Manuale Rovolon

COMUNE DI ROVOLON MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE, DELL’ARCHIVIO E DEL PROTOCOLLO E DELLA CONSERVAZIONE

Denominazione Sito Web email PEC Codice IPA Codice Fiscale C.U.F.

Comune Di Rovolon https://www.comune.rovolon.pd.it/ info@comune.rovolon.pd.it rovolon.pd@cert.ip-veneto.net c_h622 80009910284 UFDODW

Approvato con Deliberazione di Giunta Comunale n. 153 del 22.12.2003 e Aggiornato con Deliberazione di Giunta Comunale n. XXX del XX.12.2021

Indice SEZIONE “A” ........................................................................................................................................................... 5 DEFINIZIONE E FUNZIONAMENTO DEL SERVIZIO DI PROTOCOLLO GENERALE ............................... 5 PARTE PRIMA - INTRODUZIONE ....................................................................................................................... 5 OGGETTO ................................................................................................................................................................. 5 NORMATIVE DI RIFERIMENTO E DEFINIZIONI ........................................................................................................... 5 INDIVIDUAZIONE DELL’AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA (AOO) ....................................................................... 7 INDIVIDUAZIONE DELLE UNITÀ ORGANIZZATIVE RESPONSABILI (UOR)................................................................... 7 INDIVIDUAZIONE DEL SERVIZIO PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI ................................................................................................................................................................. 7 5 FIRMA DIGITALE QUALIFICATA ................................................................................................................................ 8 7 TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE .............................................................................................................................. 8 1.

2.

2 3 4

PARTE SECONDA - ELIMINAZIONE DEI REGISTRI DI PROTOCOLLO DIVERSI DAL REGISTRO UFFICIALE DI PROTOCOLLO INFORMATICO ................................................................................................ 9 8

ELIMINAZIONE DEI REGISTRI DI PROTOCOLLO DIVERSI DAL REGISTRO UFFICIALE DI PROTOCOLLO INFORMATICO ... 9

PARTE TERZA - TIPOLOGIA DI DOCUMENTI, SICUREZZA E PRIVACY ................................................... 9 9 10 11 12

IL DOCUMENTO ........................................................................................................................................................ 9 TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI ................................................................................................................................. 9 ANALISI DEI RISCHI E MISURE DI SICUREZZA A TUTELA DEI DATI PERSONALI. ...................................................... 9 FORMAZIONE DEL PERSONALE ........................................................................................................................... 10

PARTE QUARTA - MODALITA’ DI UTILIZZO DI STRUMENTI INFORMATICI PER LO SCAMBIO DI DOCUMENTI ......................................................................................................................................................... 10 13 14 15 16

PRINCIPI GENERALI ............................................................................................................................................ 10 DOCUMENTO RICEVUTO DALL’AMMINISTRAZIONE ........................................................................................... 11 DOCUMENTO INVIATO DALL’AMMINISTRAZIONE .............................................................................................. 11 DOCUMENTO INTERNO ....................................................................................................................................... 11

PARTE QUINTA – MODALITA’ DI PRODUZIONE E CONSERVAZIONE DELLE REGISTRZIONI DI PROTOCOLLO ...................................................................................................................................................... 11 17 18 20 21 22 23 25 26 27 28 29

UNICITÀ DEL PROTOCOLLO INFORMATICO ......................................................................................................... 11 IL REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO ...................................................................................................... 12 ELEMENTI FACOLTATIVI DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO ...................................................................... 13 TIMBRO DI PROTOCOLLO (SEGNATURA) ............................................................................................................. 13 REGISTRAZIONE “A FRONTE” ............................................................................................................................. 14 ANNULLAMENTO DI UNA REGISTRAZIONE ......................................................................................................... 14 PROTOCOLLAZIONE DI TELEGRAMMI ................................................................................................................. 14 PROTOCOLLAZIONE DI FATTURE ELETTRONICHE................................................................................................ 15 DOCUMENTI ANONIMI O NON FIRMATI ............................................................................................................... 15 INTEGRAZIONI DOCUMENTARIE ......................................................................................................................... 15 REGISTRO DI EMERGENZA .................................................................................................................................. 15

PARTE SESTA - LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO ...................................................................................... 16 30 31 32 33 34 35 36

RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI SULLA CASELLA DI POSTA ISTITUZIONALE .......................................... 16 RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI SU SUPPORTI RIMOVIBILI .................................................................... 16 RICEZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI A MEZZO POSTA CONVENZIONALE ........................................................... 16 APERTURA DELLA CORRISPONDENZA IN ARRIVO ............................................................................................... 16 PROTOCOLLAZIONE DEL DOCUMENTO IN ARRIVO .............................................................................................. 17 RILASCIO DI RICEVUTA DEL DOCUMENTO IN ARRIVO ......................................................................................... 17 RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI SULLA CASELLA DI POSTA ISTITUZIONALE E/O PIATTAFORME DI INTEROPERABILITÀ ...... 17

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37 38 39 40 41 42 43 44 47 48 49 50

RILASCIO DI RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI .............................................. 17 PROCESSO DI SCANSIONE E CERTIFICAZIONE DI PROCESSO ................................................................................. 18 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI ................................................................................................ 18 PROTOCOLLO DIFFERITO .................................................................................................................................... 18 REGISTRAZIONI CON DIFFERIMENTO DEI TERMINI DI ACCESSO ........................................................................... 18 PROTOCOLLAZIONE DI DOCUMENTI PARTICOLARI LETTERE ANONIME O PRIVE DI FIRMA. .................................. 19 TELEFAX ............................................................................................................................................................ 19 CASELLE DI POSTA ELETTRONICA (E-MAIL) ....................................................................................................... 20 PROTOCOLLAZIONE DELLA POSTA IN PARTENZA ................................................................................................ 20 TEMPI DI TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI IN PARTENZA ..................................................................................... 21 DOCUMENTI DA NON PROTOCOLLARE ................................................................................................................ 21 INTEGRAZIONI DOCUMENTARIE ................................................................................................................................ 22

PARTE SETTIMA - IL RESPONSABILE E GLI OPERATORI DI PROTOCOLLO .................................................................... 22 51 52 53 54 55

ABILITAZIONI DI ACCESSO INTERNO ED ESTERNO .......................................................................................................... 22 RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DELLA GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI ........................ 23 GLI OPERATORI DEL PROTOCOLLO ............................................................................................................................. 23 OPERATORI DI 2°LIVELLO ........................................................................................................................................ 23 UTENTI ................................................................................................................................................................ 24

PARTE OTTAVA - IL SISTEMA INFORMATICO ............................................................................................................. 24 56 IL SOFTWARE PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO ........................................................................................................ 24 57 SICUREZZA DEI DOCUMENTI INFORMATICI .................................................................................................................. 24 58 PRODUZIONE E CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO INFORMATICO ...................................................... 24 31. TRASFERIMENTO DEI DATI ....................................................................................................................................... 25 PARTE NONA - DESCRIZIONE DEI FLUSSI DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI ................................. 25 59 60 61 62

GESTIONE DEL FLUSSO DOCUMENTALE IN INGRESSO ..................................................................................................... 25 ASSEGNAZIONE E SMISTAMENTO DELLE FATTURE ELETTRONICHE RICEVUTE ....................................................................... 25 TRASMISSIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI .............................................................................................................. 26 SPEDIZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI A MEZZO POSTA ................................................................................................. 26

PARTE DECIMA - U.O. RESPONSABILI DELLE ATTIVITA’ DI REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO, DI ORGANIZZAZIONE E TENUTA DEI DOCUMENTI ......................................................................................... 26 UFFICIO PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO E DELL’ARCHIVIO DELL’ENTE (ATTENZIONE ADATTARE LA DIZIONE AD OGNI SINGOLO COMUNE) ............................................................................................................................ 26 63

PARTE UNDICESIMA - LA GESTIONE DOCUMENTALE ATTRAVERSO IL PROTOCOLLO .................. 26 64 65 66 67 68

GESTIONE E TENUTA DEI DOCUMENTI ................................................................................................................ 26 DOCUMENTI IN ARRIVO. SMISTAMENTO DI COMPETENZA .................................................................................. 26 DOCUMENTI IN PARTENZA. MODALITÀ E FORMAZIONE E CONTENUTI MINIMI .................................................... 29 REDAZIONE DEL DOCUMENTO IN PARTENZA: ORIGINALE E MINUTA ................................................................... 29 FASE LAVORAZIONE DOCUMENTI INTERNI ......................................................................................................... 30

PARTE DODICESIMA - LA GESTIONE ARCHIVISTICA (DEI DOCUMENTI CARTACEI) ...................................................... 31 69 70 71 72 73 74 75 76 77

IL FASCICOLO: INDIVIDUAZIONE, GESTIONE E TENUTA ....................................................................................... 31 FORMAZIONE E IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI ............................................................................................... 32 FORMAZIONE E IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI E DELLE AGGREGAZIONI DOCUMENTALI INFORMATICHE 32 FASCICOLO IBRIDO........................................................................................................................................... 33 TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE ........................................................................................................................ 33 RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO ..................................................................................... 33 FASCICOLI RELATIVI AD AFFARI O PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI.................................................................. 33 FASCICOLI RELATIVI A PERSONE FISICHE O GIURIDICHE ..................................................................................... 33 REPERTORIO ...................................................................................................................................................... 34

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78

SERIE ................................................................................................................................................................. 34

PARTE TREDICESIMA - ARCHIVIO .............................................................................................................................. 34 79 80 81 82

COMPETENZE DELL'ARCHIVIO ........................................................................................................................... 34 CONSERVAZIONE E CUSTODIA DEI DOCUMENTI .................................................................................................. 35 VERSAMENTO DEI FASCICOLI ............................................................................................................................. 35 MOVIMENTAZIONE DEI FASCICOLI ..................................................................................................................... 35

PARTE QUATTORDICESIMA - ACCESSO ALL'ARCHIVIO ............................................................................................... 35 83 84 85 86 87

MODALITÀ DI ACCESSO ALL'ARCHIVIO .............................................................................................................. 35 MODALITÀ DI CONSULTAZIONE DEL MATERIALE STORICO ................................................................................. 35 NORME DI COMPORTAMENTO ............................................................................................................................ 36 DANNEGGIAMENTO DEI DOCUMENTI.................................................................................................................. 36 SERVIZIO DI FOTOCOPIATURA ............................................................................................................................ 36

PARTE QUINDICESIMA - RILASCIO DELLE ABILITAZIONI DI ACCESSO ALLE INFORMAZIONI DOCUMENTALI ............... 37 88 89

GENERALITÀ ...................................................................................................................................................... 37 PROFILI DI ACCESSO ........................................................................................................................................... 37

PARTE SEDICESIMA - MODALITA’ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA .......................................................... 37 90

REGISTRO DI EMERGENZA. DEFINIZIONI E MODALITÀ OPERATIVE. .................................................................... 37

PARTE DICIASETTESIMA - NORME TRANSITORIE E FINALI ......................................................................................... 37 91

PUBBLICITÀ DEL PRESENTE MANUALE ED ENTRATA IN VIGORE ......................................................................... 37

SEZIONE “B” ......................................................................................................................................................... 39 PARTE UNDICESIMA - SISTEMA DI CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI INFORMATICI ....... 39 92 SCOPO DEL DOCUMENTO.................................................................................................................................... 39 93 RESPONSABILE DEL MANUALE OPERATIVO ........................................................................................................ 39 94 DEFINIZIONI ....................................................................................................................................................... 39 95 DATI IDENTIFICATIVI DEL MANUALE OPERATIVO ............................................................................................... 41 96 RIFERIMENTI NORMATIVI ................................................................................................................................... 41 SOGGETTI ............................................................................................................................................................. 42 97 98 99

RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE ............................................................................................................ 42 DELEGATO PER L’ATTIVITÀ DI CONSERVAZIONE ................................................................................................ 42 PRODUTTORI E UTENTI ....................................................................................................................................... 42

TIPOLOGIA DEL SERVIZIO ............................................................................................................................... 43 100 101 102 103

IL SISTEMA DI CONSERVAZIONE ......................................................................................................................... 43 OGGETTI CONSERVATI ....................................................................................................................................... 43 METADATI DA ASSOCIARE ................................................................................................................................. 44 TIPOLOGIE DOCUMENTALI ................................................................................................................................. 44

INSIEME MINIMO DI METADATI ..................................................................................................................... 45 104

DEFINIZIONE DEI METADATI E DELLE TIPOLOGIE E CLASSI DOCUMENTALI CONSERVATE .................................. 45

OBBLIGHI .............................................................................................................................................................. 45 105 106

OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ DEL DELEGATO ALLA CONSERVAZIONE ............................................................... 45 OBBLIGHI DEGLI UTENTI .................................................................................................................................... 45

ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO .......................................................................................................................... 46 107 108

AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO ............................................................................................................................. 46 ACCESSO AL SERVIZIO ....................................................................................................................................... 46

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PROCESSI OPERATIVI ........................................................................................................................................ 46 109 110

GENERALITÀ PROCESSI OPERATIVI..................................................................................................................... 46 ESIBIZIONE ........................................................................................................................................................ 47

MISURE DI SICUREZZA DEL SISTEMA ........................................................................................................... 47 111

ANALISI DEI RISCHI E MISURE DI SICUREZZA A TUTELA DEI DATI PERSONALI. .................................................... 47

NORME TRANSITORIE E FINALI ...................................................................................................................... 47 112

PUBBLICITÀ DEL PRESENTE MANUALE ED ENTRATA IN VIGORE ......................................................................... 47

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SEZIONE “A” DEFINIZIONE E FUNZIONAMENTO DEL SERVIZIO DI PROTOCOLLO GENERALE PARTE PRIMA - INTRODUZIONE 1. Oggetto 1.1 Il presente Manuale di Gestione è aggiornato ai sensi delle nuove linee guida AGID pubblicate il 18/09/2020 concernenti le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, all’art. 71.

1.2 Il presente Manuale descrive il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le modalità operative per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi del Comune di Rovolon.

1.3 Il Manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti.

1.4 Esso disciplina: • la migrazione dei flussi cartacei verso quelli digitali, ovvero in via transitoria, i flussi cartacei in rapporto al protocollo informatico; • i livelli di esecuzione, le responsabilità ed i metodi di controllo dei processi e delle azioni amministrative; • l’uso del titolario di classificazione e del massimario di selezione e di scarto; • le modalità di accesso alle informazioni da parte di coloro che ne hanno titolo ed interesse, in attuazione del principio di trasparenza dell’azione amministrativa.

1.5 Il presente documento pertanto si rivolge non solo agli operatori di protocollo ma, in generale, a tutti i dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con l’amministrazione.

2. Normative di riferimento e Definizioni 2.1. Ai fini del presente manuale di gestione si fa riferimento alle seguenti normative: ➢ RD 1163/1911, Regolamento per gli archivi di Stato; ➢ DPR 1409/1963, Norme relative all’ordinamento ed al personale degli archivi di Stato; ➢ DPR 854/1975, Attribuzioni del Ministero dell'interno in materia di documenti archivistici non ammessi alla libera consultabilità; ➢ Legge 241/1990, Nuove norme sul procedimento amministrativo; ➢ DPR 445/2000, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa; ➢ DPR 37/2001, Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato; ➢ D.lgs. 196/2003 e s.m.i. recante il Codice in materia di protezione dei dati personali; ➢ D.lgs. 42/2004, Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137; ➢ Legge 9 gennaio 2004, n. 4 aggiornata dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 106, disposizioni per favorire e semplificare l'accesso degli utenti e, in particolare, delle persone con disabilità agli strumenti informatici; ➢ D.lgs. 82/2005 e s.m.i., Codice dell’amministrazione digitale; ➢ D.lgs. 33/2013, Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni; ➢ DPCM 22 febbraio 2013, Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71;

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➢

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DPCM 21 marzo 2013, Individuazione di particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 9 – 41 ed allegata al documento informatico, ai sensi dell'art. 22, comma 5, del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni; Reg. UE 910/2014, in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE - Regolamento eIDAS; Circolare 40 e 41 del 14 dicembre 2015 della Direzione generale degli archivi, Autorizzazione alla distruzione di originali analogici riprodotti secondo le regole tecniche di cui al DPCM 13.11.2014 e conservati secondo le regole tecniche di cui al DPCM 13.12.2013; Reg. UE 679/2016 (GDPR), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE; Circolare 18 aprile 2017, n. 2/2017 dell’Agenzia per l’Italia Digitale, recante le misure minime di sicurezza ICT per le pubbliche amministrazioni; Circolare n. 2 del 9 aprile 2018, recante i criteri per la qualificazione dei Cloud Service Provider per la PA; Circolare n. 3 del 9 aprile 2018, recante i criteri per la qualificazione di servizi SaaS per il Cloud della PA; Reg. UE 2018/1807, relativo a un quadro applicabile alla libera circolazione dei dati non personali nell'Unione Europea; DPCM 19 giugno 2019, n. 76, Regolamento di organizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali, degli uffici di diretta collaborazione del Ministro e dell'Organismo indipendente di valutazione della performance.

2.2. Di seguito sono riportate alcune definizioni di riferimento riproducendo quanto descritto dall’allegato 1 alle Linee Guida “Glossario dei Termini e degli Acronimi”: ➢ AMMINISTRAZIONE – il Comune di Rovolon; ➢ AOO – Area Organizzativa Omogenea Un insieme di funzioni e di uffici individuati dall'ente al fine di gestire i documenti in modo unitario e coordinato, secondo quanto disposto dall’art. 50 comma 4 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. Essa rappresenta il canale ufficiale per l'invio di istanze e l'avvio di procedimenti amministrativi. ➢ RPA – il Responsabile del Procedimento Amministrativo; ➢ RSP – il Responsabile per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi; ➢ CLASSIFICAZIONE – Attività di organizzazione di tutti i documenti secondo uno schema costituito da un insieme di voci articolate in modo gerarchico e che individuano, in astratto, le funzioni, competenze, attività e/o materie del soggetto produttore. ➢ ARCHIVIO – Complesso dei documenti prodotti o acquisiti da un soggetto pubblico o privato durante lo svolgimento della propria attività. ➢ ARCHIVIO INFORMATICO – Archivio costituito da documenti informatici, organizzati in aggregazioni documentali informatiche. ➢ AUTENTICITA’ – Caratteristica in virtù della quale un oggetto deve considerarsi come corrispondente a ciò che era nel momento originario della sua produzione. Pertanto un oggetto è autentico se nel contempo è integro e completo, non avendo subito nel corso del tempo o dello spazio alcuna modifica non autorizzata. L'autenticità è valutata sulla base di precise evidenze. ➢ CONSERVATORE ACCREDITATO – Soggetto pubblico o privato che svolge attività di conservazione dei documenti informatici. ➢ DESTINATARIO – Soggetto o sistema al quale il documento informatico è indirizzato. ➢ DOCUMENTO INFORMATICO - Documento elettronico che contiene la rappresentazione

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informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ➢ EVIDENZA INFORMATICA – Sequenza finita di bit che può essere elaborata da una procedura informatica. ➢ FASCICOLO INFORMATICO - Aggregazione documentale informatica strutturata e univocamente identificata contenente atti, documenti o dati informatici prodotti e funzionali all’esercizio di una attività o allo svolgimento di uno specifico procedimento. ➢ FILE - Insieme di informazioni, dati o comandi logicamente correlati, raccolti sotto un unico nome e registrati, per mezzo di un programma di elaborazione o di scrittura, nella memoria di un computer. ➢ FIRMA ELETTRONICA - Vedi articolo 3 del Regolamento eIDAS. ➢ FIRMA ELETTRONICA AVANZATA - Vedi articoli 3 e 26 del Regolamento eIDAS. ➢ FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA - Vedi articolo 3 del Regolamento eIDAS. ➢ FORMATO DEL DOCUMENTO INFORMATICO – Modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico, comunemente è identificato attraverso l’estensione del file. ➢ GESTIONE DOCUMENTALE - Processo finalizzato al controllo efficiente e sistematico della produzione, ricezione, tenuta, uso, selezione e conservazione dei documenti. ➢ INTEGRITÀ - Caratteristica di un documento informatico o di un'aggregazione documentale in virtù della quale risulta che essi non hanno subito nel tempo e nello spazio alcuna alterazione non autorizzata. La caratteristica dell'integrità, insieme a quella della completezza, concorre a determinare la caratteristica dell'autenticità. ➢ INTEROPERABILITÀ - Caratteristica di un sistema informativo, le cui interfacce sono pubbliche e aperte, e capaci di interagire in maniera automatica con altri sistemi informativi per lo scambio di informazioni e l’erogazione di servizi. ➢ METADATI - Dati associati a un documento informatico, a un fascicolo informatico o a un'aggregazione documentale per identificarli, descrivendone il contesto, il contenuto e la struttura - così da permetterne la gestione del tempo - in conformità a quanto definito nella norma ISO 15489-1:2016 e più nello specifico dalla norma ISO 23081-1:2017.

2.3. Un glossario dei termini utilizzati fa parte integrante del presente manuale (Allegato 1).

2

Individuazione dell’Area Organizzativa Omogenea (AOO) 2.1 È considerata Area Organizzativa Omogenea (AOO) l’insieme definito delle unità organizzative responsabili (UOR) di una amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali.

2.2 Il Comune di Rovolon è strutturato in un'unica AOO, dotata di un protocollo unico.

2.3 Il codice identificativo dell’area è c_h622, così come indicato anche nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni

3

Individuazione delle unità organizzative responsabili (UOR) 3.1 L'unità organizzativa responsabile (UOR) è il complesso di risorse umane e strumentali cui sono state affidate competenze omogenee, nell’ambito delle quali i dipendenti assumono la responsabilità nella trattazione di affari o procedimenti amministrativi.

3.2 Le UOR si identificano con le Aree in cui è organizzata la struttura comunale.

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Individuazione del servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi È il servizio al quale sono attribuite le funzioni di gestione documentale, ossia le attività finalizzate alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi.

