Manual de Auditorías Internas by DAPRE

MANUAL DE AUDITORร AS INTERNAS

Bogotรก D.C., Junio de 2015

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

Código: M-EM-01 01010101##

Versión 05

TABLA DE CONTENIDO Contenido 1. OBJETIVO ----------------------------------------------------------------------------------------- 4 2. ALCANCE ------------------------------------------------------------------------------------------ 4 3. TERMINOS Y DEFINICIONES---------------------------------------------------------------- 4 4. LINEAMIENTOS PARA LA COORDINACIÓN DE LAS AUDITORIAS ------------ 6 4.1 Creación del Programa en el Modulo Revisiones – Auditoria.------------------- 6 4.2 Selección de los Auditores Internos de Calidad ------------------------------------- 12 4.2.1

Asignación y Programación de Auditores Internos ------------------------------- 14

4.3

Definición y socialización de alcance y directrices ---------------------------------- 15

4.4

Elaboración y Aprobación del Plan General de Auditoría ------------------------- 15

LINEAMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE LAS AUDITORIAS ---------------- 18 5.1 Recopilación, revisión y análisis de la documentación ----------------------- 18 5.2

Técnicas para obtener evidencias ---------------------------------------------------- 21

5.3

Reunión de Apertura ------------------------------------------------------------------------ 22

5.4

Desarrollo de la Auditoría ------------------------------------------------------------------ 22

5.4.1

Determinación de la muestra de Auditoría. ----------------------------------------- 23

5.4.2

Registro de resultados parciales ------------------------------------------------------ 26

5.4.3

Redacción de Hallazgos ---------------------------------------------------------------- 28

5.5

Reunión de Cierre --------------------------------------------------------------------------- 32

6. LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA -------------------------------------------------------------------------- 33 6.1 Elaboración del Informe de Auditoría ----------------------------------------------- 33 6.1.1 6.1.1.1

Revisión del Informe de Auditoria por el auditado ----------------------------- 34

6.1.1.2

Revisión de Descargos --------------------------------------------------------------- 35

6.1.1.3

Informe Final----------------------------------------------------------------------------- 35

6.2 7. 8. 9.

Aprobación del Informe de Auditoría ------------------------------------------------- 33

Informe de Conclusiones Generales de las Auditorías Internas de Calidad 36

SOLICITUD Y FORMULACIÓN DE MEJORAS --------------------------------------- 37 EVALUACIÓN DE AUDITORES INTERNOS ------------------------------------------- 38 SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO39 10. MARCO LEGAL: ---------------------------------------------------------------------------- 39 2

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11.

REQUISITOS TÉCNICOS: ---------------------------------------------------------------- 40

12.

DOCUMENTOS ASOCIADOS: ---------------------------------------------------------- 40

13.

RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ------------------------------------------------- 40

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1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para garantizar la coordinación y ejecución de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República, con el propósito de determinar la conformidad del Sistema frente a las disposiciones planificadas y los requisitos aplicables así como establecer si el Sistema se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.

2. ALCANCE El presente manual aplica para todas las auditorías internas de acuerdo con la planeación establecida en el Programa Anual de Auditorias para cada vigencia fiscal.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES Auditoría Interna: Proceso sistemático independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas objetivamente para determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Denominadas como de primera parte. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria. Auditado: Organización, dependencias y/o proceso que es auditado. Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de una auditoria, que incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las dependencias de la entidad, procesos y actividades, así como el período de tiempo cubierto. Criterios de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos.

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Evidencia de Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Estas pueden ser cuantitativas o cualitativas. Entrevista: Técnica de Auditoria que busca a través de la conversación, obtener información. Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. Experto Técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor. Hallazgo de la Auditoria: Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de la auditoría. Nota: Los hallazgos de la auditoria pueden indicar: conformidad o no conformidad con respecto a criterios de auditoría, así como oportunidades de mejora. Muestreo de Auditoría: es la aplicación de un procedimiento de auditoría a menos del 100% de los elementos de una población y/o universo con el objetivo de obtener conclusiones acerca de toda la población. Observador: Persona que acompaña al equipo auditor, pero no influye ni interfiere en la realización de la auditoría. Plan de Auditoría: Descripción de las actividades y programación para cada auditoria. Programa de Auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Prueba de Recorrido: Técnica de Auditoria que consiste en observar las actividades realizadas por los auditados.

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Prueba Selectiva: Técnica de Auditoria que consiste en seleccionar una muestra para revisión, verificación y obtención de evidencia sobre los temas que se están auditando. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. Técnicas de Auditoria: Son los métodos que se aplican para obtener evidencias necesarias y suficientes sobre las cuales se emite una opinión respecto al proceso auditado, necesarios para alcanzar los objetivos de auditoría establecidos a fin de formarse un juicio profesional y objetivo sobre el tema objeto de revisión. Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.

4. LINEAMIENTOS PARA LA COORDINACIÓN DE LAS AUDITORIAS 4.1 Creación del Programa en el Modulo Revisiones – Auditoria. Teniendo en cuenta el Programa Anual de Auditorías elaborado con base en la Guía para la Planeación y Gestión de la Oficina de Control Interno G-EM-02 y aprobado en el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, se procede a crear el Programa Anual de Auditorías Internas tanto de Gestión como de Calidad, en el aplicativo SIGEPRE – Modulo Revisiones – Auditorías – Crear Programas, como se indica a continuación:

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En el campo Nombre:*, se registra el nombre del Programa Anual de Auditoria, como se muestra en la ilustración anterior. En el campo Responsable:* se registra el nombre del Jefe de la Oficina de Control Interno, quien es el garante del Programa Anual de Auditorías. En el campo Descripción, se detallaran los siguientes aspectos: a) Objetivo del Programa de Auditorias b) Alcance del Programa de Auditorias Una vez diligenciados los campos, se guarda la información y el aplicativo indicará operación exitosa.

