LVIS-Maailma 1/2016 by Admicom

LVIS-Maailma Admicomin asiakaslehti 1/2016

Tehtävien hallinta Hintavertailut Näkökulma: Digitalisaatiota ei voi jättää hyödyntämättä

VESIHUOLTOTEKNIIKKA KOTILAINEN OY

Uusi sukupolvi toi uudet toimintatavat

HILTI & EL-PARTS

Ovt-yhteistyö parantaa asiakkaan kilpailukykyä

Sähköasennus El-Tec Oy:

JÄRKEVÄÄKIN TEKEMISTÄ ON IHAN TARPEEKSI

sisältö pääkirjoitus

tehtävien hallinta

vesihuoltotekniikka kotilainen oy

sähköasennus el-tec oy

hilti & el-parts

hintavertailut

käyttäjävinkki

mitä kuuluu?

Ostamalla parempaa tulosta

Perheyrityksessä uusi sukupolvi toi uudet toimintatavat Ovt-yhteistyö parantaa asiakkaan kilpailukykyä

näkökulma

Digitalisaatiota ei voi jättää hyödyntämättä

Ylläpidä ja aikatauluta kohteiden tehtävät ”Järkevääkin tekemistä on ihan tarpeeksi” Osta kannattavasti

Työtapahtumasyöttö Timo Kivinen

palveluksessanne Alta löydät Admicomin myynnin ja tiiminvetäjien yhteystiedot. Muut yhteyshenkilöt löydät nettisivuiltamme. Sähköpostiosoitteemme ovat muotoa etunimi.sukunimi@admicom.fi myynti

tiiminvetäjät

etelä- ja länsi-suomi

myynti & markkinointi ilkka uusi-maahi toimialajohtaja 040 511 0606

antti noronen 044 715 0297

itä- ja pohjois-suomi simo ratilainen 045 278 1733

käyttöönotto kari kalmukoski koulutuspäällikkö 044 433 3201

tilitoimistopalvelut

asiakaspalvelu

ari aarniovuori projektipäällikkö 040 552 1249

Admicom Oy Väinönkatu 26 A 29, 40100 Jyväskylä Pukinmäenaukio 2, 00720 Helsinki www.admicom.fi

2 | lvis-Maailma

ohjelmatuen puhelinnumerot Yleinen: 044 433 3200 Kirjanpito: 044 433 3202 Palkanlaskenta: 044 433 3207

tuija seppänen kirjanpitopäällikkö 044 433 3219

Admicom sosiaalisessa mediassa

Pääkirjoitus

Ostamalla parempaa tulosta Rakentamisessa ja talotekniikassa ei tehdä helppoa rahaa. Marginaalit ovat pieniä ja riskit suuria. Kilpailu on kovaa ja muuttuu kaiken aikaa kovemmaksi. Silti jotkut tekevät vuodesta toiseen tulosta. Mikä on menestyksen salaisuus? Teimme pienen tutkimusprojektin selvittääksemme tulosta tekevien menestystekijät. Syitä on luonnollisesti useampia, mutta haluan kiinnittää huomiota yhteen merkittävään esille nousseeseen toiminnalliseen eroon. Tutkimistamme menestyjistä useimmat panostavat hankintoihin ja ostamiseen. Hankintoja ei ole keskitetty, vaan etenkin tavarantoimittajia on tavallista enemmän. Vaihtoehtoisia tavarantoimittajia hyödynnetään paljon. Lisäksi yrityksillä on selkeästi vakioitu ja systemaattinen tapa toimia. Vaikka ostamiseen panostetaan, tehdään se silti työmaan ehdoilla. Tarjouspyyntöjä lähetetään runsaasti jo laskentavaiheessa. Kun työ saadaan, tehdään vielä tarkentava tarjouspyyntökierros parhaiden vaihtoehtojen välillä. Henkilökohtainen neuvottelu painottuu niihin tuotteisiin, joiden euromääräinen summa on merkittävä. Mutta ei loppuja nimikkeitäkään vain tilata! Erilaisten tarvikkeiden kohdalla hyödynnetään järjestelmää: Etsitään halvimmat hinnat tuotteittain ja hyödynnetään vastaavien tuotteiden rekistereitä. Ja taas, ostaminen tehdään työmaan ehdoilla. Ei osteta heikkolaatuisia tai vaikeasti asennettavia ja käytettäviä tuotteita. Miksi sitten kannattaa hyödyntää Adminetin kattavaa hinnastoa ja korvaavien tuotteiden rekisteriä tilauksia tehdessään? 1. Järjestelmä etsii automaattisesti eri valmistajien tuotteista halvimman tuotteen ja toimittajan. 2. Voit hyödyntää oman järjestelmäsi tuottamia ostotarpeita. 3. Järjestelmääsi jää tieto tehdystä ostotilauksesta. 4. Ostolaskujen tarkastus helpottuu, kun ostolasku kohdistuu suoraan ostotilaukseen. Talotekniikka-alalla olet jo pitkään voinut tilata suurilta tukkureilta sähköisesti ovt-yhteyksiä hyödyntäen. Tukkuri toimii tehokkaasti ja myös urakoitsija toimii tehokkaasti. Koko ala hyötyy. Ovt-kauppa on laajentunut hitaasti muille rakennusalan sektoreille. Järjestelmätoimittajat ja tukkurit eivät ole juurikaan tehneet yhteistyötä asiakkaille vaivattomien tilauskanavien luomiseksi. Mutta nyt jää on murrettu, kuten tästä lehdestä selviää. Ja vielä menestystekijään takaisin. Paranna omaa tehokkuuttasi. Hajauta ostosi. Etsi vaihtoehtoisia toimittajia ja vastaavia tuotteita. Toimi systemaattisesti. Käytä ostamiseen kehitettyjä alan omia työkaluja. Osta halvalla, mutta työmaiden ehdoilla.

Ilkka Uusi-Maahi toimialajohtaja

lvis-Maailma

| 3

Vesihuoltotekniikka Kotilaisella tehtiin vahdin vaihdos, kun Juha-Pekka sai vetovastuun yrityksen toiminnasta is채lt채채n Aarre Kotilaiselta. Nuoren toimitusjohtajan 채iti Kerttu vastaa edelleen yrityksen taloushallinnosta.

4 | lvis-Maailma

Menestystarinat

TEKSTI: Katja Mäenpää KUVAT: Hannu Luostarinen

Vesihuoltotekniikka Kotilainen Oy:

Perheyrityksessä uusi sukupolvi toi

UUDET TOIMINTATAVAT Uuden sukupolven myötä Vesihuoltotekniikka Kotilaisella on haettu tehokkuutta arkeen sähköisillä toimintatavoilla. Etätyö ja ajantasainen seuranta ovat helpottaneet nuorta toimitusjohtajaa, mutta suurin muutos työnkuvassa on tullut vanhemmalle sukupolvelle toimistorutiinien vähennyttyä. Savonlinnalainen Vesihuoltotekniikka Kotilainen on pääasiassa Etelä- ja Itä-Savon alueilla toimiva maa- ja vesirakennusalan urakointiin sekä vesihuollon erikoiskohteisiin erikoistunut toimija. Yritys toteuttaa monipuolisia kunnallistekniikan ja vesihuollon projekteja niin julkiselle kuin yksityiselle sektorille sekä kiinteistön ulkopuolisten putkistojen, pumppaamojen ja kaivojen saneeraus- ja rakennustöitä taloyhtiöille ja yksityisille asiakkaille. –Projektit voivat vaihdella paljonkin, mutta kiinteistön ulkopuoliset asennustyöt niihin useimmiten liittyvät tavalla tai toisella. Myös maanrakennuspuoli on merkittävä osa meidän tekemistä. Projekteille on ominaista, että niissä tarvitaan hyvin monenlaista osaamista, toimitusjohtaja Juha-Pekka Kotilainen kertoo yrityksen toiminnasta. Kesäaikaan keskimäärin 15 henkilöä työllistävän yrityksen vahvuus onkin monipuolisessa osaamisessa, jota ylläpidetään jatkuvasti. – Meiltä löytyy talon sisältä paljon osaamista ja henkilöstöä koulutetaan jatkuvasti. Oikeanlainen osaaminen huomioidaan jo rekrytointivaiheessa, jotta saadaan oikean profiilin ihmisiä töihin. Meillä on talossa 30 vuotta ollei-

ta työntekijöitä, joten tulevaisuudessa tulee varmasti haasteita löytää osaavalle henkilökunnalle seuraajia.