Ai sensi della normativa vigente, l’Amministrazione ha istituito il servizio denominato “Ufficio Protocollo” per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi, di seguito denominato “Ufficio”; 4.1Al Servizio è preposto il Responsabile, individuato dall’Amministrazione;

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4.2Il Responsabile del Servizio svolge i seguenti compiti: • attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni; • garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente; • garantisce la produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo; • cura la conservazione delle copie di cui alla normativa vigente in tema di conservazione sostitutiva a norma come specificato in apposito manuale; • garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso e le attività di gestione degli archivi; • autorizza, con appositi provvedimenti, le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo; • vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente manuale da parte del personale autorizzato e degli incaricati • cura il costante aggiornamento del presente manuale di tutti i suoi allegati 5

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Firma digitale qualificata 5.1Per l’espletamento delle attività istituzionali, l’Amministrazione è dotata, nei suoi Responsabili di Servizio, nel Segretario Comunale, nel Sindaco, negli Assessori, negli Ufficiali di Stato Civile, nel Messo Notificatore e tutti coloro che incaricati alla firma di documenti o loro sostituti nominati, di firma digitale.

5.2Il Comune di Rovolon si avvale dei servizi di un’autorità di certificazione iscritta nell’elenco pubblico dei certificatori accreditati tenuto dall'Agenzia per l’Italia Digitale.

Caselle di Posta elettronica 6.1L’AOO è dotata di una casella di Posta Elettronica Certificata istituzionale per la corrispondenza, sia in ingresso che in uscita, pubblicata sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA); tale casella costituisce l’indirizzo virtuale dell’AOO e di tutti gli uffici che ad essa fanno riferimento.

6.2L’indirizzo di Posta Elettronica certificata è il seguente: rovolon.pd@cert.pd.it; 6.3L’indirizzo di Posta Elettronica non certificata è il seguente: info@comune.rovolon.pd.it.

6.4La casella di Posta Elettronica Certificata è accessibile, per la ricezione di documenti, a tutti gli utenti abilitati alla protocollazione in arrivo.

6.5La casella di Posta Elettronica Certificata è accessibile, per la spedizione di documenti, a tutti gli utenti abilitati dell’Ente.

7

Titolario di classificazione 7.1Il Piano di classificazione (titolario) è una struttura logica che permette di organizzare documenti e oggetti digitali secondo uno schema desunto dalle funzioni e dalle attività dell'amministrazione interessata. Si suddivide in titoli, classi. Il titolo individua per lo più funzioni primarie e di organizzazione dell’Ente, mentre le classi, corrispondono a specifiche competenze che rientrano nella funzione descritta dal titolo, articolandosi gerarchicamente tra loro in una struttura ad albero.

Titoli e classi, sono prestabilite dal “Titolario di Classificazione dei documenti” e non sono modificabili né nel numero né nell’oggetto.

7.2Il “Titolario di Classificazione dei documenti” è allegato al presente manuale come Allegato 2.

7.3Il titolario è ulteriormente articolato per fascicoli. Il fascicolo è una aggregazione documentale informatica strutturata e univocamente identificata contenente atti, documenti o dati informatici prodotti e funzionali all’esercizio di una attività o allo svolgimento di uno specifico procedimento.

Al fine di agevolare e normalizzare la classificazione archivistica e lo smistamento dei documenti, è predisposto un unico titolario di classificazione, che organizza in maniera omogenea i documenti che si riferiscono a medesimi affari o a medesimi procedimenti amministrativi.

Il titolario è descritto nell’allegato 2.

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PARTE SECONDA - ELIMINAZIONE DEI REGISTRI DI PROTOCOLLO DIVERSI DAL REGISTRO UFFICIALE DI PROTOCOLLO INFORMATICO 8

Eliminazione dei registri di protocollo diversi dal registro ufficiale di protocollo informatico 8.1Come richiesto dall’art.3 comma 1 lett. d) del DPCM 31.10.2000, il Comune di Rovolon ha già eliminato qualsiasi altra forma di registrazione del protocollo che non sia quello informatico.

8.2Tutti i documenti inviati e ricevuti dall’Amministrazione sono registrati all’interno del registro di protocollo informatico; pertanto, non sono possibili altri registri per la tenuta dei documenti protocollati.

PARTE TERZA - TIPOLOGIA DI DOCUMENTI, SICUREZZA E PRIVACY 9

Il documento Rileva il documento prodotto o acquisito dagli uffici comunali, nei modi previsti dalla normativa vigente, nello svolgimento della propria attività pratica o nell’esercizio delle proprie funzioni.

10 Tipologia dei documenti I documenti si distinguono in documenti in arrivo, documenti in partenza e documenti interni.

10.1 Le due tipologie gestite sono: 10.1.1 Documento informatico: s’intende “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” (es. redatto tramite apposito software, registrazione informatica delle informazioni risultanti da trasmissioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente); 10.1.2 Documento analogico: è un documento formato su supporto cartaceo prodotto con strumenti analogici (es. scritto a mano, a macchina da scrivere o Computer) o con strumenti informatici (es. documento prodotto con un sistema di videoscrittura e stampato).

10.2 Entrambe le tipologie riportate al comma 1 sono suddivise in documenti in arrivo, documenti in partenza e documenti interni.

10.2.1 Documenti in arrivo: Sono i documenti pervenuti o comunque acquisiti dall’AOO nell’esercizio delle proprie funzioni.

10.2.2 Documenti in partenza: Sono i documenti prodotti dagli uffici comunali nell’esercizio delle proprie funzioni e inviati a soggetti esterni o interni alla medesima amministrazione.

1.1.1. Documenti interni: I documenti interni sono quelli scambiati tra uffici afferenti alla medesima AOO e si distinguono in: • documenti di preminente carattere informativo; • documenti aventi rilevanza giuridica.

I documenti interni di preminente carattere informativo sono memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici. Di norma non vanno protocollati.

I documenti interni aventi rilevanza giuridica sono quelli redatti dagli uffici comunali nell’esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all’attività svolta, o qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi. Tali atti devono essere protocollati.

11 Analisi dei rischi e misure di sicurezza a tutela dei dati personali.

11.1 Il trattamento dei dati personali avviene in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e al D.lgs. 196/2003 e, nel rispetto del principio di “responsabilizzazione” (“accountability”),

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come definito dall’art 24 GDPR, e in linea al principio di “data protection by design e by default” delineata dall’art 25 GDPR. 11.2 Il titolare del trattamento mette in atto misure tecniche ed organizzative adeguate al fine di garantire l’attuazione dei principi di protezione dei dati conformemente al Regolamento (UE) 2016/679 e garantire, altresì, un livello di sicurezza adeguato al rischio, così come previsto in particolare dagli articoli 25 e 32 del GDPR. Nella fattispecie il titolare del trattamento allegherà al presente documento il piano di sicurezza informatica adottato dall’Ente che diventerà parte integrante del manuale di gestione documentale e della conservazione. (v. allegato 2) 12 Formazione del personale 13.1 Per una corretta gestione dei documenti informatici, l’Amministrazione favorisce l’attività formativa per il personale del Comune relativa alla formazione, gestione, trasmissione, accesso e conservazione dei documenti.

13.2 Periodicamente è cura del Responsabile rilevare necessità formative in accordo con i vari responsabili dei servizi. _____________________________________________________________________________________

PARTE QUARTA - MODALITA’ DI UTILIZZO DI STRUMENTI INFORMATICI PER LO SCAMBIO DI DOCUMENTI 13 Principi generali 13.1 Nel rispetto di quanto previsto dall’art. 40 del D.Lgs 82/2005, l’Amministrazione forma gli originali dei propri documenti con mezzi informatici. I documenti informatici prodotti dal Comune di Rovolon, indipendentemente dal software utilizzato per la loro redazione, prima della sottoscrizione con firma digitale, sono convertiti nel formato standard PDF o PDF/A, al fine di garantirne l’immodificabilità e la corretta archiviazione, tutto ciò anche rispettando quanto prescritto dall’allegato n. 2 delle Linee Guida AGID (Formati dei file e riversamento). La firma digitale viene utilizzata dall’Amministrazione come forma di sottoscrizione per garantire i requisiti di integrità, riservatezza e non ripudiabilità nei confronti di entità esterne, rispettando quanto previsto all’articolo 20 comma 1 bis del DLGS 82/2005 (CAD).

13.2 Fermo restando quanto descritto al punto precedente, la redazione di documenti originali su supporto cartaceo, nonché la copia di documenti informatici sul medesimo supporto è consentita solo ove risulti necessaria.

Le tipologie di documento che esclusivamente vengono redatte in forma cartacea in originale sono elencate nell’allegato 8 del presente manuale.

13.3 Ogni documento per essere inoltrato in modo formale, all’esterno o all’interno dell’Amministrazione: • deve trattare un unico argomento indicato in modo sintetico ma esaustivo, a cura dell’autore, nello spazio riservato all’oggetto; • deve riferirsi ad un solo protocollo; • può fare riferimento a più fascicoli/pratiche/protocolli precedenti.

13.4 Le firme necessarie alla redazione e perfezione giuridica del documento in partenza devono essere apposte prima della sua protocollazione.

13.5 Il documento deve consentire l’identificazione dell’Amministrazione mittente attraverso le seguenti informazioni: • la denominazione e il logo dell’Amministrazione; • l’indirizzo completo dell’Amministrazione; • l’indicazione completa dell’ufficio dell’Amministrazione che ha prodotto il documento corredata dai numeri di telefono e indirizzo di Posta Elettronica Certificata; 2.1 Il documento, inoltre, deve recare almeno le seguenti informazioni: • il luogo di redazione del documento; • la data (giorno, mese, anno);

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• • • • •

il numero di protocollo in calce o il suo rimando del “file xml”; il numero degli allegati (se presenti); l’oggetto del documento; se trattasi di documento informatico, la firma elettronica qualificata da parte del RPA e/o del responsabile del provvedimento finale; se trattasi di documento cartaceo, copia analogica di originale digitale, la dicitura “Il presente documento risulta firmato digitalmente ai sensi del CAD (D.LGS 7 marzo 2005 n. 82) ed è conservato nel sistema di gestione documentale del Comune di Rovolon. L’eventuale copia del documento informatico viene resa ai sensi degli artt. 22, 23 e 23 ter del D.Lgs 7 marzo 2005 n.

82”

14 Documento ricevuto dall’Amministrazione 14.1 Il documento informatico può essere recapitato all’Amministrazione: • a mezzo posta elettronica convenzionale o certificata; • su supporto rimovibile (cd rom, dvd, chiave usb, etc.) consegnato direttamente • all’Amministrazione o inviato per posta convenzionale, posta raccomandata o corriere. Tali supporti andranno sottoposti preventivamente alla scansione antivirus; • tramite servizi/piattaforme basati sull’utilizzo di log di identificazione SPID/CIE/CNS; • tramite il punto di accesso telematico di cui all’art. 64 bis del DLGS 82/2005; • le fatture elettroniche tramite il Sistema di interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate (Sdi); 2.1 Il documento su supporto cartaceo può essere recapitato: • a mezzo posta convenzionale, posta raccomandata o corriere; • a mezzo telegramma; • a mezzo consegna diretta all’Amministrazione; • a mezzo telefax, entro i limiti consentiti dalla norma.

15 Documento inviato dall’Amministrazione 15.1 I documenti informatici, compresi gli eventuali allegati, anch’essi informatici, sono inviati: • per mezzo della posta certificata rispettando quanto previsto agli artt. 6 bis, 6 ter e 6 quater del DLgs 82/2005 (CAD) o di mail ordinaria; • eccezionalmente, il documento informatico può essere riversato su supporto rimovibile non modificabile e trasmesso con altri mezzi di trasporto al destinatario 15.2 I documenti su supporto cartaceo sono inviati: • a mezzo posta convenzionale, posta raccomandata o corriere; • a mezzo telegramma; • a mezzo consegna diretta al destinatario.

16 Documento interno 16.1 I documenti interni dell'Amministrazione sono formati con tecnologie informatiche ai sensi di quanto previsto dall’articolo 40 del Dlgs n. 82/2005.

16.2 Ove risultasse necessario la trasmissione di documenti all’interno dell’Ente medesimo, il documento interno, non formale, può essere di tipo analogico e lo scambio può aver luogo con i mezzi tradizionali all’interno dell’Amministrazione; in questo caso il documento viene prodotto con strumenti informatici, stampato e sottoscritto.

PARTE QUINTA – MODALITA’ DI PRODUZIONE E CONSERVAZIONE DELLE REGISTRZIONI DI PROTOCOLLO 17 Unicità del protocollo informatico

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17.1 Nell’ambito della AOO l’Amministrazione istituisce un unico registro di protocollo generale, articolato in modo tale che sia possibile determinare se il documento sia in arrivo o in partenza, ovvero se si tratti di un documento interno.

17.2 La registrazione è l’operazione di memorizzazione delle informazioni fondamentali relative al contenuto, alla forma, all’autore e alla modalità di trasmissione di un documento. Tale operazione serve a identificare in modo univoco un documento individuandone data, forma e provenienza certa.

17.3 La numerazione progressiva delle registrazioni di protocollo è unica, si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal 1° gennaio dell’anno successivo.

17.4 Ai sensi della normativa vigente, il numero di protocollo e costituito da almeno sette cifre numeriche (ANNO/NUMERO PROGRESSIVO); esso individua un solo documento e, pertanto, ogni documento deve recare un solo numero di protocollo.

17.5 Non è consentita la protocollazione di documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro.

17.6 Non è consentita, in nessun caso, né la protocollazione di un documento già protocollato, né la cosiddetta “registrazione a fronte”, vale a dire l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza.

18 Il registro giornaliero di protocollo Al fine di tutelare l’integrità e la regolarità delle registrazioni, è effettuata quotidianamente la stampa del registro giornaliero di protocollo.

Entro il mese di gennaio, è effettuata la stampa del registro di protocollo dell’anno precedente e, verificata la congruità delle registrazioni, si procede allo scarto delle stampe del registro giornaliero di protocollo dell’anno precedente.

18.1 Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede circa la data e l’effettivo ricevimento o spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici. Tale registro è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente.

18.2 Il registro giornaliero di protocollo si genera quotidianamente mediante produzione automatica su supporto informativo dell’elenco dei protocolli e delle informazioni ad essi connesse, registrati nell’arco di un giorno.

18.3 Al fine di garantire l’immodificabilità del contenuto, ai sensi dell’art. 7, comma 5, delle Regole tecniche per il protocollo informatico, il registro giornaliero di protocollo viene trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione dei documenti, presso ditta Infocert SPA. 18.4 Per finalità di consultazione e ricerca interna viene inoltre prodotta annualmente una copia consolidata del registro di protocollo.

19 Registrazione di protocollo 19.1 Ai sensi della normativa vigente e degli allegati n. 5 (Metadati) e n. 6 (Comunicazione tra AOO di documenti amministrativi protocollati) delle Linee Guida AGID, e del presente manuale, su ogni documento ricevuto o spedito dall’AOO e sui documenti interni formali viene effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione del protocollo informatico, consistente nella memorizzazione dei seguenti dati obbligatori: • Il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; • la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; • il mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

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• • •

l’oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; la data e il numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili; l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile; • copia elettronica del documento (in formato PDF), se l’originale viene presentato all’Ufficio in forma cartacea; • la classificazione del documento.

19.2 La registrazione di protocollo di un documento informatico/cartaceo viene effettuata a seguito delle procedure previste dal presente manuale.

La registrazione a protocollo è effettuata mediante la memorizzazione nel sistema delle seguenti informazioni: a) data di registrazione; b) numero di protocollo; c) mittente per il documento in arrivo; destinatario per il documento in partenza; d) oggetto; e) numero degli allegati; f) descrizione degli allegati.

L’insieme di tali elementi è denominato «Registratura».

Nel caso dei documenti informatici, il sistema prevede anche la registrazione dell’impronta, cioè di una sequenza di caratteri che identificano in maniera univoca il documento.

20 Elementi facoltativi delle registrazioni di protocollo 20.1 La registrazione di protocollo di un documento, oltre ai dati obbligatori, può contenere i seguenti elementi facoltativi: • la data di arrivo, obbligatoria nel caso di protocollazioni differite; • il luogo di provenienza o di destinazione del documento; • mezzo di ricezione o mezzo di spedizione; • ufficio utente di competenza; • copie per conoscenza; • tipo di documento; • il collegamento ad altri documenti; • il riferimento agli allegati; • le annotazioni.

20.2 In caso di errore di registrazione gli elementi facoltativi di cui al comma precedente sono modificabili, fermo restando che il sistema informatico di protocollo registra tali modifiche.

21 Timbro di protocollo (segnatura) 21.1 La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione al documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo, per consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.

21.2 La registrazione e la segnatura costituiscono un’operazione unica e contestuale e hanno entrambe natura di atto pubblico.

21.3 Nel documento in arrivo in formato cartaceo la segnatura viene posta, di norma, sul fronte attraverso il timbro (meccanico, etichettatrice, barcode, etc.) che riporta i seguenti elementi: • AOO (Comune di Rovolon); • elementi per la gestione del documento (anno, titolo, classe); • numero e data di registrazione.

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21.4 L’acquisizione dei documenti cartacei in formato PDF è effettuata in modo da acquisire con l’operazione di scansione, copia digitale di originale analogico, anche il segno sul documento; in tali casi il segno deve essere apposto sulla prima pagina dell’originale.

21.5 I documenti in partenza, indipendentemente dal supporto sul quale sono prodotti, devono riportare i seguenti elementi: • Logo del Comune • UOR • Indirizzo completo del Comune • Numero di telefono • Indirizzo istituzionale di posta elettronica • Data • Numero di protocollo • Numero di collegamento ad eventuale protocollo precedente • Oggetto 21.6 Se i documenti informatici soddisfano i requisiti del Testo Unico e delle nuove linee guida, le informazioni della registratura sono già associate al documento e quindi vengono recepite automaticamente dal sistema informatico.

Sul documento in partenza o interno la segnatura viene posta sul fronte anche attraverso la sola stampigliatura di data e numero di protocollo.

22 Registrazione “a fronte” Ogni documento è individuato da un unico numero di protocollo. Non è pertanto consentita la cosiddetta registrazione “a fronte”, cioè l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza, neppure se l’affare si esaurisce con la risposta e neppure se la registrazione avviene nel medesimo giorno lavorativo.

23 Annullamento di una registrazione 23.1 È consentito l’annullamento di una registrazione di protocollo solo attraverso l’apposizione della dicitura «annullato», che deve essere effettuata in modo tale da consentire la lettura delle informazioni registrate in precedenza e non alterare le informazioni registrate negli elementi obbligatori del protocollo.

23.2 L'annullamento di una registrazione di protocollo può essere autorizzato solo dal responsabile del servizio o suoi delegati a seguito di richiesta scritta (anche per e-mail) indicante: il numero di protocollo da annullare, i motivi dell’annullamento e, se il documento è stato riprotocollato correttamente, l’indicazione del nuovo numero di protocollo attribuito al documento.

23.3 Nel record di protocollo devono apparire in forma ben visibile, oltre che tutte le informazioni originarie, anche data e ora dell’annullamento, nonché il codice identificativo dell’operatore che ha effettuato l’annullamento.

24 Documenti con più destinatari 24.1 Le circolari, le disposizioni generali e tutte le altre comunicazioni interne che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo generale; i destinatari, se in numero consistente, sono contenuti in appositi elenchi allegati alla minuta del documento.

24.2 Le stesse disposizioni di cui al comma precedente si applicano per i documenti in partenza con più destinatari.

25 Protocollazione di telegrammi 25.1 I telegrammi ricevuti dall’Amministrazione, ad eccezione di quelli esclusi dalla registrazione di cui all’allegato del presente manuale, sono regolarmente protocollati e su di essi viene apposta la segnatura di protocollo.

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25.2 I telegrammi spediti dall’Amministrazione, con le medesime eccezioni di cui al comma precedente, vengono anch’essi protocollati, tuttavia, poiché su di essi non è possibile apporre la segnatura di protocollo, gli elementi obbligatori di tale segnatura faranno parte del testo del telegramma medesimo.

Protocollazione di telefax 26 Protocollazione di fatture elettroniche 26.1 L’Amministrazione, secondo la normativa vigente in materia, riceve le fatture commerciali solo in formato elettronico.

26.2 Per ottemperare agli obblighi di cui al comma 1, l’Amministrazione del Comune di Rovolon ha istituito un unico ufficio di fatturazione elettronica con il relativo codice univoco. Il comune di Rovolon si è dotato del seguente codice univoco: UFDODW. 26.3 Le fatture elettroniche vengono protocollate seguendo quanto previsto dal presente Manuale.

27 Documenti anonimi o non firmati 27.1 I documenti anonimi non sono sottoposti alle operazioni di registrazione di protocollo e di segnatura.

27.2 Relativamente ai documenti di cui al comma precedente, spetta all’ufficio di competenza, e in particolare al RPA, valutare la loro validità e trattarli di conseguenza.

28 Integrazioni documentarie 28.1 Gli addetti al ricevimento della corrispondenza e alle registrazioni di protocollo non sono tenuti a verificare la completezza formale e sostanziale della documentazione pervenuta, ma unicamente a protocollare, se previsto, i documenti e gli eventuali allegati.

28.2 La verifica di cui al comma 1 spetta all’ufficio competente o al RPA che, qualora ritenga necessario acquisire documenti che integrino quelli già pervenuti, provvede a richiederli al mittente con le comunicazioni del caso 29 Registro di emergenza 29.1 Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il protocollo informatico, ogni evento deve essere registrato su un supporto alternativo, denominato «Registro di emergenza» (RE).