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Seguidamente, se procederá a “Crear Auditoría” como se observa en la siguiente ilustración

El aplicativo le mostrará el formato que deberá ser diligenciado con la información básica de la Auditoria, la cual deberá concordar con lo diligenciado en el Plan General de Auditoria. A modo de ejemplo se muestra lo siguiente:

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Nota 1

Nota 2 Nota 3 Seleccione y agregue los auditores asignados por el Jefe de Control Interno

Seleccione y agregue el (los) proceso(s) sujeto(s) de auditoria

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Nota 1: Al seleccionar las fechas inicial y final, tenga en cuenta los tiempos establecidos desde la remisión del Plan General de Auditoria hasta la presentación del informe versión Final de Auditoria y/o la solicitud de la mejora. Nota 2: En relación al campo Seleccione una opción, seleccione externa para el caso que se opte por registrar en el módulo de auditorías, una auditoria de ente externo (ICONTEC, Contraloría General de la República, entre otros). Nota 3: En relación al campo Plan asociado, el plan se asociará una vez se cree la auditoria Interna de Calidad. El Plan se formulará atendiendo las orientaciones establecidas en la Guía para la planeación estratégica y operativa institucional-GDE-02. Una vez creado el Programa Anual de Auditorías Internas de Calidad en el Aplicativo SIGEPRE – Modulo Planes, se registran como categorías, las siguientes etapas: 1. Planeación y Coordinación de las Auditorías Internas 2. Ejecución del Ciclo de Auditorias 3. Cierre y Conclusiones de las Auditorías Internas

A cada categoría se le agregan las tareas correspondientes para su ejecución, conforme a los criterios establecidos en el presente Manual. El líder asignado para cada auditoria, es el responsable de ejecutar las actividades de los planes de auditorías internas y de registrarlas en el aplicativo SIGEPRE Modulo Revisiones – Auditorías y Planes, adjuntando las evidencias que soportan su ejecución.

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Una vez creada la Auditoria, podrá consultar en Mis Responsabilidades la auditoria asignada y se visualizará lo siguiente:

Al oprimir el clic izquierdo, le mostrará la opción de Editar. Selecciónelo.

Al seleccionar la opción Editar, le permitirá al Auditor Líder o Equipo Auditor registrar los comentarios necesarios en la ejecución de la Auditoria, de acuerdo con los criterios establecidos en el presente Manual.

Enumere e Indique el nombre del comentario en el orden de ejecución de la Auditoria. Describa brevemente la ejecución de la actividad concerniente con la Auditoria, verifique la ortografía y la redacción y luego, adjunte los respectivos soportes. Podrá finalizar la auditoria en el aplicativo, solo cuando se registre el informe final de la misma y/o solicite las mejoras.

Guardado el comentario, quedará creado en el aplicativo y éste mostrará el estado de la Auditoria “en Desarrollo”.

A modo de ejemplo:

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Nota 4: Una vez creado y guardado el comentario, el mismo no se podrá eliminar. Creado el comentario, el responsable del Programa no podrá eliminar la auditoria creada ni el programa creado en el aplicativo – Modulo Revisiones – Auditoria.

4.2 Selección de los Auditores Internos de Calidad El Jefe de la Oficina de Control Interno selecciona a los auditores internos teniendo en cuenta el perfil de los servidores públicos de la Entidad en cuanto a su educación, formación, experiencia y habilidades, información que es registrada en el Formato Evaluación Competencias Auditores Internos (F-EM-12):

Para la selección de auditores, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos, los cuales serán validados con el Proceso de Talento Humano:

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a) Educación:  

Auditor Líder: Mínimo Profesional en cualquier disciplina (evaluada por certificados). Equipo Auditor: Mínimo Tecnólogo en cualquier disciplina (evaluada por certificados).

b) Formación: 

Auditor Líder: Curso con una intensidad horaria de mínimo 40 horas en los modelos referenciales: NTCGP 1000, MECI 1000 y en técnicas de auditoría (evaluado por certificados y/o registros de asistencia y aprobación)



Equipo Auditor: Curso con una intensidad horaria de mínimo 16 horas en los modelos referenciales: NTCGP 1000, MECI 1000 y Técnicas de Auditoría (evaluado por certificados y/o registros de asistencia y aprobación)

c) Experiencia: 

Auditor Líder: Mínimo 8 horas de auditoría Interna, (Registro de auditor líder en programación de auditores e informe de auditoría).



Equipo Auditor: Mínimo 4 horas de auditoría Interna como observador (Registros de acompañamiento en programación de auditores e informe de auditoría).

 Observador: No requiere de experiencia dado que no influye ni interfiere en la realización de la auditoría. d) Habilidades: 

Auditor Líder y Equipo Auditor: Capacidad de planeación, buenas relaciones interpersonales, objetividad, respetuoso, diplomático e interesado en lo que se está haciendo. 13

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e) Responsabilidades: 

Desarrollar el ejercicio auditor según lo planificado, documentar las actividades de auditoría, mantener la confidencialidad y reportar los hallazgos detectados con interés de agregar valor.

Nota 5. Las Auditorías Internas de Gestión, serán ejecutadas por los Auditores Internos de la Oficina de Control Interno. Nota 6. Cuando se requiera, las auditorías internas tanto de Gestión como de Calidad, podrán ser ejecutadas por auditores y/o expertos técnicos externos.

4.2.1 Asignación y Programación de Auditores Internos Una vez seleccionados los auditores internos, el Jefe de la Oficina de Control Interno realiza la asignación de un auditor líder y de un equipo auditor competente para cada uno de los procesos y/o dependencias a auditar, y se consignan en el Formato Programación Auditores Internos (F-EM-19), con las fechas aprobadas en el Programa Anual de Auditorias. Nota 7. Los auditores asignados a cada proceso deben ser independientes a la dependencia a evaluar, con el fin de mantener la objetividad a lo largo del proceso de auditoría y asegurar que los hallazgos y conclusiones de la auditoría estarán basados sólo en la evidencia objetiva. Nota 8. El responsable del Proceso podrá solicitar a través de comunicación escrita, la reprogramación de la fecha inicial de Auditoria al Jefe de la Oficina de Control Interno, quien a su vez aprobará los ajustes en la Programación Auditores Internos (F-EM-19) y en el Plan General de Auditoría, así mismo, de ser necesario se ajusta la fecha registrada en el Programa Anual de auditorías en el aplicativo SIGEPRE – Modulo Planes y Modulo Auditorias.

