DOSSIER AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Desarrollo de Auditoria Administrativa en La Empresa Dossier

Karen Casadiegos Beltrán 231248

Darly Shirley Durán Rangel 231255

Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, facultad de ciencias administrativas y económicas, programa de contaduría publica

Esp. Robinson Maldonado

Ocaña mayo 2024

4.1.4

1. Introducción

La sociedad Auditoría y Consultoría Kwait DFI LTDA tiene previsto realizar un proceso de evaluación con el propósito de ofrecer a la empresa auditada una visión objetiva de sus procesos internos, estructuras organizativas y prácticas de gestión. Este enfoque global no solo pretende detectar posibles áreas de mejora, sino también resaltar los puntos fuertes susceptibles de ser potenciados para mejorar la eficiencia y la competitividad.

Este proceso no se limita únicamente a ser un ejercicio de cumplimiento, sino que se percibe como una oportunidad estratégica para optimizar recursos, mitigar riesgos y fomentar un crecimiento sostenible. La auditoría administrativa no se reduce a una simple revisión, sino que se concibe como una oportunidad estratégica para comprender a fondo las complejidades de la gestión interna. Es un proceso integral que abarca desde la evaluación de las estructuras organizativas hasta el análisis detallado de las prácticas de liderazgo, gestión de recursos y sistemas operativos.

En esencia, la auditoría administrativa busca no solo corregir posibles desviaciones, sino también potenciar las fortalezas internas que pueden impulsar un crecimiento sostenible. En línea con este concepto, la empresa llevó a cabo la presente auditoría de la calidad del cliente de

TRIDENT3 S.A.S, la cual se realizó desde el 1 de octubre hasta el 31 de diciembre de 2023. Durante este proceso, se planificó destacar y analizar los problemas identificados, evaluando cómo se llevan a cabo las funciones en el área administrativa de la empresa.

Encargado de Auditoria Financiera

2. Conformación del Equipo Auditor (Organigrama)

Junta Central de Accionistas

Gerente de Auditoria

Supervisor

Encargado de Auditoria Administrativa Accionistas

Encargado de Auditoria Fiscal Accionistas Asistente

3. Contrato de Prestación de Servicios

ENTRE TRIDENTE S.A.S Y KWAIT DFI LTDA

Entre las partes, por un lado JOSE ANGEL RANGEL, domiciliado en la ciudad de Ocaña Norte de Santander representante legal de TRIDENT3 S.A.S con Nit 800 980 345-1 quién en adelante y para los efectos del presente contrato se denomina como el CONTRATANTE, y por el otro, KAREN CASADIEGOS BELTRAN, domiciliada en la ciudad de Ocaña Norte de Santander representante legal de KWAIT DFI LDA quien en adelante y para los efectos del presente contrato se denomina como el CONTRATISTA, ambos mayores de edad identificados como aparecen al pie de las firmas, hemos acordado suscribir este contrato de prestación de servicios, el cual se regirá por las siguientes cláusulas:

PRIMERA: Objeto del contrato: El CONTRATISTA deberá presentar por sus propios medios y con plena autonomía técnica y presupuestal, dentro del plazo acordado los servicios y/o actividades enunciadas a lo largo del presente contrato. Como contraprestación recibirá por parte del contratante una suma de dinero a título de honorarios.

SEGUNDA: Plazo de ejecución. El término de duración del presente contrato será del 1 de octubre hasta el 31 de diciembre de 2023, contados a partir de la firma del mismo, el cual tiene como objeto las actividades descritas adelante, además de aquellas que por la naturaleza del mismo resulten pertinentes.

TERCERA: Valor. El CONTRATANTE pagará al CONTRATISTA una suma de enero que asciende a $18.000.000 (DIESIOCHO MILLONES DE PESOS M/L) por la totalidad de las actividades realizadas y recibidas a satisfacción por parte del CONTRATANTE.

Parágrafo. Forma de pago. El valor descrito en esta cláusula se pagará así los

$18.000.000 (DIESIOCHO MILLONES DE PESOS M/L) que serán divididos en los tres meses que dura el contrato.

CUARTA: Subcontratación. El CONTRATISTA se compromete a asumir las cargas contractuales u obligaciones laborales resultado de relaciones externas al presente vínculo que tenga por finalidad el cumplimiento total o parcial del objetivo contractual.

Parágrafo: El CONTRATISTA se compromete a mantener indemne al contratante de las acciones legales que sus dependientes ejerzan en su contra.

QUINTA: Obligaciones del CONTRATISTA. El CONTRATISTA se obliga a ejecutar el objeto del contrato, razón por la cual tendrá las siguientes obligaciones: se realizará una auditoría.

SEXTA: Las sumas de dinero que eventualmente sean reconocidas por el

CONTRATANTE al CONTRATISTA son por mera liberalidad y de ninguna manera pueden ser considerados como hechos o activos que ingieran una relación de naturaleza laboral.

SEPTIMA: Solución de conflicto. Se acuerda que, de presentarse un conflicto entre las partes, en el marco del presente contrato, las partes deberán acudir en primera instancia a un centro de conciliación certificado

OCTAVA: Domicilio. Para los efectos legales y de notificación el domicilio de las partes

es: el CONTRATANTE: la ciudad de Ocaña, en la dirección calle 11 Y el CONTRATISTA la ciudad de Ocaña en la dirección calle 5

En señal de conformidad las partes suscriben el presente contrato en dos ejemplares el mismo tenor (se firman dos originales cada parte se queda con un paquete), el día primero de octubre del 2023 en Ocaña Norte de Santander.