Uusi sukupolvi toi sähköiset toimintatavat Yritys perustettiin alun perin 1976, mutta 1980-luvulla louhintatoiminta ja vesihuoltotekniikka eriytettiin omiksi yrityksikseen. Vesihuoltotekniikka Kotilaisen toiminnasta ryhtyivät vastaamaan Aarre ja Kerttu Kotilainen. Kerttu hoitaa edelleen yrityksen taloushallinnon, mutta ajan kuluessa uusi sukupolvi on ottanut vetovastuun arjesta. – Onhan se hienoa, että poika jatkaa yrityksen toimintaa. 40 vuotta on kuitenkin pitkä aika ja kun Juha-Pekka jatkaa tästä vielä eteenpäin, se alkaa olla nyky-yrityksen iäksi jo saavutus, Kerttu toteaa. Kauppatieteiden maisterin tutkinnon suorittaneelle Juha-Pekalle perheyritykseen siirtyminen ei ollut itsestäänselvyys, mutta opiskeluvuosi Yhdysvalloissa avasi silmät yrityksen toiminnan jatkamiselle: – Siellä paikalliset rotaryt kannustivat miettimään asiaa ja päätös perheyrityksen jatkamisesta vahvistui. Olen ollut täysipäiväisesti yrityksessä töissä vuodesta 2008 ja kasvanut pikkuhiljaa rooliini toimitusjohtajana. Vuosikymmenten saatossa toimintaympäristö on muuttunut paljon, ja niin työskentelytavat kuin välineetkin ovat kehittyneet. Kertun mukaan nykykehitystä leimaa vahvasti digitaalisten työvälineiden yleistyminen. – Alalla on selkeästi huomattavissa, että nuorempi sukupolvi on ottamas-

sa ohjakset ja sen myötä tietotekniikan hyödyntämistä viedään eteenpäin. Meilläkin Juha-Pekka on tuonut mukanaan näkemystä sähköisten toimintatapojen hyödyntämisestä. Tästä hyvänä esimerkkinä on juuri Adminetin käyttöönotto. Toimintaympäristön muuttuessa yrityksen on menestyäkseen elettävä mukana muutoksessa. Kertulla ja Juha-Pekalla on samanlaiset näkemykset Vesihuoltotekniikka Kotilaisen tulevaisuudesta. – Toivon, että yritys kehittyy yhteiskunnan muutosten mukana ja pystyy vastaamaan uusiin haasteisiin työvälineiden digitalisoituessa, Kerttu toteaa. – Tavoitteena on, että isän elämäntyö pääsee jatkumaan. Nyt on 40 vuotta takana eikä kukaan toivo, että ainakaan omalla vahtivuorolla homma loppuisi, Juha-Pekka jatkaa.

Suositukset vakuuttivat Vesihuoltotekniikka Kotilaisella ryhdyttiin selvittämään toiminnanohjausratkaisuja, koska yrityksessä oli tarve kehittää seurantaa ja raportointia sekä saada toimivat työkalut etätyöskentelyyn. Lopulta Adminet valikoitui käyttöön ennen kaikkea vahvojen suositusten perusteella. – Saimme luotettavilta tahoilta suosituksia ja se oli ratkaisevassa asemassa valintaa tehtäessä. Lisäksi Adminet oli juuri meidän alan tarpeisiin toteutettu ohjelmisto. Kun tutustuimme Adminettiin, se myös toimi fiksummin ja joustavammin kuin muut vertailemamme ratkaisut, Juha-Pekka taustoittaa valintaa. Jatkuu seuraavalla aukeamalla >> lvis-Maailma

| 5

”Reaaliaikainen tiedon saatavuus ja fiksut raportit ovat minulle oleellisia, sillä niiden avulla pysyn selvillä siitä, mitä yrityksessä tapahtuu.” -Juha-Pekka Kotilainen-

Heinäkuun 2014 alussa suoritetun käyttöönoton toimenpiteet olivat Kertun vastuulla. Vaikka järjestelmästä toiseen siirtyminen tuotti työtä, projekti sujui Kertun mukaan hyvin: – Olihan siinä työtä, kun siirrettiin tietoja vanhasta järjestelmästä uuteen, mutta saimme vietyä muutoksen ihan kunnialla läpi. Järjestelmän opiskelussa videokoulutukset olivat mielestäni tosi hyvät, koska niissä tuli asiat selkeästi esille ja samaa asiaa pystyi kertaamaan niin monesti kuin halusi. Alussa jää helposti pieniä yksityiskohtia huomioimatta, joten niihin pystyi palaamaan aina tarvittaessa. Myös laajemmassa mittakaavassa käyttöönotto sujui hyvin ja apua on saanut myös jälkeenpäin. – Kaiken kaikkiaan täytyy antaa suuri kiitos Adminetin käyttöönotolle. Se oli tavattoman hyvin järjestetty, kun toimenpiteet tapahtuivat vaiheittain ja aina käytiin määritellyt asiat läpi. Siitä on annettava suuri kiitos, että apu on ollut lähellä niin käyttöönotossa kuin sen jälkeen, Kerttu kiittää.

Etätyö helpottaa arkea Mahdollisuus etätyön tekemiseen on Vesihuoltotekniikka Kotilaisella tärkeää, sillä Juha-Pekka asuu Helsingissä ja asioita on hoidettava myös sieltä 6 | lvis-Maailma

käsin. – Olen aika vähän konttorilla, joten laskujen hyväksyntä ja muu on tärkeää pystyä tekemään siellä, missä milloinkin on. Ison osan töistä pystyy tekemään puhelimella ja tietokoneella nyt, kun pääsee käsiksi kaikkiin tarvittaviin tietoihin, Juha-Pekka kertoo. Adminetin mahdollistama etätyö helpottaa myös Kertun tekemistä, sillä taloushallinnonkin askareet pystyy hoitamaan vaikka kotona. – Se on hyvä, että järjestelmään pääsee käsiksi vaikka toiselta puolelta maailmaa ja kaikki tarvittavat asiakirjat ovat löydettävissä järjestelmästä. Enää ei ole sidottu aikaan eikä paikkaan. Jos vaikka kotona illalla juolahtaa mieleen jokin hoidettava asia, minun ei tarvitse lähteä sen takia pistäytymään työpaikalla, Kerttu toteaa.

Reaaliaikainen tieto lisää ymmärrystä taloudesta Adminetistä kaivattiin apua myös raportoinnin ja seurannan kehittämiseen. Yrityksessä oli tarve päästä nopeassa syklissä käsiksi projektien kannattavuuteen ja yrityksen taloudelliseen tilanteeseen. – Aiemmin seurantatiedon saaminen ei ollut kovin helppoa, koska raportteja varten Kerttu joutui käsin

keräämään projektien kustannuksia, työntekijätietoja ja muuta. Tämä helpottaa kaikkein eniten Kertun työtä, kun nyt saan itse muutamalla klikkauksella saman tiedon, Juha-Pekka kertoo. – Juuri se Adminetissä on hienoa, että se on reaaliaikainen ja luvut näkee koko ajan suoraan järjestelmästä. Aikaisemmin seuranta oli sitä, että tarkastettiin kuukausittain missä ollaan menossa ja silloinkaan tieto ei välttämättä ollut ihan ajantasainen, Kerttu toteaa. Adminet on antanut mahdollisuuden reaaliaikaiseen projektinseurantaan ja helpottanut projekteihin liittyvää raportointia. Muutos aiempaan on merkittävä. – Aiempaan verrattuna voisi sanoa, että nyt projektien seurantaa tehdään. Saamme raportit fiksusti esiin ja pystymme varmistamaan, että projektit etenevät niin kuin pitääkin, Juha-Pekka kertoo. – Lisäksi pystymme pureutumaan tietoihin syvemmälle ja tutkimaan tarkemmin, mistä summat koostuvat. Jos aiemmin jokin luku alkoi ihmetyttää, asiaa piti tutkia papereilta. Nyt pystymme lukua klikkaamalla tutkimaan, mitä sen takaa paljastuu, Kerttu jatkaa. Talouden kokonaiskuvan kannalta tietoisuus liiketoiminnan tilanteesta on parantunut, kun taloustietoihin

”Enää paperilla ei tarvitse olla yhtään mitään. Adminet on helpottanut ja vähentänyt työmäärää huomattavasti.”