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4.3 Definición y socialización de alcance y directrices El Jefe de la Oficina de Control Interno define el alcance de las auditorías, teniendo en cuenta el objetivo, extensión de tiempo requerido, complejidad, sedes, equipo auditor disponible y establece los criterios y requisitos con respecto a los cuales se realizará la auditoría, estos pueden ser: de los clientes, legales, técnicos y los establecidos por la organización. Posteriormente, el Jefe de la Oficina de Control Interno convoca a los auditores internos de calidad y/o de Gestión, para efectuar la reunión de socialización de los aspectos generales a tener en cuenta para el desarrollo de las auditorías.

4.4 Elaboración y Aprobación del Plan General de Auditoría Teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el Jefe de la Oficina de Control Interno y dados a conocer mediante reuniones con los Auditores Internos de Calidad como de Gestión, el auditor líder y el equipo auditor planean la auditoria, realizan una revisión documental inicial y elaboran el Plan General de Auditoría en el formato (FEM-09). En la revisión inicial se debe tener en cuenta la estructura del SIGEPRE y la armonización entre los elementos que lo conforman así como conocer las características y aspectos mínimos del proceso a auditar y su interacción con otros procesos establecidos en el Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE M-DE-02.

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Nota 9

Nota 9. El número de Auditoria del Proceso y/o dependencia, es el asignado en el Programa Anual de Auditorias, publicado en el aplicativo SIGEPRE – Modulo Planes y en el Modulo Revisiones – Auditorias. Seguidamente en el mismo Formato Plan General de Auditoría (F-EM-09), se determina la agenda a desarrollar, los responsables a entrevistar y las actividades a ejecutar, las cuales deberán estar encaminadas a verificar las acciones definidas por los procesos para la prestación del servicio, las fechas específicas y las horas en las cuales se realizará el trabajo de campo.

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Auditor líder y/o equipo auditor

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Nombre y cargo, en este caso del Jefe de la Oficina de Control Interno

En el campo Observaciones, se podrá hacer énfasis sobre la importancia de la disponibilidad del Responsable del proceso y de su equipo para garantizar la adecuada ejecución de la auditoria, disponer de los documentos y demás soportes que den cuenta del seguimiento, control, coordinación, medición de las actividades y metas propuestas. Una vez el Plan General de Auditoria sea presentado por el Auditor Líder al Jefe de la Oficina de Control Interno, se procederá a revisarlo y de ser necesario se realizaran los comentarios y los ajustes junto con el Auditor Líder. De lo contrario, se aprobará y se remitirá a través de comunicación escrita al Responsable del Proceso a Auditar, en un término mínimo de ocho (8) días calendario, antes de la ejecución de la Auditoría. Nota 10. En caso de requerirse comisiones y desplazamientos por parte de los auditores, la Oficina de Control Interno gestionará con el Área de Talento Humano, atendiendo los lineamientos establecidos para la solicitud de viáticos al interior en el Procedimiento Viáticos y gastos de viaje al interior y exterior de Militares, funcionarios y contratistas P-TH-11.

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Nota 11. En el caso de la Auditoria Interna de Calidad, si el equipo auditor requiere más tiempo para el desarrollo del proceso auditor, podrá informarlo al responsable del Proceso y/o dependencia, en la reunión de apertura de cada auditoria. Nota 12. En el caso de Auditoria Interna de Gestión, el Jefe de la Oficina de Control Interno podrá solicitar al responsable del proceso mediante comunicado, la ampliación del tiempo de ejecución de la Auditoria con la justificación correspondiente. 5. LINEAMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE LAS AUDITORIAS 5.1 Recopilación, revisión y análisis de la documentación El auditor líder en coordinación con el equipo auditor recopilan, revisan y analizan la documentación asociada al Proceso a Auditar, como: caracterizaciones, manuales, guías, lineamientos, instructivos, procedimientos, formatos, requisitos legales y requisitos de normas técnicas, así como los informes de gestión, de resultados, de auditorías anteriores, de análisis de datos, riesgos, mejoras, planes, entre otros. Esto con el propósito de preparar la auditoría y tener un conocimiento más cercano a las actividades, documentos, registros y requisitos que deben tenerse en cuenta al momento de efectuar la auditoría de campo. La mayor parte de la información mencionada, está disponible en el Aplicativo SIGEPRE, ingresando por la Intranet de la Entidad, como se muestra a continuación: Paso 1: Ingresar al Aplicativo SIGEPRE: en la página principal del computador identifique el ícono del SIGEPRE, como se muestra a continuación con la marcación verde: Clic

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Paso 2: Registrar los datos: Dominio – seleccionar Presidencia.int; Usuario: escriba el usuario con el cual ingresa a su computador; Contraseña: escriba su contraseña, con la cual inicia sesión en su computador e ingresar como se muestra en el pantallazo siguiente:

Paso 3: Explore los Reportes: A continuación se presenta la información asociada a cada proceso la cual se podrá explorar ingresando por el Mapa de Procesos en el Aplicativo SIGEPRE, así mismo podrá consultar la misión, visión, política del SIGEPRE, objetivos institucionales, el seguimiento a la planeación estratégica e institucional. Al explorar el Mapa de Procesos, el aplicativo le mostrará la siguiente información:

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Seguidamente, podrá explorar el proceso que va a auditar, a modo de ejemplo se selecciona el Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento (marcación en azul), el cual presenta la siguiente información, para revisión y análisis:

Derivado del análisis de la documentación asociada al Proceso, se registra en el formato Plan Detallado de Auditoría (F-EM-02) siguiendo el Ciclo P.H.V.A1., los aspectos a evaluar y la base informativa (documentos y registros) para ser verificados en el trabajo de campo, a modo de ejemplo se presenta el siguiente plan detallado:

¿Qué aspectos se tuvieron en cuenta para la elaboración del Programa Anual de Auditorías?

