Propuesta Gestion PH - Margarita Corredor

Margarita Corredor L.

PROPUESTA ADMINISTRACIÓN CONJUNTO DARWIN

Diagnostico Integral Copropiedad Plan de Trabajo Para dar inicio a la Gestión de Administración, en principio es necesario realizar un levantamiento de información que permita establecer el estado actual de la copropiedad y con base en este proceder a generar un ―Plan de Trabajo‖ para el corto y mediano plazo.

Este esquema permitirá garantizar una ―Eficiente Administración‖ con un ―Criterio Gerencial‖, que adicional a ejecutar los procesos operativos particulares de la copropiedad y lograr el bienestar de la comunidad, establecerá un ―Plan Integral de Mejoramiento Continuo‖ que asegure la conservación, protección y valoración del patrimonio de los propietarios.

Se precisa, adicional a la realización del levantamiento de información, al diagnostico y al plan de trabajo mencionado se continuará con la ejecución de los proyectos en curso y las actividades corrientes de la copropiedad.

Gestión Financiera Estructura presupuestal - Ejecución

Contratos

Verificar que la distribución presupuestal se encuentre en concordancia con las necesidades de la copropiedad.

Revisar contratos - Objeto contratado vs cumplimiento



Revisión Cuentas de Presupuesto vs Plan de Gastos General (Requerimientos de la Copropiedad)



Revisión Ejecución Presupuestal

Objetivo Garantizar la gestión de cada área

Revisar Facturas de Servicios - Historial de Consumo

Objetivo Obtener alianzas permanentes con proveedores que aseguren el buen funcionamiento de la copropiedad a través de servicios de alta calidad Llevar Control Servicios Públicos—Reducción de gastos Analizar soluciones alternas o complementarias

Cartera Verificar el estado de cartera y la gestión de recuperación

Objetivo Establecer plan de recuperación de cartera por altura y montos. 

Campañas Acuerdos de Pagos/Restricción



Cobros Jurídicos

“La administración trata acerca de la gestión en el corto plazo, mientras se desarrollan los planes a largo plazo...” (Jack Welch )

Recaudo - Cuotas de Administración

Pago a Proveedores

Verificar los canales de pago actuales.

Verificar el proceso para pago de proveedores y medio de pagos.

Objetivo

Objetivo



Ofrecer alternativas en canales de pago



Contar con herramienta Web para consulta de Extractos y Cuentas de Cobro Botón PSE



“La administración consiste esencialmente en cambiar el punto de apoyo de la palanca”

...”

Establecer procesos estandarizados para el manejo y control de proveedores    

Registro de Proveedores Registro de Facturas Control de Pagos Pagos por transferencia bancaria

(Steven Covey )

Gestión de Mantenimiento Conservación Patrimonial Inspeccionar los bienes comunes: cubiertas, parqueaderos, escaleras y los cuartos de equipos y maquinaria: planta eléctrica, bombas y tanques de agua, etc., con el fin de verificar su estado general y la existencia de fichas técnica, hojas de vida, planos y control de mantenimientos.



Plan de Mantenimiento y Mejoramiento― que incluya Zonas Comunes



―Cronograma de Actividades‖ que asegure los mantenimientos preventivos y correctivos encontrados.



Presupuesto de Gastos que incluye valor de los mantenimientos periódicos y permanentes, reparaciones, reposición a nuevo de ser necesario y Proyectos Especiales.



Verificación respecto a que el presupuesto de la copropiedad respalde los gastos esenciales para la copropiedad.



Mantener el control documental de los equipos: Fichas técnicas, hojas de vida, garantías, planos.



Establecer Controles que garantices la Operación

Objetivo Establecer un ―Sistema de Operación‖ especifico para el área de ―Mantenimiento‖ considerando que es de vital importancia para la ―Copropiedad‖ garantizar la conservación del patrimonio de los propietarios.

Este Sistema de operación, contempla: 

Diagnostico del estado actual de los equipos que debe ser solicitado a los contratistas respectivos ―, equipos y maquinaria.

Margarita Corredor Lozano—3134601537

PROPUESTA ADMINISTRACIÓN CONJUNTO DARWIN Gestión Administrativa Seguridad Verificar el contrato de Seguridad/Acuerdo de Servicios en cuanto a recurso humano, procedimientos, protocolos, controles, esquema de comunicación con Redes de Apoyo. etc. .