EL CONTRATANTE

EL CONTRATISTA

TRIDENTE S.AS KWAIT DI LDTA

Representante Legal

Representante Legal

CIRCULAR

AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA

Ocaña Norte de Santander, 1 de octubre de 2023

Sres. TRIDENT3 S.A.S Kwait Dfi Ltda. De conformidad con el dueño del establecimiento se ha llegado al acuerdo de realizar una AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LA ORGANIZACION a Trident3 S.A.S, la misma que se les informa que se realizara a partir del de 1 de octubre al 31 de diciembre del 2023 donde se designara a los Auditor(es) Darly Duran y Karen Casadiegos a realizar el trabajo en comendado. A la vez quiero solicitarles su total colaboración y disponibilidad para proporcionar a la auditora toda la información necesaria, con el fin de cumplir con los plazos dispuestos.

Atentamente,

Gerente de la firma de auditores

AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA

CARTA CONVENIO

Fecha: 01 de octubre de 2023

Señores: Trident3 S.A.S

Cargo: Representante legal

Institución: Kwait Dfi LTDA

Domicilio: Calle 11 # 10-54 Centro

Estimado Sr.:

La presente confirma nuestro acuerdo concerniente a los términos del convenio y la naturaleza de los servicios que se llevarán a cabo para Las condiciones son las siguientes:

Periodo. Este convenio tendrá una vigencia de, 3 meses iniciándose el 01 de octubre y terminando el 31 de diciembre de 2023.

Ninguna de las partes puede dar por concluido el contrato antes de treinta (30) días de la entrega del aviso por escrito correspondiente a la contraparte.

En caso de terminación, el auditor será compensado por los servicios prestados

hasta la fecha de finalización.

Obligaciones. Nuestras obligaciones incluyen:

a) Aplicación de una auditoría administrativa.

b) Presentación de reportes semanales del progreso del proyecto.

c) Preparación del reporte final y exposición ante la directiva de la institución de un documento que incluya observaciones y recomendaciones para la implementación de los cambios propuestos.

Compensación. La compensación por nuestros servicios será de ½ SMLV diarios, pagaderos y facturados cada mes. Otros costos, como de transportación, serán facturados por separado.

Anexamos a ésta una copia del convenio para sus registros. Favor de firmar el original y devolverlo a esta oficina en el sobre adjunto.

Atentamente,

Nombre del auditor

Cargo: Gerente

Institución: KWAIT DFI LTDA

Aceptado y aprobado

Fecha: 01-10-2023

Nombre del cliente: José Ángel Rangel

Cargo: Representante legal

AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA

CONVENIO DE SERVICIOS PROFESIONALES

CONVENIO realizado el 01 de octubre de 2023, entre AUDITORIA Y CONSULTORIA

KWAIT DFI LTDA, a quien en adelante se denominará el AUDITOR, y TRIDENT3 S.A.S, a quien en lo sucesivo se denominará el CLIENTE.

Objetivo del convenio

El objetivo de este convenio es estipular los términos y condiciones bajo los cuales

el AUDITOR proveerá el servicio de auditoría administrativa al CLIENTE.

Servicios que se proporcionarán

El AUDITOR proveerá los siguientes servicios programados al CLIENTE:

 Revisión de procesos y procedimientos operativos para identificar áreas de mejora en eficiencia y efectividad.

 Evaluación de la utilización de recursos y recomendaciones para optimizarlos.

 Verificación del cumplimiento de la organización con leyes, regulaciones y políticas internas.

 Identificación de posibles riesgos y áreas de no conformidad.

Tiempo de realización

El AUDITOR proporcionará el plan de trabajo completo al CLIENTE en el tiempo que ambos convengan. También proporcionará el calendario de trabajo en condiciones normales, que puede estar sujeto a ajustes por efectos ajenos al control del AUDITOR. La fecha que ambos acordaron es de 01 de octubre a 31 de diciembre de 2023.

Propiedad del cliente

Todos los diagnósticos de auditoría, los procedimientos por escrito y cualquier otro sistema de apoyo utilizado en el trabajo por el AUDITOR pasará a ser propiedad del CLIENTE, el que debe dar a cambio la compensación debida por los servicios incluidos en su elaboración.

Resguardo del material de trabajo

Si los papeles de trabajo, software, cintas magnéticas y cualquier material relacionado con el trabajo del AUDITOR son salvaguardados por la organización auditada, es bajo responsabilidad del CLIENTE. El AUDITOR no asume obligación o responsabilidad alguna en relación con esos materiales.

Confidencialidad

Todos los datos estadísticos, financieros y personales relacionados con el negocio del CLIENTE, considerados confidenciales, deben ser mantenidos en estricta reserva por el AUDITOR y sus colaboradores. Sin embargo, la obligación antes mencionada no se aplica a ningún dato que esté disponible para el público o que se pueda obtener de terceras partes. El AUDITOR se obliga a mantener la confidencialidad de los conceptos o técnicas relacionadas con

el procesamiento de datos desarrollados por él o en conjunto con el CLIENTE en los términos del presente convenio.

Responsabilidad del AUDITOR

El AUDITOR tendrá el cuidado debido en el manejo del trabajo del CLIENTE, y será responsable de corregir cualquier error o falla sin cargo adicional. La responsabilidad del AUDITOR respecto de lo anterior, no será limitada a la compensación total por los servicios prestados bajo este convenio, y no incluirá ninguna responsabilidad contingente.

