Page 1

MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES DE GENOVA “COOTRAGEN”

MANUAL DE RECIBO Y DESPACHO DE COMUNICACIONES OFICIALES

TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

GÉNOVA, 2014

1


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN

Pág.

OBJETIVOS OBJETIVOS GENERALES……………………………………………………….

5

OBJETIVOS ESPECÍFICOS……………………………………………………..

5

MISIÓN…………………………………………………………………………......

6

VISIÓN……………………………………………………………………………...

6

ORGANIGRAMA………………………………………………………………......

6

ALCANCE…………………………………………………………………………...

6

RADICACION Y REGISTRO DE COMUNICACIONES………………………

7

Funciones………………………………………………………………………….. Recibo de Comunicaciones oficiales………………………………………….. Registro y radicación comunicaciones oficiales……………………………… Despacho de comunicaciones oficiales………………………………………… Manejo de la correspondencia…………………………………………………… Comunicaciones electrónicas……………………………………………………. Sello radicador……………………………………………………………………… Préstamo de documentos…………………………………………………………

7 8 9 9 9 10 10 11

FORMATO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS Y DESPACHADAS………… 12 PRODUCCIÓN DE DOCUENTOS COMERCIALES……………………………… 13 MEMORANDO………………………………………………………………………….. 13 CIRCULAR……………………………………………………………………………… 15 ACTA……………………………………………………………………………………. 17 CARTA……………………………………………………………………………………21 HORARIO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO…………………………………………... 23 TIEMPO DE RESPUESTA A LAS SOLICITUDES EN COLOMBIA……………… 23 2


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

FUNCIÓN DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA…………………………… 26 Objetivos de la unidad de correspondencia………………………………………… 26 Misión Unidad de correspondencia……………………………………………………26 Funciones de la unidad de correspondencia……………………………………..… 26 Servicios de la unidad de correspondencia………………………………………… 27 GLOSARIO……………………………………………………………………………….28 CONCLUSIONES………………………………………………………………………. 36 BLIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………………... 37

3


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

INTRODUCCIÓN La implementación del Manual de recibo y despacho de comunicaciones oficiales, motivado por la importancia de la aplicación de la Ley 594 de 2000 que promueve la obligatoriedad de la organización, conservación y prestación de los servicios archivísticos a la administración y a los ciudadanos en general. COOTRAGEN, como Cooperativa al servicio de la comunidad a nivel municipal e intermunicipal, requiere de la efectiva localización y consulta de documentos y archivos que deben ser tomados como referentes para la oportuna atención y solución a las solicitudes de los usuarios de la entidad. Esta implementación conlleva la aplicación de las Tablas de Retención Documental, cuyos ajustes, actualización y desarrollo se generan en virtud del Convenio 080 de 2010, formalizado con el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA); consolidándose así, el compromiso de todos los empleados de la Cooperativa en la reorganización, conservación y control de los bienes documentales que representan el soporte de las actividades propias de las funciones asignadas a cada dependencia. En este sentido, queremos presentar este manual para el recibo y despacho de comunicaciones oficiales. Su contenido permite detallar la metodología para la identificación y conformación de las series y subseries documentales; organización de los Archivos de Gestión, teniendo en cuenta la ubicación, clasificación y conformación de expedientes; ordenación y foliación de los tipos documentales en los expedientes; descripción de cajas, expedientes y carpetas; preparación de la documentación para realizar las transferencias documentales y cómo diligenciar el inventario documental para mantener un control permanente de las series que conforman cada archivo. Este manual se constituye en una herramienta de apoyo y consulta para que la Gestión Documental se desarrolle paralelamente con los procesos de calidad de la Cooperativa de Transportadores de Génova “COOTRAGEN”

4


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

OBJETIVOS GENERALES 

Establecer los principios y criterios que deben seguirse para la adecuada, recepción, radicación y distribución de las comunicaciones a las dependencias de destino.

Organizar física y técnicamente los expedientes de los Archivos de Gestión de la Cooperativa de Transportadores de Génova, en cumplimiento de la normatividad vigente, con el fin de mantener dispuesta la información a los usuarios.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Compilar la información de cada serie o Subserie documental para conformar los expedientes o carpetas.

Organizar física y técnicamente cada uno de los expedientes o carpetas que conforman el Archivo de Gestión.

Aplicar los principios de preservación y mantenimiento a toda la documentación del Archivo de Gestión.

Mantener actualizado el inventario documental del Archivo de Gestión para controlar la documentación de la dependencia.

Emplear el “procedimiento eliminación por aplicación de Tabla de Retención Documental” para eliminar la documentación que así lo establezca en la TRD.

Facilitar la consulta y acceso a la información existente en el Archivo de Gestión.

Sensibilizar y capacitar a los empleados de COOTRAGEN responsables de la administración de la documentación propia de la gestión de su área.

Identificar las series y subseries documentales propias de cada dependencia.

