Portafolio de Servicios del DAPRE by DAPRE

PORTAFOLIO DE SERVICIOS DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

PORTAFOLIO DE SERVICIOS DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

Juan Manuel Santos Calderón Presidente de la República Germán Vargas Lleras Vicepresidente de la República Néstor Humberto Martínez Neira Ministro de la Presidencia Pilar Calderón Ministra Consejera de Comunicaciones John Jairo Ocampo Niño Director para la Relación con los medios Mario Mejía Cardona Subdirector de Operaciones Asesoría Grupo Atención al Usuario Sandra Catalina Jimenez Sanabria Fotografías Dirección para la Relación con los Medios Diseño y Diagramación Gabriel J. Sánchez J. Dirección para la Relación con los Medios

www.presidencia.gov.co

Febrero de 2015

TABLA DE CONTENIDO

• Presentación

• Quienes somos

• Organigrama

• Misión

• Visión

• Objetivos del Sistema Integrado de la Presidencia de la República

• Partes Interesadas de la Presidencia de la República

CAPITULO I- SERVICIOS MISIONALES

• Clientes de los Servicios Misionales CAPITULO II - OTROS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO Y SERVICIOS

• Visitas Guiadas a la Casa de Nariño CAPITULO III – TRAMITES ADMINISTRATIVOS

• Aprobación de Campañas Publicitarias de las entidades públicas del Orden Nacional • Aprobación de Comisiones al Exterior de Servicios y de Estudios • Publicación Hojas de Vida –ASPIRANTES CAPITULO IV - ESCRIBALE AL PRESIDENTE

CAPITULO V - PSQR

INFORMACIÓN DE CONTACTO

PRESENTACIÓN

ste documento contiene el portafolio de los servicios misionales, trámites administrativos y otros procedimientos o servicios del Departamento Administrativo de la Pre-

sidencia de la República, los cuales están enmarcados en las disposiciones legales y reglamentarias internas de la Entidad, así como en los compromisos establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo, en las políticas de buen gobierno, y en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para la vigencia 2014; así mismo en lo estipulado en el artículo 8 de la Ley 1434 /2011, y artículo 73 de la Ley 1474/2011. Dando cumplimiento a lo anterior, la Subdirección de Operaciones a través del Grupo de Atención al Usuario y Servicios Compartidos coordina la prestación del servicio y realiza la evaluación de satisfacción a sus clientes para una mejora continua de la prestación de los trámites y servicios, basados en la norma técnica de calidad en la gestión pública, NTCGP 1000 – 2009 y en desarrollo del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República, denominado SIGEPRE.

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QUIENES SOMOS?

l Departamento Administrativo de la Presidencia de la República cuya denominación es “PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA" es una entidad de naturaleza especial de conformidad con lo dispuesto en la Ley 55 del 28 de diciembre de 1990. Distribución o Reorganización interna: La Presidencia de la República esta conformada por las siguientes dependencias: • Despacho del Presidente de la República • Despacho del Vicepresidente de la República • Despacho del Director del Departamento

• Despacho Ministro Consejero para el Gobierno y el Sector Privado • Despacho Ministro Consejero para el PostConflicto, Derechos Humanos y Seguridad • Despacho Ministro Consejero de Comunicaciones • Oficio del Alto Comisionado para la Paz • Subdirección de Operaciones Esta estructura administrativa de todo el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE está sujeta a variables de las políticas gubernamentales y del Plan Nacional de Desarrollo.