Guía para la Planeación y Gestión de la Oficina de Control Interno

Este plan detallado se constituye en papel de trabajo del auditor, cuyo fin es documentar los aspectos importantes de la auditoría que proporcionan evidencia que el ejercicio auditor, se llevó a cabo de acuerdo con las normas de auditoría

Planear, Hacer, Verificar y Actuar 20

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generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo se pueden registrar en físico o electrónico y deben ser legibles, lógicos, completos y fáciles de entender. Nota 13: El Plan detallado se deberá aplicar en las Auditorías Internas de Calidad, y es facultativo en las Auditorías Internas de Gestión.

5.2 Técnicas para obtener evidencias Son las técnicas o métodos de auditoría que se aplican para obtener evidencias suficientes sobre las cuales se emite un concepto respecto al proceso auditado, necesarios para alcanzar los objetivos de la auditoria establecidos. Las técnicas o métodos que se aplican, son los siguientes: TÉCNICAS DE AUDITORIA Consiste en realizar preguntas al personal del proceso auditado o a terceros y obtener sus respuestas orales o escritas. Consulta Los tipos de consulta más formales incluyen entrevistas, encuestas y cuestionarios. Observación o prueba de recorrido

Consiste en observar a las personas, los procedimientos o los procesos. Consiste en estudiar documentos y registros, y en examinar físicamente los recursos tangibles.

Inspección

Revisión documental Prueba selectiva

Los auditores internos deben reconocer y considerar su nivel de competencia (en otras palabras, su capacidad para comprender lo que leen y lo que ven). La revisión de comprobantes se realiza específicamente para probar la validez de la información documentada o registrada. Se realiza específicamente para probar la integridad de la información documentada o registrada en poblaciones o universos numerosos o muy grandes; la aplicación de la muestra se realiza a criterio del auditor “muestreo no estadístico” o con fórmula para su cálculo por “muestreo estadístico”.

Fuente: Guía de Auditoría para Entidades Públicas. P. 65-66.

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5.3 Reunión de Apertura El auditor líder y el equipo auditor realizan la reunión de apertura con el responsable del proceso y los auditados, para presentar el plan general de auditoría y el equipo auditor, definiendo roles y responsabilidades para la auditoría. Se debe ilustrar al auditado de una manera clara y detallada acerca del objetivo, alcance, criterios, informe y plan de acción que se relacionan con la auditoría así como el establecimiento de los canales de comunicación formales entre el equipo auditor y el auditado y la confirmación de los temas relacionados con la confidencialidad y la seguridad de la información que el auditado proporcione, cuando aplique. Adicionalmente, el auditor deberá resolver cualquier inquietud o duda que en tal sentido tenga el auditado.

5.4 Desarrollo de la Auditoría De acuerdo con la agenda establecida, se aplican las técnicas de auditoría en el tiempo previsto, para lo cual las preguntas o intervenciones del auditor deben ser cortas, precisas, claras y correctamente formuladas.

Es recomendable: a. Que el manejo de las entrevistas sea una responsabilidad directa del Auditor Líder. b. Durante el desarrollo de la entrevista, se deben considerar todos los aspectos específicos que se han relacionado previamente en el formato de plan detallado. c. Lo anterior, no debe limitar el alcance y profundidad de la entrevista, la cual en un determinado momento pueda requerir de la verificación de aspectos que no se han considerado previamente.

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Recuerde:

a. Se deben evitar las distracciones, respuestas generales o fuera de contexto. b. Desarrollar la Auditoria en un ambiente de respeto y amabilidad.

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Tenga en cuenta: a. El registro de las notas relacionadas con las observaciones debe ser tomado en el momento en que se obtienen. b. Se deben evitar las generalizaciones y ambigüedades al redactar los hallazgos.

El auditor selecciona las evidencias que requiere revisar, solicitándolas de la manera más precisa posible. La explicación de los registros debe ser dada por el AUDITADO. Cuando se trate de Auditoria Interna de Gestión, las solicitudes de información se realizarán a través del Jefe de la Oficina de Control Interno o líder de auditoría al responsable del proceso y el término de respuesta, se definirá de acuerdo a la complejidad de la información solicitada. Así mismo, el responsable del proceso podrá solicitar prórroga y se le otorgará por cinco (5) días más al plazo inicial establecido.

5.4.1 Determinación de la muestra de Auditoría. Durante la ejecución de la auditoría “in situ” se recopila información aplicando alguna técnica de auditoría, con el fin de determinar de un total de universo la cantidad de elementos que se requieren para ser evaluados, como las transacciones de pagos, comisiones, contratos, elementos de almacén entre otros, esto se conoce como la muestra de auditoría. 5.4.1.1

Diseño de la muestra

1. Métodos de muestreo estadístico2: se basa en la teoría de la distribución normal, la cual requiere de una fórmula para su cálculo y se aplica para poblaciones finitas, como se observa a continuación: 2

Contraloría General de la República. Contraloría Delegada para el Sector Social. Agosto 2011 23

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đ?&#x2018;&#x203A;=

VersiĂłn 05

đ?&#x2018;&#x192; â&#x2C6;&#x2014; đ?&#x2018;&#x201E; â&#x2C6;&#x2014; đ?&#x2018;§2 â&#x2C6;&#x2014; đ?&#x2018; (đ?&#x2018; â&#x2C6;&#x2014; đ??¸ 2 ) + (đ?&#x2018;§ 2 â&#x2C6;&#x2014; đ?&#x2018;&#x192; â&#x2C6;&#x2014; đ?&#x2018;&#x201E;)

Las variables expresan: Z = Valor de la distribuciĂłn normal estĂĄndar de acuerdo al nivel de confianza E = Error de muestreo (precisiĂłn) N = TamaĂąo de la PoblaciĂłn P = ProporciĂłn de Ă&#x2030;xito Q = 1-P INGRESO DE PARĂ METROS

DESCRIPCIĂ&#x201C;N Identifique el tamaĂąo o universo de la poblaciĂłn objeto de cĂĄlculo (total de contratos, comprobantes, total de PSQR, transacciones, Ăłrdenes de compra, etc.). nĂşmeros enteros-

