Yourit Succes Story Bucher-Treppen Branchenlösung Treppenbau 2015

Integration statt Insellรถsungen BUCHER-Treppen setzt mit yourIT auf Komplettlรถsung

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Integration statt Insellösungen BUCHER-Treppen setzt mit yourIT auf Komplettlösung

Projekt-Steckbrief

Projektart Integrierte Lösung aus den So warepaketen DOCUframe inkl. Warenwirtscha und DATAframe Branche Handwerk, Treppenbau Bisherige Systeme GSD DOCUframe & ERP System V, Accenon Zeiterfassung, Sage Finanzbuchhaltung Zeitrahmen Dezember 2014 bis Juni 2015 Realisierung Vorgelagerte Kernprozessanalyse durch yourIT zeigt ineffiziente Geschäftsprozesse auf. Das Projekt blieb dadurch zeitlich und finanziell im Rahmen.

Ergebnis Optimierte Abläufe in der Warenwirtschaft und eine verbesserte Vertriebssteuerung mit der vollintegrierten Software-Lösung.

Weitere Infos www.yourIT.de DOCUframe.yourIT.de

Das Jettinger Treppenbau-Unternehmen BUCHER GmbH führt mit der DOCUframe® Warenwirtschaft von GSD Software® ein WWS-System zur durchgängigen Unterstützung aller Warenwirtschaftsaufgaben ein. In Kombination mit den GSD Produkten DATAframe® für Analysen und Auswertungen und DOCUframe® für das Dokumentenmanagement und die Teamarbeit dient die Software als voll integrierte Komplettlösung zur durchgängigen Geschäftsprozessoptimierung. Die yourIT GmbH aus Hechingen unterstützte die BUCHER GmbH bei der Einführung der integrierten Lösungen als zuverlässiger Partner.

Qualität im Treppenbau Im süddeutschen Raum steht der Name BUCHER für Qualitätsprodukte im Treppenbau. Mittlerweile fertigen europaweit mehr als 70 selbstständige Treppenmeister-Partnerbetriebe jedes Jahr zwischen 25.000 und 30.000 Treppen nach den neuesten europäischen Richtlinien in höchster handwerklicher Qualität und mit modernstem Produktionsstandard. Das Unternehmen beschäftigt derzeit ca. 70 Fachkräfte, die in der Beratung, Herstellung und Montage von Massivholztreppen tätig sind.

Eine erhöhte Anwenderfreundlichkeit als Ziel Bereits seit dem Jahr 2003 arbeitet das Unternehmen erfolgreich mit dem GSD System DOCUframe für Kommunikation, Zusammenarbeit, elektronische Akten und Archivierung. Für die Warenwirtschaft wurde bis vor kurzem die GSD Lösung WWS System V eingesetzt. Mit dem GSD Nachfolgeprodukt DOCUframe Warenwirtschaft sollten bei BUCHER nun die Abläufe in der Warenwirtschaft weiter optimiert werden.

Projektleiter Michael Arndt benannte als größte Herausforderung des Projektes, „allen voran die Steigerung der Usability“.

Auch eine bessere Vertriebssteuerung durch den Ausbau der Business Intelligence und der entsprechenden Auswertungen sollte mit Einführung der neuen Software unbedingt erreicht werden. Ziel war es daneben, die Zahl der erforderlichen Schnittstellen zwischen den unterschiedlichen Systemen durch die Zusammenführung der Lösungen zum GSD Komplettsystem zu minimieren.

Integration statt Insellösungen Weniger Zeit für die EDV und mehr Zeit für die Kunden!

Positive Erfahrungen aus der Vergangenheit als Entscheidungshilfe Sowohl das IT-System- und Beratungshaus yourIT als auch der oberfränkische Softwarehersteller GSD Software® setzen auf eine vertrauensvolle und langjährige Zusammenarbeit mit ihren Kunden. Die Entscheidung für GSD Software® Lösungen und für yourIT als Projektpartner vor Ort fiel der Firma BUCHER somit relativ leicht. Aufgrund der positiven Erfahrungen mit DOCUframe lag die Entscheidung, auch in anderen Bereichen mit Lösungskomponenten von GSD Software® zu arbeiten, ohnehin bereits auf der Hand. Laut Michael Arndt folgte BUCHER der Devise: „Mit bestehender Software weitermachen und auf erfolgreichen Prozessen aufbauen.“ Fazit: Integration statt Insellösungen!

Seit Juni 2015 arbeitet die BUCHER GmbH mit den GSD Software® Lösungen DATAframe für Auswertungen und Statistiken und DOCUframe Warenwirtschaft für die Unterstützung der Warenwirtschaftsprozesse. Gemeinsam mit dem bereits seit 2003 eingesetzten Dokumentenmanagement- und Kommunikationssystem DOCUframe nutzt BUCHER nun eine Komplettlösung, die den Mitarbeitern ein wesentlich effizienteres Arbeiten erlaubt. Dafür sorgt auch die Reduktion der Insellösungen: „Aktuell gibt es nur noch eine Schnittstelle zur Zeiterfassung (Accenon) und zur FIBU (Sage Office Line). Alle anderen Inseln wurden integriert“, erklärt Michael Arndt begeistert.