Revisar el Sistema de Monitoreo — CTV en cuanto a estado de los equipos, ubicación y alcance de las cámaras (Diagnostico - Reporte Técnico Proveedor).

Seguro de la Copropiedad Analizar Póliza — Aseguradora– Vlr. - Asegurado y Cobertura – Avaluó

Objetivo Garantizar que la copropiedad se encuentre correctamente asegurada en cuanto a Vlr . Asegurado y coberturas de acuerdo con el ultimo avaluó, de tal forma que soporte la protección del patrimonio.

Objetivo Garantizar que la empresa de Seguridad cuente y cumpla con los protocolos necesarios para prestar el servicio contratado, realizando control, seguimiento y retroalimentación permanente.

Asegurar el mantenimiento y actualización de CCTV.

Bases de Datos - Registro de Propietarios Las bases de datos son una herramienta de vital importancia dado que soportan la gestión de la Administración, en la comunicación, tramites y en general en la toma de decisiones.

Objetivo

Servicios Generales Verificar el contrato de Servicios Generales en cuanto a recurso humano, jornadas, productos de aseo, disponibilidad de maquinaria, procedimientos, protocolos y controles.

Objetivo Garantizar que el mantenimiento de aseo de las áreas comunes se encuentre totalmente organizado y controlado con protocolos diarios y periódicos que incluyan horarios y tiempos de duración y que se estén logrando los resultados de higiene respectivos.

Mantener una base de datos detallada y actualizada de la Copropiedad que contenga información de la unidad privada (mts2, coeficiente, parqueadero, etc.) de los propietarios y de los arrendatarios.

Archivo Físico- Documentación Los archivos físicos permiten conservar los históricos documentales que son igualmente necesarios en la operación. .

Objetivo Mantener el archivo físico actualizado, partiendo de los documentos que acreditan la tenencia del inmueble como son: el Certificado de Libertad y la Cedula de Ciudadanía del Propietario.

Soporte de verificación para algunos tramites de la copropiedad; entre otros:    

La Asistencia a la Asamblea — Entrega de Poder La Participación en Consejo El Arrendamiento del Inmueble Cobros Jurídicos

Documentos de la Copropiedad Verificar la existencia de los documentos de la Copropiedad y de Constitución

Objetivo Mantener en orden y custodia la documentación de la Copropiedad en lo relacionado con: Personería Jurídica y Escrituración,.

Así como la documentación de Entrega de Áreas Comunes: Planos: Arquitectónicos, Estructurales y de Redes, Facturas y Cartas de garantía de equipos, Certificaciones técnicas, etc.

Inventarios Verificar la existencia de inventarios físicos de la copropiedad

Objetivo

Verificar los canales y medios de comunicación actuales de la copropiedad y el funcionamiento del Comité de Convivencia.

Objetivo

Mantener relación detallada de los equipos, muebles y enseres de la copropiedad y realizar periódicamente control de inventarios.

Entre otros:   

Comunicación Propietarios/Residentes

Establecer esquemas de comunicación efectivas con los propietarios y residentes, a través de herramientas Web. Hoy en día se hace necesario que las Copropiedades avancen con la tecnología, la sociedad esta inmersa en la era digital.

Inventario de Zonas Comunes Inventario de Equipos Inventario General de la Copropiedad

Mantener las publicaciones locales para cubrir la totalidad de los usuarios.

Procesos- Procedimientos - Manuales Verificar los procesos, procedimientos, formatos, manuales, etc.,

Comunicaciones por Temáticas: Avisos de Interés, Recomendaciones, Convivencia, Tenencia de Mascotas, etc.

Objetivo Establecer un Sistema de Operación o Gestión que permita guiar y coordinar las actividades de la Copropiedad de forma efectiva y que garantice resultados de calidad.

Mediante manuales, procesos, protocolos y controles específicos sobre cada área

Aplicación Web Información - Interactiva  Actas de Asamblea  Circulares y Boletines  Reportar Casos  Reservar Salón comunal  Inscribirse en Actividades – Convivencia  Cuotas de Administración 

Consultar su Estado de cuenta

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Imprimir facturas, cuentas de cobro Pagar por PSE

Margarita Corredor Lozano—3134601537