TamaĂąo de la PoblaciĂłn (N)

500

Error Muestral (E)

Ejemplo: 500 PSQR. 17.221 transacciones financieras. 13.526 comprobantes. Se puede escoger el error de muestreo que acepta cometer (digite nĂşmeros enteros entre 1% y mĂĄximo 10%). El auditor debe tener en cuenta que este es el error que va a asumir en la selecciĂłn de la muestra, es decir, si asume solo el 1% de error, la muestra serĂĄ mĂĄs grande; si escoge el 10% la muestra serĂĄ mĂĄs pequeĂąa, pero asume un mayor riesgo de auditorĂa. Es decir, que el nivel de confianza es del 99% y 90% respectivamente. Para los ejercicios auditores se recomienda aplicar el 5%. La proporciĂłn de ĂŠxito corresponde al % de elementos de la poblaciĂłn que se estima no cumplen con el control que se estĂĄ probando. Ej. Se estima que el xx% de las PSQR no se respondieron en los tĂŠrminos establecidos en la Ley.

ProporciĂłn de Ă&#x2030;xito 17% (P)

Si se quiere estimar el % de las PSQR que no se respondieron en los tĂŠrminos establecidos en la ley, debe investigar si en una auditorĂa anterior se cuenta con este porcentaje; en caso afirmativo, utilice ese valor como una estimaciĂłn de (P). Ej. En la Auditoria de la vigencia anterior se determinĂł que el 17% de las PSQR se respondieron fuera de los tĂŠrminos de ley. Por tanto (P) = 17%. En caso contrario que no disponga de estimaciĂłn histĂłrica, se deberĂĄ tomar el 5% como se explica en forma amplia en el siguiente tĂtulo â&#x20AC;&#x153;Alcance del mĂŠtodo estadĂsticoâ&#x20AC;?.

Nivel de Confianza Nivel de Confianza (Z) (1)

95% Al utilizar el 5% de error muestral, el nivel de confianza corresponde al 95%. 1.96 Al estandarizar el nivel de confianza en 95%, el nivel de confianza Z es 1.96

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A continuaciĂłn se presenta cĂłmo se calcula la muestra de acuerdo a los parĂĄmetros explicados anteriormente, la fĂłrmula se alimentarĂĄ con los valores parametrizados que estĂĄn marcados en color azul, dado que se tomaran como constantes, y en color rojo los valores que varĂan de acuerdo al tamaĂąo de la poblaciĂłn y la proporciĂłn de ĂŠxito. Conforme a lo anterior, la formula quedarĂa asĂ: đ?&#x2019;?=

((17%) â&#x2C6;&#x2014; (1 â&#x2C6;&#x2019; 17%) â&#x2C6;&#x2014; ((1.96)2 ) â&#x2C6;&#x2014; 500) (500 â&#x2C6;&#x2014; ((5%)2 ) + ((1.96)2 ) â&#x2C6;&#x2014; (17%) â&#x2C6;&#x2014; (1 â&#x2C6;&#x2019; 17%))

El resultado corresponde a la muestra Ăłptima a evaluar, que para el ejemplo es de:

n = 151 PSQR. Alcance del mĂŠtodo estadĂstico El mĂŠtodo estadĂstico se aplicarĂĄ en la ejecuciĂłn de AuditorĂas Internas de GestiĂłn que involucren bases de datos extensas y voluminosas como por ejemplo viĂĄticos, contratos, transacciones financieras, PSQR y demĂĄs bases de este tipo, las cuales requieren del uso de una muestra para su anĂĄlisis. Para la aplicaciĂłn inicial de la fĂłrmula en el evento que no se dispone de una proporciĂłn de ĂŠxito histĂłrica, se deberĂĄ tomar el 5% en la variable ProporciĂłn de Ă&#x2030;xito (P) para poblaciones o universos iguales y superiores a 200 con el fin de reducir la subjetividad a la hora de evaluar las dependencias. Quedando asĂ: đ?&#x2019;?=

((5%) â&#x2C6;&#x2014; (1 â&#x2C6;&#x2019; 5%) â&#x2C6;&#x2014; ((1.96)2 ) â&#x2C6;&#x2014; 200) (200 â&#x2C6;&#x2014; ((5%)2 ) + ((1.96)2 ) â&#x2C6;&#x2014; (5%) â&#x2C6;&#x2014; (1 â&#x2C6;&#x2019; 5%))

53 contratos

Para los eventos que la poblaciĂłn sea menor a 200, prevalecerĂĄ la aplicaciĂłn del criterio del auditor en la prueba selectiva que oscila entre el 1% y el 20% del total de la poblaciĂłn. 25

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Ejemplo: n = 170 * 20% = 34 contratos n = 150 * 10% = 15 contratos

2. Métodos de Muestreo No Estadístico3: se presenta cuando el auditor selecciona la muestra sin emplear una técnica estructurada, pero evitando cualquier desvío consciente o predecible. Se aplica un muestreo discrecional, donde el auditor sitúa un desvío en la selección de la muestra, por ejemplo:    

todas las unidades superiores a determinado valor, todas las que cumplan una característica específica, todas las negativas, todos los nuevos usuarios,

Entre otros que puedan tenerse en cuenta a criterio del auditor y a partir de los cuales se selecciona la muestra. El auditor debe seleccionar los elementos de la muestra de forma tal que la misma sea representativa de la población y basado en otros trabajos y de acuerdo a su experiencia, puede determinar las transacciones más riesgosas y enfatizar en ellas.

5.4.2 Registro de resultados parciales Una vez ejecutada la auditoria “In Situ” y teniendo la seguridad que existen evidencias objetivas que soportan un determinado aspecto conforme o no conforme, se registraran en forma resumida en el Plan Detallado de Auditoria (F-EM-02) Resultados, con el fin de facilitar la presentación formal de las conclusiones de la auditoria en la reunión de cierre.