Compensación

El CLIENTE pagará al AUDITOR la compensación por los servicios prestados de acuerdo con las tarifas establecidas en este contrato. Tales tarifas y mínimos están sujetos a cambios con 10 días de aviso por escrito al CLIENTE. El AUDITOR deberá enviar un comunicado de lo que se le adeuda al final de cada mes, y el CLIENTE hará los pagos dentro de los cinco (5) días a partir de la fecha de facturación. Se cargarán intereses a la tasa de tres (3%) por ciento mensual a todas las cuentas pendientes de pago. La tarifa mínima actual es de veinte doscientos cincuenta mil ($250.000) pesos por hora de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. y de treinta mil ($30.000) pesos por hora, por las horas fuera del horario de trabajo.

Plazo del convenio

El presente convenio comenzará a regir el día 01 de octubre de 2023 y deberá continuar hasta su finalización el 31 de diciembre de 2023.

Retribución: condiciones

La retribución monetaria por este trabajo y las fechas estimadas para completarlo están basados en las especificaciones acordadas entre el CLIENTE y el AUDITOR.

Cualquier cambio de especificaciones por parte del CLIENTE resultará en un ajuste en la retribución y en la fecha de terminación del trabajo del AUDITOR.

No interferencia con los auditores

El CLIENTE reconoce que todo el personal que colabora con el AUDITOR se integró a través de un proceso de selección costoso. Por lo tanto, el CLIENTE no puede contratar a ningún otro auditor para realizar las tareas objeto de este contrato. Si el AUDITOR acuerda en que el CLIENTE contrate personal, ya terminados sus servicios, el CLIENTE deberá pagar la suma de DIECIOCHO MILLONES DE PESOS ($18.000.000), además de cualquier otra retribución aquí mencionada.

Honorarios y costos de abogado

Si se considera necesario interponer alguna acción legal para interpretar el presente convenio, la parte solicitante tendrá derecho a la retribución y costos de un abogado y a cualquier otro gasto que de ello se derive.

Legislación, totalidad del convenio, invalidación parcial

Este acuerdo se regirá por las leyes de Colombia. Constituye la totalidad del convenio entre las partes que están sujetas al mismo. Si alguna disposición del convenio se trata de

invalidar en un tribunal o no se puede cumplir, las disposiciones restantes deberán continuar en vigor.

Realizado en Ocaña, Norte de Santander Fecha: 01 de octubre de 2023

El AUDITOR

El CLIENTE

AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA

ORDEN DE TRABAJO

Ocaña Norte de Santander, 1 de octubre de 2023

Señores:

TRIDENT3 S.A.S

Cordial Saludo

De conformidad con lo establecido en la carta convenio por mutuo acuerdo, de realizar

una auditoria administrativa a la empresa TRIDENT3 S.A.S

Alcance: El examen de Auditoría Administrativa a realizarse a la empresa TRIDENT3

S.A.S que cubrirá el período comprendido del 01 de octubre al 31 de diciembre de 2023.

Objetivos:

 Identificar y analizar los riesgos operativos, financieros y estratégicos específicos que enfrenta TRIDENT3 S.A.S.

 Evaluar el grado de cumplimiento de la empresa con las leyes, regulaciones y estándares relevantes.

 Proponer medidas y controles para mitigar los riesgos identificados y mejorar el cumplimiento normativo de la organización.

Una vez realizada la Planificación Preliminar y la Matriz Preliminar con enfoque de auditoría debe formular los programas de auditoría, realizar la ejecución del trabajo en el campo hasta llegar al borrador de informe con el memorando de síntesis de borrador, mismos que deberán ser presentados.

Atentamente,

Cargo: Gerente

KWAIT DFI LTDA

4. Desarrollo de la auditoría

4.1. Etapa 1 Planeación

Se planea ejecutar una investigación a la compañía TRIDENT3 S.A.S, donde se le aplicará la auditoría administrativa interna en todas las áreas que se pueda identificar algún problema o algún déficit o algo perecedero a corto, mediano o largo plazo, así tener un justo funcionamiento y defensa de la compañía para la presente investigación que se realizara, se tomará como puntos claves información directamente relacionada con las áreas a auditar y después será realizada bajo criterios éticos y profesionales por parte del auditor.

4.1.1 Determinar la fuente de información a utilizar.

La información se toma de diversas fuentes para obtener una comprensión integral de la organización. Estas Fuentes incluyen documentación interna como manual y políticas, datos de recursos humanos, información sobre operaciones y procesos, tecnología de la información, relación con clientes y proveedores, documentación legal y de cumplimiento, informes externos del sector, entrevistas y encuestas internas, evaluación de riesgos. Anexar información de estas fuentes proporciona una visión completa que permite identificar áreas de mejora y proponer acciones correctivas y preventivas.

4.1.2 Investigación preliminar

TRIDENT3 S.A.S con sede en Ocaña, norte de Santander, fue fundada el 15 de octubre del 2021 en Ocaña norte de Santander con los socios accionistas: Benjamín Rangel con C.C 1.091.669.354 de Ocaña norte de Santander; Juan Esteban Herrera con C.C 1.002.745.342 de Bucaramanga Santander; María José Beltrán con C.C 1.003.457.342 de Ocaña norte de

Santander. La aportación de cada socio corresponde a la suma de 20.000.000 millones de pesos colombianos lo cual corresponde a un capital suscrito de 60.000.000 millones de pesos

En TRIDEND3 S.A.S nos enorgullece la calidad de nuestros productos, seleccionamos cuidadosamente proveedores éticos y sostenibles y promovemos prácticas comerciales responsables en toda nuestra cadena de suministro.

