eller spør en kollega om hjelp.
Kilder: Ålesund kommunes språkprofil Klart språk er basert på tidligere språkprofiler i kommunen og har hentet inspirasjon fra: Språkprofil Stavanger kommune 2013 Språkprofil Utdanningsdirektoratet 2013 Godt språk i UDI, Utlendingsdirektoratets språkprofil (første utgave 2009) NSBs språkprofil på nett Grammatiske oppslagsverk: Norske rettskrivningsregler – Reglene du trenger for å skrive på papir og skjerm av Aud Søyland og Jan Olav Fretland, Det Norske Samlaget, 2015. Norsk referansegrammatikk av Jan Terje Faarlund, Svein Lie og Kjell Ivar Vannebo, Universitetsforlaget, 1997. Klar, men aldri ferdig – en praktisk veileder i klarspråksarbeid utgitt av Språkrådet og Direktoratet for forvaltning og IKT, 2010. Klarspråk i praksis. Håndbok i godt forvaltningsspråk utgitt av Kunnskapsforlaget og Språkrådet, 2010. språkrådet.no Ålesund kommunes språkprofil Klart språk (2013) er revidert i juli 2017. Foto: Sponland foto - Marit Brunstad.
22
23
‡/(681' .20081(
24