Sovellusuutiset Menestystarinat

-Kerttu Kotilainen-

pääsee nopeasti käsiksi. – Se on merkittävä hyöty. Reaaliaikainen tiedon saatavuus ja fiksut raportit ovat minulle oleellisia, sillä niiden avulla pysyn selvillä siitä, mitä yrityksessä tapahtuu. Nyt minulla on parempi ote talousluvuista ja se auttaa ymmärryksen lisääntymistä, Juha-Pekka korostaa.

Sähköinen kirjanpito muutti toimiston arkea Adminetin käyttöönotto on helpottanut Kertun toimistorutiineja merkittävästi. Seurantatietojen koostamisen lisäksi moni muu arjen toiminto on suoraviivaistunut: – Parasta on Adminetin helppous. Ihan jo se, että mitään asiaa ei tarvitse syöttää moneen kertaan. Kun tiedon on kerran kirjannut Adminettiin, niin se sitten on siellä. Esimerkiksi laskutusta helpottaa paljon työntekijöiden tuntien kirjautuminen palkanlaskennan lisäksi myös tilauksille laskutuksen pohjaksi. Taloushallinnon töitä ovat helpottaneet muun muassa automatisoitu pankkiliikenne ja kirjanpito. – Onhan työmäärä vähäisempi, kun esimerkiksi pankkiliikenne tapahtuu automaattisesti, eikä enää tarvitse päivittäin hakea laskuja reskontrasta ja siirtää pankkiliikenteeseen. Aiemmin

kirjanpidon kuukausiraporttien osalta piti tarkastella, että tiedot ovat oikein ja sen jälkeen tulostaa ajot paperille. Nyt kuukausitulosteet tulevat automaattisesti sähköisessä muodossa. Se on helpottanut tekemistä paljon ja vähentänyt paperin määrää. – Enää paperilla ei tarvitse olla yhtään mitään. Jos ajatellaan vaikka kirjanpitotoimintoja, niin aiemmin tulostin tuloslaskelmat, taseet ja päiväkirjat kuukausittain, ja niistähän tuli sitten aina vähintään mapillinen jo pelkästään kirjanpitoaineistoa – ja sitten vielä reskontrista tulosteet erikseen. Sähköinen tiedonhallinta helpottaa myös arkistotietojen käsittelyä ja laajemminkin dokumentointia. – Esimerkiksi ostolaskuja joutuu joskus tarkastelemaan vuosienkin päästä ja Adminetistä ne löytyvät helposti mapeista etsimisen sijaan. Ylipäätään Adminetin dokumentointi on hyvä, kun kaikki tiedot ovat oikeassa asiayhteydessä ja esimerkiksi ostolaskuihin voi käydä lisäämässä vaikka lähetyslistan liitteeksi jälkeenpäinkin. Nimenomaan toimiston ja taloushallinnon rutiinitöihin on saatu merkittävää helpotusta. Vähentynyt työmäärä näkyy myös Kertun toimenkuvassa. – Adminet on helpottanut ja vähentänyt työmäärää huomattavasti. Nyt

pystyn auttamaan urakkalaskennoissa ja tekemään muitakin sellaisia töitä, joihin ennen ei ollut aikaa. Nyt kun asioihin pääsee suoraan käsiksi, olen myös ihan mielenkiinnosta seurannut projektien etenemistä.

Kehittyy koko ajan parempaan suuntaan Kokonaisuudessaan Vesihuoltotekniikka Kotilaisella ollaan tyytyväisiä, että yrityksessä siirryttiin käyttämään Adminettiä. Arjen toimivuuden lisäksi kiitosta saa jatkuva tuotekehitys. – Minusta Admicomilla on tavattoman hyvä kehitystoiminta ja kehitysehdotukset ovat poikineet hyvin tulosta. Ohjelma kehittyy koko ajan parempaan suuntaan. Kyllä minä kaiken kaikkiaan annan positiivisen palautteen, olen ollut hyvin tyytyväinen, Kerttu toteaa. Myös Juha-Pekka on samoilla linjoilla. Seuraavaksi yrityksessä on suunnitteilla ottaa käyttöön kalustonhallinnan sovellus, jotta koneiden huollot ja kannattavuus saadaan seurantaan. –Talvet ovat meille rauhallisempaa aikaa, joten silloin on hyvä hetki kehittää toimintaa myös Adminetin käytön suhteen. Ei ole harmittanut, että valittiin Adminet, Juha-Pekka toteaa.

lvis-Maailma

| 7

TEKSTI : Katja Mäenpää KUVAT: Hilti (Suomi) Oy & EL-Parts Oy

Admicomin ja tavarantoimittajien ovt-yhteistyö

PARANTAA ASIAKKAAN

KILPAILUKYKYÄ Adminetistä on avattu alkuvuodesta suorat ovt-yhteydet Hiltin ja EL-Partsin tilausjärjestelmiin. Asiakkaalle uusi tilauskanava tarkoittaa nopeutta, virheettömyyttä ja tehokkuutta toimintaan.

Hilti (Suomi) Oy – Tarjoamme asiakkaillemme pal- kyväksi. Samoin pystytään nopeasti Hilti panostaa tuotekehitykseen ja veluihin ja ohjelmistoratkaisuihin liit- jalkauttamaan asiakkaille sellaisia sähsähköiseen kaupankäyntiin Hilti on perheyritys joka myy työkaluihin ja kiinnittämiseen liittyvät tuotteensa suoraan loppukäyttäjille, eli rakennusalan ammattilaisille. Yritys investoi vahvasti tuotekehitykseen, minkä tuloksena markkinoille tuodaan vuosittain viitisenkymmentä uutta tuotetta. Esimerkiksi tammikuussa lanseerattiin litium-akku, joka sopii loistavasti Suomen oloihin – se nimittäin kestää entistä enemmän pakkasta. – Uusi akku on markkinoiden tehokkain ja se tarjoaa jopa 80 % pidemmän akun keston kuin aikaisempi Hilti-akku, mikä on äärettömän tärkeää työmailla. Akun elektroniikka on täysin vesi- ja pölytiivis, eli siellä on otettu isoja harppauksia eteenpäin. Akkujen pakkasen kestävyys on ollut todellinen haaste markkinoilla, oli kyse sitten lataamisesta tai käyttämisestä. Uuden akun käyttöraja on -20°C ja lataus onnistuu kymmenen asteen pakkasessa, Hilti (Suomi) Oy:n tuotepäällikkö Tuomas Janhunen kuvailee uutuutta. Vaikka Hiltin toiminnan ydin on edelleen tuotteissa, yrityksessä koetaan, että palveluiden merkitys tulee kasvamaan jatkuvasti myös tuotepuolella. 8 | lvis-Maailma

tyen koko ajan uusia työkaluja, ja se köisen kaupankäynnin ratkaisuja, jotka tulee vain kiihtymään tulevaisuudessa. varmistavat tuotteiden helpon ja nopeOlemme merkittävä toimija esimerkiksi an saatavuuden työmaille, Lähdeniemi palokatkopuolella ja siellä meillä on tar- jatkaa. jota vahvoja ratkaisuja suunnitteluun ja dokumentointiin, E-Business Mana- Yhteistyötä asiakkaan liiketoiminnan ger Juho-Matias Lähdeniemi kertoo tukemiseksi Hiltin palveluratkaisuista. ”Oli hienoa löytää kump- Juuri sähköisen kauIlman jälleenpankäynnin kehittämy yjiä toimiva pani, jonka kanssa meil- minen oli syy siihen, suoramyyntiorga- lä on sama päämäärä, eli että Hilti ja Adminisaatio saa toimin- asiakkaan liiketoiminnan com ryhtyivät yhtamallinsa ansiosta tehostaminen.” teistyöhön keväällä merkittäviä kilpailu2015. -Juho-Matias Lähdeniemietuja, koska se pys– Otin yhteyttä, tyy panostamaan palveluprosessei- koska näin Admicomin äärettömän hin ja kehittämään jatkuvasti uusia potentiaalisena yhteistyökumppanina, sähköisen kaupankäynnin ratkaisuja. joka tarjoaa meille hienon väylän saa– Pystymme panostamaan esimer- vuttaa olemassa olevia asiakkaita. kiksi huoltopalveluihin ihan eri taval- Meillä on paljon yhteisiä asiakkaita ja la. Näemme sarjanumeron perusteella yhteistyö tarjoaa heille Adminetin kauttuotteiden historiatiedon, joten huolto ta helpon ja nopean sähköisen tilauskaon helppoa ja nopeaa. Huollon kierto- navan, Lähdeniemi kertoo. aika työmaalta noudosta palautukseen Lähdeniemen mukaan Hiltin ja Adon kolme päivää, Janhunen kertoo. micomin yhteistyö tukee asiakkaan lii– Toinen merkittävä etu on sähköi- ketoimintaa, koska asiakkaan kaikki nen kaupankäynti. Kun myydään suo- prosessit hallitaan Adminetin kautta. raan asiakkaalle ilman välikäsiä, niin Tehokkaan tilauskanavan tarjoaminen hinnoittelu muodostuu täysin läpinä- on luonnollinen jatkumo.

