e-book - 4 Passos para Planear uma Auditoria Interna

Qualificação de Auditores Internos: ISO 9001 Tema 4 Passos para Planear uma Auditoria Interna

e-Book com 20 slides

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Índice Introdução

3-4

Importância dos Auditores Internos

5

Porquê Planear?

6-7

Definir o Âmbito da Auditoria

8

Planeamento de uma Auditoria

9-15

Pós-planeamento

16-17

O que Fazer Depois de uma Auditoria?

18

Bibliografia

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Introdução Qual a razão para realizar uma auditoria interna?

Uma auditoria é um processo sistemático, independente e documentado das atividades desenvolvidas por determinada empresa. Este processo tem como objetivo identificar áreas de melhoria, avaliar a eficácia dos procedimentos estabelecidos e verificar se os documentos aplicáveis são compreendidos e seguidos.

Quanto às entidades promotoras, as auditorias podem ser internas, de diagnóstico, externas e suplementares.

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Introdução Qual a razão para realizar uma auditoria interna?

De acordo com a norma ISO 9001, esta atividade serve para: • Verificar se as atividades relacionadas com a Qualidade e os resultados associados estão em conformidade com as disposições previstas; • Determinar a eficácia do Sistema da Qualidade.

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Importância dos auditores internos

Para além de serem capazes de interpretar os requisitos da Norma ISO 9001, os auditores internos podem realizar auditorias internas no âmbito da

Qualidade.

A gestão eficaz de um programa de auditorias depende da existência,

dentro da organização, de uma pessoa com competências e experiência para assegurar, acompanhar e avaliar o programa.

Desta forma é possível garantir o desempenho adequado e relevante dos profissionais antes da realização de uma auditoria externa.

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Porquê planear?

Primeiramente é necessário definir com o cliente os objetivos da auditoria.

Razões que podem levar à realização de uma auditoria:

• Determinar a conformidade dos sistemas com os requisitos das normas de referência; • Avaliar o comprimento dos requisitos legais e regulamentares aplicáveis;

• Comparar

os

sistemas

de

diversas

organizações

fornecedores.

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candidatas

a

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Porquê planear?

Depois de conhecidas as motivações do cliente, a auditoria pode começar a ser planeada. Mas atenção: Todo o planeamento requer cuidado e profissionalismo, de modo a que seja sério e facilmente aceite como um contributo para a melhoria contínua do sistema.

O auditor deve, por isso, ter em atenção três aspetos: • Existência (visibilidade, documentação, autoridade, responsabilidade, entre outros); • Operacionalidade (conhecimento, entendimento e recursos – pessoas, equipamento e condições ambientais...); • Eficácia (objetivos alcançados, problemas resolvidos, ações corretivas adequadas...).

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Definir o âmbito da auditoria Ainda antes de elaborar o plano é importante perceber qual o campo de ação da auditoria, como os locais, os processos e as atividades que serão alvo de análise.

Para isso é necessário determinar os seguintes fatores: • Se um local, processo ou atividade contribui, significativamente, para o

âmbito e objetivos da auditoria; • O tipo de auditoria; • A experiência dos auditores e a sua disponibilidade;

• A complexidade e a extensão das atividades a auditar.

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Planeamento de uma auditoria

Texto Segundo em destaque a norma ISO 19011 Devem estar implícitos alguns elementos como: • Identificação dos documentos de referência; • Identificação dos elementos da equipa auditora; • Identificação das unidades orgânicas a serem auditadas; • O calendário e o tempo estimado para cada atividade a ser auditada, incluindo as reuniões a terem lugar; • Requisitos especiais de confidencialidade e segurança da informação; • Documentos a serem retidos.

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Planeamento de uma auditoria

Texto Etapas emadestaque ter em conta:

1. Reunião Inicial 2. Análise de Documentação Aplicável 3. Realização da Auditoria

4. Relatório da Auditoria

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Planeamento de uma auditoria

Texto 1. Reunião em destaque Inicial

Nesta etapa devem ser definidos os objetivos, o âmbito e o calendário. A documentação necessária ou em falta deve também ser adquirida nesta fase.

Exemplos de documentação: • Manual da Qualidade; • Lista dos Requisitos Legais Aplicáveis; • Identificação dos Perigos e Avaliação dos Riscos Impressos.