5


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

MISIÓN Prestar un servicio de transporte a nivel municipal e intermunicipal, que garantice el bienestar de los clientes por su calidad en el servicio, comprometida con el progreso y el bienestar de los genoveses.

VISIÓN Ser líder en el departamento y la nación en el servicio de transporte, logrando una estabilidad económica que genere liderazgo, calidad dentro de la cooperativa y bienestar a sus socios y demás favorecidos de nuestra actividad económica.

ORGANIGRAMA

ASAMBLEA GENERAL

JUNTA VIGILANCIA COMITÉ DE AHORRO Y CREDITO

COMITÉ SOLIDARID AD CONTADOR

CONSEJO DE ADMINISTRACIO N

COMITÉ EDUCACION

REVISO R FISCAL

GERENTE

JEFE DE MANTENIMIENTO

DESPACHADORE S

COMITÉ DE APELACIONE S SECRETARI ASESOR O JURIDICO TESORERO CONDUCTORES

JEFE DE TRAFICO

ALCANCE Abarca la recepción, clasificación, radicación, registro, distribución y trámite de las comunicaciones enviadas y recibidas, desde el mismo momento de su ingreso o despacho en la empresa hasta cuando quede dispuesta para ser archivada.

6


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

RADICACIÓN Y REGISTRO DE COMUNICACIONES EN COOTRAGEN La unidad de correspondencia, es la unidad administrativa encargada de gestionar de manera centralizada los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales que tramite COOTRAGEN, esta unidad debe cumplir con las fases de recepción, distribución y trámite del Programa de Gestión Documental.

Funciones de la Ventanilla Única Documental Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo. Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia. Proponer métodos, procedimientos e incorporación de nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos en las unidades de correspondencia. Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales a las dependencias que lo requieran. Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar respuesta a los trámites y solicitudes por los ciudadanos. Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno. Atender con prioridad a los discapacitados y adultos mayores que acudan a COOTRAGEN, a fin de entregar y radicar comunicaciones o solicitar información sobre el trámite de su requerimiento.

7


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

Recibo de las Comunicaciones Oficiales La respuesta oportuna de las comunicaciones que se reciben proyecta una buena imagen y contribuye a que nuestra gestión sea eficaz y nuestra imagen institucional sea cada vez mejor. El propósito de establecer y divulgar las normas fundamentales sobre los procedimientos que se siguen en COOTRAGEN, con relación al recibo, codificación y manejo de las comunicaciones, con el fin de: 1. Asegurar la rápida tramitación de todas las comunicaciones recibidas para despachar y circular. 2. Mantener el control efectivo sobre la circulación y contestación. 3. Uniformar y facilitar el proceso de archivo. 4. Garantizar una circulación interna ágil y eficiente. 5. Proyectar una buena imagen institucional mediante la contestación oportuna de las comunicaciones. Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legamente a los funcionarios de COOTRAGEN, independiente del medio utilizado. Estas comunicaciones van unidas a un trámite. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a COOTRAGEN, a título personal, citando o no el cargo del funcionario, esta correspondencia no general ningún trámite para la entidad. En la oficina de correspondencia de COOTRAGEN se recibirán únicamente las comunicaciones que conciernan a la entidad, en caso de no ser para la entidad se devolverán al respectivo destinatario. Las comunicaciones que recibe COOTRAGEN se someterán a un proceso de selección antes de legalizar su recibimiento, con fecha, hora, firma o sello, para determinar si son de carácter oficial o personal, si ameritan su registro y radicación, igualmente, se comprobara si la información recibida esta completa, tiene anexos y se encuentra en buen estado de conservación, luego de estos procedimientos, se escanea el documento y se envía al interesado para ir agilizando el tramite. En el horario acordado por la oficina de correspondencia se hará entrega del documento original. La correspondencia o comunicaciones de carácter privado, no se abrirán, para su entrega se implementaran unas casillas donde se depositaran, para que el interesado acceda a ellas, las demás comunicaciones que lleguen a la entidad en sobre cerrado se abrirán, seleccionarán, radicaran y se dará el trámite correspondiente, a no ser que se trate de comunicaciones con sellos de confidencial, privado, estrictamente personal o mensajes similares, estas se entregaran directamente al interesado. 8


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

Las revistas, folletos y demás comunicaciones de carácter informativo como plegables, publicidad, no se radicarán, serán puestas en el casillero para que el interesado acceda a ellas. Las publicaciones o libros de interés general serán enviadas a los despachos de los vehículos para que sean expuestas al público interesado.

Registro y Radicación de Comunicaciones Oficiales Es el procedimiento por medio del cual se ingresa en sus sistemas manuales las comunicaciones producidas o recibidas, registrando los siguientes datos:      

Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinatario Nombre o código de las dependencias competentes Numero de radicación Nombre del funcionario responsable del trámite Anexos Tiempo de respuesta (si lo amerita) entre otras.