Ajankohtaista

Hiltin Juho-Matias Lähdeniemi (vas.) ja Tuomas Janhunen (oik.) pitävät yhteistyötä tärkeänä kaikkien kannalta. ”Toiminnan tehostaminen on se ydin, jolla saadaan aikatauluetuja ja kustannussäästöjä. Sitä meidän yhteistyö on parhaimmillaan”, Janhunen toteaa.

– Hiltille on paljon luontevampaa olla tilausvaiheessa sähköisesti yhteydessä Adminettiin, kuin yrittää esimerkiksi tuputtaa yhteiselle asiakkaalle omaa sähköisen kaupankäynnin ratkaisua. Silloinhan me vain tuotettaisiin asiakkaalle tuplatyötä, vaikka tavoitteemme on olla tehokas kumppani, joka pystyy kehittämään asiakkaan liiketoimintaa. Tuplajärjestelmillä ei kehitetä tehokkuutta, vaan päinvastoin lisätään turhaa työtä. Käytännössä yhteistyö on tarkoittanut sitä, että viime vuoden aikana Adminetin ja Hiltin tilausjärjestelmän välille on rakennettu suora ovt-yhteys. Sähköinen ja automatisoitu tiedonsiirto helpottaa kaikkien osapuolten toimintaa, kun tieto kulkee nopeasti ja virheittä sellaisessa muodossa, joka mahdollistaa tietojen helpon jatkokäsittelyn ja tehokkaan hallinnan. – Olemme erittäin positiivisesti yllättyneitä, kuinka helppoa ja mutkatonta yhteistyö Admicomin kanssa on ollut. Oli hienoa löytää kumppani, jonka kanssa meillä on yhteinen asiakas ja sama päämäärä, eli asiakkaan liiketoiminnan tehostaminen. Yhteistyö on siinä pisteessä, että ensimmäinen asiakas on testannut palvelua vuoden alusta lähtien ja kaikki on mennyt hyvin, jo-

ten nyt yhteys on kaikkien Admicomin asiakkaiden hyödynnettävissä, Lähdeniemi kertoo.

Tehokkuutta kaikkien toimintaan Yhteisen asiakkaan näkökulmasta suora ovt-yhteys tuo tehokkuutta toimintaan, sillä tuplatyötä eri järjestelmien välillä ei tarvitse tehdä. – Nyt koko Hilti Suomen tarjooma löytyy Adminetistä, joten asiakas pystyy Adminetin ruudulta tilaamaan kerralla kaikki projektilla tarvitsemansa tavarat, olipa toimittaja sitten Hilti tai joku muu. Asiakkaan ei siis tarvitse lähettää ostotilausta erikseen jokaiselle toimittajalle, vaan se hoituu Adminetin kautta automaattisesti myös Hiltille. Tämä on juuri se asia, missä säästetään tuplatyö, Lähdeniemi korostaa. Toiminnan tehostaminen on asiakkaan kannalta ratkaisevassa roolissa hankintakanavia mietittäessä, mutta automatisoitu tiedonsiirto tehostaa myös tavarantoimittajan arkea. Hiltin tapauksessa tilausten käsittelystä säästyvä aika ohjataan asiakaspalveluun. – Meille tehokkaampi toiminta mahdollistaa sen, että myyjät pystyvät tilausten käsittelyn sijaan käyttämään

aikaansa asiakkaiden ongelmien ratkaisuun työmailla ja kehittämään heidän liiketoimintaansa. Vapautunut aika näkyy asiakkaan suuntaan parempana palveluna, Janhunen kertoo. Janhunen uskoo, että erityisesti LVIS-puolella koko toimiala, tavarantoimittajat mukaan lukien, on pakotettu miettimään uusia ratkaisuja oman toimintansa tehostamiseen. – Kilpailu toimialalla on kovaa ja sitä kautta luulen, että kehitys tulee olemaan aika nopeaa. Niin asiakkaan, Hiltin kuin Admicomin näkökulmasta toiminnan tehostaminen on varmasti se ydin, jolla saadaan aikatauluetuja ja kustannussäästöjä. Sitä meidän yhteistyö on parhaimmillaan. >>

HILTI • Perustettu 1941 Schaanissa Liechtensteinissa • Toiminta Suomessa alkoi 1959 • Toimii globaalisti 120 maassa • Työntekijöitä Suomessa 170 (globaalisti 22 000) • Liikevaihto Suomessa 42,6 milj. € (globaalisti 4,4 mrd. €) • 10 myymälää Suomessa

lvis-Maailma

| 9

”Käytännössä tilausten käsittely on nyt täysin automaattinen. Kun asiakas tekee tilauksen Adminetistä, se menee suoraan varastomiehelle keräykseen.” -Markus Eronen-

EL-Parts Oy

Tilausten käsittely täysin automaattisesti Adminetistä on avattu alkuvuodesta suora ovt-yhteys myös EL-Partsin tilausjärjestelmään. Toimitusjohtaja Markus Erosen mukaan yhteistyö hyödyttää kaikkia osapuolia. – Kun asiakas tekee tilauksen Adminetillä ja me saadaan tieto sähköisesti, niin totta kai se auttaa sekä meitä että asiakasta valtavasti. Kummankaan ei tarvitse tehdä tilauksen yhteydessä manuaalista työtä. Aiemmin asiakkaan tilaus saattoi pahimmassa tapauksessa saapua sähköpostilla tai puhelimitse, mutta suoran yhteyden ansiosta tilausten käsittely on automaattista. – Käytännössä tilausten käsittely on nyt täysin automaattinen. Kun asiakas tekee tilauksen Adminetistä, se menee suoraan varastomiehelle keräykseen. Adminet on ainoa toimialaohjelmisto, jonka kautta urakoitsijat voivat tehdä suoria ovt-tilauksia EL-Partsille. – Muiden kanssa ei ole vastaavaa yhteistyötä. Admicomin kanssa toteutusprojekti vietiin myös läpi hyvässä yhteistyössä ja nopealla aikataululla.

Sähköinen tilaustoiminta tuo hyötyjä asiakkaalle EL-Partsin asiakkaista suurin osa tekee tilaukset sähköisesti. – Sähköisten tilauskanavien hyödyntäminen nopeuttaa tuotteiden toimitusta työmaalle. Sähköpostitilaukset pitää tehdä ennen neljää, mutta sähköisiä tilauskanavia hyödyntämällä tilauksen voi jättää vähän myöhemmin ja silti se ehtii seuraavaksi päiväksi työmaalle. Totta kai myös virheiden määrä vähenee, kun tiedonkäsittely on automaattista. Erosen mukaan sähköisen kaupankäynnin kehittyminen tulee 10 | lvis-Maailma

muuttamaan alan pelikenttää tulevaisuudessa. – Käytännössä kaikki tilaustoiminta hoidetaan meillä jo nykyäänkin sähköisesti, mutta työkalujen kehittyminen tuo mukanaan uudenlaista kilpailua ja palvelutarjontaa sekä meille että asiakkaillemme. Tämä tulee muuttamaan alan totuttuja toimintamalleja tulevaisuudessa.

