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UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTION DOCUMENTAL I G1

Presentado Por:

ADALBER BARBOSA RUEDA

Profesora: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA lI SEMESTRE 2012

Unidad 1. Adalber Barbosa Rueda Gestión Documental I G1

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NTRODUCCIÓN

El aprendizaje es un proceso mediante el cual se produce un cambio relativamente permanente en los mecanismos de la conducta como resultado de la experiencia. Está relacionado con el proceso de adquisición de conceptos. Gran parte de este proceso ocurre en una educación integral como la que estamos recibiendo en esta asignatura, cuando las personas no hablan con claridad. El aprendizaje de conceptos no se extiende. Conforme vamos estudiando vamos desarrollando habilidades, podemos realizar actividades que en tiempos pasados no imaginamos, por ejemplo yo nunca pensé en trabajar en archivos o mucho menos estar haciendo este tipo de trabajo en cuanto a gestión documental se refiere. Lo importante es que se esta aprendiendo mucho y cada día mas.

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1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, La gestión documental, comienza hace miles de años con las bibliotecas antiguas que organizaban listados de documentos por carpetas y en categorías (ejm. La biblioteca del Vaticano todavía organiza sus documentos por categorías). Posteriormente, el desarrollo del “sistema decimal” nos permitió obtener ayuda para encontrar los libros y documentos más fácilmente en una biblioteca pública, mediante las fichas o catalogo que ayudaban a encontrar la sección y el libro buscado. Hoy en día existen maneras mas amenas para la organización documental y perfectamente legisladas por cada país pero manejando los mismos estandartes de organización , en Colombia el ente encargado de dicha tarea es el archivo General de la nación, con el inicio de las Computadoras, en los inicios del sistema operativo DOS, los documentos comenzaron a organizarse en diferentes discos, donde se etiquetaban manualmente y se guardaban en cajas tipo archivador para poder encontrar el disco apropiado según el documento que se necesitaba. Unidad 1. Adalber Barbosa Rueda Gestión Documental I G1

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Con el crecimiento de los sistemas de cómputo con interfaz gráfica incorporada, el concepto de las carpetas desarrolló la necesidad de organizar los documentos en los propios sistemas. A partir de este momento los documentos no tenían por qué estar presentes en formato de papel pero cada documento en papel tenia un fichero digital que lo referenciaba o identificaba, en cambio la información digital no debe tener necesariamente tener un componente en papel, Una diferencia de la gestión documental actual, está en el hecho que los documentos en papel pueden estar en un solo sitio al mismo tiempo, en su lugar los documentos digitales están disponibles en cualquier lugar y múltiples usuarios pueden acceder a ellos simultáneamente.

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2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.

La gestión Documental en una compañía consiste en tener absoluto control y manejo de todo el flujo documental para el perfecto desempeño de la compañía llevado control de todo el ciclo vital del documento. Es importante tener en cuenta las instrucciones, recomendaciones, requisitos, formatos y elementos que confluyen en el La conceptualización del programa de gestión documental es parte de unas consideraciones generales sobre los antecedentes, justificación e importancia, para luego definir a partir de una breve reseña, los objetivos, consideraciones, requisitos y marco normativo, como los procesos, actividades y flujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los documentos.

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3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.

Un documento es Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado y un documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?

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Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.

El AGN es un establecimiento público del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la política archivística, coordinar el Sistema Nacional de Archivos, recuperar, conservar y difundir el acervo documental patrimonial del país y es el que custodia; y servir a la comunidad fortaleciendo los principios, derechos y deberes constitucionales.

5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?

El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación y el liderazgo del Archivo General de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la política archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las instituciones que lo integran, brindando orientación sobre organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos.

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6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

Ley 594 de julio 14 de 2000

7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? Artículo 21

La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Programas de Gestión Documental, establece que: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el Unidad 1. Adalber Barbosa Rueda Gestión Documental I G1

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uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos” y en el Artículo 19 “las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada e n l a a d mi n i s t r a c i ó n y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: Organización archivística de los documentos, Realización de estudios técnicos para la adecuadadecisiónt e n i e n d o e n c u e n t a a s p e c t o s c o m o l a c o n s e r v a c i ó n f í s i c a , l a s c o n d i c i o n e s a mb i e n t a l e s y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del sistema .

8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

Algunos objetivos que son bueno rescatar para la implementación de un P.G.D. son: Aplicar racionalización y normalización de la documentación desde su producción hasta su destino final, también es importante Manejar integralmente los documentos y de la información como base para la toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional. Unidad 1. Adalber Barbosa Rueda Gestión Documental I G1

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Integrar los estamentos institucionales en torno a los objetivos comunes y a una política informativa total, como también evitar la acumulación innecesaria de la información a través de la evaluación y evaluación constante de los documentos. Reducir costos en la producción y conservación del acervo documental y Lograr la simplificación de los trámites en los procesos administrativos con miras al flujo normal y eficaz de la información.

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9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?

Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes aspectos: Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los contemplados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.

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10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental?

Los pasos de un programa de gestión documental 8 RELACIÓN DE LAS PRINCIPALES FUNCIONES Y/O PROCESOS A CARGO DEL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

PROCESOS SEGÚN EL PGD

POR ÁREAS

ARCHIVO DE GESTION. 1. Producción 2. Recepción 3. Distribución 4. Trámite 5. Organización 6. Consulta 7. Conservación 8. Disposición final.

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTORICO

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11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden.

Las tablas de Retención Documental son un listado de series o asuntos a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en el archivo central como su disposición final. Se elaboran teniendo en cuenta el cuadro de clasificación Hecho con anterioridad con el fin de registrar correctamente las dependencias productoras (tanto administrativas como misionales) y la documentación por ellas producida.

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12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

Las Tabla de Retención Documental son un elemento indispensable y muy loable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, éstas, deberán elaborarlas y adoptarlas para la implementación del Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002.

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13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

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14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Con estos puntos presente elabore un documento en PDF y súbalo a ISUU teniendo en cuenta la guía.

La Constitución Política de Colombia en su Titulo II, Capitulo I, Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las Informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”.

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CIBERGRAFIA http://www.calameo.com/books/00141822442a7b20402df http://www.consultoriasenior.com/index.php/component/content/article/1-latest-news/56tablas-de-retencion-documental http://www.guiadelacalidadzt.com/calidad/uploads/TEMAS/Gestion_documental/GD_DES_09_Ge stion_documentos.pdf http://gestiondocumental.univalle.edu.co/ARCHIVOSPDF/minimanual.pdf http://es.scribd.com/doc/19089529/Sistema-Nacional-de-Archivos http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1233 http://esehospitalsanrafael.angostura-antioquia.gov.co/apc-aafiles/32643862633966653339383233396636/PROGRAMA_DE_GESTION_DOCUMENTAL.pdf

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PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL , INTRODUCCION  

En este trabjo se hace un pequeña descripcion sobre un sistema de Gestión Documental y la importancia en las compañias con alto flujo de do...

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