29.2 Qualora si verificassero interruzioni, accidentali o programmate, nel funzionamento del sistema di protocollo informatico, in cui la sospensione dello stesso si protragga oltre le 48 ore, nel caso in cui vi siano scadenze inderogabili e prescrittive (es: bandi, concorsi, ecc...), l’AOO è tenuta, ai sensi della normativa vigente, ad effettuare le registrazioni di protocollo su un registro di emergenza 29.3 Presso l’Ufficio Protocollo, il registro di emergenza viene predisposto un registro di emergenza in formato cartaceo 29.4 Su questo registro devono essere riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione, la data e l’ora del ripristino della piena funzionalità del sistema, nonché eventuali annotazioni ritenute rilevanti.

29.5 Prima di autorizzare l’avvio della procedura, il responsabile del servizio protocollo deve prima impostare e poi verificare la correttezza di data e ora sui rispettivi registri di emergenza.

29.6 Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il 1° gennaio e termina il 31 Dicembre di ogni anno.

29.7 Il responsabile del servizio deve annotare sul protocollo unico i periodi di attivazione del registro di emergenza.

29.8 Al ripristino della funzionalità del sistema, si effettua la chiusura del registro di emergenza, annotando il numero delle registrazioni effettuate, la data e l'ora di chiusura, e si provvede all'inserimento delle registrazioni effettuate. Sino al completo inserimento è vietato agli altri utenti procedere a nuove protocollazioni.

29.9 Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza è attribuito un nuovo numero di protocollo, seguendo senza soluzione di continuità la numerazione del protocollo unico raggiunta al

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momento dell’interruzione del servizio. A tale registrazione è associato anche il numero di protocollo e la data di registrazione attribuiti dal protocollo di emergenza.

29.10 I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo unico recheranno, pertanto, due numeri: uno del protocollo di emergenza e uno del protocollo unico.

PARTE SESTA - LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO 30 Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta istituzionale 30.1 Il flusso di lavorazione dei documenti è conforme a quanto previsto dal sistema informativo adottato dall’Ente.

30.2 La casella di posta elettronica istituzionale (certificata) è accessibile all’Ufficio Protocollo per la ricezione dei documenti, che procede alla registrazione di protocollo, previa verifica della provenienza, integrità e leggibilità dei documenti stessi.

30.3 La casella di posta elettronica istituzionale (certificata) è accessibile a tutti gli uffici per l’invio dei documenti. (protocollo in partenza decentrato).

30.4 Qualora il messaggio di posta elettronica non sia conforme agli standard indicati dalla normativa vigente, la valenza giuridico-probatoria di un messaggio così ricevuto è assimilabile a quella di una missiva non sottoscritta e comunque valutabile dal RPA. 30.5 Le disposizioni di cui al precedente comma 2 si applicano anche a tutte le caselle di posta elettronica attive, certificate o meno, per consentire ai cittadini l’accesso e la comunicazione dall’esterno.

31 Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili 31.1 Considerata l’assenza di standard tecnologici e formali in materia di registrazione di file digitali, l’Amministrazione si riserva la facoltà di acquisire e trattare tutti i documenti informatici ricevuti su supporto rimovibile che riesce a decifrare e interpretare con le tecnologie a sua disposizione; 31.2 Superata questa fase il documento viene inserito nel flusso di lavorazione e sottoposto a tutti i controlli e gli adempimenti del caso.

31.3 Qualora il documento informatico su supporto rimovibile venga consegnato direttamente all’Amministrazione e sia accompagnato da una lettera di trasmissione, è quest’ultima ad essere protocollata; nel caso in cui non vi sia la nota di trasmissione sarà protocollato il frontespizio del documento consegnato.

32 Ricezione di documenti cartacei a mezzo posta convenzionale 32.1 Il personale dell’Ufficio Protocollo provvede a ritirare e protocollare la corrispondenza quotidiana nelle varie forme in cui essa viene trasmessa all’Ente.

32.2 Le buste o contenitori sono inizialmente esaminati per una preliminare verifica dell’indirizzo e del destinatario sugli stessi apposti, e successivamente aperti per gli ulteriori controlli preliminari alla registrazione.

32.3 La corrispondenza recante la dicitura “RISERVATA” o “PERSONALE” non viene protocollata, ma consegnata direttamente al destinatario. Quest’ultimo, dopo aver verificato il documento, può richiederne o meno la registrazione di protocollo informatico e l’eventuale scansione; 32.4 La corrispondenza ricevuta via telegramma o via telefax, per ciò che concerne la registrazione di protocollo, viene trattata con le modalità descritte nel presente Manuale.

33 Apertura della corrispondenza in arrivo 33.1 La corrispondenza in arrivo va aperta nel medesimo giorno lavorativo di ricezione e contestualmente protocollata.

33.2 La corrispondenza non viene aperta nei seguenti casi: • corrispondenza riportante l'indicazione offerta, gara d'appalto, o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara;

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•

corrispondenza indirizzata nominativamente oppure riportante l'indicazione riservata, personale, confidenziale o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza riservata; 33.3 La corrispondenza va inoltrata, nel caso di una gara, direttamente all'UOR competente oppure, nel caso di corrispondenza riservata, direttamente al destinatario.

34 Protocollazione del documento in arrivo 34.1 L'ufficio protocollo provvede alla registrazione del documento in arrivo, con l'assegnazione degli elementi obbligatori del protocollo, nello stesso giorno lavorativo di ricevimento.

34.2 Qualora venga erroneamente registrato un documento di competenza di terzi (altro ente, altra persona fisica o giuridica), la registrazione va annullata, utilizzando un altro numero di protocollo per la trasmissione a chi di competenza.

34.3 È assolutamente vietato protocollare documenti che non siano presentati materialmente secondo i prerequisiti delle Linee Guida AGID all’ufficio protocollo e, pertanto, comunicare il numero di protocollo per mezzo del telefono o con altri strumenti.

35 Rilascio di ricevuta del documento in arrivo 35.1 Qualora un documento sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l'avvenuta consegna, gli addetti all’ufficio protocollo provvedono all’apposizione del timbro con la data di ricezione sulla copia della prima pagina del documento stesso.

35.2 Gli addetti all’ufficio protocollo non possono rilasciare ricevute per documenti che non sono soggetti a protocollazione.

35.3 La semplice ricevuta allegata alla copia del documento non ha alcun valore giuridico-probatorio e non comporta alcuna responsabilità del personale in merito alla ricezione e all’assegnazione del documento.

36 Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta istituzionale e/o piattaforme di interoperabilità 36.1 Il flusso di lavorazione dei documenti è conforme a quanto previsto dal sistema informativo adottato dall’Ente.

36.2 La casella di posta elettronica istituzionale (certificata) è accessibile all’ufficio protocollo per la ricezione dei documenti, che procede alla registrazione di protocollo, previa verifica della provenienza, integrità e leggibilità dei documenti stessi e del valore della firma elettronica.

36.3 La casella di posta elettronica istituzionale (certificata) è accessibile a tutti gli uffici per l’invio dei documenti (protocollo in partenza decentrato).

36.4 Qualora il messaggio di posta elettronica non sia conforme agli standard indicati dalla normativa vigente, la valenza giuridico-probatoria di un messaggio così ricevuto è assimilabile a quella di una missiva non sottoscritta e comunque valutabile dal responsabile del servizio al quale è destinata l’istanza inviata.

36.5 Le disposizioni di cui al precedente comma 2 si applicano anche a tutte le caselle di posta elettronica attive, certificate o meno, per consentire ai cittadini l’accesso e la comunicazione dall’esterno.

36.6 I sistemi informatici adottati dall’Ente dovranno essere configurati per consentire la protocollazione “automatica” di istanze avanzate tramite piattaforme di interoperabilità (ad. es. SUAP, SUE, identificazione attraverso SPID/CIE, servizi erogati in rete di cui all’art. 64 del DLGS 82/2005).

37 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici 37.1 Nel caso di ricezione di documenti informatici mediante la casella di posta elettronica certificata, la notifica al mittente dell’avvenuto recapito del messaggio è assicurata dagli specifici standard del servizio di posta elettronica certificata dell’AOO. Non si è tenuti, pertanto, alla registrazione di tali documenti.

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37.2 Nel caso di istanze inoltrate previo log di identificazione SPID il sistema dovrà consentire l’inoltro della ricevuta e del numero di protocollo attraverso la email indicata nel sistema SPID. 38 Processo di scansione e certificazione di processo 38.1 Nelle attività ordinarie di scansione e nel caso di scansione massiva di documenti in origine analogici, il Comune di Rovolon si atterrà a quanto previso all’allegato 3 (Certificazione di processo) delle “Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico”.

38.2 In tutti i casi il servizio di protocollo non procederà, di massima, alla scansione di: - Planimetrie - Pubblicazione con più di 10 pagine; - Documento di dimensioni superiori al formato A4; - Documenti d’identità ritrovati; - Elaborati progettuali di qualsiasi tipo; - Relazioni; - Buste; - Atti Giudiziari protocollati a fini di deposito; - Offerte in busta chiusa; - Locandine.

38.3 La presentazione di istanze con allegati da parte dei soggetti di cui agli artt. 5 bis, 6 bis, 6 ter del DLGD 82/2005 avviene, ai sensi di legge esclusivamente in modalità digitale.

39 Conservazione dei documenti informatici 39.1 I documenti informatici sono archiviati, secondo le norme vigenti, su supporti di memorizzazione, in modo non modificabile, contestualmente alle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.

39.2 I documenti ricevuti in via telematica sono resi disponibili agli uffici dell’Amministrazione, attraverso la rete interna, subito dopo l’operazione di smistamento e di assegnazione.

40 Protocollo differito 40.1 Nel caso di un temporaneo ed eccezionale carico di lavoro che non permette di evadere la corrispondenza ricevuta nella medesima giornata lavorativa e, qualora dalla mancata registrazione del documento nel medesimo giorno lavorativo di ricezione possa venire meno un diritto di terzi (ad es. nel caso di un consistente numero di domande di partecipazione a un concorso), il responsabile del servizio protocollo, con motivato provvedimento, autorizza il differimento dei termini di registrazione.

40.2 Nel provvedimento sono individuati i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause e il termine entro il quale la registrazione di protocollo deve essere comunque effettuata. Il protocollo differito è ammesso solo per i documenti in arrivo e per tipologie omogenee da indicare nel provvedimento di differimento.

41 Registrazioni con differimento dei termini di accesso 41.1 Per i procedimenti amministrativi o per gli affari per i quali si renda necessaria la riservatezza temporanea delle informazioni, ovvero il differimento dei termini di accesso, è prevista una forma di accesso riservato al protocollo unico, e precisamente nei seguenti casi: - documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o particolari; - documenti di carattere politico e di indirizzo che, se resi noti, potrebbero ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati; - documenti dalla cui conoscenza, anche da parte del personale dell’ente, possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell’attività amministrativa; - documenti riguardanti i dati sensibili in base alla legge sulla privacy e concernenti l’ordine pubblico e la prevenzione e repressione dei reati: in particolare la corrispondenza tenuta dai tribunali con l’ufficio servizi sociali e quella riguardante atti di polizia giudiziaria.

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41.2 Le procedure per la gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi ad accesso riservato, sono le stesse degli altri documenti e procedimenti amministrativi, ad eccezione della scansione ottica (documento in arrivo) o dell’associazione del file (documento in partenza) che non vengono effettuate.

41.3 Tali documenti, dopo le operazioni di protocollazione, vengono reinseriti in busta chiusa e inviati agli uffici di destinazione.

41.4 I documenti registrati con tali forme appartengono al cosiddetto «Protocollo particolare», cioè a un repertorio collegato al protocollo unico.

41.5 Le tipologie di documenti da registrare nel «Protocollo particolare» sono individuati dal responsabile del servizio protocollo in collaborazione con gli organi monocratici e d’intesa con i responsabili delle UOR. 41.6 Il protocollo particolare è utilizzato mediante l’apposizione della firma o nota autografa sul documento da registrare.

41.7 Il complesso dei documenti registrati con il protocollo particolare costituisce l’archivio particolare.

41.8 I documenti dell’archivio particolare diventano consultabili alla scadenza dei termini indicati dalla normativa vigente. Motivate richieste di consultazione possono essere accolte prima della scadenza dei termini con le procedure previste dalla normativa vigente.

42 Protocollazione di documenti particolari anonimi o privi di firma.

Si forniscono di seguito alcune indicazioni pratiche riguardo ai comportamenti operativi da adottare in alcune particolari situazioni.

Lettere anonime o prive di firma 42.1 I documenti anonimi o non riconducibili in modo chiaro ed univoco ad un soggetto mittente sono sottoposti alla valutazione del responsabile del servizio di protocollazione che ne valuta il contenuto e decide le modalità da adottare per la corretta gestione ed inserimento nel sistema di protocollazione utilizzando, se necessario, un mittente fittizio con la dicitura “ANONIMO”.

42.2 Relativamente ai documenti di cui al comma precedente, spetta all’ufficio di competenza, e in particolare al RPA, valutare la loro validità e trattarli di conseguenza.

43 Telefax 43.1 La segnatura va apposta sul documento o sulla fotoriproduzione dello stesso, qualora il supporto cartaceo non fornisca adeguate garanzie per una corretta e duratura conservazione.

43.2 In caso di registrazione di un documento ricevuto via telefax, seguita dalla ricezione dell'originale, dovrà essere attribuita a quest'ultimo la stessa segnatura del primo, salvo che al documento siano state apportate modifiche, nel qual caso andrà registrato con un nuovo numero di protocollo.

43.3 Accertata la fonte di provenienza, l’uso del telefax soddisfa il requisito della forma scritta e, quindi, il documento non deve essere seguito dalla trasmissione dell’originale.

43.4 L’accertamento della fonte di provenienza avviene di norma per le vie brevi o con l’uso dei sistemi informatici.

43.5 Qualora non sia possibile accertare la fonte di provenienza, dovrà essere rispettata la seguente procedura: • sul documento va apposta la dicitura documento ricevuto via telefax, ed è successivamente acquisito per via ordinaria; • il RPA, una volta acquisito il documento originale e dopo essersi assicurato che siano stati riportati correttamente tutti i dati relativi alla segnatura (numero di protocollo, classificazione, etc.), provvede alla distruzione del documento ricevuto via telefax; tuttavia, qualora su quest’ultimo siano state segnate informazioni ritenute importanti (note del responsabile, appunti, ecc.) può conservarlo nel fascicolo allegandolo al documento originale; • il documento in partenza dovrà recare la dicitura “Il presente documento, inviato via telefax, non sarà seguito dal documento originale” o simili; il RPA è comunque tenuto a spedire l’originale qualora il destinatario ne faccia motivata richiesta.

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La segnatura andrà apposta non sulla copertina di trasmissione, ma sul documento medesimo. La copertina di trasmissione è inutile qualora il documento abbia una funzione prevalentemente informativa e non giuridico-probatoria.

43.6 Resta inteso che, secondo quanto prescritto dalla normativa vigente, è fatto divieto di inviare e ricevere fax da altri Enti Pubblici e da tutti i soggetti iscritti agli indirizzi di cui agli artt. 6 bis, 6 ter e 6 quater del DLGS 82/2005.

44 Caselle di posta elettronica (e-mail) I messaggi di posta elettronica che soddisfano i requisiti indicati dalla normativa vigente vanno protocollati.

Potranno essere protocollati sia il corpo del messaggio che uno o più dei file ad esso allegati, purché corredati di firma digitale, secondo le indicazioni della normativa vigente.

A tal fine, il Comune definisce una casella di posta elettronica adibita a finalità di protocollazione, e la comunica all’AIPA per l’inserimento nell’indice delle amministrazioni pubbliche.

Vanno protocollati solo i messaggi inviati alla casella istituzionale di posta elettronica.

Qualora il messaggio di posta elettronica pervenga ad una casella diversa da quella istituzionale, si dovrà scegliere una delle seguenti modalità: • messaggio dovrà essere restituito al mittente con l’indicazione della casella di posta adibita alla protocollazione; • messaggio dovrà essere reindirizzato alla casella istituzionale di posta elettronica e, per conoscenza, al mittente.

Qualora i messaggi di posta elettronica non siano conformi agli standard indicati dall’AIPA, e si renda necessario attribuirvi efficacia probatoria, il messaggio (o il documento trasmesso) deve essere di norma stampato con l’apposizione della dicitura documento ricevuto via posta elettronica, ed è successivamente protocollato, smistato, assegnato, e gestito come un documento originale cartaceo.

45 Protocollazione della busta di una gara La corrispondenza riportante l'indicazione offerta, gara d'appalto, o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara, non viene aperta e viene protocollata in arrivo con l'apposizione del numero di protocollo e della data di registrazione direttamente sulla busta (plico o simili).

Il RPA comunica all’ufficio protocollo la data e l’ora di scadenza della presentazione delle offerte, avendo cura di far corrispondere quest’ultima con l’ora di chiusura dell’ufficio Protocollo, ed evitando che la data di scadenza coincida con il sabato.

Aperta la busta (plico o simili), il RPA riporta il numero di protocollo e la data di registrazione già assegnati al documento, conservando la busta (plico o simili) come allegato.

Espletata la gara e trascorsi i termini di legge per eventuali ricorsi, possono essere eliminate le buste (plichi e simili).

46 Documenti in partenza con più di tre destinatari Qualora i destinatari siano più di tre, è autorizzata la spedizione di copie dell’originale.

Nella registrazione di protocollo va riportato il nominativo del primo destinatario con l'indicazione e altri.

In questo caso alla registrazione di protocollo va associato il file contenente l’elenco dei destinatari, mentre l’elenco cartaceo dei destinatari va vistato dal responsabile del procedimento e allegato alla minuta.

La spedizione di avvisi o in genere di corrispondenza per conto di un ufficio, qualora numericamente rilevante, avviene con modalità da concordare in via preventiva con gli operatori dell’ufficio Protocollo.

47 Protocollazione della posta in partenza Gli uffici competenti fanno pervenire all'ufficio protocollo la posta in partenza. È assolutamente vietato agli addetti all'ufficio protocollo attribuire, telefonicamente o con qualsiasi altro mezzo, numeri di protocollo, in quanto le operazioni di registrazione e di segnatura necessitano della materiale disponibilità del documento.

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Ogni documento in partenza deve trattare un unico argomento, indicato dall’autore nello spazio riservato all’oggetto in modo tale che esso possa sempre distinguersi da altri e sia certa l’individuazione della specifica pratica cui si riferisce.

Per gli inviti a gare pubbliche può utilizzarsi, per indicare i destinatari, la dizione Varie ditte - loro sedi.

L’ufficio che ha indetto la gara conserva, in allegato alla copia del documento spedito, l’elenco dei destinatari.

48 Tempi di trasmissione dei documenti in partenza L'ufficio protocollo provvede alla spedizione del documento in partenza, di norma, nei seguenti termini: 48.1 documenti esterni: • via fax, entro il medesimo giorno lavorativo; • per posta: - nei giorni di martedì, mercoledì e venerdì; - entro il medesimo giorno lavorativo, se la UOR competente assegna il documento entro le ore 10; 48.2 documenti interni: entro il medesimo giorno lavorativo.

49 Documenti da non protocollare 49.1 Sono escluse dalla registrazione obbligatoria, ai sensi dell’art. 53 C.5 del T.U. le seguenti tipologie di documenti: • tutti i documenti che, per loro stessa natura, non rivestono alcuna rilevanza giuridico-amministrativa presente o futura come: - materiali pubblicitari o informativi; - inviti che non attivino procedimenti amministrativi; - note di ricezione di circolari e altre disposizioni; - documenti di interesse effimero (partecipazioni, condoglianze, ringraziamenti, auguri, richieste di appuntamenti); • gazzette ufficiali, bollettini ufficiali della regione; • libri, giornali, riviste, notiziari P.A. e ogni sorta di pubblicazione; • materiali statistici; • documenti non classificabili come corrispondenza. Se accompagnati da lettera di trasmissione, viene protocollata quest’ultima; • comunicazione da parte di enti di bandi di concorso e selezione, avvisi di mobilità, domande da presentare entro termini definiti; • tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare su registri cartacei o informatici autorizzati quali: - annotazioni, trascrizioni, registrazioni sugli atti dello stato civile, dell’anagrafe della popolazione e delle liste elettorali; - fatture, mastri; - atti deliberativi e determinazioni dei responsabili di servizio, in quanto hanno una propria numerazione; - registrazioni sui ruoli matricolari; - registrazioni degli atti da notificare e da affiggere all’albo pretorio da parte del messo comunale; • atti relativi alle operazioni di censimento della popolazione o di altri censimenti particolari; • avvisi di pagamento - comunicazioni di bonifici bancari; • estratti conto bancari e postali; • MOD.730; • richiesta di rimborso spese e missioni; • richieste ferie e permessi; • atti riservati personali;

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• • 49.2 • • • • • • • • • • • • • • • • • •

atti preparatori interni, che non costituiscono fasi obbligatorie e imprenscindibili dei procedimenti amministrativi; corrispondenza restituita da soggetti esterni a vario titolo (indirizzo inesatto, rifiuto del mittente ecc.).

Non sono di norma soggetti a registrazione tutti i seguenti documenti interni: (generalmente scambiati/comunicati tramite e-mail) quali ad esempio: convocazioni ad incontri o riunioni ad esclusione delle convocazioni di organi politici come ad esempio giunta e consiglio; memorie informali; appunti; richieste di servizi di pulizia; richieste di facchinaggio; richieste di forniture di cancelleria; richieste di manutenzioni; dismissioni di beni e attrezzature; richieste di pareri e consulenze; trasmissione di documenti e atti già protocollati o repertoriati; semplici avvertenze di arrivi/scadenze offerte; comunicazioni relative a corsi di formazione interni; lettere di trasmissione di polizze fidejussorie dai vari settori alla ragioneria (si registra a protocollo in arrivo la lettera di trasmissione); comunicazioni dei vari settori al Personale in merito a straordinario, indennità e reperibilità dei dipendenti ai fini del pagamento del salario accessorio; richieste relative alla dotazione organica, ad assunzioni di personale a tempo determinato; lettere di trasmissione di provvedimenti già inseriti nel sistema di protocollo, che possono essere trasmessi per via telematica; lettere di trasmissione di copie di leggi e decreti; attestazioni di regolarità spese contrattuali, postali e simili

50 Integrazioni documentarie 50.1 Gli addetti al ricevimento della corrispondenza e alle registrazioni di protocollo non sono tenuti a verificare la completezza formale e sostanziale della documentazione pervenuta, ma unicamente a protocollare, se previsto, i documenti e gli eventuali allegati.