La radicación de las comunicaciones oficiales en COOTRAGEN, consiste en agregar un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia de la fecha y hora de su recibo o de su envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Despacho de Comunicaciones Oficiales La documentación para despachar será entregada por los funcionarios directamente en la oficina de correspondencia para hacer el respectivo trámite, en la copia y original se consignará el día, fecha, hora y numero de recibido de recibo, luego se procederá a su envío. En ningún caso la oficina de correspondencia reservara números de radicación interna o externa.

Manejo de la correspondencia En la oficina de correspondencia se llevara un control de movimiento de la correspondencia registrada, con el fin de asegurar la ubicación de los documentos.

9


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

COMUNICACIONES ELECTRONICAS (E-Mail) Es uno de los medios más comunes de comunicación. Algunos de los asuntos tratados electrónicamente requieren seguimiento y toma de decisiones por lo que es necesario contar con los antecedentes e información pertinente. En vista de lo anterior es conveniente que las personas que manejen asuntos importantes electrónicamente, guarden copia en su archivo de gestión y si la respuesta de COOTRAGEN, se da por e- mail, debe ser también conservada en físico archivada en la serie correspondiente.

SELLO RADICADOR Número de radicación Fecha de recibo: Pase a:

Atendido

Respuesta No.

Fecha:

Archivado en: ____________________________________

Es un instrumento, cuya finalidad es conseguir un sistema de control y de garantía externa e interna de los documentos que se presentan en COOTRAGEN y de los documentos que se envían a otros órganos o a particulares. El registro permite certificar la existencia de un documento aunque éste no se haya conservado. El registro de la correspondencia se hace utilizando el formato radicador que se han implementado en COOTRAGEN para tal fin. Este tiene como objetivo principal la localización de la documentación, para ello es necesario que todas las dependencias lleven un adecuado control de lo que ingresa y sale. 10


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS PARA DAR RESPUESTA A LOS TRÁMITES ADMINISTRATIVOS El préstamo de documentos a las unidades productoras tiene como fin dar continuidad a la tramitación de los procedimientos administrativos que requieren, por cualquier razón, de determinados documentos o expedientes, durante un período de tiempo y de acuerdo con unas necesidades que superan la simple y puntual consulta de documentos en las instalaciones de COOTRAGEN. Cuando se requiera efectuar un préstamo documental al archivo Central, el productor del documento deberá hacer la solicitud por escrito y se hará responsable de la documentación que se le facilite. El préstamo de documentos tiene un carácter temporal, de modo que las unidades que requieran del mismo en el ejercicio de su función reintegrarán al Central los documentos tan pronto decaiga la necesidad de disponer de ellos en la propia oficina. Transcurrido un mes desde el préstamo de los documentos, el Central lanzará un escrito dirigido al Responsable de la Unidad correspondiente, en el que le recordará la obligación de reintegrar los documentos si el trámite del asunto para el que requiere el documento no ha finalizado, deberá solicitar una prórroga del préstamo. En caso de que sea necesario mantener el préstamo de los documentos durante un período superior, el Responsable de la oficina solicitará la prórroga por escrito al Responsable del Archivo Central.

11


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

FORMATO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS Y DESPACHADAS

FORMATO REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

FECHA

No.

RECIBO

REGISTRO

D

ASUNTO Entidad, Dependencia o persona

M

RESPUESTA

PROCEDENCIA SI

NO

FECHA

PASA A: Dependencia

fecha

Ciudad

FORMATO REGISTRO DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA

FECHA

No.

DESPAC

REGISTRO

D M

DESTINO Entidad, Dependencia o persona

RESPUESTA

DETALLE Lugar

ASUNTO

FECHA ANEXOS

D

M

OBSERVACION A

12


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

GTC 185 PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES

MEMORANDO Es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en papel bond tamaño carta a espacio sencillo, el cual se empleará para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la Entidad. MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Inferior y Derecho 2.5 cm. PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos a tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). PARTES DEL MEMORANDO: ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla. MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla MEMORANDO. CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican la dependencia productora, seguida de guión ( - ), se coloca el código de la serie y/o 13ubserie, separando estos dos números con un punto. CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha. DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo. DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora. ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , ) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil colaboración.). DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, 13


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con bolígrafo de tinta negra. MEMORANDO ------------------ (3 interlíneas) MEMORANDO ------------------ (3 interlíneas) CÓDIGO: xxx-xx.xx ------------------ (1 interlínea) Ciudad, fecha ------------------ (3 interlíneas) PARA: NOMBRES Y APELLIDOS Cargo ------------------ (1 interlínea) DE: DEPENDENCIA QUE EMITE EL MEMORANDO ------------------ (1 interlínea) ASUNTO: …......... …...................... …......................... ------------------ (3 interlíneas) Texto…............. ….................. ….............. …........... …............... …..... …...... ….. …........................................ …..... . ------------------ (2 interlíneas) Despedida ------------------ (4 interlíneas) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ------------------ (2 interlíneas) Anexos: (opcional) ------------------ (1 interlínea) Datos del transcriptor

