Het nieuwe werken Er zijn veel definities over het nieuwe werken. De meest gehanteerde en generieke, die we als kapstok kunnen gebruiken is: “Werken, onafhankelijk van plaats en tijd”. Ondanks het feit dat we in een moderne tijd leven en ons vaak meester van de technologie voelen, creëert dit gegeven toch een behoorlijk spanningsveld. Het nieuwe werken behelst namelijk samenwerking en informatievoorziening in de meest optimale zin en toegespitst op de behoefte. Het nieuwe werken? Maar wat is dan het oude werken? Waaruit bestaat ons huidige werken? Het gaat bijna niet meer om tastbare zaken maar om heel veel informatie die verwerkt moet worden. Daar waar vroeger een “proces” goed te volgen was door gewoon het fysieke element te volgen, is dat nu niet meer zo zonneklaar. Sommige procesonderdelen leveren in onze huidige kenniseconomie namelijk helemaal geen tastbare tussenresultaten op. Verder zijn er de nodige pogingen gedaan om toch zoveel mogelijk duidelijkheid te hebben in wat wij doen en hebben de nodige systeemondersteuningen een poging gedaan daar aan bij te dragen. Vaak met nog meer gevolgen voor de duidelijkheid en werkzaamheden op de vloer. Het feit dat we een eigen term hiervoor hebben: “de Administratieve Organisatie”, zegt al genoeg! De wijze waarop informatie wordt aangeboden en wanneer, en in welke mate we elkaar daarmee voorzien is bepalend voor hoe effectief en efficiënt we onze zaken kunnen regelen. Helaasheeft in het verleden besluitvorming vaak plaatsgevonden vanuit het beschermen van eigenbelang door het achterhouden van vitale informatie. Kennis en informatie delen is nu eenmaal een mechanisme wat we niet erg beheersen, stomweg omdat het ons niet zo geleerd is. We komen allemaal uit een tijd waarbij een sterk hiërarchisch ingerichte maatschappij en dito werkklimaat gewoon was en we er ook niet bij stilstonden. Vertrouwen op de capaciteiten en het verantwoordelijkheidsgevoel van je medewerkers waren en zijn we ook niet gewend en dus is sturen op aanwezigheid de enige maatstaf. Dat dit niet langer zo zal werken, omdat alles in onze maatschappij verandert is of aan het veranderen is, heeft geleid tot nieuwe stromingen. Het nieuwe werken is namelijk ook al niet nieuw meer en bestaat al enige jaren. De noodzaak ervoor krijgt uiteraard wel steeds meer gehoor. En waar draait het dan wel om? Net zoals bij ProcesManagement is het Nieuwe Werken gericht op het sturen op resultaten, immers op basis van de output van een proces wordt bepaald wat de kwaliteit is en derhalve de waarde die het toevoegt. We zullen dus anders over bepaalde zaken moeten gaan denken, om uiteindelijk een ander werkwijze in te kunnen zetten. We zullen een herdefiniëring moeten vinden die ons de handvatten geeft om op resultaten te sturen. Vragen als: “Welke activiteiten moeten ondernomen worden om een bepaald verwacht resultaat op te leveren?” en “Wie zijn de betrokkenen, wat zijn hun taken en verantwoordelijkheden, wat voeren zij uit en op welke wijze en wanneer doen zij dat?” zijn heel valide om te stellen en moeten beantwoord worden. Veelal zijn dit soort simpele zaken niet goed met elkaar afgestemd, juist omdat we het belang onderschatten en het dus niet waardevol genoeg vinden om vast te leggen.
Het creëren van inzicht en scheppen van duidelijkheid is een van de meest gehoorde uitdagingen onder organisaties. Als we terug gaan naar de basis en ons eerlijk afvragen wat er nu werkelijk voor nodig is om een product of dienst op te leveren kunnen we constateren dat we het met zijn allen té ingewikkeld maken. Het nieuwe werken, dat is de oplossing. Het nieuwe werken is geen softe nieuwe stroming. Het nieuwe werken wil alleen zeggen dat je probeert zo effectief mogelijk je activiteiten op elkaar af te stemmen. En dat de partijen die erbij betrokken moeten worden, ook zo effectief mogelijk worden ingeschakeld. LEANis een ander woord dat je hiervoor zou kunnen gebruiken. En hoewel LEANeen sterke associatie heeft met productieomgevingen zijn de principes uit LEANnet zo goed toepasbaar in onze kenniseconomie. Het nieuwe werken is ook geen hype. We zullen wel anders moeten! In een snel veranderende wereld, waar iedereen aan de wedloop schijnt te moeten meedoen, is de uitdaging de balans te behouden. De balans, die bij veel organisaties (maar ook op menselijk niveau) licht verstoord kan worden omdat men het inzicht en overzicht mist om gedegen beslissingen te kunnen nemen. Ook bij informatie uitwisseling is het heel handig om processen als uitgangspunt te nemen. Als je ervan uitgaat dat processen niets anders vertellen dan “WIE doet WAT en HOE” dan schept dat alleen maar duidelijkheid en dat is handig. Het is voor iedereen van belang om te weten wat je rol is in het proces of de werkzaamheden waar je bij betrokken bent. Hierop kan je dan ook je informatievoorziening heel LEANinrichten. Namelijk; welke informatie heeft iemand specifiek nodig om een bepaalde taak uit te voeren? Daarbij moeten we af van de gedachtegang dat kennis delen en informatie uitwisselen onszelf een mindere positie geeft, immers 2 weten meer dan 1, 3 meer dan 2, etc.. Het uitwisselen van informatie zorgt ervoor dat alle partijen wijzer worden. Het geven van de juiste informatie is essentieel om ook jezelf uiteindelijk verder te helpen. Informatie uitwisselen is niet eng, het is essentieel. Daarbij is het scheppen van duidelijkheid nog belangrijker; wanneer je weet wat jij kan verwachten en ook wat een ander van jou kan verwachten hoeft daar geen extra energie meer in gestoken te worden. Het nieuwe werken dus.