50.2 La verifica di cui al comma 1 spetta all’ufficio competente o al RPA i quali, qualora ritengano necessario acquisire documenti che integrino quelli già pervenuti, provvedono a richiederli al mittente con le comunicazioni del caso.

PARTE SETTIMA - IL RESPONSABILE E GLI OPERATORI DI PROTOCOLLO 51 Abilitazioni di accesso interno ed esterno 51.1 I soggetti che utilizzano il protocollo informatico hanno, in base all’ufficio di appartenenza e al ruolo, abilitazioni di accesso differenziate, secondo le tipologie di operazioni autorizzate.

51.2 Sono previste quattro tipologie di accesso alle informazioni contenute nel sistema: • Consultazione: è la possibilità di visualizzare una registrazione di protocollo, con l’esclusione dei documenti riservati; • Inserimento: è la possibilità di inserire i dati e provvedere ad una registrazione di protocollo; • Modifica: è la possibilità di modificare i dati gestionali di una registrazione di protocollo, con l’esclusione dei dati obbligatori.

• Annullamento: è la possibilità di annullare una registrazione di protocollo.

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51.3 Ad ogni operatore è assegnata una “login” e una “password” d’accesso al sistema informatico di gestione del protocollo. Ogni operatore è responsabile della corrispondenza dei dati desunti dal documento protocollato con quelli immessi nel programma di protocollo, e della corrispondenza del numero di protocollo di un documento all’immagine o file del documento stesso archiviato nel sistema informatico.

51.4 I livelli di autorizzazione sono assegnati dal Responsabile del servizio protocollo.

Gli operatori di protocollo, in base al loro livello di abilitazione, si distinguono in: a) responsabile del servizio protocollo; b) operatori dell’ufficio protocollo; c) operatori di altri uffici, a loro volta distinti in: - operatori di secondo grado; - utenti.

52 Responsabile del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi Il responsabile del servizio è responsabile delle attività connesse alla tenuta del protocollo con sistemi informatici. In particolare: a) individua gli operatori e attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni di procedura, distinguendo tra consultazione, inserimento e modifica delle informazioni; b) controlla l’osservanza delle disposizioni del presente manuale da parte del personale addetto alle operazioni di registrazione e segnatura; c) garantisce la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo; d) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione e gestione dei documenti e dei flussi documentali; e) autorizza le operazioni di annullamento e di modifica delle registrazioni a protocollo; f) promuove, periodicamente, opportune verifiche sulle tipologie di documenti protocollati.

Il responsabile del servizio ha tutte le abilitazioni consentite dal programma di gestione del protocollo: • immissione protocollo in entrata, in uscita e posta interna; • annullamento di protocolli già inseriti; • ricerca dati; • visione di tutti i documenti archiviati; • gestione delle tabelle degli operatori e della relativa definizione delle abilitazioni; creazione e tenuta delle login e password di tutti gli operatori; gestione e tenuta della tabella degli indirizzi e-mail per l’inoltro della corrispondenza.

53 Gli operatori del protocollo Sono gli addetti al servizio.

L'operatore (o protocollista) è autorizzato a svolgere le seguenti operazioni: • registrare i documenti, sia in arrivo, sia in partenza, sia scambiati tra uffici; • modificare o annullare i protocolli già inseriti, su autorizzazione del responsabile; • ricercare dati; • prendere visione dei documenti archiviati; • acquisire l’immagine elettronica del documento mediante scanner oppure associare il file prodotto da un programma di composizione testi o di elaborazione di fogli elettronici, o disegno tecnico.

L’immagine elettronica o il file di testo possono essere registrati nel sistema al momento della registrazione del documento o in un momento successivo; in ogni caso, dopo la registrazione, non sono più modificabili.

Il protocollista attribuisce ai documenti in arrivo la classificazione, smistandoli alla UOR competente.

54 Operatori di 2°livello Sono i responsabili di area.

Le abilitazioni concesse sono:

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• immissione protocollo in entrata, uscita e posta interna, per quanto attiene i documenti inerenti le attività di competenza; • ricerca dati; • visione dei documenti archiviati di competenza della propria area; • eventuale smistamento successivo ai servizi compresi nell'area per competenza.

55 Utenti Gli utenti o addetti di UOR sono i dipendenti degli uffici abilitati ad accedere al sistema informativo per l’immissione del protocollo in uscita e posta interna esclusivamente in consultazione limitatamente ai documenti della rispettiva UOR di appartenenza.

La visibilità dei documenti della UOR può essere compresa fra un livello massimo (visibilità di tutti i documenti della stessa UOR) e minimo (visibilità esclusivamente dei documenti trattati dal singolo addetto).

Il responsabile di UOR dovrà indicare al responsabile del servizio protocollo il livello di accesso in consultazione che intende consentire per ciascun utente.

Agli utenti non è consentito l’accesso in modifica. _____________________________________________________________________________________

PARTE OTTAVA - IL SISTEMA INFORMATICO 56 Il software per la gestione del protocollo Il sistema informativo documentale adottato dal Comune risponde ai requisiti di legge e ai requisiti del sistema informativo.

Il Manuale utente, che descrive le funzionalità del software, è allegato 5 al presente atto.

57 Sicurezza dei documenti informatici L’accesso al sistema avviene a seguito di un processo di autenticazione effettuato mediante la richiesta di username e password. Queste vengono verificate in tempo reale su un apposito sistema di autenticazione, che è in grado di individuare in modo univoco l’utente. Il sistema controlla inoltre che non venga utilizzato lo stesso codice di accesso contemporaneamente da due postazioni di lavoro, prevenendo il secondo accesso contemporaneo.

I documenti informatici possono essere sottoscritti con firma digitale secondo quanto previsto dalla relativa legislazione.

La sottoscrizione può avvenire ‘a monte’, cioè prima della registrazione sul sistema di protocollo, o durante la fase di registrazione. Nel secondo caso, il sistema richiede, una volta che l’utente ha identificato i file su disco locale da sottoscrivere, l’inserimento di una smart card a norma.

58 Produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico Ogni registrazione di protocollo informatico produce un apposito record sul sistema centrale. I campi non modificabili (numero e data di registrazione, mittente e destinatari, oggetto, numero e tipo di allegati) non possono essere alterati da alcuno; eventuali correzioni vanno riportate nel campo di annotazioni.

Ogni operazione di inserimento e modifica viene registrata inoltre su un file di traccia prodotto dal motore in formato interno, corredato da codici di controllo in grado di evidenziare eventuali tentativi di manipolazione.

In questo modo è possibile ottenere l'elenco delle modifiche effettuate su una data registrazione, ottenendo in dettaglio: nome dell'utente; data e ora; indirizzo della postazione di lavoro; tipo di comando (inserimento/modifica/consultazione/cancellazione); valore dei campi soggetti a modifica.

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Si ottiene così la completa ricostruzione cronologica di ogni registrazione e successiva lavorazione (smistamento, invio per copia conoscenza, restituzione, etc.).

L'applicativo non consente di effettuare cancellazioni: in alternativa è previsto l'annullamento di un documento accompagnato da una motivazione. L'annullamento è una modifica di uno stato della registrazione e non è reversibile.

31. Trasferimento dei dati Allo scopo di evitare la saturazione del sistema, si procede ogni anno al trasferimento su supporto informatico rimovibile, in duplice copia, delle informazioni relative ai documenti archiviati e al registro di protocollo, relative all’anno precedente quello in corso.

Le informazioni trasferite devono essere sempre consultabili. A tal fine, si provvede alla produzione quinquennale di copie su nuovi supporti, eventualmente di più avanzata tecnologia, e comunque alla verifica periodica dello stato di conservazione e del livello di obsolescenza tecnologica dei dispositivi di lettura.

PARTE NONA - DESCRIZIONE DEI FLUSSI DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI 59 Gestione del flusso documentale in ingresso 59.1 Nel Comune di Rovolon solo un Ufficio si occupa di protocollazione in ingresso indipendentemente che la forma del documento sia analogica o digitale.

59.2 Il documento viene protocollato e viene assegnata la classificazione in base a quanto previsto dal Titolario di classificazione di cui all’allegato 2).

59.3 I documenti ricevuti dall’Amministrazione per via telematica, o comunque disponibili in formato digitale, sono assegnati e smistati agli Uffici competenti attraverso i canali telematici interni al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo e/o segnatura automatica di protocollo. L’Ufficio competente ha notizia dell’arrivo della posta ad esso indirizzato tramite il sistema di protocollo informatico. Qualora l’ufficio competente o l’RPA verifichi che il messaggio sia stato erroneamente inviato all’Ente, provvede ad inoltrarlo al destinatario indicando nell’oggetto “PERVENUTO PER ERRORE”.

59.4 Nel caso una istanza sia avanzata da un cittadino indirizzandola ad una mail ordinaria di un ufficio o di un addetto, questi ultimi la inoltreranno, senza alterarne il contenuto e gli eventuali allegati, al servizio di protocollo che provvederà alla ordinaria attività di protocollazione e classificazione 59.5 Se l’istanza è stata presentata da un cittadino in formato analogico, essa viene scansionata secondo quanto previsto dall’articolo 35 del presente Manuale di gestione documentale. Il file scansionato (PDF) viene condiviso con la UOR competente mediante il sistema di protocollo informatico.

L’originale analogico viene consegnato alla UOR competente che la conserva.

59.6 Il Responsabile dell’Ufficio destinatario, mediante il sistema di protocollo informatico, provvede alla presa in carico dei documenti assegnati e provvede all’eventuale smistamento.

59.7 I termini per la definizione del procedimento amministrativo che, eventualmente, prende avvio dal documento, decorrono dalla data di ricevuta, per i documenti ricevuti tramite Posta Elettronica Certificata e/o le piattaforme di interoperabilità; dalla data di protocollazione per le altre tipologie di documenti.

59.8 La traccia risultante dalle operazioni di cui al comma precedente definisce, ai fini normativi e regolamentari, i tempi del procedimento amministrativo ed i conseguenti riflessi sotto il profilo della responsabilità.

60 Assegnazione e smistamento delle fatture elettroniche ricevute 60.1 Le fatture elettroniche, ricevute dall’Amministrazione vengono protocollate attraverso sistema di segnatura automatica e smistate secondo i codici univoci di cui all’art. 24 del presente Manuale.

60.2 Le fatture elettroniche sono poi assegnate automaticamente dal programma gestionale all’Ufficio Economico Finanziario per la gestione delle procedure contabili.

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61 Trasmissione di documenti informatici I documenti informatici da inviare all’esterno dell’Amministrazione sono trasmessi, a cura di ogni singolo ufficio, previe le verifiche di cui al presente manuale, mediante la casella di posta elettronica certificata di cui al precedente art. 6.

62 Spedizione di documenti cartacei a mezzo posta 62.1 Nel caso di spedizione di copie analogiche di originali digitali di cui all’articolo 22 del DLGS 82/2005 e alle Linee Guida AGID, ogni operatore redige i documenti secondo i requisiti minimi indicati al già citato articolo del DLGS 82/2005 e alle Linee Guida.

62.2 Gli uffici provvedono direttamente alla predisposizione dei documenti che devono essere spediti e alle operazioni di registratura. La spedizione, di norma, viene effettuata dall’ufficio protocollo.

62.3 Eventuali situazioni di urgenza saranno valutate dal RSP che potrà autorizzare, in via eccezionale, procedure diverse da quella standard descritta.

PARTE DECIMA - U.O. RESPONSABILI DELLE ATTIVITA’ DI REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO, DI ORGANIZZAZIONE E TENUTA DEI DOCUMENTI 63 Ufficio per la gestione del Protocollo e dell’Archivio dell’Ente 63.1 Viene istituito il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, individuandolo nell’Ufficio Protocollo dell’Ente.

63.2 Inoltre, l’Ufficio di cui al comma 1, svolge le seguenti funzioni: • costituisce il punto principale di apertura al pubblico per il ricevimento della corrispondenza indirizzata all’Amministrazione; • cura il ritiro, presso gli uffici postali, della corrispondenza cartacea indirizzata all’Amministrazione; • cura la consegna, agli uffici postali, della corrispondenza cartacea in partenza dall’Amministrazione; • cura lo smistamento agli uffici competenti di destinazione della corrispondenza ricevuta • dall’Amministrazione e di quella interna tra gli uffici; • gestisce la casella di Posta Elettronica Certificata dell’AOO, relativamente alla posta in arrivo e in partenza; • gestisce il ricevimento delle gare/concorsi pubblici, laddove la legislazione vigente preveda ancora una gestione analogica del procedimento di gara;

PARTE UNDICESIMA - LA GESTIONE DOCUMENTALE ATTRAVERSO IL PROTOCOLLO 64 Gestione e tenuta dei documenti Nel sistema di gestione e tenuta dei documenti rileva non il documento in quanto tale, ma l’insieme di relazioni che esso ha con tutti gli altri e, più in particolare, con i documenti che riguardano il medesimo affare o procedimento amministrativo.

La classificazione e la fascicolazione dei documenti sono gli strumenti che consentono il rispetto del vincolo archivistico, favorendo la sedimentazione stabile dei documenti prodotti e acquisiti dal comune nel corso della propria attività.

65 Documenti in arrivo. Smistamento di competenza I documenti in arrivo, una volta registrati e classificati, vengono smistati alla UOR di competenza e ad altre UOR od organi individuati in copia per conoscenza (CC).

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Il responsabile della UOR, qualora il documento non sia di sua competenza, può restituirlo al servizio protocollo che provvederà a una nuova assegnazione.

La UOR competente è incaricata della gestione del procedimento o dell’affare cui il documento si riferisce, compresa la tenuta del fascicolo archivistico. A tali adempimenti provvede il responsabile della UOR o il RPA, qualora individuato.

La fascicolazione consiste nella corretta creazione e gestione del fascicolo relativo all’affare o al procedimento amministrativo cui il documento si riferisce.

Appena definita la pratica, essa viene consegnata all’addetto dell’archivio, che provvede all'archiviazione.

La gestione dei documenti in arrivo è esemplificata nello schema sotto riportato.

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66 Documenti in partenza. Modalità e formazione e contenuti minimi 66.1 Le modalità di formazione dei documenti, del loro contenuto e della loro struttura, sono determinate dall’Amministrazione Comunale con il presente manuale, per quanto riguarda i documenti informatici la loro produzione è regolata sulla base di modelli standard presenti nel sistema informatico di gestione documentale. Il contenuto minimo del Documento deve comunque garantire la presenza delle seguenti informazioni: • denominazione dell'amministrazione, per quanto riguarda i documenti su supporto cartaceo si utilizza il formato predisposto dall’amministrazione (carta intestata); • indicazione del settore, servizio o ufficio che ha prodotto il documento; • indirizzo completo (via, numero civico, codice avviamento postale, città, sigla della provincia, numero di telefono, numero di fax, indirizzo di posta elettronica certificata dell'ente, indirizzo del sito web istituzionale); • data: luogo, giorno, mese, anno; • destinatario, per i documenti in partenza; • oggetto del documento, sufficientemente esaustivo del testo (ogni documento deve trattare un solo oggetto); • classificazione ANCI (categoria, classe); • numero degli allegati, se presenti; • numero di protocollo (se trasmesso nella forma analogica); • testo; • estremi identificativi del responsabile del procedimento (L. 241/90); • sottoscrizione autografa o elettronico/digitale del responsabile.

I documenti prodotti, indipendentemente dal supporto sul quale sono scritti, devono riportare le seguenti informazioni: a) stemma del Comune e dicitura Comune di Rovolon - Provincia di Padova; a) unità organizzativa responsabile con l’eventuale indicazione del servizio di competenza; b) indirizzo completo del Comune; c) numero di telefono; d) numero di telefax; e) indirizzo istituzionale di posta elettronica; f) data completa (giorno, mese, anno); g) numero di protocollo; h) numero degli allegati; i) descrizione degli allegati; j) numero di collegamento o di riferimento ad un eventuale precedente; k) oggetto del documento; l) classificazione ANCI (categoria, classe); m) firma autografa o digitale del responsabile o di chi ne fa le veci, e sigla del responsabile della composizione del testo (o immissione dati); n) eventuale nome informatico del documento (nome del file).

67 Redazione del documento in partenza: originale e minuta 67.1 Ogni documento cartaceo in partenza o interno va di norma redatto in due esemplari, cioè in originale e in minuta.

• Originale è il documento nella sua redazione definitiva, perfetta e autentica negli elementi sostanziali e formali, destinato all'invio.

• Minuta è l’originale del documento conservato “agli atti”, cioè nel fascicolo relativo all’affare o al procedimento amministrativo trattato.

67.2 Sia l’originale che la minuta vanno corredati di firma autografa.

67.3 Per la spedizione dei documenti informatici quando risulta necessario che la trasmissione telematica equivalga, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione per mezzo della posta, nonché in caso di richiesta da parte di soggetti interessati che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di

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67.4 67.5 67.6 67.7

posta elettronica certificata, l’Ente si avvale di un servizio di posta elettronica certificata conforme agli standard previsti dalla normativa e dalle disposizioni tecniche vigenti. Solo i documenti di carattere giuridico-probatorio utilizzano il mezzo della posta elettronica certificata.

La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle disposizioni contenute nel CAD e alle regole tecniche dettate dalla normativa vigente.

L’amministrazione si avvale dei servizi di una autorità di certificazione accreditata, iscritta nell’elenco pubblico dei certificatori accreditati tenuto da AgID. Il responsabile di UOR ha facoltà di provvedere autonomamente alla registrazione dei documenti in partenza.

Di seguito viene rappresentato un flusso documentale, sotto forma di diagramma di flusso esplicativo.

68 Fase lavorazione documenti interni

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68.1 Le fasi della gestione dei documenti interni, esattamente nell’ordine in cui devono essere eseguite, sono elencate nei seguenti punti: • produzione; • registrazione e segnatura di protocollo; • classificazione; • fascicolazione.

68.2 Di seguito viene rappresentato un flusso documentale, sotto forma di diagramma di flusso esplicativo.

PARTE DODICESIMA - LA GESTIONE ARCHIVISTICA 69 Il fascicolo: individuazione, gestione e tenuta Effettuata la protocollazione dei documenti, si procede alla classificazione, attribuendo il documento ad una delle categorie riportate nell'Allegato 2.

Per i documenti che non costituiscono mera corrispondenza, ma sono collegati a procedimenti amministrativi, l’ufficio di destinazione o produzione assicura il collegamento con gli altri documenti individuando il relativo fascicolo. A tal fine la procedura del protocollo sarà progressivamente integrata con la procedura di gestione informatizzata dei procedimenti.

Il fascicolo è l'aggregazione organizzata di documenti che si riferiscono a un affare o a una persona fisica o giuridica e in base alla natura dei documenti contenuti si distingue in: • Fascicolo cartaceo, costituito da documenti cartacei; • Fascicolo informatico, contenente documenti informatici, nativi digitali o resi tali a seguito di scansione del documento cartaceo e di attestazione di conformità all’originale cartaceo;

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•

Fascicolo ibrido, con documenti sia cartacei che digitali, che vengono conservati in due fascicoli distinti (uno cartaceo ed uno informatico). Si suggerisce di creare le opportune copie per immagine dei documenti nativi analogici a completare il fascicolo informatico.

Il fascicolo è individuato dai seguenti elementi: a) anno di apertura; b) titolo e classe; c) numero di repertorio, cioè un numero progressivo attribuito al fascicolo su base cronologica durante l'anno di riferimento; d) oggetto, cioè una stringa di testo per descrivere compiutamente un affare o un procedimento amministrativo; e) l’UOR responsabile del procedimento amministrativo o dell’affare cui quel documento si riferisce.

Ogni fascicolo cartaceo ha una copertina (detta anche “camicia”), conforme al modello descritto in Allegato 6 al presente manuale.

70 Formazione e identificazione dei fascicoli Tutti i documenti registrati al protocollo informatico e classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono forniti, possono essere riuniti in fascicoli attraverso l’opportuna funzione del sistema di protocollo informatico.

La formazione di un nuovo fascicolo è effettuata su richiesta del dal Responsabile del procedimento ed avviene attraverso l'operazione di apertura, con richiesta scritta oppure, se informatica, regolata dal manuale operativo del sistema, che prevede la registrazione sul repertorio/elenco dei fascicoli o nel sistema informatico delle seguenti informazioni: a) titolo e classe del titolario di classificazione; b) numero del fascicolo (la numerazione dei fascicoli è annuale e indipendente per ogni classe); c) oggetto del fascicolo; d) data di apertura; e) ufficio a cui è assegnato; f) livello di riservatezza eventualmente previsto; g) tempo previsto di conservazione 71 Formazione e identificazione dei fascicoli e delle aggregazioni documentali informatiche 71.1 Le pubbliche amministrazioni danno luogo a fascicoli informatici contenenti atti, documenti e dati relativi ad un procedimento amministrativo, al fine di adempiere agli obblighi imposti dalla normativa per una corretta gestione documentale. Ai sensi del comma 2-bis dell’art. 41 del D.lgs. 85/2005 (CAD), “Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento […].”

71.2 Le abilitazioni per le diverse attività previste nella gestione di fascicoli nel sistema informatico di gestione documentale sono rilasciate dal responsabile della gestione documentale con il supporto del servizio informatico.

71.3 La formazione di un nuovo fascicolo e aggregazione documentale informatica avviene attraverso l'operazione di apertura nel sistema informatico inserendo le seguenti informazioni: • indice di classificazione; • oggetto (descrizione sintetica ed esaustiva); • ufficio competente; 71.4 Il sistema genera automaticamente: • numero di repertorio; • data di apertura; 71.5 Possono essere aggiunti contestualmente all’apertura inoltre: • livello di riservatezza/condivisioni; • annotazioni.