14


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

CIRCULAR Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin papel con membrete y logotipo, y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo. MÁRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). PARTES DE LA CIRCULAR ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla, sólo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membreteado. TÍTULO Y NÚMERO: Título ¨CIRCULAR¨, centrado, en mayúscula sostenida sin negrilla y el número consecutivo de la misma, que será llevado por la Secretaría General. (Número consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001 cada año). CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo se escribe el código de la serie y/o subserie al cual corresponde la circular interna o externa según sea el caso, separando estos dos números con un punto. CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma (,) se escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá el Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta dependencia. DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc. A quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas). ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por Circular. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil colaboración.) DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse bolígrafo de tinta negra.

15


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

CIRCULAR Espacio para logotipo (sólo para circular externa) (Encabezado sólo para circular interna) ------------------ (3 interlíneas) CIRCULAR Nº_____ ------------------ (3 interlíneas) CÓDIGO DEPENDENCIA-Número de serie y/o 16ubserie Ciudad, fecha (cuando se trate de circulares externas, la fecha será colocada por el GCA, mediante radicado) ------------------ (2 interlíneas) DESTINATARIOS ------------------ (2 interlíneas) Asunto: (Síntesis del tema de la Circular) ------------------ (3 interlíneas) Texto…............. ….................. ….............. …........... …............... …..... …...... …....................... …............... ….................... …............ …........... …. …... …............................. ….......... …............. …............. ….... …........ …. …........... …...................... …........... …....... ------------------ (2 interlíneas) Despedida ------------------ (3 interlíneas) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ------------------ (2 interlíneas) Anexos: (opcional) ------------------ (1 interlinea) Datos del transcriptor

16


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

ACTA Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión. El acta se debe elaborar en papel bond tamaño carta. MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Derecho e Inferior 2.5 cm. PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.). De dos a tres interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). PARTES DEL ACTA ENCABEZADO: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida y sin negrilla. TÍTULO: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida el nombre del organismo y el carácter de la reunión. ACTA No._: Escribir centrado, en mayúsculas sostenidas y sin negrilla ACTA No.__. Escribir el número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión; iniciando con 01 cada año. FECHA: Escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma (,) donde se realizó la reunión. HORA: Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquiera de las siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM ó 9:30 a 14:30 Horas. LUGAR: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión. ASISTENTES: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guión (-) se citará su calidad de integrante en el comité. INVITADOS: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los invitados que participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título profesional (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula. AUSENTES: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que no asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guión (-) se citará su calidad de integrante en el comité. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no. ORDEN DEL DÍA: Con números arábigos relacionar los puntos reglamentarios (Verificación de quórum y Lectura y aprobación del acta anterior) los mismo que los temas a tratar en dicha reunión. DESARROLLO: Con números arábigos identificar cada punto del desarrollo del texto, escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entre párrafos (Escribir en tiempo pasado). CONVOCATORIA: Si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión. FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: Escribir el nombre completo de los firmantes responsables y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el organismo. 17


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

NOTA: En el espacio dejado sobre el nombre, los firmantes deben estampar su autógrafo o rúbrica (con bolígrafo cuya tinta sea negra). DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Finalmente se escribe el nombre la primera letra del apellido del transcriptor. ASPECTOS GENERALES: Toda Acta expresa lo tratado en la reunión sin describir detalles intrascendentales. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias. Se anota el nombre completo de la persona que presenta una moción o proposición, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando hay lugar a votación, se anota el número de votos a favor y el número de votos en contra o en blanco.

18


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

ACTA

------------------ (1 interlínea) TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN ------------------ (1 interlínea) ACTA No. XX ------------------ (3 interlíneas) FECHA: (Ciudad, día mes año) ------------------ (1 interlínea) HORA: ------------------ (1 interlínea) LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión) ------------------ (2 interlíneas) ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo – Calidad de miembro dentro del comité. ______________________, _____________ - ____________ ______________________ , ____________ - ____________ ------------------ (2 interlíneas) INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo _______________________ , ____________ _______________________ , ____________ ------------------ (2 interlíneas) AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo – Calidad de miembro dentro del comité. _______________________, ____________ - ____________ _______________________, ____________ - ____________ ------------------ (2 interlíneas) ORDEN DEL DÍA: ------------------ (1 interlínea) 1º. Verificación de Quórum 2º. Lectura, discusión y aprobación del Acta anterior. 3º. Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de __________ _________ ____________ ___________ ___________ _________ _______. ------------------ (2 interlíneas) DESARROLLO: ------------------ (1 interlínea) 1º. Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión. ------------------ (1 interlínea) 2º. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad. ------------------ (1 interlínea) 3º. Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al respecto…............... …............................. …............ …... … …................................. …. …................................... …............. …............ …................................... …................ …..... …..... … …............... …......................... …................ …......................... …............. …......................... ….. …........... …....... …................................. ….................................. 19


