Rakentamisen & talotekniikan
MAAILMA Admicomin asiakaslehti 4/2015
KALUSTON HALLINTA PDF-LOMAKKEET LIITTEET
WELDONE OY
Ajansäästö syntyy arjen pienistä asioista
INSPLAN OY
Adminet on kasvuhaluiselle yritykselle ihan ehdoton työkalu
Asko Anttila Oy: Adminet oli
PARAS JOULULAHJA
sisältö pääkirjoitus
Kun yrityksesi kasvaa...
3
kaluston hallinta
14
Uusi sovellus koneiden ja laitteiden hallintaan
asko anttila oy
4
insplan oy
15
pdf-lomakkeet
8
käyttäjävinkki
18
mitä kuuluu?
19
Adminet oli paras joululahja Paperit minimiin
weldone oy
Ajansäästö syntyy arjen pienistä asioista
Adminet on kasvuhaluiselle yritykselle ehdoton työkalu Liitteiden hallinta
10
Tuija Seppänen
palveluksessanne Alta löydät Admicomin myynnin ja tiiminvetäjien yhteystiedot. Muut yhteyshenkilöt löydät nettisivuiltamme. Sähköpostiosoitteemme ovat muotoa etunimi.sukunimi@admicom.fi myynti
tiiminvetäjät
etelä-suomi
myynti & markkinointi ilkka uusi-maahi toimialajohtaja 040 511 0606
tuomas numminen 044 535 2409
länsi-suomi
ohjelmatuen puhelinnumerot Yleinen: 044 433 3200 Kirjanpito: 044 433 3202 Palkanlaskenta: 044 433 3207
kari kalmukoski koulutuspäällikkö 044 433 3201
tilitoimistopalvelut
asiakaspalvelu
timo kivinen 044 332 2249
käyttöönotto
anna-maija ijäs asiakaspalvelupäällikkö 044 433 3201
tuija seppänen kirjanpitopäällikkö 044 433 3219
itä- ja pohjois-suomi simo ratilainen 045 278 1733
2 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA
Admicom Oy Väinönkatu 26 A 29, 40100 Jyväskylä Pukinmäenaukio 2, 00720 Helsinki www.admicom.fi
Admicom sosiaalisessa mediassa
Pääkirjoitus
Kun yrityksesi kasvaa... Kasvu saattaa syntyä yksittäisestä isosta asiakkaasta tai yksittäisestä isosta urakasta. Yrityksesi ja sinä siirrytte vieraalle maaperälle. Tutut toimintatavat eivät enää toimikaan yhtä hyvin. Töiden hallinta ja yrityksen johtaminen alkavat helposti muistuttaa kaaoksesta selviytymistä. Kun yrityksesi kasvaa tilitoimistotason kuukausittainen tulosseuranta ei enää välttämättä riitä. Hinnoittelu on jouduttu tekemään uusin perustein eivätkä näppituntuma ja jälkijunassa saatavat tulosraportit enää riitä. Kun yrityksesi kasvaa, jo pelkkä laskuttaminen käy raskaaksi. Iso asiakas vaatii selitetekstejä, koonteja, raportointia ja erilaisia hinnoitteluratkaisuja. Isossa urakassa vaaditaan ehkä yleisten sopimusehtojen mukaisia lisätyölaskuja ja ostolaskuja laskujen liitteeksi. Vanhat yksinkertaiset hinnoittelu- ja laskutusmallit eivät enää toimikaan. Pari tuntia illassa ja useampi tunti lauantaina ei enää riitäkään laskuttamiseen. Kun yrityksesi kasvaa, vanhat tarjouslaskennan työkalut eivät ehkä enää palvelekaan. Ruutupaperin ja Excelin tarkkuus ei ehkä enää riitä. Vanhan laskentaohjelman vanhentuneet hinnatkin tuottavat ongelmia. Kun yrityksesi kasvaa, ostaminen tutulta tukkurilta puhelimella ei ehkä olekaan oikea toimintatapa. Aika ei riitä, hintoja pitäisi vertailla ja vaihtoehtoja miettiä. Eikä riitä, että jollakulla on melko tarkka mielikuva siitä, mitä sovittiin. Kun yrityksesi kasvaa, kasvaa vastaavasti ostolaskujen määrä, työtuntien määrä, maksutapahtumien määrä jne. Onko pakko palkata lisää väkeä toimistoon vai löytyisikö jokin muu ratkaisu? Kun yrityksesi kasvaa, tarvitset apua työmaiden hoitoon ja muihin tehtäviin. Et enää tiedä varmasti, kuka tekee hyvää katetta ja kuka huonompaa. Et välttämättä edes tiedä, mitä työmailla oikeasti tapahtuu. Kun yrityksesi kasvaa, tarvitset parempia työkaluja helpottamaan toimintaasi. Sinun on syytä tietää reaaliajassa urakoiden, yrityksen ja yksittäisten työtilausten kannattavuus. Tarvitset jatkuvasti tietoa projektien kuluista ja tuotoista, koska et halua ohjata toimintaa sokkona ja todeta projektin päätyttyä, että metsään meni. Kun yrityksesi kasvaa, älä palkkaa heti toimistoon lisäapua, vaan hanki tilanteeseesi sopivat työkalut. Tästäkin lehdestä voit lukea asiakkaidemme ratkaisuja kasvun hallintaan.
Ilkka Uusi-Maahi toimialajohtaja
Rakentamisen ja talotekniikan | 3 MAAILMA
TEKSTI JA KUVAT: Katja Mäenpää
Asko Anttila Oy: Adminet oli paras
JOULULAHJA Asko Anttila Oy:ssä Adminet on otettu tehokäyttöön koko yrityksen toiminnassa. Tarkkaa ja ajantasaista tietoa hyödynnetään niin kilpailukyvyn parantamisessa kuin avoimen toimintatavan tukemisessa.
Karkkilassa toimiva Asko Anttila Oy on vuonna 1972 perustettu pintamateriaalien asennukseen ja korjausrakentamiseen erikoistunut yritys, jonka toimitilojen yhteydessä toimii myös Karkkilan Värisilmä. Alkuvaiheessa toiminnan pääpaino oli maalauksessa, mutta nykyään palvelutarjonta on huomattavasti monipuolisempaa. – Toteutamme muun muassa erilaisia pintamateriaalien asennustöitä, korjausrakentamista, huoneistoremontteja, linjasaneerauksia sekä kosteusvaurio- ja sisäilmakorjauksia. Viimeisen vii-
den vuoden aikana on olosuhteidenkin pakosta laajennettu toimintaa, toimitusjohtaja Pasi Anttila kertoo yrityksen toiminnasta. 20 henkilöä työllistävän yrityksen toiminnassa kiinnitetään erityistä huomioita työn laatuun, kustannustehokkuuteen ja henkilökunnan ammattitaidon ylläpitämiseen. – Korostamme perinteistä käsityötaitoa ja näen kaikista suurimpana voimavarana ammattitaitoiset työntekijät, jotka pystyvät tekemään monipuolisia töitä. Pyrimme kehittämään ammattitaitoamme jatkuvasti ja tarjoamme henkilöstöllemme jatkokoulutusmahdollisuuksia. Työntekijöiden hyvinvoinnista huolehdimme muun muassa ennakoivalla työterveysohjelmalla ja erittäin kattavalla vakuutusturvalla. Asko Anttila Oy:n toimintatapoja leimaa ekologisuus ja elinkaariajattelu kaikessa toiminnassa. – Pyrimme hankkimaan kaikki tarvittavat resurssit, materiaalit ja palvelut mahdollisimman läheltä suosien aina kotimaisuutta. Asiakkaillemme tarjo-
amme vaihtoehtoja, jotka ovat kestäviä ja edullisia pitkällä aikavälillä. Vastuulliseen toimintatapaan on kiinnitetty erityistä huomioita ja yrityksessä halutaan myös olla asiakkaiden tukena yhteiskuntavelvoitteiden hoitamisessa. – Meille on tärkeää, että toimintamme on avointa ja täyttää kaikilta osiltaan yhteiskunnalliset velvoitteet, esimerkiksi verottajan tiedonantovelvollisuuden. Olemme halunneet olla näissä asioissa muita edellä ja neuvomme myös asiakkaitamme, koska valitettavasti vain harva asiakkaista ja tilaajista ymmärtää edes kysyä niistä mitään.