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ORGANIGRAMA DAPRE Nuestra entidad En la actualidad la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República esta conformada así:

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MISIÓN

VISIÓN

orresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, asistir al Presidente de la República en su calidad de Jefe de Gobierno, Jefe de Estado y Suprema Autoridad Administrativa, en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y prestar el apoyo administrativo necesario para dicho fin.

a Presidencia de la República se proyecta como una entidad modelo en la gestión pública y referente internacional; orientada a la coordinación efectiva del plan de gobierno, con recursos alineados para el logro de sus prioridades, con altos estándares de calidad y oportunidad en la prestación del servicio. Para esto se requiere talento humano competitivo y con vocación de servicio, procesos eficaces y herramientas tecnológicas modernas y apropiadas. PORTAFOLIO DE SERVICIOS. D-AU-01 VERSIÓN 03

OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA 1. Coordinar con las entidades del gobierno y el sector privado los temas de infraestructura y competitividad para el desarrollo del país. 2. Fortalecer los programas y proyectos sociales con enfoque diferencial. 3. Fortalecer la institucionalidad en materia de seguridad, derechos humanos, paz y post-conflicto a nivel nacional y regional. 4. Promover el desarrollo y seguimiento de los temas estratégicos, compromisos del Gobierno Nacional, la eficiencia y la transparencia administrativa. 5. Proporcionar la seguridad integral, el apoyo logístico, el cubrimiento y el suministro informativo al Presidente de la República. 6. Fortalecer la institucionalidad a través de mejores prácticas en la gestión de Procesos Administrativos.

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PARTES INTERESADAS DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

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SERVICIOS MISIONALES

1. Asistencia en el Desarrollo de Políticas de Gobierno (Asesoría) – Clientes: Presidente de la República, Entidades Estatales y Población Beneficiaria. Consiste en: La asesoría metodológica y técnica al cliente en las actividades de elaboración, gestión y seguimiento al desarrollo de políticas prioritarias de Gobierno. 2. Asistencia en el Desarrollo de Proyectos – Clientes: Presidente de la República, Entidades Estatales y Población Beneficiaria. Consiste en: El diseño y ejecución de actividades orientadas a apoyar al cliente en la implementación de las políticas prioritarias de Gobierno. 3. Emisión de Conceptos Legales – Cliente: Presidente de la República. Consiste en: Estudiar, analizar y conceptuar sobre los Proyectos de Actos Normativos de

CAPITULO I

acuerdo con la normatividad vigente y las prioridades del Gobierno. Así mismo, dirimir diferencias de interpretación normativa que se presenten entre la Presidencia de la República, los Ministerios y/o Departamentos Administrativos. 4. Apoyo Logístico Presidencial – Cliente: Presidente de la República. Consiste en: Administrar la agenda presidencial, la imagen y suministrar los elementos necesarios de protocolo para el desarrollo de la misma; así como, prestar el cubrimiento y el suministro informativo. 5. Seguridad Presidencial – Clientes: Presidente y Vicepresidente de la República. Consiste en: Suministrar las condiciones óptimas de seguridad, para salvaguardar la integridad física del señor Presidente y del señor Vicepresidente de la República.

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CLIENTES DE LOS SERVICIOS MISIONALES

Es necesario anotar que la Entidad solo presta los servicios misionales a los clientes señalados en los círculos PORTAFOLIO DE SERVICIOS. D-AU-01 VERSIÓN 03

OTROS PROCEDIMIENTOS ADMINITRATIVOS Y SERVICIOS

CAPITULO II

I. Vistas Guiadas a la Casa de Nariño En qué consiste Es un servicio gratuito para los visitantes que deseen conocer la Casa de Nariño, en el cual realizan un recorrido guiado por algunas de sus instalaciones Fundamentos Normativos Ninguno Responsable Casa Militar A quien está dirigido • Personas Particulares • Instituciones Educativas • Funcionarios públicos • Entidades públicas Horarios • Las visitas o tour se programarán según disponibilidad en los siguientes horarios:

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• De Lunes a Viernes en los horarios 9:00 a.m., 10:30 a.m., 2:30 p.m. y 4:00 p.m. • Los días Sábados, Domingos y Festivos en los horarios de 2:30 p.m. y 4:00 p.m. • En los recorridos de los días miércoles, viernes y domingo, en horario de 4:00 p.m. podrán observar el cambio de guardia. Duración La duración de la visita es de aproximadamente 45 minutos y no tiene ningún costo Pasos a seguir Para realizar la visita a la Casa de Nariño, se debe diligenciar el formulario de registro, ubicado en la página web de la Presidencia de la República ingresando directamente a http://visitas.presidencia.gov.co/SitePages/SolicitudVisita2014.aspx?Source=/ web/CasaNarino-RegistroGracias.aspx; de acuerdo al tipo de visitante diligencie la siguiente información:

• Información del Coordinador del Grupo (persona que diligencia la solicitud): Nombre(s), Apellido(s), Dirección, Documento de identidad, Teléfono, Teléfono móvil, Correo electrónico. • Fecha y horario sugerido para la realización de la visita, 2 opciones posibles. (Se recomienda hacer la solicitud con 30 días de antelación a su visita. • Nombre(s), Apellido(s) y documento de identidad de cada uno de los asistentes. (En caso de extranjeros, número de Pasaporte). • Informar si el tour se solicita en idioma Inglés o Español. En cinco (5) días hábiles se dará respuesta a su solicitud, confirmándole la fecha y hora asignada, al correo registrado de quien realiza la solicitud.

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se dispone de casilleros para guardar este tipo de elementos y/o equipos. 3. Tenga en cuenta que se limitará el acceso a los visitantes que porten prendas como: pantalonetas, bermudas, short, sandalias, etc. 4. No se permite el ingreso de animales. 5. Si trae obsequios, mensajes o cartas dirigidas al señor Presidente de la República o algún funcionario de la Presidencia de la República, debe entregarlos previamente en la Oficina de Correspondencia de la Presidencia de la República, ubicada en la calle 7 N° 6-54 de Bogotá, en horario de lunes a viernes, 8:00 a.m. a 5:15 p.m. De lo contrario No se permite su ingreso. Requisitos de Ingreso Para permitir el ingreso a la Casa de Nariño debe tener en cuenta lo siguiente: 1. Presentarse 15 minutos antes de la hora programada para cumplir los procedimientos requeridos de registro e ingreso a la Casa de Nariño, en la puerta de acceso en la Carrera 8 No. 7-26, con sus respectivos documentos de identificación (únicamente se permitirá el acceso a las personas relacionadas en la solicitud). 2. Abstenerse de traer bolsos, maletines, celulares, cámaras fotográficas o de video. No 18

Se informa que por razones de seguridad y protocolo, se restringirá el ingreso a la Casa de Nariño, a las personas que no tengan en cuenta estos requisitos. Como resultado de este servicio usted obtendrá: Un recorrido o tour por la Casa de Nariño en el día y hora señalada en el mensaje de correo electrónico enviado al correo registrado en el formulario Web de solicitud. Esperamos que su visita sea muy agradable y enriquecedora.

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TRAMITES ADMINISTRATIVOS

CAPITULO III

APROBACIÓN DE CAMPAÑAS PUBLICITARIAS DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS DEL ORDEN NACIONAL En qué consiste n la autorización de campañas publicitarias E que estén coordinadas con los lineamientos de publicidad del Gobierno Nacional y garanticen la optimización en la utilización de los recursos públicos y la uniformidad de los criterios frente al manejo de la imagen de las instituciones que integran la Administración Pública. Fundamento Normativo: Directiva N°05 del año 2014 Por medio de la cual se dan directrices para el manejo de imagen, mensajes y publicidad por parte de las entidades públicas del Orden Nacional. PORTAFOLIO DE SERVICIOS. D-AU-01 VERSIÓN 03

TRAMITES ADMINISTRATIVOS Responsable Dirección para la Estrategia de Comunicación Requisitos 1.Cumplimiento de especificaciones o estándares. Tener material objeto de publicación o emisión de medios masivos de comunicación junto con los costos asociados a tales actividades. Perfil: Entidad pública o persona jurídica Pasos a seguir 1.Radicar en la oficina de correspondencia, calle 7 No. 6-54 de la Presidencia de la República la documentación requerida (carta solicitando la aprobación del comercial o propuesta, y anexar el material, bien sea en formato digital o impreso dependiendo del caso).

