REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD BICENTENARIA DE ARAGUA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
SAN JOAQUÍN DE TURMERO - ESTADO ARAGUA
TechEmpresas: Digitalizandolas empresas EmpreTech sas:
Autora: Yerika Chacón
Tutora: Belkys Patiño
Universidad Bicentenaria de Aragua
Cátedra: Gerencia Empresarial Digital
Autora: Yerika Chacón
Tutora: Belkys Patiño
Sección 1
INTRODUCCIÓN
Desde que se puso de manifiesto la innovación tecnológica, que avanza a pasos agigantados, toda la humanidad empezó a tener la necesidad de adaptarse rápidamente a los beneficios y desafíos que supone la tecnología en el diario vivir y, como es evidente, las empresas no escapan a esta transformación. Durante los últimos años, se ha presenciado como las empresas aprovechan los recursos disponibles de la manera más eficiente posible para dar mayor valor agregado a sus productos y servicios, siendo así más competitivas dentro del mercado, buscando siempre la eficiencia y rapidez en sus operaciones para generar ganancias, así nace la digitalización de procesos, un esfuerzo conjunto entre talento humano y tecnología para llevar las operaciones al siguiente nivel.
A lo largo de esta revista, se revisará el paso a paso para que una empresa pueda digitalizar sus procesos de manera eficiente y lograr que su talento humano se adapte a los cambios, se explicarán el diagnóstico que se realiza al iniciar el proceso, la creación de la estrategia de digitalización, la capacitación necesaria para el personal, la implantación de nuevas tecnologías, la captación del talento capaz de manejarlas, los nuevos modelos de decisión que se emplean y los canales por medio de los cuales se comunican las actualizaciones hechas.
RUTA DE PASOS:
RUTA DE PASOS:
Proceso de Digitalización de una Empresa
Autora: Yerika Yarima Chacón Benítez
PASO 1: Diagnóstico
El primer paso que debe cumplirse en el proceso de digitalización de una empresa es el diagnóstico, un estudio profundo que se hace de la situación actual de la empresa, el cual permite no solo conocer el nivel de digitalización actual, sino también, las áreas de mejora de la empresa, los procesos propensos a digitalizarse, la capacidad y nivel de entendimiento del personal actual, además, se establecen los objetivos que la empresa quiere alcanzar a nivel digital, estos deben ser objetivos SMART.
ESPECÍFICOS MEDIBLES
Existen diversos métodos de verificación de la madurez digital de una empresa, es decir, métodos para diagnosticar a qué nivel ya se digitalizó una empresa o a que nivel puede hacerse, para dar un ejemplo de ello, se tomó el modelo descrito por Berghaus, Back y Kaltenrieder (2016), el cual estable los siguientes criterios a tener en cuenta:
PASO 2: Creación de la estrategia digital
La estrategia digital de una empresa, dice el departamento de Marketing y Comunicación de la UNIR (2024), que es un plan integral que guia la manera en la que los canales y herramientas digitales son usados, además
Este es un proceso en el que se deben completar ciertos pasos para entender cuál será la ruta a tomar durante la transformación digital de la empresa, estos son: de las plataformas y medios de comunicación online para alcanzar las metas específicas de la compañía a nivel de mercado.
EVALUACIÓN INICIAL
Lo realiza el personal para identificar los procesos que están propensos a serlo. Además de investigar cómo realizan el proceso empresas externas y adaptar las buenas prácticas.
PLANIFICACIÓN TECNOLÓGICA
Seleccionar las tecnologías que se adapten a las necesidades y actividades que realiza, cuidando que las nuevas tecnologías no interfieran con el funcionamiento de las que ya están apoyando los procesos.
IMPLEMENTACIÓN
Se realiza bajo lo establecido en un plan que señale que se hará y en qué momento, incluyendo pruebas piloto para identificar posibles problemas antes de una implementación completa.
SOPORTE CONTINUO
Proporcionar soporte y actualización continua de las herramientas y procesos digitalizados
DEFINICIÓN DE OBJETIVOS
Establecer metas claras y medibles para la digitalización, de manera que se conozca
el plan de acción para alcanzarlas
CAPACITACIÓN Y CULTURA
Debe invertirse en capacitar al personal sobre el uso adecuado de las herramientas a implementar, promoviendo una cultura de innovación y adaptación al cambio
MONITOREO Y AJUSTE
Controlar continuamente los resultados
que se están obteniendo y ajustar la implementación de ser necesario
EVALUACIÓN DE IMPACTO
Evauar el impacto de la digitalización en términos de eficiencia, costos y satisfacción del cliente.