Käyttöönotto on loppuun asti mietitty Juuri tiedonantovelvollisuus kirvoitti yrityksessä tarpeen automatisoida toimintatapoja. – Tiedonantovelvollisuuden puitteissa tuli ajankohtaiseksi päästä eroon siitä, että skannasin kahden viikon välein yli 50 tuntikorttia ja tallensin ne yksitellen meidän silloiseen toiminnanohja-
Asko Anttila Oy:ssä vanhat toimintatavat aiheuttivat sen verran kiirettä, että päätös Adminettiin siirtymisestä venyi syksystä lähes jouluun asti:
”Viimeisenä päivänä ennen lomaa Pasi laittoi nimensä papereihin. Se oli kyllä paras joululahja.” -Laura Nieminen4 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA
Menestystarinat ”Omalta osaltani työ on suoraviivaistunut ja eurojen tietäminen rauhoittaa. Nyt nukkuu yönsäkin paremmin.” -Pasi Anttila-
usjärjestelmään, joka oli käytännössä kansiorakenne tietokoneella, talous- ja projektihallinnosta vastaava Laura Nieminen kertoo. Yrityksessä ehti käydä useampiakin myyjiä tarjoten lähinnä osaratkaisuja tuntikorttien tai tiedonantovelvollisuuden hallintaan. – Siinä kohtaa alkoi ehkä olla jo jonkinlaista uupumusta, mutta sitten syksyllä tuli Tuomas Admicomilta ja hänen lähtiessään vilkaisimme Pasin kanssa toisiamme, että mikäs ihme tämä nyt oli. Enää ei puhuttukaan pelkästään tuntikorttien sähköistämisestä tai tiedonantovelvollisuuden raportoinnista, vaan kokonaisvaltaisesta ratkaisusta toimintojen hallintaan. Se herätti mielenkiinnon ihan eri tavalla, Nieminen muistelee. Neuvotteluja ja Adminettiin tutustumista jatkettiin, mutta syksyn kiireissä ratkaisun tekeminen venyi ja pikkuhiljaa joulu alkoi jo kolkutella ovella. – Siinä vaiheessa siirsin sopimuspaperit Pasin pöydälle ja vihjasin hienovaraisesti, että mielellään toimittaisin sopimuksen allekirjoitettuna takaisin ennen kuin lähden joululomalle. Viimeisenä päivänä ennen lomaa hän sitten laittoi nimensä papereihin. Se oli kyllä paras joululahja, Nieminen toteaa. Adminet saatiin lopulta käyttöön huhtikuussa 2015. Aiempien koke-
musten perusteella käyttöönotosta odotettiin tuskaista taivalta, mutta helppous yllätti iloisesti. – Käyttöönottoa pitää oikeasti kehua. Odotin alkua vähän kauhulla, mutta se ei työllistänytkään minua ylimääräistä juuri yhtään, koska kaikki oli niin loppuun asti mietitty. Pystyin hoitamaan tehtäviä käyttöönottosovelluksen avulla silloin, kun oli aikaa ja tarvittavat materiaalit kasassa. Lisäbonuksena mainittakoon, että kouluttajamme Sanni piti ohjat niin hyvin käsissä, ettei homma lähtenyt koulutuksissa tempoilemaan vaikka joku olisi yrittänyt kysellä asioita sovitun aiheen ohi, Nieminen kertoo.
Asenne ratkaisee Adminet saatiin sujuvasti käyttöön myös työntekijöille. – Ajattelin ennakkoon, että opettelun kanssa saa tehdä aktiivisesti töitä kesän yli, mutta eihän peruskäytön oppimisessa mennyt kuukauttakaan. Joistakin asioista on tietysti pitänyt muistuttaa, mutta pääasiassa oppiminen oli todella nopeaa, Anttila toteaa. Anttilan ja Niemisen mukaan se onkin asenne, mikä ratkaisee uuden toimintatavan läpiviennin henkilöstölle. – Ei sillä ole mitään väliä, onko työntekijä 25 tai 65, jos asenne on lähtö-
kohtaisesti negatiivinen. Meillä Pasi perusteli henkilöstölle aukottomasti sen, miksi muuta vaihtoehtoa ei ole ja miksi toimintatapaa muutetaan – ja kaikkien suhtautuminen oli positiivista, Nieminen kertoo. Yrityksessä saatiinkin vahvaa näyttöä asenteen merkityksestä, sillä kaikki ovat täyttäneet tuntikirjauksensa sähköisesti alusta alkaen. Joukossa oli myös vanhempia työntekijöitä, jotka eivät olleet aiemmin käyttäneet tietokonetta. Ennakkoon heidän suhtautumisensa ja oppimisensa aiheuttivat huolta, mutta turhaan: – Esimerkiksi 62-vuotias maalarimme Seppo Ranta ei ollut aiemmin tottunut käyttämään tietokonetta. Hän kävi saman koulutuksen kuin muutkin ja sen jälkeen muutamana päivänä toimistolla täyttämässä tuntinsa, eikä hänen tuntikorttiaan ole tarvinnut ikinä korjata. Palkitsimmekin hänet virkistysiltapäivässä vuoden Adminet-käyttäjänä, Nieminen kertoo. Yhden myönnytyksen Nieminen on ollut valmis tekemään paperisten tuntikorttien suhteen. – Yrityksen perustaja Asko Anttila käy vielä 72-vuotiaanakin toisinaan työmailla. Hänelle olen antanut poikkeusluvan tuoda tiedot paperilla. Jatkuu seuraavalla sivulla >> Rakentamisen ja talotekniikan | 5 MAAILMA
Työt hallussa tarjouslaskennasta laskutukseen Adminetin käyttöönotto on tehostanut koko töidenhallintaprosessia ja tuonut helpotuksen myös alkuperäiseen ongelmaan eli verottajan tiedonantovelvollisuuden raportointiin. – Suurin osahan siitä hoituu nykyään ihan huomaamatta. Ainoastaan työntekijätietojen paikkansapitävyyden tarkistan välillä, mutta raportointi on niin automaattista, ettei oikeastaan tarvitse muuta tehdä kuin käydä katsomassa, että tuollainenkin raportti on lähtenyt, Anttila kertoo. Asko Anttila Oy:ssä Adminetin tehokäyttö alkaa jo tarjousvaiheessa. Jokaisesta projektista tehdään kustannusarvio ja urakoiden laskemiseen Anttila on luonut Adminettiin yrityksen tarpeeseen sopivat laskentatavat. – Tarjouslaskenta on tosi hyvä, eikä yhtään tarjousta lähde liikkeelle muualta kuin Adminetistä. Kustannusarviopohjaisessa laskutuksessa seuraan tuntien, tarvikkeiden ja alihankintojen kertymiä ja tietenkin myös asiakkaan laskutusta. Samoin tietysti urakoiden tilannetta. Erityisesti kustannusarviopohjaisissa töissä jatkuva ja ajantasainen seuranta on tärkeää, koska voim6 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA
me informoida asiakasta muuttuvasta tilanteesta ja kertoa myös syyt muutoksiin, kun Adminettiin on selkeästi kirjattu tehdyt toimenpiteet, Anttila kertoo seurannan hyödyistä. Ajantasainen seurantatieto on parantanut yrityksen kilpailukykyä, sillä tarkkoihin toteumiin perustuen töitä uskalletaan tarjota tiukemmalla hinnalla. – Nytkin on menossa sellainen kylpyhuonesaneeraus, johon tein Adminetistä saamiini tietoihin perustuen kylmän viileästi normaalia tiukemman tarjouksen. Kävin tarkasti läpi työraportit, joiden perusteella sain tarjoussummaan arviolta 5-10 prosentin kiristyksen. Parantaahan se meidän kilpailukykyä ja on huomattavasti nopeampaa kuin aiempi tapa, jossa haettiin kansiosta skannatut niput ja niiden perusteella laskettiin lukuja yhteen, Anttila toteaa. Töiden laskutuksessa tarkka tieto tukee läpinäkyvää toimintatapaa ja varmistaa laskutuksen. – Enää ei tarvitse miettiä, tuleeko kaikki laskutettua vai ei. Tarvikkeissakaan hukkakäyttöä ei voi olla, koska ne kohdistetaan tilauksille, Nieminen toteaa. – Asiakkaalle on mukava lähettää sellainen lasku, jossa on tarkka erittely tehdyistä töistä. Lisäksi asiakkaat ovat
tyytyväisiä, että lasku menee heti projektin päätyttyä, eikä joskus hamassa tulevaisuudessa. Laskutusta, työkirjauksia ja tarvikekäyttöä on myös mukava seurata itse. Nyt sekä me että asiakkaamme pysymme kärryillä tilanteista, mikä tukee meidän avointa ja läpinäkyvää toimintatapaamme, Anttila jatkaa.