2.Recibir comentarios a la propuesta y ajustarla en los casos en donde la propuesta es viable, o recibir la negación cuando la propuesta carece de viabilidad 3.Recibir oficio de aprobación de la campaña publicitaria Nota: Para las aprobaciones de piezas publicitarias de televisión se envía copia del oficio de aprobación a la Autoridad Nacional de Televisión y se incluye el mensaje en la parrilla televisión para su emisión. Como resultado de este servicio usted obtendrá: Oficio con la aprobación o no de la campaña publicitaria • Plazo: 10 - Días • Formas de Envío: Correo certificado

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APROBACIÓN DE COMISIONES AL EXTERIOR DE SERVICIOS Y DE ESTUDIOS En qué consiste Autorizar las comisiones al exterior o comisiones de estudios al exterior de los funcionarios de las entidades públicas del Orden Nacional nivel central, Unidades Administrativas Especiales, Superintendencias, Establecimientos Públicos, Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta asimiladas al régimen legal aplicable a las Empresas Industriales y Comerciales del Estado del Orden Nacional, así como a los miembros de las Juntas o Consejos Directivos o Superiores de Entidades Descentralizadas del Orden Nacional. Fundamento Normativo Directiva N° 11 de septiembre 6 de 2002, decreto decreto número Decreto 2400 de 1968 Articulo 22, decreto 2197 del año 1996, decretos números 1050 y 2004 del año 1997 y decretos números 310 y 2095 del año 2012. Decreto 2140 de 2008.

Responsable Dirección General del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República Requisitos Enviar la solicitud a través del aplicativo o en medio físico con la documentación soporte para la comisión de servicios o estudios, adjuntando los requisitos para cada caso según se trate de: • Ministros y Directores de Departamento Administrativo • Funcionarios Ministerios y Departamentos Administrativos • Directores entidades adscritas y vinculadas a las entidades del Orden Nacional - Nivel Central • Funcionarios de las entidades adscritas y vinculadas a las entidades del Orden Nacional - Nivel Central Perfil: Persona Jurídica – Funcionarios Públicos

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Requisitos especiales para adjuntar a la solicitud de Comisión de Servicios al Exterior (VIAJES INTERNACIONALES): • Ministros y Directores de Departamento Administrativo: Invitación y agenda, otros anexos (Documentos que sustenten el objeto de la comisión, correos electrónicos, convenios interadministrativos) • Funcionarios Ministerios y Departamentos Administrativos: Invitación y agenda, otros anexos (Documentos que sustenten el objeto de la comisión, correos electrónicos, convenios interadministrativos), especificar el tipo de vinculación (libre nombramiento, carrera administrativa, provisional), fecha de vinculación • Directores entidades adscritas y vinculadas a las entidades del Orden Nacional - Nivel Central: Invitación y agenda, otros anexos (Documentos que sustenten el objeto de la comisión, correos electrónicos, convenios interadministrativos), la documentación debe ser remitida por la entidad cabeza del sector • Funcionarios de las entidades adscritas y vinculadas a las entidades del Orden Nacional - Nivel Central: Invita-

ción y agenda, otros anexos (Documentos que sustenten el objeto de la comisión, correos electrónicos, convenios interadministrativos), especificar el tipo de vinculación (libre nombramiento, carrera administrativa, provisional), fecha de vinculación, la documentación debe ser remitida por la entidad cabeza del sector.