PASO 3: Capacitación
Es entendible que al empezar con nuevos procesos y a usar nuevas herramientas, sea necesario instruir al personal de la empresa para que haga un uso adecuado de las mismas. Para ello, es altamente recomendable contar con un experto que no solo ayude al personal a
Debe considerarse que la capacitación no solo toma en cuenta el aprender a usar nuevos softwares
Inclusive, puede considerarse digitalizar también la capacitación y la formación continua que recibe el personal periódicamente. Tal como indica EA Learning (2024), dentro de los beneficios de digitalizar la formación del personal, están: entender y usar la herramienta, sino que también explique cómo emplear las funciones correctamente y acoplarlas a las necesidades de la empresa.
o herramientas digitales, también es constructivo para que el personal comprenda lanueva estructura organizacional, las nuevas expectativas que tienen sus superiores con respecto a su rendimiento y los cambios generales que se producen dentro de la empresa gracias a la presencia de las nuevas tecnologías.
Ahorro de costes
Promoción de autoaprendizaje
Deslocalización de los equipos de trabajo
Adaptabilidad de formato
Eliminación de barreras
Fomento de aprendizaje colaborativo
PASO 4: Implantación de nuevas tecnologías
Una vez que se ha elegido la herramienta que mejor se
adapta a la empresa y el personal ha sido capacitado, se implementan las tecnologías adquiridas en el entorno empresarial, este paso consiste en adaptar los antiguos equipos a los nuevos softwares o, si es necesario, adquirir y ubicar los nuevos equipos en el espacio de trabajo.
Existen herramientas que pueden funcionar 24/7 sin la necesidad de supervisión humana, que solo necesitan programarse una vez o actualizarse cuando sea necesario. Tal como relata Fuentes (2021), las principales herramientas para mejorar los procesos en una empresa son:
Electronic data interchange(EDI)
Es el intercambio automatizado de documentos de negocios entre empresas
Herramientas de Business Intelligence
Son aplicaciones que ayudan a analizar y presentar datos para tomar decisiones
E-procurement
Se encarga de la contratación electrónica y a la automatización de dichos procesos
CRM (Customer Relationship Management)
Son herramientas que se emplean para controlar interacción y contacto con clientes
PASO 5: Captación de talento digital
A pesar de la capacitación que pueda darse al personal que ya hacía vida dentro de la empresa, en ocasiones se hace indispensable hacer un nuevo reclutamiento para talento humano que ya posea conocimientos de las tecnologías implementadas dentro
Tal como con otros recursos humanos, al talento digital hay que: Este paso se lleva a cabo luego de la implantación de las nuevas tecnologías, ya que es en este punto dónde salen a relucir las falencias o áreas de mejora que producen los trabajadores antiguos, entonces, es momento de decidir si es mejor hacer un nuevo proceso de capacitación o de reclutamiento.
Por otro lado, no es obligatorio que esta persona se vuelva parte de la nómina fija de la empresa, sino que puede ser un asesor externo que realice sus funciones en los momentos en los que se requiere.
RECLUTARLO
Para este paso pueden incluirse herramientas tecnológicas como formularios online, entrevistas virtuales, entre otros Haciendo que la propuesta de trabajo sea llamativa, manteniendo siempre las expectativas claras de lo que ellos deben esperar de la empresa y de lo que la empresa espera de ellos.
GESTIONARLO RETENERLO
Desde el proceso de la entrevista y los primeros días del talento dentro de la empresa, deben identificarse las fortalezas y áreas de mejora, de manera tal que se ubique a cada persona en el puesto en el que, se cree, será más productivo
Esto se refiere a que el personal identifique todos los beneficios que trae quedarse dentro de la empresa y decida crecer en ella, para esto debe ofrecerse condiciones justas de trabajo y oportunidades de crecimiento profesional
PASO 6: Nuevos modelos de decisión
Al obtener los recursos necesarios para digitalizar las actividades de una empresa, viene el momento de ensamblar los procedimientos antiguos con las nuevas tecnologías y el nuevo personal, de manera que la transición se haga gradualmente y se integren todos los aspectos necesarios para que se logre la transición efectivamente.
Como lo dice Fuentes (2019), Las gerencias deben priorizar cambios culturales en todos los niveles de la organización, como fortalecer la comunicación interna para que los recursos se encaminen hacia el mismo objetivo. Asimismo, es necesario revisar la estructura organizacional y alinearla a la estrategia. Para ello, existen tres tipos de estructura: funcional, divisional y estrategia de negocios (UEN).
