Política y procedimientos de nuestra imagen corporativa

ZAMORANO POLÍTICA Y IMAGEN CORPORATIVA Y COMUNICACIONES PROCEDIMIENTOS: AI-04-01-2014 No. Elaborado por:

Lic. Manlio Ceroni

Revisado por:

Ing. Luis Fernando Vélez Abg. Heidy García Dr. Mauricio Salazar Lic. José Arita Lic. Lourdes Barahona Lic. Carlos Florian Lic. Tatiana Durón Alejandro Ochoa Nahúm Sauceda Sobeyda Ventura

Aprobado por Rector:

Duración:

Fecha Próxima Revisión:

Dr. Roberto Cuevas García

Indefinido

Junio 2015

ZAMORANO es una universidad internacional registrada en Delaware, EE.UU. y que opera en Honduras, Centroamérica. El adecuado uso de su imagen corporativa y comunicación es fundamental para uniformizar todos los elementos que componen la institución y lograr un posicionamiento positivo y coherente ante nuestro grupo objetivo (donantes, sector privado y público organizaciones no gubernamentales y jóvenes aspirantes) y ante el público en general, lo que permitirá capitalizar, fortalecer e incrementar la imagen institucional.

Objetivo: Establecer los lineamientos que unifiquen y regulen la imagen y la comunicación, implementar la imagen corporativa de forma correcta y coherente de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones de Zamorano.

Responsable(s): 1. El responsable directo de la implementación y supervisión es el Gerente de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones, quien orientará esfuerzos institucionales para que se utilice la imagen corporativa de forma coherente, siguiendo los lineamientos establecidos por esta Política de Imagen Corporativa y Comunicaciones.

2. Rector, Decano Académico, Directores de Departamentos Académicos, Directores de Área, Jefes de Unidades y Jefes o Líderes de Proyectos.

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Alcance: Los lineamientos se aplican a todos los empleados y estudiantes, y a todas las oficinas, departamentos, direcciones, representaciones y proyectos de ZAMORANO. Normas: 1.

La política y procedimientos de imagen corporativa y comunicaciones está dirigida al fortalecimiento y cuidado de la imagen y comunicaciones de ZAMORANO y es de obligatorio cumplimiento. Se acompañan del Manual de Marca, en dos fases, documento técnico que muestra la correcta aplicación de elementos gráficos para acciones de comunicación y mercadeo. Su aplicación es inmediata y las disposiciones transitorias serán comunicadas oportunamente.

2.

Ninguna dependencia, proyecto o empleado podrá generar materiales de imagen y comunicaciones para ZAMORANO, sin seguir esta política y sus procedimientos y manual de marca.

3.

La Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones es responsable de la implementación de lineamientos de marca, aprobación y supervisión de materiales realizados dentro y fuera de la institución para que los empleados, oficinas, departamentos, representaciones, direcciones y proyectos de ZAMORANO apliquen correctamente la imagen corporativa y comunicación institucional.

4.

Es responsabilidad de los departamentos, direcciones, oficinas, representaciones y proyectos, implementar correctamente la imagen de ZAMORANO en todos los materiales (gráficos, digitales y audiovisuales) que produzcan, de acuerdo a los lineamientos establecidos en la presente política y procedimientos de la Imagen Corporativa aplicada por la Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones.

5.

Se implementará la imagen de ZAMORANO de forma correcta y congruente a través de la presente política y los procedimientos integrantes de la misma, orientados en las siguientes áreas: a) Imagen corporativa y producción de materiales: Imagen corporativa y adecuado uso de componentes visuales (logotipos, símbolos, sellos y tipografía), producción de materiales escritos, gráficos, correo electrónico, digitales y audiovisuales. b) Medios digitales y redes sociales: Acciones de mejora, manejo de contenido e imagen en medios digitales (página web y redes sociales con sus componentes, sitios y subsitios). c) Comunicaciones: Promoción, comunicación y divulgación pública de información por cualquier medio externo e interno, relaciones públicas y medios de comunicación.

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6.