Buscamos establecer relaciones a largo plazo basadas en la confianza del compromiso de la satisfacción del cliente. Nuestra misión es contribuir al éxito y bienestar, a través de artículos deportivos que mejoren su calidad de vida, siendo de esta manera reconocidos a nivel departamental.

En TRIENT3 S.A.S nos consideramos más que una tienda de productos deportivos somos fabricantes de ambientes productivos inspiradores y personalizados.

4.1.3 Preparación del proyecto auditoría.

4.1.3.1 Propuesta técnica.

La evaluación de riesgos y el cumplimiento normativo son aspectos fundamentales de la auditoría administrativa. Se incluirá un análisis exhaustivo de los riesgos operativos, financieros y estratégicos, así como una evaluación del cumplimiento normativo en relación con las leyes, regulaciones y estándares aplicables a TRIDENT3 S.A.S, durante el periodo del 01 de octubre al 31 de diciembre de 2023.

Objetivo general:

Evaluar de manera integral y sistemática los riesgos y el cumplimiento normativo de TRIDENT3 S.A.S. para garantizar que la empresa opere dentro de los parámetros legales y regulatorios y para identificar y mitigar posibles riesgos que puedan afectar su desempeño y cumplimiento de objetivos estratégicos.

Objetivos específicos:

 Identificar y analizar los riesgos operativos, financieros y estratégicos específicos que enfrenta TRIDENT3 S.A.S.

 Evaluar el grado de cumplimiento de la empresa con las leyes, regulaciones y estándares relevantes.

 Proponer medidas y controles para mitigar los riesgos identificados y mejorar el cumplimiento normativo de la organización.

Justificación:

La evaluación de riesgos y el cumplimiento normativo son fundamentales para garantizar la sostenibilidad y el éxito a largo plazo de TRIDENT3 S.A.S. al evitar posibles sanciones legales, pérdidas financieras y daños a la reputación de la empresa. Además, ayuda a fortalecer la confianza de los stakeholders y a mantener un entorno empresarial ético y transparente.

Para poder lograr esto, se necesita reunir información relevante y hallar datos correctos ya que el auditor administrativo durante el análisis y evaluación se basará precisamente en la información recolectada para poder realizar su dictamen, por lo que es importante que no haya errores en la información que fue obtenida debido a que darán como resultado conclusiones y recomendaciones erróneas

Acciones:

 Evaluar los procesos clave de la organización para identificar posibles áreas de mejora en la eficiencia operativa como reducción de tiempo y eliminación de redundancias.

 Analizar el clima organizacional mediante la evaluación de la moral y la cultura laboral para identificar posibles desafíos y área de mejora en el compromiso del personal.

 Implementación de nuevas tecnologías que mejoren la eficiencia operativa.

 Organizar reuniones con los equipos y la alta dirección para proporcionar retroalimentación y discutir sobre la eficiencia de los procesos.

 Asignar área específica según la estructura organizacional y evaluar la distribución de responsabilidades.

Recursos:

 Recurso humano: es necesario contar con profesionales que estén altamente capacitados para realizar la auditoría administrativa con bases sólidas y que tengan conocimiento en recursos humanos para que el resultado final sea concreto y certero.

 Recursos tecnológicos: Implementar herramientas y tecnología nos ayudará a facilitar organizar y almacenar los documentos e información necesaria para realizar la auditoría. Los equipos tecnológicos que se ocuparán nos ayudarán a la recopilación integración y análisis

de datos. Facilita la identificación de tendencias, patrones y nos permite tener una revisión más eficiente.

4.1.3.2 Programa de trabajo.

Identificación:

Empresa auditada: TRIDENT3 S.A.S.

Auditor: Sociedad auditora y consultora KWAIT DFI LTDA.

Fecha inicio de auditoría: 01 de octubre del 2023.

Fecha de conclusión de auditoría: 31 de diciembre del 2023.

Auditor principal: Darly Shirley Durán.

Equipo auditor: Karen Casadiegos.

Responsables: Sociedad de auditoría y consultoría KWAIT DFI LTDA.

Área: la auditoría se llevará a cabo en diversas áreas de la empresa TRIDENT3 S.A.S, incluyendo el área de contabilidad, producción, gerencia y responsabilidades fiscales.

Actividades: El proceso de información consta de los siguientes pasos:

 Establece el objetivo y alcanza la auditoría.

 Planificar la auditoría.

 Recolectar información y documentación relevante.

 Llevar a cabo entrevistas de reuniones.

 Evaluar los controles internos.

 Realizar un análisis presupuestario.

 Documentar hallazgos y evidencias.

 Analizar datos y efectuar comparaciones.

 Preparar el informe de auditoría.

Fases de la auditoría:

 Planificación de auditoría.

 Revisión de documentos.

 Entrevistas.

 Recopilación de datos y evidencia.

 Análisis de procesos y procedimientos.

 Evaluación de recursos humanos.

 Revisión financiera.

 Identificación de hallazgos.

 Elaboración de informes de auditoría.

 Aplicación de correcciones necesarias.

Calendario: la actividad se plantea así:

 Planeación: del 01 al 15 de octubre del 2023.

 Instrumentación: del 16 de octubre al 16 de noviembre del 2023.

 Fase de examen: del 20 de noviembre al 10 de diciembre del 2023.

 Fase de informe: del 11 de diciembre al 31 de diciembre.