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Requisitos especiales para adjuntar a la solicitud de la Comisión de Estudios al Exterior: • Carta laboral con funciones, justificación de la comisión; plan de estudios, otros anexos (soportes de la comisión). • Si la solicitud de comisión cumple con los requisitos se aprueba, de lo contrario se devuelve al solicitante sin trámite. Nota: En el caso de las comisiones que se realicen en el marco de un convenio o contrato, se debe anexar una certificación expedida por el Secretario General o quien haga sus veces de la entidad solicitante, en la que se garantice que el funcionario comisionado cumple con los requisitos y procedimientos internos fijados por la entidad. Pasos a seguir 1.Radicar con mínimo cinco (05) días de anticipación a la fecha de salida de la comisión, en la oficina de correspondencia ubicada en la calle 7 No. 6-54 de la Presidencia de la República la solicitud con la documentación requerida, o enviarla a través del aplicativo según el caso.

2. Enviar la documentación complementaria, o aclaratoria en los casos en que se necesite aclaración, corrección o complementación de la documentación por parte de la entidad, previa revisión por parte de la Dirección General del Departamento Admirativo de la Presidencia de la República, para que se remita en el menor tiempo posible. 3. Recibir oficio de aprobación o no de la comisión al exterior que deberá ser reclamado en la oficina de la Dirección General de la Presidencia de la República. Como resultado de este servicio usted obtendrá: Oficio notificando la aprobanción o rechazo de la comisión solicitada. Si la comisión es para altos directivos el sistema notifica a la Secretaria Jurídica si requiere decreto, quien puede solicitar ajustes a la entidad solicitante, antes de ser aprobado y firmado el decreto de autorización por el señor Presidente de la República. Puede hacer seguimiento a éste trámite vía telefónica al número en Bogotá (57 1) 562 9300 Ext 3535.

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Fundamento Normativo Decreto 4567 del año 2011 (Artículo 3°) por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y decreto ley 770 de 2005. Publicación Hojas de Vida -ASPIRANTES

Responsable

En qué consiste

Dirección General del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República

n la publicación durante tres días calendario E de la hojas de vida de las personas que aspiran a ocupar cargos de libre nombramiento y remoción, en la página web del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, para el conocimiento de la ciudadanía y la formulación de observaciones. Se reitera que su aplicación es para la provisión de los empleos de libre nombramiento y remoción de la Rama Ejecutiva del orden nacional y de los niveles diferentes al técnico y al asistencial, sin perjuicio de la discrecionalidad propia de la naturaleza del empleo, se tendrán en cuenta la transparencia en los procesos de vinculación de servidores, las competencias laborales, el merito, la capacidad y experiencia, las calidades personales y su capacidad en relación con las funciones y responsabilidades del empleo.

Requisitos Perfil: Persona Jurídica (Entidad nominadora a la que pertenece el cargo) 1. Hoja de vida del aspirante 2. Indicación del cargo al que aspira 3. El nombre de la entidad a la que pertenece el cargo 3. Autorización o aprobación del Ministro, Director de Departamento Administrativo, Superintendente, Gerente, Presidentes de Entidades Centralizadas y Descentralizadas de la Rama Ejecutiva del Poder Público.

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Anexos o soportes a la Hoja de Vida: I. La Hoja de vida deberá contener los siguientes datos del aspirante: Nombres completos, numero de identificación, relación de estudios realizados y experiencia profesional cronológica. II: Antecedentes disciplinarios, penales y fiscales del aspirante. III: Constancia de la evaluación de las competencias laborales realizada por Función Publica o por quien se autorice por parte de la entidad nominadora. Pasos a seguir 1. Remitir los requisitos a través del aplicativo web de la pagina de la Presidencia de la República ingresando por el siguiente sitio: http://aspirantes.presidencia.gov.co/ Ingresar/Usuario, Clave y Código. 2. Verificar si se realizaron observaciones a la hoja de vida por parte de la ciudadanía y transferirlas a través de correo electrónico a la dirección general del DAPRE 3. Resolver las observaciones sobre la Hoja de Vida en caso de que se presenten, a través de la entidad nominadora antes de su devolución o publicación.