Erilainen sähkötukku EL-Partsin toimintamalli poikkeaa perinteisistä tukkuliikkeistä merkittävästi, sillä koko organisaatio on rakennettu mahdollisimman joustavaksi ja kustannustehokkaaksi, mikä näkyy myös tuotteiden hintalapuissa loppuasiakkaalle. – Meillä ei esimerkiksi ole raskasta noutopisteverkostoa, vaan toimimme yhden toimipisteen mallilla, josta suoritamme jakelun koko Suomeen seuraa-

vaksi päiväksi. Yrityksen periaatteena on tarjota vaihtoehtoisia tuotteita, joilla urakointiyritys saa parannettua omaa katettaan. – Me emme halua myydä kaikkea a:sta ö:hön, vaan keskitymme siihen valikoimaan, mikä on kilpailukykyinen. Samoin teemme yhteistyötä vain sellaisten valmistajien kanssa, joilla on aito kiinnostus palvella hyvin asiakkaita ja asiakkaiden bisnestä. Keskitymme uuden ajan toimijoihin niin asiakkaissa, toimittajissa kuin muissa yhteistyökumppaneissa.

EL-PARTS • Perustettu1989 • Työntekijöitä 26 • Liikevaihto 11 milj. € • Pääkonttori ja varasto Tuusulassa

Näkökulma

KUVAT: Hilti (Suomi) Oy

Digitalisaatiota ei voi jättää hyödyntämättä Digitalisaatio on sana, joka on nykyään monen huulilla. Käytännössä se tarkoittaa tietotekniikan tuomien mahdollisuuksien hyödyntämistä omien toimintatapojen tehostamisessa ja uudistamisessa, eli sähköisiin ratkaisuihin siirtymistä. Mitä mieltä sähköisen kaupankäynnin ammattilainen on digitalisaatiosta ja sen vaikutuksista rakennusalaan?

”

Hyppää junaan tai putoa kyydistä

Jos ajatellaan isossa kuvassa, mitä markkinoilla tapahtuu B2B-puolella, koko digitalisaatio on trendinä äärettömän voimakas ja kasvaa nopeasti. Sen rinnalle on tullut toinen vahvasti kasvava trendi digitalisuuden sisällä eli mobiilikäyttö. Digitalisaatio on isossa kuvassa sellainen asia, jota ei pysty enää jättämään hyödyntämättä. Joko hyppäät junaan tai et hyppää ja putoat kehityksen kyydistä. Digitaalisuus itsessään pitää sisällään valtavasti asioita. Se tarjoaa yrityksille esimerkiksi erilaisia tapoja toimia asiakkaidensa kanssa, vaikka pilvipalvelujen tai mobiiliratkaisujen kautta. Jos pureskellaan digitalisaatiota sähköisen kaupankäynnin kannalta, sen merkitys kasvaa, koska kehittyvät hankintatavat voidaan aina linkata tehokkuuteen. Tuotteiden saatavuus helposti, nopeasti ja kustannustehokkaasti on sähköisen kaupankäynnin tärkein osuus koko digitalisaatiossa.

Uusia tapoja palvella asiakasta Digitalisaatio tarjoaa yrityksille uusia tapoja olla yhteydessä ja palvella asiakasta. Se voi tarkoittaa esimerkiksi mobiilisovellusta, jolla asiakas voi saada yhteyden palvelun tuottajaan mahdollisimman nopeasti, milloin vaan ja missä vaan. Kaikissa tilanteissa siellä toisessa päässä ei enää tarvitse edes olla ihmistä, jotta asiakas saa apua. Dialogin käyminen asiakkaan kanssa ei enää vaadi kahta ihmistä puhumaan toisilleen, vaan se voi tapahtua viestien välityksellä tai massoilta massoille, jolloin puhutaan jo sosiaalisesta mediasta. Nykyään pystytään kuuntelemaan asiakasta paremmin, reagoimaan nopeammin ja olemaan lähempänä asiakasta, vaikka siinä onkin teknologia välissä.

Ennakkoluulot joutavat romukoppaan

Koska kilpailu kiristyy koko ajan, ei rakennusalan yrityksillä oikeastaan ole enää muuta vaihtoehtoa, kuin hypätä Uusia liiketoimintamahdollisuuksia rakennusalalle mukaan digitalisaation tuomiin muutoksiin. Omasta kokemuksesta voin sanoa, että aina kun olemme tuoneet markHenkilökohtaisesti näen, että digitalisaatio tarjoaa raken- kinoille ratkaisun, joka helpottaa ja nopeuttaa asiakkaan nusalalle täysin uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Esimer- elämää, se on joka kerta otettu positiivisesti vastaan. kiksi rakennusprojektin elinkaaren hallintaan tulee varmasti On hyvä muistaa, että me kaikki käytämme paljon diihan erilaiset mahdollisuudet kuin tähän asti on nähty. gitaalisia rajapintoja omassa elämässä, on se sitten kavePalveluista puhuttaessa on paljon konseptereihin yhteydenpitoa somessa, laskujen maksamista ja, joiden toteuttaminen ei olisi aiemmin ollut kännykällä tai vahinkoilmoituksen tekoa netiskovin järkevää, mutta digitaalisten ratkaisä. Mikseivät rakennusalan ihmiset ihan yhsujen kehittyessä ne pystytään jalkauttatä lailla voisi käyttää sähköisiä palveluja maan tehokkaammin kentälle. Tällaisia työssään? Lähtisin voimakkaasti haasovat esimerkiksi konseptit, joissa tartamaan mielikuvaa rakentamisen toivitaan mobiilia pääsyä mistä tahansa mialasta vanhakantaisena. Käsitys tai tarjotaan pilvipalveluita tietojen varmasti on monella näin, mutta itse käsittelyyn ja tallentamiseen. Sekä en koe että rakentamisen tai talotekmeidän että asiakkaidemme kanniikan alat olisivat millään tavalla vannalta esimerkiksi työmailla ankkuhakantaisia. rointiin liittyvät vetokokeet ja niiden Samoin voin omasta kokemuksessertifiointiprosessit on nykyään paljon ta todeta, että esimerkiksi ikään liittyvät helpompi käsitellä. Digitalisaatio antaa ennakkoluulot digitaalisten työkalujen uusia liiketoimintamahdollisuuksia yhtä käytössä voi heittää romukoppaan. Dilailla toimittajille kuin asiakkaillekin. gitaalisilla työkaluilla ja loppukäyttäjän iällä ei ole mitään linkkiä toistensa välillä. Se on Juho-Matias Lähdeniemi ihan meidän omaa olettamista ja ennakkoluuE-Business Manager loa. Osaamisen ratkaisee halu kehittää itseä ja Hilti (Suomi) Oy omaa liiketoimintaa.

”

lvis-Maailma

| 11

TEHTÄVIEN Sovelluksella ylläpidät ja aikataulutat erilaisia kohteisiin liittyviä tehtäviä. Tekemättömistä tehtävistä tulee vastuuhenkilölle ilmoitus Adminetin etusivulle.

Perusta ensin tehtävärekisteri

Tehtäväruutu

Tehtävärekisteriin voit luoda erilaisia kohteisiin liittyviä tehtäviä ja niille automaattisen aikataulutuksen, jolloin tehtävälle määritelty vastuuhenkilö saa toimenpiteestä muistutuksen Adminetin etusivulla. Tehtävärekisteriin määriteltyjä aikatauluja ja vastuuhenkilöitä voi muokata kohdekohtaisesti.

Pystyt hallinnoimaan keskitetysti kaikkien kohteiden tehtäviä Tehtäväruutu-ohjelman kautta. Voit selata sekä avoimia että jo valmistuneita tehtäviä esimerkiksi valitun ajanjakson, vastuuhenkilön ja tehtävätyypin mukaan. Näkymään rajaamistasi tehtävistä voit tulostaa luettelon listauksen yläpuolella näkyvistä PDF- ja Excel-kuvakkeista.

Luo tehtävämallit

Kohteiden tehtävät

Tehtävärekisterin perustamisen jälkeen voit luoda tehtävämalleja. Tehtävämalli luodaan niputtamalla yhteen tehtävärekisteriin luotuja tehtäviä, jolloin tietyn tyyppisille kohteille voi lisätä nopeasti oikeat tehtävät. Yhteen kohteeseen voit liittää haluamiasi tehtäviä useammasta tehtävämallista.

Tiettyyn kohteeseen liittyviä tehtäviä lisäät ja ylläpidät kohteen ylläpidossa Tehtävät-välilehdellä. Avoimesta tehtävästä muodostuu ilmoitus vastuuhenkilön henkilökohtaisiin tehtäviin heti, kun tehtävä on tallennettu. Ilmoitus on näkyvissä niin kauan, kunnes tehtävä kuitataan valmiiksi.