4.1.4 Diagnostico preliminar con relación a la Genesis y al proceso administrativo de la organización.

4.1.4.1 Etapa de Planeación.

Misión

“Ser una empresa líder en el sector comercial, distinguida por la excelencia en todo el proceso organizacional, generadora de una amplia gama de productos con una propuesta de valor diferente dentro del mercado local y regional, logrando en el año 2030 estar presente con nuestra operación a nivel departamental”.

Visión

" Ofrecer una atención personalizada a nuestros clientes, con el fin de satisfacer las necesidades, acelerar el proceso y solucionar los problemas, brindando productos de alta calidad con un factor diferenciador que nos permita un reconocimiento en el sector. "

Objetivo general

"Lograr el posicionamiento en el sector comercial a través de la diversidad y calidad en nuestros productos, involucrando a la población a la práctica de actividad física."

Objetivos específicos

 Incursionar en las ventas on-line con un margen de éxito sostenible.

 Fomentar entre los empleados la cultura del crecimiento, ahorro y la educación.

 Aumentar el nicho del mercado trimestralmente, brindando los mejores productos a buen precio.

Estrategias / Tácticas

 Campañas de marketing en redes sociales: Crear contenido atractivo y relevante en plataformas como Instagram, Facebook y TikTok para aumentar el compromiso de los seguidores y dirigir el tráfico a la tienda en línea y física.

 Personalización en línea: Utilizar datos de clientes para personalizar la experiencia de compra en línea, ofreciendo recomendaciones de productos basadas en sus preferencias y comportamientos anteriores.

 Programas de fidelización: Crear un programa de fidelización que recompense a los clientes frecuentes con descuentos exclusivos, promociones especiales y acceso anticipado a nuevos productos.

 Expansión de productos y servicios: Ampliar la oferta de productos para incluir artículos relacionados con el bienestar y el estilo de vida activo, como ropa deportiva de moda, equipos de entrenamiento en el hogar y servicios de asesoramiento deportivo.

 Alianzas estratégicas: Colaborar con organizaciones deportivas locales, equipos y atletas para promover la marca, organizar eventos conjuntos y patrocinar actividades deportivas en la comunidad.

 Sostenibilidad y responsabilidad social: Comprometerse con prácticas comerciales sostenibles y responsables, como la reducción de residuos, el uso de materiales ecológicos y la participación en iniciativas de responsabilidad social corporativa relacionadas con el deporte y el bienestar.



Ofertas flash y promociones especiales: Organizar ventas relámpago y promociones por tiempo limitado para generar interés y urgencia de compra entre los clientes.

 Eventos en la tienda: Organizar eventos en la tienda, como demostraciones de productos, clases de entrenamiento o charlas con atletas locales, para aumentar el tráfico y mejorar la experiencia del cliente.

 Programas de prueba de productos: Ofrecer programas de prueba gratuita o de bajo costo para productos específicos, permitiendo a los clientes experimentar los productos antes de realizar una compra completa y aumentar la confianza en la marca.

4.1.4.2

Etapa: Organización

Propósito estratégico: Diseñar implementar la infraestructura para lograr un funcionamiento eficiente de la organización.

Estructura organizacional.

Análisis: Se identifica que la empresa no tiene una estructura organizacional por lo que no hay roles ni responsabilidades asignadas.

Recomendación del auditor: Crear una estructura organizacional que ayude a definir los roles dentro de la empresa y así mismo la responsabilidad de dicho error.

Divisiones y distribución de funciones.

Análisis: Dado que no hay una estructura organizacional la división y distribución de funciones es ineficiente por ende no existen manuales de funcionamiento que permite a los trabajadores definir las responsabilidades que le corresponden a cada uno.

Recomendación del auditor: Realizar la creación de manual de funciones en dónde establezca los cargos de la empresa, las responsabilidades y funciones de cada uno de ellos y de esta manera se mejoraría el funcionamiento de la empresa.

Cultura organizacional

.

Análisis: Con la información suministrada por la empresa percibimos que cuenta con valores corporativos, sin embargo, no cuenta con políticas de ninguna índole por lo que esto atrasa los procedimientos internos de la misma.

Recomendaciones del auditor: Se recomienda la implementación de políticas empresariales que junto a los valores corporativos ayudan a realizar de manera más eficiente los procesos internos y se cree una buena cultura organizacional.

4.1.4.3 Etapa: Dirección

Propósito estratégico: Tomar las decisiones pertinentes para regular la gestión de la organización.

Liderazgo

El liderazgo toma un papel importante ya que es el encargado de gestionar, integrar y dar sentido de dirección como motivación y armoniza el ser con el hacer, coordinar tareas y funciones críticas.

Comunicación

Desempeño en papel fundamental en el proceso de auditoría ya que es un medio especial para transmitir información comprender expectativas, presentar resultados y facilitar la colaboración entre el equipo de auditoría y los involucrados. Ya que una comunicación efectiva promueve la colaboración en la participación afectiva de todos los involucrados en el proceso de auditoría.

Motivación

la motivación es clave para el éxito de la auditoría ya que impulsa la productividad la satisfacción laboral y el logro de resultados de calidad un liderazgo efectivo puede desempeñar un papel importante en cultivar y mantener un ambiente de trabajo motivador.

4.1.4.4 Etapa: Control

Propósito estratégico: Medir el progreso de las acciones en función del desempeño.

1. Etapa 2 instrumentación.

Recopilación de información.