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

…................... ….............................. …................................ …......................... …......... …........... …... . …........... …............... …............. …................ ….......... …..... …... …....... …... …....... ------------------ (2 interlíneas) CONVOCATORIA: ------------------ (4 interlíneas) FIRMAS Autógrafo NOMBRES Y APELLIDOS NOMBRES Y APELLIDOS Presidente Secretario ------------------ (2 interlíneas) DATOS DEL TRANSCRIPTOR: (Nombre y primera letra del apellido.) 1.1.5. CARTAS (Cód. Dependencia)-(Cód. Serie y/o Subserie) Radicado No. XXXX-XX ------------------ (1 interlínea) Ciudad ------------------ (3 interlíneas) Señor, Doctora, Ingeniero, Licenciado (Según el caso) NOMBRES Y APELLIDOS Cargo Denominación o Razón Social de la Entidad Dirección Domicilio ------------------ (2 interlíneas) Asunto: (opcional) ------------------ (2 interlíneas) Saludo (expresión opcional) Ej. Cordial saludo señor Forero: ------------------ (1 interlínea) Texto…............. ….................. ….............. …........... …............... …..... …................................ ….......... …............. …............. ….... …........ …. …........... ….................. ------------------ (2 interlíneas) Despedida, ------------------ (4 interlíneas) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ------------------ (2 interlíneas) Anexos: (opcional) ------------------ (1 interlínea)

Datos del transcriptor

20


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

CARTA Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la Entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel con membrete y logotipo. MÁRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). PARTES DE LA CARTA CÓDIGO: Consignar al margen izquierdo los números que identifican la dependencia productora seguida de guión (-), colocar los números que identifican la serie o 21ubserie que corresponda, separando estos dos números con un punto. A continuación del código consignar el número de radicado de la comunicación u oficio al cual se está dando respuesta, y separado con guión los dos últimos dígitos del año de dicho radicado. CIUDAD: En la oficina productora se anota el nombre de la ciudad. DATOS DEL DESTINATARIO: No colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas, en lo posible escriba los dos apellidos del destinatario, escribir el nombre de la ciudad aún tratándose de correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o país cuando va dirigida a otro lugar. ASUNTO: (Opcional) Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la hoja. SALUDO: (Opcional) Ejemplo: Apreciado doctor Ramírez. TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por carta. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.). DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse bolígrafo de tinta negra.

21


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

CARTA (Cód. Dependencia)-(Cód. Serie y/o Subserie) Radicado No. XXXX-XX ------------------ (1 interlínea) Ciudad ------------------ (3 interlíneas) Señor, Doctora, Ingeniero, Licenciado (Según el caso) NOMBRES Y APELLIDOS Cargo Denominación o Razón Social de la Entidad Dirección Domicilio ------------------ (2 interlíneas) Asunto: (opcional) ------------------ (2 interlíneas) Saludo (expresión opcional) Ej. Cordial saludo señor Forero: ------------------ (1 interlínea) Texto…............. ….................. ….............. …........... …......................................................... ….......... …............. …............. ….... …........ …. …........... …................. ------------------ (2 interlíneas) Despedida, ------------------ (4 interlíneas) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ------------------ (2 interlíneas) Anexos: (opcional) ------------------ (1 interlínea)

22


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

HORARIO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO Se inician labores a las 8:00 a.m hasta las 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m. De lunes a viernes.

TIEMPO DE RESPUESTA DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES Toda la correspondencia externa debe ser contestada dentro de los 8 días siguientes a su recibo, especialmente si proviene de una autoridad del Gobierno. La oficina de correspondencia registrará a quien le corresponde el trámite de dicha respuesta, Si por alguna razón la elaboración de la respuesta requiere de más tiempo, es conveniente que se tomen las previsiones pertinentes a fin de que la respuesta se dé a la menor brevedad posible. En caso de que la respuesta no se dé en el tiempo establecido, la oficina de correspondencia le hará un respectivo recordatorio informándole que se han vencido los términos de respuesta, la oficina responsable deberá tomar las medidas correspondientes ya se pidiendo una prorroga, la cual será máximo de 3 días, o realizando el respectivo trámite.