71.6 Ad ogni fascicolo e aggregazione documentale informatica è associato l’insieme minimo dei metadati definiti nelle regole tecniche D.P.C.M.13 novembre 2014.

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71.7 Il sistema di protocollo informatico aggiorna automaticamente il repertorio/elenco dei fascicoli.

72 Fascicolo ibrido Il fascicolo ibrido è composto da documenti formati su due supporti, quello cartaceo e quello informatico, afferenti ad un affare o procedimento amministrativo che dà origine a due unità archivistiche di conservazione differenti; l’unitarietà del fascicolo è garantita dal sistema di gestione elettronica dei documenti mediante l’indice di classificazione e il numero di repertorio. In presenza di documenti cartacei da inserire in fascicoli informatici, dovrà essere prodotta copia per immagine conforme secondo la normativa vigente.

73 Sottofascicoli Il sistema di gestione documentale consente l’apertura all’interno dei diversi fascicoli di “sottofascicoli”.

Essi sono creati e gestiti dai servizi/uffici in base alle proprie esigenze organizzative. Gli uffici competenti per la gestione dei diversi fascicoli possono in ogni momento aprire e gestire all’interno degli stessi i sottofascicoli che ritengono necessari per la gestione delle pratiche. Le regole di apertura, gestione e chiusura sono le medesime di quelle stabilite per i fascicoli.

73 Titolario di classificazione Il titolario in Allegato 2 è lo strumento che consente di classificare, in maniera logica, sistematica e coerente, la documentazione prodotta o acquisita dal Comune durante lo svolgimento dell'attività amministrativa.

L'articolazione del titolario rispecchia, in un quadro astratto ed uniforme, le funzioni e le attività che si svolgono quotidianamente nell'ambito dell'ente che l'ha prodotto.

Il responsabile del servizio archivistico cura l'aggiornamento costante del titolario, anche ai fini dell'individuazione di altri criteri di ordinamento e di più efficaci sistemi per la ricerca dei documenti.

74 Responsabile del procedimento amministrativo Spettano al responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative alla gestione del documento: l’inserimento nel sottofascicolo di competenza preesistente o eventualmente in un nuovo sottofascicolo e l’integrazione o la correzione del codice di classificazione assegnato dall’ufficio protocollo. . Ha il compito di inserire il documento in un fascicolo e trattare il procedimento amministrativo o l’affare cui quel fascicolo si riferisce. In caso di mancata individuazione, il RPA coincide con il responsabile di UOR. 75 Fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi Riuniscono tutti i documenti relativi a un determinato affare o procedimento amministrativo.

Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti.

Ogni documento, dopo la sua classificazione, va inserito nel fascicolo di competenza. L’operazione va effettuata dal responsabile del procedimento amministrativo.

I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo, sottofascicolo o inserto, secondo l’ordine cronologico di registrazione, in base, cioè, al numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, in base alla data.

Qualora un documento dia luogo all’avvio di un autonomo procedimento amministrativo, il responsabile del procedimento, assegnatario del documento, provvederà all’apertura (istruzione) di un nuovo fascicolo.

Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all’esaurimento dell’affare. La data di chiusura si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto.

76 Fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche Il fascicolo nominativo, istruito per una persona fisica o giuridica, viene aperto al momento dell'inizio del rapporto con il Comune e viene chiuso al momento della cessazione del rapporto.

I fascicoli delle persone fisiche e giuridiche costituiscono una serie archivistica autonoma per ogni categoria di persone fisiche o giuridiche (serie dei fascicoli dei dipendenti, degli assistiti, etc.). All'interno di ogni serie

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i fascicoli sono conservati in ordine cronologico di instaurazione del rapporto, oppure in ordine alfabetico per cognome e nome delle persone cui i fascicoli si riferiscono.

Per avere una fascicolazione organica ed ordinata dei documenti ed evitare la moltiplicazione dei fascicoli l’ente ha adottato un piano di fascicolazione di cui all’allegato 9, a cui le unità organizzative devono fare riferimento.

77 Chiusura del fascicolo Gli uffici che aprono il fascicolo devono provvedere anche alla chiusura dello stesso all’interno del sistema di gestione documentale. I fascicoli per attività verranno chiusi annualmente con un automatismo dal sistema. I fascicoli per procedimento e affare dovranno essere chiusi al momento della loro conclusione (con la produzione dell’ultimo documento previsto dall’iter amministrativo); I fascicoli per serie documentale con la chiusura del periodo temporale a cui si riferisce il fascicolo che raccoglie documenti della stessa tipologia.

Prima di procedere alla chiusura di un fascicolo, è opportuno valutare se sussistano o meno eventuali collegamenti con altri fascicoli. Se esistono legami di successione logico-temporale tra procedimenti amministrativi, il fascicolo relativo al procedimento originario non potrà essere mandato in conservazione prima della conclusione dei procedimenti collegati, permanendo quindi nell’archivio corrente. I fascicoli chiusi sono conservati presso le unità organizzative per un limite minimo di un anno al fine di consentire l’eventuale reperimento dei documenti necessari allo svolgimento delle attività giornaliere.

77 Repertorio Il repertorio dei fascicoli è l’elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all’interno di ciascun titolo e classe, disposti in sequenza cronologica.

Esso è costituito dai seguenti elementi: a) anno di istruzione; b) classificazione completa (titolo e classe); c) numero di fascicolo (ed eventuali altre ripartizioni); d) anno di chiusura; e) oggetto del fascicolo (e l’oggetto di eventuali sottofascicoli, inserti, etc.); f) annotazione del passaggio dall’archivio corrente all’archivio di deposito; g) annotazione del passaggio dall’archivio di deposito all’archivio storico o, in alternativa, l’avvenuto scarto.

Il repertorio dei fascicoli è un registro annuale, che inizia il 1° gennaio e termina il 31 Dicembre.

78 Serie I documenti possono essere aggregati, oltre che per materia, anche in base all'identità di forma o provenienza, in quanto prodotti dal medesimo ufficio od organo.

Quando i fascicoli si riferiscono ad oggetti omogenei, essi costituiscono una serie. Si definisce serie ogni raggruppamento di documenti o fascicoli con caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei documenti e dei fascicoli, o in relazione all'oggetto e alla materia, o in relazione alle funzioni del produttore.

La serie può essere costituita a livello di titolo o a livello di classe.

PARTE TREDICESIMA - ARCHIVIO 79 Competenze dell'Archivio 79.1 L'Archivio è preposto alla gestione e tenuta dei documenti, prodotti o ricevuti dall'Ente nel corso dell'attività amministrativa, ai fini della loro corretta classificazione, conservazione e ordinamento, reperimento e duplicazione.

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79.2 L'Archivio provvede alla ordinata collocazione dei fascicoli, una volta esauriti gli affari a cui attengono, nell'archivio di deposito, e mette a punto strumenti idonei per la ricerca e il recupero dei documenti "agli atti", eventualmente richiesti per motivi amministrativi o di studio.

79.3 L'Archivio, inoltre, cura la compilazione degli elenchi di scarto, e predispone il materiale selezionato per il passaggio all'archivio storico.

80 Conservazione e custodia dei documenti I responsabili delle UOR o dei procedimenti amministrativi provvedono alla conservazione e custodia dei documenti relativi agli affari e ai procedimenti amministrativi di propria competenza, in corso di trattazione.

81 Versamento dei fascicoli 81.1 Entro il mese di febbraio di ogni anno, ogni ufficio deve trasferire all'archivio di deposito i fascicoli relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi o comunque non più necessari ad una trattazione corrente.

81.2 Ricevuti i fascicoli e ordinato il rispettivo repertorio, l'addetto all'archivio predispone un elenco di consistenza.

81.3 I fascicoli del personale vanno versati dall’archivio corrente all’archivio di deposito l’anno successivo alla data di cessazione dal servizio.

81.4 Le serie e i repertori delle deliberazioni di Giunta e Consiglio comunale sono conservati per cinque anni presso la Segreteria; trascorso tale termine, vengono versati all'archivio generale.

82 Movimentazione dei fascicoli 82.1 È consentito l’affidamento temporaneo di un fascicolo al personale di UOR diverse da quella competente per il tempo strettamente necessario all’esaurimento di una procedura amministrativa.

82.2 L'affidamento temporaneo va richiesto al servizio archivio, che redige in duplice copia un modulo di movimentazione (come da schema allegato sub 7). Un esemplare viene conservato all’interno del fascicolo, l’altro nella posizione fisica occupata dal fascicolo in archivio.

82.3 Il servizio archivio deve tenere traccia di tale movimentazione in un registro di carico e scarico dei fascicoli, nel quale riportare il nominativo del richiedente, motivazione, data della richiesta e della restituzione ed eventuali note sullo stato della documentazione al momento della consegna e della restituzione.

82.4 Non è consentita l’estrazione di singoli documenti in originale dai fascicoli già versati.

PARTE QUATTORDICESIMA - ACCESSO ALL'ARCHIVIO 83 Modalità di accesso all'archivio 83.1 Gli utenti che intendono fare ricerche presso l'archivio hanno diritto di consultare i documenti in esso compresi, ad eccezione di quelli relativi a: • situazioni personali generiche: razza, religione, appartenenza ad associazioni, sindacati, partiti politici. Tali documenti possono essere consultati dopo 40 anni; • situazioni puramente private di persone: stato di salute, vita sessuale, rapporti riservati di tipo familiare. Tali documenti possono essere consultati dopo 70 anni.

83.2 Ogni nuovo utente, prima di accedere al materiale, deve compilare la scheda di richiesta di consultazione, secondo il facsimile allegato al presente manuale (all. 8).

83.3 All'inizio dell'anno ogni utente (nuovo o già notificato nell'anno precedente) deve aggiornare la propria scheda, segnalando al personale di servizio eventuali variazioni.

83.4 L'utente non può essere lasciato da solo in sala di consultazione.

83.5 Ogni volta che l'utente accede all'archivio deve firmare il registro delle presenze.

84 Modalità di consultazione del materiale storico

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84.1 L'utente ha diritto di consultare fino a dieci pezzi per volta.

84.2 Le richieste di consultazione si possono effettuare fino a 15 minuti prima dell'orario di chiusura dell'ufficio.

84.3 Il personale deve consegnare i pezzi uno alla volta. Non è consentito avere sul tavolo di consultazione più di un pezzo.

84.4 In casi eccezionali il responsabile può autorizzare la consultazione di due pezzi contemporaneamente, quando ciò sia necessario per verifiche incrociate o altri obiettivi di ricerca che lo richiedano.

84.5 Il personale in servizio, prima di consegnare il materiale all'utente, deve: • collocare una fustella di cartoncino colorato al posto della filza o del registro dato in consultazione; • verificarne lo stato e accertare che la condizione delle carte consenta la consultazione senza danno per le medesime; • verificare se nella filza o busta ci sia cartografia di pregio e segnalarla all'utente; • far sottoscrivere dall'utente il Codice di deontologia e buona condotta (Provvedimento 14/3/01 n. 8 del Garante per la protezione dei dati personali); • comunicare all'utente le norme di comportamento per la consultazione del materiale 85 Norme di comportamento Nel consultare i documenti d'archivio devono essere osservate le seguenti prescrizioni: • maneggiare con estrema cura i materiali dati in consultazione; • non appoggiare fogli di carta, lucidi, trasparenti e oggetti simili sopra i documenti originali ed evitare di calcarvi con qualsiasi strumento; • non apporre alcun segno, con qualsiasi strumento di scrittura, anche cancellabile, sugli originali; • non manomettere per alcuna ragione l'ordine delle carte consegnate; • non staccare per nessuna ragione alcun foglio originale da filze, registri, mazzi, etc.; • non consumare alcun tipo di alimento in sala di consultazione; • non aprire in maniera forzata le filze o i registri, rischiando di danneggiare le legature, di staccare pagine o di rompere le costole dei volumi rilegati; • non sbattere, non spostare violentemente, non colpire le carte e i documenti rilegati.

Il personale in servizio è tenuto a rendere note le seguenti norme (che saranno apposte ben visibili nella sala di consultazione) a tutti gli utenti.

86 Danneggiamento dei documenti Chi contravviene alle precedenti disposizioni, chi danneggia il materiale consegnato o asporta materiale d'archivio, sarà immediatamente invitato a lasciare la sala di consultazione.

Nei casi previsti dal codice penale e civile, si procederà con le modalità e i termini di legge.

87 Servizio di fotocopiatura È attivato il servizio di fotocopiatura, ad esclusione degli atti anteriori al 1860. Sono altresì esclusi: • i documenti infilzati o rilegati non facilmente apribili, senza danno per il documento; • le pergamene; • i bolli, i sigilli e materiale simile; • i documenti seriamente danneggiati e di difficile maneggiabilità; • i documenti per i quali la fotocopiatura possa risultare dannosa ai fini della conservazione (cartografia di grande formato che si maneggia male, lucidi, supporti fragili, ecc.).

Ove possibile, e se il numero delle fotocopie lo consente, le fotocopie dovranno essere fatte contemporaneamente alla richiesta.

Il servizio di fotocopiatura è a pagamento. Si applicano le tariffe stabilite con apposito atto del Comune e revisionate periodicamente.

Gli utenti, debitamente autorizzati, potranno effettuare la fotoriproduzione del materiale archivistico, purché questo non sia in pessime condizioni.

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PARTE QUINDICESIMA - RILASCIO DELLE ABILITAZIONI DI ACCESSO ALLE INFORMAZIONI DOCUMENTALI 88 Generalità Il controllo degli accessi è attuato al fine di garantire l’impiego del sistema informatico di protocollo esclusivamente secondo modalità prestabilite.

89 Profili di accesso I diversi livelli di autorizzazione ed i conseguenti differenti profili sono assegnati agli utenti dal RSP il quale, inoltre, provvede all’assegnazione di eventuali nuove autorizzazioni, alla revoca o alla modifica di quelle già assegnate avvalendosi dell’ufficio dedicato alla manutenzione e alla gestione del sistema informativo comunale.

PARTE SEDICESIMA - MODALITA’ DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA 90 Registro di emergenza. Definizioni e modalità operative.

90.1 Qualora si verificassero interruzioni, accidentali o programmate, nel funzionamento del sistema di protocollo informatico, in cui la sospensione dello stesso si protragga oltre le 48 ore, nel caso in cui vi siano scadenze inderogabili e prescrittive (es: bandi, concorsi, ecc..), l’AOO è tenuta, ai sensi della normativa vigente, ad effettuare le registrazioni di protocollo su un registro di emergenza.

90.2 Presso l’Ufficio Protocollo, il registro di emergenza viene predisposto un registro di emergenza in formato cartaceo.

90.3 Al ripristino della funzionalità del sistema di protocollo informatico tutte le registrazioni effettuate mediante i registri di emergenza vengono recuperate dal sistema, continuando la numerazione del protocollo generale raggiunta al momento dell’interruzione del servizio.

90.4 La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo.

90.5 Il RSP autorizza, con proprio provvedimento, l’avvio dell’attività di protocollo sul registro di emergenza.

90.6 Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione del funzionamento del sistema informatico di protocollo.

90.7 La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza può essere liberamente scelta ma deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati.

90.8 Il formato della registrazione del protocollo di emergenza, ovvero i campi obbligatori, è lo stesso previsto per il protocollo informatico.

90.9 Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul relativo registro il numero totale di operazioni registrate.

90.10 Quando viene ripristinata la piena funzionalità del sistema di protocollo informatico, l’Ufficio Protocollo provvede alla chiusura del registro di emergenza, annotando sullo stesso il numero delle registrazioni effettuate e la data e l’ora di ripristino della funzionalità del sistema.

PARTE DICIASETTESIMA - NORME TRANSITORIE E FINALI 91 Pubblicità del presente manuale ed entrata in vigore

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91.1 Il presente Regolamento viene pubblicato sul sito istituzionale dell’Ente nell’apposita sezione dedicata.

91.2 Il presente Regolamento entra in vigore il giorno successivo alla data di esecutività della delibera di adozione da parte della Giunta Comunale.

91.3 Ogni ulteriore adeguamento e aggiornamento derivante dalla normativa in materia si ritiene parte integrante del presente provvedimento. ************************************************************************************* ATTENZIONE allegati da controllare Fanno parte integrante del presente Manuale i seguenti documenti allegati: 1. Glossario 2. Titolario di classificazione 3. Prontuario di selezione e scarto 4. Modulo di scarto 5.

6. Camicia del fascicolo 7. Modulo di movimentazione dei fascicoli 8. Modulo di richiesta di accesso ai documenti dell'archivio 9. Piano di fascicolazione

Allegato 1 – elenco documenti esclusi dalla registrazione di protocollo; Allegato 3 – flussi di lavorazione dei documenti; Allegato 4 – piano di conservazione e selezione; Allegato 5 – modello provvedimenti e registro di emergenza Allegato 6 – linee guida inserimento anagrafiche Allegato 7 – Allegato 8 – Tipologie di documento in formato cartaceo

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SEZIONE “B” PARTE UNDICESIMA - SISTEMA DI CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 92 Scopo del documento 92.1 Il presente manuale descrive il sistema di conservazione ai sensi della normativa vigente inmateria di conservazione dei documenti digitali. Esso definisce, in particolare: • i soggetti coinvolti nel processo di conservazione; • l’oggetto della conservazione; • gli obblighi e le responsabilità; • il processo di conservazione; • le modalità da attuare per garantire la conservazione permanente dei documenti; • le modalità per ottenere l’esibizione di un documento conservato.

93 Responsabile del manuale operativo 93.1 Il presente manuale operativo è stato elaborato dal Responsabile della Conservazione dei documenti digitali del Comune di Rovolon.

93.2 Eventuali modifiche devono essere approvate dalla Giunta Comunale del Comune di Rovolon tramite un proprio atto deliberativo.

93.3 Il Responsabile del presente Manuale Operativo è il responsabile della conservazione dei documenti digitali del Comune di Rovolon.

94 Definizioni ➢ Archiviazione elettronica: processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, così come individuati nella normativa vigente, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione. ➢ Blocco di conservazione: raggruppamento di pacchetti informativi presi in carico per la conservazione dal sistema di conservazione. ➢ Conservazione: processo che assicura, dalla presa in carico dal produttore fino all’eventuale scarto, la conservazione, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, di documenti informatici, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità nel tempo. ➢ Delegato per l’attività di conservazione: la persona fisica o giuridica tenuta a svolgere le attività di conservazione dei documenti in forza di apposita delega conferita dal responsabiledella conservazione. ➢ Documento: rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica ➢ Documento informatico: rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (D. Lgs. n. 82/05 e s.m.i. e norme collegate). ➢ Documento statico non modificabile: documento informatico redatto adottando modalità che ne garantiscono l’integrità e l’immodificabilità durante le fasi di accesso e di conservazione; a tal fine il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati. ➢ Esibizione: operazione che consente di visualizzare un documento conservato o di ottenerne copia. ➢ Evidenza informatica: una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica. ➢ Firma elettronica: l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione

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informatica.

Firma elettronica qualificata: la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma.

Firma digitale: un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.

Funzione di hash: una funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari (bit), una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) per le quali la funzione generi impronte uguali.

Impronta di una sequenza di simboli binari (bit): la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima di un’opportuna funzione di hash.

Marca temporale: un'evidenza informatica che consente la validazione temporale.

Pacchetto di archiviazione: pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione del sistema di conservazione.

Pacchetto di distribuzione: pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta.

Pacchetto di versamento: pacchetto informativo inviato dall’utente al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato, descritto nel manuale di conservazione del sistema di conservazione.

Pacchetto informativo: contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche).

Responsabile della conservazione: il soggetto che svolge le attività di conservazione avvalendosi del servizio offerto dal delegato per l’attività di conservazione, in conformità a quanto disposto dal presente manuale operativo e dalle disposizioni normative vigenti in materia.

Riferimento temporale: informazione, contenente la data e l'ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici.

Riversamento diretto: processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica. Per tale processo non sono previste particolari modalità.

Riversamento sostitutivo: processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica.

Sistema di memorizzazione: sistema tecnologico per la tenuta a lungo termine dei documenti conservati in modo non modificabile, in base agli ultimi standard tecnologici.

Sistema di conservazione a norma del Comune di R o vol on : l’unione dei sistemi di conservazione di cui sono responsabili i delegati su un’infrastruttura tecnologica qualificata.

Utente: il responsabile della conservazione o i soggetti espressamente abilitati dal medesimo ad accedere al sistema di conservazione o a fruire dei suoi servizi.

Validazione temporale: il risultato della procedura informatica con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi.

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95 Dati identificativi del manuale operativo 95.1 Il presente manuale operativo è consultabile per via telematica sul sito Internet del Comunedi Rovolon all’indirizzo https://www.comune.rovolon.pd.it/ all’interno della sezione di amministrazione trasparente dedicata ai regolamenti.

95.2 Il presente Regolamento entra in vigore il giorno successivo alla data di esecutività della delibera di adozione da parte della Giunta Comunale.

95.3 Sarà compito del responsabile della gestione documentale ogni ulteriore adeguamento e aggiornamento del presente manuale derivante dalle variazioni della normativa vigente in materia.