La recopilación de información utilizando herramientas especialmente diseñadas en una forma proactiva y adecuada de obtener datos precisos. Sin embargo, es importante ser críticos en la fuente y la calidad de la información recopilada. La información proporcionada por los líderes organizacionales relacionada con la estructura, los valores, la misión y la visión de la empresa puede ser valiosa para comprender la cultura y los objetivos de la empresa. Sin embargo, es muy

importante valorar la objetividad y exactitud de esta información ya que el propietario puede tener un interés personal en presentar la empresa una determinada manera. En auditorías e inspecciones, es una práctica común que el equipo auditor recopile la información restante de los registros. Sin embargo, la calidad de esta información depende en gran medida de la experiencia y capacidad del equipo de inspección.

Es importante garantizar que los hallazgos y las pruebas estén documentadas de manera justa y que los aspectos relevantes se registren de manera completa y precisa.

Toma de recolección.

 Entrevista.

 Revisión de documentación.

 Revisión de archivos electrónicos.

 Mapeo de procesos.

 Muestreo.

Medición

Esta actividad se basará en la siguiente información.

Identificadores de operación:

 Identificadores cualitativos:

- Gestión de recursos para la producción de bienes y servicios: El proceso de gestionar y coordinar recursos esenciales para producir los bienes y servicios que necesita la

organización. Implica una planificación asignación y seguimiento eficaces de los recursos humanos, financieros materiales y técnicos para optimizar la producción y satisfacer la demanda del mercado.

- Promoción de la rentabilidad de los productos productivos: Como maximizar la eficiencia y productividad de los recursos disponibles para aumentar la rentabilidad. Esto influye implementar estrategias para reducir los costos operativos, mejorar la calidad del producto de servicio, optimizar los procesos de producción y buscar innovar para obtener una ventaja competitiva en el mercado.

- Promover el cumplimiento de las condiciones ambientales: Formas de fomentar y promover el respeto por el medio ambiente en las operaciones productivas. Esto incluye cumplir con las regulaciones ambientales implementar prácticas sustentables reducir los desechos coma utilizar los recursos naturales de manera eficiente y desarrollar estrategias para minimizar el impacto de las operaciones de la organización en el medio ambiente.

 Identificadores cuantitativos:

El propósito de este identificador es cuantificar la cantidad de trabajadores en toda la empresa que participa activamente en las operaciones

- Indicador por empleado:

Ingresos 9.000.000 750.000,00

Total del personal 12

- Liquidez general:

Papeles de trabajo

Los documentos utilizados durante la auditoría incluirán contratos de servicio, órdenes de trabajo, entrevistas con la gerencia y los empleados, informes especiales y grabaciones narrativas. El auditor del equipo será responsable de recopilar los antecedentes necesarios para la auditoría y de resumir los eventos y detalles obtenidos durante la misma.

Evidencias

AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA

TRIDENTE S.A.S

ENTREVISTA AL GERENTE

PERIODO: Del 1 de octubre al 31 de diciembre del 2023

NOMBRE: José Ángel Rangel

CARGO: Gerente

FECHA: 15 de octubre de 2021

1. ¿Existe un sistema de organización en el cual las personas que trabajan en el establecimiento sepan sus responsabilidades?

R/: No, la empresa no cuenta con un organigrama

2. ¿Al momento que usted supervisa el trabajo, sabe quién cumple cada función exactamente?

R/: No, todos cumplimos con varias responsabilidades dependiendo lo que se presenta cada día.

3. ¿Se cuenta con un plan de planificación y motivación para el personal?

R/: Generalmente a principio de mes les indicamos el monto que se debe vender y con esta información trabajamos día a día.

4.¿Consideraustedquelasinstalacionesdelnegociosonlasmásadecuadaspararealizarsutrabajo, tantoenlasáreasdepreparacióndelproducto,bodega,despachoyfacturación?

R/: Si, todo está dividido y las instalaciones del negocio funcionan muy bien.

5.¿Existedentrodelosprocesosqueserealizanunsistemadeinformaciónadecuadoquepermitan tenerinformaciónágilyoportuna?

R/: Si, maneamos un sistema digital, en la cual se registra cada movimiento

6.¿Elpersonalquetrabajacuentaconelperfiladecuadopararealizarsuslabores?

R/: Si, cumplen con los requisitos mínimos para estar en su trabajo.

7.¿Existeunapersonaresponsablequesuperviselasactividadesdecadatrabajador?

R/:No,generalmentesoyyoquienpasaporloslugaresdetrabajoparadarmecuentasiyase realizaronlasactividades.

8.¿Secuentaconunplandecapacitaciónymotivaciónalpersonal?

R/: No, no se cuentan con capacitaciones.

9.¿Estáustedconformeconeltrabajoquerealizansusempleados?

R/: Si, pero considero que se puede mejorar mucho.

10.¿Conquefrecuenciareúneasustrabajadoresparaconocerdeficiencias?

R/:Esainformaciónnosedaaconoceralostrabajadores.

11.¿Existenclaramentedetalladoslosobjetivospropuestos?

R/:Si

Elaborado Por: Darly Durán

Fecha: 05-10-2023

AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA

TRIDENTE S.A.S

ENTREVISTA AL PERSONAL

PERIODO: Del 1 de octubre al 31 de diciembre del 2023

NOMBRE: Juan Esteban Herrera

CARGO: Asesor de ventas

FECHA: 14 de octubre de 2023

1. ¿Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempeñar?

R/: No, desempeño varias funciones.

2. ¿Cuáles son sus funciones?

R/: No tengo funciones específicas.

3. ¿Existen problemas, que no permiten agilitar el trabajo?