Työaika tehokäyttöön Adminetin käyttöönotto on tuonut merkittäviä muutoksia erityisesti ajanhallintaan toimistotöissä. – Ennen ihan hirvittävä määrä aikaa kului turhaan työhön, kuten tuntikorttien ja ostolaskujen käsittelyyn sekä laskutustietojen koostamiseen niiden pohjalta. Ne asiat oli pakko tehdä, mutta eihän siinä mitään järkeä ollut. Nykyään en enää edes varaa aikaa laskuttamiselle. Otan vain tilauksen näytölle, katson että tiedot ovat kunnossa ja painan raksin ruutuun, Nieminen kertoo toimistorutiinien helpottumisesta. – Ajansäästöä kaikesta turhan työn tekemisestä on vaikea arvioida, mutta sanotaan näin, että puolet on liian vähän. Onhan Adminet säästänyt aikaa ihan järkyttävästi. Kuvaavaa on esimerkiksi se, että ennen viime joulua minulla oli ylityötunteja niin paljon, että pystyin
Menestystarinat KUVAT: Asko Anttila Oy
”Ajansäästöä kaikesta turhan työn tekemisestä on vaikea arvioida, mutta sanotaan näin, että puolet on liian vähän. Onhan Adminet säästänyt aikaa ihan järkyttävästi.” -Laura Nieminen-
Seppo, 62, on Asko Anttila Oy:n
VUODEN ADMINET-KÄYTTÄJÄ Asko Anttila Oy:ssä jaettiin kunniaa tunnolliselle Adminet-käyttäjälle. Kunniamaininnan pokkasi Seppo Ranta, joka palkittiin Adminet Ekspertti -paidalla. pitämään kevättalvella kahden viikon loman, eikä minulla kulunut siihen ensimmäistäkään lomapäivää, Nieminen jatkaa. Muuttuneiden käytäntöjen ansiosta vastuita on pystytty jakamaan, toiminta on suoraviivaistunut ja toimitusjohtajakin nukkuu yönsä paremmin. – Pasi on pystynyt pudottamaan omalta pöydältään osan asioita minun hoidettavakseni, koska nyt ehdin ottaa perustöiden lisäksi esimerkiksi projekteja vastuulleni, Nieminen kertoo – Omalta osaltani työ on suoraviivaistunut ja tietysti eurojen tietäminen rauhoittaa. Kassaennuste on erittäin mukava asia, kun se näyttää tilanteen kolme viikkoa etukäteen. Vähän karrikoiden voisi sanoa, että ennen oikean euron tiesi vain kerran vuodessa tilinpäätöksessä ja nyt sen tietää vaikka joka päivä, jos vain haluaa käydä katsomassa. Nyt nukkuu yönsäkin paremmin, Anttila toteaa. – Ja sen huomaa toimistollakin, että nykyään hän nukkuu paljon paremmin, Nieminen naurahtaa. – Tietysti, kun tietää että asiat ovat kunnossa. Kyllä siinä hartiat nousee korkeammalle ja voi olla varmempi omasta toiminnasta kaikilla tasoilla, Anttila kertoo.
Yli 30 vuotta Asko Anttila Oy:ssä työskennellyt Seppo sai tunnustuksen säntillisestä Adminetin käytöstään firman virkistyspäivässä. Niin mallikkaasti mieheltä sujuu ohjelman käyttö, vaikka alussa tietotekniikka hieman arvelutti. — Olihan se alkuun vähän ihmeellistä, kun on melkein koko ikänsä tottunut paperilappuja täyttämään. En ole aiemmin paljon tietokoneiden kanssa pelaillut ja nyt vanhemmalla iällä tuli sitten tämä opeteltavaksi, mutta kyllä se jo hyvin sujuu, Seppo kertoo. Uuden toimintatavan opettelu sujui lopulta yllättävänkin helposti. — Kyllähän se lopulta aika äkkiä välähti, kuinka systeemi toimii. Ajallisesti oppimiseen ei mennyt kuin ehkä pari-kolme päivää. Kysyin alussa neuvoja toimistolta, niin siitä homma alkoi sujua. Nykyään täytän tiedot Adminettiin rauhassa kotona työpäivän jälkeen. Normaalituntien ja tarvikkeiden täyttäminen on ihan helppoa, ei siinä ole ollut mitään hankaluuksia. Työntekijän arkea Adminet ei ole juurikaan hetkauttanut, paitsi ettei toimistolle enää tarvitse ajella niin usein. — Onhan Adminet hyvä systeemi, kun kaikki tiedot menevät automaattisesti palkanlaskentaan. Enää ei tarvitse papereitten kanssa värkätä. Siinä suhteessa nykyään on helpompaa, kun ei tarvitse kuljettaa lappuja toimistolle. Ihan tyytyväinen minä siihen olen ja vissiin kaikki muutkin meidän työntekijät. Rakentamisen ja talotekniikan | 7 MAAILMA
paperit minimiin Adminetin uusilla Pdf-lomakkeilla saat
Vuoden viimeisessä päivityksessä Adminet saa uuden kätevän ominaisuuden, jolla saat papereiden määrän vieläkin vähemmäksi. Sovelluksella pystytään hallitsemaan sähköisesti erilaisia kohteisiin ja työtilauksiin liittyviä lomakkeita.