96 Riferimenti normativi ➢ La normativa di riferimento del presente regolamento è la seguente: ➢ RD 1163/1911, Regolamento per gli archivi di Stato; ➢ DPR 1409/1963, Norme relative all’ordinamento ed al personale degli archivi di Stato; ➢ DPR 854/1975, Attribuzioni del Ministero dell'interno in materia di documenti archivistici non ammessi alla libera consultabilità; ➢ Legge 241/1990, Nuove norme sul procedimento amministrativo; ➢ DPR 445/2000, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa; ➢ DPR 37/2001, Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato; ➢ D.lgs. 196/2003 recante il Codice in materia di protezione dei dati personali; ➢ D.lgs. 42/2004, Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137; ➢ Legge 9 gennaio 2004, n. 4 aggiornata dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 106, disposizioni per favorire e semplificare l'accesso degli utenti e, in particolare, delle persone con disabilità agli strumenti informatici; ➢ D.lgs. 82/2005 e s.m.i., Codice dell’amministrazione digitale; ➢ D.lgs. 33/2013, Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni; ➢ DPCM 22 febbraio 2013, Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71; ➢ DPCM 21 marzo 2013, Individuazione di particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici 9 – 41 ed allegata al documento informatico, ai sensi dell'art. 22, comma 5, del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni; ➢ Reg. UE 910/2014, in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE Regolamento eIDAS; ➢ Circolare 40 e 41 del 14 dicembre 2015 della Direzione generale degli archivi, Autorizzazione alla distruzione di originali analogici riprodotti secondo le regole tecniche di cui al DPCM 13.11.2014 e conservati secondo le regole tecniche di cui al DPCM 13.12.2013; ➢ Reg. UE 679/2016 (GDPR), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la

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direttiva 95/46/CE;

➢ Circolare 18 aprile 2017, n. 2/2017 dell’Agenzia per l’Italia Digitale, recante le misure minime di ➢ ➢ ➢ ➢

sicurezza ICT per le pubbliche amministrazioni; Circolare n. 2 del 9 aprile 2018, recante i criteri per la qualificazione dei Cloud Service Provider per la PA; Circolare n. 3 del 9 aprile 2018, recante i criteri per la qualificazione di servizi SaaS per il Cloud della PA; Reg. UE 2018/1807, relativo a un quadro applicabile alla libera circolazione dei dati non personali nell'Unione Europea; DPCM 19 giugno 2019, n. 76, Regolamento di organizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali, degli uffici di diretta collaborazione del Ministro e dell'Organismo indipendente di valutazione della performance.

SOGGETTI 97 Responsabile della conservazione 97.1 Il Responsabile della conservazione viene nominato con atto deliberativo della Giunta Comunale.

97.2 Il responsabile della conservazione può essere svolto dal responsabile della gestione documentale ovvero dal coordinatore della gestione documentale.

97.3 Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione agendo d’intesa con il responsabile della gestione documentale, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi, in relazione al modello organizzativo adottato dall’ente.

97.4 Il responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato.

97.5 Il responsabile della conservazione cura l’aggiornamento periodico del presente manuale di conservazione in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti in collaborazione con il responsabile della gestione documentale ovvero con il coordinatore della gestione documentale, ove nominato.

98 Delegato per l’attività di conservazione 98.1 Il delegato per l’attività di conservazione è il soggetto pubblico o privato nominato dal responsabile della conservazione a cui viene affidata in modo totale o parziale la conservazione dei documenti digitali.

98.2 Il delegato deve offrire idonee garanzie organizzative e tecnologiche per lo svolgimento delle funzioni affidategli.

98.3 Il delegato, a cui è affidata la conservazione, sottoscrive un contratto o convenzione di servizio con il Comune di Rovolon che deve prevedere l’obbligo del rispetto del presente manuale di conservazione.

98.4 Le imprese che svolgono il servizio di conservazione come delegate od incaricate dalle prime devono essere accreditate presso l’Agenzia per l’Italia Digitale.

98.5 Il manuale tecnico aggiornato del soggetto incaricato alla Conservazione digitale a norma è reperibile al seguente indirizzo web: https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/conservazione/conservatori-accreditati.

99 Produttori e utenti 99.1 I ruoli di produttore e utente sono svolti indifferentemente da persone fisiche o giuridiche

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interne o esterne al sistema di conservazione, secondo il modello organizzativo scelto dal Comune di Rovolon.

99.2 Il produttore, responsabile del contenuto del pacchetto di versamento, trasmette tale pacchetto al sistema di conservazione secondo le modalità operative di versamento condivise con il delegato.

99.3 L’utente richiede al sistema di conservazione l’accesso ai documenti per acquisire le informazioni di interesse nei limiti del livello di autorizzazione attribuito dal responsabile della conservazione. Tali informazioni vengono fornite dal sistema di conservazione secondo le modalità previste dal presente manuale.

TIPOLOGIA DEL SERVIZIO 100 Il sistema di conservazione 100.1 Il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico dal produttore fino all’eventuale scarto, la conservazione, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, degli oggetti in esso conservati, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, immodificabilità e reperibilità dei seguenti: a) documenti informatici e documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati; b) documenti analogici originali unici dei quali si intende adottare la conservazione sostitutiva informatica.

100.2 Le componenti funzionali del sistema di conservazione assicurano il trattamento dell’intero ciclo di gestione dell’oggetto conservato nell’ambito del processo di conservazione.

100.3 Il sistema di conservazione garantisce l’accesso all’oggetto conservato indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico, a tempo indeterminato o fino al momento dell’eventuale scarto o cessazione del contratto.

101 Oggetti conservati 101.1 La selezione conservativa dei documenti informatici deve riguardare tutti i documenti informatici prodotti dall’Amministrazione secondo le indicazioni previste dalla normativa vigente.

101.2 I documenti informatici devono essere statici, non modificabili e possono essere anche muniti di sottoscrizione elettronica e/o di marca temporale.

101.3 Sono accettati, per la conservazione, i formati che soddisfino caratteristiche di apertura, sicurezza, portabilità, funzionalità, diffusione, leggibilità nel tempo e supporto allo sviluppo.

101.4 Sono privilegiati i formati che siano standard internazionali (de jure e de facto) o, quando necessario, formati proprietari le cui specifiche tecniche siano pubbliche.

101.5 Ulteriore elemento di valutazione nella scelta del formato è il tempo di conservazione previsto dalla normativa per le singole tipologie di documenti informatici.

101.6 I formati, indicati nella tabella seguente, costituiscono un elenco di formati che possono essere usati per la conservazione:

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Comune di Rovolon Pd

TIPOLOGIA DI DOCUMENTI - FORMATI UTILIZZABILI

ESTENSIONE

Documenti di testo Pdf, Pdf/A

.pdf

Documenti di testo Office Open XML (OOXML)

.docx, .xlsx, .pptx

Documenti di testo Open Document Format

.odt, .ods, .odp, .odg

Immagini raster TIFF

.tif

Immagini JPEG

.jpeg, .jpg

File non binari “in chiaro” XML e i suoi derivati

.xml

TXT con specifica della codifica del carattere adottata (Character Encoding)

.txt

Messaggi di posta elettronica Eml e tutti i formati conformi allo standard RFC 2822/MIME

.eml

Messaggi di posta elettronica Msg e tutti i formati conformi allo standard RFC 2822/MIME

.msg

Formato di archiviazione dei dati pensato per il salvataggio di pagine web e i documenti ipertestuali.

.mht

I documenti sottoscritti digitalmente e la marcatura temporale sono rispettivamente accettati nei formati P7M, M7M e P7S. 102 Metadati da associare 102.1 I Metadati costituiscono gli insiemi di dati da associare a un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un’aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto, la struttura, nonché per permetterne la gestione e la ricerca nel tempo nel sistema di conservazione.

102.2 I metadati generali od oggettivi da associare a tutte le tipologie di documenti da conservare devono fornire le informazioni base relative al pacchetto di archiviazione, al suo contenuto e al processo di produzione dello stesso.

102.3 In ogni caso i metadati minimi da associare devono essere almeno quelli previsti, nel tempo, dalla normativa vigente.

102.4 I metadati devono essere inclusi nel pacchetto di archiviazione ottenuto dalla trasformazione del pacchetto di versamento all’atto della messa in conservazione.

103 Tipologie documentali 103.1 Il sistema di gestione documentale e il sistema di conservazione utilizzati dall’Ente, sono organizzati in classi documentali.

103.2 Le tipologie documentali sono definite nel contratto di convenzione con l’ente conservatore all’atto della stipula.

103.3 La classe documentale specifica tutte le caratteristiche relative ad una tipologia di documento da sottoporre a conservazione, individuando le informazioni necessarie a qualificare e

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identificare univocamente ogni singolo documento. Ha parametri propri di comportamento ed attributi o metadati caratteristici.

INSIEME MINIMO DI METADATI 104 Definizione dei Metadati e delle tipologie e classi documentali conservate L’elenco completo delle classi documentali e dei metadati relativi al servizio fornito dal delegato indicato nell’Art. 77 - Obblighi e responsabilità del delegato alla conservazione è presente nell’allegato 10 - Tipologie documentali e Metadati di Conservazione.

OBBLIGHI 105 Obblighi e responsabilità del delegato alla conservazione 105.1 Il delegato Infocert S.p.a per l’attività di conservazione ha l’obbligo di: • predisporre un sistema atto alla conservazione dei documenti informatici per conto del Comune di Rovolon nel rispetto della normativa vigente; • archiviare e rendere disponibili, relativamente ad ogni pacchetto di archiviazione, le informazioni minime previste dalla normativa vigente; • fornire un rapporto di versamento a fronte di ogni pacchetto di versamento generato dagli utenti produttori del pacchetto attraverso le soluzioni di gestione documentale adottate per gli specifici tipi di documenti; • mantenere e rendere accessibile un archivio del software dei programmi di gestione e un archivio degli standard dei formati ammessi; • verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione, delle logiche di tracciatura e documentazione del sistema stesso; • adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; • documentare le procedure di sicurezza rispettate per l'apposizione della marca temporale; • rendere disponibili al Comune di Rovolon i documenti conservati nel caso di scadenza e/o risoluzione e/o cessazione del contratto di gestione secondo le clausole indicate nella convenzione/contratto sottoscritto tra le parti; 105.2 Il delegato per l’attività di conservazione non è tenuto ad eseguire un controllo sul contenuto e sulla integrità dei documenti ricevuti per la conservazione e a verificare le eventuali firme elettroniche o marche temporali apposte ai documenti oggetto di conservazione.

105.3 Il delegato per l’attività di conservazione verifica che il formato dei documenti trasmessi sia tra quelli ammessi rifiutando la conservazione di documenti in formati diversi da quelli fissati dal presente manuale operativo.

106 Obblighi degli utenti 106.1 Il Comune di Rovolon ha l’obbligo di: • inviare esclusivamente documenti leggibili e conformi a quanto previsto dal presente manuale; • controllare che i certificati di firma digitale dei documenti non aventi un riferimento temporale certo (marca temporale o segnatura di protocollo o registrazione particolare) contenuti nel pacchetto di versamento siano validi almeno fino alla generazione del pacchetto di archiviazione, ovvero fino alla avvenuta memorizzazione e conservazione a norma; • archiviare il pacchetto di versamento inviato, se è disponibile la funzionalità nel sistema; • controllare che il pacchetto informativo indicato nella ricevuta di conservazione

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corrisponda a quello del pacchetto di archiviazione; accettare o annullare il processo di conservazione (prenotazione automatizzata o manuale) avviato entro e non oltre il giorno stesso; in assenza di alcuna comunicazione entro l’indicato termine, il processo sarà considerato validamente concluso salvo cause di forza maggiore (interruzione del sistema di comunicazione, blackout, etc.); In caso di esito negativo la procedura deve comunque essere ripetuta.

•

106.2

ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO 107 Affidamento del servizio 107.1 Il responsabile della conservazione affida il processo di conservazione ad un delegato attraverso la sottoscrizione del contratto o convenzione di servizio e atto di delega parziale o totale del processo stesso. Tale delegato dovrà essere individuato tra i conservatori regolarmente accreditati presso L’Agenzia per l’Italia Digitale.

108 Accesso al servizio 108.1 L’accesso al servizio di conservazione deve avvenire mediante un canale sicuro attivato dagli applicativi di gestione documentale o via web.

PROCESSI OPERATIVI 109 Generalità processi operativi 109.1 Il processo di conservazione, nel dettaglio, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, prevede: • l’acquisizione da parte del sistema di conservazione del pacchetto di versamento per la sua presa in carico; • la verifica che il pacchetto di versamento e gli oggetti contenuti siano coerenti con le modalità previste dal manuale di conservazione; • il rifiuto del pacchetto di versamento, nel caso in cui le verifiche di cui alla lettera b) abbiano evidenziato delle anomalie; • la generazione, anche in modo automatico, del rapporto di versamento relativo ad uno o più pacchetti di versamento, univocamente identificato dal sistema di conservazione e contenente un riferimento temporale, specificato con riferimento al Tempo universale coordinato (UTC), e una o più impronte, calcolate sull’intero contenuto del pacchetto di versamento, secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione; • l’eventuale sottoscrizione del rapporto di versamento con la firma digitale o firma elettronica qualificata apposta dal responsabile della conservazione, ove prevista nel manuale di conservazione; • la preparazione, la sottoscrizione con firma digitale del responsabile della conservazione e la gestione del pacchetto di archiviazione sulla base delle specifiche della struttura dati e secondo le modalità riportate nel manuale della conservazione; • la preparazione e la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata, ove prevista nel manuale di conservazione, del pacchetto di distribuzione ai fini dell’esibizione richiesta dall’utente; • la produzione di duplicati informatici o di copie informatiche effettuati su richiesta degli utenti in conformità a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di formazione del documento informatico; • lo scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla norma, dandone informativa al produttore, previa

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109.2

autorizzazione del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo rilasciata al produttore secondo quanto previsto dalla normativa vigente in materia.

Per ogni riferimento tecnico, relativo ai processi operativi posti in essere per la gestione del sistema di conservazione digitale a norma, si rimanda al manuale del soggetto delegato ai servizi di conservazione stessa, quale parte integrante e sostanziale del presente regolamento, reperibile al seguente link: https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/conservazione/conservatori-accreditati

110 Esibizione 1. Il sistema di conservazione permette ai soggetti autorizzati l’accesso diretto, anche da remoto, al documento informatico conservato, attraverso la produzione di un pacchetto di distribuzione selettiva.

2. L’adozione di formati standard consolidati e riconosciuti a livello internazionale nella rappresentazione dei dati conservati ne garantiscono l’accesso attraverso sistemi esterni o software di terzi basati sui medesimi standard.

MISURE DI SICUREZZA DEL SISTEMA 111 Analisi dei rischi e misure di sicurezza a tutela dei dati personali.

Per quanto riguarda l’analisi dei rischi e le misure minime di sicurezza a tutela dei dati personali si faccia riferimento a quanto previsto nel punto 11 sezione A del presente manuale.

NORME TRANSITORIE E FINALI 112 Pubblicità del presente manuale ed entrata in vigore 2. Il presente Regolamento viene pubblicato sul sito istituzionale dell’Ente all’interno della sezione di amministrazione trasparente dedicata ai regolamenti.

3. Il presente Regolamento entra in vigore il giorno successivo alla data di esecutività della delibera di adozione da parte della Giunta Comunale.

4. Sarà compito del responsabile della gestione documentale ogni ulteriore adeguamento e aggiornamento del presente manuale derivante dalle variazioni della normativa vigente in materia.

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ALLEGATO 1

GLOSSARIO Affare Insieme di attività svolte dal Comune per raggiungere un obiettivo concreto e circoscritto: può o non può coincidere con il procedimento amministrativo.

Area Organizzativa Omogenea (AOO) Insieme definito di unità organizzative di una amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali. In particolare, l'AOO cura la protocollazione dei documenti in entrata ed in uscita utilizzando una unica sequenza numerica, rinnovata ad ogni anno solare.

Archivio 1. Complesso di documenti prodotti (spediti e ricevuti) dal Comune nel corso della sua attività istituzionale.

2. Il locale o i locali nei quali si conservano i documenti archivistici.

3. Il personale che si occupa della gestione, selezione e conservazione dei documenti archivistici.

Archivio corrente Complesso di documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi in corso.

Archivio di deposito Complesso di documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi nell'arco degli ultimi quarant'anni.

Archivio storico Complesso di documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi da più di quarant'anni, selezionati e degni di conservazione permanente.

Assegnazione di un documento Individuazione del responsabile del procedimento amministrativo - RPA (v.) cui affidare un documento in gestione, ai sensi degli artt. 5 e 6 della legge 7 agosto 1990, n. 241.

Casella istituzionale di posta elettronica La casella di posta elettronica istituita da un'Area organizzativa omogenea (AOO), per la ricezione e la spedizione dei messaggi da registrare a protocollo.

Documento amministrativo Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, della pubblica amministrazione, o comunque utilizzati ai fini dell'attività amministrativa.

Fascicolo Insieme organico di documenti relativi a un medesimo affare o procedimento amministrativo, classificati in maniera omogenea (dossier, pratica, etc.); aggregazione organizzata di documenti prodotti da un organo o ufficio comunale per la trattazione di un affare o per la gestione di una posizione relativa a una persona fisica o giuridica.

Flusso documentale Movimento dei documenti all'interno dell'archivio, all'interno dell'AOO o da una UOR all'altra.

Gestione dei documenti Insieme di attività finalizzate alla registrazione di protocollo, classificazione, fascicolazione, assegnazione, reperimento, conservazione e accesso dei documenti amministrativi formati o acquisiti dal produttore di archivio.

Inserto Uno o più documenti inseriti in un sottofascicolo a sua volta appartenente a un fascicolo.

Minuta Esemplare del documento che viene trattenuto nell'archivio dell'autore del documento.

Originale Esemplare del documento spedito al destinatario.

Piano di classificazione (v. titolario) Prontuario di selezione

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Strumento che elenca in modo sistematico, per le differenti tipologie documentarie, i tempi di conservazione (illimitata o limitata a un certo periodo).

Protocollo Registrazione quotidiana dei documenti ricevuti e spediti dal Comune, con assegnazione contestuale di un numero progressivo, che ricomincia da 1 all'inizio di ogni anno solare.

Repertorio Registro nel quale sono inseriti in sequenza cronologica documenti ai quali si attribuisce un numero identificativo progressivo.

Repertorio dei fascicoli Registro sul quale si annotano, con un numero progressivo, i fascicoli secondo l'ordine cronologico con cui si costituiscono all'interno delle suddivisioni del titolario.

Responsabile del procedimento amministrativo (RPA) È la persona fisica incaricata dell’istruzione e degli adempimenti di un affare o di un procedimento amministrativo.

Scarto Eliminazione fisica e irreversibile dei documenti.

Selezione dei documenti Operazione di vaglio dei documenti, diretta a individuare i documenti destinati alla conservazione permanente e quelli destinati allo scarto.

Serie Raggruppamento di documenti o fascicoli con caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei documenti, o in relazione all'oggetto e alla materia, o in relazione alle funzioni del Comune.

Smistamento di un documento Individuazione di una unità organizzativa responsabile (UOR) (v.) cui affidare un documento in gestione, ai sensi dell’art. 4 della legge 7 agosto 1990, n. 241.

Sottofascicolo Partizione del fascicolo; può a sua volta contenere inserti.

Titolario di classificazione Sistema logico di partizioni astratte per l’archiviazione, conservazione e individuazione dei documenti. Esso consente di organizzare in modo omogeneo i documenti in base alla funzione esercitata dall’ente che li produce. Il titolario di classificazione si articola su due gradi divisionali: titoli e classi.

Unità organizzativa responsabile (UOR) Struttura operativa cui sono affidate competenze omogenee per la trattazione di affari o procedimenti amministrativi.

Versamento Operazione con cui ciascuna UOR trasferisce periodicamente all'archivio di deposito la parte di archivio non più necessario alla trattazione degli affari.

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ALLEGATO 2

TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE I - AMMINISTRAZIONE GENERALE Questo titolo riguarda i documenti prodotti dal Comune nell’esercizio di funzioni di carattere generale e trasversale, che interessano tutti gli uffici, in quanto costituiscono strumento per l’attività amministrativa dell’apparato comunale.

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LEGISLAZIONE E CIRCOLARI ESPLICATIVE (1) DENOMINAZIONE, TERRITORIO E CONFINI, TOPONOMASTICA STATUTO REGOLAMENTI STEMMA, GONFALONE, SIGILLO ARCHIVIO GENERALE SISTEMA INFORMATIVO (2) INFORMAZIONI E RELAZIONI CON IL PUBBLICO POLITICA DEL PERSONALE; ORDINAMENTO DEGLI UFFICI E DEI SERVIZI (3) RELAZIONI CON LE ORGANIZZAZIONI SINDACALI E DI RAPPRESENTANZA DEL PERSONALE (4) CONTROLLI ESTERNI EDITORIA E ATTIVITÀ INFORMATIVO-PROMOZIONALE INTERNA ED ESTERNA CERIMONIALE, ATTIVITÀ DI RAPPRESENTANZA; ONORIFICENZE E RICONOSCIMENTI (5) INTERVENTI DI CARATTERE POLITICO E UMANITARIO; RAPPORTI ISTITUZIONALI (6) FORME ASSOCIATIVE PER L’ESERCIZIO DI FUNZIONI E SERVIZI (7) ASSOCIAZIONISMO E PARTECIPAZIONE

SERIE 1. Albo delle associazioni 2. Fascicoli delle associazioni (8) REPERTORI 1. Ordinanze del Sindaco 2. Deliberazioni del Consiglio comunale 3. Deliberazioni della Giunta comunale 4. Determinazioni dei responsabili di servizio 5. Contratti e convenzioni 6. Registro dell’Albo pretorio (9) 7. Registro delle notifiche (10) 8. Registro di protocollo

NOTE (1) Si intendono le circolari di carattere generale pervenute al Comune; quelle specifiche su una singola materia vanno inserite nel rispettivo titolo/ classe.

(2) Vanno inserite in questa classe tutte le rilevazioni statistiche promosse dal Comune, mentre quelle richieste dall’ISTAT e da altre autorità vanno classificate a seconda della materia che trattano.

(3) Sono compresi nella classe tutti gli atti organizzativi relativi al personale nella sua complessità (dotazioni organiche, programmi di attività, orari di apertura degli uffici, attribuzioni di uffici, sviluppo delle pari opportunità, etc.). Vanno ricondotti a questa classe anche i documenti relativi all’armonizzazione degli orari degli esercizi commerciali, pubblici esercizi, servizi pubblici e pubbliche amministrazioni localizzati nel territorio del Comune. Per i documenti relativi ad affari concreti concernenti il personale si utilizza il Titolo III.