Como resultado de este servicio usted obtendrá: Devolución a través del mismo aplicativo web de la hoja de vida si falta algún requisito. Publicación en la página Web de Presidencia de la República de la hoja de vida del aspirante, si todos los requisitos se cumplen, en el sitio web: HTTP://ASPIRANTES.PRESIDENCIA.GOV.CO Transcurridos los 3 días el sistema oculta automáticamente las hojas de vida de la página web de la Presidencia de la República. • Plazo: 3 – Días calendario • Forma de Envió: correo electrónico, aplicativo web • Observaciones a la Hoja de Vida: se podrán realizar a través del correo electrónico: aspirantes@presidencia.gov.co, las cuales se tramitarán de conformidad a la ley 1437 de 2011. Una vez efectuada la publicación en los términos señalados y la evaluación de los comentarios de la ciudadanía, la autoridad nominadora podrá proceder al nombramiento correspondiente. PORTAFOLIO DE SERVICIOS. D-AU-01 VERSIÓN 03

CAPITULO IV

ESCRIBALE AL PRESIDENTE

Requisitos Articulo 16 de la Ley 1437 de 2011 Pasos a seguir Diligenciar el formulario que aparece ingresando a la página web Atención Ciudadana link “ESCRIBALE AL PRESIDENTE”, En qué consiste Es un medio para recepcionar las comunicaciónes que la ciudadanía desee dirigir exclusivamente al Señor Presidente de la República Fundamentos Normativos Ley 1437 de 2011 y Resolución 3046 de 2012

Como resultado de este servicio usted obtendrá: Oficio de respuesta e información sobre el trámite de la petición, queja o reclamo que será enviado vía correo electrónico, a la dirección e-mail registrada por quien diligencia el formulario. VER FORMULARIO PÁGINA 28

Responsable Grupo de Atención a las Peticiones dirigidas al Presidente, a cargo de la Secretaria Privada de la Presidencia de la República. 26

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PETICIONES, SUGERENCIAS, QUEJAS, RECLAMOS – PSQR

CAPITULO V

Responsable Grupo de Atención al Usuario y Servicios Compartidos de la Presidencia de la República. Requisitos Articulo 16 de la Ley 1437 de 2011. Pasos a seguir:

En qué consiste: Es un medio para recepcionar las peticiones, sugerencias, quejas o reclamos relacionados únicamente con los asuntos de competencia del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Fundamento legal Ley 1437 de 2011 y Resolución 3046 de 2012.

Diligenciar el formulario que aparece ingresando a la página web Atención Ciudadana link “PSQR”. Como resultado de este servicio usted obtendrá: Oficio de respuesta e información sobre el trámite de la petición, queja o reclamo que será enviado vía correo electrónico, a la dirección e-mail registrada por quien diligencia el formulario. VER FORMULARIO PÁGINA 28

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Formulario Web para ESCRIBALE AL PRESIDENTE y PSQR.

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INFORMACIÓN DE CONTACTO Medios disponibles para la Atención a la Ciudadanía en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República: • Presencial, en la calle 7 No. 6 – 54 de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. Grupo de Atención al Usuario y Servicios Compartidos, para radicación de peticiones verbales • Para radicación de documentos en la calle 7 No. 6 – 54, de 8:00 a.m. a 5:15 p.m. • Telefónico, a través del Conmutador (57-1) 5629300 y 382 2800 • Correo Electrónico: contacto@presidencia.gov.co • Fax, a través del número (57-1) 5960631 • Líneas telefónicas gratuitas desde cualquier lugar de Colombia: - Línea para peticiones, sugerencias, quejas y reclamos verbales, 018000-913666 - Línea para Orientación en casos de Violencia contra la Mujer, 155 - Vicepresidencia de la República (57-1) 4442120 y 5958390 - Fax Vicepresidencia (57-1) 5960651 • Redes sociales - Twiter: @infopresidencia - Facebook: facebook.com/PresidenciadeColombia

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