PAPO DE GESTÃO
Rafael Correa da Costa contato@agroflysistemas.com.br
Gestão de Contratos: Por Que é Importante e Por Onde Começar
A gestão de contratos é fundamental para empresas de todos os portes que lidam com esse tipo de instrumento, pois garante que os acordos sejam cumpridos e ambas as partes saiam satisfeitas da negociação.
Gestão de contratos é o conjunto de técnicas, processos e funções que permitem gerenciar as contratações em uma empresa, desde a elaboração da primeira proposta até a execução. Toda organização precisa lidar com contratos, que são basicamente acordos firmados entre duas ou mais pessoas físicas ou jurídicas que estabelecem direitos e compromissos entre as partes. No caso de uma empresa prestadora de serviços recorrentes, os contratos são fechados diretamente com clientes, mas também é preciso contratar fornecedores, parceiros e outras entidades. Logo, todo negócio precisa aplicar a gestão de contratos para garantir que os acordos sejam cumpridos, os serviços sejam prestados corretamente e os prazos sejam obedecidos. Essa gestão deve abranger cada uma das etapas do ciclo de vida de um contrato, que vão desde a solicitação até o encerramento ou renovação. Assim, é possível manter as contratações em dia, evitar erros e otimizar os processos do negócio. Objetivos da gestão de contratos é garantir o cumprimento dos prazos e cláusulas de todos os contratos, agilizar os trâmites contratuais na empresa, acompanhar todos os estágios do ciclo de vida dos contratos, gerenciar o armazenamento e histórico dos contratos, controlar os prazos de vencimento e renovação de contratos (inclusive, para otimizar as estratégias de vendas), identificar a necessidade de adendos e aditivos contratuais e promover a comunicação entre as partes. Durante todas as fases do contrato, o gestor responsável deve assegurar que as condições firmadas sejam cumpridas e/ou modificadas quando necessário, evitando erros, transtornos, atrasos e outros problemas que podem prejudicar a relação da empresa com seus
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parceiros e clientes. A gestão de contratos é fundamental para empresas de todos os portes que lidam com esse tipo de instrumento, pois garante que os acordos sejam cumpridos e ambas as partes saiam satisfeitas da negociação. Para empresas prestadoras de serviços, um contrato bem gerenciado significa um cliente satisfeito e uma possível fidelização, além da garantia de receita recorrente, no caso de serviços prestados continuamente. Além disso, a gestão de contratos é parte essencial do planejamento estratégico, pois permite à empresa agir em cada estágio das contratações para ampliar as oportunidades de negócio e melhorar o desempenho dos serviços. Quanto maior o fluxo de contratos da empresa, mais importante é esse trabalho de gestão, pois a perda de prazos e inconsistências com as cláusulas são problemas comuns quando há muitos documentos para controlar. O ciclo de vida de cada contrato é formado pelas fases da pré-contratação, contratação e pós-contratação, e diferentes etapas em cada um desses momentos. O primeiro estágio do ciclo de vida de um contrato é o planejamento, que determina o objeto do acordo e suas condições. O documento pode ser criado a partir da solicitação de um cliente, do setor de compras da empresa, de um fornecedor, ou qualquer outra situação que exija um acordo comercial por escrito. Nesse início, são definidas as cláusulas, objetivos, riscos, sanções, direitos e obrigações das partes, assim como os prazos. Nas empresas maiores, é comum existir um cargo dedicado à coleta de informações e elaboração de contratos. Já nas menores, essa tarefa pode ser delegada ao jurídico, financeiro, comercial ou ao próprio empreendedor. ➤