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(4) La classe è destinata a documenti relativi ai rapporti di carattere generale con i sindacati e le rappresentanze del personale; per questioni specifiche si utilizzano le classi del titolo III. (5) Si intendono sia le onorificenze conferite al Comune sia quelle conferite a singoli cittadini tramite il Comune. Si inserisce in questa classe anche il carteggio relativo all’uso delle bandiere (nazionale, europea, etc.).

(6) Si intendono i rapporti istituzionali di alto livello e di carattere generale, non quelli relativi a materie specifiche.

(7) Si precisa che vanno inseriti in questa classe solo gli atti costitutivi e i rapporti istituzionali, mentre per l’attività di ciascuno degli enti va predisposto un apposito titolario.

(8) Si ricondurranno a questa classe anche i fascicoli relativi alle associazioni che chiedono di essere iscritte nell’albo comunale.

(9) Il servizio archivistico non può, in linea di massima, a causa della ingente mole di pubblicazioni, conservare uno dei due esemplari del documento inviato alla pubblicazione; ma dovrà limitarsi a registrare sul repertorio i dati che identifichino in modo inequivocabile il documento pubblicato e gli estremi necessari per conferire valore legale alla procedura. L’originale, dopo la registrazione, va restituito al richiedente con in calce il referto di pubblicazione. Per la preminente funzione giuridico-probatoria, tale registro acquisisce la natura di repertorio.

(10) Il Comune è chiamato a fornire il servizio legale di notifica anche per altre amministrazioni. In linea di massima valgono le stesse considerazioni fatte per la pubblicazione.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------II - ORGANI DI GOVERNO, GESTIONE, CONTROLLO, CONSULENZA E GARANZIA Questo titolo comprende gli atti concernenti gli organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia, ma non gli atti da essi prodotti. La classificazione riguarda infatti il funzionamento dell’organo, non le sue funzioni.

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SINDACO VICE-SINDACO CONSIGLIO PRESIDENTE DEL CONSIGLIO CONFERENZA DEI CAPIGRUPPO E COMMISSIONI DEL CONSIGLIO GRUPPI CONSILIARI GIUNTA COMMISSARIO PREFETTIZIO E STRAORDINARIO SEGRETARIO COMUNALE RESPONSABILI DI SERVIZIO REVISORE DEI CONTI DIFENSORE CIVICO COMMISSARIO AD ACTA ORGANI DI CONTROLLO INTERNI ORGANI CONSULTIVI

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------III - RISORSE UMANE Il titolo è dedicato alle funzioni relative alla gestione del personale, sia esso dipendente o esterno (collaboratori a qualsiasi titolo). Nelle classi andranno inseriti i documenti relativi a questioni non riconducibili a singole persone.

Per i documenti relativi a ciascun dipendente viene istruito un fascicolo nominativo.

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CONCORSI, SELEZIONI, COLLOQUI (1) ASSUNZIONI E CESSAZIONI COMANDI E DISTACCHI; MOBILITÀ ATTRIBUZIONE DI FUNZIONI, ORDINI DI SERVIZIO E MISSIONI INQUADRAMENTI E APPLICAZIONE CONTRATTI COLLETTIVI DI LAVORO RETRIBUZIONI E COMPENSI (2)

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ADEMPIMENTI FISCALI, CONTRIBUTIVI E ASSICURATIVI TUTELA DELLA SALUTE E SICUREZZA SUL LUOGO DI LAVORO DICHIARAZIONI DI INFERMITÀ ED EQUO INDENNIZZO (3) INDENNITÀ PREMIO DI SERVIZIO E TRATTAMENTO DI FINE RAPPORTO, QUIESCENZA SERVIZI AL PERSONALE SU RICHIESTA (4) ORARIO DI LAVORO, PRESENZE E ASSENZE GIUDIZI, RESPONSABILITÀ E PROVVEDIMENTI DISCIPLINARI FORMAZIONE E AGGIORNAMENTO PROFESSIONALE COLLABORATORI ESTERNI (5)

SERIE 1. Fascicoli del personale 2. Elenco degli incarichi conferiti

NOTE (1) Si classificano in questa classe anche le domande di assunzione e i curricula inviati, che non sono stati seguiti da alcun concorso.

(2) Si classifica in questa classe anche il carteggio relativo all’anagrafe delle prestazioni.

(3) Si classificano qui le denunce di infortunio.

(4) Tale denominazione indica i servizi che il Comune predispone per i dipendenti che vi accedono su richiesta: ad esempio, i buoni pasto oppure la sottoscrizione di convenzioni particolari stipulate con il Comune etc.

(5) Incarichi a contratto; inoltre volontari, obiettori di coscienza, stagisti, Co.Co.Co., etc.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------IV - RISORSE FINANZIARIE E PATRIMONIO In questo titolo rientrano le funzioni conferite ai comuni in materia di disponibilità di risorse finanziarie e di gestione contabile, titolarità e gestione del patrimonio comunale, sia immobile che mobile; acquisizione e gestione dei beni e servizi strumentali allo svolgimento dell’attività.

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ENTRATE USCITE PARTECIPAZIONI FINANZIARIE BILANCIO PREVENTIVO, VARIAZIONI DI BILANCIO, VERIFICHE CONTABILI PIANO ESECUTIVO DI GESTIONE (PEG) RENDICONTO DELLA GESTIONE ADEMPIMENTI FISCALI INVENTARI E CONSEGNATARI DEI BENI BENI IMMOBILI BENI MOBILI ECONOMATO OGGETTI SMARRITI E RECUPERATI TESORERIA CONCESSIONARI ED ALTRI INCARICATI DELLA RISCOSSIONE DELLE ENTRATE PUBBLICITÀ E PUBBLICHE AFFISSIONI

REPERTORI 1. Mandati 2. Reversali 3. Concessioni di occupazione suolo pubblico 4. Concessioni di beni del demanio statale

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SERIE 1. Fascicoli dei concessionari 2. Elenco dei fornitori

NOTE (1) Si intendono quelli cui il Comune è tenuto in quanto soggetto fiscale.

(2) Si ricorda che dei beni immobili fanno parte, oltre agli edifici dove hanno sede gli uffici comunali, gli impianti sportivi, gli alloggi di edilizia residenziale pubblica e qualsiasi altro fabbricato di proprietà comunale. Rientrano tra i beni comunali anche boschi, campi, parchi, aree verdi e altri beni similari. La classe comprende: 1) acquisizioni, che possono avvenire per contratto di acquisto, per lascito testamentario o per espropriazione; 2) manutenzione ordinaria, da qualunque soggetto o ufficio eseguite, e destinazione d’uso; 3) concessione in uso (concessioni, autorizzazioni, locazioni, etc.); 4) alienazione e altre forme di dismissione.

(3) Anche qui si prevedono: 1) acquisizione; 2) manutenzione; 3) concessione in uso; 4) alienazione e altre forme di dismissione.

(4) Si intendono tutte le concessioni di suolo pubblico: passi carrai, cartelloni e scritte pubblicitarie, tende, festoni natalizi, plateatici per fiere, mercati, spettacoli viaggianti, etc.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------V - AFFARI LEGALI E' previsto un titolo specifico, nonostante quasi sempre gli affari legali si inseriscano all’interno di un procedimento. Infatti le azioni legali, i pareri e le consulenze interessano materie diverse e possono rivestire carattere generale e/o preliminare a una pluralità di procedimenti concreti. Inoltre, non sempre c’è un fascicolo precedente al contenzioso; anche quando la controversia sorge nel corso di un procedimento o di un rapporto civile, il contenzioso si configura come subprocedimento. E' pertanto opportuno che gli atti delle controversie siano conservati unitariamente.

1. CONTENZIOSO 2. RESPONSABILITÀ CIVILE E PATRIMONIALE VERSO TERZI; ASSICURAZIONI (1) 3. PARERI E CONSULENZE

NOTE (1) Classe destinata alle richieste di risarcimento per responsabilità del Comune.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------VI - PIANIFICAZIONE E GESTIONE DEL TERRITORIO Il titolo è dedicato a funzioni, tra loro interconnesse, relative alla pianificazione e gestione del territorio: si sono semplificate al massimo le classi per comprendere nella generalità delle denominazioni la varietà di procedimenti censiti.

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URBANISTICA: PIANO REGOLATORE GENERALE E VARIANTI URBANISTICA: STRUMENTI DI ATTUAZIONE DEL PIANO REGOLATORE GENERALE (1) EDILIZIA PRIVATA (2) EDILIZIA PUBBLICA OPERE PUBBLICHE (3) CATASTO VIABILITÀ (4) SERVIZIO IDRICO INTEGRATO, LUCE, GAS, TRASPORTI PUBBLICI, GESTIONE DEI RIFIUTI E ALTRI SERVIZI AMBIENTE: AUTORIZZAZIONI, MONITORAGGIO E CONTROLLO (5) PROTEZIONE CIVILE ED EMERGENZE

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REPERTORI Concessioni edilizie SERIE Fascicoli dei concessionari

NOTE (1)In questa sottoclasse vanno inseriti i piani particolareggiati, i piani di lottizzazione, etc.

(2) Si classificano qui sia le pratiche definite con termine omnicomprensivo di “autorizzazioni” comunque denominate (permesso di costruire, dichiarazione di inizio attività, condoni, etc.) sia l’attività di controllo e di repressione degli abusi svolta dal Comune.

(3) L’indicazione della classe è generale, in quanto in essa confluisce una cospicua quantità di fascicoli. La classificazione è un'operazione logico-organizzativa che riconduce lo specifico a ripartizioni logiche generali ed astratte. Ben diversa è la creazione e costituzione dei fascicoli, che si riferiscono a casi concreti ben definiti.

(4) Resta inteso che la costruzione delle strade va ricondotta alla classe Opere pubbliche (Titolo VI classe 5); mentre a questa classe si riconducono la formulazione del piano del traffico, le pratiche relative alla mobilità e quindi anche il coordinamento del trasporto privato e di quello pubblico.

(5) La classe comprende anche tutto ciò che attiene e scaturisce dall’attività di prevenzione e programmazione politica.

Nella classe vanno inserite anche tutte le pratiche inerenti alle valutazioni e pareri di impatto ambientale.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------VII - SERVIZI ALLA PERSONA Sono raggruppate in questo titolo le funzioni attribuite ai comuni in materia di servizi educativi e formativi (classi 1-4), servizi culturali, sportivi e del tempo libero (classi 5-7), servizi socio-assistenziali (classi 8-14).

La riconduzione ad un unico titolo di tutte queste funzioni, è motivata dal fatto che molti interventi dei Comuni assumono caratteristiche promiscue e possono venire individuati più propriamente a livello di classe che non a livello di titoli.

Nel settore della cultura e dello sport, sono previste tre classi: la prima dedicata al funzionamento delle istituzioni che gestiscono l’attività, la seconda e la terza relative alle iniziative concrete.

Nello stabilire le classi relative alle funzioni in materia di aiuto e sostegno delle fasce deboli della società, si è scelto di indicare l’area di intervento, a chiunque diretto.

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DIRITTO ALLO STUDIO E SERVIZI (1) ASILI NIDO E SCUOLA MATERNA PROMOZIONE E SOSTEGNO DELLE ISTITUZIONI DI ISTRUZIONE E DELLA LORO ATTIVITÀ ORIENTAMENTO PROFESSIONALE; EDUCAZIONE DEGLI ADULTI; MEDIAZIONE CULTURALE ISTITUTI CULTURALI (MUSEI, BIBLIOTECHE, TEATRI, ETC.) ATTIVITÀ ED EVENTI CULTURALI (2) ATTIVITÀ ED EVENTI SPORTIVI PIANIFICAZIONE E ACCORDI STRATEGICI CON ENTI PUBBLICI E PRIVATI E CON IL VOLONTARIATO SOCIALE PREVENZIONE, RECUPERO E REINTEGRAZIONE DEI SOGGETTI A RISCHIO INFORMAZIONE, CONSULENZA ED EDUCAZIONE CIVICA (3) TUTELA E CURATELA DI INCAPACI ASSISTENZA DIRETTA E INDIRETTA, BENEFICI ECONOMICI (4) ATTIVITÀ RICREATIVA E DI SOCIALIZZAZIONE (5) POLITICHE PER LA CASA (6)

SERIE 1. Fascicoli personali degli assistiti 2. Verbali degli organi di gestione degli Istituti culturali (biblioteca, etc.)

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NOTE (1) La classe comprende, ad esempio, l’attività di trasporto scolastico e il servizio mense scolastiche.

(2) Vanno ricondotti a questa classe tutti gli eventi (mostre, congressi, spettacoli, manifestazioni culturali, feste popolari, feste religiose e civili, etc.), per ognuno dei quali va aperto un fascicolo specifico.

(3) Sono da inserire in questa classe i documenti prodotti da iniziative quali l’informagiovani e i consultori di vario tipo.

(4) Si intendono tutte le forme di aiuto economico destinate a soggetti socialmente ed economicamente deboli (ad es. il pagamento parziale o totale di rette per il ricovero in case di riposo etc.) e ogni tipo di finanziamento proveniente da fonti diverse.

(5) Classe prevista per tutte le iniziative tipo GREST, parchi giochi per bambini, centri estivi, soggiorni climatici, luoghi di ritrovo assistiti, attività di gestione del tempo libero, etc.

(6) I comuni svolgono le funzioni amministrative concernenti l’assegnazione degli alloggi di edilizia residenziale pubblica, l’assegnazione delle aree PEEP, i contributi concessi per la soluzione dei problemi abitativi. Resta inteso che la costruzione delle abitazioni rientra nel titolo VI nella classe 5 Opere pubbliche.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------VIII - ATTIVITÀ ECONOMICHE I comuni svolgono nel settore delle attività economiche funzioni particolari, spesso complementari a quelle esercitate da altri enti, come le province: talora essi sono chiamati a monitorare e raccogliere dati, oppure devono rilasciare autorizzazioni, etc. Poiché le attività economiche sono alquanto variegate, si è preferito prevedere classi molto generali.

1.

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3.

4.

5.

6.

7.

AGRICOLTURA E PESCA ARTIGIANATO (1) INDUSTRIA COMMERCIO (2) FIERE E MERCATI ESERCIZI TURISTICI E STRUTTURE RICETTIVE PROMOZIONE E SERVIZI (3)

REPERTORI 1. Autorizzazioni commerciali 2. Autorizzazioni artigianali 3. Autorizzazioni turistiche SERIE Fascicoli delle attività economiche

NOTE (1) Si è preferito, in analogia con la classe “Industria”, non suddividere la classe in specifiche sottoclassi dedicate alle categorie artigiane interessate da normativa speciale.

(2) Vengono classificati in questa posizione i documenti archivistici relativi a qualunque tipo di commercio, anche quelli soggetti ad altre autorizzazioni o sanitarie o di pubblica sicurezza.

(3) Si classifica in questa posizione il carteggio relativo a tutte le iniziative di promozione e supporto delle attività economiche, anche quello relativo alla tutela delle indicazioni geografiche di provenienza e di qualità (DOC, DOP, etc.).

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------IX - POLIZIA LOCALE E SICUREZZA PUBBLICA Questo titolo riguarda la prevenzione e la repressione delle violazioni, sia per quanto concerne la circolazione stradale, che per quanto concerne la vita dell’individuo nel contesto sociale e amministrativo.

Comprende inoltre le funzioni connesse con il controllo dell’individuo singolo o associato.

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1.

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3.

4.

PREVENZIONE ED EDUCAZIONE STRADALE (1) POLIZIA STRADALE (2) INFORMATIVE (3) SICUREZZA E ORDINE PUBBLICO (4)

REPERTORI 1. Autorizzazioni di pubblica sicurezza 2. Verbali degli accertamenti SERIE Fascicoli dei richiedenti l’autorizzazione di pubblica sicurezza NOTE (1) Si inseriscono in questa classe le iniziative di carattere formativo ed educativo volte a diffondere la conoscenza delle norme e dei rischi connessi alla circolazione stradale, oltre che a diffondere rispetto per le regole e per gli altri utenti della strada.

(2) Si classifica qui il carteggio relativo all’accertamento delle violazioni al Codice della strada, alla rilevazione degli incidenti e alle operazioni di soccorso.

(3) Si intendono le notizie sui residenti nel Comune richieste da altri enti pubblici.

(4) Vanno classificate qui tutte le pratiche di competenza delle questure, ma gestite dai comuni che ne sono sprovvisti (denunce di cessione dei fabbricati e di ospitalità stranieri; consegna licenze di porto di fucile; materie esplodenti, radioamatori). Inoltre rientrano in tale classe le intese di cui all’art. 5, comma 4 della legge 65/1986.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------X - TUTELA DELLA SALUTE Il titolo non necessita di particolari commenti, stante la chiarezza con cui la normativa definisce le funzioni dei comuni nel contesto del sistema sanitario nazionale.

1. SALUTE E IGIENE PUBBLICA 2. TRATTAMENTO SANITARIO OBBLIGATORIO 3. FARMACIE 4. ZOOPROFILASSI VETERINARIA 5. RANDAGISMO ANIMALE E RICOVERI REPERTORI 1. Autorizzazioni sanitarie 2. Autorizzazioni di abitabilità e di agibilità SERIE 1. Fascicoli dei soggetti a TSO 2. Fascicoli dei richiedenti l’autorizzazione sanitaria 3. Fascicoli delle richieste di abitabilità e di agibilità ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------XI - SERVIZI DEMOGRAFICI Le funzioni dei comuni in materia demografica rientrano tra quelle esercitate per delega dello Stato, e molte sono esercitate dal sindaco in veste di ufficiale di governo. Si è inserita, tra le materie riconducibili ai servizi demografici, anche la polizia mortuaria, perché gli adempimenti burocratici connessi con l’evento sono riconducibili al controllo che il comune esercita sulla popolazione. La classe 4 prevede anche la gestione degli spazi e dei servizi cimiteriali indicati con la denominazione complessiva “cimiteri”. Resta inteso che la costruzione del cimitero è funzione edilizia (quindi Titolo VI/classe 5), come pure l’edificazione di tombe da

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parte dei privati (quindi Titolo VI/classe 3). Riunificare in questa classe le funzioni connesse con la morte ha un significato di semplificazione amministrativa e archivistica.

1.

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3.

4.

STATO CIVILE ANAGRAFE E CERTIFICAZIONI (1) CENSIMENTI POLIZIA MORTUARIA E CIMITERI (2)

REPERTORI (3) 1. Registro dei nati 2. Registro dei morti 3. Registro dei matrimoni 4. Registro di cittadinanza 5. Registro di seppellimento 6. Registro di tumulazione 7. Registro di esumazione 8. Registro di estumulazione 9. Registro di cremazione

NOTE (1) Va classificato qui tutto il carteggio prodotto nello svolgimento dell’attività di certificazione d’identità (carte d’identità, passaporti, libretti di lavoro, etc.). Rientra in questa classe anche il carteggio relativo alla formazione dell’Albo dei giudici popolari.

(2) Riguarda il carteggio relativo alle pratiche connesse con la morte di una persona nel territorio comunale e con la gestione degli spazi cimiteriali. Resta inteso che la costruzione dei cimiteri resta classificata nel Titolo VI nella classe 5 - Opere pubbliche e la concessione delle aree e dei loculi va repertoriata fra le concessioni di suolo pubblico (Titolo IV).

(3) Si è preferito definire repertori i registri anagrafici, in quanto l’inserimento dei dati segue numerazione propria in ordine cronologico con valenza giuridico-probatoria.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------XII - ELEZIONI ED INIZIATIVE POPOLARI Il titolo riguarda il carteggio prodotto nello svolgimento delle funzioni connesse alle elezioni di varia natura e alla gestione delle iniziative popolari.

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ALBI ELETTORALI LISTE ELETTORALI ELEZIONI REFERENDUM ISTANZE, PETIZIONI E INIZIATIVE POPOLARI

SERIE Verbali della Commissione elettorale comunale ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------XIII - LEVA MILITARE Il titolo riguarda il carteggio prodotto nell’ambito delle funzioni (residuali e in via di esaurimento) di leva, servizio militare, per quanto di competenza comunale, e di oneri gravanti sui comuni.

1. LEVA 2. RUOLI MATRICOLARI

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3. CASERME, ALLOGGI E SERVITÙ MILITARI 4. REQUISIZIONI PER UTILITÀ MILITARI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------XIV - OGGETTI DIVERSI Questo titolo riguarda il carteggio non riconducibile ai titoli precedenti e relativo a funzioni non attribuite alla data di approvazione del titolario. Tale titolo va usato con estrema parsimonia.

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ALLEGATO 3 PRONTUARIO DI SELEZIONE E SCARTO Premessa L'individuazione del materiale documentario da scartare è un'operazione da effettuare con la dovuta attenzione, e comunque subordinata, in base all'art. 21, comma 5 del D. Lgs. 29 ottobre 1999, n. 490 (Testo Unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali), all'autorizzazione della Soprintendenza Archivistica.

Le operazioni di selezione del materiale da eliminare vanno eseguite con prudenza e oculatezza.

Gli atti compresi nell'archivio storico non sono di regola proponibili per lo scarto, salvo diverse specifiche indicazioni della Soprintendenza Archivistica per il Veneto.

Il Comune, qualora intenda procedere allo scarto di documenti, dovrà inviare alla Soprintendenza Archivistica n. 3 originali o copie conformi della proposta di scarto (cioè l'elenco dei documenti che si intendono eliminare: si veda il modello di cui all'allegato n. 4); tali esemplari dovranno avere le pagine numerate ed essere provvisti del bollo tondo del Comune. Ad essi sarà allegata una lettera di accompagnamento, debitamente protocollata e firmata, attestante la volontà del Comune di procedere allo scarto, nonché certificante il numero dei fogli di cui si compone la proposta di scarto medesima. La proposta di scarto potrà eventualmente essere accompagnata da una determinazione, contenente gli stessi elementi sopra richiesti.

