COM105 Bedryfskommunikasie •
ʼn Beskrywing van die datum, tyd, plek en aard van die vergadering. ʼn Finansiële vergaderinge se opskrif mag so lyk: “Agenda van die finansiële vergadering, Departement Finansies op 2 Oktober 2012, om 13:00 in Pretoria.”
•
Verwelkoming. Dit word gewoonlik deur die voorsitter behartig.
•
Presensielys, afwesighede en verskonings. Die sekretaris sal noem wie vooraf verskoning gemaak het en dus afwesig sal wees. Dit word as swak etiket beskou om nie verskoning te maak nie en ʼn spesiale nota sal in die notule aangebring word vir persone wat sonder verskoning afwesig is. Daar sal tydens hierdie stap in die vergadering dikwels ʼn presensielys verskaf word, wat dan deur elke deelnemer onderteken word.
•
Notule van die vorige vergadering. ʼn Notule is ʼn skriftelike opsomming van wat in ʼn vorige vergadering gebeur het. Die notule moet vooraf aan alle deelnemers versprei word. Die deelnemers sal dan deur die notule lees en bepaal of dit ʼn werklike en akkurate weerspieëling is van wat in die vorige vergadering besluit is.
•
Goedkeuring van die notule van die vorige vergadering. As almal in die vergadering dit eens is dat die notule wel ʼn akkurate opsomming is van wat by die vorige vergadering gebeur het, sal die notule goedgekeur word.
•
Sake voortspruitend uit die vorige notule. Sommige sake kan nie tydens ʼn vergadering afgehandel word nie. Dit gebeur dat ʼn persoon of persone aangesê word om ʼn saak te ondersoek of vir een of ander rede tydens ʼn volgende vergadering terugvoering te gee. Daar is verskeie redes waarom sekere sake kan oorstaan tot ʼn volgende vergadering. Hierdie sake word dan eerste in die nuwe vergadering bespreek.
•
Korrespondensie. Indien daar enige vorm van korrespondensie aan die vergadering gestuur is, word dit deur die sekretaris voorgelees (of ʼn opsomming word verskaf). Sommige korrespondensie sal slegs vir kennisname wees, ander sal as ʼn punt op die agenda geplaas word. Dis ʼn goeie idee om die korrespondensie vooraf aan alle deelnemers te stuur, om tyd in die vergadering te spaar.
•
Besprekingspunte. Hier word die punte, wat met die spesifieke vergadering te make het, bespreek. Voorbeelde van sulke punte sluit in (hoewel toepasliker op ʼn aandeelhouersvergadering): o
Verslag van die finansiële direkteur.
Studie-eenheid 5: Sakevergaderings
Bladsy 169