Die neue integrierte Software macht den Mitarbeitern das Arbeiten leichter. So werden z.B. Aufgaben im Vertrieb besser auf Außen- und Innendienst verteilt.

Dadurch wird Zeit geschaffen für vertriebsfördernde Maßnahmen. Insgesamt ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter gestiegen.

Gründe für den Projekterfolg sieht Arndt im guten Schulungskonzept und Key-User-Management von yourIT. Die Mitarbeiter und vor allem der Vertrieb wurden von Anfang an in das Projekt einbezogen.

Damit wird eine langjährige Erfolgsgeschichte fortgeschrieben. Der Hauptvorteil der Einführung von DOCUframe im Jahre 2003 lag übrigens darin, dass durch die Einführung der elektronischen Bauakte per DOCUframe die Mitarbeiter am Telefon sofort auskunftsfähig sind. Vertrösten der Kunden, Aktenwälzen und Rückrufe bei Kunden gehören seither der Vergangenheit an.

Auch bei den Kosten blieb das Projekt im Rahmen der ursprünglichen Schätzung. Hier zahlte sich die vorgelagerte Kern-Prozessanalyse zur Optimierung der bestehenden Prozesse durch yourIT und das sich daraus ergebende Pflichtenheft aus.

Die 10 wichtigsten Besonderheiten unserer Branchenlösung Treppenbau: 1) Elektronische Akte (Baumappe und Projektmappe) 2) Aufmaß-Unterstützung 3) Vollintegrierte Warenwirtschaft 4) Zusatzabrechnung für Privatkunden bei Bauträger-Aufträgen 5) Kalkulationsunterstützung bei größeren Objekten 6) Modell und Holzartabhängige Preisgestaltung 7) Treppenspezifische Felder im Auftragskopf 8) Vollintegrierter Terminplan für Montage 9) Vollintegrierte Auswertungen (BI) 10) Sofort einsatzbereit. Keine weiteren Anpassungen nötig.

Fragen? Kontaktieren Sie uns jetzt unter Fon: +49 7471 93010-0 Fax: +49 7471 93010-15 E-Mail: info@yourIT.de

Auf die Frage, ob die Einführung der Lösungen von GSD Software® sowie die Entscheidung yourIT das Vertrauen zu geben, der richtige Weg waren, antwortet Michael Arndt ganz überzeugt: „Ja, wir würden das sofort wieder so entscheiden!“ Ausblick:: Für die Zukunft hat sich BUCHER ein klares Ziel gesetzt: „Weniger Zeit für die Informationsverarbeitung und mehr Zeit für den Kunden!“ So soll z. B. ein geführter Assistent mit Favoriten und Bausteinen die Angebotserstellung nochmals stark beschleunigen. Tobias Wöll, Projektleiter bei yourIT sieht daneben auch die mobile Anbindung der Lösung im Fokus: „Das System soll noch mobiler werden – mit der mobilen Lösung DOCUframe MobileAccess. Der Außendienst soll bereits beim VorOrt-Gespräch mit dem Kunden auf seinem iOS- oder Android-Tablet ein Angebot erstellen und dieses direkt drucken und unterzeichnen lassen. Die dafür erforderliche App-Technologie und das notwendige Know-how stehen bereit.“

yourIT - Wir machen kurzen Prozess!

Integration statt Insellösungen

yourIT— chen

Wir makurzen

WWS / ERP / PPS

Die flexiblen betriebswirtschaftlichen Software-

Warenwirtschaft, Ressourcenplanung und Produktion

Lösungen von GSD Software® stellen die Geschäftspro-

DMS / ECM:

zesse der Kunden über alle Bereiche hinweg in den Mit-

Dokumente organisieren, revisionssicher archivieren

telpunkt. Die Qualität der soliden, zukunftssicheren und

und Prozesse optimieren

innovativen GSD Technologien sowie die jahrzehntelan-

CRM / xRM:

ge Praxiserfahrung sind die Grundlagen

Beziehungen zu Kunden und Lieferanten aufbauen

unserer Erfolge.

und pflegen GROUPWARE:

yourIT - Wir sind Ihr Partner für die

Komfortabel und effizient im Team arbeiten

Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. Unsere Kern-

MOBILE:

Prozessanalyse wurde ausgezeichnet als BEST OF

Zugriff über Smartphone / Tablet - auf alles!

CONSULTING 2015.