Estructura Funcional
Agrupa a los empleados por funciones especializadas (marketing, finanzas, producción, etc)
Ventajas Desventajas
Eficiencia
Control
Conflictos
Estructura Divisional
Divide a la empresa en unidades más pequeñas que operan de manera semiindependiente
Ventajas Desventajas
Estructura de Estrategia de Negocios
Combina elementos de la estructura funcional y divisional. Los empleados tienen dos líneas de mando
Ventajas
Flexibilidad Claridad
Responsabilidad
Desventajas
Confusión
Complejidad Costos
Colaboración
Conflictos
Eficiencia
PASO 7: Canales de Comunicación
Una vez finalizado todo el proceso, se hace de necesario comunicar interna y externamente los cambios que se han producido dentro de la empresa, de manera que tanto el personal como el público general conozca los beneficios que traerá a cada uno de ellos la implementación de las tecnologías escogidas, es importante definir las estrategias para hacer el comunicado y que llegue el mensaje correcto.
Integrado por personas motivadas y comprometidas con conocimientos que impulsan la transformación digital, pueden ser de diversos departamentos, para garantizar una visión general
Establecer una visión común
Incluye a trabajadores, clientes, proveedores y accionistas, para saberqué expectativas o preocupaciones les produce el cambio y generar la estrategia para comunicar la transformación.
Comunicar de forma interactiva y personalizada
Se trata de implementar las herramientas digitales para comunicarse con las diferentes partes, incluyendo redes sociales, webinars, videos, encuestas digitales y demás
Crear un equipo encargado del liderazgo digital
Que sea entendible por todos los miembros de la organización, para inspirar y aclarar los beneficios que el cambio trae consigo y las expectativas generadas para alcanzar un objetivo común
Analizar las necesidades de cada parte interesada
Se debe adaptar los mensajes a cada audiencia para asegurar que sean relevantes y significativos, utilizando todos los medios de comunicación que sean eficientes para el grupo.
Utilizar la comunicación como una herramienta de digitalización
CONCLUSIONES
Es importancte que al proceso de digitalización de operaciones se sumen la cantidad suficiente de personal capacitado para tomar las decisiones ante circunstancias que se enfrenten durante la implementación y, por supuesto, un periodo de adiestramiento al personal que se haga cargo de dicha tecnología, para que hagan un uso correcto y eficiente de la misma. Entonces, se puede decir que, la automatización de los procesos empresariales constituye uno de los objetivos más importantes de las empresas en la incesante tarea de la búsqueda de la competitividad en un entorno cambiante y agresivo.
Para poder sacar provecho de todos los equipos y personal capacitado, es necesario no solo tener un adiestramiento previo a la implementación de esta nueva metodología sino que también se requiere tener un plan de contingencia, una guía detallada paso a paso de cómo afrontar ciertas situaciones complejas a las que se puede enfrentar la empresa, de igual manera, que se tenga claro qué hacer cómo hacerlo y cuándo hacerlo.
Debe tenerse en cuenta que hay procesos que no están sujetos a automatización, ya que requieren de habilidades netamente humanas, como la empatía, la intuición y el raciocinio, mientras que, hay operaciones repetitivas, tediosas y predecible que al serle ahorran tiempo, capital y recursos en general a la organización. Por ello, es de vital importancia realizar un estudio específico en cada empresa para identificar qué procesos se pueden automatizar y cuáles no.
BIBLIOGRÁFICAS
Berghaus, S., Back, A., y Kaltenrieder, B. (2016). Digital Maturity &
Transformation Report 2016. San Galo: Universität St.Gallen. Recuperado el 17 de febrero de 2025 en: https://wwwdigitaleschweizch/wp-content/uploads/2016/06/digitalmaturity-transformation-report-2016-mit-best-practices.pdf
Marketing y Comunicación UNIR (2024) La importancia de contar con
EA Learning (2024). Cómo digitalizar la formación en empresas: Guía
una estrategia digital. La Rioja: Universidad Internacional de La Rioja Recuperado el 17 de febrero de 2025 en: https://www.unir.net/revista/marketing-comunicacion/estrategiadigital/ completa para la transformación digital. Recuperado el 17 de febrero de 2025 en: https://www.linkedin.com/pulse/c%C3%B3modigitalizar-la-formaci%C3%B3n-en-empresas-gu%C3%ADa-completamlxof/ el mejoramiento del desempeño empresarial en la empresa PALMACEITE S.A. en la ciudad de Santa Marta, Magdalena. Trabajo de grado para obtener el título de Licenciado en Administración de Empresas. Santa Marta: Universidad Cooperativa de Colombia.
Fuentes, J. (2021). La implementación de los avances tecnológicos para Fuentes, W (2019) Cambio estructural en tiempos de transformación
Van Nispen, J. (2018). ¿Cómo comunicar la transformación digital y el
digital. Monterrico: ESAN Universidad Recuperado el 17 de febrero de 2025 en: https://www.esan.edu.pe/conexion-esan/cambioestructural-en-tiempos-de-transformacion-digital cambio de la cultura organizativa? Recuperado el 17 de Febrero de 2025 en: https://www.linkedin.com/pulse/c%C3%B3mo-comunicar-latransformaci%C3%B3n-digital-y-el-cambio-de-van-nispen/