TIEMPO DE RESPUESTA DERECHOS DE PETICIÓN EN COLOMBIA El derecho de petición es un derecho que la Constitución nacional en su artículo 23 ha concedido a los ciudadanos para que estos puedan presentar peticiones a las autoridades, para que se les suministre información sobre situaciones de interés general y/o particular. Textualmente el artículo 23 de la constitución nacional contempla: “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”. El artículo 5 del Código contencioso administrativo, viene a desarrollar este principio constitucional en los siguientes términos:

23


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

Peticiones escritas y verbales: Toda persona podrá hacer peticiones respetuosas a las autoridades, verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio. Las escritas deberán contener, por lo menos: 1. La designación de la autoridad a la que se dirigen. 2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante legal o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y de la dirección. 3. El objeto de la petición. 4. Las razones en que se apoya. 5. La relación de documentos que se acompañan. 6. La firma del peticionario, cuando fuere el caso. Si quien presenta una petición verbal afirma no saber o no poder escribir y pide constancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá en forma sucinta. Las autoridades podrán exigir, en forma general, que ciertas peticiones se presenten por escrito. Para algunos de estos casos podrán elaborar formularios para que los diligencien los interesados, en todo lo que les sea aplicable, y añadan las informaciones o aclaraciones pertinentes. A la petición escrita se podrá acompañar una copia que, autenticada por el funcionario respectivo, con anotación de la fecha de su presentación y del número y clase de los documentos anexos, tendrá el mismo valor legal del original y se devolverá al interesado. Esta autenticación no causará derecho alguno a cargo del peticionario. Alcance del derecho de petición: Los particulares pueden solicitar y tener acceso a la información y documentación que repose en las diferentes entidades, siempre y cuando no se trate de información que por ley, no tengan el carácter de reservados, caso en los cuales no procede el derecho de petición.

Tipos de peticiones que se pueden formular: Mediante un derecho de petición se puedan hacer las siguientes peticiones: 

    

Quejas, cuando ponen en conocimiento de las autoridades conductas irregulares de empleados oficiales o particulares a quienes se ha atribuido o adjudicado la prestación de un servicio público. Reclamos, cuando se da a las autoridades noticia de la suspensión injustificada o de la prestación deficiente de un servicio público. Manifestaciones, cuando hacen llegar a las autoridades la opinión del peticionario sobre una materia sometida a actuación administrativa. Peticiones de información, cuando se formulan a las autoridades para que estas: Den a conocer cómo han actuado en un caso concreto. Permitan el acceso a los documentos públicos que tienen en su poder. 24


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES  

Expidan copia de documentos que reposan en una oficina pública. Consultas, cuando se presentan a las autoridades para que manifiesten su parecer sobre materias relacionadas con sus atribuciones.

Termino de que disponen las autoridades para dar respuesta a los derechos de petición: Como máximo, las autoridades a quienes se les presente un derecho de petición, deben responder dentro de los siguientes plazos: Quince (15) días para contestar quejas, reclamos Diez (10) días para contestar peticiones Treinta (30) días para contestar consultas.

y manifestaciones. de información.

En el caso que las autoridades no den respuesta a las peticiones solicitadas, los funcionarios responsables de dar respuesta, pueden ser objeto de sanciones disciplinarias, pues se incurre en causal de mala conducta. Acción de tutela para proteger el derecho de petición: Cualquier ciudadano que considere que por acción u omisión de las autoridades o de los particulares que presten un servicio público o actúen o deban actuar en desarrollo de funciones públicas, vulneren o amenacen el derecho constitucional de petición, puede recurrir a la acción de tutela para reclamar ante los jueces la protección inmediata de su derecho constitucional.

25


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

FUNCIÓN DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA EN LA EMPRESA La unidad de correspondencia es una oficina donde se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias de COOTRAGEN. Entre sus objetivos principales están:  Ordenar y conservar la documentación en trámite desde su producción hasta su destino final.  Impedir la dispersión, supresión y eliminación de los documentos vitales.  Coordinar actividades archivísticas y procedimentales de acuerdo con las políticas que en el sentido se establezcan por el comité de archivo.  Preparar las trasferencias documentales primarias de acuerdo con las normas establecidas por el Archivo General de la Nación.  Facilitar y controlar el préstamo de documentos, acceso y consulta en el archivo histórico central.  Crear la ventanilla como un eje central del programa de Gestión Documental.  Disminuir la multiplicidad documental en las áreas de trabajo.

MISIÓN DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: Gestionar los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.

FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: 1) Control de Ingreso de la Documentación. 2) Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir). 3) Conservación. 4) Servicio y Control de Préstamo de los documentos. 5) Selección y Traslado de la Documentación al archivo central. 6) Digitalización de los Documentos. 7) Atención de consultas sobre informes. 8) El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables. 26


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: •Atención al usuario: estas unidades, son el primer lugar a donde acuden los usuarios y ciudadanos en general con el propósito de obtener información sobre la misión, funciones y servicios que presta la entidad, sobre los trámites administrativos o requisitos necesarios para la obtención de un servicio o a la atención de un requerimiento, el tiempo y el lugar donde se le puede dar respuesta a la solicitud presentada. •Atención de consultas: sobre el estado del trámite solicitado. •Servicio alerta: uno de los más importantes, consiste en el recordatorio de comunicaciones recibidas, para dar respuesta oportuna a las solicitudes velar por el cumplimiento del derecho de turno. •Préstamo de documentos: se refiere a la disposición y consulta para el usuario, de la serie documental consecutivo de correspondencia; se puede utilizar controles para registrar los préstamos y para dejar constancia de los mismos en la respetiva serie.