Esta política regula la imagen corporativa y la comunicación institucional en ZAMORANO y es de obligatorio cumplimiento. El Comité Institucional de Comunicación, con Visto Bueno del Rector, puede emitir disposiciones específicas transitorias que pudieran requerirse en situaciones de emergencia que deberán ser seguidas. Los decanos, directores, gerentes y jefes deben estar conscientes y preparados para orientar y apoyar la comunicación interna y pública de sus unidades, acorde con la política.

Procedimientos: 1.

Imagen Corporativa a. ZAMORANO está representada por su marca mixta: y transitoriamente por el sello de aniversario de acuerdo al año de aniversario cuando así lo decida el Rector. También cuenta con colores que son parte de su identidad como elemento de ¨Branding¨ (colores primarios y secundarios), tipificados en el Manual de Marca, anexo y que es parte integral de esta política. Este Manual también estará disponible en la página WEB de ZAMORANO. b. Para la implementación del sello de aniversario (elemento transitorio) se deberá hacer una comunicación oficial a la comunidad sobre el uso, períodos de aplicación y detalles del mismo. Se debe respetar el color, tipografía, tamaño y ubicación de los elementos. Los detalles técnicos y la adecuada aplicación y disposición están contenidos en el Manual de Marca y son de aplicación obligatoria. c. El nombre oficial de la institución y como está inscrita es Escuela Agrícola Panamericana, Inc. Se puede hacer acompañar de -ZAMORANO-, después del nombre oficial, leyéndose y escribiéndose: Escuela Agrícola Panamericana, ZAMORANO. Es aceptado el uso de la marca ZAMORANO de manera singular cuando sea necesario por disposiciones de creación de contenidos textuales o similares.

No se debe usar el nombre de la institución de ninguna de las siguientes maneras: Escuela Agrícola El Zamorano, Escuela El Zamorano, ni ningún otro juego de palabras que no sea el que se lee en el párrafo anterior. d. Los cinco departamentos de Zamorano tienen su nombre oficial: Departamento de Currículo General, Departamento de Agroindustria Alimentaria, Departamento de Administración de Agronegocios, Departamento de Ciencia y Producción Agropecuaria y Departamento de Ambiente y Desarrollo. Las carreras son parte de los departamentos y los nombres oficiales se especifican en el Manual de Marca.

2. Utilización de Marca 3

No es permitido el uso de logotipos para identificar a unidades de ZAMORANO o iniciativas de estas. Las diferentes dependencias de ZAMORANO o proyectos no deben representarse por medio de logotipos o símbolos propios de forma dispersa y sin un criterio en común. Los departamentos y cualquier dependencia se deben identificar con la marca ZAMORANO y anexar el nombre del departamento o unidad. La imagen de ZAMORANO es única e indivisible, y el uso de otros logotipos o imagotipos dispersan la imagen sólida de la universidad, compiten y confunden. Los componentes gráficos como la imagen en documentos, y actividades deben llevar la línea gráfica corporativa institucional aprobada con antelación por la Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones. Las especificaciones técnicas de estas disposiciones y elementos de diseño como tipografía, colores, tamaño y ubicación, se encuentran a disposición en el Manual de Marca y en el sitio web de la universidad www.zamorano.edu/branding. a. Todo material gráfico, digital y audiovisual de ZAMORANO deberá incluir la marca institucional siguiendo los lineamientos incluidos en el Manual de Marca y podrá incluirse eventualmente el sello de aniversario que corresponda y también el lema ¨Al Servicio de las Américas y del Mundo, Labor Omnia Vincit y Aprender Haciendo¨ en comunicaciones con graduados y acciones de alto nivel, y ¨Excelencia que Nace de la Experiencia¨ para usos de admisiones. b. Los departamentos, direcciones, oficinas, representaciones y proyectos de ZAMORANO deben solicitar siempre a la Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones la asesoría para implementar el uso de la marca e imagen institucional de Zamorano, la cual estará disponible en formato digital para uso inmediato.

3.