Monipuolisiin tarpeisiin Pdf-lomakkeet mahdollistavat entistä monipuolisemman tietojen käsittelyn kohteilla ja työtilauksilla. Adminettiin on toteutettu erilaisia lomakkeita, joita asiakas voi hyödyntää tarpeensa mukaan. Alkuvaiheessa saataville tulee noin 100 erilaista lomaketta. Asiakas voi valita itselleen tarpeelliset lomakkeet käytettävien tuotealueiden mukaan (ilma/putki/ sähkö/rakennus/yleinen). Valittavana on erilaisia yleisiä ja toimialakohtaisia lomakepohjia, muun muassa: • Työmaakokous • Työmaan turvallisuussuunnitelma • Työmaan aloituspalaveri • Työmaan vaiheilmoitus • Tehtäviin liittyvien vaarojen tunnistaminen • TR- ja MVR-mittaukset
Adminet täyttää perustiedot puolestasi Adminet tuo lomakkeen perustiedot automaattisesti kohteen tai työtilauksen tiedoista. Esitäytetty lomake avautuu näytölle Pdf-tiedostona, johon voit täydentää puuttuvat tiedot. Myös automaattisesti tuotuja tietoja on mahdollista muokata. Esimerkiksi työntekijä voi kentällä ollessaan täyttää vaaditun lomakkeen mahdollisimman pienellä vaivalla. Työtilaukselle tai kohteelle luotuja lomakkeita voidaan välitallentaa ja pitää avoimena niin kauan kuin tarvitsee. Kun kaikki tiedot ovat kasassa, lomake merkitään valmiiksi, minkä jälkeen tietoja ei voi enää muokata. Lomake tallentuu kohteen tai työtilauksen tietoihin. Kun kaikki tilauskohtainen tieto on arkistoituna oikeaan paikkaan, se on tarvittaessa helposti löydettävissä pitkänkin ajan jälkeen.
Palvelu laajenee – vaikuta sen kehittämiseen Jatkossa palvelu laajenee siten, että lomakkeita voidaan hyödyntää myös muissa sovelluksissa ja lomakevalikoima kasvaa. Suunnitteilla on mm. työsopimuspohjia, joissa alan sopimusehdot on huomioitu. Asiakkaanamme voit vaikuttaa uusiin lomakkeisiin: Jätä kehitysehdotus Adminetissä ja kerro, millaisia lomakepohjia haluaisit käyttöösi. Lisätietoa sovelluksen tilaamisesta ja käyttöönotosta saat Admicomin asiakaspalvelusta.
Pdf-lomakkeet -välilehdellä hallitset sähköisesti työhön liittyvät asiakirjat: Voit luoda uusia, muokata avoimia tai tarkastella arkistoa. Luotuihin asiakirjoihin voi lisätä huomioita Teksti-linkistä. Kirjekuori-ikonista lähetät lomakkeen nopeasti haluamillesi vastaanottajille sähköpostitse, esimerkiksi työmaakokouksen pöytäkirjan saa samantien tiedoksi kaikille asianosaisille. Kun lomakkeen tilaksi merkitään Valmis, se siirtyy arkistoon eikä muokkaaminen ole enää mahdollista.
8 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA
KUVA: Jussi Väistö
Sovellusuutiset Sovellusuutiset Menestystarinat
Adminet esitäyttää lomakkeille kohteen tai työtilauksen perustiedot.
Rakentamisen ja talotekniikan | 9 MAAILMA
Adminetistä saatava ajantasainen liikevaihtotieto aiheuttaa toisinaan kyselijöissä ihmetystä: Kuinka sait tiedon noin nopeasti ja perustuuko se johonkin arvioon? Tähän kysymykseen toimitusjohtaja Sami Mustosella on helppo vastaus:
”No se näkyy täällä ja ei – ei ole arvio, vaan tismalleen tämä.”
10 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA
Sovellusuutiset Menestystarinat Tutkittua
TEKSTI : Katja Mäenpää KUVAT: WeldOne Oy
WeldOne Oy:
Ajansäästö syntyy arjen
PIENISTÄ ASIOISTA Teollisuuden teräsrakenteita valmistava WeldOne on tehnyt upean kasvutarinan reilun viiden toimintavuotensa aikana. Pian osaksi tarinaa tuli myös Adminet, jolla saatiin apua moniin arjen rutiineihin ja tukea kasvuyrityksen haasteisiin monipuolisten seurantatyökalujen avulla. WeldOnen tarina sai alkunsa vuonna 2010, kun maatalouden perävaunuja valmistavassa yrityksessä työskennellyt Sami Mustonen totesi, että haluaa tehdä sellaista työtä, jossa oma osaaminen on vahvimmillaan. Niinpä mies pisti pystyyn yrityksen ja ryhtyi valmistamaan teollisuuden teräsrakenteita. Ensimmäinen tilaus tuli saman tien, vaikkei se kooltaan mikään päätä huimaava ollut. Sopimuksessa määriteltiin, että yritys voi tehdä nosturitelineitä kymmenen tuntia viikossa. Tilauksen koosta huolimatta Mustonen marssi kauppaan hankkimaan hitsauskoneet ja ryhtyi töihin. – Eihän se tuntimäärä millään yhdelle miehelle riittänyt, joten soitin tutulleni Andament Oy:lle. Olin tehnyt hänelle koko elämäni alihankintaa eri yhtiöissä ja kysyin, mahtaisiko asiakas seurata vielä yhden kerran mukana. Innostus oli välitön ja pian lyötiinkin jo kättä päälle yhteistyön merkiksi. Seuraavalla viikolla töitä olikin sitten jo 160 tuntia viikossa. Siihen eivät enää yhden miehen rahkeet riittäneet, joten palkkasin ensimmäisen työntekijän jo toisella toimintaviikolla, Mustonen muistelee. Se, mikä alkoi tutun yrittäjän nurkissa itse rakenteita hitsaten, on vuosien saatossa kasvanut monipuolisek-
si konepajatoiminnaksi. Työntekijöitä on palkattu noin kymmenen henkilön vuositahdilla ja isompiin toimitiloihin on muutettu parhaimmillaan parikin kertaa vuodessa. Nykyään yrityksellä on käytössään modernit tilat kotipaikkakunnallaan Kalajoella, jossa valmistetaan erityyppisiä hitsaamalla tehtyjä teräsrakenteita. – Meille tyypillinen kohde on esimerkiksi ison teollisuusrakennuksen runko, mutta teemme myös muun muassa siltoja ja tasorakenteita. Pääpiirre on, että rakenteet ovat hitsaamalla tehtyjä ja usein toteutamme työvaiheet materiaalihankinnasta lopulliseen asentamiseen asti, eli käytännössä avaimet käteen -periaatteella. Tänä päivänä WeldOne työllistää viitisenkymmentä henkilöä ja liikevaihdossa päästään 6-7 miljoonaan. Toimintaa on koko maan laajuisesti ja onpa viime aikoina kurkittu myös, onko ruoho vihreämpää rajan toisella puolella. – Meillä on pohjoisen suunnalla Kiirunassa teräsrunko parasta aikaa pystytyksessä, mutta sinne kyllä ajauduttiin vähän vahingossa, Mustonen virnistää. –Yrityksellemme historiallisesti erittäin merkittävä kohde on Ivalon lentoaseman terminaalin laajennus, joka oli aikoinaan meidän ylivoimaisesti suurin urakka. Tällä hetkellä äärettömän tärkeä on useamman vuoden yhteistyö Puolustusvoimien kanssa, jossa olemme sopineet erikoisvalmisteisten vaihtolavojen valmistuksesta. Tämä yhteistyö takaa meille tasaisen kassavirran ja työkuorman myös hiljaisempina talvikuukausina.