Kohteen tehtäviä ylläpidät Tehtävät-välilehdellä. Voit valita tehtävät valmiista tehtävämallista ja lisätä yksittäisiä tehtäviä alasvetovalikosta.

12 | lvis-Maailma

Sovellusuutiset Sovellusuutiset

HALLINTA Tehtävärekisteriin määrittelet erilaiset kohteisiin liittyvät tehtävät sekä niiden aikataulutuksen ja vastuuhenkilöt.

Rekisteriin luotuja tehtäviä niputtamalla luot tehtävämallit eri tyyppisille kohteille.

NÄIN HYÖDYT TEHTÄVIEN HALLINNASTA: •• Luo omat tehtävämallisi: Pääset luomaan oman yrityksesi tarpeisiin sopivat tehtäväkokonaisuudet. •• Organisoi: Työmaiden tehtävät saa jaettua helposti oikeille vastuuhenkilöille. •• Toteuta ajallaan: Tehtävien vastuuhenkilöt saavat muistutukset omista tehtävistään, jolloin ne tulee varmemmin hoidettua ajallaan. •• Seuraa toteutusta: Johtajana näet työmaan tilanteen nopeasti tehtävien kautta. •• Edistä laatua: Sovellus tukee erilaisten laatujärjestelmien mukaista toimintaa.

lvis-Maailma

| 13

”Viikkotasolla meillä säästyy varmasti yli 30 tuntia turhasta työstä.” -Miikka Alm-

Sähköasennus El-Tec Oy:ssä töiden hallinta ja laskuttaminen haluttiin sähköiseen muotoon, joten paperikalenteri, lyijykynä ja pyyhekumi saivat väistyä Adminetin tieltä. Toimintatapojen muutos on säästänyt kymmeniä tunteja viikossa turhasta työstä. Sähköasennus El-Tec Oy tekee sähköurakointia ja huoltotöitä Uudenmaan alueella. Asiakkaita ovat niin rakennusliikkeet, julkisyhteisöt, kaupan alan toimijat kuin yksityishenkilöt. Yritys on muun muassa hoitanut Kauppakeskus Frescon saneerauksen sähkötyöt. Yrityksen tarina sai alkunsa vuonna 2008, kun alalla muiden palveluksessa työskennelleet Kimmo Pulliainen ja Miikka Alm päättivät yhdistää voimansa ja pistää yrityksen pystyyn. – Voisi sanoa, että me niin sanotusti löysimme toisemme ja tulimme sellaiseen tulokseen, että meidän täytyy alkaa yrittäjiksi. Meillä oli hyvä motivaatio yrityksen perustamiseen ja halusimme itse nähdä, millaista yrittäminen on. Liikkeelle lähtöä helpotti valmiit verkostot, sillä meillä oli aiemmilta vuosilta monia tuttuja rakennusalan yrittäjiä. Yhteistyö heidän kanssaan alkoi päivästä yksi, joten ensimmäisenä ei tarvinnut miettiä, mistä asiakkaita haalisi, Pulliainen kertoo yrityksen perustamisen taustoista. Tällä hetkellä yrityksen toimipiste sijaitsee Vantaalla, mutta kasvun myötä toimistoa ollaan kevään aikana muuttamassa Espoon Mankkaalle. Vaikka toiminta on kasvanut jopa enemmän kuin aluksi oli tarkoitus, liikkeelle lähdettiin vaatimattomasti, eikä menestys ole tullut ilman kovaa työtä. 14 | lvis-Maailma

TEKSTI : Katja Mäenpää KUVAT: Tuomas Numminen, Katja Mäenpää

Menestystarinat Menestystarinat

Sähköasennus El-Tec Oy siirtyi sähköiseen toimintatapaan:

”Järkevääkin tekemistä on ihan tarpeeksi” – Ei meille mikään ole tullut kuin manulle illallinen, vaan liikkeelle lähdettiin ihan 0-pisteestä ilman muiden apua. Alkuun on painettu pitkää päivää, ja välillä vieläkin, mutta nyt tilanne on jo helpottunut. Kotikonttorista lähdimme liikkeelle. Siellä me Kimmon sängyn reunalla naputettiin konetta silloin seitsemän vuotta sitten, joten aika pitkä matka on kuljettu, Alm naurahtaa yrityksen alkuaikoja muistellessaan. Tätä nykyä yrityksessä työskentelee yrittäjien itsensä lisäksi kymmenen asentajaa ja vuotuinen liikevaihto pyörii miljoonan tienoilla. Alun perin tavoitteena oli palkata uusia työntekijöitä yhden henkilön vuositahdilla. – Ilmeisesti jossain vaiheessa on ollut enemmän kiire, kun tavoite on vähän ylittynyt. Halusimme kuitenkin pitää tahdin maltillisena, jotta homma pysyy hanskassa ja ehdimme tutustua uusiin henkilöihin ja heidän osaamiseensa, Pulliainen kertoo. Alm kokee, että El-Tecin vahvuus on ennen kaikkea hyvässä työilmapiirissä: – Töissä viihtyminen on ainakin itselleni kaikkein tärkein lähtökohta. Hyvä työilmapiiri varmistaa, että asentajatkin ovat hyvällä mielellä ja jaksavat paremmin, joten työt hoituvat sovitusti ja huolella. Hyvä fiilis kantaa hedelmää ja näkyy joka osa-alueella aina asiakkaalle asti.

Paperimenetelmästä sähköiseen aikaan Vähitellen yrityksessä tultiin siihen pisteeseen, etteivät silloiset toimintatavat enää palvelleet arkea – pikemminkin päinvastoin. Yrityksessä ei

ollut käytössä sähköisiä työkaluja toiminnanohjaukseen, vaan arkea pyöritettiin perinteisin menetelmin. – Käytössämme oli niin sanottu paperiversio eli kalenteri, lyijykynä ja pyyhekumi – ja se kävi tiuhaan. Lopulta totesimme, ettei meillä ole aikaa tehdä ylimääräistä työtä, kun järkevääkin tekemistä on ihan tarpeeksi, Pulliainen muistelee. Yrityksessä pohdittiin asiaa vuoden verran, kartoitettiin vaihtoehtoja ja kyseltiin tutuilta alan yrittäjiltä, kuinka he asiat hoitavat. – Juttelimme paljon sellaisten tuttujen kanssa, joilla on käyttökokemusta erilaisista ohjelmistoista. Adminetille saimme parhaat suositukset muilta sähköalan yrittäjiltä. Heidän mukaansa Adminet oli paras ratkaisu, mitä voi saada. Halusimme sen käyttöön myös meille, jotta oma elämä menisi mahdollisimman helpoksi, Alm kertoo. Adminet otettiin El-Tecillä käyttöön kesäkuussa 2015. Vaikka käyttökokemusta ei ole vielä paljon, ovat toimintatavat muuttuneet selkeästi parempaan suuntaan. – Toimintatavat ovat muuttuneet paljon. Onhan Adminet helpottanut meitä hirmuisesti, Pulliainen toteaa.

Huoltotyöt hallintaan Adminetistä kaivattiin apua varsinkin töiden organisointiin ja hallintaan. Erityisesti huoltotöiden järjestely vie aikaa, kun asiakkaiden kanssa sovitaan asioita puhelimitse ja tieto tilauksista pitää saada myös asentajille mahdollisimman jouhevasti. – Aiemmin käytössämme oli paperikalenteri ja tekstiviestejä lähti asen-

tajille tiuhaan. Nykyään katselemme kalenteria samalla kun tilaus tulee ja pääsääntöisesti merkitsemme sen suoraan tietyn asentajan kalenteriin. Adminet helpottaa töiden organisoimista, kun jokainen asentaja voi tarkistaa kalenterista omat tehtävänsä silloin kun huvittaa, eikä meidän tarvitse enää erikseen soitella ja selvitellä asioita, Alm kertoo muuttuneesta tilausten käsittelystä. El-Tecin asentajat käyttävät Adminettiä joko kännykällä tai padilla. Alun pienimuotoisen shokin jälkeen käyttö on alkanut sujua mallikkaasti. – Alussa asentajat vähän ihmettelivät, mitä tämä tarkoittaa. Pian he kuitenkin hoksasivat mistä on kyse ja nyt kaikki ovat ihan tyytyväisiä. Helpottuihan arki asentajillakin, kun heidän ei enää tarvitse käsitellä paperilappuja, vaan tiedot menevät sähköisesti Adminettiin, Pulliainen toteaa. Tilaustietojen vastaanottamisen lisäksi asentajat merkitsevät kentällä ollessaan tilaukselle myös työtuntinsa ja työkeikalla käytetyt tarvikkeet. – Meillä on kahdeksan huoltoautoa, joista käyttämänsä tarvikkeet asentajat merkitsevät työtilaukselle. Puuttuvat tarvikkeet he hakevat tukkurilta ja ostosta tehdessään huikkaavat tilausnumeron, joten tukkurinkin lasku tulee sitten suoraan kuluksi oikealle tilaukselle, Alm kertoo. Työtilausten laskutus on Adminetin myötä helpottunut merkittävästi, kun sekä työtunnit että käytetyt ja tilatut tarvikkeet ovat saman tien oikeassa paikassa laskutusta varten. Almin mukaan muutos on erityisen suuri tukkureiden laskujen käsittelyssä. Jatkuu seuraavalla sivulla >> lvis-Maailma

| 15

”Toimintatavat ovat muuttuneet paljon. Onhan Adminet helpottanut meitä hirmuisesti.”