27


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

GLOSARIO A ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano para el eficiente funcionamiento de los archivos. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. ARCHIVO: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados r espetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de historia. ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. ARCHIVO DE GESTIÓN: archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (AGN): es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos (SNA), de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad. ARCHIVO HISTÓRICO: archivo al cual se transfiere del Archivo Central o del Archivo de Gestión la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

C CARPETA: unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. CATÁLOGO: instrumento de consulta que describe unidades documentales. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción hasta su disposición final. 28


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico – funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

CLASIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES: Las comunicaciones se clasifican en oficiales o públicas y correspondencia personal o privada. COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas durante el desarrollo de las funciones, independientemente del soporte y medio utilizado. COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS: Son las comunicaciones que ingresan a través de la ventanilla del Área de Correspondencia, dirigidas a la empresa y a sus funcionarios o empleados en calidad de tales, a través de las redes de correos, o entregadas en las ventanillas autorizadas para tal fin. COMUNICACIÓN ORDINARIA: Es la comunicación que ingresa a la entidad a través de la ventanilla del Área de Correspondencia, dirigida a la empresa, a sus funcionarios o empleados en calidad de tales y cuyo contenido es de conocimiento público. COMUNICACIÓN RESERVADA O CONFIDENCIAL: Es la comunicación que ingresa a través de la ventanilla del Área de Correspondencia, dirigida a la empresa, a sus funcionarios o empleados en calidad de tales y cuyo contenido debe ser conocido únicamente por el destinatario y/o funcionarios o empleados involucrados en el trámite. Esta comunicación sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de confidencial y será registrado en el sistema con la información disponible del remitente y el destinatario institucional. COMUNICACIÓN NORMAL: Es la comunicación que debe ser tratada bajo el procedimiento normal.

COMUNICACIÓN URGENTE CERTIFICADA: Es la comunicación que de acuerdo al grado de prioridad tiene un plazo de respuesta cierta y obligatoria y que por su implicación jurídica debe ser gestionada especialmente, los recursos interpuestos, los documentos relativos a procesos de contratación, los documentos relacionados con procesos de convocatoria a concursos de méritos y documentos afines. Por su especial tratamiento las tutelas y los derechos de petición tendrán ítems separados dentro de la presentación del sistema de gestión. CORREO ELECTRÓNICO: Es la comunicación que ingresa a las direcciones de correo electrónico establecidas para tal fin, dirigidas a la empresa, y a sus funcionarios o empleados en calidad de tales. Las comunicaciones que sean recibidas a través de 29


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

correo electrónico, serán administradas por el Área de Correspondencia, el cual garantizará la oficialización, seguimiento y control de su trámite. COMUNICACIÓN O DOCUMENTO DISPOSITIVO O IMPOSITIVO: Es la comunicación en la que la autoridad asienta su voluntad con intención de ser obedecida, ejemplo: Leyes, Decretos, Acuerdos, Sentencias, Resoluciones, Circulares, Directivas y afines. COMUNICACIÓN O DOCUMENTO TESTIMONIAL O PROBATORIO: Es la comunicación en que la autoridad asienta o acepta una información, de modo que haga fe y tenga valor legal, ejemplo: los registros del estado civil, de graduados de universidad, del estado de propiedad (muebles e inmuebles), de patentes y señales. Son de este tipo los documentos notariales, los diplomas y certificados emitidos por la autoridad competente, los testimonios con certificación legal, los balances y libros contables redactados con los requisitos de Ley, las actas de reuniones, los contratos celebrados bajo condiciones legales, y las demás afines. COMUNICACIÓN O DOCUMENTO INFORMATIVO O NOTICIOSO: Es la comunicación en que un sujeto cualquiera asienta una información o noticia relacionada con una tramitación, ejemplo: boletines, revistas informativas, etc. CORRESPONDENCIA PERSONAL O PRIVADA: Es la correspondencia que se recibe en la ventanilla del Área de Correspondencia, a título personal y cuyo contenido interesa únicamente al destinatario. Esta correspondencia sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de personal. Comprende entre otras, documentos bancarios, tarjetas, invitaciones, a excepción de las invitaciones oficiales dirigidas a los jefes de la empresa. Esta correspondencia no se radica y no genera ningún trámite, ni responsabilidad para la empresa.