Uso de Marca en Papelería a. Las comunicaciones oficiales de los departamentos, direcciones, oficinas, representaciones y proyectos de ZAMORANO deben utilizar la marca. La marca debe incluirse en todos los materiales impresos, digitales y audiovisuales en los que ZAMORANO esté involucrado, ya sea directamente o indirectamente. La marca será ubicada de acuerdo a la distribución de elementos, a las condiciones de la publicación y a disposiciones de la Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones. Los aspectos técnicos se incluyen en el Manual de Marca. b. Las cartas, memorando y sobres utilizados deben contener elementos uniformes en formato, el cual está a disposición en el Manual de Marca.

4.

Uso de Carpetas Corporativas La carpeta corporativa de ZAMORANO es parte de la imagen de nuestra institución y debe utilizarse para el envío estratégico de material relevante a nuestro mercado meta y visitas especiales. Las unidades de ZAMORANO podrán elaborar carpetas que 4

cumplan con la correcta exposición de la imagen corporativa, las cuales deberán ser aprobadas por la Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones.

5.

Tarjetas de Presentación Todas las tarjetas de presentación deben poseer la misma línea gráfica en diseño y disposición de elementos. El diseño será aprobado por la Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones y los aspectos técnicos se encuentran en el Manual de Marca. Se prohíbe el uso de tarjetas de presentación de ZAMORANO a personas ajenas a la institución.

6.

Ropa, Memorabilia (souvenir), Podios, y Artículos Promocionales El uso correcto del logotipo, colores, elementos e incluso calidad en ropa y uniformes, memorabilia (souvenirs) en general, podios, banderines y elementos de promoción varios, son detallados en el Manual de Marca, elementos adicionales deberán ser aprobados por la Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones.

7.

Imagen en Eventos Los eventos en los que participe ZAMORANO deben implementar y respetar la imagen corporativa de acuerdo a los lineamientos estratégicos que defina la Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones, tomando en consideración cada evento en particular. En los eventos siempre debe estar presente la imagen corporativa como elemento primario de identidad. Cada departamento, oficina, dirección, representación o proyecto, empleado y estudiante debe buscar el asesoramiento de la Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones. Todos los eventos deben ser comunicados a esta Gerencia con la finalidad de dar un tratamiento personalizado al evento, de ser necesario.

8.

Etiquetas y Marca ZAMORANO a. Las etiquetas para productos de ZAMORANO deben contener los elementos obligatorios en las leyes sanitarias, Codex Alimentarius o normas oficiales.

Además, deben contener la marca de la institución y el lema Aprender Haciendo con su logotipo, las etiquetas deben estar impresas con buena calidad. b. La marca ZAMORANO debe estar debidamente registrada en las dependencias del Estado y bajo los derechos de propiedad intelectual. De preferencia la marca deberá estar registrada en cada país donde ZAMORANO tiene representación.

9.

Impresiones Litográficas y grabados a. Las imprentas deberán seleccionarse por medio del Comité de Impresión integrado por la Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones, el Jefe de Auditoría, el 5

Jefe de Compras y la persona interesada en la elaboración del proyecto, las decisiones serán tomadas por mayoría, en caso de empate el voto de calidad será del Gerente de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones, con el fin de velar por la calidad de las impresiones y por la transparencia del proceso cuando se deba imprimir material de alto nivel. Las imprentas deberán enviar una muestra de papel o material a usar, y de los colores, para que se puedan tomar como ejemplo para los perfiles de impresión elaborados por las partes interesadas, con la asesoría de la Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones. b. Las publicaciones periódicas están sujetas a niveles apropiados de control de calidad por la Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones sin condicionar los contenidos científicos o académicos. c. Las empresas de grabados deberán enviar muestras de la calidad del producto y acabados para establecer/adjudicar la elaboración del producto.