Laadukas työ kannattelee kasvua Mustosen mukaan WeldOnen menestys perustuu konsernin tarjoamaan taustatukeen, ammattitaitoiseen henkilöstöön, laadukkaaseen työnjälkeen ja ripaukseen tuuria. – Totta kai vähän tuuria tarvitsee aina. Kuulumme Andament Group -konserniin ja sen tuoma rahoitustausta on ollut äärettömän hyvä. Se on ehdottomasti ollut meidän kasvun mahdollistaja. Nopeasti reagoivan, alallaan pienehkön ja ketterän toimijan vahvuus on Mustosen mielestä hyvässä tekemisen fiiliksessä ja ammattitaitoisessa henkilöstössä. – Meidän vahvuus on äärettömän hyvä fiilis tuolla konepajalla ja aivan käsittämättömän hyvä henkilöstö. WeldOne on ollut koko ajan kysytty työpaikka ja meille on hakenut töihin omien alojensa kiistattomia ammattilaisia. Ei me mielestäni erotuta muista konepajoista muuta kuin sillä, että asiat tehdään vähän paremmin kuin muut. Hyvän työympäristön merkitys yrityksen tehokkuuteen on huomioitu myös johdon toimesta. – Tietenkin mukava ilmapiiri on tärkeää yrityksen tuottavuudelle. Hyvä fiilis lähtee jo ihan siitä, että kaikilla on mukavaa ja työkalut ovat kunnossa. Kun pystymme pitämään työkantaa yllä ja osaajat talossa vuosi toisensa jälkeen, entistä useampi alkaa vakavasti miettiä meille töihin hakemista. Tällä tavalla meille on pikkuhiljaa muodostunut sellainen tähtisikermä, että meidän on helppo toimia. Jatkuu seuravalla sivulla >>
Rakentamisen ja talotekniikan | 11 MAAILMA
Pienistä asioista iso helpotus arkeen WeldOne on osa Andament Groupia. Yritystä perustettaessa käyttöön otettiin monelle konsernin yritykselle tuttu toiminnanohjausratkaisu, mutta noin vuoden jälkeen Mustonen totesi, ettei se ollut riittävän ketterä yrityksen tarpeeseen. – Se oli liian kankea meidän toimintaan. Kun asiaa ryhdyttiin miettimään, juttelin erään konsernimme yrittäjän kanssa, jolla oli Adminet käytössä. Kyselin järjestelmästä ja muutaman kerran istuin selän takana, kun toimitusjohtaja teki asioita Adminetillä. Siinä vahvistui käsitys, että Adminet on meidän tuleva järjestelmä. Päätöstä tehtäessä Adminetissä vakuuttivat useat pienet asiat, joilla oli mahdollisuus helpottaa yrityksen arkea. – Siellä oli todella monta asiaa, jotka vakuuttivat meidät. Ihan sellaisia yksinkertaisia asioita, jotka olivat selkeästi vaikeampia edellisessä järjestelmässä, esimerkiksi laskutuskäytännöt, maksuerien tekeminen ja monet automatisoidut toiminnot. Meidän ei enää tar12 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA
vinnut kirjata lukuja järjestelmään, kun Adminet teki sen itse ja meidän hommaksemme jäi vain lukujen tarkastelu. Merkittävin muutosta vaatinut asia oli laskutuksen helpottaminen, sillä yrityksessä tehdään paljon pieniä laskutöitä, joiden tietojen koostaminen ja laskuttaminen oli aiemmin työlästä. Työtilausten laskutus on helpottunut, kun Adminet tuo tarvittavat tiedot automaattisesti tilaukselle. – Meiltä lähtee paljon pieniä laskuja, joten suurin huomiomme kiinnittänyt asia oli, kuinka helppoa ja nopeaa laskun tekeminen on. Halusimme eroon laskutusvaiheen työläästä tuntien kaivamisesta laskulle. Vaikka urakoiden osuus toiminnastamme on kasvanut, meillä on koko ajan muutaman kympin tai satasen laskuja laskutettavana. Adminetillä niiden laskuttaminen on ihan äärettömän jouhevaa. Kun tiedot tulevat laskulle valmiina, laskun tekemiseen menee minuutti edellisen järjestelmän tunnin sijaan. Se on aivan keskeinen asia Adminetissä. Tässä jää tyhjänpäiväistä työtä pois kaikilta. Myös ostolaskujen käsittely on suoraviivaistunut ja henkilökunnan ai-
kaa on pystytty vapauttamaan muihin asioihin. – Aiemmin käytössäni oli tietylle koneelle asennettu ohjelma, jolla pääsin käsittelemään ostolaskut. Nyt on ihan sama missä itse olen, niin pääsen tarkistamaan laskut kännykällä. Saapuneet laskut on helppo käydä käsittelemässä ja tarvittaessa siirtää muille. Nämä ovat niitä tosi yksinkertaisia ja pieniä toimenpiteitä, joilla nimenomaan säästetään aikaa. Väitän että aikaisempaan verrattuna nykyisellä ratkaisulla kymmenen laskun tarkistamiseen menee keskimäärin muutama minuutti, kun aikaisemmin meni vähintään puoli tuntia. Adminetillä teho on moninkertainen entiseen verrattuna.
Ajantasainen tieto on ykkösasia Mustonen hyödyntää ahkerasti Adminetin seurantatyökaluja yrityksen tilanteen seuraamisessa. – Seuraan tilannetta koko ajan: Päivittäin seuraan rahoitusennustetta ja samalla peilailen ostojen raportteja. Vähintään kolme kertaa viikossa katson,
Menestystarinat Sovellusuutiset
”Meiltä lähtee paljon pieniä laskuja ja Adminetillä niiden laskuttaminen on ihan äärettömän jouhevaa. Tässä jää tyhjänpäiväistä työtä pois kaikilta.” -Sami Mustonen-
miten meidän liikevaihto on kehittynyt ja totta kai tuloskin kiinnostaa, jotta näen mihin suuntaan ollaan matkalla. Perjantaisin sitten tulee vielä illalla automaattiraportit, joten ennen nukkumaanmenoa katselen myös projektien valmiusasteet. Mustosen mukaan Adminetin reaaliaikaiset, todellisiin kirjanpitotapahtumiin pohjautuvat seurantatyökalut ovat tuoneet merkittävän parannuksen aiempaan tilanteeseen, jossa tuloksen sai tietää käytännössä parin kuukauden viiveellä ja lopullisen totuuden näytti tilinpäätös. – Kyllähän reaaliaikaisuus on aivan ykkösasia. Kääntöpuolella on tietysti se, että kun kuukausi menee kiinni, niin se menee kiinni. Ajantasainen ja luotettava tieto kirjanpidosta perustuu siihen, ettei tietoja voi enää jälkeenpäin säädellä. Jos vertaa hyötyjä ja haittoja, niin pidän tietojen ajantasaisuutta aivan äärettömänä hyötynä. Kun asiat tekee oikein, näkee koko ajan tilanteen niin oikeana kuin se vain voi olla. Esimerkiksi tuloksesta tietää, ettei siinä ole mitään muuttuvia tekijöitä. Minusta se on tosi hyvä.
Välillä nopea ja ajantasainen tieto on aiheuttanut ihmetystä kanssaihmisissä. – Montakin kertaa on käynyt niin, että joku on tiedustellut meidän liikevaihtoa. Olen sen sitten nopeasti Adminetistä tarkistanut ja kertonut. Silloin seuraava kysymys kuuluu: Kuinka sait tiedon niin nopeasti ja perustuuko se johonkin arvioon? No se näkyy täällä ja ei – ei ole arvio vaan tismalleen tämä.
Adminet paremmin osaksi toiminnan tehostamista WeldOne panostaa arjessaan vahvasti toiminnan tehostamiseen. Kaikkia kasvun käytännön vaikutuksia ei ole välttämättä osattu huomioida matkan varrella, mutta viimeisen puolen vuoden aikana arjen sujuvoittamiseksi on tehty hartiavoimin töitä. – Olemme jakaneet tarkat vastuualueet, määritelleet selkeät esimiessuhteet ja luoneet sujuvat palaverikäytännöt. Koko ajan mietitään asioita myös eteenpäin ja suunnitellaan liiketoimintaa useamman vuoden tähtäimellä. Jos
huomataan että jossain kohtaa on keskitytty vääriin asioihin, sitten käännetään kelkka ja lähdetään eri suuntaan. Syksyn aikana WeldOnella on ryhdytty selvittämään aktiivisesti myös Adminetin tehokkaampaa hyödyntämistä toiminnassa. Tavoitteena on valjastaa hyötykäyttöön myös ne työkalut, jotka kiireen keskellä ovat jääneet vähemmälle huomiolle. – Meiltä on pari henkilöä alkanut perehtyä siihen, mitä työkaluja me ei vielä käytetä tehokkaasti. He ovat olleet säännöllisesti yhteydessä Admicomin asiakaspalveluun ja onhan sieltä löytänyt jo vaikka mitä ominaisuuksia, jotka tullaan ottamaan käyttöön. Esimerkiksi tarjouslaskentaan, ostoihin ja työvaiheitten seurantaan liittyviä asioita tullaan kehittämään. Niihin liittyen olemme tehneet selvitystä omista tarpeistamme ja käyneet vuoropuhelua niiden toteuttamisesta. Tavoitteena on saada ominaisuudet omalta kannaltamme järkevästi käyttöön ja sitä kautta Adminetistä mahdollisimman iso hyöty.