D DEPÓSITO DE ARCHIVO: local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo. DEPURACIÓN: operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación. DIGITALIZACIÓN: técnica que permite la reproducción de la información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes: papel, video, casetes, cintas, películas, microfilm, y otros) en una que solo puede leerse o interpretarse por computador. 30


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. DOCUMENTO PÚBLICO: Es el producido o tramitado por servidor público en ejercicio de su cargo o con su intervención. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en la Tabla de Retención o Tabla de Valoración Documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. DOCUMENTO DE APOYO: documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. DOCUMENTO FACILITATIVO: documento producido en idénticas o comunes en todas las entidades.

cumplimiento de funciones

E ELIMINACIÓN: actividad resultante de la disposición final señalada en la Tabla de Retención Documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar la información en otro soporte. ESTANTE: mueble compuesto de entrepaños o de anaqueles, que sirve para documentos en sus respectivas unidades de conservación. EXPEDIENTE: conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. FECHAS EXTREMAS: se refiere a la fecha más antigua y más reciente que puede encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.

F FOLIO: hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista. FOLIO RECTO: primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a ésta. 31


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

FONDO DOCUMENTAL: conjunto de documentos de archivo de toda naturaleza reunidos por una persona o una institución dentro del ejercicio de sus actividades.

G GESTIÓN DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. GUÍA: instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación. 77 GUÍA DE AFUERA: instrumento o testigo para controlar el préstamo de documentos, se diligencia y ubica en la carpeta en reemplazo del expediente o el documento mientras está en préstamo.

I IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL: primera etapa de la labor archivística que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo. INSTRUMENTO DE CONSULTA: documento sobre cualquier soporte, que describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su localización y recuperación. INVENTARIO DOCUMENTAL: instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series y/o subseries documentales de un fondo documental.

L LEGAJO: conjunto de documentos que forman una unidad documental. 78

M MUESTREO: técnica estadística aplicada en la selección documental con criterios cuantitativos y cualitativos. 32


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

O ORDENACIÓN DOCUMENTAL: fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos y funcionales. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. 79

P PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: ordenación interna de un fondo documental. Ubicación física y cronológica de los documentos al interior de los expedientes. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenece. Principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución no deben mezclarse con los de otra.

R REPROGRAFÍA: conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel. RETENCIÓN DOCUMENTAL: plazo que los documentos deben permanecer en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central, tal como se consigna en la Tabla de Retención Documental. 80

S SECCIÓN: en documentos.

la estructura

archivística, unidad

administrativa

productora

de

SELECCIÓN DOCUMENTAL: proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total. SERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. 33


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

SERIE DOCUMENTAL COMPLEJA: conjunto de unidades documentales de variada tipología. Ejemplo: expediente jurídico, historia laboral, historia clínica. SERIE DOCUMENTAL SIMPLE: conjunto de unidades documentales de la misma tipología: Ejemplo: consecutivo de facturas, consecutivo de resoluciones. SIGNATURA TOPOGRÁFICA: identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN: conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital. 81 SUBSERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales que son parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y característica específicas.

T TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. TESTIGO: elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas. TIPO DOCUMENTAL: unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: remisión de los documentos del Archivo de Gestión al Central y de este al Histórico de conformidad con las Tablas de Retención y de Valoración Documental vigentes. 82

U UNIDAD DE CONSERVACIÓN: cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. VALOR PERMANENTE O SECUNDARIO: cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. VALOR PRIMARIO: cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales o contables. 34


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

CONCLUSIONES  Podemos concluir que este manual es muy importante, ya que se maneja toda la correspondencia recibida y despachada por la entidad y además se lleva un control de todas ellas, para que así no haya ningún problema en cuanto a los documentos que se generen.

 Se maneja la correspondencia de manera que le lleguen a todas las dependencias y/o personas que trabajan en la empresa “COOTRAGEN”.

 Se explica de manera organizada como es el trámite de toda la documentación en la entidad y organizar en forma consecutiva los documentos con el fin de no mantener errores.

 Lo que se trata de hacer con este manual es explicar que los documentos de la empresa lleguen al destino por el cual llegaron a la empresa, o a su respectiva dependencia.

35


MANUAL DE RECIBO Y DESPACHOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

BLIBLIOGRAFIA  ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 07 de 1997. Reglamento General de Archivos. Bogotá, 1997.  Acuerdo 060/2001 Archivo General de la Nación, por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

 Acuerdo 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21,22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Bogotá, 2002.

 Cartilla de Ordenación Documental.

 Mini-manual Tablas de Retención y Transferencias Documentales. Bogotá, 1998.

 Ley 594 del 14 de julio de 2000, por la cual se dicta la ley general de archivo.

 Cartilla fundamentos básicos de administración documental.

 GTC-185

PRESENTADOR POR: NELSY YISETH MONDRAGÓN GONZÁLEZ LUZ AMADA QUIÑONES HERNÁNDEZ SANDRA MILENA BARRERO SAENZ

36


Manual correspondencia cootragen  

Manual de recibo y despacho de correspondencia de la empresa Cootragén, ubicada en el Municipio de Génova Quindío

Advertisement
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you