10. Medios Digitales a. La página de Internet en inglés y en español debe mantener contenidos actualizados y de interés. Se ejecutará un plan de acción para lograr la vigencia e innovación y mantener la línea gráfica institucional a cargo del Webmaster responsable de esta labor. b. Las redes sociales (Facebook, Twitter, You Tube u otra red social) deben contener la imagen corporativa de ZAMORANO y serán alimentadas dos veces por semana con contenidos de interés como eventos, noticias, fotos, promociones e información. La administración será exclusiva por personal de la Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones, que velará por la imagen, el incremento de visitas y nuevos fans. Las redes sociales oficiales y únicas son en Facebook: EAPZamorano, en Twitter: EAPZamorano, en Youtube: EAPZamorano.

No es permitido tener páginas web, aplicaciones móviles, herramientas digitales y redes sociales de los departamentos, unidades y proyectos de ZAMORANO, para evitar diluir acciones de imagen y mercadeo. Toda actividad de promoción de ZAMORANO deberá estar contenida dentro de los medios digitales oficiales. c. Los correos electrónicos tendrán una imagen uniforme y el mismo orden en los formatos de firma electrónica. Deben contener información básica: Nombre de la persona, cargo, teléfonos de contacto, correo. La firma se acompañará de la marca para generar posicionamiento. Se prohíbe utilizar imágenes, textos o citas, incorporar fondos de correos con colores y texturas adicionales que no correspondan a la imagen corporativa establecida por la institución, por ir en detrimento de nuestra imagen corporativa.

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El correo es para uso oficial y los detalles o ejemplos técnicos de la correcta aplicación se exponen en el Manual de Marca.

11. Relaciones Públicas, Imagen en Publicaciones, Anuncios en Revistas, Diarios y Medios de Comunicación, y Comunicación en General. a. La publicidad y avisos corporativos publicados en medios como revistas, diarios, boletines, y otros medios, deben contener la marca ZAMORANO y estar aprobados por la Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones. b. Las filmaciones, entrevistas y notas de información de ZAMORANO que se publiquen en medios de comunicación como prensa, revista, radio, televisión, redes sociales externas y en nuestro portal serán coordinadas o apoyadas por la Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones. La solicitud de entrevista y apoyo debe hacerla el encargado del área respectiva. c. Los comunicados, material de prensa, convocatorias y conferencias de prensa serán realizadas por la Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones. Las únicas voces oficiales de ZAMORANO son: El Presidente de la Junta de Fiduciarios, el Rector, el Decano Académico y el Gerente de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones, esto aplica especialmente para dar declaraciones oficiales en nombre de ZAMORANO. En entrevistas positivas para ZAMORANO podrán hablar los líderes de los temas por designación del Rector o del Decano Académico. d. Se integrará un Comité de Crisis Ad Hoc para evaluar anualmente los posibles escenarios de crisis que afecten a ZAMORANO. El Comité será liderado por la Dirección de Avance Institucional y la Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones, y estará integrado por:

Unidad

Funcionario

Decanatura Académica

Decano

Avance Institucional

Director de Avance Institucional

Rectoría

Gerente de Relaciones Gubernamentales

Rectoría

Asesora Legal

Rectoría Dirección de Recursos Humanos

Gerente de Responsabilidad Social Universitaria Director de Recursos Humanos

Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones (MIC)

Gerente de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones

El Comité planteará escenarios y posibles causas para generar soluciones y protocolos de acción según el caso, como respuesta a situaciones que afecten los intereses e imagen de ZAMORANO. 7

Toda comunicación positiva o negativa que surja en los medios de comunicación deberá ser informada y canalizada a la Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones para su análisis y tratamiento. La labor de monitoreo de medios nacionales e internacionales será responsabilidad del Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones, que podrá hacerla por medio de una agencia en monitoreo de medios.

12. Principios de la Comunicación a. La Política de Imagen Corporativa y Comunicaciones se alimenta de la Misión y Visión de ZAMORANO. b. La comunicación servirá de apoyo a la formulación de los planes, desarrollo de programas y ejecución de actividades vinculadas a la academia, producción, proyección, desarrollo y el bienestar de la comunidad en general. c. Internamente, la comunicación servirá para promover la visión y acción conjunta de todos los miembros de la institución y la comunidad. Esto se manifiesta por compartir objetivos comunes y realizar actividades integradas y convergentes en las diversas funciones, hacia el cumplimiento de la Misión de ZAMORANO. d. Externamente, servirá para promover la imagen de una institución seria, responsable y productiva, comprometida con los países y sociedades que sirve, basada en una cultura corporativa de alta calidad. e. Como organización sin fines de lucro, la comunicación servirá para informar a los patrocinadores, beneficiarios, clientes, graduados, otros grupos de interés y la sociedad en general, sobre las necesidades y el manejo de los recursos que le confían a ZAMORANO en el cumplimiento de su Misión.