Rakentamisen ja talotekniikan | 13 MAAILMA
Sovellusuutiset
Adminettiin uusi sovellus:
KALUSTON HALLINTA Sovelluksen avulla hallitset yrityksesi kalustoa ja niihin kohdistuvia toimenpiteitä. Sovellus sopii omassa käytössä olevien työvälineiden ja ajoneuvojen sekä työmaille ja asiakkaille vuokrattavien koneiden seurantaan.
Tekninen tietopaketti
Kalusto seurantaan
Kalustoon liittyvän informaation taltioit konekorteille, joiden lisätiedot on mahdollista rakentaa laiteryhmittäin vapaavalintaisesti. Saat tallennettua myös kalustoon liittyvät asiakirjat, kuten rekisteriotteen, sopimukset ja ohjeet. Näin kaikki laitetieto löytyy pysyvästi samasta paikasta.
Kaluston hallinnassa voit seurata laitteiden ja koneiden varaustilannetta kohdistamalla niitä työmaille ja asiakkaille työtilausten käsittelyn kautta. Näet nopeasti, millä kohteilla ja työtilauksilla koneet ovat.
Toimenpiteet hallintaan Konekorteille voit kirjata myös kalustoon kohdistuvat toimenpiteet, kuten huollot, niiden toistuvuuden sekä kunkin tehtävän vastuuhenkilön. Adminet huolehtii toimenpiteiden suorituksesta ajallaan muistuttamalla vastuuhenkilöitä niistä. Toimenpiteistä ja niiden liitteistä jää jälki ja ne arkistoidaan puolestasi.
Voit seurata myös kannattavuutta Koneen kannattavuuden seuranta onnistuu, kun luot kalustolle oman kohteen ja lisäät koneelle kustannushinnan. Tilauksen laskuttaminen kirjaa laitekustannukset kuluksi työlle ja vastaavan summan tuotoksi laitteen kohteelle. Laitteen kohteelle kirjaat myös sen huoltoihin, varaosiin ja polttoaineisiin liittyvät kulut. Kirjaukset kohdistuvat sisäisille tileille, eikä niillä siksi ole vaikutusta ulkoiseen kirjanpitoon.
Vastuuhenkilö saa muistutuksen avoimista toimenpiteistä. Voit tallentaa liitteiksi kaikki tarvittavat dokumentit, kuten katsastusasiakirjat ja lisätä mukaan omat kommenttisi.
Kun kohdistat vuokrattavat koneet työmaille, näet nopeasti missä kone on, kuinka kauan ja milloin se vapautuu. Pääset näkymästä suoraan työtilaukselle, jolle kone on kohdistettu. Täältä voit helposti laskuttaa koneen vuokran ja vapauttaa sen varauksen. 14 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA
Menestystarinat
TEKSTI: Katja Mäenpää
Insplan Oy: Adminet on kasvuhaluiselle yritykselle ihan
EHDOTON TYÖKALU Vuoden 2015 alussa perustetun Insplan Oy:n visiona on alusta alkaen ollut kasvaa vaikuttavaksi tekijäksi verkkoyhtiöpuolella. Kannattavan kasvun ohjaamisessa Adminet on tärkeä työkalu tarjoamalla reaaliaikaista seurantatietoa, automatisoimalla rutiineja ja mahdollistamalla sähköisen toimintatavan.
Porvoossa toimiva Insplan Oy on tilaajan edunvalvoja ja valtakunnallinen energia- ja infrastruktuurialan projektinjohtotalo, jonka palveluun kuuluvat sähkö-, tietoliikenne- ja valaistusverkkojen suunnittelu, tarkastaminen ja projektinvalvonta. – Verkostosuunnittelu lähtee ihan sähköteknisestä suunnittelusta ja verkostomaastosuunnittelusta, pitäen sisällään kaikki maankäyttölupa-asiat ja johtoaluesijoitukset maastoon. Loppupäässä taas tehdään ihan sellaista kunnossapitävää, lakisääteistä tarkastusta. Projektinvalvonta on työmaiden ja urakoitsijoiden valvontaa uudiskohteissa eli toimimme tilaajien edunvalvojana ja varmistamme, että työ kentällä tehdään kunnolla, toimitusjohtaja Mika Seppänen kertoo Insplanin palvelutarjonnasta. Insplan on alalla melko tuore toimija, sillä yritys käynnisti toimintansa tammikuussa 2015. Henkilöstöltä sen sijaan löytyy alan kokemusta jo pitkältä ajalta. Mika Seppänen, jolla on kymmenen vuoden kokemus alalta, toimi aiemmin myös neljä vuotta operatiivisena johtajana toisessa verkkoyhtiössä. Yrityksessä tapahtuneiden muutosten myötä oman yrityksen perustaminen tuli ajankohtaiseksi. Mika Seppänen pisti yrityksen pystyyn itsekseen, mutta ensimmäinen työntekijä palkattiin kesäkuussa ja nykyään palkkalistoilla on jo kahdeksan työntekijää. Insplaniin on tullut mukaan myös kaksi uutta osakasta, kun aiemmin sähköyhtiössä asennuspäällikkönä toiminut veli Toni Seppänen
osti osuuden yrityksestä ja kolmanneksi osakkaaksi tuli Sami Laitinen, joka vastaa kumppaniyrityksen kautta Insplanin helikopterilla tehtävistä linjatarkastuksista.