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Planeamento de uma auditoria

Texto em destaque 2. Análise da Documentação Aplicável A execução correta e eficaz desta etapa pode fazer a diferença em todo o processo de planeamento. Isto porque irá permitir a fácil

perceção do sistema em causa, o reconhecimento de

possíveis

deficiências

estruturais

da

documentação, a identificação de aspetos a observar e clarificar e uma melhor calendarização face aos objetivos propostos.

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Planeamento de uma auditoria

Texto em destaque 3. Realização da auditoria

É nesta fase que os objetivos devem ser postos em prática, utilizando técnicas adequadas para garantir o cumprimento da calendarização. Durante a auditoria, os auditores devem tentar manter a concordância com os responsáveis das áreas a auditar, de modo a evitar conflitos desnecessários.

Por exemplo: Deixar que os responsáveis das áreas leiam as notas tiradas durante a auditoria para que, no relatório da auditoria, não seja uma surpresa).

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Planeamento de uma auditoria

Texto em destaque 4. Relatório da auditoria O formato do relatório deve ser definido pela organização, ainda que deva responder aos seguintes aspetos: • Datas e locais; • Representantes das áreas/organizações auditadas; • Auditores; • Objetivos da auditoria; • Âmbito; • Áreas auditadas; • Resumo dos resultados/conclusões; • Constatações detalhadas; • Distribuição do relatório; • Ações subsequentes.

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Planeamento de uma auditoria

Texto em destaque 4. Relatório da auditoria A eficácia de uma auditoria pode depender de fatores como: • A cobertura de aspetos dos sistemas aplicáveis e dos interesses das partes interessadas; • A cooperação entre as partes envolvidas; •A

não

responsabilidade

dos

auditores

pelas

áreas

auditadas; • A qualificação dos auditores; • O facto de as auditorias não serem confundidas com atividades de inspeção ou controlo de rotina.

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Pós-planeamento O que acontece?

Depois de bem planeada, o próximo passo é preparar a auditoria e executar o plano elaborado.

Contudo, é necessário determinar a frequência de realização das próximas auditorias, mediante os seguintes aspetos: • A importância dos processos e das atividades para o(s) sistema(s); • A rapidez de alteração das caraterísticas dos processos e das atividades; • A experiência adquirida (ou a falta dela) sobre estes processos e

atividades (por exemplo, a análise da informação existente conduziu ao surgimento de eventuais problemas).

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Pós-planeamento O que acontece?

O programa das auditorias é suscetível de ser alterado quando se verificarem situações como: • Alterações importantes na estrutura organizacional da área que se pretende auditar; • As anomalias mostrarem que os resultados desejados não estão a ser

alcançados de forma consistente; • Os processos de gestão não atingirem os objetivos; • A preparação de outro tipo de auditoria (por exemplo: externa)

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O que fazer depois de uma auditoria?

Após a auditoria, a organização auditada deve responder, por escrito, ao relatório da auditoria dentro do prazo estabelecido com o auditor. A

resposta deve incluir quais as ações corretivas ou preventivas face às anomalias encontradas durante a auditoria e o prazo para a sua implementação.

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Bibliografia  Leal, Marisa (s.d) Auditoria Interna: conceitos. Qualificação de Auditores Internos da Qualidade ISO 9001. Manual: Módulo 1. ZONAVERDE  Leal, Maria (s.d) Métodos e Técnicas de Auditoria. Qualificação de Auditores Internos da Qualidade ISO 9001. Manual: Módulo 3. ZONAVERDE

Imagens:  https://sindiauditoria.files.wordpress.com/2014/12/auditor-interno.jpg  http://www.blogdaqualidade.com.br

 http://destinonegocio.com/br/wpcontent/uploads/sites/2/2015/06/auditoria.jpg  https://www.iped.com.br/_upload/galleries/2015/08/31/principaisprocedimentos-auditoria-contbil-55e3d82567970.jpg Copyright © Todos os direitos reservados | ZONAVERDE - Formação e Consultoria

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MUITO OBRIGADO Fim da apresentação

Caso

pretenda

desenvolver

as

suas

competências

nesta

área,

a

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