MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
INTRODUCCIÓN La implementación del Manual de recibo y despacho de comunicaciones oficiales, motivado por la importancia de la aplicación de la Ley 594 de 2000 que promueve la obligatoriedad de la organización, conservación y prestación de los servicios archivísticos a la administración y a los ciudadanos en general. COOTRAGEN, como Cooperativa al servicio de la comunidad a nivel municipal e intermunicipal, requiere de la efectiva localización y consulta de documentos y archivos que deben ser tomados como referentes para la oportuna atención y solución a las solicitudes de los usuarios de la entidad. Esta implementación conlleva la aplicación de las Tablas de Retención Documental, cuyos ajustes, actualización y desarrollo se generan en virtud del Convenio 080 de 2010, formalizado con el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA); consolidándose así, el compromiso de todos los empleados de la Cooperativa en la reorganización, conservación y control de los bienes documentales que representan el soporte de las actividades propias de las funciones asignadas a cada dependencia. En este sentido, queremos presentar este manual para el recibo y despacho de comunicaciones oficiales. Su contenido permite detallar la metodología para la identificación y conformación de las series y subseries documentales; organización de los Archivos de Gestión, teniendo en cuenta la ubicación, clasificación y conformación de expedientes; ordenación y foliación de los tipos documentales en los expedientes; descripción de cajas, expedientes y carpetas; preparación de la documentación para realizar las transferencias documentales y cómo diligenciar el inventario documental para mantener un control permanente de las series que conforman cada archivo. Este manual se constituye en una herramienta de apoyo y consulta para que la Gestión Documental se desarrolle paralelamente con los procesos de calidad de la Cooperativa de Transportadores de Génova “COOTRAGEN”
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