R/: Si porque no puedo dedicarme solo a una cosa, tengo que estar pendiente de varias.

3.¿Durantecuántashorasrealizasutrabajo?

R/: 8 Horas

4.¿Esremuneradaporhorasextras?

R/: Si

5¿Cómosesienteenlashorasdetrabajo?

R/: Es un poco pesado porque también me encargo de actividades de bodega.

6.¿Consideraustedqueelsalarioquepercibevadeacuerdoaltrabajoqueustedrealiza?

R/: Si, un poco.

7.¿Cuentacontodaslascondicionesnecesariaspararealizarsutrabajo?

R/: Si

8.¿Sesienteidentificadoconelambientelaboral?

R/: Si, el ambiente laboral es muy bueno. A pesar de la cantidad de trabajo

9.¿Cuentaconcapacitaciónymotivaciónperiódicasobrelasfuncionesquedesempeña?

R/: No

10.¿Cuentaustedcontodoslosderechoslaborales?

R/: Si, todo lo de ley

ELABORADO POR: Karen Casadiegos

FECHA: 14-10-2023

AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA

TRIDENTE S.A.S

MATRIZ PRELIMINAR DE RIESGO

Inicio: 1 octubre de 2023

Término: 31 diciembre 2023

No. Componente RIESGO DE CONTROL ENFOQUE DE AUDITORIA Alto Medio Bajo

PLANIFICACION ESTRATEGICA

1 El local no cuenta con una planificación estratégica debidamente para que tanto sus trabajadores tengan el conocimiento de sus objetivos.

x

La planificación que existe en la empresa es deficiente puesto que, aunque se conocen los objetivos, no se conoce las estrategias para alcanzarlos

ESTRUCTURAORGANICA

Se cuenta con un organigrama funcional y de

De la información dada por la empresa no

procesos, donde se detallen las actividades que deben realizar. se registra un organigrama.

PROCESOS

3 Este es un manual de procedimientos que se ha estructurado y definiendo con el fin de mejorar el desempeño. x

CONTROL

No existe un manual de funciones o de procedimientos que permita a los empleados identificar sus responsabilidades.

4 Hay un adecuado control de los procesos y de la planeación x La información obtenida no se da a conocer a los trabajadores para su motivación y desempeño.

ELABORADO POR: Darly Duran

FECHA: 27 de octubre de 2023

AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA

REPORTE ESPECÍFICO

PROCESO DE ADMINISTRACION

PERIODO: Del 1 de octubre Al 31 de diciembre del 2023

PLANIFICACIÓN:

En esta etapa, debemos asegurarnos de que la visión, la misión y los objetivos estén claramente articulados y serán revisados más adelante para garantizar que se logren. Si se cuenta con estrategias definidas para el cumplimiento de objetivos. La empresa tiene pocas políticas internas y se necesita difundirlas con los empleados de la empresa, además de ampliarlas. Al mismo tiempo, no cuentan con documentos que respalden estos procedimientos que describan los pasos a seguir en las operaciones del día a día.

ORGANIZACIÓN:

No existe un organigrama estructural que muestre que una persona tiene el control y desde allí las órdenes se transmiten a otras de forma circular. No existe una función claramente definida que deba realizar cada persona que trabaja en la empresa. Comprobamos que se superponían funciones, lo que suponía una pérdida de tiempo y de recursos humanos. Se necesitaba un manual funcional.

DIRECCIÓN:

Actualmente existe una falta de comunicación entre directivos y empleados sobre las decisiones que toman. Falta de creatividad e innovación para alcanzar los objetivos empresariales.

CONTROL:

Existe una falta de control sobre el flujo de las actividades diarias en la empresa.

No existe un manual de control interno que ayude a abordar las deficiencias a medida que surgen, por lo que el nivel de control es bajo se corre el riesgo de perjudicar los intereses de la empresa.

ELABORADO POR: Darly Duran

FECHA: 10 de noviembre de 2023

AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA

TRIDENTE S.A.S

CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA AL GERENTE

Período: Del 01 de octubre Al 31 de diciembre 2023

Existen deficiencias a la hora de organizar a los empleados, lo cual produce una informidad entre los empleados.

ELABORADO POR: Karen Casadiegos

FECHA: 12 de noviembre de 2023

AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA

TRIDENTE S.A.S

CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA A LOS EMPLEADOS

Período: Del 01 de octubre Al 31 de diciembre 2023

Análisis de la entrevista realizada a empleados: En base a la información obtenida de cada uno de los responsables se puedo definir que hay inconformidad en los procesos y direcciones de la organización.

ELABORADO POR: Karen Casadiegos

FECHA: 12 de noviembre de 2023

AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA

TRIDENTE S.A.S

HOJA DE HALLAZGOS No. 1

PERIODO: Del 01 de octubre Al 31 de diciembre 2023

HALLAZGO: Inexistencia de un organigrama

CONDICIÓN: Al revisar la información suministrada por la empresa, se encontró que no existe una estructura organizacional.

CRITERIO: La estructura organizacional establece la manera en que se dividen, organizan y coordinan las actividades y los recursos dentro de la empresa.

CAUSA: Mala organización por parte de la gerencia

EFECTO: Inconformidad y desmotivación por parte del personal. Retrasos generados por la falta de organización en el desarrollo de actividades provocando perjuicios para la empresa.