-Kimmo Pulliainen-

– Aiemmin ostolaskut tulivat tu- pa printata ja postittaa laskut. vät työllistä enää likimainkaan niin kusta aina koontilaskuna ja se oli ai– Laskujen koostaminen ja lähettä- paljon kuin ennen. Myös paperipinot van hirveä nippu paperia. Sitä kun minen oli ennen se työläin vaihe. Siinä ovat huvenneet olemattomiin. yritti selvittää ja kohdistaa kuluja tila- kului printterin mustetta ja kirjekuoria. – Viikkotasolla meillä säästyy varuksille, niin kyllä laskujen teko vei huo- Kirjekuoripinon paksuudella sitten mi- masti yli 30 tuntia turhasta työstä. Nyt mattavan paljon aikaa. Nykyinen tapa tattiin, kuinka paljon oli saatu aikaan. ollaan muuton vuoksi myös käyty länopeuttaa laskutusta huomattavasti Koska meillä on paljon huoltotöitä, pi vanhoja paperipinoja, niin onhan se entiseen verrattuna, kun ostolaskujen myös laskuja lähtee melko paljon. On- roskiin nakattavan paperin määrä ihan rivit kohdistuvat suoraan työtilauksille. han2015 hommaalussa helpottunut ihan hirveästi Insplan järjetön, Alm kertoo. Vuoden perustetun – Ostolaskujen automaattisessa Adminetin myötä, Pulliainen kiittelee. Nyt kun perusrutiinit alkavat olla Oy:n alusta alkaen ollut hallussa, kasvaaaiotaan Adminetistä herutkohdentumisessa on myös se etu, etteivisiona – Nyton homma on todella yksinkertavaroita jää merkkaamatta vaikuttavaksi laskuille taista, kun koneelta verkkoyhtiöpuolella. näkee, paljonko taa lisää tehoja irti. Seurannan osalta tekijäksi eli hävikkiä ei pääse sillä tavalla syn- on laskuttamatta. Jos siellä alkaa olla työkaluihin on jo vähän paneuduttu. Kannattavan kasvun ohjaamisessa Adminet tymään. Aiemmin on voinut helpos- enemmänkin työtilauksia laskuttamat– Seuraamme esimerkiksi projekreaaliaikaista ti jäädä jotain huomaamatta,on jos eitärkeä ole ta, työkalu niin sitten eitarjoamalla muuta kuin klikkailetien katteita sekä niille kohdistuneita erittäin tarkasti tutkinut ostolaskurivemaan laskutautomatisoimalla maailmalle. Myyntilaskun rutiineja työtunteja ja ja tarvikeostoja. Ylipäätään seurantatietoa, jä, Pulliainen toteaa. liitteeksi voi lisätä vielä vaikka mittaus- seuranta on helppoa, kun Adminetistä mahdollistamalla sähköisen toimintatavan. pöytäkirjan, joten asiakas saa asiakirnäkee liikevaihdon ja muut asiat reaaLaskutusprosessi helpottui jat suoraan laskun mukana ja meille jää liajassa. Vaikka meillä on varmasti tässähköinen dokumentti, Alm jatkaa. sä vielä paljon kehittämistä, niin kyllä Ennen Adminetin käyttöönottoa ElEnää myöskään saatavien valvon- asioita tulee jo nyt ihan eri tavalla seuTecillä alettiin olla siinä tilanteessa, taa ei tarvitse muistaa tarkistaa itse. rattua. Ennen mentiin aika pimennossa, että liiketoiminnan kasvaessa aika ei – Aiemmin tarkistimme itse reskont- Alm toteaa seurannasta. enää riittänyt arjen pyörittämiseen rasta, mitkä maksusuoritukset ovat jääUusiin toimitiloihin muuton myövanhalla taktiikalla. neet tulematta. Adminetissä meille on tä El-Tecille aiotaan palkata myös uu– Kyllähän me vähän lirissä oltiin asennettu automaattinen saatavien si työnjohtaja, jotta yrittäjät voivat itse kaikkien asioiden kanssa, että saatiin valvonta, joka lähettää maksumuis- käyttää enemmän aikaansa toiminhommat ajallaan tehtyä. Siinä alkoi ol- tutukset, jos suoritusta ei ole tullut. Sii- nan kehittämiseen. la sellainen tilanne, että tekemättömien näkin yksi homma, joka on jäänyt – Siinä on jo ollut ihan tarpeeksi töiden pino vain kasvoi pöydän reunal- laskutuksesta pois, Pulliainen toteaa. meille kahdelle, että saa normaalin arla ja hiukset harmaantuivat hirveätä jen pyörimään. Jatkossa pystymme kesvauhtia. Nyt ei enää paperipino kasva, Yli 30 tuntia viikossa pois turhasta kittymään enemmän niin Adminetin eikä tule niin paljon harmaita hiuksia- työstä hyödyntämiseen tehokkaammin kuin kaan, Alm virnistää. muihinkin muutosta vaativiin asioihin. Tekemättömien töiden pinkkaa Reilun puolen vuoden käytön aikana Kehitystä tapahtuu pikkuhiljaa, Pulliaikasvattivat erityisesti laskuttamatta Adminetistä on saatu apu juuri niihin nen painottaa. olevat työt. Laskutustietojen koosta- asioihin, joihin sitä kipeimmin tarvitmisen lisäksi aikaa söi perinteinen ta- tiin, sillä töiden hallinta ja laskutus ei16 | lvis-Maailma

Sovellusuutiset

Teetkö tarvikeostot kannattavasti? Tarkista ostohinnat

HINTAVERTAILULLA Adminet vertailee automaattisesti saapuneiden ostolaskujen hinnat ostotilaukseen laskun viitetietojen perusteella. Jos ostosta ei ole Adminetissa ostotilausta, verrataan hintoja Adminetissa oleviin tuotekohtaisiin sopimushintoihin. Halutessasi voit tarkastaa, kuinka paljon halvemmalla tavaraerä olisi voitu hankkia. Tarvikelaskujen tarkastaminen on manuaalisesti työläs ja tarkkuutta vaativa vaihe. Siksi hintojen tarkastaminen jää usein tekemättä. Adminetissä ostolaskua verrataan siihen liittyvään ostotilaukseen automaattisesti. Järjestelmä osoittaa poikkeavat hinnat huutomerkillä ja kertoo kokonaissummien välisen erotuksen. Mahdollinen reklamaatio saadaan lähetettyä tarkastus/hyväksyntä -toiminnosta suoraan laskun lähettäjälle sähköpostilla. Jos ostosta ei ole tilausta, vertaa Adminet laskun hintoja tuoterekisterin tuotekohtaisiin ostohintoihin. Poikkeava hinta osoitetaan jälleen punaisella huutomerkillä. Automatisoidut tuotehintojen tarkastukset ovat mahdollisia OVT- ja verkkolaskujen yhteydessä. Jos verkkolaskujen kohdalla tavarantoimittajan tai tavarantoimittajan operaattorin järjestelmä ei voi välittää tuoterekisteriin verrattavaa koodia (sähkö-, LVI tai EAN-koodi), ei vertailua voi tehdä. Vertailua ei voi myöskään tehdä skannattujen paperilaskujen kohdalla.