Guía de Auditoría para Entidades Públicas, pág. 70 26

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¿Qué aspectos se tuvieron en cuenta para la elaboración del Programa Anual de Auditorías?

Guía para la Planeación y Gestión de la Oficina de Control Interno

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No se encuentra documentado el programa de auditorías ni se consideraron los resultados de auditorías anteriores.

Los resultados se registran marcando con una X, si el aspecto evaluado es Conforme o No Conforme. Si es No Conforme, identifique si es por Documentación, Aplicación o por Resultado y detalle la evidencia encontrada que sustenta tanto el aspecto Conforme como el No Conforme. En forma resumida en el siguiente esquema, se puede observar la conclusión del ejercicio auditor:

1. Requisito

2. Aplicación del Requisito

Requisito: Legales, técnicos, Entidad y del Cliente

Cómo se desarrolla la actividad

3. Cumplimiento

¿Se desarrolla conforme al requisito?: SI= Conforme/OM NO= NCR/NCP: Descripción problema.

del

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Ejemplo

Requisito: Numeral 4.2.4 Control de los registros de la Norma NTC GP 1000:2009.

Cómo se desarrolla la actividad: ¿Se desarrolla conforme al requisito?:

Se revisaron las actas de los Comités Institucionales de Desarrollo Administrativo

No se encuentran numeradas, firmadas y elaborada en una versión desactualizada.

5.4.3 Redacción de Hallazgos Con base en los resultados de las encuestas, de las pruebas selectivas, de recorrido y el análisis de la documentación asociada y/o aportada por el Proceso, el auditor realiza un análisis ágil y metódico con el propósito de facilitar la concreción de los hallazgos, teniendo en cuenta lo siguiente: a) Características de los Hallazgos: Los auditores deben asegurarse de tener la suficiente evidencia objetiva que soporte cada uno de los hallazgos, para lo cual es importante tener en cuenta las siguientes características: Característica del Hallazgo4 Objetivo Factual Claro y Preciso

Concepto Se debe establecer con fundamento en la comparación entre el criterio y la situación encontrada. Basado en hechos y evidencias precisas. Que contenga afirmaciones inequívocas, libres de ambigüedades, que esté argumentado y que sea válido para los interesados.

Tomado de la Guía de Auditoría de la Contraloría General de la República, agosto 22 de 2011. Características y requisitos del hallazgo Pág. 59 28

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Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas.

Verificable Da valor agregado

Que su establecimiento contribuya al mejoramiento continuo de la Entidad

b) Clasificación de los Hallazgos: El auditor líder clasifica los hallazgos obtenidos, según estos sean:

Conformidad

Cumplimiento de los requisitos ya sean técnicos. Legales, del cliente y organización

No Conformidad Real Incumplimiento de un requisito técnico, legal, cliente u organización. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento.

No conformidad Potencial (Observación)

Hecho o situación que podría generar el incumplimiento de un requisito.

Oportunidad de Mejora (Recomendación) Hecho o situación que se puede fortalecer, para incrementar el grado de satisfacción de los clientes o de las partes interesadas.

A modo de Ejemplo, se describen algunos casos en los cuales se podría generar un hallazgo:  Conformidad: La situación encontrada en el ejercicio del proceso auditor con respecto a las operaciones, actividades o procesos desarrollados por el auditado, cumple los criterios. El aspecto conforme se entenderá como aquella situación de conformidad y que generó algún beneficio de valor agregado para la Entidad.  No Conformidad Real: La situación encontrada no se ajusta a los criterios,  Por la utilización de documentos obsoletos  Por el incumplimiento de algún requisito técnico, legal, del cliente y de la organización, de manera recurrente. 29

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 Por ausencia de formulación y ejecución de acciones correctivas o preventivas, asociadas a no conformidades reales o potenciales detectadas.  Por incumplimiento de planes de mejoramiento generados por no conformidades reales o potenciales (observaciones) detectadas en las auditorías internas o externas anteriores.  Por el no seguimiento al desempeño del proceso, con el análisis de datos para la toma de acciones.  No conformidad potencial (Observación): La situación encontrada se ajusta parcialmente a los criterios,  Por falta de relación entre las actividades y los registros obtenidos.  Por el diligenciamiento incorrecto o incompleto de registros, siempre y cuando el hecho no sea recurrente.  Por el incumplimiento parcial de un requisito técnico o de procedimiento de forma no regular (esporádico).

 Oportunidades de Mejora (Recomendación): La situación encontrada se ajusta satisfactoriamente a los criterios y son aspectos que pueden mejorar el nivel de desempeño del proceso, el producto y/o prestación del servicio.  El proceso cuenta con formatos que le permiten controlar las actividades pero es factible automatizar estas herramientas.  El proceso tiene actividades secuenciales pero es posible simplificarlas para hacer más eficiente su gestión.

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c) Redacción de hallazgos: a. No Conformidad Real o Potencial Una vez el hallazgo cumpla con las características y la clasificación mencionadas, se debe redactar atendiendo los siguientes elementos:

1. Descripción del Problema

2. Evidencia Objetiva

3. Requisito que Incumple

¿Cuál es el requisito Incumplido con Respecto a los Criterios de Auditoría?

Son los registros, declaraciones de hechos o información que son pertinentes y verificables para los Criterios de Auditoria

Capítulo, Cláusula o Ítem incumplido relacionado con los Criterios de Auditoría

A modo de ejemplo, se presenta el siguiente hallazgo redactado con los tres elementos constitutivos:

1. Descripción del Problema

2. Evidencia Objetiva

Las actas del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo no se encuentran numeradas, firmadas y están elaboradas en una versión desactualizada.

Como se evidenció en las actas de las sesiones trimestrales de la vigencia 2015, archivadas en la carpeta Actas de Comité del Proceso de Direccionamiento Estratégico.

3. Requisito que Incumple

Incumpliendo lo establecido en el numeral 4.2.4 Control de los registros de la Norma NTC GP 1000:2009.