CONCLUSIÓN

El negocio no cuenta con una organización suficiente que le permita definir responsabilidades, coordinar de manera adecuada el recurso humano y el tiempo de realización de las actividades, lo cual hace que los procesos se retrasen y haya una ineficiencia

RECOMENDACIONES: Al Sr Gerente

 Realizar un organigrama de la empresa que permita a los trabajadores organizarse y desempeñar mejor sus funciones

ELABORADO POR: Darly Durán FECHA: 20de noviembre de 2023

AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA

TRIDENTE S.A.S

HOJA DE HALLAZGOS No. 2

PERIODO: Del 1 de octubre Al 31 de diciembre del 2023

HALLAZGO: Inexistencia de un manual de funciones y procedimientos

CONDICIÓN: Se ha constatado que no existe un manual de funciones y procedimientos para la empresa, el cual facilitaría el desarrollo de las funciones administrativas y operativas ayudando a la comunicación interna, de la misma manera para llegar a cumplir con los objetivos propuestos y evaluar las actividades del personal.

CRITERIO: La creación e implementación de manuales de funciones y procedimientos que contengan las responsabilidades, funciones y procedimientos que cada cargo debe asumir.

CAUSA: La falta de control ha provocado que dentro del negocio se produzcan errores significativos que retrasen el progreso del mismo.

EFECTO: Información no confiable y oportuna genera negocio inconsistencias y pérdidas en los procesos que se realizan dentro del local.

CONCLUSIÓN:

Se ha determinado que no existe un sistema de control interno que ayude a la parte administrativa a la toma de decisiones adecuadas para el negocio, ya que el mismo

Ayudaría a convertirse en un elemento informativo en donde se describa y especifique las actividades que deben realizarse para cada tarea.

RECOMENDACIONES:

Al Sr Gerente

 Diseñar un manual de funciones y procedimientos que fortalezca la Gestión

Administrativa para la toma de decisiones en una manera eficiente y efectiva, que ayude a brindar soluciones a problemas o situaciones que se presenten.

 La utilización y empleo de un manual facilitará el control Administrativo por parte del gerente, constituyéndose en una herramienta idónea para la realización de las actividades.

ELABORADO POR: Karen Casadiegos

FECHA: 20 de noviembre de 2023

AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA

TRIDENTE S.A.S

HOJA DE HALLAZGOS No. 3

PERIODO: Del 1 de octubre Al 31 de diciembre del 2023

HALLAZGO: Abandono y conformismo en el sector tecnológico.

CONDICIÓN. Algunos computadores están obsoletos y a la página web se le realizo la última actualización en el año 2021

CRITERIO. Insuficiencia en la innovación de las nuevas tecnologías.

CAUSA. Falta de personas especialistas en ese sector.

EFECTO. Perdida de potenciales nuevos clientes y aumento de costos en reparación y mantenimiento.

CONCLUSIÓN: La obsolescencia puede resultar en una pérdida de eficiencia operativa, la falta de actualización de la página web puede afectar la percepción de la empresa ante clientes potenciales y la capacidad de la organización de mantenerse en competitividad en un entorno digital en constante evolución.

RECOMENDACIONES:

 Elaboración de políticas de seguridad.

 Programación de mantenimiento preventivo.

ELABORADO POR: Darly Durán

FECHA: 20 de noviembre de 2023

4.1.4.5 Etapa de informe

AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA

INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE

Ocaña 31 de diciembre de 2023

Señores

TRIDENT3 S.A.S

Gerente General

Hemos auditado el área administrativa en el periodo correspondiente de 1 de octubre hasta el 31 de diciembre, donde se ha mostrado los respetivos avances de la auditoria que se ha realizado y las recomendaciones para mejorar las deficiencias del área.

Responsabilidad de la dirección

La dirección es responsable de que en los documentos dados a la sociedad auditora no haya fraude o error.

Responsabilidad del auditor

Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre las deficiencias encontradas en el área administrativa. Hemos llevado a cabo nuestra auditoría de conformidad con las normas

Internacionales de Auditoría. Dichas normas exigen que cumplamos los requerimientos de ética, así como que planifiquemos y ejecutemos la auditoría con el fin de obtener una seguridad razonable sobre si los estados financieros están libres de incorrección material. Una auditoría

conlleva la aplicación de procedimientos para obtener evidencia de auditoría sobre los importes y la información revelada. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor. Al efectuar dichas valoraciones del riesgo, el auditor tiene en cuenta las medidas necesarias para realizar planes de mejoramientos, con el fin de diseñar los procedimientos de auditoría que sean adecuados en función de las circunstancias. Una auditoría también incluye la evaluación de la adecuación de la misión, visión, objetivos y estrategias que la empresa lleva a cabo para su funcionamiento.

Consideramos que la evidencia de auditoría que hemos obtenido proporciona una base suficiente y adecuada para nuestra opinión de auditoría.

Opinión

En nuestra opinión, consideramos que el seguimiento que se realiza al área administrativa no es el suficiente. La buena organización en los procedimientos y funciones de una empresa es esencial para la eficiencia operativa, la satisfacción del cliente y el éxito a largo plazo. Una estructura organizativa clara facilita la coordinación entre departamentos, mejora la puntualidad en las entregas, impulsa la innovación y el diseño, gestiona eficientemente inventarios, reduce costos, promueve la adaptabilidad al cambio y motiva al personal. Además, contribuye a la gestión de riesgos y a la mejora continua, asegurando una posición competitiva y sostenible en el mercado.

Atentamente;

AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTDA

Darly Durán

Coordinadora de auditoria

Recibido y conforme, en nombre de la sociedad

TRIDENT3 S.A.S

José Ángel Rangel

Representante legal