toiminnanohjaukseen, sillä Seppäsellä oli siitä hyvät kokemukset aiemman työnantajan palveluksesta. – Entisen työnantajan palveluksessa oli noin 35 työntekijää. Siellä Adminet saatiin onnistuneesti käyttöön ja aika paljon työvaiheita jäi sen myötä pois, Tavoitteena kannattava kasvu joten Adminet oli selkeä valinta omaanVerkostoitunut liiketoimintamalli ja kin firmaan. Meillä oli tavoitteena vahaiempi kokemus alalta ovat taanneet va kasvu ensimmäisen vuoden aikana Insplanin toiminnalle hyvän startin. ja Adminet on mahdollistanut oman Nuorelle yritykselle on tullut paljon työajan järkevän käytön. Ilman sitä yhteydenottoja vanhoilta asiakkail- olisi joutunut tekemään manuaalisia ta, mutta uusiakin kumppanuuksia on hommia, kiikuttamaan laskuja kirjanpitäjälle ja muuta luotu varsin mukaylimääräistä. Admivasti. ”Entisen työnantajan net on ollut omana – Suurin osa liikepalveluksessa Adminet työkaluna ihan ehvaihdostamme tulee saatiin onnistuneesti doton. jo nyt uusista asiakYritystä peruskäyttöön ja aika paljon kuuksista. Saimme tettaessa tavoitesimerkiksi marras- työvaiheita jäi pois, joten teena oli työlliskuun alussa itsellemAdminet oli selkeä valinta tää kolmen vuome ison Haminaden päästä viisi omaankin firmaan.” Vaalimaan elinkaasuunnittelijaa, rihankkeen. Siinä YIT -Mika Seppänenmutta yritys on toimii päätoteuttajapäässyt mukaan na Haminan ja Vaalimaan välille rakennettavan moottoritien toteutuk- muutamaan isompaan projektiin, joten tavoitteet on jo ylitetty. Tälsessa ja me tuotamme alihankintana suunnittelun. Muutenkin toiminta on lä hetkellä tilannetta pyritään tasalähtenyt hyvin käyntiin. Tänä vuonna painottamaan ja varmistamaan, että ilmajohtoverkkoakin tarkastetaan jo henkilöstö pääsee hyvin kiinni omiin tehtäviinsä. noin 50 000 pylvästä. – Kasvoimme tällä aikataululla väInsplanilla oli alusta alkaen vahva visio kasvusta ja sitä haluttiin tukea hän isommaksi, kuin olin ajatellut. Nyt toimivilla työkaluilla. Oleellista oli, et- tasataan ja haetaan jatkossa kannattatä omaa työaikaa ei jouduta käyttä- vaa kasvua. Oma näkemykseni on, että mään arjen rutiinien pyörittämiseen. tulevaisuudessa olemme verkkoyhtiöAdminet oli luonteva valinta yrityksen puolella aika iso ja vaikuttava tekijä. Jatku seuraavalla sivulla >>
Rakentamisen ja talotekniikan | 15 MAAILMA
KUVA: Insplan Oy
”Data-analysaattori on ehdottomasti isoin helpotus ja tosi hyvä työkalu seurannassa. Sieltä saan helposti kaiken liiketoiminnassa tarvitsemani tiedon.” -Mika SeppänenData-analysaattori on isoin helpotus Seppäsen mielestä Adminetin tärkein yksittäinen työkalu kannattavan kasvun ohjaamisessa on data-analysaattori – raportointityökalu, jolla yrityksen kirjanpidon, sisäisen laskennan ja kohteiden lukuihin pääsee porautumaan aina tositetasolle asti. – Data-analysaattori on ehdottomasti isoin helpotus ja tosi hyvä työkalu seurannassa, kun järjestelmä analysoi kohteiden todelliset tapahtumat. Minua kiinnostaa nähdä nopealla silmäyksellä kohteiden liikevaihto ja kulut, sekä paljonko työstä jää katetta. Dataanalysaattorista saan helposti kaiken liiketoiminnassa tarvitsemani tiedon. Sen lisäksi seuraan ainoastaan kuukausittain tulevia tulos- ja taselaskelmia. Data-analysaattori helpottaa liiketoiminnan johtamista tarjoamalla ajantasaista tietoa toiminnasta, vapauttamalla työaikaa raporttien koostamisesta ja tukemalla järkevien toimintatapojen luomista. – Se vähentää omaa ja henkilöstön työaikaa paljon verrattuna siihen, että tiedot koostettaisiin perinteisesti Excelillä. Meillä henkilöstö on opetettu käyttämään järjestelmää oikein, joten työkalu antaa luotettavaa tietoa toiminnoista. Kilpailu on tällä hetkellä tosi kovaa ja näiden tietojen perusteella pystyy luomaan oikeannäköistä hinnoittelumallia, kannattamatonta työtä kun ei kenenkään pitäisi tehdä. Insplanilla on ensimmäisen toimintavuoden aikana ollut Adminetistä käytössä ne työkalut, joita alkuvaiheessa on tarvittu. Kasvun myötä palvelukokonaisuutta laajennetaan tarpeen mukaan. Esimerkiksi ensi vuoden alussa otetaan käyttöön organisaatiotason työkalut, sillä näköpiirissä siintää jo laajentuminen. – Meillä on käynnistymässä suunnitteluhankkeen pilotti Kajaanin suunnalla ja jos sinne saadaan jalansijaa, pistämme sivutoimipisteen pystyyn. Organisaatiotason seurannalla pystymme jatkossa seuraamaan kuluja toi-
16 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA
mipistekohtaisesti. On tärkeää nähdä miten yksiköt tuottavat ja siihenkin data-analysaattori on hyvä työkalu. Sen avulla näemme heti, jos yksi toimipiste tekee plussaa ja toinen on pakkasella.
Esimerkiksi palkanlaskennan jättäminen yhden ihmisen harteille olisi vähän riskihommaa. Jos palkanlaskija sattuisi vaikka sairastumaan, tulisi aika tukalat paikat.
Automatiikka tuo sujuvuutta arkeen
Eroon kaikista tulosteista
Reaaliaikaisen seurantatiedon lisäksi Seppänen korostaa Adminetin automatiikan ja palvelujen merkitystä kannattavan kasvun tukemisessa. – Sanoisin että kirjanpito- ja palkanlaskentapalvelu sekä kaikki automatisoidut toiminnot tukevat suoraan meidän toimintaamme. Automatiikka vapauttaa omaa työaikaa muuhun hommaan. Merkittävää helpotusta tuovat ihan jo pelkät alv-maksatukset, verotilihoidot ja se, ettei tarvitse erikseen toimia pankin kanssa tai käsitellä verokortteja. Manuaalisen työn poistuminen näkyy arjen sujuvuutena, kun aikaa ei tarvitse käyttää erilaisiin tiedonsiirtoihin ja tallennuksiin. Esimerkiksi Seppänen nostaa kaluston seurantaan liittyvän automatiikan. – Meillä jokainen auto on oma kohde, johon polttoainekortit, huollot ja kaikki muut toimenpiteet kohdistuvat. Saamme esimerkiksi toimittajalta polttoaineista koontilaskun kohdenumeroittain ja järjestelmä kohdistaa automaattisesti erittelyt kullekin autolle. Noitakin tietoja on joskus ylläpidetty Exceleillä ja jokainen lasku on hakattu sinne yksitellen. Tästä on poistunut paljon manuaalista työtä ja kaiken lisäksi pystymme seuraamaan helposti, milloin ja missä huoltoja on tehty. Insplanin toimintaperiaate on, ettei mikään kriittinen toiminto saa olla yhdestä henkilöstä kiinni. Tästä syystä myös kirjanpidon ja palkanlaskennan asiantuntijatyö on hankittu palveluna Admicomilta. – Haluamme olla henkilöriippumaton yhtiö. Tavoite on että pystymme tarvittaessa paikkaamaan helposti kenen tahansa työtä, eikä mikään toiminto ole yhden ihmisen osaamisesta kiinni.
Seppäsen mielestä sähköinen toiminnanohjaus nettikäyttöisellä ohjelmistolla on ehdottoman tärkeää yrityksessä, joka toimii koko Suomen alueella ja haluaa keskittyä ydintoimintoihinsa. – Nettikäyttöisyys on oleellista, kun tälläkin hetkellä meidän henkilöstä on ympäri Suomea. Kaiken lisäksi Adminet vastaa hienosti tarpeisiimme, vaikka emme olekaan ihan perinteinen talotekniikkaurakoitsija. Adminetin avulla Insplanilla on päästy papereista lähes kokonaan eroon. Seppänen arvioi, että vanhanaikaisella toimintamallilla yritykseen olisi jo pitänyt palkata yksi henkilö hoitamaan juoksevia asioita. – Haluaisin päästä eroon kaikista tulosteista. Nyt sähköiset työkuvat joudutaan vielä toimittamaan paperilla työmaalle, mutta siihenkin odotellaan hyviä tabletteja, jotta saamme ne sähköisesti kentälle. Adminetin sähköinen toimintatapa ja automatisoidut toiminnot antavat minulle mahdollisuuden hoitaa taloushallinnonkin asiat oman työn ohella. Luulisin, että ilman Adminettiä meidän olisi palkattava yksi henkilö hoitamaan taloushallintoa, laskutusta ja muita asioita, eli kohtuullisen isosta säästöstä puhutaan ohjelmistokuluista huolimatta. Entä miten Adminetin sähköinen ja automatisoitu toimintatapa näkyy yrityksen jokapäiväisessä tekemisessä? – No aika huomaamatonhan se on, Seppänen naurahtaa. Nimenomaan. Kun homma toimii, järjestelmä ei ole toiminnan keskipisteessä, vaan tekee taustalla asioita lähestulkoon huomaamatta.
