Propuesta Servicios Administración Conjunto Kepler

Margarita Corredor L.

PROPUESTA ADMINISTRACIÓN CONJUNTO RESIDENCIAL KEPLER

Diagnostico Integral Copropiedad Plan de Trabajo Para dar inicio a la Gestión de Administración, en principio es necesario realizar un levantamiento de información que permita establecer el estado actual de la copropiedad y con base en este proceder a generar un “Plan de Trabajo” para el corto y mediano plazo.

Este esquema permitirá garantizar una “Eficiente Administración” con un “Criterio Gerencial”, que adicional a ejecutar los procesos operativos particulares de la Copropiedad y lograr el bienestar de la comunidad, establecerá un “Plan Integral de Mejoramiento Continuo” que asegure la conservación, protección y valoración del patrimonio de los propietarios.

Se precisa, adicional a la realización del levantamiento de información, al diagnostico y al plan de trabajo mencionado se continuará con la ejecución de los proyectos en curso y las actividades corrientes de la Copropiedad.

Gestión Financiera Estructura presupuestal - Ejecución

Contratos

Verificar que la distribución presupuestal se encuentre en concordancia con las necesidades de la copropiedad.

Revisar contratos - Objeto contratado vs cumplimiento

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Revisión Cuentas de Presupuesto vs Plan de Gastos General (Requerimientos de la Copropiedad)



Revisión Ejecución Presupuestal

Objetivo Garantizar la gestión de cada área

Revisar Facturas de Servicios - Historial de Consumo

Objetivo Obtener alianzas permanentes con proveedores que aseguren el buen funcionamiento de la copropiedad a través de servicios de alta calidad

Llevar Control Servicios Públicos—Reducción de gastos Analizar soluciones alternas o complementarias

Cartera Verificar el estado de cartera y su gestión de recuperación tanto Administrativa como Jurídica

Objetivo Establecer plan de recuperación de cartera por altura y montos. 

Campañas Acuerdos de Pagos/Restricción

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Cobros Pre jurídicos y Jurídicos

“La administración trata acerca de la gestión en el corto plazo, mientras se desarrollan los planes a largo plazo...” (Jack Welch )

Cuentas Corporativas

Pago a Proveedores

Verificar las tarifas pactadas con los bancos

Verificar el proceso para pago de proveedores y medio de pagos.

Objetivo

Objetivo 

Establecer procesos estandarizados para el manejo y control de proveedores

Lograr renegociación de tarifas

“La administración consiste esencialmente en cam-

biar el punto de apoyo de la palanca” ...”

   

Registro de Proveedores Registro de Facturas Control de Pagos Pagos por transferencia bancaria

(Steven Covey )

Gestión de Mantenimiento Conservación Patrimonial Inspeccionar los bienes comunes: cubiertas, parqueaderos, escaleras y los cuartos de equipos y maquinaria: planta eléctrica, bombas y tanques de agua, etc., con el fin de verificar su estado general y la existencia de fichas técnica, hojas de vida, planos y control de mantenimientos.



Plan de Mantenimiento y Mejoramiento“ que incluya Zonas Comunes

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“Cronograma de Actividades” que asegure los mantenimientos preventivos y correctivos encontrados.

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Presupuesto de Gastos que incluye valor de los mantenimientos periódicos y permanentes, reparaciones, reposición a nuevo de ser necesario y Proyectos Especiales.

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Verificación respecto a que el presupuesto de la copropiedad respalde los gastos esenciales para la copropiedad.



Mantener el control documental de los equipos: Fichas técnicas, hojas de vida, garantías, planos.



Establecer Controles que garantices la Operación

Objetivo Establecer un “Sistema de Operación” especifico para el área de “Mantenimiento” considerando que es de vital importancia para la “Copropiedad” garantizar la conservación del patrimonio de los propietarios.

Este Sistema de operación, contempla: 

Diagnostico del estado actual de los equipos que debe ser solicitado a los contratistas respectivos “, equipos y maquinaria.

Margarita Corredor Lozano—3134601537

PROPUESTA ADMINISTRACIÓN CONJUNTO RESIDENCIAL KEPLER Gestión Administrativa Seguridad Verificar el contrato de Seguridad/Acuerdo de Servicios en cuanto a recurso humano, procedimientos, protocolos, controles, esquema de comunicación con Redes de Apoyo, valores agregados, etc..

