Meira Novan kymmenet tuhannet tuotteet tuhansille asiakkaille löytävät reittinsä perille poikkeuksetta 48 tunnissa. Ilman nykyaikaista, tarpeen mukaista toiminnanohjausjärjestelmää tämä ei olisi mahdollista. TEKSTI VESA TOMPURI KUVAT JARNO KOVAMÄKI
N
imikemäärät HoReCa-kaupassa ovat kasvaneet siinä määrin, ettei logistisen ketjun hallinta enää mitenkään onnistuisi ilman kehittyneitä tietojärjestelmiä. Toinen kehitystä samaan suuntaan vievä perustekijä on tarve pitää kiinni asiakaslupauksen mukaisista toimitusajoista. ”Meira Novan asiakaslupaushan on ”kaikki toimitukset perillä 48 tunnissa”. Käytännössä kaikki toimitusajat ovat samaa, hieman alle 48 tunnin suuruusluokkaa. Se yksinkertaistaa kokonaisuutta, jossa koko ajan on käynnissä valtava määrä erilaisia tietoteknisiä ja logistisia prosesseja”, kertoo SOK:n tietohallintojohtaja Jari Muhonen. Tarvittavan tietohallinnon laajuudesta antaa osviittaa se, SOK:n ithallinnossa työskentelee yhteensä 170 tietotekniikan ammattilaista. Heistä 45:n työpaikka on Muhosen johtamassa, toimitusketjuihin keskittyvässä yksikössä. Eikä tässä ole kuin osa koko ”myllyn” laajuudesta; suurin osa tarvittavasta tietotyöstä on ulkoistettu palveluntuottajille. ”Meidän SOK:n omien it-ammattilaisten tärkeänä roolina on olla syvällisesti mukana Meira Novan ja muiden konsernin yritysten liiketoimintaprosesseissa. Se on välttämätöntä, jotta kykenemme kehittämään käyttämiemme tietojärjestelmien toiminnallisuutta sekä ostamaan asiantuntevasti ja tarkoituksenmukaisesti tarvittavat ulkoiset palvelut”, Muhonen kertoo.
”tulkita SAP:iksi”. SAP on lähes synonyymi nykyaikaisille toiminnanohjausjärjestelmille, vaikka kyseessä on Saksassa perustetun yrityksen nimi. SAP AG:n (Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung) perusti 1970-luvun alussa viisi entistä IBM:n työntekijää. ”Nykyisin on toki muitakin vastaavia järjestelmiä kuin tuo saksalainen SAP. Kyseinen tietoteknologia on joka tapauksessa luotettavaa sekä teknisesti että toiminnalliselta tarkoituksenmukaisuudeltaan”, Jari Muhonen toteaa. Toisin sanoen oikein valittu ja sujuvasti käyttöönotettu toiminnanohjausjärjestelmä auttaa tekemään oikeat asiat tarvittavan nopeasti. Kun tavaramäärät ovat niin suuret kuin ne Meira Novan Tuusulan logistiikkakeskuksessa ovat, toiminnanohjausjärjestelmän iso tehtävä on varmistaa paitsi toimitusten oikea-aikaisuus myös niiden oikea koostumus ja se, että tuotteiden laatu vastaa sovittua. SAP-järjestelmän lisäksi kokonaisuuteen tarvitaan muitakin isoja tietojärjestelmiä, esimerkiksi asiakkaiden tieto- ja ennustejärjestelmät, tavarantoimittajien järjestelmät sekä SOK:n tavaranhankintajärjestelmä. Hotellija ravintola-asiakkaisiin keskittyvän Meira Novan oma SAP-järjestelmä ”keskustelee” näiden järjestelmien kanssa yhteisen sovellusalustan kautta. ”Asiakkaille Meira Novan SAP on tärkeä rajapinta HoReCa-tuotteiden hankinnassa”, Muhonen sanoo. Meira Novan asiakkailla on mahdollisuus päästä itse hallinnoimaan Meira Novan tuotteistosta tehtäviä tilauksia. Toiminnanohjausjärjestelmän ”murheeksi” jää se, kootaanko tilaus keskusvarastosta vai tavarantoimittajan tehtaalta; järjestelmä kokoaa kaiken optimoidusti viimeistään luvatussa 48 tunnissa.
JÄRJESTELMÄ KOKOAA KAIKEN OPTIMOIDUSTI VIIMEISTÄÄN LUVATUSSA 48 TUNNISSA.
Useita rinnakkaisia järjestelmiä
Kun oman talon it-ammattilainen tuntee sen liiketoiminnan, jonka tueksi tietojärjestelmiä koko ajan kehitetään, hänen on mahdollisimman helppo tulkita tämän liiketoiminnan tarpeita palveluntuottajan evästykseksi. Jari Muhonen ilmaisee asian toteamalla, että liiketoiminnan käyttämä kieli on osattava
Puhe ohjaa keruuta, SAP kokonaisuutta
Kun vaikkapa Sokos-hotellin ravintola päättää tilata tomaattimurskapakkauksia ja ostoista käytännössä vastaava henkilö on syöttänyt tilauksen Nettinova-tilausjärjestelmään, seuraavassa vaiheessa Meira Novan logistiikkakeskuksessa työvuoroaan tekevä varastomies etsii tuotteet niiden tunnetulta varastopaikalta. Papereita eikä ulkomuistia ei nykyään tarvita, sillä Meira Novalla on Tuusulassa käytössään puheella ohjattava keräyskäytäntö. ”Ilman muuta puhekeräys tekee työstä helpompaa ja tehokkaampaa. Se osaltaan varmistaa pysymisen asiakaslupauksen 48 tuntia kokonaisrajoissa”, Jari Muhonen toteaa. Toimintavarmuuden takaaviin taustatekijöihin kuuluu myös se, että toiminnanohjausjärjestelmän on oltava käytössä keskeytyksettömästi. Tämän takaamiseksi on Muhosen mielestä ehdottoman viisasta luottaa vain niihin järjestelmätoimittajiin, joilla on riittävästi näyttöä onnistuneista toimituksista. Entä jos kukaan ei olisi koskaan keksinyt soveltaa tietotekniikkaa logistiikkaan ja kauppaan? Pitäisikö siinä tapauksessa edelleen turvautumaan kynään ja kalkkeerauspaperiin. ”Kuvitelma nykyisenkaltaisesta tavaraliikenteestä ilman toiminnanohjausjärjestelmää on yksinkertaisesti mahdoton. Asiakkaiden, tavarantoimittajien ja tuotteiden erilaisten yhdistelmien kirjo kasvaisi kerta kaikkiaan niin suureksi, ettei sen hallitsemiseksi riittäisi mikään työntekijämäärä eikä työpäivien määrä”, Muhonen toteaa. Hän myös muistuttaa siitä, ettei hyväkään toiminnanohjausjärjestelmä toimi kauaakaan moitteettomasti, mikäli tarvittavat järjestelmäpäivitykset laiminlyötäisiin. ”Koko ajan on yleensä jotakin päivitystä meneillään. Näin toimintavarmuus säilyy. Tällä hetkellä on käynnissä tavallista isompi päivitysprojekti, joka kestää syksyyn saakka.” Toiminnanohjausjärjestelmä tekee laskut automaattisesti järjestelmään syötetyn tilauksen perusteella. Näin säästyy rutiinityöaikaa.
NOVA 4 • 2015
35