Menestystarinat Menestystarinat
Rakentamisen ja talotekniikan | 17 MAAILMA
Menestystarinat Käyttäjävinkki
LIITTEIDEN HALLINTA Ovathan yrityksesi dokumentit jo sähköisessä muodossa Adminetissä? Liitearkiston avulla pääset eroon pöydällä ajelehtivista papereista ja varmistat, että tarvittava tieto on kaikkien asianosaisten saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Asiakirjaryhmät-sovelluksen avulla laadit sovelluskohtaisesti yrityksesi tarpeisiin sopivat kansiorakenteet, joiden avulla järjestelet dokumentit selkeästi aihepiireittäin. Kansioihin taltioit erityyppisiä dokumentteja (pdf, xls, doc) skannaamalla tai suoraan levyltä. Erityistä helpotusta ominaisuus tuo projektien hallintaan: Kun esimerkiksi työnjohto tallentaa kunkin kohteen liitteiksi kaikki projektimateriaalit, ne löytyvät kootusti yhdestä paikasta, ovat tarkasteltavissa niin työmaalta kuin toimistolta käsin ja pysyvät varmasti tallessa.
Toimii useissa sovelluksissa Ominaisuus on käytettävissäsi kohteiden lisäksi asiakas-, toimittaja- ja henkilörekistereissä, ostotarjouspyynnöissä, ostotilauksissa, tarjouslaskennassa, työtilauksilla ja kaluston hallinnassa Liitteet-välilehdellä. Dokumentteja voivat hyödyntää kaikki, joilla on käyttöoikeus edellä mainittuihin sovelluksiin. Dokumentteja varten voit luoda kansiorakenteita polussa Hallinta | Perusrekisterit | Asiakirjaryhmät. Käytännössä liitteiden hallinta tapahtuu edellä mainittujen sovellusten Liitteet-välilehdellä, jossa voit esimerkiksi tarkastella olemassa olevia asiakirjoja, lisätä uusia tai vaikka lähettää dokumentin sähköpostitse valitsemallesi vastaanottajalle kirjekuori-ikonia klikkaamalla.
Kun klikkaat valitsemaasi kansiota, oikealle avautuu näkymä aiheeseen liittyvistä asiakirjoista. Halutessasi pääset muokkamaan olemassa olevia dokumentteja tai lisäämään uuden.
18 | Rakentamisen ja talotekniikan MAAILMA
Mitä kuuluu?
Mitä työnkuvaasi kuuluu? Toimin kirjanpito- ja palkanlaskentatiimin vetäjänä. Hoidan itse myös asiakkaiden kirjanpitoja. Tehtävänä on huolehtia asiakastyytyväisyydestä ja kehittää tiimimme toimintaa.
Markku
Parasta työssäsi? Työn monipuolisuus ja sen mukanaan tuomat haasteet. Työssäni pystyn koko ajan oppimaan uutta ja näin kehittämään osaamistani. Lisäksi mukavat työkaverit, joiden kanssa saa jakaa niin ilot kuin murheet. Adminetin paras ominaisuus? Sähköinen taloushallinto ja automatiikka. Myös dataanalysaattori on yksi parhaimpia sovelluksia. Kuinka vietät vapaa-aikasi? Vapaa-aika kuluu suurelta osin perheen parissa. Lapsemme ovat 5- ja 1,5-vuotiaat, joten touhua riittää. Tykkään liikkua luonnossa ja usein käymmekin lasten kanssa eri luontopoluilla eväsretkillä. Muita harrastuksia ovat lenkkeily, kuntosalilla käynti ja Admicomin omassa sählyporukassa pelaaminen. Elämänohjeesi? Kohtele muita niin kuin haluaisit itseäsi kohdeltavan.
TUIJA SEPPÄNEN KIRJANPITOTIIMIN VETÄJÄ Tuijan tavoitat numerosta 044 433 3219.
ADMICOM OY ON TOIMINNANOHJAUKSEN EDELLÄKÄVIJÄ Admicom on jyväskyläläinen avainhenkilöidensä omistama yritys. Avainhenkilöillämme on vuosikymmenten kokemus toiminnanohjausjärjestelmien kehittämisestä. Kokemuksen kautta saatu näkemys on tuottanut seuraavan ohjelmistosukupolven luomisen: pitkälle automatisoidut toiminnot yhdistettynä toimialakohtaiseen ohjelmistokokonaisuuteen. Adminetin avulla asiakasyrityksen toimintatavat muuttuvat niin, että yrityksen päivittäisten rutiinien tekeminen helpottuu olennaisesti. Säästämällä työaikaa tuottamattomista rutiineista, pystytään keskittymään ydinliiketoimintaan. Admicomin vahvuudet perustuvat liiketoiminnan ja toimialan tarpeiden ymmärtämiseen sekä uudenlaisten toimintatapojen läpiviemiseen ja edistyksellisiin sovellusratkaisuihin.
Admicom Oy Väinönkatu 26 A 29 40100 Jyväskylä
Pukinmäenaukio 2 00720 Helsinki
myynti@admicom.fi www.admicom.fi
Rakentamisen ja talotekniikan | 19 MAAILMA
admicom oy
väinönkatu 26 a 29
40100 jyväskylä
Adminet on nettikäyttöinen talotekniikka- ja rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä, josta löydät työkalut niin pienen kuin ison yrityksen tarpeisiin: Taloushallinto • Ostolaskut • Myyntilaskut • Reaaliaikainen kirjanpito • Rahaliikenne Palkkahallinto • Palkanlaskenta • Tuntikortit • Matkalaskut • Lomat ja poissaolot Materiaalihallinta • Ostotarpeet ja ostotilaukset • Myyntitilaukset • Myymälä • Varastonhallinta • Yleinen hinnasto • Viivakoodikeräily
Johdon työkalut • Automaattiraportit • Sisäinen laskenta • Dokumentinhallinta • Asiakkuudenhallinta • Kalenteri • Data-analysaattori • Asentaja-analyysi
Haluatko tietää, kuinka suuri merkitys Adminetillä voi olla sinun yrityksesi toimintaan?
Projektinhallinta • Asentajanruutu + Asentajan Mobiili • Työtilausten laskutus • Tarjouslaskenta • Projektinhallinta • Projektinvalvonta • Yleinen hinnasto • Työmaapäiväkirja • Ilmoitusvelvollisuus • Kaluston hallinta
Timo Kivinen Länsi-Suomi 044 332 2249
Ota yhteyttä: Tuomas Numminen Etelä-Suomi 044 535 2409
Simo Ratilainen Itä- ja Pohjois-Suomi 045 278 1733
-kumppani tuloksen tekemiseen
-työkalut tuloksen tekoon
Päämääränä auttaa asiakasta menestymään Kotimainen ja tekijöidensä omistama Asiantunteva asiakastuki Alansa edelläkävijä Rakennusalan tunteva
Kokeneiden osaajien suunnittelema Selkeät sovellukset, helppo käyttää Pitkälle automatisoidut toiminnot Ei vaadi laiteinvestointeja Jatkuvasti kehittyvä Nettikäyttöinen
Ota yhteyttä – arvioidaan yhdessä, kuinka suuri merkitys Adminetillä olisi sinun yrityksesi toimintaan! myynti@admicom.fi | www.admicom.fi