13. Cualidades de la Comunicación La comunicación se nutre de un marco pluralista de participación que en todo momento servirá para proyectar los principios y metas que la guían. Respeta la integridad, bienes y derechos de las personas o instituciones que alcanzan en sus diferentes manifestaciones. Es coherente y consistente, por cuanto los objetivos y acciones de la comunicación son congruentes entre si y articulados con las políticas y estrategias de la institución. También es organizada, porque sus componentes trabajan coordinadamente y reflejan unidad de propósito alrededor de los aspectos y objetivos fundamentales de la vida institucional. Finalmente, la comunicación es dinámica y busca evolución en sus conceptos y servicios en el cumplimiento de la Misión institucional.

14. Funciones de Comunicación 8

Las funciones de la comunicación y la imagen se centran en: a. Orientar y generar información que siga los principios y cualidades arriba establecidos. b. Promover y apoyar la divulgación de los productos, logros e iniciativas institucionales, sean académicas, de proyección, producción y/o desarrollo. c. Crear y fortalecer la imagen corporativa como identidad única e indivisible, incluyendo la representación de la institución, sus símbolos y su gobierno. d. Apoyar el desarrollo de relaciones públicas que estimulen, a lo interno y en el entorno, un clima de armonía y cooperación, creando aprecio y respaldo a la institución. e. Fortalecer eventos y protocolos de calidad para cultivar la imagen y el servicio. f. Establecer el uso adecuado de logotipos, tipografía e imagen institucional como elemento transversal coherente con la universidad. g. Proyectar la imagen de ZAMORANO en documentos, material promocional, eventos y actividades de manera responsable y bajo los principios gráficos institucionales.

15. Organización Para dirigir, normar y apoyar la comunicación institucional, ZAMORANO mantendrá la siguiente estructura: a. Comité Institucional de Comunicación: Es la instancia superior de supervisión y seguimiento a la comunicación institucional. Lo conforman el Rector -quien lo preside-, el Decano Académico, el Director de Avance Institucional y el Gerente de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones. b. Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones: Velará por el cumplimiento e implementación de los planes y metas de la comunicación aprobados. El Gerente de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones se apoyará en personal técnico disponible, experto en idiomas, informática, diseño gráfico, periodismo, mercadeo y similares. c. Comité de Edición y Revisión: Velará por la corrección, edición y aprobación de notas y textos institucionales. Este tendrá como objetivo buscar la calidad en redacción gramática y estilo de los textos de ZAMORANO. El Comité puede variar a sus miembros de acuerdo a la experiencia en redacción, será integrado por:

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Unidad Departamento de Ciencia y Producción Agropecuaria Decanatura Académica Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones Voluntario

Funcionario Profesor Pleno Director de Biblioteca Redactora de Zamorano Gerente de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones

d. Unidades Institucionales: Los departamentos, direcciones, oficinas, representaciones y proyectos de ZAMORANO, deberán en todo momento solicitar la aprobación de la Gerencia de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones para el desarrollo de material que implique el uso de la marca e imagen corporativa de ZAMORANO; Dicha solicitud deberá realizarse por escrito, y obtener la firma de aprobación del gerente de Mercadeo, Imagen y Comunicaciones, previo a su implementación.

16. Disposición Especial: Esta Política y Procedimientos de Imagen Corporativa y Comunicaciones entran en vigencia a partir de la fecha de publicación en Zamopolíticas. Será revisada y ajustada de forma colegiada periódicamente en busca de su pertinencia y continuo perfeccionamiento.

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