FIBU / ANBU - Buchhaltung: Geschäftsvorfälle lückenlos dokumentieren BI Report - Business Intelligence: Analysieren und die richtige Entscheidung ableiten

Integration statt Insellösungen Spezialitäten der Branchenlösung Treppenbau

Das Angebot Belegkopf mit treppenspezifischen Feldern sowie Modell- und Holzart-abhängiger Preisgestaltung. Der Artikelstamm kann vorbereitet übernommen und um eigene Nummern ergänzt werden.

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Integration statt Insellösungen Spezialitäten der Branchenlösung Treppenbau Vorteile dieser Branchen- gegenüber einer Standard-Warenwirtschaftslösung?

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Elektronische Akten (Bau- und Projektmappen) für Angebots- und Auftragsabwicklung Aufmaß-Unterstützung Integrierte Warenwirtschaft mit vielen treppenspezifischen Daten Zusatzabrechnung für Privatkunden bei Bauträger-Aufträgen Kalkulationsunterstützung bei größeren Objekten Modell- und Holzart-abhängige Preisgestaltung Integrierter Terminplan für Montage Integrierter Terminplan für Zeichnungsreihenfolge nach Aufmaß-Eingang Abhaken des kaufmännischen Auftrags beim Zeichnen Vollintegrierte Auswertungen mit treppenspezifischen Daten

Adresse Der Prozess beginnt mit der Erfassung von Adressen und Adressfragmenten. Dies unterstützt den Innendienst bei der langfristigen Pflege und Betreuung von Bauträgern und Architekten. Bei privaten Adressen können, anhand von Qualifizierungsmerkmalen und Phasen, diese Interessenten herausgefunden werden, bei denen die Wahrscheinlichkeit für einen Auftrag am höchsten ist. Bsp. „Wenn jemand in der Ausstellung war, dann wird er zu 90% auch kaufen!“.

Angebot mit integrierter Warenwirtschaft Angebote werden in den Baumappen bearbeitet. Der direkte Wechsel in das Angebot ist mit einem Klick möglich. Es gibt eine Kalkulationshilfe. Der gesamte Schriftverkehr, Notizen, interne Dokumente – alles finden Sie in der Akte.

Unterschiedliche Dokumentenarten in der elektronischen Akte Auch ein- und ausgehende E-Mails sind vollintegriert und können automatisch zu Adressen, Ansprechpartnern sowie Bau- bzw. Projektmappen zugeordnet werden.

Weniger Zeit für die EDV und mehr Zeit für die Kunden Spezialitäten der Branchenlösung Treppenbau Auftrag Jeder Auftrag wird in einer Projektmappe verwaltet. Viele Details wie Termine, eine Aufmaß-Übersicht sowie Bankbürgschaften sind hier für alle Projekt-Beteiligten ersichtlich.

Terminierung/Montageplan Der Montageplan in der Übersicht. Jede Abteilung hat eine eigene Ansicht und Rechte auf die interaktiven Felder.

Nach der Auftragserstellung werden die Bauvorhaben im Montageplan angezeigt.

Aufmaß Aufmaße werden mit einem Assistenten eingescannt und automatisch zugeordnet.

Konstruktion/Zeichnen Für das Zeichnen wird der Montageplan nach dem Aufmaß-Status sortiert. Jedes Feld und jede Position kann abgehakt werden.

Sonderteile werden berücksichtigt.

Auswertungen Interaktive tagesaktuelle Auswertungen, kann jeder Mitarbeiter selbst starten (abhängig von seiner Berechtigung natürlich). Treppenspezifische Felder sind beachtet.

Über das IT-System- und Beratungshaus yourIT securITy in everything we do...

Q so lautet der Leitgedanke von yourIT. Unser Ziel ist es, Ihre IT-Prozesse zu optimieren und damit langfristig Ihre Wettbewerbsfähigkeit im globalen Markt zu steigern. Als innovatives Systemhaus in der Region Neckar-Alb prüfen wir den Sicherheits-Status Ihrer IT-Infrastruktur, spüren vorhandene Schwachstellen auf, erarbeiten Konzepte für IT- Sicherheit & Datenschutz und implementieren die für Sie besten Lösungen.

Wir unterstützen Sie ebenso bei der Richtlinien-Definition, Einhaltung der Policies und sichern den laufenden Betrieb. Lernen Sie unsere bedarfsgerechte und praxiserprobte Arbeitsweise jetzt in einem kostenlosen Vor-Ort-Termin kennen und überzeugen Sie sich selbst!

Informationen: - Gründung 2002 - Geschäftsführer Ralf und Thomas Ströbele - 20 Mitarbeiter - Consulting, Solutions, IT-Dienstleistungen Auszeichnungen/Zertifikate: - BEST OF CONSULTING 2015 - DIN EN ISO 9001:2008

Ihr Kontakt zu yourIT: yourIT GmbH Neustraße 12 D-72379 Hechingen Telefon: +49 7471 93010-0 Fax: +49 7471 93010-15 E-Mail: info@yourIT.de Internet: www.yourIT.de DOCUframe.yourIT.de