Työmaat tilaavat itse ison osan tuotteista. Usein tilaus tehdään soittamalla eikä hintavertailua tehdä. Soitetaan sinne, minne on helpointa soittaa tai sinne, missä on mukavin myyjä. Nyt Adminet tarjoaa uutena ominaisuutena mahdollisuuden tarkastaa helposti, olisiko ollut edullisempia vaihtoehtoja. Hintoja voidaan verrata hinnastoon, jolloin hintoja verrataan saman tuotekoodin eri toimittajien hintojen välillä. Tai jos hankit käyttöösi vastaavien tuotteiden rekisterin, vertaa Adminet hintoja useiden toisiaan vastaavien tuotteiden tuotekoodien välillä.

VASTAAVAT TUOTTEET Vastaavilla tuotteilla tarkoitetaan eri valmistajien samoja tai samankaltaisia tuotteita, joilla on eri tuotekoodi. Vastaavat tuotteet mahdollistavat samankaltaisten tuotteiden hintojen vertailun tarjouslaskennassa, ostojen suunnittelussa ja ostolaskun hintavertalu-toiminnossa. Vastaavia tuotteita hyödyntämällä varmistat edullisimman hankintahinnan. Adminetissä käytössäsi on sähkön, LVI:n ja rakentamisen vastaavia tuotteita. Lisätietoja vastaavista tuotteista saat Admicomin myynnin ja markkinoinnin kautta.

Hintavertailulla tarkistat edullisimman ostohinnan hinnastosta tai vastaavista tuotteista. lvis-Maailma

| 17

Käyttäjävinkki

TYÖTAPAHTUMASYÖTTÖ Työtapahtumasyötössä henkilö pääsee syöttämään työtuntinsa, kilometrikorvaukset ja muut työtilaukselle syötettävät työrivit yhdestä näkymästä kaikille työtilauksille, joille on kalenterivaraus valittuna päivänä.

Tuntien ja muiden tapahtumien syöttö

Työn poiminta

Toiminnon kautta työntekijä voi raportoida päivän työt. Mikäli työntekijä on kärkimies, hän voi raportoida myös muiden töitä. Adminet hakee valitulle päivälle ja työntekijälle sovitut kohteet syöttöpohjalle. Osa tapahtumalajeista näkyy valmiina riveinä ja osa valitaan alasvetovalikosta. Riveille kirjoitetaan selitteet, syötetään määrät ja muutetaan tarvittaessa Tuntikortille- ja Laskutetaan-valintoja. Kohteista saa lisätietoja viemällä kohdistimen kysymysmerkkikuvakkeen päälle.

Tarvittaessa työtilauksen voi poimia työpoolista Valitse työpoolista -linkistä. Linkistä aukeaa lista työpoolissa olevista tilauksista, joista voi valita haluamansa työn. Lisäksi Kohde/Työtilaus -kentissä voi selata kohteita sekä niiden avoimia tilauksia. Kohdetta ei ole pakko valita, vaan etsiä voi pelkästään työtilauksen numeron. Työtilauksen valinta tekee automaattisesti tunnin mittaisen resurssivarauksen valittuna olevalle toimituspäivälle, syöttöhetken mukaisesta kellonajasta alkaen.

Tarvikkeiden syöttö Tarvikkeet syötetään työtilauksen Rivit | Tarvikkeet -välilehdelle. Näkymä avautuu klikkaamalla työtilauksen nimeä.

Yhteenveto Kun työtapahtumia on tallennettu, ilmestyy rivien alapuolelle Yhteenveto-linkki, jota klikkaamalla näkyy kaikki valitulle päivälle syötetyt tunnit.

Kärkimies voi valita alasvetovalikosta, kenelle työntekijälle tapahtumat syötetään.

Tapahtumaa syötettäessä voidaan määritellä, merkitäänkö se tuntikortille ja laskutettavaksi.

Tarvittaessa tilauksen voi poimia työpoolista tai selata kohteita ja niiden avoimia työtilauksia.

Tilaukselle pääsee syöttämään tarvikkeet klikkaamalla sen nimeä.

18 | lvis-Maailma

Mitä kuuluu?

Markku

Mitä työnkuvaasi kuuluu? Olen rakennusalan yrityksiin yhteydessä ja etsimme yhdessä ratkaisuja heidän ar kirutiiniensa helpottamiseen.

Parasta työssäsi? Asiakaspalaute ja tyytyväiset asiakkaat.

Adminetin paras ominaisuus? Kun ei tarvita montaa erillistä ohjelmaa eikä manuaalisesti siirtää tietoja niiden välillä. Tästä syntyy melkoinen ajansäästö ja reaaliaikaisen seurannan edut, jotka ovat suurimmalle osalle yrityksistä vielä uutta. Kuinka vietät vapaa-aikasi? Kesälle on varattu puolimaraton, joka motivoi liikkumaan. Matkustaminen ja vieraat kulttuurit kiinnostavat. Olemme perheen kanssa asuneet yhteensä kuusi vuotta Englannissa ja Pohjois-Thaimaassa. Halpalentoyhtiöt tarjoavat edullisia viikonloppumatkoja eurooppaan, joita ollaan hyödynnetty myös. Elämänohjeesi? Jatkuva oppiminen ja uteliaisuus uusiin asioihin.

TIMO KIVINEN ALUEMYYNTIPÄÄLLIKKÖ Timon tavoitat numerosta 044 332 2249.

ADMICOM OY ON TOIMINNANOHJAUKSEN EDELLÄKÄVIJÄ Admicom Oy on jyväskyläläinen avainhenkilöidensä omistama yritys. Henkilöstöllämme on pitkä kokemus toiminnanohjausjärjestelmien kehittämisestä ja toimittamisesta talotekniikka- ja rakennusalalle. Adminet on kattavin toiminnanohjausjärjestelmä rakentamisen ja talotekniikan ammattilaisille. Pitkälle automatisoitu ratkaisu parantaa kilpailukykyä ja kannattavuutta sekä säästää merkittävästi aikaa toimistolla ja työmaalla. Admicom Oy Väinönkatu 26 A 29 Pukinmäenaukio 2 myynti@admicom.fi 40100 Jyväskylä 00720 Helsinki www.admicom.fi

lvis-Maailma

| 19

admicom oy väinönkatu 26 a 29

40100 jyväskylä

Adminet on nettikäyttöinen talotekniikka- ja rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä, josta löydät työkalut niin pienen kuin ison yrityksen tarpeisiin: Johdon työkalut • Automaattiraportit • Sisäinen laskenta • Dokumentinhallinta • Asiakkuudenhallinta • Kalenteri • Data-analysaattori • Asentaja-analyysi

Taloushallinto • Ostolaskut • Myyntilaskut • Reaaliaikainen kirjanpito • Rahaliikenne Palkkahallinto • Palkanlaskenta • Tuntikortit • Matkalaskut • Lomat ja poissaolot Materiaalihallinta • Ostotarpeet ja ostotilaukset • Myyntitilaukset • Myymälä • Varastonhallinta • Yleinen hinnasto • Viivakoodikeräily

Haluatko tietää, kuinka suuri merkitys Adminetillä voi olla sinun yrityksesi toimintaan? Ota yhteyttä: Antti Noronen Etelä- ja Länsi-Suomi 044 715 0297

Projektinhallinta • Asentajanruutu + Asentajan Mobiili • Työtilausten laskutus • Tarjouslaskenta • Projektinhallinta • Projektinvalvonta • Yleinen hinnasto • Työmaapäiväkirja • Ilmoitusvelvollisuus • Kaluston hallinta

Simo Ratilainen Itä- ja Pohjois-Suomi 045 278 1733

-kumppani tuloksen tekemiseen

-työkalut tuloksen tekoon

Päämääränä auttaa asiakasta menestymään Kotimainen ja tekijöidensä omistama Asiantunteva asiakastuki Alansa edelläkävijä LVIS-alan tunteva

Kokeneiden osaajien suunnittelema Selkeät sovellukset, helppo käyttää Pitkälle automatisoidut toiminnot Ei vaadi laiteinvestointeja Jatkuvasti kehittyvä Nettikäyttöinen

Ota yhteyttä – arvioidaan yhdessä, kuinka suuri merkitys Adminetillä olisi sinun yrityksesi toimintaan! myynti@admicom.fi | www.admicom.fi