Ottenuto il nulla osta, gli atti sottoposti a scarto vanno ceduti ai comitati provinciali della Croce Rossa Italiana. Qualora la CRI comunichi l'impossibilità del ritirare la documentazione, il comune può procedere direttamente alla distruzione (con qualunque mezzo ritenuto idoneo). L'attestazione dell'avvenuta distruzione va trasmessa alla Soprintendenza Archivistica quale atto conclusivo della pratica.

Il presente massimario si compone di due parti: la prima indica la documentazione fondamentale che deve essere conservata senza limiti di tempo; la seconda parte indica la documentazione che può essere proposta per lo scarto dopo il periodo minimo di conservazione espressamente indicato per le varie tipologie. E' peraltro prevista la conservazione illimitata di atti o documenti che rappresentano la riepilogazione e la sintesi delle notizie contenute nel materiale proponibile per lo scarto, in modo da assicurare la conservazione delle informazioni essenziali.

Il massimario, per la grande varietà di tipologie documentarie presenti nell'archivio comunale, non ha la pretesa di essere completamente esaustivo.

************************************************************************************* PARTE PRIMA DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO 1) Statuti e regolamenti; 2) Deliberazioni destinate a formare la raccolta ufficiale del Consiglio e della Giunta; 3) Decreti ed ordinanze del Sindaco; 4) Decreti, determinazioni e ordinanze dei responsabili di servizio; 5) Convenzioni e accordi con altri enti; 6) Verbali del consiglio e della giunta; 7) Nomine e designazioni presso enti, aziende, istituzioni; 8) Protocolli della corrispondenza; 9) Registri dell'albo pretorio e registri delle notifiche; 10) Sindaco, Consiglio, Giunta: insediamento/nomina, dimissioni, revoca, surrogazione, indennità; funzioni di rappresentanza; 11) Gruppi consiliari: costituzione, designazione dei capigruppo e affari di carattere generale;

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12) Inventari, titolari, schedari, rubriche e repertori dell'archivio, libretti o schede di trasmissione di carte tra i vari uffici, anche non più in uso; 13) Atti relativi a riordinamenti e scarti archivistici; 14) Inventari dei beni mobili e immobili del Comune; 15) Beni demaniali e patrimoniali: acquisizioni, alienazioni e amministrazione; 16) Partecipazioni azionarie; 17) Atti relativi ad acquisto e donazione di opere d'arte; 18) Partecipazione a cortei con gonfalone; 19) Pianta o dotazione organica; piano occupazionale annuale; 20) Fascicoli del personale in servizio e in quiescenza, di ruolo e non di ruolo; 21) Originali dei verbali delle commissioni di concorso; 22) Affidamento incarichi a professionisti; 23) Ruoli riassuntivi del personale e libri matricola; 24) Libri infortuni o documentazione equivalente; 25) Posizioni previdenziali, stipendiali, tributarie dei dipendenti quando non integralmente conservate nei fascicoli personali; 26) Personale: atti relativi a contenzioso, disciplinare e contrattuale; 27) Fascicoli degli amministratori e dei membri delle commissioni; 28) Atti di nomina dei di commissioni consiliari permanenti, registri delle presenze, verbali delle commissioni e delle conferenze (di servizio, dei capigruppo etc.); 29) Verbali Nucleo di valutazione; 30) Bilanci, consuntivi e rendiconti originali (o nell'unica copia esistente); 31) Libri mastri, libri giornale, verbali di chiusura dell'esercizio finanziario; 32) Libri contabili obbligatori in base alle leggi fiscali; 33) Dichiarazioni dei redditi dell'ente; 34) Documentazione generale per la richiesta di mutui, anche estinti; prestiti obbligazionari; 35) Contratti e capitolati d'oneri; 36) Verbali di gara; 37) Rilevazioni di carattere statistico non pubblicate; 38) Atti e documenti del contenzioso legale e tributario; 39) Verifiche, ispezioni e inchieste; 40) Ruoli delle imposte e tasse; 41) Corrispondenza generale del servizio esattoria, tesoreria e dei concessionari della riscossione; 42) Ruoli restituiti dai concessionari della riscossione e, in mancanza di questi, le loro copie; 43) Concessioni in uso di locali di proprietà comunale; 44) Nomine delle commissioni elettorali; 45) Atti relativi ai lavori pubblici, eseguiti e non eseguiti, limitatamente a: originali dei progetti e dei loro allegati, perizie di spesa, libri delle misure; 46) Espropri; 47) Piani territoriali, vincoli idrogeologici, procedure autorizzative (autorizzazioni, condoni, sanatorie, pareri, sanzioni etc.) in materia edilizia e ambientale; 48) Programmazione e piani per il commercio, l'artigianato, l'industria e il turismo; 49) Progetti di lavori socialmente utili; 50) Fiere, mostre e mercati: pianificazione e autorizzazioni; 51) Autorizzazioni all'esercizio del commercio; 52) Autorizzazioni per trasporto non di linea; 53) Registri delle licenze di caccia e pesca; 54) Registri delle licenze raccolta funghi; 55) Campagne ed iniziative diverse per la valorizzazione dei prodotti agricoli, alimentari e del territorio, ecc.; 56) Borse di studio, premi, corsi di aggiornamento, corsi di formazione, registri di presenza, attestati, programmazione dei corsi, eventuali rendiconti; 57) Registri dei processi verbali e dei materiali sequestrati dalla polizia municipale;

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58) Registri dei rapporti della polizia municipale; 59) Registri delle notificazioni; 60) Registri delle infrazioni della polizia municipale; 61) Autorizzazioni all'occupazione di suolo e sottosuolo pubblico; 62) Sistemi informativi territoriali; 63) Piani regolatori generali, piani particolareggiati; 64) Prospetti delle segnalazioni periodiche degli abusi edilizi; 65) Inquinamento dell'aria, delle acque, del suolo e sottosuolo, acustico: autorizzazioni e sanzioni; 66) Valutazione impatto ambientale: atti relativi; 67) Protezione civile: piani di prevenzione, interventi di emergenza, censimento danni per calamità naturali; 68) Contributi per calamità naturali; 69) Organizzazione seminari e convegni; materiale informativo e attività di divulgazione (una copia dei programmi e dei manifesti); 70) Programmazione e piani per interventi in campo sociale; 71) Contributi relativi al diritto allo studio, per attività culturali e sportive; 72) Atti relativi a gemellaggi, rapporti di scambio e solidarietà; 73) Manifestazioni diverse: patrocini, contributi vari; 74) Istanze, petizioni, proposte, esposti; 75) Atti o documenti che rappresentano la riepilogazione e la sintesi delle notizie contenute nel materiale proponibile per lo scarto; 76) Corrispondenza, salvo quanto indicato nella seconda parte; 77) Qualunque atto o documento per il quale una legge speciale imponga la conservazione illimitata.

PARTE SECONDA DOCUMENTAZIONE PER LA QUALE PUÒ ESSERE PROPOSTO LO SCARTO A) DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 5 (CINQUE) ANNI Titolo I: Amministrazione generale 1. Atti rimessi da altri Enti per l'affissione all'albo; 2. Atti rimessi da altri enti per notifiche; 3. Copie di atti giudiziari notificati dal comune; 1. Richieste di accesso ad atti amministrativi; 2. Registri e bollettari di spese postali; 3. Corrispondenza interlocutoria per commemorazioni e solennità civili (conservando carteggi generali per l'organizzazione delle manifestazioni, una copia degli inviti, degli stampati e dei manifesti, eventuali rendiconti particolari ed eventuali fatture per dieci anni); 4. Telegrammi della Prefettura per l'esposizione della bandiera nazionale (conservando le ordinanze e gli avvisi del Sindaco); 5. Fascicoli non rilegati del Bollettino dei protesti, del Foglio annunzi legali; 6. Circolari per l'orario e per il funzionamento degli uffici.

Titolo II: Organi di governo 1. Avvisi di convocazione delle sedute del Consiglio e della Giunta comunale; 2. Avvisi di convocazione delle commissioni; Titolo III: Risorse umane 1. Rubriche interne per il calcolo dei congedi e delle aspettative; 2. Copie di attestati di servizio; 3. Elenchi dei turni di servizio e di reperibilità del personale (conservando le disposizioni e i regolamenti); 4. Informazioni varie sullo stato di servizio, etc.; 5. Visite fiscali dei dipendenti comunali e diverse;

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Titolo IV: Risorse finanziarie e patrimonio 1. Documenti di carico e scarico dei bollettari delle imposte; 2. Bollettari di ricevute dei concessionari per la riscossione; 3. Solleciti di pagamento fatture pervenuti al comune; 4. Bollettari di prelevamento oggetti dall'Economato; 5. Conto dell'Economato (conservando eventuali prospetti generali); 6. Registro di carico e scarico dei bollettari; 7. Libretti di viaggio degli automezzi comunali; 8. Prospetti di carattere pubblicitario, preventivi di massima non utilizzati; 9. Carteggio interlocutorio per la concessione in uso di locali; 10. Domande per pubbliche affissioni (conservando le pratiche che hanno dato luogo a contenzioso; 11. Domande per occupazione temporanea di spazi e aree pubbliche per fiere, mostre, comizi, feste, etc. (conservando quelle relative a concessioni permanenti (es. passi carrabili) per quarant'anni, ed eventuali registri indefinitamente); 12. Autorizzazioni all'uso di impianti culturali e sportivi (conservando eventuali atti riassuntivi).

Titolo VI: Pianificazione e gestione del territorio 1. Rapporti degli operatori dell'ufficio tecnico; 2. Copie e minute dei progetti, realizzati e non realizzati; 3. Lettere di rifiuto di partecipazione alle aste, offerte di ditte non prescelte; 4. Avvisi di convocazione della commissione edilizia Titolo VII: Servizi alla persona 1. Copie di deliberazioni e determinazioni per contributi assistenziali diversi (conservando le richieste o le proposte); 2. Copie di deliberazioni e determinazioni per contributi ad enti e associazioni diverse (conservando le richieste); 3. Copie di provvedimenti di liquidazione di contributi per concerti, attività culturali, etc, (conservando la corrispondenza o la richiesta, una copia dei programmi e dei manifesti); 4. Copie degli elenchi dei buoni libro concessi e documentazione di supporto (conservando l'elenco dei percipienti ed eventuali relazioni o rendiconti speciali; eventuali fatture dovranno essere conservate per dieci anni); 5. Atti relativi a borse di studio e premi (conservando una copia degli stampati e dei manifesti); 6. Copie dei provvedimenti di liquidazione dei compensi ai docenti di corsi serali e carteggio transitorio sui corsi (conservando relazioni finali, programmi di spesa e altri documenti riassuntivi).

Titolo VIII: Attività economiche 1. Corrispondenza per la richiesta di licenze non di pertinenza comunale; 2. Domande di commercianti per deroghe all'orario dei negozi.

Titolo IX: Polizia locale e sicurezza pubblica 1. Corrispondenza per la richiesta di licenze di pubblica sicurezza o rilasciate da altri uffici Titolo XI: Servizi demografici 1. Copie di atti notori; 2. Carteggi per la richiesta di atti notori e di certificati diversi con eventuale copia degli stessi; 3. Domande di certificati, carteggi di trasmissione e bollettari di pagamento; 4. Annotazioni marginali eseguite agli atti di stato civile provenienti da altri comuni e altre assicurazioni di trascrizione relative agli stessi; 5. Comunicazioni relative a variazioni anagrafiche; 6. Delegazioni alla celebrazione di matrimonio in altri comuni; 7. Atti relativi all'organizzazione di censimenti; 8. Carteggio relativo alla contabilità per registri di stato civile (conservando le fatture per dieci anni);

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Lettera di trasmissione di passaporti; autorizzazione alla richiesta degli stessi; Lettere di trasmissione di carte d'identità; Domande per la concessione dei libretti di lavoro e libretti restituiti al comune; Liste dei giudici popolari; Fascicoli e schede personali dei giudici popolari

Titolo XII: Elezioni e iniziative popolari 1. Atti relativi alla costituzione e all'arredamento dei seggi (conservando il prospetto delle sezioni e della loro ubicazione); 2. Matrici dei certificati elettorali in bianco e non consegnati; 3. Scadenzari dell'ufficio elettorale per la compilazione delle liste; 4. Fascicoli e schede personali di cittadini cancellati dalle liste per morte o emigrazione; 5. Tabelle provvisorie delle preferenze non costituenti verbale; 6. Verbali di consegna di materiale elettorale; verbali di controllo dei verbali sezionali per l'accertamento che non vi siano fogli in bianco; 7. Copie delle comunicazioni delle sezioni relative ai dati parziali sul numero dei votanti; 8. Carteggio relativo alla designazione dei rappresentanti di lista dei rappresentanti dei partiti e dei gruppi politici e dei comitati promotori di referendum presso le sezioni; 9. Verbali sezionali privi di allegati.

Titolo XIII: Leva militare 1. Schede personali dei militari da includere nelle liste di leva; 2. Corrispondenza relativa alla formazione delle schede personali, alle aggiunte o alle cancellazioni dalle liste; 3. Carteggio per l'aggiornamento dei ruoli matricolari; 4. Richiesta di invio di notizie varie relative ai militari (esclusi i periodi bellici).

B) DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 7 (SETTE ) ANNI 1. Fogli di presenza dei dipendenti; 2. Fogli di lavoro straordinario (conservando eventuali prospetti riassuntivi); 3. Modelli 740 (copia per il comune). I sette anni decorrono dall'anno in cui si applica la dichiarazione.

C) DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO DIECI (10) ANNI Titolo I: Amministrazione generale 1. -Carteggio interlocutorio relativo alle forme associative tra comuni Titolo II: Organi di governo 1. Carteggi di liquidazione delle missioni agli amministratori, con relative tabelle di missione e documentazione allegata, salvo, se esistenti, prospetti generali; 2. Inviti alle sedute del Consiglio e della Giunta, alle conferenze di servizio, alle commissioni e alle consulte (conservando una copia degli ordini del giorno con elenco dei destinatari, interpellanze, interrogazioni e mozioni, ed eventuali progetti e relazioni).

Titolo III: Risorse umane 1. Carteggi di liquidazione delle missioni e partecipazione a corsi, convegni e seminari, con relative tabelle di missione e documentazione allegata salvo, se esistenti, prospetti generali; 2. Autorizzazione all'uso del mezzo proprio; 3. Atti di liquidazione di lavoro straordinario per elezioni; 4. Atti dei concorsi: copie dei verbali della commissione giudicatrice; domande di partecipazione (conservando per 40 anni i diplomi originali di studio e/o i documenti militari); copie di manifesti inviate ad altri enti e restituite; elaborati scritti e pratici; copie di avvisi diversi; copie di delibere e determinazioni);

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5. Centro per l'impiego: richiesta di avviamento a selezione; 6. Centro per l'impiego/comunicazioni: assunzioni, cessazioni, etc.; 7. Atti relativi a corsi di aggiornamento e formazione, (conservando la seguente documentazione: registri di presenza, attestati, programmazione dei corsi, eventuali rendiconti; una copia degli stampati e dei manifesti).

Titolo IV: Risorse finanziarie e patrimonio 1. Atti relativi a liquidazione di spese per elezioni amministrative; 2. Fatture liquidate; 3. Copie dei mandati e delle reversali e dei loro allegati; 4. Copie dei bilanci e dei consuntivi; 5. Domande e certificazioni di ditte/professionisti per essere incluse nell'albo dei fornitori; 6. Carteggi relativi a sottoscrizione di abbonamenti a giornali e riviste, ad acquisto di pubblicazioni amministrative; 7. Carteggi per acquisto di attrezzature varie, mobili e materiale di cancelleria (conservando proposte di spesa, verbali di gara e contratti); 8. Carteggi relativi a forniture e servizi in economia (conservando eventuali preventivi di spesa, contratti); 9. Carteggi relativi alle gare per forniture e servizi (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti); 10. Matrici di buoni di acquisto generi di refezione e comunque di consumo (buoni pasto etc.); 11. Atti relativi all'acquisto, noleggio, parcheggio di autoveicoli e alla loro manutenzione, (conservando proposte di spesa, verbali di gara, contratti); 12. Carteggi per acquisto di vestiario per specifiche categorie di dipendenti (conservando verbali di gara e contratti); 13. Carteggi per l'acquisto di carburante per automezzi (conservando verbali di gara e contratti); 14. Conto dell'Economato (conservando eventuali prospetti generali); 15. Cartelle personali dei contribuenti cessati (conservando i ruoli); 16. Registri delle riscossioni dei diritti di segreteria e stato civile (conservando eventuali prospetti riassuntivi annuali); 17. Atti relativi al riparto dei diritti di segreteria e stato civile; 18. Atti relativi a liquidazioni di spese di rappresentanza; 19. Avvisi di pagamento per compartecipazione di imposte erariali a favore del comune.

Titolo VI: Pianificazione e gestione del territorio 1. Carteggi per l'acquisto di materiali per l'ufficio tecnico e il magazzino comunale (conservando proposte di spesa, verbali di gara, contratti); 2. Atti relativi all'acquisto di autoveicoli e alla loro manutenzione; 3. Carteggi relativi all'acquisto di materiali per segnaletica stradale (conservando proposte di spesa, verbali di gara e contratti); 4. Carteggi di ordinaria e straordinaria manutenzione degli immobili (conservando proposte di spesa, contratti, verbali di gara e progetti originali); 5. Carteggi di ordinaria e straordinaria manutenzione delle strade comunali (conservando proposte di spesa, contratti, verbali di gara e progetti originali); 6. Carteggi di ordinaria e straordinaria manutenzione delle scuole (conservando proposte di spesa, contratti, verbali di gara e progetti originali); 7. Stati di avanzamento di lavori pubblici; 8. Segnalazioni periodiche degli abusi edilizi (conservando i registri o i prospetti riepilogativi anche su supporto elettronico).

Titolo VII: Servizi alla persona 1. Domande di concessione di contributi (qualora i dati siano conservati in registri o prospetti, anche su supporto elettronico; conservando eventuali relazioni, rendiconti e il carteggio);

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2. Atti relativi alla raccolta di dati su: frequenza scolastica, impianti e associazioni sportive (conservando indefinitamente le statistiche ed i prospetti riassuntivi).

Titolo VIII: Attività economiche 1. Dichiarazione di raccolta, giacenza uva e vino.

Titolo IX: Polizia locale e sicurezza pubblica 1. Verbali delle contravvenzioni di polizia municipale (conservando i registri); 2. Bollettari per la riscossione delle contravvenzioni.

Titolo XI: Servizi demografici 1. Autorizzazioni al trasporto di salme fuori dal comune; 2. Copie di avvisi per esumazione di salme nei cimiteri (conservando per almeno 40 anni il registro delle lettere spedite e degli avvisi consegnati); 3. Cartellini delle carte d'identità scadute e carte scadute e restituite al comune.

Titolo XIV: Oggetti diversi 1. Tessere di licenza caccia e pesca.

D) DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 40 (QUARANTA) ANNI) 1.

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3.

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Diplomi originali di studio o militari conservati nella documentazione relativa ai concorsi; Registri degli atti notificati per altri uffici; Domande relative a concessioni permanenti; Registro delle lettere spedite agli eredi per esumazione di salme nei cimiteri.

E) DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 50 (CINQUANTA) ANNI

1. Mandati e reversali (comprese le eventuali fatture e le cosiddette "pezze d'appoggio", ma conservando l'eventuale carteggio originale, come relazioni, perizie, etc., allegato al mandato).

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ALLEGATO 6 CAMICIA DEL FASCICOLO

Comune di Rovolon Provincia di Padova AREA

ANNO ______________ TITOLO ……………

CLASSE ……………

NUMERO ……………

Sottofascicolo ……………

Inserto ……………

OGGETTO: ……………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………. .………………………………………………………………………………………………….

ANNOTAZIONI: ..…………………………………………………………………………………….. ..…………………………………………………………………………………….. ………….……………………………………………………………………….….

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ALLEGATO 7

MODULO MOVIMENTAZIONE DEI FASCICOLI Richiedente: ......................................................................…………......... cat. ……....................….. profilo ………………..….....……………....... Area ................………………..................................….

Estremi del fascicolo temporaneamente affidato: ...................................................................................................................……………………………………… ...................................................................................................................……………………………………… ............................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................……………………………………… di competenza dell'Area …………………………………………………. per i seguenti motivi / procedura amministrativa: …………............................................................................................................................................…………... ............................................................................................................................................................................... …………………………………………………………………………………………………………………... ............................................................................................................................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………… da restituire entro ……………………………………

Data dell'affidamento ……………………….

Data della restituzione ………………………

NOTE (eventuali) sullo stato della documentazione al momento della consegna e della restituzione: ...............................................……………………………………………………………………………… ...............................................………………………………………………………………………………

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ALLEGATO 8 RICHIESTA DI CONSULTAZIONE DEL MATERIALE ARCHIVISTICO Il/La sottoscritto/a ................................................................................ nato/a a .................................................. il ........................ e residente a ..............…................. Via/Piazza ………………................................... n. ..….

CHIEDE di essere ammesso/a a consultare i seguenti documenti dell’Archivio: ..................................……………………………………………………………………………………………. .............................................................................................................................................................................. ...................................................................................................................…………………………………..….. …...................................................................................................................…………………………….……..

La ricerca è effettuata per i seguenti scopi: ...............................................…………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………….. ..............................................................................................................................................................................

Il sottoscritto dichiara di conoscere le norme che regolano il servizio e si impegna a rispettarle; è consapevole della responsabilità penale e civile per i reati o danni derivanti a persone e ad enti dalla diffusione delle notizie contenute nei documenti consultati; dichiara inoltre di non essere stato escluso dalle sale di lettura di archivi e biblioteche e di aver preso visione dell’informativa privacy.

In fede Il dichiarante ……………………………….

Vista la domanda prot. n. ...................... del ................. si autorizza la consultazione dei documenti.

Il Responsabile del Servizio

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