Revisar el Sistema de Monitoreo — CTV en cuanto a estado de los equipos, ubicación y alcance de las cámaras (Diagnostico - Reporte Técnico Proveedor).

Objetivo Garantizar que la empresa de Seguridad cuente y cumpla con los protocolos necesarios para prestar el servicio contratado, realizando control, seguimiento y retroalimentación permanente.

Asegurar el mantenimiento y actualización de CCTV.

Servicios Generales Verificar el contrato de Servicios Generales en cuanto a recurso humano, jornadas, productos de aseo, disponibilidad de maquinaria, procedimientos, protocolos y controles.

Objetivo Garantizar que el mantenimiento de aseo de las áreas comunes se encuentre totalmente organizado y controlado con protocolos diarios y periódicos que incluyan horarios y tiempos de duración y que se estén logrando los resultados de higiene respectivos.

Seguro de la Copropiedad Analizar Póliza - Aseguradora - Vlr. Asegurado y Cobertura – Avaluó

Objetivo Garantizar que la copropiedad se encuentre correctamente asegurada en cuanto a Vlr . Asegurado y coberturas de acuerdo con el ultimo avaluó evitando un infra seguro, de tal forma que se egarantice la protección del patrimonio.

SG –SST Política de Protección de Datos. Ley 1581 Verificar el avance del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo y el cumplimiento de los Planes de Mejoramiento Anual. Calificación Ministerio de Salud.

Así mismo verificar la implementación de la Política Integral de Protección de Datos . Procesos y controles respectivos

Objetivo Garantizar el cumplimiento de Ley

Bases de Datos /Archivos Físico Verificar las bases de datos existentes propietarios, residentes, inmobiliarias, proveedores y los archivos físicos contables comprobantes de egreso, mantenimientos de equipos y los de acreditación de tenencia del inmueble, entre otros.

Verificar los procesos y controles de habeas data.

Objetivo Mantener una base de datos detallada y actualizada de la Copropiedad y el archivo físico en las condiciones requeridas en control documental

Documentos de la Copropiedad Verificar la existencia de los documentos de la Copropiedad y de Constitución

Objetivo Mantener en orden y custodia la documentación de la Copropiedad en lo relacionado con: Personería Jurídica y Escrituración,.

Así como la documentación de Entrega de Áreas Comunes: Planos: Arquitectónicos, Estructurales y de Redes, Facturas y Cartas de garantía de equipos, Certificaciones técnicas, etc.

Comunicación Propietarios/Residentes Inventarios Verificar la existencia de inventarios físicos de la copropiedad

Objetivo

Objetivo Mantener relación detallada de los equipos, muebles y enseres de la copropiedad y realizar periódicamente control de inventarios.

Establecer esquemas de comunicación efectivas con los propietarios y residentes, a través de herramientas Web/App. Hoy en día se hace necesario que las Copropiedades avancen con la tecnología, la sociedad esta inmersa en la era digital.

Entre otros:   

Verificar los canales y medios de comunicación actuales de la copropiedad y el funcionamiento del Comité de Convivencia.

Inventario de Zonas Comunes Inventario de Equipos Inventario General de la Copropiedad

Una herramienta de comunicación muy fácil de implementar y con grandes beneficios es la Citofonia Virtual, permite, entre otros:

Procesos- Procedimientos - Manuales

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Comunicación a nivel internacional

Verificar los procesos, procedimientos, formatos, manuales, etc.,

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Registro de Visitantes

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Registro de Llamadas

Objetivo

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Reserva de Salones Sociales /Gym

Establecer un Sistema de Operación o Gestión que permita guiar y coordinar las actividades de la Copropiedad de forma efectiva y que garantice resultados de calidad.

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Minuta Virtual

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Control y reporte de paquetería

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Avisos Inmediatos/Publicación de circulares

Mediante manuales, procesos, protocolos y controles específicos sobre cada área

Así mismo es importante mantener las publicaciones locales para cubrir la totalidad de los usuarios.

Comunicaciones por Temáticas: Avisos de Interés, Recomendaciones, Convivencia, Tenencia de Mascotas, etc.

Margarita Corredor Lozano—3134601537