Las actas del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo no se encuentran numeradas, firmadas y están elaboradas en una versión desactualizada, como se evidenció en las actas de las sesiones trimestrales de la vigencia 2015, archivadas en 31

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la carpeta Actas de Comité del Proceso de Direccionamiento Estratégico. Incumpliendo lo establecido en el numeral 4.2.4 Control de los registros de la Norma NTC GP 1000:2009.

Recuerde, la redacción clara de los hallazgos incluyendo los tres elementos, facilita su comprensión para la formulación de acciones preventivas, correctivas y de mejora.

Nota 14: En el caso de las No Conformidades Potenciales la redacción se podrá realizar incluyendo el término POSIBLE. Ejemplo: Posible incumplimiento a lo establecido en el numeral 8.2.2 Auditoría Interna de la Norma NTC GP 1000:2009.

b. Aspectos conformes y oportunidades de mejora Para la redacción tanto de los aspectos conformes y oportunidades de mejora, no se requiere incluir los elementos constitutivos del hallazgo pero si se debe, para el caso del aspecto conforme efectuar su redacción describiendo lo relevante y el beneficio obtenido. Ejemplo: El compromiso e interés de la Alta Dirección ha permitido mantener y mejorar el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República.

En el caso de la Oportunidad de Mejora, se describirá la situación que se recomienda mejorar y el beneficio que se obtendría. Ejemplo: Fortalecer el acompañamiento a la labor que desempeñan los enlaces del SIGEPRE permitirá el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión.

5.5 Reunión de Cierre Es la última actividad programada en la agenda del Plan de Auditoría, donde el auditor líder presenta algunos posibles aspectos conformes y no conformes así como las conclusiones generales de la auditoría, al responsable del proceso y demás auditados. 32

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Nota 15: Cuando se presenten aspectos no conformes como resultado de la auditoría a otro proceso y no sean comunicados en la reunión de cierre del Proceso Responsable, éstos serán presentados en el Informe Preliminar de Auditoría.

6. LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA 6.1 Elaboración del Informe de Auditoría  Auditoría Interna de Calidad, el Auditor Líder y el Equipo Auditor, elaboran el Informe en el formato Informe de Auditoria Interna (F-EM-03) y deberán remitirlo a la Oficina de Control Interno en un tiempo máximo de cinco (5) días después de la reunión de cierre.  Auditoria Interna de Gestión, el Líder de la Auditoría consolidará y presentará los resultados en documento y lo remitirá al Jefe de la Oficina de Control Interno, en un tiempo máximo de diez (10) días después de la reunión de cierre. Ajustar alineación con el documento. La relación de aspectos no conformes puede variar de los presentados en la reunión de cierre en casos, como: i.

Si una vez realizada la reunión de cierre y analizados los registros entregados durante la auditoria, se constituye evidencia objetiva para presentar un nuevo aspecto no conforme.

ii.

Por los aspectos transversales detectados como resultados de auditorías a otros procesos.

6.1.1 Aprobación del Informe de Auditoría  Informe de Auditoría Interna de Calidad, el Jefe de la Oficina de Control Interno y su equipo de trabajo revisan el informe de auditoría con sus respectivos soportes y en caso de ser necesario, se efectúan los ajustes con el auditor líder.

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 Informe de Auditoria Interna de Gestión, el Jefe de la Oficina de Control Interno revisa el informe de auditoría con sus respectivos soportes y en caso de ser necesario, efectúa los ajustes con el auditor líder. Una vez el Informe es aprobado por el Jefe de la Oficina de Control Interno, se remitirá la versión preliminar del mismo al Responsable del Proceso y/o Jefe de la dependencia, en un tiempo máximo de dos (2) días después de aprobado. En el caso de la Auditoria Interna de Gestión, realice el registro de la acción y adjunte los documentos soportes en el Módulo Revisiones - Auditorias, como se observa a continuación:

Recuerde que en la ejecución de la Auditoria de Gestión, se debe registrar la acción y adjuntar el Informe versión Preliminar en el módulo de Auditorias. Véase página 12, del presente manual.

Adjunte el comunicado de remisión y el Informe Preliminar Guarde la acción

En el caso de las Auditorías Internas de Calidad se registra la acción y se adjunta el Informe Preliminar en el Plan creado en el Modulo Planes, como se indicó en la página 10 del presente manual.

6.1.1.1

Revisión del Informe de Auditoria por el auditado

El Responsable del proceso revisará el Informe de Auditoria y en caso que presente comentarios o esté en desacuerdo con el Informe de Auditoría Interna de Calidad y/o de Gestión versión Preliminar, podrá tomar cualquiera de las siguientes alternativas: 1. Solicitar una reunión (mesa de trabajo), dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo del mismo, para que presente los argumentos y soportes que permitan desvirtuar el aspecto no conforme. 34

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Nota 16: La elaboración del acta y suscripción es responsabilidad de quien solicita la reunión. 2. Remitir el informe de descargos, dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo del mismo, en el cual se señalen las respuestas concretas, claras y precisas con los soportes de los aspectos en discusión. 3. Hacer uso de las dos opciones 1 y 2: el Auditado una vez remita el Informe de Descargos, también podrá solicitar mesa de trabajo con el propósito de discutir y comprender con mayor acierto, los argumentos planteados en la respuesta. 6.1.1.2

Revisión de Descargos

Si una vez analizadas las respuestas del auditado por el equipo auditor, estas satisfacen y desvirtúan de manera idónea y soportada el aspecto no conforme, se efectúan los ajustes en el Informe, dejando constancia de las razones de la decisión tomada por el equipo auditor así como de las evidencias que la soportan. De lo contrario, se confirmaran los hallazgos inicialmente presentados y se dejará la anotación en el informe.

6.1.1.3

Informe Final

Se remitirá al Responsable del Proceso, el Informe de Auditoria Interna de Calidad y/o de Gestión versión Final, con los aspectos conformes y no conformes confirmados en la mesa de trabajo o a través del análisis del Informe de descargos del Proceso Auditado o con los aspectos presentados en la versión preliminar, sobre los cuales no se pronunció el proceso auditado en los términos señalados. En el caso de la Auditoria Interna de Gestión, realice el registro de la acción y adjunte los documentos soportes en el Modulo Revisiones - Auditorias, como se observa a continuación:

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Recuerde que en la ejecución de la Auditoria de Gestión, se debe registrar la acción y adjuntar el Informe versión Final en el módulo de Auditorias. Si requiere mejoras, continúe en el numeral 7. De lo contrario podrá finalizar la Auditoria.

Adjunte el comunicado de remisión y el Informe Versión final Guarde la acción, si continua en el numeral 7.

Finalice la acción, si no solicita mejoras.

Recuerde que deberá quedar registrado en los comentarios de ejecución de la Auditoria, los pasos dispuestos en el presente manual, esto es el registro de los Lineamientos Generales, Plan General, Reuniones de apertura y cierre, Informe preliminar, mesa de trabajo (si aplica), informe Final y relación de mejoras (si aplica). En el caso de las Auditorías Internas de Calidad se registra la acción y se adjunta el Informe Final en el Plan creado en el Modulo Planes, como se indicó en la página 11 del presente manual.

6.2

Informe de Conclusiones Generales de las Auditorías Internas de Calidad

Teniendo en cuenta los resultados de las Auditorías Internas de Calidad, la Oficina de Control Interno elabora el Informe de Conclusiones Generales de Auditorías Internas (F-EM-10), el cual se envía al Proceso de Direccionamiento Estratégico – Oficina de Planeación, como insumo para la revisión que realiza la Alta Dirección al Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE, una vez al año. Ver Procedimiento Revisión del Sistema Integrado de Gestión (P-DE- 06).

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7. SOLICITUD Y FORMULACIÓN DE MEJORAS El Jefe de la Oficina de Control Interno procederá dentro de los cinco (5) días siguientes al envío del Informe Final, a solicitar las mejoras de los Aspectos No Conformes detectados mediante las Auditorías Internas de Calidad y/o de Gestión, en el Módulo MEJORAS - Aplicativo SIGEPRE de conformidad con el Procedimiento Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento P-EM-06. En el caso de solicitar la Mejora desde el Modulo Revisiones – Auditoria, el líder de la Auditoria podrá solicitarla o asociarla, de la siguiente manera: Ingrese al módulo Revisiones – Auditoria, seleccione “Mis Responsabilidades”:

Al oprimir el clic izquierdo, le mostrará la opción de Editar. Selecciónelo.

Luego, el sistema le mostrará la auditoria en desarrollo y podrá efectuar la selección pertinente, así:

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Seleccione esta opción “Solicitar” para crear la mejora en el Modulo Mejoras, conforme al (P-EM-06)

Seleccione esta opción “Agregar”, cuando la mejora ya esté creada en el Módulo Mejoras

Seguidamente, los responsables de los Procesos auditados deben iniciar la formulación del Plan de Mejoramiento, de conformidad con el Procedimiento Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento -P-EM-06. Teniendo en cuenta el Procedimiento (P-EM-06), las Oportunidades de Mejora (Recomendaciones) presentadas en los Informes de Auditoría, podrán ser solicitadas por los responsables de los Procesos en el Módulo MEJORAS - Aplicativo SIGEPRE.

8. EVALUACIÓN DE AUDITORES INTERNOS La evaluación de Auditores Internos aplica para todos los auditores que participen tanto en el Ciclo de Auditoria Interna de Calidad como en las Auditorías Internas de Gestión, para lo cual el Jefe de la Oficina de Control Interno solicitará mediante correo electrónico la aplicación de la evaluación del equipo auditor una vez finalice la Auditoria, en la modalidad de encuesta digital. El Responsable del Proceso Auditado, evaluará de manera objetiva el desempeño de los auditores diligenciando el link de la encuesta. La Oficina de Control Interno realizará el análisis de los resultados una vez al año, con base en la información consolidada y remitida por el Área de Información y Sistemas. 38

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Con base en los resultados de los aspectos evaluados sobre el desempeño de los Auditores Internos, el Jefe de la Oficina de Control Interno adoptará las acciones pertinentes, orientadas al fortalecimiento de las competencias que se requieran para el mejoramiento continuo del proceso, las cuales se llevaran a cabo según lo definido en el procedimiento Elaboración del PIC, Bienestar Social e Incentivos (P-TH-05).

9. SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO En cumplimiento del rol de evaluación y seguimiento de la Oficina de Control Interno, se determinó que para los casos en que se requieran verificaciones a actividades puntuales, como revisar el reporte de información en cumplimiento a un requisito legal, técnico o de la organización, los auditores deberán efectuar la verificación correspondiente sin requerir de la aplicación total del procedimiento de Auditorías Internas, esto es no elaborar Plan General de Auditoria ni reunión de apertura o cierre. Se cumplirá con lo establecido en el Procedimiento en cuanto a la presentación del informe versión preliminar, mesa de trabajo y versión final. El informe se constituye con la presentación del Formato Seguimiento y Verificación (F-EM-14) debidamente diligenciado por el auditor. En el mismo sentido de efectuar seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno, se determinó que trimestralmente se deberá presentar un informe de seguimiento a la gestión adelantada por los procesos y/o dependencias en cumplimiento de las metas y objetivos institucionales. Esta actividad se realizará por los auditores de la Oficina de Control Interno y se deberá registrar en el Formato Seguimiento a la Gestión de los Procesos y/o dependencias (F-EM-18), para presentación al Jefe de la Oficina. Por lo anterior, no requiere de la aplicación del Procedimiento de Auditorías Internas.

10. MARCO LEGAL: Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos Evaluación, control y mejoramiento – Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.

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11. REQUISITOS TÉCNICOS:  Norma Técnica para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 Numeral 4.2.1 “Generalidades” literal d) los documentos, incluido los registros requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus funciones y que le permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.  Modelo Estándar de Control Interno MECI: Módulo de Evaluación y Seguimiento.  Norma Técnica Colombiana NTC – ISO 19011:2012 Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiental.

12. DOCUMENTOS ASOCIADOS: Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos Evaluación, Control y Mejoramiento, Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento. 13. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